© 2014, Kuusamon kaupunki
Asianhallinnan tavoitteiden asettaminen, kehityskohteet ja yhteistyön merkitys
Pekka Kantola, Kuntatalo 9.3.2016
© 2014, Kuusamon kaupunki
© 2014, Kuusamon kaupunki
Kaikkien aikojen Kuusamo. Elinvoimainen edelläkävijä ja moniarvoinen Pohjolan luontopääkaupunki.*
Kuusamo on rajoja ylittävä, omatoimisten ja yritteliäiden ihmisten vieraanvarainen alueensa keskus. Innostus ja rohkeus ovat yhteistyön perustana - täällä asiat tehdään
vähän eri tavalla. Hyvä elämä kukoistaa kansainvälisessä ja luovassa ympäristössä. Kuusamon
menestyminen perustuu toimiviin palveluihin, ympärivuotiseen matkailuun, puhtaan luonnon ja sen raaka-aineiden kestävään käyttöön.
*www.kuusamo.fi/ympäristöjulistus1993
Visi
o 20
21
Hyvinvointi
Aktiivinen ja hyvinvoiva kuusamolainen
Tasapainoinen väestörakenne
Suvaitsevainen ja hyväksyvä ilmapiiri
Toimivat yhteisöt ja palvelut
Kehittyvä kaupunki
Kansainvälinen, kilpailu-kykyinen ja verkostoitunut seutukeskus
Kaupunkikonsernin talouden tasapaino ja ohjaus
Uusiutuva ja innovatiivinen palvelukaupunki
Muutosjohtaminen ja tuottava henkilöstö
Elinvoima Kuusamo –maineen hallinta
Yrittäjyys ja työllisyyden nostaminen
Kestävä ja monipuolinen puhtaan luonnon ja luonnonvarojen hyödyntäminen
Osaaminen ja koulutus
Hyvät yhteydet ja kehittyvä toiminta-ympäristö
Näk
ökul
mat
ja
men
esty
stek
ijät
VIRTUAALISETJASÄHKÖISET
Kotonaasumisenpalvelut,Tulevaisuudenkoulu,Kokous-jaosallistumis-
ympäristöt,asiakaspalvelutjahallintovuonna2021
Online Kuusamon ja Laajakaistan kehityspolku
Laajakaistapalvelujenja
infrastruktuurinkehiJäjät
Yritystensähköisetyhteistyöympäristöt
ASIAKKAAT:kuntalaiset,osa-aikakuusamolaiset,matkailijat,yritykset,matkailu-ja
maaseutuyritykset,yhteisöt
20162015
Vapaa-ajanasuntojenlaajakaistapalvelut
Sivukylienlaajakaistapalvelut
Palvelujentarpeet
OnLineKuusamokehiJämissuunnitelma
Laajakaistanopeus/PeiJoaste>10Mb,97%ja>5Mb/92%
2017
Taajamienlaajakaistapalvelut:
Asiakas-,hallinto-jatukipalvelujensähköistäminen
Kotonaasumisentukeminen:Hyvinvoin'TV,mobiiliko'hoito,turvapalvelut
Sähköisetkokous-ympäristöt
Sähköisetoppimisympäristöt
Omahoitopalvelutjaetäterveydenhuolto
Verkkosivustojasosiaalinenmedia
Liikkuvatlaajakaistapalvelut
HoivatuoJajienlaajakaistapalvelut
Matkailupalvelujensähköiset
markkinapaikatHoivapalvelujentoiminnanohjaus
Julkisenjayksityisensektorinyhteisettoimenpiteet
Sähköisetosallistumisympäristöt
MarkkinaehtoisesXkehiJyvätlaajakaistapalvelut
4G/LTE/2X00-800
Taajamienkuituverkotja”Kyläkaistapilo^”
Kuituverkot
5G?/
siirtoverkot”Hajakaista”3G/+1/2
KiinteätliiJymät
KaupungintoiminnankehiJämiskohteita
OnLine KuusamoSähköinenilmoiJautuminen
Sähköisetlupa-janeuvontapalvelut
Lähiruokatuotannontoiminnanohjaus
EtätyönpuiJeet
Sähköisetasiakaspalvelut
TulevaisuudenkouluSähköisetyo-kirjoitukset
PalvelujensähköistäminenOmatterveysXedot
Lähiruoka-logisXikka
Yhtenäpainopisteenäkaupunginasianhallinnan
kehiJäminen
2014
AsianhallinnankehiJäminen(1/2)• Kaupunkistrategianyhtenäpainopisteenäasiakas-,hallinto-jatukipalvelujenuudistaminenkokoamallajasähköistämällä
