МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені М.І.ПИРОГОВА

"Затверджено" на методичній нараді кафедри БФІтаМАЗавідувач кафедриПрофесор А.Я. Кулик

30. 08. 2015 р.

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИДО ПРАКТИЧНОГО ЗАНЯТТЯ №6

Навчальна дисципліна Інформаційні технології у фармаціїМодуль №1 Інформаційні технології у фармаціїЗмістовий модуль №1 Основи інформаційних технологій у фармаціїТема заняття №6 Робота з документами за допомогою офісних

програм загального призначення.Курс 1Факультет ФармацевтичнийСпеціальність Фармація, клінічна фармація

Вінниця, ВНМУ - 2015

Тема: РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ ЗА ДОПОМОГОЮ ОФІСНИХ ПРОГРАМ ЗАГАЛЬНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ.Мета роботи. Знайомство з комп´ютерними засобами роботи зі складними документами, використанням технології вмонтовування і зв’язування об’єктів, керуванням друком документів та набуття практичних навичок використання відповідних засобів.

Теоретичні відомостіПроцесори електронних таблиць мають цілий ряд функцій, які полегшують виконання

різноманітних обчислювальних, облікових, організаційних, діловодних задач. Одним з корисних інструментів електронних таблиць є засоби створення регулярних

послідовностей значень – прогресій. Можливе створення арифметичних і геометричних прогресій. Найбільш часто використовується на практиці арифметична прогресія, яка характеризується тим, що кожний наступний член прогресії утворюється додаванням деякої константи (різниці, або кроку прогресії) до поточного члена. Для побудови арифметичної прогресії достатньо задати деякий член прогресії (зазвичай задають початковий член) та її різницю. Арифметична прогресія є основною у практичних застосуваннях, наприклад, .

Геометрична прогресія характеризується тим, що кожний наступний член прогресії утворюється множенням поточного члену на константу, яка називається знаменником прогресії. Щоб побудувати геометричну прогресію, слід задати один її член і знаменник прогресії.

Спеціальний випадок арифметичної прогресії становить послідовність дат, де крок можна задавати у днях, тижнях, місяцях, а також враховувати робочі дні. Прогресія дат зручна для створення різноманітних календарних планів, розкладів тощо.

Для створення регулярних послідовностей ПЕТ MS Excel має команду Заполнить, яка має опцію Прогрессия, діалогове вікно якої наведено на рис.1

Рис. 1 Діалогове вікно налаштування прогресії.

Прогресія створюється в діапазоні комірок робочого аркуша. Для створення прогресії необхідно задати розміщення прогресії – по рядках або по стовпчиках, обрати тип прогресії, а також задати деякі необхідні параметри. Це можуть бути:

– початкове значення, константа (різниця або знаменник) прогресії та кінцеве значення, – початкове значення, кінцеве значення і діапазон комірок, в якому має бути створено

прогресію (при цьому константа прогресії визначається автоматично),– початкове значення, константа прогресії, діапазон комірок.Найпростішим способом створення арифметичної прогресії є введення двох перших

членів прогресії до двох комірок і наступне «розтягування» їх на потрібний діапазон. Важливим аспектом функціонування інформаційних систем є захист інформації,

зокрема захист на рівні документа засобами виконуваної програми (додатка). Такий захист має убезпечити від випадкової або навмисної зміни вмісту документів, введення некоректних даних, обмежити доступ користувачів до певних документів та частин документів тощо.

2

Зазвичай сучасні програмні засоби містять вбудовані інструменти захисту інформації. Так розвинені засоби захисту інформації мають програми пакетів MS Office та Open Office. Ці засоби використовують спільні засоби інтегрованих пакетів і є доволі близькими за організацією в різних додатках пакету. Найбільш актуальним і часто вживаним є захист інформації в документах таких популярних додатків як текстові процесори та процесори електронних таблиць.

В ПЕТ MS Excel передбачено широкий набір можливостей захисту даних від простого захисту окремих комірок до шифрування цілого файлу.

