WorkCube Kullanıcı Eğitim Kitapçığı Fatura · 2004-07-13 · • Satış tanımları fatura modülündeki “Tanımlar” bölümünde yapılır. • Tanımlar sayfasının

WorkCube

Kullanıcı Eğitim Kitapçığı

Fatura

WorkCube Kullanıcı Kitapları / Fatura 1

İçindekiler Sayfa No

BÖLÜM I – Fatura Modülüne Giriş 4

• Modül Tanımları 4

• Fatura baskı formları tanımlama 4

• Satış muhasebe hesapları tanımlama 5

• Alış muhasebe hesapları tanımlama 6

BÖLÜM II – Fatura Hareketleri ve Emirler 7

• Emirler 7

• Emirler arasında arama yapma 7

• Fatura emrini faturaya dönüştürme 8

• Alış Faturası Kaydetme (Tüm alım faturaları) 8

(Alınan Vade Farkı Faturası / Perakende Satış İade Faturası /

Toptan Satış İade Faturası / Mal Alım Faturası / Alınan Hizmet

Faturası / Alınan Proforma Faturası / Alınan Fiyat Farkı Faturası /

Demirbaş Alım Faturası / İthalat Faturası)

• Faturaya Ürün Ekleme 13

• Fatura Tutar ve Toplamları 16

• Yuvarlama 16

• Diğer Alışlar 17

(Hizmet Gider Pusulası / Mal Gider Pusulası / Müstahsil

Makbuzu / Serbest Meslek Makbuzu)

• Alış faturası güncelleme 18

• Satış Faturası Kaydetme (Tüm satış faturaları) 18

(Verilen Vade Farkı Faturası / Perakende Satış Faturası / Toptan

Satış Faturası / Verilen Hizmet Faturası / Verilen Proforma

Faturası / Verilen Fiyat Farkı Faturası / Alım İade Faturası / İhracat

Faturası / Demirbaş Satış Faturası)

• Satış faturası güncelleme 19

• Satış faturasını kağıda dökme 19

• Fatura İptali 20

• Hal Faturaları 20

• İrsaliye arama 20

• İrsaliyeden hal faturası oluşturma 21

• Fatura üzerinden seri no takibi 21

• Spec tanımlama (Spec bazında alış ve satış kaydı) 25


İçindekiler Sayfa No

• Hareketler 27

• Fatura hareketlerini görüntüleme (Fatura Arama) 27

• Fatura ile ilişkili siparişleri görme 28

• Fatura maliyet ve masraf kayıtları 29

• Faturayı masraf merkezlerine dağıtma 29

• Şirketler arası konsolide fatura oluşturma 31

• Fatura anlaşmalara uygunluk kontrolü 32

• Faturayı onaylama 33

• Fark faturası emri oluşturma 33

• Fatura ödeme planını görüntüleme 35

• Senet Basma 36

• Toplu Fatura Basma 37

BÖLÜM III – Fatura Kontrol 39

• Fark faturası kesme 39

• Toplu fark faturası kesme 39


BÖLÜM I – FATURA MODÜLÜNE GİRİŞ

• Fatura modülü gelen ve giden tüm faturaların kaydedildiği ve takip edildiği

modüldür.

• Modül satış, satınalma, stok yönetimi, finans ve muhasebe modülleri ile birebir

entegre çalışır.

• Modül içerisinde detaylı fatura kontrol ve onay sistemi mevcuttur.

• Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce faturalarla ilgili alış ve satış

hesap tanımlarının yapılması gerekir.

• Modüle özel fatura şablonları tanımlanarak basılı faturalara uygun çıkış alınması

sağlanır.

Not: Fatura şablon ayarlarını kurulum esnasında WorkCube Teknik ekibi

gerçekleştirecektir.

Modül Tanımları

Fatura Baskı Formları Tanımlama

Sayfa: Ayarlar > Sistem Yönetimi > Output Şablonları > Sistem İçi Yazıcı Belgeleri

• Fatura, irsaliye v.b. baskı formları “Ayarlar” modülündeki sistem yönetimi >

output şablonları > sistem içi yazıcı belgesi olarak tanımlanır.

• Fatura baskı formu tanımlanırken İşlem Tipi alanından “Genel Fatura Baskı”

ifadesi seçilmelidir.


• Aktif olmayan formlar fatura modülünde görüntülenmez ve kullanılamaz.

• Birden fazla fatura baskı formu tanımlanabilir.

• Fatura modülünden fatura basarken bu formlardan istenen seçilebilir.

• Baskı dosyaları WorkCube teknik ekibi veya bu konuda uzman bir kişi

tarafından hazırlanarak sisteme upload edilir.

Baskı formları tanımlama konusunda WorkCube Teknik

Ekibi'ne mutlaka danışılmalıdır.

Satış Muhasebe Hesapları Tanımlama

Sayfa: Fatura > Tanımlar > Satış Tanımları

• Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce satış faturalarının

muhasebeleştirilmesi için kullanılacak muhasebe hesaplarının öncelikle

tanımlanması gerekir.

• Satış tanımları fatura modülündeki “Tanımlar” bölümünde yapılır.

• Tanımlar sayfasının sol tarafında bulunan “Satış tanımları” linkine tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda her bir fatura türü ile ilişkili çalışacak muhasebe


hesabını yanındaki işaretine tıklayarak listeden seçin.

• işaretine tıkladığınızda karşınıza muhasebe hesapları sayfası gelecektir. Bu

ekranda

• Hesap adı ve koduna göre arama yapabilir veya 0-9 arası numaralara

tıklayarak bu numaralarla başlayan muhasebe hesaplarını

görüntüleyebilirsiniz.

• İlgili hesap adının hizasındaki ikonuna tıklayarak hesap hareketlerini

görebilirsiniz.

• İkonuna tıklayarak hesap bilgilerinde güncelleme yapabilirsiniz.

• İşaretine tıklayarak alt hesap açabilirsiniz.

Not: Muhasebe modülünde yetkisi olmayanlar bu ikonları göremez ve

hesaplarda değişiklik yapamaz.

Alış Muhasebe Hesapları Tanımlama

Sayfa: Fatura > Tanımlar > Alış Tanımları

• Fatura modülü kullanılmaya başlanmadan önce alış faturalarının

muhasebeleştirilmesi için kullanılacak muhasebe hesaplarının öncelikle

tanımlanması gerekir.

• Alış tanımları fatura modülündeki “Tanımlar” bölümünden aynen satış

tanımlarının yapıldığı gibi tanımlanır.

• Bilgi için bir önceki “Satış Tanımları” başlıklı bölüme bakın.

Bu tanımlamalar alış, satış ve diğer alış ile ilgili fatura işlemlerinde

gerekli muhasebe kayıtlarını oluştururken ilgili hesapları çalıştırır.


BÖLÜM II–Fatura Kaydı, Hareketler ve

Emirler

EmirlerSayfa: Araçlar > Fatura > Emirler

• Stok modülü ve şubelerden kaydı girilen tüm irsaliyeler (şubelerarası sevk

irsaliyesi hariç) fatura modülü “Emirler” sayfasında listelenir.

• İrsaliyenin faturaya dönüşüp dönüşmediği bilgisi aşama sütununda “fatura

nosu” veya “Kesilmemiş” ifadesi ile belirtilir.

Emirler Arasında Arama Yapma

• Emirler listesini farklı kriterlere göre görüntülemek için Filtre yazısının

yanında bulunan alanlar kullanılır:

• Filtre yazısının yanındaki ilk boş alan irsaliye numarasına göre arama

yapmaya olanak tanır.

• Yandaki alanlardan irsaliye tiplerine veya şubelere göre emirler

görüntülenebilir.

