1 คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
Cisco WebEx Event Manual
คมอการใชงาน WebEx Event
2 คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
สารบญ
1. การลงทะเบยนเพอขอใชงาน Cisco WebEx Event……………………………………………………………………………………....3
2. การเรมใชงานเพอสรางกจกรรม (WebEx Event) ...…………………………………………………………………………………….…4
3. การตงคาสาหรบสรางกจกรรม (WebEx Events) ……………………………………………………………………………………..…..6
4. ตวอยางจดหมายเชญเขารวมกจกรรม (E-mail) ……………………………………………………………………………………..…....11
5. การตดตงโปรแกรมลงเครองคอมพวเตอรและมอถอ …………………………………………………………………………………..…..12
6. ตวอยางหนาจอสาหรบผดแลระบบกอนเรมกจกรรม…………………………………………………………………………………..…..13
7. ตวอยางหนาจอสาหรบผเขารวมกจกรรม ………………………………………………………………………………………………...…..14
8. ตวอยางหนาจอสาหรบแสดงคาสงตางๆ…………………………………………………………………………………………………..…...17
9. ตวอยางหนาจอสาหรบการสอบถามวทยากรหรอผนาเสนอ………………………………………………………………………..…....18
10. การบนทกหนาจอการจดกจกรรม ………………………………………………………………………………………………………...…....19
11. ขอสงเกตหากเกดปญหาระหวางการเขารวมกจกรรม ………………………………………………………………………………...…..20
3
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
สาหรบการลงทะเบยนเพอใชงาน WebEx Event ทานสามารถตดตอสอบถามไดทสานกบรการคอมพวเตอร
มหาวทยาลยเกษตรศาสตร หลงจากทานลงทะเบยนเรยบรอยแลว จะไดรบ e-mail เพอแจงชอบญชและรหสผาน (account, password) แจงตอบกลบเพอเขาไปดาเนนการ Activate ในระบบตอไป
หนาจอสาหรบยนยนการเปดใชงาน Cisco WebEx Event ผานชองทางอเมลททานไดแจงการลงทะเบยนไว
1. การลงทะเบยนเพอขอเขาใชงาน WebEx Event
4
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
ผดแลระบบ (Administrator) สามารถเขาใชงาน (Sign In) ไดท : https://ku-edu.webex.com (โดยใช account และรหสผาน ของหนวยงานทไดรบจากสานกบรการคอมพวเตอร มหาวทยาลยเกษตรศาสตร)
ภายใตกรอบสแดง จะเปนประเภทของการจดกจกรรมและสวนสนบสนนของระบบ Cisco WebEx
2. การเรมใชงานเพอสรางกจกรรม (WebEx Event)
เลอก
- WebEx หรอ - Google
5 คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
หลงจากทาการ Sign In เขาระบบแลวในสวนของ WebEx Events จะประกอบไปดวยสวนตาง ๆ ดงภาพดานลาง
หนาจอหลกสาหรบการตงคะ Cisco WebEx Event ซงประกอบดวยสวนตางๆดงน
Attend an Event : การเขารวมประชมแบบใสตวเลขหองประชม (Event Number)
Host an Event: เปนการสรางการประชมโดยมลาดบหวขอตางๆ โดยดานซายมอในกรอบสแดงจะแสดงรายละเอยด
การตงคากจกรรม
Attend an Event
Host an Event
Manage Program
Set Up
6
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
Event type: ประเภทของกจกรรม (ในทนตงคาอตโนมตเปนการ Online Event ไดรายการเดยว) Event name: ชอกจกรรม ในสวนนสามารถกาหนดรายละเอยดเพมเตมไดอก 3 รายการตามความตองการของผจดกจกรรม Registration: การสรางระบบลงทะเบยนในการจดกจกรรม หากตองการใหคลกเปนเครองหมายถกแตหากไมตองการไมตองคลกเครองหมายถกและในสวนของการแสดงผลทหนาจอหลกในสวนของรายละเอยดการลงทะเบยนจะไมปรากฎ Event password: การตงรหสผานในการเขารวมกจกรรม Program: หากกจกรรมทจดมการดาเนนการหลายวนควรสรางเปนโปรแกรมจดกจกรรมโดยเลอก Add a new program และใสขอมลรายละเอยดเพมเตมตามแบบฟอรมขอกาหนดของ Cisco WebEx
