Raportoinnin kehittäminentietovaraston avulla
Kari Natunen, WM-data NovoJoensuun yliopiston tietojärjestelmäpäivä
5.5.2004 / Joensuu
2
Raportoinnin ja suunnittelun nykytila(usein)
• Tietojärjestelmäympäristöyrityksissä ja organisaatioissa onhajautunut.
• Tiedonsiirto (prosessien sisällä)edellyttää manuaalista työtä.
• Raportointi edellyttäämanuaalista työtä.
• Näistä aiheutuu syöttövirheitä,tietojen yhteismitallisuuteenliittyviä virheitä, turhaa samojenasioiden toistoa, turhautumista….
App
App
App
App
App
App
@#&!
#&@!
??!
?#!
?
;-(
$$ ;-(
3
Business Intelligence ( BI ) tuottaa yrityksentietoja yrityksen eri tasojen johtamisen jasuunnittelun tueksi
4
Q4Q1 Q2 Q3Time Dimension
AsiaUSA
Europa
Mobile PhonesAccessoriesServices
Finland
Hands Free Sets
DW
OLAPBIBI
ERP 1ERP 1 ERP 2ERP 2 ERP 3ERP 3 ERP 4ERP 4 ERP 5ERP 5 ERP 6ERP 6 ERP 7ERP 7
ETLETL
Tietovarasto ( data warehouse, DW ) tallentaa ( ETL ) yrityksen operatiivisistajärjestelmistä yrityksen ohjaamiseen tarvittavan informaation yksiselitteisesti,luotettavasti ja tarvittaessa ajantasaisestikin.
5
Tietovarasto-järjestelmän hyödyntämistekniikkoja
Normaaliraportointi
Johdontietojärjestelmien
rakentaminen(EIS)
Porautuminentiedon sisälle(Data Mining)
Tiedonanalysoiminen
maantieteellisensijainnin perusteella
(Spatial Data)
Päätöksenteko-sovellustenkäyttäminen
(Decision Analysis)Tilastollistenanalyysientekeminen
(Statistic Analysis)
Liiketoiminnanmallintaminen
(BPM)
Suodatetun informaationtuottaminen
(Information Filtering)
Moniuloitteistentietojen
analysointi(OLAP)
6
Mitä saavutetaan: hyödyt ja edut• yksi totuus tiedosta (one truth) selkeyttä päätöksentekoon ja tilastointiin• oikeaa ja vertailtavaa tietoa (suodatus, muokkaus, siistiminen) toimenpiteet perustuvat
oikeisiin tietoihin• aikasarjojen huomiointi mahdollisia (päivä, viikko, kuukausi, vuosi) päätökset voidaan
suhteuttaa• joustavuus: käyttäjien ad hoc – kyselyt mahdollisia tietohallinnon kuormaa todellisiin
tarpeisiin• saadaan myös tavallisia määrämuotoisia tilastoja perustarpeet saadaan tyydytettyä
yksinkertaisesti ja tehokkaasti• mahdollistaa tietojen analysoinnin ja resurssien kohdistamisen jatkossa tarpeiden mukaisesti
(data mining)• sisältää summatason tietoja, mutta myös porautumistasoja tarkempien tietojen tarkistamista
varten tiedon uskottavuuden tarkistus, ongelmatilanteiden selvittely vaatii tarkempia tietojasummien lisäksi
• organisaatiorajat ylittävää tietoa eri sektoreiden välillä johdon laaja-alainen näkemysmahdollinen
• tietojen läpinäkyvyys halutuilta osin prosessin/keskustelujen tulokset paranevat• tiedot oikeaan aikaan oikeassa paikassa ylimääräisen työn/tietokuorman välttäminen
7
Miksi tehdä (prosessilähtöisiä) BIDW-ratkaisuja?
• Toimintojen tehostaminen• raportointi, pullonkaulat toiminnassa, hallinto, rekrytointi…• 5/25 25/5
• Faktoihin perustuvan päätöksenteon mahdollistaminen• kaikilla tasoilla: yliopisto, tiedekunnat, laitokset, hallinto
• Uusien mahdollisuuksien etsiminen ja löytäminen• trendit, suunnat, läpimenoajat
• Vaikuttaminen eri tahoihin konkreettisilla tiedoilla mutun asemasta• muut yliopistot, oppilaitokset, OPM, muut rahoittajat, yritykset
8
Informaatiohierarkia
Mitä tapahtuneehuomenna?