• Filtre alanlarında seçimlerinizi tamamladıktan sonra butonuna

tıklayın.

• Ekranda seçmiş olduğunuz kriterlere uygun kayıtlar görüntülenecektir.

Uygun kayıt bulunamazsa ekrana boş liste gelecektir.


Fatura Emrini Faturaya Dönüştürme

• Emirler listesinde ilgili belge adına tıklayın.

• Belgenin türüne göre alış veya satış faturası kaydetme ekranı karşınıza

gelecektir.

• Bu ekranlardan irsaliye üzerindeki bilgiler ilgili alanlara sistem tarafından

otomatik yerleştirilir.

İrsaliyeyi faturaya dönüştürme hakkında ayrıntılı

bilgiler alış ve satış faturası kaydetme başlıkları altında

sonraki sayfalarda anlatılmıştır. Lütfen bilgi için bu

bölümlere bakınız.

Alış Faturası Kaydetme (Gelen Faturalar)• Bu bölümden aşağıdaki fatura tipleri için “Alış Kaydı” yapılır.

• Alınan Vade Farkı Faturası

• Perakende Satış İade Faturası

• Toptan Satış İade Faturası

• Mal Alım Faturası

• Alınan Hizmet Faturası

• Alınan Proforma Faturası

• Alınan Fiyat Farkı Faturası

• İthalat Faturası

• Gelen fatura kayıtları direkt emirler lisatesindeki irsaliyeler üzerinden

yapılabileceği gibi, “Alış Ekle” butonuna tıklanarak da gerçekleştirilebilir.

Alış Faturası Kaydetmek İçin

• Fatura modülündeki “Alış Ekle” butonuna tıklayın.

• “Alış Faturası Ekle” ekranı karşınıza gelecektir.


Bu ekrandaki,

• İşlem Tipi alanı hazırladığınız alış faturasının türünü seçmek için

kullanılır. Yukarıda adını saydığımız fatura türlerinin bir listesi bu alanda

görüntülenmektedir.

• Alan üzerine tıklayıp listeden düzenlediğiniz belge türünü seçin.

• Cari Hesap alanı alım işleminin yapıldığı tedarikçiyi seçmek için

kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayıp kurumsal cari üyeler

listesinden ilgili tedarikçi ve yetkili adını seçin.

• Bu listede kurumsal üyeye kayıtlı tüm kişilerin adları ayrı ayrı

sıralanır. Tıklarken doğru yetkiliyi seçtiğinizden emin olun.

• Cari kurumsal üye listesinde kişi adlarının hizasındaki işaretine

tıklayarak kurumsal üyeye (tedarikçi şirket) yeni çalışan

kaydedebilirsiniz.

• İkonuna tıklayarak kurumsal üyeye (şirkete) ait bilgileri

görebilirsiniz.


ÖNEMLİ: Bir kurumsal üye şirketin Cari kurumsal üye olabilmesi ve

bu listeden seçilebilmesi için

• Üye detay sayfasından ikonuna tıklayarak üyeyle ikişkili

muhasebe hesabı ve çalışma döneminin seçilmesi gerekir.

• Kurumsal üyeye en az bir çalışan kaydı girilmiş olmalıdır.

• Üye kaydında Aktif, Alıcı ve/veya Satıcı kutucuklarının işaretli

, Potansiyel kutucuğunun işaretli olmaması gerekir. Akitf

olmayan üyeler listelerde gözükmez. Potansiyel üyeler de

cari üyeler listesinde görtüntülenemez dolayısıyla

adlarına fatura kaydı yapılamaz.

• Bu konuda ayrıntılı bilgi için bkz. Üye Yönetimi Kullanıcı

Kitapçığı

• Cari Hesap / Yetkili alanı tedarikçi yetkilisini ifade eder, üst alanda

seçilen tedarikçi yetkilisinin adı burada görüntülenir.

• İrsaliye alanı fatura ile ilişkili irsaliyeyi seçmek için kullanılır.

• Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak karşınıza gelen irsaliye

listesinden ilgili irsaliyeyi seçin.

• Fiziki mallarla ilgili faturalarda stok bilgilerinin

muhasebeleştirilmesi için ilişkili irsaliye mutlaka seçilmelidir.

Not: Alış faturası kaydederken Alış irsaliyeleri, satış faturası

kaydederken satış irsaliyeleri görülür.


• Aramak istediğimiz irsaliyeye hızlı ulaşmak için biliniyorsa; Filtre

kısmına irsaliye No girilebilir, irsaliye çeşidi ve depo bazında

irsaliyeler görüntülenebilir.

• Seçeceğimiz irsaliye veya irsaliyelerin yanındaki kutucuğu

işaretleyin.

• Birden fazla irsaliyeyi fatura ile ilişkilendirebilirsiniz.

• İrseliye Ekle butonuna yıklayın.

• Satın Alan alanı ürünle ilgili alımı yapan çalışanı seçmek içindir.

• Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak karşınıza gelecek

çalışanlar listesinden ilgili çalışanın adına tıklayarak seçiminizi

yapın.

• Çalışan ile ilgili bilgileri görmek için ikonuna tıklayın.

• Filtre alanlarını kullanarak çalışan isimleri arasından arama

yapabilir. Departmana göre çalışanları görüntüleyebilirsin.

• Fatura No alanına kaydını yptığınız faturanın Seri'sini ve No'sunu yazın.

(Örn: B123201)

• Fatura tarihi alanının yanındaki ikonunu kullanarak veya gg/aa/yyyy

şeklinde yazarak fatura tarihini kaydedin.

• Açıklama alanına fatura açıklamasını yazın.

• Ödeme Yöntemi alanı faturanın ödeme şeklini seçmek içindir.

• Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak faturanın ödeme yöntemini

seçin.


Not: Ödeme yöntemleri “Ayarlar” modülündeki Parametreler

bölümünde tanımlanır.

• Sevk Yöntemi alanı faturaya konu ürünlerin sevk yöntemini seçmek için

kullanılır.

• Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak alış kaydı ile ilgili sevk

yöntemini seçin.

Not: Sevk yöntemleri Ayarlar modülünde tanımlanır.

• Depo alanı ürünlerin teslim alındığı depoyu veya lokasyonu seçmek için

kullanılır.

• Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak mal teslimatının yapıldığı

depo/lokasyon adını seçin.

ÖNEMLİ: Ayrı irsaliyeye sahip fatura kayıtlarında, irsaliye

alanından mutlaka irsaliye ilişkileri tanımlanmalıdır. İrsaliye

bilgisi seçilen faturalarda sistem otomatik olarak irsaliye

sayfasındaki depo bilgisini kullanacaktır. Bu alan daha çok

irsaliyeli faturalarda kullanılmalıdır.

• Teslim Alan alanı irsaliye üzerinde teslim aldım imzası olan kişiyi

(çalışanı) seçmek için kullanılır. Alanın yanındaki ikonuna tıklayarak

mal teslimatının yapıldığı çalışan adını seçin.


• Nakit Alış kutucuğu ödemesi nakit yapılan faturalar için, kasa işlemini

de aynı anda yapmak için kullanılır.

• Bu kutucuk işaretlendiğinde alt kısımda görünen “Kasa Seçimi”

alanından nakit çıkışının yapıldığı kasanın da seçilmesi gerekir.

ÖNEMLİ: Burada gerçekleşen nakit alış işlemi Fatura

Kaydedildikten sonra

• Faturasını girdiğimiz firmanın C/H hareketlerinde

• Firmanızın Muhasebe Kayıtlarında gerekli işlemleri

oluşturur.

Faturaya ürün Ekleme

• Faturanın alt kısmında yer alan ürün basketi alış işlem kaydının yapıldığı

ürünleri seçmeye yarar.

