UNIVERZA V LJUBLJANI EKONOMSKA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

VPLIV UPORABE ČRTNE KODE NA IZVAJANJE POSLOVNIH PROCESOV – PRIMER VIPAP VIDEM

KRŠKO d.d. Ljubljana, maj 2006 ZORAN VOVČAK

I Z J A V A Študent Zoran Vovčak izjavljam, da sem avtor tega diplomskega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom dr. Jurija Jakliča, in dovolim objavo diplomskega dela na fakultetnih spletnih straneh. V Ljubljani, dne 15.05.2006. Podpis___________________

KAZALO

1. Uvod ___________________________________________________________________ 1

2. Črtna koda ______________________________________________________________ 2

2.1. Nastanek __________________________________________________________________ 2

2.2. Prednosti uporabe črtne kode_________________________________________________ 2

2.3. Črtna koda in standardi _____________________________________________________ 3

2.4. Tipi (simbologija) črtnih kod _________________________________________________ 5

2.5. Prihodnost uporabe črtne kode _______________________________________________ 9

3. Poslovni procesi in njihova prenova _________________________________________ 10

3.1. Kaj so poslovni procesi? ____________________________________________________ 10

3.2. Prenova poslovnih procesov in pristopi k prenovi poslovnih procesov_______________ 11

3.3. Razlogi za prenovo poslovnih procesov ________________________________________ 13

3.4. Pomen informacijske tehnologije za prenovo poslovnih procesov __________________ 14 3.4.1. Vrste potekov dela_______________________________________________________________ 16 3.4.2. Faktorji, ki vplivajo na izgradnjo podpornega informacijskega sistema ______________________ 18

4. Črtna koda v podjetju Vipap Videm Krško d.d._________________________________ 20

4.1. Kratka predstavitev podjetja Vipap Videm Krško d.d. ___________________________ 20

4.2. Pobuda za uporabo črtne kode – zahteve kupcev ________________________________ 22

4.3. Izvedba projekta uvedbe črtne kode __________________________________________22 4.3.1. Analiza zahtev kupcev ___________________________________________________________ 23 4.3.2. Določitev ciljev projekta __________________________________________________________ 24 4.3.3. Analiza obstoječih procesov v podjetju in stanja informacijske podpore _____________________ 25 4.3.4. Priprava predlogov sprememb______________________________________________________ 25 4.3.5. Zbiranje ponudb dobaviteljev potrebne opreme in izbor ponudnika_________________________ 25 4.3.6. Priprava programske rešitve _______________________________________________________ 26

4.3.6.1. Informatizacija delovnega mesta previjalca_______________________________________ 28 4.3.6.2. Avtomatizacija dela v zavijalnici_______________________________________________ 30 4.3.6.3. Nalepka proizvoda__________________________________________________________ 32 4.3.6.4. Uskladiščevanje proizvodov na lokacije _________________________________________ 35 4.3.6.5. Spremembe v načinu prodaje in izdaje proizvodov iz skladišča _______________________ 36

4.3.7. Izobraževanje, testiranje opreme in programskih rešitev _________________________________ 40 4.3.8. Uvedba sistema _________________________________________________________________ 40 4.3.9. Analiziranje uspešnosti in dopolnjevanje uvedene rešitve ________________________________ 41

5. Sklep __________________________________________________________________ 42

Literatura __________________________________________________________________ 44

Viri _______________________________________________________________________ 45

Kazalo tabel in slik Tabela 1: Število napak pri različnih načinih zajema podatkov ..................................................................................3 Tabela 2: Uveljavljeni standardi črtnih kod................................................................................................................. 3 Tabela 3: Prikaz različnih definicij poslovnega procesa........................................................................................... 10 Tabela 4: Prikaz najpomembnejših nalog po oddelkih po izpeljavi projekta............................................................. 28 Tabela 5: Podatki, ki ji vsebuje nalepka proizvoda podjetja...................................................................................... 33 Slika 1: Črtne kode po standardu EAN-13/8 in UPC-A/E ........................................................................................... 4 Slika 2: Shematski prikaz poslovnega procesa........................................................................................................... 11 Slika 3: Potek prenove poslovnih procesov ............................................................................................................... 12 Slika 4: Referenčni model poteka dela, ki ga je pripravila organizacija WfMC (Workflow Managament Coalition) ...................................................................................................................................................... 17 Slika 5: Groba shema poteka dela po izpeljavi projekta ............................................................................................ 27 Slika 6: Majhna nalepka s črtno kodo ........................................................................................................................ 29 Slika 7: Model procesa tehtanja zvitkov pred in po prenovi procesa......................................................................... 30 Slika 8: Fiksni čitalec črtne kode in branje črtne kode na zvitku ............................................................................... 31 Slika 9: Tiskanja številke na zvitek med potjo v zavijalno enoto .............................................................................. 32 Slika 10: Nalepka proizvoda za zvitek in paleto papirja ............................................................................................ 33 Slika 11: Talna oznaka lokacije v skladišču in skladiščeni proizvodi na lokacijah ................................................... 35 Slika 12: Model procesa prodaje proizvodov pred in po prenovi procesa ................................................................. 37 Slika 13: Model procesa izdaje proizvodov iz skladišča pred in po prenovi procesa ................................................ 39 Slika 1: Proizvodni program podjetja (celuloza, papir v zvitkih, formatni papir)........................................................ 1 Slika 2: Zvitki na transportnem traku........................................................................................................................... 1 Slika 3: Struktura 16-mestne črtne kode po standardu IFRA....................................................................................... 2 Slika 4: Prikaz nakladalnega naloga oz. naloga za naklad ........................................................................................... 3 Slika 5: Zaslonska maska za vnos proizvodnje na delovnem mestu previjalca............................................................ 4

1

1. Uvod Slovensko gospodarstvo se v zadnji dekadi pospešeno prilagaja razvojnemu vzorcu sodobnih gospodarskih sistemov v svetu, ki se razvijajo v smeri postindustrijske in informacijske družbe. Kljub dejstvu, da se vse bolj poudarjajo storitvene dejavnosti, pa razvoj predelovalnih dejavnosti v nekaterih razvojno najbolj prodornih članicah EU (Finska, Irska) kaže na to, da Slovenija vsekakor ne sme zanemariti razvoja tudi teh dejavnosti (Kovačič, 2005, str. 2). Da pa podjetja lahko uspešno delujejo in preživijo v danes spremenljivem okolju ekonomskega in političnega sveta, je pred njimi izziv neprestanega prilagajanja spremenljivkam iz okolja. Proces prilagajanja podjetij oblikuje veliko močnih sil – konkurenca, tehnološke inovacije, profesionalizem in demografske sile so samo nekatere izmed njih. Za preživetje podjetij je danes torej bistvenega pomena njihova sposobnost učinkovitega prilagajanja spremenjenim razmeram v okolju. Podjetja, ki se niso sposobna dovolj hitro prilagoditi, prenehajo obstajati ali pa se asimilirajo v drugo organizacijo. V ospredju prilagajanja podjetij je pogosto prenova in informatizacija poslovnih procesov (Business Process Reengineering – BPR) s ciljem izboljšati uspešnosti poslovanja skozi nižje stroške, boljšo kakovost proizvodov, kakovostnejšega servisa kupcev. Prav razvoj informacijske tehnologije in možnost uporabe dosežkov le-te na vseh področjih poslovanja podjetij na eni strani zahteva od podjetij prenovo poslovnih procesov, da ohranijo svojo konkurenčnost, po drugi strani pa predstavlja možnost in priložnost, da podjetja s prenovo poslovnih procesov s hkratno informatizacijo povečajo svojo konkurenčnost na trgu. V nalogi bom predstavil projekt uvedbe črtne kode za označevanje proizvodov v podjetju Vipap Videm Krško d.d. in kako je uvedba vplivala na poslovne procese v podjetju. Na začetku bom predstavil črtno kodo, zgodovino njenega nastanka, prednosti uporabe, uveljavljene standarde in tehnične značilnosti ter na kratko osvetlil tudi prihodnost uporabe črtne kode. V naslednjem poglavju bom preko definicije poslovnih procesov, pristopov k prenovi poslovnih procesov in razlogov zanje poskušal osvetliti problematiko prenove poslovnih procesov. V poglavju se bom dotaknil tudi vpliva in pomena informacijske tehnologije na prenovo poslovnih procesov. Največ prostora bom v nalogi posvetil prenovi poslovnih procesov v podjetju Vipap Videm Krško d.d., kot posledica uvedbe črtne kode in sprememb v informacijski tehnologiji. Poskušal bom prikazati, kako je uvedba črtne kode vplivala na spremembo poslovnih procesov, kako so procesi potekali pred in kako potekajo po uvedbi črtne kode. Dotaknil se bom najpomembnejših poslovnih procesov oz. procesov, ki so doživeli največ sprememb. Strukturo poglavja sam gradil na dejanskih korakih, ki jih je podjetje pri realizaciji projekta izvajalo. Tako bom predstavil

2

razloge za uvedbo črtne kode, dileme pred odločitvijo o samem projektu in pa sam potek projekta. Predstavil bom naloge v okviru določenega poslovnega procesa, ki jih izvajalci izvajajo danes, po končanju projekta in razlike oziroma izboljšave v primerjavi z nalogami v okviru starega procesa. Na koncu poglavja bom predstavil še analizo uspešnosti samega projekta.

2. Črtna koda

2.1. Nastanek Začetki moderne črtne kode segajo v daljno leto 1948, ko se je na Inštitutu za tehnologijo v Philadelphiji razvil prvi sistem črtne kode za lokalno verigo trgovin. Prvi sistem, ki sta ga razvila Bernard Silver in Joseph Woodland, je bil sestavljen iz serij koncentričnih krogov in je danes znan pod imenom 'bull's eye'. Prvi poizkusi so se izkazali za nenatančne, predvsem pa za predrage (Bar Code History Page, 2006). Prvi patent iz naslova črtne kode je sledil leta 1952 (US patent #2,612,994). Prva komercialna raba črtne kode sega v leto 1966. Že takoj na začetku uporabe črtne kode je postalo jasno, da brez splošno sprejetih in uveljavljenih standardov uporaba črtne kode ni smiselna.V letu 1970 je podjetje Logicon Inc. postavilo prvi standard za označevanje blaga široke potrošnje, znano pod imenom UGPIC (Universal Grocery Products Identification Code). V tem letu je prišlo tudi do prve proizvodnje opreme za uporabo črtne kode (ameriško podjetje Monarch Marking). UGPIC se je do leta 1973 razvil v UPC sistem črtne kode (Universal Product Code), ki je še danes v uporabi v ZDA. V juniju leta 1974 je bil postavljen prvi čitalec črtne kode za UPC črtno kodo (Marsh's supermarket) in prvi proizvod, ki je vseboval UPC črtno kodo, je bil zavojček zvečilnih Wrigley's. Od tega leta dalje se je začel razmah uporabe črtne kode (T&W Enterprise, 2006). Za razliko od ZDA se je v Evropi od leta 1977 uveljavil standard EAN (European Article Number) za označevanje blaga široke potrošnje, ki se nekoliko razlikuje od standarda UPC. Danes potekajo aktivnosti za poenotenje obeh standardov. Začetna raba črtne kode je bila vezana na maloprodajo (POS terminali) in blago široke potrošnje, danes pa sistem označevanja izdelkov s črtno kodo posega na številna druga gospodarska področja in proizvode.

2.2. Prednosti uporabe črtne kode Osnovni namen uvedbe črtne kode je bilo lažje in hitrejše upravljanje z izdelki. Prednosti uporabe črtne kode so tako:

• hitrost – vnos podatkov je mnogo hitrejši od ročnega zajemanja podatkov,

3

• natančnost – možnost napak z uporabo črtne kode je bistveno manjša kot z uporabo drugih tehnik vnosov podatkov (Tabela 1),

• avtomatizacija – z uporabo črtne kode se lahko določeni postopki avtomatizirajo,

• poenostavljeno in pospešeno upravljanje z zalogami in

• znižanje stroškov poslovanja. Tabela 1: Število napak pri različnih načinih zajema podatkov

Način zajema podatkov Število napak na 3.400.000 vnesenih znakov Tipkovnica 10.000

OCR branje 300

Črtna koda (Code 39) 1

Vir: Spletna stran Barcoding Incorporated, 2006.

2.3. Črtna koda in standardi Standard nam pove, kakšen pomen ima črtna koda v specifični situaciji. Preprosto povedano, nam standard črtne kode razloži vsebino črtne kode. Standarda ne smemo enačiti s samim tipom (simboliko) črtne kode. Tip črtne kode se nanaša na njene tehnične značilnosti. Pogosto je tip črtne kode poimenovan enako kot standard. Različni standardi lahko uporabljajo iste tipe črnih kod, zato je ločevanje standardov oz. njihovo poznavanje v različnih situacijah zelo pomembno. Danes je v svetu v uporabi nekaj deset standardov, ki so pogosto vezani na specifično industrijsko panogo ali dejavnost. Tabela 2: Uveljavljeni standardi črtnih kod

Uveljavljeni standard Področje uporabe Tip črtne kode (simbolika) AIAG

Identifikacija predmetov v avtomobilski industriji

DataMatrix

EAN-8 ali EAN-13

Proizvodi, namenjeni prodaji na svetovnih trgih

UPC/EAN

EAN-14 Prevoz blaga Interleaved 2 of 5, Code 128

GTIN Globalna prodajna indentifikacija Code 128

ISBN, ISSN & Booklan Knjige in revije EAN-13 z UPC/EAN

LOGMARS Ministrstvo za obrambo ZDA DataMatrix

POSTNET Pošta ZDA POSTNET

SCC-14 Prevoz blaga Interleaved 2 of 5, Code 128

SISAC Periodične publikacije Code 128

SICI Code Periodične publikacije Code 128

SCC-18 Prevoz blaga Interleaved 2 of 5, Code 128

UCC-12

Proizvodi za prodajo v ZDA in Kanadi

UPC

UPC-A ali UPC-E

Proizvodi za prodajo v ZDA in Kanadi

UPC

Vir: Spletna stran Barcoding for Beginners & Bar Code FAQ, 2006.

