LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI PELAPORAN BERKALA BAHARKAM POLRI
DALAM RANGKA PEMELIHARAAN KEAMANAN DAN
KETERTIBAN MASYARAKAT
DISUSUN OLEH:
NAMA : EDISON, S.H., M.H.
NDH : 12
INSTANSI : KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT I ANGKATAN XLVII
PUSDIKLAT KEPEMIMPINAN APARATUR NASIONAL
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2020
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmannirrahiim, Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakaatuh.
Alhamdulillah segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah
Subhanna wa ta ‘ala, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis
dapat menyelesaikan laporan proyek perubahan yang berjudul Optimalisasi
Pelaporan Berkala Baharkam Polri Dalam Rangka Pemeliharaan Keamanan
Dan Ketertiban Masyarakat. Laporan proyek perubahan ini disusun untuk
memenuhi dan melengkapi tugas dalam pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan
Nasional Tingkat I angkatan 47 tahun 2020.
Laporan ini akan membahas pelaksanaan proyek perubahan secara rinci
yang diawali dengan latar belakang yang menjelaskan kebutuhan akan strategi
dalam pengumpulan, pengolahan, pengkajian dan penyajian data dari seluruh
satuan kerja untuk menjadi bahan pengambilan keputusan organisasi. Hasil dari
analisa proyek perubahan menunjukkan bahwa salah satu faktor penyebab
adalah lemahnya sistem pelaporan yang ada sehingga informasi yang
dibutuhkan dalam menyusun kebijakan menjadi terkendala. Perkembangan
teknologi untuk menyatukan laporan dari seluruh wilayah se-Indonesia
menggunakan sistem pelaporan berbasis web dapat dimanfaatkan untuk
memperkuat kebutuhan akan data informasi organisasi, sekaligus membantu
tugas Polri sebagai lembaga pemerintah dalam memelihara keamanan dan
ketertiban masyarakat. Penulis juga berharap agar optimalisasi pelaporan
berkala melalui sistem berbasis web dapat membantu institusi pelayanan publik
dan Kementerian Lembaga Daerah (KLD) untuk memberikan kemudahan,
kecepatan, dan transparansi, serta mendorong pelayanan Kepolisian kepada
masyarakat. Dalam deskripsi proyek perubahan akan dijelaskan mengenai
milestones, serta indikator pencapaian dan target yang telah disusun. Hal
tersebut kemudian dituangkan dalam pembentukan tim pendukung tata kelola
proyek perubahan dan jadwal pelaksanaan kegiatan jangka pendek. Dalam
laporan ini juga disampaikan hal-hal yang telah dilakukan dalam rangka
pencapaian target atau indikator keberhasilan proyek perubahan, kendala yang
muncul dan strategi dalam menghadapi kendala tersebut.
ii
Dalam penyusunan laporan proyek perubahan ini, penulis mendapatkan
saran, dorongan, bimbingan serta keterangan-keterangan dari berbagai pihak
yang mendukung dalam penyelesaian proyek ini. Oleh karena itu, dengan segala
hormat dan kerendahan hati perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Mentor Brigjen Pol Makhruzi Rakhman, S.I.K., M.H. selaku Kepala Biro
Pembinaan dan Operasional Badan Pemelihara Keamanan Kepolisian
Negara Republik Indonesia, kami ucapkan penghargaan yang setinggi-
tingginya atas bimbingan, arahan serta dukungannya sehingga laporan
proyek perubahan ini dapat diselesaikan dengan baik;
2. Coach Bapak Dr. Makhdum Priyatno, M.A. selaku Widyaiswara Utama
pada Pusbangkom Pimnas dan Manajerial ASN Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia, kami ucapkan penghargaan yang setinggi-
tingginya atas bimbingan, arahan serta dukungannya sehingga laporan
proyek perubahan ini dapat diselesaikan dengan baik;
3. Rekan-rekan tim pendukung proyek perubahan yang meliputi tim
dokumentasi, tim promosi dan sosialisasi, tim administrasi, tim
pengembang aplikasi dan sistem, tim pokja Perkaba/SOP, tim sarpras, dan
tim MOU yang telah banyak membantu, memberikan dukungan,
berkoordinasi dan bekerjasama dengan baik;
4. Keluarga tercinta, istri dan anak-anak, yang memberikan dukungan
semangat serta doa dalam penyelesaian proyek perubahan ini;
5. Rekan-rekan para Peserta PeIatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat I
angkatan 47 tahun 2020 yang luar biasa dan saling mendukung maupun
berbagi dikala senang dan susah, serta saling menguatkan, sehingga
laporan ini dapat terselesaikan dengan baik;
6. Seluruh pengajar dan penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Nasional
Tingkat I Angkatan 47 tahun 2020 yang telah memfasilitasi dan
memberikan inspirasi dalam penyelesaian proyek perubahan ini.
Dalam penyusunan laporan proyek perubahan ini, penulis menyadari
masih terdapat banyak kekurangan, untuk itu penulis mohon maaf atas segala
kekurangan tersebut dan tidak menutup diri terhadap segala saran dan kritik
serta masukan yang bersifat kontruktif bagi diri penulis.
iii
Demikian laporan proyek perubahan ini dibuat sebagai
pertanggungjawaban peserta diklat dalam menerapkan proyek perubahan di unit
kerja dan semoga laporan ini dapat bermanfaat untuk Kepolisian Negara
Republik Indonesia, Kementerian Lembaga Daerah (KLD), maupun instansi
pelayanan publik. Aamiin.
Wassalamu ‘alaikum Wr. Wb
Jakarta, November 2020
Project Leader,
EDISON, S.H., M.H.
iv
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ........................................................................................................i
Daftar Isi ................................................................................................................ iv
Daftar Tabel ............................................................................................................v
Daftar Gambar ....................................................................................................... vi
Daftar Lampiran .................................................................................................... vii
Form Persetujuan Mentor ................................................................................... viii
Ringkasan Eksekutif .............................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .............................................................................. 1
1.2. Gagasan Proyek Perubahan ......................................................... 5
1.3. Tahapan Proyek Perubahan (Milestone)....................................... 5
1.4. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan ....................................... 6
1.5. Ruang Lingkup Proyek Perubahan ............................................... 7
1.6. Output Kunci ................................................................................. 7
BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN .............................................. 10
2.1. Roadmap/ Milestone Proyek Perubahan..................................... 10
2.2. Tata Kelola Proyek ...................................................................... 12
2.3. Identifikasi Analisis Stakeholders ................................................ 13
2.4. Identifikasi Potensi Masalah dan Strategi Mengatasinya ............ 15
2.5. Kriteria Keberhasilan ................................................................... 17
2.6. Faktor Pendukung Keberhasilan ................................................. 17
BAB III IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN ......................................... 19
3.1. Capaian Proyek Perubahan ........................................................ 19
3.2. Peta Stakeholders ....................................................................... 37
3.3. kendala tim Internal dan Eksternal .............................................. 42
3.4. Upaya Mengatasi Kendala .......................................................... 43
3.5. Instrumen Monitoring untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan .... 44
BAB IV PENUTUP .......................................................................................... 45
4.1. Kesimpulan ................................................................................. 45
4.2. Lesson Learned .......................................................................... 46
4.3. Rekomendasi/ Saran .................................................................. 47
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................
LAMPIRAN ..............................................................................................................
v
DAFTAR TABEL
Tabel 1.Output Kunci ............................................................................................. 9
Tabel 2. Roadmap Milestone ............................................................................... 19
Tabel 3.Implementasi Proyek Perubahan ............................................................ 21
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur tata kelola Proyek ................................................................ 12
Gambar 2.1. Peta Stakeholders I ......................................................................... 16
Gambar 3.1. Rapat Diagnostik Masalah .............................................................. 22
Gambar 3.2. Rapat Tim Pokja terkait Sistem E-Report Berkala Terpadu ............ 24
Gambar 3.3. Perkabaharkam Polri tentang Sistem Pelaporan Berkala Terpadu . 24
Gambar 3.4. Perancangan Sistem sebagaimana hasil diagnostik masalah ........ 27
Gambar 3.5. Pelaksanaan Ujicoba Sistem Pelaporan Berkala Terpadu .............. 28
Gambar 3.6. Pelatihan Operator .......................................................................... 29
Gambar 3.7. Sosialisasi Sistem Pelaporan Tingkat Mabes Polri ......................... 29
Gambar 3.8. Sosialisasi sistem tingkat Mabes Polri dan Kewilayahan ................ 30
Gambar 3.9. Website ........................................................................................... 31
Gambar 3.10. Sidebar Format (Bidang Pembinaan) ............................................ 31
Gambar 3.11. Sidebar dan Format (Binmas) ....................................................... 31
Gambar 3.12. Sidebar dan Format (Samapta) ..................................................... 32
Gambar 3.13. Sidebar dan Format (Pamobvit) .................................................... 32
Gambar 3.14. Sidebar dan Format (Polair) .......................................................... 32
Gambar 3.15. Sidebar dan Format (Poludara) ..................................................... 33
Gambar 3.16. Pelaksanaan Launching sistem pelaporan berkala terpadu .......... 34
Gambar 3.17. Peta Stakeholders II ...................................................................... 41
.................................................................................................................................
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Kegiatan September 2020 .......................................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan Mentor ..........................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Pembentukkan dan Pembagian Tugas Tim Efektif Proper ................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan ......................................................................
Kegiatan Oktober 2020 ............................................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Kegiatan November 2020 ........................................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Koordinasi dan Mohon Dukungan … .................................................................
Sosialisasi E-Report Berkala berbasis Web .......................................................
Launching E-Report Berkala berbasis Web oleh Kabaharkam Polri ..................
viii
FORM PERSETUJUAN MENTOR
PKN TK. I ANGKATAN XLVII TAHUN 2020
Nama Peserta : Edison, S.H., M.H.
Jabatan : Kabaganev Robinopsnal Baharkam Polri
NDH : 12
Instansi : Kepolisian Negara Republik Indonesia
Nama Mentor : Makhruzi Rahman, S.I.K, M.H.
Jabatan : Kepala Biro Pembinaan Operasional Badan Pemelihara
Keamanan Polri (Karobinopsnal Baharkam Polri)
No.HP : 081241102268
Gagasan Perubahan : Optimalisasi Pelaporan Berkala Baharkam Polri
Dalam Rangka Pemeliharaan Keamanan Dan
Ketertiban Masyarakat
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
Disetujui Oleh Mentor,
Makhruzi Rahman, S.I.K., M.H. Brigadir Jenderal Polisi
ix
RINGKASAN EKSEKUTIF
Salah satu kelemahan utama dalam pengambilan kebijakan atau keputusan
adalah belum terdukungnya data informasi yang riil sesuai kondisi dan dominasi
laporan yang bersifat parsial, sehingga dibutuhkan integrasi dalam merangkum setiap
informasi agar dalam pengambilan kebijakan dan keputusan menjadi tepat sasaran.
Lemahnya data informasi kondisi yang ada tersebut berdampak lambatnya respon yang
instansi Polri harus berikan kepada masyarakat, yang ditandai dengan tidak tersedianya
data. Perkembangan teknologi, yang diintegrasikan dengan berbasis web dapat
dimanfaatkan untuk memperkuat sistem pelaporan organisasi dan mencegah duplikasi
data, sekaligus membantu pengawasan terhadap pelaksanaan tugas Polri sebagai
lembaga penegak hukum dalam proses pengumpulan, pengolahan, pengkajian dan
penyajian data informasi.
Keberhasilan dari proyek perubahan Optimalisasi Pelaporan Berkala di
Kepolisian Negara Republik Indonesia ditentukan oleh empat faktor utama, yaitu
kerjasama dan koordinasi antara stakeholders internal dan eksternal, sosialisasi efektif
Perkaba tentang sistem pelaporan berkala dilingkungan Baharkam Polri, komitmen
antara Kabaharkam dan pemegang tanggung jawab kewilayahan (Kapolda dan
Kapolres) untuk meningkatkan keahlian TI personel, dan alokasi anggaran khusus
untuk mengembangkan sistem pelaporan dengan memanfaatkan teknologi di
Kepolisian Negara Republik Indonesia.
