KONFERENCE KONOMIFUNKTIONEN I FORANDRING
EFFEKTSTYRING I GULDBORGSUND KOMMUNEHvorfor og hvad betyder det for konomifunktionen
27. April 2016
HVORFORParadigme-skift i Guldborgsund kommune
Massivt udfordret ikke mindst konomisk
Styring (stort set) alene p budgetoverholdelse
Vi kunne ikke blive ved med at gre det samme
Hvad ville vi Hvad ville vi ikke
get fokus p det strategiske arbejde
Manglende rd trd
EftersynHelheds- & fllesskabsforstelseKoncern, hvor alle ressourcer er en del af samme helhedKlare ml & systematisk opflgningDen rde trd og effektstyringAdfrd som det vigtigste styringsredskabFlles kultur med ledelsen som rollemodellerCenterstrukturCentral styring og decentral ledelse
Vi skal lse flere opgaver, med en hjere kvalitet og for frre penge
Hvor meget er reelt skal Er det snarereanderledes opgaverEr opgavelsningen bare blevet mere kompleks mske er det mere ndrede forventningerHvad er kvalitet overhovedet
Ja og det krver, at vi bliver helt skarpe p effekten for vores borgere
og hvor stor er elasticiteten Dommedagsprofetien
Styring er p dagsorden
Udfordringen l i at optimere eller skabe bedre sammenhnge mellem konomi-ressource-opgaver-ml-effekter.
Det krvede et get fokus p Styring
Det er afgrende, at styringen har et strategisk afstdet vi gerne vil opn styringen krver en retning at styre efterudtrykkes ved specifikke mlstningerhvad vi vil gre for at opn dethandler om mere end bare konomiintegrerer budget, aktiviteter, resultater og den borgerrettede vrdiskabelsehar karakter af adfrdspvirkningden, der definerer styringsbehovet formr at motivere ud i de udfrende leder situationsbestemtfremgangsmden er tilpasset til det specifikke forml
Styring er ikke til for at reducere budgetterne mest muligtmen har forml at sikre, at vi bruger midlerne hensigtsmssigtet udtryk for bureaukratiske kontrolbehovmen skal understtte, at vi trffer de rigtige beslutninger og justerer i rette tid og p rette stedet indgreb i den enkeltes ledelsesrummen er med til at stte retningen og rammen for opgavevaretagelsenet ml i sig selvog har kun en berettigelse, hvis den hjlper os med at n mlet
strategiEffektbudget
Effektmlden rde trdEffektkdeFundament Effektbaseret konomistyringIncitamentsstrukturerBudgetprocesUdvalgsstrategierKommuneplanstrategiStrategisk analyseStyringsblomstenFaglighed og evidens165432Budgetstrategikonomisk politikBesparelser/tilpasninger
BudgetopflgningKerneopgaveSamspil
sammenhng
CLAUS:Temaet for dagens seminar er sammenhngen i denne trekant alts p hvordan vi fremover skal arbejde for at sikre, at pengene flger strategien og ikke omvendt samt for at vi opnr de effekter vi rent faktisk gerne vil
Vi starter med at bruge lidt tid p strategierne mest udvalgsstrategierne, for dem er I midt i at revidere igen! Vi oplever i administrationen, at I politikere, siden Rostock-seminaret i januar, hat rykket jeres mind-set meget, og dette skinner igennem i udvalgsstrategierne og egentligt ogs i det arbejde med planstrategien, som pt foregr.
Hele organisationens ledelseslag er i frd med at lre om effekt og effektbaseret styring p modul II. Men vi har brug for et strkt politisk afst, for at vide i hvilken retning vi skal styre i administrationen. Og det er derfor sammenhngen i trekanten er s vigtig.
