Zarządzanie finansowe projektem

www.leonardo.org.pl

Program Leonardo da Vinci

ZarzàdzaniefinansoweprojektemPoradnik dla beneficjentów Projekty mobilnoÊci 2007-2010

Publikacja sfinansowana z funduszy

Komisji Europejskiej w ramach

Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

W y d a w c a :

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Narodowa Agencja Programu

„Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

Program Leonardo da Vinci

ul. Mokotowska 43

00-551 Warszawa

tel: 022 - 463 13 23

fax: 022 - 463 10 21

www.leonardo.org.pl

T e k s tJoanna KaszewskaKoordynator Zespo∏u Projektów Sta˝owych

Sylwia StaniosZespó∏ Rozliczeƒ Finansowych

Red a k c j aAnna At∏asZast´pca Dyrektora Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

ISBN 978-83-60058-39-8

WPROWADZENIE. CYKL FINANSOWY PROJEKTU 4

CELE PORADNIKA 7

ZARZÑDZANIE PROJEKTEM1 Relacje mi´dzy Narodowà Agencjà Programu a beneficjentem 8

1.1 Narodowa Agencja Programu a beneficjent 9

1.2 Relacje mi´dzy beneficjentem a uczestnikami 9

2 Zmiany tekstu projektu i kontraktu 9

2.1 Zmiana listy uczestników wymian/sta˝y 10

2.2 Zmiany bud˝etu 10

2.3 Zmiany partnera projektu 10

2.4 Zmiany konta bankowego 10

2.5 Zmiana okresu uprawnienia kosztów 11

ASPEKTY FINANSOWE3 Wydatki uprawnione oraz nieuprawnione 11

4 Finansowanie projektów mobilnoÊci 12

4.1 Koszty zarzàdzania (administracji projektu) 12

4.2 Koszty wymiany/sta˝u zwiàzane bezpoÊrednio z uczestnikami 14

4.3 Koszty przygotowania j´zykowego, kulturowego i pedagogicznego 16

5 Zarzàdzanie finansowe projektem 23

5.1 Zasady ogólne 23

5.2 Rachunek bankowy 23

5.3 System rachunkowoÊci i kontrola wewn´trzna 23

5.4 VAT, c∏a i inne podatki od towarów i us∏ug 24

5.5 Kursy wymiany 24

5.6 Odsetki 25

5.7 Zamówienie publiczne 25

6 Wizyty monitorujàce i kontrola na miejscu 26

ZA¸ÑCZNIKIZa∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego 27

Za∏. 2 Wniosek o aneks 32

Za∏. 3a Lista dowodów ksi´gowych – pe∏na 42

Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona 43

I

II

S p i s t r e Ê c i

IV

V

VI

III

4

Na poczàtku niniejszego poradnika, poÊwićonego zarzàdzaniu finansowemu w projektach

mobilnoÊci programu Leonardo da Vinci, chcielibyÊmy Paƒstwu przybli˝yç cykl finansowy

projektu, aby pokazaç, ˝e ka˝dy z etapów tego cyklu, poczàwszy od planowania projektu,

przez z∏o˝enie wniosku, kontraktowanie projektu i wreszcie jego wdro˝enie i rozliczenie,

powinien byç starannie przemyÊlany przez wnioskodawc´, aby w pe∏ni osiàgnàç zamierzone

cele i efektywnie wykorzystaç przyznane dofinansowanie. Warto tak˝e podkreÊliç, ˝e

Narodowa Agencja jest gotowa s∏u˝yç Paƒstwu pomocà w razie wszelkich wàtpliwoÊci

zwiàzanych z zarzàdzaniem finansowym w projektach. Dlatego zachćamy goràco do

bie˝àcych kontaktów i konsultacji z nami w ciàgu ca∏ego cyklu projektowego, po to, aby nie

zostawiaç wyjaÊniania spraw o istotnym znaczeniu dla wdra˝ania projektu na ostatnià chwil´.

Wszystkie informacje wa˝ne dla poprawnego rozliczenia projektów i dokumentowania

kosztów sà podawane równie˝ na stronie internetowej programu www.leonardo.org.pl

w zak∏adce „Wa˝ne informacje”.

G∏ówne etapy finansowego cyklu projektu to:

1 Z∏o˝enie wnioskuNa etapie sk∏adania wniosku Wnioskodawca musi przedstawiç szacunkowy bud˝et projektu.

Bud˝et powinien byç spójny z za∏o˝eniami przedstawionymi w opisie zadaƒ przeznaczonych

do wykonania przez poszczególnych partnerów i z planem pracy (pakietami roboczymi).

Bud˝et powinien byç skalkulowany realistycznie na podstawie szacowanych kosztów, przy

czym nie mo˝e przekraczaç dopuszczalnych limitów okreÊlonych przez Komisj´ Europejskà

i Narodowà Agencj´ dla poszczególnych typów dzia∏aƒ. Przy kalkulowaniu bud˝etu projektów

mobilnoÊci szczególnie wa˝ne jest, aby nie przekroczyç limitów stawek na utrzymanie

podanych w tabelach dla w∏aÊciwego roku konkursowego. We wniosku nale˝y tak˝e w jasny

sposób opisaç metod´ kalkulacji bud˝etu, czyli, w przypadku projektów mobilnoÊci nale˝y

podaç, jakà kwot´ przyj´to do oszacowania kosztów podró˝y do danego kraju, stawk´ na

utrzymanie, stawk´ na przygotowanie j´zykowo-kulturowe i zarzàdzanie projektem.

2 Ocena bud˝etuW trakcie oceny wniosku eksperci oceniajà bud˝et projektu pod kàtem jego adekwatnoÊci do

opisu dzia∏aƒ przedstawionych we wniosku. Eksperci sprawdzajà, czy stawki przyj´te do

Planowanie 1 Z∏o˝enie wniosku wraz z szacowanym bud˝etem

2 Ocena bud˝etu

Wdra˝anie 3 Przygotowanie umowy

4 Podpisanie umowy � przekazanie 1. zaliczki

5Wdra˝anie projektu

Raportowanie 6 SprawozdawczoÊç

61 raport z post´pu prac lub raport czàstkowy � kolejna p∏atnoÊç

zaliczkowa

62 raport koƒcowy � ostatnia p∏atnoÊç (balans)

lub wezwanie do zwrotu

Ewaluacja 7 Audyty

Wprowadzenie

Cykl finansowy projektu

5

oszacowania kosztów podró˝y sà realistyczne i odpowiadajà uwarunkowaniom rynkowym,

czy stawki na utrzymanie i pobyt nie przekraczajà ustalonych limitów oraz czy we

wniosku znajdujà si´ szczegó∏owe opisy dzia∏aƒ zaplanowanych w ramach przygotowania

j´zykowo-kulturowego i zarzàdzania projektem, które uzasadniajà przyznanie rycza∏tów na

ten cel. Zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej, jeÊli za∏o˝enia projektu przedstawione

we wniosku nie zawierajà informacji na temat dzia∏aƒ przygotowujàcych uczestników do

sta˝y bàdê te˝ nie przewidujà dzia∏aƒ zwiàzanych z organizacjà i nadzorowaniem sta˝y

przez organizacj´ wysy∏ajàcà i/lub przyjmujàcà generujàcych koszty, rycza∏ty na te

dzia∏ania mogà nie byç przyznane. Ocena bud˝etu przez ekspertów mo˝e skutkowaç

zatem rewizjà (zmniejszeniem) wnioskowanego bud˝etu.

3 Faza przygotowania umowyNa podstawie zaleceƒ ekspertów Narodowa Agencja przygotowuje ostateczny kszta∏t

bud˝etu projektu. Na tym etapie agencja mo˝e tak˝e weryfikowaç ewentualne b∏´dy

arytmetyczne w kalkulacji bud˝etu, wprowadzaç zaokràglenia do ca∏kowitych kwot w euro

bàdê uwzgl´dniaç zmiany dotyczàce krajów docelowych lub liczby uczestników zg∏oszone

przez beneficjenta w formularzu kontraktowym.

4 Podpisanie umowy i przekazanie pierwszejp∏atnoÊc i za l iczkowej

Umowa finansowa okreÊla wysokoÊç dofinansowania ze Êrodków programu i ustala

zasady rozliczania. Podpisanie umowy finansowej przez obydwie strony potwierdza

ostateczny kszta∏t bud˝etu projektu i oznacza, ˝e projekt b´dzie realizowany i rozliczany

zgodnie z zatwierdzonym bud˝etem, który stanowi za∏àcznik do umowy. Wszelkie zmiany

bud˝etu w trakcie realizacji projektu wymagaç zatem b´dà podpisania aneksu do umowy

finansowej. Narodowa Agencja wyp∏aca w terminie do 45 dni od podpisania umowy przez

ostatnià ze stron pierwszà zaliczk´ na realizacj´ projektu. Wa˝ne jest, by beneficjent

planowa∏ dzia∏ania w ramach projektu w powiàzaniu z realistycznà ocenà czasu

niezb´dnego do podpisania umowy (dotyczy zw∏aszcza beneficjentów, gdzie umowy

podpisuje organ prowadzàcy), aby zostawiç niezb´dny margines czasowy na wp∏ynićie

p∏atnoÊci zaliczkowej z Narodowej Agencji przed wyjazdem uczestników na sta˝

zagraniczny.

5 Wdra˝anie pro jektuPrzy realizacji projektu mo˝e okazaç si´, ˝e sytuacja wymaga dokonania modyfikacji

pierwotnie planowanego bud˝etu. Zalecamy jednak, by wszelkie kwestie finansowe

najpierw konsultowaç z pracownikami Narodowej Agencji drogà telefonicznà lub

e-mailem. Samowolne dokonywanie zmian w bud˝ecie mo˝e skutkowaç tym, ˝e pewne

wydatki nie zostanà uznane na etapie rozliczania projektu, o ile nie by∏o na nie zgody

Narodowej Agencji. Trzeba tak˝e pami´taç, ˝e ogólna kwota dofinansowania przyznana

w umowie nie mo˝e ulec zwi´kszeniu.

6 SprawozdawczoÊç (raport czàstkowy, kolejna p∏atnoÊç zaliczkowa, raport koƒcowy,ostatnia p∏atnoÊç bàdê wezwanie do zwrotu).

W przypadku projektów d∏u˝szych bàdê projektów, gdzie w ramach zabezpieczenia

Narodowa Agencja roz∏o˝y∏a p∏atnoÊci na mniejsze raty, wymagane jest sk∏adanie przez

beneficjenta raportów czàstkowych lub raportów z post´pu prac. Wa˝ne jest, aby

C y k l f i n a n s owy p r o j e k t u

sprawozdania te dawa∏y rzeczywisty obraz post´pów we wdra˝aniu projektu i dokonanych

wydatków. Raporty powinny byç sk∏adane punktualnie, gdy˝ od tego zale˝eç b´dzie termin

przekazywania kolejnych rat dofinansowania, a co za tym idzie – zapewnienie p∏ynnoÊci

finansowania projektu. JeÊli beneficjent jest w stanie wykazaç, ˝e cele czàstkowe osiàgnà∏

przed up∏ywem terminu z∏o˝enia raportu z post´pu prac wyznaczonego w umowie, mo˝e

takie sprawozdanie z∏o˝yç wczeÊniej, po uzgodnieniu tego faktu z Narodowà Agencjà.

Sprawozdanie koƒcowe powinno byç z∏o˝one do Narodowej Agencji najpóêniej w terminie

wyznaczonym w umowie finansowej. Trzeba pami´taç, ˝e wszystkie dokumenty potwierdzajàce

wydatki projektu muszà byç wystawione w okresie uprawnienia projektu, zapisanym

w umowie, zaÊ zap∏ata tych nale˝noÊci powinna nastàpiç najpóêniej w terminie 30 dni.

W momencie wp∏ywu sprawozdania koƒcowego do Narodowej Agencji wszystkie nale˝noÊci

z tytu∏u dzia∏aƒ w projekcie powinny byç ju˝ zap∏acone. Narodowa Agencja ma 45 dni na

zatwierdzenie sprawozdania koƒcowego lecz prosimy pami´taç, ˝e bieg tego terminu ulega

wstrzymaniu w momencie, kiedy wymagane jest dostarczenie przez beneficjenta dodatkowych

wyjaÊnieƒ bàdê dokumentów. Po ostatecznym zatwierdzeniu raportu koƒcowego Narodowa

Agencja w ciàgu 45 dni wyp∏aci ostatnià rat´ nale˝nego dofinansowania (tzw. balans).

Beneficjent mo˝e zg∏osiç zastrze˝enie do przedstawionego rozliczenia w ciàgu 30 dni od

otrzymania informacji o projekcie. Brak takiego odwo∏ania w ww. terminie oznacza akceptacj´

rozliczenia koƒcowego.

