VYSOKÁ ŠKOLA MANAŢMENTU V TRENČÍNE

VPLYV A VÝHODY POUŢITIA INFORMAČNÝCH

SYSTÉMOV V ORGANIZÁCIÁCH

2010 Tomáš Zubo

2

VYSOKÁ ŠKOLA MANAŢMENTU V TRENČÍNE

VPLYV A VÝHODY POUŢITIA INFORMAČNÝCH

SYSTÉMOV V ORGANIZÁCIÁCH

Bakalárska práca

Študijný program: Znalostný manaţment

Pracovisko: VŠM, Bratislava

Vedúci záverečnej práce: Martina Česalová, M.S.C.S.

Konzultant:

Bratislava 2010 Tomáš Zubo

3

4

OBSAH

Zoznam skratiek .................................................................................................................. 5

1 Úvod a definícia problému ............................................................................................... 6

2 Prehľad literatúry ............................................................................................................. 7

3 Metodológie a procedúry pouţité vo výskume ............................................................... 8

4 Výsledky ...................................................................................................................... 9 - 34

4.1 Dôleţitosť informácií ............................................................................................ 9 - 10

4.2 Moţnosti obstarania IS ............................................................................................... 11

4.2.1 Obstaranie IS prostredníctvom outsoursingu ............................................... 12 - 14

4.2.2 Zakúpenie IS (dodávateľský spôsob) .................................................................. 15

4.2.3 Vývoj informačného systému ....................................................................... 16 - 18

4.3 Informačné systémy vyuţívané v organizáciách ........................................................ 19

4.3.1 Podnikové informačné systémy ........................................................................... 20

4.3.1.1 Výrobné systémy.......................................................................................... 20

4.3.1.2 Manaţérsky informačný systém ................................................................... 21

4.3.1.3 Expertné systémy ......................................................................................... 22

4.3.1.4 Administratívne systémy....................................................................... 22 - 23

4.3.1.5 Ďalšie typy systémov ................................................................................... 23

4.3.2 Informačné systémy vo verejnom sektore ........................................................... 24

4.4 Bezpečnosť podnikových informačných systémov .................................................... 25

4.5 Moţné negatívne vplyvy vyuţitia IS .......................................................................... 26

4.6 Analýza informačného systému vybranej spoločnosti .............................................. 27

4.6.1 Charakteristika spoločnosti ................................................................................. 27

4.6.2 Zhodnotenie súčasného stavu IS .................................................................. 28 - 34

5 Diskusia, Závery, Odporúčania .............................................................................. 35 - 36

Čestné vyhlásenie ............................................................................................................... 37

Zoznam obrázkov .............................................................................................................. 38

Zoznam tabuliek ................................................................................................................ 38

Literatúra .................................................................................................................... 39 - 40

Prílohy .......................................................................................................................... 41 - 44

Abstrakt v slovenskom jazyku .......................................................................................... 45

Abstrakt v anglickom jazyku ............................................................................................ 46

5

Zoznam skratiek

V texte práce budú pouţívané rôzne pojmy, ktoré súvisia s oblasťou, v ktorej je

práca orientovaná, teda v informačnej alebo informatickej oblasti a laikom nemusia byť

tieto pojmy známe. Z dôvodu lepšej zrozumiteľnosti obsahu práce sú dané pojmy

v nasledujúcom texte objasnené.

K takýmto pojmom patria:

- IS (informačný systém) - je počítačový systém slúţiaci na zber informácií, na ich

spracovanie, triedenie a zdieľanie a je tvorený sústavou osôb, informačnej technológie,

informácií atď. Existuje mnoţstvo druhov informačných systémov, ktoré majú širokú škálu

pouţitia či uţ v podnikateľskej činnosti organizácií alebo v súkromnom ţivote jednotlivcov

(Líška, 2007).

- informačná gramotnosť - sa dá definovať ako súhrn porozumenia, znalostí, zručností

potrebných pre primerané, bezpečné a produktívne pouţívanie informačných

a komunikačných technológií či uţ v zamestnaní alebo v kaţdodennom ţivote.

- umelá inteligencia (AI – Artificial Inteligence) - je v súčasnej dobe nový

a v informatických kruhoch veľmi často spomínaný pojem, ktorý má ako svojich

zástancov, tak aj odporcov a mnohí ľudia očakávajú od jej implementovania určité

nahradenie človeka pri zloţitých rozhodovacích a plánovacích procesoch. Ide teda o taký

systém, ktorý by dokázal napodobniť uvaţovanie človeka, no otázkou zostáva či je

implementácia takéhoto systému výhodná (Kuric).

- ERP (Enterprise Resource Planning) - systémy na plánovanie podnikových zdrojov.

- CRM (Customer Relationship Management) - systémy na riadenie vzťahov so

zákazníkmi.

- ECM (Enterprise Content Management) - systémy na riadenie podnikového obsahu.

6

1. Úvod a definícia problému

Problematika zavádzania informačných systémov do činnosti organizácií je zloţitá,

najmä z hľadiska ich vplyvu na celkovú činnosť organizácie, mnoţstva dostupných

informačných systémov, ktoré môţu organizácie zaviesť do svojej činnosti, a taktieţ

z hľadiska výhod a nevýhod, ktoré plynú z pouţívania informačných systémov pre

organizácie, ktoré sa rozhodnú pre ich vyuţitie vo svojej činnosti. Implementáciou

informačných systémov do podnikateľskej činnosti vznikajú pre danú organizáciu ako

výhody, tak aj nevýhody, a práve preto si organizácia pred zavedením konkrétneho

informačného systému musí uvedomiť či je potrebné, aby takýmto systémom disponovala,

a či finančné prostriedky, ktoré do jeho implementácie vloţí, budú rentabilné, pretoţe na

jeho vývoj, prípadne zakúpenie, implementáciu, no taktieţ budúcu údrţbu budú potrebné

nemalé finančné a taktieţ časové investície.

V súčasnej dobe, keď konkurencia neustále rastie, je potrebné, aby organizácia

fungovala efektívne. Toto je moţné dosiahnuť okrem iného aj pouţitím komplexného

informačné systému alebo vhodnou kombináciou čiastkových informačných systémov,

ktoré zníţia čas potrebný na vykonanie určitej organizačnej činnosti alebo uľahčia túto

činnosť, prípadne ušetria finančné prostriedky, ktoré môţe organizácia investovať do iných

oblastí podnikania. Týmto je v podstate moţné zabezpečiť väčšiu flexibilitu spoločnosti,

čím sa zvýši jej konkurencieschopnosť. Zavedením rôznych informačných systémov môţe

organizácia získať nové konkurenčné výhody oproti podnikom pôsobiacim v rovnakom

alebo podobnom odvetví podnikania. Práve tieto konkurenčné výhody sú nevyhnutným

faktorom preţitia pre spoločnosti pôsobiace vo vysoko-konkurenčnom prostredí.

Keďţe sa informačné systémy stávajú neoddeliteľnou súčasťou fungovania takmer

všetkých organizácií a v súčasnosti pravdepodobne ţiadna organizácia nedokáţe fungovať

bez pouţitia aspoň minimálneho mnoţstva IS, je potrebné uviesť rôzne typy systémov,

ktoré moţno vyuţiť v podnikateľskej činnosti, no taktieţ je nutné spomenúť aj prínosy,

respektíve potenciálne nevýhody alebo problémy, ktoré so zavádzaním a pouţívaním

informačných systémov súvisia. Z tohto hľadiska by mala byť práca uţitočná ako pre

organizácie, ktoré vyuţívajú informačné systémy v minimálnej miere, tak aj pre

organizácie, ktoré disponujú určitým mnoţstvom informačných systémov.

Cieľom práce je teda poukázať na prínosy plynúce z vyuţitia IS v činnosti

organizácií, no taktieţ na moţnosti, ktoré majú organizácie pri výbere IS.

7

2. Prehľad literatúry

Pri tvorbe práce budú pouţívané, čo moţno najaktuálnejšie dostupné kniţné

publikácie, a rovnako aj internetové zdroje, súvisiace s danou témou, pričom by mali

prevaţovať kniţné zdroje. Na tvorbu práce teda budú pouţívané publikácie súvisiace

s problematikou informačných systémov, čiţe internetové, ale aj kniţné zdroje, ktoré

obsahujú informácie týkajúce sa umelej inteligencie, metodík vývoja informačných

systémov, rôznych typov informačných systémov vyuţívaných na zefektívnenie

podnikateľskej činnosti vo verejnom alebo súkromnom sektore podnikania, no taktieţ

o systémoch vyuţívaných v oblasti štátnej správy. Ďalším dôleţitým faktorom oblasti IT,

o ktorom je taktieţ potrebné získať dostatok informácií, je bezpečnosť organizačných

informácií, pretoţe v súčasnosti hrajú podnikové informácie obrovskú úlohu, čiţe sú

jedným z najdôleţitejších aktív kaţdej spoločnosti, čo znamená, ţe spoločnosti by mali ich

ochrane venovať značnú pozornosť.

Prehľad literatúry pouţitej v práci:

Publikácia Bezpečnosť a manažment informačných systémov od Strnáda popisuje

proces vývoja informačného systému, potrebné vstupy pre zavádzanie nového systému do

organizácie a taktieţ ţivotný cyklus IS.

Ako uţ zo samotného názvu bibliografie Informačné systémy vyplýva, uvedená

bibliografia obsahuje informácie týkajúce sa informačných systémov, konkrétne popisuje

metodiky vývoja informačných systémov, ale taktieţ sú v nej uvedené rôzne typy

informačných systémov, ktoré sú vyuţívané organizáciami vo verejnom a súkromnom

sektore.

GÁLA vydal kniţnú publikáciu s názvom Podniková informatika, ktorá je zdrojom

informácií o systémoch typu CRM, ERP, ECM atď., ktoré sú vyuţívané podnikateľskými

subjektmi pre celkové zlepšenie ich podnikateľskej činnosti.

V internetovom článku s názvom Expertné systémy sú informácie potrebné

k správnemu pochopeniu princípov fungovania expertných systémov.

8

3. Metodológie a procedúry pouţité vo výskume

V práci bude pouţitá prevaţne hodnotiaca metodológia, z toho dôvodu, ţe pôjde

najmä o charakterizovanie informačných systémoch, ktoré si môţu organizácie obstarať a

taktieţ budú spomenuté výhody a prípadné nevýhody, ktoré plynú z ich implementácie. Pre

relevantnosť a zdôvodnenie záverov a názorov sa budú vyuţívať prevaţne informácie

získané z kniţných publikácií, čo moţno najaktuálnejšieho vydania, no taktieţ informácie

získané z online článkov dostupných na internete a rovnako aj osobný rozhovor so

zamestnancom/ zamestnankyňou vybranej organizácie, ktorý napomôţe vytvoreniu najmä

praktickej časti práce.

