W. Bosse, W. Held, J. Lorenz, H.-J. Peter, B. Tröger Essen, 17.06.2004

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Integrierte Bereitstellung, einheitlicher Zugang und individuelle Verteilung Informations-Management einer groen Universitt . W. Bosse, W. Held, J. Lorenz, H.-J. Peter, B. Trger Essen, 17.06.2004. Antragsteller: Rektor Prof. Dr. J. Schmidt. Teilnehmer: - PowerPoint PPT Presentation

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  • Antragsteller:Rektor Prof. Dr. J. SchmidtTeilnehmer:Kanzler Dr. K. Anderbrgge (Kanzlerin Dr. B. Bhm)ULB-Direktorin Dr. B. Trger (Dr. R. Poll )ZIV-Direktor Dr. W. HeldMitautoren:Dipl.-Math. W. Bosse (ZIV), Dipl.-Ing. J. Lorenz (ULB), ORR W. Brning u. Dipl.-Math. H.-J. Peter (UV)

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  • Universitt Mnster37.000 Studierende15 Fachbereiche120 Studienfcher7.000 Mitarbeiter, davon 600 Professoren 4.600 Wissenschaftliche Mitarbeiter 1.800 Weitere Mitarbeiter 285 Gebude in der StadtUKM + 7.000 Mitarbeiter

    ULBDatenbanken (CD/Netz) Digitale ZeitschriftenAV-Materialien Digitale VolltextangeboteDigitale Bibliothek4503.2232.8116.5001.546

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  • DFG-VorgabeLeistungszentren fr ForschungsinformationIntegrationNeue Organisation von RZ, ULB, UV, IV der FB, IVL, [MZ]Rezeption, Ausweitung und Verwaltung des weltweiten WissensProfessionelle Verbreitung des eigenen WissensUniversitten sollen dazu Profil strken2. Informations-Management

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  • Zu 1: Integration (Neuorganisation der IV, 1996)

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  • cHL = computergesttzte Hochschullehre

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  • IKM-Service seit 01.01.2003 (Information, Kommunikation, Medien)

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  • Neue Themen werden wohlgeordnet und abgestimmt gelst:Netz-Verantwortung und -Betrieb, Netz-ManagementWeb-Auftritt (einheitlich, nutzerfreundlich)Sicherheit der IVSystem-Management Server-Konsolidierung und -Hostingu.v.m.Organisationsform hat sich bisher sehr bewhrtVerbesserungen sind immer mglichKontinuierliche WeiterentwicklungGute Resonanz unserer Organisation

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  • Zu 2: Informations-ManagementDaten: Zeichenketten mit SyntaxInformation: Daten mit Bedeutungsinhalt/Zusammenhnge/Sinn Bsp.: Publikationen, Web, Graue LiteraturWissen: Zielgerichtete Verwendung/Verstehen von Informationen Informationen + Know-how von Personen Bsp.: E-Mail, Briefe, persnliche BerichteInformations-Management: unabhngig von PersonenWissens-Management: abhngig von Personen, kritischer zu handhaben

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  • Diese groe Aufgabe muss die Universitt bewltigen.Wir wollen sie gemeinsam angehen !Unser VorhabenRelevante wissenschaftliche Informationen fr F&L2. Organisationsinformation fr universitre Prozesse

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  • Organisationsinformation: Personendaten und PersonaleinsatzOrganisationsplneZugangsregelung zu RumenHardware, Software und KommunikationssystemeLehrbetrieb, Vorlesungs- und VeranstaltungsverzeichnisseGremienarbeitStatistikenu.v.m.Charakteristika:Sehr umfangreiche, aber eingrenzbare MengeImmer wieder und an vielen Stellen bentigt Bedarf fr Nutzung weitgehend absehbarberwiegend Rollen, weniger persnliche ProfileZugriffsrechte ndern sich schnellInformation weitgehend elektronisch gespeichert Noch nicht im Rahmen eines Informationssystems

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  • Wissenschaftliche Information:Dokumente-Vielfalt Erschlieung manchmal ber MetadatenIn der Uni produzierte ErgebnisseLokaler BestandBezahlte Zugangsberechtigung auf elektronische Publikationen Weltweit vorhandene Informationen u.v.m.Charakteristika:Informationsmenge nicht eingrenzbar Aktueller Bedarf wandelt sich raschRegelmige Interessen richten sich an Profilen aus Weniger an Rollen in der Uni festzumachenHufig einmalige Anfragen zu einem Thema

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  • Wissen:Wie wissenschaftliche oder organisatorische InformationZustzlich persnliche InformationenBeziehungen zwischen Personen und Informationenu.v.m.Charakteristika:Organisatorische Rollen und persnliche ProfileNutzung oft von einem berschaubaren Personenkreis im TeamEigener Arbeitsplatz (unkritisch)Datenschutz, Personalrat, FreiwilligkeitWissen ist MachtGruppe (evtl. unkritisch)ZIV, ULB, UV (kritisch ?)Evaluation der Einrichtungen vs. persnliche Rechte

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  • Reprsentation der Dokumente (Modell)Retrieval einmaligeAnfrageFilterungregelmigeProfileNutzerevtl.PortaleInteraktion,reformulieren,Rckfrage zu hnlichkeitenAufwand zur Formulierung der Profile,Selbstlernende ProfileInformations- und Wissens-ManagementDokumente aus verschiedensten Quellenstrukturiert oder unstrukturiert

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  • 2. Pflege des Informations-Bestandes (Daueraufgabe) 3. Schulungsmanahmen (Daueraufgabe) Einfhrung des Informations-ManagementsHandlungsfelderPrimr: Erfassung, Strukturierung, OrganisationMassenprobleme, MotivationSekundr: Technische Probleme, Technik muss austauschbar seinVerantwortlichkeiten RechteVersionierung, Revisionsintervalle, Verfallsdaten Archivierungsrichtlinien (datenabhngig)Online, Call-Center, Service-Points

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  • Bedeutung des Themas von vielen erkanntSehr groe Aufgabe und HerausforderungIst sie durchsetzbar?Freiheit von F&L, Individualismus und Egoismus notwendigWissenschaftler will Informationen selbst finden (80 %), aber groer Zeitaufwand, wenige zufrieden (20 %)Aber auch:Information und Wissen grundlegend fr F&L Konkurrenz der Wissenschaftler/innen und UniversittenVerbreitung eigenen Wissens94 % der Wissenschaftler knnen Forschungsprofil definieren DFG- Studie der UB Mnster: www.dfg.de/lis

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  • Kosten-/Nutzen-Effekte Informationen z. T. schlecht erreichbar Nicht aktuell und verlsslich Mehrfach erfasstVerwaltungs- und Ressourceninseln Produktivitt eher gering Sicherheitsrisiken gro Informations- und Wissens-Management sind teuer Gleichzeitig Verbindlichkeit und Verlsslichkeit notwendig(z.B. Telelearning und Teleteaching, Klausuren elektronisch)Fehlende Informationen und fehlendes Wissen kommen teurer Das ist bekanntlich Dummheit !

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  • Eigene VorarbeitenViele weitere Anstze vorhandenUni Mnster (WiInf, ...)Universitten im In- und AuslandGroe Bibliotheken, Harvest-Projekt, ...Firmen-Produkte und Einsatz in BetriebenZielerreichungHeute nicht zu erlutern

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  • Vielen Dank !

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