Velkommen til

«Endring til frokost»Frokostmøte hos Difi 24.05.17

Hva er egentlig endringsledelse?

Endring til frokost arrangeres fordi offentlige ledere har sagt at de har behov for

kompetansetiltak på endringsledelse.

Vi snakker om endringsledelse gjennom praksis og har som mål å vise hvordan

endringsledelse gjøres, heller enn å si hva det er.

I frokostmøtene ønsker vi å:

1) Bidra til å dele kunnskap

2) Vise ulike perspektiver i endringsledelse

3) Gi dere eksempler på endringsledelse i praksis

Først må vi bli litt kjent

Dagens frokostmeny

Nina Sedvartsen Dudek - Arkivverket

Ledelse, medarbeiderskap og kultur for en ny digital hverdag – Arkivverkets

program

Stian Norli - Arkivverket

Det nye Arkivverket – fra en mellomleders perspektiv

Spørsmål til panelet

Arkivverkets program for ledelse, medarbeiderskap

og organisasjonskultur

Arkivverkets rolle er å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon –

et samfunnsoppdrag som stadig blir mer komplisert i en verden i endring

6

Fortiden Nåtid og fremtid

«Vår jobb er å sikre samfunnets behov for å bevare, gjøre tilgjengelig og

formidle arkiver”

Mediestorm

Designkriterier

for ny org.

struktur

Arkivverkets endringsreise

7

Okt. 2014 Jan. 2015 Apr. 2015 Aug. 2015 Nov. 2015

Ansettelse

av Inga

Bolstad

Nov. 2016

Analyser

avdekket store

utfordringer

Brudd i

forhandlingene

Politisk prosess

igangsettes

Pause for

omorganisering

Saken blir behandlet i

stortinget

Dialogmøter

Signert

protokoll

Ny

organisasjons-

struktur

Implementering

neste to år

Utformet

fremtidsbildet

«Arkivverket 2020»

Apr. 2016

Bakgrunn – arbeid med ledelse i Arkivverket

• LU på 90-tallet

• Ny ledergruppe 2011

Lite aktivitet frem til 2012

• Hindringer

• Lite aktivitet i linjen

• Organisasjonens modenhet

• Gjennomførte aktiviteter

• Ledersamlinger

• Kulturarbeid -første fellessamling i historien

• Lederprinsipper

2012 og 2013

OU-program

• Fortsetter å arbeide med

• Lederprinsipper

• Verdier

2014

Vi venter på ny riksarkivar

• Mål og strategi

• Styring

• Nye krav til ledelse

• Høy endringstakt

• Beslutning om midler til utvikling av ledelse

• Dedikert ressurs

• Ekstern bistand

2015 nye tider!

• Støtte til omstillingen i resten av 2016

• Langsiktig utviklingsarbeid fra 2017

2016 - 2019Program for

utvikling av ledelse, medarbeiderskap og organisasjonskultur

9

*) Arkivverkets arbeidsakser rangert fra 1-3 i forhold til viktighet for organisasjonen.

«For å lykkes med organisasjonsendring er det viktig at virksomheten

adresserer flere parametere samtidig»

Regelverksutvikling

Styrket kommunikasjonsmiljø

Forbedret interessenthåndtering

Forbedret styringsdialog

Bygge miljø for virksomhetsarkitektur

Prosjektstyring og ledelse

Nasjonal oppgaveløsning

SKATE

Forbedring av arbeidsprosesser

Produktivitetsøkning

Samfunnsoppdraget

Ny kompetanse

Utvikling av digitale tjenester

Ny prosess for budsjettildeling

Ny strategi

Innføring av virksomhetsstyringssystem

Organisasjonskultur

LederrollenOrganisasjonsstruktur

Relasjonsbygging

Eiendomssituasjonen

Digital agenda

Arbeidsplasser og kontorløsninger

Styrket samarbeid i sektoren

Ledergruppeutvikling

Strategisk rekruttering

Tillitsvalgte

Styrke linjen

Strukturert samarbeid med interesseorganisasjoner

Analyse av hele verdikjeden

1

2 3

Mandat for Utvikling av ledelse, medarbeiderskap og organisasjonskultur i Arkivverket

• Sikre at Arkivverket har

fremtidsrettet ledelse,

kompetanse og kultur gjennom

systematisk utvikling av

• Ledelse

• Medarbeiderskap

• Organisasjonskultur

• Utøvelse av ledelse for å

skape resultater i tråd med

gjeldende strategi.

