| Rapat PCM 2-1
Daftar Isi
1. Tujuan ........................................................................................................... .. 2-2
2. Ruang Lingkup .............................................................................................. 2-2
3. Acuan ............................................................................................................. 2-3
4. Definisi ............................................................................................................ 2-3
5. Ketentuan Umum .......................................................................................... 2-3
6. Kondisi Khusus ……………………………… .................................................. 2-5
7. Prosedur, Tugas dan Tanggungjawab …… ... .............................................. 2-6
8. Pengecualian ................................................................................................. 2-11
9. Bukti Kerja ...................................................................................................... 2-11
10. Lampiran ........................................................................................................ 2-11
| Rapat PCM 2-2
2. RAPAT PERSIAPAN
PELAKSANAAN PEKERJAAN
PRE-CONSTRUCTION MEETING (PCM)
1. TUJUAN
a) Mengatur tatacara pelaksanaan rapat persiapan pekerjaan (Pre Construction
Meeting/PCM) untuk menghilangkan keragu-raguan dan perbedaan persepsi
tentang dokumen kontrak dan turunannya.
b) Menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak, dan membuat
kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam Dokumen
Kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam
pelaksanaan pekerjaan.
c) Petunjuk dalam rangka penyusunan kerangka kerja yang sebaik-baiknya,
Kasatker/PPK diharapkan mampu untuk menggalang kekompakan semua
unsur yang terkait di dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan yang terdiri dari
pihak Satuan Kerja (Satker)/Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai Direksi
Pekerjaan, Direksi Teknis sebagai wakil Direksi Pekerjaan selaku Pengawas
Teknis yang umumnya dari Konsultan Supervisi, dan Kontraktor yang
selanjutnya disebut Penyedia Jasa sebagai Pelaksana pekerjaan.
d) Uraian ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk mendapatkan kesepakatan
bersama di dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diperkirakan akan
timbul dilapangan saat pelaksanaan, sebagai tahapan awal dari tindakan
pengendalian oleh Direksi Pekerjaan terhadap pelaksanaan pekerjaan
konstruksi.
2. RUANG LINGKUP
raian ini memuat proses penyelenggaraan rapat persiapan pelaksanaan
pekerjaan (pre construction meeting/PCM) yang dapat diselenggarakan
segera setelah kontrak ditandatangani atau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari
setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan
selesainya Berita Acara PCM yang merupakan bagian dari dokumen Kegiatan.
| Rapat PCM 2-3
3. ACUAN
a. Keppres Republik Indonesia No. 80 tahun 2003 dan perubahan-
perubahannya.
b. Peraturan Menteri PU Nomor 34/PRT/M/2006.
c. Peraturan Menteri PU Nomor 43/PRT/M/2007.
d. Peraturan Menteri PU Nomor 04/PRT/M/2009.
e. Peraturan Menteri PU Nomor 09/PRT/M/2008 tentang Pedoman Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) Konstruksi Bidang
Pekerjaan Umum.
f. Pedoman Pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Untuk
Konstruksi Jalan dan Jembatan No.004/BM/2006.
g. Dokumen kontrak.
4. DEFINISI
Rapat persiapan pelaksanaan (Pre Construction Meeting) adalah pertemuan yang
diselenggarakan oleh unsur-unsur yang terkait dengan pelaksanaan Kegiatan
seperti pihak Direksi Pekerjaan sebagai unsur pengendalian, Direksi Teknis
sebagai pengawas teknis dan Penyedia Jasa sebagai pelaksana pekerjaan untuk
menyamakan persepsi terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat
kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak
maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan
pekerjaan.
5. KETENTUAN UMUM
a) Sebelum pelaksanaan kontrak, Kasatker/PPK bersama-sama dengan Penyedia
Jasa, Unsur Perencanaan dan Direksi Teknis harus mengadakan Rapat
Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre-construction Meeting/PCM).
b) Pelaksanaan Pre Construction Meeting (PCM) harus diselenggarakan paling
lambat 7 (tujuh) hari sejak tanggal diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK).
c) Rapat Persiapan Pekerjaan dituangkan dalam Berita Acara dan ditanda tangani
oleh 3 (tiga) pihak, Direksi Pekerjaan, Wakil Direksi Pekerjaan dan Penyedia
| Rapat PCM 2-4
Jasa. Berita Acara Rapat Persiapan Pekerjaan menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari Dokumen Kontrak yang berlaku.
d) Beberapa hal yang perlu dibahas dan disepakati dalam Rapat Persiapan
Pelaksanaan Kontrak adalah:
1. Struktur Organisasi kerja.
2. Persamaan persepsi tentang pasal-pasal atau butir butir yang tertuang dalam
dokumen kontrak. (Kepmen 349/KPTS/M/2004 Bab IV K).
