i
DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN
USAHA GULA MERAH TEBU
(STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD.
LANGGENG SARI KUDUS)
Oleh:
PIPIT ARTA WIDHIANTO
NIM : 232007142
SKRIPSI
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Dari Persyaratan-Persyaratan
Untuk Mendapatkan Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
ii
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
Jalan Diponegoro 52-60
(0298) 21212, 311881
Telex 22364 ukswsa in
Salatiga 50711 – Indonesia
Fax. (0298) - 21433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Pipit Arta Widhianto
NIM : 232007142
Program Studi : AKUNTANSI
Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi,
Judul : DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA
GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN
DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI
KUDUS)
Pembimbing : ELISABETH PENTI K. SE, M.Ak
Tanggal di uji : 23 AGUSTUS 2013
adalah benar-benar hasil karya saya
Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang
lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau
symbol yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan
pada penulis aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau
meniru tulisan orang lain seolah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi
sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya
Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.
Salatiga, 16 Agustus 2013
Yang memberi pernyataan,
Pipit Arta Widhianto
iii
DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN
USAHA GULA MERAH TEBU
(STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD.
LANGGENG SARI KUDUS)
Oleh :
PIPIT ARTA WIDHIANTO
NIM : 232007142
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Memenuhi Sebagian Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAK ULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
Disetujui oleh :
ELISABETH PENTI K. SE, M.Ak
Pembimbing
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas anugerah dan berkat-Nya yang begitu
besar, sehingga penulis berhasil menyelesaikan penulisan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan
terima kasih kepada beberapa pihak yang telah memberi dukungan dan bimbingan, terutama
dengan arahan yang baik dalam menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi yang berjudul “Desain Sistem Informasi pada Value Chain Usaha Gula Merah
Tebu (Studi Kasus : Produsen dan Distributor Gula Merah Tebu UD. Langgeng Sari Kudus)” ini
dibuat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana
Ekonomi Jurusan Akuntansi di Universitas Kristen Satya Wacana. Pemilihan judul tersebut
dikarenakan penulis ingin memberikan rekomendasi kepada UD. Langgeng Sari untuk sistem
informasi pada aktivitas value chainnya lebih mengacu kepada teknologi dalam usahanya seperti
penggunaan mesin pada proses produksi dan sistem pengolahan data secara terkomputerisasi.
Akhir kata, penulis menyadari penulisan skripsi ini belum sempurna, oleh karena itu
penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik maupun saran untuk penyempurnaan
penulisan skripsi ini. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomika dan
Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana dan berbagai pihak yang membutuhkan.
Salatiga, Agustus 2014
v
ABSTRACT
This research is aimed to analysis of information systems on the business value chain
sugar cane belongs to UD. Langgeng Sari Kudus and maked design value chain information
system . The design will include the recommendations made documents to support business
activities, especially in the value chain activities, recommendations computerized data
processing systems, and recommendations for production processes by using machines. The
research methods to conduct surveys and research to observe directly on the object that is the
object of the research taking UD. Langgeng Sari Kudus. Data source use the primary data
source through direct interviews with owners of UD. Langgeng Sari Kudus on the flow of
activities of the value chain (value chain) ranging from the supply of raw materials, production
processes sugar cane, and distribution of the costumer’s company. Whereas the secondary data
source company profile UD. Langgeng Sari Kudus, as well as the organizational structure of the
documents related to the value chain activities of UD. Langgeng Sari Kudus. The results of this
study concluded that for the system information contained in the UD. Langgeng Sari. There is a
weakness still lasting when seen from the activities of the value chain. Weaknesses can be seen,
among other documents held on UD. Langgeng Sari yet support for the activities of the business
activity, production processes still rely on human labor that impact on the lack of effectiveness
and efficiency. And for the data processing, UD. Langgeng Sari is still using the manual system
and not computerized. By looking at the current business activity of UD. Langgeng Sari, they
need for making such recommendations are more specific documents to support the business
activities of UD. Langgeng Sari, using machine production to support business activities as well
as computerized data processing systems.
Keywords : information system, value chain
vi
SARIPATI
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi pada value chain usaha gula
merah tebu milik UD. Langgeng Sari Kudus yang sedang berjalan dan membuat desain Sistem
Informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari. Metode penelitian
dengan melakukan survey dan mengamati langsung pada objek penelitian yaitu dengan
mengambil obyek penelitian UD. Langgeng Sari Kudus. Sumber data menggunakan sumber data
primer yaitu melalui wawancara langsung dengan pemilikUD. Langgeng Sari mengenai alur
aktivitas rantai nilai (value chain) mulai dari pasokan bahan baku, proses produksi gula merah
tebu, sampai dengan distribusi kepada perusahaan pelanggan.sedangkan sumber data sekunder
berupa data company profile UD. Langgeng Sari Kudus, struktur organisasi serta dokumen yang
terkait dengan aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus. Hasil penelitian ini
menyimpulkan bahwa untuk sistem informasi yang terdapat di UD. Langgeng masih masih
terdapat kelemahan apabila dilihat dari aktivitas value chain. Kelemahan tersebut dapat dilihat,
antara lain pada dokumen yang dimiliki UD. Langgeng Sari belum mendukung untuk kegiatan
aktivitas bisnis, proses produksi masih mengandalkan tenaga manusia yang berdampak pada
kurangnya efektifitas dan efisiensi. Dan pengolahan data, UD. Langgeng Sari masih
menggunakan dengan sistem manual dan belum terkomputerisasi. Dengan melihat aktivitas
bisnis UD. Langgeng Sari yang sekarang ini, perlu adanya rekomendasi seperti pembuatan
dokumen yang lebih spesifik untuk mendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari,
menggunakan mesin produksi untuk menunjang aktivitas bisnis serta sistem pengolahan data
secara terkomputerisasi.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Rantai Nilai (Value Chain)
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur penulis kepada Tuhan Yesus Kristus, yang oleh karena kasih dan hikmatnya,
kertas kerja penulis yang berjudul ”Desain Sistem Informasi pada Value Chain Usaha Gula
Merah Tebu” telah dapat diselesaikan dengan baik.
Pada kesempatan yang membahagiakan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih dan rasa hormat kepada pihak antara lain kepada:
1. Keluarga penulis, Bapak, Ibu dan adik-adik yang telah memberikan cinta, semangat
dan kasih sayang kepada penulis, serta mendukung selama perkuliahan, maupun saat
penulisan skripsi ini.
2. Ibu Elisabeth Penti K. SE, M.Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberi banyak
inspirasi, ide, saran, dan kritik selama penyusunan kertas kerja ini.
3. Bapak Hari Sunarto, SE., MBA., Ph.D., selaku dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis,
serta Supatmi SE., Akt., M.Ak., selaku wali studi yang telah membantu penulis selama
proses perkuliahan hingga selesainya kertas kerja ini.
4. Bapak Sutrisno selaku pemilik UD. Langgeng Sari Kudus yang telah membantu dan
memperbolehkan penulis untuk melakukan penelitian di tempat usaha.
5. Seluruh staf pengajar dan staf tata usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW yang
sudah membimbing selama masa perkuliahan penulis, serta penyusunan skripsi ini secara
langsung maupun tidak langsung.
6. Pacarku tersayang, Raden Ajeng Rafaela Florentina Risa “Icha” Noviana
Kusumaningrum yang selalu mendoakan dan memberi semangat penulis dalam
pengerjaan skripsi.
7. Sahabat-sahabat serta saudara seiman yang saya kasihi : Keluarga dan sahabat di
Gereja HOPE Salatiga, Ko Sandy dan keluarga, dedy, Yanuar yang sudah lulus
viii
duluan, cik lily, cik Lilyana “Ulil” Darmawan, kak dosen Jasson, dan saudara-
saudaraku yang tidak dapat disebutkan satu persatu
8. Keluarga angkat di Salatiga yang dikasihi dan selalu diberkati Tuhan,Om
Tjojopoerjono, Ko Yohanes, Cik Dina, dan nyo2 Nuel yang mendoakan dan
men”support” selalu dalam pengerjaan skripsi penulis.
9. Keluarga Teater TiLaR UKSW yang saya kasihi : Rian ”Kebo” yang telah merelekan
kamarnya untuk transit dan tempat menginap, Gaby “babi”, Mas Alex, Mas Ferry,
Pingky, Icha “kentir”, dan Keluarga Teater TiLaR yang tidak dapat disebutkan satu
persatu yang selalu setia menghibur dan men “support” penulis dalam pengerjaan skripsi.
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................................................. i
Surat Pernyataan Keaslian Kertas Kerja ...................................................................... ii
Halaman Persetujuan/Pengesahan ............................................................................... iii
Abstract ..................................................................................................................... iv
Saripati ..................................................................................................................... v
Kata Pengantar ............................................................................................................. vi
Ucapan Terima Kasih .................................................................................................. vii
Daftar isi ..................................................................................................................... ix
Daftar Gambar .............................................................................................................. xii
Bab I Pendahuluan ....................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1
Bab II Kerangka Teoritis .............................................................................................. 6
2.1 Definisi Konsep .......................................................................................... 6
2.1.1 Sistem Informasi ........................................................................ 6
2.1.2 Value Chain ................................................................................ 8
Bab III Metode Penelitian ............................................................................................. 11
3.1 Metodologi Penelitian ................................................................................. 11
3.2 Sumber Data................................................................................................ 11
3.3 Langkah-langkah Analisis .......................................................................... 12
Bab IV Analisis dan Bahasan ….………………………………………………….... 13
4.1 Profil Perusahaan …………………………………………………….. 14
4.2 Struktur Organisasi
4.3 Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari Kudus …………... 17
4.3.1 Aktivitas Value Chain Yang Menggambarkan
Aktivitas Inbound Sampai Dengan Outbound
UD. Langgeng Sari .....................................…………………. 18
x
4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari Mulai
Dari Pasokan Bahan Baku Sampai Dengan Pengiriman
Barang Jadi Kepada Pelanggan………………………………... 23
4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari ……………………... 26
4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen
UD. Langgeng Sari
- Aktivitas Pemasok Bahan Baku dengan Gudang
Bahan Baku …………………………………………… 27
- Aktivitas Gudang Bahan Baku dengan
Bagian Produksi ……………………………………….. 30
- Aktivitas bagian produksi dengan gudang barang jadi
a. Pencatatan Barang Jadi ………………………... 33
b. Barang Kadaluwarsa …………………………... 34
- Aktivitas Gudang Barang Jadi dengan Pelanggan Akhir
a. Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan ...... 37
b. Retur Dari Pelanggan ………………………….. 38
4.3.5 Dokumen Pendukung Alur Aktivitas Value Chain UD.
Langgeng Sari …………………………………………………. 41
4.4 Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain
UD. Langgeng Sari …………………………………………………….. 44
Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari………………… 45
4.4.1 Rekomendasi aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari ........... 50
4.4.2 Rekomendasi Layout aktivitas UD. Langgeng Sari Mulai
Dari Pasokan Bahan Baku Sampai Dengan Pengiriman
Barang Jadi Kepada Pelanggan ………………………………… 56
4.4.3 Rekomendasi Analisis Value Chain UD.
Langgeng Sari …………………………………………………. 58
4.4.4 Rekomendasi Flowchart Yang Menggambarkan Arus
Dokumen UD. Langgeng Sari
- Alur Aktivitas Pemasok Bahan Baku dengan Gudang
Bahan Baku UD. Langgeng Sari ...................................... 60
xi
- Alur Aktivitas Gudang Bahan Baku dengan Lantai
Produksi …………………………………………………... 62
- Alur Aktivitas Lantai Produksi dengan Gudang Barang
Jadi
a. Pengemasan Barang Jadi ………………………………. 65
b. Barang Jadi yang Kadaluwarsa ………………………... 67
- Alur Aktivitas Gudang Barang Jadi UD. Langgeng Sari
dengan Pelanggan
a. Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan .................. 71
b. Retur Dari Pelanggan …………………………………... 73
4.4.5 Rekomendasi Dokumen Pendukung Alur Aktivitas Value
Chain UD. Langgeng Sari ……………………………………… 78
BAB V Penutup ………………………………………………………………………… 95
5.1 Kesimpulan ………………………………………………………………... 95
5.2 Saran ………………………………………………………………………. 96
Daftar Pustaka ………………………………………………………………………….. 97
Daftar Pertanyaan ………………………………………………………………………. 99
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Analisis Permasalahan Value Chain UD. Langgeng Sari …………………. 3
Gambar.2 Alur Aktivitas Value chain UD. Langgeng Sari …………………………… 4
Gambar 3. Value Chain ………………………………………………………………………... 9
Gambar 4. value chain menurut Romney and Steinbart ............................................... 9
Gambar 5. Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari …………………………………. 14
Gambar 6. Alur aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari …………………………. 17
Gambar 7. Layout UD. Langgeng Sari Kudus ……………………………………….. 23
Gambar 8. Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari ……………………………….. 26
Gambar 9. Flowchart Pembelian Bahan Baku ………………………………………. 27
Gambar 10. Flowchart Permintaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi …………... 30
Gambar 11. Flowchart Pencatatan Barang Jadi ……………………………………… 33
Gambar 12. Flowchart Pencatatan Produk Kadaluwarsa ……………………………. 34
Gambar 13. Flowchart Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi
Kepada Pelanggan UD. Langgeng Sari …………………………………… 37
Gambar 14. Flowchart Retur Barang Jadi ……………………………………………… 38
Gambar 15. Dokumen Pesanan Pelanggan …………………………………………….. 41
Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi ……………………………………….. 42
Gambar 17. Surat Jalan …………………………………………………………………. 43
Gambar 18. Nota Penjualan …………………………………………………………….. 43
Gambar 19. Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari ……………………. 45
Gambar 20. Rekomendasi Layout UD. Langgeng Sari …………………………………. 56
Gambar 21. Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari ………... 59
Gambar 22. Flowchart Rekomendasi Pembelian Bahan Baku …………………………. 60
Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi …………………………………. 62
Gambar 24. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi
xiii
ke Gudang Barang Jadi ……………………………………………………… 65
Gambar 25. Flowchart Rekomendasi Barang yang Kadaluwarsa ……………………… 67
Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi
Kepada Pelanggan ………………………………………………………….. 71
Gambar 27. Flowchart Rekomendasi Retur dari pelanggan …………………………….. 73
Gambar 28. Form Penerimaan Bahan Baku ……………………………………………… 77
Gambar 29. Jadwal Rencana Produksi …………………………………………………… 78
Gambar 30. Form Daftar Pemesan ………………………………………………………. 79
Gambar 31. Memo Permintaan Bahan Baku ……………………………………………. 80
Gambar 32. Form Pengeluaran Bahan Baku ……………………………………………. 81
Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku …………………….. 82
Gambar 34. Form Laporan Produk Jadi Setelah Dikemas ……………………………… 84
Gambar 35. Form Produk Cacat ………………………………………………………… 85
Gambar 36. Laporan Produk Cacat …………………………………………………….. 86
Gambar 37. Form Laporan Stok Barang ……………………………………………….. 87
Gambar 38. Form Perintah Pemusnahan Produk ………………………………………. 88
Gambar 39. Form Stok Kadaluwarsa …………………………………………………… 89
Gambar 40. Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang ……………………………………. 90
Gambar 41. Surat Jalan …………………………………………………………………. 91
Gambar 42. Laporan Retur Barang Jadi ………………………………………………… 92
Gambar 43. Form Produk Pengganti Retur ……………………………………………... 93
Gambar 44. Form Nota Penjualan ………………………………………………………. 94
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Para pelaku bisnis setiap perusahaan terus berupaya untuk meningkatkan
kinerjanya agar lebih efisien dan efektif dengan menerapkan manajemen dan
teknologi yang mumpuni pada setiap bidang di perusahaannya. Menurut Madura
(2007:6), tujuan dari suatu bisnis adalah untuk melayani kebutuhan pelanggan untuk
memperoleh laba.. Orang-orang yang menciptakan bisnis biasanya melihat suatu
kesempatan untuk menghasilkan produk atau jasa yang belum ditawarkan oleh
perusahaan lain atau menghasilkan produk atau jasa yang dapat dijual dengan harga
lebih rendah dari perusahaan lain. Dengan menyediakan produk yang diinginkan
pelanggan, mereka dapat menghasilkan laba bagi bisnisnya.
