VIEÄN KEÁ TOAÙN VAØ QUAÛN
TRÒ DOANH NGHIEÄP
285 CMT8 – QUAÄN 10 – TP. HOÀ
CHÍ MINH
MICROSOFT MICROSOFT
ACCESS 1ACCESS 1
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
I. Khái niệm
• Access: là một hệ quản trị Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) quan
hệ, rất phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ.
• CSDL: là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ một cách có
cấu trúc để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
• Hệ quản trị CSDL: là phần mềm dùng để quản trị và xử
lý một CSDL
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
II.Thao tác với Access
1. Khởi động Access
Có nhiều cách:
- Vào Start | Programs | Microsoft Access
- Click vào biểu tượng MS Access trên thanh Toolbars của
MS Office
Sau khi khởi động sẽ xuất hiện Task Pane và chọn:
- Blank Database: tạo mới một tập tin CSDL (.mdb)
- More files: mở tập tin đã tồn tại trên đĩa
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
II.Thao tác với Access
2. Tạo mới tập tin Access
Vào File | New | Click Blank Database
1
2Chọn đường
dẫn cần lưu Đặt tên tập tin3
Click Create
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
II.Thao tác với Access
3. Mở tập tin trên đĩa
- Vào File | Open
- Chọn đường dẫn đến tập tin cần mở
- Click Open
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
III.Các thành phần chính của tập tin Access
• Tables: nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu.
• Queries: nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được
thiết kế.
• Forms: nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm.
• Reports: nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế.
• Macro: nơi các các tập lệnh phục vụ dự án.
• Modules: nơi chứa các khai báo, các thư viện chương
trình con phục vụ dự án.
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
IV.Các thuộc tính cần dùng
• Field Size: để thiết lập kích thước dữ liệu. Áp dụng cho
kiểu dữ liệu Number và Text.
• Format: chứa định dạng của dữ liệu. Các định dạng
thường dùng:
+ Short date (ngày tháng); Standard (có dấu ngăn cách hàng
ngàn); Fixed (định dạng số lẻ)
+ > : đổi thành chữ in hoa
+ < : đổi thành chữ thường
+ dd/mm/yy : định dạng ngày tháng
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT ACCESS
IV.Các thuộc tính cần dùng
• Caption: thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị.
Thuộc tính này có thể gõ bằng tiếng Việt
• Default Value: thiết lậtp giá trị ngầm định cho các
trường
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
- Bảng dữ liệu (Tables) là thành phần quan trọng nhất của
CSDL. Là nơi lưu trữ những dữ liệu cho ứng dụng.
- Một Table trong Access bao gồm các thành phần: Tên
bảng, các trường dữ liệu, trường khóa, tập hợp các thuộc
tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bản
ghi.
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
Mô tả một bảng dữ liệu ở trạng thái Datasheet (nhập,
xem, sửa dữ liệu)
Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field)
Mỗi dòng là một bản ghi (Record)
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
Mô tả một bảng dữ liệu ở trạng thái Design View (đang
thiết kế)
Trường khóa (Primary Key)
Tập hợp các thuộc tính
của trường dữ liệu
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
1. Tên bảng
Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường đặt sau khi
tạo xong cấu trúc. Tên bảng không nên sử dụng dấu cách
(Space), các ký tự đặt biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu
2. Trường dữ liệu
Mỗi cột dữ liệu của bảng tương tứng với một trường dữ
liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các
thuộc tính (kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng)
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
2. Trường dữ liệu
Một số kiểu dữ liệu thường dùng:
- Kiểu Text: cho phép chứa 1 chuỗi kí tự có chiều dài tối
đa là 256 kí tự.
- Kiểu Memo: cho phép lưu trữ một chuỗi, có chiều dài tối
đa 65000 kí tự.
- Kiểu Number: cho phép lưu trữ kiểu dữ liệu số (số thực,
số nguyên theo nhiều kiểu. Byte: 0 – 255; Integer: -
32768 - +32767; Long Integer: -2 tỉ - +2 tỉ;).
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
2. Trường dữ liệu
Một số kiểu dữ liệu thường dùng:
- Kiểu Logic (Yes / No): dùng để lưu trữ những dữ liệu
chỉ nhận 1 trong 2 giá trị.
- Kiểu Date / Time: lưu trữ ngày giờ.
- Ole Obfect: lưu trữ hình ảnh, âm thanh, đồ họa
- AutoNumber: số nguyên tự động được đánh số
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
3. Bản ghi (Record)
Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi. Mỗi
bản ghi có một con trỏ bản ghi, khi con trỏ nằm ở bản
ghi nào thì người dùng có thể sửa được dữ liệu ở bản ghi
đó.
4. Trường khóa (Primary key)
Trường khóa bao gồm: Khóa chính và khóa ngoại.
+ Khóa chính: dùng phân biệt giá trị các bản ghi trong
cùng một bảng với nhau. Khóa chính không được rỗng.
Vd: Số CMND, Mã học viên, …
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
I. Bảng dữ liệu
4. Trường khóa (Primary key)
Trường khóa bao gồm: Khóa chính và khóa ngoại.
+ Khóa ngoại của bảng này là khóa chính của bảng kia
Vd: Một sinh viên phải thuộc về một khoa (ngành học)
nào đó.
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
II.Liên kết các bảng dữ liệu
Là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho
trước để đảm bảo được mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng
dụng. Trong Access tồn tại 2 kiểu liên kết:
1. Liên kết 1 – 1 (one to one)
Mỗi mẫu tin của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới
một mẫu tin của bảng kia và ngược lại.
