Примеры проектов по управлению
корпоративным контентом на базе
решений IBM ECM.
Опыт Уралвагонзавод, МГТС, Tele2
Михаил Соколовский
Логика бизнеса 2.0 (Группа компаний АйТи)
Содержание
#1. Что такое ECM.
#2. Решение «Электронный документооборот».
#3. Решение «Управление финансовыми документами».
#4. Внедрение СЭД на предприятиях ОАО «НПК
«Уралвагонзавод» им. Ф.Э. Дзержинского.
#5. Замена СЭД в ОАО «Московская городская
телефонная сеть».
#6. Консолидация финансовой функции и создание
архива финансовой документации в Tele2 Россия.
#1. Что такое ECM
Много
неструкту-
рированной
информации
Видео,
аудио,
фото
Веб-контент
Счета, договора,
корреспонденция,
техническая и
нормативная
документация
Сканированные
документы,
факсы
E-mail До 80% информации
внутри организации –
неструктурированная
Неструктурированная
информация ежегодно
растет в ~2 раза
До 20% времени
тратится на поиск
До 6% всех
документов теряются
60% менеджеров
не имеют доступа ко всей
важной информации при
принятии решений
Смена парадигмы управления информацией
- от лоскутной автоматизации бюрократии к решениям для сквозных бизнес-процессов,
от электронного документооборота (СЭД) к управлению корпоративным контентом (ECM)
ЕСМ - Enterprise Content Management - Управление корпоративным контентом
- это комплекс концепций, методологий и программных технологий, обеспечивающих
получение, обработку, хранение, управление, совместное использование
неструктурированной информации вне зависимости от ее формы.
Analytics & Business Intelligence
Business Process Management
Управление контентом
Хранилище информации
#2. Решение «Электронный документооборот»
Цели внедрения
Рост эффективности и оперативности
работы с документами
Реализация коллективной работы
Управление документами в рамках
системы менеджмента качества
Преимущества
Ускорение обработки информации
Параллельное выполнение операций
Контроль исполнения поручений
Защита от утери и порчи
Совместный доступ
Быстрый поиск
Аудит действий
Сокращение издержек на бумагу и
технику
#3. Решение «Управление финансовыми
документами»
Проблемы роста объемов бухгалтерской документации
Увеличение штата бухгалтеров
Неконтролируемые процессы обработки первичной бухгалтерской документации
Долгая транспортировка и потери документов при получении и согласованиях
Постоянный поиск документов в бумажном и электронном виде
Отсутствие контроля исполнительской дисциплины сотрудников и контрагентов
Риски первичных бухгалтерских документов в учете по недействующим
договорам
Значительные затраты на работу с бумажными версиями документов
Составляющие решения для централизованных приема, обработки, отчетности, поиска и хранения первичных финансовых документов
Пакетная загрузка, пересканирование и добавление документов в пакет.
Шаблоны распознавания первичных документов
Согласование и обработка первичных документов: контроль исполнительской
дисциплины сотрудников и контрагентов
и / или
Безбумажный юридически-значимый документооборот, с выгрузкой из ERP-
систем, подписанием электронной подписью, отправкой и получением через
интерфейс от контрагентов
Интеграция с Учетными системами: атрибуты, вложения, ссылки на
документы
Интеграция с Системами согласования договоров: выгрузка карточки, учет
первичных документов
Выгрузка и печать реестров учетных систем и произвольных реестров
Механизмы подготовки и передачи отчетов контролирующим органам
Преимущества
Снижение затрат по ведению всех
бухгалтерских операций
Сокращение издержек по поддержке
территориально-распределенных организаций,
содержанию помещений и вычислительных
мощностей
Уменьшение времени сбора документов за
период, поиска информации, подготовки
отчетов и актов сверки для контролирующих
органов и контрагентов
Исключение задержек и потерь на этапах
сбора и доставки из филиалов в центр
Повышение контролируемости бизнес-
процессов и исполнительской дисциплины
Реализация безбумажного юридически-
значимого документооборота
Повышение качества принимаемых решений
за счет единого информационного
пространства для договоров, учетных систем,
архивов
