Käyttökelpoisempia ratkaisuja w3.fi

W3 School Jukka Hassinen 2.12.2012

Projektinhallinta

• Koulutuksen kesto 1 tunti

• Vuorovaikutteinen

– Sisältää välikysymyksiä läsnäolijoilta

– Läsnäolijoiden osallistumista toivotaan

• 1 käytännön harjoitus

• Yhteenveto kouluttajan kokemuksiin

perustuen

Koulutuksen formaatti

Projektinhallinta

• Mitä ja miksi kaikkien W3:sten tulisi tietää

projektinhallinnasta

• Projektipäällikön rooli

• Työmääräarviointi

• Kommunikaatio

• Käytännön suosituksia

Koulutuksen aiheet

Mitä W3:sta on

tulossa?

Kysymys:

Mitä W3:sta on tulossa?

• Kasvaa isommaksi

– Projektien kokoluokat kasvaa

– Henkilökunnan määrä kasvaa

Mitä tulevaisuus

vaatii W3:lta?

Kysymys:

Mitä tulevaisuus vaatii W3:lta?

• Projektinhallintaan panostettava yhä

enemmän.

– Selkeät toimintatavat vähentävät henkilökunnan

stressiä

– Laatuun täytyy panostaa, kerran oikein tehty

maksaa vähemmän kuin jälkikorjailu.

Miten asiakkaat arvioivat

W3:n onnistumista

projekteissa?

Kysymys:

Miten asiakkaat arvioivat W3:n

onnistumista projekteissa?

• Miten hyvin lopputuote soveltuu asiakkaan käyttöön

• Kuinka hyvin aikataulut piti

• Kuinka hyvin kustannusarviot piti paikkaansa

• Miten projektin aikainen kommunikaatio oli hoidettu – Miten työn etenemisestä oli raportoitu projektin aikana

– Kuinka palveluhenkisiä henkilöt olivat

– Kuinka hyvin ratkaisut on perusteltu asiakkaille

Mitä asioita

projektipäällikkö

tekee?

Kysymys:

Mitä asioita projektipäällikkö tekee?

• Tasapainottelee projektin seuraavien tekijöiden kesken: – Aikataulu

– Laajuus

– Kustannukset

Tyypillistä on, että kokematon projektipäällikkö ei osaa ottaa välttämättä kaikkia kolmea tekijää huomioon.

Mitä vaatimuksia

projektipäällikölle

on?

Kysymys:

Mitä vaatimuksia projektipäällikölle

on?

IPMA National Competence Baseline versio 3

Mitä vaatimuksia projektipäällikölle

on?

• Jukan nyrkkisääntö: – Projektipäällikön menestymisedellytykset

muodostuu seuraavasta painotetusta kertolaskukaavasta: • 50% ihmistaidot X 25% substanssitietämys X 25%

hallinnolliset taidot

• Substanssiymmärrys on esim. ymmärrystä toteutettavan kohteen asiakastarpeesta ja teknologiasta jne.

• Huom. tämä on vain karkea nyrkkisääntö ja ei sovi kaikkiin projekteihin

Työmääräarviointi

Mitä keinoja on

arvioida

työmääriä?

Kysymys:

Työmääräarviointi

Työmääräarvioinnin keinoja?

• Tehdään ensin työn ositus (WBS eli Work

Breakdown Structure)

• Musta tuntuu –menetelmä (MUTU)

• PERT

• Planning poker

Työmääräarviointi

PERT (Programe Review and

Evaluation Technique)

• Annetaan kolme työmääräarviota:

– Optimistinen (O)

– Normaali (N)

– Pessimistinen (P)

• Lasketaan todennäköinen arvio

kaavasta: (O + 4*N + P) / 6

Työmääräarviointi

Planning poker

• Edellyttää, että työn ositus (WBS) on tehty jollain tavalla eli tehtävät on listattu

• Jokaiselle osallistujalle jaetaan oma planning poker -korttipakka. Osallistujat ovat usein ohjelmistoa kehittävä tiimi.

• Tilaisuutta johtaa puheenjohtaja joka ei osallistu arviointiin.

• Arvioitavan tehtävän tunteva henkilö esittelee sen lyhyesti jonka jälkeen tehtävän sisällöstä ja riskeistä keskustellaan. Keskustelussa ei arvioida työmäärää, vaan tehtävien asioiden listaa.

• Jokainen arvioija valitsee mielestään parhaan kortin ja asettaa sen pöydälle luku alaspäin.

• Kortit käännetään samaan aikaan oikein päin.

• Matalien ja korkeiden arvioiden esittelijät perustelevat arvionsa ja keskustelu jatkuu.

• Äänestystä jatketaan kunnes yhteinen mielipide on muodostettu. Se ei välttämättä ole esimerkiksi keskiarvo vaan joidenkin arvioita voidaan perustelujen kera painottaa keskiarvon laskennassa.

Työmääräarviointi

Planning poker

• Edut:

– Nopea tehdä

– Osallistava

– Tuo esiin epäselvyydet määrittelyissä

• Haitat:

– Vaatii koko tiimin osallistumista

Työmääräarviointi

Planning poker

• Kortit tyypillisesti jaoteltu Fibonaccin luvun mukaisesti: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89

tai esim. 0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100.

• Päätettävä arvioidaanko työmäärät suhteellisena toisiinsa vai tunteina: – Tuntiarviot riippuvat niin paljon tekijästä

– Suhteellisena arvioitaessa, suhteelliset arviot muutetaan myöhemmin tunneiksi, jonkin sovitun kertoimen tai tiimin aidon mitatun vauhdin mukaan.

