SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN DE DISCOS COMPACTOS DE LA
BIBLIOTECA “FRANCISCO OROZCO MUÑOZ”, DE LA ESCUELA
NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
TESINA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN
BIBLIOTECONOMÍA
P R E S E N T A:
GRISELDA CORREA MARTÍNEZ
ASESORES: Dra. Violeta Lucía Barragán Delgado
Lic. Pedro Fernández Jiménez
MÉXICO, D.F. 2014
i
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO ……………………………………………………………………………….. iii
INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………………… iv
CAPITULO I LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA Y LA BIBLIOTECA “FRANCISCO OROZCO MUÑOZ” ……….
1
1.1 Antecedentes ……………………………………………………………………….. 4
1.2 Organización administrativa ………………………………………………………. 10
1.3 Misión y Visión de la ENBA ……………………………………………………...... 14
1.4 Objetivos de la ENBA ………………………………………………………………. 15
1.5 Biblioteca Francisco Orozco Muñoz ………………………………………........... 15
1.5.1 Objetivos ……………………………………………………………………….. 21
1.5.2 Servicios ……………………………………………………………………….. 22
1.5.3 Colecciones ………………………………………………………………….... 25
1.5.4 Usuarios ……………………………………………………………………….. 27
1.5.5 Departamento de Desarrollo de Colecciones y Organización
Técnica (DDOT) de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz……………….
27
CAPITULO II ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ……………………………. 31
2.1 El documento ………………………………………………………………………… 31
2.1.1 Tipos de documentos ………………………………………………………… 33
2.2 Los documentos electrónicos ………………………………………………………. 36
2.2.1 Tipos de documentos electrónicos ………………………………………….. 39
2.2.2 Características de los documentos electrónicos …………………………... 40
2.3 El disco compacto …………………………………………………………………… 41
2.3.1 Tipos de discos compactos ………………………………………………….. 48
2.4 Organización de la información ……………………………………………………. 49
2.5 Catalogación ………………………………………………………………………… 52
2.5.1 Contexto histórico de la catalogación ………………………………………. 54
2.5.2 Catalogación descriptiva ……………………………………………………... 56
2.5.2.1 Normas para la catalogación descriptiva ………………………….. 58
2.5.2.2 Niveles de catalogación …………………………………………… 70
ii
2.5.3 Catalogación temática ………………………………………………………... 71
2.6 La Clasificación bibliográfica ……………………………………………………….. 75
2.6.1 Clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington (LC) ……….. 78
2.6.2 Clasificación Decimal Dewey ………………………………………………... 79
2.7 Formato MARC (Machine – Readable Cataloguing) …………………………….. 82
2.8 Automatización de las bibliotecas …………………………………………………. 84
2.8.1 Principales sistemas de automatización disponibles en México …........... 86
CAPITULO III LA ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN DE DISCOS
COMPACTOS DE LA BIBLIOTECA “FRANCISCO OROZCO MUÑOZ” ………......
92
3.1 La organización de la colección de discos compactos ………………………….. 94
3.2 Propuesta de organización de recursos electrónicos con RDA ………….......... 109
3.2.1 La descripción bibliográfica en RCAA2 y en RDA ………………………… 110
CONCLUSIONES ……………………………………………………………………… 115
BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………………………………… 118
iii
PREFACIO
El que una biblioteca cuente con el material adecuado es fundamental para un
usuario, no solo en la cuestión temática sino también en el soporte del que pueda
extraer datos de la forma más práctica. Asimismo, es trascendental que la biblioteca
cuente con sus recursos adecuadamente organizados teniendo como premisa que la
esencia de la organización, es la recuperación precisa de la información.
Mi convicción como bibliotecaria al elaborar este trabajo es fortalecer la
experiencia de los procesos bibliotecarios; en este caso particular, efectuando la
organización de la información como parte elemental de una biblioteca, demostrando
que sigue siendo trascendental este proceso para que los recursos materiales,
electrónicos o digitales sean consultados. El hecho de realizar una adecuada
organización en las colecciones apoya la generación de nuevos conocimientos en todas
las ciencias y disciplinas a partir de lo que ofrecemos en nuestras bibliotecas.
Fue una gran satisfacción realizar este trabajo porque me permitió aplicar todos
mis conocimientos teóricos y prácticos en el estudio de la colección de discos
compactos, reafirmando aún más mi formación como profesional, plasmando lo que
aprendí con mis profesores. No solo eso, sino que diariamente conocemos algo nuevo y
en la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía no fue la excepción, con este proyecto me empapé en un mar de ideas
para el ámbito laboral.
.
iv
INTRODUCCIÓN
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía es una de las
instituciones más importantes a nivel nacional que imparte dos disciplinas valiosas en el
ámbito de la información documental: la Biblioteconomía y la Archivonomía, impulsando
el desarrollo de aptitudes, actitudes, habilidades, competencias y prácticas que
fortalezcan los servicios de información en bibliotecas y archivos.
Esta institución cuenta con la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, la cual asume
un papel trascendental en la formación de los futuros profesionistas, al disponer sus
recursos impresos y electrónicos para apoyar el desarrollo de las actividades
académicas, con temáticas que se apegan a los planes y programas de estudio y a la
innovación del desarrollo tecnológico.
El desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), ha tenido
gran impacto en los procesos de generación del conocimiento y en la importancia del
resguardo y preservación del mismo. La tecnología permitió el desarrollo de nuevos
soportes electrónicos o digitales, haciendo que los formatos tradicionales evolucionaran
y permitieran el almacenamiento de mayor cantidad de datos, texto o imágenes.
Entre los diversos formatos electrónicos que se han desarrollado como soportes
documentales, se encuentra el disco compacto. Aun cuando el formato de disco
compacto se encuentra en franca obsolescencia, es necesario recuperar la información
pertinente que se encuentra contenida en los discos compactos existentes en las
colecciones de las bibliotecas.
En nuestro caso, se determinó la necesidad de la posibilidad del cambio en el
procedimiento de organizar la información contenida en la colección de discos
compactos de la Biblioteca FOM, con objeto de permitir su recuperación y utilización, así
como facilitar su preservación.
v
El presente trabajo está estructurado en tres capítulos. El primer capítulo se titula
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y la Biblioteca Francisco
Orozco Muñoz, en donde se describen los antecedentes y la organización de la
Escuela, desde su origen hasta la situación actual, además de describir el contexto de
su Biblioteca y la importancia que representa histórica y académicamente para la ENBA.
El segundo capítulo es denominado Organización de la información, planteando
los conceptos de lo que significa el documento, el documento electrónico; en específico,
se define a los discos compactos por ser el objeto de estudio. Se establecen los
procesos fundamentales de la organización, incluyendo la catalogación y la
clasificación; para cerrar, se ocupa de los sistemas de automatización utilizados en las
bibliotecas.
Para concluir este trabajo, en el tercer capítulo se describen los procedimientos
realizados en la práctica de la organización de la información de los discos compactos
de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, definiendo la utilización de las normas de
catalogación y la importancia de incorporar el nuevo código de catalogación.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
1
CAPÍTULO I
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
Y LA BIBLIOTECA “FRANCISCO OROZCO MUÑOZ”
La importancia que representa la educación en el desarrollo de un país se
enmarca fundamentalmente dentro de sus dimensiones sociales, económicas y
políticas. La educación se define como: “un hecho social cuya importancia resulta
indiscutible si recordamos que todos los seres humanos, en todos los momentos de su
vida, están sujetos a ella, ya sea en el seno de la familia, en la comunidad, en las
actividades sociales o en aquellas en que intervienen las instituciones educativas.”1
Podemos señalar entonces, que el fin de educar es inculcar conocimientos, normas y
valores mediante el método de transmisión, que puede inferirse a través de resultados,
considerando la educación institucionalizada como uno de los aspectos principales en
el desarrollo de una población.
A través de la historia, la educación ha sido un bien con propósitos sociales y
hoy, las instituciones educativas luchan por formar individuos que sean capaces de
desarrollarse en el mundo competitivo laboral o profesional. El conocimiento es ahora
un recurso productivo que está modificando métodos, procesos y avanzando en la
informatización del sistema productivo y la sociedad en general. La nueva sociedad que
se está conformando a nivel global demanda de los sistemas educativos que se otorgue
la mayor prioridad al desarrollo de las habilidades en relación a la información como; su
análisis, procesamiento, manejo y transmisión.
1 SUÁREZ DÍAZ, Reynaldo. La educación: su filosofía, su psicología, su método. México: Trillas, 1987. p. 10.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
2
En México, la educación se divide en básica, media superior y superior. Este
trabajo se refiere al nivel superior, que se encuentra constituido por universidades tanto
públicas como privadas; dichas instituciones tienen por objetivo forjar profesionales
para que se desarrollen en el ámbito del cual fueron preparados. “La concepción de una
universidad se debe a dos funciones: la investigación y la docencia; la primera
representa el laboratorio de la cultura, además de ser el punto clave para la generación
de nuevo conocimiento y la segunda permite su difusión por medio de un profesional.”2
Existen diversas instituciones que abarcan diferentes ramas del conocimiento de
acuerdo a las necesidades de la industria laboral del país.
Los antecedentes de la educación superior en México se remontan a la
aparición de la Universidad “en el año de 1536 cuando se fundó el primer colegio de
enseñanza superior, el de Santa Cruz de Tlatelolco, cuya función era instruir a los
indígenas.”3 Anteriormente, nuestras grandes civilizaciones prehispánicas, entre ellas la
mexica, formaron instituciones educativas como los telpochcallis y el calmecac, a los
hombres para que cumplieran satisfactoriamente las tareas que mejor convenían a la
sociedad de la que formaban parte.”4
Durante la Colonia la educación y la cultura correspondían al Estado y a la
Iglesia por razones de evangelización y de ortodoxia dogmática relativamente tomó el
control de la enseñanza. “La primera escuela fue la de San Francisco de la Ciudad de
México, fundada por Fray Pedro de Gante con alumnos pertenecientes a la nobleza
indígena”5, en ella se impartía una formación religiosa y a la vez elemental las
principales asignaturas eran aritmética, lengua española, música y latín, a su vez se les
enseñaba un oficio o un arte.
Fray Juan de Zumárraga (Primer Obispo) y Antonio de Mendoza (Primer Virrey
de la Nueva España), gestionaron la creación de La Real y Pontificia Universidad de
2 Aproximaciones a la educación en México: apuntes y propuestas desde la academia. Comp. Laura Yzaguirre
Peralta y Leonor Núñez Álvarez. México: Limusa, 2010. p. 93. 3 SOLANA, Fernando. Historia de la educación pública en México. México: SEP; FCE, 1982. p. 32.
4 Ibíd. p. 34.
5 LOPEZ YEPES, Amalia y LOZANO FUENTES, José Manuel. Historia General de México. México: CECSA, c2000.
p.168.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
3
México en 1597; se impartían cuatro grados: Bachillerato, Licenciado y Maestro,
terminando por el de Doctor, contaba con un maestro-escuela o cancelario es decir; un
representante de la Iglesia.
En la época independiente la educación impartida en la mayoría de las
instituciones culturales de la época se inducía a la formación de eclesiásticos. Los
colegios seminarios representaron el centro formativo de la gran mayoría del clero
mexicano, debido a que sufrió decadencia se reflejó en los educandos. “Durante el siglo
XIX en el Porfirismo y la Revolución aunque la educación fue privilegio de las clases
acomodadas del país, fue creado el Congreso Nacional de Instrucción para dar solución
a los problemas de la educación pública”6, gracias a ello se estableció la escuela
obligatoria y laica, un dato importante es que debido a un gran personaje como lo fue
Justo Sierra plasmó su interés en que el país sobresaliera en la cultura de ello las
escuelas primarias se duplicaron.
En cuanto a la educación superior se abre la Escuela Normal de Maestros, la
Escuela de Medicina Homeopática y preparatorias en casi toda la República, esto
desencadenó en que las escuelas públicas rebasaron a las órdenes religiosas. La
educación superior en nuestro país alcanzó su plenitud cuando se constituyó la actual
Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) en 1910.
“En las cinco primeras décadas del siglo XX fueron pocas las instituciones públicas
existentes, principalmente de tipo federal y estatal. Paralelamente al proceso de
modernización del país, las demandas educativas se han ido incrementando. Datos de la
Secretaría de Educación Pública (SEP); señalan que hasta el año 2011 existen 758
instituciones de educación superior públicas, entre ellas Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA).”7
6 TORRE VILLAR, Ernesto De la. La iglesia en México: de la guerra de independencia a la reforma. Estudios de
Historia Moderna y contemporánea de México. v 1. Documento 1 [Consultado 7 de agosto 2013] http://www.historicas.unam.mx/moderna. 7 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar y TECUATL QUECHOL, Graciela. Bibliotecas universitarias y automatización: un
panorama de la Ciudad de México. Revista Interamericana de Bibliotecología, 2011. Vol. 34. No. 2. p. 130.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
4
1.1 Antecedentes
Remontándonos a la historia de la primera institución en México creada para
forjar a profesionales como lo son bibliotecarios y archivistas, en una investigación
realizada sobre los principales acontecimientos en la educación bibliotecológica en
México se afirma que, por iniciativa de Don Agustín Loera y Chávez, se creó el “14 de
abril de 1915, la “Academia de Bibliografía” en la biblioteca del pueblo en el puerto de
Veracruz. Esta Academia estuvo conformada en un programa de 25 conferencias,
relacionadas básicamente con la parte teórica de la clasificación de bibliotecas y
archivos, finalmente no funcionó porque el país estaba sumergido en el conflicto
armado de la Revolución Mexicana.”8
A pesar de la situación del país, “Don Agustín Loera y Chávez como
Subdirector de la Biblioteca Nacional, en 1916 con nuevos indicios, creó la primera
Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros perteneciente a la Biblioteca Nacional”9,
con el objetivo de capacitar a los trabajadores de bibliotecas y archivos públicos. El plan
de estudios de esta Escuela lo publicó “la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas
Artes el 12 de Mayo 1916, sin embargo los cursos se inauguraron formalmente el 24 de
junio del mismo año”.10
El gran problema económico derivado de las difíciles circunstancias del país y
el desinterés de los trabajadores de bibliotecas, provocó el cierre en junio de 1918.
En 1925, se inauguró por segunda ocasión una escuela, la Escuela Nacional de
Bibliotecarios, la cual dependió también de la Secretaría de Educación Pública. Se
ubicó en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria y tuvo por director Don Juan
B. Iguíniz, esta institución solo desempeñó actividades académicas durante tres años.11
8 MORALES CAMPOS, Estela. Educación bibliotecológica en México 1915-1954. México: UNAM, 1988. p. 15.
9 Estructura orgánica y manual de organización de la ENBA. México: ENBA, 2005. [Documento Interno del Archivo
Histórico de la ENBA]. 10
Ibíd. 11
Manual de Organización de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México: ENBA, 1994. [Documento Interno del Archivo Histórico de la ENBA].
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
5
Hasta el año 1944 “se organizó un Tercer Congreso Nacional de Bibliotecarios
y el primero para Archivistas, con el objetivo de crear un plan ambicioso en materia de
política educativa por iniciativa del jefe del Departamento de Bibliotecas, el Lic. Jorge
González Durán, debido a la necesidad de preparar a los bibliotecarios y archivistas con
fundamentos académicos, por lo tanto se presentó el llamado „Proyecto para la creación
de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros‟, por mencionar a José
Vasconcelos como uno de los principales participantes, siguiendo Andrés Henestrosa,
Antonio Pompa y Pompa, María Teresa Chávez Campomanes, Joaquín Díaz Mercado,
estos últimos también fungirían como docentes junto con la participación de otros.”12
A las once de la mañana del 20 de julio de 1945 se realizó la inauguración oficial
de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros, en el Palacio de Bellas Artes,
durante la ceremonia Torres Bodet expuso que la Escuela formaba parte de cuatro
áreas fundamentales en la educación del país:
Campaña Nacional Contra el Analfabetismo.
Mejoramiento de la Cultura y Profesional de los Maestros en relación al Instituto Federal de Capacitación Magisterial.
Intensificación de las Actividades Bibliotecarias de todo el país.
Labor Editorial.13
Su primer director fue Francisco Orozco Muñoz. Legalmente “la existencia de la
Escuela se sustentó en el Acuerdo de fecha 14 de septiembre de 1948, el acuerdo fue
firmado por el Licenciado Manuel Gual Vidal quien era Secretario de Educación Pública,
a partir de este año tuvo como principal objetivo la formación del personal que prestaba
sus servicios en el Departamento de Bibliotecas de la SEP y en los archivos del sector
público se ofrecía la carrera Profesional, Subprofesional y Técnico en Biblioteconomía y
en Archivonomía.”14
12
Ibíd. 13
Estructura Orgánica. Op. cit., 2005. 14
Adecuación de la estructura orgánica de la ENBA. México: ENBA, 2000. [Documento interno del Archivo Histórico de la ENBA].
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
6
En cuanto a la formación académica que se impartía en la Escuela, ésta se
dividía en Profesional, Subprofesional y Técnico en ambas disciplinas, conservándose
hasta 1952 en que se establecieron los niveles de técnico y maestría, de los cuales
tenían una duración de dos años y tres respectivamente.
“La primera publicación editada por la Escuela se inicia en septiembre de 1953,
lleva por nombre Boletín de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, en la
que se escribe el quehacer de la Escuela en particular y de los bibliotecarios mexicanos
en general. La Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros desde su creación en
1945 dependió del Departamento de Bibliotecas de la SEP hasta finales del año 1959,
en que fue adscrita a la Dirección General de Enseñanza Superior e Investigación
Científica. Durante 1960 se efectuó la reestructuración de los planes de estudio, siendo
estos vigentes hasta 1964, esto reforzó aún más el nivel educativo de técnico.”15
En 1966 la llamada Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros cambió su
nombre por el de Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA).En 1973,
la Escuela pasó a depender de la Dirección General de Educación Superior hasta 1978,
en que entró en vigor la Reforma Educativa y se realizó una reestructuración en la SEP,
creando la Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas, por lo que la ENBA
dependió de dicha Dirección debido a que requería de bibliotecarios y archivistas.16
Con fundamento en la Ley Federal de Educación y a las Normas
Reglamentarias establecidas por la Asociación Nacional de Universidades e
Instituciones de Educación Superior, los nuevos planes y programas de estudio
modificaron al nivel técnico por un bachillerato con opción de Biblioteconomía y
Archivonomía y el de maestría en ambas se denominó licenciatura. Dichos planes de
estudio se aprobaron oficialmente por el Acuerdo 149 publicado en 1988, aunque hay
que aclarar que estos planes de estudio comenzaron a operar desde el periodo escolar
(1974-1975).17
15
Ibíd. 16
Ibíd. 17
Manual de organización. México: ENBA, 2003. [Documento Interno del Archivo Histórico de la ENBA].
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
7
A principios de los años noventa, la SEP llevó a cabo el Programa Nacional
para la Modernización Educativa 1989-1994. La ENBA fue reubicada en la Dirección
General de Educación Superior para formar parte de dicho programa, el inicio de esta
nueva transición en todos los aspectos representó para la Escuela una época de
muchos cambios. “La ENBA con bases más sólidas se fortaleció y a principios de 1991
se elaboró el Proyecto Académico de la Escuela a continuación se enumeran
acontecimientos durante este periodo:
- 1992. Se renuevan los planes y programas de estudio.
- 1993. Se orientan los estudios a nivel superior dejando de impartir el bachillerato, y la Escuela
contó con instalaciones propias.
- 1994. La institución adquirió una nueva estructura orgánica.
- 1996. Entra un nuevo concepto educativo, entre ideas filosóficas, pedagógicas y metodológicas
de acuerdo a la época.
- 1997. A base del Programa de Desarrollo Educativo 1995-2000, se empieza a impartir la
modalidad de Educación Abierta y a Distancia a nivel nacional.
- 1998. Actualización de los planes y programas de estudio aplicados en este mismo año.
- 1999. Se establecen nuevas opciones educativas, básicamente la de Profesional Asociado y
Licenciado en Archivonomía y en Biblioteconomía.
- 2000. Se realizó una revisión y actualización de los planes y programas de estudio, se ofertan
los programas de Profesional Asociado y Licenciatura en Archivonomía y en Biblioteconomía.
- 2001. Elaboración del Programa Integral de Fortalecimiento Institucional 2001-2006 actualizado
en 2002 y en 2003.
- 2001 – 2006. Se actualiza el manual de organización de la ENBA, previsto en el programa
integral de fortalecimiento institucional mediante el Programa de Fortalecimiento de la Gestión
Institucional (PROGES), para apoyar los programas educativos que imparte la Escuela y de las
acciones para fortalecer su mejor desempeño.18
18
Adecuación de la estructura. Op. cit., 2000.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
8
A la fecha, la ENBA “es una institución de educación superior de la SEP,
subsidiada por la Dirección General de Educación Superior, dependencia de la
Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica, la Escuela imparte las
dos disciplinas Biblioteconomía y Archivonomía en dos modalidades escolarizada y a
distancia.”19
En relación a los acontecimientos mencionados desde su creación en 1945, la
ENBA fue cambiando de sedes hasta conseguir un espacio propio, como se observa en
la siguiente información:
1945 Se ubicó en un espacio dentro del Palacio de Bellas Artes.
1946 – 1951 En la Colonia Juárez, Calle Barcelona No. 15.
1951 – 1952 Dentro del Centro Histórico, Calle San Idelfonso No. 40.
1962 – 1965 En la Colonia Roma, Calle Durango No. 93.
1965 – 1973 En Av. Insurgentes No. 231, esquina Tabasco.
1973 – 1987 Estuvo en Viaducto, Miguel Alemán No. 155.
1987– 1993 En la Calle Miguel Ángel No. 98, Col. Mixcoac.
1993 – a la fecha En Av. Ticomán No. 645, Col. Sta. Ma. Ticomán.20
Los espacios que ocupó la ENBA de 1945 a 1993, al no ser propios y con falta
de instalaciones apropiadas, dificultó en su momento la práctica académica y el
desarrollo total de los programas educativos entre otros objetivos importantes como
destinar lugares específicos para una biblioteca, laboratorios de cómputo, un auditorio u
otras áreas primordiales para el crecimiento académico y físico de la Escuela. Sin
embargo, “en 1990, ubicada en los talleres de edición de un diario iniciaron las
gestiones con la autorización de un presupuesto de la Dirección General de Planeación,
Programación y Presupuesto de la SEP en conjunto con el Comité Administrador del
Programa Federal de Construcción de Escuelas (CAPFCE), para la construcción de
19
Estructura Orgánica. Op. cit., 2005. 20
Adecuación de la estructura. Op. cit., 2000. [Documento Interno del Archivo Histórico de la ENBA].
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
9
instalaciones propias en el norte de la ciudad.”21 Para el diseño de las mismas se tomó
en cuenta espacios suficientes para aulas, biblioteca, laboratorios, cubículos para
personal académico de tiempo completo y ductos para la instalación de sistemas
computarizados.
Durante 1993 se terminó la primera etapa con el edificio de aulas,
desempeñando actividades de inmediato; 1994 concluyó la segunda etapa el edificio de
apoyo académico e investigación y en 1996 la tercera parte del edificio administrativo;
culminando en 1998 con el acondicionamiento de la entrada principal.
Finalmente, la infraestructura física de la ENBA se constituye por:
1) Edificio de Aulas, cuenta con dos niveles, se ubican 14 salones de clase con capacidad para
aproximadamente 800 alumnos divididos en 2 turnos, matutino y vespertino.
2) Edificio de Apoyo Académico e Investigación, el cual consta de tres niveles y tiene espacios para
la Biblioteca, la Sala de Usos Múltiples, el Laboratorio de Cómputo Académico, el Centro de
Autoacceso para el Aprendizaje de Idiomas, el Departamento de Desarrollo y Organización de
Colecciones, el Laboratorio de Restauración de Documentos del Archivo Histórico, el Archivo,
Publicaciones Periódicas, Diseño Editorial y cubículos para el personal académico de tiempo
completo.
3) El Edificio Administrativo, que como su nombre lo indica se ocupa en sus dos niveles por áreas
administrativas.22
La ENBA a la fecha en el marco de Educación Superior, se constituye como
una de las ocho instituciones encargadas de formar profesionales a nivel licenciatura en
Biblioteconomía (o ciencias afines) y una de las dos que ofrece la Licenciatura en
Archivonomía en todo el país. No obstante, en ambas disciplinas es la más antigua y la
más importante por ser una Escuela Nacional, que impulsa el desarrollo de aptitudes,
actitudes y prácticas para fortalecer los servicios de información documental en el
ámbito nacional.