Pasal-pasal dalam dokumen kontrak, perihal ;
� Asuransi pekerjaan.
� Pekerjaan tambah kurang.
� Penyelesain perselisihan.
� Pemeliharaan pekerjaan.
� Kompensasi.
� Denda.
� Pemutusan kontrak dan
� Hal-hal lain yang dianggap perlu (yang berhubungan dengan pasal-pasal
dalam kontrak dan muncul dalam pembahasan).
3. Usulan usulan perubahan mengenai isi dalam pasal pasal dokumen kontrak,
seperti jadwal mobilisasi, schedule atau segala sesuatu yang telah
disepakati saat penanda tanganan kontrak.
4. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai
rencana kerja.
5. Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, sebagai
berikut :
� Tata cara pengajuan Permintaan Pekerjaan (Request).
� Tata cara pengajuan pengetesan.
� Tatacara pengajuan Pembayaran Sertifikat Bulanan.
� Pengajuan perubahan pekerjaan.
� Tatacara pelaksanaan Mutual Check dan Pengajuan Revisi Desain.
� Pengajuan Gambar Kerja.
� Pengajuan PHO dan FHO dan lainnya yang dianggap perlu.
6. Presentasi Penyedia Jasa dalam rencana penanganan pekerjaan melalui
program mutu penyedia jasa (RMK), yang meliputi ;
a. Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan dan Hubungan Kerja;
| Rapat PCM 2-5
b. Jadual Pelaksanaan Kegiatan;
c. Jadual Mobilisasi tenaga kerja dan kompetensinya;
d. Jadual Peralatan dan kendalanya;
e. Prosedur dan Instruksi Kerja;
f. Detail Penanganan Konstruksi yang Dominan dianggap sulit;
g. Metode Kerja yang diusulkan;
h. Rencana Penempatan Lokasi Base Camp;
i. Rencana Quarry, Pembahasan deposit;
j. Rencana Pemeriksaan Mutu;
k. Rencana Pengendalian Lingkungan;
l. Rencana Pengendalian K3, termasuk pemeliharaan dan pengaturan lalu
lintas;
m. Pendokumentasian arsip proyek
n. Rencana Sosialisasi kepada Masyarakat dan Pemda setempat tentang
Rencana Kerja;
o. Penyusunan Rencana Pemeriksaan Lapangan (Mutual Check);
p. Format – format yang akan dipakai.
7. Presentasi Konsultan Supervisi tentang prosedur pengawasan pekerjaan
berdasarkan uraian kegiatan pekerjaan penyedia jasa.
8. Pembahasan kendala yang diperkirakan akan timbul, beserta rencana
penanganannya.
9. Masalah – masalah lapangan terkait dengan Ruang Milik Jalan, Lokasi
Quarry, Lokasi Base Camp .
10. Rencana Pemeliharaan dan Pengaturan Lalu lintas (Manajemen Lalu Lintas)
selama pelaksanaan konstruksi, meliputi pemasangan rambu sementara,
pengaturan jalan sementara/ detour (jika ada), antrean lalu lintas bergiliran,
pembatasan kecepatan, dll.
11. Dalam hal rencana pemeliharaan dan pengaturan lalu lintas (Manajemen
Lalu Lintas) harus melibatkan unsur-unsur Kepolisian dan DLLAJR.
6. KONDISI KHUSUS
a. Apabila pada saat pelaksanaan Rapat Persiapan Pekerjaan, keberadaan
Konsultan Supervisi belum tersedia dilapangan, maka Rapat Persiapan
Pekerjaan tetap dapat dilaksanakan, berita acara Rapat Persiapan
| Rapat PCM 2-6
Pekerjaan harus menyusul disampaikan kepada konsultan supervisi untuk
dipedomani.
b. Dalam hal konsultan supervisi memiliki pandangan yang berbeda dengan
hasil rapat yang telah ditentukan, maka usulan atau persamaan persepsi
dapat dilakukan melalui rapat rapat koordinasi yang dilaksanakan pada
tahap selanjutnya.
