Noções de Arquivologia para o MPU Teoria e exercícios comentados
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AULA 02 - O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e
intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes.
SUMÁRIO PÁGINA
Sumário O Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos: Diagnósticos . 2
Organização dos Arquivos .............................................................................. 2
Planejamento................................................................................................... 6
Introdução à Gestão de Documentos .............................................................. 7
Valor do documento ...................................................................................... 11
Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ....................................... 14
Tabela de Temporalidade (Avaliação de Documentos) ................................. 21
Arquivos Correntes e Intermediários ............................................................. 23
As Atividades dos Arquivos Correntes .......................................................... 23
Protocolo ....................................................................................................... 24
(Off topic) Plano de Classificação dos Documentos ...................................... 34
E aqui estamos de novo. Não falta muita coisa para se ver, mas o que falta
vai demandar bastante da sua atenção. Então, foco!
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O Gerenciamento da Informação e a Gestão de
Documentos: Diagnósticos
Organização dos Arquivos
Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a
constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do
arquivo.
Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o
CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em quatro
fases:
- Levantamento de dados
- Análise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantação e acompanhamento
Vamos analisar cada um dos passos.
Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e
produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja,
inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua
cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso.
E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar
o arquivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os
documentos.
A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a
instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da
instituição.
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Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da
instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de
produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas,
instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da
própria instituição).
Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e
assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos
analisar o gênero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentos
escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies
documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do
encarregado pelo levantamento de dados:
- Estado de conservação do acervo;
- Arranjo e classificação dos documentos;
- Existência de registros e protocolos
- Controle de empréstimos de documentos;
- Média de arquivamentos diários;
- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de classificação pré-
existentes.
Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com
nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral
e saiba de sua existência :P.
E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de
escolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de
conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e
umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo :P.
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Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumas
dicas úteis:
- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários,
onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas
que já descrevemos);
- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer
tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, você
deverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito
provavelmente através de questionários e formulários :P (mas reze para que seja só
o seu examinador, e não o seu futuro chefe).
Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos
aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo.
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.
O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas
e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais
simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.
Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um
problema específico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se
você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem
memorizar soluções padronizadas.
Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado
informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos):
- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar);
- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
- Condições de armazenamento;
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- Estado de conservação dos documentos;
- Espaço físico ocupado;
- Volume documental;
- Controle de empréstimos (freqüência de consultas);
- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação
profissional);
- Acesso à informação;
- Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos,
iconográficos, micrográficos e informáticos);
- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento
adotados);
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).
(Fonte: Miranda, Elvis Correia)
O Planejamento é um tópico armadilha :P. Se eu trata-lo agora, você vai
perder a noção do todo, já que vou falar bastante. Dessa forma, guarde sua
ansiedade e contente-se com essa definição provisória (eu não disse inicial, e sim
provisória, daqui a pouco você vai poder jogar fora): “Proposição de soluções
cabíveis para eliminar os problemas encontrados”.
Aí alguém bateu na sua cabeça, você desmaiou, e quando acordou seu
professor já tinha falado de Planejamento, e agora estava começando Implantação
e acompanhamento. Você diz que não ouviu nada e seu professor se
comprometeu a “repetir” quando acabasse esse tópico.
Pois bem, Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer.
Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas
de preservação e organização do arquivo. Além disso, também ocorrerão
treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem
problemas.
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Mas isso ainda não é o mais importante. A implantação de normas
elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do
responsável pelo projeto, o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer
falhas ou omissões no planejamento.
Se tudo até o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaboração
do manual de arquivo. Este será o livro sagrado do operador do arquivo, que deverá
abandonar sua religião anterior para aprofundar seus estudos no manual (Ó todo
poderoso manual, não somos dignos :P).
Manuais de arquivo não podem ser produzidos em massa. Em outras
palavras, não há como eu traçar aqui o que um manual de arquivo deve conter para
ser um manual de arquivo “correto”. O tio já falou que o arquivo reflete a instituição a
que está vinculado, e assim, também suas peculiaridades.
Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas
gerais, que estão sempre presentes nos mesmos:
- Apresentação, objetivos e abrangência do manual;
- Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e
responsabilidades, sua interação e subordinação ;
- Organogramas e fluxogramas;
- Conceitos Gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento,
bem como terminologias adotadas;
- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários, plano de
classificação dos documentos;
- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em
separado).
Planejamento
(Under construction :P)
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Introdução à Gestão de Documentos
A quantidade de informações com que os órgãos públicos e as empresas
precisam trabalhar hoje em dia é cada vez maior. O colosso de informações a que
todos estão sujeitos é impressionante. Neste contexto, tão importante quanto
possuir a informação será a capacidade de gerencia-la, permitindo sua rápida
localização.
Lembra do IIRGD? Não foi um exemplo apenas motivacional, aquele instituto
transparece a importância do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a gestão de
documentos.
A primeira definição a ser estudada será a mais simples. A gestão de
documentos consiste em atividades que asseguram que a informação contida nos
arquivos (informação arquivística) seja administrada com eficácia.
Isto é, a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a
recuperação das informações de forma ágil e eficaz, otimizando os recursos
humanos, físicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador do
trabalho dentro das instituições.
Mas como sempre, embora a definição acima auxilie na compreensão, nosso
bom amigo Congresso Nacional também possuí uma definição para o termo, e a
CESPE como de praxe, a adora. :P
Assim sendo, voltemos nossa atenção ao artigo 3º da lei 8.159 de 1991:
“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.”
Bastante colorido e grifado né? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e
em pouquíssimas palavras, define este capítulo do curso. Vamos observar em que
você deve prestar atenção.
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Note que a gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos
e operações técnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questão
que tenda a limitar a gestão documental a um único procedimento está fatalmente
incorreta.
Mas não é só isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compõem a gestão
de documentos:
Produção;
Tramitação;
Uso;
Avaliação;
Arquivamento.
Através destes itens, podemos entender as três fases básicas da gestão
documental: Produção, Utilização e Destinação, e, mais importante nessa parte,
saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades
Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função
das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos). Talvez
seja um pouco difícil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E já adianto:
muita coisa :P.
Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a:
- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à
administração, sem duplicidades;
- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no
decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidações, sob
pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados :P)
- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários ;
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- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento
de pessoal (recursos humanos);
- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de
tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo);
Utilização – Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de
Tramitação e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos
falando das atividades de:
- protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos; Tramitação
- expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando
estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação
- política de acesso aos documentos do arquivo; Uso
Destinação – A fase mais tortuosa das três, responsável pela maior parte dos
capítulos desta aula. Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento, da
Lei 8.159. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos
arquivos, buscando fixar praxos para a permanência de cada documento nas fases
corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados
ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente.
O assunto ficará bem mais claro quando estudarmos a Tabela de
Temporalidade.
Agora um bônus, meu caro aluno: devemos saber que a gestão de
documentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Não
falamos de gestão de documentos na fase permanente, então, bastante cuidado.
Sim, sim, ainda não vimos com profundidade o que são as fases dos
documentos do arquivo.
Não se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?
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Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gestão documental. Se uma
questão de prova disser que a gestão de documentos aplica-se unicamente à fase
corrente; marque “errado”! Se disser que se aplica unicamente à fase intermediária;
“errado” neles! Repetindo, então, para você não se esquecer: a gestão documental
aplica-se às duas fases: corrente e intermediária.
