VNPost BCCP Business Specification v0.1.0

Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CT - IN)Trụ sở: 158/2 Hồng Mai , Hai Bà Trưng, Hà NộiTel: (84 4) 3863 4597 Fax: (84 4) 3863 0227Website: http://www.ct-in.com.vn

THỐNG NHẤT HẠ TẦNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ CÁC PHẦN MỀM BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT

Phần A

Tài liệu đặc tả nghiệp vụ

Mã dự án VNPost_BCCP

Mã tài liệu VNPost_BCCP_Business Specification_v0.1.0

Ngày 21/04/2012

Hà Nội, 04/2012

[Trang 1/60]

http://www.ct-in.com.vn/

A. GI I THI UỚ Ệ .................................................................................................................................................... 5

1. Mục tiêu của tài liệu..................................................................................................................................................... 5

2. Phạm vi của tài liệu....................................................................................................................................................... 5

3. Đinh nghia thu t ngư viêt tătâ ....................................................................................................................................... 5

4. Tài li u tham khaoê ....................................................................................................................................................... 5

5. Mô ta tài li uê ............................................................................................................................................................... 5

B. T NG QUAN H TH NGỔ Ệ Ố ............................................................................................................................ 6

1. Phat biêu bài toan........................................................................................................................................................ 6

2. Mục tiêu h thôngê ........................................................................................................................................................ 6

3. Người sử dụng hệ thông............................................................................................................................................... 6

C. MÔ T T NG QUAN NGHI P VẢ Ổ Ệ Ụ............................................................................................................. 8

I. KHÁCH HÀNG.................................................................................................................................................. 8

1. Quan lý dư liệu khach hàng..................................................................................................................................... 8

1.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu....................................................................................................................................................8

1.2 Quy trình thống nhất.......................................................................................................................................................8

1.3 Phân loại khách hàng lớn.................................................................................................................................................8

1.4 Chăm sóc khách hàng lớn................................................................................................................................................8

2 Tổ chức kênh ban hàng.................................................................................................................................................. 9

2.1 Phân loại kênh bán hàng.................................................................................................................................................9

2.2 Kênh bán hàng tại bưu cục/điểm phục vụ.......................................................................................................................9

2.3 Quản lý kênh bán hàng tại bưu cục/điểm phục vụ..........................................................................................................9

II. S N PH M VÀ D CH VẢ Ẩ Ị Ụ.......................................................................................................................... 10

1. Mô hình cac dich vụ BCCP...................................................................................................................................... 10

2. Mô ta cac dich vụ................................................................................................................................................... 10

III. MÔ HÌNH M NG CUNG C P, KHAI THÁC D CH VẠ Ấ Ị Ụ........................................................................14

1. Mô hình mạng cung cấp dich vụ.................................................................................................................................. 14

1.1 Mạng cung cấp dịch vụ Online......................................................................................................................................15

1.2 Mạng cung cấp dịch vụ Offline......................................................................................................................................15

2 Mô hình khai thac vận chuyên..................................................................................................................................... 15

2.1 Mạng khai thác vận chuyển cấp 1.................................................................................................................................15



D. QUY TRÌNH D CH V Ị Ụ ............................................................................................................................... 16

I. NHÓM QUY TRÌNH CUNG C P D CH VẤ Ị Ụ............................................................................................... 16

1. Quy trình chuyên phat bưu gửi tổng thê..................................................................................................................... 16

2. Quy trình chấp nhận dich vụ....................................................................................................................................... 17

[Trang 2/60]

2.1. Quy trình chấp nhận các dịch vụ trong nước................................................................................................................172.1.1. Quy trình chấp nhận bưu gửi đơn lẻ.....................................................................................................................182.1.2. Quy trình chấp nhận đơn hàng số lượng lớn........................................................................................................182.1.3. Quy trình chấp nhận lô hàng.................................................................................................................................212.1.4. Quy trình chấp nhận offline..................................................................................................................................232.1.5. Quy trình chấp nhận bưu gửi có sự tham gia của khách hàng..............................................................................24

2.2. Quy trình chấp nhận các dịch vụ quốc tế......................................................................................................................252.2.1. Quy trình chấp nhận bưu phẩm bảo đảm đi quốc tế............................................................................................252.2.2. Quy trình chấp nhận bưu kiện đi quốc tế.............................................................................................................26

3. Quy trình khai thac, Điều độ trung chuyên.................................................................................................................. 27

3.1. Quy trình khai thác chiều đi..........................................................................................................................................27

3.2. Quy trình điều độ trung chuyển...................................................................................................................................28

3.3. Quy trình khai thác chiều đến......................................................................................................................................29

3.4. Quy trình khai thác lô hàng..........................................................................................................................................303.4.1. Quy trình khai thác tại bưu cục chấp nhận...........................................................................................................303.4.2. Quy trình giao nhận tại Trung tâm tỉnh chấp nhận/TT KTVC.................................................................................303.4.3. Quy trình khai thác tại tỉnh phát...........................................................................................................................31

4. Quy trình khai thac tại bưu cục ngoại dich................................................................................................................... 32

4.1. Quy trình khai thác bưu phẩm bảo đảm đi quốc tế......................................................................................................32

4.2. Quy trình khai thác bưu phẩm bảo đảm quốc tế đến...................................................................................................33

4.3. Quy trình khai thác bưu kiện đi quốc tế.......................................................................................................................35

4.4. Quy trình khai thác bưu kiện quốc tế đến....................................................................................................................35

5. Quy trình phat............................................................................................................................................................ 37

5.1. Quy trình phát bưu gửi trong nước..............................................................................................................................375.1.1. Quy trình phát bưu gửi đơn lẻ tại địa chỉ..............................................................................................................375.1.2. Quy trình phát bưu gửi đơn lẻ tại bưu cục...........................................................................................................385.1.3. Quy trình khai thác, phát lô hàng..........................................................................................................................395.1.4. Quy trình phát tại bưu cục offline.........................................................................................................................405.1.5. Quy trình phát hàng thu tiền COD (phương án 1).................................................................................................415.1.6. Quy trình phát hàng thu tiền bưu gửi COD (phương án 2)...................................................................................425.1.7. Quy trình trả tiền thu hộ COD tại giao dịch...........................................................................................................43

5.2. Quy trình phát bưu gửi quốc tế đến.............................................................................................................................445.2.1. Quy trình phát bưu gửi quốc tế đến tại bưu cục...................................................................................................445.2.2. Quy trình phát bưu gửi quốc tế đến tại địa chỉ.....................................................................................................45

6. Quy trình dich vụ bưu phẩm thường........................................................................................................................... 46

II. NHÓM QUY TRÌNH D CH V GIÁ TR GIA TĂNGỊ Ụ Ị ..............................................................................47

1. Quy trình dich vụ thu cước nơi người nhận................................................................................................................ 47

2. Quy trình dich vụ bao phat.......................................................................................................................................... 48

3. Quy trình dich vụ phat đồng kiêm............................................................................................................................... 49

III. NHÓM QUY TRÌNH X LÝ S VỬ Ự Ụ........................................................................................................ 49

1. Quy trình xử lý sự vụ điều chỉnh (BC19 cũ và tương đương).......................................................................................49

2. Quy trình xử lý sự vụ kiêm điêm khai thac (BC43 cũ)..................................................................................................51

3. Quy trình xử lý sự vụ điều chỉnh sô tiền thu hộ COD....................................................................................................52

IV. NHÓM QUY TRÌNH Đ I SOÁTỐ ............................................................................................................... 54

1. Quy trình đôi soat tại bưu cục..................................................................................................................................... 54

2. Quy trình đôi soat tại bưu điện huyện/BĐ Trung tâm..................................................................................................56

3. Quy trình đôi soat tại bưu điện tỉnh............................................................................................................................ 57

[Trang 3/60]

4. Quy trình đôi soat tại TTKTVC..................................................................................................................................... 58

5. Quy trình đôi soat tại Tổng Công ty............................................................................................................................. 59

[Trang 4/60]

A. GIỚI THIỆU

1. Mục tiêu của tài liệu

Tài liệu này đặc tả mô hình sản xuất, kinh doanh và các nghiệp vụ của các dịch vụ Bưu chính chuyển phát. Căn cứ trên các kết quả khảo sát và yêu cầu người dùng, tài liệu này tổng hợp lên các nghiệp vụ mang tính tổng quát các dịch vụ hiện có và phục vụ cho việc xây dựng các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống phần mềm Bưu chính chuyển phát

2. Phạm vi của tài liệu

Tài liệu này nằm trong khuôn khổ dự án “Thống nhất hạ tầng ứng dụng công nghệ các phần mềm bưu

chính chuyển phát”, là cơ sở để tổng quát hóa các nghiệp vụ của VNPost trong dự án này. Tài liệu này

sẽ phục vụ cho các phòng, ban chức năng xem xét và thống nhất yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống.

3. Đinh nghia thuât ngư viêt tăt

STT Nội dung Ý nghĩa

1 VNPost Tổng công ty Bưu chính Việt Nam2 BCCP Bưu chính chuyển phát3 GS Ghi số4 BK Bưu kiện5 BCUT Bưu chính ủy thác6 COD Phát hàng thu tiền

4. Tài liệu tham khao

STT

Tên tài liệuTên file

1 Báo cáo khảo sátVNPost_BCCP_Bao cao ket qua khao sat_v2.0.2.doc

2 Tài liệu thiết kế tổng thể VNPost_BCCP_High Level Design_v0.6.0.doc

3Đề án quy hoạch các dịch vụ bưu chính chuyển phát (Nguồn: Ban DVBC)

De an quy hoach cac dich vu BCCP_final.doc

4Đề cương yêu cầu chức năng cho dự án MPITS (Nguồn: Ban KTCN)

MPITS - 1 - De cuong yeu cau chuc nang - Tham khao cho BCCP+CRM.pdf

5. Mô ta tài liệu

Nội dung tài liệu này bao gồm các phần:- Giới thiệu- Tổng quan hệ thống- Đặc tả tổng quan nghiệp vụ- Đặc tả các quy trình nghiệp vụ

[Trang 5/60]

B. TỔNG QUAN HỆ THỐNG

1. Phat biêu bài toan

Trước xu thế về hội nhập công nghệ và giải pháp trong doanh nghiệp, Tổng công ty Bưu chính Việt nam đã lập dự án “Thống nhất hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin các phần mềm bưu chính chuyển phát” với mục đích thống nhất toàn bộ giải pháp, hạ tầng công nghệ cho các phần mềm bưu chính chuyển phát hiện đang sử dụng và hướng tới đáp ứng tới các yêu cầu đổi mới về sản xuất, kinh doanh và đa dạng hóa về loại hình dịch vụ sau này.

2. Mục tiêu hệ thông

Dự án được hình thành với mục tiêu xây dựng gói nâng cấp BCCP.Servicepack1 cho GS10 với những nội dung:

- Tích hợp toàn bộ các chức năng người dùng đầu cuối của bộ phần mềm ứng dụng BK2007.* vào

GS10.* thông qua thành phần BCCP.Giaodich, BCCP.Khai thác;

- Tích hợp phần mềm OE10 thành thành phần BCCP.Ngoaidich của BCCP.*, kết hợp bổ sung các

chức năng mới;

- Bổ sung toàn bộ các chức năng người dùng đầu cuối hỗ trợ cung ứng, khai thác, và quản lý dịch

vụ phát hàng thu tiền COD trên hệ thống ứng dụng BCCP.* mới;

- Bổ sung gói giao diện phần mềm BCCP.Tuigoi hỗ trợ quản lý túi gói, chuyến thư, chuyến xe,

hành trình đường thư, giám sát và thực hiện vai trò điều độ trung chuyển tại các TTKTVC vùng;

- Bổ sung các chức năng như quản lý khách hàng lớn (tập trung), quản lý công nợ/thanh toán với

khách hàng (ghi nợ)/đối tác quốc tế, quản lý sự vụ, quản lý điều tra khiếu nại tập trung (cho tất

cả các dịch vụ), quản lý đối soát nội bộ, quản lý 3 cấp mạng đường thư (tập trung), quản lý mạng

tuyến phát bưu tá (tập trung), quản lý/tổ chức danh mục bưu cục cung cấp/khai thác dịch vụ (tập

trung), hiển thị báo cáo các loại trên Web, tra cứu định vị bưu gửi thông qua thành phần ứng

dụng BCCP.Website;

- Xây dựng CSDL báo cáo tập trung tại CENTER cho các dịch vụ chuyển phát bao gồm các báo

cáo đối soát sản lượng, doanh thu; các báo cáo chất lượng; các báo cáo điều độ trung chuyển; các

báo cáo phân chia doanh thu v.v thông qua thành phần ứng dụng BCCP.Warehouse;

- Kết nối, đồng bộ dữ liệu giữa các thành phần của BCCP.* hoặc với các hệ thống ứng dụng bên

ngoài như CSDL khách hàng, CSDL hàng cấm gửi, MBC2006, v.v thông qua thành phần ứng

dụng BCCP.Webservice.

3. Người sử dụng hệ thông

[Trang 6/60]

STT Ngươi sư dung Mô ta

1. Khách hàng Người yêu cầu cung cấp các dịch vụ; tham gia tra cứu tình trạng bưu gửi; yêu cầu khiếu nại và nhận giải đáp

2. Giao dịch viên Giao dịch viên tại bưu cục giao dịch có trách nhiệm: thực hiện các nghiệp vụ đầu ca, giao ca, cuối ngày; Thực hiện các giao dịch với khách hàng; Tiếp nhận và trả lời khiếu nại của khách hàng

3. Kiểm soát viên giao dịch Kiểm soát viên giao dịch có trách nhiệm: Kiểm tra, kiểm soát cuối ca, cuối ngày làm việc; Lập các báo cáo; Tham gia giải quyết khiếu nại; Kiểm tra thu nộp tiền (nếu được phân công)

4. Khai thác viên Khai thác viên tại các đơn vị khai thác (bưu cục khai thác, trung tâm khai thác vận chuyển) có trách nhiệm giao/nhận các túi bưu gửi với tổ trung chuyển và khai thác các túi bưu gửi

5. Kiểm soát viên khai thác Kiểm soát viên có trách nhiệm nhận các báo cáo tình trạng phát bưu gửi của bưu tá đi phát. Đồng thời, kiểm soát viên có nhiệm vụ thống kê để thực hiện các quy trình xử lý bất thường

6. Bưu tá Bưu tá tại các đơn vị khai thác có trách nhiệm: Nhận bưu gửi đi phát; Lập các giấy tờ cần thiết và thực hiện phát và thu tiền tại địa chỉ khách hàng; Báo cáo tình trạng phát bưu gửi, nộp lại ấn phẩm, bưu gửi không phát được và tiền thu được cho kiểm soát viên

7. Nhân viên tổ trung chuyển Nhân viên tổ trung chuyển có trách nhiệm: giao/nhận các túi bưu gửi với hộ tống viên; Giao/nhận các túi bưu gửi với khai thác viên của các đơn vị khai thác.

8. Hộ tống viên Hộ tống viên của các đơn vị khai thác vận chuyển có trách nhiệm: giao/nhận túi bưu gửi với nhân viên tổ trung chuyển; giao/nhận túi bưu gửi với các đơn vị khác trên đường thư

9. Nhân viên hải quan Thực hiện kiểm hóa bưu gửi nước ngoài đến và bưu gửi đi nước ngoài

10. Kế toán bưu cục Kiểm soát tình hình sản lượng, doanh thu bưu cục

11. Trưởng/phó bưu cục Kiểm tra việc thu nộp tiền; Theo dõi các báo cáo sản lượng, doanh thu

12. Chuyên viên các ban chức năng Theo dõi các báo cáo sản lượng, doanh thu, chất lượng của các dịch vụ

13. Chuyên viên chăm sóc khách hàng Tiếp nhận và trả lời các yêu cầu giải quyết sự vụ và điều tra khiếu nại, theo dõi sản lượng, doanh thu của khách hàng.

