ÎNTOCMIREA ȘI VALORIFICAREA FIAP ȘI FCRI
SUPERVIZAREA MISIUNII DE AUDIT STUDIU DE CAZ – IMPOZITE SI TAXE LOCALE – REMETEA CHIOARULUI
Autor: Sef BAPI ACoR MM Mr.(r), ing., ec., dr. Sabin SISERMAN
13-14 .09.2017 LIVADA jud SATU MARE
Moto :
“ Teoria ca teoria dar practica ne omoara “
Maxima ajunsa in uzul comun
Nota: Studiul are un caracter didactic. Numele functionarilor publici ( cu exceptia auditorilor) si constatarilor efectuate au doar valoare de exemplu
Motto: Două lucruri sunt sigure în SUA:
Moartea și taxele !
( în România, doar moartea !, n.a.)
INTOCMIREA FIAP FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMELOR
GENERALITATI Intocmirea FIAP – ITL se face conform procedurii P-11 : ANALIZA PROBLEMELOR ȘI
FORMULAREA RECOMANDĂRILOR
INTOCMIREA FIAP ( ITL ) aspecte generale :
1. Se întocmește de regulă pentru una sau mai multe probleme, abateri, nereguli, disfuncții constatate, dacă privesc aceeași cauză (ITL).
2. Formularul FIAP –ITL – are urmatoarele rubrici: problema, constatarea, cauza, consecința, precum și recomandarea formulată de auditorii interni.
3. Se întocmește de auditorii interni, se discută și se supervizează de către supervizor.
4. Constatarile consemnate in FIAP sunt discutate pe timpul intervenției la fața locului cu reprezentanții entității publice partenere/structurii auditate, care vor semna pentru luare la cunoștință FIAP
5. Daca refuză semnarea pentru luare la cunoștință a fișelor de identificare și analiză a problemelor, auditorii interni transmit aceste documente prin registratura entității publice partenere/structurii auditate și continuă procedura.
PROCEDURA UTILIZATA
Procedura P - 11. Analiza problemelor și formularea recomandărilor conform normelor proprii
Auditorii interni a) Prelucrează testele realizate. b) Analizează problemele identificate. c) Stabilesc consecințele și implicațiile problemelor identificate. d) Stabilesc cauzele problemelor identificate, care mențin o performanță
scăzută. e) Formulează recomandări pentru eliminarea problemelor identificate și
care conduc la îmbunătățirea calității activității/acțiunii auditate. f) Elaborează Fișele de identificare și analiză a problemelor (Anexa 20),
unde prezintă problema, constatarea, cauza, consecința și recomandarea. După elaborare și supervizare acestea sunt transmise entității publice locală parteneră/structurii auditate pentru luare la cunoștință.
g) Indică probele de audit pentru fiecare constatare efectuată. h) Numerotează și îndosariază Fișele de identificare și analiză a
problemelor în dosarul misiunii.
Supervizorul/ Şeful Biroului de audit intern
a) Analizează şi verifică documentele și informațiile care au stat la baza întocmirii Fișelor de identificare și analiză a problemelor.
b) Verifică suficiența probelor de audit pentru toate constatările efectuate în cadrul Fișelor de identificare și analiză a problemelor.
c) Supervizează Fișele de identificare și analiză a problemelor.
Reprezentantul entității publice locale partenere/ structurii auditate
Semnează, pentru luarea la cunoștință, Fișele de identificare și analiză a problemelor.
TESTAREA
TESTAREA ( studiu de caz Comuna REMETEA CHIOARULUI)