E para você que pensava que havíamos terminado, SUPRESA! O artigo 3º
da Lei 8.159 é tão versátil que suas quatro linhas ainda não disseram tudo que
havia para ser dito.
Nós vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a
uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece
depois que essa finalidade acaba.
Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua
vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou o
documento “morre”, ou se torna “imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a
parte final do artigo 3º
Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o
recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro você já
vai saber).
Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinações
distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o
documento, após a avaliação não será necessariamente eliminado, nem
necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela terá somente 01 das
duas destinações: ou uma; ou outra.
E como não poderia deixar de ser, você não confiou em mim para reproduzir
a legislação, e sim para enterrar a informação na sua cabeça para que ela não
consiga mais sair (o papo do recém-nascido no berço era mentira :P). E assim
sendo, aí vai o esquema gráfico e multicolorido:
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A partir da avaliação, há dois caminhos possíveis: a eliminação do
documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:
Valor do documento
Este tópico da aula, na verdade, é um pré-requisito para entendermos de
modo mais natural o tópico seguinte da aula (teoria das 03 idades).
Lembremos das lições de Schellenberg (a CESPE também adora esse
sujeito, principalmente quando quer engrossar o caldo):
PRODUÇÃO TRAMITAÇÃO USO AVALIAÇÃO
RECOLHIMENTO
ELIMINAÇÃO
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Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse
valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O
documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas
finalidades.
Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário
(secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural), de interesse para outros
indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais lembrado em provas é
o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil não possua mais nenhum
interesse administrativo (como funcionário público, eu não respondo mais à Coroa
Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é inquestionável, uma vez
que retrata a estrutura estatal da época.
O que falei até agora era mera transcrição do que tratamos na aula 01. Daqui
para frente, não mais :P.
Depois que o objetivo de criação do documento é atingido, ele pode ou não
ter um valor secundário. A atribuição ou não de um valor secundário é uma tarefa
um pouco subjetiva e é tarefa afeta ao tópico “avaliação de documentos” e a outro
tópico chamado “tabela de temporalidade”, os quais também serão vistos hoje. Uma
vez atribuído valor secundário ao documento, isto é permanente: o documento
nunca perderá seu valor secundário e nunca poderá ser descartado. Vamos a um
exemplo:
Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Irã. Esse acordo,
assinado pelos presidentes dos dois países (se já viu Direito Internacional, abstraia
os aspectos intermediários :P), é um documento e possuirá valor primário assim que
for assinado.
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O objetivo do documento é selar o acordo comercial e guiar as diretrizes
negociais entre Brasil e Irã enquanto parceiros comerciais.
No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do
documento já foi atingido, de tal forma que o valor primário é perdido. Ou seja,
assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primário.
Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuirá ou não valor
secundário. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Irã possui importância
secundária e deverá servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas históricas
ou culturais.
Assim, este documento, com certeza, terá valor secundário. Uma vez
reconhecido em um documento o valor secundário, tal característica é reputada
permanente, e jamais poderá ser retirada do documento. Observe, portanto, que
todo documento possuirá valor primário, mas nem todo possuirá valor secundário.
Mas não fiquemos por aí.
Já que você está estudando, imagine-se, daqui há um ano, como servidor
público, decidindo solicitar uma alteração do seu período de férias junto ao RH do
setor onde trabalha. Neste caso, você deverá assinar um memorando ou um pedido
formal à sua chefia, solicitando a troca das datas de suas férias. Isto é, você deverá
assinar um documento para ser encaminhado à chefia competente para analisar o
seu pedido.
Logo que nasce, este documento assinado por você possuirá valor primário
(ele tem o propósito administrativo de fazer com que seu período de férias seja
alterado).
Depois que sua chefia autorizar (ou não) a alteração do período de férias, o
documento terá cumprido sua finalidade, de tal forma que perderá seu valor
primário. Mas esse documento não possuirá valor secundário, pois é irrelevante do
ponto de vista cultural ou histórico (espero que você não tenha vindo ao Serviço
Público atrás de glória :P).
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Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo,
para justificar os procedimentos essa guarda será temporária, o documento será
descartado após o decurso do prazo.
Agora, observe: o valor primário de um documento é temporário, enquanto o
valor secundário é eterno.
Os documentos que possuem este último traço não serão descartados ou
eliminados, nunca, jamais, em hipótese alguma (não meu caro concurseiro, isso não
desmente o mantra “nunca, jamais, em hipótese alguma diga nunca, jamais em
hipótese alguma”, é apenas a exceção que confirma a regra).
Temos um problema agora: esse tópico não está completo. Cara de pau a
minha não? Não leve a mal seu querido professor, a matéria está toda entrelaçada,
e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um
círculo :P.
Este tópico está incompleto pois:
- Você não sabe o que é a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em
cada uma das fases do arquivo (o tio já vai falar disso);
- Você ainda não está familiarizado com o conceito de “avaliação de
documentos”.
E como resolvemos isso: explicando a você ao longo da aula :P. Mas já já
chegamos lá, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria
das três idades documentais, a qual é a pedra angular da disciplina de gestão de
documentos.
Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)
Lembrai-vos da Aula 01
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Eu falei na Aula 01 dos três arquivos. Mas estava só arranhando a superfície
de algo muito mais belo e intrincado :P
Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que só
não sou advogado porque a OAB não gosta de Fiscal em seus quadros :P), vamos
começar pela definição legal.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. (grifos nossos, o Planalto não costuma utilizar cores nos diplomas legais :P)
Tenha em mente: essas fases são complementares, vez que os documentos
podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente
de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes
costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao
passo que documentos do arquivo intermediário, por não serem frequentemente
consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espaço (e
acredite, eu sei, por experiência própria, que as caixas-arquivo NÃO SERVEM para
Arquivo de Primeira Idade (corrente)
Arquivo de Segunda Idade (intermediario)
Arquivo de Terceira Idade (permanente)
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documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda você encontrar um
processo do “arquivo morto” [intermediário] cinco minutos antes de você sair para
almoçar).
Feito o desabafo, sigamos em frente.
Falemos dos documentos corrente. Preste atenção no parágrafo 1º:
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
É o propósito que molda o raciocínio caro aluno. Assim, o fato de o
documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintes
características dos documentos desta idade:
- São mantidos próximos aos usuários diretos;
- São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de uso;
- Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua integridade o
setor de origem do documento.
- Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como de
valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);
- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: avaliação,
protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.
Sim, são tópicos armadilha também :P. Significa que não posso tratar deles se não
em capítulo próprio, e fazê-lo aqui vai destruir a visão geral. Respira fundo que
chegaremos lá.
Por fim, observe que os arquivos correntes não são, necessariamente,
aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente
na instituição, ele será considerado um arquivo corrente.
Por exemplo: aquele processinho amaldiçoado de execução trabalhista na
qual o empregador constituiu subsidiárias na Moldávia e no Panamá, com crédito
obtido através da emissão de debêntures subquirografarias lastreadas no câmbio do
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dólar canadense para se furtar à execução, processo este que está naquela
prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana,
continuará a ser um documento corrente até que alguém consiga exaurir sua
finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P).
Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermediários,
extraídos a partir do §2º do art. 3º da lei 8.159/91. Observe:
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o
uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme
expresso neste parágrafo, eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo
(prazo prescricional a ser observado é o exemplo mais gritante).
Alias, memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser
mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais, fiscais,
técnicas, ou administrativas. E claro, também são armazenados ali pois podem vir a
ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da
instituição.
Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem
desempenhadas, o arquivo intermediário, justamente pelo fato de seus documentos
não serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um número
reduzido de tarefas, que podemos limitar às seguintes:
- Arquivamento;
- Empréstimo e Consulta
Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonário de notas fiscais
de uma empresa é um documento. Enquanto aquele talonário for utilizado, ele é
considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda não pode ser
descartado.
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Isso se deve a disposições da legislação fiscal, as quais obrigam a empresa
a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalização. Neste caso,
após o talonário acabar, ele irá para o arquivo intermediário, no presente caso, por
questões legais.
O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda
temporária ou pré-arquivo. E ainda temos denominações menos nobres
(detestadas pelos arquivistas): purgatório, limbo e arquivo morto.
E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, também
estão definidos na Lei 8.159:
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário
(informativo, probatório ou histórico).
Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e
intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. Isto quer dizer
que, se um documento perder seu valor primário, e não tiver valor secundário, ele
não será documento permanente (nunca).
O artigo 10º, por fim, é a prova de tudo que já falei a vocês
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
Imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o
mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade
estudando isso :P, apenas acredite!).
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Agora que definimos as três idades1 de um documento (lembrando a você,
caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gestão de
Documentos), observe o resultado final de nossos esforços:
Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro
inseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas :P.
O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens.
Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de um
documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento
não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por
questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária.
1 A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento, quando se decidirá
acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo; se será
transferido para o arquivo intermediário; se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
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Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas
parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou
ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu
valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao
arquivo permanente.
Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase
Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantíssima lição: nenhum
documento está obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das três idades. Para
ser bem sincero, a única fase genuinamente obrigatória é a fase corrente.
Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo após à
fase corrente: solicitações de senha para sistema (incluindo a sua senha do
Estratégia, e aquelas que você receberá para bem desempenhar seu ofício). Uma
vez concedida a senha, o formulário não será transferido ou recolhido, mas
simplesmente eliminado.
Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Irã. É o
típico documento que não passa pela fase intermediária. Enquanto o acordo estava
vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi
imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase
intermediária.
E não fica só nisso. Reforço a vocês que os documentos da fase corrente e
intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade
administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os
documentos, caso não sejam transferidos ou recolhidos, são eliminados.
E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma auréola em cima da Fase
Permanente. Aquilo, na minha intenção pueril, era para simbolizar que os
documentos da fase permanente não podem ser ELIMINADOS.
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Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:
FASE VALOR Pode ser eliminado?
Gestão de documentos?
Corrente Primário Sim Sim
Intermediária
Permanente Secundário Não Não
IMPORTANTE (apenas para lembrar, novamente ;-): A gestão do documento
envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediária (exatamente
como estudamos no início da aula, no tópico da “gestão de documentos”). Acho que
já fui suficientemente chato e repetitivo para que você não esqueça :P
Tabela de Temporalidade (Avaliação de Documentos)
Talvez você esteja se perguntando: como é que raios um arquivista sabe
quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou então, como ele fica
sabendo se aquele ofício do RH precisa mesmo ser encaminhado à fase
intermediária, ou se pode ser eliminado diretamente?
Até agora, você aprendeu todos os passos possíveis, mas não faz ideia de
como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio ta aqui, e já vai
explicar.
A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avalização dos
documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e
intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qual
orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita
pela instituição e que chegam ao arquivo.
A tabela de temporalidade é fruto da atividade de Avaliação dos
documentos , a qual estava inserida dentro da fase de Destinação (tudo isso visto
lá no começo da aula).
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Ela é fruto de toda teoria que vimos até aqui, compreendendo conhecimento
sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gestão Documental, razão pela qual só
poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.
Em sendo fruto da atividade de Avaliação, é vital que tenhamos alguém para
executar a ação descrita pelo verbo “avaliar” :P. A Tabela de Temporalidade é
elaborada pela Comissão Permanente de Avalaição de Documentos (ou também
Comissão de Análise de Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente
da instituição para tanto.
Como cada instituição tem sua peculiaridade, não é possível montar um
esquema rígido de elaboração da tabela. Além de compreender certa dose de
subjetivismo, a fixação dos prazos em cada fase e a decisão pela eliminação ou
recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juízo a respeito tanto das
necessidades da instituição, como do regramento legal a que ela encontra-se
submetida.
Reforçando: não há prazo mínimo nem máximo para que os documentos
fiquem nas fases corrente e intermediária, nem qualquer obrigação que os force a
passar por todas as fases.
Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipotética:
Código Assunto
Prazos de Guarda Destinação
Final Observações
Corrente Intermediária
002. Projetos de
Trabalho 5 anos 10 anos
Guarda Permanente
-
020.1 Legislação de
Pessoal Enquanto
vigorar -
Guarda Permanente
-
020.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda
Permanente -
022.1 Cursos
Internos 5 anos -
Guarda Permanente
-
023.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação -
024.1 Folha de
Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar
024.2 Escala de
Férias 7 anos - Eliminação -
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026.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar
027.1 Folha de
Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar
Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)
Peguei a tabela emprestada pois ela apresenta todos os exemplos possíveis
de movimentação dos documentos entre as fases.
Gostaria que você observasse cada um dos documentos e visualizasse o
caminho que ele faz desde sua produção até seu destino final (Recolhimento ou
Eliminação). Se tiver dúvidas, o fórum está lá para isso.
Arquivos Correntes e Intermediários
Pela estrutura adotada pelo examinador no edital passado, neste ponto, o
que ele quer saber são as atividades típicas de cada um dos arquivos (como eu
disse na aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e
gerenciar os arquivos) dentro do panorâma da gestão de documentos.
As Atividades dos Arquivos Correntes
Como nós já vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos
correntes serão frequentemente consultados pela instituição. Alias, esse traço é
justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo
intermediário.
Em sendo frequentemente consultados, você consegue imaginar que
possuem valor primário, sendo essenciais para a consecução dos objetivos do
órgão que os abriga.
Entretanto, o que você ainda não sabe é que, para que o arquivo corrente
cumpra seus objetivos, provavelmente terá de responder pelas atividades seguintes
atividades:
- Protocolo;
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- Expedição;
- Arquivamento;
- Empréstimo e consulta;
- Destinação.
Estes itens são justamente aqueles que deixei para explicar em outro
momento. O momento chegou!
Também quero reforçar que seu examinador apenas solicitou no edital o
tema “protocolo”. Assim sendo, embora eu vá explicar todas as atividades (pois
auxiliarão no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso você
entenda desnecessário, pode apenas ler o tópico de protocolos, e seguir em frente
(o que o seu querido professor não recomenda).
