KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF
By;Nik Hafizah Bt. Nik Daud…..Occupational Therapist Hospital Taiping
Kandungan
Konsep KIK• Definisi Inovasi• Definisi Kreativiti• Prasyarat Kreativiti• Prinsip dan Kaedah KIK• Perbezaan KIK dengan KMK• Falsafah KIK• Objektif KIK
• Faedah kepada • Organisasi• Perkhidmatan
Awam• Pekerja
RUJUKAN:
PANDUAN MENGENAI KIKJPM1 NOV 2009
? INOVASI
KREATIVITI
♦ Mempunyai daya imiginasi yang tinggi untuk melihat sesuatu secara berlainan
♦ Berfikiran terbuka atau berfikir di luar kotak (think out of the box), analitikal, kritikal dan praktikal♦ Melihat sesuatu perkara itu sebagai peluang yang boleh mencetuskan idea baru
♦ Mempunyai komitmen yang tinggi, iaitu bersabar terhadap kompleksiti dan isu-isu yang timbul serta tenang dan tabah menghadapi cabaran dengan berusaha menangani masalah dan halangan yang dihadapi♦ Berupaya mengenal pasti masalah dengan mengemukakan soalan yang menjurus kepada penemuan isu dan jawapan serta jalan penyelesaian
PRASYARAT KREATIF
PRASYARAT KREATIF ♦ Menggunakan minda yang kreatif untuk menemui perspektif baru♦ Bersedia menghadapi risiko dan berupaya
menerima kegagalan serta belajar daripada kegagalan tersebut ♦ Bersedia dikritik dan mengenepikan ego serta mendapatkan nasihat daripada rakan dan mencuba ideanya♦ Mempunyai motivasi dalaman, iaitu rasa
gembira, berpuas hati dan menjadikan kerja sebagai cabaran untuk mencapai kejayaan
IDEAS
Logical Lateral
MARKET
Dept 1
Dept 2
Team A
Team BInnovation
Creativity
Teamwork
Leadership
Research
Action
IDEAS
MARKET
How can I thinkout of the box?
How can teams workcollaboratively to createinnovations?
Methodology
TeamMeetings
Definisi Inovasi• kaedah mencari jalan untuk menghasilkan
produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan.
• hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi.– perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur– kaedah dan cara bekerja – pengenalan teknologi.
Contoh Inovasi
Sistem Penempatan Pelajar Praktikum Secara Atas Talian (OPSP) oleh Universiti Utara Malaysia (UUM), iaitu:– Mengembangkan pangkalan data yang
berstatus Intra-Net kepada Extra-Net bagi mempercepatkan proses penempatan pelajar secara atas talian
– meminimumkan penggunaan kertas (paperless)
– Menjimatkan masa dan kos.
Definisi Kreativiti• kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujud
dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi.
• Ia melibatkan: ♦ Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru
yang unik dan menarik ♦ Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat
penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian
♦ Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi
Contoh Kreativiti ♦ Perkakas untuk memasang dan membuka
bunting atau bendera pada tiang lampu dan seumpamanya oleh Majlis Bandaraya Petaling Jaya (MBPJ), iaitu:– Mencipta alat baru bagi memudah dan
mempercepatkan proses memasang dan membuka bunting atau bendera pada tiang-tiang lampu
– Tanpa menggunakan kaedah konvensional seperti tangga atau skylift”.
Prasyarat Kreativiti ♦Mempunyai daya imiginasi yang tinggi untuk melihat sesuatu secara berlainan
♦ Berfikiran terbuka atau berfikir di luar kotak (think out of the box), analitikal, kritikal dan praktikal
♦Melihat sesuatu perkara itu sebagai peluang yang boleh mencetuskan idea baru
♦Mempunyai komitmen yang tinggi, iaitu bersabar terhadap kompleksiti dan isu-isu yang timbul serta tenang dan tabah menghadapi cabaran dengan berusaha menangani masalah dan halangan yang dihadapi
♦ Berupaya mengenal pasti masalah dengan mengemukakan soalan yang menjurus kepada penemuan isu dan jawapan serta jalan penyelesaian
♦ Menggunakan minda yang kreatif untuk menemui perspektif baru♦ Bersedia menghadapi
risiko dan berupaya menerima kegagalan serta belajar daripada kegagalan tersebut ♦ Bersedia dikritik dan mengenepikan ego serta mendapatkan nasihat daripada rakan dan mencuba ideanya♦ Mempunyai motivasi
dalaman, iaitu rasa gembira, berpuas hati dan menjadikan kerja sebagai cabaran untuk mencapai kejayaan
Normal IDEAS
Great IDEASVerticalThinking
LateralThinking
How?
