11 - NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TCDF.pdf

APOSTILAS OPO A Sua Melhor Opo em Concursos Pblicos

Noes de Arquivologia A Opo Certa Para a Sua Realizao 1

1 Conceitos fundamentais de arquivologia: teorias e prin-cpios. 2 O gerenciamento da informao e a gesto de documentos aplicada aos arquivos: diagnstico; arqui-vos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes fsi-

cos: teoria e prtica. 4 Arquivos permanentes: princpios; quadros; propostas de trabalho. 5 A microfilmagem apli-cada aos arquivos: polticas, planejamento e tcnicas. 6 A automao aplicada aos arquivos: polticas, planeja-mento e tcnicas. 7 A preservao, a conservao e a

restaurao de documentos arquivsticos: poltica, plane-jamento e tcnicas.

ARQUIVO

O imenso volume de informaes gerado a partir do sculo XIX e amplia-do extraordinariamente no sculo XX seria de pouca utilidade se no pudesse ser localizado para consulta por meio das tcnicas da documentao.

Conjunto de tcnicas que tm por objetivo a elaborao, produo, sis-tematizao, coleo, classificao, distribuio e utilizao de documentos de qualquer natureza, a documentao permite que se organize o conheci-mento ao longo do tempo e o pe disposio dos consulentes de forma conveniente e prtica. O campo da documentao se amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentao, documento o manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, objeto histrico ou artstico (quando devidamente tombado) e as espcies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotnicos.

Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentao se-ria um conhecimento de carter puramente especulativo, uma vez que impossvel, na prtica, organizar domnio to vasto. Assim, uma teoria geral da documentao se confundiria com a teoria geral da cultura.

O crescente volume da produo escrita, que se compe de muitos mi-lhes de obras impressas desde a inveno da imprensa de caracteres mveis, obrigou ao estabelecimento de tcnicas especiais para organizao e obteno de informaes e dados necessrios a estudos, trabalhos de mltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros de pesquisas e informaes bibliogrficas, foram institudos processos e normas especiais para registro da documentao existente, controle e manuseio da produo bibliogrfica e dos conhecimentos em geral.

Os setores de atividades tecnolgicas e de cincias exatas, as grandes empresas industriais e as entidades de pesquisa cientfica foram os primei-ros a manifestar a necessidade de estabelecer servios especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obteno de informaes e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamen-to. Desde meados do sculo XIX, os servios de referncia bibliogrfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, j haviam compreen-dido a necessidade de um trabalho especfico para facilitar a localizao de livros, artigos e documentos e tambm para prestar auxlio direto busca de dados e informaes especficas de seus consulentes.

Histria

A organizao racional da informao e da documentao levou Paul Otlet, em colaborao com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituio organizou um catlogo em fichas da produo bibliogrfica mundial. Na ordenao temtica das fichas, adotou-se o sistema de classi-ficao decimal que, devidamente atualizado e aperfeioado, se transfor-mou no sistema de classificao decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentao e, em 1937, Federao Internacional de Documentao (FID). O primeiro projeto de trabalho, de organizao sistemtica da bibliografia mundial, foi abandonado, mas a federao ampliou-se e passou a congregar grande

nmero de entidades de diferentes pases, num programa que tem por finalidade facilitar a comunicao dos conhecimentos e a consulta de todos os dados e informaes disponveis. Em Varsvia, em 1959, foi aprovado pelos membros da FID, reunidos em sua 25 conferncia geral, um plano de longo prazo que previa a criao, em todo o mundo, de uma rede de informaes tcnicas e cientficas a servio de estudiosos e pesquisadores de todos os pases. Os trabalhos desenvolvidos pela Organizao das Naes Unidas para Educao, Cincia e Cultura (UNESCO) tm os mes-mos objetivos da FID e so realizados em cooperao mtua com entida-des internacionais de biblioteconomia e bibliografia.

Em grande nmero de pases foram organizados centros ou servios de documentao e realizados congressos para discusso e estudo de problemas referentes aos trabalhos de documentao, inclusive as relaes entre documentao e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivo-logia. A documentao passou a ter assim um sentido mais amplo e a incluir todas as tcnicas de anlise da produo bibliogrfica, produo e controle de tradues, tcnicas de controle da informao, mecanizao de informaes e reproduo fotogrfica de documentos, trabalhos de refern-cia em suas mais diversas formas e publicao e divulgao de informa-es. Estabeleceu-se assim uma ntima relao entre essas reas e acen-tuou-se a tendncia da documentao para englobar atividades que antes eram da competncia de bibliotecas e bibliotecrios.

Paralelamente, e por fora das iniciativas citadas, criou-se em diferen-tes pases a profisso de documentarista (tambm denominada documenta-lista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divul-gar informaes que, de certa maneira, complementam o trabalho dos bibliotecrios, arquivistas, muselogos e restauradores. Como em diversos pontos a biblioteconomia e a documentao se confundem, h polmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferena fundamental entre elas est no grau em que uma ou outra se debrua sobre os documentos em busca de informaes e no interesse que demonstram na disseminao dessas informaes.

Enquanto no Reino Unido os documentaristas so chamados de tcni-cos de informao (information officers), nos Estados Unidos os bibliotec-rios resistem ideia da criao de uma profisso e de organismos que chamem a si a execuo de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como parte fundamental das atribuies das bibliotecas, mormente das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos tentaram adotar a palavra comunicao (communication) em lugar de documentao, mas a criao de vrios institutos de documentao e a circulao da palavra pelo mundo contriburam para que fosse finalmente aceita em seu significado mais moderno.

O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela data de criao de seus organismos de documentao e do reconhe-cimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica as carreiras e cargos do servio pblico brasileiro. Manuel Ccero Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituio, em 1902, procu-rou habilit-la a promover a organizao da produo bibliogrfica brasileira e para isso sugeriu a criao de um rgo a ela subordinado, para desen-volver o servio de bibliografia e documentao. Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de n 8.835 de 11 de julho de 1911 e n 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse servio de bibliografia e documentao competiam funes comparveis s que so desempenha-das pelos modernos centros de documentao.

Em 1954, por proposta conjunta da Fundao Getlio Vargas e do Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistn-cia tcnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documenta-o (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informao cientfica e tcnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o Repertrio dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no Brasil, o Catlogo coletivo de publicaes peridicas de cincia e tecnologia e o guia dos Peridicos brasileiros de cultura, alm de bibliografias peridi-cas, com a indexao de artigos de autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das cincias puras e aplicadas, da tecno-logia e das cincias sociais.