Перший рівень захисту становить захист від введення некоректних даних до комірки або діапазону. Це забезпечується командою Проверка, яка входить до меню Данные. У діалоговому вікні цієї команди (рис.2) на вкладці Параметры здійснюється налаштування типу даних, діапазону припустимих значень тощо), а на вкладках Сообщение для ввода та Сообщение об ошибке можуть бути задані відповідні повідомлення користувачеві.

Рис. 2. Діалогове вікно команди Проверка.

Часто буває потрібно заборонити зміну вмісту деяких комірок або діапазонів робочого аркуша. Захист вмісту комірок усього робочого аркуша здійснюється в MS Excel 2003 командою Сервис/Защита/Защитить лист, а MS Excel 2007 і пізніших командою Защитить лист меню Рецензирование. В діалоговому вікні цієї команди (рис.3) можна встановити пароль для відключення захисту аркуша, а також задати обмеження можливостей користувачів по роботі з даним робочим аркушем (наприклад, можна дозволити форматування рядків та стовпчиків, сортування даних при забороні зміни даних).

Рис.3. Діалогове вікно команди Защита листа.

3

Для захисту вмісту окремих комірок та діапазонів потрібно спочатку виділити комірки, які не треба захищати, викликати для них контекстне меню, обрати у ньому пункт Формат ячеек… і на закладці Защита діалогового вікна, що при цьому з’являється, зняти прапорець Защищаемая ячейка. Після цього необхідно встановити захист робочого аркуша командою Защитить лист. В результаті комірки, для яких прапорець Защищаемая ячейка залишився встановленим, будуть захищені, а решта – відкриті, причому у меню команди Защитить лист можна задати виключення заборон для захищених комірок.

Коли з документом може працювати декілька користувачів, що часто має місце на практиці, буває необхідно встановлювати обмеження доступу до різних діапазонів для різних користувачів. Такий захист створюється шляхом встановлення різних паролів для доступу до діапазонів відповідних користувачів. Це здійснюється за допомогою команди Разрешить изменение диапазонов, яка в MS Excel 2003 знаходиться в меню Сервис/Защита, а в MS Excel 2007 та пізніших – в меню Изменения вкладки Рецензирование. Для діапазонів кожного користувача потрібно виконати налаштування кожного діапазону: задати його ім’я (для зручності у роботі), вказати комірки діапазону, задати пароль користувача (один для усіх діапазонів користувача). Керування діапазонами (створення, зміна, видалення) здійснюється за допомогою діалогового вікна команди Разрешить изменение диапазонов (рис.4), а налаштування діапазонів – за допомогою вікна Новый диапазон (рис.5). Для увімкнення захисту необхідно натиснути кнопку Защитить лист вікна рис.4 після створення кожного діапазону.

Рис.4. Діалогове вікно керування діапазонами.

Рис.5. Діалогове вікно налаштування діапазону.

Захист усіх аркушів робочої книги забезпечує захист від видалення, переіменування та переміщення робочих аркушів, від зміни закріплених областей, зміни структури аркушів, згортання/переміщення/зміни розмірів вікна робочої книги у вікні програми MS Excel. Такий захист встановлюється командою Защитить книгу, яка в MS Excel 2003 знаходиться в меню

4

Сервис/Защита, а в MS Excel 2007 та пізніших – в меню Изменения вкладки Рецензирование.

Текстові процесори, зокрема MS Word, також надають широкі можливості і ефективні засоби захисту документів. Захист документа дозволяє встановлювати обмеження доступу і обмеження форматування та редагування документа, а також захищати цілий документ. Доступ до функцій захисту документа здійснюється командою Защитить документ, у діалоговому вікні якої виконується налаштування захисту. Вікно налаштування обмежень форматування і редагування наведено на рис.6. Встановлені параметри захисту вступають в дію після команди Включить защиту і пізніше можуть бути відключені..

Рис.6. Вікно налаштування обмежень форматування і редагування.

Захист цілого документа передбачає захист від відкриття за допомогою паролю, захист від запису, захист конфіденційної інформації тощо. Налаштування захисту цілого документа в MS Word 2003 здійснюється у діалоговому вікні Сервис/Параметры/Безопасность (рис.7).

Рис.7. Діалогове вікно налаштування захисту документа MS Word.

