Download pdf - Arquivologia Apostila e Esquemas de Aulas

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Prof. Marcelo Marques -www.concursovirtual.com.br 1

Noes de Arquivologia

U1

CONCEITOSFUNDAMENTAIS DEARQUIVOLOGIA


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PROGRAMA DE ESTUDONOES DE ARQUIVOLOGIA (s para Tcnico):

1 Conceitos fundamentais de arquivologia.

2 O gerenciamento da informao e a gesto dedocumentos: diagnsticos; arquivos correntes eintermedirio; protocolos; avaliao de documentos;arquivos permanentes.

3 Tipologias documentais e suportes fsicos:microfilmagem; automao; preservao,conservao e restaurao de documentos.


Introduo

Documento (Conceito) Documento = Suporte + Informao

(independe da natureza do suporte)

Gesto do Conhecimento vs Arquivologia

Dados x informao x conhecimento


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rgos de Documentao1. Arquivos

2. Bibliotecas

3. Museus

MUSEUS BIBLIOTECA ARQUIVO

Objetivo informao e entretenimento - valor cultural

e histrico

Criada por compra ou doaes, documentos existem em numerosos exemplares

Documentos produzidos e conservados para fins

profissionais


Vrias definies de Arquivos

Mvel para guarda de documentos;

rgo de documentao Ex: Arquivo Nacional; e

Conjunto de documentos


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Glossrio Bsico Atividades _ Conjunto de aes ou encargos desenvolvidos de modo contnuo e

permanente, para o cumprimento das competncias de determinado rgo, tendo sempre a caracterstica de rotina (ex.: classificao, avaliao etc.).

Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para o desempenho de suas competncias especficas.

Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituio para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas competncias especficas.

Estrutura organizacional _ Conjunto de unidadesadministrativas ligadas por relaes de hierarquia ecoordenao.

Acervo documental _ Totalidade de documentos sob aguarda de um arquivo.

Documento _ Unidade de registro de informaes, qualquerque seja o suporte utilizado.

Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ourecebido por uma instituio, no exerccio de suas atividades,constitua elemento de prova ou de informao.

Dossi _ Unidade de arquivamento constituda dedocumentos relacionados entre si por assunto.


Glossrio Bsico


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Glossrio bsico cont. Espcie documental _ Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.

Gnero documental _ Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica, documentao informtica, documentao textual.

Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes.

Protocolo _ Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, tramitao e expedio de documentos


Conceitos fundamentais de Arquivologia

Vejamos alguns conceitos sobre arquivo.

Solon Buck (ex-arquivista EUA): o conjuntode documentos produzidos e recebidos por umgoverno, organizao ou firma, no decorrer desuas atividades, arquivados e conservados porsi e seus sucessores para efeitos futuros.


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Arquivo - conceitos ARQUIVOARQUIVO: documentos de qualquer instituio pblica ou : documentos de qualquer instituio pblica ou privada, considerados de valor, merecendo preservao privada, considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depsito num arquivo de depositado ou selecionado para depsito num arquivo de custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblicas, e entidades privadas, em instituies de carter pblicas, e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

Qual a Funo dos arquivos?


Guarda & Conservao

No esqueam - a ARQUIVOLOGIA tem umantima relao com a gesto do conhecimentoorganizacional.


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Finalidade principal Facilitar a consulta aos documentos e, comisso servir administrao no processo deaquisio de conhecimento e tomada dedecises.


Interconexo entre cincias Diplomtica - o estudo de documentosquanto sua autenticidade (o documento verdadeiro) e fidedignidade (possui fpblica), alm da sua estrutura formal.

Paleografia tcnica que habilita a decifrardocumentos antigos. Estuda a histria daescrita e evoluo das letras. Permite oconhecimento dos materiais (papiro,pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos(clamo, pena etc.) para escrever. O estudoda Paleografia propicia um melhorentendimento dos registros documentaispara o resgate de fatos histricos.

Fonte: Arquivologia para Concursos Editora Campus Renato Valentini.