Prinsip dan Kaedah KIK• KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang
mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi• bermesyuarat secara tetap untuk :
– menyelesaikan masalah kerja atau – membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada
atau– menghasilkan cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru
♦ Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan dengan kerja atau organisasi.
• Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan
• melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui
• membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek
• mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan projek.
Prinsip dan Kaedah KIK
Perbezaan KIK Dengan KMKKIK KMK
Keahlian terbuka atau merentasi semua bahagian
Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan
Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti, selain daripada penyelesaian masalah
Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan
Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses
Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama
Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan
Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah
Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja
Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses
Falsafah KIKᴥ Konsep pengurusan secara kemanusiaan, iaitu
pengurusan yang menekankan aspek modal insan yang merupakan aset terpenting di dalam sesebuah organisasi
• Konsep pengurusan secara penyertaan, iaitu setiap pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberi sumbangan yang bermakna kepada organisasi
• Merupakan satu mekanisme yang melibatkan pekerja dalam proses penyelesaian masalah atau penambahbaikan proses kerja dan standard yang sedia ada atau memperkenalkan sesuatu yang baru
Falsafah KIK• Menerapkan konsep knowledge-based dan creativity-
driven bagi membolehkan organisasi menghasilkan inovasi yang memberi nilai tambah kepada produk atau perkhidmatan
• Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran, perkongsian ilmu dan penciptaan nilai menerusi strategi pengenalpastian dan penyelesaian masalah, teknik-teknik penganalisisan serta penghasilan idea-idea baru yang kreatif dan inovatif
• Produk akhir KIK menjurus kepada penghasilan output berkualiti yang dapat dinikmati dengan ketara dan secara meluas. Dengan itu, impak dan sumbangan KIK terhadap pertumbuhan dan pengukuhan ekonomi negara akan lebih berkesan
Objektif KIK• menambahbaik dan meningkatkan kualiti dan
produktiviti kerja khususnya dalam sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan melalui: Keupayaan mencipta cara bekerja baru atau menghasilkan inovasi Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambahbaikan kerja Semangat bekerja secara berpasukan Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif
Objektif KIKPenglibatan dan peningkatan komitmen
terhadap kerjaDorongan kerja yang tinggiKesedaran mengenai tanggungjawab terhadap
diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negaraPenggalakan penghasilan idea-idea yang
inovatif dan kreatifPewujudan hubungan yang harmoni di antara
pihak pengurusan dan pekerja
Faedah Organisasi Pekerja
Perkhidmatan awam
Faedah Kepada OrganisasiMemperkenalkan sistem dan cara kerja baruMenjana kecemerlangan organisasi melalui pendekatan
kreativiti, inovasi dan penciptaan nilai (value creation)Memperbaiki sistem, proses dan cara kerjaMengeratkan perhubungan di antara pekerja dengan
pihak pengurusanMemupuk kerjasama di kalangan warga organisasiMeningkatkan daya saing organisasiMembolehkan organisasi menghasilkan satu sistem
penyampaian perkhidmatan yang berkualiti dan menepati kehendak pelanggan
Faedah Kepada Perkhidmatan Awam
Memupuk kerjasama antara agensi melalui penyeragaman inovasi atau penambahbaikan yang dihasilkan
Menjimatkan kos dan masa keseluruhan operasi perkhidmatan
Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan
Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakeholders
Meningkatkan imej Perkhidmatan Awam
Faedah Kepada PekerjaMeningkatkan kemampuan menyelesaikan masalah
dan membuat keputusanMemupuk semangat kerjasama dan bekerja dalam
satu pasukanMenyemai dan menerapkan nilai serta etika kerja
positifMeningkatkan komitmen terhadap kerjaMenambah dorongan untuk bekerja dengan lebih
dedikasiMeningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab
terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara
Faedah Kepada PekerjaMembimbing warga organisasi berfikiran kreatif dan
inovatif untuk menghasilkan inovasiMeningkatkan keupayaan mencipta atau
memperkenalkan sistem baru dan penambahbaikan kerja
Menggalakkan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif
Memberi kepuasan dalam bekerjaMeningkatkan keyakinan mengenai kebolehan dan
potensi diri sendiriMengasah bakat kepimpinan di kalangan warga
organisasi
PELAKSANAAN KIK