Pre doplnenie obsahu praktickej časti bude vytvorený aj dotazník s konkrétnymi

otázkami týkajúcimi sa informačných systémov v rámci danej organizácie. Tento dotazník

bude rozdaný vybranej skupine zamestnancov spoločnosti a jeho hlavnou úlohou bude

získanie dodatočných informácií z vnútorného prostredia spoločnosti. V prípade, ţe

zamestnanci vyjadria svoju nespokojnosť s pouţívanými informačnými systémami

v organizácii, budú spomedzi informačných systémov uvedených v teoretickej časti

navrhnuté také varianty, ktoré by daný problém aspoň čiastočne vyriešili. Taktieţ je

moţné, ţe pri hodnotení dát získaných dotazníkom, bude objavené, ţe organizácia vyuţíva

komplexný informačný systém, ktorý zahŕňa aj také čiastkové systémy, ktoré nie sú pre

správne fungovanie spoločnosti potrebné.

Prostredníctvom spomínaných informačných zdrojov bude vytvorený celkový

záver týkajúci sa pouţitia informačných systémov v organizáciách. Týmto spôsobom sa

teda zistí, či vyuţitie týchto systémov vplýva na činnosť organizácie pozitívne alebo

negatívne.

9

4. Výsledky

4.1 Dôleţitosť informácií

V súčasnosti dôleţitosť informácií stále viac rastie, a to najmä takých informácií,

ktoré sú včasné, kvalitné, relevantné a spoľahlivé. Tak, ako boli epochy ľudskej histórie

nazvané dobou kamennou, ţeleznou, bronzovou atď., tak by sme súčasnú dobu mohli

nazvať dobou informačnou, pretoţe dnes by uţ pravdepodobne ţiadna spoločnosť (či uţ

ľudská alebo spoločnosť v zmysle podniku) nedokázala fungovať bez dostatku informácií.

Informácie hrajú dôleţitú úlohu v ţivote kaţdého človeka, organizácie alebo spoločnosti.

Človek potrebuje informácie pre svoj kaţdodenný ţivot, či uţ ide o informácie,

ktoré zvyšujú jeho všeobecný rozhľad alebo o informácie, ktoré sú pre neho jednoducho

nevyhnutné (napríklad cestovný poriadok pre ľudí, ktorí nevlastnia automobil). Príkladom

informácií, ktoré sú dôleţité pre ľudskú spoločnosť by mohli byť informácie o globálnych

klimatických zmenách, najmä o príčinách vzniku týchto zmien. V prípade nezískania

týchto informácií môţe dôjsť k nenávratným zmenám, ktoré ovplyvnia budúci ţivot na

našej planéte, avšak ak spoločnosť disponuje takýmito informáciami, môţe podniknúť

opatrenia na ich zastavenie, prípadne zvrátenie. Kaţdý podnik zase na svoje preţitie

potrebuje informácie, ktoré sa bezprostredne týkajú odvetvia, v ktorom pôsobí, pričom

môţe ísť o informácie týkajúce sa poţiadaviek zákazníkov, dodávateľov, konkurencie

alebo rôznych ďalších oblastí podnikania. Napríklad ak by spoločnosť (podnik)

nezískavala informácie o zákazníkoch, mohlo by sa veľmi ľahko stať, ţe by začala vyrábať

produkty alebo poskytovať sluţby, o ktoré nebude mať nikto záujem. Toto môţe mať

negatívny dopad na ďalšiu existenciu spoločnosti prípadne jej rozvoj, keďţe príde o veľké

finančné prostriedky investované do výroby.

Aby bol proces riadenia efektívny, je potrebné získať kvalitné informácie

z viacerých oblastí, pretoţe iba na základe kvalitných a včasných informácií môţe podnik,

človek alebo spoločnosť uskutočniť správne rozhodnutie. Od uskutočnenia správneho

rozhodnutia totiţ väčšinou závisí ďalší vývoj situácie.

Kvantita informácií má v dnešnej dobe neustále rastúcu tendenciu, avšak

v súvislosti s tým je moţné si všimnúť, ţe v tomto obrovskom mnoţstve informácií

prevládajú najmä také, ktoré nemajú potrebnú kvalitu, a teda vzniká problém s časom,

ktorý je potrebné vynaloţiť na nájdenie tých správnych informácií, ktoré človek,

10

organizácia alebo spoločnosť potrebuje. Preto je potrebné aby si kaţdý zo spomínaných

subjektov overil, či je daný informačný zdroj, z ktorého čerpá dôveryhodný.

Manaţéri rôznych podnikov v súčasnosti minú pribliţne 30% zo svojho

pracovného času na vyhľadávanie informácií potrebných pre rozhodovanie. Súčasný trend

pritom vyţaduje aby boli rozhodnutia prijímané čo najrýchlejšie, a to znamená, ţe

manaţéri majú stále menej času na uskutočnenie rozhodnutia (Dudinská, 1996).

Otázkou však zostáva, či rozhodnutia prijaté pod tlakom a v krátkom času sú tými

správnymi.

Závislosť medzi riadením a informáciami (všeobecná schéma riadenia):

(http://skoly.publikuj.cz/swizard/wpimages/__34_PEVApr1obr1.JPG)

Pre vykonanie správneho rozhodnutia je treba aby mal subjekt rozhodovania

k dispozícii dostatok potrebných informácií. S týmto však vzniká otázka „Aké mnoţstvo

informácií je na uskutočnenie správneho rozhodnutia dostatočné?“.

Z kvantitatívneho hľadiska môţeme mať k dispozícií informácie, ktorých je

nadbytok (prebytok), nedostatok alebo optimálne mnoţstvo. Nedostatok informácií logicky

môţe viesť k tomu, ţe subjekt sa rozhoduje viac na základe subjektívneho presvedčenia,

a teda vzniká problém s rizikom, ţe dané rozhodnutie bude nesprávne. Rovnaký dôsledok

môţe mať aj nadbytok informácií, pretoţe človek nie je schopný absorbovať všetky

informácie, ktoré sú k danej problematike dostupné a tak sa môţe tieţ rozhodnúť

subjektívne. Bolo by mylné tvrdiť, ţe je subjektívne rozhodnutie vo všetkých prípadoch

nesprávne, avšak isté riziko do úvahy brať musíme. Ideálne je, keď vlastníme optimálne

mnoţstvo informácií (Dudinská, 1996).

V súčasnosti vyuţívajú ľudia a taktieţ riadiaci pracovníci rôznych spoločností na

zber dostatočného mnoţstva kvalitných informácií informačné systémy.

Obr. 1

11

4.2 Moţnosti obstarania informačných systémov

Informačné technológie sú v súčasnosti pre existenciu takmer všetkých organizácií

nevyhnutným zdrojom. Viacero hospodárskych subjektov vynakladá na ich získanie,

prevádzku a údrţbu obrovské finančné prostriedky a investície do tejto oblasti predstavujú

pribliţne 20% z celkové objemu investícií, ktoré tieto spoločnosti vynakladajú (Kučera,

2002).

Ako bolo uvedené, investície do oblasti informačných systémov predstavujú

podstatnú časť finančných prostriedkov, ktoré organizácia vynakladá na rozvoj svojej

činnosti, a preto by sa mala kaţdá spoločnosť, ktorá uvaţuje o zaobstaraní určitého

systému, zamyslieť nad tým, akým spôsobom svoj informačný systém obstará. Organizácie

si môţu vybrať z viacerých spôsobov obstarania informačného systému resp. systémov ,

ktoré pre svoju činnosť potrebujú.

Základnými spôsobmi obstarania sú:

- prostredníctvom outsoursingu,

- kúpou,

- vývojom vlastného informačného systému.

Rozhodnutie organizácie, ktorú zo spomenutých metód si vyberie závisí od

viacerých faktorov. Základnými faktormi sú cena, teda objem finančný prostriedkov, ktoré

je organizácia ochotná investovať do oblasti informačných systémov, ďalej časový

horizont v akom potrebuje organizácia daným systémom disponovať, no taktieţ aj to či má

daná spoločnosť informačných pracovníkov, ktorí sú schopní potrebný systém vytvoriť,

ale rovnako aj obsluhovať.

„Návrh architektúry informačného systému, realizácia jednotlivých častí tejto

architektúry formou projektov, údrţba a prevádzka jednotlivých aplikácií sú činnosti, ktoré

sú veľmi náročné ako na kvalifikáciu pracovníkov, tak i na celkový objem ľudských

a finančných zdrojov“ (Kučera, 2002, str. 129).

V prípade, ţe organizácia nedokáţe systém vyprodukovať vlastnými silami

a zdrojmi, je potrebné pouţiť prvú alebo druhú zo spomínaných metód a teda outsoursing

alebo kúpu.

12

4.2.1 Obstaranie informačného systému prostredníctvom outsoursingu

Outsoursing informačného systému (systémov) znamená vo svojej podstate

zadováţenie si systému prostredníctvom tretej osoby (spoločnosť, ktorá takýto druh

systémov vyvíja), avšak dodaním systému činnosť poskytovateľa tejto sluţby nekončí,

pretoţe outsoursing zahŕňa aj obsluhu a údrţbu daného systému, teda jeho celkovú správu.

Tento spôsob nadobudnutia určitého systému je moţné rozčleniť do dvoch

kategórií, ktoré je však moţné kombinovať:

a) outsoursing vývoja informačného systému - týka sa iba samotného vývoja

informačného systému vybranou spoločnosťou, ktorá sa touto činnosťou zaoberá a ktorá

vytvorí produkt na základe špecifikácie poţiadaviek zákazníka. Tento spôsob je u nás

pravdepodobne najbeţnejší, či uţ vo verejnom alebo súkromnom sektore, v priemysle

alebo poľnohospodárstve, atď.

b) outsoursing prevádzky informačného systému - ide o zabezpečenie prevádzky

objednaného systému, čím spoločnosť sleduje odstránenie činností a starostí súvisiacich so

správou systému, no taktieţ problému ľudských zdrojov, ktoré sú na obsluhu potrebné

a s ktorými sú samozrejme spojené mzdové náklady (Kučera, 2002).

Dnes sa čím ďalej, tým viac vyuţíva kombinácia uvedených dvoch spôsobov,

pretoţe spoločnosti, ktorých činnosť priamo nesúvisí s produkciou a spravovaním

informačných technológií, nechcú svoj čas míňať na vývoj a obsluhovanie IS, ale sa chcú

sústreďovať na svoju hlavnú činnosť. Z tohto dôvodu dané spoločnosti zabezpečujú vývoj

a správu IS prostredníctvom externých firiem.

Na území našej republiky je pojem outsoursing informačných technológií relatívne

novým pojmom. V poslednej dobe však zaznamenáva tento spôsob obstarávania

informačných systémov stále väčší nárast.

Zdroj

Poskytovateľ

Činnosť poskytovateľa

Podnik

Hlavná činnosť

výstup

výstup

sluţba

Obr. 2

13

„Podľa analytickej spoločnosti IDC, zaznamenajú sluţby informačných technológií

(IT) outsourcingu v budúcnosti dynamický rast. Podľa ich predpovedí prognóza hovorí, ţe

podiel na celkovom objeme IT sluţieb na Slovensku stúpne zo 7% z roku 2006 na 13,5%

v roku 2011. Pre porovnanie - v západnej Európe tento podiel dnes tvorí takmer 40%

všetkých IT sluţieb.“ (Konferencia „IT Outsourcing – mýty a slovenská realita“ definovala

základné trendy vývoja tohto odvetvia na Slovensku, 2007)

Ako bolo uvedené tento spôsob obstarania organizačných informačných systémov

naberá u nás stále väčšiu dôleţitosť, avšak otázkou zostáva „Prečo je to tak?“. Odpoveď na

túto otázku je v podstate jednoduchá. Ak si spoločnosť zaobstará systém touto metódou,

nebude zaťaţená činnosťami a nemalými finančnými nákladmi, ktoré bezprostredne

súvisia so svojpomocným zaobstaraním a správou daného systému, keďţe na jeho

spravovanie je potrebné mnoţstvo ľudských zdrojov. To znamená, ţe spoločnosti odpadajú

náklady na údrţbu systému, taktieţ mzdové náklady informačných pracovníkov, ktorí by

v prípade vlastného spravovania systému museli byť pri jeho obsluhe prítomní

a samozrejme spoločnosť ušetrí mnoţstvo času, ktorý by musela na jeho vývoj a údrţbu

vynaloţiť.

