โปรแกรม Excel เปนโปรแกรมประเภท Spread sheet ใชสำ�หรบง�นต�ร�ง คำ�นวณ และนำ�เสนอขอมลตวเลขดวยกร�ฟแบบต�งๆ

ก�รเรมใชง�นโปรแกรม

หลงจ�กจบบทเรยนน คณจะส�ม�รถใชง�นเกยวกบ :- เรมใชง�นโปรแกรม Microsoft Excel รจกสวนประกอบของหน�จอโปรแกรม ก�รเพมปมทลบ�รใน Quick Access Toolbar ก�รยกเลกปมทลบ�รใน Quick Access Toolbar ก�รปอนขอมล แกไขขอมล ลบขอมล ก�รบนทกเอกส�รลงใน disk

เรมใชง�นโปรแกรม Microsoft Office Excel1. คลกปม Start บนแถบ Task bar2. เลอก All Programs Microsoft Office 3. เลอก Microsoft Office Excel 2007 จะเปดใหใช

ง�นไดทนท

แนะนำ�โปรแกรม Excel

          Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท สเปรดชต (spreadsheet) หรอต�ร�งคำ�นวณอเลกทรอนกสทใชเกบบนทกขอมลในลกษณะต�งๆ ซงสวน

1.1

Microsoft Office Word 2007Office Excel 2007

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ใหญมกเกบขอมลประเภทก�รคำ�นวณ โดยจะเกบขอมลลงในต�ร�งสเหลยมทเรยกว� เซล (Cell)ทส�ม�รถนำ�เอ�เซลม�อ�งองใสในสตร เพอใหโปรแกรมคำ�นวณห�ผลลพธจ�กขอมลทบนทกไวได

แนะนำ�หน�ต�งของวนโดว Excel

1.2

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

          - ปม เรยกว� “Office Button” แสดงเมนทใชจดก�รไฟลทวไป เชน New, Open, Save as, Print และ Publish เปนตน            - Quick Access Toolbar แสดงปมค�สงทใช

บอยๆ โดยค�เรมตนจะแสดงเครองมอ Save,Undo ,และ Redo ซงเร�ส�ม�รถก�หนดเครองมอในสวนนเองได           - Title bar แสดงชอเวรกบคทใชง�นอยและชอโปรแกรม ในทนคอ Microsoft Excel           - Ribbon เปนกลมค�สงทเกบเครองมอออกเปนหมวดหม โดยแสดงเปนแทบ แทนทก�รเรยกใชเมนค�สงต�งๆในเวอรชนกอนๆ           - Contextual tabs เปนแทบพเศษทจะแสดงเมอใสออบเจคลงในเวรกชต เชน เมอแทรก WordArt โปรแกรมจะแสดง Drawing Tool ด�นบนและมแทบ Format ทใชส�หรบตงค� WordArt แสดงอยด�นล�ง           - Worksheet เปนแผนง�นมลกษณะเปนต�ร�ง ส�หรบพมพขอคว�ม หรอตวเลข โดยค�ทตงไวเมอเข�ใชโปรแกรมจะม 3 sheet คอ sheet1,sheet2 และ sheet3 ส�ม�รถเพมจำ�นวนเวรกชตในเวรกบคไดต�มตองก�ร           - View Shortcuts ใชดมมมองเอกส�ร โดยจะแสดงมมมองของเอกส�รในลกษณะต�งๆ           - Zoom และ Zoom Slider เปนเครองมอยอ-ขย�ยหน�จอ โดยเลอกขน�ดต�มเปอรเซนตทตองก�รยอ-

1.3

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ขย�ย หรอเลอนสไลเดอรทเครองมอ Zoom Slider ต�มคว�มตองก�ร

ก�รสร�งเวรกบคใหม

เวรกชต ( Worksheet )   หรอถ�เปนโปรแกรม Excel ภ�ษ�ไทยจะเรนกว� แผนง�น ในแผนง�นจะประกอบดวยชองต�ร�งสเหลยมจำ�นวนม�กซงมชอเรยกดง

