การถอดบทเรยนการจดการความร (KM) เทคโนธาน ประจำาปงบประมาณ พ.ศ. 2558

(1 ตลาคม 2557 – 30 กนยายน 2558)

วนท 4 ธนวาคม 2557 เวลา 9.00-16.00 น. ณ หองอบรมสมมนา 214 เทคโนธาน

รปแบบการจด : Show and Share and Learn

Show อ.ดร. สรยา วจตรเสถยร

อาจารยประจำาสาขาวชาเทคโนโลยการจดการ สำานกวชาเทคโนโลยสงคม

1

กจกรรมการแลกเปลยนเรยนร (KM Sharing) ครงท 3/2558

เรอง การอานวเคราะหงบการเงนหนวยวสาหกจ“ ”

Show นายกรณย บตรมบญ หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน

นางสาวมณฑนา สายบำารง เจาหนาทบรหารงานทวไป สงกดหนวยตรวจสอบภายใน

Share

อ.ดร. กณทมา ศรจระชย รองอธการบดฝายพนธกจสมพนธกบองคกรชมชน

ผศ.ดร. ปภากร พทยชวาล รองผอำานวยการเทคโนธาน

Learn ผศ.ดร.พพฒน เหลองลาวลย ผจดการฟารมมหาวทยาลย

นายประพนธ พนธอนกล ผจดการสรสมนาคาร

2

ผแทนโรงพยาบาลมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร, ผแทนเทคโนธาน

พนกงานหนวยตรวจสอบภายใน และพนกงานหนวยวสาหกจทง 4 หนวยงาน

ถอดบทเรยน

FA : Facilitator : ปารชาต ศรธรปญญา

3

FA ไดรบมอบหมายจากทานผบรหารใหเปนเจาภาพจดสมมนา

การจดการความรของหนวยวสาหกจ 4 หนวยงาน ไดแก เทคโนธาน ฟารม สรสมมนาคาร และโรงพยาบาลมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร ในหวขอเรอง การอานวเคราะหงบการเงนของหนวยวสาหกจ งานนไมรอชาเชนกน“ ”

เพราะทราบมาจากทานรองผอำานวยการ (อ.หนง) วาทานรองอธการบดฝายพนธกจสมพนธกบองคกรชมชน ตองการอยากให หนวยวสาหกจทเกยวของกบเรองการเงนการบญช และงานดานงบประมาณ เขารวมรบฟงเพอเสรมสรางความร ความเขาใจใหกบพนกงานหนวยวสากจใหสามารถวเคราะหงบการเงน เพอชวยในการวางแผนและตดสนใจ เชงธรกจไดอยางมประสทธภาพ FA จงไดประสานเรองของวน เวลาไปยงเลขานการทานรองอธการบด ฝายพนธกจสมพนธกบองคกรชมชน พรอม Matching ตารางเวลาของผบรหารทง 4 หนวยวสาหกจ จงลงตวมาเปนวนพฤหสบดท 4 ธนวาคม 2557 สงทายปพทธศกราช 2557 กอนเทศกาลหยดยาว วนท 5 ธนวา วนพอแหงชาต วนท 10 ธนวา วนรฐธรรมนญ และปดทายวนสนป ดงนน FA ไดทำาหนงสอเชญหนวยตรวจสอบภายใน มารวม Show and Share ในสวนของผลการตรวจตดตามระบบการเงน และขอสงเกตของสตง. ในรอบปทผานมา รวมทงไดเรยนเชญผทรงคณวฒ อ.ดร.สรยา วจตรเสถยร อาจารยประจำาสาขาวชาเทคโนโลยการจดการ สำานกวชาเทคโนโลยสงคม มาเปนวทยากรถายทอดองคความรเรองงบการเงนของหนวย

4

วสาหกจใหดวย ... .แคเกรนๆ ในเบองตน กเปนหวขอทนาสนใจอยางมากเพราะ KM หวขอเรองนยงไมเคยมการจดทไหนมากอน พนกงานดานการเงนบญช งบประมาณ ถอวาเปนกลมเปาหมายหลกของการจดกจกรรมในครงนเลยทเดยว FA ไดรวบรวมรายชอกลมเปาหมายจากหนวยวสาหกจ 4 หนวยงาน ไดจำานวนทงหมด 44 คน โดยมเจาหนาทจากสวนการเงนและบญช 2 คนไดขอเขารวมแลกเปลยนเรยนรดวย FA ยนดเปนอยางยงทหวขอทจดในครงนเปนทนาสนใจ และเกดประโยชนในการทำางาน