7. PROSEDUR,TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
No Pelaku
Penanggungjawab Kegiatan Rekaman
1. Kasatker Fisik/ PPK / Direksi
Pekerjaan
a. Membuat Undangan dan mengadakan Rapat PCM yang akan dihadiri Satker, Penyedia Jasa, Dinas
Ke-Bina Marga-an terkait, Kasatker Pembangunan, Kasatker Preservasi dan Kasatker P2JJ.
b. Menginstruksikan Penyedia Jasa menyiapkan
materi PCM.
c. Memerintahkan Direksi Teknis menyiapkan konsep
pengawasan dan tata laksananya.
d. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya
sebagai bagian dari Dokumen Kontrak.
Formulir Undangan Rapat
2 Unsur Balai
(Besar) Pelaksanaan
Jalan Nasional
a. Sebagai moderator dan nara sumber.
b. Memberikan pengarahan secara umum
pelaksanaan Kegiatan.
c. Menjelaskan bahwa PPK ikut bertanggungjawab
terhadap revisi design, beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman
awal pelaksanaan pekerjaan.
d. Menjelaskan tentang rencana mutu kontrak dan
gambaran umum metode pekerjaan.
e. Menjelaskan Prosedur mengenai serah terima
sementara (PHO) dan serah terima akhir (FHO).
3 Unsur Dinas Ke-Bina Marga-an
terkait
a. Sebagai nara sumber (bila perlu).
b. Menjelaskan kebijaksanaan Aspek Lingkungan Hidup.
c. Menjelaskan kebijaksanaan Penghijauan.
d. Menjelaskan penggunaan fasilitas Balai Pengujian
Dinas PU/Bina Marga setempat untuk Quality Control pekerjaan jalan dan jembatan (untuk
peralatan pengujian yang tidak ada dalam
mobilisasi Penyedia Jasa).
4 Unsur P2JJ a. Menjelaskan prosedur revisi desain; termasuk:
1. Cara survey;
2. Pembuatan gambar kerja;
3. Pembuatan Justifikasi teknis dan laporannya;
4. Proses administrasi revisi desain dan proses
| Rapat PCM 2-7
amandemen.
b. Menjelaskan kapan revisi desain harus
diselesaikan.
c. Menjelaskan prosedur kerja dan jadwal kerja
seluruh tenaga Direksi Teknis serta kualifikasi
personilnya.
d. Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab Direksi Teknis serta kualifikasi personilnya.
e. Menjelaskan laporan-laporan fisik yang akan dibuat oleh Direksi Teknis dan distribusi laporan yang
terdiri dari:
1. Laporan Pendahuluan (Inception Report);
2. Laporan Bulanan (Monthly Progress Report);
3. Laporan Triwulan (Quarterly Report);
4. Laporan Pengendalian Mutu (Quality Control Report);
5. Laporan Teknis (Technical Report):
i) Revisi desain (Laporan Justifikasi Teknis);
ii) Laporan Teknis spesifik;
iii). Draft Final Report serta kapan laporan
tersebut harus selesai dan dikirim.
6. Laporan Akhir (Final Report).
f. Menjelaskan bahwa, Direksi Teknis bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen
Administrasi Proyek.
g. Menjelaskan adanya penilaian kinerja Direksi
Teknis dan Penyedia Jasa yang sedang melaksanakan pekerjaan.
h. Menjelaskan tentang akomodasi dan fasilitas untuk kegiatan pengawasan yang disediakan oleh
Kontrak Konsultan.
i. Secara periodik melaksanakan uji petik.
j. As Built Drawing harus dibuat sesuai standar Bina Marga.
k. Menjelaskan perlunya mencari data input Original Design kepada Perencana Semula, antara lain dalam hal:
1. Tipe perkerasan setiap segmen; 2. Besar lendutan Benklemen Beam setiap
segmen; 3. CBR setiap segmen;
4. Lebar perkerasan setiap segmen, IRI, RCI;
5. Data sondir dan bor pondasi jembatan.
Untuk itu Direksi teknis harus berkoordinasi dengan P2JJ/Balai, Direktorat Bina Teknik.