Vd:
DMVTDMVT
MAVTMAVT
TENVTTENVT
SODUVTSODUVT
MAVTMAVT
TONKHOVTTONKHOVT
1 1
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
II.Liên kết các bảng dữ liệu
2. Liên kết 1 – n (one to many)
Một mẫu tin trong bảng dữ liệu chứa khóa chính có thể
liên kết với nhiều mẫu tin trong bảng dữ liêu có quan hệ
Vd:
DM_SVDM_SV
MASVMASV
HOTENHOTEN
MAKHOAMAKHOA
DM_KHOADM_KHOA
MAKHMAKH
TENKHOATENKHOA
n
1
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
III.Xây dựng cấu trúc bảng
1. Bước 1:
Khởi động trình thiết kế bảng ở chế độ Design View
- Ở thẻ Tables, click New, chọn Design View, nhấn OK
- Hoặc double click vào trên thẻ
tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc bảng xuất hiện:
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
III.Xây dựng cấu trúc bảng
1. Bước 1:
Hộp thoại thiết kế cấu trúc bảng:
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
III.Xây dựng cấu trúc bảng
2. Bước 2:
- Đặt tên trường (cột) tại Field Name.
- Chú ý: tên trường không nên chứa khoảng trắng, chữ
tiếng Việt có dấu
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
III.Xây dựng cấu trúc bảng
3. Bước 3:
- Khai báo kiểu dữ kiệu cho các cột tại Data Type.
- Quy định các thuộc tính cho cột tại Field Properties:
Field size, Format, Caption, …
- Description: dùng để mô tả thêm ý nghĩa của từng cột.
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
III.Xây dựng cấu trúc bảng
4. Bước 4:
Thiết lập trường khóa cho bảng
- Đánh dấu trường cần tạo khóa.
- Vào Edit | Primary Key (hoặc click vào biểu tượng chìa
khóa trên thanh công cụ)
* Trường hợp trong bảng có hai
khóa trở lên thì sử dụng chuột kết
hợp với phím Shift để đánh dấu
trường cần tạo khóa
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
III.Xây dựng cấu trúc bảng
5. Bước 5:
Lưu lại cấu trúc bảng
- Nhấn Ctrl + S hay vào File | Save
- Đặt tên cho bảng và click OK
* Đặc biệt với những bảng không thiết lập trường khóa,
trong quá trình ghi lại cấu trúc bảng máy tính sẽ hỏi:
- Nhấn Yes: máy tính tạo
trường khóa mới tự động
- Nhấn No: không tạo khóa
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
IV.Thiết lập quan hệ
- Mở cửa sổ thiết lậtp quan hệ bởi thực đơn Tools |
RelationShip …
- Đưa các bảng tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp
thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này thì vào
RelationShip | Show table)
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
IV.Thiết lập quan hệ
- Click chọn hoặc đánh dấu các bảng tham gia thiết lập
quan hệ, sau đó click Add
- Thực hiện tạo liên kết
+ Dùng chuột kéo trường liên kết bên bảng đầu 1 lên trường
cần liên kết của bảng đầu nhiều. Khi đó xuất hiện hộp thoại:
+ Đánh dấu vào các ô check
+ Click Create
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
IV.Thiết lập quan hệ
Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn
Tự động cập nhật khóa ngoại khi khóa
chính thay đổi
Cho phép xóa dữ liệu bên bảng đầu 1
(bảng đầu nhiều sẽ bị xóa theo)
- Chú ý: đối với loại kiên kết 1 – 1 thì phải xem dữ liệu
của bảng nào có trước thì kéo quan hệ bắt đầu từ bảng đó
sang.
- Lưu quan hệ: File | Save.
- Đóng của sổ liên kết: click vào nút X trên cửa sổ
RelationShip.
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
V. Nhập dữ liệu
- Dựa vào RelationShips, ưu tiên nhập liệu cho các bảng
đầu 1 trước. Sau đó tiếp tục nhập liệu cho các bảng đầu
nhiều.
- Đối với loại liên kết 1 – 1 ta phải xem bảng nào có trước
thì nhập liệu cho bảng đó trước.
- Mở bảng để nhập liệu bằng cách: double click lên tên
bảng cần nhập liệu hoặc chọn bảng cần nhập liệu rồi
nhấn nút Open
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
VI.Một số hàm thƣờng dùng
1. Nhóm hàm về chuỗi
- Left (chuỗi, n)
- Right (chuỗi, n)
- Mid (chuỗi, m, n)
2. Nhóm hàm về ngày tháng
- Year (ngày tháng)
- Month (ngày tháng)
- Day (ngày tháng)
- Now ()
- Date ()
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
VI.Một số hàm thƣờng dùng
3. Hàm IIF
- IIF (<Biểu thức Logic>, <Giá trị đúng>, <Giá trị sai>)
- Tương tự như hàm IF trong Excel
4. Hàm kiểm tra dữ liệu
- IsDate (Biểu thức): Kiểm tra dữ liệu ngày tháng.
- IsNull (Biểu thức): Kiểm tra giá trị rỗng
- IsNumberic (biểu thức): Kiểm tra dữ liệu số.
CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CSDL
VI.Một số hàm thƣờng dùng
5. Hàm định dạng
- Format (<Biểu thức>, “Chuỗi định dạng”)
- Vd: Format (2468.1357,”0.00”) 2468.14
Format (123456.654, “#,##0.0”) 123,156.7
Format (ngaysinh,”dd/mm/yy”) 01/06/1975
6. Hàm Val
- Val (Chuỗi số)
- Để đổi một chuỗi số thành dạng số (giống hàm Value
trong Excel)
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
I. Khái niệm
Query: là ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc dùng để
đáp ứng yêu cầu của người dùng như xem dữ liệu, lọc dữ
liệu,…Có 7 loại query trong Access:
+ Select Query: Truy vấn lựa chọn
+ Total Query: Truy vấn gom nhóm
+ Crosstab Query: Truy vấn chéo
+ Append Query: Truy vấn thêm
+ Delete Query: Truy vấn xóa
+ Update Query: Truy vấn cập nhật
+ Make Table Query: Truy vấn tạo bảng
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Cách tạo
- Bước 1:
+ Kích hoạt thẻ Queries, nhấn nút New, chọn Design
View, nhấn OK (hình bên)
+ Hoặc có thể Double Click lên biểu tượng Create query
in Design view trên màn hình
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Cách tạo
- Bước 2:
+ Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn
hình thiết kế từ cửa sổ Show table (nếu không thấy cửa
sổ này thì vào Query Show table)
+ Chọn bảng xong, click Add
+ Sau cùng Click Close1
2
CHƢƠNG 3:TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Cách tạo
- Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query
Trường hợp tên Field cần lấy nằm trên nhiều bảng thì
ưu tiên lấy bảng đầu nhiều
Double Click
lên tên trƣờng
để chọn
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Cách tạo
Các thành phần chính trên màn hình thiết kế
• Field: chứa tên Field cần lấy
• Table: tên bảng chứa tên Field được chọn
• Sort: dùng để sắp xếp dữ liệu
• Show: Field nào được đánh dấu thì được hiển thị ra
ngoài màn hình
• Criteria và Or: dùng để tạo các điều kiện lọc
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Cách tạo
- Bước 4: Sử dụng query vừa tạo
• Nhấn Double Click lên tên query
• Nếu đang ở chế độ thiết kế (Design View) thì vào View
rồi chọn hay click vào biểu tượng
trên thanh công cụ
• Ta cũng có thể hiển thị bằng cách vào Query Run
• Muốn trở về chế độ thiết kế ta chọn View Design
View
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Tạo mới 1 cột trong truy vấn
< Tên cột mới > : < Biểu thức >
Vd: Bảng NhanVien ( MaNV, Phai, Luong, PhuCap)
Để tạo ra một cột ThucLanh = Luong + PhuCap trong
câu query ta viết như sau:
ThucLanh : Luong + PhuCap
Hay: PhaiNV : iif(Phai=yes, “Nam”, “Nữ”)
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc trên vùng
Criteria của query (trong chế độ thiết kế)
• Các điều liện nằm trên một dòng được nối với nhau
bởi toán tử AND
• Nếu có điều kiện liên kết “HAY” thì phải dùng đến
dòng OR.
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Vd 1: Lọc ra những sinh viên nam thuộc khoa Tin học
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Vd 2: Lọc ra những sinh viên nam ở Q1 hay những sinh
viên nữ thuộc khoa Tin học
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Vd 3: Lọc ra những sinh viên có MASV bắt đầu là A
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Toán tử Like, Alike để biểu diễn những giá trị mang tính
chất tương đối (có thể chỉ giống 1 phần giá trị thực)
Khi sử dụng các toán tử này thì ta có thể dùng những ký
tự đại diện (*: đại diện cho nhiều ký tự, ?: đại diện cho 1
ký tự). CP: Like / Alike “<giá trị tƣơng đối>”
Vd: Like “Nguyễn*” lọc ra những người có họ là Nguyễn
Alike “B%” Lọc ra những người có mã bắt đầu là A
Like “*/*/1980” Lọc ra những người sinh năm 1980
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Vd 5: Lọc ra những sinh viên có 20000 <= HOCBONG
<= 40000
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
Lọc dữ liệu
Toán tử Between để lọc ra những giá trị nằm trong một
khoảng nào đó. Thường giải quyết các yêu cầu lớn hơn
hoặc bằng bao nhiêu và nhỏ hơn hoặc bằng bao nhiêu.
CP: Between <giá trị nhỏ> And <giá trị lớn>
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Cú pháp tổng quát
SELECT < Cột, biểu thức cần hiển thị >
FROM < Bảng, query chứa cột, biểu thức >
WHERE < Điều kiện >
GROUP BY < Cột cần gom nhóm >
HAVING < Điều kiện nhóm >
ORDER BY < Cột cần sắp xếp > [ DESC]
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Cách thực hiện
- Bước 1:
+ Kích hoạt thẻ Queries, nhấn nút New, chọn Design
View, nhấn OK (hình bên)
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Cách thực hiện
- Bước 2:
+ Tại cửa sổ Show table, ta không chọn những bảng
chứa dữ liệu liên quan mà nhấn nút Close
Không chọn các
bảng chứa dữ liệu
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Cách thực hiện
- Bước 3:
Click phải chuột trên thanh tiêu
đề của cửa sổ bên chọn SQL
View. Sau đó viết câu lệnh SQL
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ một bảng không có điều kiện
SELECT cột 1, cột 2, …
FROM Tên bảng
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh
FROM DM_SinhVien
Vd: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các trường: MaSV, HoSV,
TenSV, NgaySinh
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ một bảng không có điều kiện và có sắp xếp
SELECT cột 1, cột 2, …
FROM Tên bảng
ORDER BY Tên cột cần SX kiểu SX (ASC, DESC)
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh
FROM DM_SinhVien
ORDER BY TenSV ASC, NgaySinh DESC
Vd: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các trường: MaSV, HoSV,
TenSV, NgaySinh. SX TenSV tăng, NgaySinh giảm
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ một bảng có điều kiện
SELECT cột 1, cột 2, ….
