1
TIN ĐẠI CƯƠNG
Khoa Công nghệ thông tinCao đẳng Phát thanh – Truyền hình II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 2
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
Kiến thức cơ bản về máy tính Windows 7 Internet Microsoft Word Microsoft Excel
KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH
Khoa Công nghệ thông tinCao đẳng Phát thanh – Truyền hình II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 4
Hệ thống tin học
Tin học (Infomatics) là ngành khoa học nghiêncứu các phương pháp, công nghệ và các kỹthuật xử lý thông tin một cách tự động.
Dùng để nhập, xử lý, xuất, truyền và lưu trữthông tin.o Gồm 3 thành phần:o Phần cứng: các thiết bị điện tử.o Phần mềm: các chương trình.o Con người: quản lý và điều khiển.
2
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 5
Cấu trúc máy tính
Máy tính là thiết bị tự động hóa quá trìnhthu thập, lưu trữ và xử lý thông tin. Mọimáy tính đều tuân theo một sơ đồ cấu trúcdưới đây:
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 6
Đơn vị đo lường thông tin Đơn vị đo thông tin nhỏ nhất gọi là BIT, tương
ứng với một trong hai giá trị 0, 1 hoặc tắt/mởhoặc đúng/sai.
Đơn vị lưu trữ cơ bản trong máy tính gọi là Byte,gồm một bộ 8 BIT, biểu diễn được tối đa 256trạng thái.o Các bội số của Byte:o KiloByte (KB) = 1024 Byteo MegaByte (MB) = 1024 KBo GigaByte (GB) = 1024 MBo TeraByte (TB)= 1024 GB
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 7
Thiết bị nhập
Dùng để đưa thông tin vào máy tính.o Có nhiều dạng thiết bị nhập:o Bàn phímo Con chuộto Máy scano Webcam
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 8
Thiết bị xuất
Thiết bị đưa dữ liệu từ máy tính ra.o Có nhiều dạng thiết bị xuất:o Màn hìnho Máy ino Máy chiếuo Loa
3
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 9
Bộ nhớ
Dùng để lưu giữ thông tin tạm thời hoặclâu dài.o Bộ nhớ được chia làm 2 loại:o Bộ nhớ trong: Bộ nhớ chínho Bộ nhớ ngoài: Bộ nhớ phụ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 10
Bộ nhớ trong
Là loại bộ nhớ chính, nơi chương trìnhđược đưa vào để thực hiện và để lưu trữcác dữ liệu đang xử lý.o Chia làm 2 loại:o RAMo ROM
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 11
RAM – Random Access Memory
Nơi nạp chương trình và lưu trữ các dữ liệu đang được xử lý. Tốc độ truy cập cực cao. Cho phép đọc/ghi ngẫu nhiên. Không thể lưu giữ thông tin
khi không có nguồn điện.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 12
ROM – Read Only Memory
Nơi lưu trữ các chương trình và dữ liệu mang tính chất quan trọng của hệ thống. Chỉ cho phép đọc. Dữ liệu chứa trong ROM
không thể xóa được. Dữ liệu không mất đi khi
không có điện.
4
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 13
Bộ nhớ ngoài
Dùng để lưu trữ lâu dài các dữ liệu và hỗ trợ chobộ nhớ trong.
Tốc độ xử lý không cao. Cho phép đọc/ghi. Vẫn bảo toàn thông tin khi
không có nguồn điện.o Gồm nhiều loại:o Đĩa cứngo Đĩa mềmo CD-ROM
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 14
Bộ vi xử lý
Là thành phần quan trọng nhất của máytính, bao gồm CA & ALU. Đảm nhận vaitrò tính toán, xử lý dữ liệu, điều khiển sựhoạt động của các chương trình.o Gồm các thành phần sau:o Đơn vị số học và logico Đơn vị điều khiểno Các thanh ghi - cache.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 15
Bo mạch chủ
Đây là nơi tích hợp và kết nối các thiết bịphần cứng của máy tính để tạo nên mộtmáy tính hoàn chỉnh.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 16
Máy điện toán hoàn chỉnh
5
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 17
Phần Cứng
Bao gồm các thành phần vật lý, cơ học,điện tử cấu thành nên máy tính. Các thành phần này có tốc độ thay đổi về
công nghệ không cao. Phần lớn các thiết bị này được chứa bên
trong vỏ máy tính (case).
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 18
Phần Mềm
Là các chương trình điều khiển hoạt độngcủa máy tính nhằm thực hiện một côngviệc nào đó. Tốc độ thay đổi của phần mềm là khá cao.
o Gồm nhiều dạng:o Phần mềm ứng dụngo Phần mềm tiện ícho Hệ điều hànho Ngôn ngữ lập trìn
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 19
Phần Mềm
Hệ điều hành: tạo ra môi trường giao tiếpgiữa máy tính và con người.o Khởi động máy tính.o Quản lí, phân phối và thu hồi bộ nhớ trong,
ngoài.o Điều khiển việc thực thi các chương trình.o Điều khiển các thiết bị trong, thiết bị ngoại
vi.o Quản lý thông tin và việc nhập/ xuất của
thông tin.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 20
Hoạt động của máy tính
Khác với các thiết bị tính toán khác, máytính có thể thực hiện một loạt các lệnh chotrước để xử lý các dữ liệu mà không cầnsự can thiệp của con người. Các lệnh và dữ liệu được lưu trữ và truy
cập theo địa chỉ.
6
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 21
Nguyên lý Von Neumann
Máy tính hoạt động theo chương trình. Bộ nhớ được địa chỉ hóa. Bộ đếm của chương trình.Ba nguyên lý trên được
J. Von Neumann đề xuất vào năm 1946 và đã trở thành hệ nguyên lý hoạt động cơ bản của mọi máy điện toán ngày nay.
HỆ ĐIỀU HÀNHWINDOWS 7
Khoa Công nghệ thông tinCao đẳng Phát thanh – Truyền hình II
Hệ điều hành Windows là hệ điều hành đượchãng Microsoft phát triển. Đặc điểm:
• Windows là một hệ điều hành đa nhiệm, tức là trongcùng một thời điểm người dùng có thể mở đượcnhiều chương trình cùng một lúc tùy theo bộ nhớcủa máy mình đang sử dụng.
• HĐH Windows dùng các cửa sổ để giao tiếp vớingười sử dụng.
• Cung cấp nhiều tiện ích.
23Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Giới thiệu các phiên bản Windows 7 Giới thiệu các phiên bản Windows 7 Starter Edition: phiên bản này không được tích hợp
giao diện đồ họa Aero Glass, khả năng xem đĩa DVD,không hỗ trợ đa màn hình và thiếu nhiều tính năng đaphương tiện.
Home Basic: có nhiều tính năng hơn Starter Editionnhưng vẫn thiếu giao diện đồ họa hấp dẫn AeroGlass, Media Center và khả năng xem đĩa DVD.
.
24Khoa CNTT – CĐ PTTH II
7
Home Premium: có đầy đủ tính năng của haiphiên bản trước và có giao diện đồ họa AeroGlass, Media Center hay khả năng xem đĩa DVD.
Professional có đầy đủ tính năng như phiên bảnHome Premium nhưng sẽ được tích hợp thêmmột số tính năng bảo mật.
Windows 7 Enterprise và Ultimate.
25Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Giới thiệu các phiên bản Windows 7
Bật công tắc máy tính, hệ điều hành Windows 7sẽ tự khởi động.
Quá trình khởi động hoàn tất khi tất cả các biểutượng trên màn hình nền được thể hiện đầy đủ.
26
Khởi động máy tính
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Click chọn nút Start, chọn Shut Down
27Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Tắt máy tính
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 28
Màn hình WINDOWS 7
SHORTCUTDESKTOP
NÚT BẮT ĐẦU START
THANH TÁC VỤ,TASKBAR
LỊCH VÀ ĐỒNG HỒ
8
29
Màn hình WINDOWS 7 Desktop: Màn hình nền, nơi trình bày các biểu tượng
dùng để mở một chương trình, tập tin (File) hoặc thưmục (Folder).
Shortcut (hay Icons): Là biểu tượng dùng để khởiđộng một chương trình, mở một tập tin hoặc thưmục.
Có hai loại Shortcut:• Shortcut do hệ điều hành tạo ra khi cài đặt.• Shortcut do người dùng tạo ra.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 30
Màn hình WINDOWS 7 Nút Start: Dùng để khởi động Menu Start. Menu
Start cũng là nơi dùng để thoát khỏi hệ điều hành. Thanh tác vụ (Taskbar): Là nơi hiển thị thông tin
về các chương trình đang chạy và chứa một sốbiểu tượng để khởi động chương trình.
Lịch và đồng hồ: Lịch và đồng hồ hệ thống, chobiết ngày giờ hiện hành của hệ thống.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 31
Sử dụng Menu Start
Cho biết người dùng nào đang
sử dụng máy tínhWindows hiển thị các chương trình
người dùng thường sử dụng Các thư mục xác
lập của Windows, thiết bị, máy in,
trợ giúp
Hộp tìm kiếm chương trình và file
32
Sử dụng Menu Start
Chọn All Program các chương trình hiển thị
dạng cây thư mục trong cửa sổ Start
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
9
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 33
Sử dụng Menu Start
Nhập nội dung của chương trình hay file
cần tìm kiếm
Hiển thị tất cả kết quả tìm kiếm ngay trong cửa sổ Start
34
Các thao tác cơ bản với chuột
Nhấp chuột (Click): Bấm nút bên trái của chuộtmột lần rồi thả ra.
Nhấp đúp chuột (Double Click): Nhấp 2 lần liêntiếp vào nút trái chuột rồi thả.
Click phải: Nhấp vào nút phải chuột rồi thả. Kéo và thả (Drag and Drop): Bấm nút trái và
giữ nguyên trong lúc di chuyển chuột, rồi thảra.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
8/6/2010 Nguyễn Thị Thúy Loan 35
Các thao tác trên Windows Explore
Khởi động Click phải chuột vào nút START
trên thanh taskbar chọn explore,hoặc nhấn Windows + E
Thực hiện lệnh
36
Các thao tác trên Windows Explore
Tạo thư mục Chọn nơi đặt thư mục, có 2 cách: Cách 1: Click phải chuột tại vị trí trống, Chọn
New – Folder, nhập tên cho thư mục vừa tạo.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
10
37
CÁC THAO TÁC TRÊN WINDOWS EXPLORETạo thư mục
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 38
Tạo thư mục Cách 2: Chọn vị trí cần tạo thư mục, chọn vào
New folder ngay trên thanh công cụ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 39
Tạo tập tinThao tác tương tự như tạo thư mục nhưng thayvì chọn Folder thì chọn một ứng dụng bất kỳ.
40
Xoá thư mục hoặc tập tinCó 2 cách: Chọn thư mục hoặc tập tin (đối tượng) cần
xoá, nhấn phím Delete Click phải chuột vào đối tượng và chọn Delete
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
11
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 41
Xoá thư mục hoặc tập tinSau đó chọn Yes hoặc nhấn Enter khi xuất hiệnhộp thoại
Đồng ý xoá Không đồng ý xoá
42
Sao chép thư mục hoặc tập tin (Copy)
Kích phải chuột trên đối tượng cần sao chép.Chọn Copy – tức là sao chép. (hoặc nhấn Ctrl +C).
Truy cập vào thư mục - nơi cần copy đến. Kíchphải chọn Paste – tức là dán. (hoặc nhấn Ctrl +V)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
43
Di chuyển thư mục hoặc tập tin (Move)
Kích phải chuột trên đối tượng cần di chuyển.Chọn Cut – tức là cắt (hoặc Ctrl + X).
Truy cập vào thư mục - nơi cần copy đến. Kíchphải chọn Paste – tức là dán. (Hoặc Ctrl + V)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II Khoa CNTT – CĐ PTTH II 44
Đổi tên thư mục hoặc tập tin Cách 1: Kích phải
chuột trên đốitượng cần đổi tên.Chọn Rename.Nhập tên mới.
Cách 2: Kích chọnđối tượng. Nhấnphím F2. Nhậptên mới.
12
45
Đặt thuộc tính thư mục hoặc tập tinChọn đối tượng cần đặt thuộc tính, có 2 cách thực hiện: Click phải vào đối tượng và chọn Properties. Click vào Organize và chọn Properties.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Thao tác trên My Computer
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 46
Nhấn đúp vào biểu tượng My Computer trênmàn hình Desktop.