9
Gbs-modelHvad ?Strategos 9
MotivationKommunikation
MetoderPrincipper
StrategiLedelseStyring
EffektbaseretTillid & AnsvarSystematisk opflgningStrategisk styring lokal ledelse
Her kan sige at modul I handlede om strategiudviklingen under overskriften (fra strategi til ml), mens modul II er designet til at fre planerne videre ud i livet og koble dem til effekt p kerneopgaverne (fra ml til effekt). Desuden rummer modul II ogs en rkke elementer (motivation og strategisk kommunikation) som spiller ind i forhold til ledelsesopgaven. Guldborgsundmodellen vil derfor ogs prge vores mde at arbejde med lederudvikling og medarbejderudvikling.10
GBS-modellen
Hvad var det Direktionen s at organisationen stod overfor
Forandringerne vil handle om mindset og selvforstelsen hos organisationen som helhedog hos den enkelte fagprofessionelle
Direktionens forventninger/kravkonomifunktionen navigerer ofte inden for kommunens mest centrale beslutningsprocesser
Derfor skulle KF vre med til at sikre, at der er sammenhng i styrings-kderne, og som en central opgave, kvalificere og efterflgende overstte ledelsesmssige og politiske beslutninger om budgetter til konkret konomistyring.
Det ville krve, at konsulenterne bde mestrer konomi-fagligheden p meget hjt niveau og samtidig har en forstelse for at arbejde med forandringsprocesser i en organisation med strke og meget forskellige kulturer
Direktionens forventninger/krav
konomifunktionen skulle have get fokus p at vre sparringspartner for ledere og medarbejdere overalt i organisationen. Det ger kravet til at fungere p brugernes prmisser og forst hvorledes metoder og systemer bedst kan indfres s de understtter organisationens aktuelle styringsvilkr
PLAYMAKERENForventning til konomifunktionen
Dvs. rollen
som gr andre gode og spiller dem fri
Nyt dogme for Fremtidens kernekompetence
Direktionens forventninger/krav
Hvad betd det s for Centret for konomi
Kontraktstyring / performanceplanerEffektbaseret styringEffektbaseret konomistyringSelvforvaltningBalance Score CardTillidsbaseret styringOsv.
Design af konomistyring
Omkostningsmodeller forsts som principper for fordeling af omkostninger eller modellering af omkostningsstrukturerKalkulationsmodeller relaterer sig til prisberegninger, investeringers lnsomhed, business cases m.m.Styringsmodeller relaterer sig til ledelse af organisationen, og styringsvrktjer kan vre:
Effektkden et eksempel (lidt forsimplet)
90% af vores folkeskoleelever, skal gennemfre en ungdoms-uddannelse
ressource
proces
YDELSE
RESULTAT
EFFEKT
ProblemstillingStadig flere unge falder fra og str efterflgende udenfor arbejdsmarkedet
FormlAt forbedre uddannelsesparatheden blandt afgangseleverne i folkeskolen
Karaktergns. ved afgangsprven i tysk skal stige til 6,5 i 2016
Der skal samlet undervises 2.000 timer i tysk p 5.9. klassetrin
Eleverne skal repetere tyske verber mindst 230.000 gange
95% af lrerne, der underviser skal have tysk som linjefag
Der skal afvikles studieophold for alle elever p 7. klassetrin
Der skal indgs aftaler med samarb. partnere i Tyskland
Der skal disponeres 0,2 rsvrk til afviklingen
Omkostninger til transport og indkvartering p 150.000 kr.
FokusomrdeFlere brn og unge skal gennemfre en kompetencegivende ungdomsuddannelse
Fremtidens konomistyring
Forretningspartner/ ProduktionsforstelseEkspertRdgiverControllerProceskonsulentForandringsagentOsv.
