Hvordan skal det offentlige lykkes med effektive innkjøpsprosesser? Hvordan gjennomføre effektive innkjøpsprosesser med hjelpe av elektroniske verktøy?

Peder BentsenSeniorrådgiver

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Hvem er difi

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ble opprettet 1. januar 2008 og består av tidligere Statskonsult, Norge.no og Ehandelssekretariatet. Det er også overført enkelte oppgaver og stillinger fra Fornynings- og administrasjonsdeparetmentetDifi har om lag 180 ansatte og har kontorer både i Oslo og Leikanger (Sogn og fjordande)Direktør er Hans Christian HolteDirektoratet er del inn i følgende avdelinger:

Forvaltningskunnskap og organiseringIKT styring og samordningIKT utvikling og forvaltningKommunikasjonLedelse, omstilling og medarbeiderskapOffentlige anskaffelser

Direktoratet for forvaltning og IKT

Hovedmålene for difi

Difi arbeider for at forvaltningen skal kjennetegnes av kvalitet, effektivitet, brukerretting, åpenhet og medvirkning.

Difi skal gjennom samarbeid bidra til at norsk offentlig sektor utvikler seg til verdens beste

Difi skal frembringe kunnskap for å utvikle offentlig sektor

Difi skal gi råd til offentlige virksomheter, dels på eget initiativ og dels som svar på konkretet oppdrag

Difi skal drive opplæring på områder som er viktige for forvaltningen

Difi skal bidra til at forvaltningen tar i bruk felles løsninger som gjør offentlig sektor mer effektiv, robust, koordinert og brukerrettet

Oslo 11/12/08

Direktoratet for forvaltning og IKT

Prioriterte oppgaver

Bidra til gode omstilingsprosesser i staten

Utarbeide og følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken

Bidra til utvikling av ledere, medarbeidere og forvaltningen av de menneskelige ressursene i staten

Legge til rette for samfunnstjenlige, kostnadseffektive og kvalitetsrettede offentlige innkjøp

Bidra til samordnet og kostnadseffektiv IKT-bruk i offentlig sektor

Gjøre offentlig informasjon og tjenester på Internett lettere tilgjengelig både for innbyggerne og forvaltningen

Dato

Direktoratet for forvaltning og IKT

Avdeling for offentlige anskaffelser

DIFI skal legge til rette for samfunnsnyttige, kostnadseffektive og kvalitetsrettede innkjøp, eller sagt med andre ord bedre, enklere og sikrere offentlige anskaffelser, der:

Bedre anskaffelser innebærer anskaffelse av bedre varer og tjenester til bedre vilkår fra bedre leverandører, der:

Bedre varer og tjenester innebærer at produktene dekker behovene bedre, har bedre funksjonsytelse, er mer miljøvennlige, mer driftssikre, lavere driftskostnad eller liknendeBedre vilkår innebærer bedre priser, bedre garantier, bedre leveringsbetingelser, bedre returordninger eller liknedeBedre leverandører innebærer mer innovative, økt soliditet mht økonomi og kompetanse, mer miljøvennlig, viser samfunnsansvar, bedre kvalitetssikring etc

Enklere anskaffelser innebærer at anskaffelsesprosessen effektiviseres slik at ressursinnsatsen i en eller flere av aktivitetene med å lage konkurranse, avgi tilbud, velge beste tilbud, sende bestilling, håndtere ordre, sende faktura, kontrollere prosessen og betale, reduseres.Sikrere anskaffelser innebærer økt trygghet om at anskaffelsen har sitt utspring i reelle behov og at oppdragsgiver har opptrådt i samsvar med god forretningsskikk, regelverk og interne prosedyrer samt hatt høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikret likebehandling mellom tilbydere, slik at det sikres tillit til at offentlige anskaffelser skjer på at samfunnstjenlig måte.

Dato

Utgangspunktet

Det offentlige konsumet utgjør om lag en tredjedel av det samlede konsumet i Norge. Virksomhetene i offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for en verdi av 284 milliarder kroner årlig. Dette er fellesskapets midler som skal forvaltes på en best mulig måte

SSB Offentlige anskaffelser i 2008 var totalt om lag 380 milliarder. Dette tallet inkluderer ikke oljesektoren, som i begrenset grad reguleres av anskaffelsesreglene

”Det gode innkjøp” St.meld. nr. 36 (2008-2009)

Bakgrunnen for meldingen er at regjeringen vil forbedre offentlig anskaffelsesvirksomhet. Det er nødvendig å se på gjennomføring av offentlige anskaffelser i en større sammenheng

Innkjøpsregler, organisering og gjennomføring av konkurranser, kompetansebehov og anskaffelsesfagets status har avgjørende innvirkning på kvaliteten i anskaffelsesprosessene

UtfordringenOffentlig sektor står ovenfor betydelige utfordringer i de kommende år. Disse må løses med begrensede ressurser. Samtidig stilles det stadig større krav til kvaliteten på offentlige tjenester

Det offentlige må opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for at en får mest mulig igjen for fellesskapets penger og at penger ikke brukes unødig

Effektive offentlige innkjøp kan frigjøre ressurser som kan brukes til både fornying og økt velferd