Setiap perusahaan memiliki strategi khusus dalam pencapaian target laba yang
diinginkan. Pencapaian target ini tentunya harus didukung dengan mengambil
keputusan yang matang. Salah satu sumber daya yang diperlukan oleh manajemen
perusahaan dalam pengambilan keputusan adalah informasi. Menurut Mulyanto
(2009:26), untuk mendapatkan informasi tersebut perlu adanya sebuah sistem yang
mengolah data menjadi informasi yang berharga. Sistem tersebut disebut dengan
information processing system atau yang disebut dengan sistem informasi. Sistem
informasi bukan hanya berguna memberikan informasi kepada internal perusahaan,
tetapi juga memberikan informasi kepada pihak eksternal perusahaan.
Menurut McLeod dan George (2007:34), di dalam bidang sistem informasi,
keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi
untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Porter (dalam McLeod
dan George, 2007:34) yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif
2
dengan menciptakan suatu rantai nila (value chain). Perusahaan menciptakan nilai
dengan melakukan apa yang disebut oleh porter (dalam McLeod dan George,
2007:34) sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis,
yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Salah satu perusahaan di Kota Kudus, Jawa Tengah, yang bisnisnya
merupakan rangkaian value chain gula merah tebu adalah UD. Langgeng Sari.
Perusahaan ini merupakan produsen dan distributor gula merah tebu yang berdiri
sekitar tahun 1989. Pada awalnya UD. Langgeng Sari hanya memiliki karyawan
berjumlah 5 (lima) orang. Dengan adanya peningkatan pesanan, saat ini jumlah
karyawan UD. Langgeng Sari berjumlah sekitar 115 orang. Produksi gula merah
perusahaan ini per harinya mencapai 30-40 ton setiap musim giling. Pelanggan tetap
UD. Langgeng Sari antara lain Pabrik Kecap PT. Heinz ABC, Pabrik Kecap
Wingsfood Indonesia, Pabrik Makanan PT. Karunia Alam Segar, Pabrik Kecap PT.
Bapak Jenggot, dll. Walaupun telah memiliki pelanggan tetap perusahaan yang
tergolong kelas atas, UD. Langgeng Sari tetap melakukan promosi melakukan media
visual maupun media online untuk menarik pelanggan baru melalui situs jejaring
seperti www.agromaret.com dan www.indonetwork.co.id yang dikelola oleh UD.
Langgeng Sari.
Dilihat dari analisis value chain perusahaan, aktivitas utama UD. Langgeng
Sari terdiri dari inbound logistic, operasi, outbound logistic, pemasaran dan penjualan
serta servis (lihat gambar 1). Untuk kegiatan inbound logistic, UD. Langgeng Sari
baru melakukan pengembangan metode pengujian kelayakan bahan baku secara
manual. Untuk kegiatan operasi, perusahaan ini masih mengandalkan sistem
pembuatan secara manual. Untuk kegiatan outbound logistic, perusahaan baru
melakukan pengadaan alat transportasi untuk mendukung operasional pengiriman
barang jadi ke pelanggan. Untuk kegiatan pemasaran dan penjualan, UD. Langgeng
sari belum menerapkan sistem penjualan dan pemasaran secara online serta belum
terkomputerisasi dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen. Sedangkan untuk
3
kegiatan servis, UD. Langgeng Sari belum menerapkan customer service secara
online, terutama kepada perusahaan yang besar.
Insfrastruktur :
- belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan
Manajemen Sumber Daya Manusia :
- belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan
bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan
Pengembangan Teknologi :
- belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi
Pengadaaan :
- belum melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas
dengan harga kompetitif
Logistic ke Dalam Operasi Logistik Keluar Penjualan & Pemasaran Servis
kelayakan criteria
bahan baku secara
manual
mengandalkan sistem
pembuatan gula merah
tebu secara manual
Menggunakan
transportasi milik UD.
Langgeng Sari sendiri
untuk mendukung
operasional pengiriman
barang jadi ke
pelanggan.
belum menerapkan
sistem penjualan dan
pemasaran secara online
serta terkomputerisasi
dalam pembuatan dan
penyimpanan dokumen
Belum
menerapkan
customer
service
secara
online
Gambar 1. Analisis Permasalahan Value Chain UD. Langgeng Sari
(Sumber : hasil wawancara, 2013)
Keterangan : 1. Aktivitas Pendukung
2. Aktivitas Utama
Sebagai salah satu perusahaan produsen dan distributor besar yang
memproduksi gula merah di Jawa Tengah, sampai saat ini UD. Langgeng Sari masih
melakukan aktivitas bisnisnya secara tradisional. Pada aktivitas pendukung, UD.
Langgeng Sari belum memiliki kebijakan tentang infrastruktur perusahaan, sumber
daya manusia, teknologi dan pembelian. Untuk infrastruktur perusahaan, UD,
Langgeng Sari belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas
1
2
4
terhadap karyawan. Untuk manajemen sumber daya manusia, UD. Langgeng Sari
belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan
yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan. Untuk
pengembangan teknologi, UD. Langgeng Sari belum menerapkan sistem secara
terkomputerisasi. Sedangkan untuk aktivitas pembelian, perusahaan belum
melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku
yang berkualitas dengan harga kompetitif.
Apabila dilihat dari aktivitas value chain,untuk pemasok bahan baku, UD.
Langgeng Sari terhubung dengan para petani tebu, pemasok kapur, distributor plastik
dan karung goni, serta pengrajin besek tumbu. Untuk pelanggan tetap UD. Langgeng
Sari, meliputi PT. Heinz ABC, PT. Wingsfood Indonesia, PT. Karunia Alam (mie
sedap), Kecap Bapak Jenggot, dan PT. Mubarokfood (Jenang). Lihat gambar berikut :
Gambar.2 Alur Aktivitas Value chain UD. Langgeng Sari
(Sumber : hasil wawancara, 2013)
Permasalahan yang terdapat pada UD. Langgeng Sari adalah pada pasokan
bahan baku yang belum terdapat seleksi bahan baku dan pemasok. Pada proses
produksi perusahaan ini masih menggunakan peralatan produksi yang masih
5
tradisional, belum memiliki standar higienis produk serta belum memiliki
penjadwalan produksi yang teratur. Terkait hubungan perusahaan dengan
pelanggannya, pembayaran yang diterima dari pelanggan sering terlambat dari
tanggal yang telah disepakati. Selain itu, terdapat pelanggan yang tidak bisa
membayar tagihan karena perusahaan mengalami pailit (bangkrut). Kelemahan lain
pada perusaahaan ini terdapat pada dokumen yang dimiliki, antara lain dokumen
penjualan kepada pelanggan, dokumen kuantitas barang, surat jalan dan nota
penjualan ke pelanggan yang belum memadai. Selain itu, masih ada beberapa
dokumen pendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang belum tersedia,
misalnya dokumen stok persediaan barang cacat, dokumen persediaan barang
kadaluwarsa, memo untuk rencana produsksi, dll. Berdasarkan permasalahan yang
dihadapi oleh UD. Langgeng Sari, maka penelitian ini bertujuan untuk merancang
sistem informasi value chain usaha gula merah tebu pada UD. Langgeng Sari.
Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka dirumuskan persoalan
penelitian sebagai berikut:
- Bagaimana sistem informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD.
Langgeng Sari ?
- Bagaimana desain Sistem Informasi value chain pada usaha gula merah tebu
di UD. Langgeng Sari?
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah membuat desain sistem
informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari.
6
BAB II
KERANGKA TEORITIS
2.1 DEFINISI KONSEP
2.1.1 Sistem Informasi
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004:12): “ information system an
arrangement of people, data, processes, and information technology interact to
collect, process, store and provide as output the information needed to support an
organization”. Diterjemahkan sebagai berikut : sistem informasi adalah pengaturan
orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan menyediakan output berupa informasi yang diperlukan
untuk mendukung sebuah organisasi.
Menurut Hall (2001:7): System Information is the set of formal procedures by
which data are collected, processed into information, and distributed to users”.
Diterjemahkan sebagai berikut: “ sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur
formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan
kepada para pemakai”.
Menurut O’Brien (2005:6): “ Information system is an information can be any
organized combination of people, hardware, software, communication network, and
data resources that collects, transform and disseminates information in an
organization”. Diterjemahkan sebagai berikut: “sistem informasi dapat berupa
kombinasi dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data
yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam sebuah
organisasi”.
Sistem informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data,
merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen
– baik manual ataupun berbasis komputer – yang terintregasi untuk mengumpulkan,
menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak
7
yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut (Setiawati dan Anastasia,
2011:4).
Kesimpulan yang dapat diambil dari beberapa pendapat diatas pengertian
sistem informasi adalah sebuah rangkaian yag terdiri dari manusia, perangkat keras,
piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang dikumpulkan dan didistribusikan
kepada pemakai (user).
Menurut Krismiaji (2005:16), Secara garis besar, sebuah sistem informasi
memiliki delapan komponen. Kedelapan komponen tersebut adalah :
1. Tujuan
Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang
memberikan arah bagi sistem tersebut seara keseluruhan
2. Input
Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem.
Sebagian besar input berupa data transaksi
3. Output
Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem output. Output dari sebuah
sistem yang dimasukkan kembali ke dalam sistem sebagai input disebut
dengan umpan balik (feedback).
4. Penyimpan Data
Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang. Data yang
tersimpan ini harus diperbarui (update) untuk menjaga keterkinian data.
5. Pemroses
Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan
komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah datanya
dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi yang cepat
dan akurat
6. Instruksi dan prosedur
Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi
tanpa instruksi dan prosedur rinci
8
7. Pemakai (User)
Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang
dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai
8. Pengamanan dan Pengawasan
Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas
dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk
mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan
pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem (Krismiaji, 2005:16).
2.1.2 VALUE CHAIN
Menurut Porter (1992:32), dalam pengertian persaingan, nilai adalah uang
yang sedia dibayarkan pembeliu untuk sesuatu yang ditawarkan perusahaan.
Sedangkan, value chain adalah pola yang digunakan perusahaan untuk memahami
posisi biayanya dan untuk mengidentifikasi cara-cara yang dapat digunakan untuk
memfasilitasi implementasi dari strategi tingkat bisnisnya. Di dalam value chain
(Porter, 1992:35), aktivitas nilai dibagi dalam dua golongan besar yaitu aktivitas
primer dan aktivitas pendukung. Aktivitas primer merupakan aktivitas yang
dilakukan dalam membuat produk secara fisik serta menjual dan menyampaikan
kepada pembeli selain juga aktivitas dalam bentuk layanan purna jual.
Porter (1992:31) melihat value chain sebagai konsep yang dapat digunakan
untuk mempelajari segala aktivitas yang dilakukan perusahaan dan bagaimana
aktivitas tersebut saling berinteraksi.Tujuan penggunaan value chain lebih lanjut yang
dikemukakan oleh Porter adalah untuk memilah-milah aktivitas yang dilakukan
perusahaan secara strategis sehingga dapat diketahui perilaku biaya setiap aktivitas,
diferensiasi serta aspek potensial yang mungkin dicapai guna menciptakan suatu
rantai nilai yang kompetitif.
9
Porter (dalam Mcleod dan George,2007:34) yakin bahwa perusahaan dapat
mencapai keunggulan kompetitif dengan menciptakan rantai nilai (value chain)
seperti gambar berikut. Gambar ini menunjukkan aktivitas-aktivitas pokok dan
penunjang yang memberikan kontribusi pada margin. Margin adalah nilai produk
atau jasa perusahaan dikurangi dengan biaya produksi seperti yang dipersepsikan
pelanggan perusahaan, dan margin merupakan tujuan dari rantai nilai tersebut.
Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan aktivitas-aktivitas, yang disebut
Porter sebagai aktivitas-aktivitas nilai (value activity). Lihat pada gambar 3 :
Gambar 3. Value Chain
Gambar 4. Value Chain (menurut Romney & Steinbart)
10
Perusahaan menciptakan nilai dengan apa yang disebut oleh Porter (dalam McLeod
dan George, 2007:34) sebagai Aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri
atas dua jenis, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas-aktivitas.
utama ditunjukkan pada lapisan bawah , meliputi (lihat gambar 3) :
- pengumpulan logistik (inbound logistic) yang mendapatkan bahan mentah
dan persediaan lainnya dari penyuplai
- operasional yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi
- penyebaran logistic (outbond logistic), yaitu transportasi dan distribusi
produk kepada pelanggan
- pemasaran dan penjualan (marketing and sale operational) yang
mengetahui kebutuhan pelanggan dan menerima pesanan
- servis atau pelayanan untuk memelihara hubungan baik dengan para
pelanggan setelah transaksi jual beli
Aktivitas-aktivitas nilai penunjang/pendukung tampak pada lapisan diagram,
terdiri dari (lihat gambar 3) :
- infrastruktur perusahaan, yaitu penyusunan organisasi yang
mempengaruhi semua aktivitas pokok
- pengelolaan sumber daya manusia, terdiri dari seluruh aktivitas yang
berhubungan dengan pengelolaan pegawai perusahaan termasuk fungsi
dan peran yang dilakukan oleh manajer
- pengembangan teknologi, yaitu semua aktivitas yang melibatkan teknologi
termasuk informasi berbasis komputer.
- Pengadaan atau perolehan, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan
pengadaan sumber daya material dan mesin yang akan digunakan oleh
aktivitas-aktivitas utama (Raymond and George, 2010 : 31)
11
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini penulis melakukan survey dengan mengamati dan
mengambil data secara langsung pada obyek penelitian. Dalam melakukan penelitian
ini penulis mengambil obyek UD. Langgeng Sari..
3.2 Sumber Data
Data merupakan keterangan yang bisa memberikan gambaran tentang suatu
keadaan atau suatu persoalan (Supramono dan Sugiarto, 1993:23). Dalam
memperolehnya, data digolongkan menjadi 2 macam, yaitu :
a. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh melalui wawancara
kepada pemilik UD. Langgeng Sari mengenai alur aktivitas rantai nilai (value
chain) UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku, produksi gula
merah tebu, sampai dengan distribusi kepada perusahaan pelanggan
b. Data Sekunder
Data sekunder yaitu data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi.
Dalam penelitian ini data sekunder yang dibutuhkan adalah :
1. Company Profile UD. Langgeng Sari Kudus
2. Struktur organisasi dari UD. Langgeng Sari Kudus
3. Dokumen yang digunakan oleh UD. Langgeng Sari meliputi dokumen
pesanan pelanggan, laporan hasil produksi, surat jalan, dan nota penjualan
12
3.3 Langkah-Langkah Analisis
- Menggambarkan sistem informasi pada value chain yang diterapkan oleh
UD. Langgeng Sari Kudus.