Dôvody vyuţitia outsoursingu sú v prípade kaţdej organizácie subjektívnymi

faktormi, ktoré je potrebné dômyselne zváţiť pri výbere tejto obstarávacej metódy

informačného systému. Niektoré organizácie si zaobstarávajú systémy, pretoţe sú

nevyhnutné pre ich činnosť, či uţ z hľadiska zniţovanie finančných nákladov vo výrobe,

alebo skrátenia času, ktorý je potrebný na vykonanie určitej činnosti, niektoré sa

prostredníctvom IS snaţia získať výhody oproti konkurencii a ďalšie môţu mať ešte iné

dôvody na obstaranie informačných systémov.

Podľa Kučeru (2002) sú dôvody vyuţitia outsousingu rozdelené do nasledovných

kategórií:

- konkurenčné - ako uţ zo samotného názvu vyplýva ide o dôvody, ktorých

cieľom je byť lepší ako konkurenčný podnik, takţe súvisia so získaním určitých výhod

oproti konkurenčným podnikom v rovnakom alebo príbuznom odvetví

- vecné - sú spojené so zlepšovaním vlastnej činnosti danej organizácie, pretoţe

outsoursing umoţňuje prístup k faktorom, ktoré organizácia potrebuje aby mohla rozvíjať

svoju hlavnú činnosť

14

- finančné - ide o logické dôvody plynúce z vyuţitia outsoursingu, a teda ide

o úsporu finančných zdrojov organizácií, ktoré môţe potom daná spoločnosť investovať do

inej oblasti podnikania

- organizačné - táto kategória dôvodov súvisí so zjednodušením pracovnej činnosti

samotných pracovníkov konkrétnej organizácie a so zvyšovaním ich špecializácie, pričom

sa zniţuje organizačná štruktúra organizácie (Kučera, 2002).

Kaţdá organizácia má vlastné poţiadavky na informačný systém, ktorý potrebuje

pre svoju činnosť. Pre zabezpečenie správnej funkčnosti daného systému je potrebné, aby

boli tieto poţiadavky špecifikované čo moţno najpodrobnejšie a taktieţ konzultované

s poskytovateľom sluţby outsoursingu, pretoţe nie vţdy sa dajú poţiadavky vrcholového

manaţmentu určitej spoločnosti splniť, keďţe riadiaci pracovníci sú málokedy odborníkmi

v oblasti informačných technológií. V prípade, ţe bola komunikácia medzi

poskytovateľom tejto sluţby a zákazníkom, teda objednávajúcou spoločnosťou efektívna,

je väčšia pravdepodobnosť, ţe daný produkt (poţadovaný informačný systém) bude

fungovať bez problémov a nebude potrebné vykonávať určité opravy počas jeho

prevádzky.

Z informácií uvedených v predchádzajúcom texte je moţné zistiť, ţe vyuţitie

outsoursingu ako metódy obstarania informačného systému prináša pre organizácie určité

výhody, ktorými sú:

- odstránenie stále sa zvyšujúcich nákladov súvisiacich s prevádzkou a údrţbou

informačného systému,

- moţnosť pouţiť ušetrené finančné prostriedky na rozvoj iných činností v rámci

organizácie (napr. výroba),

- získanie konkurenčných výhod,

- odbúranie problému súvisiaceho so zamestnaním kvalifikovaných pracovníkov na správu

systému,

- atď.

15

4.2.2 Zakúpenie informačného systému (dodávateľský spôsob)

Spoločnosti pôsobiace na Slovensku, ktoré nemajú vlastných informačných

pracovníkov sa v súčasnosti veľmi často zameriavajú na obstaranie systému resp.

systémov, ktoré potrebujú pre svoju činnosť prostredníctvom zakúpenia od softvérových

spoločností. Tieto spoločnosti sú zamerané práve na vývoj informačných systémov a

v dnešnej dobe existuje uţ mnoţstvo softvérových spoločností, ktoré vyvíjajú systémy pre

rôzne oblasti podnikovej činnosti (marketing, účtovníctvo, výroba, skladové hospodárstvo,

atď.).

Dôvodom zaobstarania si informačného systému prostredníctvom kúpy je najmä to,

ţe niektoré spoločnosti chcú daný systém vlastniť, keď uţ vynaloţia veľké finančné

prostriedky na jeho obstaranie. S vlastníctvom systému však nevyhnutne súvisia rôzne iné

faktory. K týmto faktorom patria samozrejme ľudské zdroje, ktoré sú potrebné na jeho

obsluhu, pričom nejde o zamestnancov, ktorí s daným systémom budú pracovať, avšak

o vysoko kvalifikovaných zamestnancov, ktorí ho budú spravovať a udrţovať, ďalším

faktorom je technické zabezpečenie, ktoré zabezpečí správnu technickú podporu systému,

a ktoré je značne nákladné, no rovnako aj zvyšovanie informačnej gramotnosti

zamestnancov danej spoločnosti.

Veľkou nevýhodou obstarávania organizačného systému (či uţ komplexného alebo

čiastkového) zakúpením od softvérových spoločností je práve fakt, ţe systémy vyvíjané

týmito spoločnosťami sú veľmi všeobecné, aby spĺňali poţiadavky širokého okruhu

zákazníckych firiem. To však znamená, ţe môţu obsahovať rôzne súčasti, ktoré sú pre

určité spoločnosti zbytočné, a teda, ţe daná firma zaplatila nemalé finančné prostriedky za

niečo, čo pri svojej činnosti nemôţe naplno vyuţiť. Samozrejme je moţné upraviť takýto

softvérový produkt podľa poţiadaviek zákazníka, avšak za jeho úpravu je potrebné

zaplatiť.

K výhodám obstarania informačného systému touto metódou patrí najmä rýchlosť

dodania takéhoto produktu, pretoţe ho nie je potrebné vyvíjať, keďţe je uţ vytvorený. Za

ďalšiu výhodu by sa dalo pokladať ušetrenie finančných prostriedkov, keďţe zakúpenie

hotového systému je o niečo lacnejšie ako nechať si vytvoriť systém na základe zadania

podrobných poţiadaviek.

16

4.2.3 Vývoj informačného systému

Nad spôsobom obstarania informačného systému prostredníctvom jeho vývoja

vlastnými silami sa môţu zamýšľať iba také spoločnosti, ktoré majú v kolektíve

pracovníkov aj odborníkov na informačné technológie. Samozrejme pre vývoj systému sa

môţu rozhodnúť aj spoločnosti, ktoré nezamestnávajú informačných pracovníkov, avšak

v prípade, ţe si zvolia tento spôsob obstarania, budú musieť takýchto pracovníkov

zamestnať, čo podstatne zvýši náklady na vývoj IS a taktieţ na jeho budúcu prevádzku a

údrţbu.

Samotný proces vývoja informačného systému sa skladá z viacerých činností, ktoré

je potrebné vykonať, aby tento proces prebehol úspešne a aby softvérový produkt, ktorý

ide spoločnosť vyvíjať spĺňal všetky poţiadavky, ktoré naň budú v budúcnosti kladené.

Ešte pred začatím projektu (vývoj informačného systému vlastnými silami organizácie je

moţné nazvať projektom) je potrebné podrobne analyzovať problémovú oblasť podnikovej

činnosti, teda definovať problém, ktorý chce organizácia vývojom informačného systému

vyriešiť, no hlavne jeho príčiny. Tejto dalo by sa povedať predfáze vývoja systému treba

venovať dostatok pozornosti, pretoţe ak bude problém resp. jeho príčina zle definovaná,

môţe sa stať, ţe spoločnosť síce vyvinie IS, avšak tento systém daný problém nevyrieši

a spoločnosť bude musieť hľadať iné cesty riešenia problému, s čím samozrejme súvisia

ďalšie dodatočné finančné náklady.

Okrem správneho definovania problému je treba, aby spoločnosť zabezpečila

zdroje nevyhnutné na vývoj systému. K týmto zdrojom patria samozrejme finančné

prostriedky, ľudské zdroje, no taktieţ technické prostriedky (hardware).

Podľa Strnáda (2009) sa tieto prostriedky rozčleňujú nasledovne:

- organizačné zaistenie - táto kategória súvisí so štruktúrou riadiacich a výkonných

pracovníkov, ktorí sú zainteresovaný v projekte vývoja systému, pričom tu musia byť

prítomné rôzne skupiny koncových pouţívateľov, keďţe iba prostredníctvom komunikácie

s koncovými uţívateľmi je moţné dosiahnuť ich spokojnosť s finálnym produktom.

V tomto bode je dôleţité definovať taktieţ hierarchiu osôb, teda nadriadenosť

a podriadenosť, no taktieţ treba určiť práva a povinnosti všetkých osôb zúčastňujúcich sa

na projekte.

17

- personálne zabezpečenie - ako uţ iste zo samotného názvu vyplýva, pôjde

o zabezpečenie dostatočného mnoţstva ľudských zdrojov potrebných pre úspešné

zvládnutie všetkých činností pri realizácii projektu. S personálnym zabezpečením sa

logicky spája motivácia zamestnancov pracujúcich na projekte, avšak je vhodné

skombinovať motiváciu peniazmi s motiváciou prostredníctvom pozitívneho slovného

ohodnotenia (pochvala) dobrých výsledkov toho, ktorého pracovníka.

- finančné zaistenie - ak sa podnik rozhodne vyvíjať informačný systém

samostatne, musí počítať s nemalými finančnými nákladmi v priebehu celého trvania

projektu a taktieţ po jeho ukončení. Medzi hlavné oblasti, do ktorých musia smerovať

peniaze patrí samozrejme hardware, mzdy a odmeny pracovníkov, školenia pracovníkov na

prácu s budúcim systémom, atď. Nie je dobré, ak sa spoločnosť snaţí na niektorých zo

spomínaných alebo iných činnostiach ušetriť, pretoţe toto zniţovanie nákladov sa môţe

nakoniec prejaviť v zlej funkčnosti výsledného systému a v konečnom dôsledku bude

musieť organizácia aj tak ušetrené a moţno ešte aj ďalšie prostriedky vynaloţiť na opravu

chýb, vzniknutých škrtením projektového rozpočtu.

- technické zaistenie - kaţdý softvér na svoje fungovanie potrebuje určité

technické prostriedky. Technické zabezpečenie, a taktieţ rôzne iné činnosti súvisiace

s informačnými systémami (údrţba a správa systémov, hardwaru, atď.) sú zvyčajne

obstarávané informatickým oddelením konkrétnej spoločnosti (Strnád, 2009).

