Примеры проектов по управлению

корпоративным контентом на базе

решений IBM ECM.

Опыт Уралвагонзавод, МГТС, Tele2

Михаил Соколовский

Логика бизнеса 2.0 (Группа компаний АйТи)

Содержание

#1. Что такое ECM.

#2. Решение «Электронный документооборот».

#3. Решение «Управление финансовыми документами».

#4. Внедрение СЭД на предприятиях ОАО «НПК

«Уралвагонзавод» им. Ф.Э. Дзержинского.

#5. Замена СЭД в ОАО «Московская городская

телефонная сеть».

#6. Консолидация финансовой функции и создание

архива финансовой документации в Tele2 Россия.

#1. Что такое ECM

Много

неструкту-

рированной

информации

Видео,

аудио,

фото

Веб-контент

Счета, договора,

корреспонденция,

техническая и

нормативная

документация

Сканированные

документы,

факсы

E-mail До 80% информации

внутри организации –

неструктурированная

Неструктурированная

информация ежегодно

растет в ~2 раза

До 20% времени

тратится на поиск

До 6% всех

документов теряются

60% менеджеров

не имеют доступа ко всей

важной информации при

принятии решений

Смена парадигмы управления информацией

- от лоскутной автоматизации бюрократии к решениям для сквозных бизнес-процессов,

от электронного документооборота (СЭД) к управлению корпоративным контентом (ECM)

ЕСМ - Enterprise Content Management - Управление корпоративным контентом

- это комплекс концепций, методологий и программных технологий, обеспечивающих

получение, обработку, хранение, управление, совместное использование

неструктурированной информации вне зависимости от ее формы.

Analytics & Business Intelligence

Business Process Management

Управление контентом

Хранилище информации

#2. Решение «Электронный документооборот»

Цели внедрения

Рост эффективности и оперативности

работы с документами

Реализация коллективной работы

Управление документами в рамках

системы менеджмента качества

Преимущества

Ускорение обработки информации

Параллельное выполнение операций

Контроль исполнения поручений

Защита от утери и порчи

Совместный доступ

Быстрый поиск

Аудит действий

Сокращение издержек на бумагу и

технику

#3. Решение «Управление финансовыми

документами»

Проблемы роста объемов бухгалтерской документации

Увеличение штата бухгалтеров

Неконтролируемые процессы обработки первичной бухгалтерской документации

Долгая транспортировка и потери документов при получении и согласованиях

Постоянный поиск документов в бумажном и электронном виде

Отсутствие контроля исполнительской дисциплины сотрудников и контрагентов

Риски первичных бухгалтерских документов в учете по недействующим

договорам

Значительные затраты на работу с бумажными версиями документов

Составляющие решения для централизованных приема, обработки, отчетности, поиска и хранения первичных финансовых документов

Пакетная загрузка, пересканирование и добавление документов в пакет.

Шаблоны распознавания первичных документов

Согласование и обработка первичных документов: контроль исполнительской

дисциплины сотрудников и контрагентов

и / или

Безбумажный юридически-значимый документооборот, с выгрузкой из ERP-

систем, подписанием электронной подписью, отправкой и получением через

интерфейс от контрагентов

Интеграция с Учетными системами: атрибуты, вложения, ссылки на

документы

Интеграция с Системами согласования договоров: выгрузка карточки, учет

первичных документов

Выгрузка и печать реестров учетных систем и произвольных реестров

Механизмы подготовки и передачи отчетов контролирующим органам

Преимущества

Снижение затрат по ведению всех

бухгалтерских операций

Сокращение издержек по поддержке

территориально-распределенных организаций,

содержанию помещений и вычислительных

мощностей

Уменьшение времени сбора документов за

период, поиска информации, подготовки

отчетов и актов сверки для контролирующих

органов и контрагентов

Исключение задержек и потерь на этапах

сбора и доставки из филиалов в центр

Повышение контролируемости бизнес-

процессов и исполнительской дисциплины

Реализация безбумажного юридически-

значимого документооборота

Повышение качества принимаемых решений

за счет единого информационного

пространства для договоров, учетных систем,

архивов

#4. Внедрение СЭД на предприятиях

ОАО «НПК «Уралвагонзавод»

им. Ф.Э. Дзержинского

Предпосылки и особенности построения АСЭД

Территориальная распределенность

Масштабность автоматизации

Необходимость создания единого информационного пространства СЭД

Минимизация инвестиций в создание системы и сроков внедрения

Большая стоимость, в рамках корпорации, содержания СЭД отдельных

предприятий

Завершающийся проект внедрения АСЭД УВЗ на центральной площадке

корпорации

Цели проектов тиражирования АСЭД

• Стандартизация подходов к управлению предприятиями корпорации

• Возможность оптимизации процессов ДО, определения узких мест

предприятий

• Единый подход к интеграции АСЭД с ИС предприятий, внедрению ЭЦП

• Единый подход в лицензионной политике корпорации

• Единый подход к защите и сохранности информации

• Единый подход к расширению АСЭД и наращиванию функционала АСЭД

• Единый подход в использовании опыта накопленного при разработке

и внедрения АСЭД

• Использование накопленного большого опыта команды проекта

со стороны корпорации

• Минимизация расходов по техническому

сопровождению СЭД

Преимущества использования

• Высокая скорость окупаемости проекта

– Компания получает результат сразу, перенеся в СЭД существующие регламенты

(практику) работы с документами

• Невысокие затраты на обслуживание

– Простота и высокая скорость реализации регламентов

(за счет настраиваемости системы и наличия готовых заготовок)

– Простота поддержки работы системы в распределенной среде. Не нужно выполнять

сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации для обеспечения

доставки связок документов

– Средства архивирования данных на каждом сервере, где с ними велась работа

– Легкость замены версий системы средствами Lotus (одна ночь на 100 серверах по

шаблону)

• Функциональная полнота. 4 области автоматизации:

– Структура организации (в том числе функционально-проектная)

– Организация прохождения документов

– Работа с поручениями

– Работа с корреспонденцией

Преимущества использования СЭД

До внедрения

На поиск, согласование и утверждение

документов приходится 30% рабочего

времени сотрудников. Это примерно

1 месяц в год

На ожидание поступления документов

– 20%

На передачу документов между

подразделениями – 10 %

На подготовку стандартных отчетов

о движении документов – 10 %

На создание новых документов

тратится до 30% рабочего времени

20-30% поставленных задач вообще

не решаются

6-15% бумажных документов

безвозвратно теряется

В среднем создается 19 копий каждого

документа

После внедрения

Увеличение скорости и точности поиска

позволяет сэкономить 2-5 часов в неделю на

одного сотрудника и составляет от 5-15%

Применение СЭД увеличивает

производительность труда на 20-50%,

а время обработки одного документа

уменьшается более чем, на 75%, а

уменьшение затраты на хранение на 80%

Прототипы и шаблоны документов позволяют

экономить от 20-30% времени от трудозатрат

на создание новых документов, а это около

7,5% от полного рабочего времени сотрудника

Утверждение и согласование документа на

одного сотрудника составит 10-30%

По оценкам специалистов внедривших СЭД,

использование решения может

способствовать увеличению прибыли

предприятия на 5-15%

Средний процент экономии времени

составляет более 60%

Основные принципы тиражирования и подходы к внедрению

АСЭД на предприятиях корпорации

• Внедрение АСЭД УВЗ как единой версии СЭД для предприятий корпорации

• Учет особенностей процессов ДО предприятий в силу возможности

настраиваемости базового ПО

• Использование единой методологии внедрения СЭД на предприятиях

• Обследование процессов документационного обеспечения на предприятии

• Установка и настройка системы

• Интеграция с необходимыми существующими ИС предприятия

• Разработка отчетных форм

• Доработка эксплуатационной документации

• Обучение пользователей

• Миграция исторических данных из существующих ИС (СЭД) предприятия

• Опытная эксплуатация системы

• Использование единых методов инфраструктурного

обеспечения (виртуализация, кластеризация, интеграция с MS AD)

#5. Замена СЭД в ОАО «Московская

городская телефонная сеть».

О компании ОАО «Московская городская телефонная сеть»

• Одна из крупнейших в Европе компаний местной проводной связи

• Постоянная задача - предоставление качественной и доступной телефонной

связи и доступа в Интернет жителям Москвы

• Персонал предприятия обслуживает более 4,4 млн. абонентов. Число

пользователей, подключенных к Интернету от МГТС, по технологии ADSL,

превысило 446 тысяч человек

• На сети действует 253 телефонных станций

В 2010 году МГТС заняла второе место после МТС в Национальном рейтинге

прозрачности закупок и удостоена сертификатом «Гарантированная прозрачность»

Предпосылки проекта по внедрению СЭД

• Высокие затраты на развитие и сопровождение существующей СЭД

• Функциональное отставание существующей СЭД от современных

систем электронного документооборота

• Проблемы развития существующей СЭД

• Несоответствие существующей СЭД стандарту управления

документами

в рамках АФК «Система»

Цели проекта

• Сокращение затрат на поддержку новой СЭД

• Разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной

системой управления ОАО МТС

• Снятие функциональных ограничений по развитию системы

• Внедрения системы архивации данных

• Миграция данных из старой системы в новую

Этапы проекта

• Обследование и анализ текущего состояния документооборота

в компании

• Разработка, настройка и установка системы

• Разработка отчетных форм

• Интеграция

• Обучение пользователей

• Развертывание системы

• Миграция данных из существующей СЭД

• Опытная эксплуатация

Полученные результаты

• Приведение СЭД к единому стандарту управления документами в рамках

корпорации «Система» с возможностью интеграции с СЭД ОАО МТС

• Создание 2 600 автоматизированных рабочих мест (Web-клиент)

• Интеграция с SAP HR, Microsoft Active Directory

• Оптимизация бизнес-процессов и разработка регламентов

• Значительное снижение расходов на сопровождение СЭД

• Соблюдение лицензионной чистоты

• Применения механизмов наложения ЭЦП с соблюдением ЮЗДО

• Переход на тиражное специализированное решение

с возможностью интеграции, развития и масштабирования

• Создание линий потокового сканирования

с использованием технологии штрих-кодирования

• Применение виртуализации, организация работы

в кластере

#6. Консолидация финансовой функции

и создание архива финансовой

документации в Tele2 Россия.

О компании Tele2

• Tele2 - ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в

Европе

• Миссия компании - предоставлять лучшее соотношение цены и качества

услуг на всех рынках Tele2 (The Best Deal)

• Абонентская база Группы Tele2 насчитывает более 30 миллионов

абонентов

в 11 странах: Норвегии, Швеции, Хорватии, Эстонии, Латвии, Литве,

Казахстане, Австрии, Голландии, Германии и России

• В Европе компания предлагает своим абонентам услуги как мобильной,

так и фиксированной телефонии, а также широкополосного доступа и

передачи данных

• С 1996 года акции Tele2 котируются на Стокгольмской бирже – OMX Nordic

Exchange Stockholm

• В России Tele2 обслуживает около 21 млн. абонентов, предоставляя им

услуги мобильной связи

Предпосылки проекта

• Быстрый рост бизнеса и объема документооборота

• Централизация бухгалтерии (создание ОЦО)

• 36 операционных компаний + 9 представительств ЦФ

• Стратегия компании: качество по разумной цене

Требования к системе

• Количество пользователей системы - не менее 1000

• Количество документов - до 10 млн в год

• Количество площадок – до 40 регионов

• Обмен документами с ОЦО

• Пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему

• Стандартный функционал (безопасность, согласования-визирования, отчеты,

уведомления, группировка, управление учетными записями и правами

доступа, оперативный доступ к данным)

• Гибкий атрибутивный поиск документов

• Интеграция с другими Информационными системами

• Наличие гибкого пользовательского интерфейса в Системе (возможность его

изменения без дополнительного программирования)

Этапы проекта.

#1 - Хранение документов и обмен с ОЦО

• Хранение и передача документов в ОЦО

• Пакетное сканирование первичных документов

• Регистрация сканирования документов с возможностью

принять\вернуть на доработку

• Создание потомков документов для автоматизации процесса

создания

• Миграция документов существующего ЭДО

• Полнотекстовое распознавание документов

• Интеграция с финансовой системой Компании

• Интеграция со справочником контрагентов

Этапы проекта.

#2 - Визирование, готовность заменить устаревшую СЭД

• Создание системы визирования

• Оповещение по E-mail

• Электронный архив регистрационных форм Абонентской службы

• Электронный архив документов для Юридической службы

Этапы проекта.

#3 - Интеграция с внешними информационными

системами Компании, создание отчетности

• Интеграция с финансовой системой Компании

• Получение информации о статусе платежа

• Автоматическое добавление номера п/п

• Расширение функционала визирования

• Возможность отзыва документов с визирования

• Создание механизма замещений

Михаил Соколовский Логика бизнеса 2.0 (Группа компаний АйТи) тел. +7 (495) 974-79-79 msokolovsky@it.ru http://blogic20.ru/

Спасибо за внимание