Innehåll - 1

Visma Enskild FirmaBokföring 2010-2011 och deklaration för 2010 _____________________________1Byte från annat bokföringsprogram till Visma Enskild Firma ___________________1Byte till momsredovisningen per kvartal från 2011 _________________________1Byte till bokföring enligt kontantmetoden __________________________________2De viktigaste funktionerna i programmet __________________________________2

Löpande rutiner ____________________________________________________3Årsrutiner och deklaration ____________________________________________4Utskrifter __________________________________________________________5Hjälp _____________________________________________________________5Min sida __________________________________________________________6Meny-raden _______________________________________________________6

Första gången du använder programmet __________________________________7Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration __________________________7Välj lösenord _______________________________________________________7Ange firmans räkenskapsår ___________________________________________7Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart ___________________________8Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet __________________8Uppgifter om firmans bankkonto och girokonto __________________________8Uppgifter om aktuella momssatser i firman ______________________________9Betalningsvillkor och övriga inställningar _________________________________9Markera att du innehar F-skattesedel ___________________________________9Företagslogotyp ____________________________________________________10Ingångsvärden för din bokföring _______________________________________10

Arbeta med löpande rutiner_____________________________________________11Faktura ___________________________________________________________11Kontantkvitto _______________________________________________________13Inbetalning i kassabok _______________________________________________13Utbetalning i kassabok _______________________________________________15Överföring i kassabok________________________________________________16Redovisning av moms ______________________________________________16Avskrivningar av inventarier ___________________________________________18Privata uttag av varor ________________________________________________19

Arbeta med årsrutiner _________________________________________________20Gå igenom Årsrutiner sida för sida _____________________________________21Kundfordringar beräknas automatiskt ___________________________________21Betala årets leverantörsskulder före årsskiftet ____________________________21Övriga justeringar av resultatet m m ____________________________________21Jord- och skogsbruk _________________________________________________22Beräkna värde på lager ______________________________________________22Komplettera med avdrag och inkomster som inte bokförts _________________22Uppgifter om avskrivningar ___________________________________________22Ange påförda egenavgifter/löneskatt för 2009 ___________________________23Uppgift om resultatfördelning _________________________________________23Lämna viktiga uppgifter för programmets inkomstplanering _________________24

Innehåll - 2

Redovisningskontroll ___________________________________________________24Arbeta med deklaration ________________________________________________25

Välj mellan helautomatisk deklaration, olika inkomstalternativ eller egna skattemässiga justeringar _____________________________________________26Programmet fyller i NE och förenklat årsbokslut __________________________27Uppgifter som ska lämnas på huvudblankett INK1 ________________________28Skatteberäkning ger besked om skatten på firmans verksamhet _____________28

Låsning av deklaration och bokföring samt årsutskrifter _______________________29Låser även bokföringen för 2010 ______________________________________29Förenklat årsbokslut ska skrivas under och arkiveras _______________________29Rättad deklaration måste lämnas till Skatteverket _________________________29Utskrift av deklarationsblanketter _______________________________________29Årsutskrift 2010 för arkivering _________________________________________30Export av SRU-uppgifter och SIE-fil _____________________________________30

Visma Enskild firma

1

Visma Enskild FirmaDetta kom-igång-häfte ger en sammanfattning över programmets viktigaste delar och funktioner.

Detaljerad beskrivning av alla programdelar finner du i hjälptexterna inne i programmet.

Med Visma Enskild Firma kan du själv enkelt sköta fakturering och bokföring samt deklarationen av dina inkomster från firman. Under året matar du in uppgifter om pengar du får in och pengar som betalas ut. Det ger dig full kontroll över hur firman går ekonomiskt och vilka tillgångar och skulder som finns. Samtidigt har du fullgjort firmans löpande bokföring enligt kontantmetoden. Efter årets slut gör du de justeringar som krävs och låter sedan programmet hjälpa dig med att fylla i firmans deklarations-blanketter och årsbokslut.

Bokföring 2010-2011 och deklaration för 2010I denna årgång av programmet kan du skriva in uppgifter för bokföring enligt kontant-metoden för åren 2010 och/eller 2011. Du kan dessutom göra firmans deklaration och förenklade årsbokslut för år 2010 sedan du bokfört inkomståret 2010 i programmet.

En ny årgång av Visma Enskild Firma ges ut före varje årsskifte för att alla regler kring både bokföring och deklaration ska vara helt uppdaterade i programmet. Bokföringen i programmet följer de nya reglerna om förenklat årsbokslut som gäller för räkenskapsår som påbörjas 1 januari 2007.

Byte från annat bokföringsprogram till Visma Enskild FirmaDet går utmärkt att byta från ett traditionellt bokföringsprogram till Visma Enskild Firma. Du måste dock göra bytet vid ett årsskifte när du startar ett nytt räkenskapsår i firman. Kom ihåg att du enbart kan använda Visma Enskild Firma om du bokför enligt kontant-metoden.

Byte till momsredovisningen per kvartal från 2011 Har du hittills haft årsvis momsredovisning och omsätter högst tre miljoner kr per år har du alltid rätt att vid ett årsskifte byta till kvartalsvis momsredovisning. Du måste dock meddela Skatteverket om bytet av redovisningsmetod. Meddelandet lämnas i god tid före den första momsredovisningen som ska vara inlämnad senast 12 maj 2011.

Visma Enskild firma

2

Byte till bokföring enligt kontantmetodenVisma Enskild Firma kräver att du sköter din bokföring enligt kontantmetoden (kallas även bokslutsmetoden av Skatteverket). Om det av ditt registreringsbevis för firman som du fått från Skatteverket framgår att du ska använda den s k faktureringsmetoden vid din bokföring, måste du byta bokföringsmetod innan Visma Enskild Firma kan användas.