BAB I
GAGASAN PROYEK PERUBAHAN
1.1. LATAR BELAKANG
Indonesia sebagai negara kepulauan terbesar didunia, dengan cakupan lebih
dari 17.000 pulau, dihuni ± 260 juta jiwa yang terdiri atas 1340 suku bangsa (BPS,
2010). Polri sebagai alat negara yang bertanggung jawab memelihara keamanan
dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, sekaligus menjamin perlindungan,
pengayoman dan pelayanan diterima masyarakat membutuhkan konsep strategi
yang unik dalam setiap pelaksanaan tugas. Badan pemelihara Keamanan
(Baharkam) Polri merupakan salahsatu pelaksana tugas pokok yang berada
dibawah Kapolri yang bertugas membina dan menyelenggarakan fungsi
pemeliharaan keamanan yang mencakup peningkatan kondisi keamanan dan
ketertiban masyarakat, guna mewujudkan keamanan dalam negeri. Pemeliharaan
tersebut didalam lingkungan Kepolisian dikenal dengan Preemtif dan Preventif atau
dapat disebut juga fungsi Baharkam adalah mengumpulkan, mengolah dan
menyajikan data (Pulahjianta) terkait sumber daya dan hasil kegiatan satuan fungsi
pemelihara keamanan baik yang bersifat terpusat maupun kewilayahan, informasi
yang diperoleh tersebut menjadi masukan kepada pimpinan (user) sebagai dasar
pengambilan keputusan khususnya dibidang pembinaan kemanan dan ketertiban
masyarakat dari aspek pencegahan (Preemtif dan Preventif). Sebagai Pembina
fungsi pengawasan dan pembantu pimpinan Polri, Baharkam Polri memiliki dua biro
dimana salah satunya adalah Biro Pembinaan dan Operasional (Robinopsnal) yang
mengkoordinir pelaporan terpadu Korps Pembinaan Masyarakat (Korbinmas),
Korps Sabhara (Korsabhara), Korps Polisi Air dan Udara (Korpspolairud) serta
Direktorat di 34 Polda kewilayahan se-Indonesia yang bertugas dibidang tugas
Preemtif dan Preventif.
Baharkam Polri memiliki visi mewujudkan pelayanan keamanan dan ketertiban
masyarakat yang prima, tegaknya hukum dan keamanan dalam negeri yang mantap
serta terjalinnya sinergitas polisional yang proaktif. Dengan Misi organisasi antara
lain:
a. Melaksanakan deteksi dini, melalui kegiatan/operasi penyelidikan,
pengamanan dan penggalangan;
2
b. Memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan secara mudah,
responsif dan tidak diskriminatif;
c. Menjamin keberhasilan penanggulangan gangguan keamanan dalam negeri;
d. Mengembangkan perpolisian masyarakat yang berbasis kepada masyarakat
sadar hukum;
e. Menegakkan hukum secara profesional, objektif dan proporsional, transparan
dan akuntabel untuk menjamin kepastian hukum dan rasa keadilan;
f. Mengelola secara professional, transparan, akuntabel dan modern seluruh
sumber daya Polri guna mendukung operasional tugas Polri;
g. Membangun sistem sinergi polisional interdepartemen dan Lembaga
internasional maupun komponen masyarakat dalam rangka membangun
kemitraan dan jejaring kerja (Partnership Building/ Networking).
Secara umum kondisi saat ini, dimana dominasi budaya konvensional
khususnya dalam pengumpulan, pengolahan dan penyajian data yang diakibatkan
keterbatasan SDM baik kuantitas maupun kualitas memberikan pengaruh yang
sangat besar terhadap peningkatan kinerja organisasi yang berdampak kepada
profesionalisme pelayanan Polri sendiri. Berdasarkan data rekapitulasi pelaporan
berkala bidang pembinaan Operasional dalam empat tahun terakhir masih belum
mampu mencapai kondisi ideal. Keputusan Kabaharkam Polri Nomor 3049 Tahun
2017 tentang pedoman pengisian format laporan bidang pembinaan operasional,
belum mampu memberikan pengaruh signifikan terhadap kebutuhan institusi dalam
rangka melakukan evaluasi kegiatan fungsi Kepolisian. Hal ini terlihat dari Grafik di
bawah ini:
Grafik. Rekap Pelaporan Berkala
0
10
20
30
40
2017 2018 2019 2020
0
20
32
14
0 0
11
30 2 4 20 1 2 0
LAPORAN BULANAN LAPORAN TRIWULAN LAPORAN SEMESTER LAPORAN TAHUNAN
3
Fungsi Kepolisian Baharkam terdiri atas tiga yaitu fungsi pembinaan
masyarakat, fungsi sabhara dan fungsi kepolisian perairan dan udara. Masing-
masing fungsi kepolisian tersebut menyusun pelaporan setiap bulannya selama
periode tahun anggaran, atau kondisi ideal pelaporan berkala bulanan sebanyak 36
laporan. Sedangkan berdasarkan data rekapitulasi (lihat tabel), selama empat tahun
terakhir persentase implementasi pelaporan berkala untuk bulanan 0 - 89%, laporan
triwulan berkisar 0 - 91%, laporan semester dan tahunan 0 – 66%.
Kondisi pelaporan berkala saat ini sebagaimana dijelaskan diatas, disebabkan
beberapa faktor, antara lain:
1. Bentuk pelaporan masih dominan dalam bentuk laporan fisik dan atau
konvensional atau manual sehingga berdampak kepada waktu pelaporan
menjadi lebih lama;
2. Data yang dilaporkan masih berupa data sebelumnya (Copy Paste), hal ini
terkesan sebagai pemenuhan kewajiban administrasi;
3. Inkonsistensi pelaporan berkala, belum mengacu kepada pedoman pelaporan
(Keputusan Kabaharkam Polri nomor 3049 tahun 2017 tentang Pedoman
pengisian laporan bidang operasional pembinaan) yang terdiri dari 22 model
format, sehingga berdampak terhadap proses analisis dan evaluasi data;
4. Dinamika kondisi lapangan yang terus berkembang, membutuhkan kecepatan
pelaporan, dimana hal ini sangat sulit dicapai dengan metode konvensional.
Kondisi ini membutuhkan upaya penyesuaian atau penyederhanaan format,
dari 22 format menjadi 14 format pelaporan. Oleh karena itu, diperlukan strategi
teknis dengan menggunakan pemanfaatan inovasi teknologi sistem terpadu,
sehingga satuan tingkat Mabes hingga unit terkecil kewilayahan dapat melakukan
pelaporan secara langsung (Live). Dengan inovasi teknogi dan sifat fitur yang
adaptable diharapkan kendala-kendala dalam analisa dan evaluasi yang selama
ini terjadi dapat teratasi. Kondisi tersebut menjadi gagasan perubahan yang
dibutuhkan dan dituangkan dalam proyek perubahan dengan judul Optimalisasi
Pelaporan Berkala Baharkam Polri Dalam Rangka Pemeliharaan Keamanan Dan
Ketertiban Masyarakat.
Kondisi dimana minimnya manajemen terhadap informasi dan data menjadi
tantangan yang harus segera diatasi sehingga salah satu cara pengelolaannya
4
adalah dengan mempermudah akses dalam pelaporan. Informasi yang tepat
dapat diwujudkan Ketika komunikasi efektif dapat berjalan dengan baik, oleh
karenanya diperlukan media perantara melalui pemanfaatan teknologi, bersifat
realtime dan menjamin akuntabilitas terhadap kualitas data yang dilaporkan.
Kerangka pemikiran yang digunakan adalah Komunikasi Organisasi berbasis
Teknologi dalam upaya optimalisasi penyajian data sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik dalam bentuk sistem data
berbasis digital yakni website (aplikasi) untuk pengambilan keputusan bagi
pimpinan nantinya, sehingga gagasan Proyek Perubahan yang akan dibuat
berupa mengoptimalkan pelaporan secara berkala yang cepat dan tepat, dengan
menghadirkan satu wadah (metode) dengan membangun sistem pelaporan
berkala terpadu atau dapat disebut sebagai E-report.
Tujuannya dibangun aplikasi ini adalah memberikan kemudahan dalam sistem
pelaporan dari berbagai bidang Kepolisian secara langsung berbasis digital
sehingga seluruh informasi dapat terintegrasi sehingga pimpinan dapat lebih
efektif memonitor perkembangan kondisi di lapangan serta mendapatkan hasilnya
untuk dipedomani dalam mengambil keputusan yang membutuhkan penanganan
cepat.
E-Report akan dikembangkan dengan website yang interaktif yang bisa
dimanfaatkan oleh anggota Polri dan masyarakat. Selain itu integrasi data
diharapkan dapat dilakukan secara serentak diwilayah hukum Indonesia yang
dalam pelaksanaannya mempedomani Peraturan Kabaharkam tentang Sistem
Pelaporan berkala terpadu dan diharapkan juga nantinya bisa dikembangkan ke
tingkat terkecil di Polsek se-Indonesia sehingga pengintegrasian data dapat
dilakukan secara serentak didukung dengan Peraturan Kepala Badan Pemelihara
Keamanan sebagai payung hukum satuan fungsi tertentu di Kepolisian Negara
Republik Indonesia sebagai pedoman bagi Polda-Polda dan jajaran Polres dalam
membuat buku petunjuk teknis komunikasi digital dan dalam upaya peningkatan
input data elektronik laporan berkala.
5
1.2. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN
Salah satu kewajiban peserta Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat I
adalah membuat proyek perubahan yang mendasarkan kepada permasalahan
yang ada di instansi peserta didik. Dengan proyek perubahan tersebut diharapkan
para peserta mampu memberikan manfaat dalam mencapai organisasi yang
berkinerja tinggi sehingga pada akhirnya bermanfaat bagi masyarakat luas. Adapun
nama proyek perubahan dalam tulisan ini adalah:
“Optimalisasi Pelaporan Berkala Baharkam Polri Dalam Rangka
Pemeliharaan Keamanan Dan Ketertiban Masyarakat”.
Hal yang mendasarinya adalah mengacu kepada Kinerja Satker pembinaan
dan operasional di Badan Pemelihara Keamanan perlu ditingkatkan kegiatan
operasional pelaksanaannya dimana sesuai dengan Peraturan Polri Nomor 6 tahun
2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepolisian Mabes Polri, Satuan Kerja Biro
Pembinaan dan Operasional selaku unsur pelaksana staf dan pembantu pimpinan
yang berfungsi sebagai pendukung tugas-tugas utama dari fungsi pembinaan
operasional dirasakan kerjanya belum maksimal apabila dilihat dari kondisi personil,
peralatan, anggaran dan sistem kerja yang dimiliki sehingga diperlukan upaya agar
dalam tugas-tugasnya memberikan saran dan pendapat kepada pimpinan Polri
sebagai baik sebagai individu ataupun satuan kerja, serta masyarakat yang
berhubungan dengan permasalahan keamanan dan ketertiban masyarakat bisa
berjalan lebih baik lagi sebagaimana yang diamanatkan oleh Peraturan perundang
undangan khususnya dalam pemanfaatan tekhnologi informasi yang bisa
meningkatkan kinerja menjadi lebih baik.
1.3. TAHAPAN PROYEK PERUBAHAN (Milestone)
a. Tahap Ke-1 (3 s.d. 4 bulan)
1) Membentuk Tim Pokja sistem pelaporan berkala;
2) Mengusulkan dukungan anggara perancangan aplikasi sistem E-report;
3) Membangun aplikasi sistem pelaporan (E-Report) terpadu berbasis web
dan penyusunan buku pedoman operasionalisasi E-report;
4) Melakukan uji coba aplikasi sistem E-Report dan Pelatihan Operator;
5) Mensosialisasikan aplikasi sistem E-Report dan review kemampuan
pelaporan para operator ;
6) Melaunching sistem pelaporan terpadu berbasis web (E-report).