21
Ibíd. 22
Adecuación de la estructura. Op. cit., 2000.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
10
1.2 Organización administrativa de la ENBA
Cualquier institución pública o privada necesita de una adecuada base
administrativa para un óptimo desempeño y la ENBA no es la excepción. A lo largo de
su vida, la Escuela mantuvo dos esquemas organizacionales, debido a que poseía una
estructura orgánica oficial difícil de operar al no contar con instalaciones de acuerdo a
sus necesidades dato mencionado anteriormente, y por otra parte el esquema funcional
que estaba más apegado a la ENBA señalaba líneas jerárquicas existentes para ser
operativa, pero inconsistente para la estructura administrativa registrada en el
organigrama oficial.
“En 1994 se concretó la aprobación del manual de organización por parte de la
Comisión Interna de Administración y Programación (CIDAP), también del manual de
puestos y gradualmente se conjugó la autorización de algunos manuales de
procedimientos, principalmente aquellos que se relacionaban con las actividades
académicas.”23
Hoy día, la Escuela cuenta para el desarrollo de sus funciones y actividades
con una amplia estructura orgánica aprobada en septiembre de 2000, constituida por
una dirección, cuatro subdirecciones y 18 jefaturas de departamento.
La Dirección su principal función de acuerdo con los estatutos es planear,
dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades académicas y
administrativas de la ENBA, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos por la
Secretaría de Educación Pública, la ENBA se divide en:
Subdirección de Planeación y Evaluación: ésta planea, organiza, dirige,
controla y evalúa las actividades de planeación, programación, presupuesto a,
control escolar, extensión y vinculación con instituciones públicas o privadas,
nacionales y extranjeras de conformidad con las normas y lineamientos vigentes; de
ella dependen cuatro departamentos:
23
Estructura Orgánica. Óp. Cit., 2005.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
11
Departamento de Desarrollo Institucional.
Departamento de Control Escolar.
Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad.
Departamento de Desarrollo Informático.
Subdirección Académica: la cual planea, organiza, dirige y evalúa el
desarrollo de los planes y programas de estudio de licenciatura y posgrado de la
ENBA de acuerdo con las normas y lineamientos establecidos por la Secretaría de
Educación Pública; cuenta con las siguientes áreas:
División de Licenciaturas.
Coordinación de Licenciatura en Biblioteconomía.
Coordinación de Licenciatura en Archivonomía.
División de Posgrados.
Departamento de Educación Abierta y a Distancia.
Departamento de Cómputo Académico.
Departamento de Psicopedagogía.
Departamento del Centro de Autoacceso.
Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos: planea, dirige,
coordina y evalúa los servicios bibliotecarios y archivísticos que la Escuela brinda.
Se constituye de tres departamentos:
Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones.
Departamento de Servicios.
Departamento de Archivo.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
12
Subdirección Administrativa: ésta planea, organiza, dirige, controla y evalúa
la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y servicios
generales de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, conforme a
las normas y lineamientos emitidos por la Secretaría de Educación Pública.
Consta de tres departamentos.
Departamento de Recursos Humanos.
Departamento de Recursos Financieros.
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
A continuación se muestra el organigrama de la estructura orgánica de la ENBA (Fig. 1),
el cual se registró ante el Secretariado Técnico de la Comisión Interna de
Administración y Programación de la SEP, oficialmente desde Septiembre del 2000.24
24
Registro de la estructura orgánica de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México: ENBA, 2000. [Documento Interno del Archivo Histórico de la ENBA].
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
13
Fig. 1 Fuente: Registro de la estructura orgánica de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México:
ENBA, 2000. [Documento Interno del Archivo Histórico de la ENBA].
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
14
1.3 Misión y Visión de la ENBA
Cualquier institución debe de establecer rigurosamente el propósito que regirá
sus actividades, para ofrecer calidad educativa coadyuvando al desarrollo del país, es
por ello que con la misión y visión dará a conocer el objetivo de lo que ofrece.
Misión:
“Formar profesionistas y personal de alto nivel académico en las
áreas de Biblioteconomía y Archivonomía que anticipen y respondan
a las exigencias de la sociedad en cuanto a la salvaguarda,
disponibilidad, difusión y uso de la información, en un marco de
mejora continua de sus estándares y logros en docencia,
investigación y difusión de la cultura, para contribuir al desarrollo
nacional en sus ámbitos de competencia.”25
Visión:
Para avanzar en el cumplimiento de la Misión, la Escuela debe forjarse una
visión factible y deseable que exprese el tipo de Institución que aspira ser. En un
horizonte a diez años, la Visión de la Escuela es la siguiente:
“Durante la segunda década del siglo XXI, la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía alcanzará su valoración como la
mejor institución de educación superior de México, que forma
profesionistas y personal de alto nivel académico en las dos áreas
disciplinares de su competencia; referente de calidad en su modelo y
programas educativos; líder en investigación y diseño de sistemas de
información documental y nodo obligado de consulta para la
formulación de políticas públicas sobre las disciplinas que imparte.”26
25
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Misión. [En línea]. México: ENBA. [Consultado 25 de octubre 2013]. Disponible en: http://www.ENBA.sep.gob.mx 26
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Visión. [en línea]. México: ENBA. [Consultado 25 de octubre 2013]. Disponible en: http://www.ENBA.sep.gob.mx/Visión.htm
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
15
1.4 Objetivos de la ENBA
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) se rige por el Acuerdo
149 del Secretario de Educación Pública, publicado el 14 de diciembre de 1988 en el Diario
Oficial de la Federación; estableciendo la reordenación de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) y se aprueban los planes de estudio de ambas
licenciaturas, señalando sus objetivos:
I. Preparar y formar bibliotecónomos y archivónomos capaces de
desarrollarse ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes
sectores de la población.
II. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas
áreas a través de cursos de especialización y actividades de extensión
educativa.
III. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades
nacionales en su campo de conocimiento.27
1.5 Biblioteca Francisco Orozco Muñoz
Las instituciones educativas necesitan el apoyo de una biblioteca con
colecciones de materiales documentales en diferentes formatos que respondan a las
necesidades de la comunidad, con el propósito de que se cuente con el óptimo
almacenamiento, organización, recuperación y transmisión de la información.
La biblioteca universitaria tiene como función ofrecer a los estudiantes y
docentes, las herramientas necesarias para desarrollarse académicamente mediante
toda la información que resguarda, enfocada principalmente en temas de las disciplinas
de Biblioteconomía y Archivonomía. Inicialmente abordaremos la historia de la
biblioteca de la ENBA.
27
Estructura Orgánica. Óp. cit., 2005.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
16
Iguíniz28 señala que cuando la Escuela se inició en 1945 no había biblioteca, sino que
eran los propios profesores los que proveían a sus alumnos los libros de texto que utilizaban
para sus estudios. Algunos de estos títulos eran el libro de él mismo, Historia del libro y el
Manual de Biblioteconomía de Juana Manrique de Lara, entre otros.
Aunque el inicio de la formación de una colección de biblioteca fue a principios
de los años cincuentas, con la promoción de una campaña de donación de libros,
formalmente la biblioteca de la ENBA nace en la década de los sesentas, asignándole
por nombre Biblioteca Francisco Orozco Muñoz como homenaje al primer director de la
Escuela.
Vázquez señala que “La ENBA en sus inicios funcionó, por medio de un Consejo
de Regencia integrado por representantes de diversas instituciones algunas fueron: la
Universidad Nacional Autónoma de México, la Biblioteca del Congreso de la Unión, el
Archivo General de la Nación, la Biblioteca Benjamín Franklin, la Secretaría de
Educación Pública, entre otras instituciones relacionadas con el programa educativo de
la Escuela, éstas contribuyeron a la formación de la colección para la biblioteca con
donaciones de material bibliográfico especializado.”29
“El llamado Consejo de Regencia, coadyuvó a la formación de dicha colección
con donaciones de materiales bibliográficos, aunque aun todavía no se tenía un espacio
para la Biblioteca, si se adquirían materiales bibliográficos para conformar una colección
especializada para apoyar la enseñanza de las dos disciplinas.”30
En 1959 en el boletín de la ENBA en los números 11-12 del tomo IV, aparece
por primera vez, el registro la Lista de obras donadas a la Escuela y en 1960 se crea el
apartado Publicaciones Recibidas ambas fueron donaciones de profesores, alumno,
28
IGUÍNIZ, JUAN B. Apuntes para la historia de la enseñanza de la Biblioteconomía en México. En: Boletín de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas. Tomo II, Nos. 3 y 4 Enero – abril 1954. p. 15. 29
VÁZQUEZ SANTA ANA, M.G. El desarrollo de colecciones en la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Tesis (Lic. Biblioteconomía). ENBA. México: El autor, 2003. p.
21. 30
Ibíd. p. 41.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
17
comités de bibliotecas y profesionales de las disciplinas de Archivonomía y
Biblioteconomía.31
Pero es “hasta 1962 …cuando en las instalaciones de Calle Durango No. 93, se
obtiene un lugar específicamente para la Biblioteca, posteriormente en Viaducto Miguel
Alemán No. 155, se obtuvo un espacio físico para constituir una Biblioteca.”32 “En los
años 70´s la ENBA estuvo asignada a diferentes dependencias de la SEP, por lo que los
materiales bibliográficos que se adquirieron eran los que enviaban a todas las
bibliotecas adscritas a la SEP, a través de la Dirección General de Bibliotecas, por lo
tanto eran obras con temáticas generales. Hubo importantes donaciones documentales,
por parte del Consejo Británico y del Instituto Anglo Mexicano de Cultura.”33 Respecto a
ello se tiene conocimiento que en los números 22-27 del Boletín de la Escuela aparecen
por primera vez, las publicaciones periódicas; recibidas regularmente al igual que el
listado de las obras monográficas obtenidas sobre las dos disciplinas.
En la década de 1980 las bibliotecas universitarias, primordialmente las
situadas en la zona metropolitana, experimentaron un gran desarrollo en sus
colecciones, gracias al apoyo recibido por parte del Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnología y los programas especiales que llevo a cabo la Secretaría de Educación
Pública.“En 1983 la Biblioteca obtuvo, por parte de la Dirección General de Bibliotecas
de la SEP, materiales bibliográficos procesados técnicamente por personal de la misma
Dirección, en esos años se pone en marcha el Programa de la Red de Bibliotecas
Públicas por lo que llegaron materiales de carácter general y nivel básico por estar
adscrita a la Red, solo que fueron recibidas hasta 1990.”34
“La Escuela en 1990 ubicada en Miguel Ángel No. 94, Colonia San Antonio,
adscrita a la Dirección General de Educación Superior de la SEP, obtuvo la autorización
de un presupuesto para construir nuevas instalaciones particulares, más adecuadas
31
Boletín de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas. ENBA.Tomo IV. No. 11-12, Sep. – Oct. México: Secretaria de Educación Pública, 1959. p. 44. 32
ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Op. cit., p. 17. 33
VÀZQUEZ SANTA ANA, M.G. Op. cit., p. 18. 34
ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Op. cit., p. 19.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
18
para la realización de sus actividades académicas, planeando de esa manera un
edificio específico para su acervo, para el desarrollo de sus colecciones ya que se
destinaron recursos para nuevas adquisiciones.”35
Se buscaron estrategias para conseguir donaciones de recursos bibliográficos,
una de ellas fue “la campaña denominada Kilómetro del libro realizada en 1991,
adquiriendo 165 títulos, los cuales 36 títulos fortalecieron las áreas de biblioteconomía y
archivonomía. Hubo en este mismo año una donación de la biblioteca personal del
profesor Leonardo González Rodríguez que consta de 204 títulos, colección orientada
hacia la archivonomía y de acervo en general.”36
Para la automatización de la organización técnica y administrativa de la Biblioteca,
“inició en este mismo año 1991 con el programa DELFOS; en 1992 con el proyecto
Automatización de la Biblioteca, se adoptó el software SIABUC versión 3.0 para
continuar con la automatización de la organización técnica de los materiales
bibliográficos y consulta de usuarios en línea.”37
Este crecimiento del acervo de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, se
manifestó por otra parte fue a partir del concepto de Desarrollo de Colecciones iniciado
en la práctica en 1992.
Con base en el Plan para el Mejoramiento Académico (1992-1994), además del
apoyo con recursos financieros, se obtuvo el sustento para el desarrollo de las
colecciones de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, lo que comenzó a fortalecer y
mantener un crecimiento cualitativo y cuantitativo en sus colecciones conjugado con
donaciones por estudiantes, docentes, profesionales de la biblioteconomía y la
archivonomía e instituciones como:
1. Archivo General de la Nación.
35
Ibíd., p. 22. 36
VAZQUEZ SANTA ANA, M.G. Op. cit., p. 20. 37
Ibíd., Passim.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
19
2. Biblioteca Benjamín Franklin.
3. Biblioteca del Centro de Investigaciones Agrícolas del Sureste (CIASE).
4. Biblioteca del Congreso de la Unión.
5. Biblioteca Nacional de Antropología e Historia.
6. Consejo Británico.
7. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas (CUIB).
8. Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT).
9. Dirección General de Bibliotecas –UNAM.
10. Dirección General de Investigación Científica y Superación Académica (SEP).
11. Dirección de Organización y Documentación de la Secretaría de Administración del Gobierno del
Estado de México.
12. El Colegio de México.
13. Fideicomiso de Archivos.
14. Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI).
15. Instituto Anglo Mexicano.
16. Instituto Matías Romero.
17. Instituto Nacional de Capacitación Fiscal.
18. Presidencia de la República.
19. Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos.
20. Universidad Autónoma Metropolitana.
En 1993, cuando la ENBA inició actividades en sus nuevas instalaciones en
Ticomán No. 645, Col. Sta. María Ticomán, la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz fue
ubicada en el nuevo edificio, equipada adecuadamente para colocar el acervo y sus
áreas.
Englobando los antecedentes anteriores, se resume que en la época de los
años noventa del siglo anterior, se obtuvo el respaldo de importantes financiamientos
provenientes de fuentes del Gobierno Federal, para el desarrollo de la educación
superior como son el Fondo para la Modernización de la Educación Superior (FOMES) y
el Programa de Apoyo al Desarrollo Universitario (PROADU), en el rubro de
Mejoramiento Operativo de Bibliotecas y Centros de Información, que permitieron contar
con los recursos para la adquisición de materiales documentales, así como para
modernizar la Biblioteca e iniciar la automatización.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
20
En 1997 y 1999 se adquirieron equipos de cómputo y se actualizó la versión
del software SIABUC, gracias al financiamiento recibido por los proyectos Modernización
Integral de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz. “En el año 2002, la Biblioteca
adquirió un nuevo programa de automatización QUICK STAR 2 del sistema UNICORNIO,
llevando un control bibliográfico y de circulación integralmente hasta el 2004.”38
Entre 1992 y 2002, se recibió el apoyo de los proyectos que se refieren a continuación:
Actualización del acervo En el año de 1992
Automatización de la Biblioteca En el año de 1992
Modernización Integral de la Biblioteca En el año de 1995
Modernización Integral de la Biblioteca En el año de 1996
Modernización Integral de la Biblioteca En el año de 1997
Modernización Integral de la Biblioteca En el año de 1998
Desarrollo de Colecciones para la ENBA En el año 2000
Automatización de los Servicios Bibliotecarios En el año 2000
“En el 2006 se inició la integración de documentos electrónicos, que incluyen:
monografías, ponencias, trabajos recepcionales, conferencias, etc. Éstas se localizaban
en texto completo para acceso al público por medio del WebCat en Internet.” 39 Para el
2008 se tenían aproximadamente 8,500 registros de autoridades (de autoría, autor
personal, corporativo y geográfico).
Finalmente en 2009, la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz a través de la
Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos mediante el programa PROADU,
adquirió el Software Pinakes destinado a la biblioteca, por lo que se efectuó la
migración de todos los registros bibliográficos que resguardaba el entonces sistema
SIABUC, al nuevo sistema Pinakes, que trajo consigo nuevas expectativas para las
actividades que se realizan en la Biblioteca.
38
VÁZQUEZ SANTA ANA, M.G. Op. cit., p 31. 39
BARRAGÁN DELGADO, Violeta Lucía. Propuesta para el establecimiento de servicios bibliotecarios a distancia en la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz de la ENBA. Tesis (Lic. Biblioteconomía). ENBA. México: el autor, 2004. p.144
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
21
Se adquirieron en este mismo periodo recursos electrónicos como: dos libros
electrónicos Gale y E-libro y seis bases de datos Wilson, Emerald, LISTA, ERIC, Serials
Directory e Infotrac todas disponibles en línea a través de la página de la Biblioteca, con
el fin de fortalecer la investigación en los alumnos y docentes, no sólo para apoyo de
las áreas de Biblioteconomía y Archivonomía, sino de otras áreas de la ciencia que
forman parte del plan de estudios vigentes de la ENBA.
Para fortalecer el Departamento de Desarrollo de Colecciones a partir del año
2013 se compró WebDewey y LEMB digital, herramientas que permiten a los
bibliotecarios que se ubican en esa área, innovar y agilizar el proceso de la
organización de la información de los materiales de la Biblioteca.
De este modo la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz constantemente ofrece a sus
usuarios información actualizada, conforme evolucionan los soportes para
almacenamiento, la Biblioteca busca cubrir las necesidades de información que le
demanden.
1.5.1 Objetivos
La finalidad de la Biblioteca de la ENBA es la de servir a su comunidad a través
de sus recursos documentales, ofreciendo información actual y que cubra lo mejor
posible los programas académicos de las disciplinas que se imparten.
“El principal propósito de la biblioteca para cumplir con su fin es: „apoyar las
funciones de docencia, investigación, extensión y difusión de la cultura de la
ENBA ejerciendo como objetivos:
1) Proporcionar servicios y recursos de información a petición del usuario, para
desarrollar sus actividades de estudio, investigación o de lectura, sea con recursos
propios o de otras bibliotecas.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
22
2) Fomentar la cooperación interbibliotecaria con las mejores instituciones
3) El desarrollo continuo de los servicios de extensión bibliotecaria.”40
1.5.2 Servicios
Los servicios bibliotecarios se proporcionan a través del Departamento de
Servicios (DS). De acuerdo al Manual de organización41 el DS tiene como objetivo
fundamental el forjar los lazos de la comunidad de la ENBA con los recursos
documentales que conforman el acervo de la Biblioteca, poniendo a disposición los
servicios y espacios necesarios que satisfagan las necesidades de información
académicas y/o administrativas. Sus funciones son:
Proponer las normas, lineamientos y políticas para el suministro y oferta de servicios, espacios y
uso de las colecciones, vigilando su correcta aplicación.
Implementar las actividades correspondientes a la adecuada conservación de las colecciones en
estantería.
Ofrecer los servicios a los usuarios de conformidad con el Reglamento.
Establecer mecanismos que permitan conocer el grado de satisfacción de las necesidades de la
comunidad de la Escuela.
Evaluar los servicios.
Elaborar y actualizar los controles y registros de usuarios y servicios.
Sistematizar los datos estadísticos de uso de las colecciones y servicios.
Diseñar, ofrecer y evaluar cursos de formación de usuarios.
Por lo tanto, el Departamento de Servicio pone a disposición de los usuarios en
la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz la información en diferentes soportes o materiales
documentales después de haber pasado por el proceso de identificación, selección,
adquisición y organización técnica para que sus usuarios puedan consultarlos; este
proceso, que se lleva a cabo en todas las bibliotecas, es lo que permite disponer de los
materiales para consultarlos.
40
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Manual del estudiante. México, 2011. p. 40. 41
Estructura Orgánica. Óp. cit., 2005.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
23
Los servicios que se ofrecen se encuentran en el Reglamento de Servicios de
la Biblioteca, mismos que se describen a continuación:
A. “Servicios de Información y Consulta: Este servicio consiste en dar atención personalizada a
usuarios tanto internos como externos, con el fin de apoyarles en sus requerimientos de
información, utilizando los recursos documentales impresos o electrónicos de la Biblioteca o de
otras bibliotecas. Realizando búsquedas en medios electrónicos e impresos, la conducción de
visitas guiadas a la Biblioteca para alumnos y personal de nuevo ingreso, atención personalizada
para dar respuesta a preguntas concretas, compilación de bibliografías utilizando las normas
internacionales; identificar, buscar, localizar y recuperar información requerida en fuentes
manuales y/o automatizadas, tanto nacionales o extranjeras, a solicitud del personal académico.
Cabe señalar que el servicio de consulta consta además de orientar a los usuarios en el uso de
bases de datos propias y en disco compacto, del catálogo, de obras de consulta, manejo del
acervo para localizar la información que requiere.
B. Servicios de Orientación: Consiste en guiar al usuario en el uso adecuado de los recursos,
servicios y equipo que ofrece la Biblioteca.
C. Servicio de Acceso Directo a las Colecciones: Los usuarios pueden consultar y utilizar
libremente el material de las colecciones General, Consulta y de Publicaciones Periódicas dentro
de los espacios de la Biblioteca, es decir, lo que se conoce como modalidad de estantería
abierta.
D. Servicio de Préstamo Externo: En este servicio se otorga al usuario interno el derecho del uso
de los materiales fuera de la Biblioteca. Sea a domicilio o para su uso en aulas apoyando al
desarrollo de las asignaturas. Para este servicio los usuarios internos deben solicitar ser dados
de alta en el sistema de préstamo de la Biblioteca con los requisitos que se necesitan para llevar
a cabo dicho trámite.
E. Servicio de Reserva: Consiste en apartar, a solicitud expresa del usuario, materiales no
disponibles en el momento, para que le sean prestados en cuanto sean devueltos.
F. Préstamo Interbibliotecario: Es la cooperación interbibliotecaria entre instituciones a través de
convenios bilaterales para obtener la posibilidad de utilizar recursos documentales existentes en
sus bibliotecas y unidades de información y viceversa.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
24
G. Servicio de Fotocopiado: Da la oportunidad de que el usuario reproduzca el material
documental de la Biblioteca, de acuerdo a la legislación vigente sobre derechos de autor.
H. Servicio de Guarda Objetos: Dado que no se permite el acceso a la Biblioteca con objetos de
uso personal se dispone de un área específica fuera de la Biblioteca y puedan ingresar a realizar
sus consultas.
Otros servicios que se ofrecen adicionales por la Biblioteca son:
I. Formación de usuarios: Consiste en la planeación, impartición y evaluación de cursos
destinados a la formación de usuarios autosuficientes de la información fortaleciendo sus
habilidades que les permitan acceder y aprovechar adecuadamente recursos y servicios de
información.
J. Servicio de Alerta: Se proporcionan fotocopias de tablas de contenido y artículos de las
publicaciones periódicas vigentes de la Biblioteca, con el objetivo de promover la utilización de la
Colección de Publicaciones Periódicas y Seriadas, y colaborar en el desarrollo profesional de los
docentes y personal directivo, ofreciéndoles este servicio de forma exclusiva.
K. Generación de Bibliografías de apoyo a la docencia: Es una base de datos construida
mediante el software MICRO CD/ISIS (Versión 3.07). Contiene referencias de libros, tesis y
artículos de publicaciones periódicas y seriadas existentes en la Biblioteca, relacionados con los
contenidos de los programas de estudio, adicionales a las bibliografías básicas y complementarias
incluidas en ellos.
L. Acceso al catálogo en línea: Una herramienta para el acceso a las colecciones mediante un
catalogo automatizado, por el sistema automatizado Pinakes.
M. Uso de Internet: Se ofrece acceso a la Red mediante las computadoras del área del Servicio de
Consulta, solo es para usuarios internos (alumnos, docentes y personal de la ENBA), reiterando
únicamente para búsquedas de información.
N. Uso de bases de datos en línea: Se ofrece consulta a recursos en disco compacto instalados en
línea mediante la red local.
O. Uso de discos compactos: Este servicio permite la consulta de la colección de discos compactos
en forma monosaurio, en los equipos de cómputo del área de consulta.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
25
P. Mantenimiento de Colecciones: Se realizan revisiones periódicas y sistemáticas de la misma,
esto permite también detectar material deteriorado que sea susceptible de enviar a
encuadernación con el fin de conservación de los mismos o que se requiere descartar.
Q. Espacios individuales y para grupos: Además de ofrecer los servicios antes mencionados, se
brinda a los usuarios el uso de espacios para estudio en forma individual o grupal. Se cuenta con
siete cubículos de estudio que permiten a apoyar en forma más activa el trabaja docente,
ofreciendo a los profesores espacios adecuados aunados al uso de las colecciones para prácticas
relacionadas con su asignatura. Se permite a los alumnos reunirse para el desarrollo de
actividades inherentes a su formación profesional.”42
1.5.3 Colecciones
El acervo se encuentra distribuido en las siguientes colecciones documentales
disponibles a los usuarios de acuerdo al Reglamento de Servicios al Público:
1. “La Colección General: Formada por material monográfico que apoya las asignaturas de los
planes y programas de estudio cubriendo diferentes aspectos de la cultura en general.
Básicamente de bibliografías básicas y complementarias solicitadas en planes y programas
vigentes, así como de materiales documentales que cubren diferentes aspectos de la cultura en
general.
2. La Colección de Consulta: Formada por fuentes secundarias y terciarias, que son obras que
proporcionan información breve y específica, como son diccionarios, enciclopedias, directorios,
índices, etc.