Start date: ตงคาวนทจะเรมกจกรรม Start time: ตงคาเวลาทจะเรมกจกรรม Estimate duration: ประมาณการระยะเวลาในการจดกจกรรม Time zones: ระบโซนเวลา ได 4 โซน สาหรบแจงใหผเขารวมกจกรรมไดทราบในกรณทมการเชญผเขารวมจากหลายประเทศ Email reminder: ตงคาสาหรบการสงอเมลเพอแจงเตอนลวงหนากอนกจกรรม (หนวยเปนนาท)
Date & Time
Basic information
3. การตงคาสาหรบสรางกจกรรม (Webex Events)
7
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
Select conference type: ใหเลอกเปน Use VoIP only
Description: คาอธบายรายละเอยดกจกรรมพรอมอพโหลดภาพปกกจกรรม Host image: ใสภาพเจาของกจกรรม Event material: ใสไฟลทเกยวของกจกรรมสาหรบผเขารวมกจกรรมสามารถดาวนโหลดได
Other UCF options: ตงคาสาหรบการแชรไฟลเอกสารของผเขารวมกจกรรม Who can view the attendee list: ตงคาการมองเหนของผเขารวมกจกรรมวาจะใหเหนทงหมดหรอเหนเฉพาะเจาของกจกรรมหลก/วทยากร/ผนาเสนอ Video: ไมสามารถแกไขการตงคาไดเนองจากเปนการตงคามาจากทางมหาวทยาลย (เมอวนท 26พฤษภาคม 2563) Post-event survey: การสรางแบบสารวจกจกรรมทจดขนโดยเรองคาสง Create post-event survey Destination URL after event: นาลงคจาก Google form มาใส ซงในขณะนระบบยงไมรองรบ (เมอวนท 26พฤษภาคม 2563)
Audio Conference Settings
Event Description & Options
8
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
Attendee: สรางรายชอผเขารวมกจกรรมหรอนาเขาไฟล *.csv ทมรายละเอยดของผเขารวมกจกรรม (Import Contact) Invite friends: อนญาตใหผลงทะเบยนสามารถเชญเพอนเขารวมกจกรรมได Maximum number of registrants: จานวนสงสดทอนญาตใหมการลงทะเบยนไดตามทกาหนด (*WebEx Event ททางมหาวทยาลยจดซอ รองรบผเขารวมกจกรรมไดสงสดท 1,000 ราย เมอวนท 26พฤษภาคม 2563) Registration form: เพอกาหนดรปแบบการลงทะเบยน เชน ชอ, นามสกล, เบอรโทรศพท และ ทอย เปนตน
Destination URL after registration: ตงคา URL ปลายทางหลงจากทกรอกขอมลการลงทะเบยนเรยบรอยแลว Approval required: ยนยนการลงทะเบยน โดยเจาของกจกรรมเปนผกาหนดเกณฑในการลงทะเบยน Registration password: รหสผานของการลงทะเบยน กาหนดโดยเจาของกจกรรม Registration ID required: ตงคาสาหรบการกรอกเลขบตรประจาตวประชาชนหรอไม
Attendees & Registration
9
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
Panelists: สาหรบเชญผรวมบรรยาย โดยเลอกจาก Create invitation list และใสรายละเอยดดงรปภาพ Panelists info: สาหรบใสรายละอยดของผรวมบรรยายและตงคาอนญาตใหผรวมบรรยายแบงปนเอกสาร Panelist password: ใสรหสผานสาหรบผรวมบรรยาย Confirm password: ยนยนรหสผานสาหรบผรวมบรรยาย
Invitation emails: อเมลสาหรบเชญผเขารวมกจกรรมและผรวมบรรยาย Registration emails: อเมลสาหรบลงทะเบยน โดยสามารถเลอกเงอนไขเพมเตมได Reminder emails: อเมลสาหรบการแจงเตอนโดยสามารถแจงได 2 ครงและเลอกชวงวนและเวลาทเราตองการแจงเตอนได Follow-up emails: อเมลสาหรบตดตามกจกรรมจะมใหเลอก2 รายการไดแก อเมลสาหรบขอบคณและอเมลสาหรบแจงไมไดเขารวมกจกรรม
Presenters & Panelists
Email Messages
10
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
My Event Recordings: สาหรบบนทกกจกรรมทไดจดมาแลวโดยมรายละเอยดตางๆไดดงน
Topic: หวขอการจดกจกรรม Type: ประเภทกจกรรม Recording date: วนและเวลาในการบนทกกจกรรม Duration: ระยะเวลาในการจดกจกรรม Description: คาอธบายกจกรรม Number of viewers: จานวนผเขารวมกจกรรม Post-recording survey: บนทกการสารวจกจกรรม Download recording link: ลงคสาหรบดาวนโหลดบนทกการจดกจกรรม (บนทกในรปแบบไฟล mp4) Playback recording link: ลงคสาหรบรบชมการบนทกยอนหลง (บนทกในรปแบบไฟล mp4)
