PLANLEGGE SALG
TIL DET OFFENTLIGE
Direktoratet for forvaltning og IKT
VELKOMMEN
Direktoratet for forvaltning og IKT
TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1
FØR TILBUD
PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
ORGANISERE SALGSAPPARATET
FORBEREDE DOKUMENTER
Markedsfør ovenfor potensielle kunder
Dialog med fremtidige kunder
Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov
Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov
Sett deg inn i gjeldende lover og regler
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Markedsføring ovenfor potensielle kunder
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Dialog med fremtidige kunder
Hva er egentlig behovet?
Hva er fremtidige nye behov?
Hva finnes i markedet?
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Dialog med fremtidige kunder - Status
For lite tid
Gamle vaner
Redsel
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Sett deg inn i gjeldende lover og regler
Likebehandling
Konkurranse
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Sett deg inn i gjeldende lover og regler
Taushetsplikt
Benyttelse av informasjon
Likebehandling
Basert på konkurranse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Spørreundersøkelse Resultat dialog
Viktigste funn og tendenser
83 % av respondentene har levert tilbud til offentlig sektor
I underkant av 50 % av respondentene leverer kun til Østlandet
Av dem som leverte offentlige tilbud i 2014, leverte 55,2 % lik mengde tilbud som tidligere år, 24,3 % opplevde en nedgang, mens 20,5 % opplevde en økning.
40 % av de som opplevde en nedgang i antall tilbud, oppgir at det er fordi de opplever at det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlig sektor. Men 23 % opplever at det er fordi det er færre relevante oppdrag
I overkant av 30 % har sjeldent eller aldri blitt invitert til statusmøte i løpet av kontraktsperioden. Størst er andelen innenfor «Bygg, anlegg og eiendom», på 38 %.
Kun 12,6 % får komme med innspill til kontrakten, og andelen var 0 % innenfor «helse og omsorg», «annet» og «transport og samferdsel». Samtidig er det hele 36 % av «helse og omsorg» og 21 % innenfor «annet» og som har benyttet seg av oppfølging av kontrakt etter avtaleinngåelse
Leverandørene ønsker i stor grad klarere regler og retningslinjer for gjennomføring av konkurranser
Har ikke levert oppdrag Årsak?
Hva skal til for å levere tilbud til offentlige oppdragsgivere?
Påstander til diskusjon
Alle de rette aktørene har ikke informasjon om konkurransen
Systemet bør forenkles og gjøres
mer oversiktlig
Det må i større grad åpnes for mindre
aktører
Bransjeforeninger bør brukes aktivt
for å forbedre konkurranse-
prosesser
Markedet trenger opplæring
De som leverte færre tilbud enn tidligere år – hva er årsaken?
40 % opplever at det har blitt mer
tidkrevende å levere tilbud til
offentlige virksomheter, mens 23 %
opplever at det er færre relevante
oppdrag.
Av de som opplevde færre
relevante oppdrag var det størst
forekomst på Øst- og Vestlandet.
20 %
6 %
11 %
23 %
40 %
Naturlige svingninger i markedet
Redusert kapasitet i vårt firma
Redusert satsing inn mot det offentlige markedet
Færre relevante oppdrag
Det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlige virksomheter
Deltakelse på møter mellom
oppdragsgiver og leverandører
Respondenter som har deltatt på statusmøter i løpet av
kontraktsperioden
Fordelt på landsdeler de leverer til Fordelt på bransje
Fikk du komme med innspill?
Det er en svært lav andel totalt som har opplevd at de har fått komme med
innspill til kontrakten, kun 12,6 %. Størst andel er i bransje «bygg, anlegg og
eiendom», mens det i kategoriene «Annet», «Helse og omsorg» og
«Transport og samferdsel» ikke er noen respondenter som fikk komme med
innspill til kontrakten.
26,2%
33,0%
22,3%
60,2%
12,6%
35,0%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
Tidsfrister Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kravspesifikasjon Kontrakt Utformingskrav til tilbud
Oppfølging av inngått kontrakt etter avtaleinngåelse – fordelt på bransje
Hva er viktig for å få til gode konkurranser i offentlig sektor?Leverandørene har valgt de tre alternativene de
mener er viktigst i prioritert rekkefølge fra 1 til 3.