Miksi setapahtuieilen ?
Mitä tapahtui eilen?
Mitkä muut asiatvoisivat
olla tärkeitä?
Ad HocAd Hockyselytkyselyt
OLAPOLAP
DataDataMiningMining
Operatiivinen raportointiOperatiivinen raportointi
TietoTieto
Vaat
ivuu
s (kä
yttä
jät)
Vaat
ivuu
s (kä
yttä
jät)
“Yksi klikkaus”
“Kaksi klikkausta”
“Kolme klikkausta”
“N klikkausta”
Käyttäjät
9
Tietojen tutkimisen ominaispiirteitä
• ulkoinen heräte – tiedon tarve jonkun syyn vuoksi (ongelma, ratkaisun etsiminen,tilaston tuottaminen tiettyyn tarpeeseen)
• lähtee liikkeelle yleensä yksinkertaisesta kysymyksestä ”Montako?”, ”Paljonko?”,”Missä?”. Kun käyttäjä saa vastauksen ensimmäiseen kysymykseen, siitäaiheutuu toinen jne. Kysymykset eivät ole etukäteen ennakoitavissa.
• Vaatii vuorovaikutusta tiedon kanssa - ei valmiiden purkitettujen raporttienkanssa
• prosessin tulisi mahdollistaa käyttäjän työskentelemisen reaaliaikaisesti eli lyhyetsyklit, kysymys-vastaus-kysymys-mallilla
10
Teknologia vain yhtenä osanaratkaisuissa
Prosessit• Johtamisprosessit• Asiakasprosessit• Partnerit ja verkostot• Toimitusketju• Operatiiviset prosessit• Palvelu/tuotekehitys• Tukiprosessit
Strategia, Visio• asiakasstrategia• partnerit/verkostot• toimitusketju• rahoitus• palvelut / tuotteet• tuotanto
TeknologiaPortaaliratkaisut, mobiiliratkaisut
Miten ja millä tekniikoilla jaella tieto/palvelut tehokkaasti käyttäjille?
TyöryhmäohjelmistotMiten hallita (toimisto)työn
perusprosesseja?
Tiedon hakeminen/DMMiten löytää olennainen tietosuuren tietomassan seasta?
Tiedon analysointi/BIMiten saada tukea päätöksentekoon
?
Sisällönhallinta/CMMiten hallita (digitaalisia) sisältöjä ja dokumentteja?
Tietovarastot/DWMiten ja mihin kerätä tiedot?
Dokumentit Sähköposti Ihmiset www-sivustotTietokannat
Datan säilytyspaikkaja muoto?
Liiketoiminta-sovellukset
Datan alkuperä?
Sähköposti, tiedostopalvelimet, Internet/Intranet palvelutMiten turvata tietoteknisen ympäristön palvelujen käytettävyys ja tietoturva?
Alkuperäiset tiedon/datan lähteet
11
Hakuprosessi
OPM
Opiskelija
Laitos / Lai toksen johto / Tiedekunta
Rehtori / yliopiston johto
Tiedekunta / Tiedekunnan johto / Dekaani
28.04.2004
Joensuun yliopisto /JoYDW tietojen hyödyntämisprosessi/
Hakijat
VUOSI N - 1 VUOSI N( * Po ikkeu ksia: ko titalou s-, käsityö n-, luoka n- ja laste nta rha ope ttajienkou lutus 25. 4, ka upp atiete elline n 30 .5, m at ja sov. mat . 2. haku kierr os6.8 , fys. 2. h akuk ie rr os 28 .11 , yhte iskun tama ant iede tietyt hau t 31 .1,
30 .5 ja 29 .8
Päätös aloituspaikoista javal intaperusteista
Yl iopiston hallitus
Aloituspaikkojen hyväksyntä
Opiskelijapalvelut, ura-ja rekrytointipalvelut
Kirjoi ttautuminen yliopistoon
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot - hakuajan
päätyttyä
Hakuaika päättyy (*
Viestintäyksikkö lehdistö
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot -opiskelupaikkojen
vastaanottamisen päätyttyä
Opiskelupaikan vastaanotto
Ilmoi ttautumisaikapäättyy (syyskuun
1. perjantai)
Merki tään valintaeräpäättyneeksi Harekiin
Viedään kirjo ittautumistiedotHarekiin
Hae opiskel ijaksi Osallistu pääsykokeeseen Materiaalin vastaanotto
Tulosta/toimitahyväksymiskirje, paikan
vastaanotto ja muu materiaa li
Järjestä pääsykokeet
Tutustu val intaperusteisiin
Laadi pääsykoekysymyksetArvostele pääsykokeet
Valinta-ajo jen ajaminen
Dekaani: Valintapäätös
Tuota listat rajojen mukaanvalituista opiskel joista
Valintaopastietojenkoostaminen (sis. Myös
tilastoja ja hakulomakkeet) -Yo-opas-sovellus
Opiskelupaikanvastaanottoaika
päättyy (elokuun 1.perjantai )
Valintapäätöksetkunnossa (heinäkuun 3.
