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OA 系 系 目 目 目目目目目目目目目 目目目目 一、 、 ......................................... 1 1 目目目 .....................................1 2 目目目 ..................................... 1 目目目 ........................................ 2 1 2 1 目目目 .................................. 2 2 目 目目目目 ....................................... 3 3 目 目目目目 .................................. 4 4 ....................................... 4 5 目目 ),......................................4 6 ....................................... 4 2 目目目 .().......................................4 1 “目目” ................................... 5 2 “目目”“目目目目”目 ............................ 6 3 目目 )、......................................7 目目目 ........................................ 8 1 “目目”目目目 ...................................8 2 “目目”目目目 ...................................9 目目目 ......................................... 10 1 10 2 11 3 11 目目目 ....................................... 13 1 13 2 14 目目目 ........................................ 15 1 VPN......................................15 2 APP 目目目目目目目目目............................15 1 APP 目目.................................15 2 ...................................... 16 3 目目 .、....................................... 17

  · Web view同单位的处级干部都能收到相同的校内发布的文件,彼此之间不要再发送给同单位的处级干部,但可以根据需要选择“知会”下级人员(如办公室主任、科级干部、与此相关的职工,甚至本单位的全部职工)阅读,如果不需要“知会”他人阅读,直接在如图2-8上

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OA系统简易操作指南目 录

一、在电脑上安装软件、登录系统............................................1

1.电脑环境配置.............................................................................1

2.登录系统.....................................................................................1

二、校内文件处理..................................................................2

1.拟稿发文.....................................................................................2

(1)填写发文稿纸.......................................................................2(2)上传文件正文.......................................................................3(3)上传文件附件.......................................................................4(4)查看流程...............................................................................4(5)结束拟稿工作,发送公文...................................................4(6)撤销自己拟稿的公文...........................................................4

2.审批(或核稿等)校内文件.....................................................4

(1)本环节处理权限为“阅读”...............................................5(2)本环节处理权限为“核稿”“部门审批”等....................6(3)查看公文、事务审批处理情况...........................................7

三、校外文件处理..................................................................8

1.处理权限为“阅知”的操作.....................................................8

2.处理权限为“阅办”的操作.....................................................9

四、事务办理......................................................................10

1.发起申请办事...........................................................................10

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2.撤销自己申请的事项...............................................................11

3.审批办理事项...........................................................................11

五、发布通知公告................................................................13

1.起草发起重要通知公告...........................................................13

2.二级单位审批重要通知公告...................................................14

六、手机端操作...................................................................15

1.安装学校 VPN...........................................................................15

2.安装 APP 平台和手机移动协同...............................................15

(1)安装 APP 平台.....................................................................15(2)安装手机移动协同.............................................................16

3.手机端文件和申请事项的审批、阅读操作...........................17

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一、在电脑上安装软件、登录系统1.电脑环境配置使用要求:IE8.0 及以上版本,office2007 及以上 Office 的非简易版。如果使用 360、搜狗、世界之窗、遨游等第三方浏览器,进入 OA 登陆页面

后,请开启“兼容模式”,如图 1-1 所示。此处以 360 浏览器为例。图 1-1

图 1-2

不推荐使用谷歌(chrome)、火狐(Firefox)浏览器。浏览器插件安装。在校园网上找到党办校办网,在“资料下载”栏点击“办

公自动化(OA)系统相关资料”,下载相关软件。首先下载安装“1. OA 系统安装软件”,安装软件后,弹出如下提示则表示安装完成,如图 1-2 所示。如果安装后软件不能成功使用,则下载安装“3. 与 OA 不兼容时安装的软件”来使用。

2.登录系统打开学校网站,点击“服务门户/OA”,输入用户名、密码(用户名是员工工

号),点击“登录”,在出现的界面上找到 OA 系统,点击图标即进入 OA 系统。

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二、校内文件处理1.拟稿发文(1)填写发文稿纸在 OA 系统首页“公文模板”(屏幕左下方的栏目)中,根据发文性质选择

