Välkomna till informationsmöte om nya

www.projektkontoret.adm.gu.se

Välkomna till informationsmöte om

nya universitetsgemensamma

IT-baserade tjänster!


Agenda

13.05 Inledning av projektkontoret

13.15 BUG – Betal och utskriftstjänst vid Göteborgs universitet

Projektledare Rikard Nilsson

13.25 LIS - projekt för införande av ledningsinformations- och

beslutsstöd - Projektledare Gustav Bertilsson Uleberg

13.35 Ladok 3 - Projektledare Ingvar Andersson

13.45 BPU – IT-stöd bemanning och individuell tjänstgöringsplanering

och uppföljning - Projektledare Monika Lindström / Roger Haglund

13.55 Systemstöd för incidenthantering- riskanalys- och

avvikelserapportering - Projektledare Carin Norlin

14.05 Frågestund

14.15 Frågebord, fika och mingel


Vad är projektkontoret?

• Stabs- och controllerfunktion för universitetsgemensamma

utvecklingsprojekt

• Stödjer universitetsdirektören

• Ansvarar för samordning av projekt och för utveckling av

projektverksamheten på universitetsgemensam nivå

• Stöd för förändringsprojekt av olika slag på

universitetsgemensam nivå

• För närvarande 11 projekt


Övriga universitetsgemensamma

utvecklingsprojekt 2013

• Ny GU-katalog

• ISP – Individuella studieplaner

för doktorander

• DAFGU – Införande av ny

datorarbetsplats

• LPW 2012

• STIG – Gemensamt IT-stöd

för servicefunktioner

• Kursplanesök – Webbaserat

sökverktyg för kurs- och

utbildningsplaner


Hur väljs de universitetsgemensamma

utvecklingsprojekten ut?

• Projektförslag, budget och kalkyl skickas in till projektkontoret i

juni

• Finansiering från en gemensam investeringsram

• Beslut av universitetsdirektören om vilka projekt som ska få

medel i oktober

Krav

• Gränsöverskridande inom universitetet

• IT-koppling

• Externt krav?


Mer information om projekt

• Projektkatalogen - www.projektkontoret.gf.gu.se

• Kontakta projektkontoret – [email protected]

Kamilla Petersson: 786 5440, [email protected]

Martin Thulin: 786 5519, [email protected]

Ylva Waller Wridell: 786 5553, [email protected]

http://www.projektkontoret.gf.gu.se/

mailto:[email protected]





Agenda











14.05 Frågestund



BUG –

Betal- och Utskriftstjänst vid Göteborgs

universitet

• Omstart efter Canon-avtalet

• Toshiba vann upphandlingen i mars, överklagat till

Förvaltningsrätten, väntar nu på prövning av Kammarrätten

• Uppdelat på två spår

• Betalfunktion via PayEx

• Utskrift som tjänst

• Studentfokus


BUG - Betaltjänsten

• Slopad kontanthantering

• Koppling till GU-kortet

• Bankhanteringen utanför universitetet; Payex

• Automatisk koppling till Agresso

• Ska användas av utskriftstjänsten

• Kan användas av externa säljställen på universitetets område

• Utökning av PC-kassa systemet


BUG - Utskriftstjänsten

• Utskrift på valfri skrivare med ”följ-mig” funktion

• Fokus på studenter (36 skrivare) och UB:s allmänhet (22

skrivare)

• Enhetlig support; UB, Servicecenter, skrivarvärdar, IT

• Maskinerna beställer själva toner, papper och

service

• Studenterna betalar genom betaltjänsten och

allmänheten via förköpskoder


BUG – Personalskrivare

• Införs efter att studenterna har fått tjänsten

• Fem olika skrivarmodeller; GU1-5

• Datorarbetsplatsanpassat


BUG – kontaktinformation

• medarbetarportalen.gu.se/service/utskriftstjanst/

• Frågor om projektet: [email protected]

• Akuta beställningar av skrivare innan avtal:

[email protected]

• Rikard Nilsson Projektledare

• Petter Baggeryd Systemförvaltare


LIS

Projekt för införande av

ledningsinformations-

och beslutsstöd

vid Göteborgs universitet

2013-06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Gustav Bertilsson Uleberg

projektledare


Agenda

• Ny information om vad händer framöver

• Beskrivning av LIS-projektet

• Genomgång av LIS-verktyget



Detta händer framöver

Prefekter har möjlighet att betatesta (pågår)

Projektet utvärderas av extern sakkunnig

Projektaktiviteter vilar



Nytt lednings- och beslutsstöd, LIS

• I linje med Vision 2020

• Verksamhetsdrivet

• Fokus på institutionsnivå

• Målgruppen är prefekter,

administrativa chefer och

experter

• Präglas av enkelhet

• Lätt få tillgång till rätt och

kvalitetssäkrad information

• Flexibel plattform för

framtiden


www.projektkontoret.adm.gu.se 2013-06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Vad är LIS?

