WorkflowManagement
IT in Bedrijfhoofdstuk 4
Totaaloverzicht
1
IT in bedrijf – Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI
H1 Het beschrijven van informatievoorziening, hoe doe je dat?
H2 Veranderingsanalyse: hoe kun je verandering in een ICT-omgeving managen?
H3 Pakketselectie en -implementatie, o.a. in een ERP-omgevingH4 Workflow management
Scope (Fig 1-27 ICT in bedrijf deel 1)
Maatschappij (inter-organisatie)
Organisatie/Afdeling(inter-werkplek)
Werkplek
WorkflowManagement
Reikwijdte en leeraccenten WfM
Reikwijdte
Schaal
Leer-accenten
IndividuPersoonlijke informatie-verzorging
Werkgroep (afdeling)
Organi-satie
Maat-schappij(e-business)
Technologie
Gebruik
X
Mana-gement
X
X
WfMC: Flow of work
(4.1.2) Het begrippenkader [Tabel 4-1] Logistiek proces Workflow proces
Goederenstromen Tastbare producten Kapitaalintensief Centrale
besluitvorming Voornamelijk
primair proces Buffer tussen proces
en klant
Info-stromen (Niet) tastbare
producten Arbeidsintensief Decentrale
besluitvorming Geen
beperkingen Klant neemt deel aan
proces
(4.1.3] / (Fig 4-1) Het WfM-paradigma
Casus
GereedCasus
Actor
Activiteit >Taak
I OP
Trigger
b
[4.1.3] Begrippenkader (WfM-paradigma)
Actor (Opdrachtgever en/of opdrachtnemer)Een mens, machine of organisatorische eenheid die zelfstandig activiteiten kan uitvoeren of verantwoordelijkheid kan dragen voor de uitvoering van activiteiten.
Activiteit / handelingDe uitvoering van een taak[opdracht] door een resource.
CasusHetgeen dat door een WfM-systeem afgehandeld dient te worden;Een product in bewerking.Order, schadeclaim, ... (Unieke identificatie per casus, Status / toestand van een casus)
[4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)
Taak / procestaak/ processtapEen atomair, ondeelbaar proces.Handmatig / automatisch / semi-automatisch
ProcesEen proces geeft aan welke taken moeten worden uitgevoerd om een casus succesvol af te handelen;Een procedure voor een bepaald casustype.
TriggerEen gebeurtenis die aan de hand van een object waarneembaar is en leidt tot het uitvoeren van een activiteit.Initiatief van een resource (bv persoon) / Externe gebeurtenis (bv aankomst EDI-bericht) /Kloksignaal
WfM Het logistieke concept voor informatie-verwerkende organisaties.Coördinatie staat voorop. Het gaat niet zozeer om de inhoud van een activiteit, maar vooral over wat er tussen activiteiten gebeurt, om het besturen van het proces.
Workfow-automatiseringGeautomatiseerde ondersteuning voor WfM.
WerkstroomEen systeem van activiteiten die gerealiseerd zijn door middel van een trigger-relatie.Een concept voor het managen van activiteiten waarbij de besturing van activiteiten losgekoppeld is van de uitvoering van de activiteiten.
[4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)
(Fig 4-2) Generieke Software: DBMS, UIMS, WFMS: een lagenmodel
- Infrastructureel perspectief -
Input-processen
FormulierFormulier
OverzichtI
Tabellenmetrelaties
DataTabel BTabel A Tabel C
OverzichtII
Rapport Query +Rapport
Output-processen
DBMS
UIMS
UIMS
WFMS
WFMS
(Fig 4-3) Generieke Software: WFMS, DBMS en UIMS in bredere context
- Infrastructureel perspectief -
WFMS
WFMS
UIMS
UIMS
DBMS
(4.1.4) Generieke Software
Tekstverwerkers Spreadsheetsystemen Databasesystemen E-mailsystemen
Maar ook WfM-systemen
Informatie: iJITjP/jA Voert zelf geen taken van een proces uit
(4.1.5) / (Fig 4-4) Het WfMC-referentiemodel
(Fig 4-5) Structuur generiek Wf-systeem
(Fig 4-6) Van WfMC naar BPMN
BPMN: Business Process Modelling notation Een belangrijke ontwikkeling richting het managen van
bedrijfsprocessen.
(Fig 4-7) Voorbeeld vanBPMN (Petri-net)
(Fig 4-8) Business Process Modelling een conceptueel model
(Fig 4-9) WfM workflow evolutie
(Fig 4-10) WfM en ERP
[4.1.7] Contextuering van WfM Organisatorische positionering WfM
Informatie-analyse / Systeemontwikkeling:Oud versus Nieuw
Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen in de procesarchitectuur
WfM vergeleken met andere fenomenen WfM – Groupware WfM – BPR WfM – DIS
(Fig 4-11) Organisatorische plaats Workflow
Missie
Strategie
Doelstellingen en CSF’s
Performance indicatoren
Bedrijfskunde
TakenAO
GegevensInformatiekunde
Organisatiekunde Procedures Werkstromen Flexibel
Stabiel
Stabiel
(Fig 4-7)
Systeemontwikkeling is nu anders
Fysieke werkelijkheid
Activiteiten
Afbeelding tbv
geautomatiseerdeondersteuning
Missie
Doelstellingen
Bedrijfsactiviteiten
Missie
Doelstellingen
Bedrijfsactiviteiten
Besturen van Activiteiten
Uitvoeren van Activiteiten
Workflow in samenhang
23
(Fig 4-8) Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen
(Tabel 4-2) Groupware versus Workflow
Ad hoc Sturing door de
gebruiker Documentgeoriënteerd Gericht op
groepsprocessen Communicatie staat
centraal
Gestructureerd Sturing door het
systeem Werkgeoriënteerd Gericht op
bedrijfprocessen Processen staan
centraal
(4.1.7) BPR en WfM Bij BPR wordt de business revolutionair
veranderd, waarbij het busines proces zelf ter discussie wordt gesteld.