4

Najpogosteje uporabljena standarda danes sta UPC in EAN standarda, ki sta oba nastala za označevanje proizvodov za široko potrošnjo in kasneje uporabila tudi označevanje drugih vrst proizvodov (Bogataj, 1993, str. 14). UPC standard se uporablja v ZDA in Kanadi, EAN standard pa v Evropi. Tudi Japonska uporablja svoj standard z imenom JAN, ki pa je v bistvu enak standardu EAN-13. Oba standarda (EAN in UPC) lahko nastopata v dveh različicah, pri čemer je krajša različica namenjena označevanju manjših proizvodov. Tako lahko govorimo o standardu EAN-13 in EAN-8, ter standardu UPC-A in UPC-E. Slika 1: Črtne kode po standardu EAN-13/8 in UPC-A/E

EAN-13 EAN-8

UPC-A UPC-E

Vir: Spletna stran GS1, 2006. Struktura črtne kode po daljši obliki standarda EAN-13 je naslednja:

• prve tri cifre (včasih tudi samo prve dve) označujejo državo, kjer je bila črtna koda natisnjena; ne povedo nujno države proizvajalca proizvoda, (383-Slovenija),

• cifre 4-7 označujejo dobavitelja proizvoda (številko podjetju določi državna agencija, ki skrbi za standardizacijo kod (pri nas je to GS1 Slovenija),

• cifre 8-12 določajo šifro proizvoda, pri uporabi te šifre so podjetja samostojna in neodvisna od državne agencije,

5

• cifra 13 predstavlja kontrolno cifro, ki je namenjena kontroli odčitavanja črtne kode, dobimo pa jo tako, da najprej izračunamo vsoto s = s1 + 3s2 + s3 + 3s4 + s5 + … + 3s12 + s13 in ostanek pri deljenju z 10 odštejemo od 101 (Mohar, 1996-97, str. 21).

Struktura UPC-A kode pa je naslednja:

• prva cifra se nanaša na vrsto proizvoda,

• cifre 2-6 določajo proizvajalca,

• cifre 7-11 določajo proizvod in so določene s strani proizvajalca,

• cifra 12 je kontrolna cifra z enakim pomenom kot pri EAN-13 standardu. Prav razlike med standardni EAN in UPC so spodbudile težnje po poenotenju le-teh. V letu 2003 je tako potekala generalna skupščina EAN International, ki so se je udeležili tudi predstavniki iz ZDA (UCC – The Uniform Code Council) in Kanade (ECCC); ti so se jeseni 2002 formalno združili z EAN International. Združitev je sprožila tudi spremembo uradnega imena organizacije in v februarju 2005 je tako dejansko prišlo do spremembe imena, ki se danes glasi GS1 – The First Language of Business . EAN Slovenija se je tako preimenovala v GS1 Slovenija. Temeljni cilj nove organizacije je postati upoštevanje vredna in vodilna organizacija v globalnih, odprtih in večpanožnih standardih. Kot zanimivost lahko navedem, da je UCC, organizacija, ki v ZDA skrbi za sisteme črtnih kod (organizacija se je 7. junija 2005 preimenovala v GS1 US), postavila 1. januar 2005 kot rok, ko morajo biti sistemi črtnih kod v ZDA prilagojeni, oz. morajo omogočiti čitanje tudi EAN-13 črtne kode. Iniciativa je bila sprožena pod imenom '2005 Sunrise', vendar pa se vsa podjetja temu v roku niso prilagodila, tako da prilagoditev poteka še danes (Spletna stran GS1-US, 2006).2

2.4. Tipi (simbologija) črtnih kod Tip črtne kode določa njene tehnične značilnosti in ga ne smemo zamenjevati s standardom. Med tehnične značilnosti uvrščamo debelino črt, nabor dovoljenih znakov, metode kodiranja, uporabljene načine za kontrolo pravilnosti odčitavanja… V svetu je danes v uporabi več kot 300 vrst črtnih kod. Najpogosteje uporabljeni tipi črtnih kod so naslednji:

• Črtne kode, ki vsebujejo samo številke: o EAN-13, EAN-8, o UPC-A, UPC-B, o Code 11, o Interleaved 2 of 5, o Industrial 2 of 5, o Standard 2 of 5, o Codabar,

1 Npr.: za kodo 500012716275 je vsota s=1*5+3*0+1*0+3*0+1*1+3*2+1*7+3*1+1*6+3*2+1*7+3*5=56, ostanek pri deljenju z 10 je enak 6 in razlika 10-6=4, celotna koda je tako 5000127162754. 2 Sistemi, ki so prilagojeni EAN standardu, uspešno čitajo tudi UPC črtne kode, obratno pa ne velja vedno.

6

o Plessey, o MSI, o PostNet.

• Črtne kode, ki poleg številk vsebujejo tudi druge znake: o Code 39, o Code 93, o Code 128, o LOGMARS.

• 2-dimenzionalne črtne kode: o PDF417, o DataMatrix, o Maxicode, o QR Code.

Črtna koda je zaporedje črnih (temnih) širših in ožjih črt na beli (svetli) podlagi. Temelji na binarni osnovi. Po obliki predstavitve binarnih vrednosti delimo črtne kode v dve skupini:

• v prvi pomenijo tanka svetla in temna polja kodo logične vrednosti 0, široka svetla in temna polja pa kodo logične vrednosti 1. V to skupino uvrščamo kodi 39 in 2/5, ki sta zelo uporabni v industriji.

• v drugi pomenijo svetla polja kodo logične vrednosti 0, temna polja pa kodo logične vrednosti 1. V to skupino sodita kodi UPC in EAN.

Črtna koda ima naslednjo strukturo:

• začetni rob,

• začetni znak,

• podatkovne znake,

• kontrolne znake,

• končni znak,

• zaključni rob. Kodiramo lahko črke, številke in druge znake. Vsak kodni simbol ima ne glede na znak, ki ga predstavlja, enako število temnih črt in pokriva enako površino. Ima pa svoj razpored črt. Pri kodiranju podatka simbole nizamo drugega za drugim in dobimo zaporedje črt – črtno kodo. Črtno kodo čitamo s preletom svetlobnega žarka preko zaporedja črt. Senzor zazna odboj svetlobe od podlage. Digitaliziran signal nato dekoder pretvori v znake, ki jih pošlje računalniku. Zaradi natančnosti vsakega simbola obstaja algoritem, na osnovi katerega dekoder odloči, ali je odčitek pravilen ali ne. Pri izbiri tipa črtne kode moramo najprej določiti, kje jo bomo tiskali in kako jo bomo brali. Določiti moramo:

• tip podatkov, ki jih kodiramo (črke, številke, črke in številke),

7

• tip kode (velikost kode, razmerje med debelo in tanko črto, barvo tiska, material, na katerem bo natisnjena koda),

• pozicijo kode ali pozicijo čitalnika (kot čitanja, oddaljenost od čitalnika, globinsko razdaljo, čitanje od spredaj, čitanje od strani, čitanje od zgoraj, čitanje v različnih smereh, hitrost premikanja objekta),

• tip čitalnika (laserski, kamera, CCD scaner, pero) in

• komunikacijo čitalnika z računalnikom (tip vmesnika, hitrost, pariteto, način prenosa podatkov, oddaljenost čitalnika od računalnika).

Kot sem že povedal, je črtna koda zaporedje debelih in tankih, črnih in belih črt. Razmerje med debelo in tanko črto pri večini kod lahko spreminjamo. Minimalno razmerje med debelo in tanko črto za čitljivost je 2:1, torej je debelina debele črte vsaj dve debelini tanke črte. Glede na opisano razmerje delimo črtne kode v tri razrede (Kušar-Štrukelj, 1996, str. 27):

• visoko resolucijske (debelina tanke črte od 0,05 mm do 0,25 mm),

• srednje resolucijske (debelina tanke črte od 0,25 mm do 0,5 mm) in

• nizko resolucijske (debelina debele črte več od 0,5 mm) črtne kode. Izbira razmerja je zelo pomembna. S primerno izbiro lahko natisnemo kode za različne čitalce in različne načine in razdalje čitanja. Vseh kod ne moremo tiskati v vseh resolucijah zaradi njihove zgradbe. Za čitanje ustrezne resolucije potrebujemo ustrezne čitalce, ki se razlikujejo po debelini svetlobnega žarka. Koda je čitljiva samo v primeru, ko je svetlobni žarek tanjši od najtanjše črte v črtni kodi. Istočasno pa ne smemo pozabiti tudi na tiskalnik, s katerim bomo črtno kodo natisnili, saj nekateri tiskalniki in nekatere tehnologije ne omogočajo tiskanja kod visoke resolucije. Na prvi pogled se zdi, da lahko črtno kodo pišemo kamorkoli. Vendar temu ni tako. Različni materiali imajo različne lastnosti, različno prosojnost, odbojnost in obstojnost v različnih okoljih. Pri izbiri materialov za tiskanje črtne kode moramo upoštevati:

• temperaturno obstojnost (-30º do +70º C),

• odpornost proti kemijskim vplivom,

• uporabo pri različni svetlobi (direktna sončna svetloba, polmrak),

• relativno vlažnost ( 0% do 90%),

• možnost neravnih površin,

• čas uporabe in

• število čitanj, posebej pri uporabi čitalnika na dotik. Črtno kodo lahko tiskamo na papir, poliester, polivinil, kovinske ploščice, steklo in keramiko. Za različne materiale moramo imeti različne tiskalnike. Črtno kodo pa lahko natisnemo tudi na načine, kot so:

• emajliranje,

8

• vtkanje v tkanino,

• jetkanje v tiskana vezja,

• vgraviranje v nekatere kovine. Pri izbira materialov je pomembno, da upoštevamo:

• površinsko refleksijo materiala,

• prosojnost materiala,

• zdržljivost materiala. Površinsko refleksijo medija določa količina odbite svetlobe, ko površino s črtno kodo osvetlimo s čitalcem. Pri svetlečih površinah lahko intenzivni odboj svetlobe ali zrcalna refleksija motita ali celo pokvarita čitanje (namesto belega odčitamo črno polje). Pri prosojnih materialih kot so steklo, plastika, paus, pergament in drugi lahki papirji imamo problem s čitanjem bele črte. Zaradi razpršenosti svetlobe se črna črta navidezno širi, bela pa oži, kar privede do napak pri čitanju. Temu se izognemo tako, da kodo zastremo z medijem z veliko svetlobno odbojnostjo. V različnih okoljih v industriji, kjer uporabljajo črtno kodo, nastopajo različni ekstremni vplivi, ki lahko poškodujejo medij s črtno kodo. Ta je lahko izpostavljena visokim temperaturam, zamaščenosti, umazaniji, kemikalijam, zunanjim atmosferskim vplivom ipd. Za vsako okolje moramo izbrati primeren medij. Če v takih okoljih uporabljamo nalepke, kar je najpogostejše, moramo upoštevati tudi zdržljivost lepil. Če lepilo ni dovolj močno ali nismo izbrali pravega lepila, nalepka lahko odstopi ali odpade. V nekaterih okoljih mora lepilo zdržati v temperaturnem območju od -40º do +170º C, drugje mora biti odporno proti vlagi, ultravijolični svetlobi in mrazu. Za lepila, ki jih uporabljajo v kemijski in farmacevtski industriji, veljajo posebne zahteve glede obstojnosti in nevtralnosti lepil. Za nalepke lahko rečemo, da so dobre, če:

• lepilo drži več kot pet let,

• so odporne proti temperaturnim spremembam,

• so odporne proti vlagi,

• so plastificirane in bele mat barve. Danes kot tehnika označevanja predmetov s črtno kodo prevladuje tiskanje. Črtno kodo lahko tiskamo neposredno na predmet, ki ga označujemo, ali na kakšen drug medij, ki ga pritrdimo na označevani predmet. Tiskanje z matričnim tiskalnikom je bilo pogosto zaradi razširjenosti in cenenosti teh tiskalnikov. Prednost takega izpisa je v tem, da se črtna koda tiska istočasno z dokumentom in tu ne more

9

priti do napake. Slabosti pa so v slabi ločljivosti, posebej pri slabih trakovih in izrabljenih glavah tiskalnikov. Tiskanje je nekvalitetno in počasno. Ker je koda natisnjena kot niz prekrivajočih se pikic, robovi niso tako ostri kot pri tiskanju s foto postopkom. Koda se po večkratnem čitanju s peresom ali drugim čitalcem na dotik poškoduje. V takem primeru jo moramo površinsko zaščititi. Tiskanje z laserskim tiskalnikom se je uveljavilo, ko je prišlo do občutnega padca cen teh tiskalnikov. Prednosti laserskih tiskalnikov so predvsem visoka kvaliteta in velika hitrost izpisa, tih izpis in večja obstojnost na dotik, kot pri matričnem tiskalniku. Tiskamo na papir ali nalepke, ki so zaradi obstojnosti lepila posebej namenjene laserskemu izpisu. Ker je izpis hiter, so zelo uporabni v primerih, ko poleg kode izpisujemo še več opisnih podatkov in grafičnih simbolov. Slabost izpisa z laserskim tiskalnikom pa je omejenost na vrsto in format papirja oz. nalepk. Neskončni laserski tiskalnik uporabljamo za tiskanje črtnih kod in ostalih podatkov na poseben, perforiran papir ali posebne nalepke za laserske tiskalnike. Uporabljamo ga za izpisovanje velike količine kodiranih dokumentov ali nalepk z večjimi kodami. S termičnim tiskalnikom tiskamo črtne kode izključno na nalepke. Te so obstojnejše in uporabljajo kvalitetnejša lepila. Omejitev je širina tiskalnikove glave, ki je pogosto do 54 mm, pri dražjih tiskalnikih pa do 187 mm. Prednost takega izpisa je v kvaliteti, hitrosti in neslišnosti. Slabost pa je v tem, da nalepke ob trajnejšem izpostavljanju višjim temperaturam ali sončni svetlobi potemnijo. Termal transfer tiskalnik uporabljamo izključno za tiskanje metaliziranih nalepk. Tiskanje je omejeno s širino glave od 55 mm do 192 mm. Zanesljivost čitanja črtne kode je zelo odvisna od čitalca. Pomembno je, da pred izbiro določene vrste čitalca skrbno analiziramo namen in način njegove uporabe ter optične, električne in komunikacijske lastnosti posameznega čitalca. Pri izbiri čitalca ne smemo pozabiti, da nimajo vsi čitalci enake ločljivosti, niti dekoderjev za vse vrste kod (Stanovnik, 1999, str. 29-30).

2.5. Prihodnost uporabe črtne kode Čeprav se na prvi pogled zdi, da še vedno nismo uporabili vseh možnosti, ki nam jih ponuja črtna koda, pa je prihodnost njene uporabe negotova. V svetu se namreč pojavlja nova tehnologija, ki obeta, da bo izpodrinila in nadomestila črtno kodo. Gre za tehnologijo, ki uporablja elektronsko kodo izdelka v obliki mikročipa (EPC – Electronic Product Code) in sistem brezžične identifikacije (RFID). Nova tehnologija prinaša nove prednosti pri označevanju proizvodov (drugačna koda za vsak izdelek posebej, mikročipi različnih oblik, ki jih lahko beremo na daljavo in vsebujejo večje število informacij kot črtna koda), skriva pa tudi tveganja in slabosti. Najbolj izpostavljen problem, ki lahko upočasni uporabo nove tehnologije, je zagotovo varstvo osebnih podatkov.

10

Tudi GS1 sodeluje pri razvoju in postavljanju standardov nove tehnologije.

