Wewenang Dan Tanggung Jawab (Job Description) Pengurus

Lampiran B-4 pada pedoman kerja KKILampiran SK KKI No: «Nomor_SK» tanggal 20 «Tanggal_SK»

URAIAN TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB (JOB DESCRIPTION) PENGURUS KONSORSIUM KONSULTAN INDONESIA (KKI)

KONSORSIUM KONSULTAN INDONESIA Jl . Senayan 81 Blok S - Kebayoran Baru Jakarta Selatan Telp / Fax 62-21-7393443, E-mail [email protected] 1Prepared by Hosco Management Lamp B-4

Lampiran B-4Pada pedoman kerja KKILampiran SK KKI No: «Nomor_SK» tanggal 20 «Tanggal_SK»

DAFTAR ISI PENGANTAR 1. PENDAHULUAN 2. ANALISA BEBAN KERJA 3. STRUKTUR ORGANISASI 4. JOB DESCRIPTION 5. PENGELOMPOKAN POSISI 6. PENUTUP

Prepared by HOSCO MANAGEMENT

KKI – Job des-Lamp ……….

2


PENGANTAR

1.

PENDAHULUAN Job Description merupakan sebuah alat koordinasi yang hingga saat ini masih diperlukan oleh para Manager puncak untuk mengkoordinasikan bawahannya. Job description dan struktur organisasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan, karena struktur organisasi merupakn sumber bagi pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab serta control terhadap rentang kendali . Struktur organisasi yang effektif menggambarkan pembagian kerja yang seimbang antara management skill dan technical skill seperti disajikan pada analisa beban kerja. ANALISA BEBAN KERJA

2.

Analisa beban kerja hanya diberlakukan bagi tingkat management dan teknisi yang biasanya disebut supervisory/ administrator. No 1 2 3 4 Jabatan Direksi Manager Expertise Technician Posisi Top Management Middle Management Lower Management Technician (Supervisory / Administrator ) Perbandingan MS & TS *) 70% : 30% 50% : 50% 30% : 70% TS 100% Bawahan (Personel) 1-6 Middle Manager 1-4 Lower Manager 1- 4 Supervisory / Administrator / Technical 1-10 orang (dalam kelompok kerja) dan bersifat komando Bawahan (Bagian) 1-6 Bagian 1-4 Bagian 1-2 Bagian Maximal 2 klp kerja. Koordinasi S/d 4 S/d 3 S/d 2 1

*) MS = Managerial skill, TS= Technical Skill **) Jumlah maximal dalam kelompok kerja 12 orang.

3Prepared by Hosco Management Lamp B-4


3.

STRUKTUR ORGANISASI



4


KONSORSIUM KONSULTAN INDONESIA STRUKTUR ORGANISASI KERJA

RAPAT UMUM ANGGOTA KKI

BOARD OF COMMISSIONER

PRESIDENT / CEOSekretaris Konsosrsium

Direktur Umum, Admin & Keuangan

Direktur Operasi & Bisnis

Direktur Operasi RR

Keuangan

BDO Group 1-4

Group of Companies NAD

Akuntansi

Operasi TA

Keuangan

Umum & Admin

Akuntansi

Umum & Admin

Catatan :

BDO= Business Development Officer

BDO 1 US Australia Saudi Arabia Federation Inggris UEA

BDO 2 Japan Korea Hongkong Malaysia Singapore Indonesia

BDO 3 Belgia French German Canada Slovak Turkish

BDO 4 Netherland Norwegia Spanish Swiss Danish Taiwan

5

Prepared by Hosco Management Lamp B-4

Lampiran B-4Pada pedoman kerja KKILampiran SK KKI No: «Nomor_SK» tanggal 20 «Tanggal_SK» GoC = Group of Company GoC 1 Aceh Jaya 1 GoC 2 Aceh Jaya 2 GoC 3 Banda Aceh, Aceh Besar, dan Kodya Sabang GoC 4A NAD Barat NAD Timur GoC 4B Nias GoC 5 Technical Asistance



6

Lampiran B-4 pada pedoman kerja KKILampiran SK KKI No: «Nomor_SK» tanggal 20 «Tanggal_SK» 4. JOB DESCRIPTION JOB DESCRIPTION (URAIAN TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB)

No 12 3 4 5 6 7

Status PosisiNama Atasan Bawahan langsung Koordinasi Tugas Wewenang & Tanggung jawab

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab RAPAT UMUM ANGGOTA KKISeluruh anggota yang menandatangani naskah kesepakatan pendirian KKI dan menandatangani perjanjian KKI. Pasal 2 ayat 3 butir (j) tentang qorum Dewan Direksi KKI Dewan Komisaris KKI. 1. Dewan Direksi KKI. 2. Dewan Komisaris KKI. Sebagai forum tertinggi dalam KKI. 1. Menerima dan mengesahkan laporan dan pertanggung jawaban Direksi . 2. Memberhentikan Dewan Direksi dari jabatannya bila dalam Rapat Umum Anggota tersebut, laporan pertanggung jawaban Dewan Direksi tidak dapat diterima oleh rapat. 3. Mengganti kepengurusan. 4. Menetapkan berbagai keputusan – keputusan yang terkait tugas dan tanggung jawab anggota.