ตอไปน

 Row ( แถว )   คอพนทแถวแนวนอนจ�กบนลงล�ง ตงแตแถวท 1 ไปจนถง                      แถวท 65536 ชอของเถวคอหม�ยเลขทแสดงทหวแถว  Column ( คอลมน )    คอพนทคอลมนแนวตงจ�กซ�ยไปขว� จ�กคอลมน A ไปจนถง                      คอลมน IV จะมทงหมด 256 คอลมน 

1.4

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ชอของคอลมนคอ    ชอตวอกษรทอยบนหวคอลมน เชน A, B, C,...  Cell ( เซล )     อยตรงคอลมน B แถวท 3 กจะเรยกว�เซล B3 

 เซลทกำ�ลงเลอกหรอกำ�ลงทำ�ง�น เร�เรยกเซลนนว� Active cell

            เรมใสขอมล เมอเข�ส Excel โปรแกรมจะสร�งเวรกบคใหมใหโดยอตโนมตพรอมตงชอว� Book1

           จดรปแบบใหเวรกชต เร�ส�ม�รถตกแตงขอมลใหน�สนใจ เชน เนนขอคว�มหวเรองดวยตวหน� สแดง  เพอแยกขอมลใหดแตกต�งกน

1.5

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

 ก�รเกบบนทกเวรกบค

 1.คลกปม ( บนทก ) หรอกด Ctrl+S จ�กแปนพมพ  2.เลอกไดรวหรอโฟลเดอรทตองก�รเกบบนทก  3.ตงชอทชอง File Name ตงชอไดย�ว 256 ตวอกษร ยกเวน\ / * < >!  4.คลกทปมคำ�สง บนทก

1.6

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รใชแถบเครองมอ

          เครองมอใน Excel 2003 กจะมหน�ต�คล�ยๆกบ Office ตวอนๆ ต�มปกตจะแสดงเพยง 2 ชดคอ  แถบ

1.7

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

เครองมอ Standard ( ม�ตรฐ�น ) และ Formatting ( จดรปแบบ )

           แถบเครองมอ Standard ( ม�ตรฐ�น ) มปมเครองมอทใชบอยๆ หรอเปนก�รทำ�ง�นพนฐ�นของโปรแกรม เชน ปม New , Open

            มปมเครองมอทใชในก�รจดรปแบบขอมลในเซล เชน เลอกฟอนต ขน�ด หรอลกษณะ, จดขอมลชดขว� ซ�ย และก�รใสสขอคว�มหรอพน ฯลฯ

1.8

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รเปดง�นเก�ม�ใชง�น

 1. คลกปม Open ( เปด ) หรอกดคย Ctrl+O  2. คลกทลกศรซ�ยชอง Look in ( มองห�ใน ) แลวเลอกไดรวและดบเบลคลกทโฟลเดอรทเกบเวรกบกไว  3. คลกทชอไฟลเวรกบค  4. คลกทปม ( เปด )

1.9

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รแกไขขอมลในเซล

1. คลกตรงทเซลทจะแกไข แลวพมพขอมลใหมลงไป 2. คลกทเซลทจะแกไข แลวกดปม F2 ทคยบอรด จะเปนก�รแกไขในโหมด Edit 3. ดบเบลคลกตรงทเซลทจะแกไข แลวเลอนเคอรเซอรไปแกไขขอมลภ�ยในเซลได 4. คลกตรงทเซลทจะแกไขแลวดทแถบสตรคำ�นวณ ( formula bar )  แลวคลกเม�สทแถบสตรเลยเพอแกไข  ขอมล

1.10

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ล�กเม�สคลมขอคว�มทตองก�รแกไข แลวส�ม�รถพมพขอมลใหมลงไปได