Ett sådant byte kan inte göras innan du fått tillstånd från Skatteverket om ett byte. Behöver du byta måste du därför snarast ansöka hos Skatteverket om ett sådant byte. Du ska du även ange de särskilda skälen till varför du vill byta bokföringsmetod. Som skäl kan du då exempelvis skriva följande:

”Jag vill från 2011 bokföra enligt reglerna om förenklat årsbokslut med kontantmeto-den, som jag nu fått kännedom om. De reglerna förenklar min bokföring så att jag kan konkurrera på lika villkor med andra företagare som har denna enkla bokföringsmetod. Jag vill därutöver även hänvisa till samma skäl som motiverade möjligheten att byta bokföringsmetod för alla som ansökte vid årsskiftet 2006/2007.”

Du skriver din ansökan i ett vanligt brev eller använder blanketten SKV 4639 som finns på Skatteverkets hemsida.

De viktigaste funktionerna i programmetDe viktigaste funktionerna i programmet är följande

Startguide

Första gången du använder programmet kommer du till en licensguide (denna behandlas sist i denna dokumentation). Därefter får du välja att skapa ett nytt företag eller öppna ett övningsföretag.

När du skapar ett nytt företag kommer du till en startguide.

Den hjälper dig att fylla i de grundläggande uppgifter om din firma och dig själv som behövs för att du ska kunna skapa korrekta fakturor och komma igång med kassaboken i programmet.

Visma Enskild firma

3

Ingångsvärden från tidigare år

När du börjar använda Visma Enskild Firma måste du första gången skriva in uppgifter om olika ingångsvärden från föregående år.

Vissa uppgifter lämnar du när du går igenom Startguiden. Du kan också behöva kom-plettera med uppgifter via menyvalet Arkiv – Ingångsvärden.

Ingångsvärden behöver bara lämnas manuellt en enda gång i programmet. Kommande år ser programmet självt till att ta med alla nödvändiga uppgifter från gamla till nya inkomstår.

Ska du börja bokföra för en nystartad firma finns det mycket få ingångsvärden att lämna – i många fall inga alls.

Löpande rutiner

Fakturor och kontantkvitton

Till programmets Löpande rutiner hör det avsnitt där du skapar och skriver ut fakturor och kontantkvitton och håller reda på vilka kunder som betalat sina fakturaskulder.

Kassabok för inbetalningar/utbetalningar

I Löpande rutiner ingår också Kassaboken där du regelbundet för in uppgifter om inbetalningar som firman får för försäljning etc och utbetalningar som firman gör för inköp m m. På så vis har du alltid full kontroll över hur firmans verksamhet går ekono-miskt och vilka pengar som finns i firmans kassa och på olika konton.

Momsredovisning

Om du väljer momsredovisning per kvartal eller månad finns en översikt som visar momsbeloppen som hör till årets olika skattedeklarationer. I översikten låser du också en momsperiod för inmatningar när skattedeklarationen för perioden är inlämnad till Skatteverket.

Inventarielista

Du är skyldig att föra en förteckning över de inventarier som firman äger. Det kan du göra med funktionen Inventarielista. När du i kassaboken för in uppgifter om nya inköp av inventarier förs de automatiskt till Inventarielistan.

Genom att du på så vis alltid har en uppdaterad inventarielista kommer programmet helt automatiskt att kunna beräkna årets maximala avdrag som får göras för värde-minskning på inventarierna (avskrivningar).

Visma Enskild firma

4

Privata uttag av varor eller tjänster

I vissa branscher är det vanligt att ägaren gör privata uttag av varor eller tjänster ur sin firma. I så fall måste uttagen noteras löpande, eftersom de måste bokföras och efter-som inkomstskatt och moms ska betalas på det uttagna värdet. Registrering av uttagen sker i funktionen Privata uttag.

Årsrutiner och deklarationOm du i denna årgång av programmet har bokfört inkomståret 2010 har du i Årsrutiner möjlighet att lämna kompletterande uppgifter som kan behövas innan årsbokslut och deklaration för 2010 års verksamhet ska göras klar.

För dig som enbart sköter bokföringen för 2011 i denna årgång av programmet kom-mer funktioner för förenklat årsbokslut och deklaration för inkomståret 2011 att finnas i nästa årgång av programmet som kommer i slutet av 2011.

Årsrutiner

Programmets Årsrutiner använder du när inkomståret är slut för att få hjälp att justera det bokförda resultatet enligt de bokföringsregler som gäller och för att låta program-met beräkna sådana poster som bara beräknas årsvis.

I Årsrutiner lämnar du även vissa uppgifter som programmet behöver för att kunna hjälpa dig med inkomstplanering och deklaration.

Deklaration och förenklat årsbokslut

När du fyllt i nödvändiga uppgifter i Årsrutiner och hela bokföringen för 2010 är klar går du vidare till deklarationsdelen av programmet. Där låter du programmets inbyggda inkomstplanering hjälpa dig att få fram det resultat som programmet ska använda i din deklaration samtidigt som programmet och fyller i blankett för förenklat årsbokslut.

• Dinenamöjlighetärdåattlåtaprogrammetgöraenhelautomatiskdeklarationdärinkomsten som du deklarerar helt bestäms av principer som våra experter tagit fram.

• Ellerocksåtittarduförstpådeninbyggdaanalysenöverettantalolikaalternativtillinkomst, som programmets inkomstplanering ger dig och bestämmer sedan själv vilket av alternativen programmet ska försöka nå. När du gjort ditt val försöker pro-grammet då få fram den önskade inkomsten i firman via de resultatjusteringar som är möjliga att göra i det enskilda fallet och ger besked om planeringen lyckats enligt dina önskemål.