Các thao tác tương tự như Windows Explore nhưng nội dung thư mục và tập tin chỉ nằmtrong một vùng cửa sổ
Thao tác trên My Computer
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 47 48
Các thao tác trên Recycle Bin
Khôi phục các tập tin, thưmục bị xóa Nhấn đúp vào biểu tượng
Recycle Bin trên màn hìnhnền Desktop. Kích phải chuột trên đối
tượng cần khôi phục. Chọn Restore.
Khái niệmRecycle Bin (thùng tái chế) dùng để chứa các tập tin thưmục bị xóa.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
13
49
Để xóa một tập tin, thư mục khỏi thùng rác. Kíchphải chuột chọn Delete. Nhấn Yes.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Các thao tác trên Recycle Bin
50
Để xóa tất cả trong thùng rác. Bấm chuột phảivào Recycle Bin trên Destop chọn EmptyRecycle Bin, hoặc có thể vào Recycle Bin chọnEmpty the Recycle Bin.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Các thao tác trên Recycle Bin
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 51
CÁC THAO TÁC TRÊN CONTROL PANEL
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 52
Giới thiệu về Control Panel
Công dụng: Dùng để thay đổi một số trạng thái làm
việc, chỉnh lại thông số,…
Khởi động Control panel: Start Control Panel.
14
53
Thiết lập các thông số
Thiết lập, chỉnh sửa hệ thống và bảo vệ …
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 54
Thiết lập các thông số
Thiết lập, chỉnh sửa mạng, Internet …
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
55
Thiết lập các thông số
Thiết lập, chỉnh phần cứng, âm thanh…
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 56
Thiết lập các thông số
Gỡ bỏ các chương trình
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
15
57
Thiết lập các thông số
Thiết lập, chỉnh sửa tài khoản sử dụng, …
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 58
Thiết lập các thông số
Thay đổi cách biểu diễn ngày, giờ, ngôn ngữ, …
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
59
CÁC THAO TÁC TÌM KIẾM
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Gõ vào từ khoá cần tìm
Thực hiện lệnh
60
CÁC THAO TÁC TÌM KIẾM
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Từ khoá tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm
16
61
CÁC THAO TÁC TÌM KIẾM
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
Hoặc tìm kiếm trong My ComputerTừ khoá tìm
kiếm
Kết quả tìm kiếm
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 62
Tự đọc thêm
Sửa chữa lỗi đĩa. Chống phân mãnh đĩa cứng.
CƠ BẢN VỀ INTERNET
TS. Nguyễn Thị Thúy LoanCao đẳng Phát thanh – Truyền hình II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 64
Internet là gì? Mạng máy tính khổng lồ. Sử dụng bộ giao thức truyền thông TCP/IP Thực hiện nhiều công việc:
o Dịch vụ mua bán.o Thư điện tử.o Các chỉ dẫn.
17
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 65
Lợi ích của Internet:
Cung cấp nguồn tài nguyên khổng lồvà vô tận Cung cấp các dịch vụ nhanh, rẻ, tiết
kiệm thời gian Đảm bảo một giao thức hoàn toàn
mới
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 66
Bách khoa toàn thư
Nguồn tài nguyên khổng lồ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 67
Chat Tìm kiếm thông tin
Games Thư điện tử
Các dịch vụ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 68
Mua hàng qua mạng Điện thoại Internet
Các giao thức mới
18
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 69
Kết nối Internet bằng cách nào?
Sử dụng môđem qua đường điện thoại.o Máy tính phải được cài môđem.o Người dùng kí hợp đồng với nhà cung
cấp.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 70
Kết nối Internet bằng cách nào? Sử dụng đường truyền riêng (Leased
line).o Thuê một kênh truyền riêng.o Nối trực tiếp từ máy mình đến nhà
cung cấp.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 71
Một số phương thức kết nối khác:o Sử dụng đường truyền ADSL
(Asymmetric Digital Subscriber Line). o Sử dụng công nghệ không dây (Wi-Fi).o Kết nối Internet qua đường truyền hình
cáp.
Kết nối Internet bằng cách nào?
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 72
Cách giao tiếp giữa các máy tính trong Internet
Sử dụng bộ giao thức TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).o Cho phép kết nối và truyền dữ liệu.o Chia nhỏ dữ liệu ở máy gởi (đánh số thứ
tự).o Máy nhận tập hợp lại.
19
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 73
Ví dụ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 74
Nội dung gói tin bao gồm các thànhphần:o Địa chỉ gởi, địa chỉ nhận.o Dữ liệu, độ dài.o Thông tin kiểm soát lỗi và thông tin
phục vụ khác.
Cách giao tiếp giữa các máy tính trong Internet
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 75
Gói tin phải có thông tin xác định máyđích. Mỗi máy trong mạng có một địa chỉ duy
nhất là địa chỉ IP.Ví dụ: 172.152.96.1
Làm thế nào gói tin đến đúng người nhận?
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 76
Máy chủ chuyển đổi địa chỉ IP từ dạngsố thành dạng kí tự (tên miền).
Ví dụ: tuoitre.com.vn
www.edu.net.vn
Làm thế nào gói tin đến đúng người nhận?
20
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 77
Tổ chức và truy cập thông tin Tổ chức thông tin:
o Tổ chức dưới dạng siêu văn bản.o Siêu văn bản là tích hợp nhiều phương
tiện khác nhau: Văn bản Hình ảnh Âm thanh Video
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 78
o Trang web là siêu văn bản được gán mộtđịa chỉ truy cập
o Website gồm một hoặc nhiều trang webtrong hệ thống WWW được tổ chức dướimột địa chỉ truy cập.
o Trang web tĩnh nội dung không thay đổi.o Trang web động có nội dung theo đúng
yêu cầu của người dùng.
Tổ chức và truy cập thông tin
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 79
Truy cập trang web:o Trình duyệt web là chương trình giúp
người dùng giao tiếp với hệ thốngWWW: truy cập các trang web, tươngtác với các máy chủ trong hệ thốngWWW và các tài nguyên khác củaInternet.
Tổ chức và truy cập thông tin
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 80
Tìm kiếm thông tin trên Internet
Có hai cách thường được sử dụng:o Tìm kiếm theo danh mục địa chỉ.o Tìm kiếm nhờ các máy tìm kiếm
Có nhiều website cung cấp máy tìm kiếmo http://www.google.como http://www.yahoo.com
o http://www.picsearch.com
21
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 81
Chọn nhóm chức năng
Gõ nội dung cần tìm
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 82
Thư điện tử (Email) Mỗi hộp thư điện tử được gắn với một địa
chỉ duy nhất<tên truy cập>@<địa chỉ máy chủ của hộpthư>
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 83
Thư điện tử (Email) Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ
thư điện tử miễn phí.o www.yahoo.como www.gmail.como www.hotmail.com
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 84
Gõ tên và password
Click vào đây
Click vào đây
22
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 85
Tên truy cập
Password
Gõ họ vào
Gõ tên lót và tên
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 86
Vấn đề bảo mật thông tin
Quyền truy cập website:o Cho phép truy cập có giới hạn.o Phải có tên và mật khẩu riêng mới truy
cập được.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 87
Vấn đề bảo mật thông tin Mã hóa dữ liệu:
o Tăng tính bảo mật cho các thông điệp.o Thông điệp đã được mã hóa gọi là bản
mã, việc khôi phục thông điệp từ bảnmã gọi là giải mã
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 88
Ví dụ mã hóa dữ liệu Quy tắc:dịch chuyển vòng tròn với độ dài k= 3.
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
Cho bảng mã sau:
Ors krp qdb udw qjrdqDữ liệu gốc: Lop hom nay rat ngoan
Chữ gốc a b … z
Bảng mã d e … c
23
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 89
Nguy cơ nhiễm virus khi sử dụng cácdịch vụ Internet:o Để tự bảo vệ máy tính của mình, người
dùng nên cài đặt một phần mềm chốngvirus.
www.symantec.com www.kaspersky.com
Vấn đề bảo mật thông tin
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 90
Cần cập nhật thường xuyên các phầnmềm chống virus để đảm bảo ngănngừa những loại virus mới xuất hiện.
Vấn đề bảo mật thông tin
MICROSOFT WORD
Khoa Công nghệ thông tinCao đẳng Phát thanh – Truyền hình II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 92
Giới thiệu chung1. Tên gọi: Word, Microsoft Word, WinWord
2. Ứng dụng: là một chương trình soạn thảo văn
bản, cho phép mở và thi hành một lượt nhiều
văn bản. Word còn cung cấp rất nhiều tính năng
hỗ trợ cho người sử dụng.
3. Tên file chương trình: Word.exe
4. Tên mở rộng mặc định của các file soạn thảo
bằng Word: *.docx.
24
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 93
Để khởi động Microsoft Word (MW) 2013, click đúp vàobiểu tượng có sẵn trên màn hình Desktop
Khởi động
Hoặc click vào nút lệnh Start/ All Programs/ Microsoft Office 2013/ Word 2013
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 94
Cửa sổ giới thiệu sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Khởi động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 95
Sau khi khởi động xong màn hình chính của chương trình sẽ xuất hiện.
Khởi động
Chương trình đưa ra một số mẫu trình bày văn bản thường gặp. Chọn một mẫu thích hợp để tiến hành soạn thảo văn bản
Mở file văn bảnSoạn file văn bản mới
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 96
Chọn Blank document để thực hiện soạn thảo mộtvăn bản mới. Màn hình làm việc chính xuất hiện:
Khởi động
Thanh công cụnhanh
Thanh cuộnOffice button
Thanh Ribbon
Thước đo
Thanh trạng thái
Vùng soạn thảo
25
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 97
Giới thiệu thanh RibbonThanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toànbộ các lệnh để thao tác với chương trình, như cáclệnh về Font chữ, Paragraph, định dạng in ấn,…
Thanh Ribbon bao gồm các tab (home, insert, Page layout,..) bên trong là các nút lệnh của Tab đó.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 98
Giới thiệu thanh RibbonHome: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa cácnhóm lệnh như sau:
+ Clipboard: Cắt dán+ Font: Font chữ+ Paragraph: Căn lề, phân đoạn+ Style: Kiểu định dạng+ Editing: Các chức năng như tìm kiếm, thay thế,…
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 99
Giới thiệu thanh RibbonInsert: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến đối tượng:
+ Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản+ Tables: Các lệnh liên quan đến bảng biểu+ Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa+ Links: Lệnh chèn các liên kết+ Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản+ Text: Chèn các đối tượng Text như TextBox, Wordart,…+ Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các ký tự đặc biệt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 100
Giới thiệu thanh RibbonDesign: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản đượctrình bày theo một bố cục nào đó:
+ Themes: Tùy chỉnh cho toàn bộ các đối tượngshape trên văn bản.+ Page Background: Nền cho trang văn bản
26
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 101
Giới thiệu thanh RibbonPage Layout: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cụccủa văn bản.
+ Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in+ Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn bản+Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 102
Giới thiệu thanh RibbonReferences: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến mộtsố thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lụctự động, ….
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 103
Giới thiệu thanh RibbonMailings: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việctạo lập một phong bì thư, một mẫu biểu phục vụcho việc trộn văn bản..
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 104
Giới thiệu thanh RibbonReview: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến cácthao tác như kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghichú, so sánh nội dung văn bản,…
27
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 105
Giới thiệu thanh RibbonView: Chứa các nhóm lệnh hiển thị, chi tiết như sau:
+ Document Views: Chế độ hiển thị văn bản+ Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel+ Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ văn bản+ Window: Các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản+ Macros: Các lệnh về Macros
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 106
Giới thiệu thanh Ribbon• Ẩn hiện một Tab lệnhĐể làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hay một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon ta làm như sau:- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công
cụ Ribbon.- Một menu xuất hiện chọn Customize the Ribbon
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 107
Giới thiệu thanh Ribbon• Ẩn hiện một Tab lệnh (tt)- Hộp thoại Word Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon.
Danh sách cácTab Ribbon muốnẩn hay hiện
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 108
Giới thiệu thanh Ribbon• Ẩn hiện một Tab lệnh (tt)- Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon bạn
nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổhợp phím Ctrl + F1) phía góc phải trên của màn hìnhchính..