S vývojom IS súvisí pojem ţivotný cyklus IS. Tak, ako človek prechádza rôznymi

fázami ţivota (narodenie, dospievanie, samotná dospelosť, staroba a smrť), tak aj

informačný systém prechádza určitým vývojom. To znamená, ţe ţivotný cyklus IS môţe

byť definovaný ako určitý súbor činností vývoja daného systému.

„Ţivotný cyklus vyjadruje proces zhromaţďovania a analýzy poţiadaviek na

budúci IS, proces návrhu, postupu výstavby, zavedenia, prevádzky, zdokonaľovania

a prípadne zrušenia IS“ (Líška, 2007, str. 14).

Existuje viacero prístupov k ţivotnému cyklu IS, avšak najviac pouţívanými sú

vodopádový a špirálový.

Vo vodopádovom prístupe jednotlivé fázy ţivotného cyklu nasledujú postupne po

sebe na základe logickej hierarchie. V rámci tohto prístupu sa jednotlivé fázy uvádzajú

takto:

- predprojektová príprava,

- analýza,

18

- návrh,

- implementácia,

- zavádzanie,

- prevádzka a údrţba IS (Líška, 2007).

Špirálový prístup je zaloţený na tzv. prototypovaní (prototyping), pričom pod

pojmom prototyp sa rozumie určitá základná verzia poţadovaného softvéru, ktorá je rýchlo

vytvorená a uvedená do prevádzky. V samotnej prevádzke prototypu sa postupne zisťujú

nedostatky tejto základnej verzie, ktoré by nemali byť uţ v konečnej podobe systému

prítomné. To znamená, ţe pojem prototypovanie v podstate vyjadruje postupné dotváranie

IS. (Líška, 2007)

Znázornenie špirálového prístupu:

Niekedy sa fázy ţivotného cyklu a vývoja IS môţu zhodovať, to však závisí od

vybranej metodiky (súhrn určitých činností vedúcich k vytvoreniu IS).

Pre nedostatok priestoru nebude venovaná väčšia pozornosť ţiadnej metodike,

avšak medzi najpouţívanejšie patria Objektovo orientovaný prístup vývoja informačného

systému, Procesný a údajový prístup a Participačné projektovanie. Okrem spomínaných

troch metodík vývoja IS existuje v súčasnosti mnoţstvo ďalších metodík ako napríklad

Rational Unified Process alebo Enterprise Unified Process a rôzne iné.

(Líška, 2007, str. 17)

Obr.3

19

4.3 Informačné systémy vyuţívané v organizáciách

V súčasnej dobe existuje mnoţstvo softvérových produktov pre všetky oblasti

podnikovej činnosti (marketing, vzťahy so zákazníkmi, výroba, účtovníctvo, atď.), ktoré

môţu firmy vyuţívať pre zefektívňovanie svojej činnosti. Jediným problémom je vybrať si

z veľkého počtu dostupných informačných systémov, no taktieţ z mnoţstva výrobcov

tohto typu produktu. Organizácie sa zvyčajne rozhodujú pri výbere najmä na základe

poţiadaviek týkajúcich sa ceny a dodacej lehoty produktu. Tento spôsob výberu však nie je

dostačujúci, pretoţe v prípade lacnejších systémov môţu vzniknúť rôzne problémy, ktoré

bude musieť organizácia neskôr odstrániť. Tento istý problém môţe však vzniknúť aj

v prípade drahších softvérových produktov, pretoţe nie vţdy je vysoká cena zárukou

kvality. Najvhodnejšou cestou ako si vybrať ten najlepší produkt s primeranou cenou, je

získať podrobné referencie o moţných dodávateľoch od spoločností, ktoré týchto

dodávateľov uţ vyuţili pre obstaranie svojho informačného systému resp. systémov.

K dôleţitým krokom pri výbere efektívneho systému patrí hlavne správne

špecifikovanie podnikovej činnosti, ktorú chce organizácia obstaraním informačného

systému zlepšiť. S týmto samozrejme súvisí správna definícia problému, ktorý by sa mal

systémom vyriešiť.

Pri výbere systému by sa mala kaţdá organizácia zaoberať aj tým či bude určitý

dátový problém riešiť prostredníctvom komplexného systému, ktorý zahŕňa všetky

podnikové činnosti alebo prostredníctvom viacerých čiastkových systémov. Komplexné

riešenie však môţe spôsobiť, ţe niektoré časti systému nebudú vyuţité. Práve z tohto

dôvodu je v niektorých prípadoch lepšie ak sa organizácia rozhodne pre vyuţitie

čiastkových systémov na vyriešenie problému.

Prostredníctvom vyuţívania informačných systémov sa spoločnosti často krát

snaţia zjednodušiť proces rozhodovania, pričom môţe ísť o rôzne rozhodnutia, ktoré

ovplyvnia budúcnosť organizácie, pričom často krát sa v spoločnostiach uskutočňuje

rozhodovanie, ktorého výsledok môţe mať významný vplyv na ich ďalšiu existenciu.

Vyuţitím IS je moţné zvýšiť pravdepodobnosť, ţe rozhodnutie bude správne.

Kaţdý informačný systém, ktorý organizácia vyuţije vo svojej činnosti so sebou

prináša určité výhody, a teda v konečnom dôsledku prispieva k celkovému zvýšeniu

efektívnosť danej spoločnosti resp. organizácie. Tieto výhody môţu byť pre budúci vývoj

organizáciu rozhodujúce.

20

4.3.1 Podnikové informačné systémy

V rámci podniku majú informačné systémy širokú škálu vyuţitia, čo znamená, ţe

môţu byť vyuţité prakticky vo všetkých podnikových činnostiach od výroby cez výskum

a vývoj nových produktov aţ po zjednodušenie rozhodovania riadiacich pracovníkov a na

všetky podnikové činnosti majú podstatný vplyv. Tento vplyv sa môţe prejaviť napríklad

v redukcii času potrebného na vykonanie určitých aktivít, v objeme ľudského kapitálu,

potrebného pre správny chod organizácie alebo v úspore finančného kapitálu, ktorý môţe

spoločnosť vyuţiť na investovanie do rozvoja.

Niektoré typy informačných systémov vyuţívaných v organizáciách:

- výrobné informačné systémy,

- manaţérsky informačný systém,

- expertné systémy,

- administratívne systémy,

- ďalšie.

4.3.1.1 Výrobné systémy

Ako uţ samotný názov tohto druhu systémov napovedá, pôjde o informačné

systémy, ktorých úlohou je spracovanie údajov z výrobného procesu a ich poskytovanie

koncovému pouţívateľovi. Tieto systémy slúţia na obsluhu rôznych výrobných zariadení,

ktoré sú vysoko špecializované, pričom výrobné systémy zvyčajne pracujú s informáciami

v reálnom čase a tieto informácie ihneď spracovávajú (napríklad informácie získané zo

senzorov alebo viacerých zariadení, ktoré sú medzi sebou vzájomne prepojené) (Kučera,

2002).

„Základnou vlastnosťou výrobných informačných systémov je schopnosť zbierať

rôzne typy údajov z rôznych zdrojov, spracovať ich a poskytnúť pouţívateľovi jasný,

presný a hodnoverný pohľad do aktuálneho stavu výrobného procesu v reálnom čase.“

(Výrobné informačné systémy)

21

4.3.1.2 Manaţérsky informačný systém

Takýto systém je vyuţívaný riadiacimi pracovníkmi organizácií (manaţérmi) a jeho

hlavnou úlohou je podpora rozhodovania týchto pracovníkov. V podstate ide o súbor

podsystémov, ktorého hlavnou úlohou je sledovanie činností podniku a vytváranie určitých

strategických prognóz do budúcnosti. Z toho vyplýva, ţe manaţérsky informačný systém

tvorí akási sústava viacerých informačných systémov, ktoré sú vzájomne prepojené. Kaţdý

z podsystémov je však orientovaný na inú hierarchickú úroveň manaţmentu (Dudinská,

1996).

V manaţérskom informačnom systéme hrá určitú úlohu aj miera neistoty, v ktorej

je konkrétny pracovník nútený vykonávať rozhodnutia, pričom na kaţdom hierarchickom

stupni manaţmentu (strategický manaţment, taktický manaţment a operatívny

manaţment) je iná miera neistoty a ku kaţdému stupňu sa viaţe iný druh podsystému.

V prípade strategického manaţmentu sú to tzv. exekutívne IS, pri taktickom manaţmente

systémy na podporu rozhodovania a v prípade operatívneho manaţmentu ide o transakčné

systémy.

Kaţdý zo spomínaných systémov plní určité úlohy. Úlohou transakčných systémov

je uskutočňovanie kaţdodenných účtovných (transakčných) operácií spoločnosti

a obyčajne sa dotýkajú všetkých podnikových činností, teda zahŕňajú ako financie, tak aj

dodávateľov, odberateľov a výrobu. Ich výhoda teda spočíva v tom, ţe uľahčujú

vybavovanie jednotlivých objednávok, prevodov atď. Systémy na podporu rozhodovania

vykonávajú rôzne analýzy, ktoré sú dobrým podkladom pre prijatie rozhodnutia a teda

napomáhajú manaţérom pri uskutočňovaní rozhodnutí, čo zvyšuje efektivitu ich práce.

Podstatou exekutívnych informačných systémov je zbieranie informácií z externého

prostredia spoločnosti (teda informácie o konkurencii, politickej situácii, trhových

podmienkach a pod.), z čoho vyplýva veľká výhoda, pretoţe ak spoločnosť disponuje

týmito informáciami, dokáţe pruţne reagovať na neočakávané situácie. K spomínaným

trom druhom systémov v rámci manaţérskeho informačného systému patria taktieţ tzv.

informačné systémy na riadenie, ktoré sú zaloţené na ekonomických a účtovných

systémoch a poskytujú mnoţstvo tlačových zostáv, ktoré môţu zamestnanci organizácie

vyuţiť pri svojej práci (Dudinská, 1996).

Vyuţitím manaţérskeho informačného systému môţu organizácie získať

informácie, ktoré sú dôleţité pre flexibilné reagovanie na prípadné zmeny v externom

prostredí spoločnosti, a bez ktorých by sa mohla organizácia dostať do váţnych problémov

súvisiacich s jej ďalšou existenciou.

22

4.3.1.3 Expertné systémy

Expertné systémy sú zaloţené na vyuţívaní prvkov umelej inteligencie a teda ich

podstatou je napodobenie myslenia a správania človeka, pričom tieto systémy zvyčajne

napodobujú správanie expertov z určitej oblasti. Ich úlohou je riešiť veľmi komplikované

problémy rozhodovania, ktoré by dokázali vyriešiť iba odborníci na konkrétnu oblasť.

Znalosti expertov sú vo vhodnej forme uloţené v tzv. báze znalostí, ktorá obsahuje

všeobecné znalosti k určitej problematike. Komunikácia medzi systémom a jeho

pouţívateľov funguje asi tak, ţe pouţívateľ odpovedá na otázky systému, teda zadáva

určité poţiadavky alebo charakteristiky problému, prípadne vyplní dotazník zadaný

expertným systémom. Jednoduchým príkladom môţe byť systém, ktorý na základe zadania

charakteristík zvieraťa vygeneruje pouţívateľovi jeho názov (napr. ak pouţívateľ zadá

systému, ţe dané zviera je cicavec ţijúci vo voľnej prírode, ktorý sa ţiví mäsom a jeho srsť

je bielo sivej farby, potom systém odpovie, ţe zvieraťom je vlk) (Expertné systémy).