7 AudytyAudyt mo˝e byç przeprowadzony w okresie do pićiu lat od zakoƒczenia i rozliczenia

projektu. Z inicjatywà przeprowadzenia audytu mo˝e wystàpiç Komisja Europejska, Narodowa

Agencja, Europejski Trybuna∏ Obrachunkowy lub OLAF (Europejski Urzàd ds. Zwalczania

Nadu˝yç Finansowych). Zdarza si´, ˝e audyty sà tak˝e przeprowadzane wskutek skarg

uczestników bàdê organizacji partnerskich na niew∏aÊciwe rozliczenie bàdê niewyp∏acenie

nale˝nych im Êrodków finansowych. Na zlecenie Narodowej Agencji audyty mo˝e przeprowadzaç

niezale˝na firma audytorska. W zale˝noÊci od wyników audytu Narodowa Agencja mo˝e

dokonaç rewizji ostatecznego rozliczenia projektu i w przypadku stwierdzenia nieprawid∏owoÊci

za˝àdaç zwrotu nienale˝nych Êrodków finansowych.

Mamy nadziej´, ˝e wszystkie wskazówki przedstawione w niniejszej publikacji zwi´kszà

efektywnoÊç wykorzystywanych Êrodków programu Leonardo da Vinci i pomogà Paƒstwu

w takim planowaniu projektów, by ich wdra˝anie przynosi∏o Paƒstwu mo˝liwie du˝o

satysfakcji i nie wiàza∏o si´ z nadmiernym stresem zwiàzanym z zarzàdzaniem finansowym.

Anna At∏as,

Zast´pca Dyrektora Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

6

Zarzàdzanie f inansowe projektem

7

Cele poradnikaNiniejsze wskazówki administracyjno-finansowe opracowano z myÊlà o beneficjentachprojektów mobilnoÊci (wymian i sta˝y), zatwierdzonych w konkursach z lat 2007-2010,którym poradnik ten ma pomóc w realizacji i rozliczeniu projektu. „Poradnik” precyzujesformu∏owania „Przewodnika administracyjno-finansowego” opracowanego przez KomisjÉuropejskà i opublikowanego wraz z „Zaproszeniem do sk∏adania wniosków”, ze szczególnymuwzgl´dnieniem rozwiàzaƒ przyj´tych przez polskà Narodowà Agencj´.

Cele poradnika:

t pomoc dla beneficjentów w skutecznym zarzàdzaniu projektem;

t wyjaÊnienie zagadnieƒ obj´tych kontraktem i tryb wprowadzania zmian;

t udzielenie praktycznych wskazówek, z których beneficjent mo˝e skorzystaç na ró˝nych

etapach realizacji projektu;

t pomoc dla beneficjentów w takim zarzàdzaniu Êrodkami finansowymi, aby mo˝liwe by∏o

sprawne dokonanie bilansu finansowego projektu;

t zapewnienie harmonijnej wspó∏pracy partnerów;

t zapewnienia efektywnej komunikacji z NA.

WyjaÊnienie terminów zastosowanych w poradniku:

– Beneficjent: organizacja (instytucja prywatna lub publiczna), z którà Narodowa Agencja

zawiera umow´ finansowà w celu przekazania dofinansowania na realizacj´ projektu

mobilnoÊci LdV, zatwierdzonego w konkursie. Beneficjent przyjmuje pe∏nà

odpowiedzialnoÊç za realizacj´ merytorycznà i finansowà projektu oraz za wszystkie sprawy

zwiàzane z zarzàdzaniem projektem.

– Cykl finansowy projektu: nast´pujàce po sobie etapy zwiàzane z planowaniem bud˝etu

projektu, kontraktowaniem, wykonaniem, sprawozdawczoÊcià i rozliczeniem otrzymanych

Êrodków finansowych.

– Grupa partnerska: grupa instytucji wspó∏pracujàcych przy realizacji projektu – beneficjent

oraz partnerzy. Dla projektów mobilnoÊci grupa partnerska musi sk∏adaç si´ przynajmniej

z dwóch instytucji z dwóch krajów dopuszczonych do uczestnictwa w Programie „Uczenie

si´ przez ca∏e ˝ycie”

– Miesiàc: sà to przynajmniej 4 pe∏ne tygodnie pobytu za granicà.

– NA: Narodowa Agencja Programu Leonardo da Vinci; instytucja wdra˝ajàca program

„Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” zgodnie z decyzjà ministra w∏aÊciwego do spraw edukacji, na

podstawie umowy z Komisjà Europejskà. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji b´dàca fundacjà

skarbu paƒstwa pe∏ni rol´ Narodowej Agencji dla programu sektorowego Leonardo da Vinci.

– Organizacja goszczàca: instytucja, organizacja szkoleniowa lub przedsi´biorstwo, które

goÊci uczestników podczas ich pobytu za granicà oraz gdzie ma miejsce szkolenie zawodowe.

– Organizacja poÊredniczàca: organizacja dzia∏ajàca jako poÊrednik pomi´dzy organizacjà

wysy∏ajàcà, a goszczàcà, g∏ównie w celu znalezienia odpowiednich organizacji goszczàcych,

zorganizowania pobytu za granicà oraz zapewnienia, ˝e cele sta˝y/wymian sà realizowane

zgodnie z za∏o˝eniami.

– Organizacja wysy∏ajàca: organizacja wysy∏ajàca uczestników za granic´, zwykle jest to ta

sama instytucja co beneficjent.

– Osoba prawnie reprezentujàca instytucj´ (authorised person): osoba fizyczna, pracownik

instytucji upowa˝niony do zaciàgania zobowiàzaƒ prawnych i finansowych w imieniu instytucji.

– Osoba towarzyszàca: osoba towarzyszàca uczestnikom podczas ich pobytu za granicà

w charakterze opiekuna (np. w przypadku osób niepe∏noletnich lub niepe∏nosprawnych).

– Tydzieƒ: odnosi si´ do co najmniej pe∏nych pićiu dni roboczych.

– Uczestnik: osoba indywidualna otrzymujàca dofinansowanie z tytu∏u wyjazdu na sta˝

zagraniczny lub wymian´ doÊwiadczeƒ w ramach projektu mobilnoÊci.

Informacje znajdujàce si´ w niniejszym poradniku uzupe∏niajà zapisy umów zawartych pomi´dzy

Narodowà Agencjà a beneficjentem. Ponadto beneficjenci przed przystàpieniem do realizacji

projektu powinni zapoznaç si´ z treÊcià og∏oszenia konkursu projektów, Przewodnikiem dla

wnioskodawców, zawierajàcym informacje uzupe∏niajàce do dokumentu „Zaproszenie do

sk∏adania wniosków” oraz formularzem zg∏oszeniowym dla w∏aÊciwego roku konkursowego.

Celem zarzàdzania finansowego jest osiàgnićie za∏o˝onych celów projektów mobilnoÊci

(wymian i sta˝y) przy realistycznych nak∏adach finansowych. Prawid∏owe wykorzystanie

Êrodków finansowych, w tym stosunek poniesionych kosztów do jakoÊci wyników jest, obok

oceny wp∏ywu projektu na uczestników, organizacj´ beneficjenta oraz Êrodowisko lokalne

projektodawcy, jednym z podstawowych kryteriów oceny realizacji projektu.

8


Zarzàdzanie pro jektemRelacje mi´dzy Narodowà AgencjàProgramu a beneficjentemINarodowa Agencja Programu a benef ic jent

Zgodnie z zasadami kontraktu, zawartego pomi´dzy Narodowà Agencjà Programu (zwanà

w dalszej cz´Êci poradnika NA) a beneficjentem, NA uprawniona jest do kontroli realizacji

kontraktu, z uwzgl´dnieniem kwestii merytorycznych, jakoÊciowych i finansowych. NA ma za

zadanie udzielaç beneficjentowi wsparcia, w celu jak najlepszej realizacji projektu, dlatego

niezwykle wa˝na jest bie˝àca komunikacja beneficjenta z Narodowà Agencjà

Beneficjent powinien zwracaç si´ do NA o opini´ w kwestiach zwiàzanych z:

t administracyjno-finansowym nadzorem nad realizacjà umowy;

t realizacjà zadaƒ o szczególnych skutkach prawno-finansowych;

t zamiarem wprowadzenia modyfikacji do realizacji projektu;

t oraz wszelkich kwestiach budzàcych wàtpliwoÊci Beneficjenta.

Komunikacja beneficjenta z Narodowà Agencjà mo˝e odbywaç si´ w formie telefonicznej lub

e-mailowej. Natomiast ka˝de oficjalne zapytanie bàdê proÊba o modyfikacj´ projektu

powinny byç skierowane do NA na piÊmie. Odpowiedê ze strony NA (decyzja w konkretnej

I .1

9

sprawie) równie˝ musi mieç form´ pisemnà. Prosimy pami´taç, ˝e ustalenia ustne nie majà

mocy wià˝àcej.

Beneficjenci zobowiàzani sà umieszczaç numer projektu w ka˝dej korespondencjiskierowanej do NA. Pozwala to szybciej wyszukiwaç potrzebnà dokumentacj´ i skraca czas

oczekiwania na odpowiedê pracownika NA oraz pozwala unikaç nieporozumieƒ przy

identyfikacji sprawy.

Istnieje mo˝liwoÊç wprowadzania zmian do kontraktu – ju˝ po jego podpisaniu – pod

warunkiem, ˝e wprowadzenie zmian jest konieczne do prawid∏owej realizacji projektu i nie

narusza podstawowych jego za∏o˝eƒ. Wprowadzenie ka˝dej zmiany wymaga uzyskania zgody

NA. W tym celu beneficjent zobowiàzany jest wystàpiç do NA z proÊbà o wprowadzenie

zmian, podpisanà przez prawnego reprezentanta instytucji. NA musi wyraziç zgod´ oraz

zadecydowaç, czy konieczne jest podpisanie dodatkowego aneksu do kontraktu. Wniosek

o aneks do umowy jest dost´pny na stronie www.leonardo.org.pl w sekcji „Dokumenty do

zarzàdzania projektami”. (por. za∏àcznik nr. 2 )

Beneficjent odpowiada przed NA za realizacj´ projektu zgodnà z za∏o˝eniami zapisanymi we

wniosku, jak równie˝ za prawid∏owe wykorzystanie Êrodków finansowych, otrzymanych

w ramach kontraktu. Beneficjent przyjmuje te˝ pe∏nà odpowiedzialnoÊç za Êrodki, które

przekazuje uczestnikom projektu oraz partnerom zagranicznym. W zwiàzku z tym, beneficjent

zobowiàzany jest podjàç wszelkie niezb´dne kroki, aby zgromadziç pe∏nà finansowà

i merytorycznà dokumentacj´ projektu oraz zapewniç prawid∏owe i terminowe raportowanie do NA.

Narodowa Agencja organizuje w ka˝dym roku konkursowym spotkania z przedstawicielami

organizacji realizujàcych projekty, na których przedstawiane sà zagadnienia zwiàzane

z zarzàdzaniem projektami. Spotkania te majà charakter „ogólnych spotkaƒ monitorujàcych”

i sà okazjà do dyskusji wszelkich kwestii wymagajàcych bardziej szczegó∏owych wyjaÊnieƒ.

Zachćamy wszystkich beneficjentów do uczestnictwa w tych spotkaniach.

Relac je miedzy benef ic jentem a uczestn ikami

Przed rozpoczćiem pobytu za granicà beneficjent zobowiàzany jest podpisaç umow´

z uczestnikiem, która okreÊla g∏ówne prawa i obowiàzki obu stron (kwota indywidualnego

dofinansowania, czas trwania, warunki wyp∏aty, obowiàzek sk∏adania raportów). Umowa ta

musi spe∏niaç wymogi minimalne ustalone przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ ale

mo˝e byç równie˝ rozbudowana o kwestie, których uregulowanie jest wa˝ne z punktu

widzenia beneficjenta. W obecnej fazie Programu Leonardo da Vinci nie ma ju˝ wymogu

podpisywania umowy trójstronnej z organizacjà przyjmujàcà i ka˝dym uczestnikiem. Beneficjent

mo˝e podpisaç z partnerem zagranicznym osobnà bilateralnà umow´ ramowà o wspó∏pracy.

Natomiast nadal jest utrzymany obowiàzek, aby indywidualny program sta˝u by∏ uzgodniony

i podpisany przez uczestnika, organizacj´ wysy∏ajàcà (beneficjenta) oraz organizacj´

przyjmujàcà.

I .2

Z a r z à d z a n i e p r o j e k t em

Zmiana listy uczestników wymian/sta˝yBeneficjent ma prawo, je˝eli uzna to za w∏aÊciwe, dokonaç zmiany zaproponowanej listy

uczestników wymian/sta˝y, w ramach przyznanych przez NA Êrodków finansowych. W tym

celu beneficjent powinien poinformowaç o zaistnia∏ej sytuacji NA i podaç wszelkie niezb´dne

dane, a w szczególnoÊci informacje dotyczàce nowej liczby osób, ich profilu zawodowego

oraz czasu trwania wymian/sta˝y, tak, by umo˝liwiç prawid∏owà ocen´ nowej sytuacji.

