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WI2013, Referent: Angelica Cuylen
Institut für Wirtschaftsinformatik
28.02.2013
Cuylen / Kosch / Breitner
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen
Rechnungsabwicklung
Ergebnisse einer Expertenbefragung
Angelica Cuylen, Lubov Kosch, Michael H. Breitner
Institut für Wirtschaftsinformatik
Leibniz Universität Hannover
{cuylen, kosch, breitner}@iwi.uni-hannover.de
Wirtschaftsinformatik Konferenz, 2013, Leipzig
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1. Motivation
2. Literaturrecherche
3. Forschungsmethodik
4. Ergebnisse
5. Limitationen
6. Zusammenfassung und Ausblick
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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1. Motivation
Rechnung = Kernelement des Mehrwertsteuersystems
Ziel der EU Kommission:
Etablierung der elektronischen Rechnung als vorherrschende
Fakturierungsmethode bei kleinen und mittleren Unternehmen
(KMU) und Großunternehmen
Verbreitung der elektronischen Rechnung innerhalb der EU
5% der Rechnungen sind elektronische Rechnungen
42% der Großunternehmen nutzen die elektronische Rechnung
22% der KMU nutzen die elektronische Rechnung
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Verbreitung der elektronischen Rechnung
Quelle: Europäische Kommission 2010
99,8 % der Unternehmen in Europa sind KMU
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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1. Motivation
Komplexe Geschäftsprozesse im B2B
Unterschiedliche Interpretationen der Gesetze
Unterschiede in den nationalen Gesetzen innerhalb der EU
Vielfältige Standards und eingesetzte Technologien
Komplizierter und kostspieliger Datenaustausch für KMU
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Forschungsfragen
Welche Anforderungen der Praxis bestehen an den Einsatz der elektronischen Rechnung?
Welche Handlungsempfehlungen können daraus abgeleitet werden?
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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2. Literaturrecherche
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Quellen: EU Expert Group on e-Invoicing (2009), Buxmann et al. (2005), Tanner et al. (2008),
Weitzel et al. (2006), Westarp et al. (1999), Europäische Kommission 2010
• Datenübertragungsprotokoll
• Transportmedium
• Datenformat
• Nachrichtenstandard
• Kompatibilität der Informationssysteme (IS)
• Syntax, Semantik, Interpretation
• Positive Netzeffekte
• Zahlreiche, unabhängige, branchen- und länderspezifische Standards
• Prozessintegration
• Druck-/ Portokosten, manuelle Bearbeitungskosten, Reduktion von Fehlern
• Bisher geringer vollautomatischer Austausch von Geschäftsdokumenten
• § 14 UStG: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
• Authentizität, Integrität und Lesbarkeit
Rechtliche Ebene
Organisat-orische Ebene
Technische Ebene
Standard
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3. Forschungsmethodik
Nicht repräsentativ, sondern relevant für dieses Thema
Nicht praktische Erfahrung im Rechnungswesen, sondern
spezielles, umfangreiches und fundiertes Wissen zum Thema
Leitfadengestützte Expertenbefragung von Januar bis Juli 2011
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Expertenbefragung
• Einführungsprojekte bei Unternehmen jeder Größenordnung
• Mitglieder im VeR Deutschland
• Internationale Tätigkeit
• Projekte, die die ganze Prozesskette vom Angebot bis zur Bezahlung betreffen
• EU Arbeitskreise (FeRD)
Lösungsanbieter (n=11)
• Großunternehmen mit einem großen Geschäftspartnerstamm
• Internationale Tätigkeit
• Unternehmenssicht: Einführung von komfortablen Lösungen zum elektronischen Rechnungsaustausch mit Kunden und Lieferanten
Unternehmen (n=3)
• Wissen aus der Perspektive der KMU
• Erledigen für KMU Finanzbuchführung
• Beraten KMU bei der Unternehmenssteuerung
• Rechtliches und betriebswirtschaftliches Wissen
Steuerberater (n=4)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Quelle: Flick (2007)
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3. Forschungsmethodik
Interview
Transkription
Anonymisierung und Komprimierung
Zuordnung der einzelnen Aussagen zu einer Rubrik
Induktive Kategorienbildung je Rubrik (nach Mayring)
Überprüfung/Überarbeitung der Kategorien je Rubrik
Beantwortung der Fragen je Rubrik
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Datenauswertung
Experte Expertenaussage Hauptkategorie Unterkategorie Kategorie
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Aber die Landschaft an ERP-Systemen (…) in den
Unternehmen sind so vielfältig, dass sich nicht ein einziger
Standard durchsetzen wird
Voraussetzung für
StandardGrenzen/ Barrieren
heterogene IT-
Landschaft
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Um einen Standard zu etablieren müsste der Staat tätig
werden.In einigen Ländern akzeptiert der Staat nur noch
elektronische Rechnungen. Er gibt das Format und das
Verfahren vor. Aus diesen Vorgaben könnte sich dann ein
Standard entwickeln. Staatliche Anreize und Eingriffe sind
erforderlich um einen Standard zu etablieren.