การจดกจกรรมการจดการความรในครงน กเพอใหเปนไปตามขอบเขตการจดการการศกษา (KM Focus Area) ดานบรการวชาการ ซงสอดคลองกบตวบงชของ สกอ. คอ ตวบงชท 7.2 การพฒนาสถาบน สสถาบนการเรยนร และสอดรบกบวสยทศนของมหาวทยาลยความวา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร เปนสถาบนแหงการเรยนรทางดาน“

วทยาศาสตรและเทคโนโลยชนเลศ และเปนทพงของสงคม ”

เชาวนพฤหสบดท 4 ธนวาคม 2557 เจาหนาทแผนกลงทะเบยนของสำานกงานผอำานวยการฯ ขยนขนแขงมาชวยงานลงทะเบยนและ

5

แจกเอกสาร Presentation ของทานวทยากร อ.สรยา และเอกสารเพมเตมของหนวยตรวจสอบภายใน พนกงานจากหนวยวสาหกจทง 4 หนวยเรมทยอยมาลงทะเบยนกนทหนาหองอบรมสมมนา 214 เทคโนธาน รองอธการบดฝายพนธกจฯ อ.กณฑมา พรอมดวยอ.หนง ทานรองผอำานวยการฯ และวทยากร อ.ดร.สรยา กมาตงแตยงไมเรมลงทะเบยน เปนการแสดงถงสปรตของนกบรหารทพวกเรานาเอาเยยงอยางเลยทเดยว วนนทานวทยากรดสวย นารก ใบหนายมแยมสดใส บคลกภาพนาสนใจ การบรรยาย Show เรมขนดวยการกลาวเปดกจกรรมการการจดการความร โดยอ.หนงเปนผกลาวรายงาน ทาน รองฯพนธกจ กลาวเปดกจกรรมแบบนารก ไมดเปนทางการนก และเชญวทยากรอาจารย.ดร. สรยา วจตรเสถยร บรรยาย

ในชวงทหนง ถอดบทเรยนเรองการวเคราะหงบการเงน งบการเงนเปนการแสดงสถานะ และผลการดำาเนนงานขององคกรในรอบระยะเวลาทผานมา งบการเงนเปนขอมลทแสดงรายละเอยด ไดแก งบกำาไรขาดทน งบดล งบกระแสเงนสด งบแสดงการเปลยนแปลงในสวนของเจาของ รวมทงหมายเหตประกอบงบการเงน และอน ๆ ดงนน งบการเงนจงเปนแหลงขอมลทสำาคญยงทชวยใหผบรหาร และผมสวนได สวนเสย ทำาความรจกกบองคกรไดมากขน สามารถทราบถงความสำาเรจหรอความลมเหลวของกจการได และเปนเครองมอสำาคญทชวยลดความเสยงในการตดสนใจลงทนในกจการไดเปนอยางด

อยางไรกด แมวางบการเงนจะมประโยชนมาก แตกมขอจำากดอยมากเชนเดยวกน กลาวคอ งบการเงนเกดจากการนำาขอมลทางการเงนทเกดจากผลงานทเกดขนและผานมาแลว ซงไมอาจทำานายเหตการณในอนาคตไดเสมอไป หากผใชงบการเงนพจารณาแตขอมลในอดต อาจทำาใหตดสนใจผดพลาดได ผบรหารจงควรศกษารายงานการวเคราะหงบการเงน เพอทราบถงฐานะและความมนคงขององคกร โดยการวเคราะหถงฐานะการเงนและผลการดำาเนนงานวามความสามารถ ในการบรหารงานอยางไร ประกอบดวยการวเคราะหความสามารถในการทำากำาไร สภาพคลองขององคกร และประสทธภาพ ในการบรหารสนทรพย

6

กจการตองการอะไรจากการวเคราะหงบการเงนo ประเมนผลการดำาเนนงาน-ดความสามารถในการทำากำาไร การ

เพมยอดขาย ความสามารถในการปรบลด หรอควบคมรายจายo ทราบถงสภาพคลองทางการเงนของกจการ กจการม–