Sistemtica da documentao

Os principais instrumentos da documentao so a classificao e a normalizao. Com a classificao, procura-se organizar a informao em ordem temtica e no apenas alfabtica ou alfanumrica. A normalizao



racionaliza os processos de produo, organizao e difuso da informao contida nos documentos. Essa fase ainda mais importante que a classifi-cao, uma vez que esta tambm deve ser normalizada.

Os processos de normalizao tiveram origem na indstria e consistiam em fixar condies para execuo de clculos, projetos, obras, servios ou instalaes, bem como a elaborao das prprias normas e regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilizao internacio-nal dos produtos industriais. O sucesso da normalizao no campo da inds-tria fez com que a documentao a adotasse, com o objetivo de tornar inter-nacionalmente acessveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a mxima disseminao da informao cientfica o pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretao deles se faa sem dificuldade. Para que a informao se torne imediatamente acess-vel, a documentao estabelece normas para organizao e difuso dos documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto , produzi-dos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O progresso da cincia exige o mais amplo intercmbio de informaes e a normalizao internacional tem o objetivo de facilitar esse intercmbio.

Se a documentao pouco ajudou biblioteconomia, arquivologia e museologia na organizao de documentos em bibliotecas, arquivos e museus, muito contribuiu no campo da produo de documentos e na difuso das informaes neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a referenciar livros, que por seu atraso em relao a documentos de outra natureza no so considerados pela documentao. Tampouco satisfazem os documentalistas descries puramente externas dos documentos. documentao interessa, principalmente, a difuso das informaes conti-das em artigos de publicaes peridicas, em comunicaes a congressos, em relatrios de pesquisas -- concludas ou em andamento -- teses univer-sitrias, registros de patentes etc.

Na conceituao moderna, portanto, documentao , em sentido am-plo, a produo, organizao e difuso de documentos de qualquer nature-za. Em sentido estrito, a difuso das informaes neles contidas. A orga-nizao de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, s biblio-tecas, arquivos, museus etc. A difuso de documentos o objetivo espec-fico dos servios ou centro de documentao.

Documentao, portanto, no se confunde com biblioteconomia, arqui-vologia ou museologia, nem centro de documentao com biblioteca, arquivo ou museu. Como os documentos bibliogrficos esto nas bibliote-cas, alguns dos maiores servios de documentao do mundo funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituies. Outros, porm, so independentes.

Mecanizao e automao

Livros, artigos, relatrios e comunicados, por exemplo, so chamados documentos primrios. Documentos secundrios so aqueles que se pro-duzem para difuso da informao contida nos primeiros: bibliografias comentadas ou crticas, resumos, tradues, reprodues etc. Os estudos recapitulativos so os documentos tercirios.

Com o advento do processamento eletrnico de dados, aps a segun-da guerra mundial, mtodos mais eficientes comearam a ser experimenta-dos pelos centros e servios de documentao. Distinguem-se trs tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeioamen-to, possuem caractersticas comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas por processos eletrnicos ou eletromecnicos; (2) sistemas baseados em mtodos fotogrficos (geralmente microcpias), com seleo fotoeltrica por meio de cdigo; (3) sistemas baseados no registro magntico (em fios, tambores ou ncleos). Com o avano das tcnicas de informtica, foram criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperao de informaes, que podem ser especficas para cada assunto, principal-mente no tocante s informaes tcnicas. A informtica tornou ilimitado o campo da documentao.

A Arquivologia resgata a memria do pas, das instituies e da comu-nidade e dissemina a cultura, perpetuando a Histria. O arquivista planeja, projeta e administra a organizao de arquivos, analisando, classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando mo-dernas tcnicas de microfilmagem, informtica, preservao e restaurao de documentos, o trabalho do arquivista indispensvel nas pesquisas histricas, sendo, ele prprio, um pesquisador. Seu campo de trabalho so os arquivos (pblicos, privados e pessoais), tais como: bancrios, audiovi-suais, cartogrficos, cartorais, computacionais, contbeis, eclesisticos,

empresariais, escolares, fotogrficos, histricos, mdicos, microgrficos, policiais e de imigrao, atuando tambm, em centros culturais e laborat-rios de conservao e restaurao de documentos.

As trs correntes

De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivstica pode ser abordada de trs maneiras: uma maneira unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupao ter em conta o valor primrio do documento; uma maneira tradicional, que pe a tnica exclusivamente no valor secundrio do documento; ou, por ltimo, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primrio e do valor secundrio do documento.

Os referenciais tericos arquivsticos

Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivsticos, destacam-se os princpios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de valor primrio e valor secundrio, o princpio do respect des fonds, as funes de classificao documental e avaliao documental e a definio de instrumento de gesto arquivstica.

Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das trs idade arquivos correntes, intermedirios e permanentes

Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .

Arquivo de segunda idade, intermedirio ou limbo: constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase .

Arquivo de terceira idade, permanente, histrico ou de custdia: constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitva.

Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente.

Classificao segundo a valorao dos documentos

Valor administrativo: ou primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio.

Valor histrico: ou secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo no podendo jamais serem eliminados.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES NA ORGANIZAO Autores: Jos Marcelo A. P. Cestari, Sara Fichman Raskin e Maria Jos Resmer



Os usurios esto, cada vez mais, demandando tecnologias que tor-nem suas informaes mais teis.

As empresas devem atentar para quatro pontos importantes no desen-volvimento de uma estratgia de gerenciamento de informaes:

luz da expanso e evoluo do espao eletrnico de trabalho, a em-presa deve pensar no gerenciador como um novo provedor de servio de informao, que ser um componente chave na filtragem de informao externa.

medida que os usurios finais evoluem de iniciantes para especialis-tas, eles demandam acessos mais produtivos para muitos tipos e fontes de informaes.

O sucesso do gerenciamento de recursos de informao requer a im-plementao de um processo de auditoria que examina e verifica a situao das informaes da empresa com o propsito de anlise.

A proviso de recursos de informao requer o planejamento de um canal efetivo de informaes que leva em considerao componentes como preo, seleo de fornecedores e seleo de contedo.

Gerenciador de Contedo como um Provedor de Servios de In-formao:

A capacidade dos usurios de acessarem informaes externas dire-tamente via Internet, criou uma necessidade urgente nas empresas para desenvolver novas e melhores competncias no gerenciamento e servios de distribuio de informao. Tradicionalmente, so os centros de recur-sos de informao (CRI) ou a biblioteca, os nicos posicionados dentro da empresa para se tornar o provedor de servio de contedo e para interme-diar os recursos internos e externos, tendo como alvo as expectativas e necessidades do usurio. Se uma empresa no tem um CRI, esse trabalho deve ser criado atravs de um contrato de consultoria, terceirizao ou contratando um gerenciador de contedo com experincia em Internet e informaes empresariais.

