Senast uppdaterad 2019-01-03

VISMA - PERSONEC

Grundmanual Självservice

Sammanfattning En kort manual som introducerar dig för verktygen till din egen lön.

1

1 Inledning ............................................................................................................................................... 2

2 Inloggning ............................................................................................................................................. 3

2.1 Anställda inom MTG-kommunerna ............................................................................................... 3

2.2 Anställda i Karlsborgs Kommun ..................................................................................................... 3

2.3 Startsidan ....................................................................................................................................... 4

2.4 Hjälp på vägen ............................................................................................................................... 4

3 Rapportering ......................................................................................................................................... 5

3.1 Saldon Översikt .............................................................................................................................. 6

3.2 Lägg till ny aktivitet ........................................................................................................................ 7

3.2.1 Frånvaro.................................................................................................................................. 7

3.2.2 Turbyte ................................................................................................................................... 8

3.2.3 Avvikande tjänstgöring ........................................................................................................... 9

3.2.4 Tillägg/avdrag ....................................................................................................................... 10

3.3 Mina resor ................................................................................................................................... 11

3.3.1 Endagstraktamente och Flerdygnsförrättning ..................................................................... 11

3.3.2 Kilometerers ej traktamente ................................................................................................ 13

3.3.3 Utlandsresa ........................................................................................................................... 13

3.4 Anställning ................................................................................................................................... 13

3.5 Alla anställningar ......................................................................................................................... 13

4 Mina uppgifter .................................................................................................................................... 14

4.1 Lönelista ...................................................................................................................................... 14

4.2 Anteckningar ............................................................................................................................... 14

4.3 Barn ............................................................................................................................................. 14

4.4 Inställningar ................................................................................................................................. 15

4.5 Namn/Adress ............................................................................................................................... 15

5 Min arbetstid ...................................................................................................................................... 16

5.1 Bemanningsöversikt .................................................................................................................... 16

5.2 Tidutvärdering ............................................................................................................................. 16

2

1 Inledning Lönekontoret arbetar med målsättningen att varje anställd vid våra uppdragskommuner ska få rätt lön

i rätt tid. Ett verktyg för att säkerställa detta är självservicefunktionen som finns inbygg i lönesystemet.

Med hjälp av självservice kan du som anställd få direkt tillgång till uppgifterna kring din lön, du kan

själv rapportera in din frånvaro när det passar dig och din chef kan attestera den utan att behöva skicka

papper med risk för att de försvinner.

Om du har frågor eller behöver hjälp är du alltid välkommen att kontakta oss på lönekontoret så svarar

vi på dina funderingar eller hjälper dig att ta reda på svaret. Du når oss på vår gemensamma mailbox

lonekontoret.mtgk@gullspang.se eller på telefon via kommunens växel.

3

2 Inloggning

2.1 Anställda inom MTG-kommunerna Inloggningen till systemet styrs av inloggningen till datorn när du är på arbetet. För att komma åt

systemet så öppnar du bara webbläsaren och går till startsidan. Klicka på ”Lön/PA/Ekonomi” och klicka

sedan på ”Visma Window” under din kommun.

Om du någon gång skulle behöva logga in manuellt så är det samma användarnamn och lösenord som

du använder för att logga in i datorn.

2.2 Anställda i Karlsborgs Kommun Klicka på ikonen på skrivbordet efter att du loggat in i datorn.

Logga sedan in med det användarnamn och lösenord som du blivit tilldelad av din chef.

Användarnamnet har formen kp****xxxx där asteriskerna motsvarar de två första bokstäverna i ditt

för- och efternamn och kryssen din födelsemånad och dag.

4

2.3 Startsidan Efter att du loggat in kommer du till din startsida. Där ser du en sammanfattning av din anställning,

eventuell kommande beviljad frånvaro samt även komp- och semestersaldo.

För att komma åt att göra rapporteringar klickar du på ”Visa Meny” i övre vänstra hörnet.

Det finns tre rubriker förutom startsidan i menyn: Rapportering, Mina uppgifter och Nya direktlänkar.

Vi kommer gå igenom rubrikerna under Rapportering och Mina uppgifter nedan.

2.4 Hjälp på vägen Det finns ett inbyggt hjälpavsnitt i Visma Personec. Det anpassas utifrån var i systemet du står och ger

information kring den specifika sidan du är inne på för tillfället. Du hittar länken till hjälpen uppe i

högra hörnet, nedanför utloggningsknappen.

Det inbyggda hjälpavsnittet kan med fördel användas som en förklarande fördjupning till denna

manual.