Protocolo
Este item foi cobrado em tópico apartado no seu edital. E também pudera,
não só é um tópico importantíssimo dentro da disciplina de arquivologia, como é o
próprio rosto de toda repartição pública :P. Sempre que você quiser pleitear algum
direito, fazer solicitações ou simplesmente informar a administração acerca de
algum fato, você irá protocolizar seu pedido, o qual será recebido pela repartição
interessada. É o nosos querido guichê, balcão e tantos outros termos que nos
remetem à fila de espera e ao papelzinho da senha.
Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos.
Protocolo costuma ter três acepções diferentes da que abordaremos neste tópico:
- Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento,
registro, distriuição e movimentação de documentos (o “setor de protocolo”). Foi a
definição que dei logo na introdução;
- Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada documento
(o “número de protocolo”);
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- Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou
Expedidos (essa definição é um pouco comum, mas ainda assim, falamos do “livro
de protocolo”).
Não estamos falando nem de setor, nem de número, nem de livro, mas do
próprio protocolo. Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos
documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata
localização e recuperação, garantindo assim, o acesso à informação.
Veja como a definição enfatiza a importância do acesso à informação e o
controle na movimentação dos documentos. Estes traços só se fazem presentes
com tamanha ênfase na fase corrente dos documentos, razão pela qual, sempre
que pensar em protocolo, você deve ter em mente que falamos em fase corrente do
documento.
Agora, vamos ver o que foi destacado na definição:
conjunto de operações: Lembre-se que a palavra “protocolo” possui várias
acepções, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gestão
documental são as operações voltadas ao controle dos documentos;
controle dos documentos: Protocolo é controle (é poder! :P). O protocolo
existe para que aquele que precisa da informação saiba, exatamente, onde está o
documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.
ainda tramitam no órgão: Um tanto óbvio, mas muita gente esquece que o
protocolo diz respeito a documentos em tramitação (nem os documentos do arquivo
intermediário estão incluídos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um
documento do arquivo intermediário, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de
se movimentar? :P. Não faria sentido.
assegurar sua imediata localização e recuperação: É o nosso “Para que
serve”. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propósito. Nós
utilizamos as operações de protocolo pois precisamos da informação contida em
documento que não para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e
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ainda assim será frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar
este documento sem o protocolo.
Pois bem, agora que você já sabe do que falamos, vamos aprofundar um
pouco mais o estudo.
O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as
seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro
- Autuação
- Classificação
- Expedição/Distribuição
- Controle/Movimentação
Passemos a elas.
Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de
protocolo vai receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que
tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.
Registro: O documento está cru. Sem nenhum tipo de identificação,
cruzamento ou qualquer dado básico que permita seu controle. No Registro,
providenciaremos o cadastro dos dados básicos do documento no sistema de
controle. É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para
localizar o documento quando precisarmos das informações dele;
Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser
transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos não precisarão
passar por este tratamento (é o caso típico de resposta a um ofício que apenas
solicite informações). Mas, caso seja necessário um processo, a autuação é
justamente o procedimento que transforma documentos em processos.
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Isto será feito através da inserção de capa específica, numeração das
páginas e atribuição de um número específico, através do qual aquele processo
será identificado dali por diante.
Classificação: Embora não tenhamos estudado o Plano de Classificação
das Instituições (ver próximo capítulo), a Classificação é procedimento que buscará
classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da
instituição. Para a explicação não ficar tão vaga, através da classificação será
possível determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual
o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes
devem ser abertos para que sejam classificados.
Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como é que você vai saber do que se
trata se não ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem
neles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar
pelas etapas de registro e autuação, sendo apenas recebidos e encaminhados.
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma
forma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores, e menos ainda as informações ali
constantes devem ser registradas. Tal como se fosse um documento sigiloso, ele
será simplesmente recebido e encaminhado ao interessado.
Com isso, você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e
particulares não passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se à etapa de
Recebimento.
Expedição e Distribuição: Estas duas atividades consistem em encaminhar
o documento ao seu destinatário, com as seguintes peculiaridades:
Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura
da institução;
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Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis
dentro da estrutura da própria instituição.
Essas tarefas formam um encadeamento lógico:
Por fim, as atividades de Controle e Movimentação estão relacionadas à
identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua
recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na
tramitação.
Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta e
Destinação
Os itens deste tópico compreendem o restante das atividades dos Arquivos
Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermediário
(Arquivamento e Empréstimo e Consulta).
Passemos a elas:
Expedição: Sim, é a mesma palavra que vimos quando estudamos as
atividades de protocolo, e de fato, falamos aqui das mesmas coisas aqui e lá. A
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expedição é atividade destinada a dar saída aos documentos da instituição.
Entretanto, quando abordarmos a expedição como parte do contexto da disciplina
dos Arquivos Correntes (e não como mera atividade de protocolo), precisamos ir um
pouco além.
A expedição envolve a conferência da correspondência a ser encaminhada,
verficação do número de flolhas, separação dos originais das cópias (uma cópia do
documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove
o envio, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cópias para consulta
imediata da correspondência encaminhada precisam ser elaboradas em papel de
cor diferente, sendo esta via devolvida após a expedição. Não tenho nada contra :P.
Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito
com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase
corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase.
Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P), gostaria que
você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento
compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais
importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando
necessário (recuperar as informações).
E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para
proceder ao arquivamento:
- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final
realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor;
- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação,
compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado
corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as
referências necessárias (você quer encontrar este documento, não é mesmo?).
Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo
arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).
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- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz
respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se
em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. Entretanto,
este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de
Arquivamento”, o qual abordarei como tópico extra da Aula 03.
- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local
designado para tanto.
Passando adiante.
Empréstimo e consulta, são procedimentos que permitem que uma unidade
interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra
entidade, através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local onde
encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no
local, através de autorização do setor responsável.
Neste ponto, é importante que você se atente à necessidade de assinatura
de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos
estipulados para o empréstimo, através das atividades de “follow up”.
Por fim, no que se refere às atividades de destinação, você já as estudou no
início da aula, quando falamos das etapas de “avaliação e destinação de
documentos”.
As Atividades do Arquivo Permanente
Como já dissemos no início da aula, os arquivos permanentes são formados
por documentos que perderam seu valro administrativo, fiscal ou legal, mas que, por
ainda ostentarem valor secundário (eminentemente histórico, informativo ou
probatório), são conservados em arquivos permanentes até o fim dos tempos :P.
Levando-se em conta que estes documentos agora se apresentam como
uma mostra de como a instituição evoluiu ao longo do tempo e como operava em
tempos remotos, seu valor informativo passa a guiar as atividades relacionadas à
sua gestão.
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Assim sendo, queremos colocá-los à disposição do maior número de pessoas
possível (estudiosos e pesquisadores em sua maioria), facilitando seu acesso.
Perceba que as questões de sigilo e autorização simplesmente perdem importância
neste ponto. Fique com o pé atrás quando alguma questão falar em sigilo de
documentos do arquivo permanente. Entretanto, não confunda sigilo com políticas
de acesso (quais documentos podem ser consultados) e políticas de uso
(regulamento da sala onde as consultas são feitas).
As regras de uso e acesso estão direcionadas à evitar o mal uso dos
documentos (que você deve imaginar que já estão bastante velhos), preservando
sua informação.
