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San José, 7 de diciembre de 2020AI-INF-CI-019-2020

SeñoraHellen Morales SerranoDirectora Administrativa y Financiera

Asunto: Informe sobre la evaluación de las tareas de coordinación y supervisión en la Unidad de Archivo Institucional.

Estimada señora:

Le remitimos el informe de control interno con los resultados obtenidos en el estudio realizado sobre las tareas de coordinación y supervisión en la Unidad de Archivo Institucional, en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual 2020 de esta Auditoría Interna.

El estudio tuvo como objetivo evaluar si la gestión y procedimientos de la Unidad de Archivo Institucional se encuentran acorde con el cumplimiento y suficiencia de la normativa archivística, y el seguimiento de esta unidad a los archivos de gestión de este Ministerio.

Comprende la revisión y verificación de las acciones establecidas por la Unidad de Archivo Institucional con respecto al control, almacenamiento, seguimiento y recuperación de la información física y digital de este Ministerio, para el cumplimiento de lo establecido en la Ley No. 7202 Sistema Nacional de Archivos y el Archivo Nacional.

También se consideró la revisión de controles de las instalaciones del Archivo Institucional y de los archivos en una bodega de materiales en Calle Blancos, además del seguimiento a las acciones adoptadas por la Administración sobre los archivos digitales, para el periodo de agosto de 2019 a octubre de 2020, ampliándose cuando se consideró necesario.

Los resultados y recomendaciones del estudio, fueron comunicados el 27 de noviembre de 2020, a su persona; a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora Administrativa y Financiera; a la Licda. Nancy Rojas Castillo, Jefe del Departamento de Servicios Generales; al Lic. David Arrieta Gamboa, Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional; y a la Licda. Kattia Vargas Víquez de la Unidad de Apoyo y Seguimiento de la DAF.

Atentamente,

Ronald Fernández RomeroDirector de Auditoría Interna

Ministerio de Hacienda

RFR/nms/gghCe. Elian Villegas Valverde, Ministro de Hacienda. Estudio No. 24-2018 Criterio N°74: Archivo Institucional

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica.Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

INFORME SOBRE TAREAS DE COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN EN LA UNIDAD DE ARCHIVO INSTITUCIONAL

AI-INF-CI-019-2020

AUDITORÍA INTERNA

2020

AI-INF-CI-019-2020


CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO....................................................................................................................... 1

1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................... 3

1.1 Origen................................................................................................................................... 3

1.2 Objetivo del estudio...............................................................................................................3

1.3 Alcance................................................................................................................................. 3

1.4 Comunicación de resultados.................................................................................................3

1.5 Normativa relacionada con control interno y atención de informes.......................................3

1.6 Generalidades.......................................................................................................................4

2 RESULTADOS..............................................................................................................................5

2.1 Sobre organización de trabajo del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, y aprobación de tablas de plazo de conservación de documentos............................5

2.2 Sobre la gestión y conservación de documentos electrónicos..............................................6

2.3 Sobre el estado de las instalaciones físicas del Archivo Institucional en Barrio Don Bosco y de los archivos de gestión ubicados en las bodegas de Calle Blancos............................................7

2.4 Sobre estado de archivos de gestión en las dependencias del Ministerio de Hacienda.......9

3 CONCLUSIONES....................................................................................................................... 11

4 RECOMENDACIONES...............................................................................................................12

ANEXO N°1........................................................................................................................................ 14

ANEXO N° 2....................................................................................................................................... 15

ANEXO N° 3....................................................................................................................................... 20



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RESUMEN EJECUTIVO

¿QUÉ EXAMINAMOS?

La presente auditoría tuvo como propósito determinar si la gestión y procedimientos de la Unidad de Archivo Institucional se encuentran acorde con el cumplimiento y suficiencia de la normativa archivística, y el seguimiento de esta Unidad a los archivos de gestión del Ministerio, también se revisaron los controles de las instalaciones del Archivo Institucional y de otros archivos de gestión, así como el seguimiento a las acciones adoptadas por la Administración sobre los archivos digitales.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

Es esencial disponer de un Archivo Institucional conforme al ordenamiento jurídico y técnico, de acuerdo con la Ley General del Control Interno No. 8292, que señala en el artículo 16 como parte de los deberes del jerarca y titulares subordinados el establecer las políticas, los procedimientos y recursos para contar con sistemas de información para una adecuada gestión documental.

¿QUÉ ENCONTRAMOS?

Se determinaron algunos aspectos a fortalecer relacionados con la observancia del Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda por parte de los archivos de gestión de las dependencias, y sobre el seguimiento a su cumplimiento por parte de la Unidad de Archivo Institucional.

Durante el lapso en que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) estuvo inactivo en sus funciones, hasta el nombramiento del nuevo Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional, no se ejecutaron las funciones definidas en la normativa estipulada en la Ley No. 7202 y su Reglamento, lo que repercutió en que no se realizaran sesiones, valoración documental, aprobación de tablas de plazos de conservación de documentos ni transferencia de documentación a la Dirección General del Archivo Nacional, y con la acumulación e incremento (saturación) de la cantidad de documentos sin vigencia de conservación definida en diferentes unidades administrativas, sin embargo, el Comité retomó sus funciones a partir del 24 de enero de 2020 y estableció la metodología de trabajo para atención de las tablas de plazo pendientes.