Visma Enskild firma

5

• DuharocksåmöjlighetattviafunktionenEgna skattemässiga justeringar själv manuellt skriva in uppgifter om avsättningar och återföringar av periodiseringsfonder och expansionsfond. Detta gäller även räntefördelning och schablonavdrag.

Därefter kommer programmet att fylla i alla uppgifter som ska lämnas för firmans verk-samhet på deklarationsblanketten NE och momsbilagan för inkomståret 2010.

Dessutom fyller programmet också i det nya förenklade årsbokslutet för 2010 helt automatiskt.

UtskrifterI programmet finns möjlighet att skriva ut fakturor med kopior och kontantkvitton som skapats liksom uppgifter om betalda/obetalda fakturor.

Vidare finns en rad rapporter av olika slag som bygger på uppgifter som lämnats i kas-saboken. Det gäller dels rapporter om firmans ekonomiska ställning liksom rapporter som måste finnas enligt bokföringsreglerna.

Vidare finns utskriftsmöjligheter av deklarationsblanketter som programmet fyller i och som du kan lämna till Skatteverket.

Hjälp

Hjälp direkt på bildskärmen

Visma Enskild Firma innehåller ett stort antal hjälptexter där du kan läsa om olika funk-tioner i programmet och om bokföringsregler, skatteregler m m.

Du kan när som helst få lägesrelaterad hjälp och information om alla funktioner i pro-grammet direkt på skärmen. Denna hjälp består av olika typer av snabbreferenser till menyer, funktioner och kommandon i programmet. Det finns flera sätt att på bildskär-men få hjälp med det du just nu arbetar med:

• TryckpåF1-tangenten för att få upp en hjälptext som rör den funktion eller det fält där du för tillfället befinner dig i programmet.

• Klickapåikonenmedfrågetecknetsomfinnsuppeiknappradenpåsidan.Dåkom-mer en hjälptext som behandlar hela den aktuella sidan.

• KlickapåHjälp-knappen om du befinner dig i en dialogruta.

• VäljmenyvaletHjälp.

Visma Enskild firma

6

Min sidaPå Min sida får du information som berör just dig och de produkter du arbetar med.

Via Min sida kan du arbeta med våra internettjänster och ladda ner nya versioner av de produkter du har avtal på. Du får också tips om hur du använder dina program och tjänster.

Dessutom får du tillgång till Visma Infoline, vår informationstjänst med nyheter om ekonomi, juridik, skatter och företagande samt årets skattekalender och aktuella ekonomifakta. Tjänsten, som är en del av Min sida i programmet, uppdateras med färska nyheter varje vardag i veckan.

För att få tillgång till personligt anpassad information på Min sida behöver du vara inloggad. Endast avtalskunder har möjlighet att nå Min sida.

Meny-radenProgrammets menyrad är uppbyggd på följande vis:

Arkiv

Under Arkiv når du inmatningssidorna för Ingångsvärden, som du måste fylla i manu-ellt när du första gången börjar använda programmet och har deklarerat tidigare för din firma.

Där finns även Företagsinställningar, där du anger olika uppgifter om firman som behövs för att dina fakturor ska bli korrekta och för att du ska komma igång med din bokföring.

Här finns även inställningar för lösenord, vissa personliga inställningar av programmet liksom funktioner som tillhör Windows-standard för menyvalet Arkiv, exempelvis Skriv ut, Utskriftsinställningar, Skrivarinställningar, Säkerhetskopia och Avsluta.

Arbeta med

Under Arbeta med finns menyval för Kassabok, Fakturor/Kvitto, Årsrutiner, Deklaration och Utskrifter.

Kommando

Här finns menyval som ändras beroende på vilken del av programmet du arbetar med. Menyvalen beskrivs längre fram.

Visma Enskild firma

7

Fönster

Här kan du stänga av visningen av programmets navigeringsfönster. Under rubriken Fönster ser du även vilka olika fönster som är öppna samtidigt.

Hjälp

Innehåller de hjälpfunktioner som beskrivits tidigare.

Första gången du använder programmetNär du följt de installationsanvisningar som finns sist i denna dokumentation och för första gången ska arbeta i programmet med din egen firma möts du av en Startguide. De flesta uppgifterna du lämnar i Startguiden kan du senare ändra via menyvalet Arkiv – Företagsunderhåll – Företagsinställningar.

Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklarationDet är viktigt att du är noggrann när du i Startguiden fyller i uppgifterna om dig och din firma. Uppgifterna används bl a för att skapa en mall i programmet för fakturor och kontantkvitton, där det ställs många lagliga krav på innehållet. Uppgifterna kommer också att användas vid utskrifter av andra viktiga handlingar kring din bokföring och deklaration. Om du fyller i samtliga uppgifter i Startguiden kan du vara säker på att de dokument som du kan skriva ut från programmet innehåller de uppgifter som lagen kräver.

Välj lösenordDu har möjlighet att ange lösenord, så att inga obehöriga kommer åt bokföringen av din firma.

Det kan vara särskilt lämpligt om du sköter din bokföring på en dator som även andra personer har tillgång till. Vill du inte använda lösenord kan du bara klicka dig förbi de fälten utan att skriva in något alls.

Ange firmans räkenskapsårI en firma är räkenskapsåret normalt samma som ett vanligt kalenderår.

Visma Enskild firma

8

Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystartDet år du startar firman kan räkenskapsåret vara hur kort som helst, bara det slutar den 31 december. Du kan vid starten av firman även förlänga räkenskapsåret till högst 18 månader. Om du exempelvis startar en firma 1 juli 2010 eller senare under hösten kan du välja att förlänga det första räkenskapsåret till 2011-12-31.

Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmetVar noggrann när du anger uppgifter om räkenskapsår i programmet. De uppgifter som anges i Startguiden kan inte ändras. Blir det fel måste du helt enkelt skapa ett nytt företag i programmet och ange de rätta uppgifterna.

Uppgifter om firmans bankkonto och girokontoI Visma Enskild Firma kan du registrera inbetalningar och utbetalningar i kassan samt på ett vanligt bankkonto och på ett konto som antingen är knutet till Bankgirot eller Plus-Girot. Det vanliga bankkontot kan exempelvis vara ett konto med lite bättre ränta, där man kan sätta in pengar som inte behövs i firman för stunden. Löpande inbetalningar från kunder hamnar i regel på girokontot och därifrån sker ofta de flesta utbetalningar vid inköp etc.

Visma Enskild firma

9

Vill du hålla nere dina kostnader och tar emot relativt få inbetalningar kan du kanske klara dig utan ett girokonto. Ett sådant brukar nämligen inte gå att få tillgång till utan att man betalar årliga avgifter till banken. Istället låter man kunderna göra sina inbetal-ningar direkt till firmans vanliga bankkonto.

Uppgifter om aktuella momssatser i firmanProgrammet kan hantera försäljningar med olika momssatser. Men som regel brukar en firmas verksamhet dock enbart omfatta försäljning till en och samma momssats.

Därför ska du ange vilka momssatser som är aktuella i ditt fall. Programmet kommer då inte att visa inmatningsfält för några andra momssatser på fakturor eller på poster för inbetalningar efter försäljning till kunder.

Betalningsvillkor och övriga inställningarDu anger vilka betalningsvillkor som ska anges på de fakturor du skapar i programmet. Du kan också göra en del andra inställningar, som du kan läsa mer om i hjälptexter i programmet.

Markera att du innehar F-skattesedelDet är knappast möjligt att i praktiken driva en egen firma utan att ha F-skattesedel. Du måste dock själv markera i startguiden att du har F-skatt. Uppgiften skrivs då ut på fakturor och andra handlingar i programmet där det enligt lagregler ska framgå att du har en F-skattsedel.

Visma Enskild firma

10

FöretagslogotypDu har även möjlighet att hämta in en företagslogotyp som ska visas på fakturan.

• KlickapåHämta och leta upp din bildfil.

Ingångsvärden för din bokföringOm firman inte är nystartad ska du sist i Startguiden skriva in uppgifter om behåll-ningen i kassa, på bankkonto och girokonto vid årets början. Övriga ingångsvärden som kan vara aktuella – exempelvis uppgifter om inventarier och andra tillgångar liksom om skulder som fanns vid årets början – lämnar du via menyvalet Arkiv – Ingångsvärden.

Visma Enskild firma

11

Arbeta med löpande rutinerNär du arbetar med Visma Enskild Firma är det funktionerna i Löpande rutiner som du kommer att använda mest. Det är här du skapar dina fakturor och kontantkvitton efter försäljningar och håller kontroll över dina fordringar på kunder. Det är också här du skriver in uppgifter om inbetalningar och utbetalningar och håller reda på hur firmans resultat utvecklas och hur stora tillgångar och skulder firman har.

Faktura

Skapa ny faktura

När du väljer Ny faktura visas en fakturamall med uppgifter som du skrivit in om företaget.

Du kompletterar på varje ny faktura med uppgift om fakturamottagare och vad försälj-ningen avser.

Visma Enskild firma

12

Tre statuslägen för faktura

En faktura i programmet har normalt ett av följande statuslägen – Inte utskriven, Utskriven och Betald. Även status som Delbetald respektive Makulerad kan före-komma.

Vilken status fakturan har visas uppe till vänster på skärmen när du har öppnat fakturan.

Status anges också per faktura om du väljer Visa översikt, som innehåller en lista över alla fakturor och kvitton som du skapat i programmet.

Visa översikt

Med Visa översikt får du fram en lista över alla fakturor och kontantkvitton som ska-pats i programmet under en vald period. I Visa översikt kan du sortera så att listan enbart visar fakturor eller kvitton.

Du kan välja att visa fakturor/kvitton med en viss status och du kan välja vilken tidspe-riod som översikten ska omfatta.

Inte utskriven

Så länge du inte skrivit ut en skapad faktura har den status Inte utskriven. På så vis kommer du ihåg att du inte har skickat fakturan till kunden, vilket inte kan ha skett eftersom du inte skrivit ut fakturan.

Utskriven

När du skrivit ut en faktura i programmet ändras status automatiskt till Utskriven. Detta gäller även om du skapat en PDF-fil eller skickade fakturan via e-post.

Vanligtvis innebär en sådan status att du även skickat fakturan till kund, d v s att faktu-ran är upprättad och klar.

När en faktura har statusen Utskriven kommer den av programmet alltid att tas med som en försäljningsinkomst, när du gör utskrifter av firmans resultat i en resultatrapport. Samtidigt anges beloppet även som en kundfordran i programmets balansrapport.

En enklare påminnelse skrivs ut, när fakturan har status Utskrift.

Betald

När du kopplat samman en faktura med en post för inbetalning i Kassaboken ges utskrivna fakturor av programmet statusen Betald.

Visma Enskild firma

13

Ångra eller makulera

Det finns vissa möjligheter att ångra eller eller makulera fakturor. Läs mer om det i pro-grammets hjälptexter.

KontantkvittoFunktionen för kontantkvitton fungerar på likartat sätt som fakturor, men har färre sta-tuslägen.

Vill du skapa ett kontantkvitto väljer du Nytt kontantkvitto.