5

3 Rapportering Klicka på rapportering så kommer en kalender upp där aktuell månad visas. I kalendern kan du se de

arbetspass som ligger enligt ditt schema. Du kan även se om det ligger frånvaro någon eller några

dagar. Klickar du på frånvaron så får du fram information om vad den gäller.

Utifrån kalenderöversikten kan du gå vidare med följande val: Saldon / översikt, Anställning, Alla

anställningar, Lägg till ny aktivitet och Mina resor.

6

3.1 Saldon Översikt När du klickar på Saldon / översikt så får du fram en rullgardinsmeny med flera olika översiktsval:

Det första valet Saldon översikt är det som ger den mest övergripande bilden av alla dina saldon:

Notera den gula informationsrutan längst ned på sidan. Det är alltså bara poster som har löneberäknats

som syns här. Om du har kommande semester eller fyllnadstid som inte kommit med på din

lönespecifikation ännu så syns det inte här.

Med de övriga översiktsvalen kan du se en sammanställning för vald kategori under en särskild period.

Det går att visa ett helt år eller en vald datumperiod.

7

3.2 Lägg till ny aktivitet Det är antagligen från detta menyval du kommer arbeta mest. Det är här du lägger in om frånvaro,

turbyten etc.

3.2.1 Frånvaro

Välj vilken frånvaroorsak som ska anmälas och fyll i datum. Vid frånvaro hel dag så lämnas fälten för

klockslag tomt. Om det är frånvaro del av dag så fyller du i klockslag, eller anger omfattning.

Viktigt! Vid längre planerad frånvaro, t.ex. längre sjukdom,

föräldraledighet och tjänstledighet söks detta på blankett. Om det

är partiell ledighet så ska även schema bifogas. Blanketten finns

på intranätet eller hos din chef, det är sedan din chef som skickar

in den till Lönekontoret.

Tips!

Vid frånvaro del av dag, t.ex. att du går hem tidigare pga. sjukdom. Fyll

bara i klockslaget som du går hem i rutan ”Kl from:” så känner systemet

av utifrån ditt schema vad som är sluttiden på ditt arbetspass.

8

3.2.2 Turbyte

Ett turbyte är en tillfällig schemaändring där du byter ditt arbetspass mot ett annat. Det kan vara på

samma dag eller en annan dag. Det viktiga är att arbetstiden ska vara densamma, eftersom turbyte

inte ger någon extra ersättning.

Exempel:

Ordinarie arbetspass: måndag 07.00-15.30 med 30 min lunch.

Nytt arbetspass: måndag 10.00-18.30 med 30 min lunch. Turbyte

måndag 07.00-16.00 med 60 min lunch. Turbyte

tisdag 07.00-15.30 med 30 min lunch. Turbyte

Tips!

Om du vill göra byte till ett pass som är längre än ditt ordinarie arbetspass

kan du göra turbyte för tiden som motsvarar ditt ordinarie arbetspass och

sedan lägga in överskjutande tid som Avvikande tjänstgöring.

Såhär gör du: Välj datum på den tur du vill byta från och klicka på OK. I nästa steg får du välja om det är ett arbets-

eller jourpass du ska ändra.

Du får då upp flera val. I den blå raden ser du ditt ordinarie arbetspass för den valda dagen. Om du ska

byta passet mot en annan dag så kryssar du i rutan där det står Ledig och klickar på spara. Sedan

behöver du lägga in passet på den dagen du byter till, sök fram det datumet och lägg in arbetstiderna.

Glöm inte att ta med rasten!

Är det istället så att du ska ändra på passet på samma dag så fyller du i de nya arbetstiderna och klickar på spara. Glöm inte att också ange rasten!

9

3.2.3 Avvikande tjänstgöring

En avvikande tjänstgöring är när du arbetar utanför ditt ordinarie schema – mertid/fyllnadstid eller

övertid. Det är viktigt att man väljer rätt orsakskod för att ersättningen ska bli korrekt.

Den vanligaste koden att använda är Extra tid, när du gör det känner systemet av själv mot din

anställningsgrad och ditt schema om det ska genereras fyllnadslön, enkel övertid eller kvalificerad

övertid. När du varit på APT är det dock viktigt att orsakskoden APT, Kurs, konf används, annars blir

ersättningen fel.

Vilken orsakskod du väljer avgör om du får ersättningen i tid eller i pengar. Välj vilket datum

tjänstgöringen gäller, och under vilket klockslag. Glöm inte att lägga med eventuell rast. Fältet

Bemanningstyp är endast ett informationsfält till attesterande chef.