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Valor dos Documentos Valor primrio - Defini-se como sendo a qualidade de umdocumento baseado nas utilizaes imediatas e administrativasque lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razespara as quais os documentos foram criados. Valor atribudo aosdocumentos em funo do interesse que possam Ter para ogerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para finsadministrativos, legais e fiscais.

Valor secundrio - Defini-se como sendo a qualidade dodocumento baseada nas utilizaes no imediatas ou cientficas.Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado eobjetivo que o documento fornece. Valor atribudo aosdocumentos em funo do interesse que possam Ter para ogerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a suautilidade para fins diferentes daqueles para os quais foramoriginalmente produzidos.


Classificaes de Arquivos

ENTIDADES MANTENEDORAS (PAES) Pblicas Federal, Estadual, Municipal

Institucionais Escolas, entidades sem fins lucrativos, ONGS

Comerciais firmas, empresas e coorporaes

Pessoais familiares ou pessoais


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Classificaes de Arquivos

Abrangncia dos arquivos: Setoriais os documentos ficam localizados junto aos rgos operacionais,

em funo ao grande nmero de consultas. Centralizados ou descentralizados?

Gerais Recebem documentos de vrios setores de uma organizao.

EspecialEspecial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato fsico ou suportefsico ou suporte

EspecializadoEspecializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou especialidade, independente do formato ou suportsuport


Classificaes de DocumentosGnero

(suportes)

Espcie

(aspecto formal)

Natureza do Assunto

Textuais Atos normativos Ostensivos ou ordinrios

Cartogrficos Atos comprobatrios

SigilososReservado

Confidencial

Secreto

Ultra-secretoIconogrficos correspondncias

Filmogrficos

Sonoros

informticos


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GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTODE DOCUMENTOS: DIAGNSTICOS, ARQUIVOSCORRENTES E INTERMEDIRIOS, PROTOCOLOS,AVALIAO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOSPERMANENTES



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Gesto de documentossegundo Marilena Leite Paes

Produo

Utilizao

Destinao


Fases da Gesto Documental1 Fase - Produo de documentos : refere-se ao ato de elaborardocumentos em razo das atividades especficas de um rgo ousetor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos,evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo ovolume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia ede automao.

Esta fase composta pelos seguintes elementos : elaborao e gesto de fichas, formulrios ecorrespondncia;

controle da produo e da difuso de documentos decarter normativo;

utilizao de processadores de palavras e textos.


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Fases da Gesto documental2 Fase - Utilizao de documentos : refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.

3 Fase - Destinao de documentos : envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente


Teoria das Trs Idades CICLO DE VIDA DOCUMENTAL


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Teoria das trs idades Ciclo vital dos documentos Arquivo Corrente - Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administrao. se estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamente acessveis.

Arquivo Intermedirio - Conjunto de documentosoriginrios de arquivos correntes, que aguardadestinao e com uso pouco freqente.

Perodo de semi-atividade - o perodo durante oqual os documentos, seja qual for o suporte utilizado,devem ser conservados por razes administrativas,legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizadospara assegurar as atividades quotidianas daadministrao.


Teoria das Trs Idades ciclo de vidadocumental


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Arquivo Permanente - Conjunto dedocumentos preservados em carter definitivoem funo de seu valor


Teoria das Trs Idades ciclo de vidadocumental


Teoria das trs idades

Arquivo de 1 Idade ligados finalidade dos arquivos valor primrio uso restrito aos produtores do documento

Arquivo de 2 Idade documentos que aguardam destino final depsito temporrio valor primrios e o acesso mediante autorizao do rgo produtor

Arquivo de 3 Idade permanente o arquivo propriamente dito, valor secundrio e histrico


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Arquivo morto??


Destinaes de documentos. Transferncia passagem do arquivo corrente para o intermedirio.


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Recolhimento passagem do arquivo intermedirio para o permanente.

Eliminao descarte documental


Destinaes de documentos.


Gesto de Arquivos Gesto de arquivos ou GestoDocumental, um conjunto deatividades desenvolvidas, desde acriao do documento at a suadestinao final eliminao ourecolhimento, visando: a preservaoda informao; a perpetuao dosuporte; a racionalizao e garantir aeficincia administrativa; a economiade tempo e de recursos humanos,logsticos, financeiros e material. Agesto de arquivos inclui aadministrao de recursos humanos,material e equipamentos em umsistema integrado interligando todasas etapas/ciclos dos documentos.


