HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÉ

TICKET MANAGEĐẠI LÝ VÉ MÁY BAY

I. GIỚI THIỆU................................................................................................................................................ 1

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG............................................................................................................................. 3

1. TRANG CHỦ......................................................................................................................................................32. ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN..........................................................................................................................................43. QUẢN LÝ VÉ......................................................................................................................................................54. THÊM MỚI (VNAIRLINE).....................................................................................................................................65. IN VÉ...............................................................................................................................................................76. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG.......................................................................................................................................87. THÔNG TIN ĐẠI LÝ VÉ.........................................................................................................................................98. THANH TOÁN TIỀN...........................................................................................................................................109. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN..........................................................................................................................................1110. MÃ HÓA DỮ LIỆU.............................................................................................................................................11

I. Giới Thiệu

Kính gửi Quý Đại lý, Quý Khách hàng !

Sau một khoảng thời gian khảo sát, tham khảo ý kiến của các Phòng Vé Máy Bay. Chúng Tôi nhận thấy, hiện tại các Phòng Vé tại Việt Nam đang sử dụng các phương pháp quản lý thủ công, nên rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình xuất vé, gây thiệt hại đến tài chính cũng như uy tín của các đại lý. Ngoài ra các Đại lý mất nhiều thời gian cho việc tạo ra form để In vé, để copy dữ liệu vào file Excel. Và khi số lượng nhân viên nhiều hoặc có nhiều văn phòng thì càng khó để quản lý hơn.

Một khó khăn nữa là việc đối soát các vé với đại lý cấp trên hoặc là đối chiếu với hãng, dễ thiếu sót và mất nhiều thời gian. Công việc xuất hóa đơn và báo cáo Công nợ dễ gây nhầm lẫn và thất thoát tiền bạc.

Nắm bắt được những khó khăn này Chúng tôi đã tạo ra giải pháp, đó là hệ thống quản lý vé máy bay “Ticket Manage”. Sẽ giúp các Đại lý vé máy bay tại Việt Nam có thể thao tác đơn giản, nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Dễ dàng mở thêm các văn phòng vé máy bay trên toàn Quốc mà không gặp trở ngại trong khâu quản lý và điều hành.

Các chức năng chính của hệ thống là:

-           Quản lý đặt chỗ và In vé: nhập liệu đơn giản (hầu như chỉ copy/paste từ các hệ thống VN Airline, website của Jestar, Air Mekong, Vietjet Air ...). Cho phép bạn tìm kiếm nhanh chóng đặt chỗ theo mã đặt chỗ, tên khách, tình trạng vé... In đặt chỗ cho khách theo form vé được thế kế đẹp đầy đủ thông tin logo hãng, thông tin hành khách, hành trình bay, giá vé, có lưu lại lịch sử thay đổi của từng đặt chỗ để tiện theo dõi.

-           Xuất dữ liệu ra file Excel theo nhiều tiêu chí khác nhau -           Quản lý khách hàng-           Quản lý nhân viên -           Quản lý đối tác-           Đối soát dữ liệu với đại lý cấp trên-           Xuất hóa đơn và quản lý công nợ-           Xuất báo cáo hàng tuần, hàng tháng, theo nhiều tiêu chí.-          Đặc biệt là chức năng cho phép các phòng vé tự động gửi mã Code đến số điện thoại của khách hàng thông qua hệ thống.- Thông tin về khách hàng và đại lý cấp dưới được mã hóa kí tự đặt biệt và lưu xuống Cơ sở dữ liệu, chỉ những tài khoản của chính phòng khi đăng nhập mới được mã hóa ngược lại. Ngay cả tài khoản Admin cũng không thể xem được thông tin này. Điều này sẽ giúp cho Phòng vé yên tâm hơn với dữ liệu quan trọng này.