• Strategi Pelaksanaan KIK
• Struktur KIK
Strategi Pelaksanaan KIK
Struktur KIK
Latihan
Penghargaan & Pengiktirafan
Struktur KIK
Jawatankuasa Pemandu KIK
Fasilitator
Ketua kumpulan
Ahli kumpulan
JK PEMANDUMenyediakan peruntukan kewangan untuk aktiviti latihan
termasuk kaedah pemikiran kreatif, pelaksanaan projek, persembahan projek, promosi, penyertaan dalam konvensyen, lawatan, penghargaan dan pengiktirafan
Menentukan objektif dan hala tuju KIKMenentu dan melantik fasilitatorMendaftar kumpulan dan keahliannyaMenilai dan memantau keberkesanan Program KIKMenyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada
Program KIK ke dalam Perkhidmatan AwamMengenal pasti output yang berpotensi untuk tujuan
pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan
FASILITATOR Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta
mendapat sokongan dan bantuan mereka Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan
membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka
terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian
kumpulan Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan
KETUA KUMPULAN o Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/
penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu
o Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti -aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni
o Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan
o Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan
o Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulano Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahlio Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahlio Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan
AHLI KUMPULANMenghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada
waktunyaMenumpukan usaha menyempurnakan projek
kumpulanMengenal pasti projek, menyumbangkan idea,
menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek
Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan
2 VITAL SECRETS FOR ACHIEVING THE IMPOSSIBLEAS A TEAM
1. COMMON LANGUAGE
2. POLITICAL UNITY
Method
Mandate
peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan program KIK
Ahli-ahli KIK perlu dilengkapkan dengan pengetahuan dan kemahiran:o melaksanakan projek KIKo berfikir secara kreatifo menggunakan teknik penyelesaian masalah, alat kawalan
kualiti dan kaedah atau strategi penambahbaikanAhli-ahli KIK perlu memahami peranan masing-
masing dalam menjayakan aktiviti-aktiviti KIK
Latihan
Aktiviti-aktiviti KIK dijalankan melalui mesyuarat yang diadakan secara tetap dan berjadual
KIK harus memberi perhatian kepada beberapa perkara untuk memastikan agar mesyuarat dikendalikan dengan berkesan iaitu:o Mengadakan agenda mesyuarato Menetapkan prosedur/peraturan untuk dipatuhi oleh semua ahli KIKo Menentukan tujuan yang jelas bagi setiap mesyuarat dan
memastikan tempoh mesyuarat yang sesuai/tidak terlalu lamao Mengagihkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh ahli-ahli KIKo Menyediakan minit mesyuarat dan melaksanakan keputusan
mesyuarat
MESYUARAT KIK
Pihak pengurusan perlu memberi pengiktirafan kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya memperkenalkan sistem atau cara bekerja baru, inovasi atau penambahbaikan.
Tujuan: menggalakkan penyertaan pekerja dalam KIK dan seterusnya mengekalkan KIK yang sedia ada.
Bentuk pengiktirafan yang boleh diberi adalah seperti berikut:Kehadiran pihak pengurusan atasan semasa persembahan
projekPemberian Surat/Sijil PenghargaanPemberian Cenderamata/SaguhatiPencalonan untuk menerima pingat atau bintang kebesaran
Kerajaan Negeri atau Kerajaan Persekutuan
Penghargaan & Pengiktirafan
Strategi Untuk Mendorong Kreativiti danInovasi Dalam Pelaksanaan KIK
Kenali potensi
diriBerani untuk gagal
Ubah persepsi
diri
Ubah budaya
organisasi
Faktor-Faktor Yang Menyokong KejayaanPelaksanaan KIK
Individu Rakan sekerja
Organisasi
Ketua
Peralatan
Persekitaran
PDA
C
DEMING CYCLE
PDCA
PERINGATAN !• Dalam proses mengenal pasti masalah/ projek inovasi/
penambahbaikan, ahli-ahli KIK adalah dinasihatkan supaya tidak membincangkan beberapa perkara tertentu iaitu:
• Dasar jabatan• Belanjawan jabatan• Perjanjian kesatuan• Syarat-syarat
perkhidmatan• Perkara mengenai
tindakan tatatertib• Pembahagian tugas
• Dasar kenaikan pangkat• Hal-hal peribadi• Gaji dan elaun• Perkara-perkara lain yang tidak ada kaitan dengan masalah kerja
PLAN
KENALPASTI PROJEK
PILIH PROJEK
ANALISIS PROJEK
PENETAPAN OBJEKTIF/ SASARAN PROJEK
CADANGAN PENYELESAIAN
KENALPASTI PROJEK PLAN
Brain storming
How
Cadangan
pihak
pengurusan
Pelanggan
Stakeholders Laporan
Sumber lain
Kajian
Audit
BRAINSTORMING
• A group discussion technique• Generating new and useful ideas• Uses a few simple rules
– No idea may be criticised– No judgement– Imaginative thinking– Aim for large number of ideas within shortest
time– ‘hitch hike’ on other ideas via expanding,
modifying or associating.