Post för inbetalning skapas automatiskt

När du skrivit ut ett kontantkvitto, kommer programmet automatiskt att skapa en inbe-talningspost till kassan med uppgifterna på kvittot som grund. Programmet utgår ifrån att ett kontantkvitto som är utskrivet, alltid motsvaras av en verklig, kontant händelse.

Kvittot får därför statusmarkeringen Betald, så fort du gjort en utskrift av kvittot. Pro-grammet gör samtidigt en utskrift av en verifikation över händelsen som du kan sätta in i din pärm över verifikationer.

Inbetalning i kassabokVarje gång du fått en inbetalning till firman registrerar du i programmet att pengarna kommit in.

Ange rätt inbetalningsdatum

Du ska ange det datum då firman tagit emot pengarna, d v s den dag pengarna sattes in på bankkontot/girokonto eller togs emot kontant.

När du är noggrann med att ange rätt inbetalningsdatum i bokföringen, kommer behåll-ningen på bankkonto respektive girokonto alltid att stämma med kontoutdragen från banken. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen.

Du får då också möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i firman, d v s att det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utgifter firman har framför sig.

Redovisar du moms per kvartal eller månad är betalningsdagen också avgörande för innehållet i din momsredovisning. Då är det särskilt viktigt att inte ange ett senare datum för en mottagen betalning än det datum då betalningen mottogs.

Visma Enskild firma

14

Markera inbetalning till konto eller kassa

Du markerar om pengarna satts in på girokontot eller bankkontot eller om det är en kontant inbetalning till kassan.

Välj typ av inbetalning

Du måste också ange vilken typ av inbetalning det är fråga om och får då välja bland ett antal fasta inbetalningstyper. Du kan inte spara en inbetalning i programmet utan att ha valt inbetalningstyp.

Om inbetalningen hör till en faktura som är registrerad i programmet som obetald, ska du klicka på knappen Hämta obetald faktura.

Då visas en lista över de obetalda fakturor som finns och du kan enkelt peka ut den faktura som du fått betalt för. Programmet skapar då hela inbetalningsposten genom att använda uppgifter som finns på fakturan. Det enda du behöver göra är att komplet-tera med korrekt datum för inbetalningen och ange om inbetalningen skett till giro-konto, bankkonto eller kassa.

Du kan även markera en faktura i listan över fakturor som visas då du valt Visa över-sikt och sedan klicka på knappen Markera som betald. Även då kopplas fakturan samman med en inbetalningspost i kassaboken och inbetalningen blir på så vis regist-rerad.

Ångra eller makulera

Det finns vissa möjligheter att göra ångra eller makulera inbetalningar. Läs mer om det i programmets hjälptexter.

Visma Enskild firma

15

Utbetalning i kassabokNär du fått en faktura som firman ska betala, bör du registrera utbetalningen i kassabo-ken så fort du har tid. Då får du den mest rättvisande bilden av firmans ställning när du skriver ut resultatrapporter, eftersom resultatrapporten tar hänsyn till alla utbetalningar som matats in under året, även i de fall då själva betalningen av utgifterna ännu inte skett när rapporten skrivs ut.

De flesta använder idag en internetbank för att göra sina utbetalningar. Ta gärna för vana att skriva in uppgifter om utbetalningar i Visma Enskild Firma vid samma tillfälle som du lägger in order om utbetalningar i internetbanken.

När du registrerar utbetalningarna i programmet är det viktigt att du som utbetalnings-datum anger den dag då du bestämt att banken ska utföra betalningen. På så vis kom-mer kontoutdragen från banken alltid att stämma med huvudboken i din bokföring. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen.

Det är dessutom viktigt att ange korrekta datum om du redovisar moms per kvartal eller månad, annars kan det bli sådana fel i momsredovisningen att du riskerar få betala s k skattetillägg.

Enkelt att ha koll på likviditeten

Om du är snabb med att mata in uppgifter om dina utbetalningar i Visma Enskild Firma kommer du att ha möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i firman. Då ser du direkt om det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utbetalningar du tänker göra.

Ångra eller makulera

Det finns vissa möjligheter att ångra eller makulera utbetalningar. Läs mer om det i programmets hjälptexter.

Visma Enskild firma

16

Överföring i kassabokVälj Ny överföring om du i Kassaboken vill notera att du har flyttat firmans pengar mellan Kassa och Bankkonto och Girokonto.

Registrera överföringar till/från Skogskonto

Om din firma har bokfört en skogsfastighet kan det förekomma att du gör insättningar på och uttag från Skogskonto. Från 2007 gäller att dessa insättningar/uttag måste bokföras.

I programmet kan en sådan bokföring enbart ske genom att du använder funktionen Ny överföring och flyttar pengar från Girokonto, Bankkonto eller Kassa till Skogs-konto eller tvärtom.

Redovisning av moms Visma Enskild Firma hanterar årsvis momsredovisning, såväl som momsredovisning i skattedeklaration (månads- elller kvartalsmoms).

I programmet har du då tre alternativ att välja bland för momsredovisning. Du kan låta programmet hantera redovisningen per kvartal, per månad eller per år.

Kvartalsmoms oftast bäst

Kvartalsmomsen är den mest fördelaktiga metoden att redovisa moms för nästan alla som använder Visma Enskild Firma. Detta eftersom du då – utan alltför mycket admi-nistrativt arbete – kan försäkra dig om att du under löpande år aldrig behöver betala in moms till staten innan du först fått betalt själv. Samtidigt får du normalt den allra längsta kredittiden på momsbetalningarna. Bara i enstaka situationer kan årsvis moms eller månadsmoms i fortsättningen vara mer fördelaktig än kvartalsmoms.