相应的模板,点击后出现发文稿纸,如图 2-1 所示。发文稿纸中,黄色框为必填项。填写的公文标题要与文件正文中的公文标题

完全一致,否则易使后期处理人员无所适从。

图 2-1

稿纸中的“主送单位”,使用学校统一定义(系统中叫“机构组”),如果统一定义中没有,用户再人工输入。点击如图 2-2 所示图标,在如图 2-3 中选择统一定义。

图 2-2

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图 2-3

(2)上传文件正文在如图 2-1 的稿纸界面上,点击“正文”按钮,稍等一会儿(系统启动控

件),出现如图 2-4 所示界面,点击左上角“文件”菜单中“打开文件”,选择本机上的 word 文档,稍等,文件正文就出现在屏幕上。完成正文编辑后,点击该界面最右上方的叉“X”或者点击工具栏中的 ,系统自动保存正文,回到如图 2-1 的稿纸界面。

图 2-4

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(3)上传文件附件公文没有附件,或者公文的附件已经在正文中,则无需此步操作。在如图 2-

1 的稿纸界面上,点击“插入”,选择“本地文件”插入附件。(4)查看流程熟悉拟稿发文的用户无需此步操作。在如图 2-1 的稿纸界面上,点击“查看

流程”,系统出现类似如图 2-5 的界面。通过此步操作,查看下一环节、后面的其他处理环节的处理岗位,以此确认选择的公文模板是否正确,并在公文处理过程中,查看公文已经流转到哪一个环节,随时掌握公文进展。

图 2-5(5)结束拟稿工作,发送公文在如图 2-1 或者图 2-5 界面,点击左上方的 按钮,选择下一步处理公

文的对象,即完成拟稿工作。(6)撤销自己拟稿的公文公文发送之后,在校领导(少数模板为非校级领导)签发之前,用户可以在

OA 首页的菜单“公文管理-发文管理-已发”中撤销自己拟稿的公文。

2.审批(或核稿等)校内文件在 OA 系统首页【待办事项】栏内,某事项那行最后为“发文”2字,则此

事项办理的是校内文件。在 OA 系统首页,【待办事项】里是需要处理的公文或者审批事项。用户必

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须处理全部待办事项,直到数字显示成 0。假设用户待办的是校内公文,点击该文件,出现类似如图 2-6 所示界面。在此界面可以看见稿纸内容,可以阅读、修改(视用户在此环节有无修改权限)公文正文和附件内容,查看公文流转的流程。

图 2-6

如图 2-6 右上角的内容如图 2-7 所示,显示的是在此环节上用户的权限,如“部门审批”(也可能是核稿、会签、签发、套红、盖章、流转等)。

图 2-7(1)本环节处理权限为“阅读”

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同单位的处级干部都能收到相同的校内发布的文件,彼此之间不要再发送给

同单位的处级干部,但可以根据需要选择“知会”下级人员(如办公室主任、科级干部、与此相关的职工,甚至本单位的全部职工)阅读,如果不需要“知会”他人阅读,直接在如图 2-8 上点击“提交”即可。待办文件处理权限为“阅读”时,用户不能修改正文、修改附件。

图 2-8(2)本环节处理权限为“核稿”“部门审批”等在类似图 2-9 的界面上,用户可以直接修改正文、附件。如果用户不同意发

此公文,可以点击“回退”按钮,系统将回退至前一处理流程节点。在进行回退操作之前,可以填写意见。相关人员将会收到该意见。

图 2-9

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对该公文无异议或者修改完成,在类似图 2-9 的界面上,在“意见框”中填写处理意见,点击“提交”,文件从 OA 系统首页“待办事项”中消失。用户可以在 OA 系统首页菜单“公文管理-收文管理-已办”或“公文管理-发文管理-已办”中再次查阅该公文。

(3)查看公文、事务审批处理情况用户自己处理过的公文、事务,可以在 OA 首页“已办事项”栏调阅查看,

自己拟稿或发起的公文、办事事项,OA 首页“跟踪事项”栏里面也有。也可以在菜单“公文管理”的“发文管理”“收文管理”或者“公文督办”(如果用户有此权限)中查看公文,或者在“协同工作”的相关菜单中查看申请或审批的事项。假设用户是在类似如图 2-1、2-5、2-6、2-7、2-8、2-9 的界面上,此时点击“查看流程”或者“流程”,稍等片刻,系统就会出现类似如图 2-10 的界面。某岗位或人员下方为绿色的勾,表示该岗位或人员已处理;红色“眼睛”表示该人员尚未阅读、处理;蓝色“眼睛”表示该岗位或人员已阅读但未处理;其他表示公文或事项尚未流转至此处。

