Informační systém Patricie
specializované řešení pro Advokátní kanceláře
Ojedinělý Informační systém řešící komplexním způsobem problematiku Advokátních kanceláří
Je významným přínosem práce celé Advokátní kanceláře. Zajišťuje: dokonalý přehled o jednotlivých klientech a zakázkách včetně okamžitého přístupu ke spisu, k jiným s případem spojeným dokumentům a k poznámkám
• automatickou fakturaci na základě činností evidovaných advokáty s možností detailního rozpisu jednotlivých provedených činností
• přehled o činnostech jednotlivých advokátů a o částkách, které na jejich základě byly fakturovány – jeden z podkladů pro odměňování advokátů
• zkvalitnění řídící a kontrolní činnosti
• zvýšení komfortu práce všech pracovníků včetně vedení firmy
• snížení finančního zatížení advokátní kanceláře díky automatické fakturaci a přípravě podkladů pro odměňování, čímž je možno uvolnit ruce administrativního pracovníka k jiným (výdělečným) činnostem
Okamžitě dostupné všechny informace o klientoviJedním kliknutím myši zjistíte o klientovi vše:
jeho kontaktní i obchodní údaje (včetně případných smluvních cen prováděných prací)
záznamy o všech jednáních s ním realizovaných, případně o korespondenci s ním vedené
přehled jeho zakázek
dokumenty s klientem spojené vytvořené v kanceláři i získané od klienta (uložené v elektronické formě - i jako scan)
přehled faktur klientovi doposud vystavených
přehled činností provedených pro klienta
Činnosti
Faktury vydané
Seznam zakázek
Historie kontaktů
Tvorba faktury (F4)
Poznámkyke klientovi
Dokumenty týkajícíse klienta
Faktury přijaté
Okamžitý přehled o zakázkáchKe každé zakázce náleží: evidence řešitele i kooperací
evidence nákladů včetně cest, poplatků a kolků
možnost tisku spisu
evidence dokumentů se zakázkou spojených (uložené v elektronické formě)
- okamžitý přístup ke komplexním informacím o každé zakázce. K zakázce pak lze v přehledu činností zobrazit všechny činnosti, které byly v souvislosti s ní realizovány.
Poznámky spřažené se zakázkou
Dokumenty spřažené se zakázkou
Automatická fakturace a tvorba podkladů pro odměňování
Systém automaticky vytvoří fakturu pro zvoleného klienta (klienty) a přehled fakturovaných činností jednotlivých advokátů
Při tvorbě faktur vychází z:
- Údajů o klientovi
- Typu fakturovaných cen (běžná hodinová sazba, paušál, zvýhodněná sazba, ….)
- Činností, které pro klienta byly vykonány, a to včetně vedlejší nákladů (cestovné, poplatky, kolky, …)
Přehled provedených činností advokáta či koncipienta a fakturovaných částek– jeden z podkladů pro mzdové ohodnocení.
Automatická fakturace - velmi výrazná úspora času fakturanta, jež získaný prostor může efektivně využít na jiné výdělečné činnosti Tvorba faktury
(F4)
Evidence činností – podklad pro automatickou fakturaci a zkvalitnění přehledu o jednotlivých případech
zápis záznamu o provedené činnosti – podklad pro evidenci zakázek, automatickou fakturaci, získání přehledu o režijních činnostech kanceláře, …
Přehled činnostíPřehled činností – důležitý nástroj pro analýzy, rozbory.
- Potřebujete zobrazit přehled všech činností k zakázce? Žádný problém, stačí jeden klik myší …
- Potřebujete zobrazit přehled všech činností konkrétního pracovníka? Žádný problém, stačí jeden klik myší …
- Potřebujete zobrazit přehled všech činností provedených pro konkrétního klienta? Žádný problém, stačí jeden klik myší …
Výběry a analýzy lze doplnit součty, tiskovými sestavami a jinými doplňky.
Přínos pro jednotlivé advokáty
ihned dostupné všechny informace a data o každém jednotlivém případu
okamžitý přístup k jakýmkoliv dokumentům, které se případu týkají
zkvalitnění přehledu o každém z klientů
Přínos pro vedení a řízení firmy
Sledování činností jednotlivých pracovníků
postupu řešení jednotlivých případů
režií
prací provedených pro klienta
Dále vedení firmy uvídá
snížení administrativní zátěže firmy
zlepšení evidence a dostupnosti dokumentů (s dokumenty uloženými v elektronické podobě lze pracovat i v okamžiku, kdy fyzicky nejsou k dispozici)
zkvalitnění řízení lidských zdrojů.
Možnost tvorby vlastních analýz i tiskových sestav – podpora všech činností advokátní kanceláře
Možné rozšíření systému
V případě, kdy advokátní kancelář
má více poboček Přenos dat mezi jednotlivými místně vzdálenými pracovišti, vzdálený přístup do systému (oprávněným osobám)
komunikuje se zahraničím Tvorba cizojazyčné verze faktur
požaduje napojení na externí počítačové systémy Možnost exportu/importu dat z externích systémů – například - napojení na bankovní programy pro automatizaci komunikace mezi bankou a kanceláří, - řešení převodu do stávajícího účetního programu
se rozhodne komplexně řešit i další evidenční činnosti Zařazení evidence majetku a finančních a obchodních modulů (pokladna, banka, objednávky, účetnictví, evidence pošty), čímž se přínos systému ještě zvýší
Má specifické požadavky i velkého rozsahu Možnost úpravy stávajícího systému na míru dle požadavků a to až do úrovně tvorby nových částí