 TicketManage là hệ thống:

•          Ổn định, bảo mật•          Dễ sử dụng, số liệu chính xác•          Không cần cài đặt•          Có thể truy cập bất cứ đâu có máy tính kết nối Internet/3G•          Đăng ký miễn phí •          Hỗ trợ 24/7 

Quý khách có nhu cầu tìm hiểu TicketManage xin truy cập vào Website http://www.quanlyve.com để xem các Video hướng dẫn sử dụngCần hỗ trợ 24/7: Gọi số điện thoại 0909774977 Email : support@quanlyve.com Yahoo & Skype: quanlyve

Xin chân thành cám ơn!

II.Hướng dẫn sử dụng

1. Trang chủ

Các Menu:

+ Giới thiệu: Tổng quát về hệ thống+ Đăng ký tài khoản: dùng để đăng ký tài khoản mới cho các Phòng vé+ Góp ý: Gửi những thông tin góp ý

+ Thanh toán: Chi phí và phương thức thanh toán + Quản lý vé: Trang quản lý các vé xuất, Export Excel, gửi tin nhắn SMS .v.v + Khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng

+ Đối soát vé, Thanh toán và Hóa đơn: Xem video hướng dẫn “Đối soát vé và hóa đơn”+ Nhân viên: Quản lý nhân viên+ Công ty: Thay đổi thông tin về Công ty bằng các hình ảnh+ Thống kê: Số vé, thu tiền .v.v.

2. Đăng ký tài khoản

+ Nhập tất cả thông tin+ Tên Công ty ghi ngắn gọn và phải trên một chữ, ví dụ: Hải Vân, Phòng Vé 247 .v.v+ Sau khi nhập đầy đủ thông tin, check vào ô “Đồng ý điều khoản sử dụng” và Click nút “Đăng Ký”

3. Quản lý vé

+ Thêm mới: Airmekong, Vietjet, Jestar, Airline. (Xem mục số 4)+ Export Excel: Chọn nhiều tiêu chí để Export Excel

- Nếu không chọn khách hàng thì sẽ lấy tất cả (1)- Nếu chọn khách hàng thì chỉ lấy dữ liệu của khách hàng đó (2)- Ngày tạo dữ liệu: Sẽ lấy từ ngày >= … đến ngày <= … (1)- Tháng tạo dữ liệu: Sẽ lấy tháng tạo dữ liệu ở ô đầu tiên >= (2)- Ngày bay: Sẽ lấy từ ngày >= … đến ngày <= … (3)

+ Đăng nhập Website: Jestar, Airmekong, VietjetAir, VnAiline + SMS: Gửi tin nhắn mã Code đến khách hàng, cần nhập số điện thoại của khách hàng và số điện thoại người gửi. Những mã Code đã được gửi SMS thì sẽ chuyển qua kí tự “X”.

4. Thêm mới (VNAirline)

+ Chọn hãng bay muốn thêm mới, ví dụ chọn *Airline*+ Copy nội dung từ hãng bay vào phần nội dung, xem Video hướng dẫn để Copy được

chính xác. http://www.quanlyve.com/Document/Print_vna.docx (Download Code thử, Hãng VnAirline)

+ Nhập giá NET (giá NET: là giá của hãng bay, chưa tính thuế và các phí khác), tiền lời của 1 hoặc 2 chặng.

+ Nếu chặng về có giá và tiền lời như chặn đi thì chỉ cần nhập chặng đi, hệ thống sẽ tự động hiểu có chặng về với mức tiền bằng nhau. Có thể nhập đủ số 0, hoặc nhập thiếu 3 số 000, hệ thống vẫn tự hiểu ra số tiền muốn nhập.

+ Sau đó Click “Kiểm Tra Dữ Liệu Airline”: Hệ thống sẽ tự động kiểm tra nội dung đã được Copy vào để xuất ra mẫu file vé đúng và lưu vào Cơ sở dữ liệu.