28
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 109
Giới thiệu thanh Ribbon• Tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ
Ribbon.- Để thêm một Tab mới, nhấp chọn nút New Tab. Một
Tab, và một nhóm lệnh mới xuất hiện như hình dướiđây:
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 110
Giới thiệu thanh Ribbon• Tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ
Ribbon (tt)- Bạn có thể đổi tên cho Tab bằng cách nhấp chuột phải vàoTab này chọn Rename
- Làm tương tự để đổi tên cho nhóm lệnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 111
Giới thiệu thanh Ribbon• Tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ
Ribbon (tt)- Có thể bổ sung các nhóm lệnh khác vào Tab này bằng cáchnhấp chọn Tab vừa thêm rồi nhấn nút New Group
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 112
Giới thiệu thanh Ribbon• Tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ
Ribbon (tt)• Công việc cuối cùng là chọn những lệnh cần thiết để bổ
sung vào các nhóm lệnh tương ứng. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.
29
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 113
Quick Access Toolbar
• Nằm phía trên cùng bên phía góc trái của mànhình chính, chứa các lệnh thường sử dụng giúpngười dùng có thể tao tác một cách nhanh chóng.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 114
Quick Access Toolbar• Bổ sung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc
định. - Click vào mũi tên trỏ xuống rồi chọn nút lệnh cần bổ sung
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 115
Office Button• Office Button chứa các lệnh thao tác với File văn bản,
như thêm mới, mở một File đã tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File,…
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 116
Office ButtonĐể hộp thoại Office Button xuất hiện, click chọn File trênthanh Ribbon.Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
30
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 117
Office Button- Open: Mở file: Recent Document: danh sách File đã mở gần đây. SkyDrive: Mở file từ skyDrive Computer: Trỏ đường đẫn đến các thư mục lưu file đã
soạn thảo.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 118
Office Button- New: Tạo một văn bản mới, ngoài việc lựa chọn một vănbản trắng, cũng có thể tùy chọn các văn bản mẫu màMicrosoft Word 2013 cung cấp sẵn
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 119
Office Button- Print: In ấn văn bản, ở đây bạn có thể lựa chọn máy in vàcác tuy chọn khác
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 120
Office Button- Share: Chia sẻ file qua Email, skyDrive,…
31
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 121
Office Button- Export: Xuất file văn bản có định dạng PDF/XPS, hoặccó thể thay đổi định dạng file.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 122
Office Button- Option: Thiết lập một số tùy chọn cho một văn bảnWord
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 123
Office Button- Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình.
Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button bạn nhấp nút Back hoặc nhấn phím ESC.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 124
Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo
Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình chính baogồm các thông tin như chế độ hiển thị, phần trăm hiểnthị, tổng số từ, số trang…
Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thảo lêntrên hoặc xuống dưới, sang trái hoặc sang phải. Thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đốitượng trên văn bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản.
32
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 125
Tạo tập tinTạo tập tin mới:Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanhcông cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổhợp phím Ctrl + N).
Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button.Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọnNew
Cách 2
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 126
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trênthành công cụ Quick Access.
Lưu tập tinSau khi hoàn thiện một văn bản, cần lưu nó lạitrên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếptheo.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 127
Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổOffice Button. chọn mục computer phía bênphải sau đó chọn thư mục lưu trữ, hoặc chọnbrowse:
Lưu tập tin
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 128
Lưu tập tinNếu văn bản được tạo mới và lưu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên hộp thoại Save As sẽ xuất hiện .
Gõ tên cần lưu
Chọn đường dẫn
Dạng thức lưu
Nhấn lưu
33
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 129
Lưu tập tinĐể lưu lại văn bản với một tên khác, chọn nútSave As trong cửa sổ Office Button..
Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 130
Mở một tập tin đã tồn tạiTừ thanh Quick Access Toolbar nhấp chọn biểutượng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O).
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 131
Mở một tập tin đã tồn tạiTừ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 132
Mở một tập tin đã tồn tạiHộp thoại Open xuất hiện chọn tới File cần mở rồinhấp chọn nút Open.
34
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 133
Đóng tập tin- Nhấp chọn biểu tượng Word document phía góctrái màn hình làm việc hiện tại.- Hộp thoại xuất hiện nhấp chọn nút Close
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 134
Đóng tập tinNếu File văn bản của bạn chưa lưu chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận.
Nếu muốn lưu lại thay đổi chọn Save, ngược lạichọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác tắt File văn bản hiện thời nhấp chọn nút Cancel
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 135
Thoát khỏi ứng dụngCách 1: Nhấp chọn nút Close ở góc phải trên củamàn hình Microsoft Word 2013
Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nútClose
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 136
Các phím thường dùng
35
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 137
Các phím thường dùng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 138
Để nhập được Tiếng Việt trong văn bảnchúng ta cần phải nắm rõ các vấn đề sau: Chương trình gõ. Bảng mã. Kiểu gõ. Phong chữ…
Cách gõ tiếng Việt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 139
Bảng mã VNI – WIN (Windows): thì chọnnhững font bắt đầu là VNI-
Bảng mã TCVN3 – ABC: Thì chọn nhữngfont bắt đầu là .VN
Bảng mã Unicode (Unicode dựng sẵn): thìchọn những font khi cài Windows chúng đãtồn tại.
Có hai chương trình gõ tiếng Việt hiện nay làVietKey và UniKey
Cách gõ tiếng Việt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 140
Sử dụng UniKey: Right Click vào , sẽxuất hiện cửa sổ như sau:
Cách gõ tiếng Việt
Chọn Bảng đk
Chọn mở rộng
36
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 141
Cách gõ tiếng ViệtChọn bảng mã
Chọn kiểu gõ
Chọn cách bỏ dấu
Chọn hiển thịtrên GD
Nạp CT lên thanh
Taskbar
8/6/2010 Nguyễn Thị Thúy Loan 142
Sử dụng Vietkey: Right click vào , sẽ xuất hiện:Cách gõ tiếng Việt
Hiện cửa sổ Chọn kiển gõ Chọn bảng mã
Nạp chương trình
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 143
Cách gõ tiếng Việt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 144
Cách gõ tiếng Việt
37
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 145
Quy trình soạn thảo văn bản1. Tạo file mới2. Chọn khổ giấy, font chữ mặc định.3. Nhập thô (đúng chính tả, không trang
trí)4. Chèn các đối tượng đặc biệt khác.5. Trang trí6. Lưu file/ In file7. Đóng file
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 146
Các khái niệm Character: ký tự, Word: từ. Line: một dòng chữ. Paragraph: đoạn văn bản được kết thúc
bằng phím Enter. Shift + Enter: xuống dòngnhưng không sang đoạn mới.
Section, Page (Ctrl + Enter: ngắt trang) Selection area.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 147
Thao tác trên khối chọnThao tác chọn: 1 character: drag ngang ký tự cần chọn. 1 word: double click trong phạm vi word. 1 line: click tại selection area 1 paragraph: double click tại selection area. 1 đoạn bất kỳ: click tại vị trí bắt đầu, giữ Shift,
click vào vị trí cuối. Toàn bộ văn bản: click 3 lần tại selection area
hoặc Ctrl A
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 148
Chọn (bôi đen) vùng cần sao chép Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau
đây:- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C- Click phải chuột chọn Copy- Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm
tới nhóm Clipboard chọn nút Copy.
Thao tác sao chép
38
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 149
Thao tác cắt (di chuyển) Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut). Thực hiện theo một trong các cách sau đây:- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X- Nhấp phải chuột chọn Cut- Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm
tới nhóm Clipboard chọn biểu tượng Cut.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 150
Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản. Thực hiện theo một trong các cách sau đây:- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V- Nhấp phải chuột trongPaste options:
Thao tác dán văn bản
Kept text only
Kept source formatting
Merge formatting
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 151
Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbonchọn tới nhóm Clipboard.
+ Chọn biểu tượng Paste: Copy theo mặc định
Thao tác dán văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 152
Thao tác xóa:- Chọn vùng cần xóa- Nhấn DeleteThao tác phục hồi các bước
Undo/ RedoThao tác tìm và thay thế:- Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon
chọn tới nhóm Editing+ Find: Tìm kiếm+ Replace: Thay thế
Các thao tác khác
39
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 153
Chèn một file vào văn bản Nhấp chọn Tab Insert trên thanh công cụ
Ribbon chọn Object trong nhóm Text.
Chèn các đốitượng văn bản
Chèn text từ file văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 154
Nhấp chọn Tab view trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhómviews: Read mode: Theo dạng thuận lợi nhất để đọc văn bản WebLayout: Trình bày theo dạng web. PrintLayout: Trình bày theo tích hợp giữa trình bày và in ấn. OutLine: Theo chế độ tổng quan và xem các tiêu đề lớn.
Trình bày văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 155
Phóng to, thu nhỏ màn hình: Nhấp chuột vàobiểu tượng Zoom trong tab zoom của thanhRibbon hoặc dưới thanh trạng thái
Trình bày văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 156
Chọn chuỗi ký tự cần hiệu chỉnh font và sử dụng mộttrong các công cụ sau:- Sử dụng thanh công cụ Ribbon
Định dạng ký tự (font)
40
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 157
- Sử dụng hộp thoại FontNhấp chọn biểu tượng Fontphía dưới nhóm lệnh Font.
Nút lệnh Set Default: đặt fontmặc định
Định dạng ký tự (font)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 158
Định dạng đoạn
Đoạn văn bản hay còn gọi là Paragraph: làphần văn bản giới hạn bởi hai lần gõ phím enter.Khi định dạng theo paragraph thì việc định dạngcó tác dụng lên toàn bộ paragraph.
Mỗi khi gõ phím enter xuống hàng là word tựđộng chuyển sang một paragraph mới. Paragraphsau sẽ có định dạng giống paragraph trước đó.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 159
Các khái niệm về paragraph
Margin: Lề tranggiấy
o Topo Bottomo Lefto Right
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 160
Alignment: dạnh canh thẳng lề Indentation: lề cho paragraph-Left, Right
Các khái niệm về paragraph
Center
Left
Right
Justify
41
Khoa CNTT – CĐ PTTH II
161
Các dạng paragraph: First Line, None, Hanging Spacing: khoảng cách giữa các paragraph.
Các khái niệm về paragraph
First Line
None
Hanging
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 162
Sử dụng thanh công cụ Ribbon Trên thanh công cụ Ribbon đến nhóm lệnh
Paragraph trong Tab Home.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 163
Sử dụng hộp thoại Nhấp chuột vào biểu
tượng mũi tên phía dướinhóm lệnh Paragraph trênthanh công cụ Ribbon.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 164
Sử dụng hộp thoại
42
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 165
Sử dụng thước trình bày
Ruler (thước): giúp xác định vị trí, giớihạn lề của Paragraph
12
32
32
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 166166
Sử dụng thước trình bày
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 167
FILE/Options/ advanced/ display
Thay đổi đơn vị đo của thước
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 168
Giả sử có nhiều paragraph, có định dạnggiống nhau, ta có thể sao chép định dạng củaparagraph này cho một paragraph khác. Đặt con trỏ vào paragraph mẫu. Click chuột vào biểu tượng trên thanhRibbon trong tab Home, nhóm clipboard Sau đó click chuột vào paragraph muốn saochép.
Sử dụng cây chổi
43
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 169
Trong văn bản có thể có những vùng khácnhau có số lượng cột khác nhau.
Section: các vùng có số lượng cột khácnhau sẽ thuộc những section khác nhau.
Trình tự đọc nội dung: đọc lần lược nộidung của các cột trong cùng một sectionrồi mới đến việc đọc sang section khác.
Định dạng cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 170
Có 2 dạng chia cột trong một trang giấy:o Dạng 1 – đơn giản: trang giấy chỉ có 1
section.o Dạng 2 – phức tạp: trang giấy gồm nhiều
section, nội dung của 1 section sẽ được Wordtự động canh chỉnh để số lượng dòng trongcác cột luôn chênh lệch không quá 2.
Chú ý:o Khi chia cột cần thể hiện ở chế độ Print
Layout View
Khái niệm
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 171
Nhập thô Đánh dấu chọn vùng cần chia cột Thực hiện chia cột, kẻ đường phân cách Chèn các điểm ngắt cột nếu cần.Chú ý: Nên có một dòng trống phía trên & phía dưới đối
với vùng chia cột. Chỉ đánh dấu vùng chia cột,không đánh dấu vùng trống.