perjantai )31.1231.12
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot - vuoden
vaihteessa
VUOSI N+1
Esitys aloituspaikoista javalintaperusteista
Hakuaikojenkoordinointi
Hakuaikojenkoordinointi
Opiskel ijavalin taoppaantietojen va lmistelu (Yo-valintaopas-sovellus)
Valin taopastietojen julkaisu(web, julka isu)
Ei osallistu pääsykokeeseen
Edellisten vuosienhakijatietojen
tuottaminen johdonpäätöksen teon
tueksi
Kuluvan vuodenhakijatietojen tuottaminenhakijatietojen tuottaminen
seuraavan vuodenval intaopasta varten
Esitys valin tapäätöksistäValinta-ajojen raja-arvojenarviointi
Atk-keskus
Opiskelupaikanvastaanottoilmoi tusten
vastaanotto
Opiskelupaikanvastaanottaneiden tietojen
vienti Harekiin
OPM- ja KOTA-tilastointiajankohta
(syyskuun 3.perjanta i)
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot -
Kirjoittautumisajan päätyttyä
Val into jenaikataulujenkoordinointi
Valintojenaikataulujenkoordinointi
Tieto jen tilaus ja haku(Opiskelupaikan
vastaanottaneet) HAREKista
Viedään opiskelupaikanvastaanottaneiden tiedot
opiskelijatie tojärjestelmään
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedottiedotusvälineille -Yl iopistoon hakeneet
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedottiedotusväline ille-Opiskelupaikanvastaanottaneet
Hyväksytyt jaOpiskelupaikanvastaanottaneet
Yliopistoonhakeneet
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot - hakuajan
päätyttyäYliopistoonhakeneet
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot -opiskelupaikkojen
vas taanottamisen päätyttyä
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot -opiskelupaikkojen
vas taanottamisen päätyttyäHakuprosessin aikana
tuotettavat tiedot -Kirjoittautumisajan päätyttyä
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot -
Kirjoittautumisajan päätyttyä
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot - vuoden
vaihteessa
Hakuprosessin aikanatuotettavat tiedot - vuoden
vaihteessa
Edellisten vuosienhakijatie tojen
tuottaminen johdonpäätöksen teon
tueksi
OPM:N JA YLIOPISTONTULOSNEUVOTTELUPROSESSI
Tulostavoitteet: Maisteri jatohtorimäärät
TILASTOKESKUS: JoY:stävalmistuneiden työll istyminen
Tietojen ti laus ja haku(hakeneet) HAREKista Tietojen ti laus ja haku
(hyväksytyt) HAREKista Tietojen ti laus ja haku(ki rjoittautuneet) HAREKista
Hyväksytyt jaOpiskelupaikanvastaanottaneet
Hyväksytyt jaOpiskelupaikanvastaanottaneet
Tietojen tilaus ja haku(hakeneet) HAREKista
Haki jatieto jen vientivalintajärjestelmiin
Valintojen tulosten siirtovalin tajärjestelmistä
HAREKiin
Opiskel ijarekrytoin titilaisuudet
Opiskelijarekrytointiti laisuudet
Opiskelijarekrytointi tilaisuudet
Opiskelijarekrytointi tilaisuudet
Opiskeli jarekrytointitilaisuudet(yksittäisiä lukioita tässä
vaiheessa)
Päätökset rekrytointitilaisuuksista, joihin
osallistutaan
Hakuprosessin a ikanatuotettavat tiedot - hakuajan
päätyttyä Yliopistoonhakeneet
