39
Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga? A. Di Gregorio, CGAP, CIA, 31.01.2014 Siseaudiitor.ee

Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Kuidas saavutada paremaid tulemusi siseauditi abiga? Kuidas siseaudit aitab vältida tippjuhtide ning müügi- ja ostujuhtide pettusi? Lihtsad meetmed, mis hoiavad töötajad eemal pettuste kavandamisest.

Citation preview

Page 1: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga?

A. Di Gregorio, CGAP, CIA, 31.01.2014Siseaudiitor.ee

Page 2: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Sisukord: Lihtsad meetmed müügi ja ostu funktsioonide pettuste ennetamiseks ja kontrolliks. Sisekontrollisüsteemi roll pettuste ennetamiselSisekontrollisüsteemi nõrkuste näited, mis toetavad pettuslikke tegevusiMüügi ja ostuga seotud pettuste tüübidPettuste avastamise allikadPettuste indikaatorite näitedPettuste avastamise/kontrollide näited Soovituslikud meetmed

a. Ülesannete lahususb.Kinnitamise maatriksc.Juurdepääsuõiguste maatriksd.Regulaarsed pistelised kontrollide.Arendatud pakkumiste võtmise ja kinnitamise protsessf.Regulaarsed inventuuridg.Füüsiline turvalisush.Tulemuste hindamine

Page 3: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Sisekontrollisüsteemi roll pettuste ennetamisel

Sisekontrollisüsteemi kujundamine

Erinevused suurte ja väikeste ettevõtete süsteemide vahel – vajadus, ressursid, jätkuvus

Komponendid – kontrollikeskkond, riskide hindamine, kontrollitegevused, informatsioon ja

kommunikatsioon, seire

Kontrollide tüübid – ennetav/suunav, tuvastav, parandav/järelkontroll ja seire

Õige kontrolli valimine – tasuvusanalüüs, algpõhjuse analüüs, metoodika/sagedus/koht/etapp

EesmärgidKontrollikeskkond

Kontrollisüsteemikujundus

Töö teostamine Kontrollide rakendamine

Pettuste kultuuri

tekkimine

Pettuste võimaluste tekkimine

Pettuste tekkimine

Pettuste avastamine

Parandusmeetmed

Omanikud Juhtkond Töötajad Vahetud juhidJuhtkond/Töötajad

Page 4: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Sisekontrollisüsteemi nõrkuste näited, mis toetavad pettuslikke tegevusiÜlesannete lahususe printsiibi mittetoimimineVaba juurdepääs varadele ja informatsioonilePuudulikud arvestus- ja aruandlussüsteemidKinnitamise reeglite puudumine või võimalus neid vältidaTaustakontrolli puudumine värbamiselSularaha kasutamine igapäevaste tegevuste teostamiseksEbareaalsed eesmärgid! PUUDULIKUD KONTROLLID JUHTIDE POOLT! JUHTIDE HOOLETU SUHTUMINE SISEKONTROLLISÜSTEEMI TAGAMISEL

Page 5: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Hangetega/Ostudega seotud pettuste tüübid

OmastamineAltkäemaksPakkumismenetlusedInventuurid ja varade kajastamine

Page 6: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Müügi funktsiooniga seotud pettuste tüübid

Toote vahetus

Valeandmete esitamine hüvitise saamiseks

Erihind/soodustus klientidele kokkuleppel müügitöötaja kasuks

Jääkide müük ja saadud tulu omastamine

Toodete mahakandmine defektsena ja nende omastamine/müük

Arvete väljastamine klientidele tarnimata toodete eest ja summade omastamine (ka müük käibetõusuks)

Kliendilt saadud sularaha vargus ja müügi mittekajastamine

Krediidi andmine/pikendamine olematule/fiktiivsele kliendile ja registreeritud summade omastamine

Ettevõtte varade kasutamine enda kasuks (samuti ostu funktsiooni puhul)

Ebaõige tööajaarvestus (samuti ostu funktsiooni puhul)