3. Poslovni procesi in njihova prenova V začetku devetdesetih let je postala ena najbolj vročih tem in trendov v ekonomski teoriji in teoriji managamenta prenova poslovnih procesov. Avtorja nove ideje, ki radikalno spreminja način poslovanja podjetij, sta Michael Hammer in James Champy (Vissicchio, 1996, str. 1). Obdobje sovpada z obdobjem prehoda v informacijsko družbo, v katerem so mnoga podjetja zašla v težave. Prav v prenovi poslovnih procesov pa so taka podjetja iskala izhod iz svojih težav (Kovačič, Bosilj-Vukšič, 2005, str. 35). Čeprav se predvsem prvih oblik, ki predstavljajo radikalno prenovo poslovnih procesov, zaradi velikega števila neuspešnih primerov prenove, drži slab sloves, pa ostaja nesporno dejstvo, da je prenova poslovnih procesov eden od ključnih dejavnikov preživetja in rasti podjetij v današnjem globalnem ekonomskem svetu.

3.1. Kaj so poslovni procesi? Da bi lahko izvedli prenovo poslovnih procesov, si moramo najprej odgovoriti na vprašanje, kaj poslovni procesi sploh so. Čeprav gre za na videz enostavno vprašanje, pa v svetu ne obstaja neka enotna definicija, ampak različni avtorji del s tega področja navajajo svoje definicije poslovnih procesov. Začetnika teorije Hammer in Champy (1995, str. 45) za poslovni proces pravita, da je "poslovni

proces zbirka dejavnosti, ki zahteva eno ali več vrst vložkov, in ustvarja rezultate, ki za

odjemalca pomeni neko vrednost". Kovačič (2005, str. 29) opredeljuje poslovni proces kot "skupek logično povezanih izvajalskih in

nadzornih postopkov in aktivnosti, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali

storitev". Tabela 3: Prikaz različnih definicij poslovnega procesa

Avtor Definicija poslovnega procesa Davenport in

Short

Logična organizacija ljudi, materiala, energije, opreme in procedur v delovne aktivnosti,

ki so oblikovane tako, da producirajo specifične končne rezultate.

Hickman

Logično zaporedje odvisnih aktivnosti, ki uporabljajo vire organizacije, da ustvarjajo ali

povzročajo opazne in merljive rezultate, kot so na primer proizvod ali storitev.

Harrington

Povezan nabor dejavnosti in nalog, ki imajo namen vhodnim elementom v proces za

naročnika ali kupca dodati uporabno vrednost na izhodni strani procesa.

Rummler in

Blance

Serija korakov, ki so oblikovani tako, da proizvedejo izdelek ali storitev. Nekateri

procesi, kot je na primer proces programiranja, lahko v celoti potekajo znotraj ene

funkcije v podjetju. Večina procesov, na primer proces pridobivanja naročil, pa poteka

prek funkcij in se razteza prek "belega področja" med "škatlami" na mapi organizacijske

strukture.

Vir: Gubič, 2005, str. 2.

11

Čeprav gre za različne poglede na poslovni proces, je vsem definicijam skupno to, da gre za določene aktivnosti, dejavnosti, opravila, ki vhodne veličine v proces, pretvorijo v želene izhodne veličine. Slika 2: Shematski prikaz poslovnega procesa

Vir: Kovačič, Bosilj-Vukšič, 2005, str. 29. Za poslovne procese velja, da presegajo vzpostavljene organizacijske strukture v podjetju in so od nje neodvisni.

3.2. Prenova poslovnih procesov in pristopi k prenovi poslovnih procesov Prenovo poslovnih procesov opredeljujemo kot (Kovačič et al., 2004, str. 58) "temeljito

preverjanje poslovnih procesov (procesov, postopkov in aktivnosti) in njihovo korenito

spremembo, ki jo sprožimo z namenom doseganja pozitivnih rezultatov na področjih, kot so

zniževanje stroškov, povečanje kakovosti izdelkov in storitev, skrajšanje dobavnih rokov in

podobno". Z razvojem teorije prenove poslovnih procesov je nastajalo tudi vse več različnih pristopov k tej prenovi. Razlike med njimi se kažejo predvsem v pogostnosti in radikalnosti sprememb (Kovačič et al., 2004, str. 67). Nove oblike prenove so bile tudi odgovor na neuspešne prenove začetnih, radikalnih pristopov. Med različne pristope k prenovi poslovnih procesov lahko danes uvrstimo (Kovačič et al., 2004, str. 67-72):

• celovito prenovo poslovanja (BPR-Bussines Process Reengineering ); gre za korenit in drastičen pristop, ki vsebuje ponovno preučitev in prenovo vseh ključnih poslovnih procesov v podjetju,

• celovit managament kakovosti (TQM-Total Quality Managament), ki temelji na nenehnem izboljševanju poslovanja in predstavlja organizacijski pristop za izboljševanje kakovosti vseh ravni poslovanja podjetja,

• managament znanja (KM-Knowledge Managament) poudarja pomen znanja in potrebo po neprestanem učenju in izobraževanju,

Proces VHOD IZHOD

12

• managament poslovnih procesov (BPM-Business Process Managament) predstavlja poslovni pristop in je usmerjen v poslovno povezovanje poslovnih procesov partnerjev in njihovih informacijskih sistemov,

• prilagajanje modelom najboljše prakse pa temelji na prenosu najboljših rešitev v določeno podjetje, pri čemer se procesi v organizaciji prilagodijo preneseni rešitvi.

Ne glede na uporabljen pristop pri prenovi poslovnih procesov pa vsaka prenova zajema naslednja osnovna izhodišča in globalne cilje (Kovačič et al., 2004, str. 42-43):

• poenostavitev postopkov in odstranitev nepotrebnih aktivnosti pri izvajanju poslovnih procesov,

• skrajševanje časa izvajanja procesov, povečevanje odgovornosti in zniževanje stroškov poslovanja,

• povečevanje dodane vrednosti ob hkratnem dvigovanju kvalitete proizvodov in storitev podjetja,

• nižje stroške izvajanja postopkov ob hkratnem ohranjanju razmerja do kakovosti in časa,

• povečevanje zanesljivosti pri izvajanju postopkov, kar posredno vpliva na kakovost proizvodov in storitev,

• osredotočenost na lastne ključne procese in izločitev drugih, kjer podjetje ni dovolj konkurenčno zunanjim izvajalcem.

Pri prenovi poslovnih procesov se moramo zavedati, da je vsak tak projekt unikaten in da se v enaki obliki ponovi le enkrat. Zato lahko specifičen projekt vsebuje tudi druge cilje, vendarle pa lahko v vsaki prenovi poslovnih procesov zasledimo isti cilj – dvig konkurenčnosti podjetja. Čeprav so pristopi k prenovi poslovnih procesov različni, pa so koraki pri izvedbi prenove bolj ali manj podobni pri vseh pristopih. Slika 3: Potek prenove poslovnih procesov

Vir: Kovačič et al., 2004, str. 73.

Dejansko stanje

Izhodišča za izboljšave

Izdelovanje modela

Analiziranje in simulacija

Izboljševanje procesov

Načrtovano stanje

Model procesa "kot je" (AS-IS)

Model procesa "kot naj bo" (TO-BE)

Posnetek stanja

13

Sam postopek prenove pa je odvisen od: o obstoječega (trenutnega) stanja, o ciljnega (želenega) stanja, o pričakovanega obsega in globine sprememb in o pričakovane dinamike sprememb.

3.3. Razlogi za prenovo poslovnih procesov

Hammer in Champy najdeta razloge za prenovo poslovnih procesov in spremenjenega načina poslovanja podjetij v treh silnicah, ki jih s kratico poimenujemo OKS (Hammer, Champy, 1995, str. 27-35):

• Odjemalci,

• Konkurenca,

• Sprememba. Čeprav gre za silnice, ki v poslovnem svetu niso nove, pa se je v današnjem poslovnem svetu njihov pomen korenito spremenil. Danes velja, da v razmerju prodajalec - odjemalec ni več prodajalec tisti, ki ima glavno besedo, ampak je to odjemalec (kupec). Odjemalci zahtevajo izdelke in storitve, prilagojene njihovim edinstvenim in posebnim potrebam. Podjetja se morajo posvetiti vsakemu odjemalcu posebej in ga obravnavati individualno. To pa zahteva drugačne načine poslovanja podjetij. Podjetja morajo preseči togost in postati mnogo bolj prilagodljiva. Rušenje trgovinskih ovir je drastično povečalo konkurenco. Vendar pa danes konkurenca ni samo večja, ampak tudi mnogo bolj raznolika. Nastajajo nova podjetja, ki niso obremenjena s svojo zgodovino in jih ne omejujejo stara organizacijska pravila. Zato danes biti velik, ne pomeni tudi, biti nepremagljiv. Podjetja morajo biti danes pozorna na delovanje konkurence in novincev, ki običajno ubirajo nove, uspešnejše oblike delovanja. Če so bile spremembe v preteklosti manjše in predvsem redkejše, pa danes velja, da so spremembe postale stalnica. Konkurenca se neprestano spreminja, pojavljajo se vedno novi in novi konkurenti. Tudi hitrost sprememb se je spremenila. Hitre tehnološke spremembe spodbujajo vedno nove in nove inovacije. Življenjska doba izdelkov se je z nekaj let skrajšala na nekaj mesecev. Podjetjem se krči tudi čas, ki ga imajo na voljo za razvijanje in predstavitev izdelkov. Zato so podjetja danes prisiljena delovati hitro, da bi napredovala. Z vidika poslovne uspešnosti pa lahko podjetja, ki se odločajo za prenovo poslovnih procesov, razvrstimo v tri skupine:

1. Podjetja, ki so se znašla v hudih težavah in nimajo nobene druge izbire. Stroški podjetja so neprimerno višji od konkurence ali pa kot jim omogoča njihov model poslovanja, zato mora tako podjetje prenoviti svoje procese.

14

2. V drugo skupino uvrstimo podjetja, ki so opazila, da bredejo v težave. Kljub dejstvu, da je trenutno poslovanje zadovoljivo, pa se kažejo dejavniki, ki lahko v prihodnosti spodnesejo temelje uspešnosti podjetja.

3. Podjetja, katerih poslovanje je zelo uspešno, niso soočena z nobenimi težavami, vendar je njihovo vodstvo ambiciozno in agresivno. Taka podjetja iščejo v prenovi poslovnih procesov priložnost, da še povečajo svoje konkurenčne prednosti pred tekmeci.

3.4. Pomen informacijske tehnologije za prenovo poslovnih procesov Poslovanje sodobnih podjetij danes temelji na informacijah. V vsakem podjetju skoraj ni več stvari, ki bi jo bilo moč uspešno opraviti brez ustreznih informacij. Informacijska tehnologija omogoča obdelovanje informacij v vedno večjih količinah z manjšimi relativnimi stroški. Če smo se v preteklosti srečevali predvsem z enostavnimi statističnimi obdelavami, se danes vse bolj približujemo kvalitativnemu modeliranju, ekspertnim sistemom in hevrističnim metodam, v čemer se morda že kažejo obrisi prave umetne inteligence. Inteligenca pa je tudi eno zadnjih lastnosti, v kateri človek zaenkrat še drži primat. Nedvomno ima informacijska tehnologija velik vpliv na samo organiziranost podjetij in na potek poslovnih procesov v njih. Investiranje v novo informacijsko tehnologijo predstavlja zagotavljanje konkurenčne prednosti oz. priložnosti in je pravzaprav »konkurenčna potreba«. Informacijska tehnologija pa je posredno tudi povzročitelj mnogih sprememb, ki se v sedanjem času odvijajo v podjetjih (reinženiring, empowerment – pooblaščeno izvajanje, outsourcing – zunanje izvajanje …). Vplivi informacijske tehnologije na podjetja – organizacije (Kern, Božnar, 2005, str. 4):

o IT omogoča korenite spremembe v načinu dela, o IT omogoča integracijo poslovnih funkcij na vseh nivojih znotraj podjetja in med

podjetji, o IT povzroča spremembe v tekmovalni klimi na področju cele vrste industrijskih panog, o IT predstavlja za podjetja, ki ponovno ovrednotijo svoje poslanstvo, nove strateške

priložnosti, o učinkovita izraba informacijske tehnologije terja spremembe v vodenju in organizacijskih

strukturah, o največji izziv za management je vodenje podjetij skozi potrebne spremembe, ki bodo

omogočile delovanje v globalnem tekmovalnem okolju. Vsaka dejavnost, ki jo zaposleni opravljajo v podjetju, je del širšega procesa. Dobro definirani procesi omogočajo hitrejše delo, saj si dejavnosti in aktivnosti sledijo po vnaprej določeni shemi, to pa tudi skrajša čas, ki preteče med dejavnostmi, ker ni potrebe po razmišljanju in iskanju poti za naslednji korak. Vnaprej dobro definiran proces tudi močno zmanjša število napak, saj vodi delo znotraj predvidenih okvirov in ima pripravljene točke, na katerih se preveri rezultat in opravlja korektivne ukrepe.

15

Čeprav se na prvi pogled zdi, da togo urejeni delovni procesi uničujejo samoiniciativnost, saj ne dopuščajo odstopanja od določenih poti, je potrebno poudariti, da je samoiniciativa v večini ustaljenih procesov neustrezna. Različni načini dela zahtevajo različno strogost organizacije procesa. Tako stroge procese uporabljamo pri ponavljajočem se delu, kjer smo iz izkušenj ugotovili optimalno zaporedje dejavnosti, ki omogočajo najkrajši čas in najnižje stroške. Po drugi strani pa za intelektualno delo velja, da ga ni smiselno omejevati s preozkim kalupom, saj že iz narave tega dela sledi, da z njim pravzaprav sproti iščemo pot do zaključka. Informatizacija poslovnih procesov pokaže vse svoje prednosti pri zmanjševanju odporov pri uvajanju strogih poslovnih procesih, ki izhajajo iz načina izvajanja le-teh. Ti procesi namreč običajno zahtevajo obdelavo veliko spremnih informacij – od uvodnih do kontrolnih – in uporabniki imajo pogosto občutek, da namenjajo delu s temi informacijami več časa in energije kot delu z dejavnostmi samimi. Informacijski sistem lahko izvajalca kar najbolj razbremeni odvečnega (birokratskega) dela in mu omogoči, da več časa posveti izvajanju dejavnosti, hkrati pa ga razbremeni tudi poznavanja širšega procesa, saj ga vodi sam. Ker so v informacijski sistem vgrajene kontrole preverjanja ustreznosti na vsakem koraku, se zmanjša tudi število napak. Ena od najpogostejših napak pri informatizaciji procesa je, da proces pred informatizacijo ni popolnoma določen. Šele ko proces popolnoma določimo, imamo na voljo vse informacije, na podlagi katerih se lahko odločimo za način izdelave sistema, ki bo proces podprl in predvidimo vse zahteve zanj. Pred začetkom je tako nujno sestaviti jasno sliko in jo tudi podpreti z dokumentacijo. Tako izdelana slika nam kasneje služi za vodilo pri izdelavi podpornega informacijskega sistema. Z informacijsko tehnologijo želimo izvajanje poslovnih procesov in dejavnosti, kjer je to le mogoče in smiselno, čim bolj avtomatizirati. Pri avtomatizaciji se je potrebno zavedati, da se nekatere dejavnosti in procesi ne dajo izvajati v računalniku ali pa ni ekonomskega opravičila za to. Tisti procesi in dejavnosti, ki se lahko izvajajo v računalniku, sestavljajo model poteka dela. Jasno sliko procesa definirata podatkovni in kontrolni tok procesa. Podatki, ki prehajajo iz dejavnosti v dejavnost, sestavljajo podatkovni tok, kontrolni tok pa na podlagi pravil usmerja prehode podatkov iz ene dejavnosti v drugo. Na podlagi določenih pravil v kontrolnem toku lahko proces na primer preskoči določeno dejavnost zaradi rezultata prejšnje dejavnosti. Zaporedje dejavnosti imenujemo procesni model. Procesni model opisuje strukturo poslovnega procesa v realnem svetu. Definira vse možne poti, ki vodijo skozi poslovni proces, vse dejavnosti in tudi vsa pravila, ki določajo, po kateri poti se bo proces odvijal. Model poteka dela je lahko del večjega procesnega modela ali pa vsebuje celotni model. Model poteka dela je šablona za tvorjenje poteka dela v istem smislu, kot je procesni del šablona za tvorjenje procesov.