ก�รทำ�ง�นกบเวรกชต Excel

          ก�รใสขอมลลงในเซล และก�รแกไขต�งๆทเกยวของกบเวรกชต เปนง�นหลกๆในขณะทใช Excel

ก�รเลอนเวรกชต

1.11

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ถ�เวรกชตมขน�ดใหญม�ก อ�จกดปม Shift พรอมคลกล�กแถบเลอน เพอใหเรวขน อ�จใชเม�สแบบ 3 ปมเพอเลอนหน�จอขนลงกได

ก�รเลอกกลมเซลแบบตอเนอง

ก�รเลอกกลมเซลแบบไมตอเนอง

1.12

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

เลอกเซลทงคอลมนหรอหล�ยคอลมน

เลอกเซลทงแถวหรอหล�ยแถว

เลอกทงเวรกชต

1.13

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รปรบขน�ดเซล

ปรบคว�มกว�งของคอลมนดวยก�รคลกล�กเม�ส

ปรบคว�มกว�งของคอลมนดวยเมนลด 1. คลกเลอกคอลมนทตองก�รจะปรบคว�มกว�ง 2. กดปม รปแบบ บนเมน เลอก

1.14

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

คว�มกว�งคอมลมน 3. ระบคว�มกว�งในชอง ( โดยมหนวยวดเปนตวอกษร )

ก�รปรบค�คว�มสงกจะมลกษณะคล�ยๆกน

หรอใชเมนลดโดยก�ร คลกขว�เลอก -->คว�มสงของแถว -->แลวระบค�คว�มสง

ก�รคดลอกเซล ย�ยเซล

1.15

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รคดลอกดวยวธล�กแลวว�ง

ก�รคดลอกเซลผ�นคลปบอรด

หรอกดปม Ctrl+C เพอกอปป

1.16

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

หรอถ�เปลยนใจจะยกเลกเซลทเลอกไวใหกดคย Esc เสนประกจะห�ยไป

ก�รย�ยเซล           ก�รย�ยขอมลจ�กเซลหนงไปยงเซลหนง กมวธคล�ยกบก�รคดลอกเพยงแตหลงก�รย�ยแลว ขอมลจะอยในเซลปล�ยท�งเพยงชดเดยว สวนขอมลตนฉบบจะห�ยไป

1.17

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

เร�ส�ม�รถย�ยขอมลในระระใกลๆ ดวยวธล�กแลวว�งไดเหมอนกน แตไมตองกด Ctrl ค�งไว

ก�รแทรกแถว หรอคอลมน

ก�รแทรกหรอลบคอลมน

ก�รแทรกหรอลบเซล

1.เลอกเซลทจะแทรกหรอลบจ�กเวรกชต 2.คลกขว�บนเซลทเลอกไว แลวเลอกคำ�สง Insert ( แทรก ) เพอแทรกเซลใหม

1.18

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

Delete ( ลบ ) เพอลบเซลทเลอกไว

ก�รซอนหรอแสดงขอมล

          เร�ส�ม�รถซอนขอมลทไมตองก�รได เชนขอมลทเปนคว�มลบ ถ�จะพมพร�ยง�นเฉพ�ะสวนทไมเปนคว�มลบ กใหซอนแถวหรอคอลมนทเปนคว�มลบไวกอนแลวคอยพมพ

1.19

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

เมอพมพเสรจจงคอยแสดงแถวหรอขอมลนนกลบคนม�           วธนำ�คอลมนหรอแถวม�แสดง ใหเลอกครอบคลมแถวหรอคอลมนทซอน เชนจะแสดงคอลมน C กใหเร�เลอกคอลมน B-D แลวคลกขว�เลอก Unhide ( ยกเลกก�รซอน )

ก�รจดก�รเวรกชตและเวรกบค Ecxel

          ลกษณะขอมลมหล�ยประเภท เชน ขอมลดบ, ขอมลทผ�นก�รวเคร�ะห เร�ควรแยกคณสมบตของขอมลเหล�นไวคนละเวรกชต เพอคว�มเปนระเบยบเรยนรอยง�ยตอก�รเรยกด