- Mengevaluasi sistem informasi pada value chain yang diterapkan oleh
UD. Langgeng Sari.
- Membuat rancangan sistem informasi pada value chain UD. Langgeng
Sari.
13
BAB IV
ANALISIS DAN BAHASAN
4.1 PROFIL PERUSAHAAN
UD. Langgeng Sari merupakan salah satu pengrajin gula merah tebu terbesar yang
ada di Kota Kudus, Jawa Tengah. Perusahaan ini berdiri sekitar tahun 1989, berkantor
pusat di Jalan Dawe-Gebog Km. 1, Kecamatan Dawe. UD. Langgeng Sari bergerak di
bidang produksi gula merah dari tebu serta penyewaan transportasi truk. UD
Langgeng Sari mempunyai 3 (tiga) gudang penyimpanan dan beberapa tempat
produksi gula merah tebu yang tersebar di beberapa desa di Kecamatan Dawe, Kudus,
yaitu berlokasi di :
1. Jalan Dawe, Kecamatan Dawe (Kantor Pusat) sebagai tempat penyimpanan
gula merah tebu dengan kapasitas gudang ± 450 ton juga untuk sebagai garasi
transportasi truk.
2. Desa Suco, Kecamatan Dawe, Kudus, sebagai tempat penyimpanan gula
merah tebu dengan kapasitas gudang ± 400 ton
3. Desa Colo, Kecamatan Dawe juga sebagai tempat penyimpanan gula merah
tebu hasil produksi dengan kapasitas gudang ± 200 ton dan sebagai tempat
garasi transportasi truk.
UD. Langgeng Sari memiliki 25 armada truk untuk mengangkut hasil
produksi gula merah dari tempat produksi ke gudang penyimpanan dan mengangkut
dari gudang penyimpanan ke pabrik atau gudang pelanggan. Truk yang tersedia di
UD. Langgeng Sari terdiri dari :
o 5 (lima) Colt diesel dengan kapasitas 5-8 ton
o 15 (lima belas) Fuso dengan kapasitas 15 – 20 ton
14
o 5 (lima) Tronton dengan kapasitas 30 – 35 ton
4.2 STRUKTUR ORGANISASI
Berikut ini adalah struktur organisasi UD. Langgeng Sari :
Gambar 5. Struktur Organisasi
(Sumber : hasil wawancara, 2013)
Sumber data : hasil wawancara dengan pemilik UD. Langgeng Sari
Tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di UD. Langgeng Sari
Kudus adalah sebagai berikut :
NO. JABATAN JUMLAH TANGGUNG JAWAB &
WEWENANG
1. Pemilik UD. Langgeng Sari
(Menjabat sebagai Manajer)
- Memegang kendali penuh sebagai
pemilik perusahaan (controller)
2. Bagian Produksi
a. Quality control 2 orang - Memeriksa dan mengendalikan
kualitas bahan baku yang masuk dan
keluar
15
- Memeriksa dan mengendalikan
produksi
- Memeriksa dan mengendalikan
kualitas barang jadi sebelum dikirim
ke pelanggan
b. Produksi 60 orang - Membuat gula merah tebu dalam
bentuk cetakan besek tumbu
c. Pengepakan dan penyimpanan
(packaging and Saving)
10 orang - Mengemas gula merah yang
berbentuk tumbu ke dalam plastic
atau karung goni
- Menyimpan gula merah yang telah
dikemas ke dalam gudang barang
jadi
- Mengontrol stok ketersediaan gula
merah tebu yang ada di gudang
barang jadi
- Memecah gula merah tebu dari
bentuk tumbu ke dalam bentuk
pecahan-pecahan tumbu
3. Bagian Keuangan
a. Piutang Dagang 5 orang * - Menagih pembayaran dari
perusahaan yang telah jatuh tempo
(perusahaan pelanggan yang
pembayarannya 2 minggu – 1 bulan
setelah gula merah tebu dikirim)
b. Piutang Internal - Memberikan pinjaman modal kepada
pemilik lahan tebu untuk menanam
tebu guna memenuhi permintaan
tebu untuk proses produksi gula
merah tebu UD. Langgeng Sari.UD.
- Memberikan pinjaman kepada
karyawan yang membutuhkan uang
16
c. Keuangan 3 orang * - Mencatat aliran keuangan secara
manual (mencatat pendapatan kas
dan pengeluaran kas UD. Langgeng
Sari)
- Menyimpan dokumen-dokumen
yang berupa nota dari transaksi yang
dilakukan oleh UD. Langgeng Sari
4. Bagian Transportasi
a. Sopir dan
kernet
35 orang - Mengambil bahan baku dari
pemasok bahan baku
- Mengirimkan gula merah tebu
kepada perusahaan pelanggan
- Bertanggungjawab atas kondisi
transportasi yang digunakan
(merangkap sebagai teknisi truk)
Keterangan :
* pemilik merangkap bagian keuangan dan bagian piutang
17
4.3 Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari Kudus
Berikut ini adalah alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus mulai
dari inbound sampai dengan outbond UD. Langgeng Sari Kudus :
Gambar 6. Alur aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari
Alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari akan dijelaskan dengan melalui :
4.3.1 Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan
outbound UD. Langgeng Sari
4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai
dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan
4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari
4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari
4.3.5 Dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari
18
4.3.1 Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan inbound UD. Langgeng Sari
Aktivitas value chain UD. Langgeng sari meliputi 4 aktivitas. Berikut ini adalah gambaran aktivitas value
chain UD. Langgeng sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku dari supplier sampai dengan pengiriman barang
jadi (gula merah tebu) sampai kepada pelanggan :
No Aktivitas Alur aktivitas value chain Lokasi
1. Memasok bahan baku (menerima
pasokan bahan baku dari supplier
bahan baku)
Gudang bahan baku
2. Proses produksi
Lantai Produksi
Penerimaan
barang dari
pemasok BB
Seleksi bahan
baku yang
masuk
Permintaan
bahan baku
untuk produksi
Mempersiapka
n bahan baku
sesuai
permintaan
Memeras tebu
untuk diambil
nira tebu
Memasukkan nira
ke dalam wajan
besar untuk
diuapkan airnya
Mengaduk nira
yang ada
dalam wajan
besar
Menambahkan kapur
untuk menghilangkan
kotoran dan gula tidak
lembek
Nira kental
(gulali) dicetak
ke dalam besek
tumbu
Mengirim gula merah
yang telah dicetak
tumbu ke bagian
pengepakan
19
3. Proses pengepakan dan
penyimpanan barang jadi (gula
merah tebu
a. Pengemasan barang jadi
b. Barang jadi kadaluwarsa
Gudang penyimpanan
dan Pengepakan Mengemas
gula merah
tebu tumbu
dibungkus
dengan plastik
Memeriksa
hasil
pengemasan
barang jadi
Mengitung
total barang
jadi yang telah
di “packing”
Menyusun dan
menata gula
tebu yang telah
di “packing”
Menemukan
produk jadi
yang telah
kadaluwarsa
Melaporkan
barang
kadaluwarsa
kepada pemilik
Pemilik
memerintahkan
untuk
memunaskan
barang yang telah
kadaluwarsa
20
4. Pengiriman barang jadi kepada
pelanggan
a. Pengiriman barang jadi kepada pelanggan
b. Retur dari pelanggan
Menindaklanju
ti PO dari
pelanggan
Meminta barang jadi
kepada bagian
gudang
oenyimpanan sesuai
pesanan pelanggan
Pengecekan
barang yang
disiapkan
gudang barang
jadi
Menyiapkan
transportasi
untuk
mengirim ke
pelanggan
Mendapatkan
retur barang
dari pelanggan
Menanggapi
retur dari
pelanggan dan
menyiapkan
barang
pengganti
Mengirim gula
merah tebu
sesuai jumlah
yang diretur
21
Pembahasan dari alur aktivitas diatas adalah sebagai berikut :
1. Aktivitas pasokan bahan baku
- Untuk aktivitas ini, kelemahan masih pada kegiatan mendapatkan pasokan bahan baku dari pemasok bahan baku,
yaitu untuk seleksi bahan baku masih dilakukan di tempat gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sehingga belum
efektif dan efisien.
2. Aktivitas proses produksi
- Dalam menerima order dari pelanggan, UD. Langgeng Sari baru melakukan via telepon atau menunggu orderan
dari konsumen dengan cara calon konsumen datang langsung ke tempat UD. Langgeng Sari
- UD. Langgeng Sari belum membuat jadwal rencana produksi secara teratur dan terprogram (belum membuat time
schedule) secara baik. UD. Langgeng Sari hanya memproduksi gula merah tebu sesuai masa panen tebu dan belum
seluruhnya memproduksi sesuai pesanan pelanggan.
- Untuk proses produksi, masih mengandalkan secara manual (tenaga manusia) dan belum mengandalakan mesin
produksi gula merah tebu.
- Dalam proses pencetakan gula merah tebu, masih memproduksi hanya dengan cetakan tumbu, belum membuat
cetakan dalam bentuk koin, baterai, atau batok. Mengingat belum ada usaha gula merah tebu lain di Kota Kudus
yang membuat cetakan tersebut.
- UD. Langgeng Sari belum membuat laporan produksi dan laporan pemakaian bahan baku secara terstruktur
3. Aktivitas proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi (gula merah tebu)
- Secara keseluruhan aktivitas dalam proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi gula merah tebu) sudah baik,
hanya kurang dokumen yang mendukung untuk aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari
22
4. Aktivitas Pengiriman barang jadi kepada pelanggan
- Dalam mendapatkan retur dari pelanggan, UD. Langgeng Sari belum menerapkan mendapatkan laporan retur via
faximile atau via e-mail.
23
4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi
kepada pelanggan
Berikut ini adalah layout UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi
kepada pelanggan:
1. Jalan Dawe (Kantor Pusat + Gudang) 2. Desa Suco (Gudang) 3. Desa Colo (Gudang + Transportasi) +Transportasi)
kantor
Gudang bahan baku
kantor
Gudang barang jadi Kapasitas : ± 450 ton
Parkir Truk
kantor
Parkir Truk
Produksi
2
3
PERUSAHAAN PELANGGAN
a
b c
d
Supplier Bahan Baku
e
f
1 4
Gudang bahan baku
kantor
Gudang barang jadi Kapasitas : ± 400 ton
Gudang
bahan
baku
kantor
Gudang barang jadi Kapasitas : ± 200 ton
Parkir
Truk
kantor
Parkir
Truk
kantor
24
Pembahasan layout UD. Langgeng Sari :
a. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari
Pada aktivitas ini, penyeleksian bahan baku dilakukan di gudang bahan baku UD.
Langgeng Sari. Pemasok mengirimkan bahan baku dengan menggunakan armada
pemasok sendiri, tetapi apabila pemasok tidak memiliki armada, UD. Langgeng Sari
mengambil bahan baku dengan armadanya sendiri.
b. UD. Langgeng Sari mengembalikan pasokan bahan baku yang tidak sesuai
permintaan.
Apabila bahan baku tidak memenuhi syarat untuk produksi, maka bahan baku yang
kurang memenuhi syarat akan dikembalikan kepada pemasok dengan armada UD.
Langgeng Sari sendiri.
c. Bagian gudang bahan baku mengirimkan bahan baku kepada bagian produksi
untuk proses produksi gula merah tebu.
Bagian gudang bahan baku akan mengirimkan pasokan bahan baku ke tempat proses
produksi yang jangkauannya lebih dekat dengan gudang bahan baku (gudang bahan
baku ada 3 tempat)
d. Bagian produksi mengirimkan barang jadi (gula merah tebu) ke gudang barang
jadi
Bagian produksi akan mengirimkan hasil produksinya ke tempat gudang barang
barang jadi yang letaknya dekat dengan tempat produksi.
e. - UD. Langgeng Sari mengirimkan barang jadi kepada pelanggan
Pada aktivitas ini, UD. Langgeng Sari mengirimkan gula merah pesanan kepada
pelanggan dengan menggunakan armada miliknya sendiri.
- UD. Langgeng Sari mengirimkan Barang pengganti retur dari pelanggan
Barang pengganti retur dikirim bersama armada yang mengirim kembali gula
merah kepada pelanggan yang sama. (contoh : UD. Langgeng Sari mengirim gula
merah kepada pelanggan A sebanyak 35 ton. Dari 35 ton yang dikirim, barang
yang tidak sesuai pesanan sebanyak 5 ton. UD Langgeng Sari akan mengirimkan
kembali barang pengganti retur sebanyak 5 ton bersama dengan armada yang
mengirim kembali di perusahaan A dengan tonase 35 ton. Jadi barang yang dikirim
25
kembali sebanyak 40 ton (35 ton sesuai pesanan ditambah 5 ton gula merah
pengganti retur)
f. - Pelanggan mengembalikan (retur) barang jadi yang tidak sesuai pesanan
Pelanggan mengembalikan barang pesanan yang tidak sesuai kepada UD.
Langgeng Sari. Barang dan surat keterangan retur diitipkan kepada sopir UD.
Langgeng Sari yang membawa gula merah pelanggan.
- Pelanggan memesan /membeli gula merah tebu kepada UD. Langgeng Sari
pelanggan yang akan memesan gula merah tebu akan menghubungi UD. Langgeng
Sari melalui via telepon atau pelanggan dating langsung ke tempat UD. Langgeng
Sari.
26
4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari
Berdasarkan pembahasan sebelumnya, berikut ini adalah analisis value chain UD. Langgeng Sari yang sedang
berjalan :
Gambar 8. Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari
Keterangan : 1. Aktivitas Pendukung
2. Aktivitas Utama
Insfrastruktur :
- Belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan
Manajemen Sumber Daya Manusia :
- Belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan
Pengembangan Teknologi :
- Belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi
Pembelian :
- Belum melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif
Logistic ke Dalam Operasi Logistik Keluar Penjualan & Pemasaran Servis
kelayakan criteria
bahan baku secara
manual
Mengandalkan sistem
pembuatan gula merah
tebu secara manual
menggunakanTransportasi
milik UD Langgeng Sari
sendiri untuk mendukung
operasional pengiriman
barang jadi ke pelanggan
Belum menerapkan sistem
penjualan dan pemasaran secara
online serta terkomputerisasi
dalam pembuatan dan
penyimpanan dokumen
Belum menerapkan customer service secara online
1
2
27
4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari
Alur aktivitas yang ada di UD Langgeng Sari terbagi menjadi 4 aktivitas yang
akan dijelaskan melalui flowchart. Berikut adalah gambar aktivitas value
chain UD. Langgeng Sari Kudus :
1. Aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku
Berikut ini adalah aktivitas pembelian bahan baku UD. Langgeng Sari dari
pemasok bahan baku :
PEMBELIAN BAHAN BAKU
QUALITY CONTROL Pemilik
Mulai
Menerima bahan baku
(tebu) dari pemasok &
membuat catatan
penerimaan bahan baku
Jumlah Bahan
Baku (tebu)
Yang Diterima
Memeriksa
bahan baku
(tebu)
Bahan baku
Sesuai
permintaan?