[Trang 7/60]

C. MÔ TẢ TỔNG QUAN NGHIỆP VỤ1

I. Khach hàng

Khách hàng luôn là đối tượng quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, với mỗi một sản phẩm từ lúc bắt đầu thiết kế cho tới khi cung ứng ổn định ra ngoài xã hội, thì đều nhắm đến một lớp đối tượng khách hàng cụ thể. Sự thành công của mỗi mô hình kinh doanh không đơn thuần chỉ nằm ở các sản phẩm dịch vụ do nó cung cấp, mà còn được quyết định bởi chiến lược, phương pháp tiếp cận khách hàng ra sao của doanh nghiệp, việc có được thông tin chi tiết của khách hàng thông qua một cơ chế thu thập, theo dõi và lưu trữ có hệ thống, trong một quá trình đủ dài, được xem là một lợi thế không nhỏ để hoạch định chiến lược, thiết kế sản phẩm dịch vụ đáp ứng đúng các nhu cầu thực tế của khách hàng.

1. Quan lý dư liệu khach hàng

1.1 Xây dựng cơ sở dư liệu

Đối tượng khách hàng của VNPOST được mục tiêu hoá thành hai nhóm chính đó là khách hàng lớn (là các tổ chức đoàn thể, doanh nghiệp nhà nước/tư nhân, hộ kinh doanh) và khách hàng cá thể. Trong thời gian trước mắt, VNPOST sẽ tập trung vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng lớn trên cơ sở các hợp đồng/đơn hàng lớn đã được cung cấp bởi VNPOST, nhằm hướng đến tăng cường, nâng cao các hoạt động chăm sóc khách hàng trong toàn Tổng Công ty. Để đáp ứng nhu cầu này, giải pháp BCCP đang cần cung cấp các chức năng để trao đổi với phần mềm Chăm sóc khách hàng CRM (giai đoạn I) để hỗ trợ những nội dung cụ thể trong phần mềm CRM như: hỗ trợ quy trình quản lý thống nhất từ các đơn vị lên đến tổng công ty; phân loại được đối tượng khách hàng theo nhiều tiêu chí; hỗ trợ quản lý chăm sóc khách hàng tại 4 cấp (gồm cấp bưu cục, bưu điện quận/huyện/khu vực, bưu điện tỉnh/thành phố, và tổng công ty); vv…

1.2 Quy trình thông nhất

Giải pháp cần cung cấp các chức năng, tiện ích phần mềm đáp ứng các bước xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung tại Tổng Công ty bao gồm: Thu thập hồ sơ khách hàng (bao gồm các thông tin về tổ chức/doanh nghiệp, người liên hệ, các yêu cầu về sản phẩm dịch vụ, mức độ sử dụng dịch vụ, vv…); Phân loại, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu; Cấp mã/thẻ khách hàng, phân cấp quản lý hồ sơ xuống các đơn vị; Quản lý hợp đồng, tỷ lệ chiết khấu/trích thưởng, hình thức thanh toán; Theo dõi và quản lý đơn hàng bán sỉ/lẻ, quản lý công nợ, thanh toán; Lưu trữ, sửa đổi hồ sơ khi có thay đổi.

1.3 Phân loại khach hàng lớn

Đối tượng khách hàng lớn cần phân loại thành: Các doanh nghiệp lớn: là các Tập đoàn, Tổng công ty, các doanh nghiệp nước ngoài, ngân hàng, công ty bảo hiểm, vv…; Các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Làng nghề, Hợp tác xã, Doanh nghiệp tư nhân, các khu chế xuất, hộ kinh doanh vv…; Tổ chức chính quyền: gồm các Bộ ban ngành của nhà nước/chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, trường học, bệnh viên, vv…; Các tổ chức đoàn thể: Hội cựu chiến binh, hội phụ nữ, chữ thập đỏ, vv...; và Khác. Bên cạnh việc phân loại theo quy mô, giải pháp cần hỗ trợ thêm nhiều tiêu chí phân loại khác như: theo lĩnh vực kinh doanh chính, theo nhu cầu sử dụng dịch vụ, vv…

1.4 Chăm sóc khach hàng lớn

1 Tham khảo chính từ tài liệu “Đề cương yêu cầu chức năng cho dự án MPITS” (Nguồn: Ban KTCN)

[Trang 8/60]

Giải pháp cần kết hợp với phần mềm CRM để đáp ứng đầy đủ khả năng tổ chức, theo dõi và quản lý các chương trình/đợt chăm sóc khách hàng trên từng sản phẩm/nhóm sản phẩm dịch vụ, bao gồm: Các chương trình giảm giá khuyến mại theo mùa trong năm; Trích thưởng/chi hoa hồng trên từng đơn hàng đạt mốc doanh số theo quy định; Tích điểm thưởng để đổi lấy quà; Mở các đợt bốc thăm trúng thưởng.

2 Tổ chức kênh ban hàng

Bên cạnh việc quản lý khách hàng, tổ chức kênh bán hàng cũng cần được coi trọng, bởi đây là cách mà mỗi doanh nghiệp chọn để đưa sản phẩm của mình ra ngoài xã hội, để đạt được hiệu quả cao trong khâu bán hàng, doanh nghiệp phải tận dụng tối đa các lợi thế vốn có để tạo ra được nhiều hình thức, cách thức tiếp cận đa dạng, giúp khách hàng luôn cảm thấy thoải mái, thuận tiện và an toàn mỗi khi sử dụng dịch vụ.

2.1 Phân loại kênh ban hàng

Giải pháp ứng dụng BCCP cần đáp ứng nhu cầu tổ chức, kết nối và quản lý các kênh bán hàng, bao gồm: Kênh trực tuyến trên Internet đáp ứng nhu cầu đặt hàng, mua hàng trên mạng cho khách hàng lớn); Kênh bán hàng tại các bưu cục/điểm phục vụ (bao gồm các PO online/offline như: bưu cục các cấp, điểm bưu điện văn hoá xã, quầy kiốt có người bán); Kênh đại lý (bao gồm: Đại lý bưu điện, bưu điện hệ 1, cộng tác viên); Kênh bán hàng trực tiếp – Direct Sales (quản lý tương đương như đối với kênh tại bưu cục); Kênh máy bán hàng tự động – Automation Kiosk (gồm các thiết bị bán hàng tự động, liên tục 24h/7 ngày); và Kênh khác (như gọi điện đặt hàng, gửi thư trực tiếp, vv…). Điều này đồng nghĩa với việc giải pháp BCCP cần cung cấp đầy đủ các gói sản phẩm phần mềm tương ứng như: gói phần mềm Web trên internet, gói phần mềm đa dịch vụ tại quầy giao dịch, gói phần mềm đa dịch vụ dành cho đại lý bưu điện, gói phần mềm quản lý máy bán hàng tự động, vv…

2.2 Kênh ban hàng tại bưu cục/điêm phục vụ

Kênh bán hàng này được phân thành 2 loại là tại điểm phục vụ Online và tại điểm phục vụ Offline. Điểm phục vụ Online là bưu cục/điểm phục vụ mà tại đó các quầy giao dịch được trang bị máy tính, máy in, các thiết bị ngoại vi và đường truyền kết nối, định tuyến trực tiếp đến Trung tâm dữ liệu (DATACENTER), việc cung cấp dịch vụ được thực hiện hoàn toàn thông qua phần mềm ứng dụng tại quầy giao dịch, thông tin được cập nhập trực tiếp vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, ấn phẩm dịch vụ được in trực tiếp từ máy tính, báo cáo thống kê được tổng hợp trực tiếp tại trung tâm dữ liệu, vv…

Còn điểm phục vụ Offline (không máy tính, không đường truyền kết nối), nơi mà mọi thao tác cung cấp dịch vụ được thực hiện hoàn toàn thủ công thông qua hệ thống ấn phẩm in sẵn. Các giao dịch cung cấp dịch vụ phát sinh tại các điểm phục vụ Offline sẽ được chuyển bằng đường thư bưu tá/đường thư thu gom về điểm phục vụ Online gần nhất (đã được chỉ định/phân công phụ trách) để cập nhập thông tin vào mạng máy tính dưới hình thức “nhập thay thế”. Mỗi một điểm phục vụ Offline được bố trí một Online phụ trách nhập thay thế. Điểm phục vụ Offline thường là các điểm bưu điện văn hoá xã, đại lý bưu điện, cộng tác viên, quầy kiốt có người bán, hòm thư công cộng.

2.3 Quan lý kênh ban hàng tại bưu cục/điêm phục vụ

Giải pháp cần cung cấp các chức năng phần mềm hỗ trợ công tác quản lý linh hoạt đối với kênh bán hàng tại bưu cục/điểm phục vụ với các nhóm thông tin như: mã bưu chính (6 chữ số); mã điểm phục vụ Online được chỉ định phụ trách cập nhập thông tin thay thế (chỉ dành cho Offline); loại điểm phục vụ (gồm bưu cục giao dịch cấp 1/cấp 2/cấp 3, hệ 1, điểm bưu điện VHX, Đại lý bưu điện, quầy kiốt); Các kênh bán hàng khác có liên quan; Danh mục các sản phẩm dịch vụ được cung cấp; danh mục các mặt hàng được bán lẻ; quản lý giới hạn doanh số bán trong kỳ (căn cứ trên số tiền ký quỹ/đặt cọc, chỉ dành cho đại lý); Số lượng quầy giao dịch (Counters); Danh sách nhân viên; Địa chỉ liên hệ; Giờ mở, đóng cửa; vv…

II. San phẩm và dich vụ2

1. Mô hình cac dich vụ BCCP 2 Tham khảo chính từ “Đề án quy hoạch các dịch vụ bưu chính chuyển phát” (Nguồn: Ban DVBC)

[Trang 9/60]

Dưới đây là cây cung cấp dịch vụ trong “Đề án quy hoạch các dịch vụ bưu chính chuyển phát (Nguồn: Ban DVBC)” mà ban Dịch vụ bưu chính ắp xây dựng. Phần mềm BCCP cần xây dựng phải hỗ trợ tin học hóa các dịch vụ trong nhóm Dịch vụ Bưu chính chuyển phát.

2. Mô ta cac dich vụ

ST

TMô ta

Bưu phẩm

thường

Bưu phẩm bao

đam

Bưu phẩm ưu tiên Bưu kiện Bưu chính ủy thac

[Trang 10/60]

1

Đặc

tính

dịch vụ

- Bưu gửi

không được

theo dõi, định

vị;

- Bưu gửi đến

500 gram được

phát tại địa chỉ

nhận. Trên

500gr phát tại

đại chỉ và tính

thêm cước dịch

vụ GTGT

PTĐC

- Phát triển trên

nền dịch vụ

BPGS hiện nay;

- Bưu gửi được

theo dõi, định vị;

- Phương thức

vận chuyển:

đường bộ;

- Phát tại địa chỉ

nhận đối với bưu

gửi đến 500 gr;

- Cung cấp giải

pháp xử lý đơn

hàng số lượng

lớn, theo dõi,

quản lý đơn

hàng.

- Dịch vụ chuyển

phát bưu gửi có

chất lượng cao hơn

bưu phẩm bảo đảm,

thấp hơn EMS;



- Phương thức vận

chuyển: đường bay

hoặc bằng phương

thức nhanh nhất;

- Nhận và Phát tại

địa chỉ;

- Báo phát SMS và

email;

- Cung cấp giải


hàng số lượng lớn,

theo dõi, quản lý

đơn hàng;

- Có thỏa thuận

một số tiêu chí (số

lần đi phát, điện

thoại cho người

nhận trước khi

phát, liên hệ người

gửi trước khi

chuyển hoàn, …).


phát hàng hóa tiết

kiệm;




chuyển: đường bộ ;

- Phát tại bưu cục;

- Chấp nhận các

loại hàng dễ vỡ,

hàng nhẹ; không

chấp nhận hàng

nặng, hàng cồng

kềnh.

- Cung cấp giải


hàng số lượng lớn,

theo dõi, quản lý

đơn hàng

- BK quốc tế thực

hiện theo quy định

hiện hành


phát hàng hóa có

chất lượng cao hơn

BK và thấp hơn

EMS;

- Bưu gửi được theo

dõi, định vị;


chuyển: cả bay và

bộ, theo yêu cầu

khách hàng;

- Nhận và Phát tại

địa chỉ;

- Báo phát SMS và

email;

- Chuyển phát trọn

lô, trọn chuyến;

hàng cồng kềnh, quá

khổ, hàng nhẹ, hàng

dễ vỡ

- Cung cấp giải pháp

xử lý đơn hàng số

lượng lớn, theo dõi,

quản lý đơn hàng

- Có thỏa thuận

một số tiêu chí (chỉ

tiêu t/gian hoặc

phương thức vận

chuyển trọn chuyến

xe).

2 Khối

lượng,

kích

thước

bưu

gửi

- Thư cơ bản:

đến 2kg;

- Bưu thiếp,

ấn phẩm, gói

nhỏ: đến 2kg;

- Học phẩm

người mù:

đến 7 kg;

- Túi M đến

30 kg.

- Thư cơ bản:

đến 2kg;

- Bưu thiếp, ấn

phẩm, gói nhỏ:

đến 2kg;

- Túi M đến 30

kg.

- Thư, bưu thiếp,

ấn phẩm, gói nhỏ

đến 2 kg;

- BK trong nước:

+ Khối lượng:

không vượt quá

31,5 kg

+ Kích thước:

chiều dài cộng với

chu vi lớn nhất

không quá 3m,

chiều dài nhất

không quá 1,5m;

+ Chấp nhận các

loại hàng dễ vỡ,

hàng nhẹ; không

chấp nhận hàng


kềnh.

- Khối lượng:

+ Đường bộ:

không giới hạn;

+ Đường bay:

không vượt quá

31,5

- Địa chỉ phát tại

huyện, xã: thông

báo trước cho BĐT

phát nếu khối

lượng vượt quá

100kg/ bưu gửi

hoặc 1 tấn/ lô hàng

để chuẩn bị phương

tiện, tổ chức phát

- Kích thước:

+ Vận chuyển

đường hàng không:

tổng chiều dại cộng

[Trang 11/60]

chu vi lớn nhất

(không đo theo

chiều dài đã đo) ≤

3m, chiều dài nhất

≤ 1,5m;

+ Vận chuyển

đường bộ: chiều

dài nhất ≤ 3m, thể

tích ≤ 0,5m³

- Có phân loại hàng


kềnh, hàng dễ vỡ,

hàng nhẹ để áp

dụng hệ số tính

cước

3

Đối

tượng

khách

hàng

Cung cấp cho

mọi đối tượng

khách hàng

- Cung cấp cho

mọi đối tượng

khách hàng;

- Tập trung vào

đối tượng khách

hàng đơn lẻ.

- Cung cấp cho mọi


hàng;

- Tập trung vào đối

tượng khách hàng

doanh nghiệp, các

tổ chức tài chính,

ngân hàng, cơ quan

hành chính công.



hàng;



đơn lẻ.



hàng;



lớn.