ภาพประกอบสาหรบ Download recording link และ Playback recording link
My Event Recordings
11
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
ตวอยางจดหมายอเลกทรอนกสสาหรบเชญผเขารวมกจกรรมประกอบดวยรายละเอยดตางๆของผเชญเขารวม
กจกรรม รวมถงการแจงขอมลทเกยวของสาหรบเขารวมกจกรรมจะประกอบไปดวย Host: ชอผจดกจกรรม Event number (access code): 918 434 301 (สามารถเขารวมกจกรรมโดยใชเลขดงกลาวเขารวม) Event address for attendees: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผเขารวมกจกรรม Event address for panelists: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผวทยากรผบรรยายกจกรรม
4. ตวอยางจดหมายเชญเขารวมกจกรรม (E-mail)
12
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
หลงจากคลกจดหมายเชญเขารวมกจกรรม (Start Event) แลว ระบบ WebEx Event จะใหดาเนนการตดตงสวน
เสรม (Extension) เพมเตม สาหรบการเรมใชงาน ใหผใชงานเลอกทคาสง Add WebEx to Chrome เพอตดตงสวนเสรมดงกลาว
สาหรบอปกรณมอถอ ระบบ Android และ IOS สามารถตดตงไดตามรปภาพดานลาง
5. การตดตงโปรแกรมลงเครองคอมพวเตอรและมอถอ
Android IOS
13
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
หนาจอสาหรบผดแลกจกรรม
Event: ชอกจกรรมทดาเนนการ Type: ประเภทกจกรรม Event address for attendees: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผเขารวมกจกรรม Event address for panelists: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผวทยากรผบรรยายกจกรรม Duration: ระยะเวลาในการจดกจกรรม Description: คาอธบายการจดกจกรรม Event number: เลขในการเขารวมกจกรรม Event password: รหสผานในการเขารวมกจกรรม Start Event Now: Start Now เพอเรมกจกรรม Send Event Emails: สาหรบสงอเมลแจงการเขารวมกจกรรม
ตวอยางหนาจอสาหรบผดแลระบบกอนเรมกจกรรม
Click เพอเรมกจกรรม
14
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
หนาจอสาหรบผเขารวมกจกรรม
First name: ระบชอ Last name: ระบนามสกล Email address: ระบอเมล Event password: ระบรหสผานเขารวมกจกรรม (ผจดกจกรรมจะสงขอมลใหทางอเมล) Join Now: กดเพอเขารวมกจกรรม หมายเหต การระบชอและนามสกล ควรระบเปนภาษาองกฤษ หากระบชอและนามสกลเปนภาษาไทยตาแหนงของชอและนามสกลทแสดงผลจะแสดงผลชอและนามสกลสลบตาแหนงกน
ตวอยางหนาจอสาหรบผเขารวมกจกรรม
15
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
หลงจากกดเขารวมกจกรรมแลวระบบจะแสดงหนาจอตามลาดบดงน
ระบบ Cisco Webex Events จะตงคาปดไมคและกลองอตโนมตสาหรบผเขารวมกจกรรม และจะเปดใหใชงานไดในกรณหากผเขารวมกจกรรมมขอซกถาม โดยผดแลระบบจะเปนผใหสทธในการเปดไมคและเปดกลองเทานนโดยเปนการระบการเปลยนสทธจาก Attendee เปน Panelist แทน ทงนขนอยกบวตถประสงคและความจาเปนในการจดกจกรรมนนๆ รวมถงผดแลระบบสามารถตงคาสทธตางๆใหกบผเขารวมกจกรรมโดยคลกเมนหลก Participant--->Assign to Attendee Privileges เลอกแตละหวขอไดดงรปภาพดานลาง
การตงคาใหกบผเขารวมกจกรรม (Attendee Privileges)
VDO
Audio Start Event
16
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
หนาจอแสดงผลในการเขารวมกจกรรม (Cisco Webex Events)
Panelist: แสดงรายชอวทยากร/ ผบรรยาย/ผดแล กจกรรม Attendee: แสดงรายชอผเขารวมกจกรรม หมายเหต ในสวนของการแสดงรายชอผเขารวมกจกรรมอยทการตงคาของผดแลระบบดงรปภาพ