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Gjennomsnitt
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hvilke avtaler i min bransje, har dere i dag?
Har du en oversikt over når disse avtalene går ut?
Når starter vanligvis forberedelsen til ny konkurranse?
Har dere noen nye behov det kommende året?
Kan dere arrangere et markedsmøte før konkurransen?
Når starter forberedelsen til konkurransen?
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Identifisere nåsituasjon og fremtidige kundebehov
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva er det din bedrift ønsker ut av det salgsarbeid dere legger ned?
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
Forberede til å dekke kommende kundebehov
OPPGAVE:
• Hva ønsker du at din bedrift skal få ut av å gjennomføre forberedelser og markedsføring av bedriften slik beskrevet?
• Finnes det noen forberedelser du ser at burde blitt beskrevet bedre?
TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1
FØR TILBUD
PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
ORGANISERE SALGSAPPARATET
Markedsfør ovenfor potensielle kunder
Dialog med fremtidige kunder
Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov
Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov
Finn de rette konkurransene
Dialogaktiviteter om kommende kundebehov
Alene eller i samarbeid med andre?
Søke informasjon/bygge kompetanse
Etablere tilbudsgruppe
Finne optimal behovsdekning hos kunden
Overordnet kostnadsoversikt
Direktoratet for forvaltning og IKT
ORGANISERE SALGSARBEIDET- Hvordan finne de rette konkurransene?
Doffin/TED
Oppdragsgivers nettside
Lokale media
Kommunikasjon
Søke etter konkurranser
Filtrere søk
Filter
Fylker og kommuner
Kunngjøringstype
Publikasjonstype
Kategorier (CPV-koder)
Doffin-referanse
Tilbudsfrist fra
Tilbudsfrist til
Kategorisering – CPV-koder
CPV = Common Procurement Vocabulary
Kodesystem (8 nivåer)
Brytes ned i underkategorier
Terminologi«drop-down»
Sortere søk
Sortering
Relevans
Kunngjøringsdato
Tilbudsfrist
Doffin-referanse
Tittel
Publisert av
Innkjøperprofil
Innkjøper legger ut kommende konkurranser
Planlagte anskaffelser (f.eks. avtaler som skal
fornyes i 2015 ff)
Nye avtaleområder
Ligger som fane i den faste menyen
TipsStøtter fritekstsøk
Frasesøk? Bruk anførselstegn «aabb»
Bruk CPV-kodene for å søke i emner
Klikk på Søk eller Enter-knappen etter filtrering
eller sortering
Standard er aktive kunngjøringer
Klikk på «Utgåtte kunngjøringer» hvis de skal
inkluderes
Bruk mulighetene for sortering og/eller filtrering
Bruk Ctrl+D for å bokmerke søk
Varslingstjenester
Kontakt Doffin
Doffin brukerstøtte
Telefon: 23 96 00 10 (08.00 – 17.00)
Kontraktsforvalter (Difi)
Eskalering og innspill: [email protected]
Telefon: 22 45 10 00
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV
Hvordan påvirke for mer innovasjon?
Innovative offentlige anskaffelser
Hvorfor?Bedre løsninger for brukerne
Mer effektiv bruk av de offentlige ressursene
Bidra til å løse samfunnsutfordringer
Innovasjon i næringslivet
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV
Hvordan påvirke for mer innovasjon?
Rolleforståelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Markedsundersøkelse
Leverandørkonferanse
Dialogkonferanse / dialogmøte
En-til-en møter
Plan- og designkonkurranse
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV
Ulike former for dialog
Direktoratet for forvaltning og IKT
EKSEMPLER: STAVANGER KOMMUNE
Nytt sentraldriftanlegg
Direktoratet for forvaltning og IKT
EKSEMPLER: TRONDHEIM KOMMUNE
Rådgivende ingeniørtjenester til veg- og anlegg
Direktoratet for forvaltning og IKT
EKSEMPLER: TRONDHEIM KOMMUNE
Rådgivende ingeniørtjenester til veg- og anlegg
Direktoratet for forvaltning og IKT
EKSEMPLER: OSLO KOMMUNE
Utfasing av oljefyr i Oslo-skolene
Delta på dialogaktiviteter
Rolle: Samspiller – ikke sales pitch
Gi innspill til kravspekken – funksjonsspesifikasjon
Involvert tidlig i prosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV
Hvordan påvirke - oppsummering?
