Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad?
Noark-5 og fri programvare
Astrid Øksenvåg
Rådgiver
eKoR AS
Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv
Dagens papirarkiv:
• Saksarkiv
• Personalarkiv
• Eiendomsarkiv
• Barnehage
• Skole / Elevmapper
• Kart og tegninger
• Regnskap
• ….…
Dagens elektroniske arkiv:
• Saksarkiv
• Personalarkiv
• Elevmapper
• Eiendomsarkiv
• ………
Noark 4 skisse
Virksomhet - helhet
Data inn Data utVirksomhetslogikk
Flere, uavhengige systemer
Virksomhetslogikk
Portal
Epost
Eksterne
Chat
Støtte-system
Fagsystem
Adm.system
Skjema Sak-/arkiv
Integrasjon - hvorfor
• Overholde journalplikt, arkivplikt mv.• Overholde sikkerhetskrav
– unngå lagring utenfor interne eller sikrede soner• Samle informasjon på (færre) steder• Gjøre informasjon tilgjengelig i andre verktøy
– fag-/støttesystemer– rapporteringssystemer– …
Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer
• Nye oppgaver og roller – leder – saksbehandler – arkivar
• Hvordan ser det ut i dag– lover og forskrifter– integrasjoner for å støtte regelverket– hvordan er arbeidsprosessene i dag
• dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv• Økonomiske forhold rundt dette
– tekniske integrasjoner– programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook))– organisatoriske forhold (skjulte kostnader)
• systemdrevet organisering (systemtvang)• Noark 4 -> Noark 5
– fra rigiditet til lego-mulighet
Noark
• Noark; den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering (1984)– Akronym av NOrsk ARKivsystem
• Noark-4 (1999)• Noark 5 (2008)
– ikke lenger en kravspesifikasjon, men et rammeverk til hjelp ved kravspesifisering– endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard
• ”…Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og – ikke minst – det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg.
• Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger…”
Noark 5
• Stiller krav til – Arkivstruktur– Metadata– Funksjonalitet
• Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses– Legger til rette for
ulike løsninger
Arkivkjernen - egen komponent i fagsystem
Utviklere av fagsystemer kan bruke arkivkjernen som del av sitt produkt
• ivaretar kravene til arkivering
Arkivkjernen• definerte grensesnitt• frittstående i forhold til arkitektur
Offentlig virksomhet
Fagsystem
Arkiv
Arkivkjerne (Noark)
Sentrale føringer – arkitektur-Felleskomponenter i kommunal sektor
N5
Noark 5 åpner for skreddersøm
• Mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning– papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp)– hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”?– vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det (systemfokus)– vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere
(fagfokus/prosessfokus)
• Økonomiske forhold rundt dette– status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv– ønske: mest service for pengene i kommune-Norge
Flere, uavhengige systemer
Virksomhetslogikk
Portal
Epost
Eksterne
Chat
Saks-system
Fagsystem
Adm.systm
SkjemaNoark 5-godkjent
arkiv
Lav kostnad?
– eller ”endret kostnad”?– ja / nei / vet ikke
»…...tiden vil vel vise
»det kommer an på dere……
Noark 5
• Forvaltningsorgan som skal utvikle eller ta i bruk nye løsninger hvor det inngår elektroniske dokumenter, skal basere journal- og arkivfunksjonaliteten på kravene i Noark 5
• Tilsvarende skal leverandører i forbindelse med nyutvikling eller videreutvikling av system hvor det inngår elektroniske dokumenter basere utviklingen på kravene i Noark 5.