Pernyataan projekPLAN
• berkaitan dengan prestasi organisasi• khusus (spesifik)• boleh diukur (measurable)• wujud/ berlaku• boleh diselesaikan mengikut kemampuan kumpulan dalam tempoh yang sesuai
Kriteria:
Pernyataan projekPLAN
Kriteria:
SMART
= SPECIFIC= MEASURABLE
= ACHIEVABLE= REALISTIC= TIME SPECIFIC
Pernyataan masalah/projekPLAN
• berasaskan punca masalah• menunjukkan matlamat projek• projek penambahbaikan• berasaskan kepada tuduhan, celaan dan menyalahkan pihak lain
Pernyataan masalah/projekPLAN
• berasaskan punca masalah• menunjukkan matlamat projek• projek penambahbaikan• berasaskan kepada tuduhan, celaan dan menyalahkan pihak lain
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PENINGKATAN BIL TERTUNGGAK DI UNIT
HASIL
LIPUTAN PENGAMBILAN PAP SMEAR TIDAK
MENCAPAI SASARAN
Pernyataan Masalah Pernyataan masalah yang lebih tepatKesilapan pembungkusan barang-barangan di seksyen pembungkusan
Peningkatan kesilapan dalam proses pembungkusan barang-barangan di seksyen pembungkusan
Kesukaran memasang flow meter oksigen di dalam ambulan semasa mengiringi pesakit
Kelewatan memasang flow meter oksigen di dalam ambulan semasa mengiringi pesakit
Kedatangan ibu hamil ke Klinik Kesihatan Klang tidak mengikut tarikh temujanji
Peningkatan kes ibu hamil yang datang tidak mengikut tarikh temujanji di Klinik Kesihatan Klang
Penghiduan bahan akrilik semasa pembuatan bahan prostesis pergigian
Anggota terdedah kepada penghiduan bahan akrilik setiap kali semasa membuat bahan prostesis pergigian
Perkhidmatan rawatan pengskaleran bergerak yang tidak lancar
Kelewatan memberi khidmat rawatan pengskaleran semasa perkhidmatan rawatan pergigian bergerak
Pernyataan masalah/projekPLAN
• berasaskan punca masalah• menunjukkan matlamat projek• projek penambahbaikan• berasaskan kepada tuduhan, celaan dan menyalahkan pihak lain
Ke arah mewujudkan buku vot berkomputer
Mewujudkan parkir bertingkat
Masalah: kelewatan mengemaskini buku vot
Cadangan penyelesaian masalah
Pernyataan masalah/projekPLAN
• berasaskan punca masalah• menunjukkan matlamat projek• projek penambahbaikan• berasaskan kepada tuduhan, celaan dan menyalahkan pihak lain
Pengawalan pengurusan minyak kenderaan adalah
sederhana
Sistem bayaran dan perkhidmatan kepada pelanggan adalah baik
Pernyataan masalah/projekPLAN
• berasaskan punca masalah• menunjukkan matlamat projek• projek penambahbaikan• berasaskan kepada tuduhan, celaan dan menyalahkan pihak lain
Kos penyelenggaraan infrastruktur di hospital Y
meningkatPernyataan ini menyalahkan pihak lain yang bertanggungjawab menguruskan penyelenggaraan di hospital Y
PEMILIHAN PROJEK PLAN
HOW
Force Ranking
Analisis Matriks/ Faedah
Soal selidik• pelanggan
• pekerja
Analisis SMART
Langkah 1 Senaraikan masalah mengikut susunan (contoh; 1,2,3,4,5,………)
Langkah 2 Kategorikan masalah mengikut:Sangat pentingPentingKurang penting
Langkah 3 Senaraikan nombor-nombor masalah dalam kategori yang ditentukan.