Organisationsndring +UddannelsesforlbDirektionens styringsenhed flyttes
5 fuldtidsstillinger = ca. 20% af k.funktionen
Opkald til Per Nikolaj (Fremtidens konomistyring)
StrategiEffektBudget
STYRINGSKRAVETSammenhnge mellem
StrategioprydningMetodeudviklingUndervisningImplementeringDriftEvalueringStyringsblomstEffektkdeStrategisk analysevrktjUdvalgsstrategierRollebeskrivelserMlaftalekonceptPlanklemmenStrategikraftStyringsforstelseEffektbegrebetProjekter + trningStrategi, styring og ledelseIntrokurser - nye ledereOpsamling i chefgruppenPrioritering af projekterKerneopgavenStyringsprincipperOrganisatorisk setupProces- & tidsplanrshjul i styringenEvidenshierarkikonomisk politikKasse- & regnskabsreg.SucceskriterierKommunikationLedelsesinformationAfrapporteringerRisikohndteringTildelingsmodellerIncitamentsstrukturerProjektorganiseringNetvrksdannelseVidensopsamlingKriterierMetoderOpflgningsintervallerAnsvarsfordelingProcesoptimeringKompetenceudviklingDokumentationskrav
Faser
Evolutionen i det effektbaserede StrategiBudgetEffekt
FORDELING AF PENGENEBevillinger/udvalgenes konomiske rammer
HVORDAN OG I HVOR STORT OMFANG KAN VI S GLIDE GRADVIST OVER I EFFEKTBASEREDE KONOMISTYRINGBde.Indenfor det enkelte lagkage-stykkeOG mellem lagkage-stykkerne
Eksempel Indenfor lagkage-stykket :
Politisk Ml for inklusion
Det er mlstningen at der gennem udvikling af udfordrende og varierede lringsmiljer sker en reduktion af brn/elever i udskilte foranstaltninger.
DAGPASNINGSOMRDET Alsidig personlig udviklingSociale kompetencerSprog- sprogvurdering og stimuleringKrop og bevgelseNatur og naturfnomenerKulturelle udtryksformerBrnemiljvurderingerSund fleksibel frokostordning
Dagtilbud
2 % af budgettet til en effektpulje. eks. 1.2 mio.Aftaler/udvikler indikatorer for effektmlingen samt pointsystemBedste effekt1. 30% af puljen 2. 25% af puljen3. 20% af puljen4. 15% af puljen5. 10% af puljen
FOKUS INKLUSION
Sociale kompetencer
Sprog vurd./ stimulering
FREMTIDENS BUDGETSEMINARFordeling mellem lagkage-stykkerneUDVIKLING I ALLE ALDREERHVERSLIV I VKSTFAMILIELIV I BALANCETRIVSEL I SUNDE RAMMERVRDIGHED I EGET LIV
Vi skal styrke borgernes mulighed for at mestre egen tilvrelse og, i samarbejde med borgerne, sikre, at alle kan indg i relevante fllesskaber
FREMTIDENS BUDGETSEMINAR
Drftelse af budgetstrategi primrt ndrede konomiske forudstningerDrftelser af omfordelinger ELLER ny-tildeling af midler udfra effekt (rsag/virkning)
Hvilke resultater skal vi opn p kort og mellemlang sigt?Hvilke ydelser skal vi vre i stand til at levere?Hvordan tilrettelgger vi opgavelsningen?Hvilke ressourcer skal vi bruge for at gennemfre opgaven?LEDERE & FAGPERSONALE
KONOMI
STYRING
ressource
proces
YDELSE
RESULTAT
EFFEKTHvilke ndringer skal vores borgere opleve?Bidrager med:OmkostningsberegningKalkulationsmodeller (prisberegninger, lnsomhed, business cases)Omkostningsmodeller Modellering, eks. incitamentsstrukturerOmkostningseffektivitetOpflgning ml/effektAnsvar for (initiativ):Strategiske indsatser og tilhrende effektmlFaglige mlstninger rsag- og virkningssammenhngeKoordinering med vrige centreMleindikatorer og opflgningsplanFacilitering (proces)Bidrager med:Sparring Facilitering (proces)Modellering, eks. incitamentsstrukturerAnalyserMetodeunderstttelseOpflgning ml/effekt
ROLLER & ANSVAR EFFEKTBASERET STYRING
31
RessourcerInputProces/aktiviteterResultaterOutcomePrstationerOutputEffektOutcomeDe finansielle, menneskelige og materielle ressourcer som anvendes ved indsatsenDe forskellige aktiviteter, der igangsttes som led i indsatsen/projektetDet der produceres p baggrund af aktiviteterne typisk ydelser eller produkter
Virkninger p kort og lang sigtProduktivitetOmkostningseffektivitet
ELEMENTER I EFFEKTBASERET STYRING
S vores oplevelse er:Det er svrt
Ingen Quickfix
Omfattende organisationsudviklings-projekt
Udfordrer svel det politiske som administrative
Men vi tror p det.
May the Force be with us
Sprgsml