FROM Tên bảng
WHERE Điều kiện lọc
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH
FROM DM_SinhVien
WHERE MaKH=“AV”
Vd 1: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa AV gồm các
trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH
FROM DM_SinhVien
WHERE MaKH=“AV” or MaKH=“TH”
Vd 2: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa AV hoặc khoa TH
gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, MaKH
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, Phai, MaKH
FROM DM_SinhVien
WHERE Phai=No and (MaKH=“TH” or MaKH=“VL”)
Vd 3: Liệt kê danh sách sinh viên nữ thuộc khoa TH hay sinh
viên thuộc khoa VL gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV, Phai,
MaKH
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ nhiều bảng không có điều kiện lọc
SELECT cột 1, cột 2, …
FROM bảng 1, bảng 2, …
WHERE Điều kiện liên kết các bảng
Hay:
SELECT cột 1, cột 2, …
FROM bảng 1 INNER JOIN bảng 2 ON bảng
1.tên cột = bảng 2.tên cột
Vd: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các trường: MaSV, HoSV,
TenSV, NgaySinh, TenKhoa
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa
FROM DM_SinhVien, DM_Khoa
WHERE DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH
Hay:
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa
FROM DM_SinhVien INNER JOIN DM_Khoa
ON DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ nhiều bảng không có điều kiện lọc
Nếu trường hợp trường muốn lấy nằm ở nhiều bảng thì
trước tên trường phải có tên bảng kèm theo.
Tên bảng . Tên trường
Vd: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các trường: MaKH,
TenKH, MaSV, HoSV, TenSV
SELECT DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa, MaSV HoSV,
TenSV
FROM DM_SinhVien, DM_Khoa
WHERE DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH
Hay:
SELECT DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa, MaSV HoSV,
TenSV
FROM DM_SinhVien INNER JOIN DM_Khoa
ON DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ nhiều bảng có điều kiện lọc
SELECT cột 1, cột 2, …
FROM bảng 1, bảng 2, ….
WHERE đk liên kết các bảng AND đk lọc
Sử dụng các toán tử And (và), OR (hoặc) và các ký tự
đại diện để thực hiện các truy vấn có điều kiện
Vd 1: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa Anh Văn gồm các
trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa
FROM DM_SinhVien, DM_Khoa
WHERE DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH AND
TenKhoa=“AnhVăn”
Hay:
SELECT MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa
FROM DM_SinhVien INNER JOIN DM_Khoa
ON DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH
WHERE TenKhoa=“Anh Văn”
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Chọn từ nhiều bảng có điều kiện lọc
Vd 2: Liệt kê danh sách sinh viên có MaSV bắt đầu là A học
khoa Tin học gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV,
NgaySinh, TenKhoa
Vd 3: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa Tin Học hoặc
khoa Vật Lý gồm các trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh,
TenKhoa
Vd 4: Liệt kê danh sách sinh viên thuộc khoa Tin Học có
điểm thi > 5 gồm các trường: TenKhoa, MaSV, HoSV, TenSV,
Diem
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
II.Select Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Truy vấn với các hàm
Sử dụng các hàm IIF, DAY, MONTH, YEAR, LEFT,
RIGHT, MID và toán tử nối chuỗi để thực hiện viết
trong câu lệnh SQL.
Trong SQL, muốn tạo mới một trường ta sử dụng cú
pháp sau:
< Biểu thức > As < Tên cột mới >
Vd: Year(Now()) – Year(NgaySinh) As Tuoi
Vd 1: Liệt kê danh sách sinh viên sinh năm 1974 gồm: MaKH,
MaSV, HoTen, NgaySinh. Trong đó HoTen = HoSV + TenSV
Vd 2: Liệt kê danh sách sinh viên gồm: MaKH, TenKhoa, MaSV,
HoTen, Gioitinh (Nam, Nữ), Tuoi.
Vd 3: Liệt kê danh sách sinh viên gồm: MaSV, HoTen, Gioitinh,
MaMH, Diem, Xeploai. Biết rằng nếu Diem > 5 thì xếp loại
“Đậu”, ngược lại là “Rớt”
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
III.Total Query
Truy vấn gom nhóm dùng để tính toán dữ liệu theo từng
nhóm có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu
mà không quan tâm đến chi tiết số liệu bên trong của
từng dòng.
Truy vấn gom nhóm gồm 2 thành phần:
+ Thành phần 1: là các trường dùng là tiêu chuẩn gom
nhóm.
