Hướng dẫn thực hiện báo giảm + chốt sổ cho NLĐ nghỉ việc trên (iBHXH)

Khi người lao động ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên nghỉ việc, công ty phải làm thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH cho người lao động như thế nào mọi người theo dõi bài viết sau đây nhé.

-Bước 1: Làm thủ tục báo giảm lao động

-Bước 2: Làm thủ tục chốt sổ

Lưu ý :

+ Hạn chót đến ngày 20 của tháng người lao động nghỉ việc, đơn vị lập thủ tục báo giảm nếu nộp lại thẻ BHYT có đóng dấu xác nhận thời gian cuối sử dụng trên thẻ BHYT (đến cuối tháng trước) thì được giảm trừ số phải đóng BHYT của tháng này, nếu không đóng dấu xác nhận thời gian sử dụng trên thẻ BHYT thì được giảm trừ số phải đóng BHYT tương ứng thời hạn còn lại từ tháng sau. Sau thời hạn trên, nếu đơn vị lập thủ tục trả thẻ BHYT sẽ được thoái thu những tháng còn lại tương ứng thời hạn sử dụng (được ghi nhận lại) trên thẻ BHYT. Nếu trả thẻ trước thời hạn ghi nhận lại trên thẻ BHYT, thì sẽ được thoái thu tính từ tháng đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH=>Để hiểu rõ chi tiết các bạn xem các ví dụ trong công văn 1492/BHXH-THU ngày 7/05/2014.+ Để chốt được sổ BHXH công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo hiểm tính đến tháng mà người lao động nghỉ việc theo công văn 2055/BHXH-THU ngày 21/06/2013Ví dụ: Tháng 09/2015 nhân viên Dương Tấn Đạt (có ký hợp đồng lao động xác định thời hạn 1 năm) nộp đơn xin nghỉ việc kể từ 01/09/2015, vì vậy Công ty An Tâm làm thủ tục báo giảm và chốt sổ bảo hiểm cho nhân viên này:

Thông tin của Dương Tấn Đạt:

Chức vụ Giảng viên ; giới tính nam Ngày sinh 13/03/1963; Mức lương cơ bản ghi trên hợp đồng là : 3.320.000 đồng; tổng lương là 9.000.000 Hiệu lực của quyết định chấm dứt hợp đồng từ 01/09/2015; số quyết định là

01/2015/QĐ-AT Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN

Có sổ BHXH đang sử dụng; mã số sổ 7409185532 Các thông tin cá nhân khác về số CMND, bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh, địa

chỉ hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại...các bạn dựa trên hồ sơ và hợp đồng của người lao động nhé

Cụ thể các bước khởi tạo hồ sơ trên iBHXH như sau

BƯỚC 1: THỦ TỤC BÁO GIẢM BHXH, BHYT, BHTN

a. Thành phần hồ sơ :

- Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 103- 02 bản)- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS-01 bản)- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/ người)- Quyết định/Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động… (Bản sao, 01 bản/người)

hoặc Quyết định/Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động tập thể đính kèm danh sách (Bản sao)

b. Nơi nộp : Cơ quan BHXH Quận, huyện nơi đơn vị đặt trụ sở chính

c. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Sau khi đăng nhập vào iBHXH -> chọn Thu (1) -> chọn (*) Thu BHXH, BHYT bắt buộc (2) -> tại bảng Chọn kỳ kê khai (các bạn chọn đúng tháng của kỳ kê khai)

khai) -> Nhấn Tạo mới (3) (để tạo lần mới) -> Chọn đúng mã đơn vị cần làm -> Nhấn Đồng ý (4) để bắt đầu vào làm hồ sơ:

Bước 2: Sang phần Danh mục hồ sơ chọn Lấy số hồ sơ (1) -> Nhấn Hồ sơ điện tử (2) -> Tích chọn Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02TS, 01 bản) (3) -> Sang phần Giảm LĐ (4) để nhập

Bước 3:

+ Mở sheet Giảm LĐ để nhập liệu,

Có 2 cách để nhập số liệu:

Cách 1: Nhập trực tiếp vào chương trình, Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng và nhấn nút F11 để xóa dòng

Cách 2: Nạp từ File mẫu: Đưa số liệu từ File excel mẫu nhấn File mẫu (1) để tải file mẫu về máy (2) -> Nhấn Save (3)(các bạn nên làm cách này vì file mẫu có hướng dẫn nhập liệu)