En el Ministerio no se dispone de gestión electrónica de documentos, ni se han definido responsabilidades sobre el registro, la custodia y la seguridad de la información electrónica. El Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda, se encuentra desactualizado, dado que no abarca la gestión documental electrónica, lo cual puede afectar el control y disposición del patrimonio digital, lo cual puede afectar el control y disposición del patrimonio digital institucional. Por otra parte, la Política General de Seguridad de la Información MH-DOM-PRO01-POL-001 no contempla la participación de la Unidad de Archivo Institucional en el Comité de Seguridad.

En las instalaciones del Archivo Institucional ubicadas en Barrio Don Bosco, se han realizado mejoras, sin embargo, las condiciones actuales de ese depósito, así como de los archivos de gestión ubicados en una bodega en Calle Blancos, presentan un riesgo al resguardo y buena conservación de los documentos físicos, así como la salud ocupacional de los funcionarios, con el riesgo de pérdida de información valiosa. La información recopilada a través de una encuesta remitida a las Dependencias, permitió conocer el estado de los archivos de gestión por unidad administrativa y aspectos de mejora que requieren atención y supervisión por parte de la Unidad de Archivo Institucional, en conjunto con las Dependencias para una




adecuada verificación de cumplimiento del Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda.

¿QUÉ SIGUE?

Se giran recomendaciones a la Dirección Administrativa y Financiera, como resultado de esta auditoría y con la intención de colaborar con el fortalecimiento del control interno y la consecución de los objetivos de la Administración, particularmente para la mejora y cumplimiento de la normativa archivística.





1 INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2020, de la Unidad de Auditoría de Estudios Especiales de esta Dirección.

1.2 Objetivo del estudio

Evaluar si la gestión y procedimientos de la Unidad de Archivo Institucional se encuentran acorde con el cumplimiento y suficiencia de la normativa archivística, y el seguimiento de esta Unidad a los archivos de gestión de este Ministerio.

1.3 Alcance

Comprende la revisión y verificación de las acciones establecidas por la Unidad de Archivo Institucional con respecto al control, almacenamiento, seguimiento y recuperación de la información física y digital de este Ministerio, para el cumplimiento de lo establecido en la Ley No. 7202 Sistema Nacional de Archivos y el Archivo Nacional.

También se consideró la revisión de controles de las instalaciones del Archivo Institucional en Barrio Don Bosco y de los archivos en una bodega ubicada en Calle Blancos, además del seguimiento a las acciones adoptadas por la Administración sobre los archivos digitales, para el periodo de agosto de 2019 a octubre de 2020, ampliándose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4 Comunicación de resultados

Los resultados de este estudio fueron comunicados en forma preliminar el 6 de octubre presente año, al señor David Arrieta Gamboa, Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional, quien en términos generales manifestó estar de acuerdo con los resultados del informe.

Asimismo, los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 27 de noviembre de 2020 de noviembre de 2020 a la Licda. Hellen Morales Serrano, Directora Administrativa y Financiera, a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora, al Lic. David Arrieta Gamboa, Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional y a la Licda. Kattia Vargas Víquez de la Unidad de Apoyo y Seguimiento de la DAF. Las observaciones realizadas por los participantes fueron consignadas en el Anexo N°1.

1.5 Normativa relacionada con control interno y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al sistema de control interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de




control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: // a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. // b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. // c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades

De acuerdo con el artículo 16 de la Ley General del Control Interno No. 8292, es esencial disponer de un archivo institucional conforme al ordenamiento jurídico y técnico, así se define como parte de los deberes del jerarca y titulares subordinados, el establecer las políticas, los procedimientos y recursos para contar con sistemas de información para la gestión documental.

En ese sentido, la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 señala la importancia del Archivo Central de las instituciones en su artículo 41:

“Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional.”




De conformidad con la Norma técnica para la gestión de documentos electrónicos en el Sistema Nacional de Archivos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, el 25 de abril de 2018, una adecuada gestión y conservación documental requiere una perspectiva integral entre las áreas de informática y archivística.

En el Ministerio de Hacienda, la Dirección Administrativa y Financiera1, cuenta con el Departamento de Servicios, dentro del cual se encuentra la Unidad del Archivo Institucional, que a su vez, tiene entre sus funciones la formulación de lineamientos y asesorar en materia archivística, así como velar por el cumplimiento en la Institución de la normativa estipulada en la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y políticas archivísticas que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

2 RESULTADOS

2.1 Sobre organización de trabajo del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, y aprobación de tablas de plazo de conservación de documentos.

El artículo 33 de la Ley de Sistema Nacional de Archivo No.7202, indica:

“Artículo 33.- Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. //El comité tendrá las siguientes funciones: //a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos. // b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.”

Al respecto, se determinó que, desde el mes de noviembre de 2017 hasta el 24 de enero de 2020, el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Ministerio de Hacienda no estuvo en funcionamiento. De acuerdo con lo manifestado por el actual Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional, el CISED una vez reactivado, estableció la metodología de trabajo para atención de las tablas de plazo pendientes. Además, la Unidad de Archivo Institucional recién finalizó la valoración del Sistema Nacional de Aduanas y actualmente se encuentran trabajando con las valoraciones y tablas de plazos de la Dirección General de Tributación.

Lo anterior se debe a que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos estuvo inactivo mientras estaba en proceso el nombramiento del Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional.

Lo antes citado generó que no se realizaran sesiones, ni transferencia de documentación a la Dirección General del Archivo Nacional y tampoco se procediera con la aprobación de tablas de plazos de conservación de documentos, lo que se observa en una encuesta realizada para el presente estudio, a finales de agosto de 2019, que se remitió a las dependencias con unidades administrativas que poseen archivo de gestión. En dicha encuesta se incluyó una consulta sobre si la unidad cuenta con Tablas de Plazos de conservación de documentos y actas de destrucción de documentos, de la cual se obtuvieron los siguientes resultados:

De un total de 149 archivos de gestión, se obtuvo que 85 archivos de gestión indicaron que no cuentan con dicha Tabla de plazos. Por su parte, 45 unidades sí la tienen, 8 unidades indicaron que están en proceso de elaboración de la Tabla y 4 unidades tienen dicha herramienta sin aprobar. Ver Anexo N° 2, Gráfico N°7.

