VideoActaTM: l f ósimplificación 

d lde actas en el A t D BlAyto. De BlanesJoan Ignasi CarlesAj t t BlAjuntament BlanesJosé M. HinojosaAmbiser

Índice• Concepto de VídeoActa• ¿Qué es VídeoActaTM?• Referencias• Fundamentos jurídicos• Leyes de referencia• Implantación de VídeoActaTM en el Ayto. De Blanes• Beneficios• Conclusiones• Datos de contacto

Concepto de VideoActa• VideoActa es un documento multimedia y multi‐elemento 

firmado electrónicamente con certificado digital. • Se compone, al menos, de los siguientes elementos:

– Documento acta sucinta en formato electrónico– Diario de sesiones audiovisual– Firma digital, al menos, del Secretario de la reunión y del P id d l iPresidente de la misma

¿Qué es VideoActaTM?• VídeoActaTM es un sistema de gestión de actas que permite la 

simplificación del proceso de elaboración de actas, especialemnte las actas de Plenosespecialemnte las actas de Plenos.

• Se compone de tres subsistemas:Si t d b ió– Sistema de grabación

– Sistema de firma y custodiaP l d d ió– Portal de reproducción

• Se integra con otras soluciones de eAdmonl ó d d l• Permite la retransmisión en directo de las reuniones

• Facilita el acceso a los discapacitados auditivos

Fases de un VideoActa• ANTES delANTES del 

Pleno:Unempleadopúblicointroduceel “Ordendel  Técnico 

Antes…

Preparación Agenda Pleno

Día”,quepuedesermodificadoduranteel Pleno.

Secretaria

Grabación • DURANTEel

Operador

Durante…Minutaje Pl

Pleno• DURANTEel Pleno:Unempleadopúblicorealizalagrabaciónyel minutaje. Operador 

Sala PlenosPleno

y j

• DESPUÉS del Pleno: Un empleado

Despué

Minutaje y Firma

DESPUÉS del Pleno: Un empleado público comprueba el vídeo y elabora el acta. El SG y el Presidente firman 

Técnico Secretaria

és…Publicación VídeoActa

digitalmente.

Esquema de funcionamientoCiudadanos

Salón de PlenosCiudadanos

Sistema de

Tecnología

Sistema de Grabación 1. Transmisión vía

Internet, en streaming3 Cámaras 

Secretario General

“VídeoActa”

2. Desde el Custodia D t l

CPD del Ayto.

+ ó

Portal de Reproducción

Documental

Firma Electrónica

Red Interna DMZ

Portal de reproducciónPor Intervenciones (puntos orden del Día)Por Intervenciones (puntos orden del Día)

Por Oradores (en qué puntos hanintervenido)

Documento Electrónico (El Acta -Orden del día y Acuerdos-)Orden del día y Acuerdos )

Firmas Electrónicas (Verificar la autoría dela firma y la integridad del “VídeoActa”)

P it l li A t dif tPermite localizar Actas por diferentescriterios y permite seleccionar qué partedel vídeo reproducir. El Portal deReproducción está integrado en la página

7Ayuntamiento de Alzira – Vídeoactas Municipales La Transparencia en los Ayuntamientos Valencia Octubre-2014

Reproducción está integrado en la páginaWeb del Ayuntamiento.

Herramienta de grabación

Firma y custodia

Referencias (I)

Referencias (II)

Fundamentos jurídicosElusodelaVideoActasefundamentaen4pilares esenciales:1. Obligatoriedaddeextenderactadelasesión plenaria2 P ibilid d/ bli ió ti l Ad i i t i Públi2. Posibilidad/obligaciónquetienenlasAdministracionesPúblicas

deimplementarsistemasquecontribuyanagarantizarelaccesodelosciudadanosalosservicios municipales.p

3. NecesidaddedarcumplimientoalprincipiodepublicidadactivarecogidoenlaLey 19/2013 d 9d di i b d l i f ió úbli b19/2013,de9dediciembredeaccesoalainformaciónpúblicaybuen gobierno.

4 RegulaciónexplícitaenelReglamentoOrgánico4. RegulaciónexplícitaenelReglamentoOrgánico Municipal,deobligatorio cumplimiento,quesefundamentaenlos3principios anteriores.

Leyes de referencia• Articulo 109 del Real decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, 

por el que se  aprueba  el Reglamento  de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de los entes localesFuncionamiento y Régimen Jurídico de los entes locales.

• Ley  11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicosciudadanos a los servicios públicos. 

• Ley de Transparencia. Ley 19/2013, de 9 de diciembre de acceso a la información pública y buen gobierno.acceso a la información pública y buen gobierno.

• Reglamento Orgánico Municipal. Art 104 establece que las sesiones plenarias serán grabadas en sistema de VídeoActaTMp gcertificadas por el Secretario Municipal.

Implantación VideoActaTM en Ayto. Blanes (I)El sistema de VídeoActaTM se ha implantado de forma natural y 

con buena aceptación por parte de los concejales en los Plenos Municipales.Plenos Municipales.

• Antes: sesiones largas (más de 4 horas) por falta de regulaciuón de las mismas.