16

3.4.1. Vrste potekov dela V svetu obstaja mnogo klasifikacij potekov dela. Ena od njih je tudi klasifikacija skupine GIGA Information Group, ki je zanimiva, ker različne poteke dela razvršča glede na poslovno vrednost in pogostost izvajanja. Poslovna vrednost definira pomembnost poteka dela v poslovanju podjetja. Proces z veliko poslovno vrednostjo je vitalnega pomena za podjetje. Pogostost izvajanja poslovnega procesa pa nam pove, kako pogosto se proces ponavlja na enak način. Na podlagi števila izvajanj se podjetje odloči, ali je posamezen poslovni proces sploh vredno modelirati. Z uporabo obeh meril, poslovne vrednosti in pogostosti izvajanja, lahko poteke dela razdelimo na štiri skupine:

1. Ad hoc potek dela, za katerega je značilna nizka poslovna vrednost in majhna pogostost izvajanja. Ponavadi ti poteki dela nimajo vnaprej določene strukture, kateri pa bo naslednji korak v procesu, se običajno odloči uporabnik sam. Zelo pomembno je, da se taki procesi definirajo hitro in enostavno takrat, ko se pokaže potreba. Tak način dela je pripraven, kadar potrebujemo veliko prilagodljivost, medtem ko varnost in velika zmogljivost nista potrebni.

2. Sodelovalni potek dela, kjer skupina ljudi skupaj dela za dosego zastavljenega cilja, je vitalnega pomena za podjetje. Zanj je značilna visoka poslovna vrednost, pogostost izvajanja pa ni določena. Tak način dela se včasih imenuje tudi skupinsko delo, čeprav obstajajo tudi rešitve za skupinsko delo, ki ne zajemajo poteka dela (oglasna deska, video konferenca).

3. Za administrativni potek dela je značilna majhna poslovna vrednost, vendar velika pogostost izvajanja. Njegova glavna značilnost je enostavnost definiranja poslovnih procesov. Namen je urejanje administrativnih zadev znotraj podjetja, kot primer pa lahko navedemo zahtevke za povrnitev službenih stroškov ali zahtevke za odobritev nakupa osnovnih sredstev.

4. Produkcijski potek dela pa določata tako velika poslovna vrednost kot tudi velika pogostost izvajanja. Gre za potek dela, ki izvaja osnovno dejavnost podjetja. Produkcijski potek dela mora optimizirati produktivnost in zagotavljati konkurenčno prednost podjetja na trgu. To dosežemo z avtomatiziranjem vseh dejavnosti, za katere ocenimo, da je to potrebno in praktično. Dejavnosti, ki potrebujejo intervencijo ljudi, so zmanjšane na minimum – praviloma naj bi ljudje obdelovali le izjeme, ki se pojavijo v delovanju procesa.

Za izvajanje modela poteka dela navadno uporabljamo sistem za upravljanje poteka dela (Workflow Managament System), ki lahko upravlja velike, zapletene poslovne procese. Zaradi svoje pomembne vloge so programi in sistemi za upravljanje potekov dela pogosto izvedeni kot transakcijski programi. Zanje je značilno, da so razširljivi, razpoložljivi in robustni. Produkcijske sisteme za upravljanje poteka dela lahko med seboj ločimo še po tem, ali so samostojni ali pa vključeni v kak programski paket. Samostojni programski paket navadno za svoje delovanje potrebuje še zbirko podatkov in vmesno programje (middleware) za povezovanje

17

z drugimi programi. Vmesno programje v tem primeru predstavlja programsko opremo, ki zagotavlja transakcijsko celovitost podatkov. Sistemi za upravljanje poteka dela, ki so vključeni v druge programske pakete, so preprostejši za namestitev, njihova slabost pa je ta, da delujejo samo znotraj istega programskega paketa. Na koncu lahko vse poteke dela razdelimo še glede na stopnjo avtomatiziranosti. Ta nam pove stopnjo neodvisnosti poteka dela od človeškega posredovanja in človeškega faktorja (Slak, Geršak, 2002, str. 15):

1. neavtomatizirani ali ročni, 2. delno avtomatizirani, 3. avtomatizirani, pri čemer je za visoko avtomatiziranega značilno, da vsebuje raznorodne

in neodvisne programe in sisteme. V letu 1996 je organizacija WfMC (Workflow Managament Coalition) objavila referenčni model poteka dela. Njihov model opisuje pet vmesnikov, ki definirajo potek dela:

1. Definicija procesa (vmesnik 1) 2. Programski vmesnik poteka dela (vmesnika 2 in 3) 3. Komunikacija med krmilniki procesov dela (vmesnik 4) 4. Opazovanje in analiza (vmesnik 5).

Slika 4: Referenčni model poteka dela, ki ga je pripravila organizacija WfMC (Workflow

Managament Coalition)

Vir: Spletna stran Workflow Managament Coalition, 2006.

Administracija in orodja za

opazovanje in analizo

Aplikacije poteka dela - odjemalec

Samostojne aplikacije, ki sodelujejo

Orodje za definiranje procesov

Krmilnik procesov

dela

Izvajalno okolje

API poteka dela in formati izmenjave

Izvajalno okolje

Krmilnik procesov

dela

Vmesnik 1

Vmesnik 3 Vmesnik 2

Vmesnik 5 Vmesnik 4

18

3.4.2. Faktorji, ki vplivajo na izgradnjo podpornega informacijskega sistema Poleg natančne določitve samih procesov je treba pred izdelavo ali nakupom informacijskega sistema oceniti še naslednje faktorje:

• hitrost izdelave,

• prilagodljivost poznejšim spremembam,

• zahteve uporabnikov,

• možnost širše rabe,

• možnost pregleda situacije in

• stroške izdelave in vzdrževanja. Čas, ki poteče od začetka izdelave do zagona sistema, je ključnega pomena. Idealno je seveda, kadar lahko gotov informacijski sistem kupimo, saj s tem takoj dobimo potrebno okolje in lahko začnemo izkoriščati prednosti sistema. Pri sistemih za podporo procesom običajno ta možnost odpade, saj je verjetnost, da bi dobili že narejen sistem, ki v popolnosti ustreza našim procesom, zelo majhna. Tako se navadno odločamo med nakupom in prilagoditvijo namenskega sistema, nakupom univerzalnega okolja za podporo poslovnim procesom in izdelavo svoje rešitve. Pomembno je, da o izbiri tehtno razmislimo, saj se na ta način lahko izognemo kasnejšim neprijetnostim. Kadar imamo proces, ki sodi med pogostejše in take, ki potekajo v večjem številu podjetij, je mogoče navadno na trgu najti informacijski sistem, ki bo, seveda z ustreznimi prilagoditvami, ustrezal našim zahtevam. Pri tem je pomembno, da izberemo tak sistem, ki omogoča prilagajanje in uvajanje sprememb tudi po začetku uporabe, saj je za procese značilno, da se s časom spreminjajo in prilagajajo trenutnim razmeram. V primeru, da gre za proces, ki je specifičen za naše podjetje, je pogosto edina možnost razvoj lastnega sistema, ki bo upošteval vse posebnosti procesa in specifično okolje, v katerem deluje. Pri izgradnji takega sistema moramo paziti, da gradimo dovolj odprto in da bo vanj mogoče kasneje vnašati spremembe. Univerzalno okolje za podporo poslovnim procesom je vmesna možnost, ki lahko na daljši rok predstavlja zelo dobro izbiro. Univerzalnost sicer predstavlja večjo začetno investicijo v primerjavi z namensko rešitvijo, a se ta vložek lahko kmalu povrne, saj tako okolje omogoča podporo tudi drugim procesom. Taka rešitev pa vpelje tudi določen nivo standardizacije in unifikacije, kar seveda predstavlja prednost tako za razvijalce kot za uporabnike. Univerzalnost pa omogoča tudi kasnejše hitro prilagajanje in spreminjanje že razvitih procesov novim zahtevam organizacije. Uspeh uporabljene rešitve bo v veliki meri odvisen od sprejetja rešitve s strani uporabnikov. Zato je smotrno že pred nakupom ali med razvojem čimbolj vključevati in upoštevati mnenja

19

končnih uporabnikov ter sodelovati z njimi tudi med uvajanjem. Sodelovanje je nujno, če želimo uporabnikom delo resnično olajšati, ne pa ga še dodatno zaplesti. Iz prakse so znani mnogi primeri slabih izkušenj podjetij, ki so po uvedbi informacijskih rešitev ugotovila, da je razpoloženje med uporabniki slabše in da imajo ti občutek, da se je stanje le poslabšalo. Kot sem že omenil, je dober sistem za podporo procesom tak, ki kar najbolje prevzame birokratsko delo vodenja in spremljanja celotnega procesa in uporabnikom omogoči, da se v čim večji meri osredotočijo na samo izvajanje dejavnosti. Informacijski sistem mora omogočati tudi možnost pregleda in nadzora samega poslovnega procesa. Omogočati mora hiter pregled nalog, ki potujejo skozi proces. Na ta način lahko hitro identificiramo ozka grla v procesu, morebitne zastoje zaradi odsotnosti ali bolezni izvajalcev dejavnosti in izkoristek izvajalcev dejavnosti. Izhodne, razpoložljive informacije pa omogočajo tudi tekočo optimizacijo procesov, saj lahko na podlagi le-teh izvajamo spremembe oz. prilagoditve procesa, odpravljamo ozka grla in hitro reagiramo ob zastojih. Boljši pregled nad stanjem prinaša vrednost tudi lastnikom posameznih nalog, ki imajo tekoče informacije o tem, v katerem stanju v procesu se nahajajo in kolikšen je potreben čas do zaključka. Izvajalci imajo vse naloge, ki čakajo nanje, zbrane na enem mestu in imajo tako boljši pregled nad delom, ki jih čaka. Informacijski sistem omogoča nadzorovanje celotnega poteka dela, kar povzroči, da močno upade število napak. Prav tako skoraj ni več možnosti izgubljanja nalog, saj je z enega mesta vedno mogoč pregled nad vsemi aktivnimi nalogami. Med prehodom iz ene dejavnosti na drugo ali pa med izvajanjem posamezne dejavnosti lahko sistem opravlja preverjanje (validacijo) glede na vnaprej določene pogoje. Na ta način zagotavljamo, da v procesu ni napačnih podatkov ali neustreznih nalog in da se vsaka dejavnost izvede korektno in v celoti. Informacijski sistem omogoča tudi, da se posamezne (enostavne) dejavnosti opravijo samodejno oz. da jih opravi sistem sam, s čimer še dodatno razbremenimo izvajalce dejavnosti. Dodatno razbremenitev pa lahko uporabniki pričakujejo tudi zaradi možnosti sistema, da samodejno razpošilja obvestila ali podatke na potrebne naslove, manjši pa je tudi fizični pretok papirja, sortiranje in pregledovanje. Čeprav danes še lahko govorimo, da poslovni procesi potekajo v okviru podjetja samega, pa se že nakazujejo potrebe po povezovanju poslovnih procesov med različnimi podjetji. Povezovanje poslovnih procesov različnih oddelkov različnih podjetij imenujemo navidezna podjetja. Taka navidezna podjetja si delijo podatke in poslovne procese, pri čemer gre lahko za enostavne poizvedbe ali zapleten poslovni proces med podjetji. Seveda tako sodelovanje zahteva standardizacijo in uporabo odprtih standardov (Slak, Geršak, 2002, str. 16).

20

4. Črtna koda v podjetju Vipap Videm Krško d.d.

4.1. Kratka predstavitev podjetja Vipap Videm Krško d.d. Podjetje Vipap Videm Krško d.d. je največji proizvajalec papirja in celuloze v Sloveniji, v primerjavi z ostalimi podjetji iste panoge v Evropi pa ga lahko uvrstimo med srednja podjetja ali majhna podjetja. Nastanek podjetja sega v leto 1939, ko je lokalni podjetnik Franc Bonač v takrat industrijsko nerazvitem Posavju zgradil tovarno celuloze, v kateri je bilo 180 zaposlenih. Po 2. svetovni vojni je bilo podjetje nacionalizirano in se je preimenovalo v podjetje Djuro Salaj. Začel se je intenzivni razvoj. Leta 1955 pa se je s postavitvijo papirnega stroja začela tudi prva proizvodnja papirja. Djuro Salaj je bil tedaj še proizvodno usmerjen. To so mu dovoljevali pomanjkanje domače in tuje konkurence, formiranje cen na zvezni ravni ter planska delitev surovin in repromateriala. Zaradi višjih zahtev zahodnih tržišč je podjetje intenzivno vlagalo v kadre in razvoj. Najpomembnejše izvozne trge so predstavljale Italija, Nemčija, Francija, Madžarska, Avstrija in Egipt. Načrtovalo se je odpiranje novih trgov v države Beneluksa, Veliko Britanijo in nekatera prekomorska tržišča. Do leta 1990 je v zahodni Evropi poraba papirja povprečno naraščala za 2 do 3 odstotke na leto. Skladno z rastjo porabe so se pojavile zahteve po povsem določenih vrstah papirja, po naravi prijaznejših papirjih in po višji kakovosti izdelkov. Po letu 1990 (v tem letu se je podjetje preimenovalo v Videm) se je začel trend naraščanja ustavljati. Cene papirja so padale in proizvodnja celuloze se je znašla v največji krizi zadnjega desetletja. Zaradi recesije so se zmanjšala tudi vlaganja v proizvodnjo, večje težave pa so predstavljali:

• precenjen konvertibilni dinar, ki je pomenil manjši dobiček pri prodaji na tujih tržiščih,

• sprostitev uvoza, zaradi katerega je podjetje izgubilo monopolen položaj na domačem trgu,

• zmanjšano povpraševanje, ki je bilo posledica zmanjšanja kupne moči in življenjskega standarda,

• politična kriza v državi, zaradi katere so se zapirali posamezni deli jugoslovanskega trga. Videm je zaključil leto 1991 z izgubo v višini 50 milijonov DEM. Vzroki zanjo so bili tako zunanje kot notranje narave.