4

Phạm

vi cung

cấp

dịch vụ

Trên toàn

mạng lưới

Trên toàn mạng

lưới

- Chiều đi: các

bưu cục online,

đầy đủ các trang

thiết bị cần thiết để

cung cấp dịch vụ

(máy tính, máy in

mã vạch,…)

- Chiều đến: toàn

mạng lưới

Trên toàn mạng

lưới

- Chiều đi: các bưu

cục online, đầy đủ

các trang thiết bị cần

thiết để cung cấp

dịch vụ (máy tính,

máy in mã vạch,…)

- Chiều đến: toàn

mạng lưới

5 Dịch

vụ giá

trị gia

tăng

Lưu kí, chấp

nhận tại địa

chỉ, phát tại địa

chỉ, chuyển

hoàn, hộp thư

thuê bao, thu

cước nơi người

nhận.

Lưu kí, chấp

nhận tại địa chỉ,

phát tại địa chỉ,

chuyển hoàn,

hộp thư thuê

bao, thu cước

nới người nhận,

gói bọc, lưu kho,

khai giá, báo

phát ghi số, báo

phát SMS, báo

phát email, phát

tận tay, rút bưu

phẩm, thay đổi

họ tên, địa chỉ

người nhận, phát

đồng kiểm,

chuyển tiếp,

Lưu kí, chuyển

hoàn, hộp thư thuê

bao, thu cước nơi

người nhận, gói

bọc, lưu kho, khai

giá, báo phát, phát

hẹn giờ, phát tận

tay, rút bưu phẩm,

thay đổi họ tên, địa

chỉ người nhận,

phát đồng kiểm,

chuyển tiếp,

chuyển hoàn.

Lưu kho, lưu ký,

khai giá, báo phát,

phát tận tay, rút bưu

kiện, thay đổi họ

tên, địa chỉ người

nhận, chuyển hoàn,

chuyển tiếp, gói bọc,

thu cước nơi người

nhận, nhận tại địa

chỉ, phát tại địa chỉ,

phát đồng kiểm, báo

phát SMS, báo phát

email.

Lưu kho, lưu ký,

khai giá, báo phát,

phát tận tay, rút bưu

kiện, thay đổi họ

tên, địa chỉ người

nhận, chuyển hoàn,

chuyển tiếp, gói bọc,

thu cước nơi người

nhận, phát đồng

kiểm.

[Trang 12/60]

chuyển hoàn.

6

Thời

gian

toàn

trình

dịch vụ

- Bưu chính

công ích: thực

hiện theo quy

định của Nhà

nước;

- BP thường

kinh doanh:

tương đương

BP công ích;

Tương đương

chất lượng dịch

vụ bưu chính

công ích

- Chỉ tiêu thời gian

được công bố từ

Trung tâm tỉnh/TP

đến Trung tâm

Tỉnh/TP;

- Chậm hơn dịch

vụ EMS 1 ngày.

- Chỉ tiêu thời gian

được công bố từ

Trung tâm tỉnh/TP

đến Trung tâm

Tỉnh/TP;

- Tương đương

dịch vụ BK hiện

tại

- Thời gian toàn

trình BCUT: dài

hơn EMS từ 2 - 3

ngày

7

Cước

và

phân

chia

cước

- Cước dịch vụ

thư cơ bản đến

2kg: thực hiện

theo quy định

của Nhà nước;

- Cước các

dịch vụ BP

thường khác:

do Tổng Công

ty quy định,

trên cơ sở cước

thư cơ bản;

- Có chiết

khấu, giảm giá

cho khách

hàng lớn.

- Cước tính

theo khối

lượng, cự ly và

các đặc tính

sản phẩm;

- Có chiết

khấu, giảm giá

cho khách

hàng lớn;

- Thực hiện

phân chia

cước.

- Cước tính theo

khối lượng, cự ly

và các đặc tính

sản phẩm;

- Có chiết khấu,

giảm giá cho

khách hàng lớn;

- Thực hiện phân

chia cước.



và các đặc tính sản

phẩm; Có áp dụng

hệ số đối với vùng

sâu, vùng xa, hải

đảo..


bưu gửi;


giảm giá cho

khách hàng lớn;


chia cước.



và các đặc tính sản

phẩm;

- Có phân biệt cước

theo lô và cước bưu

gửi đơn lẻ;


giảm giá cho khách

hàng lớn;


chia cước.

8

Mức

độ ưu

tiên

trong

khai

thác,

vận

chuyển

, phát

Thứ tự ưu tiên của các nhóm dịch vụ theo thứ tự giảm dần như sau:

- Nhóm CPN: EMS và các sản phẩm CPN khác

- Nhớm ưu tiên: BP ưu tiên, BCUT, COD

- Nhóm phổ thông: BPT, BP bảo đảm, BK

9

Hệ

thống

ấn

phẩm

- Hệ thống ấn phẩm: dùng chung cho các dịch vụ: ấn phẩm in từ hệ thống cho các bưu cục online, ấn

phẩm in sẵn cho các bưu cục offline;

- Một số ấn phẩm chính như:

+ Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ: dùng để tiếp nhận đơn hàng số lượng lớn (tại bưu cục hoặc tại địa

chỉ); tiếp nhận tại địa chỉ

+ Vận đơn: dùng thay cho phiếu gửi các dịch vụ hiện nay, 01 liên đi kèm bưu gửi đối với bưu gửi

đơn lẻ, 01 liên đi kèm cả lô hàng đối với bưu gửi theo lô

+ Ấn phẩm phát; thực hiện phát trên liên vận đơn đi kèm bưu gửi.

+ Bản kê: thể hiện danh sách bưu gửi trong túi thư.

+ Ấn phẩm giao nhận túi, chuyến thư.

- Dấu nghiệp vụ, số hiệu và lá nhãn cổ túi có các màu khác nhau được sử dụng để phân biệt dịch vụ;

[Trang 13/60]

10

Ứng

dụng

CNTT

Chỉ ứng dụng

CNTT trong

quản lý sản

lượng (chủ yếu

là thư công

ích).

Sử dụng phần mềm bưu chính chuyển phát để cung cấp và quản lý dịch vụ, định vị,

theo dõi bưu gửi.

11

Thỏa

thuận

dành

cho

Khách

hàng

lớn

Không áp dụng Không áp dụng - Thỏa thuận một số

tiêu chí khác với quy

đinh nghiệp vụ: số

lần đi phát, thời gian

chuyển phát, thời

gian lưu giữ bưu

gửi...

- Thỏa thuận về tỉ lệ

chiết khấu.

Không áp dụng - Thỏa thuận một số

tiêu chí khác với

quy đinh nghiệp vụ:

số lần đi phát, thời

gian chuyển phát,

thời gian lưu giữ

bưu gửi....

- Thỏa thuận các

yêu cầu về phương

thức vận chuyển,

- Thỏa thuận về tỉ lệ

chiết khấu.

III. Mô hình mạng cung cấp, khai thac dich vụ3

1. Mô hình mạng cung cấp dich vụ

3 Tham khảo chính từ tài liệu “Đề cương yêu cầu chức năng cho dự án MPITS” (Nguồn: Ban KTCN)

[Trang 14/60]

Giải pháp BCCP cần đáp ứng mô hình ứng dụng kỹ thuật, công nghệ thông tin tổng quát dưới đây, bao gồm các thành phần như sau: (1,2) Mạng bưu cục/điểm phục vụ, nơi cung cấp các sản phẩm dịch vụ của bưu chính, tại đó ứng dụng giải pháp cho phân hệ giao dịch (3,4) Mạng khai thác vận chuyển, tại đó ứng dụng phân hệ khai thác và định vị; (5) Trung tâm dữ liệu (DATACENTER), tại đó cài đặt và lưu trữ toàn bộ giải pháp lõi CORE của hệ thống ứng dụng BCCP, và các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin khác; (6) Mạng truyền dẫn dữ liệu, kết nối các bưu cục/điểm phục vụ với trung tâm dữ liệu; (7) Mạng ứng dụng công nghệ thông tin của các đối tác (PARTNER); (8) Phân hệ dành cho khách hàng (Customer); (9) Ba cấp quản lý hành chính của VNPOST, tại đó ứng dụng phân hệ website.

1.1 Mạng cung cấp dich vụ Online

Mạng cung cấp dịch vụ Online bao gồm toàn bộ các bưu cục/điểm phục vụ Online được trang bị đầy đủ các phần mềm tin học trong việc “cung cấp” và “quản lý” các dịch vụ tại quầy giao dịch.

1.2 Mạng cung cấp dich vụ Offline

Mạng cung cấp dịch vụ Offline bao gồm toàn bộ các điểm phục vụ Offline, tại đó mọi thao tác “cung cấp” dịch vụ (như chấp nhận/phát trả, bán hàng hoá,…) đều phải tiến hành thủ công trên giấy, tuy nhiên nghiệp vụ “quản lý” lại được hỗ trợ thực hiện trên các máy tính tại điểm phục vụ Online gần nhất (hoặc được chỉ định từ trước). Định kỳ Online và Offline sẽ đối soát với nhau.

2 Mô hình khai thac vân chuyên

[Trang 15/60]

Giải pháp BCCP cần đáp ứng mô hình tổ chức, vận hành và quản lý của mạng khai thác vận chuyển với các trung tâm khai thác vận chuyển vùng, các bưu cục khai thác cấp 1 (đầu tỉnh/thành phố), các bưu cục khai thác cấp 2 (đầu huyện/quận/khu vực), và các đường thư vận chuyển liên kết giữa các bưu cục khai thác trong nội mạng, giữa mạng khai thác với mạng cung cấp dịch vụ, giữa mạng khai thác nội địa với mạng khai thác quốc tế. Mạng khai thác vận chuyển được phân thành 3 cấp mạng: Mạng khai thác vận chuyển liên tỉnh, quốc tế (cấp 1); Mạng khai thác vận chuyển nội tỉnh (cấp 2); và Mạng khai thác vận chuyển nội huyện/quận/khu vực (cấp 3). Đặc điểm của mỗi mạng khai thác vận chuyển là đều có một điểm (trung tâm/bưu cục) khai thác được lấy làm gốc, các đường thư vận chuyển vật lý đi/đến, các tuyến phát bưu tá, và các mối quan hệ trao đổi túi thư trực tiếp giữa các bưu cục được thiết kế ra từ đó.

2.1 Mạng khai thac vân chuyên cấp 1

[Trang 16/60]

Năm trung tâm khai thác vận chuyển vùng tại TP.Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, TP.Đà Nẵng, TP.Cần Thơ, Tỉnh Bình Định được lấy làm trung tâm của mạng cấp 1, trong đó Trung tâm tại TP.Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh được tổ chức thành các bộ phận như: Điều độ trung chuyển, Bưu cục khai thác bưu phẩm, Bưu cục khai thác bưu kiện, Bưu cục khai thác bưu chính uỷ thác, Bưu cục ngoại dịch; Trung tâm tại TP.Đà Nẵng, TP.Cần Thơ, Tỉnh Bình Định được tổ chức thành các: Bưu cục khai thác liên tỉnh, bưu cục khai thác nội thành, bưu cục khai thác bưu chính uỷ thác, bưu cục khai thác bưu gửi chuyển phát nhanh.

Mạng đường thư cấp 1 được tổ chức thành các đường thư vận chuyển liên vùng nối các trung tâm này với nhau, các đường thư vận chuyển liên tỉnh nối các bưu cục khai thác dịch vụ (của các Trung tâm) với các bưu cục khai thác cấp 1 đầu tỉnh/thành phố, các đường thư quốc tế nối 2 bưu cục khai thác ngoại dịch với các bưu cục ngoại dịch của bưu chính các nước/đối tác. Các đường thư vận chuyển này bao gồm đường bay nội địa, đường bay quốc tế, đường bộ, đường sắt, đường thuỷ bộ quốc tế. Ngoài ra, mạng cấp 1 còn bao gồm các đường thư bưu tá nối các bưu cục khai thác dịch vụ (của các Trung tâm) đến tận địa chỉ phát của khách hàng;

Trên cơ sở mạng đường thư đã được định hình, thì mối quan hệ trao đổi túi thư trực tiếp giữa các bưu cục khai thác cũng được thiết lập, cụ thể như: giữa các bưu cục khai thác cùng loại/cùng cấp/cùng trung tâm, hoặc giữa các bưu cục khai thác với các bưu cục giao dịch/điểm phục vụ/hòm thư công cộng/đường thư bưu tá; các quan hệ này sẽ quy định rõ các quy tắc, yêu cầu trong công tác chia chọn/phân hướng bưu gửi tại từng bưu cục khai thác ở mỗi trung tâm vùng.


Gồm bưu cục khai thác cấp 1 (đầu tỉnh/thành phố); Các đường thư vận chuyển nối bưu cục khai thác cấp 1 với các bưu cục khai thác cấp 2 (đầu huyện/quận/khu vực), các đường thư vận chuyển nối bưu cục khai thác cấp 1 với các bưu cục giao dịch (cung cấp dịch vụ); Các đường thư bưu tá nối bưu cục khai thác cấp 1 với địa chỉ phát của khách hàng; Và các quan hệ trao đổi túi thư giữa bưu cục khai thác cấp 1 với các bưu cục khai thác cùng loại trong nội tỉnh/thành phố, hoặc giữa bưu cục khai thác cấp 1 với các bưu cục giao dịch/điểm phục vụ/hòm thư công cộng/đường thư bưu tá, quan hệ này sẽ quy định rõ các quy tắc chia chọn/phân hướng tại bưu cục khai thác cấp 1.


Gồm bưu cục khai thác cấp 2 (đầu huyện/quận/khu vực); Các đường thư vận chuyển nối bưu cục khai thác cấp 2 với các bưu cục giao dịch (cung cấp dịch vụ); Các đường thư bưu tá nối bưu cục khai thác cấp 2 với địa chỉ phát của khách hàng; Và các quan hệ trao đổi túi thư giữa bưu cục khai thác cấp 2 với các bưu cục giao dịch/điểm phục vụ/hòm thư công cộng/đường thư, quan hệ này sẽ quy định rõ các quy tắc chia chọn/phân hướng tại bưu cục khai thác cấp 2.

D. QUY TRÌNH DỊCH VỤ 4

I. Nhóm quy trình cung cấp dich vụ

1. Quy trình chuyên phat bưu gửi tổng thê

4 Tham khảo chính từ “Đề án quy hoạch các dịch vụ bưu chính chuyển phát” (Nguồn: Ban DVBC)

[Trang 17/60]

Công đoạn

Người thực hiện

Cac bước thực hiện

GDV/NVGN

CHẤP NHẬN

GDV

KHAI THÁCĐI

KTV

Đúng

Sai

GIAO NHẬN / VẬN CHUYỂN

HTV / ĐĐTC Đúng

Sai

KHAI THÁC ĐẾN

KTV

Sai

Đúng Đúng

Sai

PHÁT GDV / Bưu tá

Đúng

Sai

2. Quy trình chấp nhân dich vụ

2.1. Quy trình chấp nhân cac dich vụ trong nước

[Trang 18/60]

Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Giao cho bộ phận khai thác

Nhận bưu gửi / túi bưu gửi từ bưu cục

liên quan chuyển đến

Đối chiếu số lượng, tình trạng bưu gửi / túi bưu

Chia chọn, phân hướng

đóng túi thư, đóng chuyến thư

Giao chuyến thư

Xử lý, lập biên bản

Nhận chuyến thư đến Đối kiểm túi,

góiVận chuyển theo

hành trình



Nhận chuyến thư đến

Đối kiểm số lượng túi

Mở túi, đối chiếu số lượng

bưu gửi



Nhận bưu gửi / túi bưu gửi

Đối chiếu số lượng, kiểm tra tình trạng bưu


Sắp xếp bưu gửi theo

hành trình đường thư

Nhập thông tin vào hệ thống

Giao bộ phận phát hoặc bưu cục liên quan

Chấp nhận gửi

Giao chuyến thư cho bưu cục liên quan

Phát tại địa

chỉ / tại

bưu cục

theo quy

2.1.1. Quy trình chấp nhân bưu gửi đơn lẻ


Cac bước TH

Tiên trình Mô ta/ biêu mẫu

GDV1 - Tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách

hàng- Hướng dẫn khách hàng chọn loại dịch vụ theo

yêu cầu gửi; thông báo một số đặc tính chính của dịch vụ: điều kiện nhận gửi, chỉ tiêu thời gian, hàng cấm gửi, cước,…

GDV 2 Sai

Đúng

- Kiểm tra điều kiện nhận gửi: cách gói bọc, nội dung bưu gửi, giấy tờ hóa đơn hàng hóa (nếu có); khối lương, kích thươc,…

- Hướng dẫn, kiểm tra cách ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận trên bưu gửi;

- Niêm phong bưu gửi.