ก�รจดก�รเวรกชต

ตงชอเวรกชตใหสอคว�มหม�ย

          Excel อนญ�ตใหตงชอใหมใหกบเวรกชตแตละหน�ไดอย�งอสระ ดงนนเพอใหทร�บว�เวรกชตไหนเกบขอมลอะไร กควรตงชอใหสอคว�มหม�ยกบเวรกชตทใชง�นดวย ซงจะตองไมเกน 32 ตวอกษร

1.20

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

เลอกและแสดงหน�เวรกชต

ก�รลบเวรกชตออกจ�กเวรกบค

1.21

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รใสสใหเวรกชต

          ก�รย�ยสลบตำ�แหนงเวรกชต ใหเร�ล�กเม�สทแทบชอของเวรกชตค�งไว แลวถงจดทตองก�รย�ยกปลอยเม�ส

ก�รจดก�รวนโดวของเวรกชต

ยอและขย�ยมมมองเวรกชต วธท 1 1. คลกลกศร Zoom ( ยอขย�ย ) 2.เลอกขน�ดจ�กร�ยก�ร หรอระบเองกได

1.22

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

วธท 2 1. เลอก View --> Zoom ( มมมอง --> ยอขย�ย ) 2. คลกเลอกขน�ดทจะยอขย�ย ขน�ดปกตคอ 100% ถ�ใชค�ม�กกว� 100% จะเปนก�รขย�ยและถ�นอยกว� 100% จะเปนก�รยอ 3. คลกปม Ok

 

ก�รแบงวนโดวเพอจดก�รกบต�ร�งขอมลขน�ดใหญ

ก�รแบงวนโดวแนวตง

1.23

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รแบงวนโดวแนวนอน

1.24

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รตงชอและใชสตรคำ�นวณ Excel

          ดงทไดกล�วม�แลว นน ไดอธบ�ยว�เซลต�งๆในเวรกชตจะมชอเรยกว� Cell reference หรอ "ชอเดม" ของเซลอยทกๆเซล ซงชอนจะประกอบไปดวยชอคอลมนและแถวของเซลนนม�รวมกน เชน เซลทอยตรงคอลมน F แถวท 8 กจะเรยกว�เซล F8 แตในก�รทำ�ง�นจรงบ�งครงจำ�เปนตองตงชอเซลใหสอคว�มหม�ยม�กกว�น เพอใหนำ�ไปใชง�นไดง�ยและสะดวกขน เชน ถ�มเซลอยกลมหนงซงเกบจำ�นวนเงนทนำ�เข�สนค�เดอนกมภ�พนธ แทนทจะเรยก "E5:E8" แตถ�เร�ตงว� Feb หรอ ก.พ. กน�จะเข�ใจม�กกว�

ตงชอเซลเพอใหเรยกใชไดง�ย

ตงชอใหมใหเซลหรอกลมเซล

1.25

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ตงชออตโนมตจ�กหวคอลมนหรอหวแถว

อธบ�ย ชอ กลมเซลล

กมภ�พนธ เซลล B3 - B7

มน�คม เซลล C3 - C7

ตงชอเซลโดยใช กลองชอ ( Name box )           วธนเปนวธทง�ยและรวดเรวทสดในก�รตงชอเซลหรอกลมเซลเพยงกลมเดยว เพร�ะคณส�ม�รถจะพมพชอเข�ไปในชอง name box (กลองชอ) ไดทนท ( วธนใชตงชอเซลไดอย�งเดยว แตจะลบหรอเปลยนชอไมได ) 1. เลอกเซลหรอกลมเซลทตองก�รตงชอเปนชอเดยวกน

1.26

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

2. คลกทชอง name box (กลองชอ) พมพชอหรอกลมเซล 3. เสรจแลวกด Enter ประโยชนของชอเซลทตงเอง