สนทรพยหมนเวยนทสามารถจายชำาระหนสนหมนเวยนไดเพยงใด

o ทราบถงประสทธภาพในการบรหารสนทรพย เงนลงทนใน–สนทรพยแตละรายการสามารถสรางรายไดใหกจการไดเพยงใด

o พจารณาโครงสรางทางเงน/ความเสยงของกจการ ดความ–เหมาะสมของสดสวนหนสนและทนของกจการ

ขอมลทใชในการวเคราะห ไดแก งบการเงนเปรยบเทยบอยางนอย 2 ป และขอมลรายละเอยดอนๆ เพอประกอบการวเคราะห

วธการวเคราะหงบการเงน (เครองมอ)o การวเคราะหตามแนวดงo การวเคราะหตามแนวนอนo การวเคราะหอตราสวนทางการเงน

อ.ดร. สรยา วจตรเสถยร ไดนำาตวอยางสถานะงบการเงนท เปนบรษทสมมตของบรษทตางๆ มาใหดเปนตวอยาง ซงแตละบรษทนนสถานะทางกำาไร ขาดทน วเคราะหไดไมเหมอนกน จะแตกตางกนทสนทรพย ลกหนทางการคา หนสนและสวนของผถอหน คาใชจายในการดำาเนนงาน ดอกเบย

ชวงทายของการบรรยายใหความรงบการเงน ทางวทยากรไดเปดโอกาสใหผเขารวมกจกรรม ไดซกถามขอสงสยทเกยวของกบการ

7

บรรยาย นบวา 3 ชวโมงนเปนการบรรยายทคมคาจรงๆ ทกคนไดรบความร สามารถนำาไปใชประโยชนในแตละหนวยงานได ตองขอขอบพระคณทานวทยากรเปนอยางสงนะคะ โอกาสหนาคงไดมโอกาสเรยนเชญทานมาใหความรแกพวกเราอกครง

ชวงบาย หลงจากททกคนไดรบประทานอาหารกลางวนเรยบรอยแลว จะเปนชวงของการ Show & Share โดยพๆ จากหนวยตรวจสอบภายใน นำาทมโดยพกรณย บตรมบญ หวหนาหนวยฯ และพแหมม มณฑนา สายบำารง พรอมดวยพๆ หนวยตรวจสอบฯ ทกคนไมวาจะเปนพต พนก พ ปม มากนครบ พรอมดวยเจาหนาทมาจากสวนการเงนและบญชทง 2 ทาน มารวมดวยชวยกนแชรขอมลดๆ ทเปนประโยชนและเปนองคความรใหกบพวกเราหนวยงานวสาหกจ

พกรณย บตรมบญ หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน (นตภ.) ไดมสาระการแลกเปลยนเรยนรในครงน FA ถอดบทเรยนไดดงนคะ

1)ภาพรวมของหนวยงานทเกยวของและอำานาจหนาท หนวยงานทตรวจสอบ อำานาจหนาทตามกฎหมาย บทบาทของการตรวจสอบ ประเภทการตรวจสอบ กฎ ระเบยบ ประกาศ ทเกยวของ

2)ประเดนขอสงเกตจากการตรวจสอบ การไมปฏบตตามกฎ ระเบยบ การปฏบตไมเปนไปตามหลกการควบคมภายในทด ความผดพลาดโดยบคคล

สตง. อำานาจหนาทตามกฎหมายตาม พรบ. ประกอบรฐธรรมนญวาดวยการตรวจเงนแผนดน พ.ศ. 2542 วาดวยอำานาจหนาทของสำานกงานการตรวจเงนแผนดน มาตรา 39(2) ตรวจสอบการรบจาย การเกบรกษา และการใชจายเงนและทรพยสนอนของหนวยรบตรวจ และแสดงความเหนวาเปนไปตามกฎ ระเบยบฯ หรอไม และตรวจการจดซอจดจางตามแผนงาน/โครงการ

นตภ. อำานาจหนาทตามกฎหมาย ตามระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวยการตดตาม ตรวจสอบ ประเมนผลงาน และการตรวจสอบภายใน พ.ศ.2551 ขอ 21 (2)–(6) ตรวจสอบและสอบทานความเหมาะสม

8

ดานตางๆ ดงน ดานการบญช ดานการเงน ดานการจดซอจดจาง ดานการบรหารจดการ และดานสารสนเทศประเภทการตรวจสอบ

1. การตรวจสอบการปฏบตตามกฎ ระเบยบ (Compliance Audit)