5

В MS Word 2007 і новіших для захисту цілого документу застосовується спеціальна служба керування правами доступу до даних (IRM) корпорації Microsoft.

Основним видом інформації у документах зазвичай є текст, але разом з текстом документи містять і різноманітні ілюстрації – рисунки, схеми, діаграми тощо. Електронні документи дозволяють включати до них різноманітні нетекстові об’єкти, в тому числі і такі, що за своєю природою не можуть бути подані у друкованому вигляді – аудіокліпи, відеокліпи, гіперпосилання, елементи анімації та автоматизації. Використання у документах таких об’єктів надає їм нових якостей. Включення до складу документу різнотипних об’єктів, пов’язаних з різними батьківськими виконуваними програмами, базується на спеціальній технології, яка підтримується на рівні операційної системи, а також на рівні виконуваних програм-додатків. Документ, до якого вставляється об’єкт, називається документом-контейнером, а документ (або файл), з якого береться об’єкт – документом-джерелом. Суть цієї технології полягає в забезпеченні обміну інформацією між різними додатками. Найпростіший засіб обміну об’єктами між додатками, який дозволяє включати до документа одного додатку об’єкт іншого додатку, – це системний буфер обміну. Системний буфер обміну підтримується операційною системою і дозволяє здійснювати обмін даними між Windows-додатками. Об’єкт одного додатку, вставлений до документу іншого додатку, втрачає усякий зв’язок з батьківським додатком.

Більш високий рівень інформаційних взаємодій виконуваних програм надається інтегрованими програмними пакетами, такими як MS Office. Одним з базових принципів інтегрованих програмних пакетів є забезпечення широких можливостей взаємодій і обмінів даними між додатками пакету. Програми пакету MS Office мають власний багаторівневий буфер обміну, який забезпечує можливість передачі інформаційних об’єктів як між документами одного додатку, так і між документами різних додатків.

Крім вставки об’єктів за допомогою буферу обміну інтегровані програмні пакети дозволяють здійснювати вмонтовування і зв’язування об’єктів. Для цього застосовується команда Вставка/Объект, діалогове вікно якої з вкладкою Новый показане на рис.8. Об’єкт може бути створено безпосередньо в процесі вставки або вставлено з файла. Для створення об’єкта потрібно у вікні рис.8 обрати зі списку батьківський додаток (список містить додатки, наявні на комп’ютері, які можуть створити об’єкт для вставки до документу), після

Рис.8. Діалогове вікно вставки об’єкта до документу.

чого у вікні документу відкривається вторинне вікно обраного додатку, в якому слід створити потрібний об’єкт (формулу, малюнок тощо).

6

Може бути вставлено також готовий об єкт з файла, де він зберігається. Для цього об’єкт має бути попередньо створено і збережено. Вставка об’єкта з файла здійснюється за допомогою вкладки Создание из файла (рис.9). У полі Имя файла слід задати повне ім’я файла. Для вибору файла надається доступ до оглядового файлера пакету командною кнопкою Обзор.

Вмонтований об’єкт зберігає зв’язок з батьківським додатком, завдяки чому він може редагуватися батьківським додатком безпосередньо в документі-контейнері (при цьому батьківський додаток має бути присутнім в системі). При вставці об’єкта з файлу може бути забезпечено зв’язок з файлом-джерелом. Для цього слід встановити прапорець Связь с файлом у вікні Вставка объекта. Об'єкт, вставлений зі збереженням зв’язку з файлом, називається зв’язаним. Зв’язаний об’єкт може редагуватися як в документі-контейнері, так і в файлі-джерелі незалежно від документа-контейнера, при цьому зв’язок між файлом і контейнером забезпечує їх взаємну узгодженість чи синхронізованість, тобто зміни об’єкта у файлі автоматично вносяться до копії об’єкта у документі-контейнері і навпаки. Внесення змін до об’єкта у контейнері та до файла здійснюється з дозволу користувача у відповідь на спеціальне повідомлення-запит.

Механізм вмонтовування і зв’язування дозволяє вставляти до електронного документа об’єкти, які за своєю природою не можуть бути відображені у друкованому вигляді, такі як, наприклад, відеокліп або аудіокліп. В такому випадку, а також при потребі і для будь-якого об’єкта, він може бути вставлений у вигляді значка, який відображається в документі, а при потребі може бути відкритий, тобто відтворений, звичайним способом – командою Открыть або подвійним клацанням лівою кнопкою маніпулятора.

Рис.9. Діалогове вікно вставки об’єкта з файлу.

Традиційною, і досі основною, формою існування документу є документ на твердому носієві – зазвичай на папері. Основним програмним засобом підготовки текстових документів є текстові редактори та текстові процесори. Документування потребують також різноманітні облікові і розрахункові матеріали, такі як рахунки, накладні, звіти і т.д., створення і ведення яких ефективно реалізується процесорами електронних таблиць. Сучасні процесори електронних таблиць мають розвинені засоби друку документів. В пакеті MS Office, згідно принципам організації інтегрованих програмних пакетів, друк документів забезпечується функціональним програмним модулем, який є спільним для усіх програм пакету і забезпечує друк документів кожного додатку у відповідності з загальними принципами пакету і з особливостями конкретної програми. Важливою властивістю додатків

7

пакету MS Office щодо друку, яка суттєво полегшує налаштування друку документів, є принцип WYSIWYG (Що бачиш, те отримуєш), який полягає у тому, що надрукований документ буде мати саме такий вигляд, який він має на екрані. Продивитись вигляд друкованого документа в цілому дозволяє інструмент попереднього перегляду, який здійснюється командою Предварительный просмотр. Інструмент попереднього пререгляду надається в усіх додатках, які можуть створювати друковані документи.

Основним продуцентом друкованих документів є, звичайно, текстові процесори. Спільність задач і спільність кінцевого продукту та технології його створення обумовлюють подібність і близькість засобів друку документів у різних текстових процесорах. В текстовому процесорі MS Word друк документів здійснюється командою Печать, в діалоговому вікні якої (рис. 10) налаштовуються параметри друку (кількість примірників, вид друку, діапазон друку, масштаб тощо), а також обирається принтер і надається доступ до налаштування принтера (кнопка Свойства). Параметри сторінки налаштовуються засобами форматування документа і спеціальними командами керування параметрами аркуша (розмір та орієнтація аркуша, береги аркушів тощо). Основним об’єктом друку у текстових процесорах є сторінка, і текст документа відповідно розподіляється і форматується по сторінках заданого розміру.

Рис.10. Діалогове вікно керування друком документу MS Word.

В ПЕТ MS Excel, об’єктом друку є робочий аркуш електронної таблиці, розмір якого, на відміну від текстового процесора MS Word, не узгоджений з форматами аркушів. Для того, щоб друкувати тільки потрібну область робочого аркуша, ПЕТ MS Excel надає можливість задавати область друку. Область друку являє собою деякий діапазон комірок (може бути і нецілісний), яка буде надрукована по команді Печать. Область друку задається спеціальною командою Область печати. Для створення області друку потрібно спочатку задати область друку на робочому аркушеві шляхом виділення, а потім дати команду Область печати/Задать. Створену область друку завжди можна відмінити командою Область печати/Убрать

Налаштування друку, яке передбачає встановлення кількості примірників, діапазон сторінок для друку, дає доступ до налаштування параметрів принтера тощо здійснюється у

8

діалоговому вікні Печать (рис.11), яке дещо відрізняється від вікна Печать текстового процесора в силу відмінностей документів. Для того, щоб

Рис.11. Діалогове вікно Печать ПЕТ MS Excel.

Керування параметрами сторінки (розмір аркуша, ширина полів, орієнтація аркуша тощо) здійснюється в ПЕТ MS Excel 2003 за допомогою діалогового вікна Файл/Параметры страницы, а в ПЕТ MS Excel 2007 – за допомогою команд групи Параметры страницы, яка міститься у меню Разметка страницы.