Uma vez que essa funo esteja definida, o prximo passo a adoo de uma disciplina de gerenciamento de servio que requer habilidades analticas e tcnicas orientadas para o negcio. Adotando esse processo, o gerenciador de contedo garantir o mais alto nvel de satisfao do usu-rio e o grande retorno dos investimentos em recursos de informao para a empresa.

Fornecer um servio de alto valor para os clientes um trabalho difcil mas no impossvel. Requer uma metodologia estruturada e um processo contnuo. a funo essencial para o gerenciador de contedo como um provedor de servio.

Processo de Gerncia de Servio:

A chave para se fornecer servio de valor a adoo de um processo de gerenciamento de servio. Esse processo direcionado para o mercado e continuamente avalia as necessidades do usurio, expande a distribuio de informaes e os servios de acesso, alinhando os servios com a misso e objetivos da empresa.

Gerenciamento de servio no uma avaliao. um processo em-presarial que cria um servio de qualidade e melhora a relao com o cliente. medida que o gerenciamento de contedo vai passando para o papel de provedor de servio de informao, ser necessrio designar um gerente de relacionamento com o cliente em tempo integral. Este ter responsabilidade direta no processo de gerenciamento do servio.

No ambiente de desenvolvimento eletrnico, o gerenciador de conte-do ser o facilitador que permitir o acesso aos contedos externos neces-srios. De fato, a equipe de gerenciamento de contedo ir se tornar um provedor de servio de contedo para o usurio e ir criar recursos de informao que excedam as melhores caractersticas de alguns provedores de contedo que esto aparecendo na Internet.

Um modelo comum na Internet o "super site", que um modelo de criao e distribuio de contedo. Servios de notcias digitais baseados no modelo "super site" esto direcionados aos leitores que procuram por cobertura compreensvel de um mercado e buscam mais de uma fonte de informao para satisfazer suas necessidades. Informao apenas um dos componentes de um servio de "super site".

Ele oferece tambm recursos adicionais, anlises, servios e fruns. Exemplos de servios de "super sites" incluem a edio interativa do Wall Street Journal

http://www.wsj.com e Boston.com http://www.boston.com.

As Melhores Prticas dos Gerenciadores de Contedo:

Os gerenciadores de contedo de sucesso iro incorporar as melhores caractersticas e conceitos dos "super sites" da Internet dentro de seus prprios servios de contedo de informao da empresa, que incluem:

O suporte de push e pull para mercado.

Links contextuais de acordo com a necessidade do cliente.

Servios que so fceis de usar.

Como o acesso informao externa atravs do desktop se tornou um componente integrador do espao eletrnico de trabalho, os gerenciadores de contedo iro se transformar em provedores de servio de informao, o que requer a identificao, compreenso e ainda distribuio de todas as necessidades e expectativas do usurio final. Os gerenciadores de conte-do de sucesso iro implementar um processo de gerenciamento de servio para se tornar um provedor focado no mercado indo de encontro a essas novas expectativas do usurio.

Satisfazendo os Usurios:

Com push e desktop broadcasting (DTB) fazendo a pgina de frente de quase todos jornais e revistas de negcios, as empresas querem saber quando usar um ou outro provedor para distribuir as informaes externas. Devido a esses novos servios no suportarem totalmente as fontes de informao que os usurios finais requerem nem as caractersticas comu-mente desenvolvidas nos servios de alta qualidade, nenhum fornecedor est pronto para a distribuio de informao externa para as empresas. Na maioria dos casos, as empresas devem contatar seus especialistas internos em distribuio de informao, frequentemente encontrados no CRI ou na biblioteca e aumentar suas listas de fornecedores.

Dado que esses servios no esto prontos para o mercado, certo querer saber por que existe tanto barulho sobre empresas de DTB. A razo que os servios desses fornecedores podem ser teis e grtis para os usurios. Eles apelam para o mercado de massa e isso tpico com tecno-logias emergentes. Os produtos iniciais so relativamente imaturos em relao tecnologia que serve ao mercado profissionalmente treinado.

Compare a primeira verso do Microsoft Word com o processador de texto Wang. Em 1983, Wang antecipou o Word. Entretanto, o Word era uma nova forma para se processar texto que apelou para os usurios sem treinamento no uso de Wang. O Word era barato, se comparado ao Wang, e disponvel para se adquirir em lojas de computadores locais. O Word e outros processadores de texto compatveis com o PC, rapidamente supera-ram o Wang. Se a tecnologia push, ou DTB, provar ser uma tecnologia de massa, as empresas podem esperar rpidas inovaes. Os fornecedores tentaro manter seus nomes pela propaganda e melhorar continuamente suas capacidades para se distanciarem da competio com os outros fornecedores.

A evoluo da distribuio de informao ainda no ocorreu. Em cada fase da evoluo das necessidades dos usu-rios, a distribuio do conte-do se torna mais adequada para suas necessidades. Quando esse ciclo terminar, o contedo e sua distribuio iro girar em torno do usurio.

Quando os usurios evolurem de iniciantes para especialistas, eles iro rapidamente demandar tecnologia para tornar suas informaes mais teis. Eles iro precisar de capacidade para tomar decises mais rpidas e eficazes. Decises melhores vm de um acesso mais produtivo a muitas fontes de informao. A eficcia envolve o conceito de "o que voc quer, quando voc quer" via entrega em tempo de real, melhores ferramentas de agregao e capacidades de filtragem e de recuperao.

As empresas devem trabalhar com seus especialistas ou gerentes de informao para construir bons servios de distribuio. Os fornecedores devem entender as necessidades dos especialistas e atualizar suas tecno-logias tendo isso em mente. Como o DTB ter muitos usos na empresa, alm da distribuio de informaes externas, as empresas devem estar predispostas a trabalhar com o propsito de distribuio de seus fornecedo-res. Os novos agregadores que esto trabalhando para uma boa qualidade de informao final, devem rapidamente escolher entre se aliar ou competir com fornecedores de DTB, pois o mercado para informao empresarial se desenvolve rapidamente.

A distribuio de informaes via multimdia, vdeo ao vivo e outros fa-tores so capacidades que os usurios querem quando se tornam mais familiarizados com a informao e eles tm que us-las cada vez mais para realizar seus trabalhos.



O Verdadeiro Poder de se Fiscalizar uma Informao Externa:

O conhecimento de uma empresa consiste nos seus recursos internos e seus acessos a informaes externas (e.g., informaes empresariais impressas e eletrnicas). O sucesso de um gerenciamento de recursos de informao requer a implementao de um processo de fiscalizao de todos os recursos conhecidos.

