ARTeS iscrizione Albi e Registri Terzo Settore della
Regione Lazio
Guida alle procedure di iscrizione
Rev. 0 del 2 maggio 2012
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Il sistema informativo A.R.Te.S.
È operativa dal 2 maggio la nuova procedura informatizzata on line per l'iscrizione e lapermanenza negli Albi e Registri Regionali del Terzo Settore.
All’interno del portalewww.socialelazio.it � area terzo settore, volontariato e servizio civile
è stato attivato il sistema informativo
A.R.TE.S.Albi e Registri
TErzo Settore
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Le novità introdotte dalla procedura informatizzata
cosa cambia
COME INVIARE
cosa NON cambia
COSA INVIARE
La documentazione richiesta per l’iscrizione agli Albi e Registri del terzo
settore e il relativo aggiornamento
può essere inviata agli uffici
regionali solo via internet.
La documentazione richiesta per l’iscrizione agli Albi e Registri del
Terzo Settore e il relativo aggiornamento
rimane la stessa.
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I vantaggi della nuova procedura
È più semplice la gestione delle relazioni con l’Assessorato
Le comunicazioni sono più veloci
Le risorse regionali vengono ripartite in modo più efficiente ed
efficace
È più facile monitorare la consistenza, la qualità e l’evoluzione dei soggetti del Terzo settore
Si acquisiscono informazioni importanti per definire politiche sociali più coerenti con le esigenze del territorio
L’aggiornamento degli Albi/Registri avviene in tempo
reale
PER I SOGGETTI DEL TERZO SETTORE PER L’ASSESSORATO
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La nuova procedura: un po’ di terminologia
ACCREDITAMENTO
È la procedura per l’assegnazione delle credenziali necessarie per l’accesso al sistemainformativo ARTES: nome utente, password, codice PIN).
L’assegnazione delle credenziali garantisce la sicurezza degli accessi.
Solo coloro che sono in possesso dei dati identificativi possono accedere al sistema, inseriredati e dialogare con gli uffici regionali.
- Nome utente
- Password
- PIN
Accreditamento
Rilascio credenziali di accesso
Accesso Ad ARTES
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La nuova procedura: un po’ di terminologia
NUOVA ISCRIZIONE
Riguarda gli enti che si iscrivono per la prima volta agli Albi/Registriregionali.
Potranno farlo solo on line attraverso il sistema ARTES, seguendo lanuova procedura di iscrizione.
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La nuova procedura: un po’ di terminologia
CENSIMENTO DEGLI ISCRITTI
Gli enti già iscritti agli Albi e Registri Regionali del Terzo Settore devonoaccedere ad ARTES per creare il «proprio profilo web», re-inserendo on line
documentazione e allegati.
Tipo iscritto
Termine ultimo per la presentazione della documentazione del
Censimento
Organizzazioni di Volontariato
30 giugno 2012 (proroga eccezionale)
Associazioni di promozione sociale
31 luglio 2012
Cooperative sociali
30 settembre 2012
IL CENSIMENTO VALE COME RE-ISCRIZIONE
ON LINE DEGLI ENTI ISCRITTI:
la procedura da seguire e la documentazione da presentare ai fini del Censimento sono
ANALOGHE A QUELLE PREVISTE PER LE
NUOVE ISCRIZIONI
Solo per l’anno 2012, il censimento vale come
adempimento da parte degli iscritti
dell’obbligo di revisione annuale. La presentazione della documentazione dovrà dunque avvenire entro i seguenti termini
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Schema sintetico della procedura di nuova iscrizione/censimento
ACCREDITAMENTO
NUOVA ISCRIZIONE/
CENSIMENTO
COMPILAZIONE
FORMULARI ON LINE
CARICAMENTO
ALLEGATI ON LINE
INVIO PER
POSTA
DICHIARAZIONE
DI RIEPILOGO
step 1 step 2
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ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 1
Accesso a scheda di accreditamentoLa nuova procedura: come funziona
Gli enti che si iscrivono per la prima volta agliAlbi/Registri del Terzo Settore devono primaacquisire le credenziali per l’accesso ala sistemaARTES: nome utente password e codice PIN.
Le credenziali svolgono una funzione di sicurezza:identificano l’utente al momento dell’accesso alsistema informativo, evitando l’ingresso di soggettinon abilitati e inserimenti indesiderati.