Zaproponowane zmiany podlegajà sprawdzeniu i akceptacji przez NA. Z chwilà akceptacji

nowa lista uczestników wymian/sta˝y staje si´ wià˝àcym strony elementem umowy.

Ostateczna lista wymian/sta˝y, z pe∏nà informacjà na temat ka˝dego beneficjenta, stanowi

integralnà cz´Êç raportu koƒcowego i jako taka, poddawana jest równie˝ analizie przed

przekazaniem kolejnej transzy grantu. Przy rekrutacji uczestników (tak˝e rekrutacji

uzupe∏niajàcej) nale˝y pami´taç, ˝e musi si´ ona odbywaç wed∏ug jawnych i przejrzystych

zasad, w taki sposób, aby potencjalni kandydaci mieli równy dost´p do informacji.

Je˝eli któraÊ z dokonanych zmian nie uzyska∏a wczeÊniejszej akceptacji NA i/lub oka˝e si´

nieuzasadniona, NA zachowuje prawo do ˝àdania – po dokonaniu oceny i kontroli finansowej

– zwrotu kwoty odpowiadajàcej danej zmianie.

Zmiany bud˝etuW razie zaistnienia takiej potrzeby, beneficjent mo˝e zaproponowaç zmiany bud˝etu

w ramach przyznanych przez NA Êrodków finansowych.

Zaproponowany bud˝et podlega sprawdzeniu i akceptacji przez NA. Ca∏kowita kwota przyznanego

dofinansowania nie mo˝e ulec zwi´kszeniu. Kalkulacja grantu na 1 uczestnika dokonywana jest

wg stawek opublikowanych na stronie www.leonardo.org.pl dla w∏aÊciwego konkursu. Z chwilà

akceptacji nowa wersja bud˝etu staje si´ wià˝àcym strony elementem umowy.

Zmiany partnera projektuJeÊli w czasie realizacji projektu któryÊ z partnerów wycofa si´ lub wystàpi koniecznoÊç

zmiany partnera z innych wa˝nych przyczyn beneficjent mo˝e wystàpiç do NA o zgod´ na

zmian´ partnera. Nale˝y pami´taç, ˝e zmiana partnera nie mo˝e zmieniç poczàtkowych

za∏o˝eƒ projektu, to znaczy profil dzia∏alnoÊci nowego partnera i jego rola w projekcie nie

mogà byç ró˝ne od zak∏adanych pierwotnie. JeÊli zmiana partnera skutkuje zmianà kraju

sta˝u, nale˝y pami´taç, ˝e w przypadku wyjazdu do kraju, na który przyznane sà przez

Komisj´ Europejskà ni˝sze limity stawek pobytowych, kwota grantu na jednego beneficjenta

zostanie odpowiednio zmniejszona przez NA. W przypadku wyjazdu do kraju „dro˝szego” ni˝

pierwotnie planowany niemo˝liwe jest jednak zwi´kszenie zatwierdzonego grantu na

uczestnika, co oznacza, ˝e sta˝yÊci muszà utrzymaç si´ za stawki pierwotnie przyznane.

Zmiany konta bankowegoW przypadku koniecznoÊci zmiany numeru rachunku bankowego beneficjent powinien niezw∏ocznie

poinformowaç o tym fakcie NA i przes∏aç nowy, wype∏niony formularz z numerem konta

bankowego w celu przygotowania i podpisania stosownego aneksu do umowy. (por. za∏àcznik 2)

10

I II I .1

I I .2

I I .3

Wprowadzanie zmian do projektu i kontraktu

I I .4

11

Zmiana okresu uprawnienia kosztówJeÊli podczas realizacji projektu zachodzà wa˝ne przyczyny, które wymagajà wyd∏u˝enia

okresu uprawnienia kosztów, beneficjent mo˝e zwróciç si´ do NA z wnioskiem o wyd∏u˝enie

terminu uprawnienia kosztów zapisanego w umowie. Stosowny wniosek o aneks do umowy

powinien byç z∏o˝ony do NA na 30 dni przed koƒcem pierwotnego okresu uprawnienia. Po

up∏ywie okresu uprawnienia kosztów zapisanego w umowie wyd∏u˝enie tego terminu

i podpisanie aneksu do umowy nie jest mo˝liwe.

Prosimy jednak pami´taç, ˝e dla ka˝dego roku konkursowego Komisja Europejska wyznacza

nieprzekraczalny termin zakoƒczenia projektów (zgodnie z zasadà n+2) i NA nie ma

mo˝liwoÊci przed∏u˝enia okresu uprawnienia kosztów poza ten termin.

I I .5

Aspekty finansoweWydatki uprawnione oraz nieuprawnioneIIIDo kosztów uprawnionych zaliczane sà koszty poniesione w zwiàzku z realizacjà projektu

wymian/sta˝y w okresie uprawnienia kosztów okreÊlonym w umowie finansowej (tj.

realizacja przedmiotu faktury, data wystawienia faktury i dokonanie p∏atnoÊci powinny

zawieraç si´ w okresie kontraktowym), wy∏àcznie w krajach oraz przez instytucje z krajów

b´dàcych oficjalnymi uczestnikami programu Leonardo da Vinci. Obecnie sà to (kraje Unii

Europejskiej, kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego – Norwegia, Islandia,

Liechtenstein) i kraje stowarzyszone – Turcja. Od roku 2009/2010 mo˝na spodziewaç si´

dopuszczenia do Programu Szwajcarii, Chorwacji i Macedonii.

W trakcie oceny formalnej i merytorycznej poniesionych wydatków b´dà brane pod uwag´:

kwota, sposób dokumentowania oraz ogólne warunki ich realizacji.

Koszty uprawnione to koszty, które:t sà bezpoÊrednio zwiàzane z przedmiotem umowy finansowej;

t sà uzasadnione, t.j. niezb´dne do realizacji projektu;

t sà poniesione zgodnie z zasadami racjonalnego zarzàdzania finansowego, w szczególnoÊci

w sensie adekwatnoÊci us∏ug i produktów do ich kosztu oraz efektywnoÊci wydatków;

t powsta∏y w okresie realizacji projektu;

t sà faktycznie poniesione przez beneficjenta i wprowadzone do jego ewidencji ksi´gowej lub

podatkowej oraz mo˝liwe do zidentyfikowania i sprawdzenia.

Wewn´trzne procedury ksi´gowe i kontrolne beneficjenta muszà umo˝liwiç potwierdzenie

zgodnoÊci zadeklarowanych kosztów i przychodów projektu z odpowiednimi zestawieniami

i dowodami ksi´gowymi oraz innà dokumentacjà prowadzonà przez beneficjenta.

JeÊli krajowe przepisy podatkowe i rachunkowo – ksi´gowe nie wymagajà przed∏o˝enia

faktury, wówczas nale˝y przedstawiç dokument finansowo – ksi´gowy równorz´dnej wartoÊci,

Z a r z à d z a n i e p r o j e k t em

tzn. ka˝dy dokument zgodny z odpowiednimi prawnymi przepisami ksi´gowymi stworzony

w celu udowodnienia, ˝e zapis w ksi´gach jest prawid∏owy.

Wydatki nale˝àce do nast´pujàcych kategorii, we wszystkich przypadkach b´dà uznawaneza koszty nieuprawnione projektu:

t wydatki dotyczàce wspó∏pracy z krajami nie nale˝àcymi do Unii Europejskiej albo do grupy

krajów, które nie zosta∏y og∏oszone oficjalnymi uczestnikami programu Leonardo da Vinci;

t koszty podró˝y do wy˝ej wymienionych krajów;

t wydatki poniesione poza okresem uprawnienia kosztów zapisanym w umowie;

t koszty niezwiàzane bezpoÊrednio z realizowanym projektem;

t wydatki nieuprawnione w danym typie projektu;

t wydatki, na które ju˝ zosta∏o udzielone dofinansowanie ze Êrodków innego programu

wspólnotowego (dofinansowanie z innych êróde∏ musi byç wyraênie uzasadnione i szczegó∏owo

objaÊnione);

t koszty zaj´ç turystycznych i rozrywkowych, jeÊli nie ∏àczà si´ z przygotowaniem kulturowym;

t koszty reprezentacyjne;

t straty zwiàzane z ró˝nicami kursowymi;

t koszty nieudokumentowane;

t zabezpieczenia od strat lub potencjalnej przysz∏ej odpowiedzialnoÊci (ubezpieczenie od

odpowiedzialnoÊci wynikajàcej z umów czy odpowiedzialnoÊci cywilnej, kary finansowe,

koszty prawne);

t wierzytelnoÊci;

t po˝yczka i koszty obs∏ugi po˝yczki;

t podatek VAT, chyba, ˝e wnioskodawca mo˝e wykazaç, ˝e nie mo˝e go odzyskaç;

t nadmierne lub nierozwa˝ne wydatki;

t dochód z kapita∏u;

t koszty otwarcia i obs∏ugi rachunku bankowego;

t w przypadku wynajmu lub leasingu sprz´tu, koszty wszelkich opcji wykupu na koniec okresu

wynajmu lub leasingu;

t koszty zwiàzane z przygotowaniem wniosku do programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”;

t koszty poniesione w zwiàzku z jakimkolwiek dokumentem, którego z∏o˝enie wraz z wnioskiem

jest wymagane (sprawozdania z audytu itd.).

12


IV Finansowanie projektów mobilnoÊci

Nast´pujàce kategorie kosztów: zarzàdzanie i przygotowanie kulturowo j´zykowe sà w Êwietle

zasad programu kosztami rycza∏towymi, t.j. beneficjent nie przedstawia do NA

szczegó∏owych dokumentów potwierdzajàcych poniesienie poszczególnych wydatków

a jedynie dokumenty wymagane przez NA, stanowiàce dowód na fakt i termin odbycia sta˝u

zagranicznego (zaÊwiadczenie o odbyciu sta˝u wystawione przez organizacj´ goszczàcà oraz

bilet w celu sprawdzenia dat wyjazdu i powrotu).

Koszty zarzàdzania (administracji projektu)

KOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ A LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.

IV .1

13

Koszty zarzàdzania obejmujà wszelkie koszty organizacji, monitoringu, kontroli i ocenyrealizacji projektu, takie jak:

t koszty podró˝y do organizacji przyjmujàcej oraz wy˝ywienia dla osoby reprezentujàcej beneficjenta

i/lub partnerów projektu, w zwiàzku z wizytami przygotowujàcymi/monitorujàcymi przed

samymi sta˝ami, jak i póêniej, w trakcie ich trwania;

t koszty us∏ug telekomunikacyjnych, pocztowych, kserograficznych;

t koszty zakupu materia∏ów biurowych;

t wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarzàdzajàcych projektem;

t wynagrodzenia ekspertów dokonujàcych ewaluacji projektu (jeÊli beneficjent zleca takà

ewaluacj´);

t koszt t∏umaczeƒ zwiàzanych z zarzàdzaniem projektem;

t czynsz, elektrycznoÊç;

t sprz´t niezb´dny do realizacji zadaƒ w trakcie trwania projektu;

t odzie˝ ochronna dla sta˝ystów.

Beneficjent mo˝e dzieliç koszty zarzàdzania z organizacjà wspó∏pracujàcà w ramach grupy

partnerskiej (organizacjà poÊredniczàcà i/lub organizacjà goszczàcà) w sposób adekwatny

do zadaƒ w projekcie.

W przypadku wyjazdów przedstawicieli instytucji beneficjenta na wizyty monitorujàce,

uprawnione b´dà koszty rzeczywiste, oszcz´dnie skalkulowane i w zwiàzku z tym zaleca si´,

w miar´ mo˝liwoÊci, korzystanie z wszelkich dost´pnych taryf ulgowych.

Nie ma mo˝liwoÊci powi´kszenia kosztów zarzàdzania poprzez przeniesienie niewykorzystanych

Êrodków z jakiejkolwiek innej kategorii bud˝etowej.

Niewykorzystane Êrodki na zarzàdzanie mo˝na w uzasadnionych przypadkach przeznaczyç na

pokrycie cz´Êci kosztów zwiàzanych z podró˝à lub pobytem uczestników na sta˝u/wymianie,

natomiast muszà one byç nadal rozliczone w kategorii Zarzàdzanie (nie mo˝na ich przesunàç

do linii bud˝etowej B).

Koszty ubezpieczeniaKoszty ubezpieczenia uczestnika na okres realizacji sta˝u/wymiany sà naliczane wed∏ug

rzeczywistych kosztów ubezpieczenia w kategorii kosztów zarzàdzania i administracji

projektu.

Dla projektów z Konkursu 2007 koszty ubezpieczenia rozliczane sà w ramach kategorii

zarzàdzanie. Od Konkursu 2008 koszty ubezpieczenia pokrywane sà w ramach stawek na

utrzymanie i pobyt uczestnika.