• Üst taraftan Mal Alım irsaliye seçimleri yapılan fatura kayıtlarında ürün

basketi irsaliye bilgileri doğrultusunda sistem tarafından otomatik

doldurulur.

• İrsaliyeli faturalarda veya hizmet alımlarında bu alandan ilgili ürün veya

hizmetlerin seçilmesi gerekir.

• Baskete ürün eklemek için alt taraftaki koyu renkli satırın başında

bulunan ikonuna tıklayın. Buradan teslim alınan ürünleri tek tek seçin.

• Fatura sayfasına ürünler, ürünler ekranındaki ürün birim kısmına

tıklayarak eklenir.

• Ürün Basketinin kullanımı hakkında yardım için kitapçığın sonundaki

“Sayfaya Ürün Ekleme (Ürün Basketinin Kullanımı)” bölümüne

bakınız.


ÖNEMLİ: Bir ürün veya hizmet için fatura işlemi yapabilmek için o ürün

veya hizmet ile ilişkili muhasebe dönem ve hesaplarının tanımlanmış

olması gerekir.

• WorkCube grup şirketlerini destekleyen bir yapıya sahip olduğu için,

ürünler detay sayfalarından bağlı oldukları şirketler ve muhasebe

dönemleriyle ilişkilendirilirler.

• Fatura kayıtlarında seçilebilmesi ve muhasebeleştirilmesi için, ürün

detay sayfasında cari muhasebe döneminin ve ilgili alış/satış muhasebe

hesaplarının seçilmiş olması gerekir.

• Muhasebe hesabı ve muhasebe dönemi tanımları ürün detay

sayfasındaki ikonuna tıklanarak gerçekleştirilir.

Konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. WorkCube Ürün ve Stok

Yönetimi Kullanıcı Kitapçığı

• Ürün basketinde Ürün miktarı sütununa teslim alınan ürün miktarını

yazın.

• Ürün isimlerinin başında bulunan ikonlarına tıklayarak ürün

garanti ve seri no bilgilerini kaydedebilirsiniz. Garanti ve seri no

takibi hakkında ayrıntılı bilgi “Fatura Üzerinden Seri No ve

Garanti Takibi” başlıklı bölümde anlatılmıştır.

• İkonlarına tıklayarak farklı bir ürün seçebilirsiniz.

• Fiyat sütunundaki ikonlarına tıklayarak, fiyat detay


ekranlarından teslim alınan ürünlerle ilgili alış fiyatlarını

seçebilirsiniz.

• Ürün sütunundaki ikonlarına tıklayarak ürünlerle ilgili bilgi

ekranını görebilirsiniz.

• Spec sütunundaki ikonlarına tıklayarak ürünlerin spec

dağılımlarını oluşturabilirsiniz.

• İkonlarına tıklayarak eklediğiniz ürün sayfadan silebilirsiniz.

ÖNEMLİ: Spec tanımlama bu bölümün sonunda ayrı başlık

olarak ele alınmıştır. Birden fazla specde ürün teslimatı söz

konusu olduğunda her bir spec için aynı ürün ayrı ayrı seçilerek

baskete eklenmeli ve bu speclerdeki ürün miktarları ayrı ayrı

tanımlanmalıdır.

Faturaya ürün eklerken ürünler listesinde ürünle ilgili bilgileri

görme ve hızlı arama;

• Filtre kısmına ürünün tam adı yazılarak aranılabilir.

• Sayfanın üst kısmındaki harflere girilerek o harfle başlayan ürünler

listelenir.

• Bununla birlikte Ürün Sorumlusu / Tedarikçisi Ve Kategorisi bilgileri

ikonlarına tıklanarak girilebilir.

• İkonuna tıklanır.

• Bu sayede aranılan ürün daha hızlı bulunacaktır.

• Ürünler sayfasında ürünle ilgili Alış-Satış fiyatların görmek için

ikonuna tıklayın. Buradan direkt alış fiyatına tıklayarak da baskete ürün

ekleyebilirsiniz.

• Ürünle ilgili Stok Detay bilgilerini görmek için ikonuna tıklayın.


Fatura Tutar ve Toplamları

• Fatura tutar ve toplamları ürünlerin fiyatları, KDV oranlar, net satır

toplamları üzerinden sistem tarafından otomatik hesaplanır.

• Fatura sayfasının altındaki tutar ve hesaplama bölümünde, Döviz kur'u

girilerek Fatura toplamı, TL ile birlikte döviz tutarı da görülebilir.

• Faturada indirim var ise Fatura Altı İndirim kısmına bu tutar girilir.

• YUVARLAMA: Faturalarda yuvarlama faturanın KDV'li toplam tutarına

göre yapılır.

• Eğer nihai fatura tutarını aşağıya doğru yuvarlamak istiyorsanız,

yuvarlamak istediğiniz rakamı başına eksi “-” işareti ekleyerek

yazın.

• Eğer fatura tutarını üste doğru yuvarlamak istiyorsanız,

yuvarlanacak tutarı yuvarlama alanına başına art “+” işareti

ekleyerek yazın.

• Yuvarlama tutarının başına hiç işaret konmadığında sistem bunu

“+” olarak algılayacaktır.

• Sistem fatura tutarını otomatik olarak yuvarlayacaktır.

• Sistem yuvarlama tutarlarını kanuni olmayan gelir ve/veya

giderler hesabına otomatik olarak aktarır ve muhasebeleştirir.

Örn: Yukarıdaki örnekte 386.199.997 TL olan fatura tutarı geriye

doğru yuvarlanarak 386.000.000'a düürülmüştür.

• Son olarak “Kaydet” butonuna tıklayın. Eklediğiniz alış faturası ilgili

belge no, belge adı, tarih v.b. bilgileri ile birlikte “Hareketler” listesine

eklenecektir.


ÖNEMLİ: Kaydedilen Alış-Satış Faturaları

• Firma C/H kayıtlarını (Borç/Alacak)

• Muhasebe kayıtlarını (Mahsup,Yevmiye)

• Stok Hareketlerini Oluşturur.

Girişi Yapılan Satış,Alış ve Diğer Alışla ilgili faturaların iptali için

fatura güncelleme sayfasında bulunan fatura iptali kutucuğuna

tıklanır. Yapılan bu işlemle fatura firma cari

hesabında, Muhasebe kayıtlarında ve ürün hareketlerinde oluşan

kayıtları geri alır.

Fatura güncelleme hakkındaki bilgiler “Hareketler” bölümünde

detaylarıyla anlatılmıştır.

Diğer Alışlar

• Bu bölümden aşağıdaki fatura tipleri için “Alış Kaydı” yapılır.

• Hizmet Gider Pusulası

• Mal Gider Pusulası

• Müstahsil Makbuzu

• Serbest Meslek Makbuzu

• Diğer alış kayıtları Fatura modülündeki “Diğer Alış Ekle” linkine

tıklanarak yapılır.

• Diğer alış kayıtları da bir önceki alış faturası kaydetme bölümde

anlatıldığı gibi gerçekleştirilir.

• Normal alışlardan farklı olarak “Diğer Alışlar” daki gider pusulası ve

makbuzlar için “Stopaj Oranı” kaydedilir.

• Girilen stopaj oranına göre sistem stopaj tutarını otomatik hesaplayarak

fatura tutarından düşürür.

• Stopaj tutarları ilgili muhasebe hesaplarına sistem tarafından

otomatik aktarılarak muhasebeleştirilir.


Alış Faturası Güncelleme

• Kaydedilen alış faturasını güncellemek için “Hareketler” listesinde ilgili

fatura lnikine tıklayın.

• Fatura güncelleme ekranı karşınıza gelecektir.