Langkah 4 Susun nombor masalah sehingga mendapat suatu ranking yang tersusun mengikut keutamaan (priority)
Langkah 2
Sangat penting Penting
Masalah No. 2 No. 4 No. 5
Masalah No. 1 No. 3
Langkah 3
Masalah No. 2 No. 5 No. 4
Masalah No. 3 No. 1
Langkah 4
Susunan akhir mengikut prioriti masalah:
Masalah No. 2, 5,4,3,1
Senarai masalah Kemudaratan(x 3)
Penting(x 2)
Trend Pertumbuhan
(x 1)Jumlah
1 Kehilangan peralatan CSSD meningkat
9 x 3 = 27 7 x 2 = 14
8 x 1 = 8 49
2 Kehilangan barangan pesakit dalam wad meningkat
45
3 Waktu menunggu untuk mendapatkan rawatan yang lama
39
4 Kerusi roda tidak selamat untuk membawa pesakit dan barangannya
44
1-2 3-4 5-6 7-8 9-10KEMUDARATAN ( 3)
Terlalu rendah
Rendah
Sederhana
Tinggi Terlalu tinggi
PENTINGNYA ( 2 )
Tidak pentin
g
Kurang pentin
g
Penting Sederhana penting
Terlalu penting
KEKERAPAN ( 1 )
Jarang Sedikit Sederhana
Kerap kali Terlalu kerap
SKALA
Sedia jadual pelaksanaan projek / masalah
ANALISIS PROJEKPLAN
What Apa Apa yang dimaksudkan dengan masalah yang telah dikenalpasti.
Who Siapa Siapa yang bertanggungjawab
When Bila Bila masalah berlaku
Where Di mana Di mana masalah berlaku
Why Kenapa Kenapa masalah timbul
How Bagaimana Bagaimana masalah berlaku
Rajah Sebab & Akibat
Rajah Sebab & Akibat
• Soalselidik• Temubual / temuduga/
perbincangan• Laporan/ Aduan/ rekod/dokumen• Pemeriksaan • Pemerhatian• Lain-lain teknik yang sesuai
QUESTIONNAIRE
Self-administrate
d Questionnair
e
Written Questionnaire· Open ended questionnaire· Close ended questionnaire
InterviewMETHODS
METHOD
TOOLS
TOOLS
• Face to face interview• Telephone interview• Group interview• In-depth interview
• Unstructured• Semi structured• Structured interview
Bil Sebab- sebab
Bulan
Jumlah T/JawabApr Mei Jun
1 Staf lambat membalut kerana pesakit meronta kesakitan.
IIII IIII IIII III
IIII IIII
IIII IIII IIII
IIII III
IIII IIII IIII IIII
70 En. Khairul Hafiz
2 Keadaan tergesa-gesa menyukarkan pembalutan
IIII IIIII
IIII IIII IIII IIII II 32 En. Khalid Ibrahim
3 Kain pembalut tidak berhentikan pendarahan
IIII II IIII IIII IIII III
IIII IIII 34 SN Masni
4 Pembalutan lambat dalam kes kepatahan dan luka
IIII IIII IIIIIIII IIII
IIII IIII IIII IIIIIIII IIII
IIII
IIII IIII IIII IIII
IIII IIII IIII I
96 En. Imran
Iskandar
Bil Sebab- sebab Kekerapan %Kekerapan terkumpul
% Kekerapan Terkumpul
4 Pembalutan lambat dalam kes kepatahan dan luka
96 41.4 96 41.4
1 Staf lambat membalut kerana pesakit meronta kesakitan.
70 30.1 166 71.5
3 Kain pembalut tidak berhentikan pendarahan
34 14.7 200 86.2
2 Keadaan tergesa-gesa menyukarkan pembalutan
32 13.8 232 100
Jumlah 232 100
• Analisis Pareto• Rajah / carta
–Rajah Taburan – Rajah Histogram– Carta Pie– Carta Turus– Carta Aliran– Carta Kawalan
• Lain-lain teknik yang sesuai
Double Peaked: Suggests two distributions
Skewed : Look for other
processes in the tail
Truncated: Look for reasons for sharp end of distribution or pattern
Ragged Plateau: No single clear
Process or pattern
Bell Shape: The Normal Pattern
Histogram
MALAY60%
CHINESE20%
INDIAN15%
OTHERS5% MALAY
CHINESE
INDIAN
OTHERS
Pie Charts
0
20
40
60
No. of people
JAN MAC MAY
Month
Simple Bar Chart
Series1
Grouped Bar Chart
0
20
40
60
JAN FEB MAC APRIL MAY JUNE
Month
No.