Các bước tạo cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 172
Chọn phần văn bản cần chia cột Trên thanh công cụ Ribbon chọn Tab Page Layout, đến
nhóm lệnh Page Setup. Tiếp tục nhấp chọn biểu tượngColumns.
Thực hiện chia cột
44
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 173
Hộp thoại Column xuất hiện:
Thực hiện chia cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 174
Chèn điểm ngắt cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 175
Trên bàn phím có phím Tab, phím này chỉ
điểm dừng của con trỏ. Có các loại Tab sau:
Tab canh trái:
Tab canh phải:
Tab canh giữa:
Tab canh theo dấu chấm thập phân:
Định dạng Tab
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 176
Ví dụ:Định dạng Tab
45
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 177
Bước 1: nhập thô, mỗi lần chuyển cột
nhấn 1 phím Tab.
Bước 2: đặt các vị trí Tab dừng (nên dùng
thước).
Bước 3: chọn kiểu lắp đầy trước mỗi vị trí
Tab dừng (phải vào menu lệnh).
Định dạng Tab
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 178
Đặt một vị trí Tab dừng (nên dùng thước) Nếu đã nhập thô, phải đánh dấu chọn. Click mouse tại phía trái của ruler để chọn
loại Tab dừng. Click mouse lên ruler tại vị trí cần dừng.
Định dạng Tab
Loại Tab dừng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 179
Sử dụng menu lệnh: Tại Tab Home trên
thanh ribbon, tớinhóm paragraph, mởcửa sổ paragraph,chọn tab
Định dạng Tab
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 180
Định dạng Tab
46
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 181
Sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon:Các công cụ trong nhóm Paragraph baogồm Bullets, Numbering, Multilevel list
Định dạng bullets & numbering
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 182
- Bullets: Chọn các biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạnvăn bản
Định dạng bullets & numbering
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 183
Định dạng bullets & numbering
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 184
Định dạng bullets & numbering
Chọn văn bản
Kết quả
Thực hiện lệnh
47
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 185
- Multilevel List: hệ thống phân cấp các ký tự đầu mỗiparagraph.
Định dạng bullets & numbering
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 186
Đặt con trỏ văn bản vào đoạn cần tạoTại tab Insert trên thanh ribbon, chọn Drop cap trongnhóm text, chọn Drop cap Options
Định Drop Cap
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 187
Định dạng khung & nền- Chọn đoạn văn bản cần tạo khungnềnTrên tab Home của thanh Ribbon, chọn Border trong nhóm paragraph chọn Borders and Shading
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 188
Định dạng khung & nền
Khung cho đoạn văn bản
48
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 189
Tạo nền cho paragraphĐịnh dạng khung & nền
Chọn màu nền
Màu bổ sung
Mật độ nền
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 190
Khái niệm:
Style là một tập hợp các định dạng về Font,Paragraph, Tab, Bullets do người dùng thiết lập,dung làm bộ mẫu định dạng các đoạn văn bảnkhác.
Mỗi Style có một tên gọi do máy tính đặt (các dạngstyle chuẩn) hoặc người dùng đặt
Định khuôn dạng chung
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 191
Các loại Style: Character Style: khuôn mẫu ký tự, chỉ có tác động lên
văn bản đã chọn. Paragraph Style: khuôn mẫu đoạn, tác động lên toàn bộ
đoạn văn bản. Table Style: khuôn mẫu phục vụ cho định dạng Table. List Style: khuôn mẫu phục vụ cho tạo các danh sach. Mặc định khi tạo văn bản mới style có tên là Normal.
Định khuôn dạng chung
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 192
Tạo Style mớiVào tab Home trên
thanh Ribbon, chọn
nhóm Style, Sau đó
chọn new Style
49
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 193
Tạo Style mớiGõ tên Style
Lựa chọn định dạng
Định dạng chi tiết
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 194
Styles Type: lựa chọn kiểu áp dụng, mặc định làparagraph.
Style Base on: chọn kiểu style có sẵn để sửa lại.
Style following paragraph: chọn style cho đoạnkế tiếp.
Vào Format để định dạng chi tiết.
Tạo Style mới
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 195
Hiệu chỉnh Style
R_click vào Style muốnhiệu chỉnh chọn Modify.
Hiệu chỉnh lại tên, Fontchữ, Tab, Frame,Numbering,...
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 196
Hiệu chỉnh Style
Hiệu chỉnh chi tiết
50
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 197
Sử dụng Style
Đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần địnhStyle.
Vào tab Home, tới nhóm Style trên thanhRibbon
Click vào tên Style cần dùng.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 198
Định dạng khổ giấy, đặt lề văn bảnChọn Tab Page Layout trênthanh công cụ Ribbon tìm tớinhóm Page Setup.- Margins: Căn lề cho văn
bản- Orientation: Chọn chiều
khổ giấy- Size: Lựa chọn khổ giấy
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 199
Đặt lề chọnMargins, nhấpchọn mục CustomMargins Khoảng cách từ mép
giấy đến văn bản
Lề đóng tập tài liệu
Khoảng cách tiêu đề đầu trang & cuối trang
Chọn cách áp dụng
Định dạng khổ giấy, đặt lề văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 200
Thiết lập cở giấy
Thiết lập mặc định
Định dạng khổ giấy, đặt lề văn bản
51
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 201
Thực hiện lệnh inVào File/ Print
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 202
Nhóm lệnh Header & Footertrong Tab lệnh Insert trênthanh Ribbon.Nhấp chọn biểu tượngtương ứng (Header hoặcFooter)
Đặt tiêu đề đầu/ cuối trang
Một danh sách các mẫu xuất hiện, bạn có thể chọn mộtmẫu bất kỳ trong danh sách này. Sau khi chọn xong con trỏ chuột sẽ trỏ tới vị trí Header hoặc Footer
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 203
Trên thanh công cụ Ribbon xuất hiện một Tab Designlệnh mới dùng để tùy chỉnh Header Footer
Đặt tiêu đề đầu/ cuối trang
+ Nhóm Header & FooterHeader: Lựa chọn danh sách mẫu HeaderFooter: Lựa chọn danh sách mẫu FooterPage Number: Chèn số trang vào văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 204
+ Nhóm lệnh Insert: Chophép chèn thêm các tham sốvào Header hoặc Footer. Date & Time: Thông tin về
ngày tháng hiện thời. Quick Parts: Chèn các
trường, các thuộc tính củavăn bản.
Đặt tiêu đề đầu/ cuối trang
Picture: Chèn thêm các hình ảnh. Clip Art Pane: Chèn thêm các Clip Art
52
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 205
+ Nhóm Navigation: Chophép tạo nhiều định dạngHeader và Footer trong cùngmột văn bản.
Đặt tiêu đề đầu/ cuối trang
Goto Header: Di chuyển con trỏ chuột tới HeaderGoto Footer: Di chuyển con trỏ chuột tới FooterPrevious Section: Chuyển về vùng Header, Footer trướcNext Section: Chuyển tới vùng Header, Footer tiếptheo
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 206
Đặt tiêu đề đầu/ cuối trangNhóm lệnh OptionsDifferent First Page: tạoHeader, Footer riêng cho trangđầu tiên trong văn bản.Different Odd & Even Pages: tạo Header, Footer cho trangchẵn, lẻ khác nhau.Show Document Text: hiển thịnội dung văn bản khi đang chỉnhsửa Header, Footer
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 207
+ Nhóm lệnh Position: thiết lập độ rộng của Header,Footer.
.
Đặt tiêu đề đầu/ cuối trang
Header from Top: Khoảng cách từHeader xuống đến nội dung vănbản.Footer from Bottom: Khoảng cáchtừ Footer lên đến nội dung văn bản.
+ Nhóm lệnh Close: Bạn nhấp chọn nút Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa Header, Footer.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 208
Đánh số trangTrong tab Insert trên thanh Ribbon, trong nhóm header and footer, click chọn page number
Chèn trang tương ứngcác vị trí khác nhau trênvăn bản
Nối tiếp với phần trước
Số trang bắt đầu
Dạng số thứ tự
53
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 209
Chèn các đối tượng vào văn bản
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 210
Chèn một trang mới
1. Chọn vị trí cần chèn2. Chọn tab lệnh INSERT
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 211
Chèn hình ảnh Để chèn một File ảnh từ ổ đĩa cứng vào văn bản bạn
thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Nhấp trỏ chuột tại vị trí cần chèn File ảnh vào
văn bản. Bước 2: Từ thanh công cụ nhấp chọn Tab Insert, tìm tới
nhóm Illustrations, nhấp chọn biểu tượng Picture.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 212
Cửa sổ Insert Picture xuất hiện, tìm tới File ảnh cần chènvào văn bản, nhấp chọn File này rồi nhấn nút Insert.
Chèn hình ảnh
54
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 213
Bước 3: Tùy chỉnh hình ảnh trên văn bản.- Nhấp chuột chọn hình ảnh trên văn bản. Một Tab lệnhmới (Format) xuất hiện trên thanh công cụ Ribbon, tablệnh Format chứa hầu hết các lệnh thao tác với hình ảnhtrên văn bản.
Hiệu chỉnh hình ảnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 214
- Online Picture thực chất là các hình ảnh được MicrosoftWord cung cấp sẵn với nhiều chủ đề khác nhau.
- Để chèn Online Picture vào văn bản, nhấp chọn biểutượng Online Picture trong nhóm lệnh Illustrations vàmáy tính có kết nối internet.
Chèn hình ảnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 215
Bảng Online Picture xuất hiện như hình dưới đây:
Chèn hình ảnh
Nhập chủ đề hình ảnh tìmkiếm để tìm kiếm trênmạng internet
Nhập chủ đề hình ảnh tìmkiếm để tìm kiếm trong thưviện hình ảnh của microsoftoffice word
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 216
- Để chèn một đối tượng Shape vào văn bản chúng ta nhấp chọnbiểu tượng Shape trên thanhcông cụ Ribbon.
- Một danh sách các đối tượngShape được liệt kê như hình bên
- Tiếp theo chọn hình cần vẽ, giữchuột rồi vẽ lên vị trí thích hợptrên văn bản.
Chèn đối tượng Shape
55
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 217
Công việc tiếp theo là tùy chỉnh các thuộc tính cho đốitượng Shape. Chúng ta quan tâm tới Tab Format trênthanh công cụ Ribbon.
Trong Tab lệnh này có nhiều nhóm lệnh tương tự trong phần chènhình ảnh vào văn bản.
Hiệu chỉnh Shape
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 218
Muốn nhập nội dung cho AutoShapes (chuyển AutoShapesang TextBox). R_Click vào đối tượng Add Text
Nhập nội dung cho Shape
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 219
- Đối tượng SmartArt làmột thư viện các sơ đồtheo nhiều chủ đề kiểudáng khác nhau
- Để sử dụng đối tượng nàytừ nhóm lệnh Insert chọnSmartArt.
- Hộp thoại Choose aSmartArt Graphic xuấthiện như hình bên.
Chèn đối tượng SmartArt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 220
Giả sử chúng ta liệt kê các đầu sách theo chủ đề khác nhau,chọn kiểu Hierarchy List.
Chèn đối tượng SmartArt
56
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 221
Kết quả trên nội dung văn bản sẽ được bổ sung một đốitượng SmartArt như hình dưới đây:
Chèn đối tượng SmartArt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 222
- Để nhập nội dung cho các thành phần trong một đối
tượng SmartArt nhấp trỏ chuột trực tiếp lên thành phần
đó hoặc nhấp phải chuột và chọn Edit Text.
- Để tùy chỉnh đối tượng SmartArt, vào Tab lệnh Design
và Format trên thanh công cụ Ribbon.
Chèn đối tượng SmartArt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 223
Các nhóm lệnh Tab Design
Nhóm lệnh Create Graphic
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 224
- Text Pane: Tắt bật hộp thoại Text Pane bên trái đốitượng SmartArt.
- Promote: Chuyển đối tượng Shape hiện tại lên cấp caohơn. Ví dụ trong hình ảnh dưới đây bạn nhấp chọn vàođối tượng “Tin học cơ bản”.