• İlgili alanlarda gerekli düzeltmeleri yapıp “Güncelle” butonuna tıklayın.

• Fatura güncelleme ekranında ayrıca “Fatura İptal” kutcuğu

görüntülenir. Bu kutucuğa tıklanıp güncelleme yapıldığında fatura iptal

olur ve faturanın kaydedildiğinde arka planda gerçekleşen tüm işlem ve

hesaplamalar sistem tarafından aynen geri alınır.

Satış Faturası Kaydetme (Giden Faturalar)• Bu bölümden aşağıdaki fatura tipleri için “Satış Kaydı” yapılır.

• Verilen Vade Farkı Faturası

• Perakende Satış Faturası

• Toptan Satış Faturası

• Verilen Hizmet Faturası

• Verilen Proforma Faturası

• Verilen Fiyat Farkı Faturası

• Alım İade Faturası

• İhracat Faturası

• Giden fatura kayıtları direkt emirler listesindeki irsaliyeler üzerinden

yapılabileceği gibi, “Satış Ekle” butonuna tıklanarak da gerçekleştirilebilir.


• Satış faturası kaydetme ekranındaki alanlar “Alış Faturası Kaydetme”

ekranındaki alanlarla benzerlik gösterir.

• İşlem Tipi alanında bukez alış faturaları değil satış fatruaları listelenir.

alanında

• İrsaliye alanından sadece satış irsaliyeleri seçilebilir.

• Satış Yapan alanından satışı yapan çalışan adı seçilir.

• Teslim alan alanından ürünü teslim alan müşteri yetkilisinin adı seçilir.

• Diğer alan ve bölümlerin kullanımı aynen alış faturası kaydetmede

• Kaydı yapılan satış faturaları aynen alış faturalarında olduğu gibi hareketler

listesine eklenir.

Satış Faturası kaydetme hakkında ayrıntılı bilgi için bir önceki

Alış Faturası Kaydetme başlıklı bölüme bakınız.

Satış Faturasını Güncelleme

• Satış faturalarını güncellemek için hareketler listesinden ilgili belge no’suna

veya belge adına tıklayın.

Satış Faturasını Kağıda Dökme

• Satış irsaliyelerini kağıda dökmek için “Hareketler” listesinde ilgili belge adının

hizasındaki ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen ekrandaki “Modül İçi Yazıcı belgeleri” alanına tıklayarak baskı

yapacağınız fatura şablonunu seçin.

Not: Fatura ve diğer sistem içi yazıcı şablonları “Ayarlar” modülünden

tanımlanır. Fatura basmadan önce en az bir fatura şablonunun sistem üzerinde

tanımlanmış olması gerekir.

• İlgili şablonu seçtikten sonra ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.


Fatura İptali

• Sisteme kayıtlı faturayı iptal etmek için Hareketler listesinden ilgili fatura

linkine tıklayın.

• Açılan fatura güncelleme ekranındaki “Fatura İptal” kutucuğunu seçili duruma

getirip “Güncelle” butonuna tıklayın.

• Sistem faturayı iptal edilecek ve fatura kaydıyla geri planda yapılan tüm

işlemler geri alınacaktır.

Hal Faturaları• Özellikle perakendecilerde manav reyonu için yapılan satınalmaların doğru

muhasebeleştirilebilmesi için Hal faturaları ayrıca kesilir.

• Hal faturalarının diğer alış faturalarından farkı, ürün basketine eklenen sütun

üzerinden “Daralı” “Darasız” hesaplamaları yapılabilmesidir.

• Girilen dara miktarına göre sistem otomatik olarak darasız hesaplamalarını

oluşturur.

• Bunun dışındaki tüm alanlar aynen alış fatura kaydında olduğu gibi doldurulur.

• Hal faturaları sayfasında hal irsaliyeleri listelenir.

İrsaliye Arama

• Hal irsaliyeleri sayfasının üst kısmında bulunan filtre alanları kullanılarak

irsaliyeler arasında arama yapılabilir.

• Filtre yazısının yanındaki alandan irsaliye numarasına göre arama

yapabilirsiniz.

• Alttaki alanlardan depo bazında, belli tarih aralığında ve tedarikçi

bazında irsaliyeleri görüntüleyebilirsiniz.

• Yaptığınız seçimlerden sonra mutlaka ikonuna tıklayın.


İrsaliyeden Hal Faturası Oluşturma

• Hal irsaliyeleri listesinde faturası kesilecek irsaliyelerin başındaki

kutucukları işaretleyin.

• Ekranın altındaki “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın.

• Tüm irsaliye bilgileri ilgili alanlara kaydedilmiş ve ilgili ürünler ürün

basketine eklenmiş halde “Hal Faturası Ekleme” ekranı karşınıza

gelecektir.

• Bu ekrandaki alanların kullanımı aynen “Alış Faturası Kaydetme” başlıklı

bölümde anlatıldığı gibidir.

• Ürün basketindeki bilgi sütunlarına “Dara” ve “Daralı” miktar sütunları

eklenmiş haldedir.

• Buradan alınan mallarla ilgili dara bilgileri kaydedildiğinde sistem gerekli

hesaplamaları yapacaktır ve muhasebeleştirecektir.

Fatura Üzerinden Seri No ve Garanti Takibi

• Hazırlanan alış ve satış faturalarından seri no ve ürün garanti takibi yapılabilir.

• Ürün detayında “Seri No Takibi Yapılıyor” kutucuğu seçili olan ürünler, alış

ve satış faturalarında ürün basketine eklendiklerinde o ürüne ait satır başında

ikonu görüntülenir.

• Bu ikon kullanılarak faturaya konu ürünler için tek tek seri no kaydı yapılır.

• Ürünlerin Alış kaydı yapılmamış seri no’larının satış kaydı da yapılamaz. Bu

durumda sistem sizi uyarır.

NOT: Fatura veya irsaliye üzerinden Seri No / Garanti Takibi yapabilmek için

Ayarlar Modülünde yer alan Sistem Yönetimi bölümündeki Basket Şablonları

sayfasında Şube Fatura ve İrsaliye işlemleri için Garanti Seri No seçeneğinin

işaretlenmesi gerekir. Bu işlem yetkisi sadece yetkili kullanıcılara aittir.

Ayarlar linkini ya da butonunu göremiyorsanız bu yazıyı dikkate almayın.


Seri No Kaydı Yapmak İçin

• Alış veya satış belgelerinde, ilgili ürüne ait satırın başında bulunan ikonuna

tıklayın.

• Seri No Alış Garanti veya Seri No Satış Garanti ekranı karşınıza gelecektir.

• Yöntem alanı seri no kaydının ne şekilde yapılacağını belirlemeyi sağlar. Bu

ekrandan iki şekilde ürün seri no kaydı yapılabilir.

1. Ardışık Seri No Kaydı

• Bu buton ardışık seri no’ya sahip ürünlerin alış ve satış kayıtlarında

kullanılır.

• Bu butona tıklandığında ekranın alt kısmında “Ürün Seri Baş. No”

Alanları görüntülenir.

• Burada ilk alan ardışık olarak tanımlanacak seri no’nun başlangıç

numarasını yazmak için kullanılır. Bu alana nümerik ve harf karakterler

birarada girilebilir.

Not: Bu alana en az 1 nümerik karakter girilmelidir.

• İkinci alan seri no’ların arkasına eklenecek sabit karakterler içindir.

Buraya da rakam veya harf yazılabilir. Bu rakam ve/veya harfler

oluşturulan tüm seri no’ların arkasına eklenir.

• Sistem yazılan harfleri ve arkasından harf gelen rakamları sabit tutar, en


son yazılan nümerik ifadeyi başlangıç alarak, ürün miktarına göre seri

no’ları oluşturur.