Hora de visitar a doutrina :P
As atividades frequentemente associadas ao Arquivo Permanente são as
seguintes:
- Arranjo
- Descrição e Publicação
- Conservação
- Referência (política de acesso e uso dos documentos)
As atividade arranjo são vitais na organização dos arquivos permanentes.
Talvez seja aqui que os princípios da arquivologia se façam mais necessários, uma
vez que o Arquivo Permanente será eterno, e também o serão os eventuais erros
cometidos na sua gestão :P.
Arranjar significa ordenar. Mas eu não perderia o seu precioso tempo com
uma definição tão simplória :P.
Quando falamos em ordenação aqui, falamos de um tipo específico de
ordenação. Lembre-se que o Arquivo Permanente talvez receba documentos de
diversas entidades ligadas à mesma estrutura administrativa. É por isso que agora,
mais do que nunca, os princípios da arquivologia (em especial o da proveniência)
precisam ser muito bem dominados.
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A ordenação dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a
seguinte estrutura hierárquica: Fundo, Grupo (Seção) Subgrupo (Subseção), Série e
Subsérie (partindo do grau mais geral “Fundo” até o mais específico “Subsérie”).
E este “Fundo” é o mesmo fundo que vimos quando estudamos o princípio da
proveniência (ou do respeito aos fundos).
Só que temos um problema aqui: quais serão as unidades administrativas
que constituirão fundos de arquivo?
Existem dois critérios principais:
Estrutural: os documentos serão provenientes da mesma fonte geradora de
arquivos. Por exemplo: Ministério da Fazenda, Ministério do Trabalho, Ministério da
Educação e assim por diante;
Funcional: os documentos, embora provenientes de mais de uma fonte, serão
reunidos pela semelhança de suas atividades, preservando-se, entretanto, o
princípio da proveniência (SEMPRE): Por exemplo: o fundo “Agriculutra” receberá a
documentação referente ao Ministério da Agriculutra, à Companhia Brasieleira de
Alimentos, e da Empres a Brasileira de Pesquisa Agropecuária, sendo a
“Agricultura” atividade comum a todas estas instituições.
Daí para frente, as seções, séries e subséries refletirão o critério adotado
para constituição dos fundos
Resta dizer também que as atividades de arranjo possuem duas facetas:
- Intelectual: Análise documental no que se refere à forma, conteúdo e origem
funcional dos documentos (basicamente, o arquvista deve observar o documento e
extrair as informações mencionadas através do uso de seu raciocínio :P)
- Física: Braçal mesmo, refere-se à arrumação dos documentos nos locais
corretos, requerendo a mesma destreza física e intelectual de um chimpanzé (estou
dizendo que é o nível mínimo de inteligência necessária, e não a média encontrada
entre os nobres executores da função, entre os quais eu me enquadrei durante 3
anos :P)
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Quanto à Descrição e Publicação, lembre-se que desejamos que o máximo
de pessoas tenham acesso à documentação. Esta etapa compreende a elaboração
de instrumentos de pesquisa, consistindo na descriçao e localização dos
documentos do acervo. E claro, a sua correspondente publicação e disponibilização
ao público em geral.
Falemos rapidamente dos Instrumentos de Pesquisa Básicos:
Guia: Seu principal propósito é orientar os usuários a respeito dos fundos
integrantes do acervo do arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais
abrangente, quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do conjunto
total dos “serviços arquivísticos” disponíveis. É o primeiro instrumento que deve
ser produzido.
Inventário: Descreve a composição do fundo, ou parte dele, relacionando
os documentos que ali se encontram.
Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo,
individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analítica).
Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente
selecionados, segundo critérios temáticos, cronológicos, geográficos, entre outros.
O tópico Conservação será objeto de nossos estudos na Aula 03, dizendo
respeito à maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu
suporte não deteriore com o passar do tempo.
E para terminar nossa aula, falta falar das atividades de Referência. As
atividades de Referência correspondem ao estabelecimento de políticas de acesso
e de uso dos documentos.
Política de acesso são “os procedimentos a serem adotados em relação ao
que deve ou pode ser consultado” (Marilena Paes). A política de uso “estabelece
quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de
usuários que terão acesso ao acervo, bem como o regulamento da sala de
consulta”.
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Reforço que não estamos falando aqui de sigilo de documentos, mas de
medidas voltadas á preservação da informação. Imagine um garoto de 6 anos
manusenado o documento original da Lei Áurea, assinada por sua majestade a
Princesa Isabel. Por mais que o documento não seja sigiloso, dificilmente o garoto
terá autorização para consultar o documento.
Bom, logo abaixo segue uma explicação básica do Plano de Classificação de
Documentos, que prometi, e logo depois, uma bateria de questões para você se
aprofundar nos temas da aula. É um grande prazer tê-lo comigo.
Se por qualquer razão estiver pensando em parar de estudar, ou imaginando
que essa vida de concurso não é para você, devo recordá-lo que em Concursos
Públicos, não importam o número vasto de insucessos ao longo dos anos em
inúmeras provas, mas apenas aquela única que você conseguiu fazer corretamente
(alguém já deve ter falado pra você do Direito Subjetivo à Posse dentro do número
de vagas e a Estabilidade).
Basta fazer certo uma vez. Estude com afinco e poderá ser essa vez :P.
(Off topic) Plano de Classificação dos Documentos
Este tópico dificilmente será cobrado em sua prova em sua plenitude, mas lê-
lo ajudará a fechar a matéria na sua cabeça. E, mesmo assim, isso é só um resumo
do tema, suficiente apenas para sua prova :P (mas acho que já serve né?).
A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática
relacionada à gestão dos documentos.
A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao
documento conforme o assunto nele tratado.
Contudo, este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota
espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituição.
E aí é que aparece o nosso plano de classificação.
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O plano de classificação é responsável por orientar o usuário
responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma.
Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma
sequencia lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano.
Para variar, o assunto ainda está muito nebuloso né? Veja só: a instituição
pode fixar que os documentos (no nosso exemplo, processos) referentes a
restituição de Tributos Federais devem se iniciar por 16143, seguido de uma
sequencia de seis dígitos, correspondente à ordem cronológica de autuação do
processo. Após poderíamos colocar o ano de autuação do processo e quem sabe
um par de dígitos verificadores ao final.
Assim, um processo de restituição aberto no primeiro minuto do dia 1º de
janeiro de 2013 receberia o seguinte código: 16143.00001/2013-XX. Pronto, este é
o número de controle.
Por outro lado, os ofícios que chegam à repartição, por não dependerem de
processos para ser atendidos, podem ser controlados por outro número, carimbado
na primeira folha. Ideias não faltam.
Tudo isto terá de estar bem definido para que no dia que o senhor servidor
setor de protocolo e autuação receber um documento das mãos do cidadão,
contribuinte, oficial de justiça ou de seu chefe, saiba como dar o correto
encaminhamento ao dito documento.
E preste bem atenção! Eu disse setor de protocolo, não arquivista. A
atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação de
documentos é do protocolo e não do arquivista. O arquivista comporá a
Comissão Permanente de Avaliação, que elaborará a classificação (em abstrato)
dos documentos.
Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo
este critério, o ideal é que o código de classificação seja o mais abrangente e
flexível possível. Primeiro porque este código deverá conter todos os assuntos
possíveis e imagináveis que sejam pertinentes à instituição, e segundo, justamente
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pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcançado, deve ainda reservar espaços
para sua futura expansão.
E quem será responsável por este plano mestre de classificação de
documentos, que pautará a conduta de cada homem e mulher que receber
documentos na instituição? Este responsável é ninguém menos que a Comissão
Permanente de Avaliação.
A Comissão Permanente de Avaliação, como já vimos, elaborará o plano
geral de classificação de documentos. Existem três critérios principais de
classificação que poderão ser eleitos:
- Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria
estrutura da instituição que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes à
área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles
pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.
- Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades
desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. Neste caso, todos os
documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão
agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituição.
- Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que
contenham. Este é mais simples. Os documentos referentes a “história do brasil”,
ainda que as informações sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes
setores da instituição serão agrupados sobre a mesma classificação.
A doutrina costuma indicar a adoção do critério funcional de
classificação, em atenção à flexibilidade. Sabemos que as reestruturações dentro
do organograma das instituições são possíveis, e até relativamente comuns. A
alteração da estrutura de determinada instituição acarretará a revisão de toda a
classificação, se adotado o critério estrutural.
Entretanto, as atividades de uma instituição tendem a permanecer as
mesmas ao longo de sua existência, razão pela qual o critério funcional dificilmente
sofre modificações profundas em seu “esqueleto” original.
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Questões Comentadas
Especialmente hoje, sugiro que leia os comentários, mesmo que tenha o
hábito de fazer só as questões. Inclui trechos de teoria mesclado com as questões o
que, acredito eu, fará com que você perceba como o tema é tratado pela banca.
Mas o Senhor dos seus estudos é você, querendo pular, fique a vontade :P.
01. CESPE 2010 – MPU – Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos.
Comentário: A questão está certa e exigiu apenas a literalidade do art. 3º da
lei 8.159/91:
3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente
Item Certo.
02. CESPE 2011 – SEGER/ES – O conjunto de operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase
corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.
Comentários: Mais uma vez, a banca exigiu apenas a literalidade do art. 3º.
Item Certo
03. CESPE 2010 – TRE/BA – A gestão de documentos visa ao tratamento do
documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de
protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda
permanente.
Comentários: E tome artigo 3º :P.
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A gestão de documentos vai desde o momento de sua criação (produção) ou
recepção (tramitação) até sua destinação final, que pode ser a sua eliminação ou o
recolhimento para guarda permanente.
Item Certo
04. CESPE 2010 – ANEEL - A gestão de documentos surgiu com o objetivo
de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos
arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.
Comentários: A gestão de documentos possui vários objetivos, dentre os
quais podemos citar: organizar a produção, administração, gerenciamento,
manutenção e destinação dos documentos; assegurar o acesso à informação;
formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido sua destinação;
garantir a preservação e o acesso aos documentos do arquivo permanente.
Todos estes são excelentes exemplos de para que serve a gestão de
documentos, que você pode memorizar com carinho.
Entretanto, o erro da questão está no fato de que os arquivos permanentes
não possuem valor primário, mas sim valor secundário (informativo, probatório ou
histórico).
Item Errado
05. CESPE 2011 – SEGER/ES – As ações da gestão de documentos devem
ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional,
privilegiando as atividades no arquivo permanente.
Comentários: Nós já falamos em aula que a gestão de documentos é um
conceito utlilizado somente quando falamos de arquivos correntes e intermediários
(vide redação do artigo 3º da Lei 8.159). É impróprio falar em gestão de documentos
no arquivo permanente.
Item Errado
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06. CESPE 2008 – MINISTÉRIO DA SAÚDE – O curso do documento desde
a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é
conhecido como termo de recolhimento.
Comentários: O curso do documento até o cumprimento de sua função
administrativa constitui a fase em que o documento ainda possui seu valor primário.
Isto se dá nas fases corrente ou intermediária, dependendo do documento.
O recolhimento é a passagem de um documento para o arquivo permanente,
onde o documento não possui mais função administrativa. Sendo assim, a assertiva
está errada.
Item Errado
07. CESPE 2012 – ANATEL - Os documentos de valor permanente,
consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.
Comentários: Item correto. Os documentos permanentes nunca podem ser
eliminados, nem alienados (vendidos). É o que nos diz o art. 10º da lei art. 8.159/91:
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histórico, não
sendo mais “propriedade” (tecnicamente, não estão mais sob a custódia) da
instituição de origem, constituindo patrimônio histórico da nação.
Item Certo
08. CESPE 2009 – IBRAM/DF - A eliminação de documentos permanentes
produzidos por instituições públicas e de caráter publico somente é possível
mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de
competência do órgão.
Comentários: Realmente, a eliminação de documentos produzidos por
instituições públicas somente é possível mediante autorização da autoridade
arquivística. É o que diz o art. 9º da lei 8.159/91:
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Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e
de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística
pública, na sua específica esfera de competência.
No entanto, o erro da questão está em falar da eliminação de documentos
permanentes. Conforme vimos na aula, os arquivos permanentes não podem ser
eliminados.
Item Errado
09. CESPE 2012 – ANATEL - O ciclo de vida dos documentos é definido pela
frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.
Comentários: O ciclo de vida dos documentos não é definido pelo tempo que
o documento existe, mas sim pela frequência e pelo tipo de utilização dele. Diga-se
de passagem, não há diferenças significativas entre um documento corrente e um
intermediário que não seja a frequencia de sua consulta. Por esta razão, o arquivo
intermediário é considerado por muitos doutrinadores como “extensão do arquivo
corrente”
Item correto.
10. CESPE 2012 – ANATEL - A fase corrente é definida de acordo com os
valores históricos dos documentos.
Comentários: Espero que entenda porque fui tão chato ao longo da aula,
repetindo cinco ou seis vezes a mesma coisa. A CESPE não é criativa neste
assunto, cobrando sempre, sempre e sempre a mesma coisa :P.
O valor histórico dos documentos é também definido como valor secundário.
Conforme vimos, na fase corrente, o documento possui apenas valor primário. O
valor secundário (ou histórico) surge apenas na fase permanente, e mesmo assim,
apenas em alguns documentos específicos.
Item Errado
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11. CESPE 2011 – CORREIOS - O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de
destinação.
Comentários: A sentença está errada, pois a passagem de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermediário é denominada transferência.
Recolhimento é a passagem para o arquivo permanente.
Item Errado
12. CESPE 2010 – ABIN - A transferência é a ação de condução dos
documentos ao arquivo permanente.
Comentários: O recolhimento é a ação de condução dos documentos ao
arquivo permanente.
Item Errado.
13. CESPE 2006 – DETRAN - De modo geral, podem ser eliminados os
documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição
ao longo de sua existência.
Comentários: A coisa já está começando a ficar mais elegante. Ao invés da
maçante afirmativa falsa: os documentos do arquivo permanente podem ser
eliminados, a CESPE se esmerou em fazer algo um pouco melhor aqui :P;
Documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da
instituição ao longo de sua existência são documentos que possuem valor
secundário, e assim sendo, são os nossos bons e velhos documentos permanentes
E agora voltamos à regra básica: documentos do arquivo permanente NÃO
podem ser destruídos.