Sử dụng Promote
Các nhóm lệnh Tab Design
57
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 225
- Demote: Chuyển đối tượng Shape đang chọn xuống một cấp.- Right to Left: Đảo chiều các đối tượng Shape trong SmartArt
Right to Left
- Move Up: Di chuyển đối tượng Shape lên phía trên một vị trí.- Move Down: Di chuyển đối tượng Shape xuống phía dưới một
vị trí.
Các nhóm lệnh Tab Design
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 226
Nhóm lệnh Shapes: Tương tự như khi thao tác với đối tượngShape
- Larger: Tăng kích thước của thành phần được chọn trong đốitượng SmartArt lên 1 đơn vị.
- Smaller: Tăng kích thước của thành phần được chọn trongđối tượng SmartArt lên 1 đơn vị.
Các nhóm lệnh Tab Format
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 227
Nhóm lệnh Shape Styles: Tương tự như khi thao tác vớiđối tượng Shape.
Nhóm lệnh WordArt Styles: Chúng ta sẽ tìm hiểu nhómlệnh này khi làm việc với đối tượng WordArt.
Nhóm lệnh Arrange: Tương tự như khi thao tác với đốitượng Shape.
Nhóm lệnh Size: Tương tự như khi thao tác với đốitượng Shape.
Các nhóm lệnh Tab Format
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 228
- Nhấp chọn biểu tượngSymbol trên thanh công cụRibbon, một danh sách liệtkê các Symbol xuất hiện,hãy nhấp chuột để chọnbiểu tượng cần chèn vàovăn bản.
Chèn ký tự đặc biệt
58
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 229
- Nhấp chọn mụcMore Symbolsđể có thêm sựlựa chọn. Hộpthoại Symbolxuất hiện nhưbên.
Chèn ký tự đặc biệt
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 230
Ứng dụng trình bày công thức toán học theo mẫu.
Nhấp chọn biểu tượng Equation trên thanh công cụ.Danh sách liệt kê các kiểu công thức xuất hiện như hìnhdưới đây
Chèn công thức toán học
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 231
Nhấp chuột chọntới dạng công thứcphù hợp nhất vớinội dung mà bạndự định trình bày.
Sau bước này mộtđối tượng Equationsẽ được chèn vàonội dung văn bản.
Chèn công thức toán học
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 232
- Để hiểu chỉnh nội dung cho Equation chúng ta nhấp chọnTab Design trên thanh công cụ Ribbon
Hiệu chỉnh công thức toán học
59
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 233
Bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 234
Một bảng biểu (table) là một hình chữ nhật gồm: Có nhiều dòng (rows). Nhiều cột (columns). Phần giao của dòng và cột gọi là ô (cell). Ngoài ra trên một trang cũng có thể chia thành
một vài cột giống như cột báo.
Một số khái niệm
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 235
Bước 1: Đặt con trỏ chuộttại vị trí cần chèn bảngbiểuBước 2: Từ thanh công cụRibbon nhấp chọn TabInsert và tìm tới nhómTables.
Cách tạo bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 236
Tạo bảng bằng cách lựa chọncấu trúc có sẵn: Trong mụcInsert Table di chuyển chuộtđể chọn cấu trúc bảng mànmình cần tạo, với số hàng, cộtlà số các ô vuông nhỏ đượcchọn trong danh sách. Nhưhình bên chúng ta sẽ chènmột bảng gồm có 2 hàng 3cột vào nội dung văn bản.
Cách tạo bảng biểu
60
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 237
Nhập số cột
Nhập số dòng
Click ok
Cột bằng nhau
Bao dữ liệu
Nhớ cho lần sau
Vừa với web
Tạo bảng bằng hộp thoại Insert Table: Chọn InsertTable
Cách tạo bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 238
Tạo bảng bằng QuickTables: Bạn nhấp chọnbiểu tượng Quick Tablestrên menu nhanh. Mộtdanh sách các bảng mẫusẽ xuất hiện như hìnhbên.Nhấp chọn một mẫu bất
kỳ để thêm vào nội dungvăn bản.
Cách tạo bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 239
Đưa chuột vào ô cần nhập Di chuyển dùng phím mũi tên lên, xuống, Tab (đi
tới) or Shift +Tab (đi lùi). Thay đổi kích thước: dùng mouse click trên đường
biên để thay đổi kích thước.
Nhập nội dung
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 240
Để căn chỉnh độ rộng, chiều cao cho các Cell trongbảng ta có thể thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Chọn Cell hoặc nhóm Cell cần căn chỉnh độrộng, chiều cao.
- Bước 2: Nhấp chuột tab Layout trên thanh công cụRibbon chọn tới nhóm Cell size.
Hiệu chỉnh
61
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 241
Để thay đổi độ rộng hay chiều cao cho ô bạn nhập thẳng giá trị
vào hai ô nhập Table Column With và Table Row height
Table Row Height: Thay đổi chiều cao
Table Column With: Thay đổi độ rộng
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 242
- AutoFit Content: Thay đổi độ rộng của Cell theo nộidung
- Auto Fit Window: Thay đổi độ rộng của Cell theo độrộng của văn bản.
- Fixed Column With: Cố định theo giá trị độ rộng hiệntại
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 243
Cell Margins: Căn lề cho nội dung trong ô, để thực
hiện bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô cần đặt lề cho nội
dung.
- Bước 2: Nhấp chọn biểu tượng Cell Margins, hộp
thoại Table Option xuất hiện.
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 244
+ Default cell margins:Đặt lề cho ô bằng cáchnhấp giá trị cho các mụcTop, Bottom, Left,Right.+ Default cell spaceing:Tích chọn mục này đểthiết lập khoảng cáchgiữa các ô.+ Options: Tích chọnmục này để tự động điềuchỉnh cỡ ô theo nộidung.
Hiệu chỉnh
62
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 245
Chọn dòng/ cột/ cell/ table:thực hiện theo một trong cáccách sau:Cách 1: Nhấp chuột chọn tớiô cần lựa chọn trên Table.Cách 2: Sử dụng công cụtrên thanh Ribbon bằng cáchnhấp chọn Tab Layout tìm tớinhóm Table chọn biểu tượngSelect sau đó chọn SelectRow/ Column/Cell/ Table.
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 246
Chèn dòng/ cột:Bước 1: Nhấp chuột tới vị trị cần thêm dòng/cột trênbảng.Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây:+ Từ thanh Ribbon chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnhRows & Columns.
Chèn dòng bên trên vị trí con
trỏ
Chèn cột bên dưới vị trí con trỏ
Chèn cột bên trái vị trí con trỏ
Chèn cột bên phải vị trí con trỏ
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 247
Các thao tác xóa như: Table/ rows/columns/ Cell tương tự như Insert.
- Bước 1: Nhấp chuột chọn tới cộtcần xóa trong bảng
- Bước 2: Thực hiện theo một trongcác cách sau đây:
+ Nhấp chọn Tab Layout, tìm tớinhóm lệnh Rows & Columns, tiếp theonhấp chọn nút Delete, chọn DeleteTable/ Delete Columns/ Delete rows/Delete Cells.
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 248
+ Nhấp phải chuột chọn Delete Cells và chọn vị trí cần xóa
Hiệu chỉnh
63
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 249
Trộn các ô lại với nhau
Bước 1: Chọn nhóm Cell cầngộp
Bước 2: Thực hiện theo mộttrong các cách sau:
+ Nhấp phải chuột chọn MergeCells
+ Nhấp chọn Tab Layout trênthanh Ribbon tìm tới nhóm Mergerchọn nút Merger Cells.
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 250
Tách một ô thành nhiều ô- Bước 1: Chọn nhóm ô cần tách- Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau:+ Nhấp phải chuột chọn Split Cell+ Chọn Tab Layout trên thanh công cụ Ribbon, tìm tớinhóm lệnh Merge nhấp chọn Split Cells.
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 251
Bằng một trong hai cách trên hộp thoại Split Cellsxuất hiện như hình dưới đây:
Sau đó nhập số dòng, số cột cần tách và nhấn nút OK
Hiệu chỉnh
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 252
Trong phần này chúng ta sẽ quan tâm tới các công cụtrong Tab Design trên thanh Ribbon.Nhóm Table Styles: Dùng để thiết lập Style cho bảng
biểu
Trang trí bảng biểu
64
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 253
Thay đổi màu nền cho bảngbiểu: Cách thay đổi màu nềncho một hoặc một nhómCell như sau:- Bước 1: Nhấp chọn nhóm
Cell cần thay đổi màu nền- Bước 2: Nhấp chọn
Shading trong nhómTable Style của TabDesign và chọn màu cầntô.
Trang trí bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 254
Thiết lập Border cho bảng: chúng tacó thể thay đổi nét vẽ cho các đườngBorder của bảng, cách thực hiện nhưsau:- Bước 1: Nhấp chọn Cell hoặc
nhóm Cell cần hiệu chỉnh Border- Bước 2: Nhấp chọn biểu tượng
Border trong nhóm lệnh TableStyles. Một danh sách lựa chọnxuất hiện như hình dưới đây:
Trang trí bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 255
Trang trí bảng biểu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 256
Để hiệu chỉnh Border, Microsoft Word 2013 còn cung cấpnhững công cụ rất mới và tiện ích. Chúng ta hãy quan sátcác công cụ trong nhóm Draw Borders
Trang trí bảng biểu
65
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 257
Bước 1: Bôi đen bảng cần sắp xếpBước 2: Nhấp chọn biểu tượng SortHộp thoại sau sẽ xuất hiện
Sắp xếp
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 258
Chú ý: trong bảng có trộn và tách ô thì các lệnh sắp xếp sử dụngkhông an toàn.
Các trường cần sắp xếp (tối đa là 3
trường và ưu tiên từ trên
xuống)
Kiểu dữ liệu cột điều kiện
Sắp xếp tăng dầnSắp xếp giảm
dầnSắp xếp
có loại trừ dòng tiêu
đề hay không
Sắp xếp
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 259
Đặt con trỏ chuột vào ô cần tính/ Formula trên thanhRibbon.
Tính toán
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 260
Dùng để tạo các văn bản mẫu dựa vào danh sách chotrước như là thư mời họp, thư thông báo,… Gồm 3bước: Tạo tập tin dữ liệu: Gồm bảng dữ liệu các thông tin Tạo tập tin mẫu chừa trống để điền thông tin vào Dùng chức năng mail merge của word để phát sinh
ra các mẫu
Mail Merge
66
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 261
Soạn tập tin dữ liệu và lưu lại theo mẫu sau (ví dụ têntập tin lưu lại là: dulieu.docx)
Lưu ý: Tiêu đề của bảng dữ liệu không nên gõ dấu tiếngViệt
Tạo tập tin dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 262
Soạn tập tin mẫu để gửi và lưu lại theo mẫu sau (ví dụ têntập tin lưu lại là: mau.docx)
Tạo tập tin mẫu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 263
Ghép dữ liệu vào mẫuChọn thẻ Mailings/ Start Mail Merge/ Step by Step Mail Merge Wizard…
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 264
Bước 1: Chọn Letters
Ghép dữ liệu vào mẫu
Chọn Letters
Qua bước 2
67
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 265
Ghép dữ liệu vào mẫu
Chọn Startfrom existingdocument
Mở tập tin mẫu
Bước 2: Mở tập tin mẫu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 266
Ghép dữ liệu vào mẫu
Qua bước 3
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 267
Ghép dữ liệu vào mẫuBước 3: Mở tập tin dữ liệu
Mở tập tin dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 268
Chọn đường dẫn chứa tập tin dữ liệu, sẽ xuất hiện hộpthoại.
Ghép dữ liệu vào mẫu
68
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 269
Ghép dữ liệu vào mẫu
Chọn qua bước kế tiếp
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 270
Ghép dữ liệu vào mẫu
Để đưa dữ liệu vào mẫu
Bước 4: Ghép dữ liệu vào mẫu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 271
Ghép dữ liệu vào mẫu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 272
Chọn từng thuộc tính để đưa vào mẫu cho đến hết tất cả cácthuộc tính.
Ghép dữ liệu vào mẫu
Chọn qua bước kế tiếp
69
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 273
Ghép dữ liệu vào mẫuBước 5: Xem lại kết quả
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 274
Ghép dữ liệu vào mẫuBước 6: Hoàn tất và chọn in ấn
In ra máy in
Trộn lại đưa vào tập tin mới
MICROSOFT EXCEL
Khoa Công nghệ thông tinCao đẳng Phát thanh – Truyền hình II
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 276
1. Tên gọi: Excel, Microsoft Excel2. Ứng dụng: Là một chương trình xử lý bảng tính
cho phép mở và thi hành một lượt nhiều bảngtính.