+ Thành phần 2: là các trường dùng để thống kê dữ liệu
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
III.Total Query
1. Tạo bằng công cụ QBE
- Tạo 1 select query với đầy đủ các thông tin liên quan
- Chọn Total query bằng cách vào View | Total hoặc nhấn
nút Total trên thanh công cụ
- Thiết lập các tùy chọn Total cho các trường hợp
+ Những trường nào dùng làm tiêu chuẩn gom nhóm thì ta
chọn Group By
+ Những trường dùng để thống kê dữ liệu ta sẽ sử dụng các
hàm: SUM, COUNT, MAX, MIN, … tùy thuộc vào yêu cầu
của đề bài
Vd 1: Cho biết tổng số sinh viên của từng khoa, thông tin gồm
các trường: MaKH, TenKhoa, TongSV
Tại đây click phải
chuột chọn Total
Tiêu chuẩn gom nhóm
thì chọn Group By
Click vào đây chọn hàm
Count để tính tổng số sv
Vd 2: Cho biết điểm trung bình của từng sinh viên, thông tin
gồm các trường: MaSV, HoTen, Phai, NgaySinh, DTB
Tại đây click phải
chuột chọn Total
Tiêu chuẩn gom nhóm
thì chọn Group By
Click vào đây chọn hàm
Avg để tính DTB cho sv
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
III.Total Query
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
Tương tự như truy vấn lựa chọn, nhưng những cột làm
thống kê phải sử dụng các hàm thống kê: SUM,
COUNT, AVG, MAX, MIN, …
Cú pháp sử dụng hàm:
Tên hàm ( <Tên cột tính thống kê> ) As < Tên cột mới >
Chú ý: khi viết câu lệnh truy vấn gom nhóm, những
trường nào nằm trong mệnh đề SELECT mà không tham
gia tính toán thì được nằm trong mệnh đề GROUP BY
Vd 1: Cho biết tổng số sinh viên của từng khoa, thông tin gồm
các trường: MaKH, TenKhoa, TongSV
SELECT DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa,
Count(MaSV) As TongSV
FROM DM_SinhVien, DM_Khoa
WHERE DM_SinhVien.MaKH = DM_Khoa.MaKH
GROUP BY DM_SinhVien.MaKH, TenKhoa
Vd 2: Cho biết tổng số sinh viên của khoa AV, thông tin gồm các
trường: MaKH, TenKhoa, TongSV
Vd 3: Cho biết tổng số sinh viên của từng quận, thông tin bao
gồm: Quan, TongSV
Vd 4: Cho biết tổng số sinh viên nam, nữ của từng khoa, thông
tin gồm: MaKH, TenKhoa, TongSVNam, TongSVNu
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
IV.Truy vấn con (Sub Query)
Truy vấn con là truy vấn có chứa một câu truy vấn khác
Vị trí đặt truy vấn:
+ Ở phần điều kiện: CRITERIA, OR khi dùng công cụ QBE
+ Ở mệnh đề WHERE, HAVING khi dùng ngôn ngữ SQL
Cách viết tương tự như truy vấn lựa chọn nhưng trước
câu truy vấn con phải dùng các toán tử: In, Not In,
>=All, <=All
Vd 1: Cho biết danh sách sinh viên ở quận PN chưa thi bao giờ,
thông tin gồm: MaSV, HoSV, TenSV
Cách thực hiện nhƣ sau:
B1: Trước tiên ta phải tìm tất cả các sinh viên ở quận PN
B2: Sau đó tìm những sinh viên đã từng thi
B3: Cuối cùng tổng hợp lại 2 câu truy vấn trên
Viết bằng công cụ QBE:
Tại dòng Criteria của cột MaSV viết tiếp câu lệnh:
NOT IN (SELECT MaSV FROM KETQUA)
Viết bằng SQL:
B1: SELECT MaSV, HoSV, TenSV, Quan
FROM DM_SinhVien
WHERE Quan = “PN”
B2: SELECT MaSV
FROM KetQua
B3: SELECT MaSV, HoSV, TenSV, Quan
FROM DM_SinhVien
WHERE Quan = “PN” AND MaSV NOT IN
(SELECT MaSV FROM KetQua)
Vd 2: Cho biết khoa nào có tổng số sinh viên thấp nhất, thông
tin gồm: MaKH, TongSV
SELECT MaKH, Count(MaSV) As TongSV
FROM DM_SinhVien
GROUP BY MaKH
HAVING Count(maSV) <= All (SELECT Count(MaSV)
FROM DM_SinhVien GROUP BY MaKH)
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
V. Truy vấn chéo (Crosstab Query)
Cấu trúc của Crosstab được minh họa như sau:
Row HeadingRow Heading
Column HeadingColumn Heading
ValueValue
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
V. Truy vấn chéo (Crosstab Query)
Cấu trúc của Crosstab được minh họa như sau:
- Row Heading: là tiêu đề các dòng, có chứa các giá trị của các
trường nào đó làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab phải có
tối thiểu một trường là Row Heading.
- Column Heading: là tiêu đề các cột, có chứa các giá trị của
một trường nào đó làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab chỉ
có một trường duy nhất là Column Heading
- Value: là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số). Chỉ có duy
nhất một trường làm Value, tương ứng với nó ta sử dụng các
hàm thống kê: MIN, MAX, COUNT, SUM, …
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
V. Truy vấn chéo (Crosstab Query)
Cách tạo:
- Bước 1: thực hiện tạo Select Query trên QBE.
- Bước 2: Vào menu Query | Crosstab Query, thì trên
khung lưới xuất hiện thêm dòng Crosstab.
- Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total
+ Những trường nào làm tiêu đề dòng, tiêu đề cột thì chọn
Group By
+ Trường nào làm giá trị để thống kê thì ta sử dụng các hàm
thống kê Max, Min, Count, Sum, …
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
V. Truy vấn chéo (Crosstab Query)
Cách tạo:
- Bước 4: Thiết lập tại dòng Crosstab
+ Những trường nào làm tiêu đề dòng thì chọn Row heading
+ Trường nào làm tiêu đề cột thì chọn Column heading
+ Trường nào làm giá trị để thống kê thì chọn Value
Vd 1: Thống kê sinh viên theo dạng như sau:
Bước 1: Tạo Select Query
Bước 2: Chọn kiểu Crosstab Query
Bước 3: Thiết lập thuộc tính Total
Bước 4: Thiết lập tại dòng Crosstab
Vd 2: Thống kê sinh viên theo dạng như sau:
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VI.Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)
Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để
tạo mới một bảng từ các bảng đã có sẳn
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 1: tạo câu lệnh Select Query
- Bước 2: vào menu Query | Make Table Query thì xuất
hiện hộp thoại để đặt tên cho bảng mới
Đặt tên cho
bảng mới
12
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VI.Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 3: vào menu Query | Run để thi hành câu truy vấn
này.
- Bước 4: Vào thẻ Tables để kiểm tra có bảng mới được
tạo hay không
Vd : Từ bảng DM_SinhVien hãy sao chép thành bảng
DM_SinhVien_PN trong đó chứa các sinh viên ở quận PN
Bƣớc 1: Tạo ra câu lệnh Select Query lọc ra những sinh viên ở
quận PN
Bƣớc 2: Vào menu Query Make Table Query
DM_SinhVien_PN
Bƣớc 3: Vào menu Query Run
Bƣớc 4: Kiểm tra dữ liệu
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VI.Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
CP: SELECT tên trường INTO tên bảng mới
FROM các bảng lấy dữ liệu
WHERE đk liên kết, đk lọc
GROUP BY
HAVING
ORDER BY
Vd 1: Từ bảng DM_SinhVien hãy sao chép thành bảng
DM_SinhVien_PN trong đó chứa các sinh viên ở quận PN
SELECT DM_SinhVien.* INTO DM_SinhVien_PN
FROM DM_SinhVien
WHERE Quan=“PN”
Vd 2: Hãy tạo ra bảng KQ_THI_SVPN bao gồm: MaKH, MaSV,
HoTen, Quan, Diem trong đó chứa các sinh viên ở quận PN có
Diem > 5
SELECT MaKH, KetQua.MaSV, HoSV & “ “ & TenSV AS
HoTen, Quan, Diem INTO KQ_THI_SVPN
FROM DM_SinhVien, KetQua
WHERE DM_SinhVien.MaSV=KetQua.MaSV And
Quan=“PN” And Diem > 5
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VII.Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update Query)
Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để
thay đổi (cập nhật) dữ liệu của một số trường nào đó
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 1: tạo câu lệnh Select Query chứa tên trường cần
cập nhật
- Bước 2: vào menu Query | Update Query thì trên khung
lưới xuất hiện thêm dòng Update To
- Bước 3: Thiết lập giá trị cập nhật cho trường đó tại dòng
Update To
- Bước 4: Gõ đk lọc nếu có tại dòng Criteria
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VII.Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update Query)
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 5: vào menu Query | Run để thi hành câu truy vấn
này.
- Bước 6: Để kiểm tra dữ liệu có được cập nhật hay
không, vào Tables mở bảng vừa cập nhật để kiểm tra giá
trị của trường
Chú ý: Tại dòng Update To, các cột phải được đặt trong
cặp dấu []
Vd 1 : Tăng thêm HocBong cho mỗi sinh viên 10.000
Click phải chuột tại đây Query
Type Update Query
[HOCBONG]+10000
Vd 2 : Cập nhật lại dữ liệu cho cột QUAN như sau: thay Q1
thành BT
Click phải chuột tại đây Query
Type Update Query
“BT”
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VII.Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update Query)
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
CP: UPDATE bảng chứa cột cần thay đổi dữ liệu
SET cột 1 = gtrị 1, cột 2 = gtrị 2, …
WHERE đk liên kết, đk lọc (nếu có)
Vd 1: Tăng thêm HocBong cho mỗi sinh viên 10.000
UPDATE DM_SinhVien
SET HocBong = [HocBong] + 10000
Vd 2: Cộng 0.5 điểm cho những sinh viên nào có kết quả thi
trống
UPDATE KetQua
SET Diem=0.5
WHERE Diem Is Null
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)
Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để
thêm 1 hay nhiều mẫu tin vào bảng
Có 2 trường hợp :
+ Thêm trực tiếp 1 mẫu tin vào bảng: trường hợp này
thì truy vấn không có nguồn dữ liệu
+ Thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác: trường hợp
này thì truy vấn phải có nguồn dữ liệu
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 1: Tại màn hình thiết kế Select Query (không bỏ
bảng dữ liệu), vào Query | Append Query xuất hiện
hộp thoại Append sau:
Tại Table Name, click vào đây để
chọn bảng cần thêm dữ liệu vào1
2
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 2: Trên khung lưới ta thực hiện như sau:
+ Thêm trực tiếp 1 mẫu tin vào bảng
Tại dòng Field: nhập
giá trị cần thêm
Tại dòng Append To: chọn tên cột
tƣơng ứng với giá trị thêm vào
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 2: Trên khung lưới ta thực hiện như sau:
+ Thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác: chọn Show
table để bỏ dữ liệu nguồn vào
Tại dòng Field: chọn cột
của bảng dữ liệu nguồn
Tại dòng Append To: chọn tên
cột của bảng đƣợc thêm vào
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)
1. Tạo trên khung lưới QBE:
- Bước 3: vào menu Query | Run để thi hành câu truy vấn
này.