6
b. Tahap Ke-dua (6 s.d. 12 bulan)
1) Menyusun peraturan Kepala Badan Pemelihara Keamanan Polri tentang
sistem pelaporan berkala dilingkungan Baharkam Polri;
2) Mensosialisasikan Perkabaharkam Polri tentang sistem pelaporan
berkala berbasis web ke satker tingkat Pusat dan jajaran kewilayahan;
3) Mengusulkan anggaran operasional Sistem Pelaporan Terpadu Berbasis
Web untuk masuk dalam DIPA Polri TA. 2021;
4) Pemanfaatan aplikasi yang lebih konsisten dan sosialisasi tujuan dan
penggunaan Sistem Pelaporan terpadu kepada seluruh anggota dan
masyarakat yang memerlukan bantuan dan saran;
5) Menganalisa dan evaluasi pelaksanaan penggunaan Elektronik Sistem
Pelaporan Terpadu Berbasis Web;
6) Memberikan reward/ punishment kepada personil yang menjalankan
sistem pelaporan dengan baik.
c. Kegiatan Jangka Panjang (1 s.d. 2 tahun)
1) Meningkatkan kinerja pelaporan berkala terpadu melalui pengembangan
sistem dalam rangka memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat;
2) Mengintegrasikan sistem pelaporan terpadu dengan program aplikasi
digital yang dibuat oleh Kementerian/Lembaga lainny yang berkaitan.
1.4. TUJUAN & MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
a. Tujuan
Proyek perubahan ini, bertujuan untuk menjadi pemecahan masalah
terkait pengumpulan, pengolahan dan penyajian data yang mudah dan efektif
sehingga dapat menghasilkan rekomendasi yang dibutuhkan user sebagai
pertimbangan dalam pengambilan keputusandan kebijakan institusi.
b. Manfaat
1) Internal:
a) Data Robinopsnal Baharkam Polri yang masuk di satuan Kerja
dalam pengumpulan, pengolahan data serta penyajian Informasi
dan Komunikasi pada kegiatan pemeliharaan keamanan menjadi
efektif;
7
b) Mempermudah akses monitoring (realtime), pengambilan
keputusan, frekuensi dan informasi peningkatan atau penurunan
pelayanan melalui persentasi (%);
c) Meningkatnya kinerja dalam pelayanan Polri dalam rangka
menumbuhkan kepercayaan anggota Polri dan masyarakat yang
membutuhkan bantuan Polri.
2) Eksternal:
bagi masyarakat adalah tersedianya sarana untuk bertanya dan
berdiskusi serta mendapatkan informasi terkait dengan informasi umum
kesiapan upaya pencegahan Polri dalam menciptakan situasi keamanan
dan ketertiban yang kondusif;
1.5. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN
Ruang lingkup proyek perubahan ini meliputi:
a. Perancangan Sistem pelaporan terpadu (e-report) sebagai sarana dalam
meningkatkan kinerja penanganan pembinaan operasional Baharkam Polri;
b. Penyusunan peraturan Kabaharkam tentang Sistem Pelaporan terpadu
berbasis web dilingkungan Baharkam Polri sebagai payung hukum;
c. Sosialisasi Perkabaharkam kepada satker tingkat pusat dan jajaran
kewilayahan guna peningkatan kinerja upaya preemtif dan preventif;
d. Pelatihan operator sampai pada tahapan uji coba pelaksanaan serta evaluasi
dan identifikasi permasalahannya;
e. Pengumpulan dan pengolahan data hingga penyajian data informasi melalui
aplikasi digital berbasis web.
1.6. OUTPUT KUNCI
a. Output
1) pelaporan berbasis web dan buku panduan operasional e-report;
2) Peraturan Kabaharkam Polri tentang pelaporan berkala dilingkungan
baharkam Polri.
b. Outcome
“Terwujudnya pengumpulan, pengolahan sekaligus penyajian data yang
efektif sehingga dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan dalam
pengambilan keputusan dan kebijakan“
8
Adapun output kunci dalam proyek perubahan ini dapat dijelaskan melalui
tabel yang ada dibawah ini:
Nama Deskripsi
a. Rencana Kerja
Proyek
Perubahan
Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan
rencana perubahan beserta roadmap pelaksanaan
dengan unit unit terkait serta terbentuknya tim pokja
proyek perubahan yang terdiri dari pelaksana staf,
teknisi serta operator yang mendapat legitimasi dari
pimpinan dalam bentuk surat perintah. Tim tersebut
harus memiliki kemampuan dalam bidang administrasi
serta teknis sehingga efektifitas dari tim tersebut
mampu mendukung terselenggaranya proyek
perubahan ini dengan baik. masing-masing personel
yang tergabung dalam tim efektif ini memiliki tugas
sesuai dengan yang diarahkan oleh Project Leader.
b. Konsep
peningkatan
kinerja melalui
sistem
pelaporan
berkala terpadu
Project leader bersama tim efektif telah menentukan
bahwa kinerja pengumpulan, pengolahan dan
penyajian data dapat ditingkatkan melalui pelayanan
digital sebagai bentuk upaya dalam mengatasi kendala
komunikasi dalam pelayanan dan bentuk aplikasi yang
akan digunakan dalam layanan Peningkatan Kinerja
pelaporan berkala terpadu yaitu E-report Baharkam
Polri yang berbasis web dan berisikan ruang ruang
yang bisa dimanfaatkan oleh anggota Polri sebagai
individu maupun satuan kerja serta masyarakat dalam
melaporkan data informasi kondisi kesiapan
pencegahan dalam rangka mewujudkan keamanan dan
ketertiban masyarakat.
c. Aplikasi E-report
berkala terpadu
dilingkungan
Baharkam Polri
Adanya sistem E-report Robinopsnal Baharkam Polri
yang berbasis web yang dibuat sebagai proyek
perubahan sekaligus sebagai saluran informasi
pelayanan dan penyajian data yang akan digunakan
oleh institusi Polri, satker terkait dan anggota dan PNS
Polri serta lembaga dan masyarakat, dimana pelayanan
ini menggunakan sarana berbasis Web yang bisa
diakses melalui gadget (handphone, Tablet, Pad)
maupun Website. Untuk mendukung pelaksanaannya
disiapkan juga sistem jaringan, aplikasi program, server
(basis data), web, gadget, dan menyiapkan ruangan
yang memiliki layar monitor sebagai alat monitoring
serta operator yang mengoperasikan layanan tersebut.
Apabila sistem sudah terbangun dan terintegrasi dalam
sebuah konsep yang telah disepakati dan terkonfirmasi
9
bahwa sistem sudah siap untuk diuji coba dan
selanjutnya siap untuk dipergunakan.
d. Pelatihan
Operator
Pelatihan dilakukan terhadap seluruh anggota terkait
pembinaan Operasional tingkat pusat (Mabes)
khususnya serta Satker kewilayahan (Polda) lainnya
serta operator operator dari Polda jajaran yang akan
mengawaki atau menjadi operator sistem aplikasi E-
Report berkala terpadu yang dilatih oleh tenaga IT
professional
e. Uji coba
penggunaan
aplikasi E-
Report Berkala
Terpadu
Uji Coba Sistem aplikasi E-Report berkala terpadu yang
berbasis teknologi informatika ini dilakukan sebelum
disahkan penggunaannya dan dilakukan untuk bisa
menyempurnakan peraturan yang akan dibuat dalam
proses pengiriman dan penerimaan data serta
penyimpanan data informasi oleh personil yang telah
ditunjuk, sekaligus untuk mengetahui kendala dan
hambatan yang akan dialami pada saat operasional
aplikasi tersebut. Dalam uji coba diharapkan mendapat
masukan untuk meningkatkan aplikasi yang dapat
disesuaikan dengan kondisi perkembangan organisasi
dan teknologi.
f. Perkabaharkam
tentang Sistem
Pelaporan
berkala terpadu
Tersusunnya Payung Hukum oleh Tim Pokja dalam
bentuk peraturan yang ditandatangani oleh Kepala
Badan Pemelihara Keamanan Polri yang bisa dijadikan
pedoman dalam melaksanakan pelaporan berkala
terpadu berbasis Web.
g. Pelatihan
anggota Tingkat
Mabes Polri
dalam rangka
peningkatan
kemampuan
dan
pengetahuan
Kepolisian
SDM diberikan pengetahuan melalui Pendidikan dan
latihan tentang operasional teknis pelaporan berbasis
web dan pengetahuan lainnya yang dapat dijadikan
bekal oleh setiap personil satuan fungsi Baharkam Polri
dalam menjawab dan melayani permasalahan
pelaporan yang dibutuhkan dalam menjalankan aplikasi
E-Report. Pelatihan tersebut dilakukan oleh profesi
khusus seperti Web Desain, Content Web, dan
Informatika.
h. Laporan dan
pelayanan
secara digital
Penghimpunan laporan dapat dilakukan secara digital
oleh seluruh personil Polri dan masyarakat dengan izin
acces admin pelaporan berbasis web.
Tabel 1.
Output kunci
10
BAB II
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
2.1. Roadmap/ Milestones Proyek Perubahan
Jangka Pendek
Tahap Utama Output Waktu
a. Membentuk Tim Efektif
proyek perubahan
Adanya surat perintah
tentang struktur pelaksana
proyek perubahan
Minggu ke-2 s/d
minggu ke-3
September 2020
b. Mengajukan dukungan
anggaran perancangan
aplikasi digital sistem
pelaporan berkala terpadu
berbasis web
Surat pengajuan anggaran ke
Kabaharkam yang
ditandatangani
Karobinopsnal dan
diterimanya anggaran
Minggu ke-2
September 2020
c. Perancangan aplikasi sistem
pelaporan berkala terpadu
(E-Report)
Aplikasi sistem pelaporan
berkala terpadu (E-Report)
dan Buku Panduan Manual
penggunaan Aplikasi
Minggu ke-3
September s/d
minggu ke-1
November 2020
d. Melakukan uji coba &
pelatihan penggunaan
aplikasi Sistem Pelaporan
Berkala Terpadu (E-Report)
Laporan pelaksanaan uji
coba penggunaan aplikasi
Minggu ke-2
November 2020
e. Sosialisasi sistem pelaporan
berkala (E-Report) Dokumentasi kegiatan
Minggu Ke-1 s.d.
Minggu Ke-2
November 2020
f. Melaunching aplikasi E-
Report
Laporan pelaksanaan
Launching E-Report
Minggu ke-2
November 2020
JANGKA MENENGAH
Tahap Utama Output Waktu
a. Menyusun peraturan
Kabaharkam tentang Sistem
Pelaporan Berkala Terpadu
(E-Report)
Perkabaharkam tentang
Sistem Pelaporan berkala
Terpadu dilingkungan
Baharkam Polri
Minggu ke-3
Oktober s/d minggu
ke-3 November
2020
b. Mensosialisasikan
Perkabaharkam tentang
penggunaan E-Report berkala
terpadu kepada satker Pusat
dan jajaran kewilayahan
Laporan pelaksanaan
sosialisasi Perkabaharkam
ke satker di Mabes Polri dan
Polda Jajaran
Minggu ke-3
November 2020
11
c. Mengusulkan anggaran
operasional E-Report masuk
dalam DIPA Polri TA. 2021.
Usulan Dipa yang
mencantumkan anggaran
harwat dan operator
Elektronik E-Report untuk
DIPA tahun 2021.
Desember 2020
s/d Januari 2021
d. Pemanfaatan aplikasi yang
lebih konsisten dan sosialisasi
tujuan dan penggunaan
aplikasi E-Report kepada
seluruh anggota dan
masyarakat yang memerlukan
informasi Umum
Data penggunaan aplikasi
e. Menganalisa dan evaluasi
pelaksanaan penggunaan E-
Report
Hasil Analisa dan evaluasi
tahun 2020
Maret 2021
f. Memberikan reward/
Punishment kepada personil
yang menjalankan sistem
dengan baik
Standart dan metode
pengukuran keberhasilan
penggunaan aplikasi digital
Juni 2021 s/d
Agustus 2021
JANGKA PANJANG
Tahap Utama Output Waktu
a. Peningkatan Kinerja sistem
pelaporan berkala terpadu
Laporan penggunaan aplikasi
E-Report Berkala Terpadu
Desember 2021
s/d Januari 2022
b. Mengintegrasikan aplikasi
digital E-Report dengan
program aplikasi digital yang
dibuat oleh
Kementerian/Lembaga
Pemerintah terkait lainnya
Link E-Report dengan
aplikasi digital
Kementerian/Lembaga
Tahun 2022
Tabel 2.