3. La Colección de Publicaciones Periódicas y Seriadas: Hay en papel, microformatos y discos
compactos, formada por títulos especializados en biblioteconomía, archivonomía, ciencias afines
y cultura general.
42
Reglamento de servicios bibliotecarios. México. SEP: ENBA, 2008. [Consultado 28 de octubre 2013]. Disponible en: http://www.enba.sep.gob.mx/files/reglam-serviciosbibliotecarios_2008_definitivo_29.pdf.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
26
4. La Colecciones Especiales o Reservadas: Están integradas por colecciones particulares de
personalidades de la Biblioteconomía y de la Archivonomía tales como el maestro Leonardo
González Rodríguez y la maestra María Teresa Chávez Campomanes; las publicaciones del
Archivo General de la Nación; la colección del INEGI; la colección de materiales publicados por la
ENBA; y aquellas colecciones y materiales documentales que por su naturaleza y procedencia
requieren de atención especial.
5. La Colección de Trabajos Recepcionales: Formada por Tesis de los egresados de la ENBA y
otras instituciones afines como la UNAM.
6. La Colección de Folletos: Se encuentra especializada fundamentalmente en las áreas de
biblioteconomía, archivonomía y ciencias de la información Los temas de bibliotecología
susceptibles de ser incluidos en la colección de folletos son: formación de usuarios, organización,
desarrollo de colecciones, servicios, normatividad, automatización de bibliotecas, asociaciones;
de archivo de tipología de archivos, de organización técnica de servicios de restauración y
preservación de documentos de normatividad, legislación, asociaciones.
7. La Colección de Materiales Audiovisuales: Integrada por videos que contienen información
específica sobre las disciplinas de biblioteconomía y archivonomía, es una colección pequeña
que incluye videos producidos por la Dirección General de Bibliotecas de la SEP y videos
culturales.
8. La Colección de Discos Compactos: Integrada por bases de datos en disco compacto, cuya
información esta relacionada con la biblioteconomía, la archivonomía y ciencias afines, como
Book in Print, Ulrich’s, LISA, temas de ambas disciplinas y de diversas disciplinas del
conocimiento.
9. La Colección de Medios Electrónicos: Se integra por bases de datos referenciales y de texto
completo en acceso gratuito a través de la página de la ENBA, para alumnos y docentes.”43
43
Ibíd.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
27
1.5.4 Usuarios
Los usuarios son el motor y razón de ser de cualquier biblioteca, así que la
Biblioteca Francisco Orozco Muñoz atiende a usuarios internos: alumnos, docentes,
personal administrativo y directivo de la propia Escuela; así también a usuarios externos
como personas de la comunidad, estudiantes y docentes de otras instituciones, tal
como se especifica en el Reglamento de servicios de la Biblioteca de la ENBA, Capítulo
II titulado De los usuarios y del horario de los servicios.
1.5.5 Departamento de Desarrollo de Colecciones y Organización Técnica
(DDOT) de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz
El Departamento de Desarrollo de Colecciones y Organización Técnica (DDOT),
depende de la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos. Esta
Subdirección tiene a su cargo cubrir las necesidades de información documental de la
comunidad de la ENBA.
“El DDOT tiene como propósito desarrollar el acervo de la Biblioteca con
equidad y equilibrio de acuerdo a la disponibilidad de los materiales documentales en el
mercado editorial y con los recursos presupuestales asignados, con el fin de obtener la
información requerida para apoyar y sustentar los planes y programas de estudio,
proyectos de investigación, desarrollo académico, difusión y extensión de la comunidad
de la ENBA.”44
Para realizar su propósito se encarga de identificar, seleccionar, adquirir,
controlar, registrar y organizar para poner a disposición la información documental en
materia de Archivonomía, Biblioteconomía y Ciencias Afines.
44
ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Op. cit. p. 25.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
28
Otras de las funciones del DDOT; es organizar técnicamente los materiales
independientemente del soporte en el que se encuentren como parte fundamental, para
crear los catálogos que permitan su almacenamiento y recuperación y uso a través de
un sistema de automatización. Todos los procesos que realiza este departamento es
bajo normas, lineamientos y procedimientos que funcionan a nivel regional, nacional o
mundial, complementándose con el desarrollo de políticas para control y unificación de
los criterios en la organización técnica, estas políticas van acorde a la selección,
adquisición, catalogación, asignación de encabezamientos de materia y de clasificación.
Los objetivos generales que tiene este Departamento son:
I. Desarrollar el acervo de la Biblioteca con equidad y equilibrio de acuerdo a la disponibilidad de
los materiales documentales en el mercado editorial y con los recursos presupuestales
disponibles, buscando satisfacer las necesidades de información de la comunidad de la
Escuela.
II. Organizar técnicamente los materiales documentales adquiridos, con objeto de construir
catálogos y bases de datos que permitan su almacenamiento, recuperación y uso por parte de
la comunidad de la Escuela.45
“Las funciones de DDOT se integran en:
Proponer las normas, lineamientos y políticas para llevar a cabo el desarrollo de colecciones.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa operativo anual de
la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.
Programar, organizar, controlar y evaluar las actividades del Departamento, de acuerdo con los
planes y programas de la Subdirección.
Establecer el contacto con editoriales y proveedores de materiales y servicios, a fin de realizar los
pedidos de los materiales y servicios requeridos por la comunidad de la Escuela.
Recibir, cotejar, controlar y registrar el material documental que ingrese a la Subdirección de
Servicios Bibliotecarios y Archivísticos de la cual depende.
45
Ibíd. p. 25.
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
29
Definir y supervisar la aplicación de los apoyos técnicos para la organización técnica de los
materiales documentales y las políticas de catalogación, clasificación y de asignación de
encabezamientos de materia para la organización técnica de los mismos.
Diseñar y actualizar los catálogos de autoridad de materia, de serie y de editoriales.
Elaborar publicaciones con fines de divulgación de los materiales de reciente ingreso a las
colecciones de la Biblioteca.
Controlar las actividades correspondientes a la restauración y conservación de los materiales
documentales. Cabe aclarar que esta función operativamente la lleva a cabo el Departamento de
Servicios.
Establecer y mantener con las demás áreas orgánicas de la Escuela, la coordinación requerida
para el cumplimiento de las funciones encomendadas al Departamento.
Informar con oportunidad a la Subdirección acerca del desarrollo de las funciones del
Departamento.”46
Para asegurar que se cuente con los soportes bien organizados, se requiere
dar seguimiento a los procedimientos adecuados y utilizando solo los insumos
necesarios para su realización. Se cuenta con seis equipos de cómputo con acceso a la
Internet para el personal que labora o para los estudiantes que realizan su estancia o
servicio social, para efectuar todos los procesos necesarios a los que se tienen que
someter los materiales.
Para seguir adquiriendo material por compra, con el fin de acrecentar la
colección se siguen las políticas de Desarrollo de Colecciones institucionales tanto de
cantidad como de temática de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz y normatividad de
la SEP, en el caso de adquirir material por donación se revisan rigurosamente los
materiales tanto por temática como físicamente y determinar si son útiles para la
Biblioteca.
Finalmente, podemos decir que el Departamento de Organización Técnica y
Desarrollo de Colecciones juega un papel importante para la Biblioteca Francisco
Orozco Muñoz, debido a que permite tener organizada la colección de acuerdo a
Normas, Reglas y Lineamientos establecidos.
46
Ibídem
Capítulo 1. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
30
Después de revisar la historia de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía y su Biblioteca Francisco Orozco Muñoz para establecer el contexto
institucional del presente trabajo, en el siguiente capítulo se aborda el marco conceptual
y teórico, que permitirá tener los elementos requeridos en el transcurso de la
elaboración del proyecto, esencialmente todo lo referente a la organización bibliográfica
de la colección de discos compactos de la Biblioteca.
Capítulo 2. Organización de la información
31
CAPÍTULO II
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
En este capítulo se aborda esencialmente todos los conceptos que
comprenden la organización de la información, desde el significado de lo que es un
documento y de lo que son los recursos electrónicos hasta explicar cómo se lleva a
cabo la organización de los recursos mediante los procesos de catalogación y
clasificación, que permiten la recuperación de la información a los usuarios en una
biblioteca.
2.1 El documento
Las bibliotecas han sido durante siglos repositorios de diversos materiales. Fue
en Mesopotamia donde se inició el almacenamiento y recuperación de la información en
diversos métodos; hace 4500 años aproximadamente ya se tenía noción de las
funciones bibliotecarias, existen registros donde se refieren a que utilizaban tabletas de
arcilla como forma de ubicación para estanterías según su forma y contenido del
material, también los libros contaban con signaturas y etiquetas, para identificarlos.
En la antigüedad se originó la Biblioteca de Alejandría en el siglo III a.C., uno de
los repositorios documentales más importantes de esa época, su acervo se conformaba
por dos colecciones: el Museum, en el templo de las Musas con 700,000 volúmenes y
el Serapeion en el templo de Serapis con 45,000 volúmenes, una de las actividades que
imperó fue el comercio de manuscritos.47
47
TAGLE, Matilde. Historia del libro: Texto e imágenes. 2ª. ed. Buenos Aires: Alfagrama, 2013. p. 67.
Capítulo 2. Organización de la información
32
Las tabletas de arcilla, los pergaminos, los códices, el papel, la ornamentación
de manuscritos han sido los diferentes soportes en los que se ha plasmado la
información es a lo que llamamos documento.
Los documentos se encuentran en diversos lugares uno de estos es, en las
bibliotecas; en ellas se dispone de un sin fin de información en diversos tipos de
soportes, actualmente con la generación de nuevas tecnologías no solo encontramos
documentos en papel ya se disponen de forma electrónica.
Hemos hablado de que los documentos están en diferentes soportes pero para
comprenderlo mejor se debe saber que los soportes se dividen en: soportes materiales,
impresos y recursos electrónicos; no obstante cabe señalar que ninguno tiene un valor
más que el otro, únicamente es el tipo de formato. Describiendo de manera detallada lo
anterior, contamos con que los soportes informáticos (recursos electrónicos), se han
convertido en una forma importante y capaz de almacenar y procesar información, de
manera más extensa no solo en forma de textos, sino en gráficos, animación, sonido y
conexiones con otros sistemas; donde se pueden organizar y recuperar a través del
equipo electrónico apropiado. En este siglo XXI la interdisciplinariedad que existe en el
conocimiento juega un papel esencial, debido a la generación constante de información,
su distribución y resguardo de la misma.
El término latino documentum, proviene del verbo doceo – docere, que significa
enseñar; autores como Dargente describe al documento como todo conocimiento
susceptible de ser utilizado como objeto de estudio, o prueba de una proposición
presentado sobre cualquier soporte sin importar la naturaleza ni su forma48; para los
documentalistas un documento es cualquier soporte de cualquier índole, el cual
contiene información de interés para una determinada materia.
López Yepes señala que “el documento es información fijada en un soporte
físico transmisible en el espacio, en el tiempo y susceptible de construirse en fuente de
información para obtener nueva información en la cual; existen dos partes:
48
GALENDE DIAZ, Juan Carlos. El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística. En. Revista General de Información y Documentación 13. 2003, núm. 2, p. 18.
Capítulo 2. Organización de la información
33
1) El mensaje, un discurso expresado por un ente inteligente con una intencionalidad
comunicativa fundamentada en representaciones mentales o conocimientos sobre la realidad
o algo imaginativo.
2) El campo de representación sobre en el que se recodifica el mensaje, que
tradicionalmente ha sido un objeto material (soporte) pero que actualmente es una
configuración energética.” 49
Asimismo, Nuria Amat señala al documento como todo conocimiento fijado
materialmente sobre un soporte que puede ser utilizado para consulta, estudio o
trabajo. Puntualiza además que la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985
describe que documento es “toda expresión en lenguaje natural o convencional así
como cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen expuesta en cualquier tipo
de soporte material o soporte informático.”50
Finalmente, Pinto define al documento como “una entidad material, artificial y de
utilidad intelectual dividida en dos unidades: la física y la intelectual o contenido.”51
Con base a lo anterior se puede decir que los documentos, son la
representación de los pensamientos, conocimientos o experiencias sustentadas en
cualquier tipo de soporte sea este físico o electrónico.
2.1.1 Tipos de documentos
Los documentos como objeto intelectual se conforman de características físicas
y de un modo de acceso; las primeras lo describen considerando la naturaleza del
material y el acceso puede ser directo o indirecto, a través de una computadora.
Pueden clasificarse en documentos textuales, gráficos, icónicos, audiovisuales, objetos
tridimensionales y electrónicos.
49
Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. Editor José López Yepes. Madrid: Síntesis. vol. 1, 2004. p. 471. 50
Técnicos auxiliares de biblioteca de la UCM. 3ª. ed. Madrid: Complutense, 1996. p. 57 51
PINTO MOLINA, María. Análisis documental: fundamentos y procedimientos. 2ª. ed. Madrid: EUDEMA, 1993. p. 64.
Capítulo 2. Organización de la información
34
Otra característica de los documentos es su contenido, por lo que pueden ser
documentos divulgativos, en una temática general accesibles a un amplio público;
documentos científicos, los cuales son especializados según el dominio de la ciencia y
son portadores de nuevos conocimientos, y documentos técnicos. 52
La clasificación de los documentos está dividida de acuerdo al soporte físico
material, impreso o tecnológico, como se representa en la siguiente tabla:
POR SU NATURALEZA
TEXTUALES: NO TEXTUALES:
Libros
Gráficos e iconográficos
Imágenes
Planos
Mapas
Fotografías
Publicaciones Periódicas
Sonoros
Discos
Registros magnéticos
Catálogos
Audiovisuales
videos
películas
Electrónicos
videodiscos
discos ópticos numéricos
discos compactos
Documentos en otros materiales
Objetos
documentos en braille, etc.
Tabla 1
Fuente: Técnicos auxiliares de la biblioteca de la UCM. 3ª. ed. Madrid: Complutense, 1996. p.58
En el siguiente cuadro se presenta la clasificación a partir de lo que debe
conocer un especialista de la información, identificando cada una de las características
de los documentos para llevar a cabo los procesos de la organización de la información.
52
Técnicos auxiliares de biblioteca de la UCM. Óp. cit. p. 57.
Capítulo 2. Organización de la información
35
DOCUMENTOS TERCIARIOS: Son una elaboración de informaciones procedentes de los documentos
secundarios
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERÍSTICAS
Bibliografías de
bibliografías Son la resultante de la transformación de información primaria y secundaria
Bibliografías críticas
selectivas
Disponible, explicada o presentada como un documento nuevo
Tabla 2
Fuente: Técnicos auxiliares de la biblioteca de la UCM. 3ª. ed. Madrid: Complutense, 1996. p.59
POR SU CONTENIDO
DOCUMENTOS PRIMARIOS: Documentos que se encuentran a disposición del público en general.
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERÍSTICAS
Libros Al alcance del público en general, publicaciones no periódicas.
Publicaciones Seriadas Toda publicación impresa o electrónica, sucesivas por tiempo indeterminado.
Documentos Especiales
Su distribución no es comercial, requieren de instrumentos especiales para su control bibliográfico, considerados literatura gris de tiraje limitado.
Tesis
Congresos
Documentos Oficiales, Programas de investigación
Normas
DOCUMENTOS SECUNDARIOS: Documentos que contienen datos e información referente a documentos primarios en forma de inventarios o resúmenes de tales documentos, la mayoría son editados en CD-ROM o son accesibles en línea.
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERÍSTICAS
Boletines de Resúmenes
Publicaciones periódicas que referencian a base de un resumen artículos
de revistas y otros documentos primarios.
Boletines bibliográficos
Listados o fichas de referencias bibliográficas de documentos primarios.
Boletines de sumarios
Contienen la reproducción de los sumarios o índices de las revistas se informa regularmente de su contenido.
Repertorios bibliográficos
Son documentos secundarios fundamentales de información de bibliotecas los que pueden ser bibliografías y catálogos.
Literatura de referencia: Proporciona información específica, basándose en el empleo sistemático de índices, listados y diagramas. Son para consulta rápida, son utilizadas como fuentes secundarias pero pueden considerarse literatura primaria porque son publicaciones completas.
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERÍSTICAS
Obras de conjunto Diccionarios, glosarios, léxicos, enciclopedias.
Obras particulares Monografías, estudios y ensayos, manuales y actas de congresos.
Obras de carácter periódico Anuarios, repertorios, bibliografías, almanaques, guías y directorios.
Documentos gráficos Mapas, planos, catálogos comerciales, tablas de cifras y estadísticas.
Capítulo 2. Organización de la información
36
La evolución conceptual de lo que es un documento se ha analizado
considerando las perspectivas de la forma, signo y medio. El documento se concibe
como un objeto significante y contenedor semántico, que podrá tener en cuenta la
forma, si es portadora de sentido al cual las tecnologías de información y
documentación han desdibujado la noción de soporte; es decir, es un objeto que puede
tener cualquier forma pero con un sentido propio. De lo anterior, discernimos que un
conjunto de datos interrelacionados proporcionan información de diversa índole, la cual
es procesada mediante la memoria humana para formular conocimientos, que estarán
plasmados en lo que se llama documento, sea éste un soporte material o electrónico. 53
2.2 Los documentos electrónicos
En la actualidad, los documentos o recursos electrónicos juegan un papel
esencial para proporcionar información, ya que es necesario preservar la información de
cualquier índole en un tipo de soporte que permita el resguardo del conocimiento de
manera perdurable y fácilmente recuperable. En las bibliotecas, el libro impreso todavía
conforma la mayor parte de las colecciones, sin embargo el ingreso de los recursos
electrónicos está cambiando gradualmente la perspectiva de la integración de los
acervos así como las demandas y necesidades de información del usuario. Conviene
señalar que los adjetivos electrónico, digital e informático, se utilizan indistintamente,
aunque nos inclinamos a considerar que el concepto de documento electrónico es más
amplio y englobaría al documento digital o informático y al audiovisual. 54
En el ámbito bibliotecario, el concepto de recurso electrónico se ha modificado
a través del tiempo:
1978. Los llamados Archivos de datos legibles por máquina (AACR2)
1984. La aplicación del capítulo 9 de las AACR2 para catalogar software de microcomputadoras
(ALA)
53
GARCIA-QUISMONDO, Miguel Ángel y GONZALES AGUILAR, Audilio. Del documento al hiperdocumento: una visión funcional de un concepto en evolución. Signo y Pensamiento. 2010, vol. 29. no. 57, p. 85-87. 54
CODINA, L. El libro digital y la WWW. Madrid: Tauro, 2000. p. 35.
Capítulo 2. Organización de la información
37
1986. En las ISBD (MRF) - International Standard Bibliographic Description for Machine Readable
Files. Archivo de datos legible por máquina (IFLA)
1988. Archivo de computadora (AACR2, rev.1988)
1990. ISBD (CF)–International Standar Bibliographic Description for Computer Files. Archivos de
computadora (IFLA)
1997. ISBD (ER) – International Standard Bibliographic Description for Electronic Resources.
Recursos Electrónicos
2002. Recurso electrónico (AACR2, rev. 2002)
Para definir el concepto de recurso electrónico, se analizan a continuación los
conceptos de varios autores. Martínez Arellano los denomina: “materiales no librarios o
materiales audiovisuales, tales reúnen la característica de emplear tecnología
equivalente para poder visualizarlos o consultarlos.”55 Este autor menciona que hay
dos tipos: los que existen y pueden ser manipulados físicamente, entre ellos los discos
compactos y aquellos que únicamente se encuentran disponibles para acceder en red –
Internet tales como: obras de referencia, textos electrónicos de literatos, revistas
electrónicas materiales de investigación académica etc.
Rodríguez García56 se refiere a estos recursos como entidades de información;
menciona que en biblioteconomía hace un par de lustros atrás se utilizaba para
significar cualquier forma y formato que sirviera para preservar la información.
Las Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2) señalan que los
recursos electrónicos son un documento codificado que es manipulado por un equipo
de cómputo, “subraya que se clasifican en dos; los de datos, que consisten en números,
letras, gráficos, imágenes y sonido o su combinación de uno o varios y los de
programas que siguen rutinas para ejecutar sus tareas, a su vez son de acceso local
(estos con soporte físico, sea un disco, cassete o disquete) y los remotos (solo a través
de redes).”57
55
RODRIGUEZ GARCÍA, Ariel Alejandro. Las nuevas entidades de información analizadas desde la perspectiva de la organización de la información. México: UNAM, CUIB, 2010. p.14 56
Ibíd. p. 19. 57
ANGELOZZI, Silvia Marcela y MARTÍN, Sandra Gisela. Metadatos para la descripción de recursos electrónicos en línea: análisis y comparación. Buenos Aires: Alfagrama, 2010. p. 14.
Capítulo 2. Organización de la información
38
Para las normas de Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD),
los recursos electrónicos requieren periféricos (en caso de los CD-ROM un lector),
señala dos divisiones parecidas a las RCAA2. “Los de datos (información en la forma de
números, letras, gráficos, imágenes y sonido o combinación de un o varias) y de
programas (con instrucciones para efectuar ciertas tareas) incluyendo además los que
contienen ambos datos y programas.”58
“La International Standard Bibliographic Description for Electronic ISBD (ER),
puntualiza que los recursos electrónicos son materiales controlados por ordenadores,
donde se incluyen a los que requieren la utilización de algún periférico conectado a un
ordenador, un ejemplo de ello es un lector de CD-ROM.”59 Éste se puede utilizar de
forma interactiva o no incluyendo dos tipos de recursos:
Los que contienen datos: letras, números, gráficos imágenes y sonido o la combinación de ellos.
Los que consisten en programas: instrucciones o rutinas para realizar tareas que especifican el
procesamiento de datos.
Esta norma también distingue entre los recursos electrónicos de acceso local y
los de acceso remoto. El acceso local aplica cuando tenemos un soporte físico que
puede ser descrito, en cambio hablar de acceso remoto es mediante sistemas de
informática en red.60
El desarrollo de las telecomunicaciones ha ampliado el concepto, antes ligado
al soporte físico al que un usuario puede acceder localmente, pero actualmente los
datos se almacenan también en ubicaciones de acceso remoto a través de redes que
utilizan diversos métodos para comunicar los equipos (acceso por teléfono, eléctrico,
por cable, por satélite).
58
Ibíd. p.15. 59
ESTIVILL RIUS, Assumpció. Catalogación de recursos electrónicos. España: Trea, 2006. p. 49. 60
Ibídem.
Capítulo 2. Organización de la información
39
2.2.1 Tipos de documentos electrónicos
Dos autores establecen categorías para los recursos electrónicos: Waters en
1995 y Law en 1996. El primer de ellos, Waters61 los divide en cinco categorías,
definiendo lo siguiente:
a) Origen y modo de distribución. Pueden ser de propiedad personal (correos
electrónicos, notas, manuscritos, pre-impresos, podríamos agregar archivos personales) y de
propiedad corporativa (como lo son reportes de empresas, registros financieros, documentos de
suma importancia). También los de editoriales (sean libros, revistas, grabaciones, filmes), y los
recursos pertenecientes a bibliotecas, museos e instituciones educacionales.
b) Por su contexto. Éstos se dividen en fuentes secundarias (libros, revistas,
grabaciones, filmes) y en fuentes primarias (textos monográficos, imágenes, grabaciones,
colecciones de datos).
c) Estructura de codificación, formato y contenido. Por su codificación según formatos
normalizados (mencionando algunos de ellos ASCII, TIFF), con características de autodescripción
o multimedia que incorpore varios formatos.
d) Cualidades dinámicas. Significa que pueden ser revisados y actualizados creando
nuevas versiones o ediciones, otros pueden sufrir cambios acumulativos o de manera interactiva ó
variación en los enlaces entre un objeto y otros.
e) Uso. El uso en cuanto a su consulta considerando también demandas futuras.
Law muestra cuatro categorías dividas en:
1. Publicados comercialmente. De éstos, muchos se han adquirido para ofrecer otras opciones al
usuario tales son los libros y revistas electrónicas, bases de datos.
2. Documentos de trabajo. Como lo es la literatura gris, pre-impresos, páginas web personales,
etc. En cambio el material que es difícil de controlar no se puede asegurar su permanencia o
acceso.
61
ANGELOZZI, Silvia Marcela. Op. cit. p. 16.
Capítulo 2. Organización de la información
40
3. Datos en bruto. Retoma estadísticas que se producen por organismos gubernamentales y no
gubernamentales, desde un satélite. Esta información solo está a disposición de un grupo selecto
de usuarios bajo condiciones y términos.
4. Archivos científicos. Trabajos y correspondencia entre investigadores que son de suma
importancia para el avance de una disciplina.
2.2.2 Características de los documentos electrónicos
Como se mencionó anteriormente, los documentos en formato electrónico se
dividen en locales y remotos. Los locales involucran a un medio físico que los contiene
(disco/disquete, cassette, cartucho, CD-ROM, etc.) y que deben colocarse en un
dispositivo de la computadora.