21

V tem obdobju se je drastično zmanjšalo število zaposlenih. Napovedi za naslednje leto so bile bolj obetavne. Povezovati so se začeli upniki, država, občina, regija in zaposleni. Prevladalo je mnenje, da lahko Videm preživi le ob povezovanju s tujimi vlagatelji. Ljubljanska banka, ki je bila največji upnik Vidma, se je povezala s priznanim finskim svetovalnim podjetjem Jaakko Pöyry, ki je izdelal študijo o strateških možnostih Vidma in ponudil pomoč pri njeni implementaciji. Kljub svetovanju, sanacijskemu načrtu in drugim naporom, je bil v Vidmu leta 1993 sprožen stečajni postopek. Po stečaju sta bili ustanovljeni dve podjetji, Vitacel (proizvodnja celuloze) in Videm papir (proizvodnja papirja), ki sta bili pod upravljanjem Sklada za razvoj. V raznih variantah privatizacije je leta 1996 cel kompleks odkupila češka družba ICEC in ustanovila delniško družbo ICEC Videm Krško d.d., ki je bila lastnica vse do avgusta 1998, ko je prodala podjetje Investiční a poštovní banki a.s. iz Češke. Podjetje je novi lastnik v začetku leta 1999 preimenoval v Vipap Videm Krško d.d. Leta 2001 je bilo podjetje prevzeto s strani druge češke banke ČSOB, ki je še danes večinski lastnik. Danes predstavlja podjetje največjo Češko investicijo v tujini. Integrirana proizvodnja vlaknin (celuloza, lesovina, reciklirana vlakna) in papirja je ena večjih

prednosti, ki jih ima podjetje v primerjavi z ostalimi papirnicami, saj konjukturna nihanja cen

celuloze na trgu nimajo tako velikega vpliva na proizvodnjo in prodajo papirja. Danes podjetje

šteje 800 zaposlenih.

Letna kapaciteta tovarne je 115.000 ton beljene in nebeljene sulfitne celuloze, 50.000 ton

lesovine (TGW), 160.000 ton odpadnega papirja (DIP oziroma recikliranih vlaken) in 191.500

ton papirja. Osnovne vrste papirja so: brezlesni (grafični), lesovinski / voluminozni (grafični) in

časopisni papirji.

Z vstopom Slovenije v EU in zaradi vse strožje zakonodaje glede varovanja okolja je vodstvo sprejelo odločitev, da se proizvodnja celuloze v Krškem v letu 2006 zaustavi, hkrati pa se proizvodnja papirja postoma preusmeri v proizvodnjo recikliranih papirjev. Današnji proizvodni program podjetja lahko razdelimo na papir (papir v zvitkih), formatni papir (razrezan papir na paletah) in celulozo (Priloga Slika 1). Kadar govorimo o črtni kodi v podjetju, potem velja, da se sistem črtne kode uporablja samo za zvitke in palete.

22

4.2. Pobuda za uporabo črtne kode – zahteve kupcev

Ob koncu 90. let so se začele s strani kupcev pojavljati prve pobude3, za uporabo črtne kode na proizvodih podjetja. Začetna vprašanja in pobude so kasneje prešla v zahteve in kmalu je postalo jasno, da se bo moralo podjetje tem zahtevam prilagoditi in uvesti označevanje svojih proizvodov s črtno kodo, če bo želelo obdržati krog svojih kupcev. Zahteve so bile posledica modernizacije poslovanja naših strank (tiskarne) in njihov prehod na organizacijo skladišč in logističnih funkcij s pomočjo črtne kode. Kljub zaostreni finančni situaciji in investicijski politiki orientirani v samo posodobitev proizvodnje papirja in priprave le-te na zaprtje obrata proizvodnje celuloze je vodstvo podjetja sprejelo odločitev, da se mora kot odgovor na zunanje zahteve v podjetju uvesti črtna koda.

4.3. Izvedba projekta uvedbe črtne kode

Podobno kot pri ostalih projektih je imelo vodstvo podjetja na voljo več možnosti za način uvedbe črtne kode v podjetju:

• dopolnitev obstoječih rešitev v podjetju,

• razvoj nove rešitve z lastnimi sredstvi in s pomočjo celovitih informacijskih orodij,

• nakup in uvedba celovite programske rešitve,

• zunanje izvajanje (outsorcing) – prepustitev izvajanje dejavnosti zunanjim izvajalcem. Analiza možnosti je pokazala, da ima vsaka od alternativ svoje prednosti in slabosti in zahteva različno višino zahtevanih finančnih sredstev. V zadnjem času je prisoten predvsem močan trend prepuščanja izvajanja dejavnosti zunanjim izvajalcem, pri čemer gre za prepuščanja izvajanja zelo različnih poslovnih aktivnosti. Prednosti takega pristopa so naslednje (Gradišar et al., 2005, str. 278-279):

• vsa sredstva se lahko namenijo osnovni dejavnosti podjetja,

• manjše je tveganje uvajanja novih tehnologij,

• kvaliteta storitev je na višjem nivoju,

• mogoč je prenos znanja in izkušenj na podjetje s strani zunanjega izvajalca. Vendar pa zunanje izvajanje dejavnosti prinaša tudi slabosti in tveganja:

• možnost razkritja poslovnih skrivnosti konkurenci in izguba primerjalnih prednosti podjetja pred ostalimi podjetji,

• slabo sodelovanje med naročnikom in izvajalcem,

• premalo nadzora nad zunanjim izvajalcem,

3 Zanimivo je, da so prve pobude prihajale iz časopisne hiše Delo.

23

• spremembe v samem podjetju, na katere se zunanje podjetje ni sposobno odzvati. Vsekakor pa sodijo odločitve o prepustitvi opravljanja določenih dejavnosti podjetja zunanjim izvajalcem med strateške odločitve podjetja in jih mora podjetje na ta način tudi obravnavati. Na žalost slovenska podjetja v takem načinu dela pogosto iščejo samo način za administrativno zmanjševanje števila zaposlenih in kratkoročno zniževanje stroškov, pri tem pa zanemarijo vprašanja kot so doseganje trajnih konkurenčnih prednosti in dolgoročnega razvoja podjetja. Vodstvo se je na koncu odločilo, da bo projekt izvedlo v lastni realizaciji in z lastno dopolnitvijo obstoječega informacijskega sistema podjetja. Odločitev je bila predvsem posledica naslednjih dejstev:

• zaostrena finančna situacija v podjetju in omejena finančna sredstva,

• razvitost obstoječega informacijskega sistema, ki je že pokrival poslovne procese v prodaji in del poslovnih procesov v proizvodnji,

• zaupanje v sposobnosti lastnih kadrov. Vodenje in izpeljava projekta je bila tako v celoti zaupana kadrom v računalniškem centru. V okviru projekta smo izvedli naslednje aktivnosti:

• podrobna analiza zahtev kupcev,

• določitev ciljev projekta,

• analiza obstoječih procesov v podjetju in stanja informacijske podpore,

• priprava predlogov sprememb,

• zbiranje ponudb dobaviteljev potrebne opreme in izbor ponudnika,

• priprava programskih rešitev,

• izobraževanje, testiranje opreme in programskih rešitev,

• uvedba sistema,

• analiziranje uspešnosti in dopolnjevanje uvedene rešitve.

4.3.1. Analiza zahtev kupcev Projekt smo začeli s podrobno analizo zahtev kupcev. Tako smo vzeli pod drobnogled vse zahteve kupcev, ki jih je podjetje dobivalo. Analizirali smo podatke, ki jih kupci želijo imeti vsebovane v črtni kodi, uporabljene tipe črtnih kod, velikost črtne kode ... Pri samih kupcih smo si ogledali tudi manipuliranje s proizvodi s pomočjo črtne kode. Seveda smo pri tem proučili tudi rešitve, ki jih uporablja konkurenca. Temeljne ugotovitve analize so bile naslednje:

• zahteve kupcev so različne,

• v panogi ni uveljavljenega standarda in ni uveljavljenega tipa črtnih kod,

• velja zakon močnejšega. Vse želje kupcev pa so vsebovale potrebo po umestitvi črtne kode na nalepko proizvoda, ki bi jim olajšala manipuliranje z našimi proizvodi v njihovih poslovnih procesih.

24

4.3.2. Določitev ciljev projekta Po končani analizi zahtev kupcev smo imeli pri nadaljevanju projekta na voljo dve možnosti:

• Z minimalnimi sredstvi zadostiti potrebam kupcev in spremeniti nalepko proizvoda, tako da bi vsebovala črtno kodo. Ta način bi zahteval malo finančnih sredstev in malo sprememb v poslovnih procesih in informacijskem sistemu podjetja.

• Druga možnost pa je bila korenita sprememba določenih poslovnih procesov in prenova oziroma posodobitev informacijskega sistema; na ta način bi tudi v podjetju izkoristili vse prednosti , ki jih nudi tehnologija črtne kode.

Odločili smo se za drugo možnost, kar pa je pomenilo:

• večja finančna sredstva,

• večji časovni okvir za izvedbo projekta,

• prenovo določenih poslovnih procesov,

• spremembe v organizacijski strukturi podjetja,

• prenovo oz. dopolnitev informacijskega sistema in

• večjo odgovornost nosilcev projekta. Izvedba projekta se je dotaknila večjega števila poslovnih procesov v različnih oddelkih podjetja. Čeprav na prvi pogled določene spremembe niso vezane na črtno kodo, pa je njihova uveljavitev imela za končni cilj podpreti oziroma omogočiti, da se tehnologija črtne kode izrabi na podjetju najbolj koristen in učinkovit način. Glede na spremembe v samih poslovnih procesih lahko le-te razdelimo v tri skupine:

• poslovni procesi, ki so zahtevali le manjše spremembe,

• poslovni procesi, ki smo jih informacijsko podprli in pred izvedbo projekta niso bili podprti in

• poslovni procesi, ki smo jih v veliki meri spremenili. Glavne cilje projekta po področjih pa smo strnili v naslednje:

• prodaja: o posodobitev obstoječega informacijskega sistema, o sprememba organizacijske strukture, o prenos določenih aktivnosti na druge oddelke podjetja.

• proizvodnja: o vzpostavitev informacijske podpore evidenci proizvodnje, o uvedba črtne kode za označevanje proizvodov, o avtomatizacija dela v zavijalnici.

• skladišče: o ureditev skladišč in označitev lokacij s črtno kodo, o manipulacija proizvodov v skladišču na podlagi črtne kode, o prevzem določenih nalog iz oddelka Prodaje,

25

o sprememba organizacijske strukture, o povečanje odgovornosti zaposlenih v skladišču.

4.3.3. Analiza obstoječih procesov v podjetju in stanja informacijske podpore

Postavljeni cilji so nam posredno določili, kam naj usmerimo analizo obstoječega stanja, katere poslovne procese moramo podrobno analizirati in kje moramo preveriti stanje informacijske podpore. Širina sprememb, ki se je s potekom projekta nakazovala, je pripeljala do tega, da je faza analize trajala relativno dolgo. Pri delu smo predvsem analizirali obstoječe dokumente in njihovo vsebino, pretok teh dokumentov, zadolžitve in aktivnosti, ki so jih posamezni akterji znotraj procesov opravljali. Pri delu smo se posluževali intervjujev in skušali kar najbolje spoznati obstoječe stanje, predvsem v smislu predlaganja izboljšav in optimiranja stanja v prihodnosti. Podobno kot pri ostalih projektih smo že v fazi analize naleteli na odpor zaposlenih in težave pri svojem delu. Ljudje so na splošno proti spremembam, kadar pa te spremembe vsebujejo tudi prenose vzvodov moči in pa napovedi o odpuščanju, je njihov odpor še večji. Zato se je ponovno pokazala pomembnost podpore vodstva pri izvedbi takih projektov.

4.3.4. Priprava predlogov sprememb Pred končno izvedbo in izpeljavo projekta smo za potrebe širšega vodstva pripravili predstavitev projekta in sprememb, ki jih bo izvedba projekta zahtevala. Ker je šlo za spremembe v poslovnih procesih in posledično tudi v organizacijski strukturi podjetja, je bilo še kako pomembno, da je bilo vodstvo o spremembah informirano in se je z njimi tudi strinjalo, saj je lahko le tako še naprej podpiralo projekt, hkrati pa tudi odobrilo vse zahtevane spremembe. Predstavili smo spremembe po posameznih področjih, predvidena finančna sredstva (predvsem za nakup strojne opreme), predvidene prihranke in pridobitve po posameznih področjih in pa sinergijske učinke na nivoju podjetja.

4.3.5. Zbiranje ponudb dobaviteljev potrebne opreme in izbor ponudnika Ko smo seznanili vodstvo s cilji projekta in potrebnimi spremembami v podjetju in dobili odobritev za nadaljevanje projekta, smo začeli z zbiranjem ponudb potrebne opreme. Že v predhodnih fazah smo sproti ocenjevali zahteve po strojni opremi. Poleg strojne opreme, ki jo podjetje potrebuje tudi običajno (osebni računalniki), smo se tokrat prvič srečali z nakupom opreme, namenjene uporabi črtne kode. V sklopu te opreme smo potrebovali:

• prenosne, ročne terminale,

• terminale namenjene uporabi na mobilni mehanizaciji,

• fiksni čitalec črtne kode,

26

• tiskalnike in

• bazne postaje (access points). Na podlagi ocen pridobljenih ponudb smo se odločili za opremo podjetja TEKLOGIX. Čeprav izbrana oprema ni bila najcenejša, smo izbor opravičevali z naslednjimi razlogi:

• robustnost (terminali za vozila, testirana na dolgotrajni šok 3g ter ročni terminali, testirani za padec iz višine 1,5 m na beton),

• možnost zunanje rabe opreme pozimi ter vodoodpornost že v osnovni izvedbi,

• pokrivnost ter probojnost signala 'Narrow Band' na področju 430 Mhz, kar pomeni, da lahko z eno bazno postajo Teklogix pokrijemo celotno površino podjetja (več baznih postaj pomeni večjo možnost problemov na radijski mreži, vzdrževanje take mreže je pogostejše in dražje od verzije z eno samo postajo),

• prednosti v terminalskem načinu dela, kar pomeni vzdrževanje aplikacije samo na računalniku – strežniku, na samih terminalih tudi med delom ni nobenih uporabniških podatkov ali aplikacij,

• Teklogix-ov terminal se lahko ugasne (kar je pri delu v skladišču zelo pogosto) ali celo zamenja z drugim brez izgube podatkov, saj njegovo sliko vodi bazna postaja,

• več terminalskih sej in več HOST-ov istočasno s hitrim preklopom,

• ekran na Teklogix terminalih lahko prikaže 80x24 znakov,

• potrebujemo en sam IP naslov v lokalni mreži za bazno postajo; terminali ne potrebujejo IP naslovov, tudi če izvajajo TELNET sejo.