Fiktiivsete müügikulude deklareerimine tööandjale

Page 7: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Pettuste avastamise allikad

Töötajate vihjeid 44%

Juhtkonna kontrollid 15%

Siseaudit 15%

Juhuslikult 7%

Kontode võrdlus 5%

Dokumentide kontroll 4%

Välisaudit 3%

Politsei teade3%

Järelevalve / seire 2%

Tunnistamine 2%

IT kontrollid 1%

ACFE report, 2012

Page 8: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 1 - Pettuste indikaatorid Fakte tütarettevõttest: Tütarettevõte on tegutsenud mitu aastat. Kasumimarginaalid on head, kuigi

üldine majandus oli langenud, mis väljendus ka konkurentide tegevuses.Käibekapitali suhe on vähenenud 3:1 kuni 0,9:1 .Viimastel aastatel vahetati välja kolm kontrollerit, kaks finantsjuhti ja töötajaid

teistes valdkondades.Ostupoliitika nõuab standardina kolme pakkumist. Kuid tütarettevõtte ostujuhi

otsusega vähendati pakkumuste võtmise nõuet, et vähendada tarnijate arvu (kolme asemel üks pakkumine).

Millised nendest kriteeriumidest on potentsiaalsed pettuste indikaatorid?

Page 9: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 2 - Pettuste indikaatorid Milline faktor on kõige tugevam pettuste indikaator?

Järsk 10%-ne müügi kasv Juhtide töötasu ja boonused sõltuvad tulustAntud osakonnas ei ole planeeritud antud aastal auditi läbiviimist

Page 10: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 3 - Pettuste indikaatorid Müügispetsialist saadab madala kvaliteediga/defektset kaupa klientidele arvestusperioodi lõpus, et parandada müüginäitajaid, mille alusel ta saab boonuseid.

Tuvastav kontroll:Uurida, kas uue aasta alguses on väljastatud kreeditarved toodete osas, mis olid saadetud enne aasta lõppu – kliendid tagastavad defektsed tooted.Füüsiliselt üle vaadata kaupade vastuvõtu ala/ruumid – võib tuvastada kaupu, mis olid tagastatud, aga mitte arvestatud/registreeritud. Viia läbi intervjuu klienditeenindajatega ebatavaliselt suure kaebuste hulga või teiste tähelepanekute kohta.

NB! Täielik inventuur aasta lõpus ei näita pettust, kuna defektsed tooted, mis olid saadetud kliendile, ei ole inventuuri hetkel kohal.

Page 11: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed - KONTROLLID

ENNETAVAD

Ülesannete lahususJuurdepääsuõiguste maatriksKinnitamise maatriksLäbimõeldud ja toimiv pakkumiste võtmise ja kinnitamise protsessFüüsiline turvalisusTugev lepingute sõlmimise protsess (sh kirjalikud lepingud ja eetikakoodeks)Tõhus toodete vastuvõtmise ja kvaliteedikontrolli protsessTsentraliseeritud hangete osakondTöötajate rotatsioon

TUVASTAVAD

Regulaarsed pistelised kontrollid Regulaarsed ja erakorralised inventuuridRegulaarne tarnijate nimekirja auditeerimineRegulaarne võlgade ja maksete auditeerimine

Page 12: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed -Ülesannete lahusus

Varade haldamineArvestuse pidamine/registreerimineAutoriseerimineKontode kontrollimine (ühitamine)

Tõhus kontroll – üks töötaja ei teosta rohkemat kui ühte nimetatud ülesannetest

Ametijuhendite detailide täpsus on oluline kontrollimiseks.