Sus características son:
Velocidad de duplicación Infinitas copias sin tiempos editoriales
Multimedialidad Inclusión de sonido y movimiento
Hipertextualidad Textos completos relacionados
Volatilidad Desaparición del recurso
Por otra parte, los recursos remotos se les designa a todos aquellos que no
están disponibles físicamente, el acceso para su uso es de un dispositivo de entrada y
salida a un sistema computarizado; es decir no necesitan utilizar un espacio físico para
su funcionamiento, se vuelven visibles al momento de consultarlos.
Algunas de sus características son:
Intangibilidad o inmaterialidad Sin soporte físico que los contenga
Accesibilidad masiva Muchos usuarios al mismo tiempo
Dependencia de una plataforma Acceso a través de equipo electrónico y redes de comunicación
Mutabilidad Posibilidades de cambios permanentes en el recurso
Capítulo 2. Organización de la información
41
La diferencia enorme entre los recursos locales y remotos es la volatilidad de
los primeros, pero eso no significa que desaparecerán por completo, a mi parecer
únicamente evolucionan de tal manera que solo son modificados de manera física pero
en cuanto a los datos que contienen simplemente cambian de un recurso a otro,
constantemente se escuchan profecías en que viviremos en un mundo netamente
digital, no lo dudo, bajo ese fundamento aun así se necesitan otros medios de
transmisión de datos.
2.3. El disco compacto
El disco compacto es un tipo de documento electrónico que permite el
almacenamiento de grandes cantidades de información textual, y también puede
contener grabaciones digitales de fotografías, gráficos y sonido. Durante la década
anterior, se convirtió en un soporte popular para el almacenamiento de volúmenes
masivos de información hasta el punto de que los productores de bases de datos
ofrecían el acceso a las mismas en CD-ROM como alternativa al tradicional acceso
online.
Su historia comienza en la década de los ochentas. “En 1980, Philips y Sony
trabajaron juntos en un proyecto para crear un nuevo sistema de almacenamiento
óptico, llamado Libro Rojo, documento que definía las características físicas y de
grabación de los discos compactos de audio, abreviados CD-A o CD-DA (Digital Audio).”62
“En 1984 nuevamente Philips y Sony publicaron el Libro Amarillo basado en el
Libro Rojo el cual definía los procedimientos para almacenar gráficos y texto. El CD-
ROM (Compact Disc-Read Only Memory) es un superconjunto del CD-A por ello todos los
lectores de CD-ROM suelen incorporara un clavija para auriculares, contenía una
restricción al almacenamiento de sonido, texto y gráficos esto porque no tenía la
62
BELLIDO GANT, María Luisa. Arte, museos y nuevas tecnologías. España: Trea, 2001. p. 52.
Capítulo 2. Organización de la información
42
posibilidad de combinar en la misma pista dos tipos distintos de información, limitando
su utilización como soporte en producciones multimedia.” 63
“Surgió el 1 de enero 1985 una propuesta de normalización para los CD-ROM a
la National Informations Standards Organization (NISO), pero nunca tuvo una respuesta
para establecer una norma para equiparar todos los productos del mercado, fue cuando
Marcas como Apple, Hitachi, 3M, Microsoft, Philips formulando un estándar nombrado
Hotel High Sierra, normalizado como la ISO 9660 el cual es un sistema de ficheros
común a los sistemas informáticos que facilitó a equipos como MS-DOS, Macintosh,
estaciones SUN para que utilizaran un mismo CD-ROM. Posteriormente Sony, Philips y
Microsoft desarrollaron el CD-ROM XA (Extended Architecture),”64 permitiendo la mezcla
del texto, imágenes o audio en la misma pista a través de un hardware que sea capaz
de descodificar con la velocidad necesaria los datos extraídos, elevando el costo del
lector CD-ROM.
Posteriormente el CD (Compact Disc), sufrió un desarrollo basado en la misma
tecnología ayudando a la consolidación del CD-ROM, al comprobar las posibilidades
como soporte de almacenamiento de datos del CD, las compañías Sony y Philips
impulsaron la normalización de un CD-ROM, debido al balance que se obtuvo con la
técnica de exploración con láser y los métodos de grabación de másteres y prensado
del CD-ROM normalizado son idénticos a los del CD.
El nombre de CD-ROM significa Compact Disc-Read Only Memory. Es un disco
de policarbonato plástico de 5¼ pulgadas, similar a los discos de audio diferenciándose
entre sí por el tipo de datos que almacenan, esto porque el CD-ROM almacena
información textual digitalizada y audiovisual.
El CD-ROM puede conservar distintos tipos de información: texto completo,
información numérica, de referencia, bibliográfica, catálogos, imágenes, audio,
programas de ordenador, multimedia. “En marzo de 1994 se celebró en Estados Unidos
una conferencia por la empresa Microsoft donde presentó la propuesta de combinar los
63
Ibíd. p. 53. 64
Ibídem
Capítulo 2. Organización de la información
43
soportes en CD-ROM y la tecnología online, ofreciendo la opción de elegir almacenar
grandes cantidades de información sin poder actualizar o acceder a la información
actualizada. Con este nuevo desafío surge la empresa Teleshuttle, la cual empezó a
ofrecer un sistema híbrido que combinaba ambas tecnologías.”65
La información de los discos compactos comenzó hacia las bases de datos de
centros de documentación, después se aterrizó en información específica, tal como de
publicaciones periódicas, la comercialización de libros de temáticas en general, bancos
de datos, información científica, cada uno de ellos permitió el auge a la utilización del
disco compacto.
En primera instancia, la empresa Microsoft ofreció el servicio de información
contenida en CD-ROM con el acceso online a base de datos que permitía actualizar
grandes masas de información, convirtiéndose en un sistema ideal para controlar las
publicaciones y actualizar las suscripciones, su uso mayoritario se presentó por
bibliotecas y centros de documentación siguiendo los centros de investigación, museos,
universidades etc.
En México, la historia del disco compacto está ligada con el desarrollo y
comercialización de las bases de datos locales y en línea a nivel nacional. “En 1988
inició la producción del primer CD-ROM mexicano llamado LIBRUNAM, contenía
información bibliográfica de los libros adquiridos y procesados técnicamente en la
Universidad Nacional Autónoma de México,66 con ello se MARC a una etapa importante
del desarrollo y producción de esta tecnología de información.
“En 1989 la Universidad de Colima en conjunto con BIREME de Brasil, edito el
segundo CD-ROM mexicano denominado Bancos Bibliográficos Mexicanos I. Este
contenía un total de 15 bases de datos de producción nacional surgidas de 14
dependencias educativas del país.” 67
65
GONZÁLEZ MARTÍNEZ, Martín de Jesús. et. al. Tecnologías de la información. 2ª. ed. México: Mc Graw Hill, 2010. p.7. 66
ARMENDARIZ SÁNCHEZ, Saúl. La edición del CD-ROM en México: historia, estado actual y futuro. Información: producción, comunicación y servicios. 1995, vol. 5, no. 22, p. 9. 67
Ibíd. p.10.
Capítulo 2. Organización de la información
44
Fue en 1991 que el CD-ROM mexicano adquirió importancia porque se
comienza a editar en su totalidad en el país, sin tener que recurrir a empresas
extranjeras para procesar la información. Poco a poco el avance del disco compacto
prevaleció con la especialización de contener una sola temática y de una sola
institución. Para 1993 hubo una edición del total de 26 nuevos títulos, en este año
empiezan a formarse más compañías, en este periodo surgen tres:
1. INFOSEL (Información Selectiva): ubicada en el estado de Nuevo León, lanzó en su
producto información periodística de veinte diarios nacionales, tres internacionales y quince
publicaciones periódicas de circulación estatal, nacional e internacional, incluyendo el texto
completo de los periódicos El Norte y Reforma de los años 1986 a 1995. Un dato importante
es la implementación de software de recuperación de información nombrado INFODEX
desarrollado por mexicanos funcionando con Windows siendo el primer disco con dichas
características.
2. La segunda compañía fue la denominada Guía Roji de México, en este mismo año edita
su disco Guía Roji de la Ciudad de México. Éste trabajaba con ambiente Windows con el
software InfoGuía.
3. Esta última compañía fue PRODATO, S.A. de C.V., que edita el CD-ROM ”El TLC en la
prensa mexicana”. Su información fue limitada. 68
“A principios de 1994 surgió una octava compañía editora de CD-ROM´s en
México de origen privado, y como principal giro, la comercialización de libros, equipo de
cómputo y CD-ROM´s para las bibliotecas del país denominada Difusión Científica.” 69
En ese mismo año, la UNAM inició el proceso de edición de discos a terceros y
maquila el CD-ROM de El Colegio de México designado CD-COLMEX. Su contenido era
netamente bibliográfico de su acervo que ya se encontraba procesado, generado desde
su creación en 1940. Fue muy importante en este año, que el CENEDIC, antes
Universidad de Colima en conjunto con la UNESCO emitió una convocatoria a América
Latina, Portugal y España con el fin de desarrollar un CD-ROM con el nombre de Bancos
Bibliográficos Latinoamericanos y del Caribe III, rebasando el tiraje de discos editados
anteriormente. Éste sería de 1,000, su distribución sería gratuita a los organismos que
68
ARMENDARIZ SÁNCHEZ, Saúl. Op. cit., p. 11. 69
Ibídem.
Capítulo 2. Organización de la información
45
participaron y a las dependencias educativas. En sus primeros productos, CENEDIC
utiliza el software MICRO CDS/ISIS desarrollado por la UNESCO.
“Al final de este año 1994 se editaron 63 nuevos títulos, originando una
explosión de la producción de los discos compactos, por lo que la industria siguió en
aumento, hasta conjugar la generación de discos compactos con bases de datos a nivel
nacional.”70
Fue 1995 un año fructífero editando CD-ROM´s, el Instituto Nacional de
Estadística Geográfica e Informática (INEGI), presento 18 nuevos títulos en ese instante
eran tan variados que inicia el proceso de edición de discos de multimedia.
Aproximadamente en el mes de marzo, el CENEDIC acordó con la UNESCO un
prometedor futuro para dicho centro, convirtiéndose en el editor con mayor número de
títulos en el mercado. Un acontecimiento muy importante es que el CENEDIC incorporó
el software SIABUC en una versión especial para multimedia, convirtiéndose en primer
editor de este tipo de producto en México, de dicho software más adelante lo desarrolla
en una versión especial para texto completo, meses después difunde SIABUC versión
especial para información museográfica, luego SIABUC versión especial para
multimedia, SIABUC versión especial para el manejo de imágenes y por último,
Multimedia en Sistema Windows.
Las principales temáticas de los discos compactos desarrollados en México de
1988 a 1995 se mencionan a continuación, con el fin de darnos un panorama de lo que
se producía:
70
ARMENDARIZ SANCHEZ, Saúl. Op. cit., p. 12.
Capítulo 2. Organización de la información
46
Tabla 3
Fuente: La edición del CD-ROM en México: historia, estado actual y futuro. Información: producción, comunicación y servicios. Vol. 5. No. 22. 1995; p. 10.
Fig. 2. Gráfica representativa del cuadro anterior.
Observamos que los discos compactos multidisciplinarios tuvieron el mayor
registro de edición, y los de menor con la temática de cartografía. Cabe destacar que en
cuanto a la temática de Bibliotecología, únicamente se generó un título dentro de la
historia de los discos compactos en México que fueron los Bancos Bibliográficos.
05
101520253035404550
Temáticas desarrolladas de 1988-1995
TÍTULOS
TEMA TÍTULOS
Multidisciplinarios 46
Legislación y Derecho 22
Economía 10
Población 9
Cartografía 5
Agrociencias, historia, educación y Política 16 ( 4 por tema)
Investigaciones Biomédicas, Arte, Ciencias Sociales, Información Industrial 12 ( 3 por tema)
México, Drogas, Informática, Literatura y Ciencias Naturales 10 ( 2 por tema)
Ciencias del Mar, Seguridad social, Biotecnología, Patentes, Energía, C. de la
Comunicación y Bibliotecología 7 ( 1 por tema)
Capítulo 2. Organización de la información
47
Respecto al tipo de información, se presentó de la siguiente manera a partir de
las compañías que se fueron surgiendo así como diferentes software de recuperación
desarrollados para bases de datos en un disco compacto.
TIPO DE INFORMACIÓN QUE CONTENÌAN ESOS DISCOS
COMPACTOS TÍTULOS
Bibliográfica 37
Texto Completo 48
Referencial 12
Catálogos 9
Imágenes 8
Directorios 6
Numérica / Estadística 17
Multimedia 6
Programas de cómputo y Diccionarios 2
Tabla 4
Fuente: La edición del CD-ROM en México: historia, estado actual y futuro. Información: producción, comunicación y servicios. Vol. 5. No. 22. 1995; p. 10.
Fig. 3. Gráfica Representativa del cuadro anterior.
0
10
20
30
40
50
60
Tipo de información en las bases de datos 1988-1995
TÍTULOS
Capítulo 2. Organización de la información
48
Se puede observar que el tipo de información de texto completo tuvo mayor
auge, seguido por los de información bibliográfica; en cuanto a programas de cómputo y
diccionarios (consulta) son los menos referidos para crear las bases de datos.
Estos soportes de información siguen siendo muy ventajosos para ser utilizados
en conjunto para dotarlos de manejabilidad y sean atractivos para los usuarios, porque
se evita en gran medida el uso de motores de búsqueda exactos en Internet, cuando el
propio CD-ROM proporciona los enlaces a varios servidores y direcciones precisas de
Internet.
2.3.1 Tipos de discos compactos
Como se puede observar actualmente el disco compacto principalmente es de
carácter informativo. Actualmente con el uso de las tecnologías de la información las
principales aplicaciones del CD-ROM son las siguientes:
Bases de datos referenciales, con información médica, técnica y científica
Catálogos de libros y bibliotecas
Bases de datos legislativas
Directorios
Catálogos colectivos de productos y servicios
Normativa interna de empresas
Bases de datos turísticas y culturales
Enciclopedias de hipertexto
Cursos interactivos de enseñanza.
Diccionarios
Atlas Revistas completas
El CD-ROM como soporte de información presenta ventajas como:
Capítulo 2. Organización de la información
49
Un CD-ROM formateado admite 540 millones de bytes o caracteres ASCCI en uno o más
ficheros. Su capacidad oscila entre los 500 y 600 Mb, esto equivale a aproximadamente a 1,500
disquetes de 5 ¼ de doble densidad.
Los datos y la información se guardan en forma digital, lo que facilita su acceso con un
ordenador, permitiendo rapidez de acceso a cualquier punto de la información almacenada.
Presenta gran facilidad para tratar conjuntamente diversos tipos de información: texto, imagen y
sonido.
Tiene gran resistencia al deterioro y su tamaño es reducido.
Una vez que se han definido los documentos electrónicos y, en particular las
características de los discos compactos, pasaremos a analizar el concepto de
organización de la información, que es el proceso al que serán sometidos los recursos
electrónicos para ponerlos a disposición de los usuarios.
2.4. Organización de la información
Organizar la información es una de las principales actividades que realiza el
bibliotecario, en donde utiliza todos sus conocimientos para sistematizar de manera
uniforme todas materiales documentales. Es el proceso más importante para que la
información llegue al usuario.
A través del tiempo se han utilizado diferentes términos para definir el proceso
al que son sometidos los recursos para la transmisión de la información contenida en
ellos; estas variantes son: procesos técnicos, organización bibliográfica, análisis
documental, descripción bibliográfica y organización de la información. Podemos
resumirlo de la siguiente manera: En los años ochenta, el término Procesos Técnicos se
refería al proceso de organización como “las actividades tendientes a proveer a la
biblioteca de los materiales necesarios, así como a su adecuada organización para que
los servicios al público se puedan prestar de una manera conveniente.”71
71
MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. “Importancia de los procesos técnicos dentro de la actividad bibliotecaria”. Biblioteca Universitaria. [En línea]. Octubre – Noviembre 1989, vol. iv, no. 4. [Citado 8 de Mayo 2013]. Disponible en Web: http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volIV4/procesos.htm.
Capítulo 2. Organización de la información
50
Otro concepto es Análisis documental, definido como “el conjunto de
operaciones destinadas a representar el contenido y la forma de un documento para
facilitar su consulta o recuperación, concepto que a su vez está comprendido en dos
fases; una la descripción bibliográfica y la otra exclusivamente la descripción del
contenido no como descripción formal.”72 Este concepto se sigue manifestando en “dos
corrientes, una como descripción bibliográfica, operación en la que se extrae de un
documento un conjunto de palabras que constituyen una representación sintetizada
como resultante se obtiene la referencia bibliográfica y otra definición de análisis
documental es la operación enfocada a representar el contenido de un documento bajo
una forma distinta a la original para facilitar su consulta.”73
De manera general, organizar “es un conjunto de técnicas que se basan en
conocimientos teóricos y científicos adaptadas a los diferentes soportes
documentales.”74
La organización de la información es catalogar y clasificar el conocimiento
producido por el hombre, registrado en cualquier formato existente, libros, videos,
publicaciones periódicas, mapas, discos compactos, recursos electrónicos, etc., para
facilitar la localización y recuperación al usuario.
El concepto de organización de la información es el más utilizado actualmente,
describe el contexto del proceso que se someten los recursos de una biblioteca, por
ende, contribuye al almacenamiento y recuperación de la información mediante la
descripción de las características físicas y el contenido de un documento para posibilitar
su consulta.”75
72
CALARCO, María Teresa, FOX, Virginia y GALVÁN, Elsa. Introducción a la catalogación de documentos. Buenos Aires: Alfagrama, 2005. p. 19. 73
Ibíd. p. 21. 74
ORERA ORERA, Luisa. Manual de biblioteconomía. España: Síntesis, 2002. (Biblioteconomía y Documentación).
p. 64. 75
ÁNGEL SANTILLÁN, Minerva Del. Relatoría de la mesa redonda “Organización de la información documental”. Coloquio de investigación bibliotecológica y de la información (20: 2002 : México, D.F.) Investigación bibliotecológica: presente y futuro. Memoria del XX coloquio de investigación bibliotecológica y de la información, 13, 14 y 15 de
noviembre de 2002. Comp. Filiberto Felipe Martínez Arellano y Juan José Calva González. México: UNAM, CUIB, 2003. (Sistemas bibliotecarios de información y sociedad). viii, p. 207.
Capítulo 2. Organización de la información
51
Para llevar a cabo la organización de la información en las bibliotecas se
necesita realizar el proceso de catalogación, el análisis temático y la clasificación en los
distintos tipos de soportes o recursos de información. A lo largo de mi experiencia
laboral, la organización de la información ha significado la columna vertebral para que
una biblioteca cuente con un acervo ordenado bajo normas y procedimientos que rigen
la uniformidad para obtener procesada la información y que el usuario pueda explotarla
al máximo a través de la consulta en un sistema automatizado.
Existen una serie de principios que rigen aspectos que engloban un registro
bibliográfico como identificar, seleccionar y obtener acceso. Estos principios están
basados en los autores Taylor y Hagler,76 y ofrecen un panorama para guiarnos al
organizar nuestro acervo.
1er. Principio: Definir el alcance y los criterios de selección
Éste se realiza a partir de conocer las necesidades de los usuarios, para
que los recursos con los que se cuentan sean apropiados en nuestra colección.
2do. Principio: Crear la representación
Una vez seleccionados nuestros recursos se deben de representar
detalladamente para identificarlos entre sí, basándonos en normas que se han
establecido como las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2a. ed.,
(RCAA2), Formato MARC y actualmente las bibliotecas están adoptando RDA
“Descripción y acceso a los recursos”.
3er. Principio: Análisis para el acceso
Se toma como base alguna herramienta bibliotecaria para utilizarla en
definir la materia o tema de una obra, por lo cual el usuario podrá recuperar esta
información y elegir los documentos de acuerdo a su necesidad de información.
76
HSIEH-YEE, Ingrid. Cómo organizar recursos electrónicos y audiovisuales para su acceso: guía para la catalogación. Buenos Aires: Grebyd, 2002. p. 3.
Capítulo 2. Organización de la información
52
4to. Principio: Organización de los recursos y de sus
representaciones
Este último establece la localización de los recursos representados por una
signatura topográfica encontrándose disponible en un estante y que el usuario
por si mismo lo consulte físicamente, considero a este principio el más
importante por el hecho de que si el recurso no se sometió a una buena
organización de acuerdo a su tema difícilmente se recuperará adecuadamente
su información.
Señalemos nuevamente que todo este proceso se realiza de una forma
compleja ya que se debe efectuar teniendo los conocimientos técnicos, principios,
normas internacionales, normas y políticas internas de la biblioteca y sobre todo tomar
en cuenta las características de cada uno de los documentos con los que cuenta la
biblioteca. No es una simple actividad, requiere de conocimientos teóricos por parte del
bibliotecario para obtener un adecuado registro bibliográfico.
2.5. Catalogación
Dentro de la organización de la información, la catalogación es la parte esencial
que constituye la identificación precisa de los datos que permiten al usuario consultar el
conocimiento plasmado en los recursos dentro de una biblioteca.
Martínez de Sousa la define de la siguiente manera: “la catalogación es una
representación normalizada de los datos documentales para la localización física de los
documentos ordenados en catálogo, también se concreta en un proceso técnico que
tiene por fin sistematizar el conjunto bibliográfico de acuerdo a normas para darle
unidad y coherencia.”77
Escamilla plantea que “es el proceso mediante el cual usted, como
catalogador, va a preparar las fichas necesarias para identificar cada uno de los
materiales que integran las colecciones de una biblioteca. Esas fichas, una vez en los
77
Diccionario de bibliotecología y ciencias a fines. Editor José Martínez de Sousa. 3ª. España: Trea. p. 135.
Capítulo 2. Organización de la información
53
catálogos, constituirán la forma de almacenar y recuperar la información contenida en
esos materiales.”78
Pinto Molina menciona que “catalogar es realizar la descripción de cualquier
documento siguiendo un código normalizador, a base de determinar el encabezamiento
o punto de acceso principal para poder identificarlo de manera exacta, con el fin de
hacer más rápida la recuperación de la información.”79
Analizando las definiciones anteriores se entiende que la catalogación es un
proceso que sirve como medio para identificar y describir cada uno de los materiales
existentes en la colección de la biblioteca; permitiendo distinguir un documento de otro,
aun cuando existan otros con características similares.
Sus objetivos son:
Ayudar en la selección y recuperación de un documento.
Permitir que el usuario encuentre un documento cuyo autor, título o tema conozca.
Mostrar todo lo que la biblioteca tiene de un autor determinado, sobre un tema.
La finalidad de la catalogación es facilitar la identificación formal y localización
física de los documentos, y su producto final, el catálogo, actuará de intermediario entre
los usuarios y el fondo documental. Para ello se requiere que el proceso de
catalogación responda a unos principios de uniformidad, unificación e identificación
establecidos en las Reglas de Catalogación normalizadas a nivel internacional.
Su importancia radica en que sirve como medio de identificación de cada uno
de los materiales existentes en la colección de la biblioteca. A través de ésta, se
proporcionan al usuario datos importantes de cada uno de los materiales tales como su
autor, el título, otras personas que intervinieron en su elaboración (traductores,
78
ESCAMILLA GONZÁLEZ, Gloria. Interpretación catalográfica de los libros. México: UNAM-IIB, 1989. p. 189. 79
PINTO MOLINA, María. Catalogación de documentos: teoría y práctica. 2ª. ed. Madrid: Síntesis, 2001. p. 27.
Capítulo 2. Organización de la información
54
ilustradores), el lugar de publicación y la editorial, sus características físicas (el número
de páginas, su tamaño) así como la colección o serie a la que pertenece, entre otros.
Dentro de ese proceso global que es la catalogación, existen dos tipos de
operaciones: una que está encaminada a describir los documentos y constituyen la
llamada descripción bibliográfica y una segunda, que tiene como misión, el
establecimiento de los puntos de acceso. Estos últimos pueden ser de dos tipos: puntos
de acceso por autores personales, corporativos o por título (y que junto a la descripción
bibliográfica o documental constituye la llamada catalogación descriptiva) y otros por
materia.
Al analizar los aspectos anteriores, se concluye que para llevarlos a la práctica
se requiere de:
Identificar los datos de una obra (catalogación descriptiva)
Representar su contenido temático (catalogación temática)
Indicar su localización física dentro de la biblioteca (clasificación)
Es decir, son elementos que integran la organización técnica u organización de
la información:
Catalogación descriptiva
Catalogación temática
Clasificación
2.5.1 Contexto histórico de la catalogación
De acuerdo a López Yepes80, en la Antigüedad las bibliotecas eran depósitos de
tesoros bibliográficos y los profesionales que trabajaban en ellas, bibliotecarios eruditos,
cuya misión fundamental, era estudiar y, sobre todo, conservar los depósitos. En su
80
Ibíd. p. 28.