Táto kategória informačných systémov je relatívne nová v odbore informačných

technológií, no pre podniky môţu mať vyuţitie tohto druhu systémov veľký význam. Ako

z predchádzajúcej charakteristiky logicky vyplýva, môţu byť expertné systémy pre

organizácie veľmi výhodné, pretoţe nahrádzajú odborníkov na určité oblasti a teda

spoločnosť nemusí takýchto pracovníkov zamestnávať, čo znamená, ţe ušetrí veľkú časť

finančných prostriedkov, keďţe odborníci patria k vysoko kvalifikovanej pracovnej sile

a vyţadujú finančné ohodnotenie, ktoré je primerané ich kvalifikácii. Na rozdiel od

expertov systémy nevyţadujú mesačné mzdové náklady, ktoré sa časom kumulujú

a narastajú do nemalých rozmerov.

4.3.1.4 Administratívne systémy

Tieto systémy sa inak nazývajú aj kancelárske informačné systémy a sú vyuţívané

na rozličné podnikové činnosti, najmä na tvorbu textových dokumentov alebo tabuliek,

počítačovú grafiku, na správu elektronickej pošty alebo na komunikáciu medzi

pracovníkmi prípadne oddeleniami určitej organizácie. Vyuţitie administratívnych

systémov viditeľne napomáha efektívnemu chodu spoločnosti, keďţe ich vyuţitím

spoločnosť nahradí staré kancelárske metódy resp. nástroje (Dudinská, 1996).

23

Nástroj Klasická kancelária Počítačové riešenie

základný nástroj ceruzka, papier, písací stroj textový editor, tabuľkový

procesor

organizačné pomôcky kalendár, TimeManager kalendáre, plánovače, lokálne

databázy

správa podnikových

informácií

šanóny, kartotéky, podacie

denníky

databázy, MIS, prostriedky

GROUPWARE

znalostné bázy poznámky, publikácie adresáre, fultextové databázy

komunikácia s okolím poštové obálky, telefón, fax elektronická pošta

(Dudinská, 1996, str. 73)

4.3.1.5 Ďalšie typy systémov

K ďalším dôleţitým systémov, ktoré organizácie často krát vyuţívajú a ktoré vo

významnej miere ovplyvňujú ich podnikovú činnosť patria ERP, ECM a CRM systémy.

Hlavnou myšlienkou ERP je najmä zjednotenie všetkých čiastkových aplikácií,

ktoré sú vyuţívané v organizácii do jedinej aplikácie. To znamená, ţe úlohou ERP je

vytvoriť informačnú podporu organizačným činnostiam, ktorá by mala byť efektívne

realizovateľná jednou aplikáciou. Výhodou tohto systému je, ţe zabezpečuje lepšiu

integráciu medzi finančnými a výrobnými modulmi, čím je moţné lepšie organizovať

ekonomické procesy, teda lepšie plánovať náklady, predaj, nákup atď. (Gála, 2006).

Kaţdá organizácia, ktorá vlastní určitý informačný systém (ako celok) disponuje

obrovským mnoţstvom informácií, ktoré sú veľmi dôleţité pre jej činnosť. Ak chce

spoločnosť tento veľký objem informácií resp. dát spravovať efektívne a taktieţ zabezpečiť

uţívateľom prístup k potrebným dátam, ECM je vhodným riešením. ECM je komplexným

riešením, ktoré má za úlohu poskytovať potrebné dáta v čo moţno najkratšom čase

človeku, ktorý ich potrebuje pre svoju pracovnú činnosť (Gála, 2006).

Zákazníci hrajú v prípade kaţdej organizácie súkromného sektoru tú najdôleţitejšiu

úlohu, pretoţe bez zákazníkov by nedokázala ţiadna spoločnosť vyprodukovať zisk, a teda

by bola nútená ukončiť svoju činnosť. Veľkú úlohu tu teda hrá vernosť zákazníkov. Pre

zabezpečenie dobrých alebo lepších vzťahov so zákazníkmi je moţné vyuţiť informačný

systém s názvom CRM.

Tento systém umoţňuje organizácii nastaviť podnikové procesy tak, aby bola

pozornosť upriamená najmä na starostlivosť o zákazníka, no taktieţ vyuţiť informačné

Tab.1

24

a komunikačné technológie na zlepšenie moţností zákazníkov komunikovať so

spoločnosťou (Gála, 2006).

Organizácie majú samozrejme k dispozícií aj rôzne iné softvérové produkty, ktoré

pomáhajú pracovníkom spoločnosti pri vývoji nového výrobku, alebo pri tvorbe reklamnej

kampane, prípadne slúţia na komunikáciu medzi organizačnými zloţkami určitej

spoločnosti. V dôsledku nedostatku priestoru však nie je moţné sa venovať všetkým

moţným systémom, ktoré majú organizácie k dispozícii.

4.3.2 Informačné systémy vo verejnom sektore

Systémy, ktoré vyuţívajú pracovníci vo verejnom sektore sú zaloţené na rovnakých

princípoch, avšak v zásade majú odlišnú úlohu ako informačné systémy, ktoré vyuţívajú

organizácie v súkromnom sektore podnikania. Hlavný rozdiel je v tom, ţe podnikové

informačné systémy sú organizáciami zaobstarávané za účelom dosahovania lepších

výsledkov v konkurenčnom prostredí, teda za účelom získavania väčšieho počtu

zákazníkov, zvyšovania objemu výnosov atď. Naopak informačné systémy verejného

sektoru síce majú za úlohu zvyšovať efektivitu pracovníkov, avšak nie za účelom

dosiahnutia zisku, keďţe organizácie v tomto sektore nevyrábajú výrobky, ale poskytujú

sluţby, ktoré však nie sú spoplatnené priamo (platba za sluţbu), ale prostredníctvom daní

odvádzaných do štátneho rozpočtu. Typickým príkladom organizácie, ktorá pôsobí vo

verejnom sektore sú Ozbrojené sily Slovenskej republiky alebo Polícia. Tieto organizácie

nevyrábajú ţiadne výrobky, ale poskytuje určité sluţby (zaistenie bezpečnosti štátu, pomoc

pri ţivelných pohromách, prípadne pri pohromách iného ako ţivelného charakteru), za

ktoré nemusia ich vyuţívatelia priamo platiť. Všetky zloţky verejného sektoru (polícia,

ministerstvá, ozbrojené sily SR,...) vyuţívajú mnoţstvo informačných systémov, ktoré

pomáhajú ich pouţívateľom vykonávať svoje povinnosti efektívnejšie.

V súčasnosti vyţadujú občania stále väčšiu efektivitu inštitúcií štátnej správy

a preto je potrebné, aby tieto inštitúcie smerovali finančné prostriedky do obstarávania

informačných technológií. V dôsledku toho vznikajú vo verejnom sektore rôzne projekty

pre zabezpečenie spokojnosti občanov (elektronické voľby, elektronické podávanie

prihlášok na vysoké školy, atď.). Vyuţívanie takýchto nástrojov môţe byť výhodné najmä

z toho hľadiska, ţe sa ušetria finančné prostriedky, ktoré smerujú do tohto sektoru, čo

znamená, ţe tieto prostriedky môţu byť pouţité na rozvoj iných oblastí (diaľnice,...).

25

4.4 Bezpečnosť podnikových informácií

Veľký vplyv na organizáciu má aj informačná bezpečnosť, teda zabezpečenie informácií,

ktoré organizácia potrebuje pre svoju činnosť, pred moţnými externými hrozbami. Do

získavania informácií organizácií investujú mnoţstvo finančných, ale aj iných prostriedkov

a preto je dôleţité, aby sa tieto organizácie zabezpečili proti moţnej strate alebo zneuţitiu

podnikových informácií. Strata resp. zneuţitie podnikových informácií môţe mať veľmi

negatívny dopad na celkové fungovanie spoločnosti. Napríklad ak spoločnosť vyvíja nový

produkt a informácie o tomto produkte získa konkurenčná firma, je moţné, ţe sa tento

produkt vyvíjaný jednou spoločnosťou objaví na trhu ešte predtým, ako ho spoločnosť

vyvinie, pričom bude niesť značku úplne inej organizácie. To by znamenalo obrovské

finančné straty a v prípade, ţe spoločnosť vynaloţila väčšinu svojich peňaţných

prostriedkov na vývoj nového produktu, môţe táto situácia viesť dokonca aj k existenčným

problémom spoločnosti, ktoré by mohli vyvrcholiť bankrotom.

Existujú rôzne typy hrozieb, ktoré môţu negatívne pôsobiť na činnosť spoločnosti.

K základným hrozbám patria prírodné a fyzické, technické, technologické a ľudské.

V prípade ľudských hrozieb je moţné ich ešte rozlišovať na základe toho, či sú spôsobené

úmyselne alebo neúmyselne (Gála, 2006).

Z mnoţstva hrozieb, ktoré môţu organizáciu postihnúť vyplýva, ţe okrem investícií

vynaloţených na získavanie informácií musia organizácie vynakladať investície aj do

zabezpečenia. Tieto investície bývajú zvyčajne veľmi náročné a ich návratnosť je veľmi

nízka, avšak s ohľadom na moţné dôsledky spôsobené stratou informácií sú nevyhnutné.

Organizácie riešia bezpečnosť svojich informácií zvyčajne prostredníctvom tzv.

bezpečnostného manaţmentu. Ide o akúsi štruktúru pracovníkov v rámci spoločnosti,

pričom v tejto štruktúre sú zahrnutí pracovníci, ktorí majú na starosti riešenie bezpečnosti

informácií a informačných systémov organizácie. Ich úlohou je analyzovať bezpečnostnú

situáciu v podniku, teda zistiť na akej úrovni je bezpečnosť, skúmať riziká, ktoré by mohli

organizáciu ohroziť a spôsobiť rozsiahle škody, vytvárať protiopatrenia proti vzniku týchto

rizík a nakoniec vytvárať stratégie alebo postupy riešenia vzniknutej nebezpečnej situácie.

Toto však neznamená, ţe za bezpečnosť podnikových informácií je zodpovedný len

bezpečnostný manaţment, ale táto zodpovednosť pripadá na kaţdého zamestnanca danej

organizácie (Rodryčová - Staša, 2000).

26

4.5 Moţné negatívne vplyvy vyuţitia IS

Na kaţdú vec sa dá pozerať z dvoch hľadísk, a rovnako aj informačné systémy

majú ako pozitívnu, tak aj negatívnu stránku. Okrem výhod, ktoré vyplývajú z ich

pouţívania, a ktoré je moţné vyčítať z celého predchádzajúceho textu, súvisia

s informačnými systémami aj negatívne vplyvy resp. nevýhody.

Medzi hlavné nevýhody ako uţ bolo spomenuté patrí to, ţe obstaranie IS stojí

organizáciu nemalé finančné prostriedky, ktoré majú však dlhodobú návratnosť.