Page 13: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Funktsioon Ülesanne Konflikt

Müük Maksete kättesaamine VÕI deposiitide ettevalmistus

Maksete registreerimine; mahakandmise autoriseerimine;debitoorse võlgnevuse kontroll; võrdlus panga väljavõttega

Ost Ostu algatamine Ostu autoriseerimine; muudatused müüja põhifailides (master file-s); kaupade füüsiline kättesaamine või registreerimine haldussüsteemis

Logistika/Ladu „3 way match“ võrdlus kaupade kättesaamisel

Ostu algatamine või autoriseerimine; muudatused müüja põhifailides (master file-s); kaupade, ostude, võlgnevuse või tagastamise registreerimine haldussüsteemis

Soovituslikud meetmed -Ülesannete konflikti näide

Page 14: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed – „3 way match“

TellimusSaateleht

Arve

Kaup

LADU

LOGISTIKA/OST RAAMATUPIDAMINE

Page 15: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed-Juurdepääsuõiguste maatriksPosition Role_IC_description roles

Chief Accountant General Ledger Supervisor editing, deleting accounts, cost centres, brands

Chief Accountant AssetManagement UserFixed Assets-entering new assets, calculating monthly depreciation, reconcil ing with GL

Chief Accountant General Ledger User JE transactionsChief Accountant Purchase Ledger Supervisor Closing Daily Journal Entries, changing, savingChief Accountant Purchase Ledger Invoice User Invoicing in Purchase LedgerChief Accountant Sales Ledger Supervisor Make settlement act and transactions between PL and SLChief Accountant Purchase Ledger Payment User Enter InterCo invoicesChief Accountant Sales Ledger User Invoice PL daily journal printing, changing, savingChief Accountant Sales Ledger User Payment SL daily journal printing, changing, savingChief Accountant Purchase Order Supervisor Recalulation monetary accounts id different excange currencies

Chief Accountant Human Resources SupervisorEntering sales and other bonuses; absents, sick leaves, holiday fees. Calculate monthly payroll with payroll taxes

Accountant General Ledger User JE transactions Accountant Static Data User Closing Daily Journal Entries, changing, saving Accountant Purchase Ledger Invoice User PL-entering new suppliers to MF Accountant Purchase Order User Invoicing in Purchase Ledger Accountant Sales Order User Enter InterCo invoices Accountant Sales Ledger User Invoice SL-enetering new customers to MF Accountant Sales Ledger User Payment PL daily journal printing, changing, saving Accountant Statistics SL daily journal printing, changing, saving

Page 16: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 4

Ostuspetsialistil oli lubatud teha igapäevaseid oste konkreetse summa piirides. Ostu kinnitamine oli nõutud, aga müüjat ei oldud sellest teavitatud. Ettevõtte ostujuht kinnitas kuu lõpus kõik ostulehed korraga, vaatamata nende sisu. Ostuspetsialist teostas ise ka toodete vastuvõtmise müüja laost ja viis need enda lattu, kus need müüdi tema kasuks. Kuna kõik tooted olid tellitud rutiinselt ja tavalistes kogustes on see pettus jäänud avastamata 2 aastat.Ennetav kontroll:Ülesannete lahususe loomine tellimise ja vastuvõtmise menetluses.Tuvastav kontroll:Pistelised ostujuhi kontrollidAvastav protseduur:Ostetud toodete trendi analüüs 2 aasta jooksul – rahaliste ja mitterahaliste faktorite käsitlus;Tellitud toodete võrdlus ettevõtte vajadustega

Page 17: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed-Regulaarsed pistelised kontrollid

Kinnitatud protseduur juhtkonna pooltAdministratiivsed ja kohapealsed kontrollid (NB! Koosolek või arutelu ei ole pisteline kontroll)Valimipõhised kontrollid (igal töötajal ja/või igal funktsioonil on võrdne võimalus sattuda valimisse)Regulaarsed, aga mitte plaanijärgsed Dokumenteeritud

Page 18: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Kontrollide tõhususe ja käisiraamatule vastavuse audit

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Page 19: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 5

Ettevõtte juhil on tekkinud kahtlus, et ostuspetsialist on saanud meelehead/pistist:

Tuvastav kontroll:Analüüsida konkreetsete müüjate kaupa, kas on olnud tellimuste suurenemisi ja mis on nende põhjused.Võrrelda 100% või valimi alusel ostetud kaupade ja turu/teiste allikate keskmisi hindasid.Jälgida võimalikke muutusi ostuspetsialisti elustiilis või käitumises.