1 Según Decreto No. 33208-H publicado en La Gaceta No. 138 del 18 de julio de 2006 y sus reformas.




Ante la consulta de si se han elaborado actas de destrucción de documentos, el 60% de las respuestas (89 respuestas) indicó que no se han elaborado dichas actas, el 30% indicó que “No aplica” (45 unidades), 7% no respondió la pregunta (10 unidades), 3% respondió que sí se han elaborado actas de destrucción, y un 1% respondieron que las actas se encuentran en proceso. Ver Anexo N°2, Gráfico N°8.

Lo antes citado dificulta la correcta administración de los archivos de gestión, y promueve la acumulación de documentos que ya perdieron su utilidad, con el consiguiente uso innecesario de espacio físico para archivo, que es necesario para la conservación de documentos que sí deben encontrarse archivados.

2.2 Sobre la gestión y conservación de documentos electrónicos.

El Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda, emitido por el Archivo Central en el 2014, destaca en el apartado 6.12.6.3. “Políticas de Conservación de Documentos en Medios Electrónicos”, la necesidad de un sistema para la gestión electrónica de la documentación y políticas de respaldo:

“Se debe disponer de un sistema institucional de gestión electrónica de documentos, para garantizar el adecuado respaldo y resguardo de los documentos enviados y recibidos en formato electrónico, y que satisfaga todas las necesidades de los usuarios que intervienen en el proceso. Además, se tiene que tomar en cuenta la: Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y las Normas Técnicas para la Gestión y Control de Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República. // Los repositorios de los documentos electrónicos, deben contar con políticas de respaldo dadas por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación, ya sea en un servidor o en algún medio que dicha Dirección recomiende y garantice a todos los usuarios que la información conservada puede ser consultada en cualquier momento.”

En relación con lo anterior, se determinó que, a la fecha, no existe formalmente una gestión electrónica de documentos en el Ministerio de Hacienda, ni se han definido responsabilidades sobre el registro, la custodia y la seguridad de la información electrónica. Solamente se tiene definido lo relacionado con la gestión de documentos físicos.

Lo antes citado, se corrobora con lo indicado por el Departamento de Servicios mediante oficio DSG-0520-2019 del 13 de setiembre de 2019, en relación a que no se cuenta con un repositorio digital para la conservación de los documentos declarados con valor científico cultural, y que no se dispone de software y hardware requerido para la conservación de documentación digital.

La condición mencionada se debe a que no se ha definido en conjunto con las dependencias del Ministerio relacionadas con el tema, la gestión electrónica de los documentos. Aunado a lo anterior, el Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda se encuentra desactualizado, dado que no abarca la gestión documental electrónica, y si bien es cierto la Política General de Seguridad de la Información MH-DOM-PRO01-POL-001 recalca la importancia de la seguridad de la información como activo esencial institucional, no contempla la participación de la Unidad de Archivo Institucional como ente competente en el Comité de Seguridad, desde el punto de vista archivístico.

Al respecto, esta Auditoría Interna emitirá un informe preventivo a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, con el fin de que se valore la participación de la Unidad de Archivo Institucional en el mencionado Comité de Seguridad. Asimismo, el Coordinador del Archivo Institucional, indicó a esta Auditoría Interna que la actualización del Manual mencionado se encuentra incluida en el plan de trabajo de esa UnidadComo parte de esa actualización es importante resaltar que la Unidad de Archivo Institucional redactó una política de gestión de documentos electrónicos, entendida como lineamientos de carácter general que




estructura el compromiso de la Administración en la gestión electrónica, esto en coordinación con las demás unidades que tienen relación con el tema en el Ministerio.

De acuerdo con lo indicado, el Ministerio de Hacienda se expone al riesgo de no contar con un respaldo institucional y a nivel externo de la información electrónica, lo cual puede afectar el control y disposición del patrimonio digital, en vista de que los documentos son parte de la memoria colectiva, por lo que es necesario su acceso y preservación.

2.3 Sobre el estado de las instalaciones físicas del Archivo Institucional en Barrio Don Bosco y de los archivos de gestión ubicados en las bodegas de Calle Blancos.

La Norma 4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad, de las Normas de control interno para el Sector Público2 señala:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos.”

Por su parte, el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo No. 40554, destaca:

“Artículo 40. Respaldo Institucional. Los Jerarcas de las Instituciones que forman parte del Sistema, deberán vigilar porque el sistema institucional de archivos y su recurso humano, cuenten con las condiciones óptimas para ejercer la función archivística con excelencia y cumplir con la legislación vigente.”

Tomando en consideración lo anterior, esta Auditoría Interna realizó visitas de inspección a los archivos de gestión ubicados en una bodega de materiales de la Dirección Administrativa y Financiera, en Calle Blancos, así como a las instalaciones del Archivo Institucional en Barrio Don Bosco, en las cuales se observó lo siguiente:

En la Bodega de Materiales se encuentran pequeños espacios divididos por el Departamento de Mantenimiento, para custodia de documentos de la Dirección Jurídica, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), División de Exenciones de la Dirección General de Hacienda (DGH) y dos bodegas aparentemente con documentación de la Dirección General de Tributación (Heredia y Zona Norte) y la Dirección General de Aduanas y Contabilidad Nacional, y una bodega reportada como vacía pero que tiene cajas.