GDV 3 - Cân, ghi trọng lượng lên bưu gửi;- Nhập đầy đủ thông tin bưu gửi vào hệ thống

phần mềm căn cứ thông tin trên bưu gửi và thông tin KH cung cấp;

- Phần mềm tính cước;- Sô hiệu bưu gửi được sinh từ hệ thông và thê

hiện trên vân đơn.

GDV 4 - In vận đơn, thu tiền cước, lấy chữ ký của khách hàng; Vận đơn 03 liên: 01 liên lưu tại bưu cục, 01 liên giao khách hàng, 01 liên gắn kèm bưu gửi;

- Giao vận đơn cho KH;- In và giao hóa đơn BC01 cho KH (nếu KH yêu

cầu);- Hoàn thiện bưu gửi, đóng dấu dịch vụ lên bưu

gửi và vận đơn;

GDV5

- Lập bản kê các bưu gửi, giao bộ phận khai thác;

- In bản kê (02 liên), lấy kí nhận 2 bên giao/nhận; 01 liên lưu, 01 liên giao bộ phận khai thác;

- Truyền dữ liệu sang bộ phận khai thác.

GDV 6

2.1.2. Quy trình chấp nhân đơn hàng sô lượng lớn

(tại địa chỉ khách hàng hoặc tại giao dịch)

[Trang 19/60]


Nhập thông tin vàohệ thống phần mềm

Kiểm traBưu gửi

Hoàn thiện bưu gửikết thúc giao dịch

Kế toán xuất nhập bưu gửi

Giao bưu gửi sang khai thác


Cac bước TH


NVGN/GDV

1 - Hướng dẫn khách hàng chọn loại dịch vụ theo yêu cầu gửi; thông báo một số đặc tính chính của dịch vụ: điều kiện nhận gửi, chỉ tiêu thời gian, hàng cấm gửi, cước,…

- Tiếp nhận nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng trên “Phiêu yêu cầu sử dụng dich vụ”; tiếp nhận tại giao dịch – Phiếu 02 liên (01 liên lưu, 01 liên giao KH; tiếp nhận tại địa chỉ KH – 03 liên (01 liên Tổ giao nhận lưu, 01 liên bưu cục làm thủ tục chấp nhận lưu, 01 liên giao KH).

NVGN/GDV

2 Sai

Đúng

- Kiểm tra điều kiện nhận gửi, kiểm đếm số lượng bưu gửi thực nhận trên “Phiêu yêu cầu sử dụng dich vụ”; thực hiện kiểm đếm và xác nhận số lượng với KH ngay hoặc thỏa thuận với KH sẽ xác nhận số lượng sau;


NVGN 3 - Thực hiện bước này trong trường hợp tiêp nhân bưu gửi tại đia chỉ KH;

- Nhân viên giao nhận giao lại tổng số bưu gửi nhận tại địa chỉ KH cho bưu cục làm thủ tục chấp nhận bưu gửi kèm 01 liên “Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ” có chữ ký khách hàng.

GDV 4 - Thực hiện bước này trong trường hợp đơn hàng có nhiều bưu gửi gửi đến một địa chỉ nhận, thực hiện theo quy trình chấp nhận lô hàng;

- Các bưu gửi đơn lẻ, xử lý theo bước tiếp theo

GDV 5 - Cân, ghi trọng lượng lên bưu gửi;- Nhập đầy đủ thông tin bưu gửi vào hệ thống phần

mềm căn cứ thông tin trên bưu gửi hoặc import file dữ liệu KH gửi;

- Phần mềm tính cước;

GDV 6 - In liên vận đơn gắn kèm bưu gửi, thu tiền cước ngay hoặc ghi nợ;

- In bản kê tổng hợp danh sách các bưu gửi trong đơn hàng bao gồm thông tin chi tiết các bưu gửi đã được chấp nhận (01 liên lưu bưu cục kèm “Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ; 01 liên giao KH);

- In và giao hóa đơn BC01 cho KH (theo thời điểm KH thanh toán cước);

- Hoàn thiện bưu gửi;

GDV7

- Lập bản kê các bưu gửi, giao bộ phận khai thác;- In bản kê (02 liên), lấy kí nhận 2 bên giao/nhận; 01

liên lưu, 01 liên giao bộ phận khai thác;- Truyền dữ liệu sang bộ phận khai thác.

[Trang 20/60]



Giao bưu gửi cho bưu cục làm thủ tục chấp nhận

Thực hiện tách lô trong đơn hàng



Giao bưu gửi sang bộ phận khai thác

GDV 8

[Trang 21/60]


2.1.3. Quy trình chấp nhân lô hàng

(tại địa chỉ khách hàng hoặc tại giao dịch)


Cac bước TH


NVGN/GDV

1 - Hướng dẫn khách hàng chọn loại dịch vụ theo yêu cầu gửi; thông báo một số đặc tính chính của dịch vụ: điều kiện nhận gửi, chỉ tiêu thời gian, hàng cấm gửi, cước,…

- Tiếp nhận nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng trên “Phiêu yêu cầu sử dụng dich vụ”; tiếp nhận tại giao dịch – Phiếu 02 liên (01 liên lưu, 01 liên giao KH; tiếp nhận tại địa chỉ KH – 03 liên (01 liên Tổ giao nhận lưu, 01 liên bưu cục làm thủ tục chấp nhận lưu, 01 liên giao KH).

NVGN/GDV

2 Sai

Đúng

- Kiểm tra điều kiện nhận gửi, kiểm đếm số lượng bưu gửi thực nhận trên “Phiêu yêu cầu sử dụng dich vụ”; thực hiện kiểm đếm và xác nhận số lượng với KH ngay hoặc thỏa thuận với KH sẽ xác nhận số lượng sau;


NVGN 3 - Thực hiện bước này trong trường hợp tiêp nhân bưu gửi tại đia chỉ KH;

- Nhân viên giao nhận giao lại tổng số bưu gửi nhận tại địa chỉ KH cho bưu cục làm thủ tục chấp nhận bưu gửi kèm 01 liên “Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ”.

GDV 4 - Tách lô hàng theo quy định.


mềm căn cứ thông tin trên bưu gửi hoặc import file dữ liệu KH gửi;

- Phần mềm tính cước;.- Phần mềm tự sinh số hiệu cho mỗi bưu gửi được

nhập vào hệ thống; in số hiệu mã vạch dán lên từng bưu gửi trong lô; sinh số hiệu cho cả lô hàng (hỗ trợ theo dõi định vị lô hàng)

GDV 6 - In vận đơn (theo lô) cho cả lô hàng, thu tiền cước ngay hoặc vảo sổ theo dõi công nợ đối với KH ghi nợ; Vận đơn 03 liên: 01 liên lưu, 01 liên giao KH, 01 liên đi kèm lô hàng

- In bản kê tổng hợp danh sách các bưu gửi trong đơn hàng bao gồm thông tin chi tiết các bưu gửi đã được chấp nhận (01 liên lưu bưu cục kèm “Phiếu yêu cầu sử dụng dịch vụ; 01 liên giao KH);

- In và giao hóa đơn BC01 cho KH (theo thời điểm KH thanh toán cước);

[Trang 22/60]




Hoàn thiện bưu gửi, kết thúc giao dịch

Giao bưu gửi cho bưu cục làm thủ tục chấp nhận

Thực hiện tách lô trong đơn hàng

- Hoàn thiện bưu gửi;- Truyền dữ liệu cho bộ phận khai thác- Giao bưu gửi cho khai thác

GDV 7

[Trang 23/60]


2.1.4. Quy trình chấp nhân offline

Trach nhiệm Cac

bước TH


GDV1 - Tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách

hàng- Hướng dẫn khách hàng chọn loại dịch vụ theo

yêu cầu gửi; thông báo một số đặc tính chính của dịch vụ: điều kiện nhận gửi, chỉ tiêu thời gian, hàng cấm gửi, cước,…

GDV 2 Sai

Đúng




Khách hàng

3 - GDV cung cấp vận đơn cho khách hàng;- Hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thông tin

và kí vào vận đơn;

GDV 4 - Cân bưu gửi, tính cước;- Hoàn thiện các thông tin trên vận đơn;- Thu tiền cước;- Ký tên, đóng dấu ngày;- In và giao hóa đơn BC01 cho KH (nếu KH yêu

cầu);- Hoàn thiện bưu gửi, đóng dấu dịch vụ lên bưu

gửi và vận đơn; 01 liên vận đơn lưu tại bưu cục, 01 liên giao khách hàng, 01 liên đi đính kèm theo bưu gửi.

GDV5

- Lập bản kê các bưu gửi, giao bộ phận khai thác & lấy kí nhận; bản kê 02 liên (01 liên lưu, 01 liên giao bộ phận khai thác.

GDV

[Trang 24/60]


Đóng chuyển bưu gửi

Điền thông tin vào vận đơn




2.1.5. Quy trình chấp nhân bưu gửi có sự tham gia của khach hàng

Người thực hiên

Bước Tiên trình Mô ta/ biêu mẫu

Khách hàng

1Điều kiện: khách hàng có hợp đồng với Bưu điện (có mã khách hàng, mã hợp đồng), có tài khoản đăng nhập hệ thống BCCP, có máy tính/kết nối internet, máy in.

Khách hàng

2 - Nhập thông tin cho từng bưu gửi hoặc nhập theo danh sách;


Khách hàng

3 - Mẫu bản kê giao nhận sẽ thiết kế lại căn cứ trên mẫu BC 16 hiện nay.

Khách hàng

4 - Hệ thống lưu thông tin yêu cầu chấp nhận gửi online

KH/ TGN

5- Khách hàng tự vận chuyển.- Hoặc bưu điện đến nhận (tùy theo hợp đồng).

GDV

6

Sai

Đúng

- Nhận đơn hàng, đối chiếu số lượng thực tế với số liệu đến trên hệ thống;

- Kiểm tra, cân đo lại bưu gửi;- Nhập mã Kh, mã đơn hàng, quét mã vạch từng

bưu gửi đối chiếu kiểm tra dữ liệu đơn hàng;- T/hợp phát sinh như thừa thiếu trọng lượng, số

lượng tính sai cước, số hiệu bưu gửi không đúng.

- In lại vận đơn đối với các bưu gửi bị sai lệch- Điều chỉnh, bổ sung trên bưu gửi.

GDV

7 - Thu tiền cước ngay hoặc ghi nợ tùy theo hợp đồng;

- In bản kê tổng hợp danh sách các bưu gửi trong đơn hàng bao gồm thông tin chi tiết các bưu gửi đã được chấp nhận, xác nhận của bưu điện, giao lại 01 liên cho KH.

GDV 8 - Lập bản kê các bưu gửi, giao bộ phận khai thác;- In bản kê (02 liên), lấy kí nhận 2 bên giao/nhận;

01 liên lưu, 01 liên giao bộ phận khai thác;- Truyền dữ liệu sang bộ phận khai thác.

[Trang 25/60]

Đăng nhập ứng dụng trình duyệt

Vận chuyển đến bưu cục

BC nhận gửi kiểm tra bưu gửi, đối chiếu

Nhập thông tin bưu gửi

Chỉnh sửa số liệu

In vận đơn gắn kèm bưu gửi và bản kê giao nhận với bưu điện

Truyền thông tin đơn hàng

Xác nhận chấp nhận xong đơn hàng

Giao bưu gửi sang bộ phận khai thác

2.2. Quy trình chấp nhân cac dich vụ quôc tê

2.2.1. Quy trình chấp nhân bưu phẩm bao đam đi quôc tê

Trach nhiệm

Cac bước TH


GDV1 - Tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng

- Hướng dẫn khách hàng chọn loại dịch vụ theo yêu cầu gửi; thông báo một số đặc tính chính của dịch vụ: điều kiện nhận gửi, chỉ tiêu thời gian, hàng cấm gửi, cước,…

GDV 2 Sai

Đúng




GDV 3- Cân, ghi trọng lượng lên bưu gửi;- Nhập đầy đủ thông tin bưu gửi vào hệ thống phần mềm

căn cứ thông tin trên bưu gửi và thông tin KH cung cấp;- Phần mềm tính cước;

GDV 4 - Hệ thống hỗ trợ lập và in tờ khai hải quan CN22, CN23 (đối với BP có giá trị trên 300 SDR);

- Đối với BP phải chịu thuế hải quan, tính & thu cước xuất trình hải quan và tạm thu thuế, xuất biên lai tạm thu thuế (BC06).

GDV 5 - In vận đơn (mẫu dùng chung với các dịch vụ trong nước), thu tiền cước, lấy chữ ký của khách hàng; Vận đơn 03 liên: 01 liên lưu tại bưu cục, 01 liên giao khách hàng, 01 liên gắn kèm bưu gửi; số hiệu bưu gửi được sinh từ hệ thống và thể hiện trên vận đơn;

- In và giao hóa đơn BC01 cho KH (nếu KH yêu cầu);- Hoàn thiện bưu gửi, đóng dấu dịch vụ lên bưu gửi và vận

đơn;- Dán tem hoặc in cước thay tem lên bưu phẩm;- Kí tên, đóng dấu ngày, giao 01 liên vận đơn cho KH

GDV6

- Lập bản kê các bưu gửi, giao bộ phận khai thác;- In bản kê (02 liên), lấy kí nhận 2 bên giao/nhận; 01 liên

lưu, 01 liên giao bộ phận khai thác;- Truyền dữ liệu sang bộ phận khai thác.

[Trang 26/60]





Lập và in tờ khai hải quan, bản kê gửi hàng xuất khẩu

Bưu phẩm chứa hàng hóa

Đúngg

Sai


2.2.2. Quy trình chấp nhân bưu kiện đi quôc tê

Trach nhiệm Cac

bước TH


GDV1 - Tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng

- Hướng dẫn khách hàng chọn loại dịch vụ theo yêu cầu gửi; thông báo một số đặc tính chính của dịch vụ: điều kiện nhận gửi, chỉ tiêu thời gian, hàng cấm gửi, cước,…

GDV 2 - Kiểm tra điều kiện nhận gửi: cách gói bọc, nội dung bưu gửi, giấy tờ hóa đơn hàng hóa (nếu có); khối lượng, kích thươc,…




mềm căn cứ thông tin trên bưu gửi và thông tin KH cung cấp;


GDV 4 - Hệ thống hỗ trợ lập và in thêm CN23 (nếu bưu chính nước nhận yêu cầu thêm số lượng bản CN23);

- Hệ thống hỗ trợ lập và in bản kê gửi hàng xuất khẩu, bản kê hàng hóa gửi đường hàng không;

- Đối với BK phải chịu thuế hải quan, tính & thu cước xuất trình hải quan và tạm thu thuế, xuất biên lai tạm thu thuế (BC06).