of P
eopl
e
Series1
Series2
Series3
0%
50%
100%
Percentage
JAN MAC MAY
Month
Stacked Bar Chart
Series3
Series2
Series1
Bar Charts
PENCAPAIAN S.C.R NEGERI TERENGGANU
0
50
100
150
200
250
300
2000 2001 2002
POSITIF
PANTAU
SCR
Tahun Kes Positif Pantau Peratus
2002 291 268 92.5%
2001 285 249 87.3%
2002 287 257 89.5%
RECEIEVE TBIS 201A FROM DISTRICT
DESIGN FORMAT USING EXCEL IN COMPUTER AS ACCORDING
TO FORM TBIS 201A
SUBMIT TO KKM
COMPILE AND
CHECK COVERAGE
>85% ?
ENTER DATAIN KOMPUTER BY
MONTH
CHECK DATA
CORRECT ?
YES
NOVERIFY WITH
DISTRICT,CORRECT
?
CORRECTION
YES
NO
COMPILE QUARTERLY REPORT
YES
FLOW CHART DATA COLLECTION FOR SCR 2002 (AFTER TBIS) AT HEADQUARTER
Control Chart
A run chart with statistically determined upper (upper Control Limit) and lower (Lower Control Limit) lines drawn on either side of the average.
• To analyse cause of problem - common cause? - special cause?
• To monitor a process
LLee vv
ee ll oo
ff aa nn
aatt tt
rr iibbuutt ee
bbee ii
nngg
mmee aa
ss uurr ee
dd
Time
System average
Upper ControlLimit
Lower ControlLimit
Control Charts
PENETAPAN OBJEKTIF/ SASARAN PROJEK
PLAN
Prinsip 80/20 (Analisis Pareto )
Objektif Organisasi
Piagam Pelanggan
Arahan Pihak Pengurusan
Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
Amalan Terbaik (Best Practices)
CADANGAN PENYELESAIANPLAN
• Analisis Pro & Kontra
• Analisis SWOT
• Analisis Force Field• Analisis Rajah Pokok• Analisis SMART• Analisis Markah Berkriteria• Business Process
Reengineering (BPR)• Business Process
Improvement (BPI)• Lain-lain teknik yang sesuai
SEBABALTERNATI
F
STRENGTH(Kekuatan)Dalaman
WEAKNESS(kelemahan
)Dalaman
PELUANG(OPPORTUNITY
)Luaran
ANCAMAN(THREAT)Luaran
Pembalutan lambat dalam kes kepatahan dan luka
Ubahsuai kain pembalut supaya mudah dibuka dan dipasang balik.
Mudah dan cepat masa pembalutan walaupun sibuk.Staff ada kemahiran
tiada Kerajaan mengalakkan inovasi
Plaster/ pembalut luka yang sedia ada dan dijual di pasaran.