O controle de informaes externas no um procedimento de invent-rio. um exame e verificao da situao da informao com o propsito de se analis-las. Essa anlise usada para compreender, avaliar e, mais recentemente, para tomar decises. Gerenciadores de informao que veem o controle somente como um inventrio iro falhar em capitalizar o valor potencial que pode ter o departamento responsvel pela distribuio e acesso de informaes externas.

O controle de informaes externas um processo de 3 passos:

Coleta dos dados. Qualidade, coleta de dados relevantes essencial para conduzir anlises vlidas

Revendo os dados. Esse passo produz informao focada na relevn-cia, no fluxo, no uso e no valor das informaes externas para a empresa;

Convertendo as informaes em benefcios. A anlise das informaes, derivada da coleo de dados, cria conhecimento sobre o uso e o valor de informaes externas. Esse conhecimento traz benefcios para a empresa.

A fiscalizao do conhecimento externo uma ferramenta poderosa para se obter benefcios que podem estar escondidos mas que tm um valor incrvel para a empresa. Isso inclui:

A habilidade para conduzir negcios de valor com fornecedores de in-formaes externas.

Um processo de abordagem empresarial mais forte.

Uma medida para demonstrar o valor das informaes externas para gerenciamento.

A fiscalizao de informaes externas mais que um processo de in-ventrio. o exame do valor das informaes externas, fluxo e uso. Ele cria o conhecimento necessrio para acrescentar valores incrveis para a em-presa.

GESTO DOCUMENTAL Origem: Wikipdia, a enciclopdia livre.

A gesto documental ou gesto de documentos um ramo do arquivo documental responsvel pela administrao de documentos nas fases corrente e intermediria (primeira e segunda idade).

Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de arquivo, organizao e consulta de documentos em formato eletrnico onde existe toda a informao de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negcio de uma empresa.

A Gesto Documental integrada com outras solues, como por exemplo, a digitalizao, fax e email permitem gerir toda a informao no estruturada (documentos) importante da organizao.

Num processo de gesto documental o seu inicio ocorre com a recepo do documento em que este passa pela fase de desmaterializao, ou seja, digitalizao do documento geralmente em formato papel para um formato eletrnico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrnico so submetidos a uma classificao, de seguida h uma definio dos vrios estdios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existncia, como por exemplo, a publicao, aprovao, distribuio, reencaminhamento e ds atualizado (destrudo). Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador um mtodo de localizao eficaz semelhante a de um sistema de busca, por exemplo, o Google.

Vantagens na sua utilizao

As empresas que investem pela soluo Gesto Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, h um ganho na produtividade devido a uma uniformizao dos processos e facilitando a implementao de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilizao so as seguintes:

Reduo do custo do nmero de cpias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e reduo do espao de arquivo;

Gesto de Informao Integrada conseguida a partir da consolidao transparente dos documentos eletrnicos (originados pela aplicaes Office) e de documentos com origem em papel;

Uniformizao de Processos de reencaminhamento, aprovao, arquivo e eliminao dos documentos, mantendo o histrico de verses dos documentos;

Digitalizao dos documentos;

Descentralizao e libertao do espao fsico, isto , os documentos e processos esto sempre disponveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicao;

Com o auxilio de um browser a pesquisa da informao dos documentos est facilitada e rpida;

Formao de um Backup que permite a recuperao da informao em caso de incndio ou inundao do seu arquivo fsico;

As solues de Gesto Documental tm mecanismos de controlo de acessos e segurana protegendo os seus documentos de acessos no autorizados.

Casos de aplicao

A Gesto Documental quer seja eletrnica ou em arquivo de papel est presente em todas as organizaes.

As solues de Gesto Documental aplicam-se a um conjunto alargados de reas funcionais:

Administrativa e Financeira (documentos financeiros)

Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de no conformidade)

Produo (desenho tcnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produo)

Jurdica (contratos, propostas, concursos pblicos e cadernos de encargos)

Servios a Cliente (informaes, apoiam tcnico e documentos de Cliente)

Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificaes de produ-tos)

Desenvolvimento (memrias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)

Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas tcnicas e regulamento)

ARQUIVOLOGIA

Considerada disciplina, tcnica e arte, a arquivologia uma cincia au-xiliar da histria. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organiza-do constitui valioso patrimnio e pode documentar o passado de uma nao.

Arquivologia o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservao de docu-mentos, ttulos e textos de valor permanente e elaborao dos respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca eliminao de peas de valor transitrio e controle dos arquivos em formao. Inclui tambm as tarefas dos arquivistas. O termo arquivstica pode, de modo geral, ser empregado como sinnimo de arquivologia.

Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgnico de-nominado fundo, grupo, ncleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem documentos escritos e iconogrficos, como os audiovisuais, discos, fitas magnticas e filmes. Comeam tambm a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrnicos. Os arquivos econmicos, de empresas comerciais, bancrias, industriais, desde que se revistam de importncia histrica, como ocorre, em alguns casos, com papis de famlias e pessoas ilustres, interessam arquivstica.

A preocupao dos governos e autoridades em conservar determina-dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa, jurdica ou militar, remonta antiguidade, sobretudo no que diz respeito a ttulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a



ocupar-se dos arquivos como fonte da histria, dando incio aos estudos de diplomtica, que levariam moderna crtica histrica. A partir da revoluo francesa, os arquivos tornaram-se bem pblico, proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservao foi oficialmente reco-nhecida como de responsabilidade do Estado.

Uma arquivstica essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no sculo XIX, principalmente aps a criao da cole des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas palegrafos altamen-te qualificados. Em meados do mesmo sculo lanaram-se as bases da arquivstica moderna, com os princpios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das instituies que os criaram); da provenincia (os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram); do respeito ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos rgos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custdia permanente); e da centralizao (unidade e indivisibilidade dos arquivos pblicos nacionais).

Uma srie de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos da civilizao, marcam a arquivologia na segunda metade do sculo XX. So eles, entre outros: adoo de arquitetura moderna e funcional nos prdios de arquivos; uso de microfilmagem de substituio; programas de histria oral; restaurao de documentos pelo emprego de mquinas e material sinttico; interveno dos arquivistas na gesto de papis adminis-trativos e nos arquivos econmicos, pessoais e familiares; aparecimento de depsitos intermedirios de arquivos ou centros de pr-arquivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrnica ao trabalho arquivstico.

O grande problema da arquivologia contempornea o volume de pa-pis criados e acumulados pelas administraes e a necessria eliminao de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padres de avaliao, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automtico. As listas e tabelas de descarte especifi-cam o perodo de reteno de documentos comuns maioria dos servios existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administrao em particu-lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto destina-o dos documentos.