Investíciou do obstarania IS však výdavky spoločnosti nekončia a preto je potrebné si

uvedomiť, ţe s jeho obstaraním a prevádzkou súvisia rôzne iné výdavky. K týmto

výdavkom patria napríklad náklady na školenia, teda na zvyšovanie informačnej

gramotnosti pracovníkom (koncových uţívateľov), ktorí budú daný systém pouţívať, no

taktieţ peňaţné prostriedky vynaloţené na technické zabezpečenie (podporu), ktoré je

potrebné pre správnu funkcionalitu obstaraného softvérového produktu. Problémom

v tomto prípade je obrovská rýchlosť vývoja nových informačných technológií a taktieţ

stále väčšia náročnosť systémov na technické zabezpečenie. V prípade organizácií, ktoré

chcú disponovať najnovšou verziou nejakého informačného systému, avšak majú zastarané

technické prostriedky, je nutné, aby tieto organizácie vynaloţili financie na získanie

technických prostriedkov, ktoré dostatočne zabezpečujú podporu tohto systému.

Ďalšou nevýhodu je riziko súvisiace so stratou alebo zneuţitím informácií alebo

s narušením správneho chodu IS. I keď spoločnosť vynaloţí isté prostriedky na

zabezpečenie svojho systému, nikto nemôţe zaručiť, ţe nedôjde k narušeniu bezpečnosti a

prípadný vznik nebezpečnej situácie môţe spôsobiť obrovské škody.

Moţnou nevýhodou, i keď nie pre organizácie, ktoré systémy vyuţívajú, ale pre

národné hospodárstvo je pravdepodobne aj zvyšovanie nezamestnanosti v dôsledku

zavádzania informačných systémov do organizačnej činnosti. Zavádzanie IS má

samozrejme vplyv na zvyšovanie nezamestnanosti, keďţe informačné systémy v určitých

oblastiach nahrádzajú prácu človeka. Pre organizácie je toto samozrejme výhodou, keďţe

ušetria značné finančné prostriedky na mzdových nákladoch, avšak pre štátny rozpočet to

znamená vyššie výdavky na podporu v nezamestnanosti a v konečnom dôsledku to môţe

znamenať zvyšovanie verejného dlhu.

27

4.6 Analýza informačného systému vybranej spoločnosti

Táto časť bude venovaná opisu vybranej spoločnosti, ktorou je akciová spoločnosť

s názvom Národná diaľničná spoločnosť alebo NDS, a. s. a najmä informačnému systému,

ktorým táto organizácia disponuje. Taktieţ budú rozobraté prípadné moţnosti, aké

Národná diaľničná spoločnosť má v oblasti obstarania informačných systémov.

4.6.1 Charakteristika spoločnosti

Národná diaľničná spoločnosť, a. s. je spoločnosťou, ktorá bola zaloţená v roku

2005 so sídlom v Bratislave, a ktorá je v rukách štátu (štát je 100% vlastníkom

spoločnosti). Hlavnou úlohou je poskytovanie sluţieb týkajúcich sa správy diaľnic

občanom Slovenskej republiky, čo znamená, ţe nejde o výrobný a ani ziskový podnik.

„Hlavné činnosti NDS:

príprava, realizácia opráv a výstavba diaľnic a rýchlostných ciest na základe vládou

schváleného Plánu rozvoja diaľnic a ciest SR

správa, prevádzka, údrţba a opravy diaľnic, rýchlostných ciest a ich súčastí,

plánovanie, realizácia a prevádzka Inteligentných dopravných systémov,

zabezpečovanie výroby, distribúcie a predaja nálepiek za pouţívanie vymedzených

úsekov diaľnic a rýchlostných ciest a vyberanie poplatkov za ich pouţívanie,

zabezpečovanie finančných zdrojov na pokrytie potrieb NDS,

prevádzkovanie a činnosť akreditovaného cestného laboratória,

výkon činností stavebného dozoru,

ostatné činnosti sú definované vo výpise z obchodného registra pre NDS“ (Národná

diaľničná spoločnosť - o firme, 2005).

Spoločnosť je financovaná najmä zo štátneho rozpočtu, ale taktieţ z fondov

z Európskej únie, z predaja diaľničných známok, no v súčasnosti sa zdrojom financovania

Národnej diaľničnej spoločnosti stal aj nový mýtny systém, ktorý bol zavedený v roku

2009. Tento systém by mal tvoriť významný zdroj financovania organizácie v ďalších

rokoch jej pôsobenia. Organizačnými zloţkami spoločnosti sú - Ústredie, SSÚD, SSÚR

(Strediská správy a údrţby rýchlostných ciest), Informačné strediská, Strediská výstavby

diaľnic, Investičné odbory (Národná diaľničná spoločnosť - o firme, 2005).

28

4.6.2 Zhodnotenie súčasného stavu IS

Národná diaľničná spoločnosť tak ako aj všetky ostatné spoločnosti, či uţ vo

verejnom, alebo súkromnom sektore, vyuţíva pri vykonávaní svojej činnosti informačné

systémy. Taktieţ sa spoločnosť snaţí o priebeţnú modernizáciu svojho informačného

systému, na čo vynakladá značný objem finančných prostriedkov. Celý informačný systém

tejto spoločnosti sa skladá z takých čiastkových systémov, aby bola zabezpečená efektívna

činnosť, a rovnako aj poskytovanie včasných informácií účastníkom cestnej premávky na

diaľničných úsekoch a rýchlostných komunikáciách. Pravdepodobne všetky činnosti

súvisiace s administratívou (účtovníctvo, skladová evidencia, operatívna evidencia, správa

registratúry atď.) sú rovnako vykonávané prostredníctvom vyuţívania informačných

systémov, čo značne uľahčuje ich vykonanie, a teda v konečnom dôsledku skracuje čas

potrebný na tieto činnosti.

Informačný systém Národnej diaľničnej spoločnosti je tvorený nasledovnými

čiastkovými systémami:

- DATALAN - správa registratúry,

- Aktion.ONE - dochádzkový systém,

- IRSD - Informačný a riadiaci systém dopravy,

- ekonomický softvér ORIS,

- komunikačné technológie.

V nasledujúcej časti budú charakterizované všetky zo spomenutých systémov,

a taktieţ prostredníctvom dotazníkovej metódy zistená celková spokojnosť zamestnancov

s aktuálnym informačným systémom.

DATALAN - správa registratúry

Ide o časť informačného systému typu ECM od spoločnosti DATALAN, pričom

jeho hlavnou úlohou je správa podnikového obsahu (dokumentácie o dodávateľoch,

objednávkach, atď.). Tento systém zabezpečuje evidovanie záznamov a spisov, ktoré

prichádzajú do spoločnosti z externého prostredia, alebo sú vytvorené vo vnútri firmy, teda

má za úlohu riadiť spracovanie záznamov, ich zaraďovanie do spisov, vybavovanie,

úschovu a vyraďovanie, no rovnako poskytuje pouţívateľom informácie o priebehu

vybavovania jednotlivých záznamov a kontroluje dodrţiavanie stanovených lehôt na ich

vybavenie. Dodrţiavanie stanovených lehôt je zabezpečené tak, ţe softvér kontroluje tieto

29

lehoty automaticky a v prípade, ţe sa blíţi termín vybavenia, automaticky upozorňuje

uţívateľa o nutnosti vybavenia záznamu (Správa registratúry – DATALAN ECM suite,

2007).

Veľkou výhodou systému je to, ţe záznamy alebo celé spisy záznamov sú neustále

k dispozícii, čo umoţňuje rýchly prístup k dôleţitým informáciám, ktoré sú potrebné pre

spracovanie, vybavovanie a vyraďovanie záznamov a spisov. Všetky záznamy a spisy majú

pevne stanovený ţivotný cyklus (teda ich existenciu od vzniku aţ po vyradenie), ktorý je

súčasťou vnútorného poriadku spoločnosti.

Ďalšie moţnosti systému:

- vkladanie rôznych typov záznamov,

- automatické prideľovanie evidenčných čísiel záznamom,

- spája záznamy podobného alebo rovnakého typu do spisov, ktoré obsahujú údaje

o spracovateľovi, dátume vytvorenia a uzatvorenia atď. (príloha č.2),

- umoţňuje jednoducho a prehľadne vyradiť spisy alebo záznamy, ktorých lehota uloţenia

uţ vypršala,

- vedie evidenciu o vypoţičaných spisoch vo fyzickej forme, o tom ktorý zamestnanec si

daný spis vypoţičal a akú dlhú dobu bol spis vypoţičaný,

- prostredníctvom systému je moţné vytvárať povinné tlačové zostavy,

- taktieţ je moţné do systému vkladať záznamy v papierovej forme prostredníctvom

skenovania,

- hospodársky rok organizácie je automaticky uzatváraný (Správa registratúry –

DATALAN ECM suite, 2007).

Súčasťou systému je tzv. registratúrna kniha (príloha č. 1), v ktorej sú uchovávané

jednotlivé záznamy podľa typu a názvu, pričom kaţdému záznamu je priradené

automatické číslo, dátum zaevidovania, a rovnako je pri zázname uvedený odosielateľ

alebo adresát. Systém je samozrejme zabezpečený proti neoprávnenému vstupu

technológiami, ktoré poskytujú vysoký stupeň ochrany, pretoţe neoprávnený vstup do

softvéru môţe mať za následok zneuţitie alebo stratu dôleţitých informácií. Kaţdý

oprávnený zamestnanec obdrţí prihlasovacie heslo, ktoré je nutné zadať pri spustení

programu.

30

Aktion.ONE - dochádzkový systém

Ide o jednoduché a finančne nenáročné riešenie evidencie dochádzky, kde je nutné

zakúpiť iba potrebný hadware. Celý softvér je spravovaný externou spoločnosťou (EFG

CZ spol. s r. o.) za poplatok, teda ide outsoursing informačného systému. Systém teda

funguje prostredníctvom internetu, čo znamená, ţe platiacej spoločnosti odpadajú náklady

spojené s jeho inštaláciou, údrţbou a správou.

Obr.4

Obr.5

31

Výhody softvéru

- moţnosť okamţitej prevádzky po zaplatení a inštalácii potrebného technického

zabezpečenia (dochádzkové terminály, ktoré po priloţení čipovej karty zaznamenajú na

server správcovskej spoločnosti príchod alebo odchod zamestnanca),

- moţnosť vyuţívania na viacerých prevádzkach (prípad NDS, keďţe spoločnosť sa skladá

z viacerých pracovísk po celom Slovensku),

- jednoduchá montáţ a zapojenie,

- verzia softvéru je aktualizovaná správcovskou spoločnosťou,

- dáta sú k dispozícii 24 hodín denne,

- odbúranie starostí so správou systému,

- podľa potreby moţnosť jednoduchého rozšírenia (Aktion.ONE - popis systému, 2010).

Systém Aktion.One bol Národnou diaľničnou spoločnosťou obstaraný v roku 2009

za účelom podrobnej evidencie dochádzky jednotlivých zamestnancov, teda jeho úlohou je

sledovať, či je daný zamestnanec na pracovisku alebo nie. Tento softvér je nastavený tak,

aby dokázal automaticky prevádzať dáta do iných podnikových informačných systémov

ako sú napríklad mzdy alebo personalistika. Systémom sa značne zjednodušila evidencia

zamestnancov a ich výkonov resp. odpracovaných hodín, keďţe tento softvér zaznamenáva

čas príchodu aj odchodu konkrétneho zamestnanca, a taktieţ odpočítava čas vymedzený na

obedňajšiu prestávku, čím vypočíta čistý odpracovaný čas zamestnanca za príslušný deň

(príloha č. 3). Toto je výhodné najmä z toho hľadiska, ţe sa ušetria mzdové náklady, keďţe

je podrobne zaznamenávaný odpracovaný čas kaţdého zamestnanca, a taktieţ sa zabezpečí

povinnosť zamestnancov zdrţiavať sa na svojom pracovisku, no rovnako aj prísť do práce

načas, čo znamená, ţe systém svojou činnosťou eliminuje moţnosť neprítomnosti

zamestnanca, i keď je evidovaný na pracovisku.