(NB! Ettevaatust- eraelu puutumatus!)

Page 20: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed – Arendatud pakkumiste võtmise ja kinnitamise protsess

Asutusesisene kinnitatud hankekord ja/või ostu protsessi/funktsiooni sise-eeskiri Planeerimine, sh iga-aastase hankeplaani/ostude prognoos ja selle õigeaegne kinnitamineVastutava isiku määramise kord, tema kohustused ja õigusedFinantsosakonna kohustused ja õigused ostuprotsessi kontrollimiseks:a. arvete viseerimisprotsessb. arvete vastavus hankelepingus toodule (õige hind, allahindlused, tarneaegadest

mittekinnipidamisel viiviste või trahvide rakendamine jms).Pakkujate valimine võib sisaldada majandusliku- ja finantsseisundi hindamist, näiteks:a. Panga õiend vm dokument, mis näitab, et pakkujal on olemas hankelepingu täitmise

tagamiseks vajalikud rahalised vahendid;b. Kuni viimase kolme majandusaasta aruanded või majandusaasta aruannete väljavõtted;

Andmeid kogu majandustegevuse netokäibe kohta või netokäibe kohta hankelepinguga seotud valdkonnas

c. Andmed eelnevate kogemuste kohta antud valdkonnas

Page 21: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed -Kinnitamise maatriks

Approval in $CEO 90 000

CFO 60 000

Commercial Manager Region 36 000

Functional Manager 100

No approval needed for <100$ ?

Page 22: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Ostu- ja müügitegevuse läbipaistvuse ja organisatsioonisiseste reeglite

ülesehituse ja nende täitmise audit

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Organisatsiooni sisekontrollisüsteemide ja kontrollikeskkonna hindamine

Page 23: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Organisatsioonisiseste protsesside kaardistamine ja hindamine

Protsesside piltlik kujutamine graafilisel teel -toimuvate tegevuste optimeerimiseks ja kontrollide paigutamiseks.

Kaardistamise tulemusel leidtakse võimalused juhtimissüsteemi efektiivsemaks muutmiseks– kes mida teeb, kes otsustab ja kes vastutab.

Efektiivsed protsessid = ressursside efektiivne kasutamine ja suurem tõenäosus eesmärkide saavutamiseks

Nõrkade kohtade tuvastamine ja potentsiaalsete pettuse võimaluste analüüs

Page 24: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 6 Andmed näitavad, et ühes ettevõtte esinduses on: *Oluliselt madalam müügi brutomarginaal,*Keskmisest kõrgem müügimaht,*Kõrgemad töötaja boonuseid.

VÕI*Trendi analüüs näitab 50% müügi kasvu ja müüdud kaupade kulu suurenemist 25%.

Tuvastav kontroll: Regulaarne või erakorraline inventuur

Page 25: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed-Regulaarsed inventuurid

Lahendused:

Selge inventuuri läbiviimise juhend

Pidev inventariseerimise süsteem – iga liikumine on registreeritud kohe

Inventuuri komisjoni määramine juhtkonna/sõltumatu isiku poolt

Kindlad autoriseerimis- ja arvestamisprotseduurid defektsete ja riknenud/aegunud kaupade maha arvestamiseks

Regulaarsed võrdlused logistika/transpordi partneritega ja edasimüüjatega

Järjepidev dokumenteerimine

Kvaliteetselt läbiviidud inventuur tagab kõigile ettevõtte erinevate üksuste juhtidele kindlustunde, et finantsaruanded ja programmis sisalduv informatsioon varade ja varude kohta on õige ja õiglane.

