Vuistregels voor het delen van informatieICT kan ook helpen
Visie informatievoorziening in organisatie-overstijgende samenwerkingsverbanden rond persoonsgebonden casuïstiek
Paula Giezeman
Jos van Dijk
Ministerie van Justitie en Veiligheid - Directoraat Generaal Straffen en Beschermen
Dag van Zorg en Veiligheid 17-06-2019
Najaar 2017: DG Straffen en Beschermen (onder andere betrokken bij veiligheidshuizen, reclassering, slachtofferbeleid, kinderbescherming, uitvoering van straffen):
• behoefte aan zicht op informatievoorziening in samenwerkingsverbanden, zoals veiligheidshuizen met jeugdtafels en nazorgtafels
• bredere visie nodig voor nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals voor Wet verplichte GGZ, voor samenloopdetectie en voor communicatie tussen Politie en Veilig Thuis
• specifiek aandacht voor ZSM-tafels als samenwerkingsverband met informatiebehoefte.
17-06-20192 Dag van Zorg en Veiligheid
Aanleiding onderzoek
Casus: Wat bedoelen we?
Motorclubs
DrugspandUitgaansgebied
Multi-problem gezinIncident of melding
Themagericht:• Ondermijning• Mensenhandel
Bron: GCOS Architectuur & Privacy
Ons onderzoek: Persoonsgebonden en ZSM
17-06-20193 Dag van Zorg en Veiligheid
Wie? In het onderzoek:- Zorg- en veiligheidshuizen- Veilig Thuis- Jeugdzorg Nederland- Openbaar Ministerie- RvdK- Politie- VNG- ZSM tafels- Halt- Reclassering- WillemSchrikkerGroep- DJI- Beleid- Leveranciers “case tooling”- WIGO4IT- Justid- ICTU
17-06-20194 Dag van Zorg en Veiligheid
Samenwerkingsverbanden:variëteit is een feitook voor de SRK-organisaties
Professionals:de kracht zit in de mensen
Samenwerkingsproces:een deel kan digitaalen: er is geen lineair proces
IV/ICT:veel uitdagingen; focus op goede, veilige uitwisseling
Observaties
17-06-20195 Dag van Zorg en Veiligheid
Observaties m.b.t. IV/ICTA. Versnipperd ICT-systemen-landschap met hoge beheerlast
B. Verouderde ICT met minder functionaliteit dan gewenst
C. Begrippen en jargon veroorzaken onduidelijkheid tussen domeinen
D. De meeste ICT is niet ontworpen voor delen met andere organisaties
E. Uitwisselen van informatie is tijdrovend en foutgevoelig
F. Veel onzekerheid over regels voor verwerking van persoonsgegevens
G. Veilig delen tussen domeinen (Zorg, Justitie, Lokaal) is niet geregeld.
17-06-20196 Dag van Zorg en Veiligheid
Een belangrijk patroon
Het organiseren van een netwerk rond een casus
We hebben gereedschap nodig om:• signalen te onderkennen
• op eigen initiatief een netwerk te kunnen organiseren
• indien gevraagd deel te kunnen nemen aan een netwerk
• veilig uit te wisselen
17-06-20197 Dag van Zorg en Veiligheid
17-06-20198 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
Bekend?
Feiten
Beeld
Omgang
A. Betrokkene - gegevens van
B. Professional - tussen professionals
C. Dossier - in eigen organisatie
Weergeven aan de hand van drie objecten
17-06-20199 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
A.Betrokkene:
Onderscheid verschillende typen gegevens van/over:➢Bekend ja/nee
➢Harde feiten (bijv. geboortedatum, ouders)
➢Zachte informatie, professionele waarneming
➢Gegevens nodig bij contact
17-06-201910 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
Over betrokkene wordt verschillende informatie verschillend gedeeld
1. Dat-informatie (“dat je iemand kent”) kan geautomatiseerd worden gedeeld; een geautomatiseerde check op bekendheid is efficiënt.
2. Harde feiten kunnen schriftelijk/digitaal worden gedeeld.
3. Zachte informatie behoeft context en toelichting en derhalve uitwisseling in persoonlijk contact.
4. Informatie voor contact met de betrokkene vraagt specifieke invulling en analyse per organisatie.
17-06-201911 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
B. Professional:
In de samenwerking met andere professionals, van eigen en andere organisaties
• Maatwerk naar behoefte
• Ondersteunende ICT
• Professionele afwegingen
17-06-201912 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
Het draait om hoe professionals hun werk kunnen doen met informatie
5. De IV staat ten dienste van de professional.
6. Benodigde informatie is maatwerk; de professional vraagt.
7. Afspraken en uitkomsten van overleg worden in een gegevensarm journaal vastgelegd ter ondersteuning van de samenwerking (zoals overzicht van cases, tijdsbewaking).
8. Verstrekken van gevoelige persoonsgegevens is maatwerk; de professional maakt de afweging o.b.v. opleiding en ervaring.
17-06-201913 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
C. Dossier:
In eigen organisatie houden de professionals dossiers bij:• Over de persoon of zaak
• In eigen informatiesystemen
• Om te delen met collega’s en ter verantwoording
• Als basis voor informatie-uitwisseling
17-06-201914 Dag van Zorg en Veiligheid
Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden
De zelfstandige organisaties hanteren eigen dossiers
9. Elke organisatie en professional is verantwoordelijk voor zijn eigen dossiers en hoe zijn professionals die verzorgen.
10.De interne systemen moeten voldoen aan de behoefte van de eigen professionals, passend bij de rol van de organisatie.
11.De eigen IV/ICT moet werken conform de standaarden, zoals gegevensdefinities, om de samenwerking te ondersteunen.
12.Privacy richtlijnen en ondersteuning is noodzakelijk: bij het verstrekken van gevoelige persoonsgegevens legt de professional intern de nodige verantwoording af.
17-06-201915 Dag van Zorg en Veiligheid
Prioriteiten voor de strafrechtketen1) Zet in op “check op bekendheid”
• Alleen dat-informatie
• Standaardiseren
• Anonimiseren (versleuteld bevragen)
2) Zet in op “veilig mailen” en chatten tussen professionals en casusbetrokkenen
3) Zorg voor hulp qua “privacymanagement” (handreikingen, opleidingen)
• En verder hebben de professionals qua IV/ICT behoefte aan:
• Gereedschap voor de samenwerking: planning overleg, agenda, journaal
• Mogelijkheid om afspraken uit overleg over te nemen in eigen dossier
• Goede ICT voor eigen dossier en koppelingen waar nodig.
17-06-201916 Dag van Zorg en Veiligheid
Discussiestellingen
Ieder samenwerkingsverband zou een secretaris moeten hebben die de afspraken aan iedereen mailt.
Wat professionals mondeling delen, hoeven ze niet vast te leggen.
Om “dat-informatie” te checken moet er een landelijk informatiepunt voor alle personen komen.
Zonder naleving van standaarden kunnen we onvoldoende beleids- en managementinformatie verkrijgen.
17-06-201917 Dag van Zorg en Veiligheid
Vragen, opmerkingen, gesprek
[email protected] Dag van Zorg en Veiligheid