• Seri no giriş bölümündeki alanlara gerekli değerleri yazdıktan sonra

“Kaydet” butonuna tıklayın.

• Kaydedilen seri nolar sayfanın sağ tarafındaki seri no güncelleme

bölümünde görüntülenir.

• Bu alanda görüntülenen seri numaraları kontrol edip tekrar “Kaydet”

butonuna tıklayın.

2. Tek Tek Seri No Kaydı

• Alış ve satış kaydı yapılan ürünler için tek tek seri no kaydı da yapılabilir.

• Bu durumda “Tek Tek” butonunun işaretlenmesi gerekir.

• “Tek Tek” butonu tıklandığında ekranın alt kısmında “Ürün Seri

No’lar” alanı görüntülenir.


• Bu alana ürünlere ait seri no’lar aralarında sadece virgül “,” olacak

şekilde tek tek yazılmalıdır.

• Ürün alanında seri no kaydı yapılan ürün adı görüntülenir.

• Miktar alanında alış/satış faturasında, ürün basketinde ilgili ürün için yazılan

miktar görüntülenir.

Not: Tek tek seri no kaydı yapıldığında ürün basketinde yazılan miktardan fazla

veya eksik garanti no’su yazılmamalıdır. Bu durumda sistem sizi uyaracaktır.

• Garanti Başlama alanı o ürüne ait garanti başlangıç tarihini seçmek için

kullanılır. Alanın yanında bulunan ikonunu kullanarak seçiminizi yapın.

• Garanti kategorisi alanı o ürünün tabi olduğu garanti kategorisini seçmek için

kullanılır. Alan üzerine tıklayıp listeden ilgili garanti kategorisini seçin.

Not: Garanti kategorileri ve süreleri “Ayarlar” modülünden tanımlanır. Ayarlar

modülünün kullanma yetkisi sadece sistem yöneticilerine aittir.

• “Kaydet” butonuna tıklayın.

• Kaydedilen seri nolar sayfanın sağ tarafındaki seri no güncelleme bölümünde

görüntülenir.


• Bu ekrandan seri no’ların yanındaki ikonlarına tıklayarak tek tek seri no

silme işlemi yapılabilir.

• Değişiklik yapıldıktan sonra mutlaka alttaki kaydet butonuna tıklanmalıdır.

• Seri no tanımlaması yapılan ürünlerde ikonuna tıklandığında yukarıdaki

güncelleme ekranı açılır.

Spec Tanımlama

• WorkCube Fatura modülü spec bazında alış ve satış kaydetmeye ve buna göre

stokları takip etmeye imkan tanır.

• Farklı speclerde ürün alış ve satışlarında ürün basketinden o ürüne ait spec

tanımının da seçilmesi gerekir.

• Spec tanımları üretim departmanlarının bir konusudur ve WorkCube

üzerinde de spec ve spec niteliklerinin tanımları “Üretim Modülü”nde yapılır.

Burada tanımlanan specler listesine alış ve satış faturaları ürün basketinden

erişilebilir.

• Spec bazında fatura kaydı yapmak için Alış veya satış fatura detayında,

ürün basketindeki Spec sütununda ilgili ürünün hizasındaki ikonlarına tıklayın.


NOT: Spec alanının ürün basketinde bulunması için Ayarlar Modülünde yer

alan Sistem Yönetimi bölümündeki Basket Şablonları sayfasında Fatura ve

İrsaliye işlemleri için “Spec” seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu işlem

yetkisi sadece sistem yöneticilerine aittir. Ayarlar linkini ya da butonunu

ekranınızda göremiyorsanız bu yazıyı dikkate almayın.

• Karşınıza gelen specler listesinden ilgili spec başlığına tıklayın.

• Seçtiğiniz spec adı fatura detayında ilgili ürün satırında görüntülenecektir.

Burada yaptığınız kayıt o ürünün o specine ait stok miktarını arttırır veya

eksiltir.

• Aynı ürünün farklı speclerinden alış veya satış sözkonusuysa her bir spec

için ürün adı ayrı ayrı seçilerek ürün baketine eklenmelidir.

• Spec niteliklerini görmek veya değiştirmek için Specler listesinde ilgili spec

adının hizasındaki ikonuna tıklayın. Spec detay ekranı açılacaktır.

Not: Spec oluşturma, spec nitelikleri tanımlamak hakkında daha detaylı bilgi için

lütfen WorkCube Eğitim Sorumlusundan bilgi alınız.


HareketlerSayfa: Araçlar > Fatura > Hareketler

Fatura hareketlerini görüntüleme (Fatura Arama)

• Fatura modülü ilk açıldığında tüm fatura hareketleri azalan tarih

sıralamasıyla listelenir.

• Fatura modülünde başka bir sayfadayken “Hareketler” linkine tıklanarak bu

listeye ulaşılabilir.

• Hareketler listesindeki her bir fatura adına veya no'suna tıklayarak o

faturaya ait güncelleme sayfasına ulaşılabilir.

• Hareketler listesinde demirbaş alım ve demirbaş satış faturaları da listelenir.

Bu faturaların kayıtları Muhasebe modülünden yapılır. Bu konu hakkında

ayrıntılı bilgi için bkz. FİNANS VE MUHASEBE YÖNETİMİ KULLANICI

KİTAPÇIĞI


Faturalar Arasında Arama Yapma

• Hareketler listesindeki filtre alanları kullanılarak fatura veya

makbuzlar arasında arama yapılabilir.

• Filtre yazısının yanındaki alandan fatura numaraları üzerinden arama

yapılabilir ya da

• Fatura veya makbuzun tipine göre

• Artan/Azalan Tarih ve Artan /Azalan numara sırlamasında

• Depo bazında

• Belli tarih aralığında ve

• Belli bir müşteri veya tedarikçi bazında hareketler

görüntülenebilir.

• Yapılan seçimlerden sonra ikonuna tıklayın.

• Sistem girilen kriterler uygun hareketleri görüntüleyecektir.

Not: Birden fazla arama kriteri girildiğinde sistem tüm kriterleri bir

arada sağlayan arama sonuçlarını ekrana getirir.

Fatura İle İlişkili Siparişleri Görme

• Fatura güncelleme ekranından o faturaya ilişkin sipariş kayıtlarını görmek

mümkündür.

• Fatura güncelleme sayfasının sağ üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• O fatura irsaliyelerine bağlı siparişlere ait bilgi ekranı açılacaktır.

• Bu bilgi ekranında irsaliye no, ilişkili sipariş, teslimat bilgisi ve irsaliye kaydını

yapan kişi adı görüntülenir.


Fatura Maliyet ve Masraf Kayıtları

• Fatura güncelleme sayfasından faturaya ilişkin ek masraf ve maliyetler

kaydedilerek takip edilebilir.

• Masraf kaydı girmek için fatura güncelleme ekranının sağ üst kısmında bulunan

ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda işaretine tıklayarak her bir masraf kalemi için

sayfaya bir bilgi satırı ekleyin.

• Açıklama alanına masraf ile ilgili açıklamayı yazın.

• Tutar kısmına ilgili masraf tutarını rakamlar arasında boşluk veya herhangi bir

işaret olmayacak şekilde girin.

• İlgili para birimini seçin.

• Her bir masraf kalemi için aynı işlemleri tekrarlayın.


Faturayı Masraf Merkezlerine Dağıtma

• Satınalma faturaları faturaya konu mal ve hizmetler üzerinden farklı masraf

merkezlerine dağıtılabilir.

• Masraf merkezlerine dağıtma, harcamaları detaylarıyla takip etmek ve farklı

kriterlerde harcama raporları oluşturmak açısından önemlidir.