Työmääräarviointi

Planning poker -harjoitus

• Pidetään lyhyt arviointipalaveri

• Valitkaa yksi puheenjohtaja

• Valitkaa yksi henkilö esittelijäksi, joka

esittelee valitsemansa tehtävän

• Suorittakaa arviointi

Työmääräarviointi

Työmääräarvionnin suosituksia

• Asiakaan hyvä olla läsnä planning poker:ssa selventämässä vaatimuksia ja muutenkin

• Jos arviointia ei pysty tekemään esim. sen takia, että arviointihajautuma on liian laaja, on se merkki, että mihinkään kiinteähintaiseen toteutukseen ei tulisi sitoutua

• Työmääräarvioinnit voidaan webbikehityksessä kiinnittää vasta kunnolla kun rautalankamallit on olemassa. Se on myös hyvä suojakeino muutoshallinnan sopimiselle.

• Tiimi antaa realistisen työmääräarvion johon johto tai myynti ei saa vaikuttaa. Myynti voi lisätä hintaa lisää päälle jos näkee siihen mahdollisuuden. Jos halutaan ottaa projekti isommalla riskillä niin tämä pitäisi läpinäkyvästi sopia tiimin ja johdon kanssa.

Kommunikaatio

Kommunikaatio ja työmäärät • 3 henkilöä on 3 kommunikaatiokanavaa

• 4 henkilöä on 6 kommunikaatiokanavaa

• 5 henkilöä on 10 kommunikaatiokanavaa

• Johtopäätelmä: Kun tekijämäärä projektissa lisääntyy, ei toteutusvauhti parane läheskään samassa suhteessa.

Kommunikaatio

• Kommunikaatio on projektin toteutuksen aikana erittäin tärkeä elementti asiakkaan arvioidessa projektin onnistumista

• Työkalut tulisi laittaa tukemaan kommunikaatiota esim. projektinhallintaohjelmistot – Vähentää henkilöriippuvuutta jos esim. hoidetaan

projektin kommunikaatio sähköpostin sijaan esim. projektinhallintaohjelmiston kautta

• Kannattaa myös harkita tiimin siirtämistä asiakkaan tiloihin työskentelemään, koska se parantaa asiakasyhteistyötä

Käytännön

suosituksia

Käytännön suosituksia, osa I:

Muutoshallinnan suosituksia

• Projektipäällikön pitää kertoa projektin henkilöille selkeästi kuinka paljon aikaa on käytettävissä mihinkin ja se, että onko projekti kiinteähintainen vai ei.

• Projektitekijöiden ei tule ottaa asiakkaalta suoraan uusia töitä tai muutoksia määrittelyihin vastaan vaan ohjata nämä projektipäällikölle. Projektipäällikkö sopii asiakkaan kanssa työn vaikutuksesta: laajuudesta, kustannuksista ja aikatauluista

• Työajankirjausjärjestelmät voidaan valjastaa tukemaan muutoshallintaa. Rakennetaan WBS työajanseurantajärjestelmän alle ja vain niihin saa kirjata – kaikki muu on automaattisesti muutoksia ja niistä pitää ilmoittaa projektipäällikölle.

Käytännön suosituksia, osa II

• Projektipäällikön rooli nähtävä täysipäiväisenä hommana – Keskittyy hallinnointiin, ei tee koodausta. Hyvää

hallinnointikäytäntöä on, että sama henkilö ei suorita ja valvo.

– Myös projektipäällikön työtä pitää valvoa sisäisessä ohjausryhmässä.

– Kun projektipäällikkö voi keskittyä hallinnointiin ja asiakassuhteen hoitoon niin asiakastyytyväisyys paranee bisnes kasvaa

– Jos projektipäällikölle jää ylimääräistä aikaa niin voi vaikka keskittyä lisämyynnin tekemiseen asiakkaille bisnes kasvaa

– Jotta tähän tilanteeseen päästään, projektipäällikön työt huomioitava riittävästi työmääräarvioissa mukaan

Käytännön suosituksia, osa III

• Samat henkilöt myymässä projektia kuin,

jotka toteuttaa:

– Myynti ei myy jotain mitä ei voi kunnolla toteuttaa

– Parempi nähdä kemiaongelmat ennen kuin työ on

myyty

• Projektipäällikkö saa päättää oman

projektitiiminsä resursointimuutoksista:

– Resurssien varastaminen jättää projektipäälliköt

vaikeaan asemaan.

Käytännön suosituksia, osa IV

• Ihmisten kanssa toimittaessa palautteen anto on erittäin tärkeää.

• Pitää voittaa sisäiset kammot ja antaa rohkeasti välittömästi palautetta molempiin suuntiin.

• Aktiivinen johtaminen johtaa yleensä aina parempiin tuloksiin kuin passiivinen johtaminen.

Käytännön suosituksia, osa V

• Pienissä 1-4 henkilön

toteutusprojekteissa perinteisemmät

projektitoimintamallit vielä toimivat

• Isommissa ja monimutkaisemmissa

projekteissa suosittelen Scrumin käytön

harkitsemista. Oikea soveltaminen vaatii

kokemusta. Kannattaa palkata agile

couch ekoihin projekteihin mukaan.

Jos emme kehitä tapoja miten

hallitsemme asioita, alkavat

asiat hallitsemaan meitä

Loppuviisaus

Kysymyksiä ja

keskustelua