Angående klockslag är det viktigt att se till att det blir ett kolon (:) mellan

de angivna timmarna och minuterna annars får du ett felmeddelande.

10

3.2.4 Tillägg/avdrag

Under tillägg och avdrag kan du själv lägga in t.ex. dina kostavdrag (gäller inte de i Karlsborg med

löpande avdrag).

OBS! Det är jätteviktigt att du inte lägger datum över ett

månadsskifte (t.ex. 2018-01-01 till 2018-02-28) för då lägger

systemet samma avdrag på båda månaderna, alltså dubbla avdrag.

Lägg in avdraget för varje månad separat.

Under Typ kan du bara välja Intresseavdrag, NETTO (förutom anställda i Mariestads Kommun som även

kan välja Förskjuten arbetstid) sedan under Orsak kan du välja vilken typ av kostavdrag du vill göra.

Beroende på vilken kommun du arbetar i så finns det lika olika alternativ att välja mellan. Din chef har

koll på vad som gäller för dig. Ange för vilken månad avdraget gäller, du kan antingen sätta hela

månaden eller bara ett datum. Fyll sedan i antalet och i vissa fall á-pris.

11

3.3 Mina resor Under mina resor rapporterar du om du varit på tjänsteresa och har rätt till traktamente eller om du

använt egen bil i tjänsten och har rätt till kilometerersättning. Om du har tidigare resor så kan du från

översikten se de. För att lägga in en resa, klicka på Skapa en ny resa så kommer du till formuläret.

Börja med att fylla i datum för avresa och hemkomst. Du kan därefter välja typ av förrättning.

3.3.1 Endagstraktamente och Flerdygnsförrättning

Endagstraktamente halvt eller helt och flerdygnsförrättning fungerar på samma sätt. Vilken

förrättningstyp som ska användas beror på resans längd.

Fyll i tid för avresa och hemkomst samt resväg och beskriv kort ärendet. Klicka sedan på Kostavdrag

för att ange om du blivit bjuden på någon mat.

12

Välj om avdrag ska göras för frukost, lunch eller middag som du blivit bjuden på, välj Ja i

rullgardinsmenyn för varje måltid du blivit bjuden på. (Du kan även se nu att en sammanfattning av

resan du börjat skapa syns till höger i bild.) Klicka sedan på Tillägg.

Under Tillägg kan du lägga till kilometerersättning för egen bil, eventuell färdtidsersättning och utlägg

för t.ex. parkering. Det går bara att begära ersättning för utlägg för Buss/Taxi, Hotell och

Parkeringsavgift via självservicefunktionen. Övriga utlägg måste begäras via blankett, det kan t.ex vara

om du gjort inköp som arbetsgivaren ska ersätta eller utlägg för matinköp.

Kvitton för ditt utlägg ska lämnas i original till din chef, tillsammans med en utskrift av

sammanfattningen av resan (skrivs ut i sista steget). Din chef skickar sedan vidare kvittona till

Lönekontoret som förvarar de av bokföringsskäl.

Lägg in de tillägg du vill yrka. Tänk på att kilometerersättningen anges i just kilometer, inte mil.

Bekräfta varje tillägg med att klicka på den gröna bocken i cirkeln.

13

När du lagt in alla tillägg klickar du på Sammanfattning för att få upp en sammanfattningsbild av resan.

Kontrollera alla uppgifter och klicka på Spara eller Spara o skriv ut. (Om du ska bifoga kvitton är det här

du skriver ut sammanfattningen som du skickar in kvittot tillsammans med).

3.3.2 Kilometerers ej traktamente

Bara kilometerersättning för nyttjande av egen bil skiljer sig inte mycket från ovan tillvägagångssätt.

Du behöver inte fylla i några klockslag eller svara på om du fått några måltider i övrigt är det samma

flöde.

Fyll först i datum och välj sedan förrättning, skriv sedan in resvägen och ändamålet och klicka på Tillägg

för att komma vidare för att lägga in hur många kilometer du ska få ersättning för. Välj ersättning och

fyll i antal och klicka på den gröna bocken i cirkeln.

Klicka vidare på Sammanfattning och kontrollera alla uppgifter och sedan Spara eller Spara o skriv ut.

(Här behöver du inte skriva ut och skicka in sammanfattningen till lönekontoret eftersom du inte har

några kvitton som ska bifogas men det går ju bra att göra det för sin egen skull.)