9

Порядок виконання роботи.І. Створення регулярних послідовностей значень за допомогою електронної

таблиці. 1. Створити послідовність числових значень від 2 до 12 з кроком 0,2. 1.1. Обрати на робочому аркушеві MS Excel початкову комірку, наприклад В2, і записати

до неї початкове значення 2. 1.2. Обрати початкову комірку (В2), викликати команду Заполнить/Прогрессия і задати

у її діалоговому вікні параметри згідно рис.12.

Рис.12. Діалогове вікно налаштуваня арифметичної прогресії до завд.1..…..

1.3 Після налаштування параметрів прогресії натиснути командну копку ОК вікна, в результаті чого у стовпчику В з’явиться потрібна арифметична прогресія.

2. Створити послідовність із 32 числових значень в діапазоні від -1 до 2,7, розташованих з постійним кроком.

2.1 Ввести у комірку С2 число -1, у комірку С33 – число 2,7, після чого виділити діапазон С2:С33 і викликати команду Заполнить/Прогрессия.

2.2. У вікні Прогрессия (рис.1) задати розташування по стовпчиках, тип прогресії – арифметична і встановити прапорець Автоматическое определение шага, після чого натиснути командну кнопку ОК. В результаті в діапазоні С2:С33 з’явиться потрібна послідовність чисел.

3. Створити послідовність чисел від -2 до 11 з постійним кроком 0,5.3.1. Ввести число -2 до комірки D2 і число -1,5 до комірки D3. Виділити діапазон D2:D3, і

навести вказівник на чорний квадрат у нижньому правому кутку діапазону. 3.2. Протягнути вказівником при натисненій лівій кнопці донизу до досягнення числа 11

(поточне число) відображається у віконці біля вказівник 4. Створити послідовність дат від 1 березня 2015 р. до 15 листопада 2015 р. з кроком

12 робочих днів. 4.1. Ввести до комірки G2 початкову дату 01.03.2015.4.2. Обрати комірку G2, викликати команду Заполнить/Прогрессия і виконати

налаштування згідно рис.13, після чого натиснути командну кнопку ОК діалогового вікна. В результаті у стовпчику G з’являється потрібна послідовність дат.

10

Рис.13. Діалогове вікно налаштування прогресії дат.

ІІ. Захист даних робочих аркушів.5. Встановити захист діапазонів A1:D5, G:G, J2:M8 від зміни вмісту комірок на

робочому аркушеві завдання І. 5.1. Виділити увесь робочий аркуш, для чого клацнути лівою кнопкою на ярличку аркуша

(верхня ліва комірка ), після чого відкрити діалогове вікно Формат ячеек і на вкладці Защита зняти прапорець Защищаемая ячейка.

5.2. Виділити задані діапазони (несуміжні діапазони виділяються вказівником при натисненій клавіші CTRL).

5.3. Відкрити для виділених діапазонів діалогове вікно Формат ячеек і на вкладці Защита встановити прапорець Защищаемая ячейка, після чого дати команду Защитить лист.

5.4. Перевірити дію захисту діапазонів від зміни даних, для чого виконати введення довільних даних до комірок, що входять до захищених діапазонів, та до тих, що до них не входять.

5.5. Зняти захист робочого аркуша, для чого обрати на ньому довільну комірку і дати команду Снять защиту листа.

ІІІ. Створення складного текстового документа шляхом включення об’єкта ПЕТ MS Excel.

6. Включити до текстового документа шляхом вмонтовування і зв’язування діаграму ПЕТ MS Excel.

6.1. Створити новий текстовий документ за допомогою текстового процесора MS Word і записати до нього мету роботи і поточне завдання.

6.2. Відкрити нову робочу книгу і створити в ній таблицю значень і графік функції y=x+sin x на проміжку [-5;5] з кроком 0,5. Зберегти робочу книгу у теці «Заняття №6» своєї робочої теки під іменем Графік для вставки.

6.3. Перейти до текстового документу, дати команду Вставка/Объект і в її діалоговому вікні (рис.9) обрати вкладку Создание из файла.

6.4. Натиснути командну кнопку Обзор, у вікні файлера, що відкривається при цьому, знайти і обрати файл Графік для вставки, після чого клацнути командну Вставить у вікні.