Item Errado
14. CESPE 2008 – INSS - No que se refere ao documento, valor mediato
corresponde a valor primário ou administrativo.
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Comentários: O valor primário é também chamado de valor imediato,
funcional ou administrativo. A palavra imediato diz respeito àquilo que está mais
próximo. E os documentos correntes estão lá para atender a uma finalidade
imediata da institução: seja lá aquilo que a instituição faça :P
Item Errado
15. CESPE 2010 – ANEEL - Os documentos que formam os arquivos
correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor
administrativo, técnico ou legal.
Comentários: Os arquivos correntes são aqueles de uso frequente. Portanto,
têm que ser aqueles encontrados em todas as unidades e de acesso mais restrito
(em regra, o aceso é concedido apenas àqueles funcionalmente encarregados das
tarefas que justificam a consulta dos documentos).
Item Certo
16. CESPE 2009 – ANTAQ - O recolhimento é a passagem dos documentos
dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo
racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos,
liberando espaços e economizando recursos materiais.
Comentários: A assertiva estaria correta, não fosse um detalhe: o
recolhimento é a passagem dos arquivos (correntes ou intermediários) para o
arquivo permanente.
Item Errado
17. CESPE 2010 – ABIN - A fase de avaliação e destinação de documentos
constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de
criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do
acesso à documentação.
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Comentários: Nem sei por onde começar, esta questão quase não tem nada
certo :P. Mas, ao invés de simplesmente utilizar os conceitos de Utilização e
Destinação, vou ensiná-lo agora a pescar :P. Acompanhe:
Vamos lá: a criação de formulários é etapa anterior à elaboração do plano
arquivístico, fase esta que permitirá que se chegue a uma conclusão de como o
arquivo será estruturado e organizado. O mesmo vale para a seleção de materiais e
equipamentos. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo começar a ser
formado.
Sem que isso tenha acontecido antes, não há o que se falar em gestão de
documentos. E eu provo para você:
Segundo a Lei 8.159/1991, em seu artigo 3º, a gestão de documentos é
conceituada como o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permantente".
Ora, os procedimentos não podem ser fixados sem que antes haja um
arquivo, e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleção de
materiais e elaboração de questionários.
Mas caso você não tenha se convencido apenas com este raciocínio, aqui vai
mais um pouco de teoria:
A avaliação dos documentos é feita através de análise e seleção dos
documentos, o que posteriormente, permitirá à formação da tabela de
temporalidade.
A destinação permitirá o encaminhamento subsequente do documento, ora
para o arquivo intermediário, ora para o arquivo permanente, ora para a eliminação.
Por tudo isto, esta questão só está certa até a palavra "gestão documental".
Depois, pode jogar fora.
Item Errado
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18. CESPE 2010 – AGU A fase da gestão de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de
documentos.
Comentários: Item perfeito. Todas as atividades acima elencadas fazem
parte da fase de utilização de documentos.
Item Certo
19. CESPE 2011 – STM - Na fase de produção, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou
vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da
seleção de recursos humanos para área arquivística.
Comentários: Na fase de produção, não estão apenas aqueles atos que
criam documentos, mas também aqueles viabilizam a criação dos documentos.
Assim, a sugestão de criação, e a seleção de recursos humanos, entre outras
atividades, também podem ser enquadradas na fase de produção.
Item Certo
20. CESPE 2011 – CORREIOS - A fase de utilização e manutenção dos
documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades
mais complexas dessa gestão: a avaliação.
Comentários: Realmente, a avaliação é uma das atividades mais complexas
da gestão documental. No entanto, ela se encontra na fase de destinação, e não na
fase de utilização (diga-se de passagem, não existe a fase de manutenção).
Item Errado
21. CESPE 2010 – TRE/BA – A fase de destinação de documentos, em um
programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo
ou o descarte.
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Comentários: Conforme vimos na questão, a fase de Destinação é
realmente tida como a mais complexa pela doutrina. Isto ocorre porque envolve a
avaliação de documentos e a subjacente decisão de descartá-los ou encaminhá-los
para o arquivo permanente, o que, por sua vez, demanda um ser humano pensante.
Item Certo
22. CESPE 2010 – MPU – A produção, uma das fases básicas da gestão de
documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento,
classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Comentários: As atividades descritas acima fazem parte da fase de
Utilização, e não da fase de produção da gestão documental. Assim sendo, o item
está errado.
Item Errado
23. CESPE 2010 – MPU – A análise e a avaliação dos documentos para o
estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
Comentários: Viu como é tranquilo? A maior parte das questões exige
conhecimentos puramente conceituais.
Conforme visto no estudo das fases da gestão documental. Aliás, é
justamente a análise e a avaliação que fazem com que a fase de Destinação seja a
mais complexa das 03 fases.
Item Certo
24. CESPE 2010 – MPU – Na fase de produção de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir
a criação ou extinção de modelos e formulários.
Comentários: O item é praticamente a reprodução do item da nossa aula
referente à fase da produção, sendo baseado, descaradamente, no livro “Arquivo:
teoria e prática” de Marilena Paes. E não, não é propaganda, é fato :P.
Item Certo
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25. CESPE 2010 – ABIN - O instrumento que indica os prazos de guarda e a
destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é
denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.
Comentários: Questão puramente conceitual. O enunciado define a Tabela e
Temporalidade, na qual teremos as informações gerais sobre como tratar cada um
dos documentos do nosso arquivo, incluindo os prazos de guarda e a destinação
final dos documentos, conforme consta no enunciado.
O código de classificação de documentos, conforme definido pelo Arquivo
Nacional, é "um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e
atividades" Observe que, pela própria definição, o objetivo do código de
classificação de documentos é classificar os documentos produzidos ou recebidos
pela instituição, e não fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruição.
Porém, é a partir do código de classificação (que permite a correta
identificação da infinidade de documentos que passam pela instituição) que
conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.
Item Errado.
26. CESPE 2010 – ABIN São atividades características do arquivo
permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.
Comentários: Visto em aula, agorinha pouco caro aluno :P. Tava até
colorido. Olha um resumo bem rápido:
- Arranjo: Ordenação dos documentos seguindo critérios, especialmente o
de respeito aos fundos.
- Descrição e Publicação: Atividade afeta à tarefa de relacionar os
documentos do arquivo, e dar conhecimento ao público sobre o conteúdo do acervo
(lembre-se da finalidade informativa, probatória e histórica dos documentos deste
arquivo);
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- Conservação: lembre-se que falamos de documentos já com vários anos
de existência, e assim, são necessárias medidas de proteção aos mesmos,
principalmente no que se refere ao seu local de guarda, protegendo-os da
exposição de agentes químicos, físicos e biológicos;
- Referência: Fixar políticas de acesso e utilização dos documentos.
Item Certo
27. CESPE 2010 – ABIN Os documentos com valor histórico devem ser
recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua
eliminação.
Comentários: Questão que cobra do candidato o básico do básico sobre a
classificação dos arquivos em função dos estágios de sua evolução.