3.3.1.1.9. Testarea - orice activitate care oferă auditorului dovezi suficiente pentru a susține o opinie. !!
AUDITORII PUBLICI INTERNI din ACoR Maramures au efectuat cu ocazia derularii misiunii de audit ITL, urmatoarele 9 teste , constatatand probleme, abateri,
neregularitati, disfunctii, referitoare la activitatea ITL, care mentin, de regula, o performanta scazuta a compartimentului :
1. Test 1 Ordinea interioara – fizica- privind pastrarea documentelor in compartimentului ITL , si conexe 2. Test 2 Asigurarea resursei umane necesare desfasurarii coresunzatoare a activitatii specifice ITL. Organizarea
necorespunzatoare a compartimentului si neincadrarea cu personal a posturilor necesare 3. Test 3 Procedurarea operatiunilor privind activitatea ITL pentru PF si PJ, a caseriei si a executarilor silite;
Inexistenta sau inconsistenta procedurilor 4. Test 4 Existenta fiselor postului (actualizarea sau completarea acestora) care sa contina atributiuni clare de
prevenire a manifestarii unor riscuri pentru personalul ce se ocupa de : instituira obligatiilor fiscale, caserie, executari silite;
5. Test 5 Cunoasterea situatiei exacte a contribuabililor PJ care au sedii sociale sau puncte de lucru pe raza UAT (solicitarilor de informatii de la RECOM si neincheierea unui protocol de colaborare cu RECOM ON-LINE pentru acces gratuit la baza de date ONRC si Buletinul Practicienilor in Insolventa;
6. Test 6 Inexistenta dosarelor fiscale sau starea incompleta a dosarelor contribuabililor persoane fizice si juridice de pe raza UAT;
7. Test 7 Decorelari intre baza de date utilizata in cadrul compartimentului impozite si taxe si registrul agricol. ( inregistrarile se fac pe baza de declaratii pe proprie raspundere diferite la RA si ITL)
8. Test 8 Utilizarea unor module de program incompatibile intre ele ( ITL, RA Contabilitate) fapt ce face imposibila reflectarea corecta, completa, fidela si la zi a situatiei patrimoniale a Comunei;
9. Test 9 Nepredarea documentelor din exercitiile financiare anterioare privind ITL, la arhiva Comunei
TESTUL 1
1. ODINEA INTERIOARA Urmare a includerii Compartimentului Audit Public Intern in Cooperare in
structura informala a Institutiei Prefectului Maramures- Grupul de modernizare a administratiei publice locale - simultan cu derularea misiunilor de audit public intern este vizata si :
- imbunatatirea ordinii interioare si a curateniei la locul de munca; - organizarea activitatii astfel incat sa fie satisfacuti contribuabilii ; - cresterea ergonomiei muncii angajatilor din institutii publice.
Testarea ordinei interioare in cadrul compartimentelor Comunelor vizeaza evidentierea vizuala a plusvalorii create prin activitatea de audit public intern,
intre doua misiuni de audit pe aceeasi tema.
TEST
1
OR
DIN
EA IN
TER
IOA
RA
TEST
1
OR
DIN
EA IN
TER
IOA
RA
C
ON
TIN
UA
RE
TEST 2
2. Asigurarea resursei umane necesare activitatilor ITL si conexe Vizeaza: 1. Stabilirea prin HCL a unei organigrame functionalre eficiente, eficace si
economice; 2. Aprobarea de catre ANFP a posturilor stabilite prin organigrama 3. Incadrearea cu personal specializat, pe baza de concurs a posturilor
aprobate
Existenta organigramei si a statelor de functii este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa organigrama, statele de functiuni si REVISAL sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL
TEST
2
RES
UR
SA U
MA
NA
3. Existenta procedurilor operationale privind activitatea ITL pentru PF si PJ La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este vizata
existenta urmatoarelor proceduri operationale , care sa reglementeze in detaliu activitatile cu specific ITL si conexe.
1. PO : XX Instituirea si urmarirea impozitelor si taxelor locale pentru PF si PJ; 2. PO : YY Executarea silita a impozitelor si taxelor locale; 3. PO : ZZ Incasari si plati prin caserie;
Existenta procedurilor si calitatea acestora este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa prima pagina a procedurilor sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL
TEST 3
TEST 3
TEST
3
PR
OC
EDU
RI O
PER
ATIO
NA
LE
4. Existenta fiselor postului pentru persoanele care asigura activitatea ITL La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este vizata
existenta urmatoarelor fise ale postului , care sa detalieze responsabilitatile persoanelor care asigura activitatea ITL si conexe.