Mål

• 3-årig program for utvikling av god ledelse, styrket medarbeiderskap og fellesorganisasjonskultur i Arkivverket

• Oppgaver, case og lignende samt møter, workshops, seminarer og samlinger for systematisk gjennomføring av programmet

• Eksempler på leveranser

• Beskrivelse og tiltak for etterlevelse av kjennetegn ved god ledelse, godt medarbeiderskap og ønsket kultur

• Lederplattform i form av elektronisk lederhåndbok

• Lederevaluering – aktiviteter for systematisk oppfølging av ledere

• Systemer, tiltak og aktiviteter for å styrke medarbeiderskap

• Jobbe systematisk og helhetlig med organisasjonen for å få de resultatene vi ønsker

• Integrere godt leder- og medarbeiderskap og ønsket kultur med strategi, styringssystem, budsjettprosesser, intern-kommunikasjon, leder- og medarbeidersamtaler og øvrige relevante dokumenter, arenaer og prosesser

Hovedleveranser

• Ledergruppen eier programmet og deltar i arbeidet gjennom å ha dette som fast agendapunkt i utvidete ledermøter

• Prosjektets arbeid integreres i eksisterende arenaer og drift av organisasjonen

• Prosjektgruppen arbeider sammen med eksterne konsulenter om utforming og implementering av programmet

• Ekstern konsulent bistår og bidrar til programmets struktur og faglige innhold

Prosess

Eierskap i ledelsen

Samarbeid med tillitsvalgte

God forankring i organisasjonen

Tett integrasjon med andre strategiske prosjekter

Tett integrasjon med eksisterende prosesser og løpende drift

Kritiske suksessfaktorer

• Programmet skal være i samsvar med innholdet i lederplakat for staten

• kommunal sektor

Avgrensning

• DD

• DR

Prosjekteier

Inga Bolstad

Team:

Nina Dudek (prosjektleder)

Strategisjef

Leder (RA)

Leder (SA)

Tjm.rep.

Eksterne konsulenter

Alle ledere i AV (linjen)

Kompetanse og ressursbehov

11© 2016 Deloitte AS

ARKIVVERKETS ORGANISASJONSUTVIKLINGSPROGRAM

UTVIKLING AV LEDELSE, MEDARBEIDERSKAP OG ORGANISASJONSKULTUR

Hva jobber vi med

Lederrollen

Utvikle lederkompetanse for å utøve ledelse i tråd med

prinsipper for god ledelse og definerte lederkrav

Endringsledelse

Sikre gode resultater og nå mål innenfor eget

ansvarsområde, kommunisere endringsbehov

Ledergruppe- og teamutvikling

Velfungerende og effektive ledergrupper. Tenke

helhetlig og ivareta Arkivverkets oppgaveløsing

Kulturutvikling

Langsiktig påvirkning av organisasjonskulturen i

ønsket retning

Rolleforståelse, individuell utviklingsplanSamhandling på tvers.

Rollemodellatferd

Leder som kulturbygger

Arbeid med kulturutvikling

Implementering

Endringsmetodikk

Ferdighetstrening; kommunikasjon, fjernledelse,

arbeidsgiverpolitikk

Evaluering av endringen

Justeringer

Kontinuerlig forbedring

Toppledergruppeutvikling LedergruppeutviklingTeam-/seksjon- og

prosjektledelse

Spilleregler, samarbeid Prestasjonskultur Etterlevelse

Informasjon om og forankre strategisk viktige temaer og prosjekter, og ledelsesfaglig kunnskap og påfyll

¨ Ledelsesplattform – utarbeide

krav til lederatferd

¨ Styringskort

¨ Ny organisasjonsstruktur og status

for endringsarbeidet

¨ Omorganiseringen -

innplasseringsløpet

¨ Ledelsesplattformen –

etterlevelse av krav til ledere og

lederatferd som er tydelig,

engasjert og tilstede

Lederforum i 2016

¨ Felles plattform for ny strategi –

arbeid med fremtidsbildet

¨ Ferdigstille fremtidsbildet og

arbeid med organisasjonskultur

og ledelse i endringsprosesser

¨ Ny organisasjonsstruktur, arbeid

med virksomhetsstyring og videre

arbeid med organisasjonskultur

¨ Fra fremtidsbilde til strategiske

tiltak – operasjonalisering av

strategi og arbeid med

lederrollen i endringsarbeidet

Lederforum i 2015

Vi ser på hvordan vi kan jobbe med eget

lederskap og ta arbeidsgiverrollen. Hva er

handlingsrommet for å utøve godt lederskap i

Arkivverket?