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Destinao de documentos - InstrumentosTabela de Temporalidade de Documentos A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como

objetivo definir o tempo de vida til dos documentos na empresa sob o ponto de vista legal, tcnico, administrativo e fiscal.

Atravs do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve ser arquivado, em que formato fsico dever ser armazenado.

O tempo de guarda definido com suporte na legislao vigente definindo as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento intermedirio e documento inativo.

dado treinamento para manuteno da TTD que parte integrante da Gesto Documental da Empresa.


TTD Tabela de Temporalidade de Documentos

Assunto PRAZO DE GUARDA OBS

Fase Corrente

Fase Intermediria

Fase Permanente

024.144 Penso alimentcia

5 95 Eliminar

024.151 FGTS 5 47 Eliminar

025.153 Contribuio sindical do empregador

7 - Eliminar

029.6 Aes Trabalhistas

At o Transito em julgado 5 Guarda Permanente

030.1 Cadastro de fornecedores

5 - Eliminao

041.12 Conta de Gs At a aprovao das contas

5 Eliminao


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TIPOS DE TRANSFERENCIA

A PERMANENTE - aquela que se processa em intervalos regulares.

PERIDICA a remoo de documentos em intervalos determinados.


CRITRIOS QUE REGULAM A ELIMINAO DE DOCUMENTOS documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.

cpias cujos originais sejam conservados. documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros.

documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agradecimento e outros;

documentos que se tornarem obsoletos e no mais representem interesse para administrao.


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GESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESASGESTO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS

racionalizao do trabalho - aumento de produtividade;

a recuperao rpida e precisa;

o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de

documentos;

a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;

Vantagens:

o controle do trmite de processos desde sua gerao at a

sua destinao final;

a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos;

a preservao e conservao dos documentos;

preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a

transferncia.


Princpios arquivsticos 1. PRINCPIO DE PROVENINCIA - Fixa a identidade do documento em relao ao

produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.

2. PRINCPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental (arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor.

3. PRINCPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento nico em seu contexto de produo, sem importar seu grau de tradio documental.

4. PRINCPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica.

5. PRINCPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo como uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada.


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Arquivstica

Princpio da Provenincia:Princpio da Provenincia:

FixaFixa aa identidadeidentidade dodo documento,documento, relativamenterelativamente aaseuseu produtorprodutor.. PorPor esteeste princpio,princpio, osos arquivosarquivos devemdevemserser organizadosorganizados emem obedinciaobedincia competnciacompetncia ee ssatividadesatividades dada instituioinstituio ouou pessoapessoa legitimamentelegitimamenteresponsvelresponsvel pelapela produo,produo, acumulaoacumulao ouou guardaguarda dosdosdocumentosdocumentos..


Arquivstica

Princpio da Provenincia:Princpio da Provenincia:

ArquivosArquivos originriosoriginrios dede umauma instituioinstituio ouou dede umaumapessoapessoa devemdevem mantermanter aa respectivarespectiva individualidade,individualidade,dentrodentro dede seuseu contextocontexto orgnicoorgnico dede produo,produo, nonodevendodevendo serser mescladosmesclados aa outrosoutros dede origemorigem distintadistinta..


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Arquivstica

Princpio da Organicidade:Princpio da Organicidade:

As relaes administrativas orgnicas se As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas.internas e externas.


Arquivstica

Princpio da Unicidade:Princpio da Unicidade:

No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.foram produzidos.


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Arquivstica

Princpio da Invisibilidade ou integridade:Princpio da Invisibilidade ou integridade:

Os fundos de arquivo devem ser preservados Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. destruio no autorizada ou adio indevida.


Arquivstica

Princpio da cumulatividade:

O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica


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Conceitos diversos DOSSIDOSSI: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a : unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a

um assunto ou pessoa.um assunto ou pessoa. DESCRIODESCRIO: processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso : processo que sintetiza elementos em contedos textuais para uso

nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos).nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventrios, catlogos). FUNDOFUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de : principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de

uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhana das atividades.geradora, reunidos pela semelhana das atividades.