• Faturaya konu mal ve hizmetleri masraf merkezlerine dağıtmak için fatura

güncelleme sayfasının sağ üst kımında bulunan ikonuna tıklayın.

• Her bir ürün/hizmet kalemi için bir bilgi satırı eklenmiş halde “Faturayı Masraf

Merkezlerine Dağıtma” ekranı açılır.


• Bu ekran üzerinden her bir ürün/hizmet satırının hizasında ilgili gider kalemi,

masraf merkezi ve masrafı yapan kişi adı seçilebilir.

Not: Masraf merkezleri ve gider kalemleri Finans Modülünde tanımlanır. Bilgi

için bkz. FİNANS MUHASEBE YÖNETİMİ KULLANICI KİTAPÇIĞI

• Tüm dağılımlar yapıldıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklanmalıdır.

Mal veya Hizmet için ayrıntılı maliyet dağıtımı ve masraf merkezi

kaydetmek

• Bu ekrandaki her bir ürün veya hizmet için ayrıca detaylı maliyet

dağılımı ve masraf merkezi kaydı da yapılabilir.

• Bunun için ilgili ürün/hizmet satırının sonunda bulunan ikonuna

tıklayın.

• Ayrıntılı Maliyet Dağıtımı ekranı açılır.


• Bu ekranda ilgili gider kalemlerinin karşısına mal/hizmet tutarındaki pay

yüzdesi (oranı) yazılır.

• Girilen orana göre sistem mal/hizmet için bir önceki ekranda

görüntülenen tutarın o yüzdeye karşılık gelen kısmını otomatik olarak

hesaplar ve tutar alanında görüntüler.

• Masraf merkezi alanından da o tutarın ilişkili olduğu masraf merkezi

seçilir.

• Gider kalemi oranlarının toplamı daima 100 olmalıdır. Aksi

takdirde sistem sizi uyaracaktır.

• Harcamayı yapan alanından ilgili kişi adı seçilir ve “Kaydet” butonuna

tıklanır.

• Detaylı maliyet dağıtımı yapılmış mal/hizmet satırları pasif ve gri hale

gelir.

• Bu mal ve hizmetler için gerekli güncellemeler yine hizasındaki

ikonuna tıklanarak detaylı maliyet dağıtımı sayfasından yapılabilir.

Şirketler Arası Konsolide Fatura Oluşturma

• WorkCube üzerinden yönetilen grup şirketleri için şirketler arası konsolide

fatura kaydı yapılabilir.

• Şirketler arası konsolide fatura kaydı yaptığınızda sistem bulunduğunuz şirket

için yapılan satış fatura kaydını otomatik olarak diğer şirket için “Alış Fatura

Kaydı” olarak o şirket faturalarına ekler.

ÖNEMLİ: WorkCube üzerinden yönetilmeyen grup şirketleri için böyle bir işlem

söz konus olamaz.

• Konsolide fatura kaydı yapmak için “Satış Faturası Güncelleme” ekranının sağ

üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.


• Karşınıza gelen ekranda İşlem Tipi alanında sistem tarafından “Mal Alım

Faturası” görüntülenir.

Eğer bu faturanın farklı bir biçimde diğer şirkete alış kaydedilmesini istiyorsanız

buradan ilgili ifadeyi seçin.

• Periyot alanı faturanın konsolide edildiği grup şirketini ve muhasebe dönemini

seçmek içindir.

Alan üzerine tıklayarak diğer grup şirketini ve muhasebe dönemini seçin.

• Depo alanından malın karşı tarafta teslim alındığı depo adını seçin.

• Teslim alan ve Satışı yapan alanlarından ilgili kişileri seçin.


• Konsolide ettiğiniz fatura tüm bilgi ve tutarları ile birlikte diğer şirketin fatura

hareketlerine alış faturası olarak kaydedilecek ve o şirketin hesaplarında

görüntülenecektir.

Fatura anlaşmalara uygunluk kontrolü

• Satınalma faturalarının güncelleme ekranından, faturaların anlaşmalara

uygunluğu kontrol edilebilir.

• Anlaşmalara uygunluk kontrolü WorkCube Anlaşma Modülü üzerinden yapılır.

• Anlaşma modülünde ilgili tedarikçiden satınalınan ürün ve/veya hizmetler için

satınalma şartları tanımlanmış ise bu şartlara göre oluşan tutarlar ile fatura

tutarları sistem tarafından otomatik karşılaştırılır.


• Faturayı kontrol etmek için güncelleme sayfasının sağ üst kısmında bulunan

ikonuna tıklayın.

Not: Satış faturalarında bu ikon görüntülenmez.

• Eğer faturayı kesen şirket ile WorkCube Anlaşma modülünde tanımlanmış bir

anlaşma ve satınalma şartları sözkonusuysa, tutar karşılaştırmalarının yapıldığı

“Anlaşma-Aksiyon Koşullarına Uygunluk” ekranı açılacaktır.

• Bu ekranda anlaşma koşullarına göre oluşan tutarlar ve fatura tutarları ve

aralarındaki farklar görüntülenir.

• Ekranda ayrıca irsaliye ve fatura tutar karşılaştırmaları da yapılır.

Faturayı Onaylama

• Eğer koşul ve fatura karşılaştırmalarında bir tutarsızlık yoksa

ikonuna tıklayarak fatura onaylanır.

Fark Faturası Emri Oluşturma

• Eğer arada fark varsa bu tutar için fark faturası kesilebilir.

• Bunun için öncelikle anlaşma koşullarına uygunluk ekranından “Fark

Faturası Emri” oluşturulmalıdır.

• Ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.

• Karşınıza fatura kontrol bilgi ekranı gelecektir.


• Bu ekran “Fark Faturası Emri” oluşturmak için kullanılır.

• İlişkili Fatura No, Fark Tutarı ve İşlem Tipi alanları sistem tarafından

otomatik olarak doldurulur.

• Açıklama/Ürün kısmına ikonuna tıklayarak fiyat farkı faturasında

kullanılacak açıklama veya ürün adı seçilir.

ÖNEMLİ: Fiyat farkı faturaları kurumlar tarafından “İade” “Hizmet

Bedeli” v.b. farklı açıklamalarla kesilebilmektedir. Fark faturalarında

kullanılacak bu açıklamaların öncelikle “Ürün Yönetimi” modülünden

bir ürün gibi tanımlanması ve ürün listesine eklenmesi gerekir.

WorkCube'de tüm ürün ve hizmetler birarada “Ürün Yönetimi”

modülü üzerinden yönetilir. Ürün yönetimine tanımlanmamış hiçbir

mal veya hizmet için fatura kesilemez. Konu hakkında ayrıntılı bilgi

için bkz. WorkCube Ürün ve Stok Yönetimi Kitapçığı

• Fark faturası kesim tarihi seçilir.

• Fark faturasını onaylayacak kişi adı ikonuna tıklayarak seçilir.

• “Kaydet” butonuna tıklandığında, Oluşturulan Fiyat Farkı Fatura emri

Fatura>Kontrol Sayfasında kontrol edilmiş ve Kesilmemiş Fiyat

Farkı Faturaları arasına girer. Fiyat farkı faturası bu sayfa

üzerinden kesilir.

• Fark Faturası Kesmek hakkında ayrıntılı bilgi BÖLÜM III – FATURA

KONTROL bölümünde anlatılmaktadır.


Fatura ödeme planını görüntüleme

• Fatura kaydederken, Ödeme yöntemi alanından o faturaya ilişkin ödeme

yönteminin de seçilmiş olması gerekir.

• Ödeme yöntemi seçilmiş faturaların güncelleme ekranlarında ikonu

görüntülenir.