Roadmap Milestone
12
2.2. TATA KELOLA PROYEK
Gambar 2.1 Stuktur Tata Kelola Proyek
a. Sponsor
mendukung serta mensponsori proyek perubahan serta memberikan saran
dan masukan serta dukungan baik materil maupun immateril.
b. Mentor
1) memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan/ mengidentifikasi
permasalahan terkait proyek perubahan;
2) memberikan dukungan penuh dalam mengimplementasikan proyek
perubahan;
3) memberikan inspirasi dalam melakukan inovasi- inovasi.
c. Project leader
1) sebagai pemimpin pelaksanaan proyek perubahan secara operasional,
menyelesaikan masalah-masalah operasional;
2) melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan kemajuan proyek
perubahan kepada mentor/coach;
3) menggalang komunikasi dan menggerakan stakeholders.
Coach
Dr. Makhdum
Priyatno, M.A.
Mentor
Makhruzi Rahman,
S.I.K., M.H.
Karobinopsnal
Project Leader
Edison, S.H., M.H.
Kabaganev Robinopsnal
Pokja Perkap & Pedoman
Pokja Administrasi
Pokja sosialisasi
Pokja rancang sistem E-
Report
Sponsor
KJP. Drs. Agus Andrianto, M.H.
KABAHARKAM POLRI
13
d. Coach
1) memberikan bimbingan, petunjuk, koreksi dan monitoring serta
pengawasan dalam pelaksanaan proyek perubahan;
2) memberikan dukungan dan bimbingan dalam merumuskan proyek
perubahan dan sebagai inspirator dalam mengatasi kendala-kendala yang
ada.
e. Team Pokja
1) memiliki tugas terhadap jalannya progress peningkatan kinerja pelaporan
berkala melalui aplikasi digital dimana proyek dilaksanakan;
2) bertugas membuat, memverifikasi data seluruh operator sistem pelaporan
berkala terpadu, memantau kegiatan seluruh operator dalam penerimaan
data;
3) rekapitulasi & penyusunan pelaporan;
4) supervisi & publikasi kegiatan E-Report berkala terpadu;
5) penggalangan dukungan stakeholders.
2.3. IDENTIFIKASI DAN ANALISIS STAKEHOLDERS
Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini, banyak pihak atau stakeholders yg
terlibat dan dilibatkan baik secara internal maupun eksternal. Secara internal selain
Kabaharkam Polri dan Karobinopsnal Baharkam Polri sebagai atasan langsung,
Project Leader juga berhubungan dan berkoordinasi langsung dengan bawahan
mulai dari para pejabat utama Baharkam Mabes Polri seperti Kakorbinmas
Baharkam Polri, Kakorsabhara Baharkam Polri, dan Kakorpolairud Baharkam Polri
sampai kepada seluruh anggota Baharkam Polri. Pihak internal lainnya yaitu satuan
kerja tingkat pusat (Mabes Polri) bersama para pendukungnya. Sedangkan dari
pihak eksternal banyak pihak yang menjadi penting untuk kami libatkan dalam
proyek perubahan ini, mulai dari pihak eksternal diluar instansi Kepolisian Negara
Republik Indonesia seperti Kementerian Polhukam RI, Kementerian Perhubungan
RI, Kementerian Kelautan & Perikanan RI, Kementerian BUMN RI, Tim IT, media
massa dan masyarakat yang membutuhkan informasi terkait.
14
a. Promoters
Dalam kelompok ini, stakeholders mempunyai kepentingan dan pengaruh
yang besar atas keberhasilan proyek perubahan, berperan sebagai kunci
keberhasilan sehingga perlu menjadi fokus utama dalam mengelola
stakeholders. Adapun yang masuk dalam kelompok ini antara lain, Baharkam
Mabes Polri, Korbinmas Baharkam Polri, Korsabhara Baharkam Polri dan
Korpolairud Baharkam Polri, dengan kelompok ini akan terus dilakukan
komunikasi langsung dan konsultasi agar komitmen terus terjaga hingga proyek
selesai sesuai target dan nantinya konsisten untuk tetap dilaksanakan.
b. Latens
Stakeholders yang tergolong dalam kelompok ini adalah yang mempunyai
kepentingan kurang, tetapi pengaruhnya besar terhadap perubahan yang akan
dikelola agar kepentingannya meningkat. Stakeholders dimaksud berasal dari
pihak internal maupun eksternal, antara lain: Kemenkopolhukam RI,
Kemenkumham RI, Kemenhub RI, Kementerian KP RI, Kementerian BUMN RI.
Strategi komunikasi yang akan dilakukan adalah berupa pendekatan secara
persuasif dengan memberikan informasi dan perencanaan proyek perubahan
secara berkala dengan harapan stakeholders latents ini akan berubah menjadi
Promoters.
c. Defenders
Stakeholders ini mempunyai kepentingan yang cukup besar namun
pengaruhnya kurang dan akan diupayakan agar pengaruhnya meningkat
menjadi kelompok Latents dan selanjutnya menjadi Promoters dengan
mengadakan pertemuan secara berkala sekaligus memberikan perkembangan
terbaru terkait proyek perubahan. Kelompok dimaksud antara lain adalah SOPS
Mabes Polri, Pemerintahan Daerah, termasuk anggota Polri dan masyarakat
yang mempunyai kebutuhan informasi.
d. Apathetics
Stakeholders terakhir yang terlibat adalah kelompok yang tidak
berkepentingan dan juga kurang pengaruhnya untuk proyek perubahan. Media
massa dan anggota Polri dan masyarakat lainnya adalah bagian dari kelompok
ini yang perlu dipengaruhi terus hingga kepentingan dan pengaruhnya meningkat
menjadi Defenders dengan cara memberikan informasi dan kegiatan dari proyek
perubahan ini.
15
Gambar 2.2
Peta Stakeholders I
2.4. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH DAN STRATEGI MENGATASINYA
a. Potensi Masalah
1) Tidak konsistennya pelaksanaan penggunaan aplikasi digital Sistem E-
Report Berkala Terpadu khususnya yang berkaitan dengan kolaborasi
dengan satker lain terkait ego sektoral dan prioritas kepentingan
organisasi;
2) Dukungan anggaran operasional belum dapat dianggarkan dalam DIPA
Polri khususnya untuk pemeliharaan dan perawatan web dan aplikasi
termasuk honor petugas operator karna usulan T.A. dilaksanakan
pertengahan tahun;
3) Server Polri yang akan digunakan belum bisa efektif digunakan karena
perijinan yang memerlukan rekomendasi dari pimpinan yang
membidanginya di Mabes Polri dan tidak diperbolehkannya
menggunakan server di luar Polri mengingat kerahasiaan data yang
perlu dijaga;
4) Keterbatasan personil yang memiliki kemampuan komputer yang dimiliki
sehingga menjadi kendala dalam penunjukan operator;
5) Personil tidak betah bekerja di unit yang sama dibandingkan unit
operasional lainnya;
Latents
1. Kemenkopolhukam RI 2. Kemenkumham RI 3. KKP 4. Kementerian BUMN 5. Tim IT
Infl
ue
nce
Promoters
1. Kabaharkam Polri 2. Kakorbinmas Baharkam 3. Kakorsabhara Baharkam 4. Kakorpolairud Baharkam
Interest
Apathetics
1. Media massa
2. Masyarakat
Defenders
1. SOPS Polri
2. Pemerintah Daerah
16
6) Kualitas pengetahuan personil yang terbatas dalam menjalankan
operasional aplikasi serta kurangnya pengetahuan dalam menjawab
keinginan dan kebutuhan masyarakat yang sedang membutuhkan solusi
atas permasalahan yang dihadapi;
7) Pergantian pimpinan satker yang cenderung cepat dan kebijakan yang
tidak konsisten dalam pemanfaatan IT dan teknologi;
8) Beberapa Direktorat di Mabes Polri belum berdiri sendiri dan masih
digabung di tingkat Polda sehingga ada kendala dalam pembinaan
langsung yang akan dilakukan oleh Mabes Polri;
9) Kurangnya minat anggota kepolisian dan masyarakat memanfaatkan
web dan aplikasi E-Report Berkala Terpadu.
b. Strategi Mengatasinya
1) Adanya sistem yang terintegrasi dengan satker lainnya yang berakibat
kinerja anggota dapat maksimal berkolaborasi dengan satker lainnya;
2) Berkoordinasi dengan bag perencanaan untuk memasukkan kebutuhan
anggaran pemeliharaan dan perawatan Aplikasi Sistem E-Report
Berkala Terpadu serta anggaran Honor Operator untuk anggaran tahun
2021 melalui usulan Dipa Revisi 2021;
3) Berkoordinasi dengan DIV TIK Mabes Polri untuk difasilitasi ke
Kementerian/ Lembaga untuk mendapatkan persetujuan penggunaan
server Polri atau perijinan menggunakan alternatif server diluar Polri;
4) Membuat surat penambahan personil khususnya yang mempunyai
kemampuan di bidang komputer ke Bagsumda Rorenmin Baharkam
Polri;
5) Memberikan Rewards/ Pusnishment kepada personil Polri yang bertugas
dengan baik dan atau tidak baik sebagai operator berdasarkan standart
dan pedoman Reward/ Pusnishment yang telah dibuat;
6) Mengadakan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan
personil baik dalam menjalankan operasional web dan aplikasi maupun
peningkatan kemampuan teknis agar bisa merespon permasalahan yang
muncul baik Polri maupun masyarakat;
7) Membuat Perkabaharkam tentang penggunaan Sistem Pelaporan
Berkala Terpadu untuk dipedomani oleh semua anggota termasuk
pimpinan satker yang mengawaki operasional aplikasi tersebut;
17
8) Berkoordinasi dengan Kapolda dan Jajaran untuk bisa mendorong
Direktorat terkait dalam menggunakan Sistem E-Report Berkala
Terpadu;
9) Adanya kegiatan sosialisasi terhadap pimpinan satker terlebih dahulu
yang diikuti oleh personil yang mendapat tugas untuk menjalankan
aplikasi tersebut serta dilaksanakan sampai ke tingkat terkecil.
2.5. KRITERIA KEBERHASILAN
a. Terlaksananya Program Jangka pendek dari proyek perubahan seluruhnya
dan dapat dilaksanakan dengan baik serta adanya perencanaan untuk
melaksanakan program jangka menengah dan panjang;
b. Personil Baharkam Polri dan Polda dapat menggunakan aplikasi digital dalam
laporan kegiatan operasionalnya berdasarkan Perkabaharkam tentang Sistem
E-Report Berkala berbasis web;
c. Meningkatnya pengelolaan data informasi pembinaan operasional yang
ditandai dengan terhimpunnya data untuk dilaporkan kepada pimpinan;
d. Dimasukkannya anggaran pemeliharaan dan perawatan aplikasi Sistem E-
Report Berkala Terpadu serta anggaran operator dalam anggaran DIPA
Robinopsnal tahun 2021.
2.6. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
a. Adanya dukungan dari Pimpinan Kabaharkam Polri baik Anggaran maupun
motivasi dalam pembuatan Proyek Perubahan;
b. Adanya dukungan stakeholders baik di Internal maupun stakeholders
eksternal dalam pelaksanaan proyek aplikasi Sistem E-Report Berkala
Terpadu;
c. Adanya Komitmen bersama Tim Pokja dalam menyelesaikan Proyek aplikasi
Sistem E-Report Berkala Terpadu Berbasis Web;
d. Adanya dukungan Coach dalam memberikan masukan dan saran dalam
penyelesaian Proyek Aplikasi Sistem E-Report Berkala Terpadu;
e. Adanya dukungan Mentor dalam membantu dan memberikan masukan
terhadap proyek perubahan dan pembuatan Sistem Pelaporan Berkala
Berbasis Web (E-Report).