INFORMAOINFORMAO: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as : Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as unidades das Organizaes e como tal sua ausncia trar dificuldades para o unidades das Organizaes e como tal sua ausncia trar dificuldades para o cumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e s vezes se apresenta cumprimento de metas. Pode ser textual ou grfico e s vezes se apresenta codificado; matria prima bsica para qualquer pensamento ou ao humana que codificado; matria prima bsica para qualquer pensamento ou ao humana que venha a ser desenvolvida.venha a ser desenvolvida.

ITEM DOCUMENTALITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.: menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. NOTAONOTAO: elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por : elemento de identificao das unidades de arquivamento, composto por

letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao.letras, nmeros ou combinao, permitindo sua localizao. UNIDADE DE ARQUIVAMENTOUNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de : menor conjunto de documentos reunidos de

acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maosacordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maos


Organizao de arquivos

Exigncias:Apoio dos gestores (cpula organizacional);

Trabalho em equipe;

Treinamento dos recursos humanos;

Espao fsico layout; e

Sistemas de arquivamento.


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Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):

Levantamento de dados;

Anlise dos dados coletados;

Planejamento;

Execuo ou implantao e posterior acompanhamento.



Etapas da organizao de arquivos

Levantamento de dados

Anlise de dados coletados

Planejamento Implantao e acompanhamento

Conhecimento da estrutura

organzicional, documentos e atividades

Verifica-se a relevncia dos documentos

Desenvolve-se o plano arquivsitico

Executar o plano arquivstico


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Materiais de consumos definidos no planejamento de arquivos:

FICHAS GUIAS DIVISRIAS PASTAS

MATERIAIS PERMANENTES DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO DE ARQUIVOS:

Armrio De Ao Arquivos Arquivos Fole Estantes Fichrios


Estrutura de Pastas de Arquivos


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Estrutura de Pastas de Arquivos




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Atividades dos arquivos CORRENTES

Protocolo;

Expedio;

Arquivamento;

Emprstimo; e

Consulta.


Protocolo

Atividades de controle recebimento, registro,distribuio, movimentao e expedio de

documentos de uso corrente, desempenhadas pordeterminado rgo da estrutura organizacional,freqentemente designado como Protocolo eArquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra

denominao similar.(PAES, 2005)


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Protocolo

Setor encarregado do recebimento, registro,

distribuio e tramitao de documentos.

(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)


Protocolo

Setor encarregado do recebimento, registro,

classificao, distribuio, controle da

tramitao e expedio de documentos.

(Arquivo Nacional, 2005)


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Protocolo Recebimento e Classificao:

Recebe o documento; Separa os documentos; Encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos destinatrios;

Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Encaminha os documentos ao setor de registro e movimentao.

Registro e Movimentao Atua na distribuio e redistribuio de documentos

Fonte: Arquivologia para concursos Renato Valentine Editora Campus


Expedio

Refere-se a sada de documentos


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Arquivamento na fase corrente

Etapas: Inspeo exame do documento

Anlise envolve a interpretao

Ordenao aps classificados e codificados, procede-se a ordenao

Arquivamento guarda documental


Emprstimo

Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais como: Recibos;

Guia-fora.


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INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Guia, Inventrio, Catlogo e RepertrioGuia Instrumento de pesquisa mais genrico, informa sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo de um arquivo permanente.

Inventrio Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo so identificada sucintamente.

Catlogo temtico, cronolgico, geogrfico que incluem todos os documentos de um ou mais fundos.

Repertrio semelhante ao catlogo, porm mais completo.


Instrumentos auxiliares de pesquisas

NDICE

TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA: FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAES PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.


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CORRESPONDNCIA CLASSIFICAO E CARACTERSTICAS

Interna ou externa

Oficial (trata de assunta da organizao)

Particular (interesse pessoal dos servidores da instituio)


Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda

Guarda eventual

Guarda temporria

Guarda permanente


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Guarda Eventual: so os documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico para o rgo. Exemplo : material de divulgao de terceiros, convites e correspondncia recebida que no se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do rgo.

Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda


Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda Guarda Temporria - so aqueles em que prevalece o interesse administrativo

como determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno. Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos: cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informaes essenciais acham-se recapituladas em outros;

que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior; que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente; que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado perodo.


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Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda Guarda permanente : so documentos de valor probatrio, isto , relativos

a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a guarda permanente deve abranger : documentos relativos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da instituio. Exemplos : atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos relativos a direitos patrimoniais;

documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio. Exemplos : todos os atos que digam respeito sua organizao e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; grficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo; correspondncia que trate de suas atividades-fim;


MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Inicialmente temos dois grupos de mtodos:Bsicos

Padronizados


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Mtodos de Arquivamento Mtodos Padronizados:

Variadex

Automtico

soudex

Mnemnico

Rneo

Mtodos BSICOS: Alfabtico

Geogrfico

Numrico

Ideogrfico


Mtodos de Arquivamento


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Mtodos de Arquivamento

Mtodos Diretos vs Mtodos IndiretosSistema Direto busca direta ao documento, no exige ndice remissivo; e

Sistema Indireto a busca indireta, recorre-se a um ndice remissivo


Mtodos Bsicos - ALFABTICORegras de Alfabetao:

Nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo:

Marilda Marques Marques, Marilda

Rene Neiva Soares Soares, Rene Neiva


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Regras de alfabetao Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivam no se separam, bem como sobrenomes ligados por hfem.Rene Monte Lindo

Monte Lindo, Rene

Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor


Regras de alfabetao

Sobrenomes formados pela palavra Santa, Santo ou So seguem a regra anterior:Ana Santa Clara

Santa Clara, Ana

Rita Santa Lcia Santa Lcia, Rita


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Regras de alfabetao

As iniciais abreviaturas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais:Marques, MarceloMarques, MarildaMarques, M. Arquiva-se:

Marques, M. Marques, Marcelo Marques, Marilda


Regras de alfabetao

As preposies e os artigos no so considerados:

Renato de OliveiraOliveira, Renato de

Renato dAlmeidaAlmeida, Renato d


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Regras de alfabetao

Sobrenomes que exprimam grau de parentesco no so separados:Djalma Jos Marques Neto

Marques Neto, Djalma Jos

Joo Carlos de Oliveira Filho Oliveira Filho, Joo Carlos


Regras de alfabetao

Os ttulos no so considerados:

Professor Marcelo MarquesMarques, Marcelo (Professor)

Engenheiro Joo BuracoBuraco, Joo (Engenheiro)


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Regras de alfabetao Nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, exceto os espanhis e orientais.

James Bond Bond, James

Jammy Bourrei Bourrei, Jammy excees


Regras de Alfabetao

Partculas de nomes estrangeiras podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-la parte integrante do sobrenome, quando comeada com letra maiscula.Charles Du Pont

Du Pont, Charles

Tonni di Capri Capri, Tonni di


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Regras de alfabetao

Nomes espanhis registra-se pelo sobrenome da famlia do pai e l o Penltimo sobrenome.Jos Gutierres Molinero

Gutierres Molinero, Jos


Regras de alfabetao

Nomes orientais no devem ser alterados.Tai xim xum

Ali Mohamed

Pon Pin Pong


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Regras de alfabetao

Nomes de instituioes (empresas, firmas etc) no so alterados.

Curso Espao Jurdico Curso Espao Jurdico

The New York Time New York Time (The)

O dia Dia (O)


Regras de alfabetao

Congressos, eventos etc (os nmeros vo para o fim) III Congresso de Arquivologia

Congresso de Arquivologia (III)

Primeiro Simpsio de Cardiologia Simpsio de Cardiologia (Primeiro)

24 Feira Beneficente de Boa Viagem Feira Beneficente de Boa Viagem (24)


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Mtodo Geogrfico Geogrfico - O mtodo geogrfico o mais indicado para os casos em que consideramos a precedncia ou o local como elemento principal em um documento. Ele tambm um mtodo do sistema direto, pois a busca feita diretamente ao documento, facilitando o manuseio.