#4. Внедрение СЭД на предприятиях
ОАО «НПК «Уралвагонзавод»
им. Ф.Э. Дзержинского
Предпосылки и особенности построения АСЭД
Территориальная распределенность
Масштабность автоматизации
Необходимость создания единого информационного пространства СЭД
Минимизация инвестиций в создание системы и сроков внедрения
Большая стоимость, в рамках корпорации, содержания СЭД отдельных
предприятий
Завершающийся проект внедрения АСЭД УВЗ на центральной площадке
корпорации
Цели проектов тиражирования АСЭД
• Стандартизация подходов к управлению предприятиями корпорации
• Возможность оптимизации процессов ДО, определения узких мест
предприятий
• Единый подход к интеграции АСЭД с ИС предприятий, внедрению ЭЦП
• Единый подход в лицензионной политике корпорации
• Единый подход к защите и сохранности информации
• Единый подход к расширению АСЭД и наращиванию функционала АСЭД
• Единый подход в использовании опыта накопленного при разработке
и внедрения АСЭД
• Использование накопленного большого опыта команды проекта
со стороны корпорации
• Минимизация расходов по техническому
сопровождению СЭД
Преимущества использования
• Высокая скорость окупаемости проекта
– Компания получает результат сразу, перенеся в СЭД существующие регламенты
(практику) работы с документами
• Невысокие затраты на обслуживание
– Простота и высокая скорость реализации регламентов
(за счет настраиваемости системы и наличия готовых заготовок)
– Простота поддержки работы системы в распределенной среде. Не нужно выполнять
сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации для обеспечения
доставки связок документов
– Средства архивирования данных на каждом сервере, где с ними велась работа
– Легкость замены версий системы средствами Lotus (одна ночь на 100 серверах по
шаблону)
• Функциональная полнота. 4 области автоматизации:
– Структура организации (в том числе функционально-проектная)
– Организация прохождения документов
– Работа с поручениями
– Работа с корреспонденцией
Преимущества использования СЭД
До внедрения
На поиск, согласование и утверждение
документов приходится 30% рабочего
времени сотрудников. Это примерно
1 месяц в год
На ожидание поступления документов
– 20%
На передачу документов между
подразделениями – 10 %
На подготовку стандартных отчетов
о движении документов – 10 %
На создание новых документов
тратится до 30% рабочего времени
20-30% поставленных задач вообще
не решаются
6-15% бумажных документов
безвозвратно теряется
В среднем создается 19 копий каждого
документа
После внедрения
Увеличение скорости и точности поиска
позволяет сэкономить 2-5 часов в неделю на
одного сотрудника и составляет от 5-15%
Применение СЭД увеличивает
производительность труда на 20-50%,
а время обработки одного документа
уменьшается более чем, на 75%, а
уменьшение затраты на хранение на 80%
Прототипы и шаблоны документов позволяют
экономить от 20-30% времени от трудозатрат
на создание новых документов, а это около
7,5% от полного рабочего времени сотрудника
Утверждение и согласование документа на
одного сотрудника составит 10-30%
По оценкам специалистов внедривших СЭД,
использование решения может
способствовать увеличению прибыли
предприятия на 5-15%
Средний процент экономии времени
составляет более 60%
Основные принципы тиражирования и подходы к внедрению
АСЭД на предприятиях корпорации
• Внедрение АСЭД УВЗ как единой версии СЭД для предприятий корпорации
• Учет особенностей процессов ДО предприятий в силу возможности
настраиваемости базового ПО
• Использование единой методологии внедрения СЭД на предприятиях
• Обследование процессов документационного обеспечения на предприятии
• Установка и настройка системы
• Интеграция с необходимыми существующими ИС предприятия
• Разработка отчетных форм
• Доработка эксплуатационной документации
• Обучение пользователей
• Миграция исторических данных из существующих ИС (СЭД) предприятия
• Опытная эксплуатация системы
• Использование единых методов инфраструктурного
обеспечения (виртуализация, кластеризация, интеграция с MS AD)
#5. Замена СЭД в ОАО «Московская
городская телефонная сеть».