En general las condiciones de archivo de los documentos no son aptas para su custodia y conservación, se evidenció el deterioro de los documentos y las cajas que los contienen, existe una capa considerable de polvo y suciedad sobre documentos, archivadores, cajas, estantes y el suelo de las instalaciones; los espacios no están identificados con rotulación y fueron construidos con material de desecho sin condiciones básicas de seguridad;; se observaron clavos expuestos que son un riesgo para las personas que transiten cerca; la mayoría de las puertas no tienen cerradura y las que tienen llavín estaban abiertas; el techo es de zinc sin cielorraso con agujeros; no se cumplen las condiciones de temperatura y humedad controladas que deberían tenerse para la conservación de documentos; hay exceso de humedad y calor; en algunos de los espacios hay estantes y en otros se conservan las cajas directamente sobre el suelo, desacomodadas y sin rotulación, con excepción de

2 Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) emitidas por la Contraloría General de la República, publicadas en La Gaceta No. 26 del 6 de febrero de 2009.




una de las bodegas de la DGABCA, Exenciones (de la DGH) y la Dirección Jurídica; hay carpetas y archivadores de cartón que se conservan sin caja, y algunas sobre el suelo; se observaron bolsas negras tipo jardineras y cobertores blancos cubiertos de polvo, y se desconoce el contenido de estas; debido a la falta de espacio se estiban cajas sobre cajas, por lo que las de abajo ceden ante el peso de las de arriba; se informó que ingresan murciélagos, lo cual contamina y deteriora los documentos; existen algunas cajas abiertas y sin rotular; no se observaron tablas de contenido en algunas cajas; se observaron tachaduras en las rotulaciones de algunas cajas; existe un acceso en común para la bodega de la Dirección Jurídica y una de la Dirección General de Hacienda. Estas “mini bodegas” se encuentran en la misma bodega de mantenimiento y materiales, en la cual se observaron gran cantidad de estantes desocupados o que tienen materiales y repuestos varios. (Ver Anexo N°3 de este informe).

En el Archivo Institucional, en Barrio Don Bosco, tiene documentos pendientes de eliminación. Las instalaciones están divididas en dos secciones: izquierda con documentación sin clasificar y derecha con documentación con rotulación y clasificación por dependencia, pero la gran mayoría sin tablas de plazos. Un grupo de documentos colocados en carpetas de manila sobre en el suelo, cuentan con tabla de plazos para eliminación, así como documentos pendientes de eliminación, pertenecientes a los mismos que están en la Bodega L en Calle Blancos, rotulados como planillas.

Las goteras y filtración de agua afectan la estantería, cajas y documentación que ya había sido clasificada. Los documentos para eliminación se entregan al TEC, acorde con un contrato entre el Ministerio de Hacienda y dicha institución, sin embargo, no hay garantía de que la documentación con humedad sea recibida en esa condición. Las instalaciones del Archivo están desprovistas de aire acondicionado, deshumidificadores, varios difusores (rejillas) de las lámparas de iluminación, conos para desagüe de las canoas, ganchos para colocar los extintores, guantes, cubre bocas, chalecos, fajas y gabachas, silla de ruedas, camilla (tabla) para traslado de personas y cuello ortopédico, tóner para la impresora, mantenimiento del escáner, timbre en la entrada principal, antideslizantes en las gradas de acceso al segundo piso, iluminación en las noches en la entrada al edificio y cámara de seguridad. El piso está despintado, con grietas y desniveles. Los funcionarios no disponían de agua potable en horas de la tarde, debido a racionamiento constante del líquido en el sector de La Sabana y los tres tanques de agua con los que cuenta el edificio no son utilizados.

También se visitó el Archivo de la Dirección General de Tributación ubicado en las mismas instalaciones de Calle Blancos, sobre el cual según manifestó la encargada, tuvo dificultades para contar con un espacio adecuado para el archivo; sin embargo, se observó que las instalaciones se mantienen limpias, la documentación se encuentra en estantes, ordenada y rotulada, y se cuenta con seguridad en cuanto al control de acceso y cámaras de vigilancia instaladas.

Condiciones similares ya habían sido señaladas por la Dirección General del Archivo Nacional, en noviembre de 2014, cuando se emitió el informe de seguimiento de inspección No. IS-03-2014 para el Ministerio de Hacienda, sobre la ejecución de las recomendaciones emitidas en el Informe de Inspección No. 08-2012 para el Archivo Central, que en ese momento se encontraba ubicado en una bodega en Sabana Sur en el Centro Comercial Urgellés y Penón. Las disposiciones y recomendaciones del informe IS-03-2014 no se han cumplido en su totalidad.

De acuerdo con lo señalado por la Directora Administrativa y Financiera, en el 2019, el motivo por el cual las instalaciones físicas se encuentran en el estado mencionado, es la falta de recursos destinados a su mejoramiento, y que en el Programa 132 no se asignó un monto para efectos de remodelación de las instalaciones en Calle Blancos, debido a las políticas presupuestarias emitidas por los entes rectores, que no han permitido contar con más recursos para terminar de dotar de bienes al Archivo Institucional, para su mejor funcionamiento. Debido a un tema económico de contrato, Calle Blancos fue la única opción para la ubicación de los archivos de gestión de las dependencias, ya que varias no cuentan con espacio de archivo en sus instalaciones debido a la cantidad de documentos.