• OnlineKuusamo–kehiJämiskohteiksikaupunginhenkilöstöhallinnon,asianhallinnanjataloushallinnonprosessienläpikäyn'hyödyntäenkuntasektorinao.viitearkkitehtuureja
• TavoiJeet• Asianhallinnanprosessienja'etojärjestelmienanalyysikuntasektorinasianhallinnanviitearkkitehtuurinluonnoksenmukaan
• Nyky'lananalyysijakehityskohteidentunnistaminennykyisessätoimintatavassa
• jatuotokset• Asianhallinnanprosessienja'etojärjestelmienkuvaukset:nyky'lajatavoite'lakehityskohteineen
AsianhallinnankehiJäminen(2/2)• Päätöksettavoitelinjauksista,toimeenpanonkäynnistämisestäjajatkotoimenpiteistä
• KH27.4.2015;linjauksettoiminnallisistamuutoksistajajatkotoimenpiteidenkäynnistämisestä
• KH2.2.2016;asianhallinnanuudistamiseenliiKyvästä• sähköiseentoimintatapaan6/2017siirtymisestä,• ePSyhteistyöstäTOS:nlaa'miseksi,'etojärjestelmänpilotoinnistajasähköistenkokousympäristöjentoteuKamisestasekä
• keskiteKyjenluoKamushenkilöpalvelujenjakirjaamontoteuKamisesta• Yhteistyössäsystemaa^nentekeminenjaviitearkkitehtuurinhyödyntäminenkorostuu
• Kaupunginkeskushallinnonjatoimialojenvälillä• Erikaupunkienjakuntatoimijoidenvälillä
© 2014, Kuusamon kaupunki
AsianhallinnanprosessitEsimerkkejätekemisestä
Asianhallinnanprosessit
Asianhallinnanprosessienintegraa'o
AsiankäsiKelynprosessienintegraa'o
3.Valmistelu
Vastaanottaalisäselvityspyynnön
Lähettäälisäselvityksen
Sähköinenasiointi?
Kyllä
Lähettäälisäselvityksen
Ei
Valmistelija
Kirjaaja
Tarkastaasaapuneet asiakirjat
tai lisäselvitykset
Tarvittavattiedot?
Pyytäälisäselvityksiä
Ei
Vastaanottaalisäselvityksen
Valmistelee asian Pyytää lausunnotTarkistaa lausunnotja tekee lausunto-
yhteenvedon
Laatiipäätösehdotuksen
Kyllä
Vastaanottaalausunnot
Tiedonohjaus Tiedonohjaus
Asianhallinta
Sähköinen asiointi
Asianhallinta
Lisäselvitys
Asianhallinta
NykyXla TavoiteXla KehiJämiskohteetjahuomiot
Asiakirjatovatuseinpaperilla,nelähetetääntoimialansihteereille,jotkatoimiKavatnevalmistelijoille.
Valmistelunkäynnistäminensähköises'.Ilmoitusuudestaasiastavalmistelijansähköpos'in.
10.ValmistelunkäynnistäminensähköisesX.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.
Asiaakäsitelläänpapereillajasähköpos'nvälityksellä.
SähköinenkäsiKelyasiankäsiKelyjärjestelmässä. 11.AsiankäsiJelysähköisessämuodossa.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.
ValmistelunaikanapyydetääntoimenpiteitämuKaeikerrota,keneltä.
Määritellääntäsmällises'keneltäpyydetääntoimenpideKä,toimialaltavaitoimielimeltä.
12.PyydeJyjentoimenpiteidentarkempimääriJely.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.
Asian'edoteivätolehelpos'saatavillaesim.päätöksenkäsiKelyssätoimielimissäja'edoksiannossa.
AsiankäsiKelynhistoriajamuut'edotjärjestelmässäsaatavilla,kutenvalmistelijat,'edot,asiakirjat,päätökset,'edoksiannonjamuutoksenhaun'edot.ValmistelijamääriKeleeasiaan'edoksiannonjamuutoksenhaun'edot.
13.AsianXedoksiannonjamuutoksenhaunXetojenmääriJely.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.
SalassapideKävätasiathallitaanmanuaalises'asianhalllintajärjestelmässä
SalassapideKävilläasioillaomahallintatapaasianhallintajärjestelmässä.