18
BAB III
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
3.1. CAPAIAN KEGIATAN
Perlu diberikan gambaran kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan,
namun, capaian proyek perubahan ini berkembang dan bertambah seiring dengan
kondisi di lingkungan Project Leader, antara lain:
No. URAIAN
KEGIATAN
TANGGAL OUTPUT
KET RENCANA CAPAIAN
JANGKA PENDEK (SEPTEMBER S.D. DESEMBER 2020)
1 2 3 4 5 6
1
Membentuk Tim Efektif Proyek Perubahan PKN Tk 1
Minggu
ke-2 s/d ke-3
September
2020
8 Sept
2020
surat perintah Kabaharkam Polri Tim Efektif proyek perubahan
Terlaksana
2
Mengusulkan dukungan anggaran perancangan sistem aplikasi digital pelaporan berkala berbasis web
Minggu ke-
I Sept
2020
6 Nov
2020
Surat ajuan anggaran ke Kabaharkam Polri
Telah Menerima Anggaran
3
Perancangan aplikasi sistem pelaporan berkala terpadu (E-Report)
Minggu
ke-3 Sept
s/d minggu
ke-4 Okt
2020
5 Okt
2020
Aplikasi Elektronik sistem pelaporan berkala terpadu (E-Report) beserta buku panduan
Terbangun
4
Melakukan uji coba dan pelatihan penggunaan sistem aplikasi
Minggu ke-2s/d ke-4 Okt 2020
14 Okt
2020
Laporan hasil ujicoba sistem dan pelatihan serta dokumentasi
Terlaksana
19
1 2 3 4 5 6 7
5
Sosialisasi sistem pelaporan & Manual Guide E-Report Berkala Terpadu
Minggu ke 1 s.d. ke 2 Nov
2020
- 6 Nov
2020
Laporan Laks sosialisasi, Kasatker dan operator
Terlaksana
6 Melaunching E-Report Berkala Terpadu
- 12 Nov
2020
Sistem E-Report berkala terpadu telah dilaunching
Terlaksana
JANGKA MENENGAH (JANUARI 2020 S/D JUNI 2021)
1
.
Menyusun peraturan Kabaharkam Polri tentang Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
Minggu ke-
3 Okt s/d
Minggu ke-
2 Nov
2020
-
16 Sept 2020
Perkabaharkam Polri tentang
Sistem Pelaporan
Berkala Terpadu
Tersusun
2
Sosialisasi Perkabaharkam tentang Pelaporan Berkala terpadu
- Distribusi Fisik
Perkabaharkam Polri
Proses TTD (Tahap Ver)
3
.
Mengusulkan anggaran operasional E-Report Berkala Terpadu TA. 2022.
-
Usulan anggaran Robinopsnal
tahun 2021 yang mencantumkan
anggaran harwat dan operator E-Report Berkala Terpadu untuk
DIPA tahun 2022
Belum
4
Pemanfaatan sistem yang lebih konsisten dan masif, sesuai tujuan penggunaan sistem E-Report Berkala Terpadu kepada seluruh anggota dan masyarakat
Des 2020
s/d
Februari
2021
-
Data penggunaan
Sistem E-Report Berkala Terpadu
Sedang dilaksanakan
5
Analisa dan evaluasi Laks penggunaan Sistem E-Report Berkala Terpadu
Januari
2021
Hasil Analisa dan evaluasi Laks
Sistem E-Report Berkala Terpadu
Sedang dilaksanakan
20
6
Memberikan reward/ Punishment kepada personil yang menjalankan Sistem E-Report Berkala Terpadu
Des 2020
s/d Feb
2021
Daftar Reward/ Punishment
operasionalisasi Sistem pelaporan berkala terpadu
(E-Report)
Dalam proses penilaian
JANGKA PANJANG (JULI 2021 S.D. JULI 2022)
1
Peningkatan Kinerja pelaporan bidang pembinaan dan operasional diseluruh satuan kerja
Sept 2021
s.d. Sept
2022
Laporan penggunaan
Sistem E-Report Berkala Terpadu
Belum
2
Mengintegrasikan Sistem E-Report Berkala Terpadu dengan program aplikasi digital lain yang memiliki kerja sama
Sept 2021
s.d. Sept
2022
Link Sistem E-Report Berkala Terpadu dengan aplikasi lain
Belum
Tabel 3.
Implementasi Proyek Perubahan
Penjelasan dari pencapaian masing-masing tahapan/milestone dapat
dijelaskan sebagai berikut :
a. Jangka Pendek
1) Membentuk Tim efektif pelaksanaan rangkaian kegiatan proyek perubahan
Langkah awal untuk melakukan suatu perbaikan yang terpenting
adalah mengetahui permasalahan yang ada di lingkungan organisasi.
Para pemimpin dituntut untuk mampu mengidentifikasi permasalahan
sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka melakukan
perbaikan sistem tata kelola sehingga organisasi lebih berkinerja tinggi.
Untuk mengetahui permasalahan yang ada perlu komunikasi yang intens
antara individu dengan pimpinannya, apakah itu dilakukan secara formil
maupun non formil. Di dalam proyek perubahan ini Project Leader
melakukan rapat diagnostik masalah pada tanggal 1 September 2020 di
ruang rapat Ditsamapta Korsabhara Baharkam Polri, yang dihadiri oleh
seluruh anggota perwakilan satuan kerja terkait, guna menemukan
(mapping) permasalahan terkait kinerja pelaporan berkala di wilayah
21
lingkup fungsi kepolisian Baharkam Polri. Permasalahan yang ditemukan
diantaranya adalah keterbatasan jumlah personil, sistem pengumpulan,
pengolahan, dan penyajian data yang masih dilakukan secara
konvensional. Dari permasalahan tersebut berdampak dalam
pelaksanaan tugas yang tidak maksimal seperti pengiriman Bahan
masukan, Pertimbangan, maupun rekomendasi yang terlambat, hingga
hilangnya data data terkait kinerja pelaporan berkala. Dengan adanya
permasalahan yang dianggap cukup krusial tersebut, maka Project
Leader sebagai penulis berencana untuk menyediakan sebuah fasilitas
yang dapat dimanfaatkan oleh anggota dan masyarakat dalam hal
mendukung pelaksanaan tugas bidang Baharkam Polri.
Gambar 3.1. Rapat Diagnostik masalah
Untuk terselenggaranya proyek perubahan ini perlu dibentuk tim
yang terdiri dari pelaksana staf, teknisi serta operator yang mendapat
legitimasi dari pimpinan dalam bentuk surat perintah. Tim tersebut harus
memiliki kemampuan dalam bidang administrasi serta teknis sehingga
efektifitas dari tim tersebut mampu mendukung terselenggaranya proyek
perubahan ini dengan baik. Masing-masing personel yang tergabung
dalam tim efektif ini memiliki tugas sesuai dengan yang diarahkan oleh
Project Leader.
Tim efektif dalam rangka penggunaan sistem e-report berkala ini
berasal dari personil dan pejabat struktural dari unit Robinopsnal Satker
Baharkam Polri berdasarkan Surat Perintah Kepala Badan Pemelihara
22
Keamanan Nomor: Sprin/2066/IX/DIK.2.5./2020 tanggal 8 September
2020, antara lain :
Kasubag Data Baganev Robinopsnal Baharkam Polri bersama tim,
yang akan membuat dan menyusun peraturan Kabaharkam Polri
dan User Guide penggunaan Sistem E-Report Berkala, sekaligus
melaksanakan penyuluhan, sosialisasi dan pengawasan
pelaksanaannya. Kaurtu Robinopsnal Baharkam Polri dan Tim yang
akan menggalang dukungan stakeholders, serta yang akan
mempersiapkan administrasi (surat perintah, pengajuan anggaran, dan
pelaporan lainnya) serta yang akan melakukan pengawasan
pelaksanaannya perancangan sistem E-Report berkala.
2) Mengusulkan dukungan anggaran perancangan sistem aplikasi digital
pelaporan berkala berbasis web.
Dalam pembuatan rancangan sistem pelaporan ini diperlukan
anggaran yang dapat mendukung terwujudnya rancangan tersebut.
Kebutuhan anggaran untuk memenuhi sarana dan prasarana serta
software dari Aplikasi pelaporan ini agar seluruh produk, data dan tugas
pokok Korps dari pelaporan terkompulir dalam satu sistem ini. Untuk
mendapatkan Anggaran tersebut maka, diperlukan penyesuaian
anggaran lainnya sehubungan fokus pemerintah terhadap pencegahan
penyebaran virus Covid-19 kepada bidang kesehatan, sehingga agar
anggaran tersebut dapat disetujui dan diterima, yang selanjutnya
dimanfaatkan dalam melengkapi sarana dan prasarana serta sistem
software tersebut dimanfaatkan anggaran unit lain yang tidak dapat
diserap. Untuk anggaran perancangan sistem web, Project Leader
mengirimkan permohonan dukungan anggaran Program perancangan
sistem pelaporan berkala terpadu kepada Kabaharkam Polri pada
tanggal 1 Oktober 2020, sebesar Rp. 88.500.000,- (delapan puluh
delapan juta lima ratus ribu rupiah).
23
3) Perancangan apikasi sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis Web
dan menyusun buku Panduan E-Report
Project Leader bersama tim efektif telah menentukan bentuk sistem
yang akan digunakan yaitu E-Report pelaporan berkala terpadu. sistem
ini merupakan sebuah layanan yang berbasis pada Web (IT). Sesuai
dengan permasalahan yang sudah ditentukan bahwa kesepakatan
proyek perubahan ini akan membuat sebuah wadah informasi yang
kedepan dapat digunakan oleh baik oleh masyarakat maupun Anggota
Polri terkait tugas dan Fungsi Bidang Binmas, Sabhara dan Polairud.
Sarana yang perlu disiapkan diantaranya adalah sistem jaringan, Web
program, server (basis data), dan menyiapkan ruangan yang memiliki
layar monitor sebagai alat monitoring serta operator yang
mengoperasikan aplikasi tersebut.
Apabila sistem sudah terbangun dan terintegrasi dalam sebuah
konsep yang telah disepakati dan terkonfirmasi bahwa sistem sudah siap
untuk diuji coba dan selanjutnya siap untuk dipergunakan. Bentuk sistem
layanan yang sudah berhasil dibangun ini disosialisasikan dengan nama
E-Report berkala terpadu. Layanan ini merupakan sistem pelaporan
kegiatan pembinaan dan operasional guna mendukung tugas dan fungsi
Bidang preemtif dan preventif (Binmas, Sabhara dan Polairud) dalam
melayani kebutuhan anggota Polri maupun masyarakat. Untuk bisa
menggunakan sistem layanan ini anggota Polri atau masyarakat
membukanya melalui tautan, http://e-
reportrobinopsnal.baharkam.polri.go.id/.
Dalam pembangunan sistem E-Report berkala terpadu Project
leader bekerjasama dengan CV. Win Komputer Lampung, yang
merupakan Perusahaan Internet Service Provider (ISP) kompetitif
dengan Homebase di lampung dan sudah dikenal dan banyak sekali
digunakan oleh individual maupun korporasi serta sudah sangat
berpengalaman didalam memberikan layanan serta solusi teknologi
internet. Pembangunan sistem berbasis web ini dimulai pada bulan
minggu ke-1 bulan Oktober. Adapun Layanan sistem pelaporan berkala
terpadu ini berupa :
24
a) Penyajian Data dari Kegiatan Bidang preemtif dan preventif
(Binmas, Sabhara dan Polairud);
Di dalam sistem ini akan tersedia data yang telah dilakukan oleh
satuan fungsi kepolisian baik tingkat Mabes maupun kewilayahan;
b) Pengawasan Intern
Pengawasan Intern merupakan fungsi yang dimaksudkan sebagai
upaya kontrol data dari kewilayahan maupun Mabes Polri sebagai
bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Data pelaporan
ini terdiri atas:
(1) Pembinaan
Berisikan pelaporan penyerapan anggaran, Jumlah personel
dan alat material khusus;
(2) Operasional
Berisikan pelaporan sesuai fungsi teknis (Binmas, Sabhara
dan Polairud) yang sudah disepakati antara Pusat dan
kewilayahan;
(3) Lain-lain
Berisikan pelaporan terkait upaya terobosan kreatif,
kerjasama baik internal maupun eksternal serta komunitas
binaan yang telah dilaksanakan;
(4) Report
Berisikan hasil pelaporan seluruh bidang yang telah dilakukan
(input) oleh setiap user/operator pusat dan kewilayahan untuk
selanjutnya dilakukan Analisa dan penyajian kepada
pimpinan.
c) Laporan Satker
merupakan layanan bagi direktorat Polda dan Mabes terkait
pengiriman laporan kesatuan secara periodik, sehingga laporan
secara berjenjang dapat dilaporkan kepada pimpinan tertinggi
secara akurat dan tepat waktu. Layanan-Layanan yang terdapat di
dalam sistem pelaporan berkala terpadu ini merupakan layanan
yang dapat mendukung tugas Polri secara umum serta tugas setiap
tugas yang bersifat preemtif dan preventif secara khusus dan dapat
25
mempengaruhi peningkatan kepercayaan masyarakat kepada Polri
melalui layanan pembinaan masyarakat, bantuan personel
Samapta, Pamobvit, dan K9 serta dukungan Polisi Perairan dan
Udara, sehingga masyarakat dapat mengetahui peran serta Polri
mengenai pencegahan tindak kejahatan dalam rangka memelihara
keamanan dan ketertiban masyarakat.