De conformidad con lo indicado por el Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional, las condiciones de conservación del depósito en Barrio Don Bosco se han mejorado, pero no se ha logrado el estado idóneo, es decir, no se tienen aún las condiciones que se estipulan en la Ley, sin embargo, en comparación con la situación del Archivo anterior, sí hay mejoras.

Cabe destacar que la responsabilidad sobre el estado de los archivos, sobre el tratamiento documental, la custodia, y mantenimiento de la documentación, corresponde al Director de cada dependencia, así como incluir dentro de su presupuesto la adquisición de bienes para este fin.

Las condiciones actuales de las instalaciones del Archivo Institucional, en Barrio Don Bosco, así como de los archivos de gestión ubicados en una bodega en Calle Blancos, presentan un riesgo al resguardo y correcta conservación de los documentos físicos, así como la salud ocupacional de los funcionarios. Existe también el riesgo de pérdida de información valiosa.

2.4 Sobre estado de archivos de gestión en las dependencias del Ministerio de Hacienda.

El Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo No. 405543, en su artículo 34 indica las competencias del Archivo Central en cuanto a supervisión, atención de consultas y asesoría en los archivos de gestión, a saber:

“Artículo 34. Competencias. Las competencias y atribuciones de los archivos del Sistema se encuentran establecidas en la Ley que se reglamenta. // El Archivo Central es el responsable del sistema institucional de archivos, de coordinar y supervisar el cumplimiento de todas las actividades y políticas archivísticas que realicen los Archivos de Gestión de la entidad. // Además atiende las solicitudes de consultas, de asesoría y otras relacionadas con la gestión documental de sus respectivas Instituciones, de conformidad con la Ley que se reglamenta.”

Asimismo, el Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda, indica las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera en el artículo 4, y del Departamento de Servicios en el artículo 8:

“Artículo 4º-El (la) Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) tendrá las siguientes funciones:4.25) Velar por la correcta aplicación en todas las Dependencias del Ministerio de la normativa vigente en materia de competencia de la Dirección Administrativa y Financiera.”

“Artículo 8º-El Departamento de Servicios tendrá las siguientes funciones:8.9) Formular los lineamientos y brindar la asesoría requerida a las Dependencias del Ministerio, en relación con el Sistema Archivístico Institucional y dar seguimiento al cumplimiento de los mismos. // 8.12) Velar para que las políticas archivísticas que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional sean de cumplimiento dentro del Sistema Archivístico Institucional.”

Tomando en consideración lo anterior, y con el objetivo de conocer el estado de los archivos de gestión en el Ministerio de Hacienda, en la encuesta antes mencionada, se consultó sobre la ubicación y custodia de la documentación, el formato de los documentos digitales, la existencia de una persona encargada del archivo de gestión, las fechas extremas de los documentos, la verificación realizada por el Archivo Institucional sobre el cumplimiento del Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos, entre otros aspectos. (Ver Anexo No. 2 en este informe).

3 Decreto No. 40554-C publicado en el Alcance N°217 a La Gaceta N°170 del 7 de setiembre de 2017.




La información recopilada a través de la encuesta, permitió conocer el estado de los archivos de gestión por unidad administrativa y aspectos de mejora que requieren atención y supervisión por parte de la Unidad de Archivo Institucional. Al respecto, se destacan los siguientes aspectos:

a. De las respuestas obtenidas, se desprende que existen, al menos, 146 archivos de gestión de documentación física, distribuidos en doce dependencias y 3 archivos únicamente de documentación digital pertenecientes a una unidad de la Tesorería Nacional y a dos unidades de la Dirección General de Hacienda. Las Dependencias con mayor cantidad de archivos de gestión, con base en la cantidad de unidades reportadas por cada una, son las siguientes: Dirección General de Tributación, Dirección Administrativa y Financiera, y la Dirección General de Aduanas. Ver gráfico N°1 en el Anexo N°2.

b. Con respecto a la ubicación y custodia del archivo de gestión de documentación física, se destaca que la Dirección de Gestión Técnica en el Departamento de Procesos Aduaneros, ubicada en el Edificio La Llacuna, indicó la urgente necesidad de que se proceda a la asignación de un espacio pertinente, para el almacenamiento de la documentación, con las condiciones de seguridad correspondientes. En la Aduana de Peñas Blancas se indicó que no se cuenta con archivo y utilizan distintos espacios para almacenar documentación en las casas de habitación y oficinas en desuso; y en la sección de archivo de la Unidad de Archivo y Certificaciones 2 perteneciente a la Contabilidad Nacional, indicaron que la documentación física se ubica en el Edificio Fischel y la que se encuentra vencida en una bodega en Calle Blancos.

c. Respecto a la ubicación y custodia del archivo de gestión con documentación digital, se obtuvo como resultado que el 40% de las unidades respondieron que su documentación digital se conserva en la Intranet institucional. El 17% se encuentra en la computadora (disco duro) de algún funcionario, el 7% indicó que se encuentra en carpetas compartidas, el 5% respondió que la documentación se conserva en el disco duro de la computadora de la secretaria, el 4% indicó que se encuentra en un servidor “no oficial” (no se indica a qué se refiere), el 3% que se encuentra en un “sistema”, el 1% que se resguarda en un disco duro externo, otro 1% indicó que no existe un resguardo de información digital, otro 1% mencionó a “One Drive” como su respaldo de esta información y finalmente, un 1% indicó que la información se encuentra en “Red” (no se especificó al respecto). Ver gráfico N°2 en el Anexo N°2.