O primeiro tratado moderno de arquivstica, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-se, em edio brasileira, Manual de arranjo e descrio de arquivos (1960).

Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda.

CONCEITO

Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou re-cebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao ou a natureza do documento.

Os arquivos, portanto, podem ser pblicos ou privados.

1. Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou muni-cipal, em decorrncia de suas atividades administrativas, judicirias ou legislativas. Existem trs espcies de arquivos pblicos: correntes, tempo-rrios e permanentes:

Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e pesquisas frequentes.

Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoo para depsitos temporrios.

Permanentes: so conjuntos de documentos de valor histrico, cient-fico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

2. Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a suas atividades especficas.

Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados

com outros objetivos, no devem misturar-se com o arquivo principal, j que o tratamento que a eles se deve dar diferente. Uma empresa imobiliria de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de documentos relativos atividade que desenvolve. Haver contratos de locao, de imveis residenciais e comerciais; opes de venda de casas, apartamen-tos, terrenos; cartas pedindo informaes; contratos de compra e venda; certides; traslados; anncios em jornais; relatrios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. Um catlogo de livros de uma editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, no deve fazer parte do arquivo principal. Tratando-se, porm, de uma empresa ligada rea educacional, a abordagem seria outra, pois catlogo de livros fun-damental a sua prpria sobrevivncia, enquanto certides, traslados, op-es de compra de terrenos e outros documentos prprios do ramo imobili-rio seriam afastados do arquivo principal.

IMPORTNCIA

A importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:

Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos cul-turais e acesso s fontes da cultura nacional, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifestaes culturais.

1 O Estado proteger as manifestaes das culturas populares, in-dgenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatrio nacional.

2 A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta signi-ficao para os diferentes segmentos tnicos nacionais.

Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos forma-dores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I as formas de expresso;

II os modos de criar, fazer e viver;

III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;

IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais;

V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, arts-tico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.

1 O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautela-mento e preservao.

2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

3 A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais.

4 Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.

5 Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos quilombos.

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi cri-ado em 1836.

No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada principalmente por seu valor histrico. Aps a Segunda Guerra Mundial, comearam a aparecer as primeiras preocupaes com uma nova concep-o arquivstica, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histri-co. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalizao da informa-o, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na tomada de deci-ses.

A difuso da informao de contedo tcnico e cientfico, a nova men-talidade que se introduz na administrao pblica, a necessidade de pes-



quisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta tomada de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio eminentemente histrico. Como consequncia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importncia ultrapassou os limites que at h bem pouco tempo existiam. Atualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o campo de atuao e a utilidade do arquivo. Sua importncia e seu potencial de crescimento so ilimitados.

ORGANIZAO

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:

Segurana: o arquivo deve apresentar condies mnimas de segu-rana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Preciso: o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e a variedade de documentos no exigem necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento.

Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do volume e complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, pro-porcionando pronta localizao dos documentos.

A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos lti-mos anos, graas principalmente necessidade cada vez maior de infor-maes. O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa tambm uma fonte inesgotvel de informaes, que pretende atender a todos e a todas as questes.

ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO

Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam provi-dncias: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; aplices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro-les para renovao de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem assinados; enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibi-lita secretria constante follow up.

Tambm conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem mtodos tradicionais, como o cronolgico e o alfabtico, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, prprios para vrios tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informtica.

1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de do-ze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser disposto apos a guia do ms em curso. medida que os dias vo passan-do, deve-se coloc-los nos ms seguinte. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilizao de trs jogos de guias numera-das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e no mensal, ou, ento, que se guardem os documentos em pastas separadas at o momen-to oportuno.

O mtodo cronolgico permite a utilizao de pastas ou cartes. Ha-vendo opo pelo uso de pastas, ser necessria uma cpia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que sero colocados nas pastas por ordem alfabtica dos nomes e, em seguida, arquivados aps as guias que correspondem s datas de acompanhamento.

O emprego de cartes ou fichas elimina a necessidade de cpias adici-onais dos documentos, porm exige anotaes pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o nmero de cartes ou fichas imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, alm disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-nhamento.

2. Mtodo alfabtico: esse mtodo tambm possibilita o uso de pastas ou cartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica. Nas margens superiores das pastas, devero constar: letra correspondente; nmeros de 1 a 31, representando os dias do ms; e um indicador mvel que se deslo-ca na pasta, servindo para indicar o dia especfico.

Os documentos so postos nas pastas em ordem alfabtica. Em cada pasta, os documentos so colocados em ordem cronolgica e, medida que os dias vo passando, os documentos so retirados e o indicador mvel vai-se deslocando at o fim, dia 31, retornando ao dia 1 no incio de um novo ms.

A possibilidade de uso de cartes ou fichas tambm existe, embora se-ja mais trabalhosa, pois exige a anotao de todos os pormenores do documento. Os cartes so colocados nas pastas alfabticas respectivas, conforme o modelo descrito, e seu funcionamento tambm ser o mesmo.

3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia, notadamente da informtica. Existem, entretan-to, mtodos que oferecem fichas j preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visveis e os dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas, vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.

O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. As informaes necessrias para o correto acompanhamento so fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilizao da informtica, alm da rapidez, a reduo da margem de erro.

REFERNCIAS CRUZADAS

A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remisso.

A principal finalidade das referncias cruzadas a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado em tal pasta. As referncias cruzadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando colocadas em ndices. Quando, porm, guardadas nos prprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-mente ter uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razo social dessa loja de departamento ser Casa Anglo Brasileira S:A.. Recomenda-se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:

muito comum encontrar anotaes como Veja tambm, indicando que o assunto ou nome possui outras ligaes importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio exterior. E prov-vel que ela arquive os conhecimentos areos relativos carga transportada numa pasta de Carga Area. Entretanto, essas exportaes so efetuadas por uma companhia area, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomen-da-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que podero ser colocados, por exemplo, os horrios dos voos, inclusive dos voos carguei-ros, as cidades que ela serve, as conexes possveis, as tarifas de carga area e outras informaes pertinentes, e ainda uma observao: Veja tambm Carga Area.

Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referncia cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referncia para Carteira de Comrcio Exterior, ou vice-versa. O importante que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fcil. Por exemplo, talvez seja prefervel abrir uma pasta para Instituto Nacional do Livro e uma refern-cia cruzada para INL, para no se fazer confuso com IML (Instituto Mdico Legal).

De um lado, a referncia cruzada muito importante, pois ajuda e agili-za o funcionamento do arquivo, porm, de outro, deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referncias que acarretam volume muito grande de papis, congestionando, consequentemente, o arquivo.