Membuat
Memo/
catatan
bahan
baku yang
sesuai
Memo/
catatan
bahan baku
A
TEBU
D
Tidak
Pemasok
Ya
A
Memo/catatan
bahan baku
Selesai
D
TEBU
TEBU
TEBU
Gambar 9. Flowchart Pembelian Bahan Baku
28
Penjelasan flowchart :
Quality Control
- Menerima bahan baku tebu dari pemasok dan membuat catatan
penerimaan bahan baku
- Bahan baku yang masuk dicatat manual menggunakan kertas dan
disimpan sesuai tanggal penerimaan bahan baku.
- Setelah menerima bahan baku, kemudian memeriksa kualitas tebu yang
akan digunakan untuk proses produksi
- Apabila kualitas tebu “sesuai” dengan standart produksi, maka tebu akan
disimpan dalam gudang bahan baku dan membuat catatan kuantitas tebu
yang dibeli dari pemasok yang kualitasnya memenuhi syarat untuk proses
produksi
- Apabila tebu “tidak sesuai” dengan syarat kualitas yang digunakan dalam
proses produksi maka tebu dikembalikan kepada pemasok
Pemilik
Menerima catatan kuantitas bahan baku yang dibeli dari pemasok dan
menyimpannya tanggal pembelian
Keterangan:
Bahan baku dan bahan pembantu yang akan digunakan pada proses produksi
di UD Langgeng Sari meliputi:
Bahan baku :
- Tebu
- Kapur
Bahan pembantu (kemasan) :
- Plastik
- Tumbu
- Karung Goni
29
Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi ini berasal dari pemasok
yang merupakan pemasok tetap UD Langgeng Sari.
Saat ini mekanisme seleksi pemasok maupun mekanisme pengendalian
kualitas barang tidak ada sebagaimana mestinya. Manfaat dari mekanisme
seleksi pemasok adalah sebagai sarana untuk memilik dan menyeleksi
pemasok dari sisi kualitas, ketepatan waktu pengiriman dan harga barang
yang sesuai pasar. Manfaat pengendalian kualitas barang adalah fungsi quality
control sebagai sarana untuk menjaga kualitas bahan baku yang digunakan
dalam proses produksi yang akan memberikan pengaruh besar terhadap
produk akhir.
30
2. Aktivitas gudang bahan baku dengan bagian produksi
Berikut ini adalah flowchart yang menggambarkan tentang permintaan bahan
baku oleh produksi kepada gudang bahan baku :
Permintaan bahan baku untuk proses produksi
Pemilik Bagian QCBagian Produksi
tidak
ya
Memo
Disetujui
Bagian produksi
GULAMERAH
Mencatat
Jumlah
Barang jadi
Revisi
Memo
Permitaan
BB
Memo
Disetujui
Memo
Disetujui
Membuat
Memo
Permintaan
Bahan baku
D
1
3
Melakukan
Persetujuan
2
D
Laporan
jumlah
barang jadi
mulai
Gudang Bahan
Jadi
Kebutuhan
informasi bahan
baku
Memo Permintaan
Bahan baku
Menyiapkan
BB
Disetujui/tidak?
D
4
Memo
Disetujui
2
Memo
Disetujui
2
D
Memo Permintaan
Bahan baku
D
2
Memo
Disetujui
3
Memproduksi
Gula
Kebutuhan
informasi bahan
baku
4
Memo
Permintaan
Bahan baku
1
GULAMERAH
BAHAN BAKU
GULAMERAH
Gambar 10. Flowchart Permintaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi
31
Penjelasan flowchart :
Bagian produksi
- Menerima laporan informasi kebutuhan bahan baku dari pemilik dan
menyimpan laporan informasi bahan baku sesuai tanggal penerimaan dari
pemilik.
- Membuat memo permintaan bahan dan menyerahkan kembali kepada
pemilik (merangkap bagian gudang bahan baku)
- Menerima salinan memo persetujuan permintaan bahan baku (rangkap 1)
dari pemilik dan menyimpannya sesuai tanggal disetujui.
- Menerima bahan baku dari bagian gudang bahan baku (Quality Control)
- Melakukan proses produksi pembuatan gula merah tebu
- Setelah selesai memproduksi, lalu mencatat jumlah gula merah tebu yang
telah jadi ke dalam laporan jumlah barang jadi dan disimpan sesuai
tanggal gula merah selesai diproduksi.
- Gula merah atau barang jadi selanjutnya dikirim ke gudang barang jadi.
Pemilik
- Menerima PO dari pelanggan melalui telepon atau dari pelanggan yang
langsung datang ke kantor UD. Langgeng Sari.
- Membuat laporan kebutuhan informasi bahan baku dan menyerahkan
kepada bagian produksi
- Menerima memo permintaan bahan baku dari bagian Produksi dan
mengevaluasinya
- Melakukan persetujuan atas permintaan dari bagian Produksi :
o Apabila “disetujui”, lalu membuatkan form memo persetujuan 3
rangkap (2 difotocopy) :
Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian Produksi
Rangkap 2 akan diberikan kepada bagian Quality Control
Rangkap 3 disimpan sesuai nomor urut
32
o apabila “tidak disetujui”, memo permintaan bahan baku
dikembalikan kepada bagian produksi untuk direvisi kembali.
Quality Control
- Menerima salinan memo persetujuan permintaan bahan baku (rangkap 2)
dari pemilik dan menyimpannya urut tanggal disetujui.
- Menyiapkan bahan baku dan mengirimkannya ke bagian Produksi.
(bahan baku meliputi : tebu, kapur, dll)
Pembahasan aktivitas :
Pada aktivitas ini, bagian produksi meminta bahan baku kepada gudang
bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi gula merah tebu.
Kondisi yang terjadi saat ini di gudang bahan baku adalah tidak adanya
prosedur untuk pencataan bahan baku yang masuk maupun yang digunakan
dalam proses produksi. Hal ini akan berakibat pada:
- Pencatatan stok bahan baku yang tidak teratur sehingga berpotensi
terjadinya kehilangan bahan baku
- Stok bahan baku yang tidak dapat diprediksi ketersediaannya sehingga
berpotensi menimbulkan waktu berhenti produksi (down time)
- Persediaan stok bahan baku yang rusak karena tidak terkontrolnya
aktivitas keluar masuknya bahan baku.
33
3. Aktivitas bagian produksi dengan gudang barang jadi
a. Pencatatan barang jadi
Pada flowchart ini menjelaskan tentang jumlah barang jadi yang
dihasilkan dari proses produksi :
PENCATATAN BARANG JADI
PEMILIKBAGIAN PENYIMPANANBAGIAN PENGEPAKAN
Membuat memo
hasil
pengemasan
Bagian
produksi
1
Memo hasil
pengemasan
D
Memo hasil
pengemasan
2
D
Barang jadiSetelah
dikemas
Laporan stok
barang
2
1
Bagian
Gudang bahan
baku
D
2
Barang jadiSetelah
dikemas
selesai
Barangpengemas
Barang jadiSetelah
dikemas
Barang jadiSetelah
dikemas
1
2
Laporan stok
barang
BarangjadiMemo hasil
pengemasan
Mengecek kondisi barang
jadi setelah dikemas &
membuat laporan stok
barang
1
1
pengemasan
Gambar 11. Flowchart Pencatatan Barang Jadi
34
b. Barang Kadaluwarsa
Pada flowchart dibawah ini, menjelaskan tentang pencatatan stok gudang di
gudang barang jadi yang telah kadaluwarsa :
PENCATATAN PRODUK KADALUWARSA
Pemilik Bagian Penyimpanan Quality Control
1
Pemusnahan
Produk
D
Laporan Bukti
Pemusnahan
pemilik
1
2
memo Perintah
Pemusnahan
Produk
Mulai
Pengecekan
stok gudang
dan
menemukan
stok yang sudah
kadaluwarsa
Melaporkan
kepada
pemilik
1
1
Memberikan
perintah
Pemusnahan
barang jadi
2
Sampel produk
kadaluwarsa
Barang jadiSetelah
dikemas
Produkjadi
Barang jadiSetelah
dikemas
Barang jadiSetelah
dikemas
Gambar 12. Flowchart Pencatatan Produk Kadaluwarsa
35
Penjelasan flowchart :
Bagian pengemasan
- Menerima barang jadi (gula merah) dari bagian produksi dan bahan
pengemas dari gudang bahan baku
- Melakukan pengemasan menggunakan besek tumbu yang akan dilapisi
dengan kantong plastik (selanjutnya dilapisi dengan karung goni apabila
akan dikirim ke pelanggan).
- Membuat memo barang jadi yang sudah dikemas yang selanjutnya akan
dikirim ke bagian penyimpanan gula merah yang sudah jadi. Memo
difotocopy, yang asli disimpan diserahkan kepada bagian penyimpanan,
rangkap 2 (fotocopian) disimpan urut tanggal
Bagian penyimpanan
- Menerima barang jadi yang sudah dikemas dari bagian pengemasan
beserta memo hasil pengemasan.
- Memeriksa kondisi barang jadi yang telah selesai dikemas, lalu membuat
laporan stok barang jadi.
- Memberi cap atau tulisan tanggal pembuatan dan tanggal kadaluwarsa
pada besek tumbu gula merah
- membuat laporan stok barang jadi total yang ada di gudang barang jadi 2
rangkap (memfotocopy laporan stok gudang). Untuk rangkap 1 (asli)
diserahkan kepada pemilik, yang rangkap 2 (fotocopian) selanjutnya
disimpan urut tanggal penyimpanan.
Pemilik
- Menerima catatan laporan dari bagian penyimpanan tentang stok gudang
per tanggal penyimpanan gula merah.
Pembahasan aktivitas :
Aliran barang yang terjadi dalam aktivitas ini dimulai dari pengolahan bahan
baku menjadi produk jadi untuk selanjutnya dilakukan pengemasan. Barang jadi
36
yang telah dikemas dan akan ditempatkan dalam gudang bahan jadi, masih
diinput secara manual pada secarik kertas. Perusahaan belum memiliki form
khusus yang digunakan untuk mencatat hasil produksi. Hal ini berpotensi
menyebabkan persediaan produk jadi tidak terkontrol (terjadi ketidaksesuaian
data persediaan dan persediaan barang sesungguhnya). Penyebab persediaan
produk jadi tidak terkontrol adalah data tidak diinput ke sistem dan potensi
hilangnya kertas yang digunakan untuk mencatat hasil produksi dikarenakan tidak
ada sistem perapian data.
Hal lain yang tidak dilakukan dan berpotensi untuk menjadi masalah di
kemudian hari adalah tidak adanya prosedur untuk menangani produk cacat hasil
produksi.
37
4. Aktivitas gudang barang jadi dengan pelanggan akhir
a. Pengiriman dan penjualan barang jadi kepada pelanggan
Pada flowchart di bawah ini menjelaskan tentang proses pengiriman barang
jadi kepada pelanggan UD. Langgeng Sari Kudus :
PENGIRIMAN DAN PENJUALAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN
Bagian transportasi Quality Control
(Gudang barang jadi)Pemilik
PELANGGAN
PO
Mengecek
ketersediaan
barang
Tersedia /
tidak?
PO
PELANGGAN
tidak
PO
ada
Memo
pengiriman
barang
D1
Memo
pengiriman
barang
1
Menyiapkan
barang jadi
Memo
pengiriman
barang
Membuat
surat jalan
Memo
pengiriman
barang
3
D
D2
2
Surat
Jalan
2
Pengecekan
Final Barang
Jadi
D
PELANGGAN
Surat
Jalan
1
Surat
Jalan
2Surat
Jalan
1
Surat
Jalan
2Surat
Jalan
1
Membuat
Nota
PO
Memo
pengiriman
barang
Nota
2
D
Nota1
Nota1
Nota1
Nota1
Nota1
Nota1
Uang
Pelanggan
melakukan
pembayaran
ketika barang
sudah
diterima
Barangjadi
Barangjadi
Barangjadi
Barangjadi
Gambar 13. Flowchart Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan UD. Langgeng Sari
38
b. Retur dari pelanggan
Pada flowchart dibawah ini menjelaskan tentang retur barang dari pelanggan UD.
Langgeng Sari kepada UD. Langgeng Sari :
RETUR BARANG JADI
TranspotasiQuality Control
2
Barang pengganti
Surat
Jalan
12
Memo
Kerusakan
barang
Menyiapkan Brg
Pengganti dan
surat jalan
Surat
Jalan
12
1
Surat
Jalan
1
Melaporkan
Pengembalian
Produk Rusak
2
Mengirim ke
palanggan
Surat
Jalan
12
PELANGGAN
1
Memo
Kerusakan
barang
N
PELANGGAN
Memo
Kerusakan
barang
Membuat surat
jalan
Produk rusak/cacat
Produk rusak/cacat
Barang pengganti
Barang pengganti
Barang pengganti
Produk rusak/cacat
G
Gambar 14. Flowchart Retur Barang Jadi
39
Penjelasan flowchart :
Pemilik
- Menerima PO dari pelanggan
- Menindaklanjuti PO yang telah dikirim oleh pelanggan
- Apabila “tersedia”, pemilik membuat memo pengiriman barang beserta
nota kepada pelanggan. PO disimpan berdasarkan tanggal diterima oleh
pemilik dan nota difotocopy untuk rangkap 2 disimpan sesuai tanggal.
Selanjutnya nota rangkap 1 beserta memo pengiriman barang diberikan
kepada gudang barang jadi.
- Apabila “tidak tersedia”. PO dikembalikan kepada pelangan.
Catatan : pelanggan UD Langgeng Sari dibedakan menjadi 2
pelanggan,
yaitu : 1. Pelanggan yang sudah mengirimkan PO
sebelum proses produksi
2. Pelanggan yang ingin membeli gula
merah ketika persediaan sudah ada
Quality Control (Gudang barang jadi)
- Menerima memo pengiriman barang dan nota rangkap 1 dari pemilik.
- Menyiapkan barang jadi (gula merah) yang akan dikirim
- Memo pengiriman barang dari pemilik disimpan urut tanggal
- Setelah menyiapkan barang jadi selesai, selanjutnya membuat surat jalan 3
rangkap (1 asli 2 di fotocopy). Surat jalan rangkap 3 disimpan urut
tanggal.
- Nota rangkap 1, barang jadi dan surat jalan rangkap 1 dan 2 selanjutnya
diberikan kepada bagian transportasi
40
Bagian Transportasi
- Mendapatkan nota rangkap 1 dan 2, barang jadi siap diantar kepada
pelanggan, dan nota rangkap 1. Surat jalan rangkap 2 disimpan urut
tanggal.
- Mengirimkan barang jadi, nota rangkap 1, dan surat jalan rangkap 1
kepada pelanggan
- Pembayaran :
a. Apabila pembayaran secara tunai, pembayaran diberikan kepada
bagian transportasi yang selanjutnya akan diberikan kepada pemilik
UD. Langgeng Sari
b. Apabila pembayaran secara kredit (termin 2 minggu – 1 bulan) uang
akan ditransfer lewat rekening bank milik pemilik. Selanjutnya
pemilik akan mengambil pembayaran dari pelanggan dengan
melakukan tarik tunai di bank
Pembahasan :
Setelah produk jadi disimpan di gudang produk jadi maka aktivitas aliran
barang berikutnya adalah menindaklanjuti PO yang dikirim dari perusahaan
pelanggan.
Pada fase ini perusahaan belum memiliki Form Pengiriman Barang yang
disertai dengan copy order dari pihak pelanggan, hal ini berpotensi timbulnya
ketidaksesuaian antara Surat Jalan dengan produk sesungguhnya dikirimkan ke
pihak pelanggan. Disamping itu pengiriman produk jadi yang dilakukan juga
tidak dicatat sehingga aktivitas pengiriman produk jadi tidak terkontrol.
