會在必行會前而會、會在必開、開完必行

2014 輔大慈青社暑期幹部訓練營

分享人：林彥廷

Outline

• 經驗分享

• 會議型態

• 會議效率

• 會議主持

• Q&A

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會在必行

開會開到抓狂 書都還沒念完

為保護我的想法 變得更頑強

為執著橫衝直撞 為此起了衝突

難怪我一直找不到方向

再調整我的做法 修正我的態度

為達成共同理想 變得更圓融

用感恩尊重和愛 找到你我共識

讓別人因我們而憾動 慈濟青年

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近20人5次籌會如何成就1個營隊

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一通電話 一場會面 承擔的起點

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千里始於足下

• 一個活動如何起手

1. 心中的藍圖 → LOL with change

2. 傳承檔 → 了解事務的流程

3. 經驗,過去眼中的營隊 → 取優戒缺

4. 方向不要太早求助他人,先思考多摸索

5. 準備開行政小會(會前會)進行初步的分工思考一個團隊在一開始需要甚麼???

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行政團隊=關心團隊

• 隊輔、人文真善美:培苗

• 生活(寮房齋堂)、機動 :育均

• 人票:彥廷

• 課務司儀:彥廷(主)、奉達(輔)

• 行政機動→奉達

超羨慕的~

五次的籌會背後…

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1籌: 4/212籌: 5/53籌:6/1

4籌:6/29行前會:7/14

營期囉~ 7/20-25

考驗一、夥伴不能準時開會怎辦

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不是我啦~

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考驗二、夥伴開會沒有進度怎辦

嘿嘿A_A+

考驗三、學長學姊或爸爸媽媽提出意見,陷入僵局怎麼辦

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僵局製造者(喂)

考驗四、跟原來說的都不一樣怎麼辦?

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只能苦笑啊還怎麼辦(誤XD)

考驗五、夥伴在你不知道的時候默默想退轉,該怎麼辦?

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這次真的不是我啦~

你必須要真心相信你的夥伴一次次的會議中建立信任一次次的關心中建立情感

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會議要有效率,惟有從心出發效率並不是開出來的

而是在會前、會中、會後又下一次的會前、會中、會後

攜手走出來的…

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98.2% 的意外收穫

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一個活動的成就需要大家合和互協與捨我

夥伴才是活動中最重要的

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問題的本質 : 為什麼要開會？

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Q1：依社團型態而言,都知道有發想,一籌,二籌,行前會…開會的型態有哪幾種？

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社團&營隊會議種類

• 會前會

• 動腦發想&提案討論 (耗時但視情況必須)

• 決策會議 (最重要的,也是開會的精髓)

• 定案執行分工會議

• 進度掌握會議

• 感恩(鼓勵&檢討)會

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會前會

• 開會前的準備中,對於某些事項的不確定。故須要了解此次開會的內容,達成初步共識→ 部分決策(非全部),了解可行方向有哪些

• 會前會對象行政:行政團隊活動總召:副總召

• 開會方式: FB is bad (FB是放鬆的地方)默契尚未磨合好前,避免使用Line當面會面(最好) , Skype(可錄音), Hangout

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動腦發想&提案討論

• 動腦發想: 表示大家一時都沒想法

– 可以拆成兩兩討論,5~10分鐘後蒐集回應

– 時間如果夠長而且該事項為大/年度活動,可以用設計思考的方式蒐集大家的想法

• 提案討論: 表示大家有帶想法入會議

– 聆聽有想法的夥伴之意見並歸納總結

– 擔心表達不及義的可以用圖表輔以說明

– 一個提案共同討論3~5分鐘為佳

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定案執行分工會議

• 以慈青而言

– 1有經驗帶1無經驗

– 適才適所 (並非總把最難的給最可靠的夥伴)

– 毛遂自薦

• 不見得每個人都能勝任每份工作, 若不排斥則可學習, 若強烈排斥則不勉強

• 授權者要有交辦給他人, 自己當責的態度

• 把握 When Who What的3W原則

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進度掌握會議

• 詢問進度不只要問做了沒, 要問做的怎麼樣?重要的細節,要讓大家深入了解

• 鼓勵與感恩時常掛嘴邊,理所並非當然

• 容易導致拖延的主因有4種(by Piers Steel)