GDV 5 - In phiếu gửi CP72 (4 liên; nội dung cải tiến giống mẫu Vận đơn), thu tiền cước, lấy chữ ký của khách hàng; số hiệu bưu gửi được sinh từ hệ thống và thể hiện trên vận đơn;

- In và giao hóa đơn BC01 cho KH (nếu KH yêu cầu);- Hoàn thiện bưu gửi, đóng dấu dịch vụ lên bưu gửi và

vận đơn;- Kí tên, đóng dấu ngày, giao 01 liên vận đơn cho KH

GDV6

- Lập bản kê các bưu gửi, giao bộ phận khai thác;- In bản kê (02 liên), lấy kí nhận 2 bên giao/nhận; 01

liên lưu, 01 liên giao bộ phận khai thác;- Truyền dữ liệu sang bộ phận khai thác.

[Trang 27/60]



Kiểm trabưu gửi


Lập và in tờ khai hải quan, bản kê gửi hàng xuất khẩu, bản kê

khai hàng hóa gửi đườnghàng không


Sai

Đúng

3. Quy trình khai thac, Điều độ trung chuyên

3.1. Quy trình khai thac chiều đi


Cac bước TH


KTV

1 - Nhận bưu gửi từ bộ phận giao dịch hoặc các bộ phận khác chuyển đến;

KTV

2 - Kiểm tra khối lượng thực tế;- Đối chiếu số lượng bưu gửi thực tế với số lượng bưu gửi trên bản kê do bộ phận khác giao sang;- Xác nhận dữ liệu đến trên hệ thống- Ký nhận trên bản kê

KTV

4 - Chia chọn, phân hướng bưu gửi theo hướng chuyển quy định

KTV

5 - Scan bưu gửi, lập bản kê cho từng túi thư trên hệ thống;- In bản kê đi kèm túi thư;- Trên bản kê của túi cuối cùng của chuyến thư, phần mềm hỗ trợ thống kê và hiển thị thông tin của chuyến thư: tổng khối lượng, tổng số túi và tổng số bưu gửi.

KTV

6 - Thực hiện đóng túi các bưu gửi đã được phân hướng, cho bản kê vào túi tương ứng với từng dịch vụ;- Niêm phong và Cân khối lượng thực tế túi thư, nhập vào hệ thống;- In lá nhãn cổ túi (có số hiệu mã vạch),Túi F đóng sau cùng;- Đóng chuyến thư theo từng loại dịch vụ, Lập BC31 đối với chuyến thư BP (chứa BPT và BP bảo đảm);- Truyền dữ liệu chuyến thư.

KTV/ NVGN

- Lập và in BC37 từ hệ thống;- Thực hiện giao nhận trên BC37;- Ký nhận.

KTV

- Cuối ca, cuối ngày thực hiện kế toán xuât nhập bưu gửi, túi bưu gửi tương ứng từng dịch vụ

[Trang 28/60]

Nhận bưu gửi


Xử lý, lập Biên bản

Kiểm tra bưu gửi

sai

Lập bản kê

Kế toán xuất, nhập bưu gửi

Đóng túi thư, đóng chuyến thư

Giao chuyến thư

3.2. Quy trình điều độ trung chuyên

Bộ phân

Bước TH


NVGN

1 - Nhận các túi bưu gửi từ các đường thư nội tỉnh và đường thư liên tỉnh đến,

NVGN

2

saiđúng

- Đối chiểu số lượng túi thực tế với BC37;- Kiểm tra tình trạng từng túi;- Cân khối lượng, đối chiếu thông tin trên BC34;- Ký nhận trên BC37.

Lái xe / NVGN

3 - Lọc và in BC37 tổng hợp theo từng tuyến hành trình;- Lập lệnh điều động chuyến xe có tải trọng phù hợp căn cứ khối lượng từng tuyến hành trình;- Căn cứ nhãn BC34, thực hiện sắp xếp và chuyển tiếp trọn lô đối với những túi bưu gửi có dấu hiệu nhận biết theo lô; - Kiểm tra tình trạng từng túi;- Đối chiếu thông tin trên BC34;- Thực hiện quét mã vạch BC37 và Đối chiểu số lượng túi thực tế với BC37;- Đóng chuyến xe.

NVGN

4 - Thực hiện giao nhận trên BC37;- Ký nhận trên BC37

NVGN

5 - Kết thúc hành trình, cuối ca, cuối ngày thực hiện kế toán xuất, nhập túi/khối lượng theo từng hướng chuyển.

[Trang 29/60]

Nhận túi bưu gửi

Kiểm tra túi

Vận chuyển

Xử lý, lập biên bản ình

Kế toán xuất, nhật túi

Giao chuyến thư cho bưu cục liên quan

Sắp xếp chuẩn bị hành trình

3.3. Quy trình khai thac chiều đên


Cac bước TH


NVGN

1 - Nhận túi bưu gửi đến;- Đối chiểu, xác nhận số lượng túi thực tế với BC37;- Quét mã vạch để xác nhận túi đến

NVGN

2 - Kiểm tra tình trạng niêm phong của các túi;- Đối chiếu thông tin trên BC34;

3 - Xử lý Các trường hợp như: thừa thiếu túi gói, thừa thiếu trọng lượng túi gói, túi gói suy suyển, rách nát …

KTV

4

sai

- Mở túi F chứa BC31 hoặc bản kê tổng;- Xác nhận bưu gửi đến trên hệ thống;- Bổ sung thông tin bưu cục phát trên BC34;- Đóng túi.

KTV5

đúng- Xử lý các trường hợp như: thừa thiếu bưu

gửi, thừa thiếu trọng lượng bưu gửi, bưu gửi suy suyển, rách nát…

KTV

6 - Chia chọn, phân hướng, đóng chuyến thư đến bưu cục liên quan;

- Truyền dữ liệu đến bưu cục phát;

KTV

- Thực hiện giao nhận trên BC37

KTV

7- Cuối ngày thực hiện kế toán sổ sách, lưu

chứng từ theo qui định

[Trang 30/60]

Nhận chuyến thư


Đối kiểm số lượng túi gói

đúng

sai

Chia chọn, phân hướng đến bưu cục liên quan

Kế toán xuất, nhập bưu gửi

Mở túi, đối kiểm số lượng


Giao chuyến thư cho bộ phận liên quan

3.4. Quy trình khai thac lô hàng

3.4.1. Quy trình khai thac tại bưu cục chấp nhân

GDV/KTV

1

- Nhận bưu gửi từ bộ phận giao dịch;- Xác nhận dữ liệu đến;- Khai thác, phân hướng bưu gửi;- Đóng túi bưu gửi theo lô;- Phân biệt bưu gửi của các lô khác nhau bằng số hiệu

lô, số hiệu của túi chứa lô;- Hoàn thiện thông tin trên vận đơn; gắn vận đơn bên

ngoài cổ túi cuối cùng của lô hàng;- In BC34, niêm phong cổ túi;- Lập, in BC37 trên cơ sở số hiệu nhãn BC34;- Truyền dữ liệu chuyến thư.

GDV/KTV

2 - Giao túi F túi có chứa vận đơn của lô hàng trước;- Đối chiếu nhãn BC34 với BC37;- Kí nhận.

3.4.2. Quy trình giao nhân tại Trung tâm tỉnh chấp nhân/TT KTVC

Bộ phân

Bước TH


Trung chuyển

- Nhận túi bưu gửi đến;- Đối chiểu số lượng túi thực tế với BC37;- Kiểm tra tình trạng gói bọc của từng túi trong lô hàng;- Cân khối lượng từng túi trong lô, đối chiếu thông tin trên BC34;- Căn cứ thông tin trên lá nhãn cổ túi có dấu hiệu nhận biết túi chứa lô, để sắp xếp túi theo lô hàng;

Trung chuyển

- Ưu tiên chuyển tiếp trọn lô các túi bưu gửi theo lô;

[Trang 31/60]

Giao chuyến thư

Đóng chuyến thư thẳng cho bưu điện tỉnh phát

Nhận túi bưu gửi đến theo lô

Chuyển tiếp túi bưu kiện trọn lô

3.4.3. Quy trình khai thac tại tỉnh phat


Cac bước TH


NVGN/KTV

1 - Nhận túi bưu gửi đến;- Kiểm tra số lô trong chuyến thư;- Sắp xếp bưu gửi theo lô.

KTV

2 - Kiểm tra tình trạng niêm phong của các túi trong lô hàng;- Đối chiểu/xác nhận số lượng túi thực tế với BC37;- Cân khối lượng từng túi trong lô hàng, đối chiếu thông tin trên BC34;- Xử lý các trường hợp đặc biệt;

3- Các trường hợp như: thừa, thiếu túi, gói,

rách nát …

KTV

4

- Căn cứ thông tin trên vận đơn gắn bên ngoài cổ túi cuối cùng của lô hàng, thực hiện phân hướng đến bưu cục phát;

- Scan mã vạch cổ túi, xác nhận dữ liệu đến, bổ sung thông tin chuyển tiếp và truyền số liệu đến bưu cục phát;

- Bổ sung thông tin bưu cục phát trên vận đơn và găn thêm nhãn cổ túi cho các túi chứa lô khi thực hiện chuyển tiếp chuyến thư từ KT tỉnh đến bưu cục phát do PM hỗ trợ in BC34;

- PM hỗ trợ in vận đơn trong trường hợp vận đơn của lô hàng bị mất trong quá trình khai thác, vận chuyển.

KTV

5

- Truyền dữ liệu đến bưu cục phát;- Đóng chuyến thư chuyển tiếp lô hàng đến

bưu cục phát;

[Trang 32/60]


Khai thác


Kiểm tra, đối chiếu số

đúng

sai

Chuyển tiếp đến bưu cục phát/tuyến phát

4. Quy trình khai thac tại bưu cục ngoại dich

4.1. Quy trình khai thac bưu phẩm bao đam đi quôc tê


Bước TH

Lưu đồ Mô ta/Biêu mẫu

KTV

1* Nhận BPBĐ:- Đếm tổng số bưu gửi so với bản kê- Kiểm tra tình trạng bưu gửi, cân- Ký nhận trên bản kê* Nhận túi BPBĐ:- Đếm tổng số túi so với BC37- Kiểm tra hướng chuyển trên nhãn BC34- Cân kiểm tra đối với túi bị mất niêm phong, suy suyển,

nghi ngờ về trọng lượng- Ký nhận trên BC37

KTV

2- Đếm tổng số BPBĐ so với bản kê- Kiểm tra tình trạng BPBĐ- Cân khối lượng gói nhỏ và đối chiếu với phiếu chuyển- Lập biên bản đối với các trường hợp bất thường- Ký tên, đóng dấu trên bản kê, BC31

KTV, nhân viên HQ

3- Cho bưu gửi lên băng chuyền chạy qua máy soi- Nhân viên HQ kiểm tra nội dung bưu gửi qua máy soi

KTV4 - Chia BPBĐ theo đường bay, đường bộ

- Chia theo bưu cục nhận theo quy định hiện hành về hướng chuyển đi nước ngoài

KTV

5 - Căn cứ BPBĐ nhập các thông tin sau: bưu cục gửi, bưu cục nhận, số hiệu BPBĐ, trọng lượng

- In và ký tên, đóng dấu vào CN33, CN31- Cho BPBĐ vào túi kèm CN31, CN33- Gắn nhãn túi và niêm phong cổ túi- Cân túi và ghi trọng lượng vào nhãn túi

KTV

6 - Nhập dữ liệu về túi: số chuyến thư, ngày đóng, số lượng túi, trọng lượng từng túi,…

- In BC37, CN37, CN38- Chuyển BC37, CN37/CN38 cho nhân viên HQ để lấy

phiếu chuyển tiếp HQ- Giao bộ phận trung chuyển

- Lấy ký nhận trên BC37

KTVVào sổ xuất, nhập BC38, BC29, theo dõi chuyến thư BC30

KTV Thống kê số lượng túi , trọng lượng và bưu gửi đi trong ngày

[Trang 33/60]

Kiểm hóa qua máy soi

Thống kê, Báo cáo và Lưu hồ sơ

Mở túi

Chia chọn/phân hướng

Đóng túi

Giao túi

Nhận túi, BPBĐ

Kế toán cuối ca, cuối ngày

4.2. Quy trình khai thac bưu phẩm bao đam quôc tê đên

SttTrach nhiệm


1

Nhân viên khai thác

- Kiểm đếm số túi so với BC37, CN37/CN38- Kiểm tra hướng chuyển trên nhãn túi- Ký nhận trên BC37

2

Nhân viên khai thác

- Kiểm đếm số bưu phẩm so với CN31, CN33, BC31, bản kê (nếu có)

- Kiểm tra tình trạng BPBĐ- Cân lại khối lượng đối với các gói nhỏ, đối chiếu

với bản kê chi tiết CN33, bản kê;- Lập biên bản đối với trường hợp bất thường (nếu

có)- Ký tên, đóng dấu trên CN31, CN33, BC31, bản kê

và xếp theo từng bưu cục.