Hal lain yang belum dimiliki perusahaan adalah prosedur pengembalian
produk cacat maupun produk rusak saat pengiriman produk jadi.
41
4.3.5 Dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari
Dokumen pada UD. Langgeng Sari berikut ini adalah :
a. Dokumen Pesanan Pelanggan
Dokumen ini menjelaskan tentang jumlah kuantitas barang yang dikirim
kepada pelanggan disertakan dengan nota. Pada dokumen ini, pemilik
hanya menulis dan mengitung kuantitas secara manual. Atribut yang
terdapat pada dokumen ini juga kurang jelas, karena hanya kertas kosong
tanpa ada penjelasannya.
Gambar 15. Dokumen Pesanan Pelanggan
b. Dokumen Kuantitas Produksi
Dokumen ini menerangkan total jumlah yang diproduksi oleh UD.
Langgeng Sari. Dokumen ini mempunyai kelemahan. Diantaranya tidak
adanya atribut yang menerangkan dokumen ini, hanya menggunakan
kertas kosong tanpa ada keterangan dan tidak ada nama judul dokumen.
42
Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi
Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi
c. Surat jalan
Dokumen ini sebagai bukti pengiriman kepada pelanggan juga sebagai
acuan bagian transportasi untuk mengirimkan barang jadi kepada
pelanggan. kelemahan yang terdapat pada dokumen ini adalah kurangnya
atribut yang mendukung sebagai acuan pengiriman barang jadi kepada
pelanggan seperti keterangan tanggal dan kuantitas yang dikirim kepada
pelanggan.
43
Gambar 17. Surat Jalan
d. Nota penjualan ke pelanggan
Dokumen ini adalah bukti penjualan kepada pelanggan dan diserahkan
kepada pelanggan sebagai bukti pembelian mereka. Pada dokumen ini
mempunyai kelemahan terutama pada atribut yang digunakan seperti
nama barang, kuantitas barang, keterangan, dll.
Gambar 18. Nota Penjualan
Keterangan :
- Beberapa dokumen ada yang tidak disertakan karena untuk beberapa memo atau catatan
dan perhitungan sifatnya memakai tulisan di dalam buku kas dan kertas sobekan
44
4.4 REKOMENDASI SISTEM INFORMASI VALUE CHAIN UD. LANGGENG SARI
Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari,
maka, akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem informasi pada value chain UD. Langgeng
Sari, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem informasi pada value chain UD.
Langgeng Sari yaitu yang meliputi Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas
inbound sampai dengan outbound, layout aktivitas mulai dari pasokan bahan baku sampai
dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan,flowchart yang menggambarkan arus
dokumen UD. Langgeng Sari, dan dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD.
Langgeng Sari
45
Rekomendasi Struktur Organisasi
Berikut ini adalah rekomendasi struktur organisasi pada UD. Langgeng Sari :
PEMILIK
QUALITY CONTROL
PRODUKSI
MANAGER GUDANGMANAGER PRODUKSIMANAGER
PEMBELIAN
PENGEPAKAN DAN
PENYIMPANAN
KEUANGAN
QUALITY CONTROL QUALITY CONTROL PIUTANG KEUANGANPEMBELIAN TRANSPORTASI
SOPIR DAN KERNET
Gambar 19. Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari
46
Tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di UD. Langgeng Sari Kudus adalah sebagai berikut :
NO. JABATAN JUMLAH TANGGUNG JAWAB &
WEWENANG PENGENDALIAN
1. Pemilik UD. Langgeng Sari
(Menjabat sebagai :
-Manajer Pembelian
-Manajer Produksi
-Manajer Gudang)
- Memegang kendali penuh
sebagai pemilik
perusahaan (controller)
- Mengawal dan mengendalikan
aktivitas bisnis dari mulai
pasokan bahan baku sampai
dengan pengiriman barang jadi
kepada pelanggan
2. Bagian Produksi
a. Quality control 4 orang - Memeriksa dan
mengendalikan kualitas
bahan baku yang masuk
dan keluar
- Menggunakan form penerimaan
bahan baku (gb. 27)
- Memeriksa dan
mengendalikan produksi
- Menggunakan form untuk
aktivitas produksi (gb.28 – gb.
32)
- Memeriksa dan
mengendalikan kualitas
barang jadi sebelum
- Memeriksa barang jadi yang akan
dikirim dengan melihat tekstur
gula merah apakah sudah sesuai
47
dikirim ke pelanggan pesanan apa belum
b. Produksi 60 orang - Membuat gula merah tebu
dalam bentuk cetakan
besek tumbu
- Menggunakan bahan baku yang
sudah lolos seleksi pada tahapan
penerimaan bahan baku dari
pemasok
c. Pengepakan dan
penyimpanan (packaging
and Saving)
10 orang - Mengemas gula merah
yang berbentuk tumbu ke
dalam plastic atau karung
goni
- Memakai pengemas bahan baku
sesuai standart dan memeriksa
pengemas bahan baku apakah ada
yang cacat atau tidak
- Menyimpan gula merah
yang telah dikemas ke
dalam gudang barang jadi
- Menyertakan tanggal produksi
dan tanggal kadaluwarsa pada
kemasan gula merah tebu
- Mengontrol stok
ketersediaan gula merah
tebu yang ada di gudang
barang jadi
- Mengontrol stok barang dengan
menggunakan form laporan stok
barang (gb. 36) dan form stok
kadaluwarsa (gb. 38)
- Memecah gula merah
tebu dari bentuk tumbu ke
dalam bentuk pecahan-
pecahan tumbu
- Memisahkan hasil pecahan gula
merah bentuk tumbu apakah itu
grade A atau grade sesuai
dengan tekstur gula merah
pesanan pelanggan
48
3. Bagian Keuangan
a. Piutang Dagang
-
5 orang * - Menagih pembayaran dari
perusahaan yang telah
jatuh tempo (perusahaan
pelanggan yang
pembayarannya 2 minggu
– 1 bulan setelah gula
merah tebu dikirim)
- Menyimpan bukti pembayaran
tempo perusahaan pelanggan
sesuai tanggal penagihan dan
memperingatkan perusahaan
pelanggan apabila mendekati
tanggal jatuh tempo pemayaran
b. Piutang Internal - Memberikan pinjaman
kepada karyawan yang
membutuhkan uang
- Memberikan bukti piutang
kepada karyawan yang
meminjam uang dan memberi
tempo waktu pengembalian
(apabila uang tersebut berasal
dari kas perusahaan
- Memberikan pinjaman
modal kepada pemilik
lahan tebu untuk
menanam tebu guna
memenuhi permintaan
tebu untuk proses
produksi gula merah tebu
UD. Langgeng Sari.UD.
- Dengan menyertakan ukti piutang
kepada petani tebu dengan
perjanjian MOU bahwa hasil
panen diserahkan kepada UD.
Langgeng Sari
49
c. Keuangan 3 orang * - Mencatat aliran keuangan
secara komputerisasi
(mencatat pendapatan kas
dan pengeluaran kas UD.
Langgeng Sari)
- Komputer yang dipakai oleh
bagian keuangan harus diberi
kode password supaya tidak ada
yang menyalahgunakan
- Menyimpan dokumen-
dokumen yang berupa
nota dari transaksi yang
dilakukan oleh UD.
Langgeng Sari
- Menyimpan dokumen-dokumen
baik yang keluar dan masuk di
UD. Langgeng Sari secara rapid
an disimpan sesuai nomor urut
atau urut tanggal
4. Bagian Transportasi
Sopir dan kernet 35 orang - Mengambil bahan baku
dari pemasok bahan baku
- Bahan baku yang akan diambil
harus sudah sesuai kriteria untuk
proses produksi dan pengepakan.
- Mengirimkan gula merah
tebu kepada perusahaan
pelanggan
- Menyertakan bukti nota(gb.43)
dan surat jalan (gb. 40)
- Bertanggungjawab atas
kondisi transportasi yang
digunakan (merangkap
sebagai teknisi truk)
- Melakukan perawatan rutin
transportasi yang digunakan
untuk mengangkut pasokan bahan
baku maupun gula merah yang
akan dikirim kepada pelanggan
50
4.4.1 Rekomendasi Aktivitas value chain UD. Langgeng Sari
Berikut ini adalah rekomendasi aktivitas value chain UD. Langgeng sari Kudus :
No Aktivitas Alur aktivitas value chain Lokasi
1. Memasok bahan
baku
Gudang
bahan baku
2. Proses produksi
Lantai
Produksi
Menerima barang dari pemasok
(bahan baku sudah diseleksi di
tempat pemasok)
Seleksi
bahan baku
yang masuk
Permintaan
bahan baku
untuk produksi
Mempersiapka
n bahan baku
sesuai
permintaan
Memeras tebu
untuk diambil
nira tebu
Memasukkan nira
ke dalam wajan
besar untuk
diuapkan airnya
Mengaduk nira
yang ada
dalam wajan
besar
Menambahkan kapur
untuk menghilangkan
kotoran dan gula tidak
lembek
Penerimaan
order dari
pelanggan
dari faximile
dan web
Membuat
jadwal
rencana
produksi
Memakai
mesin produksi
untuk proses
produksi
51
3. Proses pengepakan
dan penyimpanan
barang jadi (gula
merah tebu
c. Pengemasan barang jadi
d. Barang jadi yang kadaluwarsa
Gudang
penyimpanan
dan
Pengepakan
Nira kental (gulali) dicetak ke
dalam besek tumbu dan
dalam bentuk
koin/baterai/batok
Mengirim gula merah
yang telah dicetak
tumbu ke bagian
pengepakan
Mengemas
gula merah
tebu tumbu
dibungkus
dengan plastik
Memeriksa
hasil
pengemasan
barang jadi
Mengitung
total barang
jadi yang telah
di “packing”
Menyusun dan
menata gula
tebu yang
telah di
“packing”
Menemukan
produk jadi
yang telah
kadaluwarsa
Melaporkan
barang
kadaluwarsa
kepada pemilik
Pemilik
memerintahkan
untuk
memunaskan
barang yang telah
kadaluwarsa
Membuat
laporan
produksi dan
pemakaian
bahan baku
52
4. Pengiriman barang
jadi kepada
pelanggan
c. Pengiriman barang jadi kepada pelanggan
d. Retur dari pelanggan
Menindaklanju
ti PO dari
pelanggan
Meminta barang jadi
kepada bagian
gudang
oenyimpanan sesuai
pesanan pelanggan
Pengecekan
barang yang
disiapkan
gudang barang
jadi
Menyiapkan
transportasi
untuk
mengirim ke
pelanggan
Mendapatkan
retur barang
dari pelanggan
via faximile
atau email
Menanggapi
retur dari
pelanggan dan
menyiapkan
barang
pengganti
Mengirim gula
merah tebu
sesuai jumlah
yang diretur
53
Keterangan :
Menerima barang dari pemasok (bahan baku sudah diseleksi di tempat pemasok)
Untuk proses seleksi biasanya dilakukan di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sebelum masuk di dalam gudang.
Rekomendasinya adalah sebelum bahan baku masuk di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sebaiknya ada proses
seleksi bahan baku di tempat pemasok bahan baku yang dilakukan oleh staff /pegawai Quality Control. Atau
mengirim pegawai ke pemasok bahan baku. Dokumen pendukungnya adalah form penerimaan bahan baku (gambar
27). Untuk di masa yang akan datang, disarankan UD. Langgeng Sari dan pemasok membuat MOU tentang kriteria
bahan baku yang sesuai dengan kualitas UD. Langgeng Sari.
Penerimaan order dari pelanggan dari faximile dan web
Untuk saat ini, UD Langgeng Sari hanya menerima order via telepon atau perusahaan pelanggan yang membutuhkan
datang langsung di kantor UD. Langgeng Sari. Untuk rekomendasi, UD langgeng Sari selain menerima order via
telepon, juga bisa menerima pesanan dari pelanggan via faximile atau e-mail
Membuat jadwal rencana produksi
UD. Langgeng Sari belum melakukan penjadwalan rencana produksi secara sistematis dan teratur dengan didukung
oleh dokumen-dokumen pendukung rencana produksi. Untuk rekomendasi, UD. Langgeng Sari harus membuat
jadwal rencana produksi yang sistematis dan teratur untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi. Dokumen
pendukungnya adalah form daftar pemesan (gambar 28), memo permintaan bahan baku, form pengeluaran bahan
baku, serta form laporan produksi dan pemakaian bahan baku.
54
Memakai mesin produksi untuk proses produksi
UD. Langgeng Sari masih melakukan proses produksi secara manual. Rekomendasinya adalah melakukan proses
produksi dengan menggunakan mesin pembuat gula merah tebu yang agar dapat lebih efisian dan efektif. (sebagai
gambaran : harga mesin penggiling tebu 1 mesin seharga ± 5 – 10 juta, mesin pengaduk nira seharga ± 10 – 15 juta,
harga tersebut dirasa mampu mengingat kapasitas produksi UD. Langgeng Sari mencapai ratusan ton (misalnya 100
ton = 100.000 kg, @kg 8.000 jadi 100.000 x 8000 = Rp. 800.000.000 omzet kotor). Walaupun UD. Langgeng Sari
menambah atau mengganti mesin produksi, UD. Langgeng Sari tetap memperkerjakan para karyawan dengan tetap
memperkerjakan dalam proses produksi gula merah tebu.
Nira kental (gulali) dicetak ke dalam besek tumbu dan dalam bentuk koin/baterai/batok
Untuk saat ini, UD. Langgeng Sari hanya memproduksi gula merah tebu dalam bentuk cetakan tumbu.
Rekomendasinya adalah memproduksi dengan cetakan koin/baterai/batok mengingat belum adanya industri gula
merah di Kota Kudus yang memproduksi cetakan tersebut. Selain itu, bentuk koin/baterai/batok lebih diminati pasar
daripada bentuk pecahan.
Membuat laporan produksi dan pemakaian bahan baku
UD. Langgeng Sari belum membuat laporan hasil produksi dan pemakaian bahan baku, hanya sebatas percaya
kepada karyawan yang memproduksi. Untuk mendapatkan laporan produksi dan pemakaian bahan baku pada proses
produksi, sebagai rekomendasi, sebaiknya UD. Langgeng Sari membuat laporan produksi dan pemakaian bahan
baku secara terkomputerisasi. Gambaran laporan seperti pada gambar 32.
55
Mendapatkan retur barang dari pelanggan via faximile atau email
Untuk saat ini, UD. Langgeng Sari hanya baru menanggapi retur dari pelanggan via telepon atau catatan retur
dititipkan kepada bagian transportasi yang mengirim gula merah tebu kepada pelanggan. Hal ini ini mengakibatkan
kurang respon cepat hubungan dari UD. Langgeng Sari dengan perusahaan pelanggan yang meminta retur. Sehingga
untuk rekomendasi, UD. Langgeng Sari mulai mengandalkan faximile atau e-mail ketika ada laporan retur dari
pelanggan
56
4.4.2 Rekomendasi Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan
pengiriman barang jadi kepada pelanggan
Berikut ini adalah layout UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi
kepada pelanggan:
1. Jalan Dawe (Kantor Pusat + Gudang) 2. Desa Suco (Gudang) 3. Desa Colo (Gudang + Transportasi) +Transportasi)
kantor
Gudang bahan baku
kantor
Gudang barang jadi Kapasitas : ± 450 ton
Parkir Truk
kantor
Parkir Truk
Produksi
2
3
PERUSAHAAN PELANGGAN
a
b
c
Supplier Bahan Baku
d
e
1 4
Gudang bahan baku
kantor
Gudang barang jadi Kapasitas : ± 400 ton
Gudang
bahan
baku
kantor
Gudang barang jadi Kapasitas : ± 200 ton
Parkir
Truk
kantor
Parkir
Truk
kantor
57
Pembahasan layout UD. Langgeng Sari :
a. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari setelah proses
seleksi bahan baku dilakukan di tempat pemasok bahan baku.