Visma Enskild firma

17

Samma momsredovisningsperiod i programmet hela året

I Visma Enskild Firma gäller begränsningen att programmet enbart hanterar en och samma period för momsredovisning under hela året.

Därför måste du låta ett byte av momsperiod – exempelvis från månadsmoms till kvartalsmoms – gälla från 1 januari och hela året ut för att bytet ska fungera perfekt i programmet.

Läs mer om byte av momsperiod i programmets hjälptexter.

Skattedeklarationer för moms

När du i programmet valt att redovisa momsen per kvartal eller per månad skall du använda en s k skattedeklaration för din momsredovisning.

Du hittar dina skattedeklarationer i avsnittet för Moms i programmets Löpande rutiner.

Du kan löpande se vilka belopp som för respektive momsperiod finns registrerade som betalningar för utgående moms på försäljningar och för ingående avdragsgill moms på inköp. Du ser också om du för varje period kommer att få betala moms till staten eller om du har rätt att få moms återbetald.

Bokför som betald/återbetald

När du i programmet markerat en skattedeklaration som Inlämnad kan du med hjälp av knappen Bokför som betald/återbetald enkelt även skapa en post i kassaboken för själva betalningen som tillhör respektive skattedeklaration.

Allt ska med i sista perioden

Vid redovisning av inkomstårets allra sista momsperiod föreskriver reglerna att man i momsredovisningen även tar med momsen på årets försäljning som du inte fått betalt för vid årets slut. Finns sådana kundfakturor tas de automatiskt med av programmet.

Du får samtidigt göra avdrag för moms på leverantörsskulder som du fått faktura på, men ännu inte betalat. I programmet måste sådana skulder anges av dig i programde-len för Årsrutiner.

Visma Enskild firma

18

Momsskuld eller momsfordran i årsbokslutet

När du redovisar moms per kvartal/månad ska momsen behandlas på samma sätt i din bokföring som alla andra skulder och fordringar.

Har du exempelvis en momsskuld för den sista av årets momsperiod och inte betalar den förrän en bit in på nästkommande år, tas den momsskulden av programmet auto-matiskt upp bland skulderna i årsbokslutet.

På motsvarande sätt tas även en momsfordran upp i årsbokslutet av programmet.

Årsvis momsredovisning i inkomstdeklarationen

Du som väljer årsvis momsredovisning får programmets hjälp att fylla i blanketten Momsbilaga, samtidigt som programmet fyller i blankett NE.

Momsbilaga lämnas till Skatteverket ihop med den vanliga inkomstdeklarationen och innehåller samma slag av uppgifter som finns på skattedeklarationen för moms.

Betalning/återbetalning av moms beräknas ihop med din vanliga inkomstskatt när du har årsvis momsredovisning.

Avskrivningar av inventarierEnligt bokföringens regler måste du se till så att det finns en förteckning över de inventarier som firman äger. En sådan förteckning kan du lätt skapa i programmet med funktionen Inventarielista.

Då får du på samma gång tillgång till en helt automatiskt beräkning i programmet av de maximala avdrag som varje år får göras för värdeminskning på inventarierna.

När du första gången börjar använda programmet skriver du in uppgifter om firmans inventarier som ingångsvärden.

Inventarielistan uppdateras automatiskt

Varje gång du gör ett inköp av ett inventarium får du lämna några extra uppgifter om inköpet i en särskild dialogruta. Programmet kan då avgöra om det nya inventariet får tas upp som ett avdrag på en gång eller om årliga avskrivningar istället ska beräknas på inköpet. Samtidigt sker en automatisk uppdatering av Inventarielista varje gång du använder utbetalningstypen Inventarier vid ett inköp.

Visma Enskild firma

19

Privata uttag av varorOm du för privata ändamål förbrukar varor som hör till firman har du gjort ett ”privat uttag” från firman.

Sådana uttag ska beskattas hos dig. Om du gör privata uttag av varor ska det bli samma skattemässiga effekter av uttaget som om du istället hade sålt varan till en utomstå-ende. Bokföringsreglerna kräver därför att du regelbundet registrerar värdet av eventu-ella privata uttag som du gjort.

Programmet ser till att privata uttag bokförs och beräknas på ett korrekt sätt när du använder funktionen Privata uttag som finns bland programmets löpande rutiner. Reglerna gäller privata uttag av både varor och av tjänster.

När du i programmet skriver in uppgifter om privata uttag måste du ange både mark-nadsvärdet och det inköpspris firman haft för varan. Programmet behöver båda uppgif-terna för att kunna räkna ut korrekt moms och skatt på uttaget.

Visma Enskild firma

20

Ibland finns det inget särskilt inköpspris som du kan ange. Då skriver du in samma belopp i programmet både som marknadsvärde och som inköpspris.

Arbeta med årsrutinerProgrammets Årsrutiner använder du när inkomståret är slut för att få hjälp att justera det bokförda resultatet enligt de bokföringsregler som gäller. Årsrutiner används också för att låta programmet hantera sådana poster som bara beräknas årsvis inför årsboks-lut och deklaration och som inte kan skötas helt automatiskt av programmet.

I programmet finns alltid möjlighet att registrera inbetalningar och utbetalningar och andra löpande rutiner för två olika inkomstår, medan Årsrutiner och Deklaration enbart finns för ett inkomstår per årgång.

I denna årgång av programmet har du tillgång till Årsrutiner och Deklaration för inkomståret 2010.

För dig som enbart sköter bokföringen för 2011 i denna årgång av programmet kom-mer funktioner för årsbokslut och deklaration för inkomståret 2011 att finnas i nästa årgång av programmet som kommer i slutet av 2011.