Viktige områder

Ved å se nærmere på hvordan stat og kommune gjennomfører sine anskaffelser, er det avdekket områder hvor det er behov for tiltak. Dette er organisering, støttesystem, ledelse, og kompetanse

Når det offentlige handler varer og tjenester for 380 milliarder kroner hvert år, er effektiviserings-potensialet ved å slutte med den ulovlige og svært lite kosteffektive praksisen enorm

3- 5% effektivisering av 380 milliarder = 11 - 19 milliarder

Det offentlige handler varer og tjenester hvert år for mellom 3-5% av innkjøpsandelen som ikke dekker noen behov eller gir noen positive effekter

Potensialet for effektivisering

Uetisk adferd hindrer effektivisering

Nedre Romerike vannverk ble 40 millioner kroner billigere å drive etter at korrupsjonene stanset

”Korrupsjon i Norge”

Behovsdekning og verdiskaping

En innkjøper er en verdiskaper. Anskaffelsesfaget skal bidra til å skjerme den offentlige tjeneste-produksjonen for vilkårlige kutt.

Direktoratet for forvaltning og IKT

Forbedring med ehandel

Dato

• Frigjør ressurser til å etablere bedre avtaler og prosesser

• Færre feil, økt sporbarhet, bedre kontroll

• Innkjøp blir forenklet, gir mer tid til primæroppgaver

Bidrar til at offentlig sektor blir en krevende kunde og flytter fokus fra etterhåndskontroll til effektiv styring i forkant

Anskaffelsesprosess = økonomistyring

PLANLEGGINGAV

ANSKAFFELSE

PLANLEGGINGAV

ANSKAFFELSE

BEHOVSVERIFIKASJONBEHOVSVERIFIKASJONBEHOVSVERIFIKASJONBEHOVSVERIFIKASJON

MARKEDSUNDERSØKELSEMARKEDSUNDERSØKELSEMARKEDSUNDERSØKELSEMARKEDSUNDERSØKELSE

SPESIFIKASJONSPESIFIKASJONSPESIFIKASJONSPESIFIKASJON

GJENNOMFØRING AV

ANSKAFFELSE

GJENNOMFØRING AV

ANSKAFFELSE

OPPFØLGINGAV

ANSKAFFELSE

OPPFØLGINGAV

ANSKAFFELSE

KONTRAKTSOPPFØLGINGKONTRAKTSOPPFØLGINGKONTRAKTSOPPFØLGINGKONTRAKTSOPPFØLGING

PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

KONKURRANSEBETINGELSERKONKURRANSEBETINGELSERKONKURRANSEBETINGELSERKONKURRANSEBETINGELSER

LEVERANDØRVALGLEVERANDØRVALGLEVERANDØRVALGLEVERANDØRVALG

KONTRAKT / BESTILLINGKONTRAKT / BESTILLINGKONTRAKT / BESTILLINGKONTRAKT / BESTILLING

• Hele verdikjeden for offentlige innkjøp skal understøttes av en sammenhengende elektronisk informasjonsflyt

• Alle offentlige virksomheter skal kunne gjøre sine innkjøp elektronisk

• Tiltak innenfor syv fokusområder:– Regelverk– Økonomi– Standardisering– IT-løsninger– Informasjonsspredning og

kompetansebygging– Organisering og strategi– Kunnskap og målinger

KunngjøringDoffin/ TED

Publiseringkonkurranse-grunnlag

I nnsending og mottak

av tilbud

Evalueringog

tildeling

Ordre-håndtering

Faktura-håndtering

KunngjøringDoffin/ TED

Publiseringkonkurranse-grunnlag

I nnsending og mottak

av tilbud

Evalueringog

tildeling

Ordre-håndtering

Faktura-håndtering

Konkurranse-gjennomføring

Ordre-håndtering

Faktura-håndtering

Hovedinnhold – strategi og tiltaksplan

Direktoratet for forvaltning og IKT

Ønsker med ehandel

Stegvis tilnærming elektronisk innkjøp:Sikre deltagelse hos kjøpere og leverandørerSikre at alle innkjøp registreres i innkjøpsløsningenGjenbruk av standarder (katalog, ordre, faktura …)Fokus på at det er helhetlig systemstøtte til:

Ordrehåndtering, spredning av informasjon om inngåtte avtalerFakturahåndtering, integrasjon med økonomisystemKonkurransegjennomføring (Sourcingprosessen)

OrdrehåndteringKonkurransegjennomføring Fakturahåndtering

Katalogbasert innkjøp

Registrerer alle innkjøp• Full oversikt over

samtlige innkjøp• Reforhandling av

rammeavtaler• Inngåelse av nye

avtaler

• Godkjenning før kjøpet blir foretatt

• Elektronisk faktura•Fakturascanning•eFaktura

• Automatisk match eller arbeidsflyt

• Integrasjon med økonomisystem

Direktoratet for forvaltning og IKT

Hovedinnsats for ehandel

Øke antallet offentlige virksomheter som tar i bruk ehandel

Øke volumet av elektroniske konkurranser, ordre og faktura

I samarbeid med EU/PEPPOL etablere standarder for elektroniske meldinger og annen elektronisk kommunikasjon og informasjons-behandling

9. Februar 2010

www.anskaffelser.no

Kunnskapsportal til det offentlige innkjøps-Norge

Takk for oppmerksomheten