Za izpis nalepke proizvoda smo izbrali laserske tiskalnike podjetja HP, za izpis notranje nalepke proizvoda (zvitki) pa tiskalnike Eltron s tehnologijo tiskanja 'termal transfer'.

4.3.6. Priprava programske rešitve Informacijski sistem podjetja temelji na podatkovni bazi podatkov Oracle 9i, ki teče na strežniku z operacijskim sistemom HP-Unix 11. Za razvoj aplikacij uporabljamo orodja Oracle Developer 9i, Oracle Developer 6i, Oracle Forms 3.0 in Oracle Reports 1.0. Izpeljava projekta je, kot sem že omenil, na določenih področjih zahtevala dopolnitev že obstoječih programskih rešitev. Tu smo uporabili orodja, s katerimi je bila izdelana stara aplikacija, za razvoj aplikacij na terminalih Teklogix pa smo uporabili Forms 3.0 in Reports 1.0. Glavna področja razvoja oz. dopolnitev aplikacij so se nanašala na:

o informatizacijo delovnega mesta previjalca, o avtomatizacijo dela v zavijalnici, o vskladiščevanje proizvodov na lokacije, o spremembe v načinu prodaje in izdaje proizvodov iz skladišča.

27

Ker smo z projektom spreminjal večje število poslovnih procesov, je bilo zelo pomembno, da smo pri razvoju in pripravi programske rešitve vedno imeli v mislih vse načrtovane spremembe. Zelo pomembno pa je bilo tudi, da smo bili pozorni na povezave med poslovnimi procesi, oziroma da smo te povezave in tokove informacij med procesi natančno preučili in določili. Slika 5: Groba shema poteka dela po izpeljavi projekta

Vir: Projektna dokumentacija, 2002. Na zgornji sliki je prikazana groba slika aktivnosti, ki potekajo v različnih poslovni procesih podjetja in so se z izpeljavo projekta spremenile, dobile drug pomen ali pa nastale na novo.

Legenda: Podatki Proizvodi Zvitek Paleta

Proizvodnja - Tambur

Zavijalnica

Proizvodnja formatnega papirja

Proizvodnja - Zvitki

Lokacija

Skladišče

Tovorni vhod

PRODAJA

Proizvodni nalog

Faktura; Odpremnica; CMR

Nalog za odpremo

Najava prevoznega sredstva Nalog za naklad

Talna oznaka lokacije

28

Tabela 4: Prikaz najpomembnejših nalog po oddelkih po izpeljavi projekta

Oddelek/Delovno mesto Zadolžitve

Prodaja/Komercialist

• sprejem naročil,

• priprava proizvodnih nalogov,

• najava prevoznih sredstev,

• izdelave podrobne specifikacije za odpremo.

Proizvodnja/Previjalec

• evidenca proizvodnje,

• izpis majhne nalepke s črtno kodo za proizvode.

Proizvodnja formatnega

papirja/Prevzemalec proizvodov

• prevzem zvitkov iz proizvodnje na podlagi črtne kode,

• evidenca proizvodnje formatnega papirja,

• izpis nalepke proizvoda s črtno kodo.

Proizvodnja/Zavijalec zvitkov

• tehtanje zvitkov,

• zavijanje zvitkov.

Skladišče/Viličarist - prevzemalec

• prevzem proizvodov na podlagi črtne kode,

• določitev in umestitev proizvodov na lokacijo s pomočjo črtne kode.

Skladišče/Viličarist - odpremnik

• odprema proizvodov s pomočjo črtne kode in na podlagi naloga za naklad,

• manipulacija s proizvodi na podlagi črtne kode,

• izdelava fakture, odpremnice, CMR.

Tovorni vhod/Vratar tovornega vhoda

• sprejem prevoznega sredstva in preverjanje njegove najave,

• časovna evidenca prihoda, vstopa in izstopa prevoznega sredstva,

• preverjanje obstoja zaloge proizvodov (smiselnost vstopa prevoznega sredstva) na podlagi naloga za proizvodnjo (Prodaja),

• izpis naloga za naklad s črtno kodo prevoznega sredstva.

Vir: Projektna dokumentacija, 2002.

4.3.6.1. Informatizacija delovnega mesta previjalca Delovno mesto previjalca je zadnji člen v proizvodnji papirja. Tu se iz tamburja razrežejo zvitki, ki nato potujejo po tekočem traku bodisi v zavijalnico (zvitki namenjeni prodaji) bodisi v oddelek razreza papirja. Namen uvedbe informacijske podpore je bil nadomestiti ročno evidenco (knjiga evidence proizvodnje), s čimer smo pridobili dostopnejše in ažurnejše podatke o količini in kvaliteti proizvodnje. Z informatizacijo delovnega mesta pa so naloge delavca postale naslednje:

• vnos podatkov o tamburju, oseh in zvitkih,

• izbira pravilne razrezne kombinacije, ki izhaja iz izdelanega proizvodnega naloga v oddelku Prodaja,

• spremljanje proizvedenih količin po proizvodnem nalogu in prehod na naslednji proizvodni nalog,

• ugotavljanje kvalitete proizvodnje,

• izpis majhne nalepke s črto kodo.

29

Z evidenco naštetih podatkov v sistem pa smo zagotovili:

• dostopnost podatkov proizvodnje po proizvodnih nalogih: o začetek proizvodnje, o trenutno proizvedena količina, o predviden zaključek proizvodnje,

• evidenco o količini in vrsti izmeta proizvodnje,

• izpis majhne nalepke s črtno kodo, ki omogoča avtomatizacijo dela v zavijalnici. Čeprav je bila majhna nalepka uvedena v prvi vrsti zaradi potreb podjetja, pa se je kasneje izkazalo, da jo s pridom uporabljajo tudi kupci naših proizvodov. S pomočjo majhne nalepke in podatkov na njej nas namreč obveščajo o reklamiranih proizvodih. Nalepko smo oblikovali tako, da poleg črtne kode vsebuje tudi nekaj najpomembnejših podatkov proizvoda, ki so vizualno razpoznavni. Slika 6: Majhna nalepka s črtno kodo

Vir: Informacijski sistem podjetja Vipap Videm Krško d.d., 2006. Majhna nalepka se nalepi na zvitek, ki po transportnem traku nadaljuje pot v zavijalnico. Kot tip črtne kode pa smo izbrali črtno kodo 128 (Code 128), ki omogoča kodiranje tako črk kot znakov in je tudi spremenljive dolžine. Zahteva tudi izračun kontrolne številke, ki omogoča čitalcu črtne kode, da preverja pravilnost odčitanih znakov. Izpis črtne kode pa se izvede s pomočjo posebne, kupljene pisave za okolje Windows. Vsak proizvod v podjetju je oštevilčen na dva načina. Prvi način je številčenje proizvoda v okviru proizvodnega naloga (informira uporabnike o številu proizvedenih proizvodov v okviru proizvodnega naloga), drugi način pa je zaporedno številčenje vseh proizvodov na nivoju podjetja. Pri izbiri vsebine črtne kode na majhni nalepki smo na začetku izbrali zaporedno številko proizvoda. Kasneje, z uvedbo standarda IFRA za časopisne papirje, pa smo za te papirje uvedli vsebino, ki je prilagojena temu standardu.4

4 IFRA standard je podrobneje predstavljen pri razlagi nalepke proizvoda.

Pomen številčnih podatkov: 30048 – proizvodni nalog 230 – številka tamburja 10 – številka zvitka 3 – pozicija na osi 3 – številka osi 88 – širina zvitka 45 G – gramatura papirja

30

4.3.6.2. Avtomatizacija dela v zavijalnici Zvitki po tekočem traku prispejo v zavijalnico, kjer se na zvitek s pomočjo kapljičnega tiskalnika izpiše številka zvitka. Zvitek se stehta, zavije v ovojni papir in opremi z nalepko. Pred spremembo procesa je delavec za vsak zvitek ročno vnesel v sistem številko zvitka, ročno izbral proizvodni nalog in ročno vnesel težo zvitka. Po končanem vnosu je sprožil zahtevo po izpisu nalepke. V zavijalnici so bili na izmeni zaposleni trije delavci. Po spremembi procesa pa je postopek v celoti avtomatiziran in je naslednji:

• zvitek se po tekočem traku pelje mimo fiksno nameščenega čitalca črtne kode, ki odčita črtno kodo (majhna nalepka na zvitku),

• številka se preveri v vzpostavljeni bazi podatkov pri previjalcu,

• na zvitek se natisne številka zvitka,

• zvitek nadaljuje pot po tekočem traku do tehtnice, kjer se stehta,

• po končanem tehtanju zvitek prispe v zavijalno enoto, kjer se zavije,

• med potjo v zavijalno enoto se avtomatsko sproži zahteva po izpisu nalepke; izpis se končna, ko je zvitek zavit,

• delavec opremi zvitek z nalepko in zvitek nadaljuje pot po tekočem traku v skladišče. Slika 7: Model procesa tehtanja zvitkov pred in po prenovi procesa

Vir: Projektna dokumentacija, 2002.

31

Primerjava aktivnosti pred in po spremembi procesa nam pokaže, kako je avtomatizacija procesa bistveno zmanjšala število aktivnosti, ki jih opravlja zavijalec zvitkov (ročni vnos teže, ročna izbira naročila, prožitev tiskanja nalepke)5. Če v sistemu ne pride do napake, je avtomatizacija skrčila aktivnosti na lepljenje nalepke na zvitek. Ne samo, da se je število aktivnosti in s tem tudi število potrebnih delavcev zmanjšalo, občutno se je zmanjšalo tudi število napak, ki so bile posledica človeškega faktorja. Kljub avtomatizaciji pa je delavcu dopuščen poseg v sistem, kadar v njem pride do napake. Izkušnje so pokazale, da do napake pride predvsem zaradi neuspešnega odčitka črtne kode fiksnega čitalca črtne kode, kar pa se zgodi zelo redko in je v glavnem posledica nekvalitetno natisnjene črtne kode. Nekvaliteten tisk črtne kode pa je posledica slabe glave tiskalnika, kar pomeni, da je neuspešno čitanje črtne kode signal za čiščenje ali pa menjavo glave tiskalnika. Drugi sklop napak, do katerega je prihajalo predvsem na začetku uvajanja sprememb, pa je posledica napačno nalepljenih malih nalepk s črtno kodo pri previjalnem stroju, ko delavci niso bili pozorni na vrstni red zvitkov ali pa je prišlo do napake v vnešeni razrezni kombinaciji, ki ni ustrezala dejanski razrezni kombinaciji. Po spremembi procesa je bilo ocenjeno potrebno število delavcev na 1,5 delavca na izmeno. Slika 8: Fiksni čitalec črtne kode in branje črtne kode na zvitku Vir: Lasten.

5 Z rdečo obarvana odločitvena simbola pomenita, da gre za vzpostavljeno avtomatično kontrolo dejavnosti in o napaki je zavijalec obveščen na zaslonu računalnika. Poleg tega pa delavca opozori na napako v procesu tudi dejstvo, da se nalepka proizvoda ne izpiše.

32

Slika 9: Tiskanja številke na zvitek med potjo v zavijalno enoto

Vir: Lasten. Poti skozi zavijalnico pa se izognejo zvitki, ki so namenjeni razrezu v formatni papir. Ti zvitki se stehtajo, se pa ne zavijejo in ne opremijo z nalepko proizvoda. Za evidenco teh proizvodov delavec uporablja ročni čitalec črtne kode, s katerim odčita črtno kodo na majhni nalepki. Po odčitku črtne kode se zvitku avtomatično doda teža in ti zvitki se uskladiščijo v posebno skladišče. Tudi tu je ročni čitalec črtne kode nadomestil ročni vnos podatkov na osebnem računalniku.

4.3.6.3. Nalepka proizvoda Nalepka predstavlja identifikacijski element vsakega proizvoda. V podjetju sta v uporabi dve različni vrsti nalepk, pri čemer ima vsaka od njiju še podrazličico, ki jo imenujemo nevtralna nalepka. Nevtralna nalepka se uporablja predvsem v primeru prodaje preko posrednikov in kot taka ne vsebuje razpoznavnih znakov in obeležij podjetja. Različnost nalepk izhaja iz različnih glavnih karakteristik obeh glavnih skupin proizvodov – zvitkov in formatnega papirja. Poleg tega pa različnost izhaja tudi iz dejstva, da je nalepka na zvitku nalepljena na ovojni papir, medtem ko je nalepka pri formatnem papirju nalepljena pod embalažo (folijo).