Os documentos de valor histórico devem ser recolhidos ao arquivo
permanente, se e quando apresentarem valor histórico que justifique sua guarda
permanente e não sua eliminação. Os documentos do arquivo permanente são
aqueles que perderam seu valor administrativo (valor primário), mas que ainda
possuem valor probatório, informativo ou histórico, justificando sua preservação
como mostra da história da instituição que o produziu ou recebeu.
O arquivo intermediário se dedica à conservação de documentos que ainda
possuem valor primário (administrativo, legal ou fiscal), mas que deixaram de ser
consultados frequentemente pela instituição, não mais justificando sua guarda em
um local próximo daquela.
Por fim, nunca, em hipótese alguma (e estou ciente do peso destas palavras
para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente poderão
ser destruídos, já que o valor histórico jamais se perderá.
Item Errado.
CESPE – ANATEL Os documentos chegam, em determinado órgão público
instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,
enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,
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há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da
informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,
por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação
hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os
arquivos correntes dessas unidades.
Comentários: Outra questão básica, e ao mesmo tempo, interessante.
Básica pois trabalha com os conceitos vistos em aula, no caso, de Arquivos
Correntes, que são nossos queridos documentos consultados com frequencia.
Interessante, pois nos permite pensar um pouco. Exercitemos o raciocínio.
Os documentos descritos no enunciado acabaram de ingressar na instituição
(mesmo que em condições precárias de organização :P). Desta forma, estão
fresquinhos, prontos para ser trabalhados. Eles, necessariamente, de compor o
arquivo corrente da unidade.
Como sei disso: se tais documentos não tivessem qualquer valor primário
(administrativo), simplesmente não seriam encaminhados ao setor destinatário, ou
nem mesmo recebidos pelo protocolo do órgão. Se o foram, é porque possuem
valor administrativo. Pois bem, se possuem valor administrativo, e acabaram de
chegar, é óbvio que ainda não tiverem seu valor administrativo exaurido, porque,
simplesmente, ninguém teve tempo de lê-los ainda (acabaram de chegar :P).
Item Certo.
29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de
trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados,
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mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo
intermediário.
Comentários: Mííííítiiiicooo :P. Definição pronta, perfeita e acabada de
Arquivo Intermediário e de sua função.
Item Certo
30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,
podem ser centralizados ou descentralizados.
Comentários: Preste bem atenção agora. Não tratei de centralização e
descentralização de arquivos correntes e protocolos na aula porque esta questão é
a oportunidade perfeita para fazer isso. E por que? Pois permitirá que eu explique o
significado do termo tanto quando falamos de Arquivos Correntes como quando
falamos de Protocolo, ao mesmo tempo, evitando confusão na sua cabeça :P.
O sistema centralizdo de arquivos correntes não envolve apenas juntar toda a
documentação em um único local (centralizado :P), mas fazer com que todas as
atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e
expedição) dos documentos de uso corrente passe por um único órgão. Pense em
uma repartição pública localizada em um prédio de 40 andares, com um setor por
andar. Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores, se
a dita repartição adotar um sistema centralizado, haverá um único setor responsável
por receber toda e qualquer documentação endereçada a qualquer um dos setores,
e este nosso "protocolo" é que efetuará todos os procedimentos de recepção e
encaminhamento da documentação.
Um sistema descentralizado, por sua vez, pode referir-se tanto às atividades
de controle dos documentos, como aos próprios arquivos. Marilena cita dois critérios
de descentralização de arquivos correntes:
- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos
arquivos: o órgão de recepção de documentos será um só, mas os arquivos
correntes serão mantidos, cada qual, pelo setor responsável por estes.
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- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos:
neste caso, teremos vários órgãos responsáveis pela recepção dos documentos,
além de os próprios arquivos não se encontrarem "unificados".
Item Certo
Questões Propostas
01. CESPE 2010 – MPU – Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos
02. CESPE 2011 – SEGER/ES – O conjunto de operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase
corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.
03. CESPE 2010 – TRE/BA – A gestão de documentos visa ao tratamento do
documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de
protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda
permanente.
04. CESPE 2010 – ANEEL - A gestão de documentos surgiu com o objetivo
de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos
arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.
05. CESPE 2011 – SEGER/ES – As ações da gestão de documentos devem
ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional,
privilegiando as atividades no arquivo permanente.
06. CESPE 2008 – MINISTÉRIO DA SAÚDE – O curso do documento desde
a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é
conhecido como termo de recolhimento.
07. CESPE 2012 – ANATEL - Os documentos de valor permanente,
consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.
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08. CESPE 2009 – IBRAM/DF - A eliminação de documentos permanentes
produzidos por instituições públicas e de caráter publico somente é possível
mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de
competência do órgão.
09. CESPE 2012 – ANATEL - O ciclo de vida dos documentos é definido pela
frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.
10. CESPE 2012 – ANATEL - A fase corrente é definida de acordo com os
valores históricos dos documentos.
11. CESPE 2011 – CORREIOS - O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de
destinação.
12. CESPE 2010 – ABIN - A transferência é a ação de condução dos
documentos ao arquivo permanente.
13. CESPE 2006 – DETRAN - De modo geral, podem ser eliminados os
documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição
ao longo de sua existência.
15. CESPE 2010 – ANEEL - Os documentos que formam os arquivos
correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor
administrativo, técnico ou legal.
16. CESPE 2009 – ANTAQ - O recolhimento é a passagem dos documentos
dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo
racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos,
liberando espaços e economizando recursos materiais.
17. CESPE 2010 – ABIN - A fase de avaliação e destinação de documentos
constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de
criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do
acesso à documentação.
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18. CESPE 2010 – AGU A fase da gestão de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de
documentos.
19. CESPE 2011 – STM - Na fase de produção, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou
vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da
seleção de recursos humanos para área arquivística.
20. CESPE 2011 – CORREIOS - A fase de utilização e manutenção dos
documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades
mais complexas dessa gestão: a avaliação.
21. CESPE 2010 – TRE/BA – A fase de destinação de documentos, em um
programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo
ou o descarte.
Item Certo
22. CESPE 2010 – MPU – A produção, uma das fases básicas da gestão de
documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento,
classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
23. CESPE 2010 – MPU – A análise e a avaliação dos documentos para o
estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
24. CESPE 2010 – MPU – Na fase de produção de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir
a criação ou extinção de modelos e formulários.
25. CESPE 2010 – ABIN - O instrumento que indica os prazos de guarda e a
destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é
denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.
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26. CESPE 2010 – ABIN São atividades características do arquivo
permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.
27. CESPE 2010 – ABIN Os documentos com valor histórico devem ser
recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua
eliminação.
CESPE – ANATEL Os documentos chegam, em determinado órgão público
instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,
enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,
há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da
informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,
por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação
hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os
arquivos correntes dessas unidades
29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de
trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados,
mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo
intermediário.
30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,
podem ser centralizados ou descentralizados.
Gabarito
1 C 11 E 21 C
2 C 12 E 22 E
3 C 13 E 23 C
4 E 14 E 24 C
Noções de Arquivologia para o MPU Teoria e exercícios comentados
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5 E 15 C 25 E
6 E 16 E 26 C
7 C 17 E 27 E
8 E 18 C 28 C
9 C 19 C 29 C
10 E 20 E 30 C