Capítulo 2. Organización de la información
55
evolución histórica y bajo la denominación catalogación, como tradicionalmente se ha
venido llamando, se distinguen cuatro etapas.
Pretécnica
Técnica
Especializada
Internacional
La primera etapa calificada pretécnica, va desde la antigüedad hasta los
umbrales del siglo XIX e incluye, entre otros elementos, el estudio de los catálogos
primitivos, monásticos, medievales y académicos, su evolución, así como la publicación
de los primeros esbozos normativos. Es decir, por el Código francés de 1791, obra
mítica en la historia de la catalogación y primeras reglas de catalogación conocidas en
el mundo. En ella se aconseja la clasificación por autores y se pide que la catalogación
sea realizada por personas de una cierta cultura. Establece, como norma obligatoria, el
encabezamiento de autor e incluye reglas concretas para el acceso al documento y
para su localización. Precisa también su forma documental, el catálogo en forma de
fichas.
La segunda etapa técnica, abarca desde los siglos XIX hasta mediados del XX.
Son figuras destacadas de esta segunda etapa, a nivel mundial, el filósofo y matemático
americano Charles Ammi Cutter, quien consigue la consagración del catálogo
diccionario y cuya influencia perdura no solo en la catalogación americana. Junto a
Andrea Cretodoro, Panizzi y Jewett, Cutter son los creadores de los principios científico-
técnicos sobre los que se asientan la catalogación hoy.
La tercera etapa o etapa especializada se inicia con la segunda mitad del siglo
XX y comprende acontecimientos como las Conferencias Internacionales de París
(1961) y de Copenhague (1969). La creación por parte de la IFLA del programa Control
Bibliográfico Universal y de las múltiples International Standard Book Description (ISBD)
para la descripción de distintos tipos de documentos. Coincide también con la
publicación, en países avanzados, de nuevos códigos, algunos de gran fuerza
normalizadora y amplia difusión como el Angloamericano. Configuran esta etapa la
carrera, la contienda por la normalización documental. Es decir, la lucha por establecer
Capítulo 2. Organización de la información
56
reglas que aseguren la interconexión de sistemas que permitan una mayor facilidad en
el tratamiento documental y en la transferencia de la información y la lucha por sujetar
a reglas, lo que ha generado distintas corrientes de interpretación según épocas y
escuelas y una permanente revisión de reglas y códigos de catalogación.
La cuarta y última etapa llamada internacional, es caracterizada por la
comunicación internacional en la que nos encontramos. La creciente cantidad de
fuentes documentales surgidas y la gran variedad de las cuestiones y necesidades
existentes por parte del usuario, desbordaron los sistemas tradicionales utilizados para
satisfacerlas y surgen la necesidad de una mayor cooperación internacional.
Hay que destacar que mientras los fundamentos teóricos sobre los que se
asienta la técnica de catalogar no han sido esencialmente alterados por los avances de
la tecnología informática en este último período, si el método de construir catálogos y
de presentarlos al público.
2.5.2. Catalogación descriptiva
La catalogación descriptiva es fundamentalmente un proceso de análisis
riguroso de los datos del recurso para su identificación. La esencia de este proceso es,
como señala su propia denominación, descriptiva, es decir, identificativa, a través de su
autor, título, nombre del editor, edición, etc., y de otros datos situados en la parte más
exterior del documento.
Para Garrido Arrilla, es “el conjunto de operaciones que se realizan sobre el
documento con el fin de describirlo y de establecer los puntos de acceso que
determinan los nombres (autorías) de los responsables del contenido intelectual o
artístico de la obra.”
Capítulo 2. Organización de la información
57
Es un proceso en el cual se identifica y describe un documento mediante
elementos estandarizados, permitiendo distinguirlo de otras obras de la colección de
una biblioteca. Su objetivo es crear un registro bibliográfico con suficientes datos o
detalles para que el ítem o documento no pueda confundirse con otros existentes en la
colección de la biblioteca.
Esta serie de datos deben registrarse en tres partes en el siguiente orden:
Asiento principal (encabezamiento)
Áreas bibliográficas
Asiento(s) secundario(s) (registro)
La finalidad de la catalogación descriptiva es identificar y describir un ítem o
documento de acuerdo a sus características físicas. También, identifica la
responsabilidad del contenido intelectual de la obra (autor o asiento principal), en donde
la identificación permite reconocer las características que distinguen un documento de
otro; la descripción representa todos los datos bibliográficos en una forma simple y
segura para lograr una especificación única de cada material y el transcribir permite
registrar los datos bibliográficos de todo tipo de documentos para ser representados en
los diversos catálogos que se encuentren en las bibliotecas.
Este proceso según exponen Guinchat y Menou en su obra Introducción a las
Ciencias y Técnicas de la Información y la Documentación, comprende varias etapas:
Examen previo del documento para conocerlo.
Determinar el tipo de documento para conocer las normas que se deben aplicar.
Decidir el nivel de descripción que se va utilizar.
Identificar los elementos que interesen del documento siguiendo en orden de las áreas que
indican las normas.
Trascribir los datos con exactitud.
Trasladar dichos datos al soporte documental elegido, donde se completa la catalogación.
Capítulo 2. Organización de la información
58
2.5.2.1 Normas para la catalogación descriptiva
Una norma de procedimiento se define el conjunto de pasos previos,
condiciones, etc. que cualquier tarea debe seguir para alcanzar un determinado
modelo.
Una norma bibliográfica es un conjunto de instrucciones que establecen la
manera de realizar la descripción de libros, y por extensión, de cualquier documento. Su
finalidad es hacer intercambiables las descripciones de todos los documentos, a través
de las bibliografías nacionales, en el marco del Control Bibliográfico Universal, que es el
origen de la primera norma bibliográfica universal: la norma ISBD.
Actualmente, las normas para la catalogación descriptiva son:
I. ISBD (Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada)
II. RCAA 2a ed. (Reglas Angloamericanas de Catalogación,
actualmente en su segunda edición revisada)
III. RDA (Resource Description and Access)
I. Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD): se remonta a
1969, cuando el Comité sobre Catalogación de IFLA auspició una Reunión
Internacional de Expertos en Catalogación. Esta reunión elaboró una resolución
en la que proponía la creación de normas que regularizas en la forma y el
contenido de las descripciones bibliográficas. Como resultado, el Comité de
Catalogación puso en MARC el trabajo que sentaría las bases para un
considerable aumento de la cooperación e intercambio de datos bibliográficos.
De este trabajo surgiría el concepto de Descripción Bibliográfica Internacional
Normalizada (ISBD).
La primera de las ISBD fue la Descripción Bibliográfica Internacional
Normalizada para Publicaciones Monográficas (ISBD (M)), que apareció en 1971. En
años posteriores se fueron publicando ISBD para tipos específicos de materiales, en
1974, se publicó la primera edición de las ISBD para Publicaciones Seriadas (ISBD (S)),
Capítulo 2. Organización de la información
59
en 1977 se publicaron la ISBD (CM) para materiales cartográficos, la ISBD (NBM) para
materiales no librarios y una revisión de la ISBD (S) para publicaciones seriadas; en
1980 se publicaron la ISBD (A) para publicaciones monográficas antiguas (Anticuaria) y
la ISBD (PM) para música impresa. El texto de las normas tendrían una vigencia de
cinco años, periodo tras el cual el Comité de Revisión de ISBD consideraría la revisión
de todos los textos o de algunos en particular.
En particular, para archivos de computadora se publicó en 1988, la ISBD (CF)
que se convirtió en 1997 en la ISBD (CF) se convirtió en ISBD (ER) para recursos
electrónicos.
A principios de la década de los noventa, la Sección sobre Catalogación de la
IFLA, en cooperación con la Sección sobre Clasificación e Indización, crearon un Grupo
de Estudio sobre los Requisitos Funcionales para Registros Bibliográficos (FRBR), que
elaboró un proyecto general de revisión de las normas. A la fecha, las revisiones y
actualizaciones de las ISBD se han realizado con el objetivo de armonizarlas con las
directrices del ISSN y con las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2 ª edición.
La Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD) especifica los
requisitos para la descripción e identificación de los tipos más comunes de recursos
publicados que pueden constituir las colecciones de las bibliotecas.
Asimismo, la ISBD asigna un orden a los elementos de la descripción y
especifica un sistema de puntuación para la misma.
Los tipos de recursos cubiertos por la ISBD son:
Textos impresos
Recursos cartográficos
Recursos electrónicos
Imágenes en movimiento
Recursos multimedia
Recursos de música notada
Grabaciones sonoras
Imágenes fijas (ej., grabados, fotografías)
Capítulo 2. Organización de la información
60
II. Reglas de Catalogación Angloamericanas RCAA2.
Las Reglas de Catalogación Angloamericana, RCAA2, son una herramienta muy
importante para llevar a cabo la catalogación dentro de la organización
bibliográfica debido a que proporciona las normas y lineamientos que se deben
seguir al elaborar un registro. “Los orígenes de las Reglas de Catalogación se
remontan a finales del siglo XIX, cuando Sir Antonio Panizzi en 1856 compila su
código para el Museo Británico, que su primera edición aparece en 1841. Jewett
crea una edición en1852 para el Smithsonian Institute, siguiendo Cutter en 1876
para la Biblioteca del Boston Athenaeum.”81
Las reglas como antecedente antes de que la “Biblioteca del Congreso de
Washington adoptara las reglas elaboradas por Cutter para preparar su catálogo de
tarjetas, a partir de ello varias bibliotecas se interesaron por conocer más sobre las
reglas y sobre todo las prácticas de catalogación. La Biblioteca del Congreso optó por
difundir la idea de normalizar los registros bibliográficos junto con al programa de
catalogación cooperativa. Al realizar su catálogo observaron que faltaba un elemento
para identificación de los registros en ese momento interviene la American Library
Association (ALA), por lo que en el año 1908, la ALA presenta las Reglas del Catálogo:
autor y asientos por título, ofreciendo una guía para la elección y forma del asiento.
Pasando la Segunda Guerra Mundial la ALA y la Biblioteca del Congreso difunden cada
quien su propio código conocidos como el libro verde y el libro rojo los dos eran
aceptados por el gremio bibliotecario.”82
El surgimiento de las RCAA, estableció el principio de un asiento principal y
secundario, que fue fundamentado en las reglas establecidas por Charles Ammi Cutter
desde 1904. Esta primera edición de las Reglas de Catalogación Angloamericanas fue
la continuación de las reglas de la American Library Association (ALA) desde 1908
respecto a los asientos y encabezamientos incorporadas por las Rules for Descriptive
81
Organización bibliográfica. Comp. Hugo Figueroa Alcántara y César Augusto Ramírez Velázquez. México: UNAM,
CUIB, 2004. p. 20. 82
Ibíd. p. 21.
Capítulo 2. Organización de la información
61
Cataloguing in the Library of Congress se presentó en dos partes (asientos y
descripción respectivamente).
Las Reglas de Catalogación Angloamericanas de 1957, como producto de la
Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación de 1961, fue un acuerdo de
todos los países sobre la elección y forma de encabezamientos, tanto para autores
como para obras anónimas y determinar también los que serían por título.
Como se mencionó, fue en 1971 con la Reunión Internacional de Expertos en
Catalogación de 1969, con ayuda de UNESCO e ISO se originaron las Normas
Internacionales de Descripción Bibliográfica (ISBD), a partir de los principios de París
para acercarse a otros códigos de catalogación usados en diferentes partes del mundo
las ISBD fueron incorporadas ya en las Reglas de Catalogación Angloamericanas, que
se publicaron en 1978 los asientos tenían un enfoque basado en dichos principios. Las
RCAA1 pretendían ser un código británico-americano conjunto, que pudiera unificar la
práctica de la catalogación en el mundo angloparlante, el cuerpo norteamericano
apoyado por la Association of Research Libraries
“La versión que actualmente se utiliza son las Reglas de Catalogación
Angloamericanas segunda edición (RCAA2) publicadas por la American Library
Association en 1978, están diseñadas para la elaboración de catálogos y otras listas en
bibliotecas generales independientemente de su tamaño83”, esta versión contiene dos
revisiones que se fusionan como enmiendas de 1999 y enmiendas del 2001 y
revisiones aprobadas del 2001 hasta el 2002, de ello tres capítulos de las RCAA2
tuvieron cambios estos capítulos fueron: Materiales Cartográficos (Capítulo 3),
Recursos Electrónicos (Capítulo 9), Recursos Continuos (Capitulo 13), esto debido a
que con el auge de Internet y el surgimiento acelerado de nuevos recursos electrónicos
que ofrecen información innovadora, fue necesario establecer nuevos estándares para
su catalogación, a partir de las demandas y nuevas necesidades de los usuarios.
83
TILLET, Barbara B. RDA y la influencia de FRBR y otras iniciativas de IFLA. En. Memoria II Encuentro internacional de catalogación: tendencias en la teoría y práctica de la catalogación bibliográfica. 12–14 de septiembre de 2006. p. 17.
Capítulo 2. Organización de la información
62
En el 2002, en las RCAA2 el Capítulo 12 cambia su denominación de
“publicaciones seriadas” a “Recursos Continuos”, incorporándose a la categoría de
recurso integrado (integrating resource), estos recursos se adicionan o se cambian
mediante actualizaciones integrándose en un todo.
Las RCAA2 están divididas en dos partes, que mencionamos a continuación:
La parte I trata de las instrucciones relativas a la información que describen el ítem que
se cataloga, y cuenta con 13 capítulos para esto los cuales son:
Capítulo 1: Reglas generales para la descripción
Capítulo 2: Libros, folletos y pliegos impresos
Capítulo 3: Materiales cartográficos
Capítulo 4: Manuscritos (incluye colecciones de manuscritos)
Capítulo 5: Música
Capítulo 6: Grabaciones
Capítulo 7: Películas y videograbaciones
Capítulo 8: Materiales gráficos
Capítulo 9: Archivos de computadora
Capítulo 10: Artefactos tridimensionales y realiza
Capítulo 11: Microformas
Capítulo 12: Publicaciones en serie (Recursos Continuos)
Capítulo 13: Análisis
La parte II trata de la determinación y establecimiento de los encabezamientos
(puntos de acceso) bajo los cuales la información descriptiva se presenta a los usuarios
del catálogo; y de la elaboración de las referencias que se hacen a esos
encabezamientos, y cuenta con los siguientes capítulos:
Capítulo 21. Elección de los puntos de acceso
Capítulo 22. Encabezamientos de personas
Capítulo 23. Nombres Geográficos
Capítulo 24. Encabezamientos de entidades corporativas
Capítulo 25. Títulos uniformes
Capítulo 26. Referencias
Capítulo 2. Organización de la información
63
Las RCAA2 también incluyen cuatro apéndices:
(A) Uso de Mayúsculas
(B) Abreviaturas
(C) Números
(D) Glosario.
El uso de las Reglas de Catalogación continúa siendo esencial para la
organización bibliográfica de la información, debido a que la catalogación debe estar
sujeta a normativas internacionales para la uniformidad de los registros bibliográficos
propios de cada biblioteca con el afán de seguir organizando información.
Áreas y Elementos para la Descripción Bibliográfica
Los elementos que componen la descripción se organizan en ocho áreas, cada
una de las cuales contienen un tipo específico de datos. Esta estructura de datos es la
establecida por los ISBD. Las áreas son:
1. Área de título y mención de responsabilidad. 2. Área de edición.
3. Área de datos específicos del documento.
4. Área de publicación y/o de descripción.
5. Área de descripción física.
6. Área de serie.
7. Área de notas.
8. Área del número normalizado y de las condiciones de adquisición.
En el capítulo 9 de las RCAA2 anteriormente se nombraba “Archivos de
computadora”, se encuentran las reglas para la catalogación de recursos electrónicos
de todo tipo. Este capítulo fue revisado en 2001, en tanto la fuente principal para los
recursos electrónicos depende más de su contenido que de su portador es decir “el
recurso en sí mismo”, las áreas se dividen en:
Capítulo 2. Organización de la información
64
9.1 Área del título y la mención de la responsabilidad
9.1 B Título propiamente dicho: El catalogador debe transcribir el título como se indica en 1.1.B
9.1 C Adición optativa: Designación general del material en el capítulo I, de la regla general (DGM) para recursos electrónicos pero de acuerdo a los avances que de la tecnología se coloca la leyenda “Recurso Electrónico”.
9.1 E
9.1 F
Otra información sobre el título / Menciones de responsabilidad: Debido a que los recursos electrónicos complejos generalmente son el resultado de esfuerzos cooperativos, tienen una lista larga de colaboradores, el catalogador tiene que considerar como limitará la mención de responsabilidad.
9.2 Área de la edición
9.2 B Mención de edición: Se debe transcribir como se indica en 1.2B
9.2 C Mención de responsabilidad relacionadas con la edición/ Mención de
9.2 E Responsabilidad relacionada con la revisión reconocida de una edición: se plasma cuando una mención de responsabilidad complementa a una mención de edición, se transcribe a continuación de espacio – barra – espacio.
9.2 D Mención relacionada con una revisión reconocida de una edición
9.3 Área del tipo y extensión del recurso
Se registra la información del tipo y extensión del recurso que se cataloga; es decir si contiene datos, programas o ambos, en el campo 256.
9.4 Área de publicación, distribución etc.
En esta área recursos electrónicos publicados se registra como cualquier otro material publicado.
9.4 C2 Si un recurso electrónico no está publicado únicamente se registra la fecha de
9.4 D2 creación del recurso se da la definición de “publicado” que es bastante amplia
9.4 F2 para los recursos electrónicos.
9.5 Área de la descripción física
El catalogador debe ser muy minucioso para describir adecuadamente como está integrado el CD-ROM.
9.5 B Extensión del ítem (incluye la designación específica del material): esta regla presenta seis designaciones específicas del material disponibles para describir los recursos electrónicos en términos como “ CD-ROM” o “DVD-ROM
9.5 C Otros detalles físicos: Se mencionan otros detalles opcionales 9.5 D Dimensiones: La capacidad que tiene el recurso electrónico de
Capítulo 2. Organización de la información
65
almacenaje 9.5 E Material complementario: Ya sea que contenga manuales, material
adicional.
9.6 Área de la serie
Ciertos recursos electrónicos pueden ser publicados en serie
9.7 Área de las notas
9.7 B1 Naturaleza y alcance, requerimientos del sistema y formas de acceso.
a) Naturaleza y alcance. Para señalar el resto de la descripción se redacta una nota sobre la naturaleza del recurso electrónico. b) Requerimientos del sistema. Esta nota es muy importante y obligatorio porque manifiesta que se requiere para accesar al recurso electrónico. c) Forma de acceso: Solo en el caso de los recursos disponibles en acceso remoto se deben registrar.
9.7 B2 Lengua y escritura. Referente a la lengua hablada, solo se registra cuando sea necesario.
9.7 B3 Fuente del título propiamente dicho: debido a que existen tantas fuentes posibles para la transcripción del título de los recursos electrónicos, necesario es anotar la fuente utilizada. Es una nota necesaria
9.7 B6 Menciones de responsabilidad. Se redacta una nota sobre cualquier persona o entidad no mencionada anteriormente, con un grado significativo de responsabilidad en la obra.
9.7 B11 Material complementario: Aquí deben redactarse las notas acerca del material complementario que está registrado en el área de descripción física
9.7 B14 Público al que está destinado el ítem: Existe software educativo para un nivel de audiencia específico, por lo que la información se registra en un campo 521
9.7 B16 Otros formatos: La mayoría de los recursos electrónicos de acceso directo tienen versiones para más de un formato, si se cuenta con la información se tiene que registrar en una nota
9.7 B17 Sumario: Sobre el propósito o los contenidos del recurso electrónico es útil para el usuario de la biblioteca.
9.7 B18 Contenido: Se enlistan los contenidos de un recurso electrónico y son menos de doce partes éstas deben registrarse en un campo MARC 505.
9.7 B22 Ítem descrito: Registro de la fecha en la que el recurso fue visto es para los recursos de acceso remoto.
9.8 Área del Número Normalizado y de las Condiciones de
Disponibilidad
Los recursos electrónicos pueden tener los números ISBN o ISSN.
Capítulo 2. Organización de la información
66
III. Resource Description and Access (RDA)
Un bibliotecario profesional no puede estar estático ante el avance que surge en
su disciplina, independientemente a las normas o políticas en las que
fundamenta la organización de su información, tiene la obligación de conocer
las nuevas tendencias para elaborar los procesos dentro de su biblioteca. De tal
modo que en este trabajo se abordará el tema del nuevo código para la
catalogación RDA: Norma para los Recursos, Descripción y Acceso es una
herramienta para las nuevas entidades de información o las nuevas tecnologías
de la información.
En el año de 1997 el Joint Sterring Commitee (JSC) dependiente de la American
Library Association, se preparaba para la revisión de las RCAA2, y comenzar a elaborar
la tercera edición de estas reglas. Todo ello cambió al declarar en 2005 que RCAA2
eran obsoletas en cuanto a que los soportes que trataba y el lenguaje con el uso y
manejo de las nuevas tecnologías de la información ya estaban rebasadas, así es que
se necesitaba considerar una nueva herramienta que incluyera los recursos digitales, se
prosiguió a dar surgimiento a nuevas normas que se nombrarían RDA (Resource and
Description Access). 84
El proceso de este nuevo código, incluyó una publicación en Julio de 2010 por la
American Library Association (ALA), Canadian Library Association y el Institute of
Library and Information Professionals (CILIP), participando varios países y en el
transcurso de muchos años con la visión de actualizar el proceso de la catalogación en
las bibliotecas85”, la mayoría de los países están empezando a implementar y adaptar
este nuevo código a sus bibliotecas, por lo que considero importante esta nueva
herramienta para adaptar otra metodología en la organización de la información.
84
GONZÁLEZ ALASTUEY. “RDA: Un acercamiento a las nuevas normas de catalogación” [En línea]. Infoconexión. Mayo 2011, no. 2. p. 2 [Citado 18 de Enero 2013]. Disponible en Web: https://www.zotero.org/mcalderin/items/itemKey/RAHGP45V#./5XNUHNKI?&_suid=140241000771806147387989489415. 85
PICCO GÓMEZ, Paula Andrea. “El cambio en la designación general de material [DGM] de las AACR a las RDA: definición de los atributos tipo de contenido, tipo de medio y tipo de soporte” [En línea]. Memoria Académica. 2012,
vol. 1, no. 2. p. 4 [Citado 1 de mayo 2013]. Disponible en Web: http://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/art_revistas/pr.5147/pr.5147.pdf.
Capítulo 2. Organización de la información
67
“Este código basado en las Reglas de Catalogación Angloamericanas, al
pretender realizar una tercera edición de estas reglas se formuló que lo más viable sería
crear normas diferentes llamado RDA es un estándar para el acceso y descripción de
recursos diseñado para el entorno digital que permite encontrar, identificar, seleccionar,
obtener, utilizar, administrar y organizar información, al igual que el intercambio de
datos bibliográficos”.86
Su objetivo es equiparar las prácticas de catalogación, así compartir la
catalogación a nivel mundial mediante normas sobre los registros bibliográficos y de
autoridades de las bibliotecas.
Aunque este código sigue en proceso cabe señalar que para llegar a él se
realizaron algunas reuniones para discutir el borrador como sustento.87
La primera reunión fue en Alemania en Deutsche National Bibliothek, con 54
expertos de 32 países europeos junto con representantes de las Reglas de
Catalogación Anglo-Americanas del Reino Unido, Australia y los Estados Unidos de
América. De esta reunión se obtuvo un borrador de la Declaración de Principios
Internacionales de Catalogación y un Glosario de términos incluidos.
Se efectuó una segunda reunión en Buenos Aires, Argentina en agosto de 2004
con 45 participantes registrados incluyendo participantes nacionales de 14 países de
América Latina y el Caribe y varios en propuestas a través de online.
Hubo una tercera reunión en el Cairo, Egipto en diciembre de 2005 sobre el
área arábigoparlante de Medio Oriente, la reunión fue en inglés y árabe. Y una cuarta
reunión en 2007 en Seúl, Corea para los países asiáticos se llevó a cabo en la
Biblioteca Nacional de Corea apoyado por OCLC e IFLA.
Resources Description and Access (RDA), es sin duda un código que tiene
como misión reemplazar a las RCAA2, con otra opción de organizar los recursos
86
ANN CAMPMAN, Ariadne. “RDA: a new internationalstandard”. [En línea]. Web magazine for information professional. 2006, no. 49. [Citado 1 de mayo 2013]. Disponible en Web: http://www.ariadne.ac.uk/issue49/chapman. 87
Ibíd. p. 6.
Capítulo 2. Organización de la información
68
tangibles y digitales, debido a que las reglas desde 1978 no han sido actualizadas junto
con el acelerado desarrollo de los recursos electrónicos.
Este código tiende a facilitar al usuario en discernir ediciones, traducciones y/o
formatos de una obra. Por lo que se tendrá que renovar la catalogación, y a su vez el
catalogador que elaboraba registros netamente individuales tendrá que interrelacionar
esos registros. Es decir que permitirá al usuario que al efectuar una búsqueda no solo
obtendrá registros exactos del documento que busca sino tendrá otra opción que se
relacione con su objetivo.