God rolleforståelse er avgjørende for å lykkes,

og vi arbeider med å analysere egen rolle og

forstå hvilke forventninger omgivelsene har til

oss.

Vi jobber med fjernledelse som tema, gjennom

å høre om andres erfaringer, ha dialog om

egne opplevelser, og finne forbedringspunkter.

I denne samlingen jobber vi også videre med

strategi og styringskort og knytter utvikling til

oppgaveløsingen.

ROLLEANALYSE, FJERNLEDELSE OG

STYRINGSKORT

Raumergården 15.-16.mars 2017

1• Hverdagsledelse

• Ledersamlinger

• Relasjonsbygging

Utvikling av Arkivverketslederguppe

3• Coachende samtaler i linjen

• Individuelle oppgaver

• Dialogbasert 360-vurdering

Individuell lederutvikling

2 Utvikling av avdelingenes ledergrupper

Personlig lederutvikling av den enkelte leder som er i tråd med Arkivverkets mål

4• Rolleanalyse

• Fjernledelse

• Grensesnittsledelse og samarbeid på kryss og tvers

• Intro til egen utviklingsplan

LederforumFelles arena for forståelse

og dialog om ledelse i Arkivverket

Effektiv ledergruppe på avdelingsnivå

En effektiv ledergruppe som bidrar til resultater

for Arkivverket, ledergrupper og

enkeltmedlemmer

Hensikt

6• Utviklingssamtaler

• Kulturworkshop

• Medarbeiderutvikling

• HMS-arbeid

• Fellessamling

OU-aktiviteter Medarbeiderutvikling og felles kultur

Arkivverkets øverste ledergruppe

Fagdirektører . Ledes av avdelingsdirektører

Avdelingsdirektører, fagdirektører og enkeltpersoner

Alle ledere og hovedtillitsvalgte

Hele organisasjonen

Målgruppe Innhold

5• Utviklingssamtaler

• Presentasjonsteknikk og møteledelse

• Kommunikasjon og kommunikasjonsstiler

Ledertrening FerdighetstreningAlle ledere

• Tematisk videreføring fra arbeidet i Arkivverket legger grunnlag for utvikling av avdelingenes ledergrupper

Vi arbeider helhet lig

ARKIVVERKET

¨ Vi prioriterer Arkivverkets overordnede mål og evner å sette egne ønsker til side

¨ Vi deler av vår kunnskap for å gjøre hverandre bedre

¨ Vi opptrer lojalt i tråd med beslutninger

Vi leverer som avtalt

¨ Vi legger vekt på brukernes og forvaltningens behov

¨ Vi respekterer beslutninger om hva som skal prioriteres

¨ Vi er beslutningsdyktige og tar ansvar for å oppfylle avtalte krav og mål

Krav til ledere i Arkivverket

Du tar ansvar for at vi opptrer som én etat

q Du opptrer som arbeidsgiver og representerer hele Arkivverket i møte med medarbeidere, tillitsvalgte,

verneombud, forvaltningen, brukere, media og andre samarbeidspartnere.

¤ Du deltar aktivt i beslutningsprosesser og bidrar til å ivareta ditt fagfelt, men er lojal mot felles

beslutninger.

¤ Ledere i Arkivverket fremstår samlet utad.

Du skaper resultater i tråd med etatens oppdrag og strategi

¤ Du har inngående kjennskap til Arkivverkets samfunnsoppdrag, strategiske mål, styringsparametere og

måltall og du setter dine medarbeidere i stand til å levere på dette

¤ Du har hovedansvaret for å identifisere og gjennomføre de tiltak og prosjekter som må utføres innenfor

ditt ansvarsområde for å oppnå de strategiske målene.

Du setter en høy standard for å bygge ønsket organisasjonskultur

¤ Du er en aktiv rollemodell gjennom ord og handling.

¤ Du har ansvaret for organisasjonskultur og arbeidsmiljø i din enhet og tar tak i uønsket adferd.