Pada aktivitas ini, penyeleksian bahan baku berada di tempat pemasok bahan baku.
Tujuannya adalah supaya dapat menghemat waktu dan biaya serta tidak kerja dua
kali. Misal terdapat bahan baku yang tidak sesuai criteria, maka transport dari UD.
Langgeng Sari tidak perlu lagi mengembalikan tebu yang tidak sesuai kriteria karena
sudah melakukan penyeleksian di tempat pemasok.
b. Bagian gudang bahan baku mengirimkan bahan baku kepada bagian produksi
untuk proses produksi gula merah tebu.
Untuk aktivitas ini secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik. Sebagai
rekomendasi, sebaiknya tempat produksi dibangun lebih dekat dengan gudang bahan
baku dan gudang barang jadi serta proses produksi memakai mesin produksi untuk
menghemat waktu serta mengurangi biaya yang dikeluarkan.
c. Bagian produksi mengirimkan barang jadi (gula merah tebu) ke gudang barang
jadi
Secara keseluruhan, aktivitas untuk pengiriman barang sudah berjalan dengan baik.
Untuk rekomendasi hampir sama dengan aktivitas yang diatas (aktivitas B) yaitu
tempat produksi dibangun lebih dekat dengan gudang bahan baku dan gudang barang
jadi serta proses produksi memakai mesin produksi untuk menghemat waktu serta
mengurangi biaya yang dikeluarkan.
d. - UD. Langgeng Sari mengirimkan barang jadi kepada pelanggan
Secara keseluruhan, pada aktivitas ini sudah berjalan dengan baik.
- UD. Langgeng Sari mengirimkan Barang pengganti retur dari pelanggan
Secara keseluruhan aktivitas ini sudah berjalan dengan baik.
e. - Pelanggan mengembalikan (retur) barang jadi yang tidak sesuai pesanan
Secara keseluruhan aktivitas ini sudah berjalan dengan baik.
- Pelanggan memesan gula merah tebu kepada UD. Langgeng Sari
Pada aktivitas ini, secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik, tetapi untuk
meningkatkan pelayanan, untuk rekomendasi, UD. Langgeng sari memakai web
atau e-mail serta memiki faximile guna memberikan pelayanan kepada calon
pelanggan
58
4.4.3 Rekomendasi analisis value chain UD. Langgeng Sari
Berikut ini adalah rekomendasi value chain untuk UD. Langgeng Sari :
Infrastruktur :
1. Menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan dalam aktivitas pekerjaan
2. Kebijakan perekrutan karyawan baru yang berpengalaman sesuai dengan bidang keahlian
3. Penyediaan mesin produksi guna mendukung proses produksi
4. Pencatatan laporan keuangan berbasis komputerisasi
Manajemen Sumber Daya Manusia :
1. Pelatihan tenaga kerja karyawan untuk meningkatkan kompetensi karyawan sesuai dengan bidangnya untuk mendukung
kebutuhan perusahaan.
2. Proses seleksi perekrutan karyawan baru untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kompetensi dan keahlian sesuai bidang
yang dibutuhkan perusahaan.
3. Evaluasi kebutuhan pelatihan karyawan sesuai dengan departemen untuk memperlengkapi dan meningkatkan keahlian dari
karyawan dalam rangka mendukung kepentingan perusahaan
4. Penilaian karyawan berbasis target produksi.
Pengembangan Teknologi :
1. Penggunaan komputer, printer dan fax untuk mendukung aktivitas administrasi dan operasional perusahaan. Penggunaan
komputer, printer dan faximile guna mendukung aktivitas bisnis seperti berhubungan dengan pelanggan maupun dengan calon
pelanggan. Apabila dilihat dari segi biaya, UD. Langgeng Sari bisa memenuhi untuk bisa pengadaan teknologi mengingat
omzet yang diperoleh UD. Langgeng Sari tergolong besar.
2. Penggunaan mesin – mesin produksi untuk menambah kapasitas produksi, efektivitas dan efisiensi waktu produksi. (Sebagai
gambaran : harga mesin penggiling tebu 1 mesin seharga ± 5 – 10 juta, mesin pengaduk nira seharga ± 10 – 15 juta, harga
tersebut dirasa mampu mengingat kapasitas produksi UD. Langgeng Sari mencapai ratusan ton)
Pembelian :
1. Proses seleksi dan kriteria pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif
dengan selalu mengambil pasokan bahan baku pada pemasok tetap serta membangun jalinan hubungan yang baik dengan calon
pemasok yang lain..
2. Pengadaan mesin – mesin produksi dan suku cadang mesin untuk mendukung aktivitas produksi.
AKTIVITAS
PENDUKUNG
59
Gambar 21. Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari
LogistIk
ke
Dalam
Operasi Logistik Keluar
Sales dan Marketing
Servis
Seleksi
kelayakan
bahan baku
sesuai dengan
kriteria untuk
produksi gula
merah tebu.
Seperti tebu,
dibilang
memenuhi
kriteria apabila
kadar airnya
>10%.,
sakarosa
(sukrosa)
minimal 65 %,
benzoate
(bahan
pengawet)mini
mal 200 Mg.
-penjadwalan dan
perencanaan
produksi dengan
membuat jadwal
rencana produksi.
Untuk dokumen
pada gambar 28
- penggunaan
mesin produksi
untuk proses
produksi
- pengiriman gula
merah tebu kepada
pelanggan dengan
armada milik UD.
Langgeng Sari sendiri
- pengiriman barang
kepada pelanggan
dengan didukung
dokumen pengeluaran
barang dari gudang,
surat jalan, laporan
retur barang jadi, dan
form produk retur
- Proses pemasaran melalui
telepon atau mengirim surat
penawaran kepada calon
konsumen atau membuat web
atau email dengan
menggunakan internet
- proses penjualan gula
merah kepada pelanggan
dengan cara memberi sampel
terlebih dahulu kepada calon
konsumen
Pelayanan terhadap keluhan
dari pelanggan melalui situs
web atau e-mail pribadi milik
UD. Langgeng Sari.
AKTIVITAS UTAMA
60
4.4.4 Rekomendasi flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari
Flowchart Alur Aktivitas :
1. Alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng
Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk pembelian bahan baku dari pemasok
bahan baku :
PEMBELIAN BAHAN BAKU
QUALITY CONTROL PEMILIKPEMBELIAN
Mulai
TEBU
TEBU
1 N
Jumlah bahan
baku (tebu) yang
diterima
TEBU
1
Memeriksa
bahan baku
(tebu)
Bahan baku
Sesuai
permintaan?
TEBU
TEBU
Tidak ya
Pemasok
Membuat form
bahan baku
sesuai
kualitas yang
diterima
2
2
N
Selesai
1
Form Penerimaan
Bahan Baku
12
3
Form
Penerimaan
Bahan Baku
1
2
N
Form Penerimaan
Bahan Baku
1
Form Penerimaan
Bahan Baku
1
Menerima bahan
baku dan mengisi
form penerimaan
bahan baku
Gambar 22. Flowchart Rekomendasi Pembelian Bahan Baku
61
Penjelasan Flowchart :
Bagian Pembelian
- Menerima pasokan bahan baku tebu dari pemasok
- Mencatat penerimaan pasokan bahan baku dari pemasok
- Mengirim tebu dan menulis pada form penerimaan bahan baku 2 rangkap.
o Rangkap 3 disimpan oleh bagian pembelian
o Rangkap 2 dan tebu diberikan kepada bagian Quality Control
o Rangkap 1 diserahkan kepada pemilik
Bagian Quality Control
- Menerima tebu dan form Penerimaan Bahan Baku (tebu) yang diterima rangkap 1
dari bagian pembelian dan mengecek kualitas tebu yang diterima.
- Memeriksa kualitas tebu yang akan digunakan untuk memroduksi gula merah tebu
Apabila kualitas tebu sesuai standart untuk proses produksi gula merah, maka
selanjutnya memberikan form penerimaan bahan baku rangkap 1 kepada
pemilik
Apabila kualitas tebu tidak sesuai dengan standart untuk proses produksi,
maka tebu akan dikembalikan kepada pemasok tebu.
Pemilik
- Menerima form Penerimaan Bahan Baku rangkap 1 dari bagian Quality Control.
62
2. Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi
Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk aktivitas dari gudang bahan baku ke lantai produksi
gula merah tebu :
PROSES PRODUKSI
PemilikBagian Produksi dan Pengemasan Barang
Jadi
Bagian Quality Control
(merangkap bagian gudang bahan baku)
Memo
Permintaan bahan
baku
mempersiapkan
bahan baku dan
buat memo
pengiriman
mulai
Menerima PO
dari
pelanggan
melalui
email,telepon
atau fax
Daftar dan jadwal
order
D
2
3
Input data
permintaan bahan
baku
1
12
4
Form Laporan
Produksi dan
pemakaian Bahan
Baku
2
N
PO dari pelanggan
Form pengeluaran
bahan baku
1
2
N
Form
Pengeluaran
Bahan Baku
1
BAHANBAKU
N
Daftar dan jadwal
order
N
1
1
Pembuatan
Memo
permintaan
bahan baku
2
1
Memo
Permintaan bahan
baku
2
PO dari
pelanggan
D
Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi
63
PROSES PRODUKSI
Bagian Produksi
Bagian Quality Control
(merangkap bagian
gudang bahan baku)
Pemilik
Form
pengeluaran
bahan baku
Proses Produksi
Gula Merah
Bagian penyimpanan
Dan
pengepakan
Transfer Gula
Merah ke
Pengepakan
3
1
Membuat Laporan
Produksi dan
pemakaian Bahan
Baku
1
N
Form Laporan
Produksi dan pemakaian
Bahan Baku
1
Form Laporan
Produksi dan pemakaian
Bahan Baku
1
23
4
N
BAHANBAKU
GULAMERAH
GULAMERAH
Produksi
Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi
64
Penjelasan flowchart :
Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi
Pemilik
- Menerima order dari pelanggan melalui email / telepon / faximile berupa PO
- Mengisi form daftar dan jadwal order 2 rangkap
o Rangkap 1 diberikan kepada bagian produksi dan pengemasan barang jadi
o Rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form
- Menerima form Laporan Produksi dan Pemakaian bahan baku rangkap 2 dan
disimpan sesuai nomor urut form.
Bagian Produksi
- Menerima form daftar dan jadwal order rangkap 1 dari pemilik, menindaklanjuti dan
menyimpan sesuai urut nomor form
- Membuat memo permintaan bahan baku 2 rangkap :
o Rangkap 1 diberikan pada bagian gudang bahan baku (Quality Control)
o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form
- Menerima pasokan bahan baku dan form pengeluaran bahan baku rangkap 1 dari
bagian gudang bahan baku (Quality Control).
Form rangkap 1 disimpan sesuai urut nomor form.
- Proses produksi gula merah tebu
- Setelah gula merah jadi, membuat laporan produksi (kuantitas yang dihasilkan) dan
pemakaian bahan baku yang digunakan selama proses produksi pada database
produksi
- Mencetak form laporan produksi dan pemakaian bahan baku 3 rangkap :
o Rangkap 1 dikirim ke bagian penyimpanan dan pengepakan beserta hasil
produksi yang telah dicetak
o Rangkap 2 dikirim ke pemilik sebagai bukti
o Rangkap 3 disimpan sesuai urut nomor form.
Bagian Gudang Bahan Baku (Quality Control)
- Menerima memo permintaan bahan baku rangkap 1 dari bagian produksi
- Menginput data permintaan bahan baku dan mengeluarkan form pengeluaran bahan
baku 2 rangkap :
65
o Rangkap 1 beserta bahan baku yang akan digunakan dikirim ke bagian
produksi
o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form.
3 Alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi
a. Pengemasan barang jadi
Berikut in adalah flowchart rekomendasi pada aktivitas dari lantai produksi ke gudang
penyimpanan barang jadi :
Pengiriman hasil produksi ke gudang barang jadi
BAGIAN PENGEPAKAN
TIDAK YA
Cek Kondisi
Produk Jadi
Proses
Pengemasan
2
N
Cacat?
Mulai
fForm laporan
Produk jadi
setelah dikemas
1
2
N
Form Laporan
Produksi dan
pemakaian
Bahan Baku
1
1Form
Produk
Cacat
12
3
1Form
Produk
Cacat
12
3
GULAMERAH
BAHANPENGEMAS
PRODUKJADI
PRODUKJADI
PRODUKCACAT
PRODUKCACAT
Hitung & Buat
Laporan Produk
Cacat
1
Gambar 24. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi ke Gudang Barang Jadi
66
Pengiriman hasil produksi ke gudang barang jadi
PEMILIKBAGIAN PENYIMPANANQC
Sample Produk
Cacat
Cek kondisi dan
analisa penyebab
Produk Cacat
Produk
Cacat
Melaporkan ke
pemilik
4
Penataan/
penyusunan
Produk Jadi
yang dikemas
Form
Laporan
Produk Jadi
Setelah
dikemas
2
2
Form Laporan
Stok Barang1
2
Form
Laporan Stok
Barang
12
3
Selesai
4
Form produk
cacat
3
Form
Laporan Stok
Barang
N
N
1
N
1Form
Produk
Cacat
12
1Form
Produk
Cacat
12
1Form
Produk
Cacat
12
N
Menghitung barang
cacat/rusak dan
menjual ke pembeli
gula merah yang
rusak / cacat
Nota
Penjualan
Barang cacat
1
2
N
Pembeli
Gula merah
cacat
1
SAMPEL PRODUKCACAT
Produk JadiSetelah
dikemas
Produk JadiSetelah
dikemas
Produk JadiSetelah
dikemas
SAMPEL PRODUKCACAT
PRODUKCACAT
Hitung jumlah dan
buat Laporan stok
1
N
Gambar 24. flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi ke Gudang Barang Jadi
67
b. Barang jadi yang kadaluwarsa
Untuk flowchart rekomendasi dibawah ini menjelaskan untuk pemisahan produk yang telah
kadaluwarsa :
BARANG YANG KADALUWARSA
Quality ControlPemilikBagian Penyimpanan
Mulai
Pengecekan
stok gudang
dan
menemukan
stok yang sudah
kadaluwarsa
1Form
Stok
kadaluwarsa
12
Melaporkan
kepada
pemilik
N
Form
Stok
kadaluwarsa
1
1
PRODUKJADI
SampelProduk
kadaluwarsa
SampelProduk
kadaluwarsa
SampelProduk
kadaluwarsa
1
Form
Stok
kadaluwarsa
1
N
Memberikan
perintah
Pemusnahan
barang jadi
Form perintah
pemusnahan
barang
1
2
N
2
SampelProduk
kadaluwarsa
1Pemusnahan
Produk
pemilik
1
2
Form Perintah
Pemusnahan
Produk
gambar 25. Flowchart Rekomendasi Barang yang Kadaluwarsa
68
Penjelasan flowchart :
a. Pengemasan dan penyimpanan barang jadi
Bagian Pengepakan
- Menerima gula merah hasil produksi, bahan pengemas dari gudang bahan baku dan
form laporan Produksi dan pemakaian bahan baku rangkap 1 dari bagian produksi.