TRANSFERNCIA

H documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , h aqueles que tm valor de um ano; outros de dois, trs, cinco ou mais anos; outros, ainda, possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos.

Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua utilizao: alguns so muito procurados, outros so consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, aps a concluso do fato que os criou, no serviro para mais nada.

Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarre-gados de papis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendn-cia adquirir mveis novos, na tentativa de se resolver o problema de espao. Soluo muito mais lgica, econmica e eficaz a de eliminar ou destruir o que no tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferncia a operao que visa separar os documentos que ainda esto em uso, ou so bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas no seu valor.

A transferncia pretende: liberar o arquivo de papis sem utilidade prtica atual; manter espao disponvel e de fcil manuseio nos arquivos em uso ou

ativos; facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos

arquivos; manter o arquivo em bom estado de conservao, aumentando sua

vida til; e reduzir ou eliminar despesas desnecessrias com novos equipamen-

tos. Portanto, as transferncias de documentos devem ser cuidadosas e cri-

teriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenas no apenas quanto frequncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a seu valor.

Tipos de arquivo

No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem trs tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.

Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso.

Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia de uso, consulta ou referncia.

Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou referncia quase nulas. No entanto, no se deve considerar este arquivo como um depsito de lixo, mesmo porque os documentos definidos como inteis ou imprestveis devem ser destrudos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e regras que preva-lecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a imediata localizao e a consulta a papis em desuso.

Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existncia dever manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles existam alguns j aposentados ou falecidos. A destruio desses registros s ser possvel ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem.

Destaque-se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos e, no caso de destruio, registro da data em que ocorreu a destruio e referncia ao contedo deles.

Atualizao de arquivo

Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um arquivo para outro: transferncias peridicas, transferncias permanentes e transferncias dirias:

Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, de-pendendo da frequncia de uso.

Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acon-

tecem quando o acmulo de papis no arquivo ativo to grande que chega a atrapalhar o bom andamento do servio. A transferncia, en-to, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter de ser analisado.

Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm em ordem os arquivos ativos. O trabalho poder ser grandemente facili-tado se do documento j arquivado constar sua validade ou vencimen-to, ou marcao indicando a data da transferncia. Dessa forma, as transferncias podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer.

Conservao e proteo de documentos

Determina-se o valor do documento levando em considerao todas as finalidades que possui e seu tempo de vigncia, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um qua-dro ou tabela de prazos de vigncia para os diversos documentos, facilitan-do sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos so classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporrios.

Permanentes - vitais: so documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importncia vital para a empresa, isto , sem eles a empresa no tem condies de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de aes; cartas - patentes; frmulas (qumicas); procuraes.

Permanentes: so documentos que devem ser guardados indefinida-mente, porm no tm importncia vital. Como exemplo, podem-se re-lacionar: rela trios anuais; registros de empregados; livros e registros contbeis; recibos de impostos e taxas; avaliaes; e outros.

Temporrios: so documentos que tm valor temporrio de um, dois, cinco ou mais anos. Recomenda-se a confeco de um quadro ou ta-bela, com anotao da vigncia do documento que, naturalmente, se-guir critrios determinados pela prpria empresa. Assim, so tempor-rios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos bancrios; aplices de seguro; folhetos; correspondncia; memorandos e outros.

Os documentos considerados vitais para a empresa, alm de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada-mente de proteo contra incndios, inundaes, furtos, desabamentos e outros eventos. A perda ou destruio de tais documentos pode, em casos extremos, significar at o fracasso total de uma empresa. Existem algumas formas de proteger esses documentos:

Utilizao de cofres a prova de fogo.

Preparao de cpias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da empresa, ou escritrios de advogados.

Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos microfilmes em local seguro.

A conservao e a proteo desses documentos devem ser acompa-nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.

CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO?

Trata-se de uma questo muito comum, principalmente nas grandes empresas. A centralizao dos arquivos proporciona vantagens, mas exis-tem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma deciso sobre o assunto. As principais vantagens da centraliza-o so as seguintes:

Eficincia: devido centralizao, tende-se a manter um especialista em arquivstica, o que sem dvida melhora a eficincia e a rapidez do trabalho em todas suas etapas.

Responsabilidade: o cuidado e a proteo de documentos melhora muito, pois a responsabilidade se encontra nas mos de um especialis-ta.

Economia: grande a economia de equipamento; de pessoal; de tempo gasto no arquivamento; na localizao e na preparao de c-pias adicionais ou referncias.



Uniformidade: proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos de arquivamento, o que no acontecer se houver inmeros arquivos departamentais.

Concentrao: os documentos so concentrados por assuntos, ofere-cendo ao consulente viso global. Na descentralizao, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.

Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga sua vida til.

H algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser aponta-das:

Consulta dificultada: necessidade de locomoo at o centro de arqui-vos; tal fato no ocorre com a descentralizao, em que o arquivo do departamento se encontra mo.

Acmulo de pessoas: poder acontecer o acmulo de pessoas no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tu-multua o trabalho do arquivista.

Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoo at o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local.

Espao: necessidade de mais espao para incluir todos os arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas.

Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to necessrio vi-da da empresa.

Disperso: a pasta em que est classificado um documento, no mo-mento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento.

As solues variam de empresa para empresa; o mais comum, entre-tanto, a opo pelo sistema misto, ou seja, centralizao parcial. Em princpio, os documentos vo para o arquivo central; entretanto; documen-tos especficos que s interessam a certos departamentos ficam nos arqui-vos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no prprio departamento de vendas a relao de representantes ou clientes, seus pedidos, reclamaes, correspondncia de modo geral.

Outro caminho a seguir o que procura basicamente centralizar o con-trole e no o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde devero ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles que so vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precau-es. Em seguida, ele dever planejar os diversos arquivos localizados nos vrios departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma fundamental nessa etapa. Seu trabalho, alm da administrao do arqui-vo central, pressupe a classificao e a distribuio diria de documentos aos diversos departamentos.

Realmente, trata-se de um assunto de soluo no muito fcil, j que existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos. O importante que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condies, necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

O processo de avaliao de documentos de arquivo feito atravs de pr-requisitos estabelecidos, com anlise e seleo de documentos, indi-cando com preciso o prazo de guarda nas fases corrente, intermediria e permanente, com identificao de seus valores primrio e secundrio, de-vendo ser executado por uma equipe tcnica, composta por profissionais de diversas reas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissio-nais das unidades organizacionais as quais os documentos sero avaliados, economistas e etc.

"A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desor-denada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos." (Fon-te: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)

Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avali-ao arquivstica. Essa teoria prope dois tipos de valores aplicveis ao contexto dos arquivos: valor primrio e valor secundrio.