- Bước 4: Để kiểm tra dữ liệu có được thêm vào trong
bảng hay không, mở bảng vừa được thêm để kiểm tra giá
trị
Vd 1: Thêm vào DM_Khoa một khoa mới với các thông tin:
“CNTT”, “Công Nghệ Thông Tin”
Vd 2: Thêm vào bảng DM_MonHoc_Chuyen tất cả các môn
học trong bảng DM_MonHoc với SoTiet >= 50
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
VIII.Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query)
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL:
Thêm trực tiếp vào mẫu tin
INSERT INTO bảng cần thêm (cột 1, …, cột n)
SELECT (giá trị 1, …, giá trị n)
Thêm dữ liệu từ một bảng khác
INSERT INTO bảng cần thêm (cột 1, …, cột n)
SELECT cột lấy dl tương ứng với cột cần thêm
FROM bảng lấy dữ liệu
WHERE đk lọc
Vd 1: Thêm vào DM_Khoa một khoa mới với các thông tin:
“CN”, “Công Nghệ Thông Tin”
INSERT INTO DM_Khoa (MaKH, TenKhoa)
SELECT “CN”, “Công Nghệ Thông Tin”
Vd 2: Thêm vào bảng DM_MonHoc_Chuyen tất các các môn
học trong bảng DM_MonHoc với SoTiet >=50
INSERT INTO DM_MonHoc_Chuyen (MaMH, TenMH,
SoTiet)
SELECT MaMH, TenMH, SoTiet
FROM DM_MonHoc
WHERE SoTiet >=50
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
IX.Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query)
Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để
xóa các mẫu tin vào bảng thỏa theo điều kiện nào đó
1. Tạo trên khung lưới QBE
Cách thiết kế
- Bước 1: Tạo một câu lệnh Select Query. Tại bảng cần
xóa dữ liệu ta double click vào dấu *, chọn tiếp các cột
tham gia làm điều kiện (nếu có)
- Bước 2: Đổi query hiện hành thành Delete query bằng
cách vào Query | Delete Query
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
IX.Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query)
Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để
xóa các mẫu tin vào bảng thỏa theo điều kiện nào đó
1. Tạo trên khung lưới QBE
Cách thiết kế
- Bước 2:
+ Các cột trong bảng cần xóa dữ liệu thì tại dòng Delete sẽ
xuất hiện là FROM
+ Các cột tham gia làm điều kiện thì tại dòng Delete sẽ xuất
hiện là WHERE
- Bước 3: vào Query | Run để thi hành câu lệnh xóa
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
IX.Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query)
Khái niệm: đây là một loại truy vấn hành động dùng để
xóa các mẫu tin vào bảng thỏa theo điều kiện nào đó
1. Tạo trên khung lưới QBE
Chú ý:
- Nếu dữ liệu nguồn lấy từ 2 bảng trở lên thì truy vấn chỉ
xóa được ở bảng đầu nhiều.
- Nếu trường hợp ta xóa dữ liệu ở bảng đầu 1 thì lập tức
dữ liệu có liên quan ở các bảng đầu nhiều sẽ bị xóa theo.
Để làm được điều đó khi tạo RelationShips chúng ta
phải chọn Cascade Delete Related Record
Vd 1: Xóa tất cả danh sách các sinh viên nam ở quận PN
Vd 2: Xóa trong bảng KetQua các sinh viên có kết quả thi trống
Vd 3: Xóa tất cả thông tin của sinh viên A03 trong 2 bảng
DM_SinhVien, KetQua
Vd 4: Xóa các sinh viên chưa thi bao giờ
Vd 5: Xóa các sinh viên có điểm thi <3
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
IX.Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query)
2. Tạo bằng ngôn ngữ truy vấn SQL
CP: DELETE *
FROM bảng cần xóa dữ liệu, bảng tham gia đk
WHERE đk liên kết, đk lọc (nếu có)
Vd 1: Xóa tất cả danh sách các sinh viên nam ở quận PN
DELETE *
FROM DM_SinhVien
WHERE Phai=Yes AND Quan=“PN”
Vd 2: Xóa trong bảng KetQua các sinh viên có kết quả thi trống
DELETE *
FROM KetQua
WHERE Diem Is Null
Vd 3: Xóa tất cả thông tin của sinh viên A03 trong 2 bảng
DM_SinhVien, KetQua
DELETE *
FROM DM_SinhVien
WHERE MaSV=“A03”
Vd 4: Xóa các sinh viên chưa thi bao giờ
DELETE *
FROM DM_SinhVien
WHERE MaSV Not In (SELECT MaSV FROM KetQua)
Vd 5: Xóa các sinh viên có điểm thi <3
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
X. Sử dụng tham số trong truy vấn
Khai báo tham số và kiểu dữ liệu
Vào Query | Parameters, xuất hiện hộp thoại:
Đặt tên cho
tham số tại
Parameters
Chọn kiểu dữ
liệu tại Data
Type
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU
X. Sử dụng tham số trong truy vấn
Cách sử dụng
Trong truy vấn, muốn đưa tham số vào thì tên tham số
phải đặt trong cặp dấu []. Tùy thuộc vào truy vấn mà ta
đặt tham số vào.
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
I. Các thành phần chính trên Report
Report Header: Phần đầu của báo cáo
Page Header: Phần đầu của trang
Detail: Phần nội dung của báo cáo
Page Footer: Phần cuối của trang
Report Footer: Phần cuối của báo cáo
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
- Trong Access có 2 cách thiết kế Report: thiết kế thủ
công (bằng tay) và thiết kế với công cụ thông minh
Wizard.