No 12 3 4 5 6

Status PosisiNama Atasan Bawahan langsung Koordinasi Tugas

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab ANGGOTA KKIPerusahaan-perusahaan, dan / atau pimpinan perusahaan dan/ atau individu yang diberi kuasa untuk menandatangani naskah kesepakatan pendirian KKI dan menandatangani Perjanjian KKI. Rapat Umum Anggota KKI Dewan Direksi dan Dewan Komisaris KKI. Sesama anggota KKI Sesuai dengan pasal 3 perjanjian KKI : 1. Membantu Dewan Direksi dengan sebaik-baiknya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya; 2. Sesuai dan dengan mengikuti petunjuk dan arahan Dewan Direksi, mengajukan usulan (proposal) dan penawaran (bid) formal kepada calon pemberi proyek/kerja; 3. Mengkoordinasikan dan meminta persetujuan Dewan Direksi atas draft kontrak kerja yang akan ditandatangani anggota konsorsium dengan pemberi proyek/kerja; 4. Mengerjakan proyek bisnis yang didapat dari kinerja konsorsium/Dewan Direksi / mitra kerja dengan sebaikbaiknya; 5. Menyampaikan laporan pelaksanaan proyek bisnis kepada Dewan Direksi; 6. Menyetorkan [ ......] % penghasilan yang diperolehnya dari proyek bisnis yang didapat dari kinerja konsorsium/Dewan Direksi ke Rekening Konsorsium; (akan ditetapkan pada rapat anggota KKI pertama) 7. ikut serta dan menyetorkan modal pendirian perseroan terbatas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2. 3 (k). 1. Sesuai dengan Perjanjian KKI, khususnya yang menyangkut wewenang para pihak/para anggota. 2. Sesuai dan dengan mengikuti petunjuk dan arahan Dewan Direksi, mengajukan usulan (proposal) dan penawaran (bid) formal kepada calon pemberi proyek/kerja; 3. Mengkoordinasikan dan meminta persetujuan Dewan Direksi atas draft kontrak kerja yang akan ditandatangani anggota konsorsium dengan pemberi proyek/kerja; 4. Ikut serta dan menyetorkan modal pendirian perseroan. 5. Sesuai dengan pasal 8 perjanjian KKI : Para Anggota sepakat untuk tidak melakukan tindakan yang dapat berbenturan dengan kegiatan konsorsium dan tidak melakukan tindakan yang dapat merugikan konsorsium. Para Anggota sepakat bahwa untuk mencapai Tujuan, yang telah dipahami dan disepakati oleh Para Anggota sebagai tujuan mulia, yang bukan saja merupakan tanggung jawab profesional Para Anggota namun juga merupakan tanggung jawab moral Para Anggota, terkait dengan segala kegiatan proyek bisnis sehubungan dengan proses rehabilitasi dan rekonstruksi NAD dan Sumut dimana terjadi bencana nasional, Para Anggota yang menjadi salah satu angota Konsorsium sepakat untuk akan berkonsultasi secara formal dengan pimpinan Konsorsium Konsultan Indonesia (KKI) bila diperkirakan akan terjadi benturan kepentingan, dan bila terjadi benturan kepentingan Para Anggota akan mencarikan solusi secara musyawarah yang tidak merugikan Para Anggota .Prepared by HOSCO MANAGEMENT

7

Wewenang & Tanggung jawab


8


No 12

Status PosisiNama

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab DEWAN KOMISARISNo. Posisi Nama 1. Komisaris Utama Kristiya Kartika SH Msi 2. Komisaris Ir. Maimun Yusuf 3. Komisaris Ir. Tonggo P. Siahaan 4 Komisaris Ir. Laksmo Imawanto 5 Komisaris Ir. P.E. Indrato 6 Komisaris Ir Bachder Djohan 7 Komisaris Ir. Mulyadi 8 Komisaris Ir. Jumadi S Witopawiro Rapat Umum Anggota KKI Dengan DEWAN DIREKSI Untuk memberi nasehat dan mengawasi pelaksanaan tugas Dewan Direksi sehari-hari, Berwenang mengundang anggota KKI untuk menyelenggarakan Rapat Umum Anggota, bila Dewan Komisaris berpendapat bahwa Dewan Direksi telah secara substansial lalai dalam melaksanakan fungsinya.