Estructura RDA
RDA tiene como base dos modelos: FRBR (Funcional Requirements of
Bibliographic Records) a través de 3 elementos:
1. Entidades abstractas o concretas
2. Características o atributos
3. Relaciones existentes entre las entidades
FRBR da un concepto para explicar el universo bibliográfico en términos
simples mediante dos aspectos Entidades y Atributos para representar un registro
bibliográfico a base en tres requisitos:
a. Identifica y defina cuáles serán las entidades de interés par un usuario de los
registros bibliográficos.
b. Identifica y define los atributos de estas entidades.
c. Identifica y define las relaciones
Capítulo 2. Organización de la información
69
Mientras tanto las entidades se dividen en tres grupos88
GRUPO IDENTIFICACIÓN DEL GRUPO CARACTERÍSTICAS IDENTIFICA
1
Obra, Expresión, Manifestación e
Describe la entidad, las características que La relación entre sus
manifestaciones y nos permiten encontrar, identificar,
Ítem seleccionar expresiones
2 Persona/Familia/
Representa la entidad y responsabilidad Entidades y a las relaciones
creador-obra Entidad Corporativa del contenido
3
Concepto /Objeto/Acontecimiento/
Representa la entidad y las relaciones
Las entidades para encontrar obras en
Lugar temáticas particular y otros conceptos
relacionados
Tabla 5
Fuente: PICCO GÓMEZ, Paula Andrea. “El cambio en la designación general de material [DGM] de las AACR a las RDA: definición de los atributos tipo de contenido, tipo de medio y tipo de soporte” [En línea]. Memoria Académica
Vol. 1. No. 2, 2012. p. 5 [Citado mayo 1, 2013]. Disponible en internet: http://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/art_revistas/pr.5147/pr.5147.pdf
El otro modelo es FRAD (Functional Requirements of Authority Records) este
establece los tipos de datos necesarios para efectuar el control de autoridades de igual
manera facilita el intercambio de esos datos a nivel internacional. RDA se divide en
cinco grandes partes y diez secciones:89
Sección 0. Introducción
Sección 1. Registrando atributos de Manifestación y de Ítem
Sección 2. Registrando atributos de Obra y Expresión
Sección 3. Registrando atributos de Personas, Familias y Entidades Corporativas
Sección 4. Registrando atributos de Concepto, Objeto, Evento y Lugar
Sección 5. Registrando relaciones primarias entre Obra, Expresión, Manifestación e Ítem.
Sección 6 Registrando relaciones de Personas, Familias y Entidades Corporativas Asociadas a un recurso.
Sección 7. Registrando relaciones temáticas.
Sección 8. Registrando relaciones entre Obras, Expresiones, Manifestaciones e Ítems.
Sección 9. Registrando relaciones entre Personas, Familias y Entidades Corporativas.
Sección 10. Registrando relaciones entre Conceptos, Objetos, Eventos y Lugares
88
TILLET, Barbara B. Op. Cit. p. 2. 89
ANN CAMPMAN, Ariadne. Op. Cit. p. 4.
Capítulo 2. Organización de la información
70
37 Capítulos
13 Apéndices
1 Glosario
1 Índice
La diferencia de RDA con las RCCA2 se sintetiza en tres aspectos:
RDA: Se centra en los recursos digitales y /o electrónicos
RDA: Su uso abarcará otros ámbitos no solo el bibliotecario
RDA: Basado en simplicidad y facilidad en su interpretación y aplicación para
facilitar la catalogación cooperativa.
Resumiendo la información anterior; Resource Description and Access es una
norma de contenido multinacional que proporciona descripción y acceso bibliográfico
para una variedad de medios y formatos coleccionados. Expone un protocolo de
contenido y no de presentación de los registros por lo que serán dos registros muy
independientes, sin importar el tipo de recurso sea digital o análogo, ambicionando ser
una herramienta no solo para bibliotecas sino para otras áreas de las Ciencias Sociales
que quieran organizar su información como se plantea.
2.5.2.2 Niveles de catalogación
Las Reglas de Catalogación Angloamericanas recomiendan tres niveles de
descripción que incluyen los elementos que las bibliotecas y demás entidades
catalográficas deben registrar como mínimo, al escoger el nivel de descripción.
Capítulo 2. Organización de la información
71
Para el primer nivel de descripción, se incluye cuando menos los elementos
señalados en esta ilustración esquemática:
Título propiamente dicho / primera mención de responsabilidad. Mención de
edición. – Lugar de publicación: Editor, fecha de publicación. – Extensión de la
publicación. – Notas. – Número normalizado.
Para el segundo nivel de descripción, se incluye cuando menos los elementos
señalados en esta ilustración esquemática:
Titulo propiamente dicho [designación general del material] = Titulo paralelo: otra
información sobre el titulo / primera mención de responsabilidad; cada una de las
menciones subsiguientes de responsabilidad. – Menciones de edición / primera
mención de responsabilidad relacionada con la edición. – Detalles específicos del
material (o tipo de publicación). – Primer lugar de publicación, etc.: primer editor,
etc., fecha de publicación, etc. – Extensión del ítem : otros destalles físicos ;
dimensiones. – (Titulo propiamente dicho de la serie / mención de responsabilidad
relacionada con la serie, ISSN de la serie; numeración de la serie. Titulo de la
subserie, ISSN de la subserie; numeración de la subserie). – Notas. – Número
normalizado.
Para el tercer nivel de descripción, incluya todos los elementos señalados en las
siguientes reglas que sean aplicables al ítem que se describa.
2.5.3 Catalogación temática
La catalogación temática involucra el análisis del contenido intelectual de los
materiales para determinar los tópicos cubiertos. Una vez que el tema o temas
abordados por un material han sido determinados, estos son redactados de acuerdo a
una lista de encabezamientos de materia o temas que la biblioteca ha elaborado o
adoptado. La elaboración de estas listas requiere el llevar a cabo un trabajo de control
Capítulo 2. Organización de la información
72
de autoridad, el cual tiene como objetivo mantener la uniformidad en la forma utilizada
para denominar a una materia o a un autor.
La catalogación temática puede ser definida “como la tarea de llevar a cabo el
análisis del contenido intelectual de los materiales para determinar los asuntos o tópicos
que estos abordan.”90
Otros autores como Guinchat y Menou, mencionan que a la catalogación por
materia también se le denomina descripción del contenido, y lo define como “el conjunto
de operaciones mediante las cuales se describe aquello de lo que trata un documento o
un asunto y los productos resultantes. Estas operaciones y productos se denominan
comúnmente clasificación, indización, condensación y análisis.”91
Con respecto a la catalogación temática, se concluye que es un proceso en
donde se realiza un análisis del contenido intelectual de los materiales para determinar
los temas del ítem, y de esta manera buscar en las listas de autoridades, el mejor
encabezamiento que represente la temática de la obra.
Escamilla González determina que el objetivo principal de la catalogación por
materia, es el de “permitir la recuperación de la información temática contenida en los
materiales de la biblioteca.”92
Dentro de la catalogación temática se asignan descriptores derivados de
lenguajes documentales y controlados que intervienen en la asignación de temas tales
como Listas de Encabezamientos de Materia o Tesauros, que permitirán uniformar,
tanto nuestros catálogos y las búsquedas.
Un encabezamiento de materia “El encabezamiento consiste en una o varias
palabras que representan conceptos, condensa el tema sobre el que trata un
documento, representándolo en una o dos palabras”. Provoca problemas semánticos y
90
MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Fundamentos de organización técnica de materiales documentales México: SEP, ENBA, 1997. p.121. 91
GUINCHAT, C. y MENOU, M. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y documentación.
Madrid: UNESCO, 1990. p.125. 92
ESCAMILLA GONZALEZ, Gloria. Manual de catalogación descriptiva. México: UNAM, 1988. p.13.
Capítulo 2. Organización de la información
73
sintácticos (sinonimia, polisemia, homonimia) finalizando cuando se relacionan entre
ellos, para dar coherencia en listas para facilitar el control terminológico.
Se dice que los encabezamientos de materia son un lenguaje precoordinado
con una estructura asociativa, representados en una lista alfabética de palabras o
frases que intentan representar el contenido temático de los documentos, se originaron
en el siglo XIX y eran la base para la construcción de catálogos manuales.93
Se define también como encabezamiento de materia a los términos para
describir un documento en un registro bibliográfico. Un encabezamiento de materia
tiene por objetivo representar el o los temas de un documento con la ayuda de una
serie de términos expresados en lenguaje natural que son relacionados entre ellos. Este
procede, por lo tanto de la precoordinación de términos en vista de búsquedas en los
ficheros alfabéticos de materias.
Cuando se usan las listas de encabezamiento se colocan en todas las obras que
traten de un tema en específico, esto ofrece al lector una guía para enlazar otro término
adecuado.
Las características de los encabezamientos de materia se describen a
continuación:
Se diseñaron en su origen para un ambiente manual
Fueron construidos a partir de un lenguaje controlado, por principios de control terminológico, por
relaciones semánticas y reglas de combinación específica de sus diferentes elementos
Son un lenguaje precoordinado de recuperación de información
La mayoría de los sistemas de encabezamientos de materia del mundo están basados en los
Library of Congress Subject Headings (LCSH- Encabezamientos temáticos de Library of
Congress)
La forma de los encabezamientos de materia:
Simples: Una sola palabra
93
ARRIOLA NAVARRETE, Oscar y MONROY MUÑOZ Adriana. Reflexiones en torno a la efectividad de los encabezamientos de materia. En: Primer Encuentro Nacional de Catalogadores [En línea], 20-23 Octubre 2009, p. 6.
[Citado 28 de Enero 2014]. Disponible en Web: http://eprints.rclis.org/13647/1/Reflexiones.pdf.
Capítulo 2. Organización de la información
74
Sustantivo: una sola palabra que conserva su significado claro y preciso
Esta función de los encabezamientos de materia los convierte en importantes
auxiliares de los servicios que presta la biblioteca, puesto que permiten al usuario y al
bibliotecario localizar en forma rápida y segura el material necesario para contestar
preguntas sobre un tema dado representado en un lenguaje controlado.
Los encabezamientos de materia deben mostrar precisión que defina el tema de
una obra no puede nunca determinarse teniendo en cuenta únicamente la portada,
puesto que ésta a menudo resulta engañosa y muchas veces puede llevar al
catalogador a error, si no tiene la precaución de consultar otras partes de la obra -
introducción, prólogo, tabla de contenido, algunos de los capítulos con el objetivo de
aclarar el verdadero tema tratado y su alcance
Para asignar los encabezamientos se cuenta con la opción por diferentes clases
de encabezamientos principales:
Nombres de personas, Entidades, Obras, Apellidos
(Se redactan siguiendo las Reglas de Catalogación).
Nombres geográficos.
Materias.
Para asignar correctamente las materias a un documento, deberemos seguir los
siguientes principios:
- Principio de economía: evitar dar más de 3 entradas a un documento. Las obras sin tema
definido y las de creación literaria no llevan materia.
- Principio de especificidad: el término escogido debe representar esa materia concreta,
eligiendo la más específica frente a la más general.
- Principio lingüístico: uso del idioma del centro de información para las listas
- Principio de uniformidad: cada materia debe ser denominada siempre de la misma manera,
huyendo de la ambigüedad y la polisemia.
Capítulo 2. Organización de la información
75
- Principio de uso: los términos deben establecerse en función de los usos terminológicos más
habituales en el centro de trabajo y de las necesidades de los usuarios.94
Los encabezamientos de materia en cada biblioteca se designan de acuerdo a
sus políticas y normas para el desarrollo de la organización de la información, por lo
que el tipo de las listas de encabezamientos que cada biblioteca utiliza en particular se
deben apegar a los procedimientos que son sometidos sus recursos.
2.6 La Clasificación bibliográfica
La clasificación es una actividad que podemos entender, a grandes rasgos,
como el acto de ordenar en grupos de acuerdo con su semejanza, todo lo que nos
rodea, incluyendo nuestras percepciones, pensamientos y conocimientos. La
clasificación bibliográfica hace posible que las colecciones de las bibliotecas puedan ser
organizadas en las estanterías de forma sencilla y así sean aprovechadas, ya que así
con mayor facilidad se tiene conocimiento de los materiales que poseen, además de
que se facilita su acceso. Para ser más precisos, conviene señalar que: “La clasificación
bibliográfica puede definirse como el proceso de asignar a cada material bibliográfico un
número de clasificación, de acuerdo con el tema de la obra y extraído de un sistema de
clasificación.”95
“La clasificación es una operación técnica compleja formado por un examen
minucioso del recurso de información. Es la operación intelectual de la cual el
bibliotecario atribuye al recurso una clase de materia que por igual se utiliza un lenguaje
de clasificación.”96
Otros autores la definen como el proceso intelectual que se realiza para definir el
contenido fundamental de los documentos (temas o temas principales), representándolo
mediante un lenguaje definido.
94
CALARCO, María Teresa, FOX, Virginia y GALVAN, Elsa. Op. cit. p. 29. 95
ÁNGEL SANTILLAN, Minerva del y ROSA VALGAÑON, Ma. Patricia de la. Productividad y procesos técnicos: el
caso de DGB-UNAM. Tesis (Lic. en Bibliotecología). Facultad de Filosofía y Letras: UNAM: El autor, 1993. p. 155. 96
ORERA ORERA, Luisa. Óp. cit. p. 123.
Capítulo 2. Organización de la información
76
Su objetivo principal es permitir el agrupamiento de materias o relaciones en
clases a fin de poder almacenar y recuperar posteriormente la información.
Para que la labor de clasificar materiales bibliográficos se realice
adecuadamente, además de conocer su contenido, se deben también conocer el
sistema de clasificación que se vaya a utilizar durante el proceso.
Actualmente los sistemas de clasificación presentan una categorización del
universo del conocimiento e incluyen además un sistema de símbolos, que representan
cada una de las clases manifestadas en cada categoría. Con el propósito de que los
clasificadores puedan asignar a cada material un número de clasificación lo más
específico posible, los sistemas presentan características, en mayor o menor grado, de
los dos diferentes enfoques de clasificación que existen.
Por una parte, podemos encontrar la clasificación enumerativa, la cual busca
enumerar todos los temas existentes dentro del universo del conocimiento; bajo este
tipo de clasificación, únicamente tendremos que elegir el número adecuado para cada
obra. Ya que difícilmente se pueden enlistar todos los temas que van surgiendo a través
del tiempo en el universo del conocimiento, los sistemas requieren una revisión en sus
diferentes ediciones, a modo de mantenerse lo más actualizados posible.
También existe la clasificación facetada, también “conocida como sintética; en
donde el número deberemos construirlo, ya que los sistemas con este tipo de
clasificación sólo se encargan de presentar números para conceptos individuales, los
cuales podrán usarse en combinación, de acuerdo con reglas establecidas, para
representar temas compuestos específicos.”97
De acuerdo con Mortimer98, generalmente los sistemas de clasificación
presentan una estructura con los siguientes elementos:
Esquemas: Son parte esencial de todo sistema, en los que se presentan a
detalle las categorías del universo del conocimiento. Dependiendo qué tanto se
97
BATLEY, Sue. Classification in theory and practice. Oxford: Chandos Publishing, 2005. p. 5-6. 98
MORTIMER, Mary. Clasificación decimal Dewey: 21ª. ed. Bogota: Rojas Eberhard, 2002 p. 5.
Capítulo 2. Organización de la información
77
caracterice el sistema por ser enumerativo, será el nivel de detalle y extensión de sus
esquemas. Comúnmente incluyen una clase denominada Generalidades, cuyo uso es
para la representación de temas generales y para la combinación de éstos, como
ejemplo las enciclopedias generales que abordan diversos temas. También cuenta con
clases de género para la para el tratamiento de obras literarias así como crítica literaria.
En lo referente a su terminología, ésta deberá presentarse de forma en que los
clasificadores no tengan dificultades para comprenderla, por lo que es conveniente que
se incluyan las definiciones particularmente de los términos complejos; además deberán
expresar cuál es el alcance de los encabezamientos e incluir notas para resolver
cualquier posible duda de los clasificadores.
Por otra parte, necesariamente tendrán que adaptarse a los cambios que vayan
surgiendo con el tiempo en las distintas áreas del conocimiento, para integrar nuevos
temas y mantener actualizada su terminología, lo que implica su constante revisión.
Notación: Consiste en un una serie de “números, letras y/o otros símbolos
usados para representar las divisiones principales y subordinadas de un esquema de
clasificación” (Chan, 2000, p. 190).
Los sistemas de clasificación pueden usar una notación pura, es decir, la que
está compuesta por un solo tipo de símbolos, o bien, una notación mixta, la cual incluye
más de un tipo de símbolos.
Índice: Con el propósito de ofrecer diversos puntos de accedo y referencias al
clasificador, un índice en todo sistema de clasificación se encarga de enlistar
alfabéticamente los términos que han sido incluidos en los esquemas junto con su
notación correspondiente.
En tanto la clasificación debe cumplir determinados objetivos como los siguientes:
Proporcionar en el sistema de clasificación, un lugar para cada clase en la que se pueda insertar
el contenido semántico de la información procesada.
Permitir que se pueda encontrar rápidamente cualquier información procesada, si se conoce la
clase en la que se agrupó de acuerdo con su contenido.
Capítulo 2. Organización de la información
78
Proporcionar por su estructura, que se puedan reunir en el mismo lugar todas las materias
relevantes para el usuario.
Aunque en teoría, toda biblioteca podría crear su propio sistema de clasificación,
es frecuente que opten por utilizar uno de los que se han venido desarrollando con
mayor cobertura y difusión, de entre los cuales actualmente los más destacados son: el
Sistema de Clasificación de la Library of Congress y el Sistema de Clasificación
Decimal Dewey.
2.6.1 Clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington (LC)
Fue desarrollado a partir del año de 1897 por James C. Hanson y Charles
Martell, en un principio con el propósito de organizar la colección de libros de la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. “Este tipo de clasificación
fundamentalmente la crea la Biblioteca del Congreso de Washington la cual tiene su
origen en 1800 en la presidencia de John Adams. El antecedente de esta clasificación
es de Thomas Jefferson debido a que vendió su colección a la biblioteca y en 1815
publicó su catálogo alfabético organizado en 44 grupos temáticos con el título de
Catalogue of the Library of the United States.” 99
Posteriormente, este sistema comenzó a ser utilizado por otras bibliotecas,
especialmente universitarias y especializadas en ese país, y en la actualidad es uno de
los que más se utilizan a nivel mundial.
En este sistema, el conocimiento humano ha sido dividido en veintiún clases
principales, cada una identificada con una letra del alfabeto, a su vez, la mayoría de las
clases han sido subdividas en subclases identificadas con dos letras. Por ejemplo, la
letra N ha sido asignada para representar las artes, mientras que la subclase NA
representa arquitectura (Library of Congress Classification, 2009).
99
PINTO, María. Manual de clasificación documental. Madrid: Síntesis, 1997. p. 73
Capítulo 2. Organización de la información
79
Es importante mencionar que se distingue también por tener una clasificación
principalmente enumerativa y jerárquica. Este sistema tiene como característica que
permite pasar de una tabla a otra en forma progresiva a la par del crecimiento de los
fondos de la biblioteca. Por lo que en todas las tablas, los temas tienen los mismos
signos o notaciones que permite su transición de una a otra.
Sus tablas se conforman como:
A Obras generales
B-D Ciencias espirituales (Filosofía y Religión)
E-G Ciencias históricas (Historia, Biografía, Geografía)
H-K Ciencias sociales (Sociología, Legislación, etc.)
L-P Ciencias naturales (Botánica, Zoología, etc.)
Q-Z Artes
Este sistema tiene la peculiaridad de la interferencia cultural, reiterando los
valores, conceptos, y tópicos de los americanos, debido a su complejidad de lenguaje y
conceptos en lengua inglesa, es recomendable aplicarlo a bibliotecas que contengan
material muy especializado.
2.6.2 Clasificación Decimal Dewey
Este sistema fue creado por Melvil Dewey (1851-1931), el cual como
vicedirector de la biblioteca de la Universidad de Amherst, contribuyó con múltiples e
importantes aportes al avance de la bibliotecología como la iniciativa y participación en
la fundación de la Asociación de Bibliotecarios Norteamericanos (ALA). Además fundó y
dirigió la primera escuela de bibliotecarios, así como la reconocida publicación Library
Journal, con importante trayectoria al servicio de las bibliotecas y de la profesión.
Capítulo 2. Organización de la información
80
La primera edición de su obra en 1876, fue bajo el título de Decimal
Classification and Relative Index. La obra constaba en esta primera edición de tan solo
42 páginas.
La clasificación Dewey contempla todo el conocimiento humano como una
unidad dividida en 10 grandes clases:
000 Obras generales 500 Ciencias puras
100 Filosofía 600 Ciencias aplicadas
200 Religión 700 Bellas Artes
300 Ciencias sociales 800 Literatura
400 Lenguas 900 Historia
Actualmente se considera como el sistema más usado a nivel mundial, sobre
todo por bibliotecas públicas y escolares, aunque otros tipos de bibliotecas también lo
utilizan.
Cabe señalar que posee características tanto de la clasificación enumerativa,
como de la clasificación facetada, ya que además de enlistar temas individuales y
compuestos, presenta tablas para la construcción de números específicos.
La Clasificación Decimal es básicamente un mecanismo para la formación del
número, que al mismo tiempo provee un orden intelectual y una localización física.
Está conformado por:
VOLUMEN I. Preliminares, nuevas características, Introducción
Tablas. Proveen la notación y las instrucciones de uso de las tablas auxiliares, para que se
agreguen a los números de los esquemas, cuando se necesite dar mayor especificidad o precisión a la
notación
Capítulo 2. Organización de la información
81
VOLUMEN II. Esquemas 000-599
Esquemas desde la clase Generalidades (000) hasta la finalización del esquema de Ciencias
naturales y matemáticas (599)
VOLUMEN III. Esquemas 600-999
Esquemas correspondientes a la clase de Tecnología (600) hasta el de Geografía, historia y
disciplinas auxiliares (999)
VOLUMEN IV. Índice Relativo
Este índice es mejor referencia que un índice alfabético y es considerado un aporte importante de
Melvil Dewey a la clasificación bibliotecaria. Su nombre indica que no sólo ordena temas alfabéticamente,
sino además relaciona los temas con el contexto de la disciplina en la que aparecen en los esquemas.
Definiendo al lenguaje documental como “el control terminológico, que permite la
representación de conceptos derivados de términos”100. Por lo que podemos determinar
que sirven para facilitar la recuperación de la información contenida en cualquier tipo de
soporte.
Una de las funciones del Dewey es organizar los libros en las estanterías de
forma que todos los ítems que traten sobre una materia específica queden ubicados en
el mismo lugar, busca también facilitar la clasificación bibliográfica mediante 10 áreas
para clasificar los libros que integran una biblioteca.101
Los lenguajes documentales surgen a partir de clasificaciones bibliográficas
basadas en filosofías del conocimiento, para que el contenido fuera más especializado,
por ello, éstos completan el proceso técnico de catalogación dotando al soporte de la
descripción de puntos de acceso temáticos.
Una de las principales características de la ciencia del texto como son los
lenguajes, es que éstos respetan el análisis del documento, sin limitar el lenguaje sino
basado en materias con las que se relaciona ayudando a la interdisciplinariedad del
conocimiento.
100
GIL URDICIAIN, Blanca. Manual de lenguajes documentales. España: Trea, 2004. p.18-19. 101
MORTIMER, Mary. Op. cit. p. 6.
Capítulo 2. Organización de la información
82
2.7 Formato MARC (Machine – Readable Cataloguing)
Anteriormente las bibliotecas formaban sus catálogos por medio de registros
manuales o fichas elaboradas a mano o máquina de escribir, lo que implicaba una
considerable inversión económica y de tiempo para las bibliotecas. Con la integración
de la computadora a las bibliotecas se pudo elaborar y consultar los registros
bibliográficos, de forma más fácil con búsquedas limitadas y no tan generales.
Los años sesenta fueron decisivos ya que estaba en puerta la automatización en
el campo de la información, por lo que formato MARC (Machine-Readable Cataloging; ó
Catalogación Legible por Máquina) fue un indicio de ello.
Para la elaboración de MARC se efectuó una exploración de los usos tanto
potenciales como actuales de los registros bibliográficos dentro de los sistemas
automatizados, en aspectos como el uso de registros bibliográficos en las
computadoras para proporcionar un servicio que no era posible en un catálogo con
fichas manuales, la propia administración de una biblioteca
Al primer proyecto que se puso en marcha se llamó MARC I, en 1965 la Library
of Congress como agencia nacional comenzó a plantear y desarrollar el valor y la
utilidad de los registros catalográficos legibles por máquina para impulsar y facilitar la
transmisión y el intercambio de registros entre las bibliotecas.