Esse mtodo exige sempre duas classificaes: nome do local (cidade, estado ou pas) e mais o nome do elemento do documento correspondente.


Mtodo Geogrfico

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

ESPRITO SANTO VITRIA MARQUES, MARCELO

ESPRITO SANTO VILA VELHA SOARES, CARLOS ALBERTO

RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO MARQUES, MARCELO

RIO DE JANEIRO CAMPOS SOARES, RENE NEIVA

RIO DE JANEIRO PETRPOLIS MARQUES, MARILDA

SO PAULO SO PAULO PACHECO, ALEXSANDER

SO PAULO CAMPINAS ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUES

SO PAULO SANTOS MARQUES, MARCELE MARQUES


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Mtodo Geogrfico

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

CAMPINAS SO PAULO MARQUES, DBORA

CAMPOS RIO DE JANEIRO LESSA, PAULO

PETRPOLIS RIO DE JANEIRO MASS, FILIPE

RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO MARQUES, MARCELO

SANTOS SO PAULO ABREU FILHO, LUCIO DE

SO PAULO SO PAULO PACHECO, ALEXSANDER

VILA VELHA SO PAULO SILVA, IRENILDO DA CONCEIO

VITRIA ESPRITO SANTO CARDOSO, MARCELO


Mtodo Geogrfico

Pas Cidade Correspondente

Frana

Frana

Portugal

Portugal

Portugal

Paris (capital)

Lorena

Lisboa (capital)

Coimbra

Porto

Silva, Aurlio

Vadim, Roger

Pereira, Jos

Albuquerque, Maria

Ferreira, Antnio


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Mtodo Numrico

SIMPLES;

CRONOLGICO; E

DGITO TERMINAL.


Mtodo Numrico Numricos Simples Mtodo indireto requer um ndice alfabtico

remissivo para acessar a pasta. Registro do documento de acordo com a ordem de chegada numeramos as pastas sem se preocupar com a ordenao alfabtica, obedecendo-se ordem de entrada. Imagine uma empresa que tenha um arquivo de fornecedores em um total de 100 pastas numeradas suponhamos que um desses fornecedores seja cortado da relao comercial com a empresa neste caso poderamos aproveitar o nmero da pasta para o prximo cliente.

Obs: Podemos usar uma pasta denominada miscelnea para reunirmos correspondentes eventuais, visando sempre, a racionalizao dos espaos.

Reduz erros no arquivamento (vantagem) Exige um ndice (desvantagem)


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Mtodo Numrico Cronolgico material ordenado tendo por base datas de: emisso, recepo, fabricao, aquisio, etc. Critrios de classificao: meses, quinzenas, sries de 10 dias, semanas, diasQuando deve ser usado: quando a quantidade do material a ser arquivado pequena, quando possvel conhecer pelo menos, aproximadamente as datas.Obs: Muito usado em reparties pblicas.


Mtodo Numrico Dgito Terminal - Usado para arquivos extremamente complexos, usando tcnicas matemticas. A numerao dos documentos seqencial, porm o acesso as pastas segue um critrio todo particular como veremos no exemplo abaixo.

Exemplo: Um funcionrio do INSS precisa encontrar um processo que tem o nmero 234098 ele procede d seguinte maneira:

Etapa 1 Decompor o nmero 234098 em 23 -40 98 98 Grupo Primrio 30 Grupo Secundrio 23 Grupo Tercirio


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Mtodo por Assunto (Ideogrfico)

Este mtodo subdividido em alfabtico e numrico. Observe:

Alfabtico Dicionrio

enciclopdico

Numrico Duplex

Decimal

Unitermo ou indexao coordenada


Mtodo Enciclopdico Enciclopdico No arranjo supramencionado observamos

que administrao, aluguis, compra, folha de pagamento e patrimnio so assuntos principais, mantendo-se, assim, na margem esquerda, enquanto os assuntos principais so afastados da margem esquerda, demonstrando, assim, uma subordinao.