• Bu ikona tıklayarak fatura için seçilmiş ödeme yöntemine ait ödeme planı

detaylarını görmek mümkündür.

ÖNEMLİ: Ödeme yöntemleri “Ayarlar” modülü Paremetreler > Ödeme

ve Vergi bölümünde tanımlanır. Bu tanımlamada o ödeme yöntemine

ilişkin vade farkı, faiz hesaplama yöntemi, kullanılan ödeme aracı v.b.

bilgiler de ayrıntılarıyla tanımlanmaktadır. Fatura modülü kullanılmaya

başlanmadan önce “Ayarlar” modülünden kurumca kullanılan ve kabul

edilen tüm ödeme yöntemleri tanımlanmalıdır. Ayarlar modülünün

kullanımı sadece yetkili kullanıcılara aittir. Ödeme yöntemleri Tanımlamak

hakkında ayrıntılı bilgi FİNANS VE MUHASEBE YÖNETİMİ kullanıcı

kitapçığında anlatılmıştır.

• Ödeme planı, seçilen işlem tipi için ayarlar modülünde yapılan tanımlamalara

göre sistem tarafından otomatik oluşturulur ve görüntülenir.

Örn. 10 Taksit Senetli Ödeme için Ayarlar modülündeki tanımlamada girilen

bilgileri üzerinden sistem 10 taksit için girilen vade farkı oranlarını/faiz

hesaplama yöntemlerini de hesaba katarak toplam tutarı 10 taksite böler ve her

bir senedin tutarını ve tarihini otomatik olarak gösterir.


* Örn: Nakit Ödeme Planı Ekranı

* Örn: Çekli Ödeme Planı Ekranı

* Örn: Taksitli Senetli Ödeme Planı ekranı (vade Farkı oranı % 10 olarak tanımlanmış)

Senet Basma

• Çek, Senet gibi ödeme araçlarının printleri bu ekranlar üzerinden

alınabilir.

Not: Çek veya Senet baskısı alabilmek için öncelikle “Ayarlar”

modülünden gerekli şablon tanımlarının yapılması gereklidir.

• Senetli ödeme planı ekranlarının sağ üst köşesinde ikonu

görüntülenir.

• Bu ikona tıklandığında tanımlanan şablona göre sistem senetleri

oluşturur ve baskı önizlemesi olarak görüntüler.


• Ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak senetleri baskıya

gönderebilirsiniz.

Toplu Fatura Basma

• Satış faturalarını güncelleme sayfasından ikonuna veya “Hareketler”

listesinde, hizasındaki ikonuna tıklayarak tek tek basmak mümkündür.

• Eğer toplu fatura basmak istiyorsanız “Hareketler” listesinin üst sağ köşesinde

bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda ilk ve son fatura alanlarına kesmek istediğiniz ilk

faturayla son faturanın numaralarını yazın.

• Yandaki alandan ilgili baskı şablonunu seçin.

Not: Fatura ve diğer sistem içi yazıcı şablonları “Ayarlar” modülünden

tanımlanır. Fatura basmadan önce en az bir fatura şablonunun tanımlanmış

olması gerekir.


• İkonuna tıklayın.

• Kesilecek faturaların baskı önizlemesi ekranın alt kısmında altalta


• Ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak faturaları toplu halde

baskıya gönderebilirsiniz.


BÖLÜM III – Fatura Kontrol

Sayfa: Araçlar > Fatura > Kontrol

• Alım faturası güncelleme sayfasından anlaşmalara uygunluk kontrolü yapılmış

ve fark faturası emri oluşturulmuş (bilgi için bkz. BÖLÜM II – Hareketler >

Fatura Anlaşmalara Uygunluk Kontrolü.) fatura emirleri kayıt yapıldığı anda

“Fatura Kontrol” listesine eklenir.

Fark faturası kesme

• Fatura kontrol listesinden ilgili faturanın hizasındaki ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen “Satış Faturası Ekleme” ekranından ilgil ialanları

doldurun.

Bilgi için bkz. BÖLÜM II – Satış Faturası Kaydetme

• Ürün basketindeki ikonuna tıklayarak ürün listesinden fark faturası

için kullanacağınız açıklama/ürün/veya hizmeti seçin.

• Kaydet butonuna tıklayın.

ÖNEMLİ: Fiyat ve vade farkı faturaları kurumlar tarafından “İade”

“Hizmet Bedeli” v.b. farklı açıklamalarla kesilebilmektedir. Fark

faturalarında kullanılacak bu açıklamaların öncelikle “Ürün Yönetimi”

modülünden bir ürün gibi tanımlanması ve ürün listesine eklenmesi

gerekir. WorkCube de tüm ürün ve hizmetler birarada “Ürün

Yönetimi” modülü üzerinden yönetilir. Ürün yönetimine

tanımlanmamış hiçbir mal veya hizmet için fatura kesilemez. Konu

hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. WorkCube Ürün ve Stok

Yönetimi Kitapçığı

Toplu Fark Faturası Kesme

• Aynı tedrikçiye ait birden fazla fatura için tek bir fark faturası kesilebilir.

• Bunun için faturaya dönüşecek fark fatura emirlerinin başında bulunan

kutucukları seçili duruma getirin.


• Listenin altında bulunan “Fark Faturası Oluştur” butonuna tıklayın.

• Her bir fatura emri için ayrı bir ürün bilgi satırı eklenmiş halde “Satış

Faturası Kaydetme” ekranı açılacaktır.

• Gerekli alanları doldurduktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayın.


EK

Sayfaya Ürün Ekleme (Ürün Basketinin Kullanımı)

Ürün Eklemek İçin:

• "Sayfanın alt kısmında yer alan renkli satırın (ürün basketi) en sonunda

bulunan işaretine tıklayın.

• Karşınıza gelecek olan fiyat listesi ekranından ürüne karşılık gelen linki

tıklayarak baskete eklemek istediğiniz ürünü seçin.

Ürün basketine birden fazla ürün eklemek için aynı işlemi tekrarlayın.

• Bu alana direkt barkod cihazından barkod okutarak da ürün ekleyebilirsiniz.

Bunun için imleci belirtilen alana getirip, ürün barkodlarını barkod cihazından

okutun.

• Eklenen ürünler baskette yer alan başlık bilgileriyle birlikte ekranda

görüntülenir.

• Detay sayfadaki bu bilgilerin ne olacağı daha önceden sistem yöneticisi

tarafından belirlenmiş olmalıdır. Ürün basketinde yer alabilen bilgiler ve

kullanımları aşağıdaki gibidir.

Not: Aşağıdaki başlıkların tümü ekranınızda görüntülenmemiş olabilir.

Lütfen sadece ekranınızda görüntülenenlerle ilgili kısımları dikkate

alınız.

• Stok Kodu: Bu bilgi sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Gri

renktedir ve değiştirilemez.

• Barkod: Bu bilgi sistem tarafından otomatik görüntülenir. Barkodlu ürün

ve/veya hizmetlerde bu kısmın değiştirilmemesi gerekmektedir.

• Üretici Kodu: Bu bilgi sistem tarafından otomatik görüntülenir. Bu

kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir.

• Ürün: Ürün adını görüntüler. Gerekmedikçe bu kısmın değiştirilmesi

tavsiye edilmez. Bu sütünda yer alan ikonuna tıklandığında ürün bilgi

ekranı açılır.

• Miktar: Ürün ve hizmetin miktarını ifade eder. Manuel girilmelidir.

• Birim: Bu bilgi sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Gri

renktedir ve değiştirilemez.

• Spec: Ürün spec tanımlaması için kullanılır. Sütündaki ikonlarına

tıklayarak ürün specleri tanımlanabilir. Bu konu hakkında bilig Ürün

Yönetimi bölümünde anlatılımıştır.