Alternatif Pro Kontra Keputusan 1
2
3
4
Kenalpasti Masalah/projek
Senarai pendekkan & pilih satu sahaja
Data-data awal• rekod• reten
• laporanCadangan
• Kaedah Force Ranking • Analisis Faedah /Matriks• Soal Selidik• Analisis SMART
Analisis masalah/projek
• Rajah Ishikawa• Rajah Hubung Kait• Rajah Afiniti•Peta Minda•Rajah Sistematik
PLAN
Cadangan penyelesaian
Tetapkan sasaran/ objektif projek
Brain storming
Sedia Gantt Chart
• Uji cuba ke atas cadangan penyelesaian• Ikut Gantt Chart• Agihan tugas setiap ahli• Bincang dengan fasilitator• Ketua kumpulan lapor kemajuan projek
kepada:– fasilitator – Pihak pengurusan
How
Penilaian
Pemantauan
Penilaian • Nilai pelaksanaan cadangan penyelesaian• Objektif/sasaran tercapai?• Kaedah:
– Kumpul data– Analisis data
• Bandingkan dengan Rajah Pareto sebelum projek dan selepas projek (Pareto Perbandingan)
Pemantauan • Pantau pelaksanaan projek• Ambil tindakan pembetulan sebelum tindakan
penyeragaman• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan
projek & cadangan perluasan/penyeragaman pelaksanaan
• Lakukan kajian impak ke atas projek
P = O I
P = ProduktivitiO = OutputI = Input
Contohnya, semasa sesi Klinik Kanak-Kanak, 100 imunisasi diberikan oleh 4 orang jururawat. Tetapi setelah projek, 100 imunisasi dapat diberikan oleh 3 orang jururawat sahaja. Maka, jika guna formula:
P = 100 = 25 4Sebelum
projek:
Selepas projek:
P = 100 = 33.33 3
Berpandukan
Carta Alir proses kerja
Luka pendarahan dibalut dengan MSP ketika di tempat kejadian
MSP dibuka untuk pemeriksaan luka di Jabatan Kecemasan
Pembalutan semula dengan MSP yang sama
MSP dibuka untuk pemeriksaan luka di wad
Pembalutan semula dengan MSP yang sama
SEBELUM SELEPAS
35saat
35 saat
58.3saat
35 saat
10.7 saat
10.7 saat
10.7 saat
Luka pendarahan dibalut dengan crepe bandage ketika di tempat kejadian
Crepe bandage dipotong buang ketika pemeriksaan luka di Jabatan Kecemasan
Crepe bandage baru dibalut
Crepe bandage dipotong buang ketika pemeriksaan luka di wad
Crepe bandage baru dibalut
58.3saat
4saat
4saat
PERBEZAAN CARTA ALIRAN KERJARAWATAN PEMBALUTAN LUKA PENDARAHAN SEBELUM
DAN SELEPAS CADANGAN PENYELESAIAN
BIL NAMA JAWATAN MASA PEMBALUTAN YANG DIAMBIL
1 Suresh Rajan Pembantu Perubatan 7 saat
2 Hamdan B Ramli Attendan Kesihatan 11 saat
3 Krishnan A/L Karuppiah Attendan Kesihatan 12 saat
4 Syukri Mohd Nor Pembantu Perubatan 8 saat
5 Maimon Jururawat Terlatih 12 saat
6 Mohd Shaiem B Mustaffa Attendan Kesihatan 8 saat
7 Salmah Shahadan P.Jururawat Terlatih 11 saat
8 Osman B Jantan Attendan Kesihatan 13 saat
9 Rostam Attendan Kesihatan 12 saat
10 Khalid Dros Attendan Kesihatan 13 saat
PURATA MASA 10.7 saat
• tentukan pelanggan yang terlibat dalam projek ini sama ada pelanggan dalaman atau luaran atau kedua-duanya.
• dijalankan melalui soal-selidik, temubual atau kaedah lain yang difikirkan sesuai.
• pastikan kajian ini adalah tepat dari aspek metodologi kajian dan boleh digunakan.
• keselamatan
• keselesaan
• kepuasan bekerja
• dll
PERKARA RAWATAN KOS
Seorang pesakit dengan luka dijangkiti kuman
1. Cucian luka – 2 x sehari.
2. Injeksi antibiotic (Jenis Zinacef) – 3 x sehari.
3. Caj harian wad – RM 3.00
JUMLAH
JUMLAH SEBENAR= RM 39.97 x 7
RM 5.00 x 2 = RM 10.00RM 8.99 x 3 = RM 26.97
RM 3.00
RM 39.97 sehari
RM 279.79
ACT
Penyeragaman • Sasaran dan objektif projek telah tercapai.• Langkah-langkah penyeragaman:
– Kemaskini/sedia proses kerja, carta aliran kerja– Kemaskini MPK, FM, SOP, Dokumen MS ISO– Kemaskini Piagam Pelanggan & Petunjuk Prestasi
Utama (KPI)• Pihak pengurusan perlu ambil tindakan
penyeragaman secra menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan (ikut kesesuaian)
ACT
Berikut adalah contoh KMK MEDIC 123.
•Sebagai langkah permulaan, Medic Strapping Pad (MSP) telah diperkenalkan di seluruh unit di Hospital Segamat. Taklimat dan buku panduan penggunaan MSP telah pun disediakan di Hospital Segamat. Selepas penggunaannya, kami mendapat respon yang positif dari unit-unit yang telah menggunakannya.