Etterlys leverandørkonferanser
Tilby møter med hensikt å få bedre innsikt i oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes på en en bedre måte, tenke nyutvikling
Direktoratet for forvaltning og IKT
Samarbeid gir større bredde i konkurransen og er styrkende for alle parter
Styrke resultatgrad
Markedsmakt
Ad-hoc eller permanente
Kompetanse
ORGANISERE SALGSAPPARATET
Alene eller sammen med andre?
ORGANISERE SALGSAPPARATET
Søke informasjon/ Bygge kompetanse
Direktoratet for forvaltning og IKT
Har din bedrift god nok kompetanse om tilbudsprosessen?
Delta på seminarer/kurs
Bruk bransjeforeningene
Del erfaring
Bruk Difis nettsider
ORGANISERE SALGSAPPARATET
Etablere tilbudsgruppe
Direktoratet for forvaltning og IKT
Eksempel på ansvarsliste:• Hvem overvåker markedet ?• Hvem bestemmer hvilke konkurranser man skal se nærmere på ?• Hvem har kontakt med oppdragsgiver, stiller spørsmål/får mer informasjon ?• Hvem leser gjennom og analyserer konkurransen ?• Hvem gjør nødvendige økonomiske beregninger og beslutter om det skal leveres
noe tilbud ?• Hvem har ansvar for å kontrollere alle deloppgaver og at man holder tidsfristene ?• Hvem skriver selve tilbudet ?• Hvem finner og kontrollerer alle nødvendige dokumentasjoner ?• Hvem kontrollerer tilbudet for feil og mangler før det sendes ?• Hvem er den overgripende ansvarlige for tilbudet og kontrollerer at alle oppgaver er
fordelt, fristene blir overholdt mv. ?• Er tilbudsbrev signert og lagt ved i tilbudet ?• Er liste over foretakets viktigste leveranser de siste årene vedlagt ?
ORGANISERE SALGSAPPARATET
Finne optimal behovsdekning hos kunden
«Ikke lenger nok å være god» Ref: Ole-Bengt Løgith Moe
Salg er veiledning og rådgivning av kunden
Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale
Kjøps-revolusjon:Lett å kjøpe, vanskelig å velge
Alle tilbud er nesten like
57% 28% 21stk
ORGANISERE SALGSAPPARATET
Overordnet kostnadsoversikt
Direktoratet for forvaltning og IKT
Lønner det seg ?
Direktoratet for forvaltning og IKT
6 ting den moderne selger må være god på:• Må ha innsikt i situasjonen bak kundens behov• Må tilpasse tilbudet til behovet og ikke behovet etter tilbudet• Tilbudet må vise hvordan man tilfører kunden verdi• Tilbudet må kunne bestemme denne verdiøkningen• Veilede kunden i stedet for å vente på beskjed• Tåle spenning og friksjon i kommunikasjonen
OPPGAVE:• Hva må til for at ditt salgsarbeid blir enda mer rettet mot å
forstå situasjonen bak kundens behov ?• Finnes det noen verktøy/veiledninger som ville forenklet dette?
ORGANISERE SALGSAPPARATET
6 ting den moderne selger må være god på
TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1
FØR TILBUD
PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE
FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN
ORGANISERE SALGSAPPARATET
FORBEREDE DOKUMENTER
Markedsfør ovenfor potensielle kunder
Dialog med fremtidige kunder
Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov
Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov
Finn de rette konkurransene
Dialogaktiviteter om kommende kundebehov
Alene eller i samarbeid med andre?