Gambar 3.4.
Perancangan Sistem sebagaimana hasil diagnostik masalah
Operator merupakan ujung tombak yang akan mengaplikasikan atau
menjalankan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis Web dan
tentunya operator memerlukan bantuan berupa pedoman untuk dipelajari
bagaimana penggunaan sistem aplikasi ini, yang memuat tata cara
pengoperasian, sarana dan prasarana, serta SOP dalam penggunaan
aplikasi ini, yang dibuatkan dalam suatu buku saku sehingga dapat
mudah dibawa oleh operator. Saat ini buku saku dalam proses
pembuatan dan sesuai target akan diselesaikan pada bulan Desember
2020 yang pembuatannya dengan menggunakan anggaran di Tahun
2020 dan akan dibuat sejumlah anggota operator tingkat Mabes Polri
serta satuan kerja Kewilayahan.
Kegiatan proyek tersebut, dilanjutkan dengan melaksanakan rapat
lanjutan Tim Ahli terkait IT untuk membahas buku panduan terkait
pembuatan sistem E-Report berkala yang akan digunakan. Hasil rapat
dan koordinasi tersebut yaitu mengenai hal-hal yang akan dimasukan ke
26
dalam buku panduan sama dengan fitur-fitur pada sistem E-Report
Berkala Terpadu, antara lain:
a) Isian pelaporan berkala fungsi teknis Binmas, Sabhara dan Polairud
baik tingkat Pusat maupun kewilayahan;
b) Informasi umum.
Gambar 3.2. Rapat bersama tim IT terkait Sistem E-Report berkala terpadu
4) Melakukan Uji coba sekaligus pelatihan penggunaan sistem pelaporan
berbasis web.
Untuk meyakinkan bahwa Sistem Pelaporan berkala Terpadu
Berbasis Web sudah dapat digunakan maka perlu dilakukan uji coba
terhadap sistem layanan yang telah selesai dibangun. Uji coba telah
dilaksanakan dalam bentuk kelompok kecil perwakilan beberapa Satker
dilingkungan Baharkam Polri mulai dari pelaporan data ke dalam sistem
sampai dengan penagmbilan hasil laporan. Sebagai bukti telah
dilaksanakannya simulasi, maka setiap tahapan dari simulasi tersebut
telah didokumentasikan dalam bentuk foto.
Dari hasil uji coba tersebut diketahui ada beberapa kekurangan
sebagai bahan evaluasi dan dilakukan perbaikan sehingga layanan
sistem tersebut benar-benar sesuai dengan konsep yang diharapkan.
Kegiatan Uji Coba ini dilakukan pada tanggal 14 Oktober 2020 di
Rupatama Baharkam Polri dan dihadiri oleh anggota masing-masing
Satker tingkat Mabes Polri. Kegiatan Uji Coba ini dilakukan oleh Project
Leader yang didampingi oleh tenaga IT professional dari CV. Win
Komputer.
27
Gambar 3.5 pelaksanaan uji coba Sistem Pelaporan berkala terpadu
Setelah uji coba penggunaan sistem selesai, kegiatan berikutnya
adalah pelatihan operator yang dilakukan pada tanggal 6 November 2020
secara Vicon di Ruang Rapat utama Baharkam Polri yang dihadiri oleh
operator satuan tingkat mabes dan kewilayahan. Pelatihan ini
dimaksudkan untuk informasi awal sistem pelaporan yang dibangun juga
meningkatkan pemahaman anggota sebagai operator yang mengawaki
atau akan menjadi operator terkait sistem pelaporan ini. Pada pelatihan
ini seluruh operator tersebut dilatih oleh tenaga IT professional dari CV.
Win Komputer, selaku perancang teknis sistem Pelaporan Berkala
Terpadu sehingga diharapkan seluruh operator dapat memahami dan
mengoperasikan sistem tersebut.
Gambar 3.6 Pelatihan Operator
28
5) Sosialisasi Sistem Pelaporan Berkala Terpadu berbasis web
Pelatihan terhadap operator dilakukan secara parallel dengan
kegiatan sosialisasi yang dilaksanakan pada tanggal 6 November 2020,
dengan kegiatan sebagai berikut :
a) Sosialisasi Sistem kepada Satker tingkat Pusat
Untuk tingkat Mabes Polri Kegiatan sosialisasi Sistem
Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis Web ini diadakan di Ruang
Rapat Utama Baharkam Polri yang dihadiri oleh Anggota Baharkam
Polri dan perwakilan satker Korps dilingkungan Baharkam Polri.
Sosialisasi ini disampaikan oleh Project Leader beserta seluruh Tim
efektif serta tenaga IT professional dari CV. Win Komputer.
Gambar 3.7 Sosialisasi Sistem Pelaporan tingkat Mabes Polri
Sedangkan Sosialisasi Sistem kepada Satker tingkat Kewilayahan,
diadakan di Ruang Virtual Meeting Pusdalsis Rodalops Sops
Mabes Polri yang dihadiri oleh perwakilan direktorat tingkat Mabes
Polri dan Kewilayahan. Sosialisasi ini dilakukan guna diketahui dan
dapat dimanfaatkan oleh seluruh anggota Polda dan Mabes Polri.
29
Gambar 3.8 Sosialisasi Sistem tingkat Mabes Polri dan Kewilayahan
b) Pedoman Manual (Manual Guide) Sistem Pelaporan Berkala
Terpadu Berbasis Web
Selain meningkatkan kemampuan SDM untuk
mengoperasikan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu berbasis Web,
selanjutnya Project Leader membuat buku Manual Book Website
Operation, yang berisi tata cara penggunaan aplikasi, mulai dari
login user dan pass, penulisan laporan, penyimpanan data laporan.
Buku ini dibuat sebagai pedoman bagi seluruh operator dalam
mengoperasikan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu berbasis Web
tersebut. Adapun isi manual book website diantaranya:
(1) pelaporan berkala terpadu berupa alur sistem dan pedoman
pemakaian aplikasi laporan satker
User
login ke website dari sistem
Gambar 3.9. website
30
(2) pelaporan masing- masing operator Satker sesuai bidang
fungsi
(a) Bidang Pembinaan
Gambar 3.10. Sidebar Format (Bidang Pembinaan)
(b) Bidang Operasional
➢ Binmas
Gambar 3.11. Sidebar dan format (Binmas)
➢ Samapta
Gambar 3.12. Sidebar dan format (Samapta)
31
➢ Pamobvit
Gambar 3.13 Sidebar dan format (Pamobvit)
➢ Polair
Gambar 3.14. Sidebar dan format (Polair)
➢ Poludara
Gambar 3.15.
Sidebar dan format (Poludara)
32
6) Launching Sistem Pelaporan Berkala Terpadu berbasis Web
Setelah uji coba telah dilakukan dan seluruh operator yang
mengawaki telah dapat menggunakan sistem pelaporan berkala terpadu
ini, maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan launching sistem agar
dapat langsung dimanfaatkan dan digunakan oleh seluruh anggota Polri
dan Masyarakat.
Sistem pelaporan berkala terpadu ini launching pada hari Kamis,
tanggal 12 November 2020 di Lantai 5 Rupatama Pusdalsis Rodalops
Sops Polri yang dihadiri oleh Para Pejabat Utama Baharkam Polri, Para
Direktorat Jajaran Baharkam Polri, para Kapolda, Direktur fungsi
Kepolisian terkait serta seluruh operator kewilayahan. Selain itu,
kegiatan launching Sistem Pelaporan Berkala Terpadu ini juga
disosialisasikan melalui media massa sehingga anggota kewilayahan
mengetahui dan dapat menggunakannya. Pada kegiatan launching ini
tidak hanya melaunching website Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
Berbasis Web, namun juga memaparkan bagaimana cara penggunaan
aplikasi serta manfaat aplikasi ini untuk Polri yaitu mempermudah
permintaan data, mempermudah pengiriman administrasi, sedangkan
manfaat untuk masyarakat adalah masyarakat dapat mengetahui kondisi
perkembangan dilapangan, dan berdiskusi website.
Gambar 3.16 Pelaksanaan Launching Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
33
b. Jangka Menengah
1) Menyusun Peraturan Kepada Badan Pemelihara Keamanan Polri
tentang Sistem pelaporan berkala dilingkungan Baharkam Polri.
Sistem pelaporan berkala terpadu merupakan layanan digital
pertama yang ada di Baharkam Polri dan memiliki banyak manfaat serta
kegunaan guna mendukung tugas pokok dan fungsi anggota dalam
menjalankannya. Berdasarkan hal tersebut, agar sistem ini dapat
berjalan secara berkesinambungan, dibutuhkan payung hukum dalam
penggunaannya sehingga operator yang bertugas dalam melaporkan
dapat bekerja sesuai dengan peraturan yang ada. Oleh karena itu,
dirancang Perkabaharkam Polri tentang pelaporan berkala dengan
berbasis web yang direncanakan akan disahkan pada diakhir tahuun
2020 diharapkan menjadi payung hukum pelaporan sekaligus sebagai
pedoman dan acuan bagi operator dalam mengoperasikan dan/atau
mengelola Sistem Pelaporan Berkala Terpadu khususnya dilingkungan
Baharkam Polri.
Gambar 3.3. Perkabaharkam Polri tentang Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
2) Sosialisasi Perkabaharkam Polri tentang Pelaporan Berkala Terpadu
Peraturan yang menjadi dasar pijakan setiap kegiatan lembaga
merupakan krusial agar legitimasi dapat hadir dalam pelaksanaan
pelaporan berkala secara nasional. Oleh karenanya, latar belakang,
tujuan dan klausul yang menjadi perhatian dari peraturan Kabaharkam
Polri tentang Pelaporan Berkala Terpadu sehingga membutuhkan
34
langkah sosialisasi yang purna. Dengan harapan setiap pemangku
kepentingan baik langsung maupun tidak langsung memiliki pemahaman
dan visi yang sama yaitu melalui pelaporan berbasis web akan dapat
memberikan informasi data yang riil dan bermanfaat. Naskah
Perkabaharkam saat ini sudah di tahap Verifikasi ke-2 dimana Naskah
hanya menunggu tanda tangan pejabat yang berkaitan sehingga
diperkirakan akan sudah terdistribusi pada Desember 2020.
3) Usulan anggaran operasional E-Report berkala masuk dalam DIPA Polri
TA. 2022.
Dalam pengaplikasian layanan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
Berbasis Web ini diperlukan operator serta sarana dan prasarana
pendukung seperti Komputer, internet dan monitor yang harus dijaga dan
dirawat agar penggunaan aplikasi layanan Sistem Pelaporan Berkala
Terpadu Berbasis Web ini dapat dimanfaatkan dalam jangka waktu yang
lama. Sehingga perlu adanya anggaran operasional yang mendukung
hal tersebut berupa anggaran untuk pemeliharaan dan perawatan serta
anggaran operator yang mengawakinya. Untuk pengadaannya,
Baharkam Polri telah mengusulkan anggaran tersebut pada usulan
anggaran tahun 2022 yang diajukan pada tanggal 1 November 2020
melalui surat usulan yang ditandatangani Kabaharkam Polri diusulkan
kepada Kapolri melalui Srena Polri.
4) Pemanfaatan aplikasi yang lebih konsisten dan sosialisasi tujuan dan E-
Report oleh seluruh anggota dan masyarakat yang terkait.
Sampai saat ini penggunaan dan pemanfaatan Sistem Pelaporan
Berkala Terpadu Berbasis Web ini masih berlangsung dan untuk
menjamin konsistensinya serta nantinya akan tetap berjalan dalam
jangka Panjang akan dilakukan analisa dan evaluasi setiap minggunya
dilihat dari laporan harian piket operator yang melaporkan
perkembangan pemanfaatan aplikasi tersebut. Target jangka menengah
ini diharapkan akan terlihat pada bulan Desember 2020 sampai
November 2021.
35
5) Menganalisa dan evaluasi pelaksanaan penggunaan E-Report Berkala
Dalam melaksanakan tugas tentunya perlu untuk adanya analisa dan
evaluasi baik setiap minggu maupun setiap bulan mengenai penggunaan
sistem aplikasi ini apakah telah sesuai dengan SOP atau tidak. Target
analisa dan evaluasi akan dilaksanakan pada bulan Januari 2021.