3 4 5 6

Atasan Koordinasi Tugas & Tanggung jawab Wewenang



No 12

Status PosisiNama

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab DEWAN DIREKSIPosisi *) Nama President & CEO atau Drs. R. Hardjoeno Chairman 2. Director / COO Ir Rachmatsyah Nusfi 3. Director / COO Drs YayatT Soemitra 4. Director / COO Ir. Abdul Alim Rapat Umum Anggota KKI Aparat seperti terlihat pada struktur organisasi KKI Consortium Secretary (CS). Consortium Legal.(CL) Consortium planner(CP) Business Development Officer (BDO) Para Project Director Para Team Leader. Para perusahaan yang melaksanakan proyek yang diperoleh melalui KKI. 2. Para tenaga ahli yang mendukung proyek yang diperoleh KKI. 3. PRO (Public Relations Officer) DEWAN KOMISARIS Lihat Perjanjian KKI khususnya Pasal 2 Lihat Perjanjian KKI khususnya Pasal 2 Lihat Perjanjian KKI khususnya Pasal 2 1. No. 1.

3 4

Atasan Bawahan langsung

5

Bawahan tidak langsung

6 7 8 9

Koordinasi Tugas Wewenang Tanggung jawab



10


No 12 3 4

Status PosisiNama Atasan Bawahan langsung

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab Direktur UtamaHardjoeno Rapat Umum Anggota KKI Direktur Operasi / Tehnik . Direktur Keuangan Direktur Operasi / Tehnik NAD; Direktur Operasi / Tehnik Medan / atau Asisten Direktur Operasi / Tehnik Medan. Para Project Director dan atau Team Leader Para Project Director Para Team Leader Para pendukung operasional dan non operasional KKI Para Komisaris Para NS, Federasi RCRC, ICRC ,PB, PD & PC PMI 1. Membuat keputusan mengenai detil pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab anggota Dewan Direksi. 1. Mengumpulkan data dan informasi proyek/pekerjaan yang akan dilaksanakan/dibiayai oleh pemerintah (pusat/daerah/asing), lembaga internasional dan swasta yang terkait dengan upaya rehabilitasi dan rekonstruksi NAD dan Sumut, dan atau proyek di wilayah lain dan di pangsa pasar yang lain. 2. Mengkoordinasikan dan mengkonsepkan rencana keterlibatan konsorsium dalam proses rehabilitasi dan rekonstruksi NAD dan Sumut, dan atau proyek di wilayah lain dan di pangsa pasar yang lain. 3. Mengkomunikasikan / mempromosikan konsorsium kepada pemerintah (pusat/daerah/asing), lembaga internasional dan swasta. 4. Mendata kemampuan teknis dan aset penunjang yang dimiliki oleh Para Pihak yang nantinya dapat digunakan dalam kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi NAD dan Sumut , dan atau proyek di wilayah lain dan di pangsa pasar yang lain. 5. Menentukan anggota-anggota konsorsium untuk menjadi “Leading Firm” yang cocok untuk bertindak dan terlibat atau mengerjakan persiapan sampai dengan melaksanakan suatu proyek bisnis tertentu yang didukung oleh anggota lainnya yang memiliki kesamaan kompetensi. 6. Mempromosikan dan menegosiasikan kontrak kerja antara konsorsium / anggota konsorsium dengan pihak pemberi kerja. 7. Mengkoordinasikan pelaksanaan proyek bisnis yang dilakukan anggota konsorsium. 8. Mewakili konsorsium, dan karenanya bertindak untuk dan atas nama konsorsium, dalam berbagai pertemuan, presentasi, negosiasi dengan pihak ketiga, yang terkait dengan upaya untuk mencapai tujuan dibuatnya Perjanjian KKKI. 9. Mengangkat karyawan/teknisi konsorsium untuk mendukung pelaksanakan pekerjaan konsorsium, dan membuat peraturan dan kebijakan ketenagakerjaan yang akan berlaku terhadap seluruh karyawan yang bekerja bagi kepentingan konsorsium. 10. Menyelenggarakan rapat umum anggota konsorsium (Yang dapat mengambil keputusan yang mengikat Para Pihak bila