5 Unsur Kegiatan
a. KASATKER /
PPK / Direksi Pekerjaan
a. Sebagai Pimpinan Rapat.
b. Menjelaskan Struktur Organisasi Satker Fisik/PPK.
c. Membahas struktur organisasi yang diusulkan
Penyedia Jasa maupun Direksi Teknis;
d. Membahas tugas Penyedia Jasa mengenai:
1. Survey dan membuat gambar kerja;
2. Rencana pengadaan peralatan personil dan bahan;
3. Penyiapan jadwal pelaksanaan.
Berita Acara PCM
| Rapat PCM 2-8
e. Rencana penyelesaian a.l dengan Critical Path Method (CPM) setelah hasil revisi design.
f. Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi
dapat dikenakan denda.
g. Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO
dan FHO.
h. Menjelaskan perlunya Rapat Pembuktian (SHOW CAUSE MEETING/SCM) bila terjadi keterlambatan
di dalam pelaksanaan pekerjaan yang
mengakibatkan tidak sesuai dengan jadwal semula.
i. Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO
(Provisional Hand Over)/Taking Over Certificate/ Serah Terima Pekerjaan Sementara) dikeluarkan, PPK mengeluarkan pengumuman kepada
masyarakat sekitar Kegiatan, bahwa Kegiatan akan selesai dengan maksud menghindari adanya
tagihan hutang yang belum dibayar oleh Penyedia
Jasa.
j. Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur Kegiatan dalam hal perlunya "Request" Penyedia Jasa sebelum mulai pekerjaan, dan sebelum
mulainya penerimaan pekerjaan (waktunya ditetapkan PPK).
k. Menjelaskan kapan serah terima lapangan
dilakukan.
l. Menjelaskan kewajiban pembayaran pungutan
retribusi, asuransi kepada Pemda.
m. Menjelaskan prosedur pembongkaran dan
pengarahan barang bekas, misalnya: Bangunan Atas Jembatan.
n. Menjelaskan tanggal mobilisasi terakhir dan
menjelaskan kapan akhir masa konstruksi serta
sanksi-sanksinya apabila tanggal tersebut dilewati.
o. Menjelaskan standar laporan harian dan mingguan
sesuai standar Bina Marga.
p. Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly Certificate).
q. Menjelaskan proses pengujian bahan jalan dan proses pengujian bahan jembatan.
r. Menjelaskan perlu atau tidak perlu dilakukan
sendiri Pengujian Lapangan pada awal sebelum
dimulainya pekerjaan pondasi jembatan.
s. Membahas metode pelaksanaan yang diajukan kontrakor pada saat tender.
t. Menjelaskan bahwa Quality Control pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratories yang
disediakan Penyedia Jasa dari item pembayaran MOBILISASI.
u. Menekankan bahwa tidak ada biaya tambahan biaya test bahan untuk Quality Control, dan
menegaskan bahwa biaya tersebut sudah termasuk di dalam harga satuan masing-masing
pekerjaan.
v. Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap
masyarakat setempat dan Pemerintah Daerah
| Rapat PCM 2-9
setempat sehubungan dengan rencana kerja yang
berkaitan dengan musim tanam petani setempat,
masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan, pembebasan lahan, pagar, tiang listrik, telepon,
PDAM, dan sebagainya.
w. Menjelaskan bahwa pemilik dibebaskan dari
tuntutan pihak ketiga, bilamana terjadi kelalaian Penyedia Jasa dalam pelaksanaan pekerjaan.
x. Menjelaskan barang-barang yang menjadi milik
Pengguna Jasa setelah selesainya Kegiatan.
y. Menekankan dan mengutamakan penggunaan
produksi dalam negeri.
z. Membahas tentang item pembayaran yang
spesifik, antara lain:
1 Pemeliharaan rutin;
2 Agregat kelas B pada bahu jalan;
3 Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan
(Defect Notification Period).