图 2-10

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三、校外文件处理在 OA 系统首页【待办事项】栏内,某事项那行最后为“收文”2字,则此

事项办理的是校外文件。特别说明:校外文件与校内文件处理不同。校内文件,1 位二级单位处级领

导收到,则意味着同单位其他处级领导都已收到(参见章节“二、2.(1)”),因此处级领导之间不需要相互传阅、知会。校外文件,只有与此相关的二级单位某 1 位处级干部才能收到此校外公文。二级单位只有 1 位一把手领导的,校外公文只会流转给该领导;二级单位同时设有党政一把手的,党务文件只会流转给二级单位党组织一把手,行政文件只会流转给二级单位行政一把手;校领导、两办主任也可指定或者协商校外文件发送到某位二级单位领导。因此,二级单位领导收到校外文件,要根据需要选择下列一种方式进行操作:a.自己处理完毕就提交;b.传阅、知会给本单位其他处级干部、科级干部、职工后再提交;c.指定本单位某些人办理后再提交。

在 OA 系统首页【待办事项】栏,点击某校外文件,出现如图 3-1 所示界面。在类似图 3-1 所示界面上,可以看见领导的批示、文件办理时限等信息,可以点击“正文”后阅读正文,如果有附件,也可以阅读附件,同样可以点击“流程”查看每一环节的处理情况。

1.处理权限为“阅知”的操作在类似图 3-1 的界面右上角,“节点权限”显示“阅知”。此环节用户一般是处级干部。

图 3-1

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用户根据校领导批示,在“阅知情况”栏输入意见,点击【提交】后,系统提示用户选择需要本单位其他人办理还是用户自己阅知。按照系统提示根据需要进行选择,完成后点击【确定】。

2.处理权限为“阅办”的操作在类似图 3-2 的界面右上角,“节点权限”显示“办理”。此环节用户可能是处级干部、科级干部、职工。处级干部:收到文件后,点击正文、附件(如果有)阅读,然后回到类似图

3-2 界面。考虑是否需要本单位不办理此文件事宜的其他处级干部、科级干部、职工知晓此事,如果需要他们知晓此事,则点击“知会”,根据文件提示选择本单位的知会人员。最后在“办理情况”栏根据“常用语”选择“已阅”,或者输入自己意见点击“提交”。只有需要用户(用户单位)办理的才会到用户账号里,请不要再传阅给其他二级单位知晓。

图 3-2科级干部、职工:收到文件后直接在意见栏选择常用语“已阅”或者输入自

己意见提交即可。

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四、事务办理1.发起申请办事在 OA 首页的“办事流程”栏中,根据事件类型选择相应的办事流程。以办

事流程“0224家具计划申报(当年应急)”为例,如图 4-1 所示。

图 4-1首先填写办理此事项需要的相关信息(填报单位、填报人和填报日期系统自

带),接着,点击“发送”按钮,在新出现的界面上(如图 4-2 所示)选择人员进行审批(一般是本人的上级,有些事项是直接提交到其他部门审批),点击“确定”,系统就流转到下一个环节进行审批。

图 4-2

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此办事流程全部审批环节还未处理结束时,发起者可以在 OA 首页的“跟踪事项”栏或者“协同工作-已发事项”栏中,随时点击自己发起的申请办理事项,通过“流程”查看该事项办理到哪一个环节了。如果此办事流程全部审批环节已经结束,发起者只能在“协同工作-已发事项”栏点击自己发起的申请办理事项查看每个办理环节的信息,如审批意见、审批时间等。