ผเขารวมกจกรรมสามารถเลอกสงขอความตางๆโดยเลอกท Host: ผดแลระบบ Presenter: ผนาเสนอ Host-Presenter: ผดแลระบบ และผนาเสนอ All Panelists: วทยากรทงหมด หมายเหต สาหรบการสงขอความ (Message) สามารถสงขอความโดยเลอกจากรายชอของวทยกากรไดแตผเขารวมกจกรรมไมสามารถสงขอความถงผเขารวมกจกรรม (Attendee) ได
Panelist
Attendee
Attendee
Chat
Participants
17
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
ตวอยางหนาจอแสดงผลและคาสงการใชงาน
Mute: เปด-ปด เสยงจากไมค (จะถกตงคาปดไมคโดยอตโนมต) Video: เปด-ปดกลองวดโอ (จะถกตงคาปดไมคโดยอตโนมต) Share: แชรภาพหนาจอหรอแชรเอกสาร และรวมถงสามารถแชรวดโอตางๆ Record: การบนทกหนาจอกจกรรม Participants: แสดงรายชอผเขารวมกจกรรม (Panelists และ Attendees) Messages: สาหรบการสงขอความ More options: ประกอบไปดวย ตงคาเสยง, ตงคากลอง, คดลอกทอยกจกรรม เปนตน Start live streaming: เรมการเผยแพรผาน Facebook หรอ YouTube (คาสงนจะปรากฎเฉพาะในสวนของ
ผดแลระบบหรอผจดกจกรรม) Leave: ออกจากกจกรรม
ตวอยางหนาจอสาหรบแสดงคาสงตางๆ
18
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
การใชคาสงยกมอ (Raised hand) สาหรบสอบถามขอมลระหวางการเขารวมกจกรรม โดยผเขารวมกจกรรมให
คลกทสญลกษณรปมอ ดงภาพ และทางผดแลระบบจะเปดไมคเพอใหสอบถามหลงจากทผเขารวมกจกรรมไดสอบถามขอมลเรยบรอยแลวใหกดคาสงเพอเอามอลง สญลกษณรปยกมอจะกลบมาเปนปกต
สาหรบการใชคาสงเปดไมคทานจะไดรบสทธการเปดใชไมคจากผดแลระบบโดยสญลกษณจะแสดงไดดงภาพประกอบดานลาง
หากจบกจกรรมแลวผเขารวมอบรมสามารถออกจากกจกรรมดวยตนเองไดโดยกดเลอกคาสง Leave เพอออกจาก
กจกรรมไดดงภาพ
ตวอยางหนาจอสาหรบการสอบถามวทยากรหรอผนาเสนอ
19
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
ผดแลระบบสามารถบนทกหนาจอการจดกจกรรมไดโดยการเลอกคาสง Recorder และหลงจากสนสดการจดกจกรรมแลวสามารถดาวนโหลดไฟลบนทกไดจากเมนหลกในสวนของ My Event Recording ในรปแบบไฟล mp4
การบนทกหนาจอการจดกจกรรม
ปมบนทก (Record)
หยดบนทก (Pause/Stop)
20
คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
ควรเปดใหผรวมกจกรรมเขารวมกอนการเรมกจกรรมอยางนอย 30 นาท เพอเตรยมความพรอมกอนการเขารวม เชน ดาวนโหลดไฟลเอกสารจากผจดกจกรรม หรอ การดวดโอแนะนาเกยวกบเนอหาของกจกรรม เปนตน
หากเกดปญหาไมไดยนเสยงหรอแสดงภาพการแชรหนาจอ ใหทานออกจากกจกรรมแลวเขารวมกจกรรมใหม
หากเกดเสยงสญญาณรบกวนระหวางการประชมอาจเกดจากมอปกรณคอมพวเตอรหรออปกรณพกพาทเขารวมกจกรรมอยใกลกน ใหทานใสอปกรณหฟงแทนการใชเสยงออกจากลาโพงเพอรบกวนการเกดสญญาณรบกวนดงกลาว
หากมการขาดหายของสญญาณภาพและเสยงใหตรวจสอบอนเทอรเนตของทานวาสามารถใชงานไดตามปกตหรอไม หากอนเทอรเนตของทานยงสามารถใชงานไดตามปกตไหทานออกจากจกรรมแลวจงเขามารวมกจกรรมใหม
สาหรบการปรบตงคาระหวางการจดกจกรรม ผควบคมกจกรรมสามารถปรบตงคาไดทเมนหลกและเลอก Participant สาหรบกาหนดคาใหกบ วทยากร/ผรวมบรรยาย (Panelists) หรอ ผเขารวมกจกรรม (Attendees)
สาหรบการคางภาพวทยากรบนหนาจอกอนการเรมกจกรรม อาจจะประยกตใชกบโปรแกรมบรหารจดการกลองอน ๆ เชน WebcamMax หรอ Manycam เปนตน
ในการเผยแพรสญญาณภาพและเสยงออกจากหนาจอหลก (Host) อาจจะใชอปกรณเสรมในการสลบ
หนาจอดวยเครองสลบสญญาณภาพและเสยง (Switcher) ทจะชวยอานวยความสะดวกใหกบผดแลระบบในการควบคมภาพและเสยงไดอกชองทางหนง
ขอสงเกตหากเกดปญหาระหวางการเขารวมกจกรรม