5 6 7 8

Bawahan tidak langsung Koordinasi Tugas Wewenang & Tanggung jawab


Lampiran B-4Pada pedoman kerja KKILampiran SK KKI No: «Nomor_SK» tanggal 20 «Tanggal_SK» diikuti lebih dari ½ dari seluruh anggota konsorsium dan disepakati oleh 2/3 dari anggota yang hadir. Risalah putusan rapat dapat dibuat secara sirkular, tanpa perlu kehadiran secara fisik anggota konsorsium.), termasuk untuk mengadakan pemanggilan rapat dan memimpin rapat. 11. Menyiapkan pendirian sebuah perseroan terbatas, yang pemegang sahamnya adalah Para Pihak. Perseroan terbatas ini nantinya akan menggantikan seluruh pengerjaan proyek (mengerjakan sendiri) yang pada awal berdirinya konsorsium ini di distribusikan pada anggota konsorsium. 12. Hal-hal lain yang dipandang perlu untuk mendapatkan proyek bisnis bagi konsorsium; untuk melaksanakan proyek bisnis tersebut dengan sebaik-baiknya; dan untuk mencapai Tujuan seperti tertuang pada perjanjian KKI. 13. Untuk keadaan-keadaan dimana diperlukan suatu keputusan yang bersifat cepat dan mendesak, Direktur Utama berwenang untuk memutuskan dan menetapkan keputusan Dewan Direksi tanpa terlebih dahulu membahas dan mendiskusikan masalah tersebut dalam rapat. Dalam waktu 10 hari sejak diputuskan dan ditetapkannya keputusan sebagaimana dimaksud dalam ayat ini, Direktur Utama berkewajiban untuk menyelenggarakan rapat dengan tujuan untuk menjelaskan dan membagi tugas kepada seluruh Direktur atau disaat para Direktur tidak mungkin melaksanakan, wajib dicarikan alternatif pelaksananya.



12


No 12 3 4


Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab Direktur Umum Admin & Keuangan (CFO)Yayat T Sumitra Direktur Utama KKI 1. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Akunting. 2. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Keuangan. 3. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Umum 4. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Admin. 1. Team Leader 2. Anggota GOC 3. Para District Manager 4. Para Monev consultant. 5. Para Project Site Manager. Para Komisaris . Para NS, Federasi RCRC, ICRC , PB PMI, PD PMI & PC PMI Sesuai perjanjian KKI khususnya pasal 4. tentang keuangan. 1. Dibidang Keuangan dan Akuntansi : a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling keuangan dan akuntansi KKI secara sistemik. Dibidang Umum a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling dibidang umum KKI secara sistemik. Dibidang administrasi a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling dibidang administrasi KKI secara sistemik.

5


6 7 8

Koordinasi Tugas Wewenang & tanggung jawab

2.

3.



No 12 3 4 5

Status PosisiNama Atasan Bawahan langsung Bawahan tidak langsung

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab Direktur Operasi dan BisnisAbdul Alim Direktur Utama KKI 1. Para petugas operasional tehnis dan bisnis di wilayah Indonesia 1. Team Leader 2. Anggota GOC 3. Para District Manager 4. Para Monev consultant. 5. Para Project Site Manager. Para Komisaris Para NS, Federasi RCRC, ICRC ,PB PMI, PD PMI & PC PMI. Para Asisten / Staf Ahli 1. Sesuai perjanjian KKI. 2. Bertanggung jawab langsung pada masalah tehnik. 1. Dibidang Operasional Tehnik a. Melakukan fungsi Planning, organizing, actuating dan controlling tehnik secara umum dan tehnical asssistance secara khusus. secara sistemik. b. Membantu Direksi RR di Nad dibidang tehnis studi, perencanaan dan pengawasan. Dibidang Bisnis a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling dibidang bisnis dan approach kepada PMI, NS, BRR secara individual dan sistemik. b. Mengkoordinir BDO / Business defelopment Officer al : BDO 1: yaitu NS dari US, Australia, Saudi Arabia, Federation, Inggris; c. BDO 2: yaitu NS dari Japan, Korea, Hongkong, Malaysia, Singapore, Indonesia; d. BDO 3: yaitu NS dari Belgia, French, German, Canada, Slovak, Turkish; e. BDO 4: yaitu NS dari Netherland, Norwegia, Spanish, Swiss, Danish dan Taiwan

6 7 8

Koordinasi Tugas Wewenang & Tanggung jawab

2.