• Desde Aprobación de ROM‐2011: regula las intervenciones de los Concejales. Duración habitual en torno a las 3 horas.R i i b ió l l ió d l i i• Resistencias: aprobación la regulación de las intervenciones, sobretodo por parte de La Oposición.

• Fácil implantación: con estos precedentes y el respecto deFácil implantación: con estos precedentes, y el respecto de los Concejales al modo de funcionamiento regulado, la implantación de VideoActaTM ha sido muy sencillo.

Implantación VideoActaTM en Ayto. Blanes (II)El sistema de VídeoActaTM se ha implantado también para la 

simplificación de las actas de las Comisiones Informativas:• Sustituye al tracional sistema de grabación y transcripción de• Sustituye al tracional sistema de grabación y transcripción de 

las actas de las comisiones informativas. • AudioActaTM se utiliza en todas las comisiones informativas 

municipales. • Las actas anterios a la aplicación del sistema de 

A di A TM í i d lAudioActaTMcontenían un resumen sucinto de las deliberaciones, y su aprobación era fuente de conflicto.

• Con la aplicación de sistema de AudioActaTMse ha eliminadoCon la aplicación de sistema de AudioActa se ha eliminado esta conflictividad y se recoge íntegramente el contenido de las deliberaciones.

Beneficios que aporta VideoActaTM

• Rápidez: Disponibilidad del acta de la sesión en la página web municipal en un período de 48 horas una vez finalizada la sesiónsesión.

• Disponibilidad 24x7 los 365 días del año.Ah d di l t ibi l t d l• Ahorro de medios personales para transcribir el acta de la sesión.

• Objetividad: Evita todo tipo de problemas interpretativos• Objetividad: Evita todo tipo de problemas interpretativos sobre el contenido del acta 

Conclusiones• Ayuntamiento más transparente.• Solución sustentada jurídicamente.• ROI positivo: económica y socialmente. • Funcionario público dedicado a tareas de valor añadido.• Objetividad en la elaboración de actas.• La interpretación se traslada al ciudadano sin filtros previos.• Rápida implantación.• Poca resistencia al cambio.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

• Joan Ignasi Carles. Vicesecretario del Ayuntamiento de Bl i l @bl tBlanes. icarles@blanes.cat

• José M. Hinojosa. CEO AmbiserInnovaciones S.L. jhinojosa@ambiser esjhinojosa@ambiser.es

Reglamento de OrganizaciónReglamento  de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico

A i l 109 d l R l d 2568/1986 d 28 d i b l b l R lArticulo 109 del Real decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se  aprueba  el Reglamento  de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de los entes locales.

En este artículo se establece la obligatoriedad de elaborar una acta de cada sesión plenaria por parte del secretario con un contenido mínimo:del secretario con un contenido mínimo:

a) Lugar de reunión, con expresión del nombre del Municipio y local en que se celebra.b) Día, mes y año.c) Hora en que comienza.d) Nombre y apellidos del Presidente, de los miembros de la Corporación presentes, de los ausentes 

que se hubiesen excusado y de los que falten sin excusa.e) Carácter ordinario o extraordinario de la sesión, y si se celebra en primera o en segunda 

convocatoria.f) A i t i d l S t i d i l l t l tit i d l f i if) Asistencia del Secretario, o de quien legalmente le sustituya, y presencia del funcionario 

responsable de la Intervención, cuando concurra.g) Asuntos que examinen, opiniones sintetizadas de los grupos o miembros de la Corporación que 

hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de éstas.h) Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada miembro emitah) Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada miembro emita 

su voto. En las votaciones ordinarias se hará constar el número de votos afirmativos, de los negativos y de las abstenciones. Se hará constar nominalmente el sentido del voto cuando así lo pidan los interesados.

i) Parte dispositiva de los acuerdos que se adopten.) p q pj) Hora en que el Presidente levante la sesión.

Ley de Acceso electrónico de losLey de Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

Ley  11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. 

Establece que las administraciones utilizaran las tecnologías de la información de acuerdo con lo que prevé este texto legal, garantizando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de datos informaciones y servicios que gestionen en ejercicio de susinformaciones y servicios que gestionen en ejercicio de sus competencias

La Ley abre un amplio abanico de posibilidades a lasLa Ley, abre un amplio abanico de posibilidades a las administraciones públicas para implantar sistemas que contribuyan a esta finalidad.

Ley de Transparencia

Ley de Transparencia. Ley 19/2013, de 9 de diciembre de acceso a la información pública y buen gobierno.

Cumplimiento del principio de publicidad activa recogido en el artículo 5 de la Ley 19/2013: 

“Los sujetos enumerados en el artículo 2.1 publicarán de forma periódica y actualizada la información cuyo conocimiento sea l i l i d i id drelevante para garantizar la transparencia de su actividad 

relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública ”pública.

Reglamento Orgánico Municipal

Modificación de Art. 104 del Reglamento Orgánico MunicipalArt 104 establece que las sesiones plenarias serán grabadas enArt 104 establece que las sesiones plenarias serán grabadas en 

sistema de VideoActa certificadas por el Secretario Municipal.