Voraussetzung für
StandardTreiber
staatliche
Anreize und
Vorgaben
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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3. Forschungsmethodik
Strukturierte Daten
Anforderungen an den strukturierten Datensatz
Unterschiede zwischen Rechnungssteller und
Rechnungsempfänger
Standard
Voraussetzungen für die Etablierung eines Standards
Verantwortlichkeiten für die Etablierung eines Standards
Voraussetzungen
Voraussetzungen für die Verbreitung der elektronischen
Rechnung
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Fragebogen – Rubriken
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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4. Ergebnisse
Kopfdatensatz
•Rechnungsnummer
•Rechnungsdatum
•Valutadatum
•Daten des Rechnungsstellers
•Daten des Rechnungsempfängers
•Daten des Warenempfängers, insbesondere wichtig bei Filialen
•Referenzen, wie z. B. Bestell-, Lieferscheinnummer
•Zahlungsbedingungen
•Zu- und Abschläge wie Zuschüsse, Fracht-, Werbungs-, Versicherungskosten
•Mehrwertsteuersätze
Positionsdatensatz
•Bezeichnung des Artikels
•EAN-Code
•Artikelnummer des Lieferanten
•Mengenangaben
•Einzelpreisinformationen
•Listeneinzelpreis
•Rabatte
•Einzelpreis abzgl. aller Rabatte
•Mehrwertsteuersatz
Fußdatensatz
•Rechnungsbetrag
•Mehrwertsteuersatz
•je Mehrwertsteuersatz
•mehrwertsteuerpflichtiger Betrag
•Mehrwertsteuerbetrag
•Zu-/Abschlagsbetrag
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Zusammenfassung der Expertenaussagen – strukturierte Daten
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Anforderungen an strukturierte Daten
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4. Ergebnisse
Etablierung eines Standards Treiber
Grenzen
Anforderungen
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Zusammenfassung der Expertenaussagen - Standard
• Kosteneinsparung durch Prozessintegration
• Einheitliche Interpretation der strukturierten Daten
• Viele Standards
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Etablierung eines Standards Treiber
Grenzen
Anforderungen
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Zusammenfassung der Expertenaussagen – Standard – Grenzen
Heterogene Bedingungen in
Unternehmen
Die heterogenen Bedingungen hinsichtlich eingesetzter
Informationssysteme, vorhandenem Know-how und etablierten
Geschäftsprozessen sollten berücksichtigt werden.
Hohe Kosten Die Nutzung und Implementierung sollten insbesondere für KMU und den
Anbietern von Rechnungsschreibungslösungen finanziell tragbar sein.
Gesetzgebungsverfahren Die Gesetze sollten immer auf dem aktuellen Stand der Technik sein.
Vielzahl an Standards
Heterogenität der Standards und Schnittstellen sollte überwunden
werden, auch wenn die Unternehmen und Softwarehersteller kein
eigenes Interesse daran haben, ihre Systeme anzupassen.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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4. Ergebnisse
Voraussetzungen für Verbreitung
Rechtssicherheit
Treiber
Rentabilität Flexibilität
Standardisierung
Akzeptanz
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Zusammenfassung der Expertenaussagen - Verbreitung
• Harmonisierung der Rechtslage
• Abschaffung der technischen Hürden
• Strukturierte Daten
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Voraussetzungen für Verbreitung
Rechtssicherheit
Treiber
Rentabilität Flexibilität
Standardisierung
Akzeptanz
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Zusammenfassung der Expertenaussagen – Verbreitung - Rentabilität
Prozessoptimierung
Es werden strukturierte Rechnungsdaten benötigt, um die Daten automatisch
in die nachgelagerten Informationssysteme zu übernehmen und eine
automatische Rechnungsprüfung erfolgen kann. Dabei sollten auch die
Belange der KMU berücksichtigt werden und hier insbesondere die
Weitergabe in das Buchführungssystem des Steuerberaters.
Aufwand
Die Nutzung und Implementierung der elektronischen Rechnung sollte leicht
handhabbar und finanziell möglich sein. Der Aufwand für die Abstimmung
sollte möglichst gering gehalten werden.