Probleemid:

Ladu on ettevalmistamata

Lugejad ei ole kompetentsed

Lugemislehtedel on toodud ära varude kogused

Inventuuri käigus ei hinnata varade/varude seisukorda

Page 26: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Soovituslikud meetmed-Füüsiline turvalisus

Kaustad dokumentidega ei ole kättesaadavad igale inimesele (raamatupidamisekaustad finantsosakonna ruumides)

Sularaha või konfidentsiaalsed dokumendid on seifis (on kapis või avatud ruumis)

Laos on turvapersonal või lao töötajatel ei ole juurdepääsu ruumidele, mis ei ole nende tööga otseselt seotud

Ettevõtte server on turvaruumis

Kontorisse ei ole vaba sissepääsu igal ajal

Töötajate paroolid ei ole kirjutatud nähtavale või lihtsasti kättesaadavasse kohta

Arhiveeritud või teised dokumendid on säilitatud tulekindlas ruumis

Page 27: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Varade arvestuse audit

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Raamatupidamise sise-eeskirja, laoarvestust ja kulukomponentide arvestust mõjutavate asutusesiseste regulatsioonide analüüs;Ebatõenäoliste sündmuste/ ebatavaliste tegevuste/tehingute tuvastaminePisteline inventuurInventuuri läbiviimise protsessi hindamine

Page 28: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 7-Ettevõtte omanikel on kahtlus tulemuste tõhususe osas.

Majandusaasta aruande audit näitas olulisi nõrkusi finantsarvestuses.

Juhtkonna otsus: Finantsjuhi vahetus.

Aasta möödumisel ei ole paremaid tulemusi.

Omanike otsus: siseaudit eesmärgiga analüüsida ja hinnata 1. Kulukomponentide kulu s.h laoarvestuse ja teostatud tööde kajastamist raamatupidamises

vastavalt raamatupidamise seaduse, riigi raamatupidamise üld-eeskirja ja raamatupidamise sise-eeskirja nõuetele

2. Asutusesiseste kulukomponentide deklareerimise, lepingute/kinnitatud tellimuste ja klientidele esitatud arvete ja tegelike kulude omavaheline kooskõla;

Page 29: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Näide 7-Ettevõtte omanikel on kahtlus tulemuste tõhususe osas.

Üldhinnang üldregulatsioonidega seotud sisekontrollisüsteemile:

1. Kulukomponentide kulu s.h laoarvestuse ja teostatud tööde kajastamine toimub raamatupidamises vastavalt piirkondadest esitatud andmete alusel vastavalt raamatupidamise seaduse, riigi raamatupidamise üld-eeskirja ja raamatupidamise sise-eeskirja nõuetele.

2. Asutusesisese kulukomponentide deklareerimise, lepingute/kinnitatud tellimuste ja klientidele esitatud arvete ja tegelike kulude omavaheline kooskõla ei ole tagatud.

Page 30: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Alati ei sõlmita klientidega kirjalikke lepinguid/tellimuse kinnitusi´´Müügidokumentide kinnitamine ja müügiarvete koostamine´´ ei ole koostatud;Hinnapakkumuste koostamiseks selged printsiibid puuduvad; Objektide eest vastutavate isikute volitused laienevad tellimuse vastuvõtmisest kuni alusdokumentide raamatupidamisse edastamiseni, ilma asjakohaste kontrollideta. Raamatupidamise sise-eeskiri lubab kulude viseerimist kulu tekitaja poolt;Müügiarvete koostamisel ei peeta alati kinni kinnitatud hinnakirjast ning raamatupidamisele ei ole alati edastatud hinnakirja versiooni, mille alusel piirkond hinnakalkulatsioone teeb. Samuti ei sisalda hinnakirjad alati kogu kasutatava tehnika loetelu;Kasutatava tehnika sõidulehed kas puuduvad või on täidetud ebakvaliteetselt. Sõidulehed täidetakse samuti käsitsi, tihti mittetäielikult, ebaselgel viisil, nendes puuduvad nõutud andmed ning need ei võimalda tööde teostamise analüüsi.Ebakorrektselt täidetud dokumentide alusel ei toimu sisulist analüüsi, kas üks või teine töö vastas määratud objektile või kas antud materjal oli sellele objektile ettenähtud või mitte; Dokumendihalduses kasutatakse erinevaid vorme, s.h täidetakse hariliku pliiatsiga;Raamatupidamises selget ja täielikku materjalide erinevate ühikute ümberarvestussüsteemi pole

Näide 7 – Tehtud tähelepanekud

Page 31: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Organisatsioon/üksus/töötaja tegeleb õige asjaga, kas seda tehakse õigesti ja kõige väiksemate kulutustega.

Majandamiskulude tegemisel on otsitud säästlikemaid variante;

Personaliressurss on jaotatud allüksuste vahel proportsionaalselt täidetavate ülesannetega või mitte;

Asutuse eesmärgid on saavutatud kõige väiksema ressursikuluga;

NÄIDE: Oodatud tulemus ei ole saavutatud teadmata põhjustel

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Tulemusaudit

Page 32: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Küsimused

TÄNAN!

A. Di Gregorio, CGAP, CIA, 31.01.2014

Page 33: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Pettuse uurimine

Organisatsiooni sisekontrollisüsteemide ja kontrollikeskkonna hindamine

Organisatsioonisiseste protsesside kaardistamise ja hindamine

Organisatsiooni riskide hindamise läbiviimine

Vastavusaudit

Tulemusaudit

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Page 34: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Kindel juhtum

Kahtlus

Siseauditi roll:

Materjalide kogumine

Andmete ja olukorra analüüs

Kahju suuruse tuvastamine

Ettevalmistus prokuratuuri uurimiseks

Uurimisaruande ettevalmistus

Pettuse uurimine

Page 35: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Organisatsiooni sisekontrollisüsteemide ja kontrollikeskkonna hindamineSisekontrollisüsteem on organisatsioonis rakendatav seaduslikkusele ja otstarbekusele suunatud terviklik abinõude kompleks, mis võimaldab tagada asutuse eesmärkide saavutamiseressursside tõhusa ja ökonoomse kasutamise, finantsinformatsiooni usaldatavuse ja integreerituse,õigusaktidele vastavuse, varade kaitstuse.

Analüüsitakse näiteks: Kooskõla asutusesisese ostukorraga Ostude/hangete läbiviimine ja ostudega seotud toimingute läbipaistvus Võimalikud sõltumatust ja objektiivsust ohustatavad asjaolud Ostudega/müügiga seotud dokumentatsiooni olemasolu, arhiveerimissüsteemi ja kontrollitavust Hankelepingute/Kliendilepingute täitmist; Hangetega seotud dokumentatsiooni olemasolu, arhiveerimissüsteemi ja kontrollitavust Info ja dokumentatsiooni liikumist

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Page 36: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Protseduur 1: organisatsiooni struktuuri kaardistamine ja analüüs –

organisatsiooni struktuuri, auditeeritava valdkonna ülesannete ja vastutuse jaotuse kaardistamine läbi dokumentide analüüsi ning intervjuude;

analüüsitakse, kas töölepingud ja ametijuhendid kajastavad ülesandeid, mida töötajad reaalselt täidavad;

analüüsitakse, kas töölepingud ja ametijuhendid on omavahel kooskõlas;

hinnatakse, kas struktuur ning ülesannete ja vastutuse jaotus on terviklik ja katab kõiki vajalikke funktsioone, sh kas struktuuris olevate ametikohtade arv ja koormus on piisav kõigi funktsioonide tagamiseks;

hinnatakse, kas organisatsiooni struktuuriüksuste tegevustes ei esine dubleerimisi ja katmata tegevusi ning protsessid on efektiivsed ja optimaalsed.

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseksOrganisatsioonisiseste protsesside kaardistamine ja hindamine

Protseduur 2: protsessijuhtimise toimimise analüüs -protsesside asutusesisese fikseerimise piisavust ja asjakohasust, selle vastavust asutuse vajadustele- Intervjuud ja dokumentatsiooni analüüs selgitamaks:

protsesse;ülesannete jaotust;töötajate teadlikkust oma ülesannetest;töötajate teadmisi ja oskusi neile pandud

ülesannete täitmiseks;töötajate hinnangut rakendatud

juhtimisprotsessidele;kas töötajad on teadlikud, kellele oma töö

tulemustest raporteerida;kas töötajad on teadlikud, mis vormis oma töö

tulemustest raporteerida;kas töötajad on oma töö esitamise tähtaegadest

teadlikud.

NÄIDE:

Page 37: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Olenevalt organisatsiooni tegevuse mahust ja keerulisusest võivad riskijuhtimise protsessid olla

Ametlikud või mitteametlikud;

Kvantitatiivsed või subjektiivsed;

Paigutatud (äri)üksustesse või olla tsentraliseeritud kogu organisatsiooni tasandil

Organisatsiooni pettuste riskide hindamise läbiviimine

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

NÄIDE: Süsteemse rakendamise puudus ostu/müügi protsessides:arvete viseeriminesaatelehtede vormistamine varade liikumiselhangete komisjoni rakendamineinventuuride läbiviimineootamatud kontrollid (kütuse mõõtmine, laovarude kontroll, sularahakassa inventuur) - Potentsiaalsed pettuse riskid

Page 38: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

NÄIDE: Sõlmitud lepingute/kinnitatud tellimuste ja esitatud arvete vastavus.Andmete (seadmete kasutamise asupaigad, teostatud tööde/teenuste mahud),

dokumentaalselt kajastatud kulude ja esitatud arvete vastavus. Andmete (kütusekulu, tööaja, töö sisu) ja sõidulehtede vastavus teostatud töödele.Kuludokumentide ja laoarvestuse vastavus ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjadele.

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Vastavusauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata asutuse tegevuse vastavust:Püstitatud eesmärkidele Kooskõlastatud protseduurireeglitele Eeskirjadele ja juhenditeleKehtivatele seadustele ja teistele õigusaktideleLepingutele

Vastavusaudit

Page 39: Kuidas vältida pettusi siseauditi abiga

Kasutatud protseduuride näited

Taustinformatsiooni kogumine ja analüüs;Kohapealsete auditi toimingute läbiviimine; Teostatud teenuste alusdokumentatsiooni/tegevuste analüüs;Raamatupidamise sise-eeskirja, laoarvestust ja kulukomponentide

arvestust mõjutavate asutusesiseste regulatsioonide analüüs;Ettevõtte ja muude asjassepuutuvate dokumentide analüüs.Mitmete IT-süsteemide andmete ja tehingute võrdlus –

puudujääkide/erinevuste analüüsTervikliku pettuse indikaatorite kogumi analüüs.Kõikide tehingute analüüs sihtvaldkonnas.Statistiliste parameetrite arvutamineTrendide klassifikatsioonEbatõenäoliste sündmuste/ ebatavaliste tegevuste/tehingute

tuvastaminePlaanipärane pettuste avastamise testide teostamine ja järelduste

formuleerimine.

Siseauditi teenused pettuste ennetamiseks ja uurimiseks

Osalemine riskide/pettuste hindamise protsessis ja nõustamineAmetijuhendite ja kvalifikatsiooninõuete analüüs (tööanalüüs) Personali kvalifikatsiooni vastavuse hindamine nende nõuetele.

Töötaja pädevuse ja vastutuse ulatus. Intervjuud protsessiga seotud töötajatega;Testimisintervjuud töötajatega. Internetipõhine küsitlus sisekontrollisüsteemide, töökeskkonna ja

oma tööülesannete osas; üksuse töötajate hindamine vahetu juhi ja kolleegide poolt

Töötajate isikuomaduste kaardistamine ja võrdlus ametikohale vajalike isikuomadustega

Ametikoha soovitud profiili loomine juhi poolt teatud vahemikuga igas kategoorias.

Enesehindamine töötulemuste osasSpetsialistide vajaduse ja töö ulatuse selgitamine