33

Slika 10: Nalepka proizvoda za zvitek in paleto papirja

Vir: Informacijski sistem podjetja Vipap Videm Krško d.d., 2006. Tabela 5: Podatki, ki ji vsebuje nalepka proizvoda podjetja

Zvitek Formatni papir Številka naročila Številka naročila Številka zvitka Številka palete Gramatura papirja Gramatura papirja Širina zvitka Dimenzije pole Dolžina papirja Število pol Premer stročnice Element, datum proizvodnje,proizvodni nalog Teža zvitka Bruto, teoretična in neto teža palete Premer zvitka Dodatne opombe Papirni stroj, element, datum proizvodnje,proizvodni nalog

Dodatne opombe Vir: Informacijki sistem podjetja Vipap Videm Krško d.d., 2006. Prav uvedba črtne kode na nalepki proizvoda je bila tista zahteva kupcev, kateri je podjetje moralo ustreči in zaradi katere je bil izpeljan celoten projekt. Če pogledamo nalepko proizvodov natančno, vidimo, da podjetje uporablja dva standarda črtnih kod. Prva črtna koda je črtna koda EAN-13, ki je za kupca neke vrste identifikacijska številka. Po standardu EAN-13 so v njej predstavljena država, proizvajalec in šifra proizvoda. V našem

34

primeru je tako v kodi zapisana država Slovenija, proizvajalec Vipap in pa naša, interna 5-mestna oznaka proizvoda. Da lahko kupec uporablja oznako proizvoda, je potrebno, da podjetji uskladita oznake proizvoda ali pa si kupec sam gradi šifrant teh oznak. Ker gre pri proizvodnji podjetja bolj ali manj za standardizirane proizvode, problem oznak proizvodov ne predstavlja večjih ovir pri uporabi črtne kode. Za uporabo črtne kode EAN-13 se je moralo podjetje registrirati pri združenju SANA Slovenija6 in z registracijo je pridobilo številko SANA-EAN. Koda EAN-13 se nahaja v zgornjem desnem kotu nalepke. V primeru, da se za proizvod zahteva nevtralna nalepka, se črtna koda EAN-13 ne izpiše. Druga črtna koda na nalepki je koda tipa 128. Na začetku smo uporabljali dvanajstmestno število, v katero smo zakodirali številko proizvoda in njegovo težo. Nalepka na zvitku ima tudi štiri črtne kode, ki se nahajajo na samolepilni nalepki in jih je možno iz nalepke proizvoda odlepiti. Ta možnost je dana zato, ker imajo mnogi kupci način dela organiziran tako, da pred tiskanjem in odvitjem zvitka samolepilno nalepko odlepijo in jo nalepijo na poseben list. Na posebnem listu so te nalepke v enakem vrstnem redu, kot gredo zvitki v tiskanje in ima kupec (tiskar) v tem primeru sledljivost zvitkov na tiskarskem stroju in enostavno možnost reklamiranja proizvodov. Z uporabo obeh črtnih kod in lastno programsko opremo ima tako kupec možnost, da si z odčitkom obeh črtnih kod brez ročnega vnosa podatkov zagotovi v svojem informacijskem sistemu vse najpomembnejše podatke o proizvodu. Kmalu po uvedbi zgornjega načina uporabe črtne kode pa so začele prihajati zahteve tujih kupcev (Nemčija, Italija), da se vsebina kode 128 zamenja s simboliko po standardu IFRA7. IFRA je vodilno združenje za papirno in tiskarsko industrijo v svetu. Koda IFRA se uporablja na nalepkah zvitkov časopisnega papirja in je namenjena identifikaciji posameznih zvitkov. Čeprav gre za specifičen standard, katerega uporaba je omejena samo na specifične proizvode v okviru papirne industrije, pa ima standard več pomanjkljivosti, ki omejujejo razvoj standarda in razširitev njegove uporabe na vse proizvode v panogi. Slabosti standarda izhajajo predvsem iz njegove strukture. Izhajajoč iz strukture črtne kode so slabosti predvsem naslednje:

• standard je različen za različne proizvajalce,

• namenjen je izključno samo za časopisni in izboljšani časopisni papir,

• samo polje za pozicijo številke zvitka na osi predvideva, da razrezna kombinacija ne vsebuje več kot 9 zvitkov; v praksi se pogosto dogaja, predvsem pri zvitkih majhne širine, da število zvitkov na osi presega to število,

6 Podjetje se danes imenuje GS1, Zavod za identifikacijo in elektronsko izmenjavo podatkov-GS1, Ljubljana. 7 IFRA – INCA-FIEJ Research Association, INCA - International Newspaper Colour Association, FIEJ – Fédération Internationale des Editeurs de Journaux.

35

• nabor gramatur je premajhen,

• dve mesti za oznako proizvajalca omejujeta število registriranih proizvajalcev na 99, kar je občutno premalo.

Vse naštete slabosti nakazujejo na dejstvo, da bo standard verjetno v prihodnosti kmalu doživel spremembe in dopolnitve, s čimer bi njegova uporabnost postala večja. Kljub slabostim pa smo standard uvedli za časopisni papir, ki je del proizvodnega programa podjetja. Uvedba je povzročila kar nekaj sprememb v informacijskem sistemu, ki jih lahko strnem v naslednje:

• spremembe v načinu številčenja tamburjev za časopisni program; obstoječemu številčenju v okviru meseca in papirnega stroja smo dodali še številčenje v okviru tedna, leta in papirnega stroja,

• majhna nalepka zvitka za časopisni program je prilagojena standardu in vsebuje prvih 8 mest tega standarda,

• različnost črtnih kod na nalepkah proizvodov je zahtevala spremembe v programski opremi.

Za uporabo IFRA standarda se je podjetje moralo včlaniti v združenje IFRA. Združenje nam je dodelilo dvomestno šifro proizvajalca, ki jo sedaj uporabljamo v črtni kodi časopisnega papirja.

4.3.6.4. Uskladiščevanje proizvodov na lokacije V sklopu projekta smo spremenili tudi skladiščno poslovanje podjetja. Obstoječa skladišča v podjetju smo razdelili na lokacije, jih označili z barvnimi črtami in vsako lokacijo označili s talnimi oznakami, ki vsebujejo črtno kodo. Slika 11: Talna oznaka lokacije v skladišču in skladiščeni proizvodi na lokacijah

Vir: Lasten. S pomočjo talne oznake, čitalca črtne kode na viličarju in programske opreme se za vsak proizvod določi točna lokacija, na katero je postavljen v skladišču. Sistem lokacij je bistveno pospešil način prodaje in odpreme proizvodov. Nekdanje zamudno iskanje proizvodov v

36

skladišču na podlagi podatkov, ki so jih v skladišču vodili ročno, je zamenjalo hitro in enostavno pregledovanje zalog s pomočjo programske opreme. Proizvodi prihajajo v skladišče na tri načine:

• zvitki za prodajo prihajajo v skladišče po tekočem traku iz zavijalnice,

• palete prihajajo po drugem tekočem traku, kjer se predhodno zavijejo v folijo,

• zvitki, ki so namenjeni razrezu, se skladiščijo v posebnem skladišču in so nezaviti, torej ne vsebujejo nalepke proizvoda, ampak samo majhno nalepko.

Vili čarji, ki opravljajo transport zvitkov in palet v prodajno skladišče, so opremljeni s terminali in čitalcem črtne kode. Na zaslonu se viličaristu pojavljajo proizvodi v enakem vrstnem redu, kot mu prihajajo po tekočem traku. Programska oprema dopolnjuje podatke o proizvodu z dodatnimi informacijami o:

• količini in številu naročenih in že proizvedenih proizvodov na proizvodnem nalogu, ki delavcu omogočajo lažjo odločitev glede lokacije,

• o zadnji lokaciji, kjer so proizvodi iz istega proizvodnega naloga uskladiščeni in

• o načinu zahtevanega prevoza pri prodaji proizvodov (vagon, kamion), ki vpliva tudi na izbiro lokacije,

• kvaliteti proizvoda, ki določa skladišče za proizvod. Zvitki, ki so namenjeni razrezu v formatni papir, gredo v posebno skladišče. Ti zvitki so nezaviti in imajo za oznako samo majhno nalepko proizvoda. Delavec za uskladiščevanje teh zvitkov uporablja ročni čitalec črtne kode, s pomočjo katerega odčita črtno kodo na majhni nalepki. Na zaslonu dobi podatke o zvitku in njegovi teži, ki se avtomatično prenese iz tehtnice. S potrditvijo se ta proizvod prenese v skladišče, ki je namenjeno zvitkom za razrez.

4.3.6.5. Spremembe v načinu prodaje in izdaje proizvodov iz skladišča Poslovni proces prodaje proizvodov je z izpeljavo projekta doživel največje spremembe. Spremembe so vplivale na sam poslovni proces, zahtevale pa so tudi organizacijske spremembe. Cilj, ki smo ga zasledovali, je bil predvsem zmanjšati fizični prenos dokumentov, poenostaviti proces prodaje, zmanjšati število napak, predvsem pa celoten sistem narediti enostaven in učinkovit. Čeprav je uporaba črtne kode prisotna šele v zadnji fazi procesa, pa smo poleg te faze informacijsko dodatno podprli oziroma spremenili tudi ostale dele procesa. Spremembe v informacijskem sistemu so povečale tudi učinkovitost komuniciranja s kupci. Komercialisti so tako opremljeni z mnogo več informacijami in njihova odzivnost na vprašanja kupcev je mnogo hitrejša in natančnejša (v kakšni fazi je proizvodnja določenega proizvodnega naloga in naročila kupca, kje in v kakšni fazi se nahaja naklad prevoznega sredstva …). Z našega stališča je bil to najzahtevnejši del projekta, ki je zahteval veliko koordinacije in sodelovanja med oddelki.

37

S prenovo poslovnega procesa prodaje proizvodov smo želeli predvsem:

• zmanjšati fizični pretok dokumentov med oddelki,

• zmanjšati možnost napak in ponavljanja posameznih aktivnosti zaradi teh napak,

• natančneje določiti odgovornosti za posamezne aktivnosti,

• skrajšati čas izvajanja posameznih aktivnosti,

• ponuditi večjo količino informacija oddelku Prodaje, predvsem pa omogočiti dostop do teh informacij v krajšem času.

Slika 12: Model procesa prodaje proizvodov pred in po prenovi procesa

Vir: Projektna dokumentacija, 2002.

38

Če primerjamo proces prodaje proizvodov pred in po spremembi pa lahko ugotovimo naslednje:

• sprememba je povzročila, da Fakturni oddelek ni več potreben; faktura se izda po končanju naklada v skladišču, njeno izdajo sproži skladiščnik na podlagi podatkov odpremnega naloga,

• prenova procesa je ukinila Ekspedit, ki je predstavljal vezni člen med Prodajo in Skladiščem,

• komercialistu ni več potrebno čakati na rok odpreme, da bi pripravil podatke za naklad, ampak lahko to stori takoj, ko ima na voljo podatke o datumu in načinu prevoza; po vnosu najave kamiona v informacijski sistem delo poteka avtomatično brez posredovanja komercialista,

• z informatizacijo delovnega mesta Previjalec, smo komercialistom omogočili kvalitetnejšo informacijsko podlago za kontaktiranje s kupci (začetek proizvodnje, že proizvedena količina, predvideni konec proizvodnje za posamezno naročilo…),

• odgovornost za pravilnost izdane fakture je v celoti na strani komercialista, s čimer smo bistveno zmanjšali število napak pri izdaji faktur,

• vzpostavljena evidenca prevoznih sredstev na tovornem vhodu je ponudila komercialistom dodatne informacije o prihodu, vstopu in izstopu prevoznega sredstva iz podjetja. Te informacije imajo sedaj na voljo na zaslonu in jim jih ni več potrebno pridobivati s pomočjo telefona.

• naklad proizvodov s pomočjo črtne kode in sprememba procesa naklada proizvodov je prav tako ponudila dodatne informacije, po katerih sprašujejo kupci in je bil včasih za njih potreben klic bodisi v Ekspedit ali Skladišče (začetek naklada, faza v nakladu in konec naklada),

• Faktura se izpiše v oddelku Prodaje takoj po zaključku naklada (kopija fakture se izpiše tudi v Računovodstvu) in jo lahko komercialist takoj pošlje kupcu.

Temeljito prenovo je doživel tudi proces izdaje proizvodov iz skladišča, kjer smo z uporabo črtne kode hoteli doseči naslednje:

• bistveno poenostaviti proces naklada proizvodov,

• s poenastavitivjo procesa skrajšati potrebni čas za njegovo izvedbo,

• zmanjšati število napak pri nakladu. Pomembno vlogo pri prenovi procesa izdaje (naklada) proizvodov iz skladišča je imela tudi predhodna ureditev skladišč z lokacijami in pa uskladiščevanje proizvodov na lokacije in evidenca le-te s pomočjo črtne kode.

39

Slika 13: Model procesa izdaje proizvodov iz skladišča pred in po prenovi procesa

Vir: Projektna dokumentacija, 2002. Primerjava modelov izdaje proizvodov pred in po spremembi ponuja naslednje ugotovitve:

• občutno se je zmanjšal pretok dokumentov v papirni obliki (Prodaja - Ekspedit, Ekspedit - skladiščnik, skladiščnik - Ekspedit, Ekspedit - Prodaja),

• v novem procesu je odpadlo zamudno iskanje zvitkov po skladišču, vsi podatki o zalogi se nahajajo na nalogu za naklad,

• avtomatično kreiranje odpremnice in fakture v skladišču,

• programske kontrole pri nakladu so skorajda povsem zmanjšale število napak,

40

• občutno se je povečala možna dnevna količina naklada proizvodov,

• v sistem naklada je veliko lažje vnesti spremembo, vnos spremembe je dovoljen vse do izpisa naloga za naklad.

4.3.7. Izobraževanje, testiranje opreme in programskih rešitev Po končanju faze izdelave programske rešitve je sledilo izobraževanje delavcev, testiranje same opreme in pa seveda tudi testiranje programske rešitve. Predvsem za delavce v proizvodnji, ki so se prvič srečali z računalnikom, smo organizirali posebne tečaje, kjer smo jih seznanjali tako z osnovami okolja Windows kot tudi s programsko opremo, ki jo sedaj uporabljajo pri svojem delu. Prav tako smo organizirali posebne tečaje za delavce v skladišču in pa vse tiste delavce, ki uporabljajo opremo, vezano na črtno kodo. Ker smo se tudi sami prvič srečevali s to opremo, je bilo to učenje najtežje, saj smo večkrat znašli v situaciji, ki je bila tudi nam nova. Na podlagi teh tečajev smo nato izdali kratka navodila, z opisom osnovnih operacij, možnih težav ter rešitev zanje. Na osnovi tega izobraževanja smo na predloge zaposlenih sproti dopolnjevali in izpopolnjevali programske rešitve, da bi jim čim bolj olajšati in poenostavili delo.

4.3.8. Uvedba sistema Sam projekt smo uvajali postopoma in po korakih. S takim načinom uvajanja projekta smo se želeli predvsem izogniti težavam, ki bi jih lahko uvedba projekta povzročila pri drugih poslovnih procesih v podjetju, ki so seveda morali teči nemoteno. Tako smo najprej uvedli informacijsko podporo in evidentiranje proizvodov na previjalnem stroju. Naslednja v fazi uvedbe je bila zavijalnica oz. avtomatiziranje dela v njej. Sproti smo reševali probleme, kot sta bila iskanje optimalne lokacije fiksnega čitalca črtne kode in časovno optimiziranje posameznih avtomatskih operacij. Sledilo je skladiščno poslovanje oz. uporaba črtne kode v skladišču. Najprej smo uvedli uskladiščevanje proizvodov na lokacije. Ko je bil ta del projekta zanesljivo vpeljan in je bila vsa zaloga proizvodov s sistemu evidentirana po lokacijah, smo uvedli še zadnji in hkrati najtežji del projekta, to je prodaja oz. odprema proizvodov s pomočjo črtne kode. Ta del je zahteval hkrati tudi največ koordinacije, saj je bilo vanj vključeno največje število sodelujočih.