14


No 12 3 4


Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab Direktur Operasi Rehabilitasi & Rekonstruksi ( RR) NAD & NiasRachmatsyah Nusfi Direktur Utama KKI 2. Para Koordinator GOC anggota KKI yang bekerja di wilayah NAD. 3. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Akunting di NAD. 4. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Keuangan di NAD . 5. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Umum di NAD. 6. Kepala Bagian (istilah akan ditetapkan kemudian) Admin di NAD. 6. Team Leader 7. Anggota GOC 8. Para District Manager 9. Para Monev consultant. 10. Para Project Site Manager. Para Komisaris Para NS, Federasi RCRC, ICRC ,PB PMI, PD PMI & PC PMI. Para Asisten / Staf Ahli 3. Sesuai perjanjian KKI. 4. Bertanggung jawab langsung pada masalah tehnik. 1. Dibidang Keuangan dan Akuntansi : a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling keuangan dan akuntansi KKI –NAD secara sistemik. Dibidang Umum a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling dibidang umum KKI-NAD secara sistemik. Dibidang administrasi a. Melakukan fungsi Planning, organizing actuating dan controlling dibidang administrasi KKI-NAD secara sistemik. Dibidang Operasional Rehabilitasi dan Rekonstruksi di NAD & Nias. a. Mengkoordinir Ketua GOC. b. Membantu fungsi TA yang bertugas / ditugaskan ke NAD. c. Berkoordinasi dengan perwakilan NS yang di NAD.

5


6 7 8

Koordinasi Tugas Wewenang & Tanggung jawab

2.

3.

4.



No 12 3 4 5 6

Status PosisiNama Atasan Bawahan langsung Bawahan tidak langsung Koordinasi

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab Sekretaris ConsortiumDirektur Utama KKI (sementara belum ada Direktur Business) Business Development Officer (disaat Direktur Bisnis) belum di angkat 1. 2. 3. 4. Para NS, Federasi RCRC, Co team Leader Para expert /tenaga ahli seluruh unsure pendukung KKI 1. 2. 3. Mempunyai kualifikasi dan pengalaman sebagai Corporate Secretary Mempunyai pengalaman minimal 5 tahun pada posisi sebagai pengambil keputusan dalam perusahaan Memahami cara / metode pendekatan dengan orang asing , khususnya pendekatan untuk memasarkan usaha jasa konsultansi. (seperti dimaksud pada TA functions). Berkemampuan mengkoordinir dan mengarahkan Business Development Officer, Mempunyai gelar kesarjanaan dari universitas dalam maupun luar negeri. Mempunyai kemampuan dan pengalaman lebih dalam berkomunikasi dengan para donor dan pemerintah daerah. Menguasai Bahasa Indonesia dan Inggris; dan dapat mengoperasikan program aplikasi computer seperti words, spreadsheets, presentation and analisa data. Menjembatani tugas para BDO (Business Development Officer) untuk melakukan pendekatan ke para NS (National Society). Mengupayakan agar Concept Paper yang sudah di approve oleh TFM, dapat segera ditindak lanjuti menjadi project proposal ( Lihat diagram TA function). Mengupayakan agar project proposal yang disetujui TFM, ditindak lanjuti dengan kontrak antara NS dengan KKI. Memberikan masukan kepada Direksi KKI tentang sales projection yang diperoleh. Memberikan masukan kepada Team Leader atas hasil pendekatannya dengan para NS. Membantu Team Leader mengkoordinasikan pekerjaan yang berhubungan dengan NS, khususnya pada tahapan fact finding (mengubah CP menjadi PP). Berkoordinasi dengan Contract & legal Adv untuk mempersiapkan kontrak. berkoordinasi dengan MIS consultant.

7

Kualifikasi

4. 5. 6. 7.

8

Tugas, Wewenang

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



16


No 12 3 4 5 6 7

Status PosisiNama Atasan Bawahan langsung Bawahan tidak langsung Koordinasi Tugas

Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab Business Development OfficerDirektur Bisnis KKI

Para NS, Federasi RCRC, ICRC, PB PMI, PD PMI, PC PMI 1. Melakukan pendekatan ke para NS. 2. Meningkatkan status project para NS menjadi kontrak dengan tataran pola piker sbb : a. Project forecast > probability 30 % b. Project Statement > probability 60% c. Contract Statement > probability 90% Mengkoordinasikan berbagai upaya untuk meningkatkan probabilitas . Memberikankeyakinan kepada para klient / NS agar mereka mempergunakan KKI sebagai konsultannya .

8 9

Wewenang Tanggung jawab

5. PENUTUP Struktur Organisasi dan Job Description ini dapat diubah dan dilakukan perbaikan apabila dirasa sudah tidak sesuai. Namun demikian untuk memulai sebuah usaha , diperlukan system dan prosedur untuk menciptakan mekanisme kerja .


Documents

Wewenang Dan Tanggung Jawab (Job Description) Pengurus