2. การตรวจสอบการเงน การบญช (Financial Audit)3. การตรวจสอบการจดซอจดจาง (Procurement Audit)4. การตรวจสอบการดำาเนนงาน (Performance Audit)5. การตรวจสอบระบบสารสนเทศและการสอสาร (IT Audit)6. การตรวจสอบสบสวน (Investigative Audit)7. การตรวจสอบในลกษณะอน (Other Audit)

กฎ ระเบยบ ประกาศ ทเกยวของ1. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวยการบรหารวสาหกจของมหาวทยาลยเทคโนโลย สรนาร พ.ศ. 25512. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย การเงนและทรพยสนของมหาวทยาลย พ.ศ. 25493. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย การพสด พ.ศ. 2554

ประเดน ขอสงเกตจากการตรวจสอบ� ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามกฎ ระเบยบ� ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามหลกการควบคมภายในทด� ประเดน ความผดพลาดโดยบคคล (Human Error)� ประเดน อนๆ � ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามกฎ ระเบยบ (ทวไป)

สรปขอสงเกตจาก สตง.1. การเบกจายในอตราทไมเหมาะสม เชน คาตอบแทน คาเบยประกน

อบตเหต2. เอกสารเบกจายไมครบถวน3. ประกาศหนวยวสาหกจขดกบประกาศของมหาวทยาลย4. การโอนงบประมาณเพมลดไมขออนมต5. การไมบนทกบญชคาใชจายคางจาย

ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามกฎ ระเบยบ ( พสด ) 1. การซอครภณฑราคาสงกวาราคาทองตลาด

9

2. การไมมครภณฑใหตรวจสอบ3. การไมตดรหสครภณฑ4. การทำาสญญาจาง โดยไมกำาหนดวงเงน และเงนประกนสญญา5. การไมแตงตงผควบคมงาน

ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามกฎ ระเบยบ ( พสด ) 1. การตรวจรบไมถกตองครบถวนตามใบสงซอ2. การไมกำาหนดคาปรบกรณสงมอบเกนกำาหนด3. การจดทำาแบบรปแนบทายสญญาจางมรายละเอยดไมครบถวน4. การประมาณปรมาณวสดสงกวาแบบรปรายการ5. การแตงตงคณะกรรมการตรวจการจาง โดยทไมมผมความร ดานชาง

รวมเปนกรรมการ ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามหลกการควบคมภายในทด

1. รายจายทเกดขนไมสอดคลองกบภารกจหนวยงาน2. การจดหาวตถดบผานนายหนา3. การไมตรวจสอบคณภาพของวตถดบ4. การควบคมวสดและสนคาคงเหลอไมรดกม5. การรบงานโดยมตนทนสงกวารายได

ประเดนความผดพลาดโดยบคคล (Human Error) คำานวณคาเสอมราคาไมถกตองประเดน อนๆ ลกหนและรายไดคางรบคางนาน

สรปขอสงเกต นตภ.ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามกฎ ระเบยบ

1. การเบกจายสงกวาอตราทขออนมตไว2. การจดซอจดจาง เอกสารไมสมบรณ ครบถวน เชน ไมแนบใบเสนอ

ราคา ผขาย/ผรบจางไมลงนาม ในใบสงซอ/สงจาง3. การไมปฏบตตามนโยบายควบคมตนทน4. การกำาหนดระยะเวลาคนเงนยมทดรองไมสอดคลองกบระเบยบ

ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามกฎ ระเบยบ1. ผรบผดชอบเงนสดประจำาจด ไมปฏบตตามหลกเกณฑทกำาหนด2. การจางนกศกษาชวยงานไมเปนไปตามประกาศของมหาวทยาลย3. การบนทกบญชไมถกตอง เชน รายไดดอกเบย ดอกเบยคางรบ คาใช

จาย คาใชจายคางจาย ภาษมลคาเพม 4. การไมบนทกบญชครภณฑมลคาตำากวาเกณฑ5. การจดทำาเอกสารประกอบการเบกจายไมถกตอง

10

ประเดน การปฏบตไมเปนไปตามหลกการควบคมภายในทด1. การไมประทบตรา จายแลว ในเอกสารใบสำาคญจาย“ ”2. รายละเอยดประกอบงบการเงน ไมตรงตามยอดบญช3. ทะเบยนคมลกหนรายตวไมเปนปจจบน

ประเดนความผดพลาดโดยบคคล (Human Error) 1. การคำานวณคาเสอมราคาไมถกตอง2. การจดเกบรายไดไมครบถวน เชน คาบำารงการใชพนท3. การเบกจายลาชา เนองจากเอกสารสญหาย