41

4.3.9. Analiziranje uspešnosti in dopolnjevanje uvedene rešitve Kot vsem drugim projektom je tudi temu sledilo ocenjevanje uspešnosti ter iskanje možnosti in priložnosti, da se uveden sistem črtne kode dopolni in izboljša. Čeprav se sodelujoči pri projektu zavedamo, da z uvedbo projekta in z njim povezanih sprememb naše delo ni končano, pa smo na koncu vendarle ugotovili, da je projekt prinesel pomembne spremembe v podjetju, ki so podjetju neposredno in posredno prinesle zmanjšanje stroškov. Še bolj pomembno pa je dejstvo, da se je podjetje s projektom odzvalo na zahteve kupcev in s hkratnim izkoriščanjem informacijske tehnologije, sprememb v poslovnih procesih in organizaciji povečalo svojo konkurenčnost v mednarodnem tržnem okolju. Pri izvedbi prenove poslovnih procesov v okviru projekta smo poskušali slediti korakom, ki jih pri prenovi svetuje stroka. Tako smo preko posnetka stanja in analize obstoječih procesov preko želenega stanja in zadanih ciljev spremenili obstoječe poslovne procese v podjetju. Prav tako smo po sami izvedbi skrbno analizirali stanje po prenovi in na podlagi ugotovljenih dejstev izboljševali že spremenjene procese. Če pogledamo globalne cilje, ki naj bi jih zasledovali pri vsaki prenovi procesa (glej poglavje 3.2.), lahko ugotovimo, da nam je s prenovo uspelo:

• bistveno poenostaviti postopke in se znebiti odvečnih aktivnosti v sklopu posameznih procesov,

• občutno znižati stroške poslovanja, z manjšim številom reklamacij in pa boljšo organizacijo v podjetju,

• zmanjšati čas prenovljenih poslovnih procesov in povečati njihovo zanesljivost in kvaliteto,

• povečati odzivnost podjetja na zahteve kupcev in ohraniti, če ne že povečati, njegovo konkurenčnost v primerjavi z drugimi podjetji v panogi.

Da smo izbrali pravo pot, potrjuje tudi dejstvo, da vse večje število kupcev uporablja našo črtno kodo, v kar nas prepričuje vse več vprašanj povezanih z njo, kot tudi, da je podjetje na te izzive pripravljeno in konkurenčno drugim podjetjem v panogi. Čeprav je projekt formalno zaključen, pa se vedno znova lotevamo določenih izboljšav, ki pomenijo nadgradnjo obstoječega sistema in hkrati še večjo optimizacijo določenih poslovnih procesov. Pobude prihajajo s strani kupcev in tudi s strani tistih, ki sodelujejo v prenoljenih poslovnih procesih, kar je zelo spodbudno in daje dokaz, da so zaposleni spremenjene procese vzeli za svoje in želijo v njih konstruktivno in aktivno sodelovati. Med te lahko uvrstimo že omenjeno IFRA črtno kodo in npr. zahteve po posebni prilogi odpremnice, ki vsebuje samo črtne kode proizvodov na njej.

42

5. Sklep Spremembe so pogojene s strani poslovnega okolja, v veliki meri pa jih omogoča uporaba novih informacijskih tehnologij. Dinamika sprememb dviguje raven potreb po pospešitvi materialnih in informacijskih tokov znotraj poslovnega sistema samega, pa tudi med različnimi poslovnimi sistemi. Zaradi izzivov sodobnega poslovnega sveta morajo podjetja in ustanove posodobiti, spremeniti in preurediti način dela, če hočejo obdržati in povečati konkurenčno prednost na trgu. To omogoča prenova poslovanja, ki zajema temeljito preučitev procesov, posvetitev pozornosti odjemalcem in očiščenje procesov vsega, kar ne dodaja vrednosti končnemu proizvodu ali storitvi. Ključni dejavniki uspeha danes niso več organizacijske enote, ampak učinkoviti poslovni procesi. V mnogih podjetjih je še danes veliko procesov, ki ničesar ne prispevajo k skupnemu rezultatu in so zaradi tega nesmiselni, poleg tega pa obstaja tudi veliko procesov, ki niso dobro organizirani in so zato neučinkoviti. Informacijska tehnologija in racionalizacija lahko pripomore, da se slabi procesi izvajajo hitreje in učinkoviteje, nepotrebni procesi pa ukinejo. Zato ne čudi, da je danes toliko govora o nujnosti prenove poslovnih procesov v vsakem podjetju. Še več, danes lahko govorimo, da se poslovni procesi neprestano spreminjajo in prilagajajo. Seveda moramo biti pri uporabi informacijske tehnologije pazljivi. Slepa uvedba ali pa uporaba informacijske tehnologije ne bo prinesla pričakovanih učinkov, če ji ne bosta sledila prenova poslovnih procesov in organizacijske strukture podjetja. Resnična moč tehnologije ni v tem, da lahko izboljša delovanje starih procesov, temveč v tem, da podjetjem omogoča, da prekršijo stara pravila in ustvarijo nove načine dela. Projekt črtne kode v podjetju Vipap Videm Krško d.d. je bil tipičen projekt, ki je zaradi uporabe nove tehnologije zahteval temeljito prenovo poslovnih procesov in posledično tudi spremembe v organizaciji podjetja. Le na tak način je bila uvedba nove tehnologije smiselna oziroma je dala tiste rezultate, ki jih tehnologija sama po sebi nudi. Čeprav se je na začetku uvedba črtne kode zdela enostaven projekt, pa je sam projekt s potekom in hkratno željo, da se izkoristijo vse prednosti črtne kode, kmalu postal pomemben projekt v podjetju, ki je zahteval veliko dela in koordinacije med oddelki. Sodelujoči pri projektu smo morali usvojiti tako temelje prenove procesov kot tudi novo informacijsko tehnologijo. Hkrati smo spoznavali same poslovne procese, ki potekajo v podjetju, njihovo povezanost in pomembnost za uspešno poslovanje podjetja. Čeprav bi za nekatere procese pred izvedbo projekta mnogi dejali, da so za poslovanje podjetja nepogrešljivi ali pa da je njihova oblika težko spremenljiva, pa je prav uporaba informacijske tehnologije pokazala, kako velika je njena moč in kako uspešna je lahko pri izboljšanju poslovanja podjetij. Pokazalo se je, da lahko že majhna sprememba bistveno pripomore k boljšemu, predvsem pa učinkovitejšem delovanju procesa. Hkrati je projekt pokazal na vse slabe lastnosti stare organizacijske strukture, predvsem na njeno togost, kar priča, da prenova procesov ne sme biti omejena s samo organizacijsko strukturo,

43

ampak se mora organizacijska struktura prilagajati procesom. V ospredje nedvomno prihajajo poslovni procesi. Čeprav smo črtno kodo uvedli na segmentu končnih proizvodov, so se nam že v teku tega projekta sama vsiljevala področja, kjer bi prav tako lahko uspešno uporabili njene kvalitete. Nedvomno je eno od takih področij tudi evidenca osnovnih sredstev v podjetju. Uporaba črtne kode v ta namen bi nedvomno pospešila in zmanjšala vsakoletne stroške, ki jih ima podjetje z inventuro. Drugo zanimivo področje pa je področje označitve s črtno kodo vhodnih dokumentov (računi, dobavnice, pogodbe…), kar bi zahtevalo temeljito prenovo sistema pretoka in arhiviranja dokumentov v podjetju. Na koncu bi rad še enkrat poudaril, kako pomembna je vloga vodstva pri izpeljavi podobnih projektov. Brez te podpore nam projekta zagotovo ne bi uspelo izpeljati na način, kot smo ga. V prihodnosti pa se bo prenovi poslovnih procesov v samem podjetju ali organizaciji pridružila še prenova medorganizacijskih poslovnih procesov. Sodobne poti komunikacij (npr. internet) narekujejo nove oblike sodelovanj in ustvarjajo povsem nove poslovne procese. V teh novih procesih lahko podjetja iščejo dodatne možnosti za zniževanje stroškov in povečevanje svoje konkurenčnosti.

44

Literatura 1. Bertoncelj Vlasto: Črtna koda v proizvodni organizaciji. Moj Mikro, Ljubljana, 1999, 5, str.

35-36. 2. Bogataj Slavko: Ena izmed dobrih možnosti za zanesljiv vnos podatkov: zakaj črtna koda,

Delo, Ljubljana, 1993, 154, str. 14. 3. Djurdjič Vladimir: RFID – revolucija v označevanju. Sistem, Ljubljana, 2004, 2, str. 23-27. 4. Flajnik Grega: Črtne kode. Grafičar, Ljubljana, 1995, 6, str. 4-6. 5. Gradišar Miro et al.: Osnove poslovne informatike. Ljubljana : Ekonomska fakulteta, 2005.

327 str. 6. Gubič Boštjan: Reinženiring poslovnih procesov. Diplomska naloga. Ljubljana : Ekonomska

fakulteta, 2005. 38 str. 7. Hammer M., Champy J.: Preurejanje podjetja: manifest revolucije v poslovanju. Ljubljana :

Gospodarski vestnik, 1995. 223 str. 8. Kern Tomaž, Božnar Mateja: Vpliv informacijske tehnologije na organiziranost podjetja s

poudarkom na procesih. [URL: http://www.ipq.si/expresso/econtent/Content.do?state=resource&resource=645], 17.01.2006.

9. Kern Tomaž: Projektni pristop pri prenovi poslovnih procesov. Projektni management v novi ekonomiji: Zbirka predavanj. Ljubljana : Slovensko združenje za management, 2001, str. 75-82.

10. Kovačič Andrej, Bosilj-Vukšič Vesna: Managament poslovnih procesov: prenova in informatizacija poslovanja s praktičnimi primeri. Ljubljana : GV založba, 2005. 487 str.

11. Kovačič Andrej et al.: Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana : Ekonomska fakulteta, 2004. 345 str.

12. Kovačič Andrej: Informatizacija poslovanja. Ljubljana : Ekonomska fakulteta, 1998. 214 str. 13. Kovačič Gorazd: Panoga, ki mora biti v središču. Papir, Ljubljana, 2005, 1, str. 2. 14. Križman Vojko, Novak Rajko: Upravljanje poslovnih procesov. Predstavitev izkušenj z

upravljanjem poslovnih procesov. Ljubljana : Slovenski inštitut za kakovost in meroslovje, 2002. 108 str.

15. Kušar-Štrukelj Marinka: Ujemimo podatke. Tehnični Informator, Ljubljana, 1996, 36, str. 25-32.

16. Kuščer Samo: Črtna koda namesto zamudnega vnašanja. Delo, Ljubljana, 1991, 148, str. 14. 17. Mohar Bojan: O črtnih kodah. Presek, Ljubljana, 1996/97, 24, str. 20-24. 18. Slak Matjaž, Geršak Peter: Kako podpreti poslovne procese?. Sistem, Ljubljana, 2002, 5, str.

14-16. 19. Stanovnik Tone: Novi prijemi vodenja proizvodnje. Moj Mikro, Ljubljana, 1999, 5, str. 29-

30. 20. Stanovnik Tone: Privlačna je predvsem vsestranska uporabnost: orodje in uporaba črtne

kode. Delo, Ljubljana, 1991, 148, str. 14. 21. Vissicchio Dyann: Business proces re-engineering. Hamden : M.B.A. Quinnipiac University,

1996. 37 str.

45

Viri 1. Projektna dokumentacija: Projekt uvedbe črtne kode v podjetju. Interno gradivo Vipap

Videm Krško d.d., Krško, 2002. 2. Spletna stran Agamik Barcoding. [URL: http://www.agamik.co.uk], 20.01.2006. 3. Spletna stran Barcode history. [URL: http://www.adams1.com], 14.01.2006. 4. Spletna stran Barcoding for Beginners & Bar Code FAQ. [URL: http://www.barcoding.com],

14.01.2006. 5. Spletna stran Barcoding Incorporated. [URL: http://www.barcoding.com], 14.01.2006. 6. Spletna stran GS1. [URL: http://www.gs1.org], 14.01.2006. 7. Spletna stran GS1-US. [URL: http://www.uc-council.org/gs1us.html], 05.04.2006. 8. Spletna stran IDAutomation. [URL: http://www.idautomation.com], 21.02.2006. 9. Spletna stran International bar codes. [URL:

http://www.users.pandora.be/worldstandards/barcodes.htm], 21.02.2006. 10. Spletna stran T&W Enterprise. [URL: http://twe-online.com/barcode-history.htm],

14.01.2006. 11. Spletna stran Workflow Managament Coalition. [URL: http://www.wfmc.org], 15.01.2006. 12. Spletna stran Združenja IFRA. [URL: http://www.ifra.com], 21.02.2006.

SLOVARČEK TUJIH IZRAZOV

Izraz v angleščini Kratica Slovenski prevod izraza Bull's eye

Prvi sistemi črtnih kod temelječ na serijah koncentričnih krogov.

Business Process Managament BPM Management poslovnih procesov. Business Process Reingeniring BPR Prenova poslovnih procesov. Eletronic Product Code

EPC

Elektronska koda izdelka v obliki mikročipa, ki obeta, da bo v prihodnosti nadomestila obstoječe sistem črtnih kod.

Empowerment

Opolnomočenje in povečanje pooblastil zaposlenim, kar pomeni spustiti odločanje na nižje nivoje, tja, kjer se delo izvaja.

European Article Number

EAN

Standard črtne kode, ki se uporablja v Evropi.

INCA-FIEJ Research Association

IFRA

Mednarodno združenje papirne industrije pod okriljem katerega je nastal specifičen standard črtne kode – IFRA standard, ki je prilagojen uporabi v papirni industriji.

Knowledge Managament KM Management znanja. Middleware Vmesno programje. Optical character recognition OCR Optično prepoznavanje znakov. Outsorcing

Zunanje oskrbovanje, oddajanje del, zunanje izvajanje, organizacijsko izločanje posameznih aktivnosti, procesov ali kar celih poslovnih funkcij na zunanje ponudnike - izvajalce teh storitev.

Radio Frequency Identification

RFID

Radiofrekvenčna tehnologija brezžične identifikacije za identifikacjo elektronske kode izdelka (EPC).

Total Quality Managament TQM Celovit management kakovosti. Universal Grocery Products Identification Code

UGPIC

V letu 1970 prvi vzpostavljeni standard za označevanje blaga široke potrošnje, ki se je do leta 1973 razvil v UPC standard črtne kode.

Universal Product Code

UPC

Standard črtne kode, ki se uporablja v ZDA in Kanadi.

Workflow Managament System WMS Sistem za upravljanje potekov dela,

1

Priloge Priloga 1: Slika 1: Proizvodni program podjetja (celuloza, papir v zvitkih, formatni papir)

Vir: Lasten. Priloga 2: Slika 2: Zvitki na transportnem traku Vir: Lasten.

2

Priloga 3: Slika 3: Struktura 16-mestne črtne kode po standardu IFRA

Vir: Spletna stran združenja IFRA, 2006.

3

Priloga 4: Slika 4: Prikaz nakladalnega naloga oz. naloga za naklad

Vir: Informacijski sistem podjetja Vipap Videm Krško d.d., 2006.

4

Priloga 5: Slika 5: Zaslonska maska za vnos proizvodnje na delovnem mestu previjalca Vir: Informacijski sistem podjetja Vipap Videm Krško d.d., 2006.