3. Tên chương trình là: excel.exe4. Tên mở rộng mặc định của các file soạn bằng
Excel: *.xlsx
Giới thiệu chung
70
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 277
Để khởi động Microsoft Excel (ME) 2013, tanhấp đúp vào biểu tưởng có sẵn trên mànhình Desktop.
Khởi động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 278
Màn hình chờ của ME.Khởi động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 279
Một cửa sổ giời thiệu sẽ xuất hiện như sau:Khởi động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 280
Màn hình Excel
71
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 281
1. Workbook (file): cửa sổ bảng tính.
2. Sheet: các loại thành phần của bảng tính.
3. Row: gồm tối đa 65536 dòng được đánhsố từ 1.
4. Column: tối đa 256 cột được đánh số từA .. IV hoặc từ 1 .. 256.
Màn hình Excel
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 282
5. Cell: giao của dòng và cột, có 2 cách xácđịnh vị trí ô.
o Rchỉ_số_ dòngCchỉ_số_cột_dạng_số
o Chỉ_số_cột_dạng_chữChỉ_số_ dòng
Ví dụ R5C2 hoặc B5
Màn hình Excel
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 283
Một số thao tác thể hiện
1. Ẩn/ hiện thanh công cụ: [menu] File/
Options/Advanced/ chọn tên thanh công
cụ tương ứng.
2. Chế độ Zoom: [menu] View/ Zoom phóng
to thu nhỏ bảng tính để dể quan sát và
xử lý.Khoa CNTT – CĐ PTTH II 284
Một số thao tác thể hiện3. Chế độ Normal View (trong menu View):
Thể hiện file là một lưới các ô, chỉ quantâm chủ yếu dữ liệu, không quan tâmchế độ phân trang.
4. Chế độ Page Break View [menu] Pagelayout/ Breaks: Thể hiện file cùng cácdấu phân cách các trang khi in.
72
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 285
Quy trình làm việc1. Tạo mới tập tin tin: File / New.
o Mở tập tin Excel: File / Open.2. Chọn sheet làm việc
a. Nhập liệub. Lập công thứcc. Thực hiện các thao tác sắp xếp, trích lọc
trên cơ sở dữ liệu …d. Trình bày và in ấn
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 286
Quy trình làm việc
3. Lưu tập tin: File/ Save hoặc Save As.
4. Bảo mật tập tin: Trong hộp thoại SaveAs chọn đường dẫn chọn Tool/ GeneralOption
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 287
Cách nhập dữ liệu Nhập dữ liệu vào ô:
o Chọn ô cần nhập.
o Nhập dữ liệu: Dữ liệu nhập sẽ hiện trong ôvà thanh công thức.
o Kết thúc nhập: Nhấn Enter, nếu sau khinhập mà muốn bỏ dữ liệu khi chưa nhấnEnter thì nhấn phím Escape.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 288
Cách nhập dữ liệu Điều chỉnh dữ liệu:
o Chọn ô cần chỉnh dữ liệu.
o Nhấn phím F2 hoặc D-click.
o Click Mouse trên thanh Formula tại vị trícần chỉnh.
o Kết thúc nhập: Nhấn Enter.
73
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 289
Vị trí số mặc định nằm ở bên phải ô và códạng General number.
Khi nhập có dấu $ ở đầu thì số có dạngCurrency.
Khi số nhập quá lớn thì số sẽ có dạng sốmũ (Vd số 1500000 sẽ được hiển thị là1.50E+06).
Kiểu số
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 290
Ngày và thời gian cũng là dữ liệu kiểu số.
Nếu muốn nhập số vào ô dưới dạng chuỗithì phải nhập dấu ’ (nháy đơn) trước. Chuỗisố sẽ được canh sát lề trái cột.
Kiểu số
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 291
Các giá trị text sẽ được mặc định viêtsát lề trái của ô (có thể thay đổi bằngđịnh dạng).
Muốn viết nhiều dòng trong ô, sử dụngAlt + Enter.
Kiểu chuỗi
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 292
Việc quyết định đạnhdạng các đơn vị tiềntệ, ngày, giờ, … phụthuộc vào ControlPanel.
Nhập liệu cho ô
74
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 293
Luôn bắt đầu bằng dấu “=“
Các ô công thức thường có liên quan (thamchiếu) đến các ô giá trị hoặc ô công thức đãcó sẵn.
Trong ô công thức có nhiều tham số, cáctham số được cách nhau bởi kí tự được quyđịnh trong Control Panel/Clock, Language,and Region/Region/Additional Settings.
Nhập công thức
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 294
Một chuỗi trong công thức được đặctrong dấu “ ”
Gõ công thức từ bàn phím hoặc[menu] Formulas/ Insert Function đểđược hướng dẫn hoặc click biểutượng Insert Function.
Nhập công thức
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 295
Nhập công thức
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 296
Sao chép công thức: Đặt con trỏ mouse tạivị trí Fill handle của ô công thức B2, D-mouse sang các ô khác (B3, B4). Khi đó tađược kết quả tương ứng là 100 và 28.
Nhập công thức
75
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 297
Chọn ô, nhập dấu = Click chuột lên ô có công thức cần tham
chiếu (hoặc nhập địa chỉ ô) Nhập phép toán cần dùng. Click chuột lên ô có công thức cần tham
chiếu tiếp theo. Nhấn phím Enter. Xuất hiện kết quả.
Đưa địa chỉ ô vào công thức
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 298
Nhập ngày tháng vào máy tính. Thiết lập môi trường sử dụng Excel:
o Vào Control Panel/ Panel/Clock,Language, and Region/Region ChọnFormats.
Kiểu ngày tháng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 299
Kiểu ngày tháng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 300
Phân loại các ôCó các dạng ô: Ô chứa giá trị nhập liệu từ bàn phím:
o Text: chứa ký tựo Number: number, currency, date, time,… Ô chứa kết quả của một công thức: giá trị ô
này phụ thuộc một số ô khác trong bảng tính Chú thích cho ô: Comment
76
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 301
Chọn 1 ô: click vào ô. Chọn 1 cột: click vào chỉ số cột. Chọn 1 dòng: click vào chỉ số dòng. Chọn toàn bảng tính: click vào vùng giao
nhau của tiêu đề dòng và cột.
Chọn vùng bảng tính
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 302
Chọn 1 số ô liên tiếp: click ô đầu tiên vàkéo Mouse. Chọn/ bỏ chọn một số ô: giữ thêm Ctrl khi
thực hiện thao tác chọn các ô này.
Chọn vùng bảng tính
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 303
Chọn ô cần định dạng vào Format/Cell.
o Number: cách thể hiện giá trị của ô.o Alignment: vị trí, hướng chữ, trộn ô,…o Font, Border, Fill, Protection.o Hoặc dùng các công cụ trên [Menu]
Home.
Định dạng font chữ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 304
Thay đổi độ rộng cột: kéo biên tiêu đề cột.
Thay đổi chiều cao dòng: kéo biên tiêu đềdòng.
Chỉnh độ rộng cho vừa khít với dữ liệu:double click tại biên tiêu đề dòng/ cột.
Hiệu chỉnh dòng và cột
77
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 305
Co/ giãn font chữ cho vừa với độ rộng
cột.
• Format/ Cell/ Alignment/ Shrink to fit
Trộn các ô: Format Cells/ Alignment/
Merge Cells hoặc Home/Merge Cells
Hiệu chỉnh dòng và cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 306
Chèn dòng/ cột:
• Home/ Insert/ Insert sheet Rows.
• Home/ Insert/ Insert sheet Columns.
Xóa dòng/ cột
• Home/ Delete/ Delete sheet Rows.
• Home/ Delete / Delete sheet Columns.
Hiệu chỉnh dòng và cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 307
Xóa dữ liệu vùng: chọn vùng, nhấn
phím Del.
Hiệu chỉnh dữ liệu vùng: Chọn vùng,
nhấn F2.
Thao tác trên vùng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 308
Sao chép dữ liệu vùng: việc sao chép các
giá trị ô nguồn có tính chất như thế nào thì
ô đích sẽ có cùng tính chất.
Thao tác trên vùng
78
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 309
Muốn việc sao chép thay đổi ta có cáchsao chép đặc biệt:
• Chọn ô nguồn• R_Click/ Copy• Chọn ô đích• R_Click/ Paste Special…• Chọn tính chất
Thao tác trên vùng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 310
Các ô công thức thường có liên quan (thamchiếu) đến các ô giá trị hoặc ô công thức nàocó sẵn.
Khi thực hiện việc sao chép ô công thức cácđịa chỉ ô được thay đổi cho tương thích.
Ví dụ:
Địa chỉ tương đối
Ô nguồn D 6 = A 3 + 2 * C 4
Ô đích G 5 = D 2 + 2 * F 3
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 311
Khi thực hiện việc sao chép ô công thứcthành phần của các địa chỉ ô không bị thayđổi. Các thành phần không bị thay đổi đượcgọi là địa chỉ cố định.
Ví dụ: địa chỉ $A$3 là địa chỉ tuyệt đối.
Địa chỉ tuyệt đối
Ô nguồn D 6 = $A $3 + 2 * C 4
Ô đích G 5 = $A $3 + 2 * F 3Khoa CNTT – CĐ PTTH II 312
Là địa chỉ mà chỉ có 1 thành phần (dònghoặc cột) được cố định.
Ví dụ:
• A$3 là địa chỉ cố định dòng.
• $A3 là địa chỉ cố định cột.
• Sử dụng phím F4 lúc nhập dữ liệu để thayđổi địa chỉ: Tương đối/ tuyệt đối/ hỗn hợp.
Địa chỉ hỗn hợp
79
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 313
Ví dụ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 314
Vùng địa chỉ liên tiếp:• Dạng 1: Địa chỉ ô góc trái trên: Địa chỉ ô góc
phải dưới.• Dạng 1: Địa chỉ ô góc trái trên..Đại chỉ ô góc
phải dưới.• Ví dụ: A1..D4 hoặc A1:D4
Vùng địa chỉ rời rạc: thường được liệt kêtrong cặp dấu ()• Ví dụ: (A1..B2, C4, D2..E6)
Vùng địa chỉ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 315
Để dễ hình dung ra ý nghĩa các vùng địa chỉ
thường nên đặt tên cho các vùng dữ liệu
này.
Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên.
Đặt tên vùng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 316
Đặt tên vùng
Gõ tên vùng
80
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 317
Điền tự động các giá trị.a. Nhập cùng lúc một giá trị cho nhiều ô:
o Chọn các ô.o Nhập giá trịo Nhấn Ctrl + Enter.o Hoặc Ctrl + D: Sao chép dữ liệu ô kế trên.o Hoặc Ctrl + R: Sao chép dữ liệu ô kế bên
trái.
Điền dãy số tự động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 318
b. Lặp lại nội dung một số ô
text.
o Nhập các giá trị ban đầu.
o Đánh dấu chọn dãy ô gốc
o Kéo đủ số lượng.
Điền dãy số tự động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 319
c. Điền nội dung một số ô theo danh sáchcho trước.
o Nhập danh sách (*)o Nhập các giá trị vào vùng List entries/
Add/OK.o Gõ giá trị nằm trong danh sách vừa nhập.o Kéo đủ số lượng.
Điền dãy số tự động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 320
c. (*) Nhập danh sách vào File/ Options/Advanced/ Edit Custom Lists
Điền dãy số tự động
81
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 321
d. Tạo dãy số tuyến tính.
o Nhập các giá trị ban đầu.
o Đánh dấu chọn dãy số
gốc.
o Kéo M đủ số lượng.
Điền dãy số tự động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 322
e. Điền tự động các công thức
o Nhập công thức ban đầu.
o Đánh dấu chọn ô gốc.
o Kéo M đủ số lượng, công thức sẽ được
biến đổi cho tương ứng.
Điền dãy số tự động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 323
f. Điền tự động các công thức
o Nhập giá trị ban đầu
o Chọn vùng.
o Home/ Fill/ Series
Điền dãy số tự động
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 324
Chọn ô
R_Click/ Insert comments
Gõ nội dung chú thích.