Beneficjent powinien zapewniç uczestnikom odpowiedni do charakteru projektu pakietubezpieczeƒ obejmujàcy:

t ubezpieczenie od odpowiedzialnoÊci cywilnej obejmujàce ewentualne szkody wyrzàdzone

przez uczestników projektu;

t ubezpieczenie pokrywajàce koszty leczenia;

t dodatkowe pakiety umo˝liwiajàce niespodziewany powrót do kraju (np. w przypadku choroby).

t koszty dodatkowych polis ubezpieczeniowych, które nie sà niezb´dnie wymagane dla

prawid∏owego przebiegu sta˝u nale˝à do wydatków nieuprawnionych.

A sp e k t y f i n a n s owe

Koszty zarzàdzania przyznawane w postaci rycza∏tu na podstawie stawek:

Uwaga: Koszty zarzàdzania i administracji projektu nie mogà byç naliczane dla osób towarzyszàcych(opiekunów). Rycza∏t naliczany jest wy∏àcznie wg liczby osób, które faktycznie wyjecha∏y na sta˝/wymian´.

Ni˝sza ni˝ przewidywana liczba uczestników b´dzie skutkowaç obni˝eniem kwoty

dofinansowania z tytu∏u kosztów zwiàzanych z zarzàdzaniem zgodnie ze stawkami per capita.

Koszty wymiany/sta˝u zwiàzane bezpoÊrednio z uczestnikamiKOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ B LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.

WysokoÊç dofinansowania zale˝y od czasu trwania pobytu za granicà, kraju docelowego oraz

typu projektu (sta˝ bàdê wymiana).

Kwota grantu okreÊlona dla pojedynczego uczestnika przeznaczona jest na pokrycie

nast´pujàcych kosztów zwiàzanych z pobytem za granicà:

t utrzymanie (zakwaterowanie, wy˝ywienie)

t podró˝

Dodatkowy grant (kalkulowany indywidualnie) jest przewidziany w projektach realizowanych

dla osób ze szczególnymi potrzebami lub niepe∏nosprawnych.

Koszty utrzymania przyznawane sà w postaci rycza∏tu i obejmujà Êrodki przeznaczone na

zakwaterowanie i wy˝ywienie uczestnika podczas jego pobytu za granicà w trakcie

realizowanego sta˝u/wymiany. W przypadku powrotu uczestnika do kraju dofinansowanie

b´dzie proporcjonalnie pomniejszane. Zwracamy uwag´ na fakt, ˝e sta˝ jest rozumiany jako

pobyt ciàg∏y za granicà a przerywanie sta˝u i powrót do kraju jest dzia∏aniem

niedozwolonym.

Kwota na pokrycie kosztów zakwaterowania i wy˝ywienia powinna byç przekazana

uczestnikowi w formie przelewu bankowego. Beneficjent mo˝e tak˝e sam wykupiç na rzecz

uczestników cz´Êç us∏ug zwiàzanych ze sta˝em/wymianà (np. podró˝ czy zakwaterowanie),

tj. zarzàdzaç, w ich imieniu, cz´Êcià bàdê ca∏oÊcià przyznanych grantów na utrzymanie

i podró˝. Rola beneficjenta w tej kwestii musi byç jasno okreÊlona w umowie pomi´dzy

beneficjentem a uczestnikiem.

14


Typ projektu

IVT – praktyki zawodowe i sta˝e dla

osób uczàcych si´

PLM – sta˝e dla osób pracujàcych

i poszukujàcych pracy

VETPRO – wymiany doÊwiadczeƒ dla

osób odpowiedzialnych za kszta∏cenie

i szkolenie zawodowe

Koszty zarzàdzania (na 1 uczestnika)

do 12 tygodni w∏àcznie

200 EUR

200 EUR

75 EUR

Koszty zarzàdzania (na 1 uczestnika)

od 13 tygodni

300 EUR

300 EUR

nie dotyczy

IV .2

15

Koszt zakwaterowania i wy˝ywienia przewidziany i poniesiony dla poszczególnych grup

beneficjentów oraz w przypadku podró˝y osób zarzàdzajàcych projektem (finansowanych ∏àcznie

z programu Leonardo da Vinci oraz êróde∏ w∏asnych) nie mo˝e przekroczyç limitów stawek

okreÊlonych przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ i podanych w tabelach na str. 18-22.

Przy szacowaniu bud˝etu projektu nale˝y stosowaç si´ do szczegó∏owych wytycznych

Narodowej Agencji, nie zaÊ do ogólnych tabel przedstawionych przez Komisj´ Europejskà

w „Zaproszeniu do sk∏adania wniosków”.

UWAGA: w przypadku, gdy sta˝/wymiana trwa d∏u˝ej ni˝ pe∏na liczba tygodni, wówczas w celu

naliczenia stawki na 1 dzieƒ nale˝y: podzieliç stawk´ na ostatni tydzieƒ (ka˝dy kolejny tydzieƒ) trwania

sta˝u/wymiany przez 7 i pomno˝yç kwot´ wynikajàcà z podzia∏u przez liczb´ dni (od 1 do 6 dni)

Program Leonardo da Vinci nie wyznacza limitu wieku uczestników.

Warunki ubiegania si´ o udzia∏ osoby towarzyszàcej w projekcieJe˝eli w projekcie wymagany jest, ze wzgl´du na specyficzne warunki jego realizacji (uczestnikami

sà osoby niepe∏noletnie, niepe∏nosprawne, wymagajàce opieki lekarskiej etc.), udzia∏ osób

towarzyszàcych, osoby te majà prawo do dofinansowania zakwaterowania i wy˝ywienia.

Narodowa Agencja Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” – Leonardo da Vinci okreÊla

warunki, kiedy mo˝na wnioskowaç w projekcie o udzia∏ osoby towarzyszàcej (opiekuna):

t w przypadku, kiedy w projekcie biorà udzia∏ uczniowie (jedna osoba towarzyszàca/opiekun

na grup´ do 15 uczniów)

t w przypadku, kiedy w projekcie biorà udzia∏ osoby ze specjalnymi potrzebami lub osoby

niepe∏nosprawne (bez ograniczania liczby opiekunów)

Zadaniem opiekunów powinno byç nadzorowanie merytoryczne sta˝u oraz pomoc beneficjentom

w rozwiàzywaniu codziennych problemów. Opiekun powinien posiadaç odpowiednie kwalifikacje

oraz znajomoÊç j´zyka kraju odbywania sta˝u lub j´zyka roboczego projektu.

Dofinansowaniem mogà zostaç obj´te nast´pujàce koszty: ubezpieczenie, podró˝, zakwaterowanie

i wy˝ywienie.

Koszty podró˝y (obowiàzkowe)t Projekty IVT i PLM do 4 tygodni (w∏àcznie) dla Konkursu 2007 oraz do 12 tygodni dla Konkursów

od roku 2008 – refundowane na podstawie udokumentowanych kosztów rzeczywistych

t Projekty IVT i PLM powy˝ej 4 tygodni dla Konkursu 2007 oraz powy˝ej 13 tygodni dla

Konkursów od roku 2008 – wliczone w rycza∏towych kosztach utrzymania uczestnika

t Projekty VETPRO – refundowane wy∏àcznie na podstawie udokumentowanych kosztów

rzeczywistych

Uwaga: Koszty podró˝y uwzgl´dniajà jedynie podró˝ z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca

odbywania sta˝u/wymiany w kraju docelowym i z powrotem. Ka˝dy uczestnik, niezale˝nie od czasu

trwania sta˝u, ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu tam i z powrotem. Przejazdy lokalne

powinny byç finansowane w ramach kosztów na utrzymanie.

Podró˝ nale˝y zorganizowaç najtaƒszym, uzasadnionym Êrodkiem transportu, bioràc pod

uwag´ odleg∏oÊç i czas podró˝y. W przypadku podró˝y kolejà i samolotem nale˝y stosowaç

taryfy ekonomiczne.


Rzeczywiste koszty podró˝y nale˝y udokumentowaç dowodami ksi´gowymi:t w przypadku podró˝y samolotem – wymagane jest przedstawienie kopii biletów lotniczych

(tradycyjnych lub internetowych), kart pok∏adowych oraz ewentualnie faktury VAT je˝eli na

biletach nie ma widocznej ceny;

t w przypadku podró˝y autobusem – wymagane jest przedstawienie kopii faktury oraz

do∏àczenie informacji na temat trasy podró˝y, daty podró˝y, uczestników – je˝eli nie wynika

to z faktury;

t w przypadku podró˝y kolejà - wymagane jest przedstawienie kopii biletów oraz ewentualnie

faktury VAT je˝eli na biletach nie ma widocznej ceny;

t w przypadku podró˝y samochodem prywatnym lub firmowym

A gdy w podró˝y bierze udzia∏ 1 uczestnik – podró˝ rozliczana jest do wysokoÊci ceny 1 biletu

lotniczego, kolejowego lub autobusowego;

B gdy w podró˝y bierze udzia∏ wićej ni˝ 1 uczestnik – podró˝ rozliczana jest na podstawie

rycza∏tu samochodowego zgodnie z obowiàzujàcymi przepisami polskimi, do maksymalnej

wysokoÊci stawki za kilometr 0,22 EUR i do kwoty nie wi´kszej ni˝ 600 EUR na 1 osob´.

Wymagane jest przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu.

Podró˝ z miejsca zamieszkania do miejsca docelowego, w którym realizowany jest sta˝/wymiana

powinna si´ odbyç w dniu poprzedzajàcym rozpoczćie pobytu za granicà a podró˝ powrotna

powinna si´ odbyç nast´pnego dnia po zakoƒczeniu pobytu za granicà.

W przypadku, kiedy podró˝ tam i/lub z powrotem ma miejsce w dniu rozpoczćia lub

zakoƒczenia sta˝u/wymiany, nale˝y wykazaç w programie sta˝u/wymiany uczestnika/

uczestników, ˝e dzieƒ rozpoczćia i/lub dzieƒ zakoƒczenia sta˝u/wymiany jest dla uczestnika/

uczestników pe∏nym dniem roboczym.

Koszty przygotowania j´zykowego, kulturowego i pedagogicznegoKOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ C LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.

Koszty przygotowania przyznawane sà w postaci rycza∏tu w zale˝noÊci od potrzeb uczestników

i warunków/treÊci sta˝u/wymiany za granicà:

Uwaga! Przygotowanie kulturowo-j´zykowe mo˝e byç realizowane w kraju lub za granicà.

16


Typ projektu

IVT – praktyki zawodowe

i sta˝e dla osób uczàcych si´

PLM – sta˝e dla osób pracujàcych

i poszukujàcych pracy

VETPRO – wymiany doÊwiadczeƒ

dla osób odpowiedzialnych za

kszta∏cenie i szkolenie zawodowe

Koszty przygotowania pedagogicznego, kulturowegoi j´zykowego na 1 uczestnika

do 200 EUR (nie wićej ni˝ 20% dofinansowania)



IV .3

17

Dofinansowanie kosztów przygotowania beneficjentów mo˝e obejmowaç nast´pujàce typy

kosztów:

t zakup us∏ugi;

t wynagrodzenia i/lub honoraria;

t koszty zakupu materia∏ów (s∏owniki, plany, przewodniki, materia∏y biurowe konieczne do

przeprowadzenia przygotowania);

t koszty wydarzeƒ kulturalnych, np. bilety do muzeów, teatrów, etc.;

t organizacja spotkaƒ integrujàcych polskich beneficjentów w organizacji przyjmujàcej.

Przygotowanie pedagogiczne, kulturowo-j´zykowe musi byç bezpoÊrednio zwiàzane z treÊcià

merytorycznà realizowanego projektu.

Przygotowanie to powinno uwzgl´dniaç specyfik´ ka˝dego projektu sta˝u/wymiany oraz

musi byç przeprowadzone w kraju, który jest oficjalnym uczestnikiem Programu Leonardo da

Vinci (w Polsce i/lub kraju przyjmujàcym) przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach.

Projekt nie mo˝e byç êród∏em komercyjnego zysku dla ˝adnej organizacji tworzàcej partnerstwo.

Nale˝y podkreÊliç, ˝e rzetelne przygotowanie pedagogiczne i kulturowo-j´zykowe jestkluczem do powodzenia ca∏ego sta˝u. NA podda szczególnej analizie jakoÊç tegoprzygotowania w stosunku do poniesionych na ten cel kosztów.