IRSD - informačný a riadiaci systém dopravy

Včasné informácie v tejto oblasti sú veľmi dôleţitým faktorom pri prevencii

automobilových nehôd, ktoré vznikajú na našich komunikáciách. V prípade, ţe vodič

motorového vozidla získa informáciu o vzniknutej nehode, prípadne inej prekáţke na jeho

trase, môţe prispôsobiť svoju jazdu tak, aby nedošlo k ďalšej nehode. Rovnako je tomu aj

v prípade zamestnancov NDS, ktorí vďaka týmto informáciám dokáţu včas upravovať

vozovku tak, aby bola zjazdná, a teda, aby sa zníţilo riziko nehody.

32

Práve IRSD je systémom, ktorý NDS zaobstarala za účelom zníţenia rizika vzniku

dopravnej nehody na niektorom z diaľničných úsekov. Jeho úlohou je zaznamenávať

aktuálny stav dopravnej situácie na diaľniciach po celej Slovenskej republike a získané

informácie poskytovať účastníkom cestnej premávky. Týmto by mala byť zabezpečená

plynulosť premávky, a rovnako aj zvýšená bezpečnosť. Potrebné informácie sú získavané

zo zariadení ako meteorologické stanice, kamerový systém, merače rýchlosti, systém

váţenia, pričom ich prijímateľmi sú dispečerské stanice, ktoré sú vybavené

komunikačnými prostriedkami, diagnostickým systémom a obrazovkami pre vizuálnu

kontrolu stavu vozovky. Na základe týchto informácií môţu byť prijaté opatrenia (výjazd

vozidiel so zmesou na posypanie vozovky) alebo kroky (privolanie záchrannej sluţby

k vzniknutej nehode) na odstránenie prekáţok na ceste, čím sa samozrejme zvýši

bezpečnosť na diaľniciach. Výstupy systému sú prezentované buď na internete (obrázok

č.6), v rozhlasovom vysielaní, alebo pomocou premenlivých dopravných značiek a pod.

(Urgela, 2007).

Obr.6

33

Ekonomický softvér ORIS

Je to komplexný ekonomický systém určený ako pre spoločnosti zo súkromného sektoru,

tak aj pre spoločnosti verejného sektoru. ORIS je zaloţený na vyuţívaní databáz ORACLE, čo

znamená, ţe systém spĺňa všetky poţiadavky, ktoré sa v súčasnosti od informačných systémov

podobného charakteru vyţadujú či uţ na Slovensku alebo v ostatných členských karajinách EÚ

(ORIS).

Na jednotlivých vonkajších strediskách Národnej diaľničnej spoločnosti, ktoré sú napojené

na centrálny server, sa na evidenciu ekonomického a výrobného charakteru, ako i na vedenie

evidencie zásob vyuţíva práve softwere ORIS. Údrţbu softweru , jeho aktualizáciu alebo prípadné

zmeny podľa poţiadaviek NDS zabezpečuje odbor informačných systémov updatami. Pre

zabezpečenie proti akýmkoľvek stratám dát sa pravidelne vykonávajú zálohy databáz. Uvedený

software obsahuje nasledovné moduly:

Skladové hospodárstvo - keďţe jednotlivé organizačné zloţky spoločnosti (SSÚD -

Strediská správy a údrţby diaľnic a SSÚR - Strediská správy a údrţby rýchlostných ciest)

majú na svojich skladoch rôzne materiály na úpravu a údrţbu diaľničných komunikácií, je

potrebné, aby bola vedená podrobná skladová evidenciu, čo zabezpečuje tento modul,

ktorého úlohou je teda spracovanie materiálových obratov a stavov zásob. Pohyby zásob na

skladových kartách sa uskutočňujú na základe príjemky a výdajky skladovanej zásoby. Modul

obsahuje taktieţ analytické členenie jednotlivých materiálov, drobného hmotného majetku (DHM)

a osobných ochranných pracovných pomôcok (OOPP), pričom je nutné, aby bola evidencia presná

(napr. posypový materiál - presná evidencia mnoţstva posypového materiálu pouţitého na

konkrétny úsek diaľnice, OOPP pridelené jednotlivým zamestnancom, ich doba ţivotnosti, DHM

jeho miesto uloţenia a komu bolo pridelené).

Účtovníctvo - ako kaţdá organizácia, ktorá pôsobí v národnom hospodárstve, tak aj NDS

musí viesť účtovnú evidenciu majetku, zásob, pohľadávok alebo záväzkov. V module sa vedie

pokladničná kniha, kde sa nahrávajú pokladničné doklady, kniha záväzkov, kde sa evidujú došlé

dodávateľské faktúry, kniha pohľadávok na evidenciu odberateľských faktúr a interné doklady.

Jednotlivé doklady sú zaúčované podľa účtovného rozvrhu a sumárne sú prenesené do účtovného

denníka. V mnoţstve zostáv je moţnosť tlačenia variabilných výstupov, napr. účtovný denník,

hlavná kniha, zborník vlastného hospodárenia, čerpanie preddavkov, analýza čerpania, peňaţný

denník.

Operatívna evidencia - tento modul je v organizácii potrebný na sledovanie nákladovosti na

mernú jednotku v členení na jednotlivé analytické poloţky . V module sa nahrávajú denné záznamy

o výkonoch jednotlivých zamestnancov, kde sa presne eviduje pracovný čas, ktorý zamestnanci

odpracovali pri výkone, ktorý im bol pridelený ( napr. koľko km za daný čas posypali a

v konečných výsledkoch sa potom objaví aká bola nákladovosť na km posypu - koľko stál km

34

posypu ). V module je moţnosť sledovania ročného plánu analytických poloţiek, jeho plnenie v €

aj v %. Samozrejmosťou tohto modulu je rovnako veľká variabilnosť pri tlačových zostavách.

Doprava - v module sa sleduje všetko, čo sa týka dopravy. Evidujú sa tu vozidlá na tzv. karty

vozidiel a mechanizmov, na ktorých je evidované EVČ vozidla , typ, druh, vodič, analytický účet,

dátum zaradenia vozidla, stav km a jeho norma spotreby letná, zimná a daňová. Do modulu sa

nahrávaju denné záznamy o vozidlách a mechanizmoch ( tzv. stazky ), čo v neposlednom rade slúţi

na sledovanie prevádzky a výkonu jednotlivých vozidiel a mechanizmov, na sledovanie čerpania

a spotreby pohonných hmôt, a teda aj na sledovanie úspory a nadspotreby na jednotlivých

vozidlách a mechanizmoch.

Mzdové listy -v module sa vytvárajú podklady na mzdy zamestnancov tzv.pracovné listy. Eviduje

sa tu pracovný čas zamestnancov, nadčasové hodiny, dovolenky, pracovná neschopnosť, prípadne

lekárske prehliadky a OČR. Z týchto podkladov sa potom vypočítava mzda zamestnancov.

Kalkulácie - v module sa oceňujú vlastné výkony strediska pre podnikové účely, a taktieţ sa tu

vytvárajú kalkulačné listy pre odberateľov, ktorí majú záujem o sluţby spoločnosti ( napr. posyp

chemickým materiálom alebo zametanie ciest I. a II. triedy ).

Všetky spomínané moduly umoţňujú spoločnosti a najmä zamestnancom, ktorí s nimi

pracujú evidovať a neskôr vyhľadávať potrebné údaje v krátkom čase. Tento informačný systém

teda v konečnom dôsledku prispieva k zefektívneniu celkovej činnosti organizácie.

Komunikačné technológie

Komunikácia medzi zamestnancami a organizačnými zloţkami spoločnosti

prebieha prostredníctvom e-mailových kont, ktoré má vytvorené kaţdý zo zamestnancov

pracujúcich v administratíve. Zamestnanci, ktorí nekomunikujú s externým prostredím

spoločnosti samozrejme nemajú takéto konto vytvorené. Všetka pošta je ukladaná na

centrálny server odkiaľ je prerozdeľovaná zamestnancom na ich osobné e-mailové adresy,

pričom na prezeranie pošty sa vyuţíva program Microsoft Outlook.

35

5 Diskusia, závery a odporúčania

Kombinácia spomínaných informačných systémov a komunikačných technológií

v rámci spoločnosti NDS, a. s. umoţňuje efektívne uskutočňovať zber, spracovanie,

uchovávanie, no rovnako aj zdieľanie informácií z externého alebo interného prostredia

firmy. Informačná gramotnosť zamestnancov spoločnosti je pravidelne zvyšovaná

prostredníctvom rôznych školení, ktoré sú zamerané na prácu s uvedenými softvérmi.

Spoločnosť však disponuje aj pouţívateľskými manuálmi k daným systémom, čo

umoţňuje rýchle riešenie prípadných problémov pri práci s nimi. K takýmto manuálom patrí

napríklad organizačná príručka s názvom „Operatívna evidencia - metodické pokyny na obsluhu

programu“, ktorá obsahuje návod na prácu s jedným zo spomínaných modulov informačného

systému ORIS.

Prostredníctvom vyuţitia dotazníkovej metódy, ktorá bola aplikovaná na vzorku

dvadsiatich zamestnancov organizácie Národná diaľničná spoločnosť, a. s. bolo zistené, ţe

všetci dotazovaní zamestnanci sú so súčasným informačným systémom spokojní, a teda na

vykonávanie svojej činnosti týto zamestnanci nepotrebujú ďalšie softvérové prvky.

Z uvedenej vzorky sa aţ 75% zamestnancov vyjadrilo, ţe v pouţívaní informačných

systémov nevidia negatíva, čo opäť potvrdzuje ich spokojnosť, a teda fakt, ţe celý

informačný systém je správne nastavený. Iba 25% vidí určité negatívne vplyvy pouţitia

tohto prvku v organizácii, pričom najčastejšie sa týto zamestnanci vyjadrovali

k zvyšovaniu pracovného zaťaţenia v prípade sofistikovaného informačného systému

(pravdepodobne to súvisí s radou nutných školení, ktoré je potrebné absolvovať pre

zvládnutie práce s daným softvérom), a taktieţ k nemoţnosti pracovať s niektorými

aplikáciami v prípade výpadku internetového pripojenia. K takýmto aplikáciám patrí

napríklad jeden zo spomínaných informačných systémov Aktion.ONE, ktorý je spravovaný

externou spoločnosťou v zahraničí a pripojenie k tejto aplikácii teda vyţaduje prístup na

internet. Samozrejme veľkým problémom je taktieţ preberanie a vybavovanie pošty, keďţe

väčšina komunikácie prebieha prostredníctvom e-mailov. Problém nemoţnosti pracovať

s určitým softvérom v prípade výpadku siete je moţné vyriešiť výmenou tohto systému za

substitučný, teda za podobný systém, ktorého funkcionalita by však nebola podmienená

prístupom na internetovú sieť. Oveľa zloţitejším v prípade výpadku siete je však problém

preberania a vybavovania pošty, keďţe elektronická pošta umoţňuje veľmi rýchlu

a efektínu komunikáciu medzi zamestnancami z viacerých organizačných zloţiek alebo

organizačných jednotiek.

