Informační systém Patricie

specializované řešení pro Advokátní kanceláře

Ojedinělý Informační systém řešící komplexním způsobem problematiku Advokátních kanceláří

Je významným přínosem práce celé Advokátní kanceláře. Zajišťuje: dokonalý přehled o jednotlivých klientech a zakázkách včetně okamžitého přístupu ke spisu, k jiným s případem spojeným dokumentům a k poznámkám

• automatickou fakturaci na základě činností evidovaných advokáty s možností detailního rozpisu jednotlivých provedených činností

• přehled o činnostech jednotlivých advokátů a o částkách, které na jejich základě byly fakturovány – jeden z podkladů pro odměňování advokátů

• zkvalitnění řídící a kontrolní činnosti

• zvýšení komfortu práce všech pracovníků včetně vedení firmy

• snížení finančního zatížení advokátní kanceláře díky automatické fakturaci a přípravě podkladů pro odměňování, čímž je možno uvolnit ruce administrativního pracovníka k jiným (výdělečným) činnostem

Okamžitě dostupné všechny informace o klientoviJedním kliknutím myši zjistíte o klientovi vše:

jeho kontaktní i obchodní údaje (včetně případných smluvních cen prováděných prací)

záznamy o všech jednáních s ním realizovaných, případně o korespondenci s ním vedené

přehled jeho zakázek

dokumenty s klientem spojené vytvořené v kanceláři i získané od klienta (uložené v elektronické formě - i jako scan)

přehled faktur klientovi doposud vystavených

přehled činností provedených pro klienta

Činnosti

Faktury vydané

Seznam zakázek

Historie kontaktů

Tvorba faktury (F4)

Poznámkyke klientovi

Dokumenty týkajícíse klienta

Faktury přijaté

Okamžitý přehled o zakázkáchKe každé zakázce náleží: evidence řešitele i kooperací

evidence nákladů včetně cest, poplatků a kolků

možnost tisku spisu

evidence dokumentů se zakázkou spojených (uložené v elektronické formě)

- okamžitý přístup ke komplexním informacím o každé zakázce. K zakázce pak lze v přehledu činností zobrazit všechny činnosti, které byly v souvislosti s ní realizovány.

Poznámky spřažené se zakázkou

Dokumenty spřažené se zakázkou

Automatická fakturace a tvorba podkladů pro odměňování

Systém automaticky vytvoří fakturu pro zvoleného klienta (klienty) a přehled fakturovaných činností jednotlivých advokátů

Při tvorbě faktur vychází z:

- Údajů o klientovi

- Typu fakturovaných cen (běžná hodinová sazba, paušál, zvýhodněná sazba, ….)

- Činností, které pro klienta byly vykonány, a to včetně vedlejší nákladů (cestovné, poplatky, kolky, …)

Přehled provedených činností advokáta či koncipienta a fakturovaných částek– jeden z podkladů pro mzdové ohodnocení.

Automatická fakturace - velmi výrazná úspora času fakturanta, jež získaný prostor může efektivně využít na jiné výdělečné činnosti Tvorba faktury

(F4)

Evidence činností – podklad pro automatickou fakturaci a zkvalitnění přehledu o jednotlivých případech

zápis záznamu o provedené činnosti – podklad pro evidenci zakázek, automatickou fakturaci, získání přehledu o režijních činnostech kanceláře, …

Přehled činnostíPřehled činností – důležitý nástroj pro analýzy, rozbory.

- Potřebujete zobrazit přehled všech činností k zakázce? Žádný problém, stačí jeden klik myší …

- Potřebujete zobrazit přehled všech činností konkrétního pracovníka? Žádný problém, stačí jeden klik myší …

- Potřebujete zobrazit přehled všech činností provedených pro konkrétního klienta? Žádný problém, stačí jeden klik myší …

Výběry a analýzy lze doplnit součty, tiskovými sestavami a jinými doplňky.

Přínos pro jednotlivé advokáty

ihned dostupné všechny informace a data o každém jednotlivém případu

okamžitý přístup k jakýmkoliv dokumentům, které se případu týkají

zkvalitnění přehledu o každém z klientů

Přínos pro vedení a řízení firmy

Sledování činností jednotlivých pracovníků

postupu řešení jednotlivých případů

režií

prací provedených pro klienta

Dále vedení firmy uvídá

snížení administrativní zátěže firmy

zlepšení evidence a dostupnosti dokumentů (s dokumenty uloženými v elektronické podobě lze pracovat i v okamžiku, kdy fyzicky nejsou k dispozici)

zkvalitnění řízení lidských zdrojů.

Možnost tvorby vlastních analýz i tiskových sestav – podpora všech činností advokátní kanceláře

Možné rozšíření systému

V případě, kdy advokátní kancelář

má více poboček Přenos dat mezi jednotlivými místně vzdálenými pracovišti, vzdálený přístup do systému (oprávněným osobám)

komunikuje se zahraničím Tvorba cizojazyčné verze faktur

požaduje napojení na externí počítačové systémy Možnost exportu/importu dat z externích systémů – například - napojení na bankovní programy pro automatizaci komunikace mezi bankou a kanceláří, - řešení převodu do stávajícího účetního programu

se rozhodne komplexně řešit i další evidenční činnosti Zařazení evidence majetku a finančních a obchodních modulů (pokladna, banka, objednávky, účetnictví, evidence pošty), čímž se přínos systému ještě zvýší

Má specifické požadavky i velkého rozsahu Možnost úpravy stávajícího systému na míru dle požadavků a to až do úrovně tvorby nových částí