A s p e k t y f i n a n s owe

18


750

350

200

1 50

080

017

51

200

700

175

425

198

113

849

453

9968

039

699

679

317

181

1 35

872

515

81

087

634

158

1 01

947

627

22

038

1 08

723

81

631

951

238

752

351

200

1 50

380

217

51

202

701

175

602

281

161

1 20

464

214

096

356

214

0

698

326

186

1 39

574

416

311

1665

116

3

759

354

202

1 51

881

017

712

1470

817

7

893

417

238

1 78

595

220

81

428

833

208

918

428

245

1 83

697

921

41

469

857

214

839

391

224

1 67

789

419

61

342

783

196

690

322

184

1 37

973

616

111

0464

416

1

571

266

152

1 14

260

913

391

353

313

3

578

270

154

1156

617

135

925

540

135

750

350

200

1 50

080

017

51

200

700

175

675

315

180

1 35

072

015

71

080

630

157

672

313

179

1 34

371

615

71

075

627

157

823

384

219

1 64

687

819

21

316

768

192

803

375

214

1 60

785

718

71

285

750

187

686

320

183

1 37

373

216

01

098

641

160

478

223

128

957

510

112

765

446

112

622

290

166

1 24

566

414

599

658

114

5

697

325

186

1 39

474

416

311

1565

116

3

883

412

235

1 76

694

220

61

412

824

206

843

393

225

1 68

689

919

71

349

787

197

1 07

850

328

82

156

1 15

025

21

725

1 00

625

2

1 04

448

727

82

088

1 11

424

41

671

975

244

938

438

250

1 87

71

001

219

1 50

187

621

9

1 05

349

228

12

106

1 12

324

61

685

983

246

627

293

167

1 25

466

914

61

003

585

146

OS

OB

Y D

OR

OS

¸E:

ucz

estn

icy

pro

jekt

ów V

ETP

RO

, oso

by

tow

arzy

szàc

e(o

pie

kuno

wie

) w

pro

jekt

ach

IVT,

PLM

, VET

PR

OO

SO

BY

M¸O

DE:

ucz

estn

icy

pro

jekt

ów IV

T i P

LM

Kra

j gos

zczà

cy

Sta

wka

tyg

odni

owa

Sta

wka

mie

sić

zna

Utr

zym

anie

*(d

ot. t

ylko

pro

jekt

ówtr

waj

àcyc

h ≤

4 t

yg.)

Utr

zym

anie

+ p

odró

˝(d

ot.

pro

jekt

ów

trw

ajà

cych

>4

tyg

od

nie

)

Bel

gia

– B

E

Bu

∏gar

ia –

BG

Cze

chy–

CZ

Dan

ia –

DK

Nie

mcy

– D

E

Esto

nia

– EE

Gre

cja–

EL

His

zpan

ia –

ES

Fran

cja

– FR

Irla

ndia

– IE

W∏o

chy

– IT

Cyp

r –

CV

¸otw

a –

LV

Litw

a –

LT

Luks

emb

urg

– L

U

W´g

ry –

HU

Mal

ta –

MT

Hol

and

ia –

NL

Au

stri

a –

AT

Por

tuga

lia –

PT

Ru

mu

nia

– R

O

S∏o

wen

ia –

SI

S∏o

wac

ja –

SK

Finl

and

ia –

FI

Szw

ecja

– S

E

Wie

lka

Bry

tani

a –

UK

Isla

ndia

– IS

Liec

hte

nste

in –

LI

Nor

weg

ia –

NO

Turc

ja –

TR

Pie

rwsz

y ty

dzi

eƒ *

D

rugi

tyd

zieƒ

*K

a˝d

y ko

lejn

y ty

dzi

eƒ *

P

ierw

szy

mie

siàc

*K

a˝d

y ko

lejn

y m

iesi

àc *

Ka˝

dy

tyd

zieƒ

Pie

rwsz

y m

iesi

àcK

a˝d

y ko

lejn

y m

iesi

àcK

a˝d

y ko

lejn

y ty

dzi

eƒ

Tabela 1 a Konkurs 2007

* Koszty podró˝y liczone sà osobno, na podstawie kosztów rzeczywistych

Stawki maksymalne na utrzymanie uczestników w EURO

19


Belgia – BE 836 390,4 223,2 624

Bu∏garia – BG 536 250,4 143,2 400

Czechy – CZ 712 332 189,6 532

Dania – DK 1 152 537,6 307,2 860

Niemcy – DE 836 390,4 223,2 624

Estonia – EE 664 309,6 176,8 496

Grecja – EL 780 364 208 582,4

Hiszpania – ES 856 399,2 228 639,2

Francja – FR 988 460,8 263,2 737,6

Irlandia – IE 1 020 476 272 761,6

W∏ochy – IT 940 438,4 250,4 701,6

Cypr – CY 764 356,8 204 570,4

¸otwa – LV 640 298,4 170,4 477,6

Litwa – LT 632 295,2 168,8 472

Luxemburg – LU 836 390,4 223,2 624

W´gry – HU 636 296,8 169,6 475,2

Malta – MT 756 352,8 201,6 564,8

Holandia – NL 920 429,6 245,6 687,2

Austria – AT 892 416 237,6 666,4

Polska – PL 640 298,4 170,4 477,6

Portugalia – PT 768 358,4 204,8 573,6

Rumunia – RO 540 252 144 403,2

S∏owenia – SI 724 337,6 192,8 540,8

S∏owacja – SK 736 343,2 196 549,6

Finlandia – FI 976 455,2 260 728,8

Swecja – SE 960 448 256 716,8

Wielka Brytania – UK 1 164 543,2 310,4 868,8

Islandia – IS 960 448 256 716,8

Liechtenstein – LI 1 004 468,8 268 749,6

Norwegia – NO 1 164 543,2 310,4 868,8

Turcja – TR 624 291,2 166,4 465,6

Kraj goszczàcy

Stawki na utrzymanie IVT, PLM

Czas trwania: 3 miesiàce (12 tygodni) lub mniej

(z wy∏àczeniem podró˝y)

stawka tygodniowa

Czas trwania:ponad

3 miesiàce

(z w∏àczeniempodró˝y)

Stawkamiesićzna

od 3-go tygodnia w gór´

2 tydzieƒ1 tydzieƒ od 3 do 9 miesićy

Tabela 1 b Konkurs 2008


20

Belgia – BE 1 045 488 279 780

Bu∏garia – BG 670 313 179 500

Czechy – CZ 890 415 237 665

Dania – DK 1 440 672 384 1 075

Niemcy – DE 1 045 488 279 780

Estonia – EE 830 387 221 620

Grecja – EL 975 455 260 728

Hiszpania – ES 1 070 499 285 799

Francja – FR 1 235 576 329 922

Irlandia – IE 1 275 595 340 952

W∏ochy – IT 1 175 548 313 877

Cypr – CY 955 446 255 713

¸otwa – LV 800 373 213 597

Litwa – LT 790 369 211 590

Luxemburg – LU 1 045 488 279 780

W´gry – HU 795 371 212 594

Malta – MT 945 441 252 706

Holandia – NL 1 150 537 307 859

Austria – AT 1 115 520 297 833

Polska – PL 800 373 213 597

Portugalia – PT 960 448 256 717

Rumunia – RO 675 315 180 504

S∏owenia – SI 905 422 241 676

S∏owacja – SK 920 429 245 687

Finlandia – FI 1 220 569 325 911

Swecja – SE 1 200 560 320 896

Wielka Brytania – UK 1 455 679 388 1 086

Island – IS 1 200 560 320 896

Liechtenstein – LI 1 255 586 335 937

Norwegia – NO 1 455 679 388 1 086

Turcja – TR 780 364 208 582

Kraj goszczàcy

Czas trwania: 3 miesiàce (12 tygodni) lub mniej

(z wy∏àczeniem podró˝y)

stawka tygodniowa

Czas trwania:ponad

3 miesiàce

(z w∏àczeniempodró˝y)

Stawkamiesićzna

od 3-go tygodnia w gór´

2 tydzieƒ1 tydzieƒ od 3 do 12 miesićy

Stawki na utrzymanie VETPRO (osoby doros∏e+opiekunowie)Tabela 1 c Konkurs 2008

21


Stawki na utrzymanie dla uczestników projektów IVT

Belgia – BE 1 029 1 405 137 3 153 137

Bu∏garia – BG 637 870 85 1 957 85

Czechy – CZ 882 1 204 118 2 702 118

Dania – DK 1 421 1 940 190 4 357 190

Niemcy – DE 1 029 1 405 137 3 153 137

Estonia – EE 833 1 138 111 2 555 111

Grecja – EL 980 1 338 131 3 006 131

Hiszpania – ES 1 029 1 405 137 3 153 137

Francja – FR 1 225 1 672 164 3 758 164

Irlandia – IE 1 274 1 740 170 3 906 170

W∏ochy – IT 1 176 1 606 157 3 604 157

Cypr – CY 931 1 271 125 2 857 125

¸otwa – LV 784 1 070 105 2 407 105

Litwa – LT 784 1 070 105 2 407 105

Luksemburg – LU 1 029 1 405 137 3 153 137

W´gry – HU 784 1 070 105 2 407 105

Malta – MT 931 1 271 125 2 857 125

Holandia – NL 1 127 1 539 151 3 455 151

Austria – AT 1 078 1 472 144 3 308 144

Polska – PL 784 1 070 105 2 407 105

Portugalia – PT 931 1 271 125 2 857 125

Rumunia – RO 686 937 92 2 104 92

S∏owenia – SI 882 1 204 118 2 702 118

S∏owacja – SK 882 1 204 118 2 702 118

Finlandia – FI 1 176 1 606 157 3 604 157

Szwecja – SE 1 176 1 606 157 3 604 157

Wielka Brytania – UK 1 421 1 940 190 4 357 190

Islandia – IS 1 176 1 606 157 3 604 157

Liechtenstein – LI 1 225 1 672 164 3 758 164

Norwegia – NO 1 421 1 940 190 4 357 190

Turcja – TR 784 1 070 105 2 407 105

bez kosztów podró˝y i wiz zawarte koszty podró˝y i wiz

1 tydzieƒ 2 tygodnie 3-ci tydzieƒ ika˝dy nast´pny

do 12-go

13 tygodni 14-sty i ka˝dynast´pnytydzieƒKraj goszczàcy

Tabela 1 d Konkurs 2009

22


Belgia – BE 1 176 1 606 157 3 603 157

Bu∏garia – BG 728 994 98 2 237 98

Czechy – CZ 1 008 1 376 134 3 088 134

Dania – DK 1 624 2 218 217 4 979 217

Niemcy – DE 1 176 1 606 157 3 603 157

Estonia – EE 952 1 300 127 2 920 127

Grecja – EL 1 120 1 530 150 3 435 150

Hiszpania – ES 1 176 1 606 157 3 603 157

Francja – FR 1 400 1 911 187 4 294 187

Irlandia – IE 1 456 1 988 194 4 464 194

W∏ochy – IT 1 344 1 835 179 4 118 179

Cypr – CY 1 064 1 453 142 3 266 142

¸otwa – LV 896 1 223 120 2 750 120

Litwa – LT 896 1 223 120 2 750 120

Luksemburg – LU 1 176 1 606 157 3 603 157

W´gry – HU 896 1 223 120 2 750 120

Malta – MT 1 064 1 453 142 3 266 142

Holandia – NL 1 288 1 758 172 3 949 172

Austria – AT 1 232 1 682 165 3 781 165

Polska – PL 896 1 223 120 2 750 120

Portugalia – PT 1 064 1 453 142 3 266 142

Rumunia – RO 784 1 070 105 2 405 105

S∏owenia –SI 1 008 1 376 134 3 088 134

S∏owacja – SK 1 008 1 376 134 3 088 134

Finlandia – FI 1 344 1 835 179 4 118 179

Szwecja – SE 1 344 1 835 179 4 118 179

Wielka Brytania – UK 1 624 2 218 217 4 979 217

Islandia – IS 1 344 1 835 179 4 118 179

Liechtenstein – LI 1 400 1 911 187 4 294 187

Norwegia – NO 1 624 2 218 217 4 979 217

Turcja – TR 896 1 223 120 2 750 120

Stawki na utrzymanie dla uczestników projektów: PLM, VETPRO oraz opiekunów IVT

bez kosztów podró˝y i wiz zawarte koszty podró˝y i wiz

1 tydzieƒ 2 tygodnie 3-ci tydzieƒ ika˝dy nast´pny

do 12-go

13 tygodni 14-sty i ka˝dynast´pnytydzieƒKraj goszczàcy

Tabela 1 e Konkurs 2009

23

Zarzàdzanie finansoweprojektem

V

Zasady ogólne

Beneficjent ponosi odpowiedzialnoÊç wobec NA za realizacj´ projektu, za wykorzystanie

otrzymanych funduszy oraz z tytu∏u kwot wyp∏aconych uczestnikom i partnerom.

W zwiàzku z powy˝szym beneficjent jest zobowiàzany podjàç wszelkie niezb´dne kroki

w celu zapewnienia odpowiedniej sprawozdawczoÊci dla NA.

Podobnie jak wybór przedsi´wzi´ç w ramach projektu dokonywany jest w oparciu o pe∏nà

wizj´ takiego projektu, tak i zarzàdzanie finansowe projektem obejmuje wszystkie

otrzymane Êrodki oraz wszystkie wydatki poniesione w ramach realizacji projektu.