Os valores inerentes aos registros pblicos modernos so de dois tipos: valor primrio para a gesto de criao e valor secundrio para outras instncias e utilizadores. Os documentos pblicos so gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos pblicos so preservados em uma instituio arquivstica definida, porque tm um valor que existir por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque tero valores importantes para outros usurios que no os atuais. (HSCHELLEN-BERG, 1984, p.58)

Princpios Fundamentais da Avaliao Arquivstica

a) a funo avaliao arquivstica visa, essencialmente, composio de um patrimnio documental;

b) seu mrito est no fato de permitir preparar material documental ne-cessrio para a pesquisa histrica;

c) a avaliao um processo de determinao de valor assegurado pelo arquivista. Este processo deve ser formal, sistemtico e claramente definido;

d) como conceito central relativo funo avaliao, o valor dos docu-mentos deve ser claramente definido, justificvel e, sobretudo, contempor-neo poca ou ao perodo de sua criao. Neste sentido, Booms (1987, p. 104) acrescenta: Construindo uma tabela conceitual histrica, que servir de modelo herana documental, os arquivistas no devem seguir os con-ceitos de valor de acordo com a sua prpria poca, mas antes, de acordo com o valor que governa a poca na qual o material foi criado.";

e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do con-texto social. Este princpio, entretanto, supe tambm que os documentos, como tais, no tenham valor intrnseco. Este valor atribudo aps a avalia-o feita pelo arquivista. importante salientar a esse respeito, porm, que o arquivista chamado a ouvir a opinio de especialistas para deduzir os valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse profissional deve ter uma viso global sobre o desenvolvimento social e as diferentes mudanas ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a misso de identificao do valor dos documentos de arquivos que o arquivista chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade social e dos valores contemporneos ao documento. (Fon-te:http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646)

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS. MICROFILMAGEM. AUTOMAO. PRESERVAO,

CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS.

MICROFILMAGEM

Observa-se na poca atual excessivo aumento do nmero de docu-mentos. De um lado, devido expanso da administrao pblica em todos os setores e em todos os nveis: federal, estadual e municipal; de outro, graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido avano da tecnologia, em todos os setores da economia.

crescente a indagao de como e quando se deve proceder para re-duzir e racionalizar a produo de documentos e, por consequncia, seu arquivamento e conservao. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questo.

O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, che-gando a quase 95% do documento original. So vrias as vantagens obti-das na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo, j que dificilmente o microfilme ser utilizado para arquivos ativos. As vantagens so:

Economia: os ganhos em espao, peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos.

Reduo do volume: muito grande a reduo do volume de papis e documentos, o que proporciona economia de tempo e mo-de-obra.

Segurana: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou rgo pblico, dos riscos de eventos, como in-cndio, inundao ou furto, pois, alm de representarem cpias adicio-



nais desses documentos, so facilmente guardados em cofres especi-ais. -

Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingin-do at 150 anos.

Reproduo: a microfilmagem oferece condies de reproduo ilimitada, alm de fidelidade, exatido perfeita dos documentos repro-duzidos.

Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, preciso levar em considerao a economia que proporciona com a re-duo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a ma-nuteno de arquivos convencionais, especialmente nas grandes em-presas.

Consulta: a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando em muito o servio. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de cheques compensados.

As tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos ltimos anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.

A deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser auxiliada pela ocorrncia de um ou mais dos seguintes fatos:

necessidade de entregar ou devolver s pessoas os originais dos documentos;

necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;

necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente;

necessidade de proteger os documentos dos riscos de incndio, inun-dao ou furto.

Em princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o mtodo empregados nos arquivos de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de ndices que facilitem a pronta localizao, bem como deve existir na empresa aparelho prprio para a leitura dos microfil-mes.

muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da microfilma-gem. A legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. A reproduo de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em cartrio e vista do documento original.

Portanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como subs-tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, preciso encarar o microfilme como cpia adicional de documento cuja utilidade para a empre-sa tenha sido estudada e comprovada.

EQUIPAMENTOS

Entende-se por equipamento o mvel utilizado para arquivamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan-tagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos so colocados no mvel arquivador. So trs os sistemas de equipamento:

1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posio horizontal dentro do mvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda utilizado em algumas reparties pblicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichrios tipo kardex, Securit, muito co-nhecidos e empregados com bastante sucesso em inmeras empresas.

Mvel Securit para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias e mapotecas

As vantagens do sistema so as seguintes:

a iluminao direta;

as anotaes podem ser efetuadas no mesmo local;

as possibilidades de perda de documentos so bastante reduzidas.

As desvantagens so:

ocupa muito espao;

h necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou reti-rar um documento;

a consulta demorada;

a consulta exige o deslocamento de outros documentos.

2.Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquiva-dor em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema:

Frontal. Os documentos so colocados uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista.

Lateral. Os documentos so colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista.

Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigncias do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de braos metlicos apoiados em suportes especiais.

So vantagens do sistema:

custo mais baixo;

fcil manuseio;

fcil conservao;

fcil atualizao do material arquivado;

possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espao;

consulta rpida e sem necessidade de deslocar outros documentos.

So desvantagens do sistema:

necessidade de retirar o documento para fazer anotaes;

iluminao deficiente;

pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.

3.Rotativo: os documentos so colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-de de informaes rpidas.

Fichrios

So caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartes, po-dendo ser de madeira, de ao, de material plstico ou de acrLico. So largamente utilizados e servem a muitas finalidades: ndices, informaes, endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras.

O equipamento deve satisfazer s necessidades da empresa e dos servios a que se destina. Alguns requisitos so:

adequao s necessidades do servio;

obteno de maior economia de espao;

facilidade de acesso;

possibilidade de expanso;

resistncia e durabilidade;



garantia de segurana e conservao de documentos;

aparncia e funcionalidade.

H inmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-dos pelos trs sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os critrios apontados e outros que so considerados essenciais pela empresa ou rgo pblico e que prevalecem numa boa administrao.

1. Cadeado.

2. Suporte regulvel.

3. ndice alfabtico.

4. Estrutura.

5. Dispositivo antiimpacto.

6. Ps antiderrapantes.

ACESSRIOS

Acessrios so materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e eficiente utilizao dos mesmos criar condies favorveis para o anda-mento do servio.

A escolha acertada dos acessrios est diretamente ligada ao sistema e mtodo de classificao e arquivamento empregados, assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.

Os principais acessrios so: pastas; guias; projees; tiras de inser-o e notaes.