1. Consilier instituire si urmarire impozite si taxe locale 2. Referent – casier 3. Inspector - executor fiscal Existenta fiselor postului si calitatea acestora este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa fisele postului existente sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL
TEST 4
TEST
4
FISE
LE P
OST
ULU
I
5. Cunoasterea situatiei exacte a contribuabililor PJ care au sedii sociale si/sau
puncte de lucru pe raza UAT La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este
imperios necesar sa se cunoasca in timp util situatia contribuabililor PJ pentru instituirea impozitelor sau constituirea Comunei ca parte civila la masa credala;
1. Existenta unei corespondente de informare cu ONRC Maramures pentru
stabilirea tuturor contribuabililor care au sediul social pe raza UAT si starii lor; 2. Existenta unui protocol de colaborare cu recom-on line pentru acces la
baza de date RECOM si BPI ;
Existenta listelor cu persoanele juridice si protocoalele de colaborare este verificata in mod exhaustiv de auditorii publici interni. Copiile dupa listele PJ existente si protocolul sunt adosate ca material probant al misiunii de audit ITL
TEST 5
TEST
5
STA
BIL
IREA
BA
ZEI D
E IM
PO
ZITA
RE
AD
RES
A L
A O
NR
C P
ENTR
U
INFO
RM
ATII
PJ.
6. Existenta dosarelor contribuabililor PF si PJ deschise dupa numarul ROL
La nivelul unei Comune din Maramures la compartimentul ITL este imperios necesar sa fie depuse in dosare distincte deschise pe contribuabili
(dupa nr. ROL) toate actele si corespondenta cu caracter fiscal create la nivelul Comunei,
1. Dosarele fiscale la PF contin toate actele generate in relatia cu acea
persoana 2. Dosarele fiscale ale PJ trebuie sa contina toate actele cu continut fiscal
individualizate dupa starea Pj: - PJ active sau cu intrerupere de activitate; - PJ in insolventa sau faliment (dizolvare lichidare) - PJ radiate
Existenta dosarelor PJ este verificata prin selectie aleatorie (RANDOM 1%) pentru persoanele fizice in mod exhaustiv pentru persoanele juridice. Copiile dupa listele PJ in insolventa, faliment sau radiate sunt adosate ca material probant al misiunii de audit
TEST 6
POPULAATIA STATISTICA VIZATA : CONTRIBUABILII PERSOANE FIZICE CARE AU DOMICILIUL FISCAL PE RAZA UAT
POPULATIE TOTALA (NR ROL) 1527 CONTRIBUABILI
1.00%
15 CONTRIBUABILI
NC NR ALEATORNR ROL
VERIFICATNUME Prenume Adresa
NR DOSAR
CONSTITUIT Diferenta OBS
1 0.162839 249 Popescu Vasile Remetea Chioarului 129 249 0
2 0.186599 285 Padurean Vasile Remetea Chioarului 534 285 0
3 0.644168 984 Stefanca Vasile Remetea Chioarului 132 984 0
4 0.607361 236 Moje Ion Remetea Chioarului 12 236 secventa de numere ROL neutilizate( 235-245 )
5 0.066081 101 Pupazan Vasile Remetea Chioarului 321 101 0
6 0.782419 1195 Calugaru Dumitru Remetea Chioarului 175 1195 0
7 0.743832 1136 Ionic Vasile Remetea Chioarului 91 1136 0
8 0.673576 1029 Goju Dumitru Remetea Chioarului 75 1029 0
9 0.140009 214 Pop Ion Remetea Chioarului 44 214 0
10 0.410919 627 Maican Vasile Remetea Chioarului 138 627 0
11 0.662128 1011 Grumaz Dumitru Remetea Chioarului 130 1011 0
12 0.932063 1423 Mandru Vasile Remetea Chioarului 13 1423 0
13 0.387500 592 Chiorean Ion Remetea Chioarului 136 592 0
14 0.826055 1261 Marin Dumitru Remetea Chioarului 99 1261 0
15 0.185251 283 Stefanescu Dumitru Remetea Chioarului 655 283 0
16 0.709896 1084 Dumitrecu Ion Remetea Chioarului 3 1084 0
TOTAL NR VERIFICATE 16
NR . POZITII FARA DIFERENTE : 15
POZITII CU DIFERENTE 1
GRADUL DE CORECTITUDINE 93.75 %
16.06.2017
Luat la cunostinta
sef Compartinent ITL Remetea Chioarului
consilier ITL Codruta Chiorean
Auditor intern
colonel (rez), jurist OLAHUT DINU
FILIALA JUDETEANA MARAMURES A ASOCIATIEI COMUNELOR DIN ROMANIABIROUL DE AUDIT PUBLIC INTERN IN COOPERARE - ZONA CHIOAR
FOAIE DE LUCRU -CONSTITUIREA DOSARELOR FISCALE ALE PERSOANELOR FIZICE
ESANTION PRELEVAT : DIN POPULATIA TOTALA
VOLUMUL FIZIC AL ESANTIONULUIFOAIE LUCRU !!!!