Rachunek bankowy

Rachunek bankowy wskazany w kontrakcie zawartym pomi´dzy beneficjentem i NA, na

który przekazywane b´dà Êrodki z puli Programu Leonardo da Vinci, musi byç:

t rachunkiem otwartym i prowadzonym w imieniu organizacji beneficjenta (w ˝adnym

wypadku nie mo˝e to byç rachunek prywatny) przez instytucj´ bankowà dzia∏ajàcà

w kraju, w którym znajduje si´ siedziba organizacji beneficjenta (ze wzgl´du na obowiàzujàce

w Polsce przepisy zaleca si´ za∏o˝enie rachunku wydzielonego). W przypadku szkó∏ jest

to rachunek organu prowadzàcego;

t rachunkiem otwartym na potrzeby projektu. Je˝eli jest to ogólny rachunek firmowy

beneficjenta, jest on zobowiàzany do stworzenia systemu ksi´gowania zapewniajàcego

w ka˝dym momencie jednoznaczne okreÊlenie wydatków i wp∏ywów zwiàzanych z projektem;

t rachunkiem w walucie PLN lub EUR, je˝eli takie rozwiàzanie jest mo˝liwe.

Rachunek w EUR minimalizuje ró˝nice kursowe.

Zalecane jest unikanie dokonywania wyp∏at gotówkowych z rachunku.

P∏atnoÊci nale˝y dokonywaç bezpoÊrednio z rachunku bankowego otwartego na potrzeby

projektu sta˝u/wymiany.

System rachunkowoÊci i kontrola wewn´trzna

Beneficjent jest zobowiàzany do wprowadzenia systemu ksi´gowoÊci analitycznej, bàdê

odpowiedniego systemu wewn´trznego pozwalajàcego rozpoznaç:

t êród∏a finansowania projektu;

t wydatki zwiàzane z realizacjà projektu w okresie obowiàzywania kontraktu.

Po˝àdane jest, aby osoby odpowiedzialne za zarzàdzanie projektem nie odpowiada∏y

jednoczeÊnie za zarzàdzanie finansami.

V .2

V .1

V .3

24

VAT, c∏a i inne podatki od towarów i us∏ug

Obowiàzki podatkowe regulowane sà aktualnie obowiàzujàcymi przepisami polskimi.

Podatek VAT mo˝e byç zawarty w sprawozdaniu finansowym projektu tylko wtedy, gdy

stanowi ostateczny koszt, to znaczy pozycj´, której beneficjent nie mo˝e odzyskaç.

Kursy wymiany

Z uwagi na fakt, ˝e kwoty wykazane w raportach muszà byç wyra˝one w EUR, beneficjent

zobowiàzany jest do przeliczania kwot umieszczanych w raporcie na t´ walut´.

1 Przelewy na rachunki beneficjentów prowadzone w PLNt W przypadku dofinansowania w formie jednorazowej zaliczki:

Wszystkie kwoty w raporcie koƒcowym powinny zostaç wyra˝one w euro. W tym celu,

beneficjent powinien przeliczyç wszystkie poniesione koszty na euro z wykorzystaniem kursu

przeliczeniowego zastosowanego przez bank do celów przelania przez Narodowà Agencj´

p∏atnoÊci zaliczkowej na konto beneficjenta. Jest to kurs kupna dewiz Banku Handlowego,

z dnia dokonania przelewu. Za dat´ p∏atnoÊci ze strony Narodowej Agencji uznaje si´ dzieƒ

obcià˝enia rachunku Narodowej Agencji – zgodnie z wyciàgiem bankowym. Beneficjent

zostanie powiadomiony przez NA o kursie, który b´dzie stosowany do przeliczenia kosztów

rzeczywistych na EUR.

t W przypadku dofinansowania w formie wićej ni˝ jednej p∏atnoÊci zaliczkowej: Wszystkie kwoty w raporcie koƒcowym powinny zostaç wyra˝one w euro. W tym celu,

beneficjent powinien przeliczyç wszystkie poniesione koszty na euro z wykorzystaniem kursu

przeliczeniowego zastosowanego przez bank do celów przelania przez Narodowà Agencj´

odnoÊnej p∏atnoÊci zaliczkowej na konto beneficjenta. Takà stawk´ nale˝y stosowaç do

wszystkich kosztów poniesionych w okresie od daty transferu pierwszej/okreÊlonej p∏atnoÊci

zaliczkowej1 do daty transferu kolejnej p∏atnoÊci zaliczkowej2.

T´ metod´ kalkulacji nale˝y stosowaç zarówno w odniesieniu do rzeczywistych kosztów

poniesionych bezpoÊrednio przez instytucj´ beneficjenta jak równie˝ w odniesieniu do

kosztów poniesionych (na przyk∏ad) przez partnerów za granicà w przypadku projektów

transferu innowacji Leonardo da Vinci lub uczestników wyjazdów w przypadku dzia∏aƒ

zwiàzanych z mobilnoÊcià Erasmusa lub Leonardo.

Ta sama forma kalkulacji powinna byç przyj´ta do przeliczenia wydatków poniesionych przez

Beneficjenta i refundowanych przez NA w wyniku koƒcowego rozliczenia projektu.

2 Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EURPrzeliczeƒ wydatków poniesionych w walutach innych ni˝ EUR nale˝y dokonaç wed∏ug kursów

rzeczywistych. Warunkiem stosowania takiej polityki kursowej jest wymóg, i˝ wszystkie

operacje muszà mieç miejsce tylko i wy∏àcznie z rachunku bankowego, na który wp∏yn´∏y

fundusze z NA (lub na który zosta∏y przekazane przez organy prowadzàce).

Na potrzeby przeliczenia wydatków poniesionych ze Êrodków w∏asnych a konto refundacji NA

w wyniku koƒcowego rozliczenia projektu (maksymalnie do 20% przyznanych Êrodków

finansowych ) prosz´ zastosowaç nast´pujàce kursy:

V .4

V .5

1 W przypadku pierwszej zaliczki: od poczàtku okresu, w którym majà prawo pokrywaç koszty z funduszy programu.

2 W przypadku ostatniej zaliczki: do koƒca okresu, w którym majà prawo pokrywaç koszty z funduszy programu.


25

t kurs rzeczywisty z dnia dokonania p∏atnoÊci w EUR z rachunku z∏otówkowego beneficjenta

(widoczny na wyciàgu bankowym);

lub

t Êredni kurs NBP (ze strony www.nbp.pl) z dnia dokonania p∏atnoÊci w PLN z rachunku

z∏otówkowego Beneficjenta.

Nale˝y pami´taç, ˝e straty spowodowane wahaniami kursów walut nie sà traktowane jako

uprawnione koszty projektu.

Odsetki

Decyzjà Komisji Europejskiej zosta∏ zniesiony wymóg zwrotu odsetek od Êrodkówfinansowych Programu Leonardo da Vinci naros∏ych na kontach bankowych. KomisjaEuropejska odstàpi∏a tak˝e od wymogu raportowania kwot naros∏ych odsetek.

Zamówienia publiczne

Zgodnie z zapisami umowy beneficjent powinien stosowaç Prawo Zamówieƒ Publicznych

w przypadku zlecania zadaƒ podwykonawcom, jeÊli kwota zlecenia przekracza 14 000 EUR.

Zastosowanie majà przepisy krajowe.

Beneficjent powinien do∏àczyç do raportu koƒcowego oÊwiadczenie o stosowaniu przepisów

PZP, zgodnie z wzorem poni˝ej:

„Beneficjent (nazwa instytucji) ............................... oÊwiadcza, ˝e znane sà mu

zasady udzielania zamówieƒ publicznych, w szczególnoÊci przepisy ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieƒ publicznych (t.j.: Dz.U. 2007 Nr 223 poz. 1655)

oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie i stosowa∏ si´ do nich w procesie

wyboru Wykonawców do zamówieƒ zwiàzanych z realizacjà przedmiotowej Umowy.”

V .6

V .7


26

Wizyty monitorujàce i kontrola na miejscu

Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, Narodowa Agencja powinna czuwaç nad jakoÊcià

realizowanych projektów i sprawdzaç ich oddzia∏ywanie na instytucj´ i jej lokalne Êrodowisko.

Instrumentami ku temu sà wizyty monitorujàce oraz kontrole na miejscu. Celem wizyty

monitorujàcej jest udzielenie wsparcia beneficjentowi w doskonaleniu sposobu zarzàdzania

projektem. Natomiast w trakcie kontroli na miejscu Narodowa Agencja sprawdza ca∏y proces

realizacji projektu w∏àcznie z dokumentacjà finansowà. Projekty do wizyt monitorujàcych

i kontroli na miejscu sà wybierane losowo, zgodnie z wielkoÊcià próby kontrolnej okreÊlonej

przez Komisj´ Europejskà.

Beneficjent powinien uczestniczyç i wnosiç wk∏ad w monitoring oraz ewaluacje dzia∏aƒ

organizowanych przez Narodowà Agencj´ oraz Komisj´ Europejskà, jak równie˝ przez osoby

i organizacje przez nie upowa˝nione.

Beneficjent ma obowiàzek zapewniç Narodowej Agencji, Komisji Europejskiej, Europejskiemu

Urz´dowi ds. Zwalczania Nadu˝yç Finansowych OLAF, jak równie˝ Europejskiemu Trybuna∏owi

Obrachunkowemu oraz osobom i organizacjom przez nie upowa˝nionym dost´p do wszelkich

dokumentów dotyczàcych realizacji dzia∏ania, jego wyników oraz wykorzystania przyznanych

Êrodków finansowych. Wymienione podmioty mogà skorzystaç ze swego prawa w okresie

pićiu lat, liczàc od daty ostatniej p∏atnoÊci Êrodków finansowych przez Narodowà Agencj´

lub zwrotu przez beneficjenta.

VI

27

Dokumenty dodatkowe wykorzystywane przez NA podczas realizacji ka˝dego projektu.

Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego

Formularz kontraktowy

UWAGA! Niniejszy dokument sk∏ada si´ z trzech cz´Êci:

1 Cz´Êç 1. – nale˝y wype∏niç wszystkie strony;

2 Cz´Êç 2. – nale˝y wype∏niç wy∏àcznie w przypadku, gdy nastàpi∏y zmiany w stosunku do

treÊci zatwierdzonego wniosku;

3 Za∏àczniki – nale˝y do∏àczyç do formularza kontraktowego

Oprócz wype∏nionego formularza kontraktowego do Narodowej Agencji nale˝y wys∏aç

nast´pujàce dokumenty:

t dokumenty potwierdzajàce istnienie instytucji oraz reprezentacj´ prawnà w zale˝noÊci odformy prawnej, (wykaz dokumentów na str. 2 i 3 formularza kontraktowego); pe∏nomocnictwa

do podpisania umowy (jeÊli umowa nie b´dzie podpisywana przez przedstawiciela prawnego

instytucji uprawnionej do podpisania umowy, np. przez organ prowadzàcy);

t orygina∏y listów intencyjnych;

t aktualne (za ostatni rok finansowy) sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników

i strat) – dot. wy∏àcznie organizacji niepublicznych, którym w roku konkursu zosta∏o

przyznane dofinansowanie na ∏àcznà kwot´ przekraczajàcà 25.000 EUR;

t aktualne zaÊwiadczenie z Urz´du Skarbowego potwierdzajàce, ˝e Beneficjent nie zalega

z op∏acaniem podatków wystawione nie póêniej ni˝ 3 miesiàce przed datà zawarcia Umowy;

t aktualne zaÊwiadczenie z Zak∏adu Ubezpieczeƒ Spo∏ecznych o braku zaleg∏oÊci w zap∏acie

sk∏adek na ubezpieczenie zdrowotne i spo∏eczne wystawione nie póêniej ni˝ 3 miesiàce przed

datà zawarcia Umowy;

t decyzja o nadaniu nr NIP (kopia dokumentu poÊwiadczona za zgodnoÊç z orygina∏em przez

pe∏nà reprezentacj´ prawnà Beneficjenta lub przez osob´ upowa˝nionà do takiej czynnoÊci

na podstawie pe∏nomocnictwa);

t decyzja o nadaniu REGON (kopia poÊwiadczona za zgodnoÊç z orygina∏em)

t program przygotowania kulturowo-j´zykowego (jeÊli by∏ planowany we wniosku).

Uwaga! Wszystkie przesy∏ane kopie dokumentów muszà byç potwierdzone za zgodnoÊç z orygina∏em przez

reprezentanta prawnego lub osob´ przez niego upowa˝nionà.

Z a ∏ à c z n i k i

28

t Ca∏kowity zatwierdzony bud˝et projektu

Prosz´ obliczyç w „Kalkulatorze dla bud˝etów w projektach wymian i sta˝y” dofinansowanie

wnioskowane. Wyniki obliczeƒ nale˝y wydrukowaç i do∏àczyç do niniejszego formularza

kontraktowego.

Kalkulator znajduje si´ na stronie internetowej http://leonardo.org.pl/index.php/ida/60/

Mo˝na te˝ we w∏asnym zakresie wype∏niç tabel´ poni˝ej.