Søke informasjon/bygge kompetanse
Etablere tilbudsgruppe
Finne optimal behovsdekning hos kunden
Overordnet kostnadsoversikt
Informere kunder om rett nivå på kvalifikasjonskrav i din bransje
Utarbeide strategisk gjennomføringsplan
Innhente/utarbeide dokumentasjon av forventede krav
Forberede bedriften til krav om elektronisk innlevering/kataloger
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE DOKUMENTER
Strategisk gjennomføringsplan
Sikre at din bedrift kan levere tilbud ihht målsetninger, budsjett, kvalitet og tid
Styring og rapportering
Organisering og bemanningsbehov
Plan for involvering
Fremdrift og milepæler
I tillegg til målformuleringer bør gjennomføringsplanen beskrive følgende:
Budsjett og risiko
Direktoratet for forvaltning og IKT
FORBEREDE DOKUMENTER
Direktoratet for forvaltning og IKT
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt
Skatt/MVA-attest (Obligatorisk for både vare- og tjenestekjøp over 100 000kr)
Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt og merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes.
Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist.
HMS – egenerklæring (Obligatorisk for tjenestekjøp over 100 000kr)Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring
HMS – egenerklæring i samsvar med konkurransens vedlegg om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet.
Etiske krav - egenerklæring
Det kreves at leverandøren framlegger egenerklæring
Egenerklæring for etterlevelse av etiske krav
FORBEREDE DOKUMENTER
Eksempel på dokumenter
FORBEREDE DOKUMENTER
Eksempel på dokumenter
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt
Firmaattest;Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak
Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert.
Organisasjon og ledelse Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene.
SoliditetDet kreves at Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet.
Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som «kredittverdig» (min. A i D&B)
Fremlegge kredittvurdering minimum god soliditet (D&B) ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av et godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper.
FORBEREDE DOKUMENTER
Eksempel på dokumenter
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt
HMS System
Det kreves et godt og velfungerende HMS-system for de ytelser som skal leveres
Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. Dette gjelder også for underleverandører dersom det benyttes.
Erfaring og kompetanse;Det kreves at Leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten.
Oversikt over foretakets totale bemanning.
Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget.
ReferanserDet kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag.
Foretakets viktigste offentlige leveranser de siste tre årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting.
Kvalitetssikringssystem;Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende)
Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/-styringssystem.
Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon
Uforutsette endringer;Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg
Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings– og tilleggarbeid.
Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hvilke aktiviteter gjennomfører din bedrift for å sikre at oppdragsgivere oppgir rette kvalifikasjonskrav? Hva gjør du dersom?
FORBEREDE DOKUMENTER
Rett kvalifikasjonskrav i din bransje
Det er glemt viktige krav som er felles for bransjen
Det stilles for strenge, urimelige og unødvendige krav
Kravene tyder på «ulovlig favorisering»
OPPGAVE:• Hvilket handlingsrom mener du at du har her? • Finnes det noen verktøy/veiledninger som ville forenklet dette?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Ja Nei Vedlegg nr.
Flik / Mappe
Skatteattest for skatt vedlagt? 4 4Skatteattest for merverdiavgift vedlagt? 5 4HMS egenerklæring underskrevet og vedlagt? 6 4.Organisatorisk og juridisk Ja Nei Flik /
MappeFirmaattest vedlagt? (ikke eldre enn 1 år) 8 5Økonomiske/finansielle stilling Ja Nei Flik /
MappeEr det lagt ved kredittrating? 9 5Tekniske og faglige kvalifikasjoner Ja Nei Flik /
MappeEr det vedlagt oversikt over foretakets totale bemanning? 10 6Er bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget vedlagt?
11 6
Er foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker dokumentert?
12 6
Er foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem redegjort? Eventuelt kan kopi av sertifikat utstedet av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon vedlegges.
13 6
FORBEREDE DOKUMENTER
Eksempel på sjekkliste
Direktoratet for forvaltning og IKT
SISTE FILM
SPØRREUNDERSØKELSEBare 5 spørsmål
Tanja Huse-Fagerlie
E-post: [email protected]
Telefon: 990 85 889
TAKK FOR OSS
Elisabeth Sundholm
E-post: [email protected]
Telefon: 920 68 711
Tanja Huse-Fagerlie
E-post: [email protected]
Telefon: 990 85 889
TAKK FOR OSS
Elisabeth Sundholm
E-post: [email protected]
Telefon: 920 68 711