5. Corectitudinea bazei de date utilizata ITL vs RA
Deoarece in marea majoritate a comunelor se utilizeaza sisteme informatice neintegrate si neperformante, la nivelul comunelor se fac doua inregistrari
cvasiidentice, in doua compartimente diferite :
-Registrul Agricol – inregistrari pe baza declaratiilor si semnarii in registru; -ITL- declaratii de impunere- pe propria raspundere; Intre cele doua baze de date utilizate la nivelul comunei pot aparea foarte usor
decorelari, datorita interventiei factorului uman.
Teste7 : Decorelarile intre cele doua baze de date este verificata prin sondaj, prin selectie aleatorie (functie RANDOM) in procent de 0,5%-2% aupra intregii populatii de contribuabili PF
TEST 7
TEST
6
CO
REC
TITU
DIN
EA
STA
BIL
IRII
BA
ZEI
DE
DAT
E
POPULAATIA STATISTICA VIZATA : CONTRIBUABILII PERSOANE FIZICE CARE AU DOMICILIUL FISCAL PE RAZA UAT REMETEA CHIOARULUI
POPULATIE TOTALA (NR ROL) 1527 CONTRIBUABILI
1.00%
15 CONTRIBUABILI
NC NR ALEATORNR ROL
VERIFICATNUME Prenume Adresa
Suprafata
cladiri ITL
Suprafata
cladiri RA
Diferente
Baza
Impozitare
OBS
1 0.333228 509 Ionic Vasile Remetea Chioarului 91 245 350 105 neinregistrata constr. provizorie - 2014
2 0.587293 897 Goju Dumitru Remetea Chioarului 75 210 210 0
3 0.376130 574 Dumitrecu Ion Remetea Chioarului 3 210 444 234 nu este trecuta extinderea locuintei din 2015
4 0.792913 1211 Padurean Vasile Remetea Chioarului 534 210 208 -2 eroare de inscriere in declaratie
5 0.926864 1415 Stefanescu Dumitru Remetea Chioarului 655 199 199 0
6 0.602825 921 Moje Ion Remetea Chioarului 12 210 210 0
7 0.493325 753 Popescu Vasile Remetea Chioarului 129 204 265 61 neinregistrat grajd 2013
8 0.148491 227 Grumaz Dumitru Remetea Chioarului 130 187 187 0
9 0.712713 1088 Pop Ion Remetea Chioarului 44 287 287 0
10 0.001519 2 Stefanca Vasile Remetea Chioarului 132 99 99 0
11 0.004391 7 Marin Dumitru Remetea Chioarului 99 210 343 133 neinregistrat saivan oi 2014
12 0.648264 990 Maican Vasile Remetea Chioarului 138 123 123 0
13 0.679478 1038 Calugaru Dumitru Remetea Chioarului 175 321 321 0
14 0.109314 167 Chiorean Ion Remetea Chioarului 136 207 199 -8 neoperata la ITL demolarea anexa casa batraneasca
15 0.600337 917 Mandru Vasile Remetea Chioarului 13 86 86 0
16 0.649712 992 Pupazan Vasile Remetea Chioarului 321 76 76 0
TOTAL NR VERIFICATE 16
NR . POZITII FARA DIFERENTE : 10
POZITII CU DIFERENTE 6
GRADUL DE CORECTITUDINE 62.5 %
16.06.2017
colonel (rez), jurist OLAHUT DINU Auditor intern
Luat la cunostinta
sef Compartinent ITL Remetea Chioarului
consilier ITL Codruta Chiorean
DETERMINAREA GRADULUI DE CORECTITUDINE A BAZEI DE DATE UTILIZATE DE COMPARTIMENTUL ITL VS RA
FILIALA JUDETEANA MARAMURES A ASOCIATIEI COMUNELOR DIN ROMANIABIROUL DE AUDIT PUBLIC INTERN IN COOPERARE - ZONA CHIOAR
ESANTION PRELEVAT :
VOLUMUL FIZIC AL ESANTIONULUI
DIN POPULATIA TOTALAFOAIE LUCRU !!!!
8. Utilizarea unor module de program incompatibile intre ele ( ITL, RA Contabilitate) fapt ce face imposibila reflectarea corecta, completa, fidela si la
zi a situatiei patrimoniale a Comunei a) Pe raza judetului Maramures, la cele 30 de UAT –uri carora le asiguram
auditul prin cooperare, exista 4 furnizori de softuri dedicate activitatilor specifice derulate in entitatile publice de tip Comuna.