Numer projektu ______________________________________________________________________________________________

Liczba Ca∏kowite wnioskowane uczestników dofinansowanie LdV

Organizacja i Zarzàdzanie projektem

Zarzàdzanie i monitoring

Przygotowanie pedagogiczne,kulturowe i j´zykowe

Organizacja i Zarzàdzanie – ∏àcznie (Suma czàstkowa)

Uczestnicy

Utrzymanie:

r uczestników projektu

r opiekunów

r osób ze specjalnymi potrzebami

Podró˝(jeÊli nie zawiera si´

w kosztach utrzymania)

Koszty podró˝y

Uczestnicy – ∏àcznie(Suma czàstkowa)

RAZEM:Ca∏kowita wnioskowana kwota: EUR


29

t Informacje o numerze konta

Numer projektu ______________________________________________________________________________________________

INFORMACJE O BANKU INSTYTUCJI BENEFICJENTANUMER RACHUNKU – PROSIMY O PODANIE NUMERU ZGODNIE Z PONI˚SZYM FORMATEM

Nazwa banku i oddzia∏u:

Adres banku/oddzia∏u

(numer, ulica, kod pocztowy, miejscowoÊç, kraj):

SWIFT Code banku:

Numer rachunku:

Nazwa w∏aÊciciela rachunku:

Adres w∏aÊciciela rachunku:

Po

lsk

a

WALUTA RACHUNKU (PLN lub EUR)

1 Konto organu prowadzàcego – (jeÊli dotyczy)(nale˝y wype∏niç w przypadku przep∏ywu funduszy przez konto organu prowadzàcego instytucji realizujàcej projekt

(np. powiat – zespó∏ szkó∏ ponadgimnazjalnych)

Powy˝szy rachunek jest:

tt rachunkiem otwartym wy∏àcznie na potrzeby niniejszego projektu

tt rachunkiem ogólnym instytucji lub innym rachunkiem wykorzystywanym nie tylko w celu finansowania ww.

projektu

Uwaga!Rachunek bankowy, na który przekazywane b´dà Êrodki z puli programu Leonardo da Vinci, musi byç:r rachunkiem otwartym i prowadzonym w imieniu organizacji beneficjenta (w ˝adnym wypadku nie mo˝e to

byç rachunek prywatny) przez instytucj´ bankowà dzia∏ajàca w Polsce;r rachunkiem otwartym na potrzeby projektu. Je˝eli jest to ogólny rachunek firmowy beneficjenta, jest on

zobowiàzany do stworzenia systemu ksi´gowania, zapewniajàcego w ka˝dym momencie jednoznaczneokreÊlenie wydatków i wp∏ywów zwiàzanych z realizowanym projektem.

Zalecane jest prowadzenie rachunku w walucie EUR

Nazwa banku i oddzia∏u:

Adres banku/oddzia∏u

(numer, ulica, kod pocztowy, miejscowoÊç, kraj):

SWIFT Code banku:

Numer rachunku:

Nazwa w∏aÊciciela rachunku:

Adres w∏aÊciciela rachunku:

WALUTA RACHUNKU (PLN lub EUR)

Powy˝szy rachunek jest:

tt rachunkiem otwartym wy∏àcznie na potrzeby niniejszego projektu

tt rachunkiem ogólnym instytucji lub innym rachunkiem wykorzystywanym nie tylko w celu finansowania ww.

projektu

Po

lsk

a

Imi´ i nazwisko _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Podpis ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

przedstawiciela prawnego instytucji Beneficjenta

Data ______________________________________________________________________________________

2 Konto instytucji realizujàcej projekt


30


t OÊwiadczenie Beneficjenta dot. VAT

Beneficjent MiejscowoÊç, data(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)

OÂWIADCZENIE VAT

W zwiàzku z przyznanym w ramach Programu Leonardo da Vinci dofinansowaniem

projektu numer ______________________________________________________________________________________________

tytu∏ projektu _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

oÊwiadczam, ˝e:(prosz´ zaznaczyç jednà z mo˝liwoÊci)

tt ww. instytucja jest zarejestrowana jako podatnik VAT i w ramach realizacji ww. projektu,

w przypadkach przewidzianych w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i us∏ug

(Dz. U. Nr 54, poz. 535, z zm.), mo˝e rozliczaç VAT naliczony.

tt ww. instytucja jest zarejestrowana jako podatnik VAT i w ramach realizacji ww. projektu nie mo˝e

odzyskaç/rozliczyç3 w ˝aden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, który mo˝e byç

rozliczony w kategorii wydatki uprawnione w ww. projekcie.

tt ww. instytucja nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT.

W przypadku, gdy Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT posiadajàcym mo˝liwoÊç odliczenia

podatku VAT, za podstaw´ rozliczeƒ z Narodowà Agencjà uwa˝a si´ kwoty netto wykazane na

fakturach VAT dokumentujàcych poniesione wydatki podczas realizacji projektu. W przeciwnym

razie VAT jest uznawany jako koszt kwalifikowany projektu.

Wyjàtkami mogà byç rachunki wystawiane przez firmy/instytucje nie b´dàce p∏atnikami podatku VAT;

wówczas kosztem jest kwota rachunku.

JednoczeÊnie (nazwa instytucji beneficjenta) ______________________________________________________________________________________________ zobowiàzuje si´

do zwrotu zrefundowanego w ramach ww. projektu poniesionego podatku VAT, je˝eli zaistniejà

przes∏anki umo˝liwiajàce odzyskanie tego podatku przez Beneficjenta.

OÊwiadczam, ˝e sà mi znane przepisy Kodeksu karno-skarbowego o odpowiedzialnoÊci za podanie

danych niezgodnych z rzeczywistoÊcià.

______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________

Reprezentant prawny instytucji Beneficjenta

(podpis, piecz´ç imienna)

3 Niepotrzebne skreÊliç

31


t Zobowiàzanie w sprawie ewidencji ksi´gowej


ZOBOWIÑZANIE

Otrzymane Êrodki zwiàzane z wdro˝eniem projektu Leonardo da Vinci

Numer projektu ______________________________________________________________________________________________

Tytu∏ projektu ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

b´dà:

(prosz´ zaznaczyç jednà z mo˝liwoÊci)

tt ewidencjonowane na kontach bilansowych i kontach przychodów i kosztów w przypadku

instytucji i firm podlegajàcych obowiàzkowi prowadzenia pe∏nej ksi´gowoÊci

tt wprowadzone do ewidencji ksi´gowej w przypadku instytucji i firm prowadzàcych ksi´gowoÊç

uproszczonà

tOÊwiadczenie w sprawie przygotowania uczestników

(nale˝y wype∏niç jedynie w przypadku, jeÊli beneficjent wnioskowa∏ o dofinansowanie na przygotowaniekulturowo-pedagogiczno-j´zykowe uczestników we wniosku)

Numer projektu ______________________________________________________________________________________________


OÂWIADCZENIE

OÊwiadczam, ˝e zakres przygotowania kulturowo – pedagogiczno – j´zykowego uczestników

projektu finansowanego z programu Leonardo da Vinci (tytu∏ projektu)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(numer _____________________________________________________________ ) pokrywa/nie pokrywa4 si´ z zakresem kszta∏cenia

realizowanego poza projektem przez instytucj´ beneficjenta oraz innych cz∏onków grupy

partnerskiej.

Uzasadnienie:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4 Niepotrzebne skreÊliç

32

t Wniosek o Aneks do Umowy

Wniosek o Aneks do UmowyProjekty mobilnoÊci (wymiany, sta˝e)Procedura NA1

OÂWIADCZENIEJa, ni˝ej podpisany/a, niniejszym oÊwiadczam, ˝e podane w niniejszym Wniosku informacje sà

prawdziwe i w pe∏ni i rzetelnie odzwierciedlajà stan prawny i stan faktyczny istniejàcy w dacie

jego z∏o˝enia.

JednoczeÊnie potwierdzam, i˝ wszelkie oÊwiadczenia, dane i informacje zawarte w dokumentach

przed∏o˝onych Narodowej Agencji przez beneficjenta w zwiàzku z zawarciem ww. umowy,

a w szczególnoÊci dotyczàce statusu prawnego beneficjenta, sposobu jego reprezentacji oraz

udzielonych w zwiàzku z Umowà pe∏nomocnictw sà aktualne, prawdziwe, wià˝àce i obowiàzujàce

i pozostanà takie równie˝ w chwili podpisania okreÊlonego we Wniosku o Aneks do Umowy.

Zobowiàzuj´ si´ do niezw∏ocznego informowania na piÊmie Narodowej Agencji o wszelkich

zmianach w oÊwiadczeniach, danych i informacjach, o których mowa powy˝ej oraz do przed∏o˝enia

na wezwanie Narodowej Agencji stosownych dokumentów, potwierdzajàcych dokonanie zmian.

W∏asnorćzny podpis osoby

uprawnionej do reprezentowania Beneficjenta ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

Imi´ i nazwisko przedstawiciela

prawnego organizacji Beneficjenta: ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

Stanowisko w organizacji Beneficjenta: ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

MiejscowoÊç i data: ___________________________________ ______________________________________________________________________________________________________

Po wype∏nieniu Wniosek odes∏aç nale˝y na adres:

Fundacja Rozwoju Systemu EdukacjiNarodowa Agencja Programu Leonardo da Vinciul. Mokotowska 4300-551 Warszawa

Umowa nr: Okres wa˝noÊci Umowy:

Projekt nr: Czas realizacji projektu (IloÊç miesićy)

Tytu∏ projektu:

Beneficjent:

Przedstawiciel prawny Beneficjenta:

Umowa by∏a ju˝ aneksowana Tak tt Nie tt

Za∏. 2 Wniosek o aneks

33

Za∏ . 2 Wniosek o aneks

t Zestawienie zmian do umowy

Zmiany w Umowie dokonywane sà na podstawie pisemnego wniosku, opatrzonego datà

i w∏asnorćznym podpisem przedstawiciela prawnego beneficjenta. Zmiany te muszà

równie˝ uzyskaç formalnà akceptacj´ Narodowej Agencji.

Aneks do Umowy mo˝e zostaç podpisany najpóêniej na 30 dni przed koƒcem okresu

obowiàzywania umowy.

Prosimy pami´taç, ˝e zmiana w Umowie nabiera mocy prawnej dopiero po podpisaniu jej

przez Narodowà Agencj´.

Po wype∏nieniu w∏aÊciwych sekcji niniejszego formularza, prosimy je wydrukowaç, podpisaç i

nast´pnie (wraz ze wszystkimi wymaganymi za∏àcznikami) przes∏aç pocztà do Narodowej

Agencji.

Wićej informacji na temat wprowadzania zmian w Umowie podano w Poradniku dla beneficjentów.

Niniejszy Wniosek o Aneks do Umowy (z uwzgl´dnieniem jej ewentualnych wczeÊniejszych

zmian) dotyczy jednej lub wićej z poni˝szych pozycji (prosimy zaznaczyç w∏aÊciwà rubryk´):

tt B.1 Wycofanie si´ Partnera / Partnerów – brak zast´pujàcego Partnera

tt B.2 Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem

tt C Nowy Partner – poszerzenie sk∏adu grupy partnerskiej

tt D Zmiana rachunku bankowego

tt E Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów)

tt F.1 Zmiana terminu z∏o˝enia raportu czàstkowego5

tt F.2 Zmiana terminu z∏o˝enia raportu koƒcowego

tt G Zmiany w bud˝ecie

tt H Inne zmiany

5 Zgodnie z zasadami podanymi w Przewodniku Administracyjno-Finansowym dla beneficjentów projektów

34


B Wycofanie si´ Partnera – brak zast´pujàcego Partnera

B.1 Wycofanie si´ Partnera – brak zast´pujàcego Partnera

Prosimy podaç informacje o wycofujàcym si´ Partnerze/Partnerach, oraz powody tej decyzji:

Nazwa organizacji Partnera, który wycofuje si´ z projektu

P1

P2

P3

Powody wycofania si´ Partnera (opis maks. 0,5 strony)

1

2

3

...

Prosimy podaç informacje o nowym podziale zadaƒ pomi´dzy dotychczasowych Partnerów

(opis maks. 0,5 strony)

Je˝eli w miejsce wycofujàcego si´ Partnera do projektu nie przyst´puje nowy Partner, prosimy

o wykazanie, ˝e w zwiàzku z tym faktem:

1 europejski charakter projektu nie zostanie naruszony

2 g∏ówne cele projektu i planowane rezultaty zostanà osiàgni´te (opis maks. 0,5 strony)

Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´

w Umowie:

A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ wycofujàcego si´ Partnera, opatrzonego datà

i w∏asnorćznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, informujàcego o swojej

decyzji wraz z uzasadnieniem;

B Sprawozdanie z post´pu prac realizowanych przez wycofujàcego si´ Partnera, praw nabytych

do poszczególnych produktów i rezultatów projektu, przyj´tego trybu zakoƒczenia prac przez

Partnera (w tym ostatecznego terminu wycofania si´ z projektu) oraz Êrodków finansowych

otrzymanych ju˝ przez Partnera, wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i ewentualnej

kwoty niewykorzystanej pozostajàcej do zwrotu;

C Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy „Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w ujćiu na

poszczególnych Partnerów”.

Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e wycofanie si´ Partnera zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu.

W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem

z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.

35


B Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem

B.2 Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem

Je˝eli miejsce wycofujàcego si´ Partnera/Partnerów zajmuje nowy Partner, prosimy wype∏niç

niniejszà sekcj´ wniosku.

1 Prosimy podaç informacje o wycofujàcym si´ Partnerze oraz powody tej decyzji:

Nazwa oraz adres organizacji Partnera, który wycofuje si´ z projektu

P1

P2

P3

Powody wycofania si´ Partnera (opis maks. o,5 strony)

1

2

3

...

2 Prosimy podaç informacje o nowym Partnerze, który zast´puje wycofujàcego si´ Partnera.

Informacje o organizacji nowego Partnera:

Nazwa organizacji/instytucji w jej j´zyku narodowym

Kod typu organizacji

Ulica

Numer budynku

Kod pocztowy

MiejscowoÊç

Kraj

Imi´ i nazwisko

Osoby do kontaktów Pan tt Pani tt

Telefon ++ /

Faks: ++ /

Adres e-mail

3 Zadanie przejmowane przez zast´pujàcego PartneraProsimy o opisanie zadaƒ przejmowanych przez nowego Partnera i/lub (nowy) podzia∏ zadaƒ

pomi´dzy wszystkich Partnerów projektu (opis maks. 0,5 strony)

36


t Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem


w Umowie:

A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ wycofujàcego si´ Partnera, opatrzonego datà

i w∏asnorćznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, informujàcego o swojej

decyzji wraz z uzasadnieniem;

B Sprawozdanie z post´pu prac realizowanych przez wycofujàcego si´ Partnera, praw nabytych

do poszczególnych produktów i rezultatów projektu, przyj´tego trybu zakoƒczenia prac przez

Partnera (w tym ostatecznego terminu wycofania si´ z projektu) oraz Êrodków finansowych

otrzymanych ju˝ przez Partnera, wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i ewentualnej

kwoty niewykorzystanej pozostajàcej do zwrotu;

C Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ Partnera przyst´pujàcego do projektu,

opatrzonego datà i w∏asnorćznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego,

wyra˝ajàcego wol´ uczestniczenia w projekcie oraz deklarowany finansowy wk∏ad w∏asny;

D Kopia umowy pomi´dzy beneficjentem a nowym Partnerem - je˝eli zosta∏a ju˝ zawarta;

E Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy „Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w ujćiu na


Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e przystàpienie Partnera zast´pujàcego wycofujàcego si´ Partnera, zazwyczaj oznacza

zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu. W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7

Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.

C Nowy Partner – poszerzenie sk∏adu grupy partnerskiej

C.1 – Informacje o organizacji nowego Partnera:

Nazwa organizacji/instytucji

w jej j´zyku narodowym

Kod kraju

Kod typu organizacji

Kod regionu

Kod bran˝owy

Kod wielkoÊci

Osoba upowa˝niona

do kontaktów

Imi´ i nazwisko Pan tt Pani tt

Ulica

Numer budynku

Kod pocztowy

MiejscowoÊç

Telefon ++ /

Faks: ++ /

Adres e-mail

37


C.2 – Powody przystàpienia do projektu

Powody przystàpienia do projektu (opis maks. 0,5 strony)

Zadania przejmowane przez nowego Partnera i/lub (nowy) podzia∏ zadaƒ pomi´dzy wszystkich

Partnerów projektu (opis maks. o.5 strony)


w Umowie:

A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ nowego Partnera przyst´pujàcego do projektu,

opatrzonego datà i w∏asnorćznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego,

wyra˝ajàcego wol´ uczestniczenia w projekcie oraz deklarowany finansowy wk∏ad w∏asny;

B Kopia umowy pomi´dzy beneficjentem a nowym Partnerem - je˝eli zosta∏a ju˝ zawarta;

C Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy “Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w ujćiu na


Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e przystàpienie do grupy nowego Partnera, zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym

bud˝ecie projektu. W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze,

i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.

38


D Zmiana rachunku bankowego

Formularz informacji o banku BeneficjentaProsimy o prawid∏owe wype∏nienie, podpisanie oraz za∏àczenie poni˝szego formularza do Wniosku o Aneks do Umowy.

Dane finansowe

r Posiadacz rachunku

Nazwa

Adres

Miasto Kod

Osoba kontaktowa

Telefon Faks

E-mail

Numer VAT

r Bank

Nazwa banku

Adres oddzia∏u

Miasto Kod

Numer rachunku

IBAN

Waluta rachunku PLN tt EUR tt

Uwagi

Piecz´ç banku data ____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________

Podpis osoby reprezentujàcej Podpis posiadacza rachunku

39


E Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów)

Data rozpoczćia realizacji projektu wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):

Data zakoƒczenia realizacji projektu wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):

Wnioskowana zmiana (w miesiàcach)7

Nowa data zakoƒczenia realizacji projektu (dd/mm/rrrr):

Prosimy o podanie przyczyn zmiany okresu realizacji projektu (opis maks. 0,5 strony)

F Zmiana harmonogramu sprawozdawczoÊci

r Sprawozdanie czàstkowe tt

Termin z∏o˝enia sprawozdania wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):

Wnioskowane przed∏u˝enie terminu (dni i/lub miesiàce):

Nowy termin z∏o˝enia sprawozdania (dd/mm/rrrr):

r Sprawozdanie koƒcowe tt

Termin z∏o˝enia sprawozdania wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr):

Wnioskowane przed∏u˝enie terminu (dni i/lub miesiàce):

Nowy termin z∏o˝enia sprawozdania (dd/mm/rrrr):

Prosimy o podanie przyczyn zmiany harmonogramu sprawozdawczoÊci (opis maks. 0,5 strony)

7 Liczba ujemna, je˝eli wymagane jest skrócenieokresu realizacji projektu

40


G Zmiany w bud˝ecie

Uwaga: Niemo˝liwe jest zwi´kszenie ca∏kowitej kwoty przyznanych Êrodków finansowych Programu, ani te˝zmiany kwot przyznanych na pokrycie kategorii.

Prosimy o uzasadnienie proponowanych zmian w odniesieniu do uzgodnionego bud˝etu projektu

z podaniem kategorii kosztów, które ulegajà zmianie oraz wysokoÊci zmienianych kwot w danych

kategoriach (opis maks. 1 strona).

H Inne zmiany

Prosimy o opisanie wszelkich innych zmian proponowanych w projekcie (opis maks. 1 strona)

5.1 PodsumowanieLiczba Ca∏kowite wnioskowane

uczestników dofinansowanie LdV

Organizacja i Zarzàdzanie projektem

Zarzàdzanie i monitoring

Przygotowanie pedagogiczne,kulturowe i j´zykowe

Organizacja i Zarzàdzanie – ∏àcznie (Suma czàstkowa)

Uczestnicy

Utrzymanie:

r uczestników projektu

r opiekunów

r osób ze specjalnymi potrzebami

Podró˝(jeÊli nie zawiera si´w kosztach utrzymania)

Koszty podró˝y

Uczestnicy – ∏àcznie(Suma czàstkowa)

RAZEM:Ca∏kowita wnioskowana kwota: EUR

41


Potwierdzenie otrzymaniaWniosku o Aneks do Umowy

Ta strona zostanie do Paƒstwa odes∏ana w celu potwierdzenia otrzymania przez nas wype∏nionego

formularza Wniosku o aneks do Umowy. W zwiàzku z tym prosimy o dok∏adne wype∏nienie

poni˝szych rubryk.

Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________

Nazwa organizacji Beneficjenta

Imi´ i nazwisko przedstawiciela prawnego

Ulica i numer budynku

Kod kraju – Kod pocztowy – MiejscowoÊç

Numer faksu

Data nadania Wniosku …….... / ..…….. / ..……..

Wype∏nia Narodowa Agencja:

Otrzymane dokumenty:

Wniosek o zmian´ Umowy Orygina∏ + kopia

Za∏àczniki

Dane brakujàce, do dostarczenia w trybie natychmiastowym (nie póêniej ni˝ w czasie dwóch

tygodni):

Niniejszym potwierdzamy otrzymanie Paƒstwa Wniosku o zmian´ Umowy nr _______________________________________________________:

w dniu _______________________________________________________ .

Prosimy o podanie tego numeru we wszelkiej korespondencji do Narodowej Agencji

Z powa˝aniem,

Data:_______________________________________________________ Podpis:___________________________________________________________________________________________________________________

Imi´ i nazwisko _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Stanowisko: ______________________________________________________________________________________________________________

42

Za∏. 3a Lista dowodów ksi´gowych – pe∏na

Piecz´ç beneficjenta

Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________

Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Arkusz nr 1. Informacje podstawowe (opis dowodu ksi´gowego)

Lp. * Oznaczenie Typ dokumentu Data Wystawca Przedmiot Przedmiotna dokumencie /numer* wystawienia* (podany na (komentarz uzup.)

dokumencie)

1 2 3 4 5 6 7

Linia bud˝etowa A

A Zarzàdzanie i kontrola

1 A.1.1

2 A.1.2

3 A.1.3

4 A.1.4

5 A.1.5

Razem A.1

Linia bud˝etowa B

B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy)

6 B.1.1

7 B.1.2

8 B.1.3

9 B.1.4

10 B.1.5

Razem B.1

B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie

11 B.2.1

12 B.2.2

13 B.2.3

14 B.2.4

Razem B.2

B.2 Razem B.1 + B.2

Linia bud˝etowa C

C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe

15 C.1.1

16 C.1.2

17 C.1.3

Razem C

RAZEM A + B + C

Podpisy G∏ówny Ksi´gowy Dyrektor(piecz´ç imienna) (piecz´ç imienna)

43

Za∏ . 3a L is ta dowodówksi´gowych – pe∏na


Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________

Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww.

projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Lp* Oznaczenie Typ Data Zród∏o Kwota Tryb Kwota Data Kurs Kwota Kurs Uznanana dokumentu wystawienia* finan- w walucie i waluta p∏atnoÊci zap∏aty do PLN w PLN do EUR kwota

dokumencie /numer* sowania wystawienia zap∏aty w EUR1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Linia bud˝etowa A


1 A.1.1 0 0

2 A.1.2 0 0

3 A.1.3 0 0

4 A.1.4 0 0

5 A.1.5 0 0

Razem A.1 0.00

Linia bud˝etowa B


6 B.1.1 0 0

7 B.1.2 0 0

8 B.1.3 0 0

9 B.1.4 0 0

10 B.1.5 0 0

Razem B.1 0.00


11 B.2.1 0 0

12 B.2.2 0 0

13 B.2.3 0 0

14 B.2.4 0 0

Razem B.1 + B.2 0.00

Linia bud˝etowa C


15 C.1.11 0 0

16 C.1.2 0 0

17 C.1.3 0 0

Razem C 0.00

Razem A + B + C 0.00


Prosimy o podawanie kwoty do 2 miejsc po przycinkuProsimy o podawanie kursów walut do 4 miejsc po przecinku

Transza zosta∏a przekazana na konto prowadzone w walucie (*) PLN tt EUR ttArkusz nr 2. Informacje finansowe

44


Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________

Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucjibeneficjenta.

Arkusz nr 1. Informacje podstawowe (opis dowodu ksi´gowego)

Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona

Lp. * Oznaczenie Typ dokumentu Data Wystawca Przedmiot Przedmiotna dokumencie /numer* wystawienia* (podany na (komentarz uzup.)

dokumencie)

1 2 3 4 5 6 7

Linia bud˝etowa A


Razem A.1

Linia bud˝etowa B


1 B.1.1

2 B.1.2

3 B.1.3

4 B.1.4

5 B.1.5

Razem B.1


Razem B.2

B.2 Razem B.1 + B.2

Linia bud˝etowa C


Razem C

RAZEM A + B + C


45

Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona


Tytu∏ projektu:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________

Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww.

projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Lp* Oznaczenie Typ Data Zród∏o Kwota Tryb Kwota Data Kurs Kwota Kurs Uznanana dokumentu wystawienia* finan- w walucie i waluta p∏atnoÊci zap∏aty do PLN w PLN do EUR kwota

dokumencie /numer* sowania wystawienia zap∏aty w EUR1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Linia bud˝etowa A


Razem A.1 0.00

Linia bud˝etowa B


1 B.1.1 0 0

2 B.1.2 0 0

3 B.1.3 0 0

4 B.1.4 0 0

5 B.1.5 0 0

Razem B.1 0.00


Razem B.1 + B.2 0.00

Linia bud˝etowa C


Razem C 0.00

Razem A + B + C 0.00


Prosimy o podawanie kwoty do 2 miejsc po przycinkuProsimy o podawanie kursów walut do 4 miejsc po przecinku

Transza zosta∏a przekazana na konto prowadzone w walucie (*) PLN tt EUR ttArkusz nr 2. Informacje finansowe

Documents

Zarządzanie finansowe projektem