Form disimpan sesuai urut nomor penerimaan form
- Mengemas gula merah dengan menggunakan kemasan tumbu dan plastik (karung
goni akan digunakan apabila akan dikirim ke pelanggan)
- Memeriksa kondisi gula merah yang telah dikemas :
o Apabila selama pengemasan “ tidak ditemukan “ produk cacat, maka mengisi
form laporan produk jadi setelah dikemas (2 rangkap).
Rangkap 1 beserta gula merah yang telah dikemas dikirim ke bagian
pengemasan
Rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form
o Apabila “ditemukan” produk cacat, maka mengisi form produk cacat (3
rangkap) serta menghitung dan mencatat produk cacat ke dalam database
Laporan Produk cacat.
Mengirim produk gula merah yang cacat dan form produk cacat rangkap 1 ke
bagian Quality Control.
Bagian Quality Control
- Menerima form produk cacat 2 rangkap dan produk cacat dari bagian pengepakan
- Memeriksa kondisi dan menganalis penyebab produk yang dihasilkan cacat
- Setelah selesai menganalis, segera melaporkan hasil analisis kepada pemilik berupa
form produk cacat rangkap 1 dan sampel produk cacat.
Form produk cacat rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor
- Menerima form perintah pemusahan produk rangkap 1 dari pemilik
- Memusnahkan produk gula merah yang cacat
- Membuat laporan bukti pemusnahan produk cacat, disimpan sesuai tanggal
pelaksanaan pemusnahan produk cacat serta dilaporkan kepada pemilik
69
Bagian penyimpanan
- Menerima gula merah yang telah dikemas dan form laporan produk jadi rangkap 2
dari bagian pengemasan.
Form disimpan sesuai urut nomor form
- Menghitung kuantitas dan mengisi laporan persediaan
- Setelah mengitung kuantitas dan mengisi laporan persediaan, mengisi form laporan
laporan barang (rangkap 2) :
o Rangkap 1 diserahkan kepada pemilik
o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form
- Menyusun dan menyimpan produk yang telah dikemas ke dalam gudang barang jadi
Pemilik
- Menerima form laporan persediaan barang rangkap 1 dari bagian penyimpanan dan
menyimpan sesuai urut nomor form
- Menerima form kerusakan barang jadi rangkap 1 dan sampel produk cacat dari bagian
Quality control
- Menghitung kuantitas gula merah yang cacat dan segera menjual kepada pembeli
tetap yang menerima produk gagal atau cacat dari UD. Langgeng Sari.
- memberi nota rangkap 1 dan gula merah cacat kepada pembeli produk cacat
Nota rangkap 1 disimpan urut nomor form
b. Stok yang kadaluwarsa
Bagian penyimpanan
- Melakukan pengecekan persediaan gula merah yang ada dalam gudang barang jadi
- Apabila menemukan persediaan gula merah yang sudah kadaluwarsa, mengisi form
persediaan kadaluwarsa 2 rangkap
o Rangkap 1 beserta sample produk kadaluwarsa disampaikan ke pemilik
o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form
Pemilik
- Menerima persediaan stok kadaluwarsa rangkap 1 dan sample produk kadaluwarsa.
Form
disimpan sesuai nomor urut
70
- Mengisi form perintah pemusnahan produk kadaluwarsa dan memberikan perintah
kepada Quality Control untuk melakukan pemusnahan terhadap produk yang telah
kadaluwarsa.
o Form rangkap 1 dengan barang yang akan dimusnahkan diberikan kepada Quality
control
o Form rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form
Quality Control
- Menerima form perintah pemusnahan produk rangkap 1 dari pemilik
- Melakukan pemusnahan gula merah yang telah kadaluwarsa
Keterangan : untuk mencegah adanya barang kadaluwarsa, maka pengeluaran barang jadi
menggunakan metode FIFO (First In First Out), yaitu mengeluarkan
barang jadi terlebih dahulu yang diproduksi terdahulu. (misal : pada tanggal
1-3 september 2013 UD. Langgeng Sari memproduksi gula merah. Pada
tanggal 3 september 2013 UD. Langgeng Sari mendapatkan pesanan dari
PT.XXX. Gula merah yang dikirim adalah produksi pada tanggal 1
September. Yang tanggal 2-3 September disimpan dalam gudang barang
jadi sebagai persediaan)
71
4 Alur aktivitas gudang barang jadi UD. Langgeng Sari dengan pelanggan
a. Pengiriman dan penjualan barang jadi ke pelanggan
Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk aktivitas pengiriman barang dari gudang
barang jadi UD. Langgeng Sari ke pelanggan :
PENGIRIMAN DAN PENJUALAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN
Pemilik Quality Control Bagian Transportasi
1
Copy PO
Input data
pengeluaran brg
jadi ke PC (Ms
Excell) dan buat
Surat Jalan
1
Menindaklanjuti
PO dari pelanggan
1
PO
MULAI
nota 1
pelanggan
6
Kirim ke
palanggan
nota
Membuat
nota untuk
pelanggan
N
nota 12
6
Memeriksa dan
menindaklanjuti
copian PO dari
pemilik dan mengisi
form pengeluaran
barang jadi
1
Surat Jalan12
3
N
Copy POPO
D
D
Form
pengeluaran
Barang jadi
12
3
Form
pengeluaran
Barang jadi
1
2
Surat
jalan
1
1
Surat
jalan
12
1
Surat
jalan
12
1
Surat
jalan
1
2
N
1
uang
Pelanggan melakukan
pembayaran ketika
barang sudah diterima
Barang jadi
Barang jadi
Barang jadi
Barang jadi
5
2
Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan
72
PENGIRIMAN BARANG JADI
PemilikBagian TransportasiGudang Barang Jadi
(bagian Penyimpanan)
Cek Surat Jalan
dengan form
pengeluaran
barang jadi
Surat jalan
sesuai?Tidak
Revisi
Surat
Jalan
dan
form
pengelu
aran
barang
jadioleh
Bagian
Gudang
Jadi
ya
QC
Persetujuan
Pengiriman
3
3
Menyiapkan
barang yang akan
dikirim
4
N
4
Pengaturan
Pengiriman
Brg Jadi
dengan truk
N
1
Surat Jalan12
3
1
Surat
jalan
12
2
Form
pengeluaran
Barang jadi
1
2
Surat
Jalan
Surat
Jalan
1
3
2Form
pengeluaran
Barang jadi
1
2
N
Form
pengeluaran
Barang jadi
1
Surat
jalan
12
Form
pengeluaran
Barang jadi
1
1
Surat
jalan
12
1
Surat
jalan
12
1
Surat
jalan
12
Barang jadi
Barang jadi
Barang jadi
2
5
Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan
73
b. Retur dari pelanggan
Untuk flowchart rekomendasi dibawah ini menjelaskan tentang retur dari pelanggan karena
ketidaksesuaian barang yang dikirim dari UD. Langgeng Sari :
RETUR DARI PELANGGAN
Quality ControlBagian Transportasi
PELANGGAN
Memo
Kerusakan
barang
Melaporkan
Pengembalian
Produk Rusak
Memo
Kerusakan
barang
12
Surat
Jalan
12
N
1Surat
Jalan
1
Mengirim ke
palanggan
PELANGGAN
nota
nota 1
1
Pelanggan melakukan
pembayaran ketika
barang sudah diterima
uang
Produk rusak/cacat
Produk rusak/cacat
Barang pengganti
Barang pengganti Menyiapkan Brg
Pengganti dan
surat jalan
Form
pengeluaran
Barang jadi
N
Memo
Kerusakan
barang
1
Surat
Jalan
12
Surat
Jalan
12
2
nota 12
N
Barang pengganti
Produk rusak/cacat
Mengisi laporan retur barang
jadi serta mengisi form
pengeluaran barang jadi dan
surat jalan
Gambar 27. Flowchart Rekomendasi Retur dari pelanggan
74
Penjelasan flowchart :
a. Pengiriman barang jadi ke pelanggan
Pemilik
- Menindaklanjuti PO yang kirim oleh pelanggan
- Mengopi PO menjadi 2, PO yang asli disimpan sesuai tanggal masuk PO, copian PO
diberikan oleh Quality Control
- menerima surat jalan 3 rangkap dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1 dan
rangkap 2 dari Quality Control
- memeriksa surat jalan dan form pengeluaran barang jadi
o Apabila surat jalan “sesuai” dengan permintaan, surat jalan 3 rangkap dengan
ketentuan rangkap 1 dan rangkap 2 diserahkan kepada gudang barang jadi /
bagian penyimpanan, rangkap 3 disimpan sesuai nomor urut form) dan form
pengeluaran barang jadi rangkap 1 diberikan kepada gudang barang jadi /
bagian penyimpanan dan rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form.
o Apabila suat jalan “tidak sesuai”, dikembalikan kepada bagian Quality
Control untuk direvisi.
- Menerima surat jalan 2 rangkap dari bagian Transportasi dan memeriksa barang yang
akan siap untuk dikirim kepada pelanggan
- Membuatkan nota 2 rangkap (rangkap 1 dititipkan kepada bagian transportasi yang
akan diserahkan sebagai barang bukti kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai
nomor urut nota)
- Memberikan nota rangkap 1 dan surat jalan 2 rangkap serta memberikan instruksi
mengirim barang jadi kepada pelanggan
Quality Control
- Menerima copian PO dari pemilik
- Memeriksa dan menindaklanjuti PO dengan mengisi form pengeluaran barang jadi 3
rangkap :
o Rangkap 1 dan 2 akan dikirim terlebih dahulu dikirim kepada pemilik
o Rangkap 3 disimpan sesuai urut nomor form
- Mengisi surat jalan 3 rangkap dan dikirim dahulu kepada pemilik untuk diperiksa
75
Gudang bahan baku ( bagian Penyimpanan)
- Menerima surat jalan 2 rangkap dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1
(disimpan sesuai urut nomor form)
- Menyiapkan barang jadi yang akan dikirim kepada pelanggan
- Setelah menyiapkan barang jadi, barang jadi beserta surat jalan 2 rangkap diserahkan
kepada bagian transportasi
Bagian Transportasi
- Menerima surat jalan 2 rangkap dan barang jadi
- Menyusun dan mengatur letak posisi barang di dalam truk
- Memberikan surat jalan 2 rangkap kepada pemilik terlebih dahulu dan
memberitahukan bahwa barang sudah ada diatas truk untuk diperiksa.
- Menerima surat jalan 2 rangkap (rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan,
rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form) dan nota yang akan diberikan kepada
pelanggan.
- Mengirim barang jadi kepada pelanggan beserta nota rangkap 1 dan surat jalan
rangkap 1
b. Retur Barang
Bagian Transportasi
- Pelanggan melakukan bongkar muat barang jadi dan menemukan produk yang cacat,
maka pelanggan membuat memo kerusakan barang dan mengembalikan produk cacat
melalui bagian transportasi
- Melaporkan pengembalian barang jadi yang rusak / cacat kepada bagian Quality
Control dengan menyerahkan produk rusak dan memo kerusakan barang
- Menerima nota rangkap 1, barang pengganti, dan surat jalan 2 rangkap ( rangkap 1
akan diberikan kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form)
- Mengirim kepada pelanggan dan menyerahkan nota rangkap 1, barang jadi pengganti,
dan surat jalan rangkap 1.
Bagian Quality Control
- Menerima memo kerusakan barang dan produk rusak dari Bagian Trnasportasi
- Mengisi laporan retur barang jadi serta mengisi form pengeluaran barang jadi dan
surat jalan 2 rangkap.
76
- Menyiapkan barang jadi pengganti retur dan membuat nota 2 rangkap (rangkap 1
dititipkan kepada bagian Transportasi, rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut)
kemudian diserahkan kepada bagian transportasi beserta surat jalan 2 rangkap.
77
4.4.5 Rekomendasi dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari
Berikut ini adalah dokumen rekomendasi yang terdapat di dalam flowchart :
1 Alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku
a. Form penerimaan bahan baku (Gambar 28)
Merupakan form yang digunakan pada saat penerimaan bahan baku dari pemasok bahan
baku. Pemasok bahan baku UD, Langgeng sari terdiri dari pemasok tebu, pemasok kapur,
pemasok besek tumbu, pemasok plastik, dan pemasok karung goni.
Atribut yang terdapat form penerimaan bahan baku antara lain :
Nama pemasok
Pada atribut ini menjelaskan tentang pemasok bahan baku yang mengirmkan bahan
baku kepada UD. Langgeng Sari
Tanggal
Nama Produk (bahan baku)
Jumlah (bahan baku)
Keterangan (kriteria bahan baku)
Kriteria
Tandatangan
Berikut ini adalah bentuk form penerimaan bahan baku :
Gambar 28. Form Penerimaan Bahan Baku
78
2 Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi
a. Jadwal Rencana Produksi (gambar 29)
Pada form berisi tentang jadwal rencana produksi gula merah tebu oleh bagian
produksi.Atribut yang terdapat pada dokumen ini :
Tanggal
Bulan
Keterangan
Nama perusahaan Pemesan
Pesanan
Gambar 29. Jadwal Rencana Produksi
79
b. Form Daftar Pemesan (gambar 30)
Pada form ini berisi tentang daftar perusahaan atau perorangan yang memesan dan
membeli gula merah tebu.
Atribut yang terdapat pada form daftar dan jadwal order antara lain :
Tanggal ( pemilik memberikan jadwal order kepada produksi)
Nomor
Nama pemesan gula merah
Jumlah (pesanan gula merah)
Satuan
Tanggal pesanan (tanggal pemesan memerikan orderan)
Keterangan
Berikut ini adalah bentuk daftar dan jadwal order :
Gambar 30. Form Daftar Pemesan
80
c. Memo permintaan bahan baku (Gambar 31)
Pada memo ini menjelaskan bahwa Quality Control meminta persetujuan oleh pemilik untuk
pengeluaran bahan baku yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk proses
memproduksi gula merah tebu.
Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :
Tanggal ( pada saat permintaan bahan baku)
Nomor urut
Kode bahan baku
Deskripsi bahan baku
Jumlah ( bahan baku yang aan digunakan dalam satuan kilogram)
Keterangan
Tanda tangan
berikut ini adalah memo permintaan bahan baku dari bagian produksi kepada gudang
bahan baku :
c
Gambar 31. Memo Permintaan Bahan Baku
81
d. Form pengeluaran bahan baku (Gambar 32)
Form ini digunakan untuk pengeluaran bahan baku yang akan digunakan oleh bagian
produksi untuk proses produksi gula merah tebu.
Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :
Tanggal (permintaan bahan baku)
Divisi ( yang meminta bahan baku)
Keperluan (menjelaskan untuk keperluan proses produksi)
Kode bahan baku
Deskripsi bahan baku
Keterangan
Tanda tangan ( terdiri dari bagian Produksi dan bagian Quality Control)
Berikut ini adalah form pengeluaran bahan baku dari bagian gudang bahan baku :
Gambar 32. Form Pengeluaran Bahan Baku
82
e. Form laporan produksi dan pemakaian bahan baku (Gambar 33)
Pada form ini digunakan pada saat selesai produksi untuk melaporkan pemakaian bahan baku
selama proses produksi dan jumlah hasil produksi.