ประเดน อนๆ1. ลกหนการคาคางนาน2. การใชบญชเงนฝากออมทรพยคำาประกนสญญา3. การจดซอครภณฑไมสอดคลองกบงบประมาณประจำาป

ขอเสนอแนะ1. ควรศกษากฎ ระเบยบ ทเกยวของใหเขาใจ ชดเจน เพอจกไดปฏบตให

ถกตอง2. บคลากรทางดานบญช ควรศกษาหลกการบญช มาตรฐานบญช เพอ

ใหเขาใจหลกการ/มาตรฐานบญช และปฏบตตามใหถกตอง3. ควรมการ spot check ขนตอน/เกณฑการปฏบตงานทหนวยงาน

กำาหนดขน เปนระยะๆ เพอสอบทานการปฏบตงานใหเปนไปตามทกำาหนด

4. หากหนวยงานจะดำาเนนกจกรรม/โครงการใหม ควรศกษาเปรยบเทยบ รายได และคาใชจายจะทเกดขน เพอศกษาความเปนไปไดของกจกรรม/โครงการ

ชวงตอมาหลงจากหวหนาหนวยตรวจสอบภายใน (นตภ.) ชวงน พแหมม มณฑนา สายบำารง ไดแลกเปลยนเรยนร ในเรองของบทความ การจางทำาของกบการตดอากรแสตมป อตราอากรแสตปทเกยวกบการจางทำาของ กรณท

ไมมการระบราคาการจางทชดเจน และบทลงโทษ ทเกยวกบภาษอากร อกทงพแหมม ยงไดใหแนวปฏบตการควบคมภายในดานการเงน ทมขนตอน การดำาเนนงานดานการรบเงน การ

11

จายเงน การบนทกบญชและการรายงาน การบรหารและการควบคมลกหน การบญชลกหน และการบรหารหน ทมสภาพแวดลอมการควบคม ปจจยเสยง ทนำากจกรรมการควบคม สารสนเทศและการสอสารมาปรบใชใหเกดประโยชน สดทายมการตดตามและประเมนผล

สดทายทายสด ของชวงน FA เปดโอกาสใหผแทนแตละหนวยงานวสาหกจ ไดแลกเปลยนประสบการณการทำางบการเงนของแตละหนวยงาน

เรมจากทฟารมกอน ทานผจดการฟารม อ.พพฒน ไดรวมแชร เรองของขวดนำา มทส. วาจะมการปรบปรงรปโฉมลกษณใหม เปนลกษณะเปนเหลยมขวดเพชร จะมผลกระทบดานการปรบปรงงบอยางไร และในสวนเรองการเบกจายขามป การปรบปรงสงกอสราง จากโครงสรางเดม

ดานสรสมมนาคารนน ตอนนกำาไรคอนขางขยบเพมมากขน เนองจากทางการตลาดและประชาสมพนธทำางานเปนทมเวรค มควงานเขามาตลอด งานนทกคนปรบมอใหกบสรสมมนาคารทมกำาไรเพมขนเรอยๆ

ดานโรงพยาบาลมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร แจงเรองงบการเงนของโรงพยาบาลวา ตอนนคากอสรางตกมมากหลงจากทไดเปดทำาการไปแลว สถานะทางการเงนตอนนยงนบวาขาดทนอย ซงตอไปเมอหมดคากอสรางอาคารแลวจะหารายไดทางวสาหกจใหมากขน

ไดมการ Show & Share ในชวงบายจนถง 4 โมงเยนแลว ทกหนวยงานไดขอสรปรวมกน คอ เราทง 4 หนวยงานวสาหกจ ตองเกอหนนกนเอง ใชบรการอาหาร/เครองดม/ ทพก รวมกน เพอสรางแหลงรายไดเกดกำาไรใหแกหนวยงาน นบวา Win Win ทกหนวย คราวหนา QM หวงวาจะไดมการเปดโอกาสใหไดมการรวมตวกนของ 4 พลงหนวยวสาหกจอกนะคะ ตองขอขอบคณทกทานทสละเวลา และองคความรทมอยแตละหนวยงานรวมกนแลกเปลยน/ถายทอด

12

ผเขารวมกจกรรม KM ทง 4 หนวยงาน รวมกนถายภาพปดทายกจกรรมในครงน

เทคโนธานขอขอบคณทกทาน...แลวพบกนใหมในโอกาสหนานะคะ

13