- Trước khi thiết kế, chúng ta phải tạo dữ liệu nguồn cho
Report.
- Tùy thuộc vào từng Report mà dữ liệu nguồn là 1 bảng
hay cũng có thể là một Query. Nếu dữ liệu hiện trong
Report nằm ở 2 bảng trở lên thì bắt buộc chúng ta phải
tạo Query.
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
1. Thiết kế thủ công (bằng tay)
- Bước 1: Xây dựng dữ liệu nguồn (Table, Query)
- Bước 2: Từ thẻ Report nhấn nút New, chọn Design
View, nhấn OK.
Hoặc double click vào biểu tượng
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
1. Thiết kế thủ công (bằng tay)
Môi trường làm việc với Report Design view xuất hiện:
1
2
3
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
1. Thiết kế thủ công (bằng tay)
Có 3 phần quan trong trên môi trường làm việc này:
(1): Cửa sổ thiết kế Report là nơi để thiết kế nội dung
cần in ấn. Nội dung được thiết kế trên cửa sổ này là các
đối tượng trên thanh công cụ Toolbox
(2): Thanh công cụ Toolbox là nơi chứa các đối tượng
giúp đưa các thông tin cần thiết lên Report
(3): Cửa sổ Properties là nơi thiết lập các thuộc tính phù
hợp cho các đối tượng trên màn hình thiết kế Report
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
1. Thiết kế thủ công (bằng tay)
- Bước 3: Xây dựng nguồn dữ liệu cho Report
- Bước 4: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report.
Có rất nhiều loại thông tin phải đưa lên Report. Chúng ta
phải xác định được đó là thông tin gì và sẽ đặt tại phần
nào trên Report.
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
1. Thiết kế thủ công (bằng tay)
Cách sử dụng các công cụ trên thanh Toolbox: click
chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ thả lên vị trí
cần đặt trên Report.
Các thuộc tính cần dùng:
Chọn các đối tượng (riêng đối với Report thì click chọn
vào vị trí giao nhau của 2 thước ở góc trái) Click phải
chuột chọn Properties hay vào View | Properties
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
1. Thiết kế thủ công (bằng tay)
Các thuộc tính
- Name: đặt tên cho đối tượng. Chú ý: không gõ dấu tiếng việt,
khoảng trắng.
- Caption: gõ nội dung tiêu đề
- Control Source: chứa dữ liệu nguồn. Nếu của Report thì chứa
1 Table hay Query. Nếu của các đối tượng khác thì chứa tên
các trường hiển thị dữ liệu.
- Visible: hiển thị (Yes) hay không hiển thị (No) các đối tượng
- Running Sum: chỉ dùng khi tạo STT. Over Group: đánh STT
theo nhóm. Over All: đánh STT cho toàn Report
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 1: xây dựng dữ liệu nguồn
- Bước 2: từ thẻ Report chọn NewReport WizardOk
Để chọn dữ liệu cần in lên Report, có 2 thao tác phải làm
trên hộp thoại này:
Chọn dữ liệu nguồn 1
Sử dụng các nút >, >>, <, <<
để đưa các trường cần in từ
danh sách Available Field
sang danh sách Selected Field 2
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 3: Chọn cách hiển thị trên Report. Muốn in dữ liệu
theo kiểu nào hãy chọn ở khung bên trái. Nhấn next để
tiếp tục
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 4: Thiết lập nhóm dữ liệu. Muốn chọn dữ liệu hiển
thị theo nhóm giá trị của trường nào, hãy chọn trường đó
rồi nhấn nút >. Nhấn Next để tiếp tục
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 5: Sắp xếp dữ liệu rồi nhấn Next để tiếp tục
Chọn trường
cần sắp xếp
Chọn kiểu sắp
xếp
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 6: Chọn bố cục nhấn Next để tiếp tục
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 7: Chọn mẫu định dạng nhấn Next để tiếp tục
CHƢƠNG 4: BÁO CÁO - REPORT
II.Thiết kế Report
2. Thiết kế với công cụ thông minh Report Wizard
- Bước 8: Đặt tên cho Report (không khoảng trắng, dấu
tiếng việt) nhấn Finish
CHƢƠNG 5: BIỂU MẪU - FORM
I. Khái niệm
Form là công cụ thiết kế giao diện của người sử dụng,
cho phép xem dữ liệu hay hiệu chỉnh dữ liệu
II.Phân loại
1. Dạng Columnar: dữ liệu thể hiện từng cột theo hàng dọc
2. Dạng Tabular: dữ liệu thể hiện trên nhiều cột theo hàng
ngang
3. Dạng Datasheet: dữ liệu thể hiện trên nhiều cột theo
hàng ngang. Dạng thể hiện giống như nhập dữ liệu
4. Dạng Form Main – Sub: Main form (dữ liệu đầu 1), sub
form (dữ liệu đầu nhiều)
CHƢƠNG 5: BIỂU MẪU - FORM
III.Các thành phần của Form
Form có 5 thành phần chính: Form header, Page header,
Detail, Page footer, Form footer
IV.Thiết kế
Tương tự như thiết kế Rerport, có 2 cách: thiết kế thủ
công và thiết kế bằng Wizard
- Bước 1: thiết lập dữ liệu nguồn (dữ liệu nguồn chỉ lấy từ
bảng, không tạo Query).
- Bước 2: thực hiện các bước tiếp theo như thiết kế Report