Atribut yang terdapat pada dokumen ini terdiri dari :
- Pemakaian bahan baku :
Nomor form
Nomor urut
Tanggal (pemakaian bahan baku)
Kode bahan baku
Nama bahan baku (yang digunakan selama proses produksi)
Jumlah (bahan baku yang digunakan selama proses produksi)
Keterangan
- Jumlah gula merah yang diproduksi
Nama barang
Jumlah (gula merah yang dihasilkan)
Jumlah total (gula merah yang dihasilkan jumlah totalnya)
Keterangan
Berikut ini adalah form laporan hasil produk jadi dan pemakaian bahan baku dari bagian
produksi :
Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku
83
3. Alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi
a. Form laporan produksi dan pemakaian bahan baku (Gambar 33)
Pada form ini digunakan pada saat selesai produksi untuk melaporkan pemakaian bahan baku
selama proses produksi dan jumlah hasil produksi.
Atribut yang terdapat pada dokumen ini terdiri dari :
- Pemakaian bahan baku :
Nomor form
Nomor urut
Tanggal (pemakaian bahan baku)
Kode bahan baku
Nama bahan baku (yang digunakan selama proses produksi)
Jumlah (bahan baku yang digunakan selama proses produksi)
Keterangan
- Jumlah gula merah yang diproduksi
Nama barang
Jumlah (gula merah yang dihasilkan)
Jumlah total (gula merah yang dihasilkan jumlah totalnya)
Keterangan
Berikut ini adalah form laporan hasil produk jadi dan pemakaian bahan baku dari bagian
produksi :
Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku
84
b. Form laporan produk jadi setelah dikemas (Gambar 34)
Form ini menjelaskan tentang produk jadi yang telah dikemas oleh bagian pengemasan
Atribut yang ada pada dokumen ini antara lain :
Nomor form
Tanggal
Jenis produk
Jumlah (dalam satuan kilogram)
Jumlah besek
Keterangan
Berikut ini adalah form laporan produk jadi setelah dikemas :
Gambar 34. Form Laporan Hasil Produk Jadi Setelah Dikemas
85
c. Form produk cacat (Gambar 35)
Form ini menjelaskan tentang kuantitas produk cacat yang ditemukan selama pengemasan
dengan menggunakan tumbu
Atribut yang ada pada dokumen ini meliputi :
Nomor form
Tanggal ( pada saat ditemukannya produk cacat)
Nama produk
Jumlah barang rusak
Keterangan
berikut ini adalah form produk cacat :
Gambar 35. Form Produk Cacat
86
d. Laporan produk cacat (gambar 36)
Laporan ini berisikan dari laporan produk cacat yang ditemukan pada saat proses pengemasan
dan diinput pada database di dalam komputer.
Atribut yang terdapat pada laporen ini meliputi:
Nomor form laporan
Nama produk
Tanggal (pada saat ditemukan dan diinput
Jumlah ( produk cacat yang ditemukan)
Keterangan
Berikut ini adalah laporan produk cacat :
Gambar 36. Laporan Produk Cacat
87
e. Form laporan stok barang (ganbar 37)
Pada form ini menjelaskan tentang jumlah stok barang yang ada di dalam gudang setelah
dikemas secara keseluruhan.
Atribut yang terdapat pada form ini meliputi :
Stok per tanggal
Jenis produk
Jumlah (dalam kg)
Stok keluar barang
Jumlah stok keluar
Sisa stok per tanggal (jumlah yang ada di gudang per tanggal keluar barang)
Stok gudang
Gambar 37. Form Laporan Stok Barang
88
f. Form pemusnahan produk (gambar 38)
Form ini menjelaskan tentang perintah yang diberikan oleh pemilik untuk memusnahkan
produk yang telah kadaluwarsa.
Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :
Nomor form
Jenis produk
Tanggal Kadaluwarsa
Jumlah
Tanda tangan
berikut ini adalah form perintah pemusnahan produk :
Gambar 38. Form Perintah Pemusnahan Produk
89
g. Form Stok Kadaluwarsa (gambar 39)
Laporan ini menjelaskan total produk kadaluwarsa yang ditemukan di dalam gudang barang
jadi.
Atribut yang terdapat pada ddokumen ini meliputi :
Stok per tanggal
Jenis produk
Jumlah (dalam kg)
Stok keluar barang
Jumlah stok keluar
Sisa stok per tanggal (jumlah yang ada di gudang per tanggal keluar barang)
Stok gudang
Berikut ini adalah bentuk form stok kadaluwarsa :
Gambar 39. Form Stok Kadaluwarsa
90
4. Alur aktivitas gudang barang jadi UD. Langgeng Sari dengan pelanggan
a. Pengeluaran barang jadi dari gudang (gambar 40)
Pada form ini menjelaskan untuk stok gudang yang keluar yang akan dikirim kepada
pelanggan.
Atribut pada dokumen ini meliputi :
Tanggal (dikeluarkannya barang)
Divisi (yang berhak mengeluarkan)
Keperluan (tujuan dikeluarkannya stok dari gudang)
Kode barang
Deskripsi (barang yang diminta oleh pelanggan)
Jumlah (dalam satuan kilogram)
Total (barang yang dikeluarkan)
Tanda tangan
berikut ini adalah bentuk laporan barang keluar
Gambar 40. Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang
91
b. Surat Jalan (gambar 41)
Dokumen ini sebagai bentuk bukti pengiriman yang nantinya akan disampaikan kepada
pelanggan dan sebagai pegangan bagian trasnportasi dalam mengirimkan barang sampai ke
tangan pelanggan. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :
Nomor form
Divisi ( yang bertanggung jawab terhadap pengiriman barang)
Nomor polisi ( kendaraan yang dipakai untuk mengirim)
Nomor DO
Spesifikasi barang (barang yang dikirim sesuai permintaan pelanggan)
Jumlah (barang yang dikirim kepada pelanggan dalam jumlah kilogram)
Satuan (berat barang per item)
Keterangan
Tanda tangan
berikut ini adalah bentuk surat jalan :
Gambar 41. Surat Jalan
92
c. Laporan retur barang jadi (gambar 42)
Dokumen ini menjelaskan retur barang yang diminta dari pelanggan karena ada produk yang
tidak sesuai permintaan pelanggan seperti rusak atau cacat
Atribut pada dokumen ini meliputi :
nomor laporan
tanggal (pada saat retur barang
customer (nama pelanggan)
nama produk
jumlah produk (yang diretur)
nomor polisi (kendaraan yang membawanya)
keterangan
berikut ini adalah bentuk laporan retur barang jadi :
Gambar 42. Laporan Retur Barang Jadi
93
d. Form produk pengganti retur (gambar 43)
dokumen ini menjelaskan bahwa pihak UD. Langgeng Sari mengirim kembali produk
pengganti untuk pelanggan yang melakukan retur barang.
Atribut pada dokumen ini meliputi :
nama pelanggan
kendaraan (yang dipakai)
nomor polisi ( kendaraan yang dipakai)
nama barang (yang dikirim ulang)
jumlah (kuantitas yang dikirim kemballi dalam satuan kilogram)
keterangan
tanda tangan
berikut ini adalah bentuk form produk pengganti retur :
Gambar 43. Form Produk Pengganti Retur
94
e. Nota Penjualan (gambar 44)
Dokumen ini sebagai bukti penjualan kepada pelanggan UD. Langgeng Sari.
Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :
Nomor form
Kepada (perusahaan yang dituju)
Tanggal (tanggal Pengiriman)
Nomor
Nama Barang (yang dikirim kepada pelanggan)
Jumlah (yang dikirim)
keterangan
Gambar 44. Form Nota Penjualan
95
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa untuk sistem
informasi yang terdapat di UD. Langgeng masih masih terdapat kelemahan
apabila dilihat dari aktivitas value chain. Kelemahan tersebut dapat dilihat,
antara lain pada dokumen yang dimiliki UD. Langgeng Sari belum
mendukung untuk kegiatan aktivitas bisnis, proses produksi masih
mengandalkan tenaga manusia yang berdampak pada kurangnya efektifitas
dan efisiensi produksi. Sedangkan pada pengolahan data, UD. Langgeng
Sari masih menggunakan dengan sistem manual dan belum
terkomputerisasi. Dengan melihat aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang
sekarang ini, perlu adanya rekomendasi aktivitas value chain, layout,
dokumen yang lebih spesifik untuk mendukung aktivitas bisnis UD.
Langgeng Sari
5.2 Saran
Saran untuk perbaikan sistem informasi pada value chain UD.
Langgeng Sari adalah sebagai berikut :
a. Penggunaan teknologi (komputer, printer, fax, e-mail, website)
untuk mendukung dan memberikan kecepatan penerimaan
informasi dan transaksi di UD Langgeng Sari
b. Penerapan dokumentasi yang baik melalui form sebagai bukti
tertulis aktivitas value chain yang berjalan di UD Langgeng Sari
c. Penggantian system manual dengan mesin untuk menambah
efektivitas dan efisiensi produksi di UD Langgeng Sari
d. Penerapan untuk aktivitas - aktivitas berikut dalam upaya
memberikan kemajuan dalam operasional di UD Langgeng Sari :
o Pelatihan dan evaluasi karyawan
96
o Seleksi dan evaluasi supplier
o Pengujian kualitas bahan baku (quality control)
o Pembuatan SOP untuk memperjelas tanggung jawab
masing – masing karyawan
o Pada bagian Quality control menjadi 4 orang yaitu pada
dokumen :
- Form Penerimaan Bahan Baku (gambar 27)
- Form Pengeluaran Bahan Baku (gambar 31)
- Form Perintah Pemusnahan Produk (gambar 37)
- Form Pengeluaran Barang dari Gudang (gambar 39)
97
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A., Elder, Randal J., Beasley, Mark S., 2003. Auditing anda
Issurance Service: An Intregated Approuch, Nine Edition, New Jersey :
Prentice Hall
Chopra, Sunil and Peter Meindl, 2007, Supply Chain Management (Strategy,
planning, & Operations), Third Edition, Pearson Education, Corp; United
States of America.
Hall, James A. 2001. Accounting Information System, Third Edition. South
Western College Publishing
Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”, Andi Offset,
Jogjakarta
Madura, Jeff, 2007, Introduction to Business (Pengantar Bisnis), Edisi
Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, James. 2005, Introduction to Information System : Essential for The
Internet Worked E-business Enterprise, 11th edition. McGraw Hill.
Schell, George P. dan Raymond McLeod, Jr, 2010, Sistem Informasi
Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Yogyakarta.
Schell, George P. dan Raymond McLeod, Jr, 2007, Sistem Informasi
Manajemen, Edisi Kesepuluh, Salemba Empat, Jakarta.
Setiawati, Lilis dan Anastasia Dian, 2010, Perancangan, Proses, dan
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu , Andi, Yogyakarta.
Supramono dan Sugiarto, 1993, Statistika, Andi Offset, Yogyakarta
98
Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu,
Erlangga, Jakarta.
Whitten, Jeffery L. Bentley, Lonnie D. Dittman, Kevin C. 2004, Systems
Analysis and Design Methods, 6th
edition. McGraw Hill.
Porter, Michael E., 1992, KEUNGGULAN BERSAING menciptakan dan
Mempertahankan Kinerja Unggul, Erlangga, Jakarta.
Krajewski dkk, 2007, Operations Management 8e, PEARSON Prentice Hall,
USA
99
DAFTAR PERTANYAAN
PROFIL PERUSAHAAN
1. Kapan UD. Langeng Sari mulai berdiri dan beroperasi?
2. Posisi karyawan apa saja yang ada di UD. Langgeng Sari? Dan berapa
jumlahnya?
3. Ada berapa gudang dan transportasi yang dimiliki oleh UD. Langgeng
Sari?
4. Siapa saja pelanggan tetap UD. Langgeng Sari?
ALUR AKTIVITAS VALUE CHAIN UD LANGGENG SARI
Pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari
1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada pemasok dengan gudang
bahan baku UD. Langgeng Sari?
2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?
3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas pemasok bahan baku
dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari?
Gudang bahan baku dengan lantai produksi
1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada gudang bahan baku dengan
lantai produksi?
2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?
3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas gudang bahan baku dengan
lantai produksi?
Lantai produksi dengan gudang barang jadi
1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada lantai produksi dengan
gudang barang jadi?
2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?
3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas lantai produksi dengan
gudang barang jadi?
100
Gudang barang jadi dengan pelanggan UD. Langgeng Sari
1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada gudang barang jadi dengan
pelanggan UD. Langgeng Sari?
2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini?
3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas gudang barang jadi dengan
pelanggan UD. Langgeng Sari?
Aktivitas value chain pada aktivitas pendukung :
- Infrastruktur perusahaan?
- Manajemen sumber daya manusia?
- Pengembangan teknologi?
- Pembelian ?
Aktivitas value chain pada aktivitas utama :
- Logistik masuk?
- Operasi?
- Logistik keluar?
- Pemasaran dan penjualan?
- Pelayanan?
101
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
CURRICULUM VITAE
DATA PRIBADI
Nama : Pipit Arta Widhianto
Alamat : Jati Kulon Rt 05/01, Kudus, Jawa Tengah 59347
Nomor Telepon : (0291) 446488 / 085641221112
Email / Facebook : [email protected]
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Tempat/Tanggal Lahir : Kudus, 6 Desember 1988
Status : Mahasiswa
Agama : Kristen
RIWAYAT PENDIDIKAN
1. Tahun 1995 – 2001 SD Negeri 1 Jatikulon Kudus
2. Tahun 2001 – 2004 SMP Negeri 1 Kudus
3. Tahun 2004 – 2007 SMA Negeri 1 Kudus
4. Tahun 2007 – 2013 Universitas Krsiten Satya Wacana Salatiga
PENDIDIKAN NOR FORMAL
1. Peserta Diklat Komunikasi Akuntansi 2008 UKSW
2. Ketua teater TiLaR kampus ( 2008-2009)
102
3. Panitia ( sie Usaha Dana) Pekan Olahraga Mahasiswa se – Salatiga 2008
4. Peserta seminar Nasional Akuntansi 2009
5. Panitia (sie Publikasi dan Dokumentasi) makrab ekonomi 2008
6. Panitia (sie LS) makrab ekonomi tahun 2009
7. Peserta makrab Fakultas Ekonomi tahun 2007
8. Peserta Lokakarya Kepemimpinan Pemuda se Sinode Gereja Kristen
Jawa
9. Peserta Outbond Training 2010
10. Peserta PPMB 2007
11. Peserta seminar Akuntansi kuliah umum tahun 2007/2008
12. Peserta lomba hias tempat sampah, penyelenggara MAPALA Kampus
13. Peserta dialog antar iman angkatan 1 dan angkatan 2 provinsi Jawa
Tengah tahun 2008
14. Bidang promosi Teater TiLaR (Fungsionaris SEMA FEB) 2010/2011
PENGALAMAN TRAINING / MAGANG
1. Training di PT. Asia Industrial Service
2. Magang kerja di Fakultas Ekonomika dan Bisnis (coordinator of Creative
Team) agustus – Desember 2010
PENGALAMAN KERJA
1. Pemasaran Pertanian dan Perkebunan ( cengkeh, kacang hijau, jagung,
dll)
2. wedding Organizer Crew
3. Marketing dan Supervisor Gita Anjana Resto & Bakery