VEJLEDNING

eKVIS 15-09-2016 Sagsnr. 2014-6070

1

Vejledning til akkrediteringssite. Juni 2016

Indholdsfortegnelse

1. Sådan logger du på akkrediteringssitet side 2

2. Opbygning af akkrediteringssitet side 3

3. Arbejdet med de enkelte standarder side 4

4. Sådan udarbejder du en ny retningslinje side 5

5. Sådan uploader du et eksisterende dokument side 7

6. Overblik og deling af egne dokumenter side 8

7. Sådan anvender du interne noter side 10

8. Adgang til andres dokumenter side 11

9. Sådan reviderer du i en godkendt retningslinje side 14

10. Ny version af uploadede dokumenter side 15

11. Samarbejdsfunktion - fælles dokumenter side 15

Hjælp til akkrediteringssitet

Problemer med at logge på eller fejl i funktionerne: - DAK-E support: 65 50 45 50 Spørgsmål til anvendelsen af funktionerne: - eKVIS på 35 44 84 58 eller 35 44 84 18

2

1. Sådan logger du på akkrediteringssitet

• Gå ind på www.ekvis.dk. Klik på Akkrediteringssite Kvalitetsdata og log ind med digital signatur til virksomheden

• Du kan øve dig ved at benytte DEMO’en på http://demo.dak-it.dk/akkreditering/ekvis/ (indtast-ninger renses en gang i døgnet)

• Digital signatur til medarbejderne betyder, at de kan tilgå akkrediteringssitet på lige fod med læ-gen. Du kan få flere informationer på Nets hjemmeside: http://www.nets.eu/dk-da/Produkter/Sikkerhed/medarbejdersignatur/Pages/default.aspx Du kan på landkortet neders på www.ekvis.dk se, om du kan hente hjælp hos IT-konsulenterne i din region. Nogle har vejledninger liggende, som du måske kan få glæde af.

3

2. Opbygning af Akkrediteringssitet Dette er forsiden af akkrediteringssitet. De grønne menupunkter indeholder generelle informatio-ner og funktioner. Du opretter og redigerer dine dokumenter ved at klikke på standarderne i kasserne.

Her kom-mer du retur til for-siden

7 hverdage ef-ter survey kan du se rapporten fra besøget her

Her får du over-blik over dine dokumenter og du kan dele dem med andre

3 mdr. før survey vil IKAS her læg-ge tidsplanen for surveybesøget

Hvis I er flere ydernumre i samme klinik kan I her oprette en platform til fælles dokumenter

Her kan du se kolle-gaers dokumenter og du kan kopiere tek-sten ind i dine egne skabeloner

Når klinikken via virksomhedens e-boks modtager den tildelte surveydato fra IKAS, skal datoen bekræftes her med et flueben. Desuden skal praksisoplysningerne opdate-res. OBS: det kliniknavn du skriver er det, som vil fremgå af dit akkrediteringscertifikat.

Oplever du tekniske problemer med sitet, kan du her se, om der er driftsproblemer og ellers kontakte sup-porten.

! betyder at det er en patientsikkerhedskri-tisk standard

Farvemarkeringen kan bruges til at vise jer selv, hvor langt I er med arbejdet. Funktionen er frivillig.

4

3. Arbejdet med de enkelte standarder

• Klik på forsiden på den standard, som du skal arbejde med • Herefter får du præsenteret indholdet i standarden • I højre side ligger der links til eksempler, vejledninger og hjemmesider, som kan understøtte ar-

bejdet

Nederst i stan-darden skifter du mellem de forskellige indi-katorer, og kan udarbejde eller tilknytte doku-menter til hver indikator

Hvis du vil bruge farve-markeringerne, marke-rer du her løbende hvor langt du er i arbejdet med den enkelte indika-tor. Markeringerne sam-les på forsiden. ”Ikke relevant” anven-des kun hvis den aktivi-tet, som indikatoren omhandler, ikke fore-kommer i klinikken.

Her finder du in-spiration og hjælp til arbejdet med standarden. Det kan være links til relevante hjemme-sider og eksempler på retningslinjer

5

4. Sådan udarbejder du en ny retningslinje Ex.: I denne indikator er der krav om, at der skal kunne henvises til et dokument, hvor arbejdsgangen er beskrevet. Du skal udarbejde et dokument. Der åbner sig en skabelon, som du skriver i. Du kan skrive teksten direkte eller indsætte tekst, fra eks-terne filer eller andres dokumenter i akkrediteringssitet.

Klik på Retningslinje og derefter klik på Opret nyt do-kument

Skabelonen indehol-der, de formkrav der er i Den Danske Kva-litetsmodel

6

Hvis der skal arbejdes videre med dokumentet på et senere tidspunkt, skal dokumentet gemmes som kladde og du kan når som helst gå ind og arbejde videre, da kladden ligger i skabelonen. Så længe der ligger en kladde, kan der ikke oprettes andre retningslinjer på denne indikator.

Gem kladde gemmer dit arbejde, så du kan gøre det færdigt på et andet tidspunkt.

Tryk Godkend doku-ment, når din retnings-linje er færdig. Den gemmes med titel og versionsnummer. Du kan ikke slette doku-mentet, men du kan al-tid åbne, redigere og gemme en nyere version Hvis du helt vil slette dit

I feltet Noter nederst i do-kumentet kan der skrives interne kommentarer, som kan hjælpe under udarbej-delsen.

7

5. Sådan uploader du et eksisterende dokument Hvis du har eksisterende dokumenter, registreringer o. lign., kan du uploade dem, så du har alt din do-kumentation samlet ét sted. Det kan f.eks. være log-skemaer, mødereferater, årshjul eller resultaterne fra patienttilfredshedsundersøgelsen. Hvis du uploader allerede udarbejdede retningslinjer eller procedure, som I har i klinikken, skal du være opmærksom på, at dokumentet skal leve op til kravene i skabelonen for retningslinje, se bilag 7, side 49 i DDKM-bogen. Filen lægger sig som vist nedenfor

Klik på Retningslinje og derefter Upload fil. Klik på Gen-nemse, vælg din fil og klik på Upload.

Op til tre timer ef-ter, at du har uploadet et do-kument kan du slette filen, hvis du f.eks. kom til at vælge en for-kert fil.

8

6. Overblik og deling af egne dokumenter Du kan dele dine godkendte dokumenter med IKAS, eKVIS og kollegaer blandt praktiserende speciallæ-ger med et ydernummer. Det vil være den nyeste version, der er delt. Du kan dele på to måder:

• Del alle: Alle godkendte dokumenter deles med IKAS, eKVIS og specifikke ydernumre • Del dokument: Ét dokument deles med IKAS, eKVIS, hele specialet eller specifikke ydernumre

Du kan altid ændre, hvem du har delt dine dokumenter med.

Deling med IKAS Det er vigtigt at du deler dine dokumenter med IKAS senest 1 uge før dit survey. Derved kan de to sur-veyorere, som skal besøge din klinik, læse dokumenterne inden. Deling med eKVIS Du kan dele dine dokumenter med eKVIS, hvis du får behov for dialog med eKVIS i forhold til specifikke dokumenter. Deling med kollegaer Du kan dele dine dokumenter med andre praktiserende speciallæger. Det betyder, at de kan se dit klinik-navn og dine dokumenter, og de kan kopiere relevant tekst til brug i egne dokumenter. På dokumentniveau kan du vælge at dele med alle de praktiserende speciallæger i dit speciale, eller du kan indtaste specifikke ydernumre, så du kun deler med en mindre gruppe, f.eks. en netværksgruppe el-ler speciallæger fra et andet speciale. Sådan deler du:

Klik på Egne dokumenter

Klik på Del alle for at dele alle dine godkendte doku-menter på én gang. Du kan altid ophæve delingen på do-kumentniveau.

I boksen kan du vælge at dele med IKAS, eKVIS og et/flere ydernumre på speciallæger. Tilføj ét ydernum-mer ad gangen. Du kan se hvem du har delt med og fjerne dem igen. Vil du dele med hele specialet skal det ske på dokumentniveau – se nedenfor.

9

Deling på dokumentniveau. Klik på plusset ud for det dokument, som du vil dele

Dokumentet åbner sig og du klikker på dele-ikonet og vælger i boksen, hvem du vil dele med.

Når du arbejder med dokumenterne under de enkelte standarder kan du også der til- eller fravælge at dele dokumentet med IKAS og eKVIS.

10

7. Sådan anvender du interne noter Interne noter kan bruges til at nedskrive opgaver, prioriteringer, refleksioner, erfaringer som kan være til gavn i processen, f.eks. når man skal redegøre for en indikator. Noterne er til klinikkens eget brug og kan ikke ses, selvom retningslinjer og filer deles med IKAS og eKVIS.

Klik på In-terne No-ter, skriv dit indhold og tryk på Gem

Notatet lægger sig nedenfor og kan åbnes og lukkes på ikonet. Noter kan ud-skrives, redige-res eller slettes.

11

8. Adgang til andres dokumenter Med denne funktion kan du se dokumenter fra andre praktiserende speciallæger. Du kan:

• se dokumenter fra klinikker, som har valgt at dele deres dokumenter med dit speciale eller dit ydernummer

• kopiere indholdet fra kollegaernes dokumenter til dit eget akkrediteringssite, redigere og tilpasse teksten til din klinik. Funktionen kan kun anvendes fra retningslinjer, som er udarbejdet i skabe-lonen og gælder ikke uploadede filer.

Klik på Andres dokumenter

Under hver standard kan du se de dokumenter, som an-dre har delt. Klinikkens navn står ud for dokumentet

Klik på og dokumentet folder sig ud, som nedenfor.

12

Klik på Kopier til egne do-kumenter. Titel, formål og fremgangsmåde bliver nu kopi-eret ind i skabelonen i dit ak-krediteringssitet under samme standard og indikator

13

Den kopierede tekst er lagt ind som kladde, og du kan nu arbejde med at redigere, så indholdet tilpasses din klinik.

Husk at gemme kladden eller godkende doku-mentet!

14

9. Sådan reviderer du i en godkendt retningslinje Der kan ske ændringer, som betyder, at du skal opdatere din retningslinje. Du finder retningslinjen og klikker på Redigér. Du kan herefter foretage dine ændringer. HUSK at tjekke ikrafttrædelsesdatoen inden du godkender, da det er den nyeste version af et dokument, som gælder!!

Når du gemmer den nye version, vil de tidligere versioner folde sig sam-men og ligger nedenfor, så de altid kan findes frem.

15

10. Ny version af uploadede dokumenter For at uploade en ny version af et dokument klikkes "upload ny version". Herefter vælges den reviderede fil, der skal uploades fra computeren.

Man kan IKKE lave en ny version ved at åbne dokumentet rette og gemme. Den nye udgave skal gem-mes udenfor akkrediteringssitet (klik ”Gem som”) og hentes ind igen ved at klikke "Upload ny version".

11. Samarbejdsfunktion - fælles dokumenter

Samarbejdsfunktionen betyder at to eller flere ydernumre, der har et praksisfællesskab kan have fælles dokumenter og være fælles omkring akkrediteringen.

Dette samarbejde betyder, at dokumenter udarbejdes i den fælles gruppe, og alle inkluderede ydernumre er ansvarlige for indholdet. Klik på fanen ”Samarbejde” øverst

Det er kun det ydernummer, der har oprettet gruppen, der kan tilføje nye ydernumre til gruppen.

Klik her for at op-rette og navngive en gruppe

Tilføj ydere ved at indtaste et eller fle-re ydernumre

16

Når et ydernummer er blevet tilføjet til gruppen, vil der komme en boks op næste gang denne logger ind. Når der klikkes på ”accepter invitation”, lægger gruppen sig under ”Samarbejde-fanen”.

I den grå boks øverst til højre, vælger man hvilken platform, man vil arbejde på. Det fremgår her hele ti-den, hvilken platform, man befinder sig på. Den fælles platform skal bruges i arbejdet med dokumenter-ne. Det anbefales ikke at bruger din egen platfor til dokumenthåndteringen, da det så vil fremstå som om du har to retningslinjer for det samme. Du skal bruge din egen platform når du opdaterer praksisoplys-ninger som beskrevet under pkt. 2 opbygning af forsiden.