Exemplo:

Administrao

Aluguis CASA

APARTAMENTO 1 QUARTO

2 QUARTOS


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Mtodo DicionrioDicionrio os assuntos so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se

somente seqncia de letras.

Exemplo:

Administrao de contratosAdministrao de convniosContratos de CompraContratos de LocaoDespesas


Mtodo por assunto - Numrico

Decimal

Duplex

Unitermo


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Mtodo por assunto Numrico Decimal

100 Administrao200 Aluguis210 Apartamento211 1 quarto212 2 quartos213 3 quartos220 Casa221 Com garagem222 Sem garagem230 Escritrio300 Compra310 Terreno311 Rural312 Urbano400 Folha de Pagamento


Mtodo por assunto - Duplex

122-12-1-12-1-22-1-32-22-2-12-2-22-333-13-1-13-1-24

AdministraoAluguis

Apartamento1 quarto2 quartos3 quartos

CasaCom garagemSem garagem

EscritrioCompra

TerrenoRuralUrbano

Folha de Pagamento


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Mtodo por Assunto - Unitermo Indexao Coordenada (unitermo)

Desenvolvido em 1950, por Mortiner Taube, e possui aplicao prtica em arquivos especiais e especializados. Usa-se ficha-ndice, sobe forma de palavras-chaves, que fornece uma descrio detalhada dos documentos referentes, com funo de instrumento de controle dos nmeros de registro e do acervo.A ficha dividida em 10 colunas numeradas de 0 a 9.


Mtodos Padronizados

Podemos classificar os mtodos padronizados em:Variedex

Automtico

Soundex

Mnemnico

Rneo


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Variedex Variedex: uma derivao do mtodo alfabtico, com introduo de cores como auxlio

para facilitar o arquivamento, como o acesso e recuperao da informao. Este mtodo foi concebido pela Remington estabelecendo 5 (cinco) cores aplicadas s letras.

Exemplo:

LETRAS CORES

A, B, C, D e abreviaesE, F, G, H e abreviaesI, J, K, K, M, N e abreviaesO, P, Q e abreviaesR, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaoes

OUROROSAVERDEAZULPALHA

Como ficaria o nome Marcelo Marques ???


Outros padronizados

Automticos

Soundex pela semelhana da pronnica

Mnemnico utilizao de smbolos

Rneo letras + nmeros + cores (retrgrado)


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Arquivos Permanentes

Atividade dos arquivos permanentes so:Destinao Arranjo - Fundos, sries, subsries e item.Descrio processo intelectual capaz de sintetizar as informaes para facilitar o processo de pesquisa.

ConservaoReferncia


Conservao de documentos ATIVIDADES DE CONSERVAO

Compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda. Para a construo de um arquivo, o ideal um local elevado, com mnimo de umidade. Cuidados especiais:

Luz a luz do dia deve ser abolida. A prpria luz artificial deve ser usada com cautela.

Ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.

Umidade ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.

Temperatura manter entre 20 e 22C.


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Conservao de documentos


Conservao de documentos AS PRINCIPAIS OPERAES DE CONSERVAO:

DESINFESTAO

LIMPEZA

ALISAMENTO

RESTAURAO OU REPARO


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Conservao documental Conservao e a preservao dos acervos garantem o imprescindvel acesso informao tanto em

arquivos quanto em outras unidades de informao. O estado em que se encontram os acervos documentais e bibliogrficos de instituies pblicas e privadas o que nos leva a enfatizar a importncia de se adotar uma poltica de preservao, que a melhor garantia contra a deteriorao das colees, sendo, a higienizao a primeira ao efetiva para estender a vida til desses documentos.

De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente, retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com vista sua preservao.

De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienizao corresponde, basicamente, retirada da poeira e outros resduos estranhos aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, com vista sua preservao.

Conforme CASSARES (2000, p.31), o processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe limpeza de superfcie e, portanto, mecnica, feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo de reduzir poeira. Partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros depsitos de superfcie.


Alguns conceitos - Conservao

Conservao ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao dos documentos.

Climatizao processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos.

Higienizao retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos, com vistas preservao dos documentos.

Preservao preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico.