3Công nhân khai thác

- Thư ghi số: Kiểm tra A1; Đóng chuyển bộ phận khai thác BPBĐ trong

nước.- Gói nhỏ bảo đảm

+ Thuộc vùng kiểm hóa: Lập bản kê chuyển sang bộ phận kiểm hóa

+ Gói nhỏ ghi số không thuộc vùng kiểm hóa: Lập bản kê chuyển đi các TTKTVC khác

- Xử lý bưu phẩm ghi số lạc hướng, hoặc chuyển tiếp: lập bản kê chuyển bộ phận khai thác bảo đảm đi nước ngoài

[Trang 34/60]

Mở túi

Nhận túi

Phân loại và chia sơ bộ

Kiểm hóa Khác vùng

Giao KTGS trong nước

4Nhân viên khai thác/HQ

- Cân trọng lượng gói nhỏ; - Mở , kiểm nội dung cùng với nhân viên HQ; - Kê khai trên HQ01-BKHBC và HQ/2011-PMD đối với BP không thuế - Kê khai trên Tờ khai XNK HQ/2011-PMD và PLHQ/2011-PMD - Đóng gói, niêm phong gói nhỏ - Lập bản kê giao bộ phận khai thác BPBĐ trong nước


- Đóng dấu ngang bưu cục gửi, bưu cục nhận, số chuyến thư, ngày đóng,…lên BC34

- Nhập dữ liệu về BPBĐ: số hiệu BPBĐ, hướng chuyển, trọng lượng đối với gói nhỏ,…

- In và ký tên đóng dấu trên bản kê- Cho BPBĐ kèm bản kê vào túi- In và gắn nhãn BC34 và niêm phong cổ túi- Cân túi và ghi trọng lượng vào nhãn túi BC34


- Nhập dữ liệu về túi: số chuyến thư, ngày đóng, số lượng túi, trọng lượng từng túi,…

- In BC37- Chuyển BC37 cho nhân viên HQ để lấy phiếu

chuyển tiếp HQ.- Giao bộ phận trung chuyển Lấy ký nhận trên BC37

7 Công nhân khai thác

Vào sổ xuất, nhập BC38, BC29, theo dõi chuyến thư BC30


Thống kê số lượng túi , trọng lượng và bưu gửi đi, đến trong ngày

[Trang 35/60]

4.3. Quy trình khai thac bưu kiện đi quôc tê

Stt Trach nhiệm



* Nhận BK rời:- Đếm tổng số bưu gửi so với bản kê- Kiểm tra tình trạng bưu kiện- Cân khối lượng- Ký nhận trên bản kê* Nhận túi:- Đếm tổng số túi so với BC37- Kiểm tra hướng chuyển trên nhãn BC34- Cân kiểm tra đối với túi bị mất niêm phong, suy suyển,

nghi ngờ về trọng lượng- Ký nhận trên BC37


- Đếm, đối chiếu BK so với bản kê- Kiểm tra tình trạng BK- Cân khối lượng BK và đối chiếu với phiếu chuyển- Lập biên bản đối với các trường hợp bất thường- Ký tên, đóng dấu trên bản kê, BC31

3 CNKT, HQ- Kê khai trên HQ01-BKHBC và Tờ khai hàng hóa XNK- HQ kiểm tra qua máy soi/ thực tế


- Chia BK theo đường bay, đường bộ- Đọc mã vạch bằng đầu đọc- Chia theo bưu cục nhận theo quy định hiện hành về

hướng chuyển đi nước ngoài


- Quét mã vạch/ nhập số hiệu BK cần đóng túi- Lập nhãn túi- In và ký tên, đóng dấu vào CP87- Cho BK vào túi kèm CP87 (túi F)- Gắn nhãn túi và niêm phong cổ túi


- Nhập dữ liệu về túi: số chuyến thư, ngày đóng, số lượng túi, trọng lượng từng túi,…

- In BC37, CN37, CN38- Chuyển BC37, CN37, CN38 cho nhân viên HQ để lấy

phiếu chuyển tiếp HQ- Giao bộ phận trung chuyển- Lấy ký nhận trên BC37


Vào sổ xuất, nhập BC38, BC29, theo dõi chuyến thư BC30


Thống kê số lượng túi và bưu kiện đi, đến trong ngày

4.4. Quy trình khai thac bưu kiện quôc tê đên

Stt Trach nhiệm


[Trang 36/60]

Kiểm tra hải quan


Phân hướng

Giao túi


Nhận túi, BK

Mở túi

Đóng túi


- Đếm tổng số túi so với BC37, CN37/CN38- Kiểm tra hướng chuyển trên nhãn túi- Ký nhận trên BC37


- Đếm tổng số kiện so với CP87- Cân kiểm tra trọng lượng đối với bưu kiện bị suy suyển, mất

niêm phong hoặc nghi ngờ- Đối chiếu số liệu từng kiện so với CP87- Lập biên bản (nếu có), ghi chú trên CP87- Đóng dấu ngày, ký tên xác nhận trên CP87


- Đọc mã vạch bằng đầu đọc.- Bưu kiện thuộc vùng kiểm hóa: lập bản kê, chuyển sang

kiểm hóa- Bưu kiện không thuộc vùng: chuyển sang chia chọn và đóng

túi - Bưu kiện lạc hướng, chuyển tiếp, lập bản kê đóng sang bộ phận liên quan


- Kiểm tra khối lượng thực tế so với CP71/CP72- Mở BK cùng nhân viên hải quan kiểm tra nội dung kiện- Kê khai trên HQ01-BKHBC đối với BK không thuế- Kê khai trên Tờ khai XNK HQ/2011-PMD và PLHQ/2011-

PMD- Đóng gói, niêm phong kiện- Lập bản kê- Chuyển bộ phận khai thác bưu kiện trong nước


- Nhập dữ liệu về kiện: bưu cục gửi, bưu cục nhận, số chuyến thư, ngày đóng, số hiệu kiện,…In bản kê.

- Ký tên, đóng dấu trên bản kê- Cho 1 bản bản kê và kiện vào túi- Gắn nhãn BC34 và niêm phong cổ túi- Cân túi và ghi khối lượng lên BC34


- Nhập dữ liệu về túi: số chuyến thư, ngày đóng chuyến thư, số lượng, khối lượng từng túi,…

- In BC37- Chuyển BC37 cho nhân viên hải quan để lấy phiếu chuyển

tiếp hải quan- Giao bộ phận trung chuyển

7 CNKT Vào sổ xuất, nhập BC38, BC29, theo dõi chuyến thư BC30


Thống kê số lượng túi và bưu kiện đi, đến trong ngày

[Trang 37/60]

Nhận túi

Phân loại

Khác vùngKiểm hóa

Giao Khai thác BK

trong nước

Đóng túi cho các

TTKTVC khác

Giao túi



5. Quy trình phat

5.1. Quy trình phat bưu gửi trong nước

5.1.1. Quy trình phat bưu gửi đơn lẻ tại đia chỉ


Bước

TH


Bưu tá 1- Đối chiếu số lượng túi gói, bưu gửi thực tế

với bản kê giao nhận;

Bưu tá 2

sai- Kiểm tra tình trạng, gói bọc niêm phong

bưu gửi

Bưu tá3

Đúng

- Xử lý các trường hợp như thừa thiếu túi, thừa thiếu trọng lượng, túi suy suyển, rách nát…

Bưu tá 4

- Sắp xếp bưu gửi theo hành trình để thuận tiện cho việc đi phát

Bưu tá

5

- Phát trên vận đơn đi kèm bưu gửi- Lấy chữ ký người nhận, hoàn thiện các

thông tin trên vận đơn phát- Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ báo phát,

lấy chữ ký người nhận trên cả BC07- Nếu phát 02 lần không thành công, để lại

giấy mời BC10 mời người nhận ra nhận tại bưu cục.

Bưu tá 6 - Xử lý các bưu gửi không phát được, nộp các khoản tiền thu được, ...

Bưu tá7

- Nhập đầy đủ thông tin phát bưu gửi vào hệ thống phần mềm theo đúng trạng thái.

[Trang 38/60]

Nhận bưu gửi, túi buu gửi

Kiểm tratình trạng bưu gửi


Sắp xếp bưu gửi theo hành trình đường thư

Phát bưu gửi

Nhập thông tin phát

Xử lý sau phát

5.1.2. Quy trình phat bưu gửi đơn lẻ tại bưu cục


Bước

TH


GDV 1- Đối chiếu số lượng túi gói, bưu gửi thực tế

với bản kê giao nhận

GDV

2

sai- Kiểm tra tình trạng gói bọc niêm phong

bưu gửi

GDV 3

Đúng


GDV

4

- In giấy mời BC10 từ hệ thống;- Ghi số thứ tự đến và ngày bưu gửi đến bưu

cục lên BC10 và lên bưu gửi liên quan;- Giao giấy mời cho bưu tá phát cho người

nhận;

GDV

5

- Kiểm tra các thông tin trên giấy mời BC10 người nhận xuất trình;

- Tìm bưu gửi liên quan, tiến hành phát trên vận đơn đi kèm bưu gửi;

- Lấy chữ ký người nhận, hoàn thiện các thông tin trên vận đơn phát

- Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ báo phát, lấy chữ ký người nhận trên cả BC07

GDV6 - Xử lý các bưu gửi không phát được, nộp

các khoản tiền thu được, ...

GDV 7- Nhập đầy đủ thông tin phát bưu gửi vào hệ

thống phần mềm theo đúng trạng thái.

[Trang 39/60]

Nhận bưu gửi, túi buu gửi



Lập giấy mời

Phát bưu gửi tạibưu cục

Xử lý sau phát


5.1.3. Quy trình khai thac, phat lô hàng


Cac bước TH


KTV

1- Nhận túi, gói đến;- Đối chiểu/xác nhận số lượng túi thực tế với BC37;- Sắp xếp túi/gói theo lô.

KTV

2 - Kiểm tra tình trạng các túi trong lô;- Cân khối lượng từng túi trong lô, đối chiếu thông tin với BC34;- Xử lý các trường hợp đặc biệt;

3- Các trường hợp như: thừa, thiếu túi, gói,

rách nát …

KTV

4

- Mở túi bưu gửi;- Đối chiếu số lượng, khối lượng bưu gửi

trong lô với vận đơn;- Xác nhận dữ liệu bưu gửi đến;

KTV

5 - Phân hướng theo tuyến phát;

Bưu tá

6- Phát lô hàng: Yêu cầu KH ký nhận trên

vận đơn;

Bưu tá

7

- Nhập đầy đủ thông tin phát bưu kiện vào phần mềm.

[Trang 40/60]


Phát bưu kiện cho khách hàng

Mở túi


Kiểm tra, đối chiếu số

đúng

sai

Khai thác


5.1.4. Quy trình phat tại bưu cục offline


Bước

TH




GDV

2

sai- Kiểm tra tình trạng gói bọc niêm phong

bưu gửi

GDV 3

Đúng


GDV

4

- Ghi số thứ tự đến và ngày bưu gửi đến bưu cục lên BC10 (đã được bưu cục online phụ trách lập và in thay thế) và lên bưu gửi liên quan;

- Giao giấy mời cho bưu tá phát cho người nhận;

GDV

5


- Tìm bưu gửi liên quan, tiến hành phát trên vận đơn đi kèm bưu gửi;

- Lấy chữ ký người nhận, hoàn thiện các thông tin trên vận đơn phát

- Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ báo phát, lấy chữ ký người nhận trên cả BC07



GDV 7- Lập bản kê gửi chứng từ phát cho bưu cục

online nhập thay thế thông tin phát

[Trang 41/60]

Nhận bưu gửi, túi bưu gửi



Lập giấy mời


Xử lý sau phát

Gửi chứng từ phát cho bưu cục online nhập thay thế thông tin phát

5.1.5. Quy trình phat hàng thu tiền COD (phương an 1)

Trach nhiệm Tiên trình Mô tả/ biểu mẫu

Bưu tá

- Nhận bưu gửi COD;- Kiểm tra, đối chiếu bưu gửi đến với COD3

và vận đơn;- Xác nhận số liệu trên hệ thống;

Bưu tá

- Bưu gửi đơn lẻ, bưu gửi gửi theo lô trên vận đơn COD1;

- Kiểm tra đối chiếu giấy tờ tùy thân ..- Phát hàng – thu tiền;- Lấy ký nhận trên vận đơn.

Bưu tá

Không thành công

Thành công

- Bưu gửi phát không thành công kiểm tra bút tích xử lý của nhân viên phát.;

- Bưu gửi phát thành công kiểm tra, đối chiếu số tiền thu hộ với vận đơn.

Bưu tá

- Nhập kêt quả phát thành công, không thành công vào phần mềm COD.

- In bản kê bưu gửi thu cước nơi người nhận kèm tiền đã thu giao bưu cục được chỉ định.

Bưu tá

- T/h tổ bưu tá không gắn với bưu cục: Lập bản kê giao nộp tiền thu hộ kèm vận đơn cho bưu cục ngày 2 lần.

Giao dịch

- Nhận bản kê nộp tiền cùng chứng từ vận đơn COD1. GDV cập nhật giao dịch thu hộ vào Hệ thống thu hộ.

- Kết xuất biên nhận nộp tiền (2 liên) 1 liên giao cho Bưu tá, 1 liên lưu tại bưu cục

Bưu tá - Xử lý chuyển tiếp, chuyển hoàn

bưu gửi COD.

Bưu tá

- Kế toán sổ sách, lưu chứng từ

[Trang 42/60]

Nhận Bưu gửi đếnChia theo tuyến phát Bưu tá

Nhập kết quả phát vàoHệ thống khai thác COD

Kế toán sổ sách và lưu chứng từ

Nộp tiền thu hộ cho bưu cục

Kiểm tra kết quả phát

Cập nhật giao dịch thu hộ lên hệ thống

Payposst

Xử lý chuyển tiếp,chuyển hoàn

Phát bưu gửi tại địa chỉ Khách hàng

(Tối đa 2 lần)

5.1.6. Quy trình phat hàng thu tiền bưu gửi COD (phương an 2)

Trach nhiệm Tiên trình Mô tả/ biểu mẫu

Bưu tá

- Nhận bưu gửi COD- Kiểm tra, đối chiếu bưu gửi đến với COD3

và vận đơn, Xác nhận số liệu trên hệ thống

Bưu tá

- Bưu gửi đơn lẻ, bưu gửi gửi theo lô trên vận đơn COD1;

- Kiểm tra đối chiếu giấy tờ tùy thân ..- Phát hàng – thu tiền;- Lấy ký nhận trên vận đơn.

Thành công - Bưu gửi phát hàng thu được tiền, bưu tá trực tiếp nộp cho bưu cục thu hộ được chỉ định;

- Lấy chứng nhận nộp tiền thu hộ COD từ bưu cục thu hộ kèm vận đơn về giao cho tổ trưởng bưu tá.

Bưu tá

Không thành công

- Kiểm tra bút tích xử lý của nhân viên phát trên bưu gửi phát không thành công;

- Bưu gửi phát thành công: kiểm tra, đối chiếu phiếu nộp tiền thu hộ COD với vận đơn và số lượng bưu gửi đã giao trong chuyến phát đảm bảo khớp đúng.

Bưu tá

- Nhập kêt quả phát thành công, không thành công vào phần mềm COD,

- In bản kê bưu gửi thu cước nơi người nhận kèm tiền đã thu giao bưu cục được chỉ định.

Bưu tá - Xử lý chuyển tiếp, chuyển hoàn

bưu gửi COD.

Bưu tá - Kế toán sổ sách, lưu chứng từ

[Trang 43/60]

Nhận Bưu gửi đếnChia theo tuyến phát Bưu tá

Nhập kết quả phát vàoHệ thống khai thác COD

Kế toán sổ sách và lưu chứng từ

Kiểm tra kết quả phát

Xử lý chuyển tiếp,chuyển hoàn

Phát bưu gửi tại địa chỉ Khách hàng

(Tối đa 2 lần)

Nộp tiền thu hộ COD vào hệ thống thu hộ

5.1.7. Quy trình tra tiền thu hộ COD tại giao dich

Trách nhiệm

Tiến trình Mô tả/biểu mẫu

Giao dịch

- Nhận yêu cầu trả tiền thu hộ COD từ khách hàng.

Giao dịch

- Kiểm tra giấy tờ liên quan như; giấy mời, giấy tờ tùy thân…

Giao dịch - Chạy chức năng thống kê giao dịch chi

hộ…

- Xác nhận trả tiền theo giao dịch đơn lẻ hoặc theo bảng kê

- Kết xuất chứng từ trả tiền từ hệ thống thu hộ, chi hộ

Giao dịch

- Trả bằng tiền mặt: trả trực tiếp cho KH (người gửi).

- Trả bằng chuyển khoản: chuyển chứng từ cho kế toán hoàn tất.