Nhập chú thích
82
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 325
1. Ẩn/ hiện một workbook:
Vào menu View / Hide
Vào menu View / Unhide
2. Chọn đổi tên, thêm, xóa, sao chép, di
chuyển một sheet. R_Click trên thanh quản
lý sheet.
Một số thao tác trên sheet
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 326
3. Thao tác cố định một số dòng, cột:[menu] View/ Freeze Panes
Cố định một số dòng trên: chọn tại ô sátlề trái.
Cố định một số cột trái: chọn tại ô sát lềtrên.
Cố định một số dòng trên và một số cộttrái bất kỳ: đặt con trỏ ô tại vị trí cần cốđịnh.
Một số thao tác trên sheet
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 327
4. Thao tác chia vùng trên cùng 1 Sheet[menu] View/ Split
Tách một số dòng trên: chọn tại ô sát lề trái Tách một số cột trái: chọn tại ô sát lề trên. Tách một số dòng trên và một số cột trái
bất kỳ: đặt con trỏ ô tại vị trí cần tách.
Một số thao tác trên sheet
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 328
Các lỗi khi tính toán trong ExcelMã loại Ý nghĩa##### Giá trị trong ô quá dài so với độ rộng của ô.
#VALUE! Kiểu của đối số và phép toán không phù hợptrong công thức.
#DIV/0! Trong công thức chia bởi giá trị 0
#NAME? Khi Excel không nhận biết chuỗi text trongcông thức.
#N/A Khi dò tìm không thành công#REF! Khi tham chiếu ô không hợp lệ
#NUM! Khi tính toán kết quả số quá lớn
#NULL! Khi phần giao của 2 vùng không có.
83
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 329
Công thức tổng quát:
=<Tên hàm>(Danh sách đối số)
Tên hàm: do Excel quy định (Sum,Average, Max,…), không phân biệt chữthường, hoa.
Đối số: có thể là số, một vùng, địa chỉ ô,phép toán, tên hàm.
Các hàm trong Excel
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 330
Ý nghĩa: Tính giá trị tuyệt đối của biểu thứcsố.
Ví dụ: ABS(-25) 25
ABS(number)
Các hàm số học
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 331
Ý nghĩa: Tính căn bậc hai của biểu thức số.
Ví dụ: SQRT(25) 5.
Sqrt (number)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 332
Ý nghĩa: lấy phần nguyên của một số (sốnguyên bên trái và gần nhất với số đã cho). Đối số: Giá trị, hoặc địa chỉ ô có giá trị cần
lấy giá trị nguyên. Giá trị trả về: Phần nguyên của một số.Ví dụ:• Int(12.1) 12 ; Int(-12.1) -13• Int(12.9) 12 ; Int(-12.9) -13
Int(number)
84
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 333
Ý nghĩa: lấy phần dư nguyên khi chianumber cho divisor.
Đối số:
• Number: số bị chia
• Divisor: số chia
Ví dụ:
• Mod(25,7) 4
Hàm mod(number, divisor)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 334
Ý nghĩa: Làm tròn số number theo yêucầu được chỉ định bằng số n. Nếu n>0 thì số được làm tròn đến vị tríphần thập phân được chỉ định. Nếu n=0 thì số được làm tròn đến sốnguyên gần nhất của số number. Nếu n<0 thì số được làm tròn về bêntrái dấu chấm thập phân đến vị trí chỉđịnh.
Round(number, n)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 335
Ví dụ:
o Round(123123.45678,2) 123123.46
o Round(123123.456789,0) 123123
o Round(123123.56789,0) 123124
o Round(123456.789,-2) 123 500
o Round(123446.789,-2) 123 400
Round(number, n)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 336
Sum (number1, number2,…) Ý nghĩa: Tính tổng dãy số Đối số: Các giá trị, địa chỉ, vùng địa chỉ ô
cần tính tổng Giá trị trả về: Giá trị tổng của dãy tham số Ví dụ: Sum(12,13,16) 41
SUM (number1, number2,…)
85
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 337
Tính tổng điểm SV Hương
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 338
Average (number1, number2, …)
Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của dãysố(các phần tử trong dãy số có cùng hệ số)
Đối số: Các giá trị, địa chỉ, vùng địa chỉ ôcần tính trung bình cộng.
Giá trị trả về: Giá trị trung bình cộng của dãytham số
Ví dụ: Average(12,14,16) 14
Average
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 339
Tính điểm TB của SV Hương
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 340
Max (number1, number2,…) Ý nghĩa: Tính giá trị lớn nhất của dãy số. Đối số: Các giá trị, địa chỉ, vùng địa chỉ ô
cần tính giá trị lớn nhất. Giá trị trả về: Giá trị lớn nhất có trong dãy
tham số. Ví dụ: Max(12,24,16) 24
Max
86
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 341
Điểm thi cao nhất môn THCB
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 342
Min (number1, number2,…) Ý nghĩa: Tính giá trị nhỏ nhất của dãy số. Đối số: Các giá trị, địa chỉ, vùng địa chỉ ô
cần tính giá trị lớn nhất. Giá trị trả về: Giá trị nhỏ nhất có trong dãy
tham số. Ví dụ: Min(12,24,16) 12
Min
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 343
Điểm thi thấp nhất môn THCB
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 344
If(logical_text,value_if_true, value_if_fause) Ý nghĩa: tùy theo việc thỏa điều kiện của
biểu thức logical_text sẽ cho ra các kết quảkhác nhau. Giá trị trả về:
o Value_if_true: nếu thỏa điều kiện.o Value_if_fause: nếu không thỏa điều kiện.
Các hàm điều kiện
87
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 345
Xếp loại SV
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 346
SumifSumif (range, criteria, sum range) Ý nghĩa: Cộng các ô trong sum range
(phạm vi cộng) trên các hàng hay cộttương ứng với range (phạm vi xem xét)thỏa điều kiện (criteria). Nếu không cóhàng hay cột trong đối số sum range, hàmsẽ cộng giá trị các ô trong range thỏa điềukiện.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 347
Tính tổng điểm môn THCB cho lớp DL1
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 348
Countif (range, criteria)
Ý nghĩa: Đếm số ô trong vùng rangethỏa điều kiện cho trong criteria.
Countif
88
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 349
Tổng số SV đạt loại Giỏi
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 350
Ý nghĩa: Biểu thức luận lý giúp xác định
một điều kiện đặt ra có đúng hay không?
Biểu thức logic
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 351
Ví dụ: A3 > 5o Nếu A3 = 6 biểu thức trên cho kết quả là
TRUEo Nếu A3 = 4 biểu thức trên cho kết quả là
FALSE
Kết quả trả về:o FALSE (0): Nếu biểu thức saio TRUE (1): Nếu biểu thức đúng
Biểu thức logic
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 352
And (btlg1, btlg2,…) Có kết quả là TRUE chỉ khi mọi biểu thức
đều mang giá trị TRUE.o Vd =AND(3>0,5<8) – KQ TRUE
=AND(3>0,5>8) – KQ FALSEVd = AND (B3>=23, B3<25)
And
89
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 353
OR (btlg1, btlg2, …)
Có kết quả là FALSE chỉ khi mọi biểu
thức đều mang giá trị FALSE.
Vd: =OR(3>0,5<8,0<2) – KQ TRUE
=OR(5>8,-7>0) – KQ FALSE
Or
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 354
Chọn kiểu thể hiện ngày tháng:o Format / Cells / Number / Chọn Date WEEKDAY(serial_number, return_type)
o Ý nghĩa: Cho gia trị thứ (từ 1 đến 7).o Vd: =WEEKDAY(“7/28/2015”,1)–KQ 7 TODAY():
o Ý nghĩa: Cho ngày tháng năm hiện hành(lấy theo ngày hệ thống máy tính).
Các hàm ngày tháng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 355
DAY(serial_number)o Ý nghĩa: Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu
ngày.o Vd: =DAY(“07/28/2015”) – KQ 28.
MONTH(serial_number)o Ý nghĩa: Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu
ngày.o Vd: =MONTH(“07/28/2015”) – KQ 7.
Các hàm ngày tháng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 356
YEAR(serial_number)o Ý nghĩa: Cho giá trị năm của dữ liệu kiểu
ngày.o Vd: =YEAR(“07/28/2015”) – KQ 2015.
DAYS360(start_date, end_date, method)o Ý nghĩa: end_date - start_date = tổng số
ngàyo Vd: =DAYS360(“07/20/2015, “07/28/2015”) –
KQ 8
Các hàm ngày tháng
90
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 357
COUNT(value1, value2, …)
o Ý nghĩa: Đếm các ô chứa giá trị số trongdanh sách.
COUNTA(value1, value2, …)
o Ý nghĩa: Đếm các ô chứa dữ liệu trongdanh sách.
Các hàm thống kê
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 358
COUNT và COUNTA
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 359
Ý nghĩa: Xác định hạng cho giá trị trongvùng_giá_trị theo cách xếp.
Đối số order cách_xếp:
o 0: số lớn mang hạng 1.
o 1: số nhỏ mang hạng 1.
Chú ý: Khi xếp hạng cho 1 danh sách vùnggiá trị thường có giá trị tuyệt đối.
Rank (number, ref, order)
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 360
LEFT(text, num_char)o Ý nghĩa: Cho kết quả là chuỗi con của
chuỗi text được tính từ trái sang phải n kýtự.
o Vd : =LEFT(“ABCD”,2) – KQ : “AB”o =LEFT(“ABCD”) – KQ: “A”
Các hàm chuỗi
91
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 361
RIGHT (text, num_char)o Ý nghĩa: Cho kết quả là chuỗi con của
chuỗi text được tính từ phải sang trái n kýtự.
o Vd : =RIGHT(“ABCD”,2) – KQ : “CD”o =RIGHT(“ABCD”) – KQ : “D”
Right
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 362
MID(text, start_num, num_char)o Ý nghĩa: Cho kết quả là chuỗi con tính từ
vị trí start_num của chuỗi text num_charký tự.
o Vd: =MID(“Microsoft Excel”,6,4) – KQ:“soft”
Mid
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 363
LEN (text)o Ý nghĩa: Cho độ dài của chuỗi text.o Vd: =LEN(“Microsoft Excel”) – KQ :15.(Tính cả khoảng trắng giữa 2 từ)
Len
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 364
LOWER (text)o Ý nghĩa: Chuyển chữ text thành chữ
thường.o Vd: =LOWER(“TRUNG TAM”) – KQ:
“trung tam”
Lower
92
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 365
UPPER (text)o Ý nghĩa: Chuyển chữ text thành chữ hoa.o Vd: =UPPER(“trung tam”) – KQ: “TRUNG
TAM”
Upper
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 366
PROPER (text)o Ý nghĩa: Chuyển các ký tự đầu từ của
chuỗi text thành chữ hoa.o Vd: =PROPER(“trung tam”) – KQ: “Trung
Tam”
Proper
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 367
TRIM (text)
o Ý nghĩa: Cắt bỏ ký tự trắng thừa trongchuỗi text.
o Vd: =TRIM(“ Ha Noi ”) – KQ :“Ha Noi”.
Trim
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 368
FIND (find_text, text, start_num)o Ý nghĩa: Trả về bị trí của chuỗi con
find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vịtrí start_num.
o Vd:=FIND(“e”,“Microsoft Excel”)–KQ:14.o Phân biệt chữ hoa và chữ thường.
Find
93
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 369
SEARCH (find_text, text, start_num)o Tương tự như hàm FIND nhưng không
phân biệt chữ hoa và chữ thường.o Vd: =SEARCH (“e”,“Microsoft Excel”)–
KQ:11
Search
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 370
SUBSTITUTE (text, old_text, new_text,instance_num)
o Ý nghĩa: Thay thê new_text vào vị tríold_text trong text ở lần xuất hiệninstance_num.
o Vd: SUBSTITUTE(“Hãy xem xem”,“xem”,”nhìn”,1) – KQ “Hãy nhìn xem”
Substitute
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 371
Tìm kiếm theo cột Vlookup
Vlookup (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Ý nghĩa: Tìm giá trị lookup_value trongtable_array, tại cột thứ index kiểu dò tìm làrange_lookup và trả về vị trí tương ứng tạicột thứ col_index_num.