Agerande Process Känsla

Rapporter Granska Följa upp Kontroll

Enkel överblick Överblicka Utföra Tryggt

Indikatorer Styra Planera Förtroende

Fokus på institutionen!


1. Fokus på institutionsnivå

2. Enkel överblick i fyra perspektiv

3. Indikatorer

4. Rapporter

3

2

4

1


Perspektiv

Perspektivets

indikatorer

Olika enkla

komponenter

Länk till rapport med

detaljer

Länk till information

”varudeklaration” Detaljerad rapport

Enkel överblick



Rapport innehåller

detaljer ”röd tråd”


Information som visas för indikator:

Indikatorer från olika perspektiv ger en balanserad bild:

• Utbildning

• Forskning

• Ekonomi

• Personal

Indikatorer


Temabild visar fördjupad

information och sätter

aktuellt utfall i perspektiv

www.projektkontoret.adm.gu.se 2013-06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Information: www.gu.se/lis

Blogg!

Bilder

verktyget


Detta händer framöver

Prefekter har möjlighet att betatesta (pågår)

Projektet utvärderas av extern sakkunnig

Projektaktiviteter vilar



Ladok3

Ingvar Andersson, projektledare

Informationsdag Göteborg

12 juni 2013


Vad är Ladok?

• Lärosätets produktionssystem!

• Ett studieadministrativt system

• Ett arkiv över resultat och examina

• Används av 38 lärosäten och CSN

• Kopplingar mot många andra system, inom lärosäten såväl

som mot andra parter


Historik

Ladok Classic

Ladok Nouveau

Ladok på webb

70-tal 1996 2004


Varför Ladok3?

Ökande underhållskostnader

Höga kostnader för förändringar

Bristande stöd för integration

Åldrande teknisk plattform (Uniface)

Dubblerad logik

Java Uniface


Ladoks3-projektets beställarorganisation

Ladokförvaltningen

Ladokkonsortiet stämma

38 lärosäten samt CSN

Styrelse

Förvaltningsledning Ladok3:s styrgrupp

Projekt Projekt Ladok3-projektet


Stödda processer

Definiera utbildning

Studiedeltagande

Studieplanering

Registrera resultat

Uppföljning

Examen

Antagning


Den övergripande visionen

Webbaserad självservice

Ladok på internet

Student registerar sig på kurstillfälle

Lärare ser deltagarlista Student skriver ut

intyg Examinerande lärare skriver in betyg

Drift


Ladok 3 på GU - huvudaktiviteter

Anpassning av befintliga systemintegrationer

Informationsmigrering

Införande i verksamheten

Ladok3-projektet

Processer & arbetssätt


Ladok 3 på GU - Effektmål

Lägre kostnader för

drift och underhåll

3 effektmål

Effektivare hantering av

den studieadministrativa

processen

Förbättrade möjligheter

att utnyttja den data som

finns i Ladok ger utökade

möjligheter att arbeta mer

effektivt och rättssäkert

med studieadministration


Ladok 3 på GU - Tidplan

2013 2014 2015 2016 2017

Successivt ökad funktionalitet i testmiljön (MIT-miljön)

Tillgång till acceptans- testmiljö

Produktionssättning

juni -13

3&4 2 Leveranssteg 1

steg1

steg 2

steg 4

steg 2

steg 3

steg 4

steg 3

steg 1


Kontakt

Ingvar Andersson Epost: [email protected] Telefon: +46 702 12 61 79



IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och

tjänstgöringsuppföljning

Projekt IT-stöd BPU


Styrgrupp Håkan Berg, ordförande, Personalenheten

Ingela Dahllöf, Institutionen för biologi och miljövetenskap

Dan Ekstrand, IT-enheten

Staffan Gunnarsson, Personalenheten

Lars Nilsson, Ekonomienheten

föredragande Monika Lindström / Roger Haglund, Personalenheten

Projektledning Monika Lindström / Roger Haglund, Personalenheten

Projektgrupp Monika Lindström / Roger Haglund, Personalenheten

Karin Cedhagen, Företagsekonomiska institutionen

David Holm, Högskolan för scen och musik

Bo Nielsen, Utbildningsvetenskapliga fakultetens institutioner

Hilden Talje, Institutionen för vårdvetenskap och hälsa

Maxi Lubian m fl i IT-kravfrågor

från ht 2013 Marianne Andersson, Personalenheten

Åsa Berndtsson, Institutionen för pedagogik och specialpedagogik

Birgitta Roos Haraldsson, Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande

Eventuellt ytterligare person

Referensgrupp Referensgruppen förlorar några tidigare medlemmar.

Intresseanmälningar för att medverka i referensgruppen mottages tacksamt!


Hur ser det ut idag?