14.SalassapideJävienasioidenkäsiJelytavankehiJäminen
3.Valmistelu:kehiKämiskohteet
© 2014, Kuusamon kaupunki
TietojärjestelmätEsimerkkejätekemisestä
Toiminto NykyXla TavoiteXla KehiJämiskohteetjahuomiot
Asianhallinta KuntaToimisto Twebtaivastaava 22.Asianhallintajärjestelmänuusiminen
Asiakirjan-jadokumen'n-hallinta
KuntaToimistonLiiKeidenhallinta,verkkolevy,sopimukset:Tdoc
TwebAsiakirjahallinta,Tdoctaimuudokumen'nhallinta-järjestelmä,SineW
23.SähköisendokumenXnhallinnankäyJöönoJo.Useidenrinnakkaistendokumen'nhallintajärjestelmienkäyKöeioletehokasta.
Arkistoin' PäätöksetjaniidenliiKeetKuntaToimistonPäätösarkistossa.Manuaalinenarkistoin'.
Sähköinenarkistoin'järjestelmä 24.SähköisenarkistoinninkäyJöönoJo.KannaKaasuunnitellaonkokokokaupungissavainyksisähköinenarkistoin'.Nykyisintalous-jahenkilöstö'etojaarkistoidaansähköises'Rondossa.Sähköinenarkistoin'edellyKääTOS:nmukaistenmeta'etojentallentumistajovireillepanossa.
Tiedonohjaus TwebArkki,hankintasopimustenosaltakoekäytössä
TwebArkkitaivastaava 25.TiedonohjausjärjestelmänkäyJöönoJojaintegroinXmuihinjärjestelmiin.TOSmääriKely,'edonohjauksenkäyKöönoKoja'edonohjausjärjestelmänintegroin'kaikkiinasiakirjallista'etoakäsiKeleviinjärjestelmiin(sähköinenasioin',asianhallinta,dokumen'nhallinta,toimialojenjärjestelmät,arkistoin').TOSinmääriKelyjaTOJinkäyKöönoKoonedellytysasianhallinnan,asiakirjahallinnanjaarkistoinninsähköistämiselle.
Asianhallinnan'etojärjestelmienkehityskohteita
Asianhallinnan'etojärjestelmät-Tavoite'la
Tietovirrat-Tavoite'la
© 2014, Kuusamon kaupunki
Etenemissuunnitelma
KehiJämiskohde 2015:AsiankäsiJelyprosessinyhtenäistäminenjatoiminnanmuutokset
2016:SähköisenasianhallinnanedellytyksetjatoteuJaminen
2017:Sähköisetkokouksetjapäätöksenteko6/2017
AsiankäsiJely-prosessinyhtenäistä-minen
3.Yhteinenkirjaamistapa8.Vireilletulevanasianhe'kirjaaminen9.YhteinenasiankäsiKelyprosessi12.PyydeKyjentoimenpiteidenmääriKely13.TiedoksiannonjamuutoksenhaunmääriKely15.Viranhal'japäätöstentekojärjestelmässä18.AsianhallinnankäyKöomillatunnuksilla
Asianhallinnantoiminnanmuutokset
1.Neuvontaaverkkosivuille2.TOS:nmääriKely4.KeskiteKykirjaaminen7.Tulevienasiakirjojenskannaus14.SalassapideKävätasiat19.Viranhal'japäätöksettoimielimille20.Viranhal'japäätöstenjulkaiseminen21.KeskiteKyesityslistojentuotantojaluoKamushenkilöpalvelu
5.Sähköisenasioinninlaajentaminen6.Sähköpos'llatulevienasioidenvien'asianhallintaan10.Valmistelunkäynnistäminensähköises'11.AsiankäsiKelysähköises'16.Paperitonkokous
17.Sähköinenkokousjapäätöksenteko
AsianhallinnanXetojärjestelmienjalaiJeidenmuutokset
28.ExtranetluoKamushenkilöille/khTietojärjestelmävaihtoehtojenselviKäminen.
22.Asianhallintajärjestelmänvaihto23.Dokumen'nhallintajärjestelmä24.Sähköinenarkistoin'25.TOJintegroin'26.Sähköinenasioin'27.Sähköpos'nintegroin'asha28.ExtranetluoKamushenkilöille
29.Sähköisenkokouksenjapäätöksenteonohjelmisto30.Sähköisenkokouksenjapäätöksenteonvaa'matlaiKeetluoKamushenkilöille
AsianhallinnankehiKäminen2015-2017
YhteistyönmerkitysjakäytännötKansallisetviitearkkitehtuuritorganisaa'onsisäisenjaorganisaa'oidenvälisenyhteistyönapunaHyödyntämisessätarvitaanarkkitehtuuri-japrojek'osaamistaTehokkaatkokous-jayhteistyökäytännöt
Kuusamonaloituskokous25.2.2015 Asianhallintajärjestelmäpilo'nyhteinenkoulutus1.-2.3.2016,Kuusamo,Kajaani,RovaniemiePS2yhteinenTOStyöalkoivuoden2015lopussa