ก�รดผลลพธจ�กแถบสถ�นะ

1. เลอกกลมเซลทตองก�รนำ�ม�คำ�นวรค� 2. คลกขว�บนแถบ Status ( สถ�นะ ) แลวเลอกผลลพธทตองก�รจ�กเมนลดซงจะประกอบดวย None               (ไมม) ไมตองคำ�นวณห�ผลลพธใดๆเลย Average          (ค�เฉลย) ห�ค�เแลยของตวเลข Count              (จำ�นวนนบ) นบจำ�นวนเวลทงหมดทคณเลอกไว Count Nums  (นบเฉพ�ะสงทเปนตวเลข) นบจำ�นวนเซล

1.27

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ทเปนตวเลข Max                 (ค�ม�กทสด) ห�ค�สงสดจ�กทกๆเซลทเลอก Min                  (ค�นอยทสด) ห�ค�ตำ�สดจ�กทกๆเซลทเลอก Sum                 (ผลรวม) ห�ผลรวมของตวเลข

ตวดำ�เนนก�ร

ตวดำ�เนนก�รท�งคณตศ�สตร

Opertor คว�มหม�ย ตวอย�งก�รใช + บวก 4+7 - ลบ 15-3 หรอ -6

1.28

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

* คณ 8*3.5 / ห�ร 9/4

% เปอรเซนต 3%(มค�เท�กบ 0.03)

^ ยกกำ�ลง 2^3(หม�ยถง 2 ยกกำ�ลง 3)

ตวดำ�เนนก�รเปรยบเทยบ

Operato

r คว�มหม�ย

ตวอย�งก�รใช

= เท�กบ A1= B1

> ม�กกว� A1> B1

< นอยกว� A1< B1

>= ม�กกว�หรอเท�กบ

A1>= B1

<= นอยกว�หรอเท�กบ

A1<= B1

<> ไมเท�กบ A1<> B1

ตวดำ�เนนก�รกบขอคว�ม ( Text Operator )

1.29

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

          ขอคว�มในทนอ�จเปนตวอกษรเพยงตวเดยว ขอคว�มทงประโยค หรอขอคว�มทไมมตวอกษรอะไรเลยกได (null string ) ซงเวล�เขยนจะใชเครองหม�ยคำ�พดปดและเปดตดกนดงน " " Operator                                  คว�มหม�ย ตวอย�งก�รใช        &   นำ�ขอคว�มตงแต 2 ขอคว�มขอคว�มขนไปม�ตอเปนขอคว�มเดยวกน "บรษท"& "อ�ห�รไทย" หรอ A1&B1& C1

ระดบคว�มสำ�คญ

          Opertor แตละตวมระดบคว�มสำ�คญไมเท�กน เชน เร�ใสสตร =2+3*5 โดยเร�ตองก�รใหโปรแกรมนำ� 2+5 (ได5) แลวนำ�ไปคณกบ 5 จะไดเปน 25 แตเครองหม�ยคณ* มระดบคว�มสำ�คญสงกว�บวก + โปรแกมจงนำ� 3*5 กอน(ได15) แลวจงบวกกบ 2 ไดเปน 17 วธทจะบงคบให Excel คดเหมอนทเร� กคอใส ( ) ครอมสวนทตองก�รคำ�นวณกอนเปน =(2+3)*5 เท�นกไดคำ�ตอบทถกตองแนนอน

          ต�ร�งตอไปนจะแสดงระดบคว�มสำ�คญของ Opertor ต�งๆจ�กม�กไปนอย โดย Opertor ทมระดบคว�มสำ�คญสงจะถกคำ�นวณกอน และถ�ม opertor ทมระดบคว�มสำ�คญเดยวกนในสตร Excel จะคำ�นวณจ�กซ�ยไปขว�ทละตว

1.30

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

ก�รสร�งสตรคำ�นวณ

พมพสตรคำ�นวณดวยตวเอง           วธทง�ยทสดในก�รสร�งสตรกคอพมพทกอย�งลงไปเอง ไมว�จะเปนชอเซล ตวเลข หรอเครองหม�ยคำ�นวณต�งๆ 1. คลกเลอกเซลทจะใสสตรคำ�นวณ 2. พมพเครองหม�ย = 3. พมพสตรโดยใชชอเซล หรอตำ�แหนงเซล 4. กด Enter กขะไดผลลพธ