3.3.3 Utlandsresa

Traktamente för utlandsresor rapporteras på blankett, ej i systemet. Blanketten finns på intranätet

eller om du kontaktar din chef.

3.4 Anställning Här kan du växla mellan vilken anställning som ska visas. Om du t.ex. har haft tidigare vikariat som nu

är avslutade kan du välja något av de för att se uppgifter om dem. Eller om du i ovanliga fall har två

aktiva anställningar så kan du växla mellan de.

3.5 Alla anställningar Här kan du se en översiktsbild av kalendervyn om du har flera aktiva anställningar.

14

4 Mina uppgifter Mina uppgifter samlar information kring dig och din lön. Du kan se anteckningar som lönekontoret lagt

på din anställning, vilka barn du angett när du lagt in om VAB eller föräldraledigt och även komma åt

vissa inställningar och adressuppgifter.

4.1 Lönelista

Lönelista ger dig en överblicksbild av din lön. Månadslön och eventuella tillägg eller avdrag syns här.

Det går att bläddra bakåt för att se äldre specifikationer. Tillägg och avdrag syns vartefter din chef har

attesterat de elektroniskt eller när lönekontoret lagt in från skriftliga underlag.

4.2 Anteckningar Anteckningar används främst av lönekontoret. Om du till exempel har en tjänst inom en

bemanningspool med en tillsvidaretjänst i grunden men sedan arbetar på ett längre vikariat så kan det

stå noteringar om var grundtjänsten ligger eller hur länge ett vikariat pågår.

4.3 Barn

Under Barn listas de barn som finns registrerade på dig. Varje barn som du tar ut föräldraledigt eller

tillfällig föräldrapenning för måste läggas in i lönesystemet med födelsedatum. Systemet använder

sedan detta för att känna av om du har rätt till Föräldrapenningtillägg etc. Hur många dagar du nyttjat

för varje barn visas, samt även hur många dagar du fått föräldrapenningtillägg för.

Du kan själv lägga till barn genom att klicka på Ny post men du kan inte göra egna ändringar. Om något

behöver ändras på ett befintligt barn så kontaktar du lönekontoret.

15

4.4 Inställningar Här kan du göra inställningar gällande urval och tidsomvandling:

Spara senaste typ/orsak innebär att den orsak du senast använt på en rapporteringsbild kommer upp

automatiskt som första förslag när du går in igen nästa gång, t.ex. den senaste frånvaroorsaken som

rapporterades.

Om du markerar rutan ”Tidutv minuter” så kommer tidutvärderingen visas i timmar och minuter

istället för timmar i decimaltal. Standard är timmar i decimaltal alltså ett arbetspass på 8 timmar och

30 minuter står som 8.50 timmar. Men med rutan markerad så kommer det istället stå 8.30.

Tidsomvandling – används inte.

4.5 Namn/Adress

Du kan inte ändra ditt namn själv. Om du gifter dig eller av annan anledning byter namn så kontakta

lönekontoret så uppdaterar vi ditt namn. Däremot så kan du enkelt uppdatera din postadress eller

lägga till kontaktuppgifter så som mobiltelefon eller e-post.

Det går även att lägga till namn och telefonnummer till anhörig om man vill det. OBS, i och med

införandet av GDPR måste personen som du anger ge sitt medgivande till att registreras. Det finns en

informationstext om detta när du väljer Anhörig adress.

16

5 Min arbetstid Under Min arbetstid så hittar du information som rör just din arbetstid och ditt schema. Det är inte alla

funktioner som är aktiverade.

5.1 Bemanningsöversikt Bemanningsöversikten ger dig en överblick över bemanningen på den organisationsgren din

anställning tillhör. Du kan alltså se din och dina kollegors arbetstid.

Börja med att fylla i vilken period du vill se. Välj sedan vilken typ av översikt du vill ha. Om du väljer

Egen så visas bara din egen anställning. Väljer du Egen kategori så visas de på din organisationsgren

som har samma typ av anställning som du, t.ex. Undersköterska, Lärare eller Barnskötare. Väljer du

Samtliga så får du med samtliga personer som ligger på samma organisationsgren som du själv.

Om någon av dina kollegor har frånvaro så kan du inte se vilken typ av frånvaro det gäller, om det är

sjukdom, semester eller t.ex. föräldraledighet.

5.2 Tidutvärdering Tidutvärderingen är ett bra verktyg för att se en sammanfattning av din arbetade tid för en viss period.

Semester, sjukfrånvaro, kompledighet, OB-tillägg, fyllnads- och övertid syns här. Du kan själv välja hur

stor tidsperiod du vill titta på.