2.撤销自己申请的事项事项申请办理的发起者发送之后,如果在审批者审批之前,发现情况不妥,

不适合申请办理该事项,还可以在菜单“协同工作-已发事项”中选中自己发起的申请办理事项进行撤销。

3.审批办理事项以办事流程“0224家具计划申报(当年应急)”为例,在 OA 首页的“办

事事项”栏中,点击待办的事项进入审批处理界面(如图 4-3)。在如图 4-3 界面的右上方(如图 4-4),选择“同意”或“不同意”,把审批意见填写在审批意见栏内,点击“提交”,即完成该事项的审批。

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图 4-3

图 4-4

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五、发布通知公告1.起草发起重要通知公告在 OA 首页最左下方的“公文模板”栏中,选择“网上发布重要通知公告审

批表”,点击后出现如图 5-1 所示界面。

图 5-1

图 5-2在如图 5-1 所示界面中,在“标题”栏输入通知公告的标题。在“是否发布

到外网”栏,选择本通知公告是否需要校园网外的用户见到,系统默认为“否”。点击“正文”,出现如图 5-2 所示界面,通过菜单“文件-打开文件”把事先用Word 编辑好的通知公告内容,上传至系统,点击该界面最右上方的叉“X”或者点击工具栏中的 ,如图 5-3 所示,系统自动保存正文,回到如图 5-1 所示界面。如有附件,点击 “本地文件”,把附件上传至系统最后点击“发送”,在新出现的界面上选择 1 位(二级)单位负责人审批,如图 5-4 所示,点击“确定”按钮,系统即发送给本单位领导审批。

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图 5-3

图 5-42.二级单位审批重要通知公告二级单位领导的审批操作与前述“二、2.”节中的处理方法相似,见“二、

2.审批(核稿等)校内文件”。

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六、手机端操作1.安装学校VPN

具体操作咨询学校现教中心,或者参见现教中心网站“校园网络服务”栏中的“校园 VPN”。安装好VPN 后,手机端会出现名称为“EasyConnect”的图标

。什么时候使用 VPN:不管是电脑还是手机,通过电信光宽带、广电网络、移

动宽带等或者这些方式的 wifi,或者直接使用中国移动、中国电信、中国联通的3G、4G、5G 网络等上网,如果要查看校园网内不对外的信息,或者在校园网内进行软件操作等,必须先安装学校 VPN(使用时需要先登录它,并保持连接)。用校园网上网或者使用校园网的 Wifi 上网(含手机),不需要使用 VPN。

2.安装APP平台和手机移动协同(1)安装APP平台在现教中心网站“信息化推进”栏中的“移动门户”上扫描二维码(如图 6-

1 所示),按照提示安装“西南石油大学移动门户 APP”(学校统一 APP 平台)。安装好APP 平台后,手机端会出现名称为“西南石油大学”的图标 。

图 6-1

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(2)安装手机移动协同使用自己的工号,在手机上点击图标“西南石油大学”登录学校统一 APP 平

台 , 点 击 “ 移 动 OA” , 通过扫描下 方 二维码 或 通过访问网 站 http://app.swpu.edu.cn 下载安装。按照提示安装即可。

第一次下载完成后,不要点击“打开”,点击“完成”(如图 6-2 所示)。安装好手机移动后,手机端会出现名称为“移动协同”的图标 。请保留此软件在手机上,不要删除。

图 6-2

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3.手机端文件和申请事项的审批、阅读操作使用之前,请考虑手机是否正在使用校园网上网,是否需要先使用 VPN 登录。现在,以安卓手机为例。在手机端点击图标 进入学校 APP 平台,再点击

图标 进入 OA 系统,如图 6-3 所示。

图 6-3第一次进入手机端 OA,直接跳过即可进入操作界面,如图 6-4 所示。

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图 6-4

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登录后系统直接进入手机待办界面,左边为未读的文件、审批事项,有一个未读标识,右边为已读但是未处理的文件、审批事项,如图 6-5 所示。

图 6-5

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直接点击其中一条信息即可进行处理,可查看正文、流程以及附件,如图 6-6 所示。

图 6-6在图 6-6 所示界面上,点击处理进入意见填写界面,输入意见,点击提交即

可完成。注意:有些文件只需要用户阅知,就没有输入意见的地方,点击提交即可。

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