Umidade relativa razo entre a quantidade de vapor dgua e a quantidade necessria para a saturao da atmosfera mesma temperatura. A umidade relativa do ar expressa percentualmente.

Umidificao procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do vapor dgua.


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Microfilmagem & Legislao pertinente


VANTAGENS DA MICROFILMAGEM

RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO REDUO DE ESPAO FCIL MANUSEIO DA INFORMAO FORMATO NICO BAIXO CUSTO. SEGURANA AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA MELHORES CONDIES DE TRABALHO DURABILIDADE. MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE.


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Etapas da Microfilmagem

Preparo;

Microfilmagem;

Processamento; e

Duplicao.


Responsabilidade scio-ambiental

X

Microfilmagem


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Reduo de EspaoReduo de Espao--A microfilmagem permite uma reduo de espao A microfilmagem permite uma reduo de espao

--calculada em aproximadamente 98%.calculada em aproximadamente 98%.(5.000.000 de folhas = 0,48m3)(5.000.000 de folhas = 0,48m3)

-- Durabilidade do suporte poliesterDurabilidade do suporte poliester

-- SeguranaSegurana

-- Integridade do ArquivoIntegridade do Arquivo

-- Fcil e Rpida reproduoFcil e Rpida reproduo

-- Baixo Custo de ManutenoBaixo Custo de Manuteno

-- Validade LegalValidade Legal

-- Interligao com outros sistemasInterligao com outros sistemas


Microfilmagem - Legislao

Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968.

Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta a lei de 1968 referente a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias .


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Microfilmagem digitalizada


PREPARAO DOS DOCUMENTOS PARA A PREPARAO DOS DOCUMENTOS PARA A MICROFILMAGEMMICROFILMAGEM


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Principais Razes para o estabelecimento da MICROFILMAGEM

INDEPENDNCIA Tecnolgica Valor PROBATRIO LONGEVIDADE dos suportes Microgrficos INTEGRIDADE do arquivoFcil e pouco onerosa MIGRAO para tecnologias futuras.Adequado para PRESERVAO DE LONGO TERMO


Microfilmagem


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Gesto Eletrnica de Documentos um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital


Estatsticas


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Estatsticas

25 % Percentual de documentos

corporativos em papel que

so perdidos e nunca mais localizados.


Ganhos da GED

Aumento de produtividade Segurana de acessibilidade informao aderente a poltica de segurana da informao a ser implementada pela rea de Segurana Empresarial

Back-up automatizado Unicidade de base de dados Criao de uma base de conhecimento confivel, passando a ser um instrumento de tomada de decises


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GED


Objetivos da GED

Gerenciar documentos digitalizados

Indexar os contedos necessrios

Maior controle na distribuio dos documentos

Garantir acesso simplificado e rpido

Processamento de informaes que alimentem dados em outras aplicaes


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Resultados

Solues rpidas para indexao de documentos

Melhoria no atendimento aos clientes

Vantagem competitiva por meio do uso eficiente da informao

Aumento na eficincia e produtividade na gesto do negcio, proporcionando maior poder de

competitividade

Controle e viabilizao de tecnologias como eCommerce, Knowledge Management, etc...

Normas, documentos, material de apoio a vendas atualizados e acessveis, para toda empresa a

qualquer hora e lugar reduzindo drasticamente as cpias impressas

Melhoria na comunicao interna e externa, envolvendo o parceiros, colaboradores, clientes,

fornecedores e comunidade

Reduo do ciclo de vida de processos e seus custos



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Arquivoeletrnico

(Word, Excel, Power Point, etc)

Registra-se o

documento

no Sistema

de GED

O

documento

fica

disponvel

em meio

eletrnico

Fotografias,

mapas,

Documentos

Digitalizados,

Referncia, etc

Entendimento Simples


Legislao Arquivstica

Lei N 8.159, DE 08 DE JANEIRO 1991

DECRETO N 4.073, DE 03 DE JANEIRO 2002

LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

DECRETO, 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996

DECRETO 5.433, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002


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SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS O Sistema Nacional de Arquivos tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo; 1m Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,

passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2m As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem

integrar o SINAR mediante convnio com o rgo central.


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