4 Penyiapan badan jalan dibayar setelah kekuatan
tanah dasarnya diterima.
aa. Menjelaskan adanya pemeriksaan audit selama
periode kontrak.
bb. Menjelaskan mengenai pekerjaan yang boleh disub kontrakkan dan persyaratannya.
b. Penyedia Jasa / Kontraktor
a. Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi:
1 Mobilisasi peralatan dan personil.
2 Survey lapangan, meliputi:
● Drainase;
● Perkerasan Jalan;
● Struktur;
3 Pekerjaan Pengembalian Kondisi dan Minor (Reinstatement) yang dilakukan setelah survey lapangan selesai pada Perkerasan Jalan, Bahu Jalan, dan saluran.
4 Pemeliharaan Rutin selama periode pelaksanaan (dilakukan setelah diterbit-kannya
SPMK / dimulainya pekerjaan).
b. Rencana Kerja dan revisi desain:
● Melaksanakan Survey untuk pembuatan gambar
kerja, (Membuat gambar kerja (standar survey
dan gambar kerja mengacu pada standar Bina Marga).
c. Menjelaskan metode / cara pelaksanaan
konstruksi.
d. Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan
tanggung jawabnya.
e. Menjelaskan kualifikasi personil Penyedia Jasa yang
akan dimobilisasi.
f. Menjelaskan rencana Mobilisasi Personil.
g. Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di sub-
kontrakkan serta calon sub Penyedia Jasanya.
h. Menjelaskan rencana penggunaan peralatan,
termasuk:
● Jumlah dan jenis peralatan
Rencana Mutu Kontrak
| Rapat PCM 2-10
● Rencana kedatangan peralatan
i. Menjelaskan rencana pengadaan bahan serta surat ijinnya.
● Jalan
● Aspal
● Agregat
● Tanah timbunan
● Jembatan
● Bangunan atas
● Lokasi quarry
● Kualitas bahan jalan / struktur termasuk cara
pengujiannya
● Deposit material quarry
j. Menjelaskan Rencana Kerja S-Curve
k. Prosedur dan Instruksi Kerja
l. Rencana Pemeriksaan Mutu
m. Rencana Pengendalian Lingkungan
n. Rencana Pengendalian K3
o. Pendokumentasian Arsip Proyek dll.
c. Direksi Pekerjaan
/Direksi Teknis
a. Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita
Acara tersendiri sebagai Dokumen Kegiatan.
b. Mempersiapkan formulir-formulir isian, antara lain:
1. Laporan Harian
2. Laporan Mingguan
3. Laporan Bulanan / Monthly Progress Report
4. Laporan Teknis (jika diperlukan).
5. pengecekan kesesuaian desain di lapangan.
6. Persiapan Gambar Kerja untuk:
Pemeliharaan Rutin
Pemeliharaan Berkala
Betterment
7. Perhitungan Volume / Back-up Data serta
Monthly Certificate.
8. Quality Control / kontrol kualitas selama periode pelaksanaan.
9. Request Penyedia jasa untuk:
Memulai Pekerjaan
Pengujian Bahan
c. Menjelaskan struktur organisasi dan personil
Direksi Teknis yang sudah dimobilisasi dan rencana
personil lainnya yang akan dimobilisasi.
d. Menjelaskan Struktur Organisasi Direksi Teknis dan tugas dari masing-masing personil Direksi Teknis.
e. Memberikan usulan teknik pelaksanaan yang lebih efisien.
f. Menjelaskan rencana kerja Revised Design (bila ada):
a. Waktu yang diperlukan untuk survey lapangan;
b. Personil yang terlibat dalam survey lapangan;
c. Kelengkapan peralatan yang diperlukan untuk survey lapangan;
Berita Acara PCM RMK Konsultan Supervisi
| Rapat PCM 2-11
d. Lingkup pekerjaan survey;
e. Alternatif penanganan hasil survey lapangan;
f. Rencana dan Gambar Kerja yang harus dibuat;
g. Menegaskan pengambilan lokasi foto
dokumentasi: dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan Penyedia Jasa.
6 DIREKSI PEKERJAAN
a. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya menjadi bagian dari Dokumen Kontrak.
Formulir Berita Acara
8. PENGECUALIAN
Tidak Ada
9. BUKTI KERJA
9.1 Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan;
9.2 RMK Penyedia Jasa;
9.3 RMK Konsultan Supervisi.
10. LAMPIRAN
a. Daftar Simak Rapat Persiapan Pekerjaan;
b. Contoh Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM).