by Abdul Main

PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN

Oleh:Drs. Abdul Main, SS., M.Hum.

2

by Abdul Main

Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yg mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar menyusun suatu keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan (The Liang Gie)

Data, bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yg mewakili kuantitas, tindakan, benda, dsb. Data yg terbentuk dari huruf dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan data base. (Gordon B. Davis).

DATA DAN INFORMASI

by Abdul Main

Informasi adalah data yg telah diolah menjadi sebuah bentuk yg berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yg akan datang (Gordon B. Davis).

Information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (Burch & Strater)

DATA DAN INFORMASI

by Abdul Main

FAKTA, DATA, INFORMASI DAN PENGETAHUAN

FAKTA: BERARTI NYATA, ADA (BISA DIOBSERVASI) DATA: BERARTI SEPERANGKAN FAKTA TENTANG

SESUATU KEJADIAN, KENYATAAN ATAU KEADAAN. INFORMASI : ADALAH DATA YANG SUDAH DIROSES

DALAM BENTUK YANG BERATI BAGI PENERIMANYA. (Lembaga Administrasi Negara, 2001)

PENGETAHUAN ADALAH INFORMASI YANG TEREKAM DALAM SYARAF SENSORY STORAGE (KOGNITIF) DAN MEMPENGARUHI PEMILIKNYA UNTUK MELAKUKAN TINDAKAN TERTENTU

by Abdul Main

ALVIN TOFFLER :“ Future Schock “

8000 SM

AgrarisRenewable Resources

Rev. Industri

1700 M 1970 M

Rev.Komunikasi

1980 M

Rev. Digital

MENGAPA INFORMASI ITU PENTING?MENGAPA INFORMASI ITU PENTING?

by Abdul Main

PERBANDINGAN TIGA TAHAPAN MASYARAKAT

KARAKTERISTIK KUNCI

MASY AGRARIS MASY INDUSTRI MASY INFORMASI

PERIODE 10.000 TAHUN SM DAN BERLANJUT TERUS DI SEBAGIAN BESAR NEGARA DUNIA KE-3

MULAI SEKITAR 1750 M (DI INGGRIS)

MULAI TAHUN 1955 (DI AS)

SUMBERDYAYA DASAR MAKANAN ENERGI INFORMASI

PEKERJAAN UTAMA PETANI PEKERJA PABRIK PEKERJA INFORMASI

INST. SOSIAL PERTANIAN PABRIK UNIVERSITY/ RISET

TEKN. DASAR KERJA TANGAN MESIN UAP KOMPUTER

SIFAT KOMUNIKASI MEDIA CETAK SEARAH MEDIA CETAK ELEKTRONIK MEDIA INTERAKTIF

SUMBER: ROGERS, 1986

by Abdul Main

INFORMATION EXPLOTION

MARSHALL MC.LUHAN :GLOBAL VILLAGE

BILL GATES :“ Informations at your finger tips “

JOHN NAISBITTMEGA TRENDS :TEN DIRECTIONS

TRANSFORMING OUR LIVES

by Abdul Main

MENGAPA INFORMASI PENTING?

Informasi merupakan bagian vital bagi setiap organisasi

Menjadi bagian penting untuk mendukung proses kerja administartif

Tanpa ketersediaan informasi pelaksanaan fungsi manajemen tidak dapat dilaksanakan dengan baik

Birokrasi menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat

Pemilikan dan pelayanan Informasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kemampuan kompetitif (best performance) suatu organisasi sehingga mampu bersaing dengan yang lain

by Abdul Main

1.Informasi sangat esensial dlm kehidupan modern : perorangan, organisasi, lembaga, masyarakat, negara.

2.Sebagai alat untk mengerjakan dan meningkatkan pengelolaan agar lebih cepat, efisien, lebih produktif dan dpt dipercaya.

3.Ketersediaan informasi dlm dunia modern merubah cara berpikir dan kinerja hidup.

4.Informasi dipandang sbg energi dan alat memberdayakan manusia modern.

MANFAAT INFORMASI DLM DUNIA MODERN

by Abdul Main

WISDOM

KNOWLEDGE

INFORMATION

DATA

FACTS

Sumber: Diadaptasi dari Rosenberg (1999); Husseini (1999); Daihani (2001).

DATA MANAGEMENT

NEWS MANAGEMENT

INFORMATION MANAGEMENT

KNOWLEDGEMANAGEMENT

BRAINWARE MANAGEMENT

1. Menerima2. Merekam 3. Mengatur4. Memberi

5. Disseminasi

6. Melindungi

by Abdul Main

KELENGKAPAN

KUALITASINFORMASI

KETEPATANMAKNA

KEJELASAN

AKTUAL: DAPAT DIPEROLEH/ DISAJIKAN PADA SAAT DIPERLUKAN

JELAS BENTUK PENYAJIANNYA

KETEPATANWAKTU

FLEKSIBILITAS

KETELITIAN

AKSESIBILITASMUDAH DIAKSES DARI SISTEM

PENYIMPANAN

DIPERLUKAN KETELITIAN DALAM PROSES PENGOLAHAN

ADA KESESUAIAN DENGAN KEBUTUHAN PEMAKAI

ISI INFORMASI LENGKAP SESUAI DENGAN HARAPAN

DATA DASAR BISA DIOLAH SESUAI KEBUTUHAN

by Abdul Main

SISTEM INFORMASI

FAKTA, DATA

• PENCATATAN• VERIVIKASI• KLASIFIKASI• PERINGKASAN• KALKULASI• PENYIMPANAN• PENGAMBILAN• PELAPORAN• PENYEBARAN

INFORMASI

PROSES

OUTPUT

Model Input-Output dalam Sistem Informasi (Prof. Dr. Dadan Umar Daihani, 2001)

INPUT

by Abdul Main

ORGANIZING

CONTROLLING

PLANNING

ACTUATING

SISTEM INFORMASI

•PEMERINTAH•KONSUMEN•MASYARAKAT•DAN STAKEHOLDER LAINNYA

PIHAK EKSTERNAL

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

by Abdul Main

TIPOLOGI SISTEM INFORMASI BERDASARKAN TINGKATAN MANAJEMEN

MANAJERSTRATEGIS

MANAJER TAKTIS

MANAJER OPERASIONAL

Sumber : Diadaptasi dari Prof. Dr. Dadan Umar Daihani, (2001)

1. KEPUTUSAN JANGKA PANJANG

2. INFORMASI RINGKAS3. INFO INTERNAL DAN

EKTERNAL

1. KEPUTUSAN JANGKA MENENGAH

2. INFORMASI AGAK TERINCI

3. MEMBUTUHKAN INFORMASI INTERNAL

1. KEPUTUSAN HARIAN2. INFORMASI TERINCI

DAN SPESIFIK3. INFORMASI

INTERNAL

by Abdul Main

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM MANUSIA-MESIN YANG TERPADUKAN UNTUK MENYAJIKAN INFORMASI GUNA MENDUKUNG FUNGSI OPERASI, MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM SUATU ORGANISASI.(Gordon B. Davis, 2001)

by Abdul Main

PERANAN

SISTEM

INFORMASI

BAGI

MANAJEMEN

PENGETAHUAN (KNOWLEDGE)

PERKIRAAN (ESTIMATION)

PERTIMBANGAN (JUDGEMENT)

KEPUTUSAN (DECISION)

by Abdul Main

CONTOH SISTEM PENDUKUNG EKSKUTIF

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEMPENDUKUNG

EKSKUTIF

SISTEM INFORMASIKEPEGAWAIAN

EKSKUTIF

by Abdul Main

PRINSIP SIM BAGIAN-BAGIAN SIM SALING BERKAITAN, SALING

MEMPENGRUHI, SALING MELENGKPI DAN TERPADU PEMBAKUAN UNTUK KETERPADUAN BERORIENTASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN HASIL SISTEM LEBIH BESAR DIBANDING HASIL BAGIAN-

BAGIAN BAIK DARI SEGI MUTU ATAU JUMLAH SUBSISTEM MEMILIKI TUJUAN SEBAGAI BAGIAN DARI

TUJUAN ORGANISASI MEMPUNYAI MANFAAT YANG JELAS MEMPUNYAI MEKANISME KEAMANAN YANG DAPAT

DIANDALKAN(Lembaga Administrasi Negara, 2001)

by Abdul Main

KOMPONENSIM

HARDWARE

SOFTWARE

DATABASE

PROSEDUR

PETUGAS

by Abdul Main

PERKEMBANGAN SIM1. SIM TRADISIONAL/MANUAL2. SIM MEKANIK (MECHANICAL SYSTEMS)3. SIM DENGAN DUKUNGAN ELECTRONIC DATA

PROCESSING4. SIM BERBASIS KOMPUTER5. SIM SEBAGAI PENUNJANG KEPUTUSAN6. SIM SEBAGAI SISTEM AHLI

by Abdul Main

MANUALSYSTEMS

MECHANICAL SYSTEMS

ELECTRONIC DATA PROCESSING SYSTEMS

MANAGEMENTINF. SYSTEMS

DECISION SUPPORTSYSTEMS

EXPERT SYSTEMS

by Abdul Main

TUNTUTAN BAGI PARA PIMPINAN

Para pimpinan dituntut untuk dapat: menciptakan, mencari dan memanfaatkan informasi yang relevan dari berbagai informasi yg membanjiri organisasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi tsb.

by Abdul Main

TEKNOLOGI INFORMASI

Penerapan cara-cara pengumpulan, perolehan, pencatatan, pemrosesan, penyimpanan, pendistribusian, penyebaran, penyampaian informasi baik dalam bentuk angka, huruf, gambar, suara dgn alat elektronik

berdasarkan kombinasi antara penghitungan (computing) dgn komunikasi jarak jauh

(telecommunication) :

- Paperless administration- Electronic mail- Diskette/CD/Hard disc filing- Teleconference- Desktop publication- Online library- Internet Service- E- Governance

by Abdul Main

LINGKUP KEGIATAN PENANGANAN INFORMASI PERKANTORAN

1. BANGUNAN & TATA RUANG KANTOR2. KORESPONDENSI3. KEARSIPAN4. PENGURUSAN SURAT5. PENGETIKAN6. PENGGANDAAN7. PENDIKTEAN/PELATINAN8. PEREKAMAN9. PENGHITUNGAN

10. PERFORMULIRAN11. PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI12. PERALATAN/PERLENGKAPAN 13. PENGEPAKAN/PENGIRIMAN14. PELAYANAN TELPON & TELKOM. YG LAIN15. PEN. TAMU & PENERANGAN16. PENYIAPAN/PEL. RAPAT17. KETERTIB.KEAMAN,K.KERJA18. PERJALANAN

by Abdul Main

BANGUNAN KANTOR

BANGUNAN KANTORLOKASIBENTUK : ILCOB, T. H.BERTINGKAT/TIDAK

SUSUNAN TATA RUANGCUBICAL : BERKAMAR- KAMAR OPEN LAYOUT : TERBUKALANSCAPING :PANORAMIC

TATA RUANG KANTOR :JARAK PENDEKMENGALIR,EFEKTIF,EFISIENPENGGUNAAN RUANGANKENYAMANANKESAN BAIKMUDAH DIRUBAHMUDAH DIAWASI

by Abdul Main

KONDISI FISIK & FAKTOR LINGKUNGAN

1. LOKASI

2.CAHAYA

Minimum 30 Watt

Cahaya langsung

Cahaya Tidak Langsung

3. WARNA : Krem, Kuning Muda, Biru Muda

4. UDARA : 19’ C – 21’C , 20’ C – 27’C,

5. DEKORASI : Memberi semangat ,ketenangan bekerja

6. SUARA : Kebisingan berpengaruh pada kelelahan .

M U S I K ?

by Abdul Main

PENUTUP“INFORMATION IS POWER”

“PEMENANG DI ERA INFORMASI INI ADALAH MEREKA YANG MENGUASAI INFORMASI DAN MAMPU MENYEBARKANNYA” (Bill Gates).

INFORMASI MERUPAKAN SUMBERDAYA DASAR (BASIC RESOURCES), KEDUDUKANNYA DALAM ORGANISASI SETARA DENGAN ENERGI DAN MATERIAL.

PENGELOLAAN INFORMASI YANG BAIK ADALAH KUNCI KESUKSESAN ORGANISASI UNTUK BERTAHAN DAN BERKEMBANG DI TENGAH PERSAINGAN GLOBAL.