ฟงกชนและสตรคำ�นวณ

1.31

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

          ฟงกชนถ�เร�จะกล�วถงกเหมอนกบว�เปน Operand ตวหนง โดยในสตรอ�จประกอบไปดวยฟงกชนอย�งเดยว เชน AVERAGE( A2:A5:B12 )ซงเปนก�รห�ค�เฉลยของตวเลขในเซล 3 เซลในวงเลบ หรออ�จมฟงกชนปนกบขอมลอน เชน =B4/SUM( D5:F5) คอใหนำ�ผลรวมของเซล D5 ถง F5 ไปห�รค�ในเซล B4           สำ�หรบอ�รกวเมนตทเปนชอเซล จะพมพลงไปเองหรอคลกเม�สเลอกกได

ใชปม Insert Function หรอแถบสตรคำ�นวณ ชวยใสฟงกชน 1. คลกเซลทใสฟงกชน 2. คลกปม Insert Function ( แทรกฟงกชน )หรอกด Shift+ F3 3. คลกเลอกประเภทของฟงกชนจ�กเมนของชอง Or select a category ( หรอเลอกประเภท ) เชน

1.32

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

AVERAGE 4. คลก ตกลง

5. คลกปม Collapse 6. ใชเม�สคลกทเปนอ�รกวเมนตหรอทจะนำ�ม�คำ�นวณ คลกปม Collapse 7. กด ตกลงเพอจบสตร

เลอกฟงกชนจ�กปม AotoSum ( ผลรวมอตโนมต ) สำ�หรบฟงกชนต�งๆทำ�หน�ทต�งๆดงตอไปน Sum (ผลรวม)                                        ห�ผลรวมของตวเลข

1.33

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

Average (ค�เฉลย)                                ห�ค�เฉลยเลขคณต Count (จำ�นวน)                                     นบจำ�นวนเซลทงหมดทคณเลอกไว Max (ค�ม�กทสด)                                 ห�ค�สงสดจ�กทกๆเซลทเลอก Min (ค�นอยทสด)                                 ห�ค�ตำ�สดของตวเลข More Functions (ฟงกชนเพมเตม)      ไปเลอกฟงกชนอนๆ

ม�รจกกร�ฟ Excel กนเถอะ

         กร�ฟ หรอ "ช�รต" กเปนอกวธหนงทใชแสดงขอมลทเปนตวเลขไดชดเจน และสอคว�มหม�ยม�กขน โดยเฉพ�ะขอมลทใชเปรยบเทยบคว�มม�กนอยหรอแสดงแนวโนวของค�ต�งๆ ไมว�จะเปนยอดข�ยสนค� ร�ยได - ร�ยจ�ย หรอแมกระทงขอมลท�งวทย�ศ�สตรเปนตน

ทำ�คว�มรจกกบกร�ฟ

ตวอย�ง           ตวอย�งนเปนก�รสรปยอดร�ยจ�ยประจำ�เดอนมกร�คม,กมภ�พนธและมน�คม1. เลอกกลมขอมลทตองก�รสร�งกร�ฟ ปกตจะเลอกทงสวนทเปนขอมล และชอแถวหรอคอลมน

1.34

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

     ของขอมลนนดวย ( ยกเวนไตเตล ) 2. คลกปมแทรกแลวเลอกชนดของแผนภมทตองก�รเชน ถ�ใชกร�ฟแทง     เลอก Column ( คอลมน )

3. เมอคลกเลอกประเภทของกร�ฟแลว จะไดกร�ฟปร�กฏบน เวรกชต  

1.35

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

5. ปรบแตงกร�ฟ เชนคำ�อธบ�ยสกร�ฟ ( Legend ) ถ�ไมตองก�รใหคลกเลอกสวนนน     แลวกด Delete เลอกใชกร�ฟประเภทไหนด

 

1.36

ความรเบองตนเกยวกบงานตาราง

1.37