Visma Enskild firma

21

Gå igenom Årsrutiner sida för sidaEnklast är att efter årsskiftet gå igenom sida för sida i Årsrutiner och lämna uppgifter som är aktuella i ditt fall. I princip kan detta göras direkt efter årsskiftet, men ofta brukar man inte ha tillgång till alla nödvändiga uppgifter förrän ett antal veckor in på det nya året.

Kundfordringar beräknas automatisktDen oftast viktigaste posten vid årsskiftet – kundfordringar – beräknar programmet automatiskt genom att du registrerat alla dina fakturor till kunder i programmet. Då vet programmet vilka fakturor som inte är betalda vid årsskiftet, d v s hur stora firmans kundfordringar är vid årets slut. Värdet av dessa tas av programmet upp enligt de regler som gäller och är något du inte alls behöver tänka på.

Betala årets leverantörsskulder före årsskiftetSkulder till leverantörer som betalas före årsskiftet får normalt dras av det år de betalas. Det gäller även momsen. Ta därför för vana att före årets slut betala alla fakturor som du fått inför årsskiftet, även om sista betalningsdag på fakturan kanske infaller några dagar in på det nya året. Du kan visserligen förlora några enstaka räntekronor genom att betala före årsskiftet, men i gengäld slipper du ifrån att tillämpa flera krångliga bok-föringsregler.

Övriga justeringar av resultatet m mKontantprincipen för bokföring innebär att du under löpande år enbart behöver bokföra kontanta händelser, dvs inbetalningar och utbetalningar. Dock måste du i årets resultat även ta med vissa fordringar och skulder som finns vid årets slut. Även vissa förskott och liknande ska tas upp vid årets slut.

De justeringsbelopp som du anger i programmet kommer att påverka firmans årsresultat.

Visma Enskild firma

22

Jord- och skogsbrukPå denna sida lämnar du uppgifter om Insatsemissioner och ännu inte utbetalda belopp enligt Betalningsplan för skog, vilka är sådana obeskattade tillgångar som ska tas in i den förenklade årsbokslutet. Du kan även lämna uppgifter angående Skogs-

konto och Skogsavdrag.

Beräkna värde på lagerNär du under året köpt in varor som ska säljas vidare har du registrerat inköpen på utbetalningstypen Varor, material m m. Löpande under året har dessa inköp därmed räknats som en kostnad i firman.

Om du har kvar ett lager av inköpta varor och material vid årets slut ska värdet på dessa inte räknas som en kostnad det gångna året. Därför ska du beräkna lagrets värde vid årets slut. Programmet ser sedan till så att lagrets värde vid årets slut anges på kor-rekt sätt i bokföringen.

Komplettera med avdrag och inkomster som inte bokförts Vissa avdrag bokförs inte utan ska enbart göras i deklarationen. Det gäller exempelvis avdrag för resor till och från firman om du har en firmalokal utanför hemmet. Uppgifter måste också lämnas separat om du ska deklarera inkomst av en bilförmån eller hyres-förmån.

Även avdrag som ska göras för arbete med firman i egna bostaden skrivs in separat liksom avdrag för pensionssparande. I det sista fallet beräknar programmet också avdragsgill löneskatt på pensionssparbeloppet och ger även information om hur under-laget för löneskatten ska redovisas i deklarationen.

Uppgifter om avskrivningarProgrammet beräknar automatiskt största möjliga avskrivningar på inventarier, byggna-der och markanläggningar som registrerats i programmet.

Samtliga uppgifter som behöver lämnas på deklarationsblanketter om gjorda avskriv-ningar flyttas också av programmet helt automatiskt till deklarationen.

Visma Enskild firma

23

Ange påförda egenavgifter/löneskatt för 2009Om firman inte är nystartad måste du ange det belopp som du slutligt har debiterats för egenavgifter eller löneskatt för inkomståret 2009. Beloppet framgår av ditt besked från Skatteverket om slutlig skatt för år 2009 och finns även med som en uppgift på den förtryckta deklarationsblanketten INK1 som du får under våren 2011.

Uppgift om resultatfördelningDu kan ange om du ska dela årets uppkomna resultat med make/maka. Möjlighet finns också att ange belopp när du ska dela uppkommet resultat med någon annan person om du är med och driver ett enkelt bolag. Du kan även skriva in uppgifter om firmainkomst som du får i egenskap av make/maka eller från ett enkelt bolag. Läs mer om resultatfördelning i hjälpen.

Visma Enskild firma

24

Lämna viktiga uppgifter för programmets inkomstplaneringInnan du går vidare till avsnittet Deklaration måste du lämna uppgifter om dina even-tuella löneinkomster, pension etc som du har fått under 2010. Det behövs för att pro-grammets deklarationsdel ska kunna ge goda råd för din inkomstplanering och beräkna skatten på inkomster från firman.

RedovisningskontrollI programmet finns en redovisningskontroll som ökar kvaliteten på den bokföring, deklaration och årsredovisning som du skapar med hjälp av programmet.

När programmet gör en redovisningskontroll letar funktionen efter felaktiga inmatningar och efter viktiga uppgifter som saknas, men som behövs för att programmet ska kunna göra en korrekt bokföring och så småningom även göra klart deklaration och årsbokslut.

Redovisningskontrollen varnar dessutom för ovanliga registreringar och ger tips om möjliga avdrag etc.

Du kan när som helst köra Redovisningskontroll genom att klicka på ikonen märkt OK längst uppe till höger på skärmen. Den kan också köras med kommandot F11 eller via menyvalet Kommando - Redovisningskontroll.

Visma Enskild firma

25

Arbeta med deklarationNär hela bokföringen för 2010 är klar och du fyllt i nödvändiga uppgifter i Årsrutiner går du vidare till deklarationsdelen av programmet.