О компании ОАО «Московская городская телефонная сеть»
• Одна из крупнейших в Европе компаний местной проводной связи
• Постоянная задача - предоставление качественной и доступной телефонной
связи и доступа в Интернет жителям Москвы
• Персонал предприятия обслуживает более 4,4 млн. абонентов. Число
пользователей, подключенных к Интернету от МГТС, по технологии ADSL,
превысило 446 тысяч человек
• На сети действует 253 телефонных станций
В 2010 году МГТС заняла второе место после МТС в Национальном рейтинге
прозрачности закупок и удостоена сертификатом «Гарантированная прозрачность»
Предпосылки проекта по внедрению СЭД
• Высокие затраты на развитие и сопровождение существующей СЭД
• Функциональное отставание существующей СЭД от современных
систем электронного документооборота
• Проблемы развития существующей СЭД
• Несоответствие существующей СЭД стандарту управления
документами
в рамках АФК «Система»
Цели проекта
• Сокращение затрат на поддержку новой СЭД
• Разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной
системой управления ОАО МТС
• Снятие функциональных ограничений по развитию системы
• Внедрения системы архивации данных
• Миграция данных из старой системы в новую
Этапы проекта
• Обследование и анализ текущего состояния документооборота
в компании
• Разработка, настройка и установка системы
• Разработка отчетных форм
• Интеграция
• Обучение пользователей
• Развертывание системы
• Миграция данных из существующей СЭД
• Опытная эксплуатация
Полученные результаты
• Приведение СЭД к единому стандарту управления документами в рамках
корпорации «Система» с возможностью интеграции с СЭД ОАО МТС
• Создание 2 600 автоматизированных рабочих мест (Web-клиент)
• Интеграция с SAP HR, Microsoft Active Directory
• Оптимизация бизнес-процессов и разработка регламентов
• Значительное снижение расходов на сопровождение СЭД
• Соблюдение лицензионной чистоты
• Применения механизмов наложения ЭЦП с соблюдением ЮЗДО
• Переход на тиражное специализированное решение
с возможностью интеграции, развития и масштабирования
• Создание линий потокового сканирования
с использованием технологии штрих-кодирования
• Применение виртуализации, организация работы
в кластере
#6. Консолидация финансовой функции
и создание архива финансовой
документации в Tele2 Россия.
О компании Tele2
• Tele2 - ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в
Европе
• Миссия компании - предоставлять лучшее соотношение цены и качества
услуг на всех рынках Tele2 (The Best Deal)
• Абонентская база Группы Tele2 насчитывает более 30 миллионов
абонентов
в 11 странах: Норвегии, Швеции, Хорватии, Эстонии, Латвии, Литве,
Казахстане, Австрии, Голландии, Германии и России
• В Европе компания предлагает своим абонентам услуги как мобильной,
так и фиксированной телефонии, а также широкополосного доступа и
передачи данных
• С 1996 года акции Tele2 котируются на Стокгольмской бирже – OMX Nordic
Exchange Stockholm
• В России Tele2 обслуживает около 21 млн. абонентов, предоставляя им
услуги мобильной связи
Предпосылки проекта
• Быстрый рост бизнеса и объема документооборота
• Централизация бухгалтерии (создание ОЦО)
• 36 операционных компаний + 9 представительств ЦФ
• Стратегия компании: качество по разумной цене
Требования к системе
• Количество пользователей системы - не менее 1000
• Количество документов - до 10 млн в год
• Количество площадок – до 40 регионов
• Обмен документами с ОЦО
• Пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему
• Стандартный функционал (безопасность, согласования-визирования, отчеты,
уведомления, группировка, управление учетными записями и правами
доступа, оперативный доступ к данным)
• Гибкий атрибутивный поиск документов
• Интеграция с другими Информационными системами
• Наличие гибкого пользовательского интерфейса в Системе (возможность его
изменения без дополнительного программирования)
Этапы проекта.
#1 - Хранение документов и обмен с ОЦО
• Хранение и передача документов в ОЦО
• Пакетное сканирование первичных документов
• Регистрация сканирования документов с возможностью
принять\вернуть на доработку
• Создание потомков документов для автоматизации процесса
создания
• Миграция документов существующего ЭДО
• Полнотекстовое распознавание документов
• Интеграция с финансовой системой Компании
• Интеграция со справочником контрагентов
Этапы проекта.
#2 - Визирование, готовность заменить устаревшую СЭД
• Создание системы визирования
• Оповещение по E-mail
• Электронный архив регистрационных форм Абонентской службы
• Электронный архив документов для Юридической службы
Этапы проекта.
#3 - Интеграция с внешними информационными
системами Компании, создание отчетности
• Интеграция с финансовой системой Компании
• Получение информации о статусе платежа
• Автоматическое добавление номера п/п
• Расширение функционала визирования
• Возможность отзыва документов с визирования
• Создание механизма замещений
Михаил Соколовский Логика бизнеса 2.0 (Группа компаний АйТи) тел. +7 (495) 974-79-79 [email protected] http://blogic20.ru/
Спасибо за внимание