Nếu không tìm thấy #N/A
Các hàm tìm kiếm
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 372
Chú ý:o Range_lookup =1 (TRUE) hay không ghi
thì hàm sẽ dò tìm giá trị bằng với giá trịlookup_value, nếu không tìm thấy thì hàmsẽ tìm giá trị lớn nhất trong các giá trị nhỏhơn lookup_value. Ðiều kiện cột đầu tiêntrong table_array phải được sắp tăng dần.
o Range_lookup = 0 (FALSE) thì hàmVLOOKUP sẽ tìm giá trị bằng với giá trịlookup_value.
Vlookup
94
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 373
Mối liên quan giữa các tham sốo lookup_value tồn tại hoặc có giá trị xấp xỉ
trong table_array tại cột thứ io col_index_num là số thứ tự của cột trong
table_array không phải là chỉ số cột trongsheet
o Table_array phải có chứa cột có giá trị tìmvà cột có giá trị kết quả
o Nếu kiểu dò tìm là xấp xỉ thì giá trị trong cột iphải được xếp tăng.
Vlookup
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 374
Ví dụ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 375
HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Hlookup – tương tự như Vlookup nhưng dòtìm theo dòng.
Hlookup
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 376
B1: Đặt con trỏ vào ô cần lập công thức.B2: Insert/ Function hoặc Click vào fx.
Chọn hàm mẫu từ Menu
95
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 377
Chọn hàm mẫu từ Menu
Chọn lớp hàm mẫu cần dùng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 378
Chọn hàm mẫu từ Menu
Chọn tên hàm cần dùng
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 379
Chọn hàm mẫu từ Menu
Đưa các đối số vào
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 380
Định dạng dữ liệu
B1: Chọn dữ liệu cần định dạng.B2: R-Click/ Format Cells/ Number.
96
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 381
Định dạng dữ liệu
Tạo dạng hiển thị mới
Định dạng VNĐ
Hiển thị mẫu đã chuyển
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 382
B1: Chọn vùng dữ liệu cần trang trí.
B2: R-Click/ Format Cells/ Alignment
Trang trí bảng tính
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 383
Trang trí bảng tính
Điều chỉnh dữ liệu ngang
Điều chỉnh dữ liệu dọc
Điều chỉnh hướng dữ liệu
Điều chỉnh cỡ chữ phù hợp
với độ rộng cột
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 384
B1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
B2: R-Click/ Format Cells/ Font
Định dạng kí tự
97
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 385
Định dạng kí tự
Chọn font chữ Chọn cỡ
chữ
Cho chữ nhỏ lên trênCho chữ
nhỏ xuống
Mẫu thể hiện
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 386
B1: Chọn vùng dữ liệu cần kẻ đường viền
(khung).
B2: R-Click/ Format Cells/ Border
Đóng khung dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 387
Đóng khung dữ liệu
Màu đường viền
Chọn đường viền
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 388
Định dạng nền
B1: Chọn vùng dữ liệu để định dạng nền.
B2: R-Click/ Format Cells/ Fill
98
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 389
Định dạng nền
Chọn màu nền dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 390
Sắp xếp dữ liệu
B1: Chọn vùng dữ liệu để sắp xếp.
B2: Data/ Sort
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 391
Sắp xếp dữ liệuTiêu chí sắp xếp
Chọn thứ tự sắp xếp
Kiểu dữ liệuXoá bớt iêu chíThêm tiêu chí
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 392
Biểu đồ bảng tính Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng
tính và làm cho dữ liệu phức tạp trở thành
trực quan hơn và dễ hiểu hơn.
Đặt con trỏ ô vào vùng dữ liệu và nhấn
F11
99
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 393
Biểu đồ bảng tính
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 394
Tạo biểu đồ bằng Wizard Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu cần vẽ biểu
đồ, chọn Insert/ Charts/ loại biểu đồ hoặc
chọn Insert Charts ở góc dưới bên phải
nhóm Charts/ All Chart.
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 395
Tạo biểu đồ bằng WizardChọn loại biểu đồ
Chọn loại mở rộng
Chọn kiểu phụ
Hoàn tất
Đồ thị Ý nghĩa
VÙNG(AREA) Phù hợp với kiểu dữ liệu có mối liên kết với nhau
Thanh(Bar) Phù hợp loại dữ liệu không phụ thuộc thời gian
Cột(Column) Làm việc hiệu quả với loại dữ liệu liên quan thời gian
Đường(Line) Loại dữ liệu không nhấn mạnh các giá trị của dữ liệu
Bánh(Pie) Các đồ thị hình bánh thường hiển thị một dãy dữ liệu đơn
Rada(Radar) Cho phép so sánh các giá trị tổng hợp của một chuỗi dữ liệu
XY(Scatter) Kiểm tra được mối liên hệ giữa 2 hay nhiều chuỗi dữ liệu
Bề mặt(Surface) Dùng bề mặt 3 chiều để biểu diễn các tập hợp dữ liệu
Bọt(Bubble) Vẽ dãy số liệu độc lập và phụ thuộc (tương ứng giữa các dãy)
Stock Vẽ giá cả chứng khoán cao, thấp, mở, đóng trên đồ thịKhoa CNTT – CĐ PTTH II 396
100
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 397
Di chuyển: dùng chuột kéo đồ thị tới vị trímới.
Thay đổi kích thước: dùng chuột rê cáchandle trên khung viền.
Hiệu chỉnh các thành phần bên trong đồthị nhấp đúp trong phạm vi và có thể hiệuchỉnh từng thành phần của đồ thị.
Muốn chọn thành phần nào nhấp đúp vàothành phần đó.
Hiệu chỉnh biểu đồ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 398
Thay đổi kích thước, vị trí của từng thànhphần được thao tác như trên.
Muốn định dạng thành phần nào nhấpđúp tại thành phần đó.
Thay đổi kiểu đồ thị Chart Tools/ Design/Change Chart Type.
Thêm vào các thành phần của đồ thịChart Tools/ Design/ Add Chart Element.
Hiệu chỉnh biểu đồ
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 399
Khái niệm: CSDL là tập hợp các thông tin dữ liệu
được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột đểcó thể liệt kê truy tìm xóa rút trích nhữngdòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn mộtcách nhanh chóng.
Để thực hiện các thao tác nào ta phải tạora các vùng Database, Criteria vàExtract.
Cơ sở dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 400
Vùng Database: vùng CSDL gồm ít nhất 2
dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề cột (Field
Name) của CSDL. Tên các tiêu đề là kiểu
chuỗi và duy nhất. Các dòng còn lại chứa
dữ liệu mỗi dòng được gọi là một mẫu tin
(Record).
Cơ sở dữ liệu
101
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 401
Vùng Criteria: Vùng tiêu chuẩn chứa điềukiện để tìm kiếm, xóa, rút trích. Vùng nàygồm ít nhất 2 dòng (dòng tiêu đề và cácdòng chứa điều kiện).
Vùng Extract: vùng trích dữ liệu chứa cácmẫu tin của CSDL thỏa điều kiện của vùngtiêu chuẩn (dòng đầu tiên chứa tiêu đềmuốn rút trích).
Cơ sở dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 402
B1: Tạo vùng CSDL và vùng tiêu chuẩn
B2: Đặt con trỏ ô vào vùng CSDL.
B3: Data Filter Advanced Filter
Chú ý:
Muốn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu tin của CSDL: Data Filter Show All.
Rút trích dữ liệu
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 403
Rút trích dữ liệu
B1: Tạo vùng CSDL, vùng tiêu chuẩn
B2: Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu cần rút trích.
B3: Data/ nhóm Sort & Filter/ Advanced
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 404
Rút trích dữ liệu
Địa chỉ vùng CSDL
Địa chỉ vùng điều kiện
Địa chỉ vùng rút trích
Loại bỏ mẫu tin trùng
Hiển thị mẫu tin thỏa điều
kiện
102
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 405
Xóa dữ liệuRút trích:B1: Tạo vùng CSDL, vùng tiêu chuẩn B2: Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu cần rút trích.B3: Data/ nhóm Sort & Filter/ AdvancedXóa:Chọn các dòng dữ liệu thỏa điều kiện vào
Home/ Delete Sheet RowsVào Data/ nhóm Sort & Filter/ Clear
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 406
Xóa dữ liệu
Địa chỉ vùng CSDL
Địa chỉ vùng điều kiện
Loại bỏ mẫu tin trùng
Hiển thị mẫu tin thỏa ĐK trên vùng CSDL
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 407
Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện có kiểu số
Ví dụ: tiêu chuẩn SỐ CON bằng 2
Tiêu chuẩn chuỗi: Ô điều kiện có kiểuchuỗi(Ô điều kiện có thể chứa ký tự đạidiện * hoặc ?).
Ví dụ 1: tiêu chuẩn CHỨC VỤ là “GV”
Ví dụ 2: tiêu chuẩn TÊN bắt đầu bằng “H*”
Các dạng vùng tiêu chuẩn
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 408
Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa
toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh
Ví dụ: tiêu chuẩn lương lớn hơn 2.000.000
Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có
kiểu công thưc.
Các dạng vùng tiêu chuẩn
103
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 409
Liên kết tiêu chuẩn: Có thể tìm kiếm xóahay rút trích các mẫu tin trong vùngCSDL bằng cách giao (AND) hay hội(OR) của nhiều điều kiên khác nhau.
Các dạng vùng tiêu chuẩn
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 410
o Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chấtgiao.
o Nếu các ô điều kiện khác dòng có tínhchất hội.
Ví dụ: vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện:Lương > 2.000.000 và Chức vụ = “GV”
Các dạng vùng tiêu chuẩn
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 411
Hàm DSUM (database, field, criteria):cộng các giá trị trong field của các mẫu tintrong database thỏa điều kiện criteria.
VD: Cho biết tổng tiền bán cam với sốlượng lớn hơn 1.
Các hàm liên quan đến CSDL
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 412
DSUM
104
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 413
Hàm DMAX (database, field, criteria): trảvề giá trị lớn nhất trong field của các mẫutin trong database thỏa điều kiện criteria..
VD: Cho biết số tiền cam bán nhiều nhất.
DMAX
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 414
DMAX
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 415
Hàm DMIN (database, field, criteria): trả vềgiá trị nhỏ nhất trong field của các mẫu tintrong database thỏa điều kiện criteria..
VD: Cho biết số tiền cam bán ít nhất.
DMIN
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 416
DMIN
105
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 417
Hàm DCOUNT (database, field, criteria):đếm số ô chứa giá trị số trong field củacác mẫu tin trong database thỏa điều kiệncriteria..
VD: Cho biết có bao nhiêu dòng cam vớisố lượng lớn hơn 1.
DCOUNT
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 418
DCOUNT
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 419
Hàm DAVERAGE (database, field,criteria): tính giá trị trung bình trong fieldcủa các mẫu tin trong database thỏa điềukiện criteria..
VD: Cho biết tiền trung bình của các dòngcam có số lượng lớn hơn 1.
DAVERAGE
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 420
DAVERAGE
106
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 421
Hàm DGET (database, field, criteria): trảvề chỉ số dòng trong field của các mẫu tintrong database thỏa điều kiện criteria..
VD: Cho biết số thứ tự dòng cam bán ítnhất.
DGET
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 422
DGET
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 423
Trong CSDL thường có nhu cầu tổng hợp số liệutheo nhóm ví dụ theo nhóm hàng, theo đơn vị,theo ngày… Tính năng Subtotal của Excel dùngđể phân tích các nhóm dữ liệu đồng thời chènvào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tínhtoán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi
Các bước thực hiện: Sắp xếp CSDL theo khóalà cột thực hiện thống kê (Data/ Sort & Filter/Sort).
Tổng hợp số liệu theo nhóm Subtotal
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 424
Đặt con trỏ vào vùng CSDL, Data/ Subtotal
Chọn thuộc tínhcần gom nhóm
Chọn hàm tínhtoán
Chọn thuộc tínhcần thống kê
Thay thế cácthống kê hiệnhành
Chèn dấu ngắttrang mỗi nhóm
Thêm dòng kếtquả dưới mỗinhóm.
Loại bỏ và phụchồi trạng tháiban đầu.
107
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 425
Ví dụ: Cho bảng tính như sau
Sắp xếptheo loại
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 426
Tạo nhón Loại và thống kê trên SOLG và TRIGIA
Khoa CNTT – CĐ PTTH II 427
Xem kết quả trước khi in: [menu] File/ Print,xem kết quả trước, chọn các chế độ in sauđó nhấn print.
In ấn
Recommended