Lederatferd i Arkivverket

LEDERGRUPPENSFORMÅL

Viskalgistrategiskretningsometteam

Dettegjørvivedå:

o Sikrehelhetogsammenhengmellomfagområdenepåtvers

o Gitydeligebestillingerogrammeroverfororganisasjonen

o Følgeoppatprosesserogleveranserskjer

GjennomsamarbeidogulikkompetanseskalviskaperesultaterforArkivverket

Dettegjørvivedå:

o Væreetdiskusjonsforumsomhåndtererdilemmaerogulikesyn

o Prioriteredeviktigsteoppgavene

o Tabeslutningerbasertpådialogogprioriteringer

Fangeoppsignaler,tapulsenpåorganisasjonenforålykkesmedendrings-prosessenevåre

Dettegjørvivedå:

o Væretilgjengeligeformedarbeidere

o Forståhvaoghvordanduskalkommuniseresomleder

o Etterspørreinnspillogkommentarerfrafagdirektører

De tre resultatdimensjonene

Hva slags resultater ønsker vi å produsere?

ORGANISASJONEN

Hva ønsker vi at samarbeidet

og relasjonene mellom oss skal

være preget av?

LEDERGRUPPEN

Hva ønsker vi at den enkelte

av oss skal få ut av å være en

del av ledergruppen?

DEN ENKELTE LEDER

Ledergruppens

formål

Bang og Midelfart, Ef fektive ledergrupper. 2012.

SUKSESSFAKTORER

Toppleders engasjement og drive

Aksept for langsiktig arbeid – tro på at resultater kommer

over tid

Integrere utviklingsarbeidet med øvrig drift

Ansvaret plassert i stab for strategi og styring

o Liten stab, svært tett på toppledelsen

Ressurser

o Dedikert person til utviklingsarbeidet

o Økonomiske rammer

o Ekstern bistand

o Samlinger

o Ledernes investering av tid og krefter i

utviklingsarbeidet

Hvem er jeg, og hva er min endringsreise?

Seniorrådgiveren som ble mellomleder i ”sitt fag”

Nå fagdirektør med nasjonalt ansvar for en større portefølje

Tøff og lang omorganiseringsprosess

Mye usikkerhet og tvil

Helt avhengig av forankring i Strategi og styring

Personlig støtte – diskusjonspartner -fasilitator i hverdagen

Lederprogram

Bevisstgjøring av ny lederrolle

Mye egentrening – utfordre seg selv

Hvem er vi og hva gjør vi annerledes enn tidligere?

Seksjon Avlevering – Avdeling Forvaltning

Nasjonalt ansvar for avlevering av offentlig arkiver til Arkivverket

13 ansatte fordelt på 5 lokaliteter

Hamar, Oslo, Kongsberg, Kristiansand, Trondheim

To ”ulike” fagmiljø

Digitale arkiver

Papirarkiver

Beslutningsdyktige og likebehandler forvaltningen

”En liten og interessert gjeng som holder på med interessante ting”

Fjernledelse – erfaringer etter 6 mnd.

Bruke mye tid på å bli kjent, etablere tillit

”Signingsferd uten agenda”

Etablere felles forståelse over den nye seksjonens hovedoppgaver

Ny møtevirksomhet – Skypemøter

Avdelingsmøter

Seksjonsmøte

Fagmøter

”En til en”-møter

Fysiske fellessamlinger – fagdager

Digitaliseringen av Arkivverket

Hverdagsdigitalisering for alle

DFØ, iPhone, Skype, VPN, Facebook

Overordnet nivå:

Gode digitale publikumsløsninger

Mangelfulle digitale verktøy til forvaltningen

Intern bekymring for digitaliseringsprosessene i Arkivverket

Servicenivå og veiledning

Utfordrer historiker- og arkivarfaget

Utviklingsoppgaver går på bekostning av driftsoppgaver

Skuta er i ferd med å snus!

Spørsmål til panelet

Endringsledelse fra Difi 2017-2018

«Endring til frokost»

Tre frokostmøter høsten 2017

En serie podkaster om endringsledelse

To podkaster er ute

En ny podkast før sommeren

Nye nettsider om endringsledelse juni 2017

E-læringskurs om endringsledelse med lansering 2018

Du finner det og mer på Difi.no