6.5. Встановити прапорець Связь с файлом у діалоговому вікні Вставка объекта, після чого клацнути командну кнопку ОК. В результаті у текстовому документі з’являється діаграма з таблицею, яка міститься у файлі Графік для вставки.

6.6. Змінити діапазон даних таблиці значень функції шляхом редагування вставленого об’єкта, для чого:

11

– дати на об’єкті подвійний клік лівою кнопкою, в результаті чого відкриється вікно батьківської програми об’єкта – ПЕТ MS Excel – з робочим аркушем, який містить об’єкт;

– замінити функцію y=x+sin x на функцію y=x2+sin x шляхом редагування робочого аркуша, після чого зберегти текстовий документ під іменем Вставка зв’язаного об’єкту і закрити робочу книгу;

– відкрити текстовий документ, щоб пересвідчитись у тому, що зміни, внесені при редагуванні збережено. Закрити текстовий документ.

7. Виконати редагування файлу зв’язаного об’єкта.7.1. Відкрити робочу книгу Графік для вставки і внести наступні зміни до робочого

аркуша: замінити функцію на y=−x+sin x , включити вертикальні лінії сітки;7.2. Зберегти робочу книгу під тим самим іменем.7.3. Відкрити текстовий документ Вставка зв’язаного об’єкту і дати дозвіл на

поновлення в документі даних, пов’язаних з іншими файлами, у відповідь на запит про поновлення даних рис.14.

Рис.14. Запит на оновлення зв’язаного об’єкта в документі.

7.4. Пересвідчитись, що в текстовому документі міститься модифікований об’єкт.7.5. Закрити текстовий документ.

ІV. Керування друком документів в ПЕТ MS Excel.. 8. Виконати налаштування друку аркуша робочої книги ПЕТ MS Excel.8.1. Відкрити робочу книгу завдання І.8.2. Задати для друку аркуш формату А5, для чого викликати діалогове вікно Параметры

страницы і на вкладці Страница у полі Размер бумаги встановити значення А5.8.3. Подивитись, як буде виглядати робочий аркуш при друку на аркуші формату А5, для

чого подати команду Предварительный просмотр (знаходиться в меню Файл в MS Excel 2003 і в меню команди Печать в MS Excel 2007 і пізніших).

8.4. Закрити вікно попереднього перегляду, і виділити діапазони А1:D29 та F2:K15, після чого дати команду Область печати/Задать.

8.5. За допомогою попереднього перегляду подивитись, яким буде надрукований документ, після чого усунути область друку (команда Область печати/Убрать).

12

Контрольні питання.

1. Що таке прогресія?2. Навести приклади застосування прогресій.3. Що таке арифметична прогресія?4. Як створити прогресію на робочому аркушеві ПЕТ MS Excel?5. Які прогресії дозволяє створювати ПЕТ MS Excel?6. Як створити арифметичну прогресію в ПЕТ MS Excel?7. Як створити календарний розклад заходу, що має здійснюватись кожні 12 робочих днів?8. Який захист інформації забезпечує ПЕТ MS Excel?9. У чому полягає захист вмісту комірок робочого аркуша?10. Як встановити захист вмісту комірок робочого аркуша?11. Для чого потрібно і як встановлюється обмеження доступу до діапазонів в ПЕТ MS

Excel?12. Який захист текстового документу надається в текстовому процесорі MS Word?13. Що таке буфер обміну?14. Як виконати вставку діаграми з робочої книги ПЕТ MS Excel до текстового документа?15. Які є механізми обміну даними між програмами пакету MS Office?16. У чому полягає вмонтовування і зв’язування об’єктів?17. У чому різниця між вмонтовуванням і зв’язуванням об’єктів?18. Як здійснюється вмонтовування об’єкта?19. Як вставити до текстового документа аудіозапис?20. Як встановити зв’язок малюнку у текстовому документі з файлом малюнка?21. У чому полягає принцип WYSIWYG?22. Як задати область друку на робочому аркушеві ПЕТ MS Excel? 23. Як задати розмір аркуша паперу для друку?24. Як перевірити вигляд надрукованого документа до його друку?25. Як надрукувати тільки певні сторінки документа?

13