Accesso alla
procedura di accreditamento
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ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 2
Compilazione scheda di accreditamentoLa nuova procedura: come funziona
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L’utente deve indicare: • l’albo o registro al quale si richiede
l’iscrizione • dati anagrafici sintetici• un indirizzo e-mail
Attenzione:
L’indirizzo e-mail è importantissimo
perché diventerà il principale canale di
comunicazione con gli uffici regionali.
L’indirizzo e-mail deve essere:• attivo• accessibile preferibilmente solo ai
soggetti abilitati alla gestione dei rapporti con gli uffici regionali
• frequentemente controllato• anche di tipo P.E.C. purchè accetti
in entrata anche e-mail provenienti da indirizzi di posta elettronica non certificata.
Il sistema comunica che i dati sono statiinviati e che l’utente riceverà unmessaggio contenente le credenziali.all’indirizzo di posta elettronica indicato
Attenzione:
La procedura di accreditamento non è
ancora completata!
E’ necessario aprire il messaggio di
posta elettronica ricevuto e seguire le
istruzioni contenute.
ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 3
Inoltro richiesta accreditamento
La nuova procedura: come funziona
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L’utente riceve una e-mail in cui sono contenute le credenziali con cui accedere al sistema ARTES:
• Nome utente (coincidente con l’indirizzo e-mail indicato)
• Password
• Codice PIN
Cliccando sul link interno alla e-
mail, la procedura di
accreditamento si conclude.
ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 4
Completamento procedura accr.mentoLa nuova procedura: come funziona
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Il messaggio avvisa l’ente dell’avvenuto accreditamento.
Da questo momento è possibile accedere al sistema ARTES pereffettuare l’iscrizione, utilizzando i propri nome utente e password.
E il codice PIN?
Il PIN serve solo in caso di sostituzione dell’indirizzo e-mail fornito.
In considerazione della sua importanza ai fini del funzionamento delsistema, l’indirizzo potrà essere modificato attraverso un’appositaprocedura solo citando il PIN.
ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 5
Conferma avvenuto accreditamento
La nuova procedura: come funziona
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La nuova procedura: come funziona
L’accreditamento degli enti già iscritti ai Registri/Albi del Terzo settore è avvenuta conuna procedura in parte speciale in quanto rivolta a soggetti già conosciuti dagli UfficiRegionali:
ACCREDITAMENTO ISCRITTI
Procedura speciale
Parte speciale della procedura di accreditamento per gli iscritti:
� Invio lettera circolare contenente le indicazioni perl’accreditamento e i punti chiave della nuova procedura
� Obbligo di comunicare un indirizzo e-mail di riferimento –insieme agli altri dati previsti nella scheda di accreditamento -entro il 16 aprile 2012, collegandosi ad una sezione specialedel portale: http://terzosettore.socialelazio.it/accreditamento
Una volta forniti i dati di accreditamento, la procedura per gli iscritti ha avuto uno svolgimento analogo a quella illustrata per le nuove iscrizioni (ricezione e-
mail con credenziali, attivazione credenziali)
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Per procedere all’iscrizione/censimento l’utente deve entrare in ARTES.
Per accedere al sistema è necessario identificarsi
inserendo il nome utente e la password.
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 1
Identificazione e accesso ad ARTESLa nuova procedura: come funziona
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Accedendo ad ARTES, l’utente entra inun’area a lui riservata.
Utilizzando le funzioni presenti puògestire tutte le attività collegateall’iscrizione e - una volta iscrittoall’aggiornamento della propria posizionenell’albo/registro di appartenenza.
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 2
Area web riservata all’enteLa nuova procedura: come funziona
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Accedendo ad ARTES, l’utente entra inun’area a lui riservata.
Utilizzando le funzioni presenti puògestire tutte le attività collegateall’iscrizione e - una volta iscrittoall’aggiornamento della propria posizionenell’albo/registro di appartenenza.
Inviare e ricevere comunicazioni e documenti a/dagli Uffici Regionali utilizzando il sistema di messaggistica interno ad ARTES.
Controllare a che punto sono le
pratiche in corso
Cominciare la compilazione on line della domanda di iscrizione
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 2
Area web riservata all’enteLa nuova procedura: come funziona
Funzionalità dell’area riservata
Controllare l’avanzamento delle pratiche in corso
Consultare e stampare la documentazione inviata agli Uff. Regionali
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NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 3
Compilazione domandaLa nuova procedura: come funziona
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Il sistema visualizza la lista della
documentazione
obbligatoria da presentare per l’iscrizione.
I Moduli sono schede da compilare direttamente on line. Si accede cliccando sui rispettivi titoli.
Gli Allegati sono documenti esterni che vanno trasformati in file (scansionati) e poi caricati.
Si accede cliccando sui nomi dei documenti.
Il sistema segnala all’utente quali parti della documentazione sono già completate e quali no
(controllo formale).
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 3
Compilazione domanda
La nuova procedura: come funziona
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La compilazione on line dei moduli è guidata passo a passo.
Pulsanti di navigazione,per spostarsi da unapagina all’altra
Chiarimenti per la compilazione dei singoli campi.
Il contenuto cambia a seconda del campo da compilare.
Il pulsante «chiudi» riporta alla pagina iniziale contenente la lista della documentazione.
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 4
Come si compilano i moduli
La nuova procedura: come funziona
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NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 5
Come si caricano gli allegati
La nuova procedura: come funziona
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• sfogliare il proprio PC
• selezionare il file dell’atto costitutivo da allegare
• cliccare su «apri»
Allegare il file selezionando il pulsante «conferma».
Il pulsante «annulla» cancella l’operazione: il file non viene allegato.
inserire la descrizione del file che si allega
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 5
Come si caricano gli allegati
La nuova procedura: come funziona
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Esempio: caricamento del file contenente l’atto costitutivo dell’ente.
Attenzione: tutti i documenti originali su
carta (contenenti firme, timbri, ecc.)
dovranno essere preventivamente
trasformati in file tramite scansione.
Il sistema segnala quando tutti i moduli e gli allegati obbligatori risultano formalmente
completi e caricati.
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 6
Completamento docum. di iscrizione
La nuova procedura: come funziona
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2Il sistema abilita la stampa dei singoli moduli.
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A questo punto si può procedere alla stampa della dichiarazione di riepilogo
che deve essere inviata agli Uffici Regionali per completare l’iscrizione.
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+
Inserire: luogo + firma
Allegare: copia doc. identità del sottoscrittore
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 7
Stampa dichiarazione di riepilogoLa nuova procedura: come funziona
Il sistema predispone automaticamente la dichiarazione di riepilogo della documentazione di
iscrizione in pdf.
Il legale rappresentante dell’ente deve:
• firmare la dichiarazione per assumersi la responsabilità (ex DPR 445/2000) della veridicità di quanto dichiarato/allegato
• inviarla per posta agli Uffici Regionali per completare la procedura di iscrizione/censimento.
DOPO la stampa della «dichiarazione di riepilogo» è possibile trasmettere per via telematica la domanda di iscrizione/censimento.
Con il pulsante «trasmetti» la
domanda viene inviata agli Uffici
Regionali.
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 8
Invio telematico domanda di iscrizioneLa nuova procedura: come funziona
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NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 9
Ricevuta di trasmissione della domandaLa nuova procedura: come funziona
Alla ricezione della domanda telematica il sistema visualizza la «ricevuta di
trasmissione». Istruzioni per il
completamento della
procedura di iscrizione
(in particolare modalità di invio cartaceo della
dichiarazione di riepilogo).
Codice di trasmissione, identificativo dell’invio, da
utilizzare in caso di comunicazioni con gli uffici
regionali.
Altre informazioni utili attinenti alla procedura di
iscrizione/censimento.
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La ricevuta di trasmissione può essere stampata.
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 10
Stampa ricevuta di trasmissioneLa nuova procedura: come funziona
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E’ possibile seguire lo stato della domanda
di iscrizione dalla propria area riservata.
Una volta inviata telematicamente, la documentazione non è modificabile.
L’utente può consultare la documentazione inviata cliccando su «compila l’istanza» .
NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 11
Attività successive all’invio della domanda
La nuova procedura: come funziona
Eventuali comunicazioni e integrazioni documentali possono essere inviati attraverso il sistema di messaggistica interno ad ARTES.
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