Así fue que la Library of Congress compartió en cinta magnética en formato
legible por máquina sus fichas catalográficas, lo usuarios de las bibliotecas empezaron
a buscar registros ya no en un catálogo manual sino dentro de un catálogo
automatizado utilizando diversas frases o palabras. Dicho “proyecto de MARC I pasó por
una modificación y se extendió en marzo de 1967 convirtiéndose en un formato de
comunicaciones MARC II. El formato MARC II demostró ser lo suficiente flexible para
permitir una variedad de aplicaciones locales en gran variedad de hardware, desde que
Capítulo 2. Organización de la información
83
comenzó a funcionar se ha sometido a cambio que se adapten a las necesidades de las
bibliotecas y principalmente de sus usuarios.”102
Los cambios al formato MARC fue la suma de códigos para otro tipo de
información todo coordinado por la Library of Congress.
El Formato MARC es un formato de catalogación para ser usado en una
computadora y es utilizado en conjunto con las Reglas Angloamericanas de
Catalogación, es decir se trascribe la descripción de las obras para que pueda ser leído
y manipulado por un sistema computarizado.
“La historia de MARC se remonta a la década de 1960, con la Biblioteca del
Congreso de Washington automatizó su información de sus catálogos trabajando con
otras bibliotecas con el fin de desarrollar un formato normalizado que pudiera registrar
las áreas de las Reglas de Catalogación en la memoria de una computadora llamándolo
LC MARC”, 103 el cual es un sistema de números, letras y símbolos en registros. Este
formato original se transformó en MARC 21 utilizado actualmente bajo el título MARC 21
Format for Bibliographic Data.
En 1966 hubo distribución de cintas MARC, éstas contenían las nuevas
adquisiciones de la Biblioteca del Congreso, entre los participantes del proyecto de
normalización para el intercambio de información bibliográfica legible por máquina,
debido a ello este es el formato de intercambio en el mundo bibliotecario
MARC se divide en dos componentes esenciales. Uno es la estructura, es
decir; la forma que toma la información en un registro informático, que puede ser el
orden de los elementos, las longitudes de los campos, como se subdividen, el segundo
es que este formato normalizado que puede ser utilizado en cualquier biblioteca.
La estructura del formato “fue aceptada por la Organización Internacional de
Normalización y se convirtió en la norma ISO 270, logrando que se pueda desarrollar la
102
Ibidem. p. 11. 103
Ibidem. p. 13.
Capítulo 2. Organización de la información
84
descripción bibliográfica de todo tipo de documentos por línea informática”104. MARC
utiliza campos, etiquetas, indicadores, subcampos, código de subcampo y designador
de contenido a continuación se definen los conceptos:
CAMPO: Es una unidad que también se divide en uno o varios los cuales son
subcampos.
ETIQUETA: Cada campo se asocia con un número de 3 dígitos llamado
etiqueta, ésta a su vez identifica al campo
Etiqueta 010 Número de Control de la Biblioteca del Congreso (LCCN)
Etiqueta 020 Número Internacional Normalizado para libros (ISBN)
Etiqueta 100 Del asiento principal bajo nombre personal (autor)
Etiqueta 245 De la información del título (título propiamente dicho, otra información sobre el
título, y la mención de responsabilidad)
Etiqueta 250 De la mención de edición
Etiqueta 260 De la información sobre la publicación
Etiqueta 300 De la descripción física
Etiqueta 440 Asiento secundario de serie
Etiqueta 520 Nota o comentario
Etiqueta 650 Del encabezamiento temático de materia
Etiqueta 700 Del asiento secundario bajo nombre personal (coautor, editor o ilustrador)
Algunos campos son definidos con mayor detalle mediante indicadores, estos
pueden contener un valor del 0 al 9 definidos por MARC 21.
2.8 Automatización de las bibliotecas
Como se mencionó anteriormente, el bibliotecario registraba de forma manual los
documentos de su biblioteca en lo que se llamaba fichero o catálogo manual. Con el
desarrollo de la tecnología, esto cambió, adoptando otros instrumentos para hacer más
rápido este trabajo; por lo que ahora, sea en una biblioteca, centro de información o
104
Encuentro Internacional de Catalogación (2: 2006, Septiembre 12-14, México, D.F.) Memoria del segundo encuentro internacional de catalogación: tendencias en la teoría y práctica de la catalogación bibliográfica. México: UNAM, CUIB, 2007. p. 213.
Capítulo 2. Organización de la información
85
archivo se utilizan sistemas de automatización que permiten resguardar la información
de manera rápida y sistemática.
La primera biblioteca que adoptó un sistema en computadora para contar con un
catálogo automatizado, fue la Library of Congress. Esta biblioteca mediante un formato
especial de codificación con diversos elementos bibliográficos a ello se le llama sistema
de automatización, a partir de este momento diversas bibliotecas en su mayoría
universitarias y especializadas comenzaron a adoptar un sistema de automatización.105
Un sistema de automatización se usa para describir los sistemas en las
bibliotecas se utiliza el concepto de “sistema integral de gestión de bibliotecas (SIGB),
este define a todo aquel sistema automatizado aplicado a bibliotecas en el que las
funciones y actividades bibliotecarias se comparten en una sola base, donde se
involucran también los programas de aplicaciones realizando las diferentes tareas en la
biblioteca.”106
Los sistemas de automatización de bibliotecas deben facilitar las tareas
bibliotecarias, contando con los módulos básicos como son:
Módulo de Adquisiciones: Debe contar con la selección y adquisición de materiales bibliográficos
llevando un registro.
Módulo de Catalogación: Es el módulo más importante de todos aplicando todos los procesos
normativos, utilizando las herramientas de la catalogación (Reglas de catalogación
Angloamericanas, Formato MARC, Sistema de Clasificación.
Módulo de Circulación: Realiza las tareas del préstamo de los materiales bibliográficos
Módulo OPAC: Es funcional debido a que es la interacción entre el usuario y el sistema para
realizar sus búsquedas de información.
Módulo de Gestión Administrativa: Se ocupa de todas las actividades administrativas de la
biblioteca, en el registro de los materiales que se ocupan.
105
RODRÍGUEZ GALLARDO, Adolfo. Tecnologías de la información y brecha digital en México 2001-2005. México:
UNAM, CUIB, 2005. p. 13. 106
Ibíd. p. 19.
Capítulo 2. Organización de la información
86
2.8.1 Principales sistemas de automatización disponibles en México
Se mencionan a continuación, algunos de los sistemas de automatización
propietarios, disponibles en México:
Aleph (Sistemas Lógicos Exlibris).
Altair (Altair- Consultores)
Biblio 3000 (3000 Informática)
Janium (Gestión de redes de bibliotecas de cualquier tamaño)
Logicat (Sistemas Lógicos)
Micro CDS / ISIS (Unesco)
Sabini (Sabini Automatización de Bibliotecas)
Siabuc (Universidad de Colima)
Sistema Horizonte (Ameritech Library Services)
Unicorn (SIRSI Iberia)
Pinakes
Debido a que este último, Pinakes es el sistema utilizado en la ENBA, se describe
a continuación:
Pinakes organiza, gestiona y realiza el control documental formado por:
Pinakeslibrary y Pinakes archives. La que se utiliza para bibliotecas y centros de
información es Pinakeslibrary lo cual “satisface las necesidades de administración y
control del acervo de bibliotecas y centros de información documental de todos los
tamaños, siendo adecuado para atender simultáneamente tanto a unos cuantos como a
cientos o miles de usuarios.”107. En un sistema orgullosamente mexicano.
Entre sus características destacan:
Amigable: La forma de interactuar del usuario con Pinakes es muy sencilla e
intuitiva, de forma tal que la necesidad de capacitación al personal es mínima. Por
107
Descripción general de Softengine Pinakes. [En línea]. México. [Citado 29 de Enero 2012].Disponible en Web: https://www.pinakes.ws/.
Capítulo 2. Organización de la información
87
ejemplo, en el proceso de catalogación el bibliotecario tiene siempre a su disposición
los catálogos de las etiquetas del formato MARC, para su consulta, además cuando se
agrega un campo o subcampo el sistema les solicita escoger la etiqueta
correspondiente del catalogo, evitando de esta forma los errores de captura. Además, el
sistema valida la información y no permite que se inserte etiquetas erróneas. Interacción
con el usuario es sencilla se requiere una mínima capacitación.
Seguridad. El administrador del sistema puede crear diferentes tipos de
usuarios y empleados con diferentes privilegios. Posteriormente, cuando se da de alta
un usuario o empleado, éste se asocia a un tipo, obteniendo los privilegios
correspondientes y pudiendo agregar o quitar privilegios para dicho usuario o
empleado. Por otro lado, en las conexiones tanto cliente-servidor como web se utiliza
conexiones seguras utilizando el estándar SSLv3.
Multiplataforma. Pinakes puede instalarse tanto en servidores pequeños (tipo
PC con Windows NT, Windows 2000, Linux, etc.) que atiendan a decenas de usuarios
como en servidores grandes (UNIX, Windows NT, etc.) que atiendan a cientos de
usuarios. También puede distribuirse entre diferentes servidores para aumentar tanto el
número de usuarios, como la velocidad de respuesta.
Estándares. SoftEnginePinakes utiliza estándares tanto desde el punto de
vista de la organización documental, como desde el punto de vista computacional.
Desde el punto de vista de organización documental se utiliza por ejemplo el formato
MARC, permitiendo el intercambio de información entre bibliotecas y entre sistema de
gestión de bibliotecas que utilicen dicho estándar. Desde el punto de vista
computacional se utiliza SQL como lenguaje de base de datos y Java como lenguaje de
programación, permitiendo la portabilidad a diferentes plataformas de manera
transparente, así como la ampliación del sistema para satisfacer requerimientos
particulares.
Extensible. El sistema se puede ampliar fácilmente para adaptarlo a nuevos
requerimientos del cliente. La estructura del sistema y los estándares utilizados
permiten agregar nuevas tablas a la base de datos y ligarlas a las ya existentes, así
Capítulo 2. Organización de la información
88
como crear nuevas aplicaciones e integrarlas al sistema en forma de componentes.
Todo esto manteniendo la portabilidad del sistema.
Pinakes efectúa su administración documental basada cien por ciento en el
formato MARC, a la fecha utiliza el formato MARC21, para el control de autoridades,
manejo de registros bibliográficos y el acervo (holdings). La catalogación en Pinakes se
puede personalizar por medio de la creación de plantillas, a lo que este sistema cuenta
con cuatro módulos para la administración documental en una arquitectura cliente-
servidor.
Módulos:108
Administración. Toda la administración de Pinakes se hace en forma gráfica y de manera
intuitiva, además de haber sido diseñado como un sistema multibibliotecas, lo que permite
administrar múltiples unidades de biblioteca en forma centralizada.
Autoridades. Facilita el manejo (creación y mantenimiento) de registros de autoridad; está basado
totalmente en el formato MARC.
Adquisiciones. Permite el control de adquisiciones (pedidos, pagos, facturas, recepciones) y del
presupuesto (partidas, programación, movimientos, consultas).
Catalogación. Facilita el manejo (creación y mantenimiento) de registros bibliográficos y de
holdings (ítems). Este módulo está basado totalmente en el formato MARC.
Circulación. Este es un servicio que permite complementar los servicios de información básicos
como el préstamo, renovación y devolución del material documental de acuerdo a criterios y
políticas que regulan los servicios que se ofrecen a los usuarios. Permite la administración de
dichos servicio así como consultar el material prestado. Permite, además, generar reportes de
libros en préstamo, préstamos vencidos y requisiciones de devolución de libros en préstamos.
Plantillas. Permite crear formatos de captura para registros de autoridad, bibliográficos y de
holdings (items).
Publicaciones Periódicas. Permite realizar las siguientes actividades: Subscripciones, Patrón de
Regularidad, Calendario de Publicaciones, Reclamaciones, Arribo de Ítems.
Reportes. Ofrecemos tres alternativas para el manejo de reportes: Módulo de reportes en
ambiente web, generación de reportes en excel y un reporteador para la generación de reportes.
108
Ibíd.
Capítulo 2. Organización de la información
89
Utilerías. Permite realizar las siguientes funciones: Creación de índices únicos, Cambios globales
a los registros, Configuración de plantillas para la impresión de etiquetas, Configuración del
despliegue en el OPAC, Exportar registros a formato ISO2709, Importación masiva de registros
en formato ISO2709.
Servidor Z3950. Permite que otras bibliotecas accedan al catálogo contenido en Pinakes si estás
tienen los permisos de acceso necesarios.
Cliente Z3950. Pinakes proporciona un cliente Z3950 multibase de datos, donde se puede
configurar las bibliotecas en las que se desea realizar búsquedas y copiado de registros
bibliográficos, permitiendo que en una sola búsqueda se encuentre el registro deseado en las
diferentes bibliotecas y de esa forma seleccionar el más adecuado a las necesidades locales.
Catálogo Público (OPAC). Pinakes provee un OPAC vía internet, con base en cualquiera de los
navegadores existentes en el mercado, y facilita las siguientes funciones: Búsqueda y reserva de
materiales, Generación de bibliografías, Diseminación selectiva de información, Consulta de
novedades, Solicitudes de adquisiciones, Consulta del calendario y horarios de las bibliotecas.
Integrador de Catálogos. Permite a los usuarios consultar los acervos de otras bibliotecas y/o
bases de datos
Fig: 4 Sistema Softegine Pinakes
SoftenginePinakes ofrece múltiples características y ventajas, algunas de las
cuales son:
Uso del formato MARC para autoridades, bibliográfico y holdings.
Consulta y copiado de autoridades durante la captura de registros bibliográficos.
Inclusión y funcionamiento de etiqueta de URL (acceso a documentos digitales).
Traducción personalizada de campos y subcampos.
Capítulo 2. Organización de la información
90
Desarrollo automático de autoridades.
Ordenamiento automático de etiquetas.
Importación de registros.
Exportación de registros.
Validación automática de etiquetas.
Diseño de plantillas de captura en ambiente gráfico.
Generación automática
Validación automática de etiquetas y generación de reporte de inconsistencias durante la
transferencia.
Corrección automática de inconsistencias durante la transferencia.
Formato MARC de holdings para la administración de las existencias de ejemplares de
Monografías y de Publicaciones Periódicas.
Personalización de parámetros de préstamo manejado por bibliotecarios.
Reservaciones.
Configuración de calendario y horario de operación.
Configuración de privilegios de usuarios manejado por bibliotecarios.
Búsqueda por campos fijos (códigos de región geográfica, ilustraciones, idioma, etc.)
Opción de búsqueda por Colección.
Bibliografías guardadas en la base de datos y transferibles a archivos o e-mail.
Personalización y administración del sistema manejada por bibliotecarios.
Soporte técnico in situ.
Asesoría para la implementación y migración de datos.
Diseminación selectiva.
Creación de perfiles de usuario manejado por el usuario.
Manejo de múltiples unidades de biblioteca.
Este sistema permite ejecutar diversas aplicaciones pero sobretodo adaptarlo a
las necesidades de la biblioteca para facilitar las búsquedas de sus usuarios. Y como
cualquier sistema desde el simple hecho de facilitar las actividades bibliotecarias ya es
una ventaja y herramienta para el bibliotecario.
Cabe mencionar que el bibliotecario elige el sistema que más se adapte a las
necesidades de la biblioteca, el tipo de usuario así como posibles servicios que quiera
ofrecer en un futuro, este tipo de herramientas hacen de la biblioteca virtuosa en
conjunto a las nuevas tecnologías de la información, donde se pone a disposición una
enorme cantidad de datos necesarios para sus usuarios.
Capítulo 2. Organización de la información
91
Finalmente, se concluye que en este capítulo se proporcionó la base teórica
para efectuar el presente trabajo, a partir de los conceptos teóricos, normas y
lineamientos establecidos en la organización de la información, que permiten llevar a
cabo el proceso.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
92
CAPÍTULO III
LA ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN DE DISCOS COMPACTOS DE LA
BIBLIOTECA“FRANCISCO OROZCO MUÑOZ”
Como se mencionó en el primer capítulo de este trabajo, la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía tiene en la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, un
servicio fundamental para sus actividades académicas. La Biblioteca se encuentra
principalmente dirigida a apoyar el desarrollo de los planes y programas de estudio de
las licenciaturas, mediante la oferta de diferentes servicios, como son Orientación,
Consulta e información, Préstamo interno, Préstamo externo, Préstamo
interbibliotecario, Reserva y Fotocopiado.
En el año 2013 se realizó un proceso de estudio y análisis de la colección de
discos compactos de la Biblioteca de la ENBA, de tal forma que se pudo detectar
principalmente la necesidad de conservar y organizar óptimamente esta colección, que
contiene información importante y útil de diferentes áreas del conocimiento.
Aun cuando el formato de disco compacto se encuentra en franca obsolescencia,
es necesario recuperar la información pertinente que se encuentra contenida en los
discos compactos que la Biblioteca ha adquirido. Es posible que se diga que realizar un
trabajo sobre discos compactos no tiene sentido en un momento en que las TIC han
seguido evolucionando hacia soportes en línea o en la nube, y los CD están camino a la
desaparición. Cabría entonces también preguntarse por qué se tendrían que organizar
tablillas de arcilla, papiros, discos de acetato, microfilms, etc.
“La dualidad estructural del documento: soporte–información está esencial e
íntimamente vinculada, tan importante es lo uno como la otra.”109
109
BARRAGÁN DELGADO, Violeta Lucía. Op cit. p.93.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
93
La futura evolución de los soportes de la información es insospechada; y la
rápida evolución de los soportes electrónicos o digitales de hoy ha traído también como
consecuencia que mucha de la información contenida en ellos sea difícil de recuperar.
Actualmente las bibliotecas se están enfrentando a la problemática derivada de la
efímera vida de la información en formatos electrónicos; por ejemplo, hace solo veinte
años, se producía información soportada en discos flexibles de 5¼, y aunque hoy día,
estos discos estén en las condiciones adecuadas de conservación para su uso, es
prácticamente imposible encontrar un equipo donde reproducirlos.
Asimismo, como bien sabemos, una de las funciones primordiales de las
bibliotecas también es la conservación y preservación de los soportes documentales,
por ello se están enfrentando a un problema en relación a la conservación y
preservación de los documentos en formatos digitales. Si ya esta tarea era un problema
grave para las bibliotecas en relación a los materiales impresos, la preservación de los
documentos digitales presenta nuevos retos, no sólo para la conservación física del
soporte sino para el acceso a la información contenida en él.
La información digital es vulnerable a una multitud de nuevas amenazas de preservación.
Los datos grabados en cintas magnéticas están expuestos a pérdidas y corrupción. Los datos
digitales están en riesgo de volverse irrecuperables cuando la configuración de hardware/software
en la cual están codificados se vuelve obsoleta.110
Otro problema es por ejemplo en Internet, las páginas que estaban ayer en una
determinada dirección, hoy ya no están o están completamente cambiadas, lo que
representa un problema para preservar la información para las generaciones futuras. O
bien, las revistas electrónicas que las bibliotecas están ofreciendo hoy día ¿podrán
estar disponibles para los investigadores que las necesiten dentro de diez o veinte
años? De igual forma, la digitalización de materiales documentales se ha propuesto
110
SMITH, Abby. La preservación en la era digital: ¿qué debe hacerse? Información: producción, comunicación y servicios. Año 9, No. 38 Verano 1999. p. 13–15.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
94
como medio de acceso a las colecciones, pero hay que considerar que la tecnología
está evolucionando a pasos tan rápidos que en pocos años muchos de los esfuerzos
serán en vano, a menos que se busque hacerlo siguiendo normas o estándares
adecuados, que permitan ir emigrando la información hacia formatos más actuales.
Por lo anterior es imprescindible ir determinando las estrategias que permitan
conservar la información en soporte digital para la posteridad. En nuestro caso, se
determinó la necesidad de organizar la información contenida en la colección de discos
compactos, con objeto de permitir su recuperación y utilización, así como facilitar su
preservación para el futuro.
3.1 La organización de la colección de discos compactos
La Biblioteca Francisco Orozco Muñoz tiene la responsabilidad de tener
perfectamente organizados sus materiales con el objetivo de facilitar la disponibilidad de
la información a sus usuarios. Para ello, se efectúan los procesos de organización de la
información, descrita en nuestro capítulo anterior, recordando que es un proceso para
organizar los recursos de manera sistemática para permitir la recuperación de la
información.
En la organización de la información de los discos compactos, se llevaron a cabo
las siguientes acciones:
a. Inventario: En primera instancia se realizó un inventario de la colección de
discos compactos de la Biblioteca FOM, dando como resultado la siguiente
conformación:
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
95
AREA CD´S
GENERALIDADES
Informática 25
Biblioteconomia 211
Archivonomia 40
OBRAS ENCICLOPÉDICAS GENERALES
Diccionarios 24
Colecciones generales
Investigación 1
Tecnología 7
CIENCIAS SOCIALES
Estadística 2
Ciencia política 3
Derecho 2
Administración 2
Problemas y servicios sociales 1
Educación 26
CIENCIAS NATURALES
Química 2
Ciencias de la tierra 1
LAS ARTES
Música 47
LITERATURA
Literatura 3
GEOGRAFIA E HISTORIA
Geografia 3
Historia 3
TOTAL 397
Tabla 6
Elaboración propia
Fig. 5 Representación de los discos por cada materia en base a Clasificación Dewey
Colección de discos compactos GENERALIDADES
Informatica
Biblioteconomia
Archivonomia
OBRAS ENCICLOPÉDICASGENERALESDiccionarios
Colecciones generales
Investigación
Tecnología
CIENCIAS SOCIALES
Estadística
Ciencia política
Derecho
Administración
Problemas y servicios sociales
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
96
En Generalidades existen 270 discos, de los cuales 245 pertenecen a las áreas
de Biblioteconomía y Archivonomía con temáticas como: Memorias de Congresos
Bibliotecarios, las Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía, Catálogos de publicaciones,
Programas de lectura, Bases de Datos para Bibliotecas (Respaldo de Migración de
registros en SIABUC), Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
Cuadro de Clasificación Archivística, Comparecencias, Resumen de archivos.
En cuanto a obras Enciclopédicas Generales existen 24 discos de diccionarios
interactivos – diccionarios temáticos y enciclopedias sumando 33 discos de obras
generales.
Discos del área de Ciencias Sociales hay 36, de los cuales 26 pertenecen a
temas sobre Educación. En Ciencias Naturales se tienen 3 discos de temas
relacionados con la Química.
En el área de Artes se cuentan con 47 discos de música clásica por diversos
compositores, así como la interesante poesía sonora.
De literatura 3 discos como memorias de literatura de diversos autores. Por
último existen 6 discos de temáticas de Geografía e Historia.
b. Diagnóstico. Esta etapa consistió en revisar que el material se encontrara en
buen estado físico y que efectivamente el disco correspondiera a la portada.
Primeramente, cada uno de estos discos compactos se separó por su temática,
tomado como base los esquemas del Sistema de Clasificación Decimal Dewey, este
sistema es el que rige en la organización de todos los recursos de la biblioteca. Se
continuó con una rigurosa revisión física y de contenido para asegurarnos de su óptimo
funcionamiento en un equipo de cómputo. Para una información más precisa la revisión
del material constó del siguiente procedimiento:
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
97
Cotejar que el disco compacto no tuviera ningún daño como rayones, rupturas,
abolladuras, suciedad, desprendimiento de película.
Ingresar el material a un lector óptico de computadora, revisando que la lectura
del disco compacto sea eficiente y eficaz, sin ninguna falla en su reproducción.
Constatar la alta fidelidad de imagen.
Comprobar que el sonido sea adecuado sin ninguna alteración.
Verificar si el contenido intelectual o la información es útil y adecuada para los
usuarios de la biblioteca Francisco Orozco Muñoz.
c. Búsqueda en el catálogo.
Una vez realizado el proceso de revisión física, se procedió a la verificación en el
sistema de automatización de biblioteca Pinakes si existía ya un registro bibliográfico
del material. Se consideró para la búsqueda los campos de Autor, Título, Materia,
No. de Adquisición; algunos discos compactos contaban con ese número, a su vez
se cotejaron los datos en cada uno de los campos y subcampos MARC. En la
siguiente figura se muestra cómo se realiza una búsqueda en el catálogo y revisión
de los datos bibliográficos:
Ingresar al icono de Pinakes Catalogación– (Dar clic)
Fig. 6
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
98
Fig. 7
En la opción buscar se ingresa el autor, título, tema, ISBN, ISSN, código de barras o número de registro el dato que se tenga, el sistema despliegue los resultados que coincidan con las palabras de búsqueda.
Fig. 8
El sistema despliega una lista de los documentos que recuperó con los datos ingresados se busca el registro deseado.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
99
Fig. 9
Una vez realizada la selección del registro, se da click en cargar para ver el registro completo en formato MARC (campos y subcampos).