•Kami juga telah memperolehi surat sokongan dan kepujian penggunaan MSP dari Pakar Otopedik,Hospital Segamat selepas digunakan di wad-wad berkenaan.
•Bagi meningkatkan kualiti penggunaan MSP, kami telah berhubung dengan pihik SIRIM Wilayah Selatan untuk mendapatkan nasihat, komen dan tunjukajar. Surat ulasan dari pihak SIRIM telah kami terima di mana mereka telah memberi komen yang bernas serta menghargai cadangan penyelesaian yang telah kami hasilkan. Mengikut cadangan dan komen dari SIRIM, kami telah melakukan beberapa pengubahsuaian dan penambahbaikan untuk meningkatkan lagi kualiti dan tahap penggunaan ` Medic Strapping Pad`.
•Medic Strapping Pad telah pun disenaraikan di dalam fail meja Jabatan Kecemasan, Hospital Segamat sebagai satu prosedur amalan harian ketika pembalutan luka.
•Untuk mempertingkatkan mutu perkhidmatan proses pembalutan
menggunakan MSP, kumpulan kami telah menjalankan kajian penggunaan MSP dengan menggunakan borang soal selidik seperti yang dilampirkan.
Bil Faedah-faedahSkor
Sebelum projek
Selepas projek
1 Persefahaman dan hubungan baik
2 Kebolehan berkomunikasi
3 Pengetahuan kemahiran KMK
4 Disiplin
5 Kreativiti
6 Kepimpinan
7 Yakin dalam menyuarakan idea/pendapat
8 Mahir dalam teknik-teknik penyelesaian masalah secara sistematik
CARTA RADAR MENUNJUKKAN FAEDAH-FAEDAH KUMPULAN KAMI
sebelum
selepas
Persefahaman dan hubungan baik
1
28
7 3
45
6
Kebolehan berkomunikasi
Pengetahuan kemahiran KMK
Disiplin Kepimpinan
Yakin dalam menyuarakan idea/pendapa
t
Mahir dalam teknik-teknik penyelesaian
masalah secara sistematik
Kreativiti
SKIMA PEMARKAHAN
1. PENGENALAN
2. PEMILIHAN PROJEK
3. PENJELASAN PROJEK
BAHAGIAN 4 – PENGGUNAAN KAEDAH/ ALATKAWALAN KUALITI / ALAT KREATIVITI
BAHAGIAN 5 – TINDAKAN PEMBETULAN / PENAMBAHBAIKAN DAN PERLAKSANAAN PENYELESAIAN YANG KREATIF DAN
INOVATIF
Pemarkahan KIK
Penilaian Projek
Melalui Dokumentasi 40%
Penilaian Persembahan Projek 20%
Pemeriksaan Projek
40%
116
Penilaian Pemeriksaan Projek
BIL KRITERIA PENILAIAN WAJARAN
1 Pemilihan Projek 15
2 Penggunaan Kaedah/Alat Kawalan Kualiti 10
3 Tindakan Pembetulan/Penambahbaikan 10
4 Penilaian Kumpulan 10
5 Latihan Yang Berkesan 5
6 Pencapaian Hasil Projek 20
7 Tindakan Penyeragaman (Standardization) 15
8 Pewujudan Struktur KIK 5
9 Penglibatan dan Minat Terhadap Kerja 10
JUMLAH 100
117
Penilaian Projek Melalui Dokumentasi
BIL KRITERIA PENILAIAN WAJARAN
1 Pengenalan 3
2 Pemilihan Projek 14
3 Penjelasan Projek 9
4 Analisa Projek 19
5 Cadangan Penyelesaian 18
6 Tindakan Penyeragaman (Standardization) 8
7 Pencapaian Hasil Projek (Outcome) 23
8 Penilaian Kumpulan 6
JUMLAH 100
118
Penilaian Persembahan Projek
BIL KRITERIA PENILAIAN WAJARAN
1 Pengenalan 10
2 Analisis Projek 15
3 Cadangan Penyelesaian 15
4 Outcome dan Impak 20
5 Kreativiti Penyampaian 40
JUMLAH 100
119
Penilaian dan Pemarkahan Persembahan
Semakan projek akan diadakan bagi setiap projek yang dilaksanakan oleh peserta KIKPersembahan secara public speaking tanpa merujuk teksSetiap kumpulan diberi 5 minit untuk persiapan teknikal, 10 minit untuk persembahan dan 20 minit untuk sesi soal jawab.
120