d. Ante la consulta sobre si el formato de la documentación digital, es tal que esta información pueda ser leída en el tiempo, es decir, que se pueda asegurar su lectura en el futuro, se destaca que únicamente la Dirección Jurídica indicó lo siguiente: “todos los documentos finales digitales están en formato PDF, guardados con la opción "Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)". Esta norma permite que los documentos electrónicos puedan conservarse a largo plazo”. Ver gráficos N°3 y N°4 en el Anexo N°2.

e. Existen 12 unidades administrativas que no tienen una persona encargada del archivo de gestión, ubicadas en las siguientes dependencias: Dirección General de Aduanas, Tesorería Nacional y Dirección General de Tributación. Ver gráfico N°5 en el Anexo N°2.

f. En cuanto a las fechas extremas de la documentación física en las diferentes unidades, existen archivos de gestión con documentos de más de 20 años, en las siguientes dependencias: Dirección General de Aduanas, Tesorería Nacional, Dirección General de Tributación, Dirección Administrativa y Financiera y Contabilidad Nacional. Ver gráfico N°6 en el Anexo N°2.

g. Al consultar sobre si la Unidad de Archivo Institucional ha verificado el cumplimiento del Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos, 115 unidades con archivo de gestión indicaron que no se ha realizado esa verificación y 40 de ellas respondieron que sí se ha realizado. Ver gráfico N°9 en el Anexo N°2.

Con respecto a este último punto, el Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional indicó que es imposible realizar un diagnóstico a todos los archivos del Ministerio, porque además de él, solamente hay tres personas en dicha Unidad, a saber: un misceláneo que no ejecuta labores técnicas archivísticas, pero le




brinda apoyo al funcionario Técnico en las labores de tratamiento archivístico en el depósito en Barrio Don Bosco; y una funcionaria Profesional, a cargo de asesoría, capacitación e inspección. Aunado a lo anterior, se dan los factores del tamaño del Ministerio y el cambio continuo de las condiciones en los archivos de gestión de las distintas dependencias.

Las condiciones determinadas en los archivos de gestión de las Dependencias, resultan en un cumplimiento parcial de la función del Archivo Institucional, en cuanto a supervisar el acatamiento de las actividades y políticas archivísticas, que realizan los archivos de gestión del Ministerio, según el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos; así como la asesoría y seguimiento por parte de la DAF y el Departamento de Servicios en cuanto al cumplimiento de la materia archivística, con base en el Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda.

3 CONCLUSIONES

3.1 La gestión y procedimientos de la Unidad de Archivo Institucional presenta oportunidades de mejora para el cumplimiento de la normativa archivística, y el seguimiento de esta Unidad a los archivos de gestión del Ministerio de Hacienda, según como se indica a continuación.

3.2 Durante el lapso en que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) estuvo inactivo en sus funciones, hasta el nombramiento del nuevo Coordinador de la Unidad de Archivo Institucional, no se ejecutaron las funciones definidas en la normativa estipulada en la Ley No. 7202 y su Reglamento; lo que repercutió en que no se realizaran sesiones, valoración documental, ni transferencia de documentación a la Dirección General del Archivo Nacional y tampoco se procediera con la aprobación de tablas de plazos de conservación de documentos. Una vez reactivado el Comité, se estableció la metodología de trabajo para atención de las tablas de plazo pendientes. (Ver Resultado 2.1 de este informe).

3.3 La mayoría de unidades administrativas con archivo de gestión en este Ministerio, no cuentan con la tabla de plazos de conservación aprobada, lo que repercute en la acumulación de documentos que ya perdieron su utilidad, obstaculiza una correcta administración de los archivos de gestión, con el consiguiente uso de espacio físico para archivo, que es necesario para la conservación de documentos que sí deben encontrarse archivados. (Ver Resultado 2.1 de este informe).

3.4 A la fecha, no se cuenta con gestión electrónica de documentos en el Ministerio de Hacienda, ni se han definido responsabilidades sobre el registro, la custodia y la seguridad de la información electrónica. El Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda, se encuentra desactualizado, dado que no abarca la gestión documental electrónica. Lo anterior puede afectar el control y disposición del patrimonio digital.

La Política General de Seguridad de la Información MH-DOM-PRO01-POL-001 no contempla la participación de la Unidad de Archivo Institucional en el Comité de Seguridad. (Ver Resultado 2.2 de este informe).

3.5 Las condiciones actuales de las instalaciones del Archivo Institucional, en Barrio Don Bosco, así como de los archivos de gestión ubicados en una bodega en Calle Blancos, presentan un riesgo al resguardo y buena conservación de los documentos físicos, así como la salud ocupacional de los funcionarios, con el riesgo de pérdida de información valiosa. (Ver Resultado 2.3 y Anexo N°3 de este informe).

3.6 La información recopilada a través de la encuesta remitida a las Dependencias, permitió conocer el estado de los archivos de gestión por unidad administrativa y aspectos de mejora que requieren atención y supervisión por parte de la Unidad de Archivo Institucional, para una adecuada verificación de cumplimiento del Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda. (Ver resultado 2.4 y Anexo N°2 de este informe).