1. Pastas: so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, tm dimenses padro-nizadas. Com relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona-das, para permitir o maior acmulo de documentos; algumas possuem divises internas. No que se refere projeo, ela poder ou no constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos modernos, so semelhantes s convencionais, apenas com a particularida-de de possurem dois braos metlicos ou outro material que se apoia nos suportes laterais do arquivo.

2. Guias: so pedaos de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores, com uma salincia na parte superior, chamada projeo. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto projeo, podem ter, ou no, encaixes para as tiras de insero. Nas guias, as projees podem vir em posio central, em diferentes posies ou, ento, formando um jogo de, por exemplo, duas, trs, quatro, cinco ou mais posies. A diferena das posies possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos.

3.Projees: so salincias colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotaes ou dizeres pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projees podem ser de papelo, de material plstico ou de ao. Alm disso, podem ser fixas ou adaptveis. Essas ltimas no fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente.

4. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os di-zeres ou inscries correspondentes, devero ser inseridas nas projees das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.

5. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de in-sero e em seguida inseridas nas pastas ou guias.

fato conhecido que um dos fatores para a excelncia dos arquivos reside na combinao harmoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acessrios.

SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO

A opinio de que os arquivos so simples depsitos de papis ou do-cumentos velhos e inteis, arquivados por mera tradio, apoia-se no fato de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e, por-tanto, dificulta a localizao imediata das informaes desejadas. Mera opinio, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, um centro atuante de informaes, um instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de deciso.

Entretanto, para que isso acontea, necessrio que se decida sobre o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.

Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um fim especfico. So trs os sistemas de arquiva-mento: direto, indireto e semi-indireto.

Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessi-dade de recorrer a um ndice. Neste sistema, inclui-se, principal-mente, o mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes.

Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de arquivamento e suas variaes.

Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de n-dices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Neste sistema, encontra-se, por exemplo, o mtodo automtico, varieda-de do mtodo alfanumrico.

A opo por um dos sistemas est intimamente ligada empresa, a seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, mdio ou longo prazos. O principal, antes de tudo, compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa, considerando-se que a memria viva da empresa.

Para ser eficaz, o sistema necessita de mtodos que indiquem a ma-neira de proceder, isto , o que se deve fazer para alcanar o fim desejado. Os mtodos de arquivamento sero analisados mais adiante.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM RGOS PBLICOS

A administrao de documentos oficiais pressupe a existncia de um sistema de arquivamento. O conceito de sistema tambm vlido para os rgos da administrao pblica, e as trs espcies, direto, indireto e semi-indireto, sero empregadas conforme os critrios estabelecidos previamente.

Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organiza-o de arquivos em que o documento pblico controlado desde sua produ-o. conhecido como a teoria das trs idades, concepo moderna de arquivstica, em que se distinguem trs etapas quanto aos documentos:

Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios, bus-cando soluo ou resposta. So os arquivos correntes.

Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos j tenham sido solu-cionados ou as respostas, obtidas. So os arquivos temporrios.

Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e cientfi-co. So os arquivos permanentes ou histricos.

A criao do arquivo temporrio, por exemplo, segunda etapa do sis-tema, foi um grande avano e tomou-se pea fundamental dentro do siste-ma de arquivamento da administrao pblica. So inmeras as vantagens conseguidas: obteno de mais espaos fsicos pela retirada de documen-tos dos arquivos correntes; reduo ao essencial da quantidade de docu-mentos nos arquivos correntes; reduo de pessoal e consequente econo-mia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; melhor manuteno, uso e superviso dos arquivos; e melhor critrio de preservao, controle e eliminao de documentos.

Um sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as con-dies para oferecer subsdios a planos e decises da administrao pbli-ca, seja mostrando as relaes e planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieconmica de velhas iniciativas.

Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos rgos do governo em desenvolver sistemas de informaes altamente sofisticados, em que a informtica assumiu posio de grande relevncia.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Modernamente, o arquivo de informaes tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente atravs de computadores. A tarefa da secretria, neste caso, consiste em registrar as informaes em programas previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-gramao (ou j dispe dele em seu quadro de empregados), que dever preparar um programa segundo as necessidades da secretria. Enganam-



se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos mtodos tradicionais de classificao de informaes. O programador apenas executar um programa depois de ouvir a secretria sobre as reais necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-dos mtodos de classificao para propor solues apropriadas. Acrescen-te-se que o estudo dos mtodos aqui expostos permite a aquisio de tcnicas de classificao e simplificao de tarefas. Deixar de aprend-los prejudicial at mesmo para o domnio de um pensamento claro e bem estruturado. Alm disso, a secretria manipula informaes escritas (docu-mentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.

Havendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou rgo pblico dever decidir qual mtodo de arquivamento ir empregar. O mto-do estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo sistema de arquivamento.

Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de do-cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes e proporciona uma correta tomada de deciso.

Os diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos rgos governamentais. Todos so bons e apre-sentam vantagens e desvantagens. O importante que a deciso quanto ao mtodo leve em considerao o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas normalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser arquivados.

So trs os principais mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico.

Esses mtodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram vrios outros.

Mtodos de arquivamento:

Mtodo alfabtico:

especfico ou por assunto;

geogrfico;

mnemnico;

variadex.

Mtodo numrico:

simples;

dplex.

Mtodo alfanumrico:

decimal;

automtico;

automtico moderno.

Protocolo

o registro das deliberaes ou das atas de um congresso ou confe-rncia diplomtica. Por protocolo tambm se entende o livro em que os escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim desta assinado pelo juiz.

De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os docu-mentos apresentados numa repartio ou, ento, os fatos e as decises ocorridos numa assembleia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomtica, significa a prpria deliberao ou resoluo que foi registrada na ata da reunio respectiva e que acarretou uma espcie de conveno entre os participantes da assem-bleia ou congresso.

Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarrega-dos do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde

a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor-tncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas pesso-as a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecess-rias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabili-zar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo.

Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao) vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de docu-mentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s institui-es, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo).

Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios.

Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo.

Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigi-loso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinat-rios;

Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio; carim-bando-o em seguida;

Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;

Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;

Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende di-retamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anterior-mente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo.

Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se:



Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completan-do dados;

Separar as cpias, expedindo o original;

Encaminhar as cpias ao Arquivo.

vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como re-gras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem ape-nas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio.

Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de insero de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser com-prometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e nmeros num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria conscien-tizao dos funcionrios, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornaro mais fceis para todos que venham a execut-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao docu-mental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.

AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES

O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo ingls records management. O primeiro origin-rio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho In-ternacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.

No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, trami-tao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente .

CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO

Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao.

1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: pre

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11 - NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TCDF.pdf