6) Memberikan Reward/ Punishment kepada personil yang menjalankan
Sistem E-Report Berkala Terpadu
Pemberian penghargaan akan diberikan kepada personil yang
dianggap mampu menjalankan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
Berbasis Web ini dengan baik dan konsisten. Baharkam Polri akan
membuat standarisasi pemberian penghargaannya dan penilaiannya
dilaksanakan sejak aplikasi di launching tanggal 12 November 2020
sampai nanti januari tahun 2021 (selama 3 bulan). Hasil penilaian
tersebut akan dijadikan dasar dan pedoman diusulkan kepada
Kabaharkam untuk diberikan penghargaan.
c. Jangka Panjang
ada 2 (dua) target dalam jangka panjang yang akan dicapai dalam proyek
perubahan ini, yaitu :
1) Peningkatan Kinerja pelayanan informasi data dari pelaporan berkala baik
pusat maupun kewilayahan;
2) Mengintegrasikan aplikasi Sistem Pelaporan Berkala Berbasis Web.
dengan sistem digital yang disusun oleh kementerian/Lembaga terkait
lainnya.
Target ini dipilih untuk menjaga agar pelaksanaan proyek perubahan
Sistem Pelaporan Berkala Berbasis Web dapat tetap dilaksanakan sampai
kebutuhan informasi data oleh anggota Polri dan Masyarakat dapat terlayani
dengan baik dan setelah waktu target tercapai maka akan dibuat target baru
yang disesuaikan dengan kondisi pada saat itu nantinya.
54
36
3.2. PETA STAKEHOLDERS
Peranan stakeholders dalam proses proyek perubahan sesuai dengan peta
stakeholders memiliki pengaruh dan ketertarikan yang berbeda-beda. Namun
yang terpenting adalah sebagai Project Leader harus mampu mempengaruhi
setiap stakeholder sehingga seluruh stakeholders dapat memberikan dukungan
serta ketertarikan secara maksimal terhadap keberhasilan dari proyek perubahan
yang telah digagas. Sebelum aplikasi Sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis
Web ini terbentuk identifikasi terhadap stakeholders telah dilakukan dan masing
masing berada pada kelompok disesuaikan dengan kepentingan dan
pengaruhnya. Setelah dibangunnya sistem pelaporan dan dirasakan manfaatnya
terjadi perubahan pada stakeholders, sebagai berikut ;
a. Stakeholders Bersifat Promoter
Stakeholders yang bersifat Promoter ini merupakan Stakeholders Utama
yang memiliki kepentingan besar terhadap upaya perubahan dan juga
mempunyai kekuatan untuk membuatnya berhasil serta mempunyai pengaruh
dan kepentingan yang tinggi atas berhasilnya proyek perubahan. Ciri-ciri
Stakeholders ini antara lain:
1) Benar-benar bisa membuat upaya berjalan;
2) Jika positif, harus diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan
dinikmatinya;
3) Jika gagasannya tidak jalan, mereka tahu mengapa, dan memiliki alternatif
yang lebih baik;
4) Menyetujui, memberikan masukan dan mengarahkan proyek perubahan;
5) Bertanggung jawab untuk mengatur dan menyetujui pengembangan
teknologi informasi, serta mengatur dan memberikan pembinaan;
6) Berpengaruh dalam mendorong penyelesaian aplikasi;
7) Berpengaruh dalam memberikan solusi apabila terdapat kendala dalam
penyelesaian aplikasi;
8) Memberikan masukan proyek perubahan.
37
Stakeholders yang bersifat Promoter ini diantaranya yaitu Baharkam Polri,
Korps jajaran dilingkungan Baharkam Polri, dengan alasan:
1) Baharkam Polri adalah stakeholders yang mendukung penuh proyek
perubahan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis Web dan dapat
memberikan masukan serta saran sekaligus mengawasi pelaksanaanya;
2) Korps jajaran dilingkungan Baharkam Polri serta seluruh anggota
Baharkam Polri adalah Stakeholders yang punya kepentingan untuk
berjalannya proyek perubahan ini karena ini dibuat untuk membantu
stakeholder dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, dengan proyek
perubahan ini seluruh pekerjaan dan kegiatan yang berkaitan dengan
pengumpulan, pengolahan dan penyajian data, dapat terpantau
pelaksanaanya sekaligus sebagai penilaian terhadap kinerja anggota.
3) Pengaruh proyek perubahan terhadap stakeholder lainnya berjalan sesuai
dengan kebutuhan stakeholder itu sendiri setelah melihat tujuan dan
manfaat proyek perubahan, para Kapolda dan para Direktur serta satuan
satuan kerja lainnya akan lebih dimudahkan dalam pelaporan terkini
kondisi di masing-masing satuan fungsi kepolisian yang terjadi, sebagai
contoh; permohonan data rekapitulasi fungsi direktorat yang dibutuhkan
untuk perencanaan tugas Kepolisian ditahun depan, permintaan korelasi
data antar satuan kerja sebagai gambaran pemerataan personil dan alat
material yang dibutuhkan maupun bertindak sebagai koordinator dalam
alokasi kebutuhan anggaran kontijensi dalam tahun anggaran berjalan.
Stakeholder ini yang tadinya masuk dalam kelompok defenders berubah
menjadi Latent dan akhirnya menjadi promoters.
4) Hal yang sama terjadi pada stakeholders latents yang tadinya punya
kepentingan yang kurang tapi setelah adanya proyek perubahan
kemudian melihat peluang untuk mendapat kepentingan yang baru
dengan menggunakan pengaruhnya yang besar, seperti :
• Kemenkopolhukam, Kemenhub, KKP dan Kemen BUMN yang
diminta oleh Project Leader untuk memberikan bekal pengetahuan
untuk meningkatkan kemampuan anggota pada fungsi Binmas,
Sabhara dan Polairud menjadi merasa berkepentingan menjadikan
Baharkam Polri sebagai salah satu satuan kerja yang mengakomodir
kebutuhan database kepada masyarakat.
38
• Kabaharkam Polri juga menganggap proyek perubahan ini bisa
dimanfaatkan untuk menjadi bagian dari pengembangan informasi
yang bisa ditularkan ke fungsi teknis kepolisian lainnya.
• Sops adalah Satuan kerja yang membidangi bidang operasi
Kepolisian. Tugas lainnya adalah satker yang menampung keinginan
satker-satker lainnya untuk berinovasi termasuk proyek perubahan
Sistem Pelaporan Berkala Berbasis Web. Proyek perubahan dapat
menjadi salah satu inovasi Baharkam Polri secara umum. Atas hal
tersebut, Kabaharkam Polri akan menggunakan pengaruhnya untuk
penyusunan anggaran DIPA Binops Baharkam Polri termasuk
anggaran pemeliharaan dan perawatan sistem serta honorarium
operator di tahun 2021/2022.
• Media massa dan masyarakat umum selain dapat membantu
promosi (mensosialisasi) layanan sistem pelaporan berkala berbasis
web juga sekaligus bisa dimanfaatkan untuk menjawab kebutuhan
masyarakat terhadap data informasi sekaligus dijadikan sarana
untuk menyampaikan pesan kepada masyarakat.
b. Stakeholders Bersifat latent
Stakeholders yang bersifat latens umumnya tidak memiliki kepentingan
khusus maupun terlibat dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk
mempengaruhi Upaya jika mereka menjadi tertarik (pengaruh tinggi dan
kepentingan rendah). Ciri-ciri Stakeholders ini antara lain:
1) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya upaya bagi
kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar;
2) Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak
dengan mereka;
3) Tunjukkan bagaimana upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun
populasi yang menjadi perhatiannya;
4) Mendukung dan memberikan masukan proyek perubahan;
5) Salah satu penerima manfaat dari sistem.
Stakeholders yang bersifat Latens ini dengan proyek perubahan ini dan
dipengaruhi oleh upaya Project Leader sebagian besar telah berubah menjadi
promoters yaitu Kemenkopolhukam, Kemenhub, KKP dan Kementerian
39
BUMN. Div TIK sangat mendukung proyek perubahan melalui sistem
pelaporan berbasis web, dibuktikan melalui alokasi server untuk
menggunakan Database yang ada di Polri berhasil dipengaruhi oleh Project
Leader dan pengaruh yang dimiliki menjadi peluang yang positif dalam
berkembangnya proyek perubahan ini, begitu juga dengan Bagbinlat yang
mengalokasikan anggaran bagi yang tidak pasif akibat pandemi Covid-19
kepada proyek perubahan dan diharapkan nantinya tetap memberikan
pengaruh positif untuk keberlangsungan proyek perubahan dan tentunya
Project Leader harus melakukan upaya prosedural untuk secara bertahap
meyakinkan manfaat dari proyek perubahan ini.
Media massa yang tadinya masuk dalam kelompok apathetics karena
merasa tidak punya kepentingan dan kurang berpengaruh pada proyek
perubahan ini, namun setelah diadakan pendekatan komunikasi dan ikut serta
dilibatkan dalam Launching Sistem pelaporan berkala terpadu berbasis web,
kini berubah menjadi Latents yang punya pengaruh besar untuk
mempromosikan dan mensosialisasikan kepada masyarakat.
c. Stakeholders Bersifat Defender
Stakeholders Bersifat Defender ini memiliki kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk
mempengaruhi upaya. Dengan pengaruh yang rendah dan kepentingan yang
tinggi terhadap proyek perubahan. Ciri-ciri Stakeholders ini ada pada anggota
polri dan masyarakat baik yang punya permasalahan maupun yang tidak, hal
ini dapat dilihat dari kepentingan dan pengaruhnya, antara lain:
1) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita
tidak perlu khawatir tentang keterlibatannya di masa datang;
2) Bukan tim pengembang aplikasi secara langsung, namun dapat
memberikan masukan proyek perubahan terkait pengembangan sistem;
3) Tidak terlibat secara langsung dalam pengembangan sistem, namun akan
mendapatkan manfaat dengan adanya aplikasi;
4) Akan mengurangi beban tanggung jawab apabila aplikasi dapat berfungsi,
karena apabila ada kesalahan atau kekurangan yang dilakukan kasatker
dapat termonitor oleh pimpinan langsung.
40
d. Stakeholders Bersifat Apathetic
Dalam proyek perubahan ini sudah tidak ada lagi yang masuk Stakeholder
Apathetic, pengaruh dan kepentingan yang lebih besar membuat mereka
masuk kedalam Stakeholder Defenders sehingga yang tadinya mereka kurang
memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan mungkin tidak mengetahui
adanya upaya (pengaruh rendah dan kepentingan yang rendah terhadap
proyek perubahan) kini telah berubah. Ciri-ciri yang masuk dalam
Stakeholders ini antara lain:
1) Tidak peduli terhadap upaya;
2) Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok
atau karena posisinya di komunitas;
3) Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi
melalui media cetak.
Gambar 3.17
Peta Stakeholders II
3.3. KENDALA INTERNAL DAN EKSTERNAL
Proyek perubahan ini dalam perjalanannya mengalami kendala baik dari
internal maupun eksternal, dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kendala Internal
1) Kesiapan fasilitas internet yang kurang baik, karena alokasi kapasitas
sebesar 1 TeraBit yang ketika dipakai akan mencapai kapasitas
LATENTS
Media Massa
PROMOTERS 1. Kabaharkam Polri 2. Kakorbinmas Baharkam Polri 3. Kakorsabhara Baharkam Polri 4. Kakorpolairud Baharkam Polri 5. Kemenkopolhukam RI 6. Kemenhub RI 7. Kementerian KP RI 8. Kementerian BUMN 9. SOPS Polri 10. Pemda
INF
LU
EN
CE
Apathetics
Masyarakat
DEFENDERS Pemerintah Daerah
INTEREST
41
maksimumnya sehingga berpengaruh kepada kinerja sistem dan terkadang
terhambat (Overload);
2) Anggota yang ditunjuk bertugas sebagai Operator tidak mampu
melaksanakan tugasnya dengan baik disebabkan kemampuan yang jauh
dari apa yang diharapkan;
3) Perwira yang diberi tugas tanggung jawab untuk mengontrol setiap tugas
yang diberikan tidak menjalankan tugasnya dengan baik;
4) Anggota yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan tidak mengikuiti dengan
baik bahkan ada yang tidak mengikuti pelatihan sama sekali.
b. Kendala Eksternal
• Penggunaan server sementara milik internal terjadi kendala dalam proses
pindahnya ke server milik Polri dengan kapasistas lebih besar karena
ketidaksamaan butuh satu server tambahan dengan fungsi development.