Flertalet institutioner

• Saknar helt stödverktyg för att hantera verksamheters

bemanning

• Bemanningsarbete sker manuellt, efter olika lokala principer

• Individuella tjänstgöringsplaner upprättas manuellt

• Informationen som eventuellt finns är vanligtvis endast

åtkomlig för den person som lagt bemanning

Några institutioner

• Har lokalt framtagna webbaserade system, med

behörighetsstyrd åtkomlighet i varierande utsträckning

• Systemen uppdateras och underhålls helt manuellt

• Systemen är utformade enkom för lokal användning


Effektmål för ett infört gemensamt IT-stöd – BPU, exempel

• Stöd för tjänstgöringsplanering och uppföljning

• Minskad risk för oplanerade obalanser i arbetstidsuttag, och underlag

för ekonomisk periodisering av förskjutningar i arbetstidsuttag

• Minskat dubbelarbete i form av inmatning av information som redan

finns inlagd i modersystem

• Minskat manuellt arbete vid insamling av uppgifter och inmatning av

data för rapportering av information som efterfrågas vid utvärderingar

och uppföljningar av olika slag

• Ökad tillgänglighet av information för de olika behov som föreligger i

olika roller och för olika syften

• Väsentligen ökad kvalitet och jämförbarhet i information kring

verksamheters bemanning och individers tjänstgöring

• Fungera som stöd för verksamhets- och kompetensförsörjningsplanering


Tidplan

• Står inför upphandlingsbeslut nu

• Under hösten 2012 startar två pilotinstitutioner och testkör systemet

• Under hösten kommer information, utbildning och stödmaterial att tas

fram tillsammans med den kunskap och erfarenheter som upparbetas

vid de två piloterna

• Våren 2014 startar fyra institutioner med systemet i skarpt läge

• Hösten 2014 startar ytterligare cirka 15 institutioner så att cirka hälften

av alla institutioner kör i skarpt läge

• Våren 2015 startar resterande institutioner i skarpt läge


Kontaktpersoner projekt IT-stöd BPU

Roger Haglund

Tel: 786 5327

E-post: [email protected]

Monika Lindström

Tel: 786 2413

E-post: [email protected]




Bakgrund

Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö.

Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad

till stor avvikelse i april 2012.

Systemstöd för riskanalys, incident- och

avvikelsehantering

2013-06-17


• Arbetsmiljö inklusive SBA – Lag- och uppföljningskrav

• Säkerhet – Lag- och uppföljningskrav

• Miljö – Certifieringskrav

Verksamheterna avkrävs riskanalyser,

incident-, tillbuds- och avvikelserapporter

från flera funktioner

2013-06-17


Rapportera och följa upp

• Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och

avvikelser.

• Förenkla hanteringen av ovanstående.

• Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild

med kvalitet.

Förebygga

• Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA.

• Samla resultaten på samma ställe.

• Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex.

riskanalyser.

• Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.

Syftet med ett systemstöd:

2013-06-17


• Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och

miljörepresentanter på institution.

• Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet.

• Chefer i linjen.

• Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och

miljö.

Användare av systemet

2013-06-17


Organisation och roll

GU-gemensam nivå Säkerhet Arbetsmiljö Miljö

Fysisk Arbetsskador/ tillbud

Leif Bouvin Annhild Larsson Emil Grbic Miljöenheten

Carin Norlin Personalenheten

Ann-Britt Hagman

Campus Säkerhetsgrupp Säkerhetsgrupp 0 Ej bestämt

(Fakultet)/UB/GF

Sammanställare ev med stöd från säkerhetsgrupp campus Sammanställare Sammanställare

Miljö-samordnare

Institution/Område Kontaktperson säkerhet

Personal-handläggare

Personal-handläggare

Miljö-representant

Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt

AMO AMO

Avdelning/enhet/sektion Rapportör Rapportör Rapportör Rapportör

Chef Chef Chef Chef

Organisation och roll

GU-gemensam nivå Säkerhet Arbetsmiljö Miljö

Fysisk

Arbetsskador/

tillbud

Leif Bouvin Annhild Larsson Emil Grbic Miljöenheten

Carin Norlin Personalenheten

Ann-Britt

Hagman

CampusSäkerhetsgrupp Säkerhetsgrupp 0 Ej bestämt

(Fakultet)/UB/GF

Sammanställare

ev med stöd från

säkerhetsgrupp

campus Sammanställare Sammanställare

Miljö-

samordnare

Institution/OmrådeKontaktperson

säkerhet

Personal-

handläggare

Personal-

handläggare

Miljö-

representant

Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt

AMO AMO

Avdelning/enhet/sektion Rapportör Rapportör Rapportör Rapportör

Chef Chef Chef Chef


Grundläggande krav

• Ett befintligt webbaserat system för riskanalys, incident- och

avvikelsehantering som varit i drift i minst fyra år.

• Systemet ska ha levererats till offentlig verksamhet och

referensuppdragen ska motsvara GU avseende storlek,

organisation och antal anställda.

• Riskanalys, incidenter och avvikelser skall hanteras i samma

system.

Kraven i korthet

2013-06-17


Frågestund

52


Agenda











14.05 Frågestund


Documents

Välkomna till informationsmöte om nya