Visma Enskild firma

26

Välj mellan helautomatisk deklaration, olika inkomstalternativ eller egna skattemässiga justeringarPå sidan för inkomstplanering låter du programmet hjälpa dig att få fram det resultat som ska användas i din deklaration.

•DinenamöjlighetärdåattklickapåknappenGör helautomatisk inkomstplane-ring/deklaration. Då kommer inkomsten som du deklarerar helt bestämmas av programmet efter principer som våra experter tagit fram. Om bara inkomsten från firman räcker till, innebär det att du kommer att deklarera en inkomst som ger rätt till hyggliga förmåner i de sociala trygghetssystemen, utan att du behöver betala statlig inkomstskatt (hög marginalskatt).

•DukansomalternativklickapåknappenAnalysera olika inkomstalternativ. Då visas en analys med olika alternativ till inkomst, som programmets inkomstplanering ger dig att välja på utöver den beräkning som en helautomatisk deklaration resulterar i. Du bestäm-mer sedan själv vilket av alternativen programmet ska försöka uppnå. När du gjort ditt val av alternativ och klickar på knappen Fyll i deklaration försöker programmet få fram den önskade inkomsten i firman via de resultatjusteringar som är möjliga att göra i det enskilda fallet och ger besked om planeringen lyckats enligt dina önskemål.

Visma Enskild firma

27

• DuharocksåmöjlighetattviafunktionenEgna skattemässiga justeringar själv manuellt skriva in uppgifter om avsättningar och återföringar av periodiseringsfonder och expansionsfond. Detta gäller även räntefördelning och schablonavdrag.

Programmet fyller i NE och förenklat årsbokslutFör att förenkla för dig kommer programmet att fylla i samtliga belopp på deklarations-blanketten NE när du valt hur programmets inkomstplanering ska göras. Även det för-enklade årsbokslutet fylls i av programmet på samma gång.

Visma Enskild firma

28

Uppgifter som ska lämnas på huvudblankett INK1Vissa uppgifter om firmans verksamhet måste också lämnas manuellt på den för-tryckta deklarationsblanketten INK1. Utskrift direkt på den blanketten kan inte göras från programmet, utan de uppgifter som ska anges måste du skriva in för hand på INK1. I programmet visas vilka belopp som ska skrivas in i respektive fält på baksidan av INK1-blanketten.

Skatteberäkning ger besked om skatten på firmans verksamhetI programmet sker en beräkning av skatten på resultatet av firmans verksamhet. Resul-tatet jämförs med den F-skatt du på sista sidan i avsnittet Årsrutiner angett att du för inkomståret 2010 betalat till Skatteverket.

Programmet kan däremot inte ge någon komplett skatteberäkning för din del, eftersom det kräver långt fler uppgifter än de som kan lämnas i Visma Enskild Firma.

Visma Enskild firma

29

Låsning av deklaration och bokföring samt årsutskrifterNär du gjort klart deklarationen för 2010 och gjort utskrifter som ska lämnas till Skat-teverket är det viktigt att du låser deklarationen.

Låser även bokföringen för 2010När du låser deklarationen blir även bokföringen för 2010 låst så att inga nya poster kan läggas till och inga ändringar av något slag göras längre. Detta garanterar att det bokförda resultatet i programmet är det resultat som ligger till grund för din deklaration och att det förenklade årsbokslutet får korrekt innehåll.

I samband med låsningen skapas en årsutskrift samt en säkerhetskopia före låsnings-tillfället.

Förenklat årsbokslut ska skrivas under och arkiverasDet förenklarde årsbokslutet behöver inte lämnas till någon myndighet. Däremot är du skyldig att göra en originalutskrift av årsbokslutet som du själva ska skriva under. Du måste sedan förvara det underskrivna årsbokslutet i minst 10 år och kunna visa upp det för till exempel Skatteverket vid behov.

Rättad deklaration måste lämnas till SkatteverketOm du efter att du låst deklarationen skulle vilja korrigera i bokföringen för år 2010 eller i deklarationen, är det alltid möjligt att låsa upp deklarationen igen. Ta i så fall bort markeringen i rutan Klar/låst.

Om du gör ändringar som påverkar bokföring och/eller deklaration är det viktigt att du lämnar en ny, rättad deklaration till Skatteverket.

Utskrift av deklarationsblanketterPå sidan kan du välja att göra en utskrift av deklarationsblanketterna NE som kan läm-nas till Skatteverket.

Även på huvudblanketten INK1 ska en del uppgifter lämnas om deklarationen av din firma. De uppgifterna måste dock skrivas in manuellt. Från programmet sker enbart en utskrift som visar vilka belopp som ska föras in vid respektive fält på baksidan av blanketten INK1.

Visma Enskild firma

30

Årsutskrift 2010 för arkiveringDu är skyldig att spara din bokföring i tio år. Samma gäller för verifikationer och andra handlingar som hör till bokföringen. Du har därför möjlighet att i programmet begära en årsutskrift av alla viktiga uppgifter från bokföringen i programmet, som måste sparas i tio år.

Uppgifterna skrivs normalt ut i så kallat pdf-format, som ger dig en fil som du kan spara på datorns hårddisk. Det är också lämpligt att du sparar ett exemplar av pdf-filen på ett annat datamedium, exempelvis på en cd-skiva, USB-minne, diskett etc.

Export av SRU-uppgifter och SIE-filDu kan i programmet skapa en s k SRU-fil som används för att skicka in uppgifter från blankett NE och momsbilaga till Skatteverket.

Du kan även exportera en s k SIE-fil med bokföringsuppgifter från programmet, vilken kan användas för att importera deklarationsuppgifterna till Visma Spcs skatteprogram. SIE-filen som kan skapas är av typen SIE-1 och innehåller årssaldon.