Dintre acestea doar 2 ofera softuri integrate, care pot asigura inregistrarea la zi in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor si deci, posibilitatea reflectarii corecte, complete , fidela si la zi a situatiei patrimoniale a Comunelor (obligatorie cf legii 82/1991 si HPCC 155/2017 art 257 litera f !!)
b) Verificarea inregistrarii la zi a operatiunilor privind instituirea impozitelor si
taxelor locale, incasarea acestora si depunerea lor la trezorerie
Teste : Verificare exhaustiva ( referitoare la existenta retelei de calculatoare, functionalitatea acestora si compatibilitatea modulelor soft utilizate) si aleatorie a registrului de casa si a registrului jurnal auxiliar – incasari si depuneri prin casa (jurnalul contului 5311). Copiile dupa ultima pagina a registrului de casa si a registrului jurnal se adoseaza ca probe de audit
TEST 8
TEST
8
CO
MPA
TIB
ILIT
ATE
PR
OG
RA
ME
IN
FOR
MAT
ICE
9. Predarea documentelor din exercitiile financiare anterioare privind ITL, la
arhiva Comunei (cf legii 16/1996 si a Normelor arhivistice) a) Se verifica existenta inventarelor de arhiva ale creatorilor de documente din
compartimentul ITL b) Se verifica modul de arhivare a documentelor fiscale, depunerea efectiva a
dosarelor ITL (selectate, numerotate, snuruite si sigilalte) in arhiva entitatii publice
c) Se verifica consemnarea in registrul de consultare a arhivei a dosarelor privind activitatea ITL, ridicate din arhiva
d) Se verifica depunerea in arhiva a dosarelor ridicate spre consultare
Teste : Verificare aleatorie, prin sondaj pe baza inventarelor de arhiva existente la registratorul arhivar al entitatii si pe baza registrului de consultare a arhivei. Copiile dupa inventarele de arhiva verificate se adoseaza ca proba la raportul de audit.
TEST 9
TEST
9
AR
HIV
AR
E D
OC
UM
ENTE
PE BAZA TESTELOR EFECTUATE A FOST INTOCMIT A URMATOAREA
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMELOR (FIAP)
FIA
P
ITL
REM
ETEA
CH
IOA
RU
LUI
FIA
P
ITL
REM
ETEA
CH
IOA
RU
LUI
CO
NTI
NU
AR
E
CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR
FCRI
FCR
I IT
L R
EMET
EA C
HIO
AR
ULU
I C
ON
TIN
UA
RE
SUPERVIZAREA
MISIUNILOR DE AUDIT
3.4.6. Supervizarea misiunii de audit public intern de regularitate/conformitate
3.4.6.1. Şeful Biroului de audit intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor și procedurilor de desfășurare a misiunii de audit public intern. 3.4.6.2. Calitatea de supervizor în cadrul unei misiuni de audit public intern revine Şefului Biroului de audit public intern sau, prin desemnarea de către acesta, a unui auditor intern. 3.4.6.3. În cazul nominalizării unui auditor ca supervizor al misiunii de audit se va urmări ca acesta să aibă pregătirea profesională adecvată și competența necesară în vederea realizării acestei activități. 3.4.6.4. Scopul acțiunii de supervizare este de a se asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate. 3.4.6.5. Supervizarea, în cazul în care Şeful Biroului de audit public intern este implicat în misiunea de audit public intern, se asigură de un auditor intern desemnat de acesta. 3.4.6.6. În situația în care nu există un șef al Biroului de audit public intern, supervizarea este realizată de un auditor intern care nu este implicat în auditarea activităților pe care le supervizează. 3.4.6.7. Eventualele neclarități între supervizor și auditorii interni sunt soluționate de Şeful Biroului de audit public intern.
NO
TA D
E SU
PER
VIZ
AR
E D
OC
UM
ENTE
Ar fi mai multe de spus, dar trebuie să ajung la Primărie să-mi plătesc impozitul pe masină....
...și nu știu daca mai găsesc la ora asta pe cineva la ghiseu.
MULTUMESC PENTRU ATENTIE
Spune repede mosule ce vrei,
ca mi se raceste cafeaua... Nu vezi
ca e deja ora 14,30 !?