Rekrytointienohjaukseen jaseurantaan
tarvi ttavien tietojenanalysointi
Lukuvuosi päättyy
Lukuvuoden valintaerienpäättyessä tuotettavat tiedot,
Koko lukuvuoden tilanne
Lukuvuoden valintaerienpäättyessä tuotettavat tiedot,Koko lukuvuoden tilanne
Lukuvuoden valintaerienpäättyessä tuotettavat tiedot,Koko lukuvuoden tilanne
OPISKELUPROSESSI
12
Käyttäjäryhmät ja vaatimuksetOsaamiseen pohjautuva tarve Suunnittelun
lähtökohtaTyökalut Esimerkki
Ei tekninen käyttäjä – Enterprise User- Prosessin johdonmukaisuus- Raportit dokumentaationa- Yksinkertaisuus tärkeää
Kiinteä formaatti,linkit
Web-raportitRaporttitulosteetpdf
MittaristotLaskut
Satunnaiskäyttäjä – Casual User- Navigointimahdollisuus- Poikkeuksien löytäminen ja ymmärtäminen- Syy-seuraussuhteiden ymmärtäminen
Parametriohjattu,porautumallayksityiskohtiin
Mukautuvat raportit TilioteProsessiseurantaMyyntiraportti
Työkäyttäjä – Business User- Ainutlaatuisia kysymyksiä ja vastauksia- Tulosten uudelleenkäyttö epätodennäköistä- Nopeus ja käytön helppous tärkeää
Web-pohjaisia ad-hoc kyselyjä
Kyselyt Kyselyt johdonportaalista
Työkäyttäjä – Business User/Excel- Mitä jos -kyselyt- Data-aineiston manipulointi- Säännölliset poiminnat analyysitarkoituksiin
Dynaaminentaulukkolaskenta
Taulukkolaskenta SisäinentalousraportointiPoimintojen tekeminendatasta
Tehokäyttäjä – Power User- Ainutlaatuisia kysymyksiä ja vastauksia- Tulosten uudelleenkäyttö epätodennäköistä- Analysointitehon maksimoiminen
OLAP kuutio jaad-hoc raportit
Analytiikka TilastollinenmallintaminenKausaali-analyysitTiedon louhinta
13
Käyttäjä-ryhmät
Portaali
Tietovarastonylläpitäjä/
Tietovarastonomistaja
Tilastoija Tilaston-käyttäjä
www selaindiscoverer viewer
HTML
www selaindiscoverer plus
Java-applet
www selainhallintasovellusHTML / JSP
www selain
oracle portalHTML
www selainowb
HTML
Tietovarastonomistaja
Hallinta-välineet
Muunnosja lataus
KeskitettyMetadata
DataExtractProcess
StagingArea
OracleWarehouse Builder
Henkilöstö
Talous
Hakijat/HAREK
Tutkimus/CRIS
Opinto/Oodi
xxx
OracleWarehouse Builder
Sovellus-arkkitehtuuri
JoYDW
14
Esimerkkejä projekteista• Yliopistot
• JoYDW• TKK resurssikirja (unel-dw)• OodiDW• Oracle-välineillä
• TeliaSonera• Dallas-kiinteän verkon raportointi• Oracle• raportointivälineselvitys (Cognos, BO)
• Helsingin kaupungin sosiaalivirasto• mm. päivähoito, kotihoidon tuki• latausvälineselvitys• Informatica, BusinessObjects
• Rajavartiolaitos• palkkakustannusten analysointi• Oracle, Cognos PowerPlay
• Suomen Pankki• maksutaseen laadintajärjestelmä• SQL Server, Cognos
• Nokian renkaat• taloushallinnon järjestelmät• Oracle, Cognos PowerPlay, Finance
Lisätietoa
15
Kari Natunen, Business [email protected] Novo, Asiakaskohtaiset ratkaisutPuh. +358 20 566 7503, GSM +358 40 836 9962
•http://www.databasejournal.com/features/mssql/article.php/1457031
•http://www.olapreport.com/fasmi.htm•http://demo.visualmining.com/index.jsp