36

Zamestnanci sa na základe dotazníka (príloha č.4) vyjadrili aj k bezpečnosti

informačných technológií pouţívaných organizáciou a najčastejšou odpoveďou boli

antivírusové programy a prístup do softvérových aplikáciá podmienený zadaním

prihlasovacieho mena a hesla, ktoré sú udelené iba zamestnancom s opravnením na prácu

s danými aplikáciami. Bezpečnosť informačných systémov v rámci spoločnosti je

pravdepodobne riešená komplikovanejšie, avšak oslovení zamestnanci nie sú

informačnými technikmi a preto nemajú dostočné informácie z tejto oblasti. V prípade

bezpečnosti celého objektu sa vyskytli odpovede týkajúce sa nedostačujúceho kamerového

systému v objekte, pričom zamestnanci (pradepodobne bezpečnostnej sluţby) by uvítali

lepší kamerový systém s nočným videním. Tento problém je moţné jednoducho odstrániť

jednorázovou investíciou do nového kamerového systému. Prostredníctvom dotazníkovej

metódy neboli odhalené ţiadne ďalšie problémy alebo poţiadavky zamestnancov na nové

softvérové prostriedky, čo poskytuje moţnosť prijať predpoklad, ţe informačný systém

pouţívaný spoločnosťou NDS je efektívny, a teda nie je nutné ho rozširovať.

K efektívnosti vyuţívaného informačného systému sa zamestnanci taktieţ vyjadrili

prostredníctvom odpovede na otázku „Myslíte si, ţe informačný systém vyuţívaný vo

vašej spoločnosti prispieva k uľahčeniu vašich pracovných činností?“. Odpoveď na túto

otázku bola v drvivej väčšine prípadov pozitívna, čo potvrdzuje, ţe informačné systémy

svojou činnosťou značne prispievajú k efektívnemu chodu kaţdej organizácie, a taktieţ

skracujú dobu potrebnú na vykonanie pracovných činností zamestnancov, čím ich

podstatne uľahčujú.

37

VPLYV A VÝHODY POUŽITIA INFORMAČNÝCH SYSTÉMOV V

ORGANIZÁCIÁCH

Ja, Tomáš Zubo, týmto prehlasujem, ţe som jediným a výlučným autorom tohto diela, a ţe

všetky podporné zdroje iných autorov sú v diele označené.

Zároveň oprávňujem kniţnicu Vysokej školy manaţmentu v Trenčíne, aby dielo „Vplyv

a výhody pouţitia informačných systémov v organizáciách“ zaarchivovala a sprístupnila

v tlačenej forme na prezenčné štúdium v oboch pobočkách. Pre digitálnu formu diela

udeľujem súhlas s publikovaním na internete

neudeľujem súhlas s publikovaním na internete

_______________________________________________________________ (podpis)

________________________________________________________________ (dátum)

38

Zoznam obrázkov

Obrázok č.1 - strana 8

Obrázok č.2 - strana 10

Obrázok č.3 - strana 16

Obrázok č.4 - strana 28

Obrázok č.5 - strana 28

Obrázok č.6 - strana 30

Zoznam tabuliek

Tabuľka č.1 - strana 21

39

Literatúra

Aktion.ONE - popis systému. 2010. [online]. 2010. [cit. 2010-03-10]. Dostupné na internete:

<http://www.dochazkaonline.cz/dochazka/prezentace-systemu.html>

DUDINSKÁ, E. 1996. Manažérska informatika. 1. vyd. Košice: Ibis Publishing, 1996.

127 s. ISBN 80-967048-7-7

Expertné systémy. (dátum neznámy). [online]. [cit. 2010-02-12]. Dostupné na internete:

<http://www.iglu.sk/~soja/me/diplomka/ui/exp_sys.html>

GÁLA, L. a kol. 2006. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006.

482 s. ISBN 80-247-1278-4

Konferencia „IT Outsourcing – mýty a slovenská realita“ definovala základné trendy

vývoja tohto odvetvia na Slovensku. 2007. [online]. 2007. [cit. 2010-02-12].

Dostupné na internete:

<http://h41131.www4.hp.com/sk/sk/press/Konferencia_IT_Outsourcing__mty_a

_slovensk_realita_definovala_zkladn_trendy_vvoja_tohto_odvetvia_na_Slovensku.

html>

KUČERA, M. a kol. 2002. Informačné systémy v poľnohospodárstve. 1. vyd. Nitra:

Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre, 2002. 231 s. ISBN 80-8069-084-7

LÍŠKA, M. a kol. 2007. Informačné systémy. 1. vyd. Liptovský Mikuláš: Akadémia

ozbrojených síl gen. M. R. Štefánika, 2007. 206 s. ISBN 978-80-8040-331-7

Národná diaľničná spoločnosť - predmet činnosti. 2005. [online]. 2005. [cit. 2010-03-10].

Dostupné na internete: < http://ndsas.sk/predmet-cinnosti/10822s>

ORIS. (dátum neznámy). [online]. [cit. 2010-03-10]. Dostupné na internete:

<http://www.icp.sk/view.php?cisloclanku=2006102401&rstema>

40

RODRYČOVÁ, D. - STAŠA, P. 2000. Bezpečnost informací jako podmínka prosperity

firmy. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2000. 144 s. ISBN 80-7169-144-5

Správa registratúry – DATALAN ECM suite. 2007. [online]. 2007. [cit. 2010-03-10].

Dostupné na internete: <http://www.datalan.sk/sprava-registratury/9868s>

STRNÁD, O. 2009. Bezpečnosť a manažment informačných systémov. 1. vyd. Bratislava:

Slovenská technická univerzita v Bratislave, 2009. 344 s. ISBN 978-80-2273-040-2

URGELA, S. 2007. Informačný systém diaľnic Slovenska. [online]. 2007.

[cit. 2010-03-10]. Dostupné na internete:

<http://www.dialnice.info/viewtopic.php?f=30&t=9048>

Výrobné informačné systémy. (dátum neznámy). [online]. [cit. 2010-02-12]. Dostupné na

internete: <http://www.ipesoft.sk/web/guest/systemsmes>

41

Prílohy

Príloha č. 1

42

Príloha č. 2

43

Príloha č.3

44

Príloha č.4

1. Ako dlho pracujete pre Národnú diaľničnú spoločnosť, a. s.?

_____________

2. Ako často vyuţívate pri svojej pracovnej činnosti nejaký informačný systém?

kaţdý deň

niekoľko krát týţdenne

raz za týţdeň

zriedkavo

takmer vôbec

3. Na aké činnosti vyuţívate informačné technológie (počítač, internet, atď.) v práci?

4. Ste spokojný/á so súčasným informačným systémom, ktorým vaša spoločnosť

disponuje?

áno

nie

5. Myslíte si, ţe informačný systém vyuţívaný vo vašej spoločnosti prispieva k uľahčeniu

vašich pracovných činností?

6. Prijali by ste nejaký nový informačný systém, ktorý by uľahčil niektorú z vašich

pracovných činností? Ak áno na akú činnosť by to bolo?

7. Ako je riešená bezpečnosť informačných technológií, s ktorými pracujete?

8. Ste spokojný/á s bezpečnosťou počítačov vo vašej organizácii?

áno

nie

9. Vidíte v pouţívaní informačných systémov alebo informačných technológií vo vašej

spoločnosti nejaké negatívne vplyvy? Ak áno aké?

45

ABSTRAKT

Téma: Vplyv a výhody pouţitia informačných systémov v organizáciách

Kľúčové slová:

- informačný systém

- informačná gramotnosť

- informačná bezpečnosť

Študent: Tomáš Zubo

Vedúci BP: Martina Česalová, M.S.C.S.

Informačné systémy sú v súčasnosti veľmi dôleţitým faktorom organizácií, pričom

ich úloha a dôleţitosť sa neustále zvyšuje v dôsledku ich pozitívneho vplyvu na činnosť

kaţdej organizácie, ktorá nimi disponuje. Prvá kapitola je venovaná dôleţitosti informácií

ako pre podnik, jednotlivcov, tak aj pre spoločnosť, pretoţe informácie hrajú v prípade

kaţdého subjektu významnú úlohu. Druhá časť sa zameriava na proces obstarávania

informačného systému, pričom sú uvedené tri moţnosti (outsoursing, zakúpenie -

dodávateľský spôsob a vývoj vlastnými silami), ktoré majú organizácie pri obstarávaní.

V tejto časti je taktieţ spomenutý ţivotný cyklus informačného systému. V tretej časti

práce sú charakterizované rôzne typy informačných systémov, ktoré sa vyuţívajú

v organizáciách, či uţ vo verejnom alebo súkromnom sektore. Ide o expertné systémy, teda

systémy zaloţené na umelej inteligencii, CRM, ERP systémy, ďalej systémy na podporu

rozhodovania atď. Dôleţitou oblasťou je taktieţ bezpečnosť organizačných informácií,

pretoţe strata kľúčových informácií môţe spôsobiť v organizácii škody nesmierneho

rozsahu a práve z tohto dôvodu sa tejto problematike venuje štvrtá kapitola. V piatej časti

práce sú spomenuté moţné nevýhody, ktoré plynú zo zavádzania informačných systémov,

a ktoré sa týkajú či uţ jednotlivých podnikov, celej spoločnosti alebo jednotlivcov, ktorí

s danými systémami pracujú.

V posledných dvoch kapitolách je venovaná pozornosť konkrétnej spoločnosti,

najmä informačnému systému vyuţívanému danou spoločnosťou. Analýzou informačného

systému tejto organizácie sú dokázané prínosy vyuţívania informačných systémov v

organizáciách.

2010 Podpis študenta

46

ABSTRACT

Topic: Impact and benefits of using information systems in organizations

Key words:

- Information system

- Information literacy

- Information security

Student: Tomáš Zubo

Advisor: Martina Česalová, M.S.C.S.

Today, information systems may be considered an important factor or a vital asset

for businesses and organizations. Their utilization and importance have been increasing

mainly because of their positive effect on business processes and activities of every

organization. The first chapter of the thesis deals with the importance of information for

individuals, companies, and organizations. In other words, information plays a significant

role for everyone. The second part describes the process of obtaining a computer-based

information system. There are described three ways of obtaining an information system –

outsourcing, purchase (from supplier), and in-house development. In this chapter, there is

also defined information system life-cycle. The third part of the work explains different

types of information systems which are used both in public and private sectors. Those

systems are known as systems based on the artificial intelligence, CRM, ERP, decision-

support systems, etc. Another important area is safety of information in organizations. Loss

of crucial or sensitive information can cause great damages and that is why the fourth

chapter pays attention to this potential problem. The fifth chapter mentions some possible

disadvantages which result from establishing, providing, and working with the information

systems.

The last two chapters describe a specific example of a company and focus on how

this company uses an information system. Finally, by the analysis of information system in

this company, there are revealed obvious benefits of using information systems in

organizations.

2010 Student signature