Kritische Masse Es sollten Maßnahmen eingeleitet werden, damit die kritische Masse an
Lieferanten und Kunden für die elektronische Rechnung erreicht wird.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Ableitung einer Rechnungstaxonomie
Rechnungs-taxonomie Transparenz
Treiber
Rechnungsstandard
Akzeptanz
Rahmenbedingungen
• Anforderungen an strukturierte Daten
• Etablierung eines Standards
• Voraussetzungen für Verbreitung
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Rechnungs-taxonomie Transparenz
Treiber Rechnungsstandard
Akzeptanz
Rahmenbedingungen
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Transparenz
Rechtliche Rahmenbedingungen Informationen über rechtliche Anforderungen
Elektronische
Rechnungsabwicklung
Darstellung der Vorteile und Varianten des Lösungsangebotes
mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad
Best Practices Referenzimplementierungen von steuerrechtlich anerkannten
Verfahren und Grundsatzurteile
FAQ Liste Praxisnahe Darstellung der rechtlichen, technischen und
organisatorischen Rahmenbedingungen
Geschäftsvorfälle Beschreibung der betroffenen Geschäftsvorfälle und Prozesse
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Rechnungs-taxonomie Transparenz
Treiber Rechnungsstandard
Akzeptanz
Rahmenbedingungen
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Ableitung einer Rechnungstaxonomie – Treiber
Staat Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und Förderung
eines Standards
Gremien und Verbände Publikmachen und Beratung
Unternehmen Bereitschaft zur Vorreiterrolle und Unterstützung der Geschäftspartner
Steuerberater Publikmachen und Beratung
Lösungsanbieter Umsetzung und Beratung
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Rechnungs-taxonomie Transparenz
Treiber Rechnungsstandard
Akzeptanz
Rahmenbedingungen
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Rechnungsstandard
Inhalt Festlegung der Inhalte unter Berücksichtigung von notwendigen & optionalen Angaben
Semantik Festlegung der Bedeutung der Inhalte, Determination eines Datenmodells
Syntax Festlegung der Bezeichnung, der Struktur, Datenelemente,…
Interpretation Darstellung der Abhängigkeiten der Inhalte und Beschreibung von deren Anwendbarkeit
Richtlinien Aufstellung von Regeln zur Anwendung
Format Festlegung des Datenformats für die strukturierten Rechnungsdaten und für die visuelle
Darstellung der Rechnung
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Rechnungs-taxonomie Transparenz
Treiber Rechnungsstandard
Akzeptanz
Rahmenbedingungen
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Rahmenbedingungen
Akteure
Auswahl der Akteure aus den Marktteilnehmern (Rechnungssteller,
Rechnungsempfänger, Lösungsanbieter, Softwarehersteller, Steuerberater,
öffentliche Verwaltung)
Vermarktung Publikation und Verbreitung des Bekanntheitsgrades
Pflege & Support Vertrauenswürdiges Gremium kümmert sich um die Weiterentwicklung und
die Beantwortung von Anfragen
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Rechnungs-taxonomie Transparenz
Treiber Rechnungsstandard
Akzeptanz
Rahmenbedingungen
4. Ergebnisse
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Akzeptanz
Rechtskonformität Abbildung der rechtlichen Anforderungen an den Rechnungsinhalt
Lesbarkeit Lesbar machen der Rechnungsdaten, indem neben strukturierten
Rechnungsdaten auch ein Rechnungsbild vorhanden ist
Flexibilität Möglichkeit der automatischen und manuellen Rechnungsverarbeitung
Prozessintegration Kaum Eingriff in die bestehenden Geschäftsprozesse
Leichte Anwendung Frei zugängliche Informationen und Technologien
Erweiterbarkeit Möglichkeit der Erweiterung um branchenspezifische, nationale sowie
bilaterale Anforderungen
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Explorative Befragung
Kleine Stichprobe (18 Experten)
Keine Gewichtung der Aussagen
Beschränkung auf Experten aus Deutschland
Beschränkung der Expertenauswahl aus den drei relevanten
Bereichen Unternehmen, Lösungsanbieter und Steuerberater
weitere Interessensgruppen wie Standardisierungsgremien,
staatliche Institutionen
Kein Abgleich mit Vorschlägen aus der Praxis/Gremienarbeit
(z. B. European Electronic Invoicing Framework)
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5. Limitationen
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Wahrnehmung des Potenzials der elektronischen
Rechnungsabwicklung durch Unternehmen und Staat
Berücksichtigung von vor- und nachgelagerten Prozessen
Praxisnahe und interoperable Lösungen nicht nur für
Großunternehmen, sondern auch für KMU
Weiterentwicklung der Rechnungstaxonomie
Integration der Sichtweisen weiterer Beteiligter
Identifikation des Reifegrads der Rechnungsprozesse, sowie
der internen und externen Einflussgrößen
Präzisierung der Anforderungen (quantitative Forschung)
Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung
6. Zusammenfassung und Ausblick
1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Cuylen / Kosch / Breitner
Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!
Angelica Cuylen, Lubov Kosch, Michael H. Breitner
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