• Fiyat: Bu sütunda ürün birim fiyatı görüntülenir. Sütündaki

ikonlarına tıklanarak ürünlere ait fiyat detay ekranları açılır. Buradaki

fiyatlar üzerine tıklanarak basket üzerinde ürürnün farklı birim alış veya

satış fiyatları görüntülenebilir.

• Döviz Fiyatı: Alt bölümde seçilen döviz cinsinden ürün birim fiyatını

görüntüler.

• Net Fiyat: İskonto sütunlarındaki indirim oranları uygulanmış Ürün

birim net fiyatını görüntüler.

• Döviz Net Fiyat: Aşağıda seçilen döviz cinsinden ürün net fiyatını

görüntüler.

• KDV%: Sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Ürünün tabi

olduğu KDV oranını ifade eder. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye

edilmemektedir. Üürn KDV oranları ürün detaylarında tanımlanır.

• Vade: Ödeme vadesini ifade eder. Vade gününe karşılık gelen rakam

manuel olarak girilir.

• İsk.1,2,3,4,5: Ürün birim fiyatı üzerinden yapılacak indirim oranlarını

ifade eder. Girilen rakam sistem tarafından % indirim miktarı olarak

algılanır.Bu yüzden girilen rakamın 100'den küçük olması gerekir. Ürün

basketinde 5 farklı ürün iskonto sütunu tanımlanabilir.

• Satır Toplamı: Miktara ve fiyata göre otomatik hesaplanır. İndirimsiz

toplamı ifade eder. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir.

• Net Satır Toplamı: Girilen indirim oranlarına göre otomatik hesaplanır.

İndirimli satır toplamını ifade eder. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye

edilmemektedir.

• Vergi Toplamı: Ürün KDV oranına göre miktar ve birim fiyat üzerinden

otomatik hesaplanır. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir.

• Son Toplam: Net Toplam ile KDV Toplamının toplamıdır. Otomatik

hesaplanır. Bu kısmın değiştirilmesi tavsiye edilmemektedir.

• Döviz: Ürün döviz fiyatlarını görüntülemek için kullanılır.

• Teslim Tarihi: Ürünün teslim tarihini ifade eder. Alanın yanındaki

ikonuna tıklayın. Karşınıza gelecek takvimden son teslim tarihini seçin.

• Teslim Depo: Ürünün teslim edileceği depoyu ifade eder. Alanın

yanındaki ikonuna tıklayın. Karşınıza gelecek ekrandan ilgili depoyu

seçin.

• Dağılım: Tekstil ürünleri için asorti oluşturmak üzere kullanılır. Ürün

detay sayfasında tanımlanan beden ve renk özelliklerine göre oluşan

tablo bu sütundaki ikonuna tıklandığında görüntülenir. Bu tabloda


ürünün farklı renk ve beden özelliklerine göre dağılımları kaydedilir.

Aşağıda örnek bir dağılım tablosdu görülmektedir.

• Girilen ürünlere ve ürün bilgilerine göre toplam tutarlar aşağıdaki alanda

default para birimi üzerinden otomatik olarak görüntülenir.

• Eğer toplam tutarların aynı zamanda farklı bir para biriminde de

görüntülenmesini isterseniz "Dövizler" bölümünden istediğiniz para birimini

seçin.

Toplam miktarlar, para biriminin kuruna göre otomatik hesaplanır ve

görüntülenir. Buradaki kur bilgisi sistemde tanımlanmış günlük kurdur.

Önemli: Eğer eklediğiniz ürüne ait güncel bir promosyon söz konusuysa, bu

promosyon şartlarına göre ürün basketindeki miktarlar sistem tarafından kontrol

edilip, sayfanın alt sol bölümünde promosyon bilgilerinin görüntülenmesi gerekir.

Promosyon bilgisi İlgili ürün adı, ve hakedilen promosyon sonucu bilgisi olarak


Ürün Çıkarmak İçin:

• Ürün basketine eklediğiniz ürünleri çıkarmak için ürün satırının başında bulunan

işaretine tıklayın.

• Karşınıza çıkan iletide "Tamam" butonuna basın. Bu iletide "iptal" butonuna

basmanız halinde yaptığınız işlem geçersiz olacaktır.

• Girdiğiniz bütün ürünleri aynı anda silmek için genel toplamlar alanının sağ alt

köşesinde bulunan "Ürünleri Sil" butonunu da kullanabilirsiniz.

• Ürün ekleme veya çıkarma işleminiz bittikten sonra ürün basketinin üst


kısmındaki "Kaydet" butonuna basın.

• "Kaydet" butonuna basmamanız veya "Vazgeç" butonuna basmanız veya başka

bir sayfaya girmeniz halinde eklediğiniz/çıkardığınız ürün bilgileri veya

yaptığınız değişiklikler sisteme kaydedilmeyecektir.

• "Sil" butonuna basmanız halinde bulunduğunuz detay sayfası tümüyle

sistemden silinir. .

Listeleri ve Ekranları Kağıda Dökme – PDF Yapma - Belgeye

çevirme ve Mail Olarak Gönderme

Sayfayı başka formatta bir belgeye çevirmek (farklı kaydetmek) için

sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen ekrandan çevirmek istediğiniz formatı (Open Office sxw /

Open Office cls / Excel xls / Word doc) seçin.

• Alttaki alana çevirdiğiniz doküman için bir isim yazın.

• “Dönüştür” butonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen bilgi ekranından “Save” (Kaydet) butonuna tıklayın.

Dökümanı kaydedeceğiniz yeri seçin

• Tekrar Save (kaydet) butonuna tıklayın.

Sayfayı print etmek için Sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

Sayfayı PDF’e çevirmek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen PDF Engine ekranında PDF’e çevirdiğiniz dökümanın

adını yazın.

• Font, Sayfa, Layout ve Font Ölçüsü alanlarına tıklayıp istediğiniz

seçimleri yapın.

• Sayfanın olduğu gibi PDF’e çevirilmesini istiyorsanız Üst, sağ, sol ve alt

marjin alanlarını boş bırakın.

Not: Bu alanlara değer giridğinizde görüntü bu değerlere göre Sayfaya

yerleştirilir.

• Başlık alanına PDF sayfalarının üstünde görünmesini istediğiniz bir başlık

var ise yazın.


• PDF’e Dönüştür butonuna tıklayın.

• Karşınıza gelen bilgi ekranından “Save” (Kaydet) butonuna tıklayın.

Dökümanı kaydedeceğiniz yeri seçin

• Tekrar Save (kaydet) butonuna tıklayın.

Listeyi mail olarak göndermek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna

tıklayın.

• Karşınıza gelen ekranda “TO” yazan alana gönderi yapacağınız mail

adresini yazın. Birden fazla kişiye mail çekecekseniz mail adresleri

arasına virgül koyun.

• Eğer adres defterine kayıtlı bir kişiye mail göndermek istiyorsanız alanın

yanındaki ikonuna tıklayarak listeden mail göndereceğiniz kişi adını

seçin.

• Üzerine tıkladığınız isimler alt ekranda “TO” alanına eklenir. İstediğiniz

isimleri seçtikten sonra mail listesi ekranını kapatın.

• Konu alanına gönderdiğiniz mailin konusunu yazın “Gönder” butonuna

tıklayın.

• “Mail Başarı ile Gönderildi” iletisi ekrana gelmelidir. Aksi durumda

yazdığınız mail adreslerini tekrar kontrol edin.


Documents

WorkCube Kullanıcı Eğitim Kitapçığı Fatura · 2004-07-13 · • Satış tanımları fatura modülündeki “Tanımlar” bölümünde yapılır. • Tanımlar sayfasının