4 RECOMENDACIONES

Como resultado de esta auditoría y con la intención de colaborar con el fortalecimiento del control interno y la consecución de los objetivos de la Administración, particularmente para la mejora y cumplimiento de la normativa archivística, se recomienda la implementación de las siguientes acciones:

A la Directora Administrativa y Financiera:

4.1 Definir y establecer las herramientas administrativas necesarias que permitan a la Unidad de Archivo Institucional contar con la organización apropiada de las solicitudes y trámites de valoración de documentos, tablas de plazos pendientes, y consultas generales respecto a archivística, por parte de las Dependencias de este Ministerio. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 30 de junio de 2021. (Ver conclusiones 3.1, 3.2 y 3.5 en este informe)

4.2 Emitir lineamientos generales para la gestión y conservación de los documentos electrónicos, producidos y recibidos por el Ministerio, coordinando con la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación, en aras de disponer de un sistema de gestión de documentos electrónicos, que permita su accesibilidad, conservación, integridad y seguridad de la información, incluyendo un repositorio digital para los documentos con valor científico cultural. Asimismo, valorar y documentar la decisión que se tome con respecto a la necesidad de que se incluya en el Comité de Seguridad a la Unidad de Archivo Institucional. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 30 de junio de 2021. (Ver conclusión 3.3 en este informe).

4.3 Revisar lo señalado en el punto 2.3 de este informe con el fin de definir las acciones necesarias para el mejoramiento de las instalaciones físicas del Archivo Institucional en Barrio Don Bosco. Una vez realizada la revisión, establecer un plan de acción con las actividades a realizar para solventar las debilidades señaladas. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 30 de junio de 2021. (Ver conclusión 3.4 en este informe).

4.4 Llevar a cabo una inspección por parte de la Unidad de Archivo Institucional a los archivos de gestión ubicados en la Bodega de materiales en Calle Blancos, con el fin de definir con las dependencias correspondientes, medidas correctivas que éstas deben realizar acorde a la normativa de Archivo, o bien, programar la valoración de los documentos para la elaboración de la tabla de plazos o el traslado de la documentación ubicada en ese lugar a otras instalaciones que se encuentren acorde a la Ley No. 7202. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 30 de junio de 2021. (Ver conclusión 3.4 en este informe).

Con base en lo anterior, se le solicita a esa Dirección, proceder conforme lo dispone el artículo 36 de la Ley Ley General de Control Interno No. 8292 y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna, decreto No. 34323 del 22 de febrero de 2008, comunicando a esta Dirección las decisiones que se tomen respecto al presente informe, dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como presentar en un plazo razonable el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de lo recomendado.

Ronald Fernández RomeroDirector de Auditoría Interna

Ministerio de Hacienda




Geannina González Herrera Natalia Mora SánchezProfesional de Auditoría Interna 1B Coordinadora Auditoría Estudios Especiales

RFR/nms/gghCe. Elian Villegas Valverde, Ministro de Hacienda. Estudio No. 24-2018Criterio N°74: Archivo Institucional




ANEXO N°1Observaciones recibidas por parte de los participantes en la comunicación de Resultados

Comentarios de la Administración Valoración de la Auditoría Interna

Sobre resultado 2.1: La Jefe del Departamento de Servicios Generales manifestó que respecto al CISED no existió incumplimiento de la normativa, debido a que ciertas condiciones no permitían su funcionamiento, pero al reactivarse, se reanudaron las labores de manera inmediata.

Se acoge lo comentado. En el presente informe se sustituyó el término “se incumplió” por el de “no se ejecutaron las funciones”.

Sobre resultado 2.2: La Directora Administrativa y Financiera indica que no se dispone de recursos ni presupuesto actualmente para un sistema de gestión documental, sin embargo, en el Proyecto de Hacienda Digital se podría validar en el mercado, a largo plazo. La jefe del Departamento de Servicios Generales comenta que la UAI puede brindar algunas especificaciones técnicas en materia de archivo, pero el desarrollo y definición del sistema en materia de informática corresponde a la DTIC.

En razón de los argumentos expuestos por las participantes, esta Auditoría Interna se refiere en la recomendación a lineamientos generales para la gestión y conservación de los documentos electrónicos, en el sentido que estos sirvan de insumo, cuando se disponga de un sistema de gestión de documentos electrónicos en el Ministerio de Hacienda.

Sobre resultado 2.3: el Coordinador de la UAI indica que las condiciones actuales del depósito del Archivo Institucional han mejorado. La Subdirectora Administrativa y Financiera propone que la recomendación se base en continuar con los esfuerzos o acciones necesarias para el mejoramiento de las instalaciones del Archivo, pero destaca que en este momento no hay contenido económico para ese fin.La jefe del Departamento de Servicios señala que la responsabilidad en la gestión de los archivos en Calle Blancos, es de cada Dirección. Existe responsabilidad de la UAI en supervisión y observaciones en caso de detectarse un incumplimiento en materia de archivo.

Con respecto a los comentarios, en el informe se describen las condiciones que se observaron en el momento de la inspección realizada, y se acepta que a la fecha han habido mejoras al respecto.

La recomendación de las instalaciones del Archivo Institucional, se refiere a acciones que se puedan ir ejecutando para la mejora continua, en la misma línea de los avances que se han estado realizando.

La recomendación sobre los archivos de gestión en Calle Blancos consiste en una inspección, para que la UAI indique a las Dependencias correspondientes, las acciones correctivas que deben realizar con base en la normativa de archivo.

Sobre resultado 2.4: El Coordinador de la UAI manifiesta que se están enfocando en la capacitación, comunicados de normativa, recordatorios y brindar asesorías solicitadas, y debe existir el compromiso de la Dependencia a fin de reflejarse un resultado. La Subdirectora Administrativa y Financiera considera que es más apropiado que la recomendación pueda implementarse al 30 de junio de 2021.

Con respecto al comentario, la Auditoría Interna reconoce los avances logrados por parte de la UAI. La recomendación sobre herramientas administrativas, se refiere a la manera en cómo podrían organizarse en la UAI para atender las solicitudes y ejecutar sus funciones. A solicitud de la Subdirección de la DAF se definió como fecha de cumplimiento el 30 de junio de 2021.