Fig. 10
Pinakes despliega el registro bibliográfico en plantilla donde se encuentra las etiquetas utilizadas en base al Capitulo 9 de RCAA2.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
100
Los resultados finales son los siguientes:
De los 245 discos compactos del área de Biblioteconomía y Archivonomía se
encontró que:
- 61 CD´S de Biblioteconomía están organizados cuentan con registro de número de adquisición, catalogación y clasificación.
- 19 CD´S de Archivonomía están organizados cuentan con registro de número de adquisición, catalogación y clasificación.
- 9 CD´S de Obras Enciclopédicas Generales están organizados, cuentan con
registro de número de adquisición, catalogación y clasificación. - 25 CD´S del área de Ciencias Sociales están organizados, cuentan con registro de
número de adquisición, catalogación y clasificación. - 12 CD´S de Obras Enciclopédicas Generales se encuentran cargados en el Sistema
Pinakes. - 65 CD´S de Biblioteconomía, se encuentran cargados en el Sistema Pinakes. - 37 CD´S de Archivonomía, se encuentran cargados en el Sistema Pinakes. - 2 CD´S de Bases de Datos.
- 23 CD´S de Ciencias sociales, se encuentran cargados en el Sistema Pinakes. - 4 CD´S de Música, se encuentran cargados en el Sistema Pinakes. - 6 CD´S de Literatura, se encuentran cargados en el Sistema Pinakes. - 4 CD´S de Ciencias Naturales se encuentras cargados en el Sistema Pinakes. - 2 CD´S de Historia se encuentran cargados en el Sistema Pinakes. - 77 CD´S Bases de Datos no tienen ningún proceso, en ellos se encuentran respaldo
de sistema utilizado en la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz. - 2 CD´S de Obras Enciclopédicas Generales no funcionan.
- 7 CD´S de Programas Computacionales, no funcionan. - 22 CD´S de Bases de Datos sin organización, no funcionan
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
101
- 2 CD´S de Bases de Datos organizados, no funcionan
- 30 CD´S de Biblioteconomía sin organización, no funcionan.
- 2 CD´S de Biblioteconomía organizados, no funcionan.
- 5 CD‟S de Archivonomía no funcionan.
- 3 CD´S de Literatura sin organización, no funcionan.
- 11 CD´S de Ciencias Sociales sin organización, no funcionan.
- 1 CD de Ciencias Naturales sin organización, no funciona.
- 2 CD´S de Literatura sin organización, no funcionan.
- 2 CD´S de Historia sin organización, no funcionan.
De acuerdo a las políticas de la Biblioteca, se estableció que los discos
compactos de música clásica se estimarían para su conservación en la colección de
manera extracurricular para los usuarios de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz,
serán ingresados al catálogo Pinakes pero sin ser sometidos a la organización
bibliográfica (catalogación ni clasificación).
d. Asignación del número de Adquisición en el libro de control.
Uno de los procedimientos no menos importantes antes de efectuar la
organización bibliográfica es el registro de cada material en el llamado Libro de
Adquisiciones, a la fecha se cuenta ya con nueve libros de registro, en ellos está el
registro por número de adquisición asignado al material, este número es consecutivo
sin importar a que colección pertenecen.
Cabe recalcar que en estos libros se ingresan datos bibliográficos muy generales
de los materiales que fueron comprados donados e incluso se registra si se procedió a
descartarlos. Los datos que se retoman son fecha, tipo de material en relación al
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
102
soporte, Autor, Título, Editorial, Año, el número de Ejemplar por Título, Observaciones
(como cambió de número de adquisición o si el material ya es descartado, si fue
compra, donación o canje). Estos libros sirven de referencia para rastrear en cualquier
momento si el material ya fue ingresado para su organización.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos
Relación del control de Número de Adquisición
Fecha Tipo de Material
ADQ Autor Título Editorial Año Ejemplares Observación
03/09/2010 CD 040913 Aco Estudio
Comparativo SEP 2010 1 Donación
03/09/2010 CD 040913 Aco Estudio
Comparativo SEP 2010 2 Donación
03/09/2010 CD 040913 Aco Estudio
Comparativo SEP 2010 3 Donación
Fig. 11
Modelo de los libros de registro, para asignación del número de adquisición
e. Catalogación de los discos compactos
A pesar del desarrollo del nuevo código para la catalogación de recursos
electrónicos –Resource Description and Access (RDA), la mayoría de las bibliotecas,
incluyendo la Biblioteca FOM, utilizan todavía para la catalogación las Reglas de
Catalogación Angloamericanas RCAA2. La Biblioteca FOM se basa en el Capítulo 9
“Recursos Electrónicos”, que es el utilizado para describir cualquier tipo de recurso
electrónico, no obstante en el Área de designación de Material (DGM) en 9.1 C de las
RCAA2, dice que se puede utilizar como opción entre corchetes la designación de
material sin embargo algunos registros tiene esta descripción y otros solo cuentan con
el título. Los registros que tienen DGM no hay uniformidad en la terminología; archivo
de datos legible por máquina ó archivo de computadora
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
103
Está establecido que en 9.5 Área de la Descripción Física se designa el tipo de
recurso electrónico en este caso se reitera que es un disco de computadora, esto
permitirá no solo al sistema Pinakes reconocer el tipo de material sino el usuario
identificará este aspecto al recuperar el registro, que efectivamente es un disco
compacto. Se encontró que de igual manera existe una discrepancia en el uso de los
términos para esta área existen registros con los siguientes términos: archivo de datos,
disco compacto, disco óptico láser de computadora.
Clasificación: CD 045.349 A27
Título: Archivo histórico [de la] Dirección General de Planeamiento e Interpretación Urbanística [archivo de computadora]
Pie de imprenta: Buenos Aires : Secretaría de Planeamiento Urbano, Subsecretaría de Desarrollo Urbano ; Qubic Sistemas, 2001
Desc. Física: 1 disco compacto : col. ; 4 3/4 pulg.
Nota general: Título en el envase: Qubic sistemas: medios digitales
Versión 3.1. -- datos y programa (13.8 MB)
Tema general: Procesos técnicos (Archivos)
Archivos fotográficos
Fotografías - Buenos Aires
Sec. autor corporativo:
Buenos Aires. Secretaría de Planeamiento Urbano
Currícula: ARCHI
Ejemplares: 1
Registro bibliográfico: 1
Referencia tomada del catalogo ENBA
De lo anterior observamos la falta de uniformidad de los registros bibliográficos,
es por ello que es necesario convertir a RDA en un código esencial para la catalogación
en la actualidad.
Se utiliza el segundo nivel de descripción bibliográfica al catalogar la colección de
discos compactos. La aplicación de este nivel representa los datos fundamentales de
los mismos, esto permite recuperar de una manera óptima el registro bibliográfico
integrado al sistema Pinakes, teniendo como resultado un material adecuadamente
organizado para los usuarios.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
104
A continuación se describe que etiquetas se utilizan para la descripción
bibliográfica de discos compactos, en el sistema Pinakes está establecida una plantilla
base como una de sus cualidades, estas son las etiquetas básicas:
020 ISBN
100 Nombre personal
110 Nombre corporativo
245 Mención del título
250 Mención de edición
260 Publicación
300 Descripción Física
440 Mención de serie
500 Nota general
538 Nota de detalles del sistema
546 Nota de idioma
650 Encabezamientos de materia
700 Asiento secundario de autor
En Pinakes estas etiquetas ya son asignadas en la plantilla, en la cual se ingresa
la información de cada una de ellas para la recuperación de la información.
f. Asignación de encabezamientos de materia
Este punto de nuestra organización bibliográfica consiste en determinar los
puntos temáticos esenciales que describen el contenido intelectual de nuestro disco
compacto, con un lenguaje sistemático para el bibliotecario y el sistema de
automatización, pero de fácil interpretación y dominio para los usuarios, además que
son puntos de recuperación muy importantes de la información.
La herramienta utilizada para la asignación de los encabezamientos son las listas
de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas de la Biblioteca Luis Ángel Arango, en
su tercera edición, publicadas en Santafé de Bogotá por Rojas Eberhard en 1998
(Consta de dos volúmenes).
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
105
Los encabezamientos de materia al realizar la catalogación se reflejan en el
campo 650 ingresado en el formato MARC pero en el registro bibliográfico se identifican
en la parte inferior del mismo registro, como se describe en el punto e.
650 #4 $a Revistas científicas
g. Clasificación de los discos compactos
La clasificación fundamentalmente es la parte final de nuestra organización, la
Biblioteca Francisco Orozco Muñoz utiliza el Sistema de Clasificación de Dewey en la
edición 21. Este sistema ubica a los materiales de forma precisa dentro de la estantería
de la biblioteca en la clase correspondiente.
El número de Cutter de Autor se utiliza la tabla 3 para autores, en el cual se toma
la primera letra del apellido del autor seguido del número asignado por la Tabla en la
letra correspondiente. Es decir, nuestro Cutter está constituido por una letra y dos
números, máximo por políticas se usan 3 números.
Clasificación CD 011.34 C36 2000
Autor Corporativo Red Nacional de Colaboración en información y Documentación sobre Salud (RENCIS) Título Catálogo colectivo de publicaciones seriadas (RENCIS) Secretaría de Salud. Instituto Nacional de Salud Pública (México) --------------------------- --------------------------- --------------------------- Tema general Publicaciones electrónicas – México – Bases de datos Publicaciones científicas – México – Bases de datos Publicaciones seriadas – México – Bases de datos
Registro bibliográfico: 2
Referencia tomada del catalogo ENBA
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
106
En los registros cargados al sistema Pinakes, existe una discrepancia en cuanto
a la designación para identificar que es un disco compacto, se encontraron diversas
variantes como los siguientes casos:
Clasificación: DC 24
Autor UNAM. Dirección General de Bibliotecas corporativo Título Seriunam [archivo de datos legibles por máquina] : banco de datos de publicaciones periódicas 1993 / UNAM, Dirección General de Bibliotecas, Dirección General de Servicios de Cómputo para la Administración.
Registro bibliográfico: 3 Información tomada de catálogo Pinakes
Clasificación: CD 011.34 C36 1999 Autor Red Nacional de Colaboración en Información y Documentación sobre corporativo Salud (México) Título Catálogo colectivo de publicaciones seriadas RENCIS Secretaria de Salud, Instituto Nacional de Salud Pública.
Registro bibliográfico: 4 Información tomada de catálogo Pinakes
Clasificación: DC 025.52 D628 Título Directorio de consultores, recursos y sitios de Internet relacionado con bibliotecas mexicanas
Registro bibliográfico: 5 Información tomada de catálogo Pinakes
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
107
En el primer registro bibliográfico, observamos que es una clasificación local
consecutiva, como un primer control para su organización e identificación en la
clasificación, el segundo registro bibliográfico es muy completo de hecho es un registro
modelo en cuanto a la utilización de RCAA2, el tercer registro bibliográfico es una
variante del segundo por el término Disco Compacto en lugar de usar su CDROM.
Si los registros bibliográficos no cumplen con la misma política, crea al usuario
una confusión, porque él puede interpretar los resultados a su criterio, descartando un
posible medio para consulta de su información.
h. Ingreso del material al sistema de automatización “Pinakes”
Una vez que interpretamos la información de nuestro disco compacto al
identificar los datos para nuestro registro bibliográfico, se ingresa la información a través
del sistema, no olvidemos que se toman en cuenta las normas y políticas de la
Biblioteca Francisco Orozco Muñoz.
A continuación se muestra paso a paso el proceso para ingresar los datos del
registro bibliográfico de un disco compacto:
Fig. 12 Se ingresa al icono Pinakes Catalogación. Dar click
Una vez abierto se ingresa un usuario y contraseña del catalogador
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
108
Fig. 13
En la ventana de plantilla se da click, para elegir la
plantilla que corresponde a los Discos Compactos.
Al abrirse la ventana de selección de plantillas, se elige Discos
Compactos, se da click en aceptar para desplegar la plantilla completa.
Fig. 14
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
109
Fig 15
Pinakes despliega la plantilla para ingresar los datos en
cada uno de los campos y subcampos que se necesitan.
Para finalizar se selecciona la ventana Archivo para ir a la función
de guardar. ¡Listo! automáticamente los datos quedan registrados
en el sistema Pinakes, para su consulta.
Fig. 16
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
110
3.2 Propuesta de organización de recursos electrónicos con RDA
El nuevo código RDA (Resource Description & Access), ya mencionado en el
capítulo II de este trabajo, es una realidad que sustituirá a las Reglas de Catalogación
Angloamericanas 2ª ed., debido al desarrollo tecnológico constante en el que vivimos,
del cual las bibliotecas no deben quedar excluidas; es decir con este nuevo código, se
permite tener un entorno digital, rebasando los espacios físicos, que sea el principal
objetivo la recuperación de la mayor información posible.
Al usar las Reglas de Catalogación Angloamericanas, los registros bibliográficos
son ambiguos para el usuario, debido al uso de un sin número de abreviaturas que solo
el catalogador puede identificar al 100%, las cuales en cierto punto, el usuario no
alcanza a discernir.
Basándonos en los objetivos de RDA los cuales son: encontrar, identificar,
seleccionar, obtener y entender, que en conjunto permita la funcionalidad de los
registros bibliográficos a los usuarios para el uso de la información a través de medios
electrónicos; de tal manera que los datos proporcionados al usuario den un panorama
más amplio de las entidades de información de la biblioteca.
El modelo de RDA que maneja entidades, desafía nuevas formas de catalogar;
simplificando las reglas bajo nuevos principios que queden establecidos sean útiles en
diversos tipos de recursos, permitiendo al catalogador aplicar toda su experiencia en
una fusión de conocimientos y procedimientos.111
RDA es un código que refleja el cambio en la investigación y la tecnología; así
como la apertura para que cada área catalogadora elija su uso dependiendo de sus
necesidades eliminando gran parte de la jerga y terminología utilizada en RCAA; como
las abreviaturas latinas como “et. al” y “s.n.”. La clave de RDA es la descripción física
111
CHAPMAN, Ann. RDA: a new international standard. En ARIADNE [En línea], october 2006, no. 49, p. 1 [citado 20 de enero 2014]. Disponible en Internet: http://www.ariadne.ac.uk/issue49/chapman
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
111
que se hace del recurso, lo que da al usuario una mejor consistencia y coherencia del
contenido.112
3.2.1 La descripción bibliográfica en RCAA2 y en RDA
Se debe aclarar que no existe un formato mejor que otro para efectuar la
organización de la información, simplemente que las RCAA se han visto rebasadas con
la generación de una infinidad de nuevas entidades.
En el siguiente cuadro se reflejan las fortalezas de RCAA y RDA, se debe tomar
en cuenta que la comparación es general sin importar el tipo de soporte:
Cuadro Comparativo RCAA VS RDA
Descripción en RCAA Descripción en RDA
Se utiliza para la descripción solo de algunos recursos
(entidades) Se utiliza para una amplia gama de recursos (entidades)
Uso de Abreviaturas La descripción es mucho más amplia sobre el recurso
(entidad)
Asiento principal y Asientos Secundarios No hay asiento principal ni secundarios
Se determinan datos para puntos de acceso Cualquier dato es un punto de acceso importante
Su fundamentación es la Especificidad Su fundamentación es la Representación
Se basa en ISBD (Descripción Bibliográfica Internacional
Normalizada General)
Se basa en FRBR (Requerimientos Funcionales para
Registros Bibliográficos)
Solo la información más descriptiva Expresión en relaciones (entidades, atributos y relación)
Tabla 7
Fuente: Elaboración propia
A través de este cuadro se observa que los registros bibliográficos con RDA son
más amplios se busca que toda la información sea del mismo nivel de importancia, un
aspecto que me parece transcendental es que no existen los asientos primarios ni
secundarios lo que da el sentido de que el total del registro es representativo del
documento.
112
DUNSIRE, Gordon. RDA and library systems. En BID: textos universitaris de biblioteconomia I documentació [En
línea], desembre 2007, no. 19, p. 1 [citado 20 enero de 2014]. Disponible en Internet: http://www2.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=19dunsir.htm
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
112
Se presenta un registro bibliográfico utilizando RCAA2 y otro registro bibliográfico
utilizando RDA para la propuesta de organizar la información de dichos documentos
electrónicos.
Formato MARC de un registro bibliográfico en RCAA2
082 14 $a DC 378.72 $b D547 2002
245 00 $a Diccionario de historia de la educación en México / $c coordinadora Luz Elena Galván Lafarga
250 ## $a 2a ed.
260 ## $a México : $b UNAM : $b CONACYT : $b CIESAS, $c 2002
300 ## $a 1 disco de computadora ; $c 4 3/4 in. + folleto (4 p. ; 12 cm.)
650 #4 $a Educación $z México $x Historia $v Diccionarios
658 ## $a GRAL
700 1# $a Galván Lafarga, Luz Elena. $e coord.
Formato MARC de un registro bibliográfico con RDA
024 $a ISNI 046 $f Fechas especiales codificadas
082 14 $a DC 378.72 $b D547 2002
245 00 $a Diccionario de historia de la educación en México / $b coordinadora Luz Elena Galván Lafarga 250 ## $a segunda edición
260 ## $a México : $b Universidad Nacional Autónoma de México : $b Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología : $b Centro de Investigación y estudios superiores en antropología social, $c 2002 300 $a disco compacto $c 4 3/4 pulgadas 336 $a palabra hablada
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
113
$2 rdacontent 337 $a audio $2 rdamedia 338 $a computer disc $2 rdacarrier 504 $a Incluye folleto de las temáticas contenidas 377 $a Castellano
650 #4 $a Educación $z México $x Historia $v Diccionarios
700 1# $a Galván Lafarga, Luz Elena. $e coordinador
Desglosando lo anterior:
Se agregaría el campo 240, que es el número normalizado de la persona. Se agregaría el campo 246, fechas especiales codificadas utilizando las normas ISO y la norma EDTF.
En el campo 250 de la edición, se evitan las abreviaturas escribiendo en letra el número
de edición al que pertenece incluso si fuera una Primera Edición aún se debe ingresar
cuando en RCAA2 no se registra.
En el campo 260, en cuanto a los editores se evita el uso de siglas o abreviaturas. Se
debe escribir tal cual el nombre. Con base a Entidad – Relación - Entidad.
En el campo 300, se suprime el uso de la combinación alfanumérica, Abreviaturas,
además en la descripción de dimensiones de igual manera se evita el uso de
abreviaturas; RDA dice que se debe de definir tal cual el soporte de información.
Se agregarían los campos 336, 337 y 338, se especifica modo de edición, tipo de medio
y tipo de soporte los términos utilizados son los descritos en RDA.
Se agregaría el campo 377 para el idioma del documento electrónico.
Capítulo 3. Organización de la colección de discos compactos de la Biblioteca FOM
114
En el campo 700, se quitan las abreviaturas se escribe la responsabilidad total del autor
secundario.
Es decir el registro con RDA es más definido proporcionando al usuario una infinidad de
opciones para encontrar la información específica a su búsqueda, el lenguaje es
entendible es más podemos decir que es el lenguaje que el conoce, así mismo se tiene
información detallada de la persona responsable de la obra y datos importantes como la
especificidad física del documento electrónico
Por lo anterior, se propone organizar la colección de discos compactos actuales y los
que se adquieran en el futuro, con el código RDA, eso permitirá aumentar la consulta de
estos documentos entre los usuarios por lo siguiente:
Se describirá de manera más específica el contenido intelectual de cada disco.
El usuario podrá conocer el contenido preciso de cada uno de ellos, sobre todo
en los relacionados en todas las disciplinas.
La información podrá ser intercambiada con diferentes bibliotecas o centros de
documentación.
El usuario podrá consultarlos a través de un link desde cualquier dispositivo o
equipo de cómputo.
Conclusiones y recomendaciones
115
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La Biblioteca Francisco Orozco Muñoz es una biblioteca académica que apoya
los planes y programas de estudio de las licenciaturas que imparte la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía, a través de sus colecciones de materiales
documentales en soportes impresos y electrónicos, incluyendo el disco compacto.
La tecnología de información y comunicación es usada para crear, almacenar,
intercambiar y procesar la información en varias formas, datos, conversaciones de voz,
imágenes fijas o en movimiento, es decir para la producción intelectual en las diferentes
disciplinas. En algún momento se ha considerado que el desarrollo de las TIC
terminaría por cerrar las bibliotecas y extinguir los libros, en cambio simplemente se ha
demostrado que es una herramienta eficaz que contribuye al mejor funcionamiento de
las actividades bibliotecarias.
La información se encuentra en una infinidad de soportes materiales, impresos y
recursos electrónicos; dentro de la tecnología actualmente existe una razonable
cantidad de ellos como los documentos electrónicos, los cuales pueden ser locales o
remotos; en referencia a los primeros que fueron los que principalmente se describen
en este trabajo como medios físicos para el resguardo y preservación de la información.
A través del tiempo hemos visto cómo evolucionaron los soportes físicos de los
documentos electrónicos, uno de éstos, el disco compacto se convirtió en un soporte
muy popular para almacenar volúmenes masivos de información, como se menciona en
el capítulo II. Destaca que las primeras bases de datos bibliográficas (como LIBRUNAM)
se adquirían a través de la compra de un disco compacto, para tener acceso a la
automatización de la información.
Conclusiones y recomendaciones
116
Aunque en este momento los discos compactos dejaron de ser el soporte más
utilizado para empaparnos de información como un medio local, siguen utilizándose por
su duplicidad, la inclusión de texto, imágenes y sonido de forma simultánea, la
capacidad para manipularlos; en mi caso particular, tengo gran contenido de
diccionarios, audiolibros y música que, en cualquier momento puedo disponer sin
necesidad de entrar a la Web.
La rápida evolución de los soportes electrónicos o digitales ha traído como
consecuencia que mucha de la información contenida en ellos se esté perdiendo. Es
por ello, que a pesar de que es posible que alguien diga que realizar un trabajo sobre
discos compactos no tiene sentido en un momento en que las TIC han seguido
evolucionando hacia soportes en línea o en la nube, y los CD están camino a la
desaparición. Sin embargo hay que recordar que los documentos tienen una estructura
dual, por un lado, está el soporte material y por el otro, la información que contiene;
cada uno de estos aspectos es importante, por lo que requieren ser organizados para
su recuperación y preservados para su uso futuro.
En una biblioteca es fundamental contar de una diversidad de documentos
impresos y electrónicos para que el usuario tenga diferentes opciones de búsqueda y
recuperación de información; es en este punto donde perfectamente encaja la
organización de la información como el proceso más importante del profesional de la
información, ya que describe, con base a sus conocimientos, el contenido intelectual de
un documento. Para la catalogación como parte esencial de la organización se ha
utilizado como herramienta principal durante mucho tiempo las RCAA2; ésta es una
norma poco práctica para las nuevas entidades de información que constantemente
están surgiendo.
Como todo, tiene que haber un cambio radical para facilitar las actividades que
se realizan en el día a día que se ajuste a las Tecnologías de la Información; un
ejemplo de ello, es RDA, un nuevo código de catalogación el cual actualiza el proceso
de catalogación en las bibliotecas, dando una visión para compartir con mayor fluidez la
información de manera global, donde exista un intercambio de datos y una amplitud de
documentos electrónicos.
Conclusiones y recomendaciones
117
Al reemplazar el RDA a las RCAA2, se ampliará las búsquedas no solo a registros
bibliográficos sino a enlaces que se relacionen con la información solicitada. La
propuesta que se describe en el capítulo III, tiene por objetivo que la Biblioteca
Francisco Orozco Muñoz en el futuro próximo, use este nuevo código para la
organización de todos sus recursos permitiendo la apertura del intercambio de
documentos electrónicos. Como es bien sabido, se necesita de una fuerte inversión de
recursos económicos, materiales y humanos, por lo que tal vez represente un objetivo a
largo plazo, sin embargo se debe planear y considerar desde ahora.
RDA puede aplicarse a los discos compactos, porque éstos se siguen
produciendo y muchas de las bibliotecas cuentan con un gran número de ellos. Como
profesionales de la información nos enfrentamos con usuarios exigentes para la
selección de los datos que necesitan, por ende se dan las siguientes recomendaciones:
El objetivo principal de la organización de la información debe ser facilitar el
acceso y preservar la información, sin importar su soporte físico, sin prejuicios de que
uno tiene más valor que otro.
RDA se debe tomar como una opción para ampliar los paradigmas de la
recuperación de la información.
El profesional de la información debe ser capaz de resolver los conflictos a través
de diferentes medios para ofrecer una amplia gama de información.
Por lo anterior, se propone organizar la colección de discos compactos actuales y
los que se adquieran en el futuro, con el código RDA
Es necesario que en la “Biblioteca Francisco Orozco Muñoz”, se preserve la
información de los discos compactos para prevenir la pérdida de información, sea por el
desgaste físico o por la pérdida de compatibilidad con el medio electrónico para su
lectura.
Bibliografía
118
BIBLIOGRAFIA
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