• Tim IT yang ditunjuk merupakan pihak swasta yang bekerja dengan
pembayaran, dikhawatiran proyek perubahan terbengkalai kedepan ketika
komitmen pimpinan tidak lagi sama dukungan dengan awal.
• Setelah proyek perubahan di Launching, alokasi anggaran honorarium
operator masih belum ada kejelasan.
• Para operator pelaporan berkala baik ditingkat pusat maupun wilayah
masih ada yang belum menggunakan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu
Berbasis Web ini dan para Kasatker ada yang belum paham manfaat
proyek perubahan ini.
• Pembuatan Peraturan Kepala Badan Pemelihara Keamanan Polri tentang
Sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis Web belum selesai
diverifikasi karena birokrasi yang membutuhkan waktu.
3.4. UPAYA MENGATASI KENDALA
a. Telah diajukan kepada Kapolri melalui Kabaharkam Polri untuk
penambahan kapasitas di Website Baharkam Polri dan salah satunya
khusus untuk Sistem pelaporan berkala terpadu berbasis web;
b. Usulan penambahan personil yang mempunyai kemampuan komputer ke
SDM, untuk menunjuk personel yang memiliki kemampuan komputer untuk
42
melengkapi piket operator berdasarkan surat perintah Kasatfung yang
membidangi SDM;
c. Memberikan pemahaman kepada setiap perwira yang bertugas di unit yang
terkait pelaporan untuk melaksanakan tugasnya dengan penuh tanggung
jawab dan hal ini dilaksanakan setiap hari senin di Ruang rapat Utama
Baharkam Polri;
d. Memberikan Reward and punishment kepada personil yang berkinerja baik
dalam menjalankan tugas dan sekaligus berkinerja buruk, untuk
selanjutnya diberikan jam intensif mandiri untuk mempelajari materi yang
diajarkan;
e. Mengundang Tim IT untuk membicarakan komitmen pelaksanaan proyek
perubahan, dan menyanggupi menuntaskan aplikasi proyek perubahan
diserta denda yang akan diberi apabila terjadi keterlambatan;
f. Sementara honor operator dibayar dengan menggunakan dukops
Kabaharkam Polri sambil mengajukan kepada Kabaharkam Polri untuk
dianggarkan dalam DIPA 2021;
g. Akan dilaksanakan supervisi ke Para unit operator baik tingkat pusat
maupun kewilayahan yang dilaksanakan pejabat utama Baharkam Polri
yang nantinya akan dilaporkan ke Kasatker bersangkutan;
h. Kabaharkam Polri langsung berkoordinas kepada Kadivkum Polri untuk
percepatan prosesnya.
3.5. INSTRUMEN MONITORING UNTUK PELAKSANAAN PROYEK
PERUBAHAN
Terhadap Proyek perubahan ini tetap dilakukan pemantauan dan
pengendalian dalam masa jangka menengah dan jangka panjang dan telah
dipersiapkan pada masa jangka pendek, adapun instrumen yang digunakan
dan telah direncanakan dengan baik adalah sebagai berikut:
1) Mengadakan analisa dan evaluasi terhadap implementasi Pelaporan
Berkala Terpadu Berbasis Web oleh fungsi Binops Baharkam Polri pada 3
(tiga) bulan awal pasca diresmikan serta adanya hasil analisa dan evaluasi
yang bisa dijadikan pedoman dalam perencanaan kegiatan berikutnya;
2) Usulan anggaran operasional untuk honorarium operator serta anggaran
pemeliharaan dan perawatan Sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis
Web yang direncanakan diajukan dalam DIPA Revisi Baharkam Polri tahun
2021;
3) upaya pemantauan kinerja personil yang akan dijadikan dasar dalam
memberikan rewards dan punishment kepada personil yang bertugas
sebagai operator pelaporan yang bertugas pada sistem pelaporan berkala
berbasis Web;
4) Adanya Perkabaharkam Polri yang mengatur tentang sistem Pelaporan
Berkala Terpadu dimana dalam peraturan tersebut memuat penanggung
jawab dari masing masing sekaligus aturan pelaksanaannya;
5) Telah dibuatkan piket harian operator yang menjalankan operasional
Sistem Pelaporan Berkala Berbasis Web sekaligus melaporkan
perkembangan dari setiap fitur yang ada disistem yang laporannya
disampaikan setiap hari di meja pimpinan untuk dievaluasi pelaksanaannya;
6) Adanya HTCK yang disusun agar dapat dipedomani dalam sinergitas kerja
antar fungsi sehingga operasional dapat berjalan dengan baik dan
terkoordinir.
44
BAB IV
PENUTUP
4.1. KESIMPULAN
a. Proyek perubahan Optimalisasi Pelaporan Berkala Baharkam Polri
Dalam Rangka Pemeliharaan Keamanan Dan Ketertiban Masyarakat
berupa perancangan sebuah sistem yang mampu memberikan
kemudahan dan ketepatan dalam pelaporan kondisi satuan fungsi secara
periodik dapat terlaksana sesuai dengan waktu yang telah direncanakan
dan dapat dirasakan manfaatnya dalam pelaksanaan tugas bidang
pembinaan operasional sehari hari dimana dengan adanya sistem
tersebut pelayanan terhadap anggota Polri maupun masyarakat dapat
lebih ditingkatkan dan personil internal lebih dimudahkan dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya sebagai pengemban fungsi
pembinaan dilingkup pemeliharaan keamanan;
b. Pencapaian proyek perubahan yang ditentukan dalam jangka pendek
telah tercapai dengan waktu dan target yang ditentukan dan dapat
dirasakan oleh seluruh pengguna web dan aplikasi berkat dukungan para
stakeholder yang keseluruhannya telah memberikan kontribusi positif
untuk kemajuan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data yang
dilakukan oleh Biro Pembinaan Operasional Baharkam Polri termasuk
juga persiapan menghadapi target jangka menengah dan jangka panjang
yang juga telah dipersiapkan instrumennya guna menjamin tetap
terlaksana dan berjalannya proyek perubahan ini pada waktu yang telah
ditentukan;
c. Pengumpulan, pengolahan dan penyajian data yang diberikan oleh
Baharkam Polri melalui sistem pelaporan berkala berbasis web melalui
portal tautan www.e-reportrobinopsnal.baharkam.polri.go.id
diberikan kepada anggota Polri maupun satuan satuan kerja yang
membutuhkan data informasi terkait tugas pokok bidang pencegahan
diantaranya penyerapan anggaran, jumlah personel, alat material
45
khusus, kegiatan operasional fungsi serta kegiatan lainnya seperti
pelaporan terobosan kreatif, kerjasama dan komunitas binaan bisa
memanfaatkan website ini disamping bisa ikut berdiskusi terhadap topik
permasalahan yang sedang ramai dibicarakan publik;
d. Permasalahan dan kendala yang dihadapi tentang keterbatasan
anggaran, SDM, peralatan dan metode yang ada bisa diselesaikan
terbukti dengan adanya perkabaharkam Polri tentang Sistem Pelaporan
Berkala Terpadu Berbasis Web yang merupakan payung hukum
pelaporan berkala dengan web dan aplikasi, selain itu peningkatan
kemampuan personil untuk mengoperasionalkan sistem pelaporan
berbasis web serta pengetahuan teknis kepolisian telah dapat dirasakan
setelah pembinaan operasional melaksanakan beberapa Pendidikan dan
Pelatihan yang diantaranya pelatihan mengoperasionalkan web dan
aplikasi.
4.2. LESSON LEARNED
Selama mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tk.1
(PKN), yang diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN), saya
Kepala Bagian Analisa dan Evaluasi Biro Pembinaan Operasional Baharkam
Polri selaku Project Leader merasakan adanya perubahan dan manfaat besar
dalam menjalankan roda organisasi guna menuju organisasi yang Good
Governance dan Clean Governance, hal ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Saya mendapatkan ilmu tentang bagaimana cara menggerakan tim dan
berkomunikasi yang efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Di instansi
Kepolisian khususnya yang sudah terbiasa dengan satu titik, yang dimana
segala sesuatunya harus sesuai dengan perintah namun disini juga diajarkan
penyelesaian tugas dengan efektif dan efisien guna mengoptimalkan
bagaimana menggerakan potensi-potensi yang ada dalam tim dan staf agar dari
setiap lini dapat mengerti bukan hanya tugas masing-masing namun mengerti
tugas secara keseluruhan tanpa meninggalkan tugas dan tanggung jawab di
bagiannya. Kemudian harus dapat memetakan masalah secara jelas dan
menyelesaikan suatu tantangan maupun permasalahan secara komperehensif
yang dimana segala sesuatunya harus bersifat luas dan lengkap, meliputi
46
seluruh aspek, atau meliputi ruang lingkup yang luas sehingga dapat
merencakan dengan baik bagaimana suatu penyelesaian tersebut dengan
menginstruksikan dan merangkul Stakeholders guna mencapai tujuan yang
diinginkan.
Dengan mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tk.1 ini, dapat
memiliki kompetensi pemimpin yang visioner dan dengan mudah melakukan
kolaborasi dengan stakeholder serta dapat meningkatkan kinerja organisasi
yang dipimpin dengan visi atau arah kebijakan yang tepat, mudah dimengerti
serta dapat dikerjakan oleh bawahan dengan baik. Disamping itu, harus
memantau dan mengawal setiap kegiatan agar tidak keluar dari apa yang dicita
citakan sebelumnya, dengan adanya komunikasi dua arah merupakan kunci
keberhasilan tim yang paling efektif. Juga memiliki kemampuan dalam
mengambil suatu kebijaksanaan tentang isu strategi yang terjadi, selalu
melakukan diagnosa terlebih dahulu sebelum membuat kebijakan, khususnya
yang berhubungan dengan saran dan pendapat strategis, sehingga
rekomendasi yang diberikan kepada pimpinan dapat dikatakan sesuai dengan
kebutuhan pelaksanaan tugas dilapangan. Dengan berakhirnya dan selesainya
program Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tk.1 ini maka kami menyatakan
bahwa di Lembaga Administrasi Negara (Pusdiklat Kepemimpinan Aparatur
Nasional) adalah laboratoriumnya para pemimpin perubahan atau pemimpin
kolaboratif untuk melakukan praktek dan ujicoba kemampuan kepemimpinan.
4.3. REKOMENDASI / SARAN
a. Sistem pelaporan berkala terpadu berbasis web yang sedang dibangun
oleh Project Leader dan anggotanya agar tetap diberlakukan sehingga
pengumpulan, pengolahan dan penyajian data kepada pimpinan dan
masyarakat bisa lebih maksimal dilakukan yang tentunya akan
memberikan nilai positif bagi Polri khususnya dalam memberikan
pelayanan yang terbaik sebagaimana visi dan misi organisasi;
b. Kerja sama dengan Stakeholders internal maupun eksternal demi
terlaksananya maksud dan tujuan dari Sistem Pelaporan Berkala
Terpadu Berbasis Web harus tetap dilakukan untuk menjamin
keberlangsungan proyek perubahan ini;
47
c. Proyek perubahan ini agar diajukan dalam telaahan staf ke Mabes Polri
agar pengumpulan, pengolahan dan penyajian data yang berbasis web,
aplikasi dan android dapat didukung pelaksanaannya serta dapat
diberlakukan seluruh jajaran Polri demi terwujudnya pelayanan Polri
yang terbaik untuk masyarakat;
d. Sistem Pelaporan Berkala Terpadu Berbasis Web diharapkan dapat
diterapkan pada Kementerian Lembaga Daerah (KLD) dan instansi
pelayanan publik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan
serta membantu memperkuat sistem keamanan dalam negeri.
Jakarta, 30 November 2020
Project Leader,
EDISON, S.H.,M.H.
48
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia
Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2017 tentang
Susunan Organisasi dan Tata Cara Kerja Markas Besar Kepolisian Republik
Indonesia
Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018
tentang Susunan Organisasi dan Tata Cara Kerja Kepolisian Daerah