Kế toán

- Giao chứng từ cho bộ phận kế toán để chuyển khoản theo yêu cầu của KH

Khách hàng

- Khách hàng (người gửi) nhận tiền mặt

Giao dich

- Cuối ngày kết xuất báo cáo các giao dịch chi hộ

- Điều chỉnh sai sót nếu có theo qui định của dịch vụ thu hộ, chi hộ

[Trang 44/60]

Nhận yêu cầu từ KH

Kết xuất chứng từ trả tiền

Xác nhận trả tiền

đúng

Sai

Kiểm tra

Đăng nhập PayPost

Khách hàng (người gửi)

Bộ phận Kế toán

Làm thủ tục trả tiền

Trảtiền mặt

Kế toán, báo cáo

Trả bằng CK

5.2. Quy trình phat bưu gửi quôc tê đên

5.2.1. Quy trình phat bưu gửi quôc tê đên tại bưu cục


Bước

TH




GDV2

- Kiểm tra tình trạng gói bọc niêm phong bưu gửi

GDV 3

Đúng


GDV4

- In giấy mời BC10 từ hệ thống;- Ghi số thứ tự đến và ngày bưu gửi đến bưu

cục lên BC10 và lên bưu gửi liên quan;- Giao giấy mời cho bưu tá phát cho người

nhận;

GDV

5


- Tìm bưu gửi liên quan, tiến hành phát trên giấy mời BC10;

- Thu cước- Lấy chữ ký người nhận, hoàn thiện các

thông tin trên giấy mời;- Kí tên, đóng dấu ngày vào BC10 ngay sau

khi phát xong bưu gửi;- Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ báo phát,

lấy chữ ký người nhận trên cả BC07



GDV 7- Nhập đầy đủ thông tin phát bưu gửi vào hệ


[Trang 45/60]




Lập giấy mời


Xử lý sau phát


Sai

5.2.2. Quy trình phat bưu gửi quôc tê đên tại đia chỉ


Bước

TH


Bưu tá

1- Đối chiếu số lượng túi gói, bưu gửi thực tế

với bản kê giao nhận;

Bưu tá

2

sai- Kiểm tra tình trạng, gói bọc niêm phong

bưu gửi

Bưu tá 3

Đúng


Bưu tá

4

- Sắp xếp bưu gửi theo hành trình để thuận tiện cho việc đi phát;

Bưu tá 5

- Phát trên giấy mời BC10 đi kèm bưu gửi- Lấy chữ ký người nhận, hoàn thiện các

thông tin trên giấy mời;- Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ báo phát,

lấy chữ ký người nhận trên cả BC07- Nếu phát 02 lần không thành công, để lại

giấy mời BC10 mời người nhận ra nhận tại bưu cục.

Bưu tá

6 - Xử lý các bưu gửi không phát được, nộp các khoản tiền thu được, ...

Bưu tá

7- Nhập đầy đủ thông tin phát bưu gửi vào hệ


[Trang 46/60]




Sắp xếp bưu gửi theo hành trình đường thư

Phát bưu gửi


Xử lý sau phát

6. Quy trình dich vụ bưu phẩm thường

Trach nhiệm

Bước TH

Tiến trình Mô ta/ biêu mẫu

GDV1 - Thông báo, giải thích, tư vấn cho khách hàng về dịch

vụ;- Tiếp nhận bưu phẩm của khách hàng tại bưu cục

hoặc tại địa chỉ khách hàng.

GDV

2 Sai

Đúng

- Kiểm tra họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, cách thức gói bọc bưu phẩm.

GDV 3- Cân, ghi trọng lượng lên bưu phẩm;- Dán tem/in cước thay tem lên bưu phẩm hoặc giao

tem cho khách hàng tự dán.

GDV

4- Thu cước, kết thúc giao dịch;- Giao bưu phẩm cho bộ phận đóng chuyến thư

GDV 5 - Nhận bưu phẩm từ giao dịch giao sang hoặc thu gom bưu phẩm từ các thùng thư công cộng;

- Chia bưu phẩm theo các hướng đóng chuyến thư;- Đóng túi bưu phẩm;- Cân túi, thể hiện trọng lượng bưu phẩm trên lá nhãn

cổ túi và các sổ sách, ấn phẩm liên quan.- Giao túi cho bộ phận vận chuyển

GDV 6- Kiểm tra tình trạng, khối lượng túi; nhận túi, mở túi;- Chia bưu phẩm theo các hướng (BP phát tại BC, BP

phát tại các tuyến phát trên địa bàn, BP chuyển cho bưu cục khác);

- Đóng túi bưu phẩm chuyển cho bưu cục khác; cân túi, thể hiện trọng lượng bưu phẩm trên lá nhãn cổ túi và các sổ sách, ấn phẩm liên quan; giao túi cho bộ phận vận chuyển;

- Giao bưu phẩm cho giao dịch viên/bưu tá.

GDV/Bưu tá

7 - Nhận bưu phẩm;- Giao dịch viên: lập giấy mời giao cho bưu tá đi phát.- Bưu tá: sắp xếp bưu phẩm theo tuyến phát mình phụ

trách, đi phát bưu phẩm.

[Trang 47/60]

Tiếp nhận bưu phẩm

Hoàn thiện bưu phẩm

Khai thác, đóng chuyến thư đi

Phát bưu phẩm

Nhận, khai thác chuyến thư đến


Thu cước,kết thúc giao dịch

II. Nhóm quy trình dich vụ gia tri gia tăng

1. Quy trình dich vụ thu cước nơi người nhân

Bộ phânBước TH


Bưu cục tiếp nhận yêu cầu

1 - Tìm hiểu, tiếp nhận nhu cầu của khách hàng;- Kí hợp đồng với khách hàng- Có văn bản thông báo cho các đơn vị liên

quan: mã hợp đồng, thời hạn hợp đồng, dịch vụ sử dụng,…

Bưu cục nhận gửi

2 - Kiểm tra điều kiện nhận gửi: mã hợp đồng, thời hạn hợp đồng, cách gói bọc, nội dung,…

- Tiếp nhận bưu gửi (thực hiện theo quy định nghiệp vụ của loại dịch vụ đã được thông báo);

- Lưu ý: Cước dịch vụ vẫn được thể hiện trên phần mềm nhưng không thống kê vào doanh thu phát sinh của bưu cục nhận gửi, chú dẫn: cước thu ở người nhận.

- Chuyển bưu gửi và truyền thông tin cho bộ phận khai thác.

Bưu cục khai thác

3 - Khai thác bưu gửi theo quy định của dịch vụ được sử dụng.

Bưu cục phát

4 - Tiếp nhận các bưu gửi được đóng chuyển đến;

- Tổ chức theo dõi, thống kê số lượng bưu gửi đến.

Bưu cục phát

5

- Phát bưu gửi cho khách hàng theo quy định của dịch vụ sử dụng;

- Tính cước sử dụng dịch vụ của khách hàng trên cơ sở số lượng bưu gửi đến và mức cước tính cho từng bưu gửi: cước được ghi vào doanh thu phát sinh của bưu cục phát;

- Thanh toán cước với khách hàng;- Cập nhật thông tin và tổ chức chăm sóc

khách hàng.

[Trang 48/60]

Tiếp nhận, kí hợp đồng với khách hàng

Khai thác

Tiếp nhận bưu gửi đến

Phát bưu gửi, thanh toán hợp đồng với khách hàng

Nhận gửi

2. Quy trình dich vụ bao phat

Người thực hiện Bướ

c THTiên trình Mô ta/ biêu mẫu

Bưu cục nhận gửi

1- Nhận gửi theo dịch vụ mà khách hàng sử dụng;- Giải thích, hướng dẫn khách hàng sử dụng dịch vụ

Báo phát (SMS hoặc bảo đảm);- Thể hiện kí hiệu dịch vụ Báo phát (SMS hoặc bảo

đảm) lên bưu gửi, các giấy tờ ấn phẩm đi kèm;- Nhập thông tin dịch vụ Báo phát (SMS hoặc bảo

đảm) vào hệ thống phần mềm;- Chuyển bưu gửi và truyền thông tin cho bộ phận

khai thác.

Bưu cục khai thác

2- Thực hiện việc khai thác bưu gửi theo quy định

dịch vụ mà khách hàng sử dụng.

Bưu cục phát

3- Tiếp nhận các bưu gửi được đóng chuyển đến;- Phân hướng bưu gửi cho các tuyến phát (bưu cục

giao dịch hoặc bưu tá);- In ấn phẩm Báo phát cho các bưu gửi sử dụng dịch

vụ Báo phát bảo đảm;- Giao bưu gửi và ấn phẩm Báo phát cho bưu cục giao dịch/bưu tá

Giao dịch viên, bưu tá

4- Phát bưu gửi theo quy định dịch vụ;- Đề nghị khách hàng điền thông tin vào ấn phẩm Báo phát đối với các bưu gửi sử dụng dịch vụ Báo phát bảo đảm;- Nhập thông tin phát bưu gửi vào hệ thống;

Giao dịch viên, bưu tá

5- Gửi SMS cho khách hàng từ hệ thống nếu khách

hàng dùng Báo phát SMS, kết thúc giao dịch;- Thực hiện việc gửi ấn phẩm Báo phát cho khách

hàng theo quy trình dịch vụ Bưu phẩm bảo đảm, kết thúc giao dịch.

[Trang 49/60]

Nhận gửi

Tiếp nhận bưu gửi đến

Gửi báo phát cho khách hàng

Khai thác

Phát bưu gửi

3. Quy trình dich vụ phat đồng kiêm


Cac bước TH


1 - Hướng dẫn KH điền đầy đủ thông tin trên Biên bản giao nhận;

Bưu cục gốc / GDV

2 - Căn cứ yêu cầu trên Biên bản giao nhận (in sẵn hoặc in từ PM), thực hiện kiểm đếm và đối chiếu chi tiết nội dung;

- PM tính cước sau khi kê khai các nội dung đồng kiểm;

- Thể hiện rõ số vận đơn của bưu gửi trên Biên bản giao nhận;

- Biên bản giao nhận được lập thành 03 bản (01 bản lưu BC gốc, 01 bản lưu BC phát và 01 bản gửi trả người gửi);

3 - Đóng dấu “PĐK” trên bưu gửi và các ấn phẩm liên quan;

- Gắn phong bì chứa Biên bản giao nhận lên bưu gửi

4

sai

- Trước khi đi phát, kiểm tra tình trạng bưu gửi, các ấn phẩm kèm theo;

- Xử lý các trường hợp bưu gửi bị suy suyển, rách nát… hoặc thiếu Biên bản giao nhận. Phần mềm hỗ trợ in biên bản giao nhận

5 đúng

sai

- Căn cứ yêu cầu trên Biên bản giao nhận, cùng khách hàng thực hiện đồng kiểm chi tiết nội dung bưu gửi;

- Xử lý các trường hợp thừa thiếu nội dung đếm kiểm so với Biên bản giao nhận;

Bưu cục phát / GDV / Bưu tá

6 đúng

- Yêu cầu người nhận ký nhận và lấy dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nhận (nếu KH có y/c);

7 - Cập nhật thông tin phát bưu gửi vào hệ thống;

- Hoàn thiện Biên bản giao nhận và gửi 01 bản về BC gốc theo hình thức ghi số sự vụ, 01 bản lưu tại BC phát;

- PM hỗ trợ chức năng quản lý thông tin Biên bản giao nhận.

III. Nhóm quy trình xử lý sự vụ

1. Quy trình xử lý sự vụ điều chỉnh (BC19 cũ và tương đương)

[Trang 50/60]

Nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ

Thực hiện Kiểm đếm chi tiết nội dung bưu gửi

đúng

sai

Người nhận ký nhận


Niêm phong, đóng chuyển bưu gửi

Chuyển Biên bản giao nhận về bưu cục gốc

Kiểm tra bưu gửi trước khi đi

Thực hiện Kiểm đếm chi tiết nội dung



Bước TH



1 - Tiếp nhận yêu cầu của KH: rút BG; thay đổi họ tên, địa chỉ nhận BG, thay đổi số tiền thu hộ, thay đổi người trả tiền cước, thay đổi giấy tờ tùy thân người nhận BG,...


2 Sai

Đúng

- Kiểm tra các chứng từ liên quan: vận đơn, BC01, ...

- Nếu đúng, thực hiện bước tiếp theo;- Nếu sai, giải thích cho KH hiểu và từ chối thực hiện yêu cầu.


3

Online

Offline

- Nếu bưu cục online, chuyển sang bước 5;- Nếu bưu cục offline, thực hiện bước 4.

BC tiếp nhận yêu cầu offline

4 - Lập Giấy đề nghị trên cơ sở yêu cầu của KH (mẫu in sẵn)

- Đưa KH kiểm tra và kí;- Thu cước;- Giao 1 liên Giấy đề nghị cho KH, 1 liên

lưu tại BC, đồng thời copy 1 bản fax cho BC nhập thay thế để nhập thông tin vào hệ thống

BC tiếp nhận yêu cầu online/BC nhập thay thế

5 - Nhập thông tin vào hệ thống trên cơ sở yêu cầu của khách hàng (giao diện Giấy đề nghị);

- In Giấy đề nghị (2 liên), đưa khách hàng kiểm tra và kí;

- Thu cước;- Giao 1 liên Giấy đề nghị cho khách hàng, 1 liên lưu tại bưu cục- Trường hợp BC nhập thay thế, chỉ nhập thông tin vào hệ thống trên cơ sở bản fax nhận được.


6 - Truyền thông tin sự vụ cho Bưu cục phát

Bưu cục phát BG

7 - Tiếp nhận sự vụ đến;- Thực hiện yêu cầu của khách hàng;- Truyền thông tin cho bưu cục tiếp nhận yêu cầu.

[Trang 51/60]

Tiếp nhận yêu cầu của KH


Kiểm tra

Truyền thông tin cho BĐ tỉnh phát

Thực hiện yêu cầu của khách hàng

BC có online

Lập Giấy đề nghị gửi BC nhập thay thế

2. Quy trình xử lý sự vụ kiêm điêm khai thac (BC43 cũ)


Bước TH


Bưu cục phát hiện sai sót

1()

- Bưu cục phát hiện các sai sót trong quy trình giao nhận, đóng mở, khai thác túi, gói, bưu gửi,...


2

- Lập sự vụ theo từng trường hợp: thiếu thừa bưu gửi; thiếu thừa trọng lượng; thiếu thừa túi gói; túi gói, bưu gửi suy suyển, hư hỏng;...


3

- Xác định bưu cục nhận sự vụ:+ túi gói đóng thẳng: BC nhận sự vụ là BC gốc;+ túi gói khác: BC nhận sự vụ là TT KTVC;- Trong một số trường hợp, BC nhận sự vụ là BC gốc và TT KTVC


4Online

- Nếu bưu cục online, chuyển sang bước 5;- Nếu bưu cục offline, thực hiện bước 4.


5

Offline - Gửi sự vụ cho bưu cục nhập thay thế bằng đường fax hoặc phương thức khác nhanh nhất.

BC phát hiện sai sót/BC nhập thay thế

6

- Truyền thông tin sự vụ cho bưu cục nhận sự vụ;- Trong một số trường hợp, truyền thông tin cho

BĐ tỉnh để báo cáo

Bưu cục tiếp nhận sự vụ

7

- Tiếp nhận sự vụ đến;- Xử lý sự vụ: điều tra, thuyết minh sự vụ,...

Bưu cục tiếp nhận sự vụ

8

- Gửi lại kết quả cho bưu cục lập sự vụ;- Trong một số trường hợp, truyền thông tin cho BĐ tỉnh để báo cáo.

[Trang 52/60]

Phát hiện sai sót

Lập sự vụ kiểm điểm khai thác

Truyền thông tin sự vụ

Tiếp nhận sự vụ

Xác định bưu cục nhận sự vụ

Gửi lại kết quả giải quyết cho bưu cục lập sự vụ

BC có online

Gửi sự vụ cho BC nhập thay thế

3. Quy trình xử lý sự vụ điều chỉnh sô tiền thu hộ COD


Bước TH


BC tiếp nhận y/c

1 - Nhận yêu cầu của KH điều chỉnh số tiền thu hộ COD; GDV kiểm tra vận đơn (phần giao KH), BC01 hoặc giấy tờ tùy thân (nếu cần)


2

Xử lý

- Căn cứ vận đơn, GDV kiểm bưu gửi thực tế hoặc trạng thái bưu gửi trên hệ thống


3 Trường hợp bưu gửi còn tại BC; GDV thực hiện: điều chỉnh số tiền thu hộ mới theo yêu cầu của người gửi vào vận đơn tương ứng;

- Hệ thống tự tính lại cước theo số tiền thu hộ điều chỉnh; trên dòng trạng thái bưu gửi ghi chú: điều chỉnh theo y/c, ngày giờ điều chỉnh;

- GDV in vận đơn (mới) 3 liên; đưa khách hàng kiểm tra và ký nhận; 1 liên lưu cùng vận đơn cũ), 1 liên thay vận đơn cũ dán lên bưu gửi, 1 liên giao KH;

- In BC06 thu cước thủ tục, và cước chênh lệch sau khi điều chỉnh số tiền thu hộ;

- Giao vận đơn (biên lai) cho khách hàng.