WfM is minder ambitieus, omdat het business proces zelf niet ter discussie staat, maar wel de inrichting van dat proces.
(4.1.7) WfM en DIS WfM betreft de geautomatiseerde coördinatie rondom het
aansturen van activiteiten en het beheersen van werkstromen
DIS maken het mogelijk documenten elektronisch vast te leggen en gelijktijdig te benaderen
(Tabel 4-3) Keuzefactoren bij
Procesondersteuning Kiezen/delen van hulpmiddelen hangt af van wensen
WfM - Groupware hoge mate structuur &
hoge uitvoeringsfrequentie ad-hoc berichten / activiteiten
WfM
Groupware
• WfM - Documentbeheer– beheren documenten gedurende hele life-cycle– ontsluiten informatie– werkstromen in de hand houden
– Documentbeheer
– Documentbeheer– WfM
• Groupware - Documentbeheer– Documenten vanaf werkplek ordenen (dossiervorming) en ontsluiten – Delen in org. aanwezige kennis
– Documentbeheer
– Groupware
(4.2) De aanpak van een WfM-project
Classificatie van informatiesystemen [Classificatie van workflowsystemen] Workflowmodellen middels Petri-netten Pakketselectie
(Fig 4-9) Classificatie van informatiesystemen
Tran sac tieverw erken d e
sys tem en(O IS )
P rocesB es tu rin g ssys tem en
S ys tem envoor
S am en w erk in g(G W , W fM )
O n d ers teu n in gvan O p era tion e le
Z aken
M IS D S S E IS
M an ag em en tO n d ers teu n en d e
S ys tem en
In fo rm atiesys tem en
Ondersteunen bedrijfsvoering
Ondersteunen besluitvorming
(4.2.3) Workflowaspecten van SAP
(4.2.3) Workflowaspecten van SAP
(4.2.3) Workflowaspecten van SAP
[4.3] Een WfM-schadeclaimcasus
- Workflow in een organisatie -
o.a. een voorbeeldsituatie van een procesgang met
decompositie& functies in een WFMS
[4.3] Een WfM-schadeclaimcasus
Proceshiërarchie, De verschillende niveau’s:De keten Het bedrijfsproces
Het werkproces/ de activiteit De processtap/taak
De elementaire stap
Proceshiërarchie: een voorbeeld
[4.3] Grafische weergave proceshiërarchie
(4.3) Proceshiërarchie: een voorbeeld
Aan de hand van een willekeurig claimproces wordt aangegeven hoe dit proces er op het niveau van de keten, het bedrijfsproces, het werkproces, de processtap en de elementaire stap eruit ziet.
De keten: Claimbehandeling Het bedrijfsproces: Claimbehandeling Het werkproces: Afhandeling eerste claim De processtap: Ontvangen & Registreren De elementaire stap: Registreren claim
[4.3] De keten: Claimbehandeling
De keten omvat het hele proces van het prille begin tot het bittere eind of, in meer fysieke termen, vanaf de grondstoffen tot de oplevering van het eindproduct.
Aangezien ketens vaak een behoorlijke omvang hebben en om verschillende expertises vragen is er hier vaak sprake van een organisatie-overschrijdend niveau.
Op het niveau van de keten werkt een aantal organisaties samen, waarbij elke organisatie een onderdeel van het totale proces voor hun rekening neemt
(4.3.1) / [Fig 4-13) Belangengroepen in de keten
(4.3.2) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling
De keten bestaat uit een aantal bedrijfsprocessen.
Het bedrijfsproces omvat een verzameling werkprocessen die binnen de grenzen van één organisatie of organieke eenheid worden uitgevoerd.
De uitvoering van een bedrijfsproces leidt tot de oplevering van een (virtueel) product, dat als zodanig door een afnemer wordt herkend.
[Fig 4-14) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling
Het werkproces omvat een verzameling samenhangende processtappen met een vast begin- en eindpunt.
De uitvoering van een werkproces wordt geïnitieerd door een vooraf vastgestelde gebeurtenis en de uitvoering eindigt met de oplevering van een concreet product, of halffabrikaat.
(4.3.3) Het werkproces/ de activiteit: Afhandelen (eerste) claim
(Fig 4-15) Het werkproces: Afhandelen (eerste) claim
(4.3.4) De processtap: Ontvangen & registreren
Een processtap omvat een verzameling elementaire stappen die door de uitvoerende als één logisch geheel worden beschouwd.
De overgangen tussen processtappen komen daardoor overeen met de rolovergangen in het werkproces.
(Fig 4-16) De processtap: Ontvangen & registreren
(4.3.5) De elementaire stap/taak: Registreren claim
Een elementaire stap omvat het onderdeel van een processtap als één geheel wordt uitgevoerd.
Voor een elementaire stap is er sprake van eenheid van tijd, plaats en handeling en een elementaire stap wordt in z'n geheel dus wel of niet uitgevoerd.
Wanneer de uitvoering niet kan worden gecompleteerd dan zal er bij een hernieuwde uitvoering van de elementaire stap weer van voren af aan moeten worden begonnen.
(Fig 4-17) De elementaire stap/taak: Registreren claim