+ Tiếp theo chuyển qua trang hình như sau:

+ Chọn khách hàng: Chọn trực tiếp hoặc nhập nickname khách hàng để tìm kiếm- Nếu tìm kiếm xong thì rê chuột xuống nút “Thêm mới”, khách hàng sẽ tự

động được chọn.+ Chọn nhà Cung Cấp.+ Nhập số tiền đã trả: Số tiền này chỉ giúp cho việc giám sát, để thanh toán các vé này

thì phải sử dụng chức năng “Trả Tiền” (xem mục 8).+ Nếu có trẻ Em hoặc Em bé thì nhập vào số lượng, Hệ thống sẽ tự động trừ tiền vé

đúng với % theo các Hãng máy bay.+ Nếu có phí thêm thì tính tổng và nhập vào để hệ thống tự động Cộng (+) thêm vào

tổng tiền vé.+ Nếu có 2 chặn đi và về, thì bắt buộc phải nhập thêm giá tiền chuyến bay về.+ Nên chọn “Thêm mới và In” để có thể In vé sau khi dữ liệu đã được đưa vào hệ thống.+ Bag [Miễn cước]: Số cước được miễn, tính theo Kg.

5. In Vé

+ Mẫu file vé được In ra sẽ như hình trên+ Nếu muốn ẩn Logo của Phòng vé > Click vào Logo

+ Nếu muốn In vé, ấn tổ hợp phím Ctrl + P, hoặc Click vào Logo của hãng vé (VnAiline)

+ Nếu muốn quay trở về trang “Quản lý vé” > Clik vào tên Công ty (“Phòng Vé”)+ Nếu muốn thay đổi giá: Click vào giá của Đơn giá (như hình: 900.000 đ), và sửa giá

theo ý muốn. Sau đó nhấn phím Ctrl+P để In vé sau khi được sửa.+ Nếu muốn gửi mẫu file vé này cho khách hàng, thì Copy đường dẫn Url Website này

và gửi qua cho khách hàng.

6. Quản lý khách hàng

+ NickName: là tên quan trọng để thuận tiện cho việc quản lý

7. Thông tin Đại lý vé

+ Đây là phần quan trọng để quyết định đến mẫu file vé và mẫu file Công nợ được In ra. + Bạn cần tạo ra các hình ảnh phù hợp trước, rồi chọn 4 tệp tin, sau đó Click nút Upload.

Khi đó Bạn sẽ có mẫu file In ra theo ý muốn.

8. Trả Tiền

+ Chọn khách hàng và các tiêu chí cần thiết và Click “Lọc Dữ Liệu” > Các file vé chưa được thanh toán sẽ xuất hiện.

+ Check vào các Ô “Chọn vé” cần thanh toán, rồi nhập số tiền và ghi chú > Click vào nút “Thanh Toán” > Thanh toán thành Công sẽ tự động chuyển qua trang Quản lý Hóa Đơn.

9. Quản lý hóa đơn

+ Chọn khách hàng để “Lọc dữ liệu” + Click In Hóa Đơn: Copy đường dẫn (Url Website) để gửi cho khách hàng, báo cáo

Công nợ cần thanh toán, hoặc trực tiếp In ra để gửi cho khách hàng.+ Nếu muốn thanh toán thêm tiền: Chọn “Thanh toán thêm” > và nhập số tiền cần thanh

toán thêm, khi đó sẽ xuất hiện thêm mục “Hóa đơn con”.+ In Sao Kê: Chọn khách hàng và In ra các hóa đơn được tạo ra từ ngày … đến ngày …+ Lưu ý: Nếu xóa hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động trừ lại số tiền đã thanh toán

10. Mã Hóa Dữ Liệu

+ Dữ liệu về thông tin khách hàng và đại lý cấp dưới sẽ được mã hóa trước khi đưa vào Cơ Sở Dữ Liệu. Và chỉ những tài khoản của chính phòng vé khi đăng nhập vào thì dữ liệu mới được mã hóa trở lại. Điều này sẽ giúp bảo vệ an toàn thông tin quan trọng của Phòng Vé.