Trường hợp bưu gửi đã chuyển đi: GDV phải liên hệ với BC phát bưu gửi để kiểm tra bưu gửi đã được phát cho người nhận hay chưa?


4 (1)Bưu gửi đã được phát cho người nhận: GDV từ chối yêu cầu điều chỉnh số tiền thu hộ COD của khách hàng, giải thích rõ lý do từ chối để khác hàng hiểu;

(2) Bưu gửi chưa được phát cho người nhận:

- GDV phải liên hệ với bưu cục phát để khẳng định bưu gửi chưa được phát cho người nhận và yêu cầu bưu cục phát giữ lại bưu gửi để tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh từ người gửi;

[Trang 53/60]

Kiểm tra điều kiện điều chỉnh số tiền thu hộ COD

Kiểm tra trạng thái bưu gửi

Bưu gủi đã phát

cho người nhận (1)

Bưu gửi chưa phát cho người nhận (2)

Bưu gửi còn tại BC

Đã chuyển khỏi BC

5 - Hướng dẫn khác hàng ghi yêu cầu trên mẫu in sẵn (COD04)

- GDV kiểm tra các thông tin trên COD04

BC tiếp nhận yêu cầu

6 - Nhập thông tin vào hệ thống trên cơ sở yêu cầu của khách hàng (giao diện Giấy đề nghị);

- In Giấy đề nghị (2 liên), đưa khách hàng kiểm tra và kí;

- In BC06 thu cước thủ tục, và cước chênh lệch sau khi điều chỉnh số tiền thu hộ;

- Thu tiền

- Giao 1 liên Giấy đề nghị cho KH, 1 liên lưu tại bưu cục

(Trường hợp BC nhập thay thế, chỉ nhập thông tin vào hệ thống trên cơ sở bản fax nhận được.)

BC tiếp nhận yêu cầu

7- Truyền thông tin cho bưu điện tỉnh, bưu cục phát bưu gửi.

Bưu cục phát BG

8 - Nhận sự vụ đến; in sự vụ COD 04- Thực hiện theo yêu cầu của khách hàng: + GDV in vận đơn đã được hệ thống tự động cập nhật (2 liên); + Tìm bưu gửi tương ứng; ghim vận đơn mới vào bưu gửi; + Phát bưu gửi cho người nhận thu tiền theo vận đơn mới đã điều chỉnh + Lưu vận đơn cũ, mới và sự vụ tại bưu cục

Bưu cục phát BG

9 Truyền thông tin cho BĐ tỉnh, bưu cục tiếp nhận yêu cầu.

[Trang 54/60]

Truyền thông tin cho BĐ tỉnh, bưu cục phát bưu gửi

Truyền thông tin cho BĐT, BC tiếp nhận yêu cầu

Chấp nhận y/c điều chỉnh số tiền thu hộ của KH

Nhập thông tin vào hệ thống

Nhận sự vụ đếnBưu cục phát thực hiện yêu

cầu của khách hàng

IV. Nhóm quy trình đôi soat

1. Quy trình đôi soat tại bưu cục

Trách nhiệm Tiến trình Mô ta/ biêu mẫu

Giao dịch(1,2)

- Cuối ngày kiểm tra việc cập nhật số liệu bưu gửi đi/đến trên hệ thống (bao gồm cả số liệu bưu cục offline);

- Thống kê sản lượng đi/đến theo các tiêu chí: bưu gửi phát hành,chuyển hoàn về, bưu gửi phát thành công, bưu gửi đến không phát được chuyển hoàn, b/g thiếu thông tin (1)(2); theo ngày tháng, mã k/h; đơn hàng; theo đường thư, chuyến thư…;

- Thống kê các khoản cước phải thu chiều đi/đến đối với từng bưu gửi;

Giao dịch

(3)

Đúng

- Chiều đi: đối chiếu vận đơn, bản kê phát sinh được lưu tại Bc với số liệu cập nhật trên hệ thống;

- Chiều đến: đối chiếu bưu gửi, bản kê thực nhận với số liệu truyền về từ hệ thống;

- Cước phí: đối chiếu số tiền cước thu được với các chứng từ (BC01, vận đơn, BC06..) với số liệu tổng hợp từ hệ thống;

Giao dịch

(4)

Sai Các trường hợp sai sót:

- (1): Có vận đơn (b/gửi) đi/đến thực tế nhưng không cósố liệu trên hệ thống;

- (2): Có số liệu đi/đến truyền trên hệ thống nhưng không có bưu gửi, vận đơn thực tế phát sinh/nhận tại bưu cục;

- (3) Các khoản cước phải thu kết xuất trên hệ thống (cước PH, cước CH, cước thu nơi người nhận , cước sự vụ điều chỉnh…) không khớp với số tiền thực tế thu tại bưu cục;

Giao dịch

(5)

Công việc đối chiếu: Đối chiếu hóa đơn, vận đơn, bản kê bưu gửi đi/đến với số liệu thực tế cập nhật/ nhận về trên hệ thống để tìm nguyên nhân sai sót;

Giao dịch

(6)

Cập nhật TT

Trường hợp (1):

Chiều đi: Căn cứ vận đơn cập nhật thông tin bưu gửi bổ xung vào hệ thống; ghi chú trạng thái bưu gửi trện hệ thống “Thông tin bổ xung chuyến thư…”;

Chiều đến:

- Tạm Xác nhận số lượng bưu gửi thực nhận và căn cứ vận đơn đính cùng b/gửi or thông tin trên bưu gửi cập nhật số liệu bưu gửi còn thiếu vào hệ thống ghi chú trạng thái bưu gửi trện hệ thống “Thông tin bổ xung chuyến

[Trang 55/60]

Kiểm tra, đối chiếu

Đối chiếu với chứng từ và các bộ phận liên quan

Điều chỉnh, xác nhận số

liệu

Sản lượng

(1) (2)

Cước (3)

Cập nhật/nhận số liệu đi/ đến

Thống kê sản lượng (đi/đến), cước

thư…”;

- Lập sự vụ gửi các bưu cục liên quan yêu cầu nhập bổ xung thông tin;

- Khi số liệu đã được cập nhật (SV về) thực hiện xác nhận số liệu đúng trên hệ thống: các tiêu chí: ngày, tháng cập nhật lại thông tin, người thực hiện, trưởng BC liên quan;

Trường hợp (2):

Chiều đi:+ Trường hợp: Bưu gửi còn sót lại BC sau khi đóng chuyến thư:- Điều chỉnh số liệu trên hệ thống khớp đúng

với số lượng bưu gửi đã chuyển đi trước đó;- Ghi chú trạng thái điều chỉnh giảm vào trạng

thái bưu gửi thiếu “ hủy bỏ”;- Đóng chuyển bưu gửi vào chuyến thư tiếp

theo;+ Trường hợp bưu gửi mất: tìm nguyên nhân;

Chiều đến:- Xác nhận số lượng bưu gửi thực tế nhận trên

hệ thống; bản kê đi trong chuyến thư;Ghi chú:vào trạng thái bưu gửi tương ứng “ “không có”;- Lập sự vụ gửi các bưu cục liên quan yêu cầu

xác minh điều chỉnh;

- Khi số liệu đã được cập nhật (SV về) thực hiện xác nhận số liệu đúng trên hệ thống: các tiêu chí: ngày, tháng cập nhật lại thông tin, người thực hiện, trưởng BC liên quan;

Cước:- Nếu tiền cước đã được chuyển nộp về BĐ

huyện, nộp bổ xung và thực hiện bút toán điều chỉnh theo định của TCKT;

Giao dịch

(7)

Xác nhận số đúng trên hệ thống (khớp với số lượng thực tế đi/đến và các khoản cước phải thu nộp;

Giao dịch

(8)

- Kết xuất các loại báo cáo tổng hợp hoạt động dịch vụ (báo cáo chi tiết từng dịch vụ hoặc tổng hợp) theo các trạng thái bưu gửi, theo chuyến thư, theo mã khách hàng;

- Báo cáo sản lượng doanh thu chiều đi/đến- Báo cáo thu nộp cuối ngày;

Giao dịch

(9)

Kiểm tra, xác nhận số liệu trên các báo cáo truyền về bưu điện huyện hoặc in gửi.

[Trang 56/60]

Truyền số liệu báo cáo về BĐH

Xác nhận dữ liệu

Lập, in báo cáo

2. Quy trình đôi soat tại bưu điện huyện/BĐ Trung tâm

Trach nhiệm


GDV, CV quản lý(1)

- BĐH nhận báo cáo, số liệu đi, đến từ bưu cục và BĐT;

CV quản lý(2)

- Thống kê số liệu đi/đến từ các Bưu cục trong huyện và số liệu đến của các đơn vị khác (ngoài huyện, tỉnh khác) từ BĐT;

CV quản lý(3)

Sai

Đúng

- Kiểm tra đối chiếu số liệu đi/đến giữa bưu cục huyện trong tỉnh và số liệu đến của các đơn vị khác (ngoài huyện, tỉnh khác) từ BĐT;

- Kiểm tra đối chiếu số tiền cước dịch vụ và cước thu hộ COD thực nộp về BĐH và số tiền cước thực tế phát sinh trên hệ thống;

- Nếu phát hiện sai sót phải đôn đốc, nhắc nhở và phối hợp tìm nguyên hoặc lập sự vụ yêu cầu các đơn vị liên quan điều chỉnh cho khớp;

CV quản lý(4)

Xác nhận số liệu đúng trên báo cáo do các Bưu cục trong toàn huyện gửi về và trên hệ thống;

CV quản lý(5)

Lập các loại báo cáo tổng hợp dịch vụ (tổng hợp, chi tiết); Lập báo cáo sản lượng doanh thu trong toàn huyện gửi về BĐT;

CV quản lý(6)

Truyền số liệu về BĐT, BC.

[Trang 57/60]

Bưu cục, BĐT

Truyền số liệu về BĐH, TTKTVC và TCT

Xác nhận số liệu


Lập, in báo cáo

Thống kê sản lượng đi/đến và

báo cáo

3. Quy trình đôi soat tại bưu điện tỉnh

Trach nhiệm


GDV, KTV, CV quản lý(1)

- BĐT nhận số liệu đi, báo cáo từ bưu cục, huyện và số liệu đến từ TTKTVC;

CV quản lý(2)

- Thống kê sản lượng đi/đến từ các Bưu cục, huyện trong tỉnh và số liệu đến từ TTKTVC và bưu cục, tỉnh khác;

CV quản lý(3) Sai

Đúng

- Kiểm tra đối chiếu số liệu đi/đến giữa bưu cục, huyện trong tỉnh và số liệu đến từ TTKTVC, tinh khác trên cơ sở dữ liệu được cập nhật từ hệ thống và thực tế phát sinh tại bưu cục trong tỉnh;

- Kiểm tra đối chiếu số tiền cước dịch vụ và cước thu hộ COD thực nộp về B ĐT và số tiền cước thực tế phát sinh trên hệ thống;

- Nếu phát hiện sai sót phải đôn đốc, nhắc nhở và phối hợp tìm nguyên hoặc lập sự vụ yêu cầu các đơn vị liên quan điều chỉnh cho khớp;

CV quản lý(4)

Xác nhận số liệu đúng trên báo cáo do các BĐH gửi về (bản in) và trên hệ thống của các bưu cục, huyện trong toàn tỉnh và xác nhận số liệu với TTKTVC;

CV quản lý(5)

- Lập các loại báo cáo tổng hợp dịch vụ (tổng hợp, chi tiết); Lập báo cáo sản lượng doanh thu trong toàn tỉnh gửi về TCT ;

- Lập báo cáo đối soát với TTKTVC;…..

CV quản lý(6)

Truyền số liệu về BĐH, TTKTVC và TCT.

[Trang 58/60]

Bưu cục, huyện, TTKTVC

Truyền số liệu về BĐH, TTKTVC và TCT



Lập, in báo cáo

Thống kê sản lượng đi/đến và báo cáo

4. Quy trình đôi soat tại TTKTVC

Trach nhiệm


Giao dịch(1)

- BĐT truyền số liệu đi về TTKTVC vùng và nhận số liệu đến từ TTKTVC vùng;

KTV(2)

- Thống kê sản lượng đi/đến theo các bản kê số chuyến thư, theo các hướng đường thư theo các tiêu chí: bưu gửi đến đóng chuyển tiếp, bưu gửi quá giang, và các trạng thái thừa thiếu thông tin và số lượng như trường hợp 1,2 tại bước 3 phụ lục 1;

KTV(3)

Sai

Đúng

Phát hiện sai sót như các trường hợp 1,2 tại bước 3 phụ lục quy trình đối soát 1 xử lý tương tự;

KTV(4)

Xác nhận số liệu trên bản kê, phiếu chuyển và trên hệ thống;

KTV(5)

Kết xuất các loại báo cáo tổng hợp các đường thư (tổng hợp,chi tiết), sản lượng đi đến cho từng tỉnh…hoặc về cho các bưu cục có đường thư đóng thẳng về TTKTVC vùng;

KTV(6)

- Truyền số liệu về cho BĐT hoặc BC và TCT;

[Trang 59/60]

Bưu điện tỉnh, bưu cục

Truyền số liệu về BC, BĐT, TCT



Lập, in báo cáo

Thống kê sản lượng đi/đến

5. Quy trình đôi soat tại Tổng Công ty

Trach nhiệm


CV ĐSV(1)

- BĐT, TTKTVC truyền số liệu, báo cáo về TCT;

CV ĐSV (2)

- Thống kê số liệu đi/đến phát sinh từ các BĐT và các sản lượng đi đến, quá giang qua các TTKTVC;

CV ĐSV (3)

Sai

Đúng

- Kiểm tra đối chiếu số liệu đi/đến giữa các B ĐT và các TTKTVC trên cơ sở dữ liệu được cập nhật từ hệ thống với các báo cáo từ các BĐT và TTKTVC gửi về;

- Kiểm tra đối chiếu doanh thu phát sinh của các BĐT trên báo cáo (bản in, hệ thống) với doanh thu nộp về Ban TCKT;

- Nếu phát hiện sai sót yêu cầu các đơn vị liên quan kịp thời điều chỉnh cho khớp;

CV ĐSV (4)

- Tổng hợp số liệu của các BĐT, TTKTVC sau khi đã điều chỉnh khớp đúng;

- Lập bảng phân chia doanh thu cho các đơn vị;

CV ĐSV (5)

- Truyền số liệu phân chia doanh thu cho các B ĐT và TTKTVC.

[Trang 60/60]

BĐT, TTKTVC

Truyền số liệu phân chia doanh thu

Tổng hợp số liệu, phân chia doanh thu


Thống kê sản lượng đi/đến và báo cáo

Documents

VNPost BCCP Business Specification v0.1.0