ANEXO N° 2RESULTADOS DE ENCUESTA APLICADA

Gráfico N° 1Cantidad de unidades con archivos de gestión por Dependencia.

Nota: El gráfico No. 1 muestra la cantidad de unidades administrativas con archivos de gestión, por cada una de las dependencias, para un total de 149 archivos, con base en la información recopilada en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. No se muestran los resultados de las dependencias que no brindaron respuesta: Despacho del Ministro de Hacienda, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Dirección de Tecnología de Información y Comunicación, Tribunal Aduanero Nacional, Tribunal Fiscal Administrativo y Dirección de Crédito Público. Fuente: Elaboración propia.




Gráfico N° 2Ubicación y custodia del archivo digital

Intran

et

Comput

adora

funcio

narios

No resp

onde

Servido

r

Carpeta

compar

tida

Comput

adora

secret

aria

Servido

r no o

ficial

Sistema

Disco e

xterno

No exis

te

OneDrive Red

0

10

20

30

40

50

60

70

59

2518 15

10 7 6 51 1 1 1

Nota: El gráfico No. 2 representa la ubicación y custodia del archivo digital, y la cantidad de unidades administrativas que lo custodian en diferentes medios, con base en la información recopilada en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 3¿La información digital se encuentra elaborada en un formato que pueda ser leído en el tiempo?

Sí N/R No N/A0

20

40

60

80

100

120109

124 3

Nota: El gráfico No. 3 muestra la cantidad de unidades administrativas que respondieron Sí, No, N/A no aplica, o N/R no respondieron, a la pregunta respecto a si la información digital se encuentra en un formato que puede ser leído en el tiempo; con base en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 4




Formato utilizado por las unidades administrativas para la información digital.

PDF PDF, Word, Excel

Excel PDF y Word

Excel y Access

PDFy Excel

Formato Integra

PDF/A Word, Excel

Word, Excel, Access

0

5

10

15

20

25

30 28

12

3 3 2 2 1 1 1 1

Nota: El gráfico No. 4 representa el formato utilizado para la información digital en las unidades administrativas con archivo de gestión, con base en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 5¿La unidad administrativa tiene asignada una persona encargada del archivo de gestión?

Sí 136

No 12

N/R 1

Sí No

N/R

Nota: El gráfico No. 5 indica la cantidad de unidades administrativas con una persona encargada del archivo de gestión, con base en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 6Total de años de documentación física por unidad administrativa




1 año

3 años

6 años

8 años

10 año

s

12 año

s

14 año

s

16 año

s

18 año

s

20 año

s

22 año

s

24 año

s

28 año

s

30 año

s

34 año

s

44 año

s

59 año

s

No resp

onde

5

23

7

1

6

4 4

12

7 7

34

1

13

4 4

15

7

2

43

43 3

21 1 1 1 1 1 1 1

11

Nota: El gráfico No.6 indica las respuestas recibidas a la pregunta de la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019, referente a las fechas extremas de los documentos físicos, muestra la cantidad en años de los documentos del archivo de gestión en las unidades administrativas. Léase Exped. Personales como documentos que al estar relacionados con los funcionarios, se mantienen vigentes durante toda su relación laboral en el respectivo expediente personal. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 7¿La unidad cuenta con Tabla de plazos?

No 85Sí 45

En Pro-

ceso 8

Sin aprobar 4 No responde 6 N/A 1

No Sí En Proceso Sin aprobar No responde N/A

Nota: El gráfico No. 7 representa la cantidad de unidades administrativas y sus respuestas, a la consulta en cuanto a si la unidad cuenta con Tabla de plazos, con base en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 8Destrucción de documentos, con elaboración de actas respectivas.




No No aplica No responde Si En Proceso0

20

40

60

80

100

120

140

89

45

10 4 1

Nota: El gráfico No. 8 representa la cantidad respuestas por unidad administrativa, a la pregunta: En caso de destrucción de documentos, con base en la Tabla de Plazos, ¿fueron elaboradas las actas respectivas?, según la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.

Gráfico N° 9¿Ha realizado la Unidad de Archivo Institucional, alguna verificación de cumplimiento del Manual de políticas y procedimientos archivísticos?

0 20 40 60 80 100 120 140

No 105

Sí 40

No responde 4

Nota: El gráfico No. 9 representa la cantidad de unidades administrativas y sus respuestas, a la pregunta ¿Ha realizado la Unidad de Archivo Institucional, alguna verificación de cumplimiento del Manual de políticas y procedimientos archivísticos?; con base en la encuesta remitida a las dependencias del Ministerio de Hacienda, en agosto de 2019. Fuente: Elaboración propia.




ANEXO N° 3IMÁGENES DE LOCALES CON ARCHIVOS DE GESTIÓN

Imagen N° 1“Mini bodegas” de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa con

archivos de gestión, ubicados en Calle Blancos.

Nota: fotografías tomadas en la inspección realizada por la Auditoría Interna el 26 de agosto de 2019, a las “mini bodegas” ubicadas en Calle Blancos, con archivos de gestión de varias dependencias.

Imagen N° 2“Mini bodega” de la Dirección Jurídica con archivo de gestión ubicado en Calle Blancos.


Imagen N° 3




“Mini bodegas” de la División de Exenciones de la Dirección General de Hacienda, con archivos de gestión ubicados en Calle Blancos.


Imagen N° 4“Mini bodega” compartida entre la Direccion General de Aduanas y la Contabilidad Nacional, con archivo de

gestión ubicado en Calle Blancos.




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