-> Nhập đầy đủ chính xác số liệu của nhân viên (Lưu ý: không thêm cột, ký hiệu, công thức vào file mẫu-> Lưu và đóng File mẫu lại

-> Trong chương trình nhấn Nạp dữ liệu (F8) (1) -> Tích chọn Thêm dữ liệu vào dữ liệu đã có (nạp thêm dữ liệu từ file excel mẫu) Hoặc Xóa toàn bộ dữ liệu cũ và thêm dữ liệu mới : tức là xóa dữ liệu trước đó có trong mẫu hồ sơ và nạp số liệu mới từ file excel .(2) -> Chọn (…) dẫn đến file lưu dữ liệu (3) -> Chọn file dữ liệu mẫu đã nhập liệu ở bước trước (4) -> Nhấn Open (5) -> Nhấn Tải dữ liệu (6)

- Sau đó chương trình cửa sổ bên dưới các bạn nhấn Không

Sau đó các bạn kéo trượt thanh để kiểm tra dữ liệu

Bước 4 :

+ Mở sheet Giảm LĐ nhập thời hạn sử dụng thẻ BHYT vào ( trong trường hợp có trả thẻ BHYT còn hạn sử dụng) (1) -> Sang sheet Đính kèm (2) như hình bên dưới

Bước 5 : Sang phần Đính Kèm -> Nếu nhiều nhân viên nghỉ việc thì chọn Bản sao Quyết định/ Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động tập thể (1) (nếu chỉ có 1 người thì không cần chọn)-> Nhấn (…) (2) -> Chọn đến file quyết định chấm dứt hợp đồng lao động ( Bản scan ) (3) -> Chọn Open (4)

- Sau đó nhấn “Ghi (F5)” Phần mềm hiện ra thông báo như hình bên dưới -> nhấn Chấp nhận

Bước 6 : Tiếp theo là phần kết xuất hồ sơ sau khi đã nhập xong số liệu

Chọn đến mục “Kết xuất BC” (1)-> Chọn “Kết xuất báo cáo” (2)-> Tại bảng chọn hồ sơ các bạn tích “v” chọn hồ sơ mẫu 103 (3) -> Nhấn Chấp nhận (4)

Bước 7 : Chọn tháng, quý cần kết xuất (1) -> Kiểm tra đã chọn đúng tháng của kỳ kê khai chưa sau đó nhấn thực hiện ( 2) để kết xuất báo cáo

Bước 8 : Chương trình hiện ra bảng “ Vui lòng thực hiện thao tác”-> Các bạn chọn hồ sơ cần kết xuất (1) và nhấn Thoát (2) để kiểm tra lại số liệu (nhấn đúp vào các biểu tượng file để mở hồ sơ lên và kiểm tra số liệu, sau khi kiểm tra xong nhớ là đóng file kiểm tra lại)

Bước 8: Ký và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH : Có 2 cách nộp

Bước 8: Ký và nộp các bạn xem tại đường dẫn này nhé Cách ký nộp hồ sơ cho cơ quan BHXHBước 9: Tra cứu thông báo từ có quan BHXH các bạn xem tại đường đẫn này nhé 9.Huong.dan.tk.dang.ky+xem.thong.bao.treniBHXH.docx

Các bạn có thể theo dõi video số 16 trên http://bhxhtphcm.gov.vn/chi-tiet-tin-tuc/598/huong-dan-su-dung-ibhxh/

BƯỚC 2: CHỐT SỔ BHXH

Sau khi đã báo giảm lao động để chốt được sổ BHXH công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo hiểm tính đến tháng mà người lao động nghỉ việc.

a. Thành phần hồ sơ :

Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ cũ) o Phiếu giao nhận hồ sơ (mẫu 301, 02 bản)o Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người)o Các tờ rời sổ (nếu có)o Mẫu 01-XN/THS (nếu có) hoặc Mẫu C15-TS (nếu có)

o Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS, 01 bản) Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ mới , dang tờ

bìa).o Phiếu giao nhận hồ sơ (mẫu 321, 02 bản)o Tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới)o Các tờ rời sổ (nếu có)o Mẫu 01-XN/THS (nếu có) hoặc Mẫu C15-TS (nếu có) o Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS, 01 bản)

b. Nơi nộp : Cơ quan BHXH Quận, huyện nơi đơn vị đặt trụ sở chính

c. Trình tự thực hiện:

Đối với trường hợp mẫu sổ cũ (321):

Bước 1: Chọn menu Sổ (1) -> Chọn “Xác nhận quá trình đóng” (2)

-> tại bảng Chọn kỳ kê khai (các bạn chọn đúng tháng của kỳ kê khai) -> Nhấn Tạo mới (3) (để tạo lần mới) -> Chọn đúng mã đơn vị cần làm -> Nhấn Đồng ý (4) để bắt đầu vào làm hồ sơ

Bước 2: Chọn Lấy số hồ sơ (1) -> Tích chọn những mẫu hồ sơ cần làm (Ở đây trung

tâm chọn Sổ BHXH (mẫu sổ cũ; 01 sổ/người); Đơn đề nghị của người tham gia

(D01-TS; 01bản) (2) -> Sang phần D01-TS (3) để nhập số liệu

Bước 3:

+ Mở sheet D01-TS để nhập liệu,

Có 2 cách để nhập số liệu:

Cách 1: Nhập trực tiếp vào chương trình, Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng và nhấn nút F11 để xóa dòng

Cách 2: Nạp từ File mẫu: Đưa số liệu từ File excel mẫu nhấn File mẫu (1) để tải file mẫu về máy (2) -> Nhấn Save (3)(các bạn nên làm cách này vì file mẫu có hướng dẫn nhập liệu)

-> Nhập đầy đủ chính xác số liệu của nhân viên (Lưu ý: không thêm cột, ký hiệu, công thức vào file mẫu-> Lưu và đóng File mẫu lại

-> Trong chương trình nhấn Nạp dữ liệu (F8) (1) -> Tích chọn Thêm dữ liệu vào dữ liệu đã có (nạp thêm dữ liệu từ file excel mẫu) Hoặc Xóa toàn bộ dữ liệu cũ và thêm dữ liệu mới : tức là xóa dữ liệu trước đó có trong mẫu hồ sơ và nạp số liệu mới từ file excel .(2) -> Chọn (…) dẫn đến file lưu dữ liệu (3) -> Chọn file dữ liệu mẫu đã nhập liệu ở bước trước (4) -> Nhấn Open (5) -> Nhấn Tải dữ liệu (6)

Sau đó các bạn kéo trượt thanh để kiểm tra dữ liệu

Bước 4:

+ Mở sheet Tờ khai chính (1) -> Chọn Ghi (F5) (2)

- Phần mềm hiện ra thông báo như hình bên dưới -> nhấn Chấp nhận

Bước 5: Tiếp theo là phần kết xuất hồ sơ sau khi đã nhập xong số liệu

Chọn đến mục “Kết xuất BC” -> Chọn “Kết xuất báo cáo”-> Tại bảng chọn hồ sơ các bạn tích “v” chọn hồ sơ mẫu 301 (1) -> Nhấn Chấp nhận (2)

Bước 6: Chọn tháng, quý cần kết xuất (1) -> Kiểm tra đã chọn đúng tháng của kỳ kê khai chưa sau đó nhấn thực hiện ( 2) để kết xuất báo cáo

Bước 7: Chương trình hiện ra bảng “ Vui lòng thực hiện thao tác”-> Các bạn chọn hồ sơ cần kết xuất (1) và nhấn Thoát (2) để kiểm tra lại số liệu (nhấn đúp vào các biểu tượng file để mở hồ sơ lên và kiểm tra số liệu, sau khi kiểm tra xong nhớ là đóng file kiểm tra lại)

Bước 8: Ký và nộp các bạn xem tại đường dẫn này nhé Cách ký nộp hồ sơ cho cơ quan BHXHBước 9: Tra cứu thông báo từ có quan BHXH các bạn xem tại đường đẫn này nhé 9.Huong.dan.tk.dang.ky+xem.thong.bao.treniBHXH.docx

Các bạn có thể theo dõi video số 27 trên http://bhxhtphcm.gov.vn/chi-tiet-tin-tuc/598/huong-dan-su-dung-ibhxh/

ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP MẪU SỔ MỚI (321)-DẠNG TỜ BÌA:

Bước 1: Chọn menu Sổ (1) -> Chọn “Thủ tục khác” (2) -> chọn “Xác nhận QT đóng BHXH, BHTN (mẫu mớ i)” (3)

-> tại bảng Chọn kỳ kê khai (các bạn chọn đúng tháng của kỳ kê khai) -> Nhấn Tạo mới (1) (để tạo lần mới) -> Chọn đúng mã đơn vị cần làm -> Nhấn Đồng ý (2) để bắt đầu vào làm hồ sơ

Bước 2: Chọn Lấy số hồ sơ (1) -> Tích chọn những mẫu hồ sơ cần làm (Ở đây trung

tâm chọn Tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới);Các tờ rời sổ (nếu có); Đơn đề nghị của

người tham gia (D01-TS; 01bản) (2) -> Sang phần D01-TS (3) để nhập số liệu

Bước 3:

+ Mở sheet D01-TS để nhập liệu,

Có 2 cách để nhập số liệu:

Cách 1: Nhập trực tiếp vào chương trình, Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng và nhấn nút F11 để xóa dòng

Cách 2: Nạp từ File mẫu: Đưa số liệu từ File excel mẫu nhấn File mẫu (1) để tải file mẫu về máy (2) -> Nhấn Save (3)(các bạn nên làm cách này vì file mẫu có hướng dẫn nhập liệu)

-> Nhập đầy đủ chính xác số liệu của nhân viên (Lưu ý: không thêm cột, ký hiệu, công thức vào file mẫu-> Lưu và đóng File mẫu lại

-> Trong chương trình nhấn Nạp dữ liệu (F8) (1) -> Tích chọn Thêm dữ liệu vào dữ liệu đã có (nạp thêm dữ liệu từ file excel mẫu) Hoặc Xóa toàn bộ dữ liệu cũ và thêm dữ liệu mới : tức là xóa dữ liệu trước đó có trong mẫu hồ sơ và nạp số liệu mới từ file excel .

(2) -> Chọn (…) dẫn đến file lưu dữ liệu (3) -> Chọn file dữ liệu mẫu đã nhập liệu ở bước trước (4) -> Nhấn Open (5) -> Nhấn Tải dữ liệu (6)

Sau đó các bạn kéo trượt thanh để kiểm tra dữ liệu

Bước 4: + Mở sheet Tờ khai chính (1) -> Chọn Ghi (F5) (2)

- Phần mềm hiện ra thông báo như hình bên dưới -> nhấn Chấp nhận

Bước 5: Tiếp theo là phần kết xuất hồ sơ sau khi đã nhập xong số liệu

Chọn đến mục “Kết xuất BC” -> Chọn “Kết xuất báo cáo”-> Tại bảng chọn hồ sơ các bạn tích “v” chọn hồ sơ mẫu 321 (1) -> Nhấn Chấp nhận (2)

Bước 6: Chọn tháng, quý cần kết xuất (1) -> Kiểm tra đã chọn đúng tháng của kỳ kê khai chưa sau đó nhấn thực hiện ( 2) để kết xuất báo cáo

Bước 7: Chương trình hiện ra bảng “ Vui lòng thực hiện thao tác”-> Các bạn chọn hồ sơ cần kết xuất (1) và nhấn Thoát (2) để kiểm tra lại số liệu (nhấn đúp vào các biểu tượng file để mở hồ sơ lên và kiểm tra số liệu, sau khi kiểm tra xong nhớ là đóng file kiểm tra lại)

Bước 8: Ký và nộp các bạn xem tại đường dẫn này nhé Cách ký nộp hồ sơ cho cơ quan BHXHBước 9: Tra cứu thông báo từ có quan BHXH các bạn xem tại đường đẫn này nhé 9.Huong.dan.tk.dang.ky+xem.thong.bao.treniBHXH.docx

Các bạn có thể theo dõi video số 44 trên http://bhxhtphcm.gov.vn/chi-tiet-tin-tuc/598/huong-dan-su-dung-ibhxh/

Công Ty Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán Thuế An TâmĐịa chỉ: 243/9/5 Tô Hiến Thành, phường 13, quận 10, Tp.HCMĐiện thoại: (08) 62909310 – (08) 62909311 – 0933.72.3000 – 0988.72.3000-0914540423Website: www.antam.edu.vn – Email: info@antam.edu.vn