A. 對自己成功的能力缺乏自信，恐懼失敗

B. 對被指派的工作和任務反感，產生逃避念頭

C. 目標太遙遠，缺乏真實感或意義

D. 個人意志力薄弱，難以自我約束，容易衝動和分心

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感恩會

• 開此會的三大目的

1. 感恩! 提出做得很好的地方並思考能否延續

2. 懺悔! 理性點出此次做不好的事項並討論原因

3. 傳承! 對於未來的學弟學妹,要如何知道這個活動辦得好壞,要注意哪些事項

• 一直以來,會議記錄都佔有相當重要的角色

• 並不是抓戰犯,而是思考怎麼樣可以更好 : )

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Q2：甚麼叫做有效率的會議？

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有效會議

• 會議通知與議程

• 會前準備 (從議程內容思考)

• 凝聚共識

• 每個人都有合理的進度

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有效率會議 (正式開會前)

• 會議主持人(行政召開會前會)：

– 規劃好的會議時程與流程 (信件告知大家)

– 確認與關心活動負責人的準備狀況

– 了解行政團隊間的想法與初步共識

– 信件是最好的管道,副本的挑選也需要用心

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有效率會議 (正式開會前)

• 活動負責人：

– 評估會議召開需求(時間、發想、討論、分配…)

– 了解自己的想法並將內容分為三種:必須討論決策、選擇性討論決策、不需討論但需告知大家

• 與會幹部：

– 了解會議內容與自己在該活動定位並主動投入

– 訂定自己在會議中想達到的目標並努力實踐

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有效率會議 (開會中)

• 原則: 時間內有達到開會目的即為有效率

– 信用: 準時開會、盡可能準時結束、議程準時

– 信心: 人人清楚下一階段的目標與自己的定位

– 信任: 達成共識，不隨便咬耳朵，檯面上溝通

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有效率會議 (開會中)

• 會議氣氛: 人人很享受在討論的氛圍

• 會議記錄(亦可錄音): 有憑有據,重要結晶

• 開會必須要決議事項、決議後必須執行

• 變通不隨變: 唯一不變的就是變，但不亂變

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有效率會議 (開會後)

1. 三天內寄出會議記錄(當天最好),確認全部回覆已收到

2. 視需求詢問相關人員(EX:幹部,學長學姊與爸爸媽媽)的意見，評估可行性與相關建議，做為日後參考與調整

3. 適當的詢問與關心相關人員感受與進度了解是否有遭遇困難或瓶頸

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Q3. 如何主持會議?

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如何主持會議─位置篇

• 會議主持人最好在中心點

– 眼觀四方、耳聽八方

– 較能有效控場

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會議記錄會議記錄

如何主持會議─技巧篇 (1)

• 問候與佈達

– 複誦會議主題、順序與目的

• 巡視

– 眼睛抽空巡視大家，觀察大家對議題的反應

• 引領聚焦

– 注視並傾聽發言者的發言,在發現失焦時拉回

• 詢問與分享

– 了解大家對某議題的看法,視情況自我分享

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如何主持會議─技巧篇 (2)

• 凝聚共識&保持中立

– 肯定每個人提出來的意見，收斂意見成選項

– 提出意見、放下意見

• 思考決策方式

1. 共識決(無歧異時使用,大多數使用此方法)

2. 投票決

3. 基於原則進行僵局突破:在陷入僵局時或是萬一發生不合理現象主持人可基於合理原則下進行決策

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如何主持會議─技巧篇 (3)

• 掌控時間

– 必須要注意會議預計與實際討論的時間差進行適當的提醒與調整開會節奏與步調

• 氣氛掌握

– 視情況舒緩或緊縮現場氣氛

– 認真但不嚴肅 , 輕鬆但不隨便

• 會後重點整理與預